Об утверждении Административного регламента по исполнению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной функции "Согласование положений об экспертных комиссиях ...



УТРАТИЛ СИЛУ – ПРИКАЗ ДЕПАРТАМЕНТА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ РС(Я) ОТ 26.10.2012 №187-ОД

Комитет государственной архивной службы Республики Саха (Якутия)

ПРИКАЗ

От 31 января 2008 года №13

Об утверждении Административного регламента по исполнению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной функции «Согласование положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел органов государственной власти и организаций, относящихся к спискам организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Саха (Якутия)»

В соответствии с пунктом 5 Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг), утвержденного постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 12 апреля 2007 года №140 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по исполнению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной функции «Согласование положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел органов государственной власти и организаций, относящихся к спискам организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Саха (Якутия)».

2. Руководителям отделов Комитета обеспечить исполнение Административного регламента по исполнению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной функции «Согласование положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел органов государственной власти и организаций, относящихся к спискам организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Саха (Якутия)».

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на 1 заместителя председателя Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) П.В. Румянцева.

Председатель

Н.Р. Константинов

ЗАРЕГИСТРИРОВАНО Департаментом по государственно-правовым вопросам Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) ru140232008046 от 15.05.2008

Приложение к приказу

Комитета государственной архивной службы

Республики Саха (Якутия)

от 31 января 2008 г. № 13

Административный регламент

по исполнению Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) государственной функции «Согласование положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел органов государственной власти и организаций, относящихся к спискам организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Саха (Якутия)»

1. Наименование государственной функции

1. Согласование положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел органов государственной власти и организаций, относящихся к спискам организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Саха (Якутия) (далее - государственная функция).

Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 года (Российская газета, 25.12.1993, №237);

Конституцией Республики Саха (Якутия) от 4 апреля 1992 года (утверждено Законом Республики Саха (Якутия) 17 октября 2002 года 54-З 445-11);

Федеральным Законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, №43, ст. 4169);

Указом Президента Республики Саха (Якутия) от 22 февраля 2006 года №2557 «Вопросы государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) (с изменениями от 13 апреля 2007 года №262);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года №19 «Об утверждении Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007, регистрационный №9059);

Регламентом работы Экспертно - проверочной комиссии Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия), утв. Приказом от 13 июля 2006 г. №42.

Орган по исполнению государственной функции

3. Исполнение государственной функции осуществляется Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) (далее - Комитет).

Порядок информирования о государственной функции

4. Конечным результатом исполнения государственной функции является решение Комитета о согласовании положения об экспертной комиссии органа государственной власти, ведомственном архиве, инструкций по делопроизводству органа государственной власти и иных нормативных правовых актов по архивному делу органа государственной власти и подчиненных ему органов и организаций, оформленное в виде грифа согласования, располагающегося ниже реквизита подпись в левом нижнем поле нормативного правового акта органа государственной власти.

5. Место нахождения Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) и его почтовый адрес: 677007, Якутск, ул.Кирова, 14.

6. Электронный адрес Комитета: .

7. Справочные телефоны: (4112) 45-01-70, 45-00-80, 45-00-34.

8. Информация о процедуре исполнения Комитетом государственной функции размещается:

на официальном Интернет - сайте Комитета: - arhive. ru;

в средствах массовой информации;

на информационных стендах Комитета и в раздаточных материалах (брошюрах, буклетах).

9. На информационном стенде, размещаемом в помещении (общественной приемной, при входе) Комитета, должна содержаться следующая информация:

почтовый адрес Комитета, график (режим) его работы, номера телефонов, по которым можно получить необходимую информацию, адрес официального Интернет - сайта и электронной почты Комитета;

порядок получения консультаций по процедуре исполнения государственной функции;

обязанности работников Комитета при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения.

10. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

посредством личного обращения пользователя;

на официальном сайте.

11. Информирование представителей органов государственной власти по телефону осуществляется специалистами Комитета по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Комитета. Сотрудник Комитета дает исчерпывающую информацию по процедуре исполнения государственной функции.

12. Информирование представителей органов государственной власти при личном обращении осуществляется сотрудниками Комитета на рабочем месте в соответствии с графиком работы Комитета. Специалист Комитета, ответственный за прием, обязан принять представителя органа государственной власти в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе представителя органа исполнительной власти на другой день или другое время. В день назначенной встречи, специалист Комитета обязан заказать пропуск представителю органа исполнительной власти для осуществления информирования об исполнении государственной функции. По прибытию представителя органа государственной власти в здание, специалист Комитета обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту.

13. При информировании по процедуре исполнения государственной функции по письменным обращениям органа государственной власти ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес органа государственной власти в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

14. При информировании по процедуре исполнения государственной функции по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес органа государственной власти в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

15. Комитет государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) осуществляет прием в соответствии со следующим графиком:

Понедельник 11:00-18:00

Вторник 10:00-18:00

Среда 10:00-18:00

Четверг 10:00-18:00

Пятница 09:00-17:00

16. График приема специалистов Комитета граждан по вопросам предоставления информации устанавливается председателем Комитета.

Основание для исполнения государственной функции

17. Для исполнения государственной услуги органы государственной власти представляют в Комитет с сопроводительным письмом, подписанным руководителем органа государственной власти или его заместителем, проекты документов, требующих согласования:

положение об экспертной комиссии органа государственной власти;

положение о ведомственном архиве органа государственной власти;

инструкция по делопроизводству органа государственной власти;

номенклатуры дел органов государственной власти и организаций, относящихся к спискам организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Саха (Якутия);

иные нормативные правовые акты по архивному делу органа государственной власти и подчиненных ему органов и организаций.

Органы государственной власти представляют в Комитет документы посредством почтовой, курьерской связи.

Условия и сроки исполнения государственной функции

18. Исполнение государственной функции осуществляется по запросу органа государственной власти в течение 30 дней со дня поступления запроса в Комитет.

Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции

Ненадлежащее оформление представленных документов

Другие положения, характеризующие требования к исполнению государственной функции

Комитет осуществляет исполнение государственной функции бесплатно.

II. Административные процедуры

Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

21.Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

регистрация документов, поступивших от органа государственной власти и передача их на исполнение;

подготовка проекта нормативного правового акта органа государственной власти к согласованию, согласование.

Регистрация документов, поступивших от органа государственной власти и передача их на исполнение

22. Прием и регистрацию документов, поступивших от органа государственной власти, осуществляет специалист Комитета, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в котором проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

23. Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение председателю Комитета. После получения резолюции, документ поступает председателю Экспертно - проверочной комиссии Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) (далее - ЭПК).

24. Председатель ЭПК передает секретарю ЭПК на исполнение проект нормативного правового акта органа государственной власти.

25. Секретарь проверяет комплектность и правильность оформления проекта нормативного правового акта органа государственной власти, поступившего на согласование.

26. При выявлении в ходе проверки некомплектности нормативного правового акта органа государственной власти или его неправильного оформления секретарь информирует об этом исполнителя органа государственной власти.

27. В случае, если по истечении 10 рабочих дней в адрес Комитета не будут представлены необходимые и правильно оформленные документы, секретарь готовит письменное уведомление с обоснованием отказа в исполнении государственной функции за подписью председателя Комитета или его заместителя и не позднее трех рабочих дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания) направляет его в орган государственной власти по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма органа государственной власти.

Подготовка проекта нормативного правового акта органа государственной власти к согласованию, согласование

28. Секретарь проверяет соответствие проекта нормативного правового акта органа государственной власти требованиям:

Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169),

Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. 1), ст. 305),

Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060),

Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года №19;

Основных правил работы архивов организаций, одобренного решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;

Примерного положения о центральной экспертно-проверочной комиссии министерства (ведомства) Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 17 марта 1998 № 19;

Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 г. № 536;

Другим нормативным правовым актам и национальным стандартам по архивному делу и делопроизводству.

29. Проекты решений ЭПК представляются секретарю комиссии не позднее, чем за 7 дней до заседания в 2-х экземплярах. Вопросы, по которым проекты решений не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня, в порядке исключения, только с разрешения председателя ЭПК.

Председателем ЭПК принимается решение о внеплановом рассмотрении вопроса на ЭПК. В случае внепланового внесения вопроса на ЭПК срок предоставления материалов и проекта решения устанавливается председателем ЭПК.

30. Специалисты архивных и других учреждений, представляющие проекты решений ЭПК, обязаны согласовывать их со всеми заинтересованными лицами и организациями. Визы согласования проставляются на первом экземпляре проекта решения. При наличии разногласий, одновременно с проектом решения представляются письменные замечания организаций, экспертов, консультантов, а также «лист согласования», в котором указывается с кем (должность, фамилия, инициалы) согласован проект решения. Имеющиеся разногласия до внесения проекта решения по соответствующему вопросу на обсуждение ЭПК рассматриваются у председателя ЭПК с участием экспертов.

31. Заключения на номенклатуры дел организаций рассматриваются непосредственно на заседании комиссии. Эксперты представляют заключения секретарю ЭПК в распечатанном и электронном виде.

32. Проекты совместных решений ЭПК и экспертных комиссий организаций, учреждений и предприятий готовятся кураторами соответствующих министерств и ведомств. Исполнители согласовывают и визируют проект решения с заинтересованными учреждениями. Совместные решения оформляются датой их принятия на ЭПК.

33. Повестка дня очередного заседания ЭПК составляется секретарем ЭПК. Повестка дня и материалы к заседанию передаются председателю и членам комиссии не позднее чем за два дня до заседания.

34. Время доклада на заседании комиссии предоставляется в пределах 15 минут, для сообщения до 10 минут.

35. Проекты решений ЭПК доводятся до сведения присутствующих на заседании членов комиссии и обсуждаются, после которого проходит голосование и принимается решение.

36. Проекты решений ЭПК в течении трех дней после принятия решения должны быть доработаны, отредактированы с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании, завизированы соответствующими должностными лицами и представлены на подпись председателя ЭПК.

37. Согласование оформляется в виде грифа согласования, включающим слово "СОГЛАСОВАНО", номера и даты протокола.

38. Гриф согласования заверяется печатью ЭПК.

39. Согласованный нормативный правовой акт направляется в адрес органа государственной власти с сопроводительным письмом, оформленным на бланке письма Комитета и подписанным председателем Комитета.

40. При выявлении в ходе проверки несоответствия проекта нормативного правового акта органа государственной власти требованиям нормативных правовых актов, указанных в пункте 28 настоящего Регламента, секретарь уведомляет об имеющихся замечаниях исполнителя органа государственной власти и назначает дату и время проведения консультаций для обсуждения и устранения имеющихся несоответствий. Исполнитель органа государственной власти не позднее 20 дней с момента обсуждения проекта должен устранить несоответствия и представить доработанный с учетом замечаний проект нормативного правового акта на согласование в Комитет.

41. В случае, если по истечении 20 рабочих дней орган государственной власти не представит в адрес Комитета доработанный проект нормативного правового акта, секретарь докладывает результаты рассмотрения проекта нормативного правового акта председателю ЭПК и готовит письменное заключение с обоснованием отказа в согласовании проекта нормативного правового акта, в котором даются ссылки на нормативные правовые акты (пункты, статьи), указываются причины, послужившие основанием для принятия такого решения. Заключение оформляется на бланке письма Комитета, подписывается председателем Комитета или его заместителя и не позднее трех рабочих дней (с момента истечения двадцатидневного срока ожидания) направляется в орган государственной власти по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма органа государственной власти.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции на основании административного регламента

42. Органы государственной власти (либо их представитель) могут обратиться с обращением на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента (далее - обращение), устно или письменно председателю ЭПК либо непосредственно к председателю Комитета или его заместителю.

43. В письменном обращении указываются:

полное наименование органа государственной власти (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя);

почтовый адрес;

предмет обращения;

подпись;

дата.

44. Письменное обращение должно быть рассмотрено в течение 30 дней со дня регистрации.

45. Если в результате рассмотрения обращение признано обоснованным, то принимается решении об осуществлении действий по устранению предмета обращения и применении мер ответственности к сотруднику, допустившему нарушения в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего Регламента, которые повлекли за собой обращение.

46. Органу государственной власти направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

47. Обращение органа государственной власти считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.