Об утверждении Методических рекомендаций по развертыванию системы управления проектами в органах исполнительной власти Ярославской области



ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 11.08.2015 № 450-р

г. Ярославль

Ошибка! Неизвестное имя свойства документа.

В редакции распоряжения Губернатора ЯО от 13.07.2016 № 237-р ru 76000201601158

В целях повышения эффективности организации деятельности органов исполнительной власти Ярославской области по достижению их целей и решению поставленных задач:

1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по развертыванию системы управления проектами в органах исполнительной власти Ярославской области.

2. Руководителям проектов, по которым распоряжением Губернатора области от 06.04.2015 № 145-р «Об утверждении составов межфункциональных групп управления проектами, реализуемыми в 2015 году» утверждены составы межфункциональных групп управления проектами, обеспечить управление проектами в соответствии с Методическими рекомендациями, указанными в пункте 1.

3. Заместителю Губернатора области Краснову А.С. сформировать экспертный совет по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти Ярославской области в срок до 30 сентября 2015 года.

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора области Краснова А.С.

5. Распоряжение вступает в силу с момента подписания.

Председатель

Правительства области                                                                     А.Л. Князьков

УТВЕРЖДЕНЫ

распоряжением

Губернатора области

от 11.08.2015 № 450-р

В редакции распоряжения Губернатора ЯО от 13.07.2016 № 237-р ru 76000201601158

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по развертыванию системы управления проектами

в органах исполнительной власти Ярославской области

              1. Методические рекомендации по развертыванию системы управления проектами в органах исполнительной власти Ярославской области  (далее – Методические рекомендации) разработаны в соответствии с:

- Методическими рекомендациями по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденными распоряжением Министерства экономического развития Российской Федерации от 14 апреля 2014 г. № 26Р-АУ «Об утверждении Методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти»;

- ГОСТ  Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом», утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 декабря 2011 г. № 1582-ст «Об утверждении национального стандарта».

2. Методические рекомендации:

- определяют термины, используемые в процессах управления проектами;

- описывают процессы управления проектами;

- предоставляют методологическую основу, обеспечивающую единый подход в сфере управления проектами.

3. Основными целями внедрения проектного управления являются:

- обеспечение достижения результатов, запланированных органами исполнительной власти Ярославской области (далее – ОИВ ЯО);

- обеспечение соблюдения и сокращения сроков достижения результатов;

- повышение эффективности использования ресурсов;

- обеспечение прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых ОИВ ЯО решений;

- повышение              эффективности              внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с организациями, привлекаемыми ОИВ ЯО, за счет использования единых подходов проектного управления.

              4. Применение Методических рекомендаций рекомендуется для управления проектной деятельностью, соответствующей 4 и более критериям:

- уникальность результатов деятельности в масштабах региона;

- необходимость параллельной реализации мероприятий по нескольким направлениям для достижения результата деятельности;

- наличие выявленных рисков, наступление которых возможно в ходе выполнения деятельности;

- необходимость участия двух и более ОИВ ЯО/ структурных подразделений аппарата Правительства области/ органов местного самоуправления муниципальных образований области/ организаций, привлекаемых ОИВ ЯО;

- наличие зафиксированной (в федеральных или региональных нормативных правовых актах, протоколах) даты, к моменту наступления которой должен быть достигнут результат деятельности;

- наличие выделенных объемов финансирования для достижения результатов деятельности;

- продолжительность деятельности – не менее 3 месяцев.

Проекты длительностью более года разделяются на этапы. Для каждого этапа проекта разрабатывается паспорт, формируются межфункциональная группа управления проектом, план-график проекта. Наименование проекта остается неизменным в течение всего срока его реализации, номер этапа указывается в скобках.

Перечень терминов приведен в приложении 1 к Методическим рекомендациям.

Методика управления проектами в ОИВ ЯО приведена в приложении 2 к Методическим рекомендациям.

Положение о центральном проектном офисе ОИВ ЯО приведено в приложении 3 к Методическим рекомендациям.

Положение о центральном экспертном совете по вопросам проектной деятельности приведено в приложении 4 к Методическим рекомендациям.

Методика формирования и функционирования межфункциональных групп управления проектами в ОИВ ЯО приведена в приложении 5 к Методическим рекомендациям.

Положение об отраслевом экспертном совете по вопросам проектной деятельности приведено в приложении 6 к Методическим рекомендациям.

Положение об отраслевом проектном офисе ОИВ ЯО приведено в приложении 7 к Методическим рекомендациям.

Приложение 1

к Методическим рекомендациям

ПЕРЕЧЕНЬ ТЕРМИНОВ

Администратор проекта – должностное лицо органа исполнительной власти Ярославской области (далее – ОИВ ЯО)/ структурного подразделения аппарата Правительства области (далее – СППО)/ учреждения, находящегося в функциональном подчинении ОИВ ЯО, отвечающее за организацию процесса планирования проекта, подготовку отчетности по проекту, сопровождение согласования паспорта проекта, плана-графика проекта, формирование архива проекта, организацию заседаний межфункциональной группы управления проектом, ведение протоколов заседаний межфункциональной группы управления проектом и оказание иной административной поддержки руководителю проектов

Архив проекта – совокупность документов по проекту, имеющая заданную структуру

Заинтересованные стороны – ОИВ ЯО/ СППО/ органы местного самоуправления муниципальных образований области, некоммерческие объединения, предприятия, организации, которые активно участвуют в проекте, могут влиять на проект, интересы которых могут быть затронуты в ходе реализации проекта

Запрос на изменение в проекте – предложения по изменениям в проекте относительно утвержденных документов (паспорта проекта, плана-графика проекта, состава межфункциональной группы управления проектом). Запрос на изменение в проекте содержит описание предложений по изменениям, обоснование их необходимости, оценку последствий принятия или отклонения предлагаемых изменений,альтернативные варианты изменений и их положительные и отрицательные стороны

Информационная система управления проектами – информационная система, обеспечивающая поддержку проектной деятельности

Исполнители проекта – должностные лица ОИВ ЯО/ СППО, органов местного самоуправления муниципальных образований области, а также сотрудники организаций, привлекаемых ОИВ ЯО, ответственные за реализацию мероприятий для достижения контрольных событий проекта

Контрольное событие – значимое событие проекта или процесса, отражающее получение измеримых результатов и имеющее только срок окончания. Примеры контрольных событий: утверждено положение, запущена информационная система в промышленную эксплуатацию

Куратор проекта – должностное лицо, отвечающее за обеспечение проекта ресурсами и разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта

Межфункциональная группа управления проектом – группа сотрудников ОИВ ЯО, органов местного самоуправления муниципальных образований области, организаций, привлекаемых ОИВ ЯО, а также сторонних экспертов. Межфункциональная группа управления проектом формируется руководителем проекта с целью эффективного достижения целей проекта. Межфункциональная группа управления проектом создается на срок реализации проекта

Мероприятие – набор связанных действий, выполняемых для достижения целей проекта (процесса), имеющих сроки начала и окончания. Примеры мероприятий: определение ключевых показателей, подготовка сводного отчета

Оперативное управление – управление в краткосрочной перспективе, на период от 1 месяца до 1 года с контролем раз в неделю/месяц

Отраслевой проектный офис ОИВ ЯО – группа сотрудников/ сотрудник ОИВ ЯО, на которых(ого) возложены функции по внедрению и сопровождению проектно-ориентированной системы управления и командной работы в соответствующем органе власти

Отраслевой экспертный совет по вопросам проектной деятельности – совещательно-консультационный орган при заместителе Губернатора области/ заместителе Председателя Правительства области, образованный в целях экспертного рассмотрения проектов, инициированных курируемыми ОИВ ЯО/ СППО

Отчет по проекту – документ, включающий информацию о фактическом достижении контрольных событий, прогнозе достижения контрольных событий, причинах их недостижения, нарушении сроков, рисках проекта и способах их снятия/минимизации, ключевых результатах, достигнутых за период, открытых вопросах, требующих решения руководства (куратора/руководителя проекта)

Паспорт проекта – документ, в котором содержится ключевая информация о проекте

План-график проекта – документ, включающий в себя мероприятия, контрольные события проекта, сведения о связях между ними, а также об исполнителях, сроках реализации мероприятий и достижения контрольных событий

Приоритетный проект – проект, инициированный Губернатором области, либо проект, контрольные события которого направлены на достижение показателей, установленных отдельными указами Президента Российской Федерации (указы Президента Российской Федерацииот 7 мая 2012 года № 596 «О долгосрочной государственной экономической политике», от 7 мая 2012 года № 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики», от 7 мая 2012 года № 598 «О совершенствовании государственной политики в сфере здравоохранения», от  7 мая 2012 года № 599 «О мерах по реализации государственной политики в области образования и науки», от 7 мая 2012 года № 600 «О мерах по обеспечению граждан Российской Федерации доступным и комфортным жильём и повышению качества жилищно-коммунальных услуг»,от 7 мая 2012 года № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления», от 7 мая 2012 года № 602 «Об обеспечении межнационального согласия», от 7 мая 2012 года № 603 «О реализации планов (программ) строительства и развития Вооружённых Сил Российской Федерации, других войск, воинских формирований и органов и модернизации оборонно-промышленного комплекса», от 7 мая 2012 года № 604 «О дальнейшем совершенствовании военной службы в Российской Федерации», от 7 мая 2012 года № 605 «О мерах по реализации внешнеполитического курса Российской Федерации», от 7 мая 2012 года № 606 «О мерах по реализации демографической политики в Российской Федерации», от 21 августа 2012 года № 1199 «Об оценке эффективности деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации», от 10 сентября 2012 года № 1276 «Об оценке эффективности деятельности руководителей федеральных органов исполнительной власти и высших должностных лиц (руководителей высших исполнительных органов государственной власти) субъектов Российской Федерации по созданию благоприятных условий ведения предпринимательской деятельности»),определенных Стратегией социально-экономического развития Ярославской области до 2025 года, утвержденной постановлением Правительства области от 06.03.2014 № 188-п «Об утверждении Стратегии социально-экономического развития Ярославской области до 2025 года», федеральными ведомствами. Администратором приоритетного проекта является сотрудник центрального проектного офиса ОИВ ЯО

Проект – комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений

Риски проекта – вероятностные события, которые в случае их наступления могут оказать как отрицательное, так и положительное влияние на проект

Руководитель проекта – должностное лицо ОИВ ЯО/ СППО, которое отвечает за достижение целей проекта, руководит процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта, осуществляет оперативное управление проектом

Центральный проектный офис ОИВ ЯО  – структурное подразделение управления государственной службы и кадровой политики Правительства области, организующее планирование и контроль проектной деятельности, внедрение и сопровождение проектно-ориентированной системы управления и командной работы в ОИВ ЯО

Центральный экспертный совет по вопросам проектной деятельности – совещательный орган, образованный для обеспечения эффективного взаимодействия ОИВ ЯО/ СППО при формировании единых принципов управления проектами

Управление проектом – планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленные на эффективное достижение целей проекта

Приложение 2

к Методическим рекомендациям

МЕТОДИКА

управления проектами в органах исполнительной власти

Ярославской области

1. Общие положения

1.1. Методика управления проектами в органах исполнительной власти Ярославской области (далее – Методика) определяет принципы и порядок управления проектами в органах исполнительной власти Ярославской области (далее – ОИВ ЯО).

1.2. Методическая поддержка организации проектного управления и координация проектов, реализуемых в ОИВ ЯО, осуществляются центральным проектным офисом ОИВ ЯО.

2. Процессы оперативного управления проектом

2.1. Управление проектами состоит из следующих процессов:

- инициация проекта;

- планирование проекта;

- исполнение проекта;

- управление изменениями проекта;

- контроль за реализацией проекта;

- завершение проекта.

Схема процессов управления проектом приведена в приложении 1 к Методике.

2.2. Инициация проекта.

В процессе инициации проводится всестороннее обсуждение идеи проекта со всеми заинтересованными сторонами, определяются цели проекта. Также оцениваются затраты и сроки реализации проекта.

Процесс инициации считается завершенным после утверждения состава межфункциональной группы управления проектом (далее – МФГ) распоряжением Губернатора области и паспорта проекта куратором проекта.

2.2.1. Руководители ОИВ ЯО и структурных подразделений аппарата Правительства области (далее – СППО) направляют секретарю отраслевого экспертного совета по вопросам проектной деятельности (далее – отраслевой экспертный совет) информацию о предлагаемом проекте по форме согласно приложению 2 к Методике и заполненный лист оценки соответствия предлагаемого проекта критериям проектной деятельности по форме согласно приложению 3 к Методике. 

2.2.2. Представленные документы по проекту рассматриваются на заседании отраслевого экспертного совета не позднее 1 месяца с даты направления документов секретарю отраслевого экспертного совета.

На заседание отраслевого экспертного совета приглашаются представители заинтересованных сторон.

Члены отраслевого экспертного совета проводят оценку соответствия проекта критериям проектной деятельности и принимают решение о соответствии/несоответствии по каждому критерию. Решения отраслевого экспертного совета по каждому критерию заносятся секретарем отраслевого экспертного совета в лист оценки соответствия предлагаемого проекта критериям проектной деятельностипо форме согласно приложению 3 к Методике. На основании принятых решений о соответствии/несоответствии проекта критериям проектной деятельности члены отраслевого экспертного совета принимают решение о целесообразности/нецелесообразности применения к проекту Методики. Решение о целесообразности/нецелесообразности применения к проекту Методики заносится в протокол заседания.

К протоколу заседания отраслевого экспертного совета прикладываются заполненные листы оценки по каждому проекту. Протокол заседания отраслевого экспертного совета направляется секретарем отраслевого экспертного совета в центральный проектный офис ОИВ ЯО в течение 3 дней с даты заседания.

Решение о целесообразности применения к проекту Методики является основанием для включения центральным проектным офисом ОИВ ЯО предлагаемого проекта в перечень проектов на текущий год.

2.2.3. Центральный проектный офис ОИВ ЯО на основании протоколов заседаний отраслевых экспертных советов формирует/вносит изменения в перечень проектов на текущий год по форме согласно приложению 4 к Методике в течение 5 рабочих дней с даты принятия решения отраслевым экспертным советом.

Перечень проектов на текущий год утверждается Губернатором области в срок до 01 февраля текущего года. Утвержденный перечень проектов на текущий год центральный проектный офис ОИВ ЯО размещает на странице управления государственной службы и кадровой политики Правительства области на официальном портале органов государственной власти Ярославской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в течение 3 дней с даты утверждения.

2.2.4. Внесение изменений в перечень проектов на текущий год осуществляется в порядке, предусмотренном подпунктом 2.2.3 пункта 2.2 данного раздела Методики.

2.2.5. Руководитель проекта разрабатывает паспорт проекта по форме согласно приложению 5 к Методике и состав МФГ на текущий год в течение 10 рабочих дней с даты утверждения/внесения изменений в перечень проектов на текущий год.

2.2.6. Паспорт проекта согласовывается  в единой системе электронного документооборота органов государственной власти Ярославской области (далее – ЕСЭД ЯО) по маршруту «Согласование».

В строке «Согласующие» указываются фамилия, имя и отчество руководителя центрального проектного офиса ОИВ ЯО. В строке «Подписант» указываются фамилия, имя и отчество куратора проекта.

В срок не более 3 рабочих дней с даты утверждения администратор проекта размещает паспорт проекта в базе знаний органов государственной власти Ярославской области «ДИАрама».

2.2.7. Составы МФГ утверждаются распоряжением Губернатора области. Проект распоряжения на основании информации руководителей проектов о составах МФГ разрабатывает центральный проектный офис ОИВ ЯО в течение 1 месяца с даты утверждения/внесения изменений в перечень проектов на текущий год.

2.3. Планирование проекта.

2.3.1. В течение 3 рабочих дней со дня утверждения паспорта проекта куратором проекта руководитель проекта организует установочное заседание МФГ, на котором информирует членов МФГ об основных параметрах проекта (целях, сроках, бюджете) и доводит до их сведения план работы МФГ.

2.3.2. Планирование проекта осуществляется руководителем проекта, администратором проекта и привлеченными ими членами МФГ. План-график проекта по форме согласно приложению 6 к Методике составляется не позднее 10 рабочих дней с даты проведения установочного заседания МФГ (графа 6 заполняется в случае решения руководителя проекта о необходимости управления бюджетом проекта).

2.3.3. На этапе планирования проекта проводятся разделение проекта на мероприятия и выделение контрольных событий. Целесообразно выделять не менее 1 контрольного события в месяц по каждой группе взаимосвязанных мероприятий.

2.3.4. План-график проекта согласовывается в ЕСЭД ЯО по маршруту «Согласование» с  руководителем центрального проектного офиса ОИВ ЯО.             

План-график проекта рассматривается на заседании МФГ. Решение об утверждении плана-графика заносится в протокол. Протокол заседания оформляется администратором проекта в ЕСЭД ЯО. План-график проекта является приложением к протоколу. Протокол утверждает руководитель проекта не позднее 3 рабочих дней с даты заседания МФГ. В список рассылки включается руководитель центрального проектного офиса ОИВ ЯО.

В течение 3 дней с даты утверждения протокола администратор проекта размещает протокол и план-график проекта в базе знаний органов государственной власти Ярославской области «ДИАрама».

2.4. Исполнение проекта.

Исполнение проекта осуществляется исполнителями проекта в соответствии с утвержденными планом-графиком проекта. Исполнители проекта реализуют мероприятия проекта и достигают контрольных событий, при этом информируют руководителя проекта о возникающих проблемах посредством представления отчетов о ходе реализации мероприятий проекта.

2.5. Управление изменениями проекта.

2.5.1. Исполнитель проекта имеет право направить в рамках отчета о ходе реализации мероприятий проекта руководителю проекта запрос на изменение паспорта проекта, состава МФГ, плана-графика проекта.

2.5.2. Запросы на изменения одобряет/отклоняет:

- руководитель проекта, в случае если предлагаемые изменения не влияют на конечный срок реализации проекта, бюджет проекта, результаты проекта;

- куратор проекта, в случае если предлагаемые изменения влияют на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта.

2.5.3. Внесение изменений в паспорт проекта, план-график проекта, состав МФГ осуществляется в порядке, установленном подпунктами 2.2.6, 2.2.7 пункта 2.2,  подпунктом 2.3.4 пункта 2.3 данного раздела Методики.

2.6. Контроль за реализацией проекта.

2.6.1. В последний рабочий день месяца каждый исполнитель проекта (при наличии в отчетном периоде контрольных событий, исполнителем которых он является) направляет по электронной почте администратору проекта отчет о ходе реализации мероприятий проекта по форме согласно приложению 7 к Методике.

2.6.2. В течение 1 рабочего дня с момента получения отчетов от исполнителей проекта администратор проекта готовит отчет о статусе проекта по форме согласно приложению 8 к Методике и направляет его на согласование  в ЕСЭД ЯО по маршруту «Согласование».

В случае если отчет содержит запрос на изменения, влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта, в строке «Подписант» указываются фамилия, имя, отчество куратора проекта. В строке «Согласующие» указываются:

- фамилия, имя, отчество сотрудника отраслевого проектного офиса ОИВ ЯО;

- фамилия, имя, отчество руководителя проекта.

В случае если отчет содержит запрос на изменения, не влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта, в строке «Подписант» указываются фамилия, имя, отчество руководителя проекта. В строке «Согласующие» указываются фамилия, имя, отчество сотрудника отраслевого проектного офиса ОИВ ЯО.

Куратор/руководитель проекта утверждает отчет о статусе проекта в случае одобрения предложенных в отчете изменений либо возвращает отчет о статусе проекта на доработку в случае отклонения предложенных изменений.

По решению руководителя проекта отчет о статусе проекта до согласования/утверждения может рассматриваться на заседании МФГ.

Протоколы заседаний МФГ размещаются в срок не более 3 рабочих дней с даты заседания МФГ администратором проекта в базе знаний органов государственной власти «ДИАрама».

2.6.3. В срок не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным, администратор проекта:

- размещает утвержденный отчет о статусе проекта в базе знаний органов государственной власти Ярославской области «ДИАрама»;

- направляет утвержденный отчет о статусе проекта в центральный проектный офис ОИВ ЯО.

2.6.4. Центральный проектный офис ОИВ ЯО на основании отчетов о статусе проектов не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным:

- готовит сводный отчет о реализации проектов по форме согласно приложению 9 к Методике;

- размещает сводный отчет о реализации проектов в базе знаний органов государственной власти Ярославской области «ДИАрама»;

-  направляет сводный отчет о реализации проектов председателю центрального экспертного совета по вопросам проектной деятельности, председателям отраслевых экспертных советов.

2.7. Завершение проекта.

2.7.1. Проект завершается в связи с наступлением срока окончания либо досрочно.

Проект завершается досрочно:

- в случае принятия отраслевым экспертным советом решения о досрочном завершении проекта:

на основании информации руководителя проекта о возникновении неустранимых условий, при которых проект не может продолжаться;

на основании информации центрального проектного офиса ОИВ ЯО о наличии отставания от плана-графика проекта, при котором цели проекта не могут быть достигнуты в плановые сроки;

- в случае досрочного (ранее указанного в паспорте срока окончания проекта) достижения целей проекта.

2.7.2. При завершении проекта руководитель проекта готовит итоговый отчет о реализации проекта по форме согласно приложению 10 к Методике в течение 3 рабочих дней с даты наступления планового срока окончания проекта/ даты утверждения протокола отраслевого экспертного совета с решением о досрочном завершении проекта.

Итоговый отчет о реализации проекта руководитель проекта направляет в ЕСЭД ЯО по маршруту «Согласование».

В строке «Согласующие» указываются фамилия, имя и отчество сотрудника отраслевого проектного офиса ОИВ ЯО. В строке «Подписант» указываются фамилия, имя и отчество куратора проекта.

В течение 3 рабочих дней с даты утверждения итогового отчета о реализации проекта администратор проекта:

- размещает итоговый отчет о реализации проекта в базе знаний органов государственной власти Ярославской области «ДИАрама»;

- направляет итоговый отчет о реализации проекта секретарю отраслевого экспертного совета.

Секретарь отраслевого экспертного совета ОИВ ЯО включает вопрос о рассмотрении итогового отчета о реализации проекта в проект повестки очередного заседания отраслевого экспертного совета.

Государственная эталонная база данных правовых актов Ярославской области

Страница 1 из 33

Приложение 1

к Методике управления проектами

в органах исполнительной власти

Ярославской области

СХЕМА

процессов управления проектом

Список используемых сокращений

Методика –Методика управления проектами в органах исполнительной власти Ярославской области

МФГ – межфункциональная группа управления проектом

ОИВ ЯО – органы исполнительной власти Ярославской области

Отраслевой экспертный совет – отраслевой экспертный совет по вопросам проектной деятельности

СППО – структурные подразделения аппарата Правительства области

Приложение 2

к Методике управления проектами

в органах исполнительной власти

Ярославской области

Форма

ИНФОРМАЦИЯ

о  предлагаемом проекте

________________________________________________________

(Ф.И.О. руководителя органа исполнительной власти Ярославской области/

________________________________________________

структурногоподразделения аппарата Правительства области)

№ п/п

Наименование раздела

Содержание раздела

1.

Краткое наименование предлагаемого проекта

2.

Территория реализации*

3.

Проблема, на решение которой направлен предлагаемый проект

4.

Информация о существующей практике решения проблемы (при наличии)

5.

Краткое описание предлагаемого проекта. Основные этапы реализации проекта

6.

Ожидаемый результат от реализации предлагаемого проекта, в том числе планируемые результаты на конец каждого года реализации проекта

7.

Необходимые объемы финансирования, в том числе по каждому году реализации проекта

8.

Источник(и) финансирования

9.

Сроки реализации

10.

Заинтересованные стороны проекта

11.

Ф.И.О. куратора проекта

12.

Ф.И.О. руководителя проекта

13.

Проект приоритетный (да/нет)

* Указывается муниципальный район/ городской округ/ городское (сельское) поселение/ населенный пункт области, на территории которого предполагается реализация проекта. В случае реализации проекта во всех муниципальных районах/ городских округах/ городских (сельских) поселениях/ населенных пунктах указывается Ярославская область.

Приложение 3

к Методике управления проектами

в органах исполнительной власти

Ярославской области

Форма

ЛИСТ ОЦЕНКИ

соответствия предлагаемого проекта критериям проектной деятельности

____________________________________________________________

(Ф.И.О. руководителя органа исполнительной власти Ярославской области/

__________________________________________________

структурного подразделения аппарата Правительства области)

              Дата проведения оценки: «____» ____________ 20__ г.

              Наименование предлагаемого проекта: ___________________________

__________________________________________________________________

              Критерии оценки:

№ п/п

Наименование критерия

Отметка руководителя органа исполнительной власти Ярославской области/ структурного подразделения аппарата Правительства области о соответствии критерию (+/-)

Отметка отраслевого экспертного совета по вопросам проектной деятельности о соответствии критерию

(+/-)

1

2

3

4

1.

Уникальность результатов деятельности в масштабах региона

2.

Необходимость параллельной реализации мероприятий по нескольким направлениям для достижения результата деятельности

3.

Наличие выявленных рисков, наступление которых возможно в ходе выполнения деятельности

4.

Необходимость участия двух и более органов исполнительной власти Ярославской  области/  структурных

1

2

3

4

подразделений аппарата Правитель-ства области/ органов местного самоуправления муниципальных образований области/ организаций, привлекаемых органами исполнительной власти Ярославской области

5.

Наличие зафиксированной (в федеральных или региональных нормативных правовых актах, протоколах) даты, к моменту наступления которой должен быть достигнут результат деятельности

6.

Наличие выделенных объемов финансирования для достижения результатов деятельности

7.

Продолжительность предлагаемого проекта – не менее 3 месяцев

              Приложение 4

к Методике управления проектами

в органах исполнительной власти

Ярославской области

                                                                                            Форма

УТВЕРЖДАЮ

Губернатор области

___________/___________________/

     (подпись)                               (Ф.И.О.)

«____» ____________ 20____ г.

ПЕРЕЧЕНЬ

проектов на _____ год

№ п/п

Наименование проекта

ОИВ ЯО/ СППО,

инициировавший проект

Отметка о приоритетности проекта (да/нет)

Список используемых сокращений

ОИВ ЯО –  органы исполнительной власти Ярославской области

СППО – структурные подразделения аппарата Правительства области

Государственная эталонная база данных правовых актов Ярославской области

Страница 1 из 33

Приложение 5

к Методике управления проектами

в органах исполнительной власти

Ярославской области

Форма

УТВЕРЖДАЮ

Куратор проекта

____________/_________________/    (подпись)                                (Ф.И.О.)

«____» _____________ 20___ г.

ПАСПОРТ проекта

_________________________________________________________

(наименование проекта)

Основания для инициации проекта

Цель (цели) проекта

Результат (результаты) 

проекта

Период реализации проекта

Бюджет проекта

Руководитель проекта

____________________

__________________

Администратор проекта

     ____________________

__________________

Приложение 6

к Методике управления проектами

в органах исполнительной власти

Ярославской области

Форма

ПЛАН-ГРАФИК

проекта ________________________________ на 20__ год

(наименование проекта)

№

п/п

Наименование мероприятия/ контрольного события

Номер

мероприятия-предшественника

Дата начала мероприятия

Дата окончания мероприятия/ наступления контрольного события

Бюджет (план), тыс. руб.*

Исполнитель проекта  (Ф.И.О.)

1.

1.1.

1.1.1.

1.1.2.

1.2.

1.3.

2.

…

* Заполняется в случае принятия руководителем проекта решения о необходимости управления бюджетом проекта.

Приложение 7

к Методике управления проектами

в органах исполнительной власти

Ярославской области

Форма

ОТЧЕТ

о ходе реализации мероприятий проекта _________________________________________________________

                                                                                                                                   (наименование проекта)

за ____________ 20__ года* ________________________________

(месяц)                                             (Ф.И.О. исполнителя проекта)

№ п/п

Наименование контрольного события

Плановый срок

Фактический срок

Бюджет** (план),

тыс. руб.

Бюджет** (факт),

тыс. руб.

Причины отклонений

Запрос на изменения

Прогноз достижения контрольных событий, запланированных на следующий отчетный период

Проблемы, возникшие при реализации проекта

* Отчет составляется нарастающим итогом за период от даты начала проекта до отчетной даты.

** Заполняется в случае наличия информации о бюджете проекта в плане-графике проекта.

Приложение 8

к Методике управления проектами

в органах исполнительной власти

Ярославской области

Форма

ОТЧЕТ

о статусе проекта

______________________________________________________ за ___________ 20___ года1

                                                        (наименование проекта)                                                                   (месяц)

№ п/п

Наименование контрольного события

Плановый срок

Фактический срок2

Бюджет3 (план),

тыс. руб.

Бюджет3 (факт),

тыс. руб.

Исполнитель проекта (Ф.И.О.)

Причины отклонений

Наличие запроса на изменение

Решение куратора/руководителя по запросу на изменение4

Прогноз достижения контрольных событий, запланированных на следующий отчетный период

Проблемы, возникшие при реализации проекта

1  Отчет составляется нарастающим итогом за период от даты начала проекта до даты отчета.

2 Ячейки, в которых фактический срок меньше или равен плановому, выделяются зеленым цветом. Ячейки, в которых фактический срок больше планового, выделяются красным цветом.

3 Заполняется в случае наличия информации о бюджете проекта в плане-графике проекта.

4 Если предлагаемые изменения не влияют на конечный срок реализации проекта, бюджет проекта, результаты проекта, решение об их одобрении/отклонении принимает руководитель проекта.

Если предлагаемые изменения влияют на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта, решение об их одобрении/отклонении принимает куратор проекта.

Приложение 9

к Методике управления проектами

в органах исполнительной власти

Ярославской области

Форма

СВОДНЫЙ ОТЧЕТ

о реализации проектов за _____________ 20__ года

                                          (месяц)

№

п/п

Наименование проекта

Информация о ходе реализации проекта*

Причины отклонений

* Ячейка выделяется:

- зеленым цветом, если нет отклонений в реализации проекта;

- желтым цветом, если отклонения в реализации проекта не являются критичными;

- красным цветом, если отклонения в реализации проекта являются критичными.

Государственная эталонная база данных правовых актов Ярославской области

Страница 1 из 33

Приложение 10

к Методике управления проектами

в органах исполнительной власти

Ярославской области

Форма

УТВЕРЖДАЮ

Куратор проекта

____________/_________________/

                                                                                                                (подпись)                                (Ф.И.О.)

                                                                                                      «____» _____________ 20___ г.

ИТОГОВЫЙ ОТЧЕТ

о реализации проекта ______________________________________________________

                            (наименование проекта)

№

п/п

Наименование

План

Факт

Причины отклонений

1.

Результаты проекта, зафиксированные в паспорте проекта

2.

Краткое описание проблем выполнения проекта и способов, примененных для их решения

Государственная эталонная база данных правовых актов Ярославской области

Страница 1 из 33

Приложение 3

к Методическим рекомендациям

ПОЛОЖЕНИЕ

о центральном проектном офисе органов исполнительной власти

Ярославской области

1. Общие положения

1.1. Центральный проектный офис органов исполнительной власти Ярославской области (далее – центральный проектный офис ОИВ ЯО) – структурное подразделение управления государственной службы и кадровой политики Правительства области, организующее планирование и контроль проектной деятельности, внедрение и сопровождение проектно-ориентированной системы управления и командной работы в органах исполнительной властиЯрославской области (далее – ОИВ ЯО).

1.2. Основной целью деятельности центрального проектного офиса ОИВ ЯО является повышение результативности и эффективности деятельности ОИВ ЯО за счет обеспечения необходимого качества управления проектами, реализуемыми в ОИВ ЯО.

1.3. Центральный проектный офис ОИВ ЯО выполняет также задачи отраслевого проектного офиса аппарата Правительства области.

2. Основные задачи центрального проектного офиса ОИВ ЯО

Основными задачами центрального проектного офиса ОИВ ЯО являются:

- обеспечение методической, информационной и административной поддержки процесса реализации проектов в ОИВ ЯО;

- разработка,  внедрение и поддержка в актуальном состоянии нормативной методической документации по проектному управлению в ОИВ ЯО;

- проверка паспортов проектов, планов-графиков проектов, отчетов о статусе проектов, итоговых отчетов о реализации проектов на предмет соответствия Методике управления проектами в ОИВ ЯО;

- подготовка сводного отчета о ходе реализации проектов;

- администрирование приоритетных проектов;

- формирование архива  по завершенным проектам;

- анализ лучших практик управления проектами и их применение;

- внедрение, поддержка и развитие системы мотивации членов межфункциональных групп управления проектами;

- внедрение, поддержка и развитие информационной системы управления проектами в ОИВ ЯО;

- координация обучения проектному управлению и обучение основам управления проектами в ОИВ ЯО в рамках Корпоративного университета Правительства Ярославской области;

- взаимодействие с федеральными органами власти, с органами власти субъектов Российской Федерации по вопросам внедрения и развития системы проектного управления;

- консолидация опыта управления проектами в Ярославской области.

3. Права и полномочия центрального проектного офиса ОИВ ЯО

Центральный проектный офис ОИВ ЯО для выполнения своих задач в пределах своей компетенции вправе:

- запрашивать необходимую информацию и материалы у ОИВ ЯО;

- давать разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию центрального проектного офиса ОИВ ЯО;

- направлять сотрудника центрального проектного офиса ОИВ ЯО для участия в совещаниях и иных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы, находящиеся в компетенции центрального проектного офиса ОИВ ЯО.

4. Состав и организация работы центрального проектного офиса ОИВ ЯО

4.1. Состав центрального проектного офиса ОИВ ЯО:

- руководитель центрального проектного офиса ОИВ ЯО – руководитель структурного подразделения управления государственной службы и кадровой политики Правительства области, организующего планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку и развитие проектно-ориентированной системы управления в ОИВ ЯО;

- сотрудники центрального проектного офиса ОИВ ЯО – сотрудники структурного подразделения управления государственной службы и кадровой политики Правительства области, организующего планирование и контроль проектной деятельности, внедрение, поддержку и развитие проектно-ориентированной системы управления в ОИВ ЯО.

4.2. Руководитель центрального проектного офиса ОИВ ЯО:

- организует и контролирует работу центрального проектного офиса ОИВ ЯО;

- организует привлечение экспертов (сотрудников проектных офисов других регионов Российской Федерации, членов Совета по внедрению проектного управления в федеральных органах исполнительной власти и органах государственной власти субъектов Российской Федерации, созданного при Министерстве экономического развития Российской Федерации, сотрудников автономной некоммерческой организации «Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации», сотрудников организаций, оказывающих консультационные услуги в сфере проектного управления) в рамках задач, решаемых центральным проектным офисом ОИВ ЯО.

4.3. Сотрудники центрального проектного офиса ОИВ ЯО выполняют задачи центрального проектного офиса ОИВ ЯО в соответствии с должностными обязанностями, распределенными между ними руководителем центрального проектного офиса ОИВ ЯО, согласно действующим должностным регламентам.

Приложение 4

к Методическим рекомендациям

ПОЛОЖЕНИЕ

о центральном экспертном совете по вопросам проектной деятельности

1. Общие положения

1.1. Центральный экспертный совет по вопросам проектной деятельности (далее – центральный экспертный совет) является совещательным органом, образованным для обеспечения эффективного взаимодействия органов исполнительной власти Ярославской области (далее – ОИВ ЯО) и структурных подразделений аппарата Правительства области (далее – СППО) при формировании единых принципов управления проектами.

1.2. Председателем центрального экспертного совета является заместитель Губернатора области, курирующий вопросы правового, кадрового и организационного обеспечения деятельности ОИВ ЯО.

1.3. Центральный экспертный совет также выполняет и задачи отраслевого экспертного совета при заместителе Губернатора области, курирующем вопросы правового, кадрового и организационного обеспечения деятельности ОИВ ЯО.

1.4. Центральный экспертный совет взаимодействует с ОИВ ЯО/ СППО, органами местного самоуправления муниципальных образований области (далее – ОМСУ), территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, государственными и общественными организациями, образовательными организациями, организациями и предприятиями.

1.5. Центральный экспертный совет в своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Ярославской области, законами Ярославской области, указами и распоряжениями Губернатора области, постановлениямиПравительства области и настоящим Положением.

2. Задачи и права центрального экспертного совета

2.1. Основными задачами центрального экспертного совета являются:

- экспертная оценка проектов нормативных правовых актов, методических рекомендаций и иных документовпо вопросам, касающимся управления проектами в ОИВ ЯО;

- экспертная оценка подходов к внедрению информационной системы управления проектами в ОИВ ЯО;

- экспертная оценка подходов к обеспечению мотивации участников проектной деятельности в ОИВ ЯО;

-  анализ хода исполнения приоритетных проектов;

- подготовка предложений по проведению обучения проектному управлению в ОИВ ЯО;

- изучение лучших мировых и российских практик по управлению проектами;

- по проектам, реализуемым структурными подразделениями Правительства области, курируемыми заместителем Губернатора области, курирующим вопросы правового, кадрового и организационного обеспечения деятельности ОИВ ЯО:

анализ поставленной цели и результата проекта;

анализ рисков проектов;

анализ вероятности реализации проектов;

оценка финансовых ресурсов, необходимых для реализации проекта;             

оценка соответствия проекта критериям проектной деятельности;

принятие решений о целесообразности/нецелесообразности применения к проекту Методики управления проектами в ОИВ ЯО;

анализ компетенций руководителя, внесение предложений по кандидатам в межфункциональную группу управления проектом;

анализ хода исполнения проектов на основании информации центрального проектного офиса ОИВ ЯО;

подготовка предложений о внесении изменений в реализуемые проекты;

принятие решения об успешности/неуспешности реализации проекта на основании итогового отчета по завершенному проекту;

подготовка предложений о премировании в отношении членов межфункциональной группы управления проектом в случае успешного хода реализации проекта.

2.2. В целях выполнения указанных задач центральный экспертный совет:

- запрашивает и получает от ОИВ ЯО/ СППО, органов местного самоуправления муниципальных образований области (далее – ОМСУ), юридических лиц, иных органов и организаций информацию по вопросам деятельности центрального экспертного совета;

- приглашает на свои заседания должностных лиц ОИВ ЯО, представителей ОМСУ, юридических лиц, представителей иных органов и организаций.

3. Состав и организация работы центрального экспертного совета

3.1. В центральный экспертный совет входят председатель центрального экспертного совета, заместитель председателя центрального экспертного совета, секретарь, члены центрального экспертного совета.

В состав центрального экспертного совета могут включаться представители ОИВ ЯО, представители юридических лиц, представители иных органов и организаций.

3.2. Председатель центрального экспертного совета:

- руководит работой центрального экспертного совета;

- утверждает план работы центрального экспертного совета;

- назначает заседания и утверждает повестку заседаний центрального экспертного совета.

Проект повестки заседаний формируется центральным проектным офисом ОИВ ЯО на основании плана работы центрального экспертного совета, сводных отчетов о реализации проектов, информации руководителей проектов о вопросах, которые необходимо рассмотреть на совещании центрального экспертного совета.

- руководит заседаниями центрального экспертного совета;

- утверждает протоколы заседаний центрального экспертного совета.

3.3. В отсутствие председателя центрального экспертного совета его функции осуществляет заместитель председателя центрального экспертного совета.

Заместитель председателя центрального экспертного совета:

- обеспечивает подготовку вопросов (наличие докладчика по вопросу, проектов решений), рассматриваемых на заседаниях центрального экспертного совета;

- определяет состав приглашенных участников заседания и круг рассматриваемых вопросов;

- осуществляет контроль за исполнением решений центрального экспертного совета.

3.4. Секретарь центрального экспертного совета:

- организует подготовку заседаний центрального экспертного совета;

- протоколирует заседания центрального экспертного совета;

- информирует членов центрального экспертного совета о дате, месте и времени проведения заседаний не менее чем за 3 рабочих дня до их начала, а также обеспечивает членов центрального экспертного совета необходимыми материалами;

- выполняет иные обязанности по поручению председателя центрального экспертного совета или его заместителя.

3.5. Члены центрального экспертного совета:

- участвуют в обсуждении рассматриваемых вопросов;

- выступают с докладами на заседаниях центрального экспертного совета;

- представляют на рассмотрение центрального экспертного совета документы и материалы по обсуждаемым вопросам;

- вносят предложения по плану работ;

- участвуют в выработке и принятии решений центрального экспертного совета.

3.6. Состав центрального экспертного совета утверждается распоряжением Губернатора области. Проект распоряжения Губернатора области об утверждении состава центрального экспертного совета готовит центральный проектный офис ОИВ ЯО.

3.7. Подготовка изменений в распоряжение Губернатора области об утверждении состава центрального экспертного совета производится центральным проектным офисом ОИВ ЯО на основании решений о необходимости внесения изменений в количественный/персональный состав центрального экспертного совета, зафиксированных в протоколе заседания центрального экспертного совета. Внесение изменений в состав центрального экспертного совета осуществляется в порядке, установленном пунктом 3.6 данного раздела настоящего Положения.

3.8. На заседании центрального экспертного совета могут присутствовать лица, приглашенные председателем центрального экспертного совета, заместителем председателя центрального экспертного совета.

3.9. Заседание признается правомочным для принятия решений, если на нем присутствует более половины списочного состава центрального экспертного совета.

3.10. Решения центрального экспертного совета принимаются большинством присутствующих членов центрального экспертного совета и оформляются протоколом, который подписывается председательствующим на заседании центрального экспертного совета. Особое мнение членов центрального экспертного совета в письменном виде прилагается к протоколу.

При равенстве голосов голос председателя заседания является решающим.

Приложение 5

к Методическим рекомендациям

МЕТОДИКА

формирования и функционирования межфункциональных групп

управления проектами в органах исполнительной власти

Ярославской области

1. Общие положения

1.1. Методика формирования и функционирования межфункциональных групп управления проектами в органах исполнительной власти Ярославской области(далее – Методика) определяет порядок формирования и организации работы межфункциональных групп управления проектами (далее – МФГ), реализуемыми в органах исполнительной власти Ярославской области (далее – ОИВ ЯО).

1.2. Методическая поддержка руководителей проектов по вопросам формирования и организации работы МФГ в отношении проектов, реализуемых в ОИВ ЯО, осуществляется центральным проектным офисом ОИВ ЯО.

2. Цели и задачи МФГ

Цель деятельности МФГ – эффективное достижение целей проекта.

Основными задачами МФГ являются:

- координация действий исполнителей проекта;

- согласование интересов всех заинтересованных сторон проекта;

- своевременное выявление и устранение рисков и проблем реализации проектов;

- разработка корректирующих мер и мер, предупреждающих возникновение рисков и проблем реализации проектов.

3. Формирование МФГ

3.1. Руководитель проекта направляет запрос о направлении сотрудника для участия в работе МФГ по форме согласно приложению 1 к Методике в ОИВ ЯО и структурные подразделения аппарата Правительства области (далее – СППО), органы местного самоуправления муниципальных образований области (далее  – ОМСУ) и организации, привлекаемые ОИВ ЯО.

Рекомендуется направлять запрос во все ОИВ ЯО/ СППО, ОМСУ и организации, привлекаемые ОИВ ЯО, указанные в паспорте проекта, в строке «Заинтересованные стороны проекта».

Руководитель проекта направляет запрос в срок не позднее 3 рабочих дней с даты утверждения/актуализации перечня проектов на текущий год.

3.2. Решения о направлении сотрудников для работы в МФГ принимаются руководителями ОИВ ЯО/ СППО, ОМСУ и организаций, привлекаемых ОИВ ЯО, на основании требований к члену МФГ с учётом текущей/будущей занятости сотрудника, а также на основании должностных регламентов сотрудников.

Ответ на запрос об определении кандидатуры члена МФГ должен быть направлен в срок не позднее 3 рабочих дней с момента его получения, если иной срок не указан в запросе.

3.3. МФГ формирует руководитель проекта. МФГ состоит из куратора проекта, руководителя проекта, администратора проекта и членов МФГ. Руководитель проекта формирует МФГ с использованием информации, представленной в ответах на запрос о направлении сотрудника для участия в работе МФГ. Состав МФГ по форме согласно приложению 2 к Методике утверждается распоряжением Губернатора области. Проекты распоряжений Губернатора области об утверждении состава МФГ/ о внесении изменений в состав МФГ разрабатывает управление государственной службы и кадровой политики Правительства области.

3.4. Функции куратора проекта, руководителя проекта, администратора проекта, члена МФГ.

3.4.1. Функции куратора проекта:

- утверждение паспорта проекта, итогового отчета о реализации проекта;

- утверждение/возвращение на доработку отчетов о статусе проектов, содержащих запросы на изменения, влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта;

- контроль  за реализацией  проектов в части сроков, финансовых показателей, результатов, утвержденных в паспорте проекта;

- разрешение рисков и проблем реализации проекта, выходящих за рамки компетенции руководителя проекта.

3.4.2. Функции руководителя проекта:

- руководство процессами планирования, исполнения, управления изменениями, контроля и завершения проекта;

- достижение результатов проекта;

- оперативное управление проектом;

- организация работ по планированию и реализации проекта;

- контроль за ходом реализации проекта;

- организация работы МФГ;

- распределение задач между исполнителями проекта;

- согласование отчетов о статусе проекта, содержащих запросы на изменения, влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта;

- утверждение/возвращение на доработку отчетов о статусе проектов, содержащих запросы на изменения, не влияющие на конечный срок реализации проекта, и/или бюджет проекта, и/или результаты проекта.

3.4.3. Функции администратора проекта:

- организация сбора отчетности, подготовка отчетности для руководителя проекта;

- подготовка и протоколирование заседаний МФГ;

- согласование паспорта проекта и плана-графика проекта с заинтересованными сторонами проекта;

- корректировка паспорта проекта, плана-графика проекта, состава МФГ по одобренным запросам на изменения;

- размещение документов по проекту в базе знаний органов государственной власти Ярославской области «ДИАрама»;

- помощь руководителю проекта в решении отдельных задач.

3.4.4. Функции члена МФГ:

- участие в разработке плана-графика проекта;

- участие в заседаниях МФГ по рассмотрению отчета о статусе проекта;

- участие в выявлении рисков и проблем реализации проекта на основании рассмотрения отчета о статусе проекта;

- участие в разработке предложений о корректирующих мерах и мерах, предупреждающих возникновение рисков и проблем реализации проекта, на основании рассмотрения отчета о статусе проекта.

4. Функционирование МФГ

4.1. Формами работы МФГ являются заседания и (или) исполнение решений, принятых на заседаниях. Срочные задачи (при возникновении) могут ставиться руководителем проекта членам МФГ в период между заседаниями МФГ.

4.2. Для каждого заседания МФГ в единой системе электронного документооборота органов государственной власти Ярославской области (далее – ЕСЭД ЯО) администратором проекта формируются повестка и протокол заседания МФГ.

4.2.1. Повестка заседания МФГ определяет перечень вопросов для обсуждения, примерное время обсуждения каждого вопроса, фамилии, имена и отчества докладчиков. Повестку заседания МФГ утверждает руководитель проекта. После утверждения повестки заседания МФГ, не менее чем за 2 дня до даты заседания МФГ, администратор проекта направляет членам МФГ по системе коммуникаций (например, Microsoft Outlook) приглашение на заседание МФГ с прикрепленными повесткой дня и документами.

4.2.2. Протокол заседания МФГ создается из соответствующего шаблона в ЕСЭД ЯО и содержит список присутствующих, наиболее значимую информацию по темам заседания МФГ, информацию о принятых решениях и перечень поручений с конкретными датами исполнения членами МФГ. Протокол заседания МФГ утверждает руководитель проекта.

4.3. При необходимости (например, при возникновении принципиальных разногласий членов МФГ по обсуждаемым вопросам либо высокой сложности и/или специфичности тем(ы) обсуждения) руководитель проекта обеспечивает привлечение к участию в заседании МФГ дополнительных экспертов. Решения принимаются большинством присутствующих на заседании МФГ. При равенстве голосов голос руководителя проекта является решающим.

5. Права и ответственность члена МФГ

5.1. Член МФГ обязан посещать заседания МФГ, участвовать в обсуждении вопросов повестки, давать предложения и выполнять поручения руководителя проекта в рамках своей компетенции.

5.2. В случае несогласия члена МФГ с принимаемым решением он имеет право на приобщение особого мнения к протоколу.

Приложение 1

к Методике формирования

и функционирования

межфункциональных групп

управления проектами в органах

исполнительной власти

Ярославской области

Форма

ЗАПРОС

о направлении сотрудника для участия в работе межфункциональной

группы управления проектом

Уважаемый (ая) _____________________________!

Для эффективной реализации проекта ____________________________

                                                                                      (наименование проекта)

создается межфункциональная группа управления проектом (далее – МФГ).

Задачи члена МФГ: ____________________________________________ __________________________________________________________________

Для  решения  поставленных  задач  член  МФГ должен соответствовать следующим требованиям: ________________________________________

__________________________________________________________________

                                            (перечень требований)

Период работы МФГ: с _________ по __________

Примерные трудозатраты члена МФГ, в том числе участие в совещаниях, выполнение поручений: __________________________________________

Прошу Вас направить для участия в работе МФГ __ сотрудника(ов) ___ __________________________________________________________________ 

(наименование органа исполнительной власти Ярославской области/ структурного подразделения аппарата Правительства области/органа местного самоуправления муниципального образования области/ организации)

Прошу Вас уведомить о возможности участия ____ сотрудника(ов) ___      

__________________________________________________________________

(наименование органа исполнительной власти Ярославской области/ структурного                              подразделения аппарата Правительства области/ органа местного самоуправления муниципального образования области/ организации)

в работе МФГ в срок до __________________________

Руководитель  органа исполнительной власти

Ярославской области/ структурного

подразделения аппарата Правительства области _________________________

(подпись и расшифровка подписи)

Приложение 2

к Методике формирования

и функционирования

межфункциональных групп

управления проектами в органах

исполнительной власти

Ярославской области

Форма

                                                                     

СОСТАВ

межфункциональной группы управления проектом

№

п/п

Фамилия, имя,

отчество

Наименование должности и наименование органа исполнительной власти Ярославской области, структурного подразделения аппарата Правительства области, органа местного самоуправления муниципального образования области,

внешней организации

Роль

Государственная эталонная база данных правовых актов Ярославской области

Страница 1 из 33

Приложение 6

к Методическим рекомендациям

ПОЛОЖЕНИЕ

об отраслевом экспертном совете по вопросам проектной деятельности

1. Общие положения

Составы отраслевых экспертных советов по вопросам проектной деятельности (далее – совет, советы) утверждаются распоряжением Губернатора области. Готовит распоряжение об утверждении/внесении изменений в составы советов центральный проектный офис органов исполнительной власти Ярославской области (далее – центральный проектный офис ОИВ ЯО) на основании предложений заместителей Губернатора области/ заместителей председателя Правительства области.

2. Основные цели и задачи совета

По проектам, которые инициированы органами исполнительной власти Ярославской области (далее – ОИВ ЯО)/ структурными подразделениями аппарата Правительства области, курируемыми председателем совета:

- анализ поставленной цели и результата проекта;

- анализ рисков проектов;

- анализ вероятности реализации проектов;

- оценка финансовых ресурсов, необходимых для реализации проекта;             

- оценка соответствия проекта критериям проектной деятельности;

- принятие решений о целесообразности/нецелесообразности применения к проекту Методики управления проектами в ОИВ ЯО;

- анализ компетенций руководителя, внесение предложений по кандидатам в межфункциональную группу управления проектом;

- анализ хода исполнения проектов на основании информации центрального проектного офиса ОИВ ЯО;

- подготовка предложений о внесении изменений в реализуемые проекты;

- принятие решения об успешности/неуспешности реализации проекта на основании итогового отчета по завершенному проекту;

- подготовка предложений о премировании в отношении членов межфункциональной группы управления проектом в случае успешного хода реализации проекта.

3. Структура совета

3.1. Количественный и персональный составы совета определяются и изменяются распоряжением Губернатора области. В состав совета включается представитель центрального проектного офиса ОИВ ЯО.

3.2. Членами совета могут быть представители структурных подразделений ОИВ ЯО, государственных органов области, региональных объединений работодателей, образовательных организаций, ученые и специалисты.

3.3. При совете могут образовываться рабочие группы по отдельным направлениям деятельности в целях выработки предложений и решений по отдельным вопросам для рассмотрения в совете. В случае необходимости к работе в составе рабочей группы привлекаются специалисты, не входящие в состав совета. Планы работы рабочей группы и формы представления результатов утверждаются председателем совета.

4. Права членов совета:

- организовывать рассмотрение различных проблем по подготовке и реализации проектов, готовить рекомендации для совета;

- запрашивать необходимые справочно-информационные материалы по вопросам, связанным с деятельностью совета в ОИВ ЯО и их структурных подразделениях, органах местного самоуправления муниципальных образований области, за исключением сведений, носящих конфиденциальный характер;

- возглавлять и участвовать в деятельности рабочих групп совета.

5. Деятельность совета.

5.1. Основной формой работы совета является заседание. Заседания проводятся по мере необходимости.

5.2. На заседания совета могут приглашаться представители ОИВ ЯО, органов местного самоуправления, предприятий, организаций, ученые, специалисты и другие лица, имеющие отношение к рассматриваемым вопросам.

5.3. Заседание признается правомочным для принятия решений, если на нем присутствует более половины списочного состава совета.

5.4. Решения совета принимаются большинством присутствующих членов совета и оформляются протоколом, который подписывается председательствующим на заседании совета. Особое мнение членов совета в письменном виде прилагается к протоколу.

При равенстве голосов голос председательствующего является решающим.

Приложение 7

к Методическим рекомендациям

ПОЛОЖЕНИЕ

об отраслевом проектном офисе органа исполнительной власти

Ярославской области

1. Общие положения

1.1. Отраслевой проектный офис органа исполнительной власти Ярославской области (далее – отраслевой проектный офис) –  группа сотрудников/ сотрудник органа исполнительной власти Ярославской области, на которых(ого) возложены функции по внедрению и сопровождению проектно-ориентированной системы управления и командной работы в соответствующем органе власти.

1.2. Основной целью деятельности отраслевого проектного офиса является обеспечение необходимого качества управления проектами, реализуемыми в органе исполнительной власти Ярославской области.

2. Основные задачи отраслевого проектного офиса

Основными задачами отраслевого проектного офиса являются:

- консультирование членов межфукциональных групп управления проектами, реализуемыми органом исполнительной власти Ярославской области, по срокам и формам разработки и согласования проектной документации;

- контроль за своевременностью и полнотой размещения в базе знаний органов государственной власти «ДИАрама» документации по проектам (паспорт, план-график, отчет о статусе проекта, итоговый отчет о реализации проекта), реализуемым органом исполнительной власти Ярославской области;

- контроль за своевременностью и полнотой представления отчетности по проектам, реализуемым органом исполнительной власти Ярославской области;

- подготовка и направление в центральный проектный офис органов исполнительной власти Ярославской области предложений по обучению в сфере проектного управления, по совершенствованию нормативно-правовой базы в сфере проектного управления;

- протоколирование совещаний по вопросам внедрения и сопровождению проектно-ориентированной системы управления и командной работы под председательством руководителя органа исполнительной власти Ярославской области;

- взаимодействие с центральным проектным офисом органов исполнительной власти Ярославской области по вопросам внедрения и развития системы проектного управления.

3. Состав отраслевого проектного офиса

Состав отраслевого проектного офиса определяется приказом руководителя органа исполнительной власти Ярославской области. Отраслевой проектный офис формируется из сотрудников органа исполнительной власти Ярославской области. Рекомендуется в состав отраслевого проектного офиса включать 2 и более сотрудников при наличии в органе исполнительной власти Ярославской области более 3 проектов.

             

Государственная эталонная база данных правовых актов Ярославской области

Страница 1 из 33