О ВНЕДРЕНИИ I ЭТАПА ПОДСИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННИМИ РЕСУРСАМИ (ПУВП) РЕГИОНАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ (РИАС)



ГУБЕРНАТОР БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 10 ноября 2008 года № 693-р

О ВНЕДРЕНИИ I ЭТАПА ПОДСИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННИМИ ПРОЦЕССАМИ (ПУВП) РЕГИОНАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ (РИАС)

{ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

Распоряжение губернатора Белгородской области от 08.12.2009 года № 611-р, НГР: ru31000200900438}

В целях реализации Концепции создания региональной информационно-аналитической системы Белгородской области, утвержденной распоряжением правительства области от 4 февраля 2008 года №28-рп, повышения эффективности использования информационных технологий и дальнейшего совершенствования системы оценки результативности служебной деятельности гражданских служащих:

1. Внедрить с 1 декабря 2008 года в органах исполнительной власти и государственных органах области I этап подсистемы управления внутренними процессами (ПУВП) региональной информационно-аналитической системы (РИАС) (далее - Система) в части, касающейся работы с задачами по созданию и исполнению поручений.

{п.1. в редакции распоряжения губернатора Белгородской области от 08.12.2009 года № 611-р, НГР: ru31000200900438}

2. Утвердить Регламент работы в подсистеме управления внутренними ресурсами (ПУВП) региональной информационно-аналитической системы (РИАС) с задачами по созданию и исполнению поручений (прилагается).

3. Управлению информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора области (Банчук Ю.А.) обеспечить техническое сопровождение программного продукта и администрирование Системы.

4. Руководителям структурных подразделений органов исполнительной власти, государственных органов области, аппарата губернатора области и секретариата Совета безопасности области обеспечить использование Системы в работе сотрудников возглавляемого структурного подразделения и внедрить формирование отчетов оценки деятельности государственных гражданских служащих в тестовом режиме с 01 октября 2009 года.

{п.4. в редакции распоряжения губернатора Белгородской области от 08.12.2009 года № 611-р, НГР: ru31000200900438}

5. Определить контролером-аналитиком ПУВП РИАС по работе с поручениями губернатора области заместителя руководителя аппарата губернатора области - начальника управления организационно-контрольной работы и административной реформы аппарата губернатора области Р.В.Терещенко.

6. Определить администратором поручений губернатора области заместителя начальника отдела контроля, государственного реформирования и услуг управления организационно-контрольной работы и административной реформы аппарата губернатора области В.Н.Жданова.

7. Определить администратором поручений заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области помощника заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области Н.А.Терентьева.

8. Определить администратором поручений заместителя губернатора области - секретаря Совета безопасности области помощника заместителя губернатора области - секретаря Совета безопасности области А.В.Перепечая.

{п.5-8. добавлены в редакции распоряжения губернатора Белгородской области от 08.12.2009 года № 611-р, НГР: ru31000200900438}, далее нумерация изменена.

9. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области О.Н.Полухина.

Губернатор Белгородской области Е. Савченко

УТВЕРЖДЕН

распоряжением губернатора

Белгородской области

от 10 ноября 2008г.

№ 693-р

РЕГЛАМЕНТ

работы в подсистеме управления внутренними ресурсами (ПУВП) региональной информационно-аналитической системы (РИАС) с задачами по созданию и исполнению поручений

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает порядок работы в подсистеме управления внутренними ресурсами системы РИАС (далее - Система) по созданию и контролю исполнения поручений, определяет правила получения сотрудниками структурных подразделений аппарата губернатора области и департаментов области (далее - Структурные подразделения) прав доступа, ответственность за нарушение данного Регламента.

1.2. К поручениям, подлежащим обработке в Системе, относятся протоколы поручений, создаваемые по результатам проведения еженедельных совещаний у руководителей, и отдельные поручения руководителей, выдаваемые в устной или письменной форме.

1.3. Для обработки в Системе документов на бумажных носителях выполняется предварительный перевод их в электронную форму с использованием сканера и программ распознавания текста.

1.4. Электронные версии поручений, передаваемые посредством Системы без подписи и печати, приравниваются к поручениям на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью и заверенным печатью (до внедрения в Системе электронной цифровой подписи). Отсканированные с бумажных носителей документы, передаваемые посредством Системы, приравниваются к копиям бумажных документов.

2. Основные термины, применяемые в Системе

2.1. Пользователь Системы - подключенный в Систему работник Структурного подразделения, наделенный определенными правами доступа.

2.2. Права доступа - права, которыми обладает Пользователь при работе в Системе (права на чтение и просмотр различных видов документов и задач, а также редактирование документов, задач, структуры подразделений, данных пользователей и т.д.).

Права доступа и работы в Системе отражают комплекс функций, доступных пользователю.

2.3. Статус Пользователя в Системе определяется функциями, которые выполняются работником в Структурном подразделении (руководящие, исполнительские, учетные и т.д.).

В системе приняты следующие статусы Пользователя: Сотрудник, Делопроизводитель, Начальник, Администратор.

2.4. Сотрудник - статус Пользователя Системы - исполнителя задач, поставленных вышестоящим руководством. По умолчанию Сотрудник видит только свои задачи в Системе.

2.5. Делопроизводитель - статус Пользователя Системы, который дает права видеть как свои задачи, так и документы, в регистрации и сопровождении которых участвует Пользователь.

2.6. Начальник - руководитель Структурного подразделения или назначенный им сотрудник (ответственный), имеющий права на изменение организационной структуры Системы и добавление (удаление, корректировку данных) Пользователей, задач и документов в рамках данного Структурного подразделения и своих полномочий.

2.7. Администратор Системы - сотрудник, который осуществляет поддержку продуктивной эксплуатации Системы, подключает права доступа Пользователям различных подразделений и выполняет прочие административные полномочия.

2.8. Автор задачи - Пользователь Системы, ответственный за исполнение задачи.

2.9. Ответственный руководитель задачи - Пользователь Системы, включенный в задачу и являющийся ее руководящим исполнителем.

2.10. Контролер задачи - Пользователь Системы, который также как, и Автор задачи, имеет права контроля за исполнением задачи.

2.11. Архив задач - архив, предназначенный для длительного хранения закрытых задач и обеспечения возможности их просмотра.

2.12. Лента действий задачи - хронологическая последовательность выполненных в задаче действий Пользователей, в том числе действий по редактированию задачи.

3. Права и обязанности в Системе

3.1. Права и обязанности любого Пользователя Системы независимо от присвоенного статуса.

Пользователь Системы обязан:

- хранить в тайне свои параметры аутентификации для входа в Систему (логин и пароль);

- изменять свои параметры аутентификации (логин и пароль) при подозрении или уверенности в том, что они стали известны другим лицам;

- ежедневно просматривать поставленные ему задачи и вносить в Систему отчеты по исполнению выданных ему поручений.

Пользователь Системы имеет право:

- использовать для доступа к Системе приложение Информер или Веб-интерфейс Системы;

- редактировать параметры задачи в рамках своих полномочий;

- обращаться к Начальнику или Администратору Системы для подключения (удаления, корректировки) полномочий для себя или других Пользователей;

- указывать в своих личных данных дополнительные сведения о себе;

- обращаться к Начальнику или Администратору Системы в случае возникновения вопросов при работе в Системе.

3.2. Права и обязанности Пользователя Системы со статусом «Сотрудник».

Сотрудник выполняет обязанности и имеет минимальные права Пользователя Системы.

3.3. Права и обязанности Пользователя Системы со статусом «Делопроизводитель».

Делопроизводитель обязан:

- обеспечить своевременную регистрацию, редактирование, сопровождение и контроль исполнения документов и задач своего Структурного подразделения.

Делопроизводитель имеет право:

- просматривать исполнение задач и документов, которые были им зарегистрированы;

- редактировать параметры задач в рамках своих полномочий;

- добавлять новых исполнителей в задачи в соответствии с поручениями руководителя Структурного подразделения;

- контролировать сроки исполнения задач и направлять Сотрудникам подразделения напоминания о сроках исполнения.

3.4. Права и обязанности Пользователя Системы со статусом «Начальник».

Начальник обязан:

- обеспечить своевременную регистрацию и удаление из Системы Сотрудников своего подразделения при их приеме, увольнении или переводе, а также редактирование данных Сотрудников при изменениях фамилии, должности и т.д.;

- поддерживать организационную структуру своего подразделения в Системе в актуальном состоянии;

- ежедневно вносить в Систему поручения Сотрудникам своего подразделения и просматривать отчеты Сотрудников об исполнении поручений;

- при необходимости отправлять на доработку исполненные Сотрудниками поручения;

- завершать и отправлять «В архив» задачи по своим поручениям после представления Сотрудниками отчетов об исполнении этих поручений.

Начальник имеет право:

- просматривать задачи Пользователей Системы, расположенных в контролируемом подразделении, и контролировать их исполнение в рамках своих полномочий;

- администрировать подчиненные подразделения или делегировать эти обязанности начальникам или назначенным ответственным в подчиненных подразделениях;

- добавлять новых исполнителей в задачи, как по собственным поручениям, так и по поручениям, выданным вышестоящим руководителем.

3.5. Права и обязанности Пользователя Системы со статусом «Администратор».

Администратор Системы обязан и имеет право:

- подключать и удалять дополнительные полномочия Пользователям Системы в рамках рабочих групп на период их действия;

- подключать и удалять постоянные полномочия между Пользователями различных подразделений;

- переводить Пользователей Системы из одного в другое подразделение;

- администрировать полномочия руководителей Структурных подразделений;

- администрировать подразделения Системы верхнего уровня;

- подключать права администратора документооборота, инициатора документов, контролера документов и т.д. только на основании заявки.

4. Порядок работы с поручениями в Системе

4.1. Для максимального использования Системы необходимо:

- исключить хождение бумажных версий протоколов поручений в структурных подразделениях аппарата губернатора области и департаментах области;

-для управления подчинёнными Сотрудниками использовать возможность постановки задачи в Системе;

- для общения с вышестоящим руководством (служебные записки и отчётно-информационная документация) использовать возможность создания задачи себе от имени руководства (по согласованию с руководством);

- для общения с руководителями других Структурных подразделений (служебные записки и отчётно-информационная документация) использовать возможность создания задачи от имени общего вышестоящего руководителя (заместителя губернатора области, начальника департамента или другого руководителя) в целях соблюдения служебной иерархии.

4.2. Руководитель Структурного подразделения вводит поручение в Систему и контролирует его исполнение. Руководитель Структурного подразделения может назначить ответственного за выполнение этих функций (помощника, секретаря или другого сотрудника).

Для делегирования ответственному соответствующих прав руководитель Структурного подразделения направляет заявку (бумажным или электронным письмом) Администратору Системы, в которой указывает структурное подразделение, фамилию, имя и отчество ответственного, должность и предоставляемые права.

4.3. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким Сотрудникам, исполнитель, указанный в поручении первым, вводится в задаче в качестве Ответственного руководителя, остальные - в качестве исполнителей. Если в поручении за каким-либо исполнителем закреплены функции контроля, он вводится в задаче в качестве Контролера. Не включенные в Систему исполнители вводятся в задачу в качестве внешних Пользователей.

4.4. При сохранении поручение автоматически поступает ко всем включенным в задачу. Внешним Пользователям Системы поручения направляются по электронной почте.

При необходимости руководитель (ответственный) формирует, печатает, визирует протокол поручений и передает его вне Системы на бумажном носителе любым доступным способом (почта, электронная почта, факсимильная связь и т.д.).

4.5. Пользователь, имеющий статус «Начальник», выполняет одно из действий:

- добавляет одного или несколько Сотрудников из своего или подчиненных Структурных подразделений для исполнения поручения;

- создает подзадачу одному или нескольким Сотрудникам из своего или подчиненных Структурных подразделений для исполнения поручения;

- лично исполняет задачу-поручение и создает отчет о результатах исполнения.

4.6. Пользователь, имеющий статус «Сотрудник», исполняет поручение и создает отчет о результатах исполнения поручения.

4.7. При сохранении отчет автоматически попадает к Ответственному руководителю и Автору задачи, которые либо завершают исполнение поручения и закрывают задачу, либо возвращают ее Сотруднику для доработки.

Для формирования и печати протокола поручений с результатами исполнения необходимо, чтобы функции завершения задачи выполнялись Автором задачи.

4.8. Завершенные задачи хранятся в Архиве задач. В соответствии с правами доступа Пользователь Системы может просмотреть задачи, прикрепленные к ним файлы, ход исполнения задач в Архиве задач. Функции восстановления или удаления задачи из Архива задач доступны только Автору задачи.

4.9. Все выполняемые в задаче действия фиксируются в Ленте действий задачи и являются доступными для просмотра всем включенным в задачу.

4.10. Подробный порядок выполнения действий в Системе описан в Руководстве пользователя и Краткой инструкции по работе в подсистеме управления внутренними ресурсами (ПУВП) региональной информационной аналитической системы (РИАС) с задачами по созданию и исполнению поручений.

5. Информационная безопасность Системы

5.1. При работе с Системой за пределами корпоративной вычислительной сети органов исполнительной власти области связь с сервером АСОУД, а также все соединения в рамках данной Системы должны происходить только по защищенному протоколу передачи данных (HTTPS) для исключения перехвата информации.

5.2. При вводе нового Пользователя ему устанавливается стандартный пароль, который после первого входа Пользователя в систему должен быть изменён. При этом достигается уровень безопасности, при котором только сам Пользователь может работать под своим именем.

5.3. Дополнительные полномочия (в том числе на просмотр задач других Пользователей) назначаются на основании заявки в установленном порядке.

5.4. Все действия по вводу, переводу, удалению Пользователей и Структурных подразделений в Системе протоколируются и контролируются Администратором Системы.

5.5. Запрещается размещение в Системе информации ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»),

6. Ответственность

6.1. Каждый Пользователь несет ответственность за достоверность и своевременность внесения информации в Систему.

6.2. Руководители Структурных подразделений несут ответственность за своевременное администрирование Пользователей и организационной структуры своего подразделения в Системе.