ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ ОТЧЕТА ОБ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ОРГАНАМИ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ РАЙОНОВ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ И ГОРОДСКИХ ОКРУГОВ В ЯМАЛО-НЕНЕЦКОМ АВТОНОМНОМ ОКРУГЕ ОТДЕЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ П...



Проект

П Р И К А З

СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ ОТЧЕТА ОБ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ОРГАНАМИ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ РАЙОНОВ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ И ГОРОДСКИХ ОКРУГОВ В ЯМАЛО-НЕНЕЦКОМ АВТОНОМНОМ ОКРУГЕ ОТДЕЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ПОЛНОМОЧИЙ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ПО ХРАНЕНИЮ, КОМПЛЕКТОВАНИЮ, УЧЕТУ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ОТНОСЯЩИХСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ СОБСТВЕННОСТИ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА И НАХОДЯЩИХСЯ НА ТЕРРИТОРИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

(Наименование в редакции приказ Департамента ЯНАО от 22.10.2020 № 117-О)

(В редакции приказ Департамента ЯНАО: от 01.11.2019 № 180-о; от 22.10.2020 № 117-О)

В целях реализации положений части 1 статьи 8 Закона Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 сентября 2012 года № 86-ЗАО «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ямало-Ненецком автономном округе отдельными государственными полномочиями Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела», приказываю:

1. Утвердить прилагаемую форму отчета об осуществлении органами местного самоуправления муниципальных районов, муниципальных и городских округов в Ямало-Ненецком автономном округе (далее - органы местного самоуправления, автономный округ) отдельных государственных полномочий автономного округа по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности автономного округа и находящихся на территории муниципального образования (далее - отдельные государственные полномочия).

(Пункт в редакции приказ Департамента ЯНАО от 22.10.2020 № 117-О)

2. Установить, что отчеты об осуществлении отдельных государственных полномочий представляются органами местного самоуправления в службу по делам архивов автономного округа ежеквартально, до 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника управления архивным делом службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа

(пункт 3 в ред. от 01.11.2019 № 180-О)

И.о. Руководителя службы                                                                          А.П. Козлова

от 31 июля 2014 г. № 121

Утверждена приказом

службы по делам архивов

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 31  июля 2014 года № 121

Форма отчета

____________________________________________   за _________________________________

                                 (наименование муниципального образования)                                                 (отчетный период)

об осуществлении отдельных государственных полномочий Ямало-Ненецкого автономного округа по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности Ямало-Ненецкого автономного округа и находящихся на территории муниципального образования

Осуществленные полномочия [1]

Срок исполнения

Объём запланированных работ

Количество выполненных мероприятий

Реквизиты отчетного документа о выполненных работах[2]

Примечание[3]

№ п/п

1

2

3

4

5

6

I. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

Выявление уникальных и особо ценных документов

ежеквартально

3 изученные единицы хранения

Подготовка документов (печатных   изданий,   описей) на   реставрацию, переплет, микрофильмирование, ксерокопирование, оцифровку (Подбор дел по листам проверки  наличия и  карточкам учета  физического состояния дел, написание карт-заместителей, выемка дел, сверка поисковых данных и заголовков дел с описью, регистрация в книге выдачи   документов из хранилища, оформление заказа) 

В соответствии с ежегодным планом работы муниципального архива

Выдача (или прием) документов во временное пользование с оформлением актов

Количество актов должно соответствовать количеству обращений в учетных документах

Проверка нумерации листов в единицах хранения

ежеквартально

3 единицы хранения

Мелкий ремонт архивных документов, замена и оформление обложек

ежеквартально

3 единицы хранения

Картонирование (перекартонирование)

ежеквартально

5 единиц хранения

Обеспыливание (стеллажей, коробок, связок, дел, описей, печатных изданий)

3 квартал

1 раз

Обработка водными растворами антисептиков цокольных частей стеллажей, полов, плинтусов, подоконников в архивохранилище

3 квартал

1 раз

Влажная уборка в архивохранилище

ежемесячно

1 раз

Контроль температурно-влажностного режима хранения документов (Измерение температуры и относительной влажности воздуха, фиксирование   показаний    контрольно- измерительных   приборов в специальных регистрационных журналах, регулирование температурно-влажностного режима посредством кондиционеров, вентиляторов, проветривания помещения, увлажнения воздуха)

Ежедневно

(1 раз в рабочие сутки)

Количество записей в регистрационных журналах должно быть равно количеству рабочих дней

Иные полномочия, осуществляемые в соответствии и в сроки, установленные Правилами

По факту исполнения

12.

Обеспечена сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности Ямало-Ненецкого автономного округа

ежеквартально

Количество единиц хранения согласно учетным документам (всего с учетом приема за отчетный период)

II. Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации

Прием документов на постоянное хранение

В соответствии с ежегодным планом приема документов на постоянное хранение

1 акт приема-передачи

14 единиц хранения

Составление заключений на документы для представления на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа:

2.1.

- на инструкции по делопроизводству;

В соответствии с ежегодным планом-графиком предоставления документов организаций – источников комплектования муниципальных архивов в Ямало-Ненецком автономном округе на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа на соответствующий год, утвержденным приказом службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа

2.2.

- на номенклатуры дел;

2.3.

- на описи дел постоянного хранения;

2.4.

- на описи дел по личному составу;

2.5.

- на положения об архивах организаций;

2.6.

- на положения об экспертных комиссиях организаций

Организация работы по составлению паспортов архивами организаций

4 квартал (до 01 декабря)

В соответствии со списком №1 организаций-источников комплектования, согласованного с экспертно-проверочной комиссией службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа

Оказание методической помощи организациям-источникам комплектования в подготовке нормативных документов по вопросам  организации  делопроизводства и работы архивов организаций (составление описей дел, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, положений об архивах и прочее)

ежеквартально

1 организация

Иные полномочия, осуществляемые в соответствии и в сроки, установленные Правилами

По факту исполнения

III. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации

Ведение книги учета поступлений

В соответствии с ежегодным планом приема документов на постоянное хранение

Составление листов фондов, внесение     

изменений в листы фондов

Формирование  и ведение дел фондов

Внесение данных в Сведения об изменениях в составе и объеме фонда 

Составление паспорта архива

4 квартал

1 паспорт

Иные полномочия, осуществляемые в соответствии и в сроки, установленные Правилами

По факту исполнения

IV. Использование документов Архивного фонда Российской Федерации

Сканирование и загрузка в единую поисковую систему электронного архива архивных документов

2 и 4 квартал

3 единицы хранения с составлением учетных карт

Проведение информационных мероприятий

2 и 4 квартал

1

Исполнение в установленные сроки запросов:

3.1.

- социально-правовых;

Количество исполненных запросов должно соответствовать количеству зарегистрированных запросов

3.2.

- тематических;

- оформление и выдача копий  архивных документов.

4.

Иные полномочия, осуществляемые в соответствии и в сроки, установленные Правилами

По факту исполнения

Руководитель муниципального архива

Глава (исполнительно-распорядительного органа)

муниципального образования

____________________________________________________________

____________________________________________________________

(наименование муниципального образования)

(наименование муниципального образования)

__________________________           (расшифровка подписи)

                              (подпись)

__________________________        (расшифровка подписи)

                                 (подпись)

_____ _______________ 20___ года

       _____ _______________ 20___ года

                               М.П.

[1]<1> Полномочия осуществляются в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства
от 02 марта 2020 года № 24 (далее - Правила)

(Сноска в редакции приказ Департамента ЯНАО от 22.10.2020 № 117-О)

[2] Указываются реквизиты документа созданного по итогам выполненных работ, либо акта выполненных работ (отчета), составляемого при условии, что работы были выполнены, но результат которых не может быть подтвержден документом, имеющим идентифицирующие реквизиты.

[3] Указываются пояснения в отношении осуществленных полномочий, конкретные действия, созданные документы, проведенные мероприятия.