ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ ЗЕМСКОГО СОБРАНИЯ БАЛАХНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ



Земское собрание Балахнинского муниципального района

ЗЕМСКОЕ СОБРАНИЕ БАЛАХНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

16 марта 2020 года № 7-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ ЗЕМСКОГО СОБРАНИЯ БАЛАХНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Нижегородской области от 22.12.2005 № 209-З (ред. от 07.02.2019) «Об архивном деле в Нижегородской области»,

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Земского собрания Балахнинского муниципального района Нижегородской области.

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя аппарата Земского собрания – юрисконсульта А.Л.Шувалову.

Председатель Земского собрания

А.Н.Жугарев

Приложение

к распоряжению Земского собрания

Балахнинского муниципального района

Нижегородской области

от 16 марта 2020 года № 7-р

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Земского собрания

Балахнинского муниципального района

______________А.Н. Жугарев

«___» ____________2020 года

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Земского собрания Балахнинского муниципального района

Нижегородской области

1. Общие положения

1.1. Документы Земского собрания Балахнинского муниципального района Нижегородской области (далее – Земское собрание),  имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, находятся в муниципальной собственности, подлежат постоянному хранению в ГКУ ГАНО, г. Балахна в соответствии с Соглашением об отношениях и сотрудничестве Земского собрания с комитетом по делам архивов Нижегородской области, документы принимаются и хранятся на возмездной основе.

До передачи на постоянное хранение в соответствующий архив, эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством (далее – Агентство), хранятся в Земском собрании.

1.2. Земское собрание обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов долговременных сроков хранения, документов по личному составу, образующихся в его деятельности.

В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526, (далее – Правила) обеспечивает своевременную передачу архивных документов на хранение в государственный архив.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на хранение, производятся силами и за счет Земского собрания.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Земском собрании для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, законченных делопроизводством документов долговременных сроков хранения, документов по личному составу, их отбора, подготовки к передаче на хранение, обеспечения сохранности, учета и использования создается архив.

Земское собрание обеспечивает архив необходимыми помещениями, оборудованием и кадрами.

1.4. В Земском собрании распоряжением председателя Земского собрания Балахнинского муниципального района Нижегородской области назначается лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив Земского собрания руководствуется законодательством Российской Федерации и Нижегородской области в области архивного дела, приказами, указаниями вышестоящих организаций, распоряжениями председателя Земского собрания Балахнинского муниципального района Нижегородской области, Правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, комитета по делам архивов Нижегородской области (далее – Комитет), методическими документами и рекомендациями ГКУ ГАНО, г. Балахна и настоящим Положением.

1.6. Контроль за деятельностью архива Земского собрания осуществляет председатель Земского собрания Балахнинского муниципального района Нижегородской области.

1.7. Методическую помощь в деятельности архива Земского собрания оказывает ГКУ ГАНО, г. Балахна.

1.8. Положение об архиве утверждается председателем Земского собрания Балахнинского муниципального района Нижегородской области после согласования с ГКУ ГАНО, г. Балахна.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством Земским собранием документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

2.2. документы по личному составу;

2.3. документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы по личному составу организаций и учреждений – предшественников или вошедших в состав Земского собрания в результате реорганизации;

2.4. научно-справочный аппарат к документам архива.

Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен 2 разделом настоящего Положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на хранение в ГКУ ГАНО, г. Балахна с соблюдением требований, устанавливаемых Законом, Правилами, и рекомендаций ГКУ ГАНО, г. Балахна;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Земского собрания.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. контролирует и осуществляет полное оформление и описание законченных делопроизводством дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготовку дел к передаче в архив Земского собрания;

3.2.2. разрабатывает график передачи дел в архив Земского собрания;

3.2.3. осуществляет, согласно утвержденному графику, прием-передачу дел в архив Земского собрания, который проводится работником архива;

3.2.4. согласовывает с ГКУ ГАНО, г. Балахна графики предоставления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (далее – ЭПМК) Комитета и экспертно-методической комиссии (далее – ЭМК) ГКУ ГАНО, г. Балахна  и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на хранение в ГКУ ГАНО, г. Балахна;

3.2.5. составляет и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения на утверждение ЭПМК Комитета, годовые разделы описей дел по личному составу на согласование ЭМК ГКУ ГАНО, г. Балахна в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе;

3.2.6. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.7. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКУ ГАНО, г. Балахна;

3.2.8. организует использование документов:

- информирует руководство и работников Земского собрания о составе и содержании документов архива;

- выдает документы и дела во временное пользование, предоставляет копии архивных документов по запросам пользователей, в том числе в форме электронных документов;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает архивные справки и копии документов;

- ведет учет выдачи и использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.9. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Земского собрания;

3.2.10. контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Земского собрания;

3.2.11.участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства Земского собрания;

3.2.12. ежегодно представляет в ГКУ ГАНО, г. Балахна сведения о составе и объеме документов по установленной форме – паспорт архива организации;

3.2.13. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГКУ ГАНО, г. Балахна документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Права архива

Для выполнения задач и функций архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Земском собрании;

4.2. запрашивать от работников Земского собрания сведений, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

Ответственность лица, ответственного за архив

Лицо, ответственное за архив, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

СОГЛАСОВАННО

Протокол ЭК

Земского собрания

Балахнинского муниципального района

Нижегородской области

от «04» марта 2020 года № 1