ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, АДРЕСОВАННЫХ В ГОСКОМЛЕС ХАКАСИИ



ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО ЛЕСУ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО ЛЕСУ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

ПРИКАЗ

от 30.12.2009 №540

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, АДРЕСОВАННЫХ В ГОСКОМЛЕС ХАКАСИИ

(с изменениями от 17.06.2010г., приказ Государственного комитета по лесу Республики Хакасия №322, НГР RU19000201000269)

(с изменениями от 29.03.2011г., приказ Государственного комитета по лесу Республики Хакасия №169, НГР RU19000201100136)

(утратил силу приказом Государственного комитета по лесу Республики Хакасия от 16.04.2012г., №184, НГР RU19000201200274)

В соответствии с Порядком разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. № 679, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в целях реализации и защиты прав граждан обращаться лично, направлять индивидуальные и коллективные обращения в органы государственной власти Республики Хакасия приказываю:

1. Утвердить Административный регламент Госкомлеса Хакасии по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Госкомлес Хакасии (далее – Административный регламент).

2. Начальникам отделов Госкомлеса Хакасии:

- принять Административный регламент к руководству и неукоснительному исполнению;

- внести в должностные регламенты государственных гражданских служащих возглавляемых отделов изменений, необходимых для реализации Административного регламента.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель Госкомлеса Хакасии  С.М. Абрамов

Приложение к приказу

Госкомлеса Хакасии

от 30 декабря 2009 г. № 540

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Госкомлеса Хакасии по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Госкомлес Хакасии

I. Общие положения

1. Настоящий Административный регламент по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан (далее – Административный регламент) устанавливает порядок исполнения органом государственной власти Республики Хакасия – Государственным комитетом по лесу  Республики Хакасия (далее – Госкомлес) государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Государственный комитет по лесу Республики Хакасия, в соответствии с установленной  компетенцией Госкомлеса.

2. Административный регламент разработан в целях обеспечения:

- реализации и защиты прав граждан обращаться лично, направлять индивидуальные и коллективные обращения в органы государственной власти Республики Хакасия;

- повышения качества исполнения государственной функции Госкомлеса по рассмотрению обращений граждан (далее – государственная функция);

- соблюдения требований законодательства Российской Федерации и Республики Хакасия в сфере реализации прав граждан;

- оперативности исполнения государственной функции;

- доступности результатов исполнения государственной функции.

3. Административный регламент устанавливает сроки и последовательность действий (административных процедур) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Госкомлесе.

Положения Административного регламента распространяются на все устные и письменные, индивидуальные и коллективные обращения граждан, поступившие в Госкомлес (далее – обращения) и не распространяются на взаимоотношения граждан и Госкомлеса в процессе реализации им иных государственных функций, а также на обращения, порядок рассмотрения которых установлен, законодательством об административных правонарушениях, трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение устных и письменных обращений, личный прием граждан. Все обращения, поступившее в Госкомлес в соответствии с установленной компетенцией, подлежат обязательному рассмотрению. Заявителями, в отношении которых исполняется государственная функция, являются:

- граждане Российской Федерации (далее – граждане), обратившиеся лично, а также через своих представителей;

- иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или федеральным законом.

5. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237);

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Российская газета», № 95 от 05.05.2006);

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 № 679 «О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005 № 47, ст. 4933; 2007 № 50, ст. 6285);

- Конституцией Республики Хакасия («Вестник Хакасии», 1995, № 25; 1998, № 5-6, № 31-32; 2000, № 48-49, № 69-70; 2001, №5 3-54; 2003, № 13, № 48-49; 2004, № 12; 2005, № 34; 2006, № 36; 2007, № 26);

- постановлениями Правительства Республики Хакасия

от 27.10.2009 № 479 «О Государственном комитете по лесу Республики Хакасия» («Вестник Хакасии», 2009, № 84),

от 04.12.2006 № 337 «Об утверждении Инструкции о порядке организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия»;

- постановлением Председателя Правительства Республики Хакасия от 16.10.2009 № 32-ПП «Об утверждении Инструкции по работе с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия» («Вестник Хакасии», 2009, № 83);

- распоряжением Председателя Правительства Республики Хакасия от 02.07.2009 № 95-рп  «Об утверждении административного регламента Аппарата Правительства Республики Хакасия по исполнению государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Правительство Республики Хакасия» (Республиканская газета «Хакасия», № 238 от 15.12.2009).

6. Организацию работы с обращениями осуществляет отдел осуществления на землях лесного фонда государственного лесного контроля и надзора, правового обеспечения деятельности Госкомлеса (далее – отдел права и госконтроля), который осуществляет организацию личного приёма граждан руководством Госкомлеса, обеспечивает единый порядок регистрации и учета обращений, рассмотрения поставленных в них вопросов, систематический контроль за их рассмотрением и подготовкой ответов, учета, режима их хранения.

7. Результатом исполнения государственной функции является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер или подготовка необходимых разъяснений и направление заявителю письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения.

8. Делопроизводство при работе с обращениями ведется в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота (далее – система «Дело»).

9. Ответственность за работу с обращениями в структурных подразделениях Госкомлеса, выполнение поручений руководства Госкомлеса по рассмотрению и исполнению обращений, полное и своевременное рассмотрение поставленных в обращении вопросов, подготовку ответов на обращения несут государственные гражданские служащие Госкомлеса, которым поручено рассмотрение обращений в соответствии с должностными регламентами (далее – исполнители).

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

1. Порядок информирования об исполнении государственной функции

10. Исполнение государственной функции осуществляется на безвозмездной основе.

11. Информация о порядке исполнения Госкомлесом государственной функции (об установленных для личного приема граждан днях и часах, требования к письменным обращениям и обращениям, направляемым по электронной почте) предоставляется заинтересованным лицам следующими способами:

- непосредственно в приемной Госкомлеса сотрудниками Госкомлеса;

- с использованием средств телефонной связи;

- посредством размещения на информационном стенде, расположенном по месту нахождения Госкомлеса в контрольно-пропускном пункте на первом этаже административного здания;

- посредством размещения в соответствующем разделе Интернет-Портала органов государственной власти Республики Хакасия в сети Интернет (http://www. rhlider.ru), публикации в средствах массовой информации.

12. Сведения о месте нахождения, почтовом адресе Госкомлеса Хакасии, справочные телефоны изложены в приложении № 1 к Административному регламенту.

13. При информировании о порядке осуществления функции по рассмотрению обращений, ответах на телефонные звонки и устные обращения, государственные гражданские служащие Госкомлеса обязаны подробно, в вежливой (корректной) форме давать разъяснения обратившимся гражданам по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, ответить на поставленный вопрос гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

14. Основными требованиями к информированию граждан о порядке исполнения государственной функции являются: достоверность предоставляемой информации, четкость в изложении информации, полнота информирования.

2. Срок исполнения государственной функции

15. Исполнение государственной функции осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации обращения. Резолюцией председателя Госкомлеса или руководства Республики Хакасия может быть установлен более короткий срок рассмотрения отдельных обращений граждан. Имеющиеся в тексте резолюции (поручения) указания «срочно» или «оперативно», предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты написания резолюции.

151. Рассмотрение обращений, текст которых не поддается прочтению, а также обращений, в которых обжалуются судебные решения, осуществляется в течение 7 дней со дня регистрации таких обращений.

16. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребёнка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

3. Порядок рассмотрения отдельных обращений граждан

17. Ответ на обращение гражданина не дается в случаях, если:

- в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц Госкомлеса, а также членов его семьи.

18. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

19. Утратил силу приказом Государственного комитета по лесу Республики Хакасия 17.06.2010г. №322, НГР RU19000201000269.

20. Об оставлении обращения без ответа по существу поставленных в нем вопросов сообщается гражданину, направившему обращение, за исключением случаев, указанных в абзаце втором пункта 17 настоящего Административного регламента, а также, случая, указанного в абзаце 3 пункта 17 настоящего Административного регламента, если фамилия, почтовый адрес гражданина не поддаются прочтению.

21. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе повторно направить обращение в Госкомлес.

22. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.

4. Требования к  обращениям граждан

23. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование исполнительного органа Республики Хакасия (Государственный комитет по лесу Республики Хакасия), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица Госкомлеса, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

24. В случае необходимости к письменному обращению могут быть приложены документы (в подлинниках или копиях).

25. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия - Государственный комитет по лесу Республики Хакасия либо фамилию, имя, отчество должностного лица Госкомлеса. которому оно адресовано, либо должность соответствующего лица. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

5. Требования к местам исполнения государственной функции

26. Помещения, выделенные для исполнения государственной функции, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03», утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30 мая 2003 г.

27. Рабочее место специалиста, осуществляющего приём, первичную обработку, регистрацию  обращений (специалист приёмной), оборудуется компьютерами и  иной оргтехникой, необходимым программным обеспечением, позволяющими организовать исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в полном объеме, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцтовары, конверты в количестве, достаточном для исполнения государственной функции.

28. Места проведения личного приема граждан оборудуются системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения.

29. Помещение, выделенное для ожидания личного приема граждан должно оборудоваться стульями, столами и обеспечивать:

- комфортные условия для заявителей;

- возможность и удобство оформления гражданином письменного обращения;

- телефонную связь;

- возможность копирования документов;

- доступ к нормативным правовым актам, регламентирующим исполнение государственной функции, а также полномочия и сферу компетенции Госкомлеса;

- наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.

6. Результат исполнения государственной функции

30. Конечным результатом исполнения государственной функции является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения.

31. Результатом исполнения функции по рассмотрению устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема, является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений по решению поставленных вопросов.

III. Административные действия (процедуры)

1. Последовательность административных действий при исполнении государственной функции

32. Административная процедура по исполнению государственной функции включает в себя выполнение следующих административных действий:

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан, поступивших в Госкомлес;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- передача обращений на рассмотрение председателю Госкомлеса, его заместителям в соответствии с курируемыми направлениями деятельности;

- постановка обращений граждан на контроль и осуществление контроля за ходом исполнения обращений граждан;

- рассмотрение обращений граждан должностными лицами Госкомлеса в соответствии с резолюцией руководства;

- продление срока рассмотрения обращений граждан в случае необходимости;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений;

- оформление ответов на обращения.

33. Блок-схема исполнения государственной функции приведена в приложении № 2 к Административному регламенту.

2. Прием и первичная обработка письменных обращений

34. Основанием для начала исполнения государственной функции являются:

- личное обращение гражданина в Госкомлес;

- письменные обращения, поступившие по каналам почтовой, факсимильной связи, по электронной почте, либо доставленные непосредственно гражданами или их представителями в приемную Госкомлеса;

- письменные обращения, направленные из Правительства Республики Хакасия, других государственных органов или от должностных лиц с сопроводительным письмом для рассмотрения по поручению.

35. Приём и первичная обработка письменных обращений граждан осуществляется специалистом приемной.

36. Обращения, поступившие на имя Госкомлеса по месту нахождения структурных подразделений (лесничеств) Госкомлеса с учётом отдалённости района, в максимально короткий срок, обеспечивающий своевременное рассмотрение обращения, доставляются в приёмную Госкомлеса и передаются специалисту приёмной.

37. При поступлении письменного обращения специалист приёмной:

- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеивает), к тексту обращения подкалывает конверт  и прилагаемые документы (при наличии). Допускается не сохранять конверт, если адрес заявителя дополнительно указан в тексте обращения;

- при отсутствии во вложении документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляет акт в 2-х экземплярах, один из которых приобщает к поступившему документу, второй направляет заявителю; в случае, если в тексте обращения указан номер контактного телефона, запрашивает недостающие документы по телефону. Аналогичный акт составляется при поступлении обращений с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, векселями, акциями и т.п.), подарками, который также приобщается к поступившему обращению;

- проверяет на письмах, поступивших по электронным каналам связи, наличие обратного почтового адреса, e-mail адреса, фамилии, имени, отчества корреспондента, должностного лица, которому направлено обращение, при необходимости уточняет данные, направив корреспонденту электронный запрос.

38. Письма, адресованные иным организациям, ошибочно поступившие в Госкомлес посредством почтовой связи, невскрытыми возвращаются в почтовое отделение не позднее следующего рабочего дня со дня поступления, либо  направляются по указанному в письме адресу или возвращают корреспонденту.

39. Обращения, поступившие в Госкомлес по информационным каналам связи, ежедневно распечатываются на бумажных носителях ответственным специалистом и, в дальнейшем, оформляются в установленном порядке, как обычные обращения.

40. Обращения с пометкой «лично», поступившие на имя председателя Госкомлеса, его заместителей, вскрываются в приемной, регистрируются и рассматриваются руководством в порядке, аналогичном рассмотрению всех поступающих в Госкомлес обращений.

41. Специалист приемной при получении обращения, нестандартного по весу, размеру, форме, имеющего неровности по бокам, заклеенного липкой лентой, имеющего странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом непосредственно председателю Госкомлеса и в дальнейшем действует в соответствии  с его указанием.

42. Результатом выполнения действия по приёму и первичной обработке обращений является получение конвертов с письмами граждан в почтовом отделении  приём обращений поступивших посредством факсимильной связи, приём письменных обращений непосредственно в приёмной Госкомлеса (в случае  личной доставки гражданином, его представителем, курьером или фельдсвязью в установленном порядке) и подготовка обращений к регистрации.

3. Регистрация и аннотирование поступивших сообщений

43. Все предложения обращения, адресованные Госкомлесу, полученные посредством почтовой, факсимильной связи, по электронной почте, доставленные напрямую гражданами, или иным способом подлежат обязательной регистрации в день их поступления. В случае одновременного поступления большого количества документов допускается осуществлять их регистрацию в течение трёх последующих дней с момента поступления. Регистрация производится с использованием системы «Дело».

44. Утратил силу приказом Государственного комитета по лесу Республики Хакасия 17.06.2010г. №322, НГР RU19000201000269.

45. Анонимные письма, содержащие сведения о готовящемся или уже совершенном преступлении, угрозе возникновения чрезвычайной ситуации, незамедлительно передаются в правоохранительные и другие органы, в соответствии с их компетенцией.

46. Обращения, направляемые в Госкомлес по подведомственности, органами государственной власти Российской Федерации, членами Совета Федерации и депутатами Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительством Республики Хакасия депутатами органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации и Республики Хакасия и содержащие поручения о рассмотрении, регистрируются как документы, поступившие из вышестоящих органов, и в тот же день передаются на рассмотрение председателю Госкомлеса.

47. Обращения, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), письма с просьбами о личном приеме должностными лицами регистрируются и рассматриваются в установленном порядке, аналогично обычным обращениям граждан.

48. При регистрации обращений специалист приёмной:

- в правом нижнем углу первой страницы текста проставляет регистрационный штамп установленной формы с указанием регистрационного номера, присвоенного обращению. Регистрационный номер обращения состоит из индекса (по первой букве фамилии гражданина) и порядкового номера обращения, присваиваемого системой «Дело» автоматически, например, И-24 (обращение Иванова, порядковый номер регистрационной карточки - 24). В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- заполняет регистрационную карточку в системе «Дело», указывая фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже), его адрес. Если обращение подписано двумя и более авторами, то в карточку вносятся первые две или три фамилии (первой вводится фамилия автора, в адрес которого будет направлен ответ). Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, резолюции собраний, митингов (регистрационный номер имеет вид «Кол - порядковый номер обращения»);

- отмечает тип доставки обращения в соответствующем поле регистрационной карточки (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если обращение поступило с сопроводительным письмом, то указывает, откуда оно поступило (из Правительства Республики Хакасия, Прокуратуры Республики Хакасия и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- отделяет от обращения поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. Если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа на обращение;

- прочитывает текст обращения, осуществляет его аннотирование, выделяет поставленные в обращении проблемы и вносит краткое содержание обращения в регистрационную карточку. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления обращения;

- проставляет шифр темы согласно применяемому в системе «Дело» классификатору. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения не истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

- осуществляет ввод необходимых примечаний;

- на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, проставляет штамп «Контроль», на поручениях Президента Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей – штамп «Особый контроль».

49. Тексты писем, написанные не на русском языке, предварительно переводятся. Письма, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, направляются для перевода в Хакасское отделение Всероссийского общества слепых.

50. Результатом выполнения действий регистрации и аннотированию обращений является внесение данных о поступивших обращениях (регистрация) в информационную систему «Дело» и подготовка каждого обращения к передаче руководству Госкомлеса на рассмотрение.

4. Рассмотрение обращений граждан руководством Госкомлеса, передача их на рассмотрение в структурные подразделения Госкомлеса

51. Зарегистрированные обращения вместе с регистрационными карточками, в которых предусмотрено поле для написания поручения (резолюции) передаются специалистом приемной для рассмотрения председателю Госкомлеса, а в случае его отсутствия – первому заместителю председателя.

52. При рассмотрении обращения руководством Госкомлеса и принятии решения о его передаче на исполнение учитываются следующие особенности:

- если обращение, содержит вопросы, решение которых не относится к компетенции Госкомлеса, оно, в течение двух рабочих дней со дня регистрации, направляется почтой в соответствующий орган государственной власти, местного самоуправления (соответствующему должностному лицу), в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов. Обращение, поступившее по поручению на рассмотрение из Правительства Республики Хакасия, в этом случае в двухдневный срок возвращается в приемную по работе с обращениями граждан Правительства Республики Хакасия, с указанием наименования исполнительного органа государственной власти республики, в который следует направить данное обращение;

- если решение поставленных в обращении вопросов относится, помимо Госкомлеса, к компетенции иных государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение трёх рабочих дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

53. В указанных случаях оформляется соответствующее сопроводительное, письмо, с одновременным уведомлением заявителя о переадресации обращения, при этом, если обращение поступило по электронным каналам связи, уведомление может быть направлено  заявителю по указанному электронному адресу.

54. По каждому обращению, поступившему в Госкомлес в соответствии с его компетенцией, руководством определяется исполнитель с учётом содержания обращения, в соответствии с распределением полномочий между структурными подразделениями (отделами, лесничествами) и должностными лицами Госкомлеса.

55. Резолюция (поручение) председателя Госкомлеса (его заместителя) должна содержать наименование должности, фамилию и инициалы должностного лица,  которому обращение передаётся на исполнение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения, если поручение подготовлено руководителем на отдельной карточке для резолюций.

56. Резолюция может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок их исполнения.

57. Контрольные сроки исполнения обращений граждан определяются в соответствии с разделом II Административного регламента и отражаются в соответствующем поле электронной регистрационной карточки обращения, при этом на свободном поле обращения проставляется штамп контроля.

58. Резолюция председателя Госкомлеса (его заместителя) вводится в систему «Дело». В журнале передачи документов электронной регистрационной карточки обращения фиксируются дата, время и наименование структурного подразделения Госкомлеса, фамилия, имя, отчество должностного лица  или наименование органа государственной власти или местного самоуправления Республики Хакасия, куда соответственно обращение пересылается на рассмотрение или передаётся на исполнение.

59. После рассмотрения руководством Госкомлеса обращение в соответствии с резолюцией передаётся специалистом приёмной определённому руководством Госкомлеса исполнителю для рассмотрения и подготовки ответа заявителю.

60. Результатом выполнения действий по рассмотрению обращения руководством Госкомлеса, если вопросы, поставленные в обращении, относятся к компетенции Госкомлеса, является  передача зарегистрированных обращений и регистрационных карточек должностному лицу Госкомлеса, определённому в соответствии с резолюцией исполнителем, для рассмотрения по существу поставленных вопросов и подготовки ответа заявителю.

5. Постановка обращений граждан на контроль

61. Специалист приёмной осуществляет общий контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений и вправе принять решение о постановке обращения на контроль.

62. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе структурных подразделений и должностных лиц Госкомлеса, получения материалов для обзоров почты, подготовки аналитических записок и информаций, выявления обоснованности принимавшихся ранее мер по обращениям граждан, поступавшим в Госкомлес неоднократно.

63. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Главного федерального инспектора в Республике Хакасия, Председателя Правительства Республики Хакасия и его заместителей по рассмотрению обращений граждан.

64. На особый контроль ставятся обращения, поступившие в Госкомлес на рассмотрение по поручению Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, с указанием на необходимость подготовки ответа о результатах рассмотрения обращения. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней или в соответствии с текстом поручения. Продление срока исполнения таких обращений производится Председателем Госкомлеса.

65. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на исполнение проставляются отметки «Контроль», «Особый контроль» и «Подлежит возврату».

66. В случае, если в ответе, полученном от исполнителя, рассмотревшего обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем заявителю направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.

67. Обращение может быть возвращено исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.

68. Результатом осуществления процедуры, изложенной в настоящем разделе, является постановка на контроль общественно значимых обращений граждан и обращений, направленных на рассмотрение по поручению вышестоящих органов.

6. Личный приём граждан

69. В целях исполнения  государственной  функции  личный  прием  граждан

ведётся руководством Госкомлеса.

Организация личного приема граждан руководством Госкомлеса  (далее – личный приём) осуществляется специалистом приёмной.

70. Личный прием ведётся председателем Госкомлеса – каждый вторник с 14 до 16 часов, первым заместителем Председателя – каждый четверг с 16 до 18 часов.

71. В случае невозможности по объективным причинам проведения личного приёма председателем Госкомлеса в установленный день и часы приёма, личный прием граждан этим должностным лицом переносится на другой день недели.

72. Предварительная запись граждан на личный прием к руководству осуществляется специалистом приёмной. Запись на прием производится ежедневно с 9 до 18 часов (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный день – с 9 до 17 часов.

73. Личный прием ведется в порядке очередности, с учетом количества  записавшихся на прием граждан, с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 20 минут.

Граждане, имеющие право внеочередного приёма, а также беременные женщины, принимаются вне очереди.

74. Специалист приёмной приглашает прибывшего гражданина на беседу, регистрирует заявителя с использованием системы «Дело», заполняет регистрационные карточки личного приёма в системе «Дело» на каждого гражданина, записавшегося на прием. В карточке указываются личные данные гражданина, его адрес, кратко излагается содержание устного обращения и количество его предыдущих обращений. Если гражданин не первый раз обращается в Госкомлес, осуществляется подборка документов по предыдущим его обращениям.

75. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

76. До начала личного приема специалист приёмной предоставляет должностным лицам, ведущим приём, список граждан, обратившихся с просьбой о личном приеме, с указанием краткого содержания обращения, перед приёмом конкретного гражданина представляет все имеющиеся по его обращению материалы.

77. Должностное лицо Госкомлеса, ведущее прием граждан по личным вопросам, принимает решение о порядке рассмотрения поставленных гражданином вопросов. В случае если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, гражданину, с его согласия, может быть дан устный ответ по существу каждого из поставленных вопросов, в иных случаях рассмотрение обращения и подготовка письменного ответа гражданину осуществляется в порядке, установленном для письменных обращений.

78. По окончании приема председатель (его заместитель) доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также, откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.

79. (утратил силу приказом Государственного комитета по лесу Республики Хакасия от 29.03.2011 №169, НГР RU19000201100136)

80. В случае, если решение вопросов, содержащихся в обращении, полученном на личном приёме, не относится к компетенции Госкомлеса, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

81. После проведения личного приема специалист приёмной вносит информацию о результатах личного приема в электронную карточку личного приема системы «Дело». Если в результате личного приёма заявитель получил обоснованное и полное разъяснение по поставленным вопросам и руководитель, ведущий приём принял решение не проводить дальнейшую работу по данному обращению, специалист приёмной делает соответствующую отметку «Разъяснено» в базе данных системы «Дело».

82. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

83. Руководитель, ведущий приём, по результатам личного приёма принимает решение о постановке на контроль обращения, полученного на личном приёме.

84. После завершения личного приема председателем (заместителем) и согласно его поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, специалист приёмной оформляет рассылку документов, зафиксировав поручения в регистрационных карточках системы «Дело». Исполнителям поручений направляются копии карточек личного приема граждан с поручениями председателя (заместителя) с прилагаемыми документами (письменное обращение, копии необходимых документов) либо готовится сопроводительное письмо к пакету документов заявителя, которое подписывается руководителем, проводившим прием.

85. Материалы с личного приёма хранятся в приёмной Госкомлеса 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

86. Результатом рассмотрения устных обращений граждан, поступивших в ходе  личного приёма, является разрешение по существу всех вопросов, с которыми обратился гражданин, либо получение гражданином необходимых разъяснений по решению поставленных вопросов.

7. Рассмотрение обращений граждан в структурных подразделениях Госкомлеса

87. Переданное на рассмотрение должностному лицу Госкомлеса обращение должно быть рассмотрено в течение установленного срока.

88. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в приемную председателя, указывая при этом наименование отдела, в который, по его мнению, следует направить данное обращение.

89. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях,  необходимое количество копий документов для этого подготавливает специалист приемной.

90. Централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым, при этом соисполнители не позднее 3 рабочих дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

91. Должностное лицо, назначенное исполнителем, при рассмотрении (исполнении) обращения:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

-  при необходимости приглашает заявителя для личной беседы, запрашивает в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц, привлекает к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов (порядок оплаты их услуг согласовывается с руководством Госкомлеса);

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- подготавливает проект письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов, либо проект уведомления о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления в соответствии с их компетенцией (в случае, если решение поставленных в обращении вопросов не относится к компетенции Госкомлеса).

92. Должностное лицо, которому в установленном порядке направлен запрос о предоставлении дополнительной информации, необходимой для исполнения обращения, обязано в течение 15 дней предоставить запрашиваемые документы и материалы, за исключением таких, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

93. (утратил силу приказом Государственного комитета по лесу Республики Хакасия от 29.03.2011 №169, НГР RU19000201100136)

94. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, исполнитель, по поручению руководства, направляет его в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

95. Результатом рассмотрения обращений граждан должностными лицами Госкомлеса Хакасии является разрешение по существу поставленных в них вопросов, подготовка проектов ответов заявителям, либо проектов документов, для направления обращения на рассмотрение в иные государственные органы, органы местного самоуправления, в соответствии с их компетенцией.

8. Продление срока рассмотрения обращений

96. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлён, но не более, чем на 30 дней с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения, с указанием причин.

97. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель не позднее 2 дней до окончания установленного срока рассмотрения  обращения готовит служебную записку на имя председателя Госкомлеса, с обоснованием необходимости продления срока.

98. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается тем руководителем, который первоначально рассматривал обращение и давал поручение.

99. Результатом осуществления процедуры продления срока исполнения обращения является принятие должностным лицом соответствующего решения и направление письменного ответа заявителю.

9. Оформление ответов на обращения

100. Ответы на обращения подписывают председатель Госкомлеса или его первый заместитель.

101. В случае если обращение было адресовано конкретному должностному лицу, ответ может быть подписан этим должностным лицом.

102. Письменный ответ на обращение гражданина, полученное по итогам личного приема, подписывает должностное лицо, проводившее прием.

103. Ответы на обращения, рассматривавшиеся по поручению Председателя Правительства Республики Хакасия, его заместителей, подписываются в соответствии с их резолюцией.

104. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе указывается, какие меры приняты, в том числе к виновным должностным лицам.

105. В ответе в федеральные органы и органы исполнительной власти Республики Хакасия должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

106. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят нормативный правовой акт и экземпляр принятого правового акта направляется заявителю.

107. К ответу могут прилагаться подлинники документов, представленных заявителем к обращению. Если в обращении не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

108. Ответы заявителям, в федеральные органы и в органы исполнительной власти Республики Хакасия печатаются на бланках Госкомлеса, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Аппарата Правительства Республики Хакасия. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

109. Ответ на обращение, поступившее в Госкомлес или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

110. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

111. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа исполнитель передаёт подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, специалисту приёмной, который проверяется правильность оформления ответа и заносит краткое его содержание в систему «Дело». Ответы, не соответствующие требованиям Административного регламента, возвращаются исполнителю для доработки.

112. Подлинники обращений, поступивших на рассмотрение по поручению Председателя Правительства Республики Хакасия (его заместителей) или иных государственных органов, материалы по их рассмотрению, при наличии на них отметки «подлежит возврату» или специального указания в сопроводительном письме, передаются в приёмную по работе с обращениями граждан Правительства Республики Хакасия, либо направляются в соответствующий орган государственной власти. При отсутствии на таком обращении пометки «подлежит возврату», все документы оформляются «в дело»  и хранятся в Госкомлесе в установленном порядке.

113 Поступившие ответы из государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций на поручения руководства Госкомлеса о рассмотрении обращений регистрируются в системе «Дело» (в графе «Отчет исполнителя» записываются номер и дата ответа, его краткое содержание), а затем направляются должностному лицу, давшему поручение, для списания  «в дело».

114. Списание «в дело» исполненных обращений осуществляется руководителем, давшим поручение по рассмотрению данного обращения. При этом отметка «в дело» проставляется на свободном поле текста ответа, подготовленного исполнителем. Она также должна содержать подпись должностного лица и дату списания документа.

115. Исходящему письму-ответу на обращение присваивается тот же регистрационный номер, что и первичному обращению гражданина.

116. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случае, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, либо если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

117. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется специалистом приёмной в соответствии с требованиями Инструкции о порядке организации делопроизводства и контроля в Аппарате Правительства Республики Хакасия (утв. Постановлением Правительства Республики Хакасия от 04.12.2006         № 337).

118. Результатом процедуры по оформлению ответов на обращения граждан является направление конкретному гражданину официального письма за подписью должностного лица по решению поставленных в обращении вопросов, а также, при необходимости, направление информации о результатах рассмотрения обращения в вышестоящие органы.

10. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений

119. Заявитель имеет право в любое время с момента регистрации обращения ознакомиться с документами и материалами, касающимися его рассмотрения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

120. Справки по вопросам о ходе рассмотрения в Госкомлесе конкретного обращения предоставляются в устном порядке при личном обращении заявителя или посредством телефонной связи специалистом приёмной, либо должностным лицом, определённым в соответствии с резолюцией в качестве исполнителя.

121. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и передаче его на рассмотрение определённому исполнителю либо о направлении обращения, рассмотрение которого не относится к компетенции Госкомлеса на рассмотрение в уполномоченные органы государственной власти, местного самоуправления;

- (утратил силу приказом Государственного комитета по лесу Республики Хакасия от 29.03.2011 №169, НГР RU19000201100136);

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

122. Звонки от заявителей по вопросу получения справки о ходе рассмотрения обращения принимаются ежедневно с 9.00 до 18.00, кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной и предпраздничный день - с 9.00 до 17.00.

123. При получении запроса по телефону специалист приёмной либо, соответственно,  исполнитель:

- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;

- предлагает абоненту представиться;

- выслушивает и уточняет, при необходимости, суть вопроса;

- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время, к которому;

- к назначенному сроку исполнитель подготавливает ответ.

124. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения по запросам, поступившим по электронным каналам связи, может осуществляться путём направления ответа на соответствующий электронный адрес корреспондента.

125. Результатом предоставления справочной информации по запросу заявителя о ходе и (или) результатах рассмотрения обращения является информирование гражданина по существу запроса в устной форме, либо посредством направления ответа на электронный адрес в предусмотренных случаях.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной  функции

126. Контроль за полнотой и качеством исполнения функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

127. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению Госкомлесом государственной функции и принятием решений осуществляется специалистами отдела права и госконтроля в соответствии с их должностными регламентами.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками Госкомлеса положений Административного регламента и законодательства о работе с обращениями граждан. По итогам проверки составляется справка, которая представляется председателю Госкомлеса. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается председателем.

128. Сотрудники Госкомлеса, осуществляющие работу с обращениями в соответствии с Административным регламентом, несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Республики Хакасия.

129. Персональная ответственность исполнителей за соблюдение требований Административного регламента при работе с обращениями закрепляется в их должностных регламентах.

130. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствий с полномочиями должностного лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. При этом не является разглашением сведений, содержащихся в письмах и заявлениях граждан, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

131. При утрате исполнителем документов, содержащих письменное обращение, проводится служебная проверка в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Республики Хакасии.

132. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его специалисту.

При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан в установленном порядке сдать все числящиеся за ним документы (обращения, материалы и документы к ним) иному должностному лицу, по указанию руководства Госкомлеса.

V. Порядок обжалования действий по исполнению государственной функции

133. Гражданин вправе обжаловать действия (бездействия) по исполнению государственной функции и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу, прокурору или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

134. Гражданин вправе направить жалобу на действия (бездействия) по исполнению государственной функции, а также на решение, принятое по результатам рассмотрения обращения, в инстанционном порядке, по отношению к Госкомлесу, в Апелляционную комиссию по досудебному обжалованию при Правительстве Республики Хакасия в установленные законодательством сроки.

135. Досудебное обжалование действий (бездействий) и решений осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции, осуществляется в порядке, установленном постановлением  Правительства Республики Хакасия от 28.02.2008 № 55 «О досудебном обжаловании в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия».

Приложение № 1

к Административному регламенту

Госкомлеса Хакасии по исполнению

государственной функции по

рассмотрению обращений граждан,

адресованных в Госкомлес Хакасии

СВЕДЕНИЯ

о месте нахождения, почтовом адресе, справочных телефонах Государственного  комитета по лесу Республики Хакасия,

Официальное полное наименование – Государственный комитет по лесу Республики Хакасия;

Сокращённое наименование – Госкомлес Хакасии.

Место нахождения: Республика Хакасия, г. Абакан, улица Хакасская, дом 21.

Приёмная председателя Госкомлеса Хакасии 2 этаж.

Почтовый адрес: 655012, Республика Хакасия, г. Абакан, Хакасская, 21;

655012 Абакан-12 а/я 935

Телефоны для справок: (код 3902) приёмная – 34-48-81;

Отдел осуществления на землях лесного фонда государственного лесного контроля и надзора, правового обеспечения – 34-48-79;

Факс: 34-48-80

Е-mail: hakles@khakasnet.ru

Приложение № 2 

к Административному регламенту Госкомлеса Хакасии

по исполнению государственной функции по

рассмотрению обращений граждан, адресованных в

Госкомлес Хакасии

Блок-схема исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Государственный комитет по лесу Республики Хакасия

(блок-схема находится в архивном деле)