Об утверждении Административного регламента предоставления Управлением архивами Свердловской области государственной услуги по организации предоставления оформленных в установленном порядке архивны...

ПРИКАЗ

ПРИКАЗ

Управление архивами

Свердловской области

от 30.10.2012 г. №

27-01-33/128

Об утверждении Административного регламента

предоставления Управлением архивами Свердловской области государственной услуги

по организации предоставления оформленных в установленном порядке архивных

справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан,

предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также льгот и компенсаций в

соответствии с законодательством Российской Федерации в новой редакции

Признает утратившим силу следующий документ:

Приказ Управления архивами Свердловской области от 30.10.2012 № 27-01-33/64

(ru66000201200545)

Признан утратившим силу следующим документом:

приказ Управления архивами Свердловской области от 05.03.2013 № 27-01-33/38 (ru66000201300125)

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года №

125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным

законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ

«Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Законом

Свердловской области от 25 марта 2005 года №

5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области» с изменениями,

внесенными законами Свердловской области от 15 июня 2009 года № 41-03

(«Областная газета», 2009, 17 июня, № 173), от 9 октября 2009 года № 81-03

(«Областная газета», 2009, 14 октября, № 303-307), от 23 декабря 2010 года №

114-03 («Областная газета», 2010, 25 декабря, № 469-470), от 23 мая 2011 года №

30-03 («Областная газета», 2011, 25 мая, № 175-177), постановлениями

Правительства Свердловской области от 09.08.2011 г. № 1061-ПП

«Об утверждении Положения об Управлении архивами Свердловской области»

(«Областная газета», 2011, 17 августа, № 299-301), от 16.11.2011 г. № 1576-ПП

«О разработке и утверждении административных регламентов исполнения

государственных функций и административных регламентов предоставления

государственных услуг» («Областная газета», 2011, 25 ноября, № 441-442)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Административный регламент предоставления

Управлением архивами Свердловской области государственной услуги по организации

предоставления оформленных в установленном порядке архивных справок или копий

архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей

их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии

с законодательством Российской Федерации в новой редакции (прилагается).

2. Признать утратившим силу приказ Управления архивами

Свердловской области от 18.07. 2012 г. №

27-01-33/64 «Об утверждении административного регламента

предоставления Управлением архивами Свердловской области государственной услуги

по организации предоставления оформленных в установленном порядке архивных

справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан,

предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и

компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за

собой.

И.о. начальника

Управления архивами

С.С. Кичигина

УТВЕРЖДЕН

приказом Управления архивами Свердловской области

от 30.10.2012 № 27-01-33/128

«Об утверждении административного     регламента

Управлением архивами

Свердловской области

предоставления государственной услуги по организации

предоставления оформленных в установленном порядке

архивных справок или копий архивных документов,

связанных с социальной защитой граждан,

предусматривающей их пенсионное обеспечение,

а также получение льгот и компенсаций в соответствии

с законодательством Российской Федерации в новой редакции»

Административный регламент

предоставления Управлением архивами Свердловской области государственной услуги

по организации предоставления оформленных в установленном порядке архивных

справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан,

предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и

компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации

Раздел I. Общие положения

Административный регламент Управления архивами Свердловской

области предоставления государственной услуги по организации предоставления

оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных

документов, связанных с социальной защитой граждан (далее - пользователи),

предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и

компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее -

Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения

ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и

определяет стандарт и последовательность действий (административных процедур)

Управления архивами Свердловской области (далее - Управление), а также порядок

взаимодействия Управления с областными государственными архивами, федеральными

органами государственной власти, уполномоченными органами исполнительной власти

субъектов Российской Федерации в области архивного дела, иными органами

государственной власти, органами местного самоуправления и организациями,

(далее - органы и организации), при осуществлении предоставления услуги.

Государственная услуга предоставляется в отношении граждан

Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства; юридических и

физических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской

Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном

законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

Требования к порядку

информирования о предоставлении государственной услуги

Граждане могут получить информацию по вопросам

предоставления государственной услуги:

по телефонам Управления;

путем направления письменного обращения почтой или передачей

его непосредственно в Управление;

путем направления письменного обращения электронной почтой;

при личном обращении;

на официальном сайте управления в сети Интернет;

на портале государственных услуг (функций) Свердловской

области.

Место нахождения Управления архивами и его почтовый адрес:

620004, г, Екатеринбург, ул. Малышева, д. 101, 5 этаж, каб.533.

Электронный адрес Управления архивами:

uprarc@uralarchives.ru;

Сайт Управления архивами «Архивная служба Свердловской

области»: www.uralarchives.ru.

Справочные телефоны: (343) 374-07-35, 375-82-84.

Прием граждан должностными лицами Управления архивами

осуществляется в соответствии с графиком приема, утвержденным начальником

Управления архивами и размещенным на официальном сайте Управления архивами

«Архивная служба Свердловской области».

Информация о месте нахождения, контактных телефонах и

адресах подведомственных Управлению архивами областных государственных архивов

содержится в приложении № 1 к настоящему административному регламенту.

Сведения о месте нахождения муниципальных архивов в

Свердловской области, их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах

размещены на официальном сайте Управления архивами

(http://www.uralarchives.ru).

При консультировании пользователей по телефону и на личном

приеме должностные лица Управления дают исчерпывающую информацию по вопросам

организации рассмотрения запросов, связанных с информационным обеспечением

пользователей.

При информировании по письменным обращениям пользователей, в

том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления

государственной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в

адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

Раздел II. Стандарт предоставления государственной

услуги

Наименование государственной

услуги

Государственная услуга по организации предоставления

оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных

документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их

пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с

законодательством Российской Федерации.

Заявители государственной

услуги (пользователи)

Заявителями государственной услуги (пользователи) являются:

российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

юридические и физические лица, имеющие право в соответствии

с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их

пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации,

полномочиями выступать от их имени.

Наименования органа

исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги по организации

предоставления оформленных в установленном порядке архивных справок или копий

архивных документов, связанных с социальной защитой граждан осуществляет

Управление. Работу по организации предоставления оформленных в установленном

порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной

защитой граждан осуществляют органы и организации при наличии у них архивных документов,

необходимых для исполнения социально-правовых запросов.

Информация о месте нахождения, контактных телефонах и

адресах подведомственных Управлению архивами областных государственных архивов

содержится в приложении № 1 к настоящему административному регламенту.

Сведения о месте нахождения муниципальных архивов в

Свердловской области, их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах

размещены на официальном сайте Управления архивами

(http://www.uralarchives.ru).

При предоставлении государственной услуги запрещается

требовать от заявителя государственной услуги действий, в том числе

согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с

обращением в иные государственные органы и организации, за исключением

получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и

обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный

нормативно-правовым актом Свердловской области.

Результат предоставления

государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги являются:

информационные письма;

архивные справки;

архивные выписки;

архивные копии;

ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой

информации;

уведомления о направлении соответствующих запросов на

исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

Срок предоставления

государственной услуги

Запросы, поступившие в Управление архивами, рассматриваются

в течение 3 дней со дня их регистрации и передаются на непосредственное

исполнение в профильные учреждения: государственные областные и муниципальные

архивы.

Срок исполнения запросов по документам архивов не должен

превышать 30 дней со дня регистрации запроса в профильных государственных

учреждениях (областных государственных архивах). В исключительных случаях

руководители областных государственных архивов либо уполномоченное на то лицо

вправе продлить срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней с письменным

объяснением задержки исполнения срока запроса.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архивах

документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их регистрации

направляются по принадлежности в государственные органы, органы местного

самоуправления, муниципальные архивы, в иные организации Свердловской области, где

могут храниться необходимые документы;

Запросы, поступившие от архивов или непосредственно от

граждан в государственные органы, органы местного самоуправления, организации

Свердловской области исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В

исключительных случаях руководитель государственного органа, органа местного

самоуправления или организации Свердловской области, либо уполномоченное на это

лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней;

Запросы, поступившие от областных государственных архивов

или непосредственно от граждан в муниципальные архивы, исполняются в течение 30

дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель

муниципального архива либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок

рассмотрения запроса на 30 дней.

Перечень нормативных

правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением

государственной услуги

Предоставление государственной услуги по организации

предоставления оформленных в установленном порядке архивных справок или копий

архивных документов, связанных с социальной защитой граждан (далее -

государственная услуга) осуществляется в соответствии со следующими

нормативными правовыми актами:

Конституция

Российской Федерации;

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ

«Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ

«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон 27.07.2010 № 210-ФЗ

«Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций

Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации

хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда

Российской Федерации и других архивных документов в государственных и

муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии

наук» (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007,

регистрационный № 9059);

Закон Свердловской области от 25.03.2005 № 5-ОЗ

«Об архивном деле в Свердловской области» («Областная газета» ,2005,30 марта, №

82-84) с изменениями, внесенными законами Свердловской области от 15 июня 2009

года № 41-03 («Областная газета», 2009, 17 июня, № 173), от 9 октября 2009 года

№ 81-03 («Областная газета», 2009, 14 октября, № 303-307), от 23 декабря 2010

года № 114-03 («Областная газета», 2010, 25 декабря, №469-470), от 23 мая 2011

года № 30-03 («Областная газета», 2011, 25 мая, № 175-177);

постановление Правительства Свердловской области от 16.11.2011 г. № 1576-ПП

«О разработке и утверждении административных регламентов исполнения

государственных функций и административных регламентов предоставления

государственных услуг» («Областная газета», 2011, 25 ноября, № 441-442).

Исчерпывающий перечень

документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными

нормативно-правовыми актами для предоставления государственной услуги

Основанием для предоставления государственной услуги

является письменный запрос пользователя, а также запрос, поступивший по

электронной почте.

В запросе пользователя должны быть указаны:

наименование юридического лица на бланке организации; для

граждан - фамилия, имя и отчество;

почтовый и/или электронный адрес пользователя;

интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт,

сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения пользователем информации (информационное

письмо, архивная справка, архивная выписка; архивные копии; тематический

перечень, тематический обзор документов);

личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

дата отправления.

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о

третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие

полномочия пользователя, предусмотренные законодательством Российской

Федерации.

Запрещается требовать от заявителя государственной услуги

предоставлять документы и информацию, которые находятся в распоряжении органов,

предоставляющих государственные и муниципальные услуги, иных государственных и

муниципальных органов и организаций. В соответствии с нормативными правовыми

актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской

Федерации, муниципальными правовыми актами.

Данный перечень является исчерпывающим и не предполагает

межведомственного информационного взаимодействия.

Исчерпывающий перечень

оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной

услуги

Основания для приостановления предоставления государственной

услуги отсутствуют.

В предоставлении государственной услуги отказывается в

следующих случаях:

если запросы пользователей не содержат наименования

юридического лица (для гражданина - фамилия, имя, отчество), почтового адреса

и/или электронного адреса пользователя;

если в запросе пользователя отсутствуют необходимые сведения

для проведения поисковой работы;

в случае, если текст письменного обращения не поддается

прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение

руководителя Управления или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи

дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему

обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может

быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную

охраняемую федеральным законом тайну. Пользователю сообщается о невозможности

дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью

разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена

только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на

получение сведений , содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную

информацию;

Если в нем содержится вопрос, на который пользователю ранее

многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся

новые доводы и обстоятельства. Начальник Управления или уполномоченное на то

лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и

прекращению переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и

ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный

орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О

данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение;

если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные

выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов

его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути

поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю направившему его, о

недопустимости злоупотребления правом.

отсутствие у пользователя документов, подтверждающих его

полномочия выступать от имени третьих лиц.

Перечень услуг, которые

являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной

услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых)

организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для

предоставления государственной услуги, Регламентом не установлены.

Порядок, размер и

основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за

предоставление государственной услуги.

Государственная пошлина за предоставление государственной

услуги не взимается.

Управление осуществляет предоставление государственной

услуги по организации исполнения социально-правовых запросов бесплатно.

Социально-правовые запросы исполняются органами и

организациями бесплатно.

Максимальный срок ожидания

в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при

получении результата предоставления государственной услуги

Срок ожидания заявителями в очереди при подаче запроса о

предоставлении государственной услуги и при получение результата предоставления

государственной услуги не должен превышать 30 минут.

Срок и порядок регистрации

запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

Запрос заявителя государственной услуги, поступивший в

Управление, подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента

поступления.

Требования к помещениям, в

которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема

заявителей, размещению и оформлению информации о порядке предоставления

государственной услуги

Помещение для работников Управления, предоставляющих

государственную услугу, должно соответствовать следующим требованиям:

наличие системы кондиционирования воздуха, средств

пожаротушения и системы оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций;

наличие удобной офисной мебели;

оснащение рабочих мест работников достаточным количеством

компьютерной и организационной техники, а также канцелярскими принадлежностями;

возможность доступа к справочным поисковым системам.

Места информирования, предназначенные для ознакомления

граждан с информационными материалами, оборудуются информационными стендами,

стульями и столами для оформления документов.

Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям

для граждан. Места ожидания оборудуются стульями, столами с наличием в

достаточном количестве бумаги формата А4 и канцелярских принадлежностей для

осуществления необходимых записей, оформления письменных обращений.

Требования к местам проведения личного приема заявителей:

прием заявителей должностными лицами Управления

осуществляется в специально отведенном или приспособленном для этого помещении;

место для приема заявителя должно быть снабжено стулом,

бумагой формата А4 и канцелярскими принадлежностями, должно иметь место для

письма и раскладки документов.

В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах

должностным лицом ведется прием только одного гражданина, за исключением

случаев коллективного обращения граждан;

Визуальная и текстовая информация о порядке предоставления

государственной услуги размещается на информационном стенде, а также на Портале

и официальном сайте Управления.

Оформление визуальной и текстовой информации о порядке

предоставления государственной услуги должно соответствовать оптимальному

зрительному восприятию этой информации заявителями.

Показатели доступности и

качества государственной услуги

Показателями доступности и качества государственной услуги

являются:

количество взаимодействий заявителя с должностными лицами

при предоставлении государственной услуги и их продолжительность;

соблюдение сроков рассмотрения запросов;

возможность получения информации по вопросам рассмотрения

запроса, в том числе о ходе его рассмотрения;

полнота и качество ответа на запрос.

Заявитель государственной услуги на стадии рассмотрения его

запроса Управлением имеет право:

представлять дополнительные материалы и документы по

рассматриваемому обращению;

получать уведомление о направлении обращения в органы и

организации, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении

вопросов;

обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на

действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и

(или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения

обращения;

осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему

Регламенту.

Должностные лица Управления обеспечивают:

объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение

запросов заявителей государственной услуги;

получение необходимых для рассмотрения письменных запросов

заявителей государственной услуги документов и материалов в других органах и

организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и

органов предварительного следствия;

принятие мер, направленных на восстановление или защиту

нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

Параметрами полноты и качества ответа на запрос являются:

наличие ответов на все поставленные в обращении вопросы;

четкость, логичность и простота изложения;

соблюдение при оформлении письменного ответа на обращения

общепринятых правил, правил и стандартов делопроизводства.

Иные требования, в том

числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в

электронной форме

Обеспечение возможности получения заявителем государственной

услуги информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте

Управления и на едином портале государственных и муниципальных услуг.

Обеспечение при направлении заявителем государственной

услуги запроса в форме электронного сообщения предоставления заявителю

государственной услуги сообщения, подтверждающего поступления запроса в

Управление.

Раздел III. Состав, последовательность и сроки

выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том

числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Описание

последовательности действий при предоставлении государственной услуги

Организация предоставления государственной услуги включает в

себя следующие административные процедуры Управления архивами:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ  тематики

поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в организации по

принадлежности;

подготовка и направление ответов гражданам.

Учреждения, непосредственно исполняющие запросы, получаемые

от Управления архивами или непосредственно от граждан Российской Федерации,

осуществляют следующие административные процедуры:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

поиск архивных документов, необходимых для исполнения

запроса;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных

копий;

подготовка ответа заявителю и отправка архивных справок,

архивных выписок, архивных копий.

Блок-схема последовательности действий при предоставлении

государственной услуги приведена в приложении №2 к настоящему регламенту.

Регистрация запросов и

передача их на исполнение

Основанием для начала действий по предоставлению

государственной услуги является поступления запроса пользователя в Управление.

Поступившие в Управление архивами письменные запросы из

Росархива, от пользователей, регистрируются в делопроизводственной службе и с

резолюцией начальника Управления передаются для исполнения в профильное

учреждение (государственные областные и муниципальные архивы) в течение 3 дней

со дня поступления.

Депутатские запросы, обращения комиссий и комитетов

Законодательного Собрания Свердловской области, иных органов государственной

власти рассматриваются начальником Управления архивами в день поступления.

При поступлении Интернет - обращения (запроса) пользователя

с указанием электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется

уведомление о принятии запроса к рассмотрению.

В зависимости от содержания Интернет - запроса от

пользователей он распечатывается для дальнейшей работы или ответ даётся сразу.

Результатом выполнения административной процедуры является

передача запроса пользователя в профильное структурное подразделение

Управления.

Сведения о выполнении административной процедуры фиксируется

в системе документооборота и делопроизводства Управления.

Анализ тематики поступивших запросов

Основанием для начала административной процедуры является

поступление запроса в профильное структурное подразделение Управления.

Работники профильных учреждений осуществляют анализ тематики

запросов с учётом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в

учреждениях научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом

определяется:

степень полноты информации, содержащейся в запросе,

необходимой для его исполнения;

место нахождения архивных документов, необходимых для

исполнения запроса;

место нахождения, адрес конкретной организации, куда следует

направить запрос по принадлежности для непосредственного исполнения.

Результатом выполнения административной процедуры является

определение:

правомочность получения пользователем запрашиваемой

информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих

государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

степень полноты сведений, содержащихся в запросе

пользователя, необходимых для его проведения поисковой работы;

местонахождение архивных документов, необходимых для

исполнения запроса;

адресов конкретных органов и организаций, куда по

принадлежности следует направить на исполнение запрос пользователя.

Сведения о выполнении административной процедуры фиксируется

в системе документооборота и делопроизводства Управления.

Направление запросов на исполнение в организации по

принадлежности

Основанием для начала административной процедуры является

определение местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения

запроса.

По итогам анализа тематики поступивших запросов, в течение 7

дней со дня регистрации профильные учреждения направляют запросы или их копии

со своим письмом по принадлежности:

в органы государственной власти;

в муниципальные архивы;

в архивы организаций;

в другие органы и организации, имеющие на хранении

документы, необходимые для исполнения запросов.

В случае, если запрос требует исполнения несколькими

организациями, профильные учреждения направляют в соответствующие организации

копии запроса, анкеты со своим письмом.

Результатом административной процедуры является направление

соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в областные

государственные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы

исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела,

иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации

для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

Сведения о выполнении административной процедуры фиксируется

в системе документооборота и делопроизводства Управления.

Подготовка ответа

заявителю и отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Основанием для начала административной процедуры является

направление запроса пользователя на исполнение по принадлежности в областные

государственные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы

исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела,

иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации

для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

Организации, исполняющие полученные от Управления архивами

или непосредственно из-за рубежа запросы, осуществляют в установленном порядке

регистрацию запросов, передачу их на исполнение, поиск архивных документов,

необходимых для исполнения запросов. По результатам организации готовят

архивные справки, архивные выписки или архивные копии. Срок исполнения запросов

30 дней со дня их регистрации:

текст в архивной справке дается в хронологической

последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В

архивной справке допускается цитирование архивных документов;

несовпадение отдельных данных архивных документов со

сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в

архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не

вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в

архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они

изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные

названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них

оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте

оригинала»);

сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных

заведениях включаются в одну архивную справку.

в примечаниях по тексту архивной справки оговариваются

неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие

повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте

неразборчиво»);

в тексте архивной справки не допускаются изменения,

исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных

документов, на основании которых составлена архивная справка;

после текста архивной справки приводятся архивные шифры и

номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания,

использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки

допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения

архивных документов сразу после изложения каждого факта события;

в архивной справке, объем которой превышает один лист, листы

должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации;

архивные справки должны оформляться на бланке организации.

Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются;

архивная справка подписывается руководителем организации,

заверяется печатью организации, на ней проставляется номер и дата составления;

архивной выписке название архивного документа, его номер и

дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов

должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого

извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов

обозначаются многоточием;

в примечаниях к тексту архивной выписки делаются

соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных,

исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и

т.д. ; 11) отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их

точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе».

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы

хранения архивного документа;

аутентичность выданных по запросам архивных выписок

удостоверяется подписью руководителя организации или уполномоченного

должностного лица и печатью организации;

на обороте каждого листа архивной копии проставляются

архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы

архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписью руководителя и

печатью организации.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения

запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке

организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется

возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости, ответ

заверяется печатью организации.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в организации

архивных документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней со дня их

регистрации направляются по принадлежности в государственные органы, органы

местного самоуправления, муниципальные архивы, в иные организации Свердловской

области, где могут храниться необходимые документы.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии

оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае

личного обращения гражданина или его доверенного лица выдаются ему под расписку

при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу

- при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или

на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Результатом административной процедуры является направление

ответа пользователю. Рассмотрение запроса пользователя считается законченным,

если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, автор

запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Сведения о выполнении административной процедуры фиксируется

в системе документооборота и делопроизводства Управления.

Раздел IV. Порядок и формы контроля за совершением

действий и принятием решений

76 Текущий контроль за соблюдением последовательности

действий, определенных административными процедурами по предоставлению

государственной услуги и принятием решений осуществляется должностными лицами

Управления, ответственными за организацию работы по предоставлению

государственной услуги;

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным

лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной

услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений Регламента;

Управление осуществляет контроль за предоставлением

государственной услуги профильных государственных учреждений.

Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной

услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений

прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на

обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие)

должностных лиц Управления и профильных государственных учреждений.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления

нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер

ответственности в порядке, установленном законодательством Российской

Федерации.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании

годовых планов работы Управления) и внеплановыми. Проверка может проводиться по

конкретному обращению заявителя.

Для проведения проверки полноты и качества исполнения

государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются

государственные гражданские служащие Управления архивами.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки,

в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием

решений по рассмотрению обращений (запросов) пользователей в Управлении

определены «Регламентом Управления архивами Свердловской области».

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий,

определенных административными процедурами по предоставлению государственной

услуги и принятием решений, осуществляется должностными лицами Управления

архивами, ответственными за организацию работы по ее предоставлению.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным

лицом, ответственным за организацию работы по представлению государственной

услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего

Регламента.

Управление осуществляет контроль за предоставлением

государственной услуги областными государственными архивами.

Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной

услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений

прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на

обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие)

должностных лиц Управления.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления

нарушений прав пользователей, к виновным лицам осуществляется применение мер

ответственности в порядке, установленном законодательством Российской

Федерации.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании

готовых планов работы Управления) и внеплановыми, в том числе, по конкретному

обращению пользователя.

Для проверки полноты и качества исполнения государственной

услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные

гражданские служащие Управления.

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде

справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их

устранению.

Раздел V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования

решений и действий (бездействия) Управления архивами, а также его должностных

лиц

Заинтересованные лица вправе обжаловать решения и действия

(бездействие) Управления архивами, а также должностных лиц и государственных

гражданских служащих Управления архивами, осуществляемые (принятые) в ходе

предоставления государственной услуги, в досудебном (внесудебном) и судебном

порядке.

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются:

решения Управления архивами или должностных лиц Управления

архивами, принятые в ходе предоставления государственной услуги;

действия (бездействие) Управления архивами или должностных

лиц Управления архивами, осуществленные в ходе предоставления государственной

услуги.

Жалоба на решения, действия (бездействие) заместителя

начальника Управления архивами, руководителя структурного подразделения,

государственного гражданского служащего подается в Управление архивами и

адресуется начальнику Управления архивами (лицу, его замещающему).

Жалоба на решения, действия (бездействие) Управления

архивами или начальника Управления архивами направляется в Правительство

Свердловской области - Председателю Правительства Свердловской области по

адресу: г. Екатеринбург, пл. Октябрьская, 1.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе либо

в электронной форме.

Жалоба может быть направлена по почте, с использованием

информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта,

Портала, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Основанием для начала досудебного (внесудебного) обжалования

является поступление жалобы в Управление архивами.

Срок рассмотрения письменной жалобы не должен превышать

пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа

Управления архивами, должностного лица Управления архивами, в приеме документов

у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае

обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти

рабочих дней со дня ее регистрации.

Заявитель в жалобе в обязательном порядке указывает:

наименование органа, в который направляет жалобу, либо

фамилию, инициалы соответствующего должностного лица, либо должность

соответствующего лица, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии)

сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование,

сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер

(номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и

почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии)

Управления архивами, должностного лица Управления архивами, либо

государственного служащего Управления архивами;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с

решением и действием (бездействием) Управления архивами, должностного лица

Управления архивами, либо государственного служащего Управления архивами.

личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов

заявитель прилагает к жалобе документы и материалы либо их копии.

Заинтересованное лицо имеет право на получение информации и

документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы, при условии, что

это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и что

указанные документы не содержат сведения, составляющие государственную или иную

охраняемую федеральным законодательством тайну.

Ответ на жалобу по существу поставленных в ней вопросов не

дается в случае, если:

в жалобе не указаны фамилия заявителя, почтовый или

электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ, либо реквизиты

заявителя или указанный адрес не поддаются прочтению;

в жалобе обжалуется судебное решение, при этом жалоба в

течение семи дней со дня регистрации возвращается заявителю, ее направившему, с

разъяснением порядка обжалования данного судебного акта;

жалоба содержит нецензурные либо оскорбительные выражения,

угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

В этом случае заявителю может сообщаться о недопустимости злоупотребления

правом;

текст письменной жалобы не поддается прочтению, о чем

сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно

давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами,

и не приводятся новые доводы или обстоятельства. При этом министр финансов

(лицо, его замещающее) вправе принять решение о прекращении переписки, о чем

сообщается заявителю с указанием причин прекращения переписки;

ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может

быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную

охраняемую федеральным законом тайну. При этом заявителю жалобы сообщается о

невозможности дать ответ по существу в связи с недопустимостью разглашения

указанных сведений.

По результатам

рассмотрения жалобы начальником Управления архивами (лицом, его замещающим)

принимается решение об удовлетворении либо частичном

удовлетворении требований заявителя либо об отказе в их удовлетворении с обоснованием

причин.

Письменный ответ, содержащий

результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.

Приложение 1 к административному регламенту

Информация о месте нахождения, почтовых и электронных

адресах, контактных телефонах государственных архивов Свердловской области

Государственное бюджетное учреждение Свердловской области

«Государственный архив Свердловской области»

620014, г. Екатеринбург, ул. Вайнера,17, (343)376-31-03,

376-31-05 e-mail: vl7@gaso-ural.ru сайт: http://gaso-ural.ru/

Государственное бюджетное учреждение Свердловской области

«Центр документации общественных организаций Свердловской области»

620151, г. Екатеринбург, ул. Пушкина, 22, тел./ф.:

(343)371-98-82,371-54-53

e-mail: cdooso@epn.ru сайт: http://cdooso.ru, партархив.рф

Государственное бюджетное учреждение Свердловской области

«Государственный архив административных органов Свердловской области» 620151,

г. Екатеринбург, просп. Ленина, 34, тел. (343)371-58-98

e-mail: arhiv@epn.ru

сайт: http://госархив-гааосо.рф/,http://gaaoso.ru/

Государственное бюджетное учреждение Свердловской области

«Государственный архив документов по личному составу

Свердловской области»

620017, г. Екатеринбург, ул. Артинская, 4,

тел.(343)216-96-12, 216-96-11 e-mail: Gosarhivl@yandex.ru сайт: http://gadlsso.ru/

Государственное бюджетное учреждение Свердловской области

«Государственный архив Свердловской области в городе Ирбите»

623850, г. Ирбит, ул. Камышловская, 16, тел. (34355) 3-83-52 e-mail:

gosarhiv-irbit@bk.ru

сайт: 1Шр://госархив-ирбит.рф/

Государственное бюджетное учреждение Свердловской области

«Государственный архив Свердловской области в городе

Красноуфимске» 623300, г. Красноуфимск, ул. Пролетарская, 84, тел.

(34394)7-59-10, 5-17-40 e-mail: gosarhiv@mail.ru сайт: http://krufarhiv.ru/

Государственное учреждение Свердловской области

«Государственный архив научно-технической и специальной документации

Свердловской области» 623400, г. Каменск-Уральский, ул. Карла Маркса, 39, тел.

(3439)34-15-33 e-mail: gusogantsdso@mail.ru сайт: http://gantsdso.ru

Приложение 2

к Административному регламенту

Блок-схема последовательности действий по предоставлению

государственной услуги по организации исполнения и исполнению

социально-правовых запросов