О Порядке учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в администрации области



РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

Администрация Тамбовской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

07.02.2007 г.

г. Тамбов

№ 50-р

О Порядке учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в администрации области

В целях упорядочения учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в администрации области:

1. Утвердить Порядок учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в администрации области согласно приложению № 1.

2. Утвердить список комиссии по проверке порядка хранения и использования печатей и штампов в администрации области согласно приложению № 2.

3. Утвердить перечень лиц, ответственных за хранение и использование печатей в администрации области, согласно приложению № 3.

Поручить руководителям структурных подразделений администрации области определить лиц, ответственных за хранение и использование металлических печатей и штампов в администрации области.

4. Признать утратившим силу распоряжение администрации области от 08.01.2004 № 3-р «О Порядке учета, хранения и использования печатей и штампов в администрации области».

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации области В.А.Черкасова.

Глава администрации

области О.И.Бетин

Приложение 1

УТВЕРЖДЕН

распоряжением администрации области

от 07.02.2007 № 50-р

1. Общие положения

Настоящий Порядок устанавливает общие требования к учету, использованию, хранению, передаче и уничтожению печатей и штампов, используемых в деятельности администрации области.

2. Изготовление и учет печатей и штампов в администрации области

2.1. Изготовление печатей и штампов производится на основании поручения главы администрации области или его заместителей по представлению руководителей структурных подразделений администрации области.

2.2. Размещение заказов в штемпельную мастерскую на изготовление печатей и штампов осуществляется отделом делопроизводства управления делами администрации области.

2.3. Все печати и штампы, используемые в администрации области, подлежат обязательному учету в отделе делопроизводства управления делами администрации области. Регистрация осуществляется в специальном журнале по форме согласно приложению № 1.

2.4. Журнал учета печатей и штампов ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется. Журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя. Журнал включается в номенклатуру дел администрации области.

2.5. Выдача печатей и штампов работникам администрации области производится под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).

3. Порядок использования печатей и штампов в администрации области

3.1. Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации проставляется на:

платежных поручениях;

доверенностях на получение товарно-материальных ценностей;

документах о финансовой деятельности администрации области;

справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью работников (о заработной плате, субсидиях и т.п.);

карточках с образцами подписей и оттиска печати;

актах о списании, приеме-передаче материальных ценностей, гарантийных письмах.

3.2. Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации № 2 ставится на:

копиях законов области, нормативных правовых актов администрации области, учредительных документов, требующих особого удостоверения;

договорах, соглашениях, заключаемых администрацией области;

Почетных грамотах администрации области;

благодарственных письмах администрации области;

дипломах администрации области;

приветственных адресах администрации области;

свидетельствах;

наградных документах о награждении государственными наградами и ведомственными наградами;

ежемесячных сводных отчетах о вручении орденов, медалей, знаков отличия, нагрудных знаков и документов к ним;

актах инвентаризации;

подтверждениях о получении государственных наград;

протоколах вручения государственных наград;

книжках спасателей;

командировочных удостоверениях.

3.3. Оттиск круглой печати с воспроизведением герба Тамбовской области диаметром 25мм ставится на:

удостоверениях государственных служащих, выдаваемых администрацией области;

пропусках в здание администрации области;

удостоверениях к нагрудному знаку администрации области;

удостоверениях личности спасателей;

удостоверениях участников ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской атомной электростанции.

3.4.Оттиски простых печатей проставляются на документах, подписанных руководителями структурных подразделений; для заверения копий, выписок из документов; на реестрах получения и отправления корреспонденции через фельдъегерскую связь; на конвертах с корреспонденцией, отправляемых фельдъегерской связью; на бланках отправляемых телеграмм; в иных случаях, требующих при получении корреспонденции заверения оттиском печати; на отзывах, заключениях, выдаваемых организациям, учреждениям; на командировочных удостоверениях в графах «Отметка об убытии» и «Отметка о прибытии»; на трудовых книжках; на справках, подтверждающих стаж работы, других документах по личному составу.

3.5. Оттиски штампов в администрации области проставляются на документах для регистрации корреспонденции и для отметок справочного характера.

3.6.Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации области и его заместителей разрешается использовать при подготовке поздравительных, благодарственных писем, почетных грамот, при необходимости -на копиях поручений и подписанных в установленном порядке документов. Использование факсимиле при оформлении законов области, правовых актов администрации области, доверенностей, банковских платежных документов, счетов - фактур, и других подлинников документов запрещается.

4. Порядок хранения и передачи печатей и штампов в администрации области

4.1. Гербовые и простые печати администрации области должны храниться в сейфах или металлических шкафах. Простые штампы могут храниться в закрытых ящиках стола. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов несут лица, получившие их в установленном порядке.

4.2. Запрещается передача гербовой печати посторонним лицам и вынос ее за пределы здания администрации области.

Не допускается передача печатей и штампов другим гражданским служащим без соответствующих записей в журнале учета печатей и штампов.

4.3. Проверка наличия печатей и штампов, а также порядок их хранения и использования производится комиссией по проверке порядка хранения и использования печатей и штампов в администрации области не реже одного раза в год.

При выявлении нарушений положений, установленных настоящим Порядком, лица, ответственные за работу с печатями и штампами, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

4.4. При увольнении работников, получивших печати и штампы, они обязаны сдать их лицу, ответственному за учет печатей и штампов в администрации области.

4.5. В случае утраты или хищения печатей и штампов лица, ответственные за хранение и использование печатей и штампов, немедленно ставят об этом в известность управляющего делами администрации области и лицо, ответственное за учет печатей и штампов в администрации области.

Изготовление дубликатов печатей и штампов производится после проведения служебного расследования.

5. Порядок уничтожения и печатей и штампов в администрации области

5.1. Пришедшие в негодность, изношенные, не используемые и устаревшие печати и штампы передаются в отдел делопроизводства управления делами администрации области для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

5.2. Способ уничтожения печатей и штампов определяется комиссией по проверке порядка хранения и использования печатей и штампов в администрации области.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями.

Об уничтожении печатей и штампов составляется акт (приложение №2), который хранится вместе с журналом учета печатей и штампов. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати или штампа в журнал учета печатей и штампов.

Приложение 1

к Порядку учета, использования, хранения,

передачи и уничтожения печатей и штампов

в администрации области

№№ п/п

Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

Оттиск печати (штампа)

Наименование подразделения, должность и фамилия получателя

Роспись в получении, дата

Результат ежегодной проверки наличия печатей (штампов): их оттиск и дата проверки

Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата

Отметка об уничтожении, номер акта и дата

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Приложение 2

к Порядку изготовления, учета,

использования, хранения, передачи

и уничтожения печатей и штампов

в администрации области

АКТ

________ г. Тамбов №

(дата)

Об уничтожении печатей (штампов)

Основание: распоряжение администрации области от ________ № _____

_______________________________________________________________

(заголовок)

Составлен комиссией:

Председатель: _______________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

Члены комиссии: ______________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

____________________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

Присутствовали: ______________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

______________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

Печать (штамп) _________________________ администрации области

(наименование печати)

уничтожен(а) в связи с _________________________________________

(указать причину: изменение наименования, износ и т.д.)

Оттиск уничтоженной печати (штампа):

Способ уничтожения __________________________________________

Место и время уничтожения ____________________________________

Комиссия установила, что печать (штамп) приведена в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования.

Председатель комиссии: ____________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

Члены комиссии: __________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

__________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

Приложение 2

УТВЕРЖДЕН

распоряжением администрации области

от 07.02.2007 № 50-р

СПИСОК

комиссии по проверке порядка хранения и использования печатей и штампов в администрации области

Тацитова

Лидия Ивановна

- заместитель начальника управления делами администрации области, начальник отдела делопроизводства, председатель

Члены комиссии:

Генералова Ирина Геннадьевна

главный специалист-эксперт отдела кадровой работы управления государственной службы и организационной работы администрации области;

Нестеров Владимир Иванович

начальник отдела специальной документальной связи и защиты информации управления делами администрации области.

Приложение 3

УТВЕРЖДЕН

распоряжением администрации области

от 07.02.2007 № 50-р

ПЕРЕЧЕНЬ

лиц, ответственных за хранение и использование печатей и штампов в администрации области

№ пп

Наименование печати или штампа

Фамилия, имя, отчество лица, ответственного за хранение и использование

Занимаемая должность

1

2

3

4

1.

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

Шароватова Зоя Ивановна

заместитель начальника управления делами администрации области, главный бухгалтер

2.

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации №2

Тацитова Лидия Ивановна

заместитель начальника управления делами администрации области, начальник отдела делопроизводства

3.

Круглая печать с воспроизведением герба Тамбовской области диаметром 25 мм

Тацитова Лидия Ивановна

заместитель начальника управления делами администрации области, начальник отдела делопроизводства

4.

Круглая печать «Управление государственной службы и организационной работы администрации области»

Эсаулов Борис Николаевич

начальник управления государственной службы и организационной работы администрации области

5.

Круглая печать «Управление делами администрации области»

Князев Виктор Андреевич

управляющий делами администрации области

6.

Круглая печать «Отдел делопроизводства управления делами администрации области»

Тацитова Лидия Ивановна

заместитель начальника управления делами администрации области, начальник отдела делопроизводства

7.

Круглая печать «Отдел делопроизводства управления делами администрации области I»

Лежнева Надежда Александровна

заместитель начальника отдела делопроизводства управления делами администрации области

8.

Круглая печать «Для пакетов»

Кириллова Светлана Олеговна

главный специалист 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области

9.

Круглая печать «Для командировочных удостоверений»

Кириллова Светлана Олеговна

главный специалист 1 разряда отдела делопроизводства управления делами администрации области

10.

Круглая печать «Для платежных документов»

Шароватова Зоя Ивановна

заместитель начальника управления делами администрации области, главный бухгалтер

11.

Круглая печать «Для пакетов IV»

Быковский Александр Васильевич

консультант отдела специальной документальной связи и защиты информации управления делами администрации области

12.

Круглая печать «Для документов IV»

Быковский Александр Васильевич

консультант отдела специальной документальной связи и защиты информации управления делами администрации области

13.

Круглая печать «Для пакетов. Отдел специальной документальной связи и защиты информации»

Севенюк Валерий Васильевич

консультант отдела специальной документальной связи и защиты информации управления делами администрации области

14.

Круглая печать «Отдел специальной документальной связи и защиты информации»

Севенюк Валерий Васильевич

консультант отдела специальной документальной связи и защиты информации управления делами администрации области