Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской о...



Для внутреннего пользования

1

ОПУБЛИКОВАНО: Документ опубликован не был;

ГУБЕРНАТОР АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

16 июня 2010 г. № 620-р

г. Архангельск

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области

В связи с приведением правовых актов Архангельской области в соответствие с законодательством Российской Федерации, в целях эффективной организации делопроизводства и повышения качества подготовки документов:

Утвердить Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области согласно приложению.

Руководителям исполнительных органов государственной власти Архангельской области принять необходимые меры по введению в действие указанной Инструкции и обеспечить строгое соблюдение установленных Инструкцией требований и правил.

Признать утратившими силу следующие распоряжения главы администрации Архангельской области:

от 26 июля 2007 года № 680р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и аппарате администрации Архангельской области»;

от 27 декабря 2007 года № 1222р «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и аппарате администрации Архангельской области»;

от 24 февраля 2009 года № 122р «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и аппарате администрации Архангельской области»;

от 03 апреля 2009 года № 228р «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и аппарате администрации Архангельской области».

Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор

Архангельской области

И.Ф. Михальчук

1

ОГЛАВЛЕНИЕ

Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области

I. Общие положения

стр. 1

II. Создание документов в исполнительных органах и администрации Губернатора и Правительства

Бланки документов

Оформление реквизитов документов

стр. 4

стр. 4

стр. 6

III. Подготовка и оформление проектов областных законов и проектов постановлений Архангельского областного Собрания депутатов

стр. 7

IV. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора Архангельской области и проектов правовых актов Правительства Архангельской области

стр. 8

V. Подготовка и оформление отдельных видов документов в исполнительных органах и администрации Губернатора и Правительства

Состав документов

Постановление, распоряжение исполнительного органа, приказ руководителя исполнительного органа

Протокол заседания (совещания)

Служебная переписка

Записка (докладная, объяснительная, служебная)

Резолюция (поручение)

Акт

Работа исполнителя с документами

стр. 15

стр. 15

стр. 16

стр. 18

стр. 19

стр. 21

стр. 22

стр. 23

стр. 23

VI. Организация документооборота в исполнительных органах и администрации Губернатора и Правительства

Прием, обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов

Регистрация поступающих документов

Порядок рассмотрения документов руководством и доведение документов до исполнителей

Организация работы с отправляемыми документами

Внутренний документооборот

Учет и анализ объемов документооборота

стр. 24

стр. 26

стр. 27

стр. 28

стр. 29

стр. 30

стр. 31

VII. Организация работы в системе «Дело»

стр. 32

VIII. Документальный фонд исполнительных органов и администрации Губернатора и Правительства (ведомственный архив)

Разработка и ведение номенклатуры дел

Формирование дел и текущее хранение

Подготовка документов и дел на архивное хранение

Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Передача дел на архивное хранение

стр. 37

стр. 37

стр. 38

стр. 39

стр. 40

стр. 41

IX. Изготовление, учет, использование, хранение печатей, штампов и бланков документов

стр. 41

X. Приложения к Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области

Образцы бланков, утверждаемых настоящей Инструкцией (№ 1–7)

Правила оформления реквизитов при подготовке документов (№ 8)

Правила оформления проектов областных законов и проектов постановлений Архангельского областного Собрания депутатов (№ 9)

Правила оформления проектов правовых актов Губернатора Архангельской области и проектов правовых актов Правительства Архангельской области и образцы (№ 10)

Краткий справочник по оформлению документов в исполнительных органах и администрации Губернатора и Правительства (русский язык) (№ 11)

Лист рассылки (№ 12)

Образцы оформления внутреннего и внешнего согласования (№ 13–15)

Правила оформления отдельных видов документов в исполнительных органах и администрации Губернатора и Правительства (постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт, записка) и образцы (№ 16)

Правила оформления служебных писем и образцы (№ 17)

Образцы оформления резолюций в виде отдельного документа (№ 18)

Форма акта о недостаче документов (№ 19)

Перечень нерегистрируемых документов (№ 20)

Образцы форм регистрационных штампов (№ 21)

Образец оформления телеграммы (№ 22)

Образец оформления заявки (№ 23)

Правила работы с электронными документами в системе «Дело» (№ 24)

Форма номенклатуры дел (№ 25)

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу

Форма акта о выделении дел к уничтожению (№ 27)

Образец оформления реквизитов обложки дела (№ 28)

Форма листа-заверителя дела (№ 29)

Форма внутренней описи документов дела (№ 30)

Форма журнала учета печатей и штампов (№ 31)

1

Для внутреннего пользования

ПРИЛОЖЕНИЕ

к распоряжению Губернатора Архангельской области

от 16 июня 2010 г. № 620-р

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

в исполнительных органах государственной власти

Архангельской области и администрации Губернатора

Архангельской области и Правительства Архангельской области

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности исполнительных органов государственной власти Архангельской области (далее – исполнительные органы) и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области (далее – администрация Губернатора и Правительства), совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. При разработке настоящей Инструкции учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;

постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 года № 536 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

приказ Росархива от 23 декабря 2009 года № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Регламент Правительства Архангельской области, утвержденный указом Губернатора Архангельской области от 27 июля 2009 года № 17-у;

Регламент планирования, подготовки и проведения мероприятий с участием Губернатора Архангельской области, утвержденный указом Губернатора Архангельской области от 07 октября 2009 года № 30-у;

Регламент организации контроля за исполнением документов исполнительными органами государственной власти Архангельской области и структурными подразделениями администрации Губернатора и Правительства Архангельской области, утвержденный указом Губернатора Архангельской области от 01 марта 2010 года № 19-у;

Регламент подготовки, согласования, подписания, регистрации и выпуска правовых актов Губернатора Архангельской области и правовых актов Правительства Архангельской области, утвержденный указом Губернатора Архангельской области от 11 марта 2010 года № 29-у.

1.3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами, утверждаемыми в установленном порядке.

1.4. Ведение делопроизводства в исполнительных органах осуществляется службами делопроизводства или лицами, ответственными за делопроизводство (далее – служба делопроизводства).

На службы делопроизводства возлагаются следующие основные функции:

прием поступающих документов, проверка соответствия фактически поступивших документов количеству зарегистрированных в системе «Дело»;

передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующих резолюций (поручений, указаний) – исполнителю;

учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка в установленном порядке;

контроль за прохождением документов;

организация справочно-информационной работы по документам и документообороту, подготовка для руководства сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;

подготовка проектов резолюций (поручений, указаний), а также служебных писем за подписью руководителя;

списание в дело исполненных документов;

составление номенклатуры дел;

формирование, оформление, учет, хранение, и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и передача дел в архив.

В исполнительных органах могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.

1.5. Ведение делопроизводства в администрации Губернатора и Правительства осуществляется структурными подразделениями администрации Губернатора и Правительства и координируется департаментом делопроизводства администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области (далее – департамент делопроизводства).

1.6. Департамент делопроизводства осуществляет:

работу по организации и совершенствованию делопроизводства в исполнительных органах и структурных подразделениях администрации Губернатора и Правительства;

методическое руководство делопроизводством в исполнительных органах и структурных подразделениях администрации Губернатора и Правительства;

контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами.

1.7. Делопроизводство в исполнительных органах и администрации Губернатора и Правительства организуется с использованием системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «Дело» (далее – система «Дело»).

Внедрение и сопровождение единой системы «Дело» в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства осуществляется департаментом информационных технологий администрации Губернатора и Правительства (далее – департамент информационных технологий).

1.8. Сотрудники исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.9. В случае утраты зарегистрированных документов исполнитель должен письменно проинформировать об этом руководителя исполнительного органа, а в администрации Губернатора и Правительства – заместителя Губернатора Архангельской области – руководителя администрации Губернатора и Правительства (далее – заместитель Губернатора – руководитель администрации Губернатора и Правительства).

1.10. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.11. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается только с разрешения руководителей исполнительных органов, а в администрации Губернатора и Правительства – с разрешения заместителя Губернатора – руководителя администрации Губернатора и Правительства.

1.12. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается:

в исполнительных органах – на руководителей исполнительных органов;

в администрации Губернатора и Правительства – на заместителя Губернатора – руководителя администрации Губернатора и Правительства.

II. Создание документов в исполнительных органах

и администрации Губернатора и Правительства

Бланки документов

2.1. Документы, создаваемые в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства, оформляются либо на бланках, либо на стандартных листах бумаги формата A4 (210x297 мм), либо в виде электронных документов.

2.2. Устанавливаются следующие размеры полей для документов, напечатанных как на бланках, так и на стандартных листах бумаги:

левое – 30 (25) мм;

правое – 15 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм.

2.3. Документы, издаваемые от имени двух и более исполнительных органов, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4, при этом в состав реквизита «Подпись» обязательно включается наименование организации (как правило, сокращенное).

2.4. При подготовке документов применяется текстовый редактор размера шрифта № 14 (при необходимости – № 13, для оформления таблиц допускается размер шрифта № 12) через один-два межстрочных интервала.

2.5. Для выделения заголовка, части текста документа может использоваться полужирное начертание.

2.6. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

2.7. В системе исполнительных органов государственной власти Архангельской области применяются следующие бланки:

бланк письма Губернатора Архангельской области (в черно-белом и цветном вариантах);

бланк письма Правительства Архангельской области;

бланк письма с указанием наименования исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства, ее структурных подразделений;

бланк письма с указанием должности руководителя исполнительного органа, руководителя администрации Губернатора и Правительства;

бланк указа Губернатора Архангельской области;

бланк распоряжения Губернатора Архангельской области;

бланк постановления Правительства Архангельской области;

бланк распоряжения Правительства Архангельской области;

бланк распоряжения (постановления) исполнительного органа;

бланк приказа руководителя исполнительного органа;

бланк резолюции (поручения).

2.8. Для бланков распорядительных документов (постановление, распоряжение, приказ) устанавливается следующий состав реквизитов:

герб Архангельской области;

наименование исполнительного органа;

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

2.9. Для бланков писем устанавливается следующий состав реквизитов:

герб Архангельской области;

наименование исполнительного органа, структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства;

справочные данные (почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметка для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

2.10. Для бланка письма должностного лица устанавливается тот же состав реквизитов, что и для письма исполнительного органа, но дополнительно включается реквизит «Должность лица, подписавшего документ», а для бланка письма структурного подразделения – реквизит «Наименование структурного подразделения».

2.11. В бланках исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства и ее структурных подразделений наименование должно соответствовать наименованию, закрепленному в соответствующих положениях. Сокращенное наименование (если оно закреплено в положении) помещают в скобках ниже полного наименования.

2.12. Образцы бланков писем Губернатора Архангельской области, бланка письма Правительства Архангельской области, бланков правовых актов Губернатора Архангельской области и бланков правовых актов Правительства Архангельской области утверждаются настоящей Инструкцией.

Образцы бланков исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства и ее структурных подразделений утверждаются распоряжением исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) руководителя исполнительного органа, руководителя администрации Губернатора и Правительства.

2.13. Бланки правовых актов Губернатора Архангельской области и правовых актов Правительства Архангельской области изготавливаются типографским способом и хранятся в протокольном отделе департамента делопроизводства (далее – протокольный отдел). Бланки писем Губернатора Архангельской области, бланк письма Правительства Архангельской области также изготавливаются типографским способом и хранятся в общем отделе департамента делопроизводства (далее – общий отдел).

Бланки исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства и ее структурных подразделений могут изготавливаться с использованием компьютерной техники.

При переписке между исполнительными органами бланк письма Правительства Архангельской области не используется.

Бланки документов используются строго по назначению и не передаются другим организациям и лицам.

2.14. Образцы бланков, утверждаемых настоящей Инструкцией, приведены в приложениях № 1–7 к настоящей Инструкции.

Оформление реквизитов документов

2.15. Документы, создаваемые исполнительными органами, администрацией Губернатора и Правительства, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

2.16. Устанавливается следующий состав реквизитов документов:

1) герб Архангельской области;

2) наименование исполнительного органа (в администрации Губернатора и Правительства – структурного подразделения);

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об исполнительном органе;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа (заголовок);

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа (резолюция);

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности;

25) отметка о поступлении документа.

2.17. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. При подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например, отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и другие.

2.18. Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении № 8 к настоящей Инструкции.

III. Подготовка и оформление проектов

областных законов и проектов постановлений

Архангельского областного Собрания депутатов

3.1. Исполнительные органы и структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства разрабатывают проекты областных законов и проекты постановлений Архангельского областного Собрания депутатов в соответствии с Регламентом организации законопроектной деятельности и взаимодействия с Архангельским областным Собранием депутатов Правительства, исполнительных органов государственной власти и администрации Губернатора и Правительства, утверждаемым указом Губернатора.

3.2. В ходе разработки проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов исполнитель совместно с соисполнителем подготавливает следующие сопроводительные документы:

а)              пояснительную записку к проекту областного закона, проекту постановления Архангельского областного Собрания депутатов;

б)              финансово-экономическое обоснование проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов;

в)              перечень областных законов и иных нормативных правовых актов, отмены, изменения или дополнения которых потребует принятие данного областного закона, постановления Архангельского областного Собрания депутатов;

г)              проект постановления Архангельского областного Собрания депутатов о принятии областного закона в первом чтении (только для проектов областных законов);

д)              проект постановления Архангельского областного Собрания депутатов о принятии областного закона (только для проектов областных законов);

е)              сопроводительное письмо в Архангельское областное Собрание депутатов с указанием на обороте предполагаемых согласований;

ж)              иные материалы, предусмотренные федеральными и областными законами;

з)              иные материалы, подтверждающие необходимость принятия областного закона, постановления Архангельского областного Собрания депутатов и обосновывающие положения проекта областного закона, постановления Архангельского областного Собрания депутатов.

В случае если проект областного закона предусматривает принятие нормативных правовых актов Губернатора и Правительства, а также иными исполнительными органами в случаях, предусмотренных федеральными законами, к проекту областного закона прилагаются соответствующие проекты нормативных правовых актов Губернатора и Правительства, исполнительных органов.

3.3. Проекты областного закона и проекты постановлений Архангельского областного Собрания депутатов разрабатываются в строгом соответствии с Правилами подготовки и оформления проектов областных законов и проектов постановлений Архангельского областного Собрания депутатов (приложение № 9 к настоящей Инструкции).

IV. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора Архангельской области и проектов правовых актов Правительства Архангельской области

4.1. Исполнительные органы, структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства (далее – исполнители) разрабатывают проекты правовых актов Губернатора Архангельской области и проекты правовых актов Правительства Архангельской области (далее – проекты правовых актов) в строгом соответствии:

с Регламентом подготовки, согласования, подписания, регистрации и выпуска правовых актов Губернатора Архангельской области и правовых актов Правительства Архангельской области;

с Правилами оформления проектов правовых актов Губернатора Архангельской области и проектов правовых актов Правительства Архангельской области (приложение № 10 к настоящей Инструкции).

При разработке проектов правовых актов необходимо также пользоваться кратким справочником по оформлению документов в исполнительных органах государственной власти Архангельской области (приложение № 11 к настоящей Инструкции).

4.2. Правовой акт может быть принят в форме:

указа Губернатора Архангельской области (далее – указ Губернатора);

распоряжения Губернатора Архангельской области (далее – распоряжение Губернатора);

постановления Правительства Архангельской области (далее – постановление Правительства);

распоряжения Правительства Архангельской области (далее – распоряжение Правительства).

4.3. Форма правового акта определяется исполнителем и может быть изменена правовым департаментом администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области (далее – правовой департамент) в ходе согласования проекта правового акта.

4.4. Руководители исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства несут персональную ответственность за подготовку проектов правовых актов, в том числе за несоответствие проекта правового акта федеральному и областному законодательству, правилам оформления, изложенным в настоящей Инструкции, а также за несоблюдение установленных сроков согласования и внесения проектов правовых актов для рассмотрения на заседании Правительства Архангельской области.

4.5. Разработку, согласование и доработку проекта правового акта по поручению руководства осуществляет сотрудник исполнительного органа, структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства.

4.6. Все проекты правовых актов и являющиеся неотъемлемой составной частью приложения к ним подлежат согласованию, которое проводится в целях обеспечения соответствия формы и содержания проекта правового акта федеральному, областному законодательству и правилам, изложенным в настоящей Инструкции, а также в целях предотвращения нанесения ущерба интересам Российской Федерации и Архангельской области.

4.7. Процедура согласования проектов правовых актов включает в себя:

а) предварительное веерное (одновременное) согласование с использованием системы «Дело» (далее – предварительное согласование), которое осуществляется в срок от 2-х до 5-ти рабочих дней (в зависимости от объема) в исполнительных органах, структурных подразделениях администрации Губернатора и Правительства, а также заместителями Губернатора Архангельской области (далее – заместители Губернатора);

б) доработка (при необходимости) проектов правовых актов, которую осуществляет исполнитель с учетом замечаний в срок не более 5-ти рабочих дней;

в) окончательное согласование (визирование), которое осуществляется на бумажном носителе (с приложением необходимых документов) последовательно в течение 1–2 рабочих дней (со дня поступления) в каждом исполнительном органе, в структурном подразделении администрации Губернатора и Правительства, а также заместителями Губернатора.

При необходимости для министерства финансов Архангельской области и правового департамента срок визирования на бумажном носителе может составлять 3 рабочих дня.

4.8. Проекты правовых актов, содержащие информацию ограниченного распространения, персональные данные (по кадровым вопросам, по вопросам выплаты материальной помощи, по вопросам присвоения званий «Ветеран труда», «Ветеран труда Архангельской области и т.п.), проходят согласование только на бумажном носителе с регистрацией в системе «Дело» в установленном порядке. Аналогично согласовываются проекты распоряжений Правительства об одобрении проектов областных законов.

В некоторых случаях по поручению Губернатора Архангельской области (далее – Губернатор), заместителей Губернатора также допускается согласование проектов правовых актов только на бумажном носителе с регистрацией в системе «Дело» в установленном порядке.

Исполнительные органы, не подключенные к системе «Дело», согласовывают проекты правовых актов на бумажном носителе. В этом случае проекты актов регистрируются в том исполнительном органе, который первым согласовывает проект правового акта.

4.9. Для предварительного согласования к проекту правого акта в обязательном порядке прилагается пояснительная записка.

Для окончательного согласования на бумажном носителе к проекту правового акта в обязательном порядке прилагаются следующие документы:

а)              пояснительная записка (оформляется на стандартных листах бумаги размером шрифта № 14, подписывается руководителем исполнительного органа, руководителем администрации Губернатора и Правительства);

б)              замечания к проекту правового акта (если есть отметки о замечаниях при визировании на бумажном носителе);

в)              протокол электронного согласования;

г) лист рассылки (по форме согласно приложению № 12 к настоящей Инструкции).

В листе рассылки, кроме исполнителя и заинтересованных лиц (по 1 экземпляру), в обязательном порядке указываются:

правовой департамент (7 экземпляров – для указов Губернатора, постановлений Правительства, 3 экземпляра – для распоряжений Губернатора или Правительства);

департамент организационной работы и государственного протокола администрации Губернатора и Правительства;

отдел по контролю исполнения документов департамента контроля администрации Губернатора и Правительства (далее – отдел по контролю) – если правовой акт подлежит контролю или в нем содержатся поручения;

главный федеральный инспектор в Архангельской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в СЗФО (для указов Губернатора и постановлений Правительства, а также, по указанию соответствующего руководителя, – отдельных распоряжений Губернатора или Правительства);

областное Собрание депутатов (для правовых актов Губернатора, постановлений Правительства, а также, по решению исполнителя или правового департамента, – отдельных распоряжений Правительства);

газета «Волна» – если правовой акт подлежит официальному опубликованию;

агентство по печати и средствам массовой информации Архангельской области (для информационного сопровождения и размещения на сайте Правительства Архангельской области указов Губернатора и постановлений Правительства, а также, по решению исполнителя или правового департамента, – отдельных распоряжений Губернатора или Правительства).

При согласовании должностное лицо имеет право дополнительно внести в лист рассылки организации, в адрес которых необходимо направить документ.

4.10. Согласование оформляется визой (внутреннее согласование), в состав которой входят наименование должности, подпись и дата (образец оформления приведен в приложении № 13 к настоящей Инструкции).

4.11. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с проектом акта и выразило свое отношение к нему.

Рекомендуется в ходе предварительного согласования снимать все разногласия и устранять замечания. Если разногласия не сняты или замечания не устранены, то в ходе согласования на бумажном носителе делаются отметки «Согласен с замечаниями» или «Замечания прилагаются», проставляются дата и подпись. Замечания оформляются на отдельных листах бумаги (не на бланке), подписываются соответствующим руководителем и прилагаются к проекту правового акта.

Если в ходе доработки проекта правового акта замечания устранены, должностное лицо вправе сделать от руки отметку «Замечания устранены» или «Замечания учтены», поставить подпись и дату.

4.12. Проекты правовых актов Правительства, требующие оперативного принятия без рассмотрения на заседании Правительства Архангельской области (далее – заседание Правительства), могут согласовываться методом опроса. Решение о согласовании методом опроса принимает Губернатор или заместитель Губернатора, в подчинении которого находится исполнитель.

Перед началом визирования на оборотной стороне последнего листа проекта правового акта вносится запись (от руки): «Визирование проводится методом опроса по решению (Ф.И.О.). Проект акта сначала визируется исполнителем, директором правого департамента, заинтересованными органами, заместителями Губернатора, затем – остальными членами Правительства в алфавитном порядке (министры, заместители Губернатора). Образец оформления согласования методом опроса приведен в приложении № 14 к настоящей Инструкции.

4.13. Передача проектов правовых актов на согласование осуществляется через приемные и секретариаты должностных лиц без сопроводительных писем.

Ответственность за нарушение сроков визирования проекта правового акта несет должностное лицо, которое рассматривало проект.

4.14. При необходимости проекты правовых актов согласовываются с территориальными органами федеральных органов власти и иными организациями (внешнее согласование). Образец оформления внешнего согласования (вместе с внутренним согласованием) приведен в приложении № 15 к настоящей Инструкции.

4.15. После визирования проекты правовых актов Губернатора (на бумажном носителе и в электронном виде) вместе с необходимыми документами передаются исполнителем в протокольный отдел, который проверяет наличие виз, редактирует проекты правовых актов с целью соблюдения норм современного русского языка, правил оформления и готовит их к подписанию.

Если в ходе редактирования существенно меняется смысл отдельных положений проекта правового акта, исполнитель в течение 2 рабочих дней осуществляет его доработку и проводит повторное визирование. Повторное визирование не требуется, если внесены правки в целях обеспечения единства правил оформления и стиля изложения, не изменившие его содержания по существу.

4.16. Проекты правовых актов, которые вносятся на заседание Правительства, после визирования передаются исполнителем (на бумажном носителе и в электронном виде) вместе с необходимыми документами в протокольный отдел не позднее чем за 5 календарных дней до начала заседания Правительства.

После проверки наличия виз протокольный отдел передает (в течение 1 рабочего дня) копию проекта правового акта и копии необходимых документов в департамент организационной работы и государственного протокола администрации Губернатора и Правительства для тиражирования и передачи на заседание Правительства Архангельской области.

Повестка дня заседания Правительства и материалы к нему представляются членам Правительства и приглашенным лицам за 5 рабочих дней до начала заседания. Включение вопросов в повестку дня с нарушением установленного срока производится по указанию заместителя Губернатора – руководителя администрации Губернатора и Правительства.

После рассмотрения на заседании Правительства протокольный отдел осуществляет редактирование проектов правовых актов с целью соблюдения норм современного русского языка, правил оформления и готовит его к подписанию.

В случае если на заседании Правительства по проекту правового акта были высказаны замечания и предложения, исполнитель дорабатывает проект правового акта в установленном порядке и передает его в протокольный отдел для редактирования и подготовки к подписанию.

4.17. Протокольный отдел оформляет проекты правовых актов на гербовом бланке установленной формы, при этом директором департамента делопроизводства или начальником протокольного отдела в левом верхнем углу первой страницы проставляется пометка «На бланк» и ставится подпись. На оборотной стороне гербового бланка ставится штамп протокольного отдела.

Проверка, редактирование и подготовка проектов правовых актов к подписанию осуществляются в срок не более 2 рабочих дней со дня поступления документов в отдел.

4.18. Правовой акт, оформленный на гербовом бланке, вместе с визовым экземпляром правового акта и необходимыми документами формируется протокольным отделом в отдельную папку и передается для подписания Губернатором.

Внесение изменений в подписанный правовой акт не допускается.

4.19. Проекты правовых актов по кадровым вопросам и вопросам прохождения государственной гражданской службы готовятся и представляются для подписания на гербовом бланке департаментом государственной гражданской службы и кадров администрации Губернатора и Правительства (далее – департамент государственной службы и кадров). Подписанные правовые акты передаются в протокольный отдел вместе с листом рассылки, необходимыми документами и текстом правового акта в электронном виде (если правовой акт подлежит опубликованию).

Проекты правовых актов по вопросам награждения и поощрения готовятся и представляются для подписания на гербовом бланке отделом наград департамента государственной службы и кадров. Подписанные правовые акты передаются в протокольный отдел вместе с листом рассылки, необходимыми документами и текстом правового акта в электронном виде (если правовой акт подлежит опубликованию).

Проекты правовых актов о командировках (за исключением зарубежных командировок) Губернатора, заместителей Губернатора, руководителей исполнительных органов готовятся, представляются для подписания, регистрируются и выпускаются департаментом государственной службы и кадров.

4.20. После подписания правовые акты поступают в протокольный отдел для регистрации и выпуска. Регистрация правовых актов ведется в системе «Дело». На каждом правовом акте проставляются дата и регистрационный номер.

Дата оформляется словесно-цифровым способом с проставлением ноля (например: от 05 марта 2007 г.). Регистрационный номер печатается в одной строке вместе с реквизитом «Дата». Дата и номер центрируются относительно границ правового и левого полей.

Регистрация правовых актов осуществляется по единой нумерации, которая ведется в течение календарного года раздельно для каждого вида правового акта.

К регистрационному порядковому номеру распоряжения Губернатора через дефис без пробелов добавляется строчная буква «р» (а к номеру распоряжения Губернатора о командировках, которое готовится департаментом государственной службы и кадров, – строчные буквы «рк»).

К регистрационному порядковому номеру указа Губернатора через дефис без пробелов добавляется строчная буква «у».

К регистрационному порядковому номеру распоряжения Правительства через дефис без пробелов добавляются строчные буквы «рп».

К регистрационному порядковому номеру постановления Правительства через дефис без пробелов добавляются строчные буквы «пп».

4.21. После регистрации протокольный отдел делает копию с подлинника правового акта, заверяет ее печатью протокольного отдела, копирует правовой акт в необходимом количестве и направляет в общий отдел для отправки согласно листу рассылки.

Регистрация правовых актов осуществляется в срок, не превышающий 2-х рабочих дней, выпуск – в срок, не превышающий 5-ти рабочих дней.

4.22. Протокольный отдел самостоятельно направляет:

в редакцию газеты «Волна» – копии указов Губернатора и постановлений Правительства, а также, по решению исполнителя или правового департамента, копии распоряжений Губернатора и Правительства (при этом исполнителем делается соответствующая отметка в листе рассылки);

в аппарат главного федерального инспектора полномочного представителя Президента Российской Федерации в СЗФО – копии указов Губернатора и постановлений Правительства, а также, по решению исполнителя или правового департамента, копии распоряжений Губернатора и Правительства;

в областное Собрание депутатов – копии правовых актов Губернатора, постановлений Правительства, а также, по решению исполнителя или правового департамента, копии отдельных распоряжений Правительства;

в агентство по печати и средствам массовой информации Архангельской области – копии указов Губернатора и постановлений Правительства, а также, по решению исполнителя или правового департамента, копии распоряжений Губернатора и Правительства.

4.23. Правовой департамент самостоятельно направляет:

в прокуратуру Архангельской области – копии указов Губернатора, постановлений и распоряжений Правительства, а также копии отдельных распоряжений Губернатора;

в организации, осуществляющие ведение справочно-правовых систем, – копии указов Губернатора и постановлений Правительства, а также некоторых распоряжений Правительства (на основании договоров с ними);

в территориальный орган юстиции по Архангельской области (для включения в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации) – копии указов Губернатора и постановлений Правительства, а также, по решению правового департамента, копии распоряжений Губернатора и Правительства;

в Центр специальной связи и информации Федеральной службы охраны России в Архангельской области – копии указов Губернатора и постановлений Правительства.

4.24. После выпуска тексты правовых актов вместе с приложениями (кроме правовых актов, содержащих персональные данные, кадровые вопросы) вносятся сотрудниками протокольного отдела в полнотекстовую электронную базу системы «Дело» в срок не более 2 рабочих дней со дня выпуска.

4.25. Правовые акты нормативного правового характера подлежат официальному опубликованию в газете «Волна» и размещению на сайте Правительства Архангельской области (кроме документов или отдельных положений, содержащих сведения конфиденциального характера).

4.26. Контроль за соблюдением правил подготовки и оформления проектов правовых актов, подписанием и выпуском правовых актов осуществляет заместитель Губернатора – руководитель администрации Губернатора и Правительства.

Контроль за опубликованием правовых актов осуществляют правовой департамент и агентство по печати и средствам массовой информации Архангельской области.

4.27. Подлинники правовых актов вместе с документами, на основании которых они приняты, хранятся в протокольном отделе, формируются в отдельные тома и сдаются в государственный архив в установленном порядке.

Копии правовых актов, подлинники которых находятся на хранении в протокольном отделе, заверяются в установленном порядке начальником протокольного отдела либо директором департамента делопроизводства. Копии правовых актов, подлинники которых находятся на хранении в общем отделе, заверяются в установленном порядке начальником общего отдела (либо директором департамента делопроизводства).

Выдача подлинников правовых актов производится только на основании постановлений правоохранительных органов с оформлением акта согласно правилам использования документов и доступа пользователей к ним, установленным законодательством. Решение о выдаче подлинника правового акта принимается заместителем Губернатора – руководителем администрации Губернатора и Правительства.

4.28. Подлинники правовых актов о командировках (за исключением зарубежных командировок) Губернатора Архангельской области, заместителей Губернатора, руководителей исполнительных органов вместе с документами, на основании которых они приняты, хранятся в департаменте государственной службы и кадров, формируются в отдельные тома и сдаются в архив указанным департаментом в установленном порядке.

4.29. Ведение реестров правовых актов в электронном виде осуществляется протокольным отделом.

V. Подготовка и оформление отдельных видов документов в исполнительных органах и администрации Губернатора и Правительства

Состав документов

5.1. В деятельности исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства создается комплекс организационно-распорядительных документов: постановления, распоряжения, приказы, решения (постановления) коллегии, протоколы, акты, докладные, объяснительные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), а также осуществляется служебная переписка.

5.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии исполнительных органов, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

5.3. Взаимные обязательства Правительства Архангельской области, исполнительных органов с их контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

5.4. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, справки, отчеты и другие виды.

5.5. В установленных законодательством случаях в исполнительных органах могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, протокол, положение).

Постановление, распоряжение исполнительного органа,

приказ руководителя исполнительного органа

5.6. Постановление исполнительного органа – правовой акт, принятый в пределах компетенции исполнительного органа и содержащий нормы права, обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение и действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные нормой права.

Распоряжение, приказ – индивидуальные правовые акты, которыми в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства оформляются решения персонального характера, а также решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы, рассчитанные на однократное применение.

5.7. Проекты постановлений, распоряжений, приказов и приложений к ним готовят структурные подразделения исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства на основании поручений руководства либо в инициативном порядке.

5.8. Проекты приказов по кадровым вопросам готовят кадровые службы на основании соответствующих представлений.

5.9. В администрации Губернатора и Правительства проекты распоряжений, приказов и приложений к ним визируются руководителем структурного подразделения, подготовившим данный проект, директором правового департамента, заинтересованными руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя администрации Губернатора и Правительства в соответствии с распределением обязанностей.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения (приказа). Возможно оформление виз на подлиннике документа при условии оформления распоряжения, приказа с соблюдением установленных правил и требований.

5.10. Исполнительные органы самостоятельно устанавливают порядок визирования проектов постановлений, распоряжений, приказов исполнительных органов в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией.

5.11. При необходимости к проекту распоряжения, приказа прилагается пояснительная записка, содержащая краткое изложение сути вопроса и обоснование предлагаемых решений. К проектам постановлений пояснительная записка обязательна.

Возражения по проекту постановления, распоряжения, приказа, возникающие при согласовании, излагаются на отдельных листах бумаги и подписываются соответствующим руководителем.

Если в проект постановления, распоряжения, приказа в ходе согласования вносятся изменения принципиального характера, меняющие его смысл, то он подлежит переоформлению и повторному визированию.

5.12. Постановления, распоряжения, приказы после процедуры визирования печатаются на бланках установленной формы. В случае издания распоряжения, приказа возможно оформление виз на подлиннике документа при условии оформления распоряжения, приказа с соблюдением установленных правил и требований.

Внесение изменений в подписанные постановления, распоряжения, приказы не допускается.

5.13. Постановления, распоряжения, приказы исполнительных органов подписывает руководитель исполнительного органа.

Распоряжения, приказы администрации Губернатора и Правительства подписывает заместитель Губернатора – руководитель администрации Губернатора и Правительства.

5.14. Постановления, распоряжения, приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года. К порядковому номеру при необходимости добавляется буквенная индексация. Приказы по основной деятельности, по личному составу, по командировкам и отпускам регистрируются отдельно.

Копии постановлений, распоряжений, приказов на бумажном носителе заверяются печатью службы делопроизводства (или другой печатью исполнительного органа) и направляются адресатам в соответствии с листом рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Регистрирует постановления, распоряжения, приказы, а также направляет их адресатам, ведет учет и обеспечивает хранение структурное подразделение или должностное лицо, на которого возложены указанные полномочия.

5.15. Ответственность за подготовку проектов постановлений, распоряжений, приказов и их согласование несут руководители структурных подразделений, которые подготовили данный проект.

Правила оформления постановлений, распоряжений, приказов исполнительных органов приведены в приложении № 16 к настоящей Инструкции.

Протокол заседания (совещания)

5.16. Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на совещаниях (заседаниях) коллегиальных, координационных, экспертных и других органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

5.17. Протокол подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение совещания (заседания), визируется его руководителем и представляется руководителю исполнительного органа в срок не более 3 дней после окончания совещания (заседания).

5.18. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколе совещания у руководителя исполнительного органа, осуществляется структурным подразделением (лицом), ответственным за проведение совещания, и структурным подразделением (лицом), обеспечивающим контроль за исполнением поручений в исполнительном органе.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с листом рассылки, который составляет и подписывает исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются службой делопроизводства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые заверяются печатью службы делопроизводства.

5.19. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Подписывается один экземпляр протокола. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера, счет которых ведется с начала календарного года.

5.20. Протоколы печатаются на бланке протокола или стандартном листе бумаги формата А4.

Правила оформления протоколов и образцы приведены в приложении № 16 к настоящей Инструкции.

Служебная переписка

5.21. Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

5.22. Виды деловой переписки и их названия:

деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи;

телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;

телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;

факсограмма – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

5.23. Служебные письма готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на обращения федеральных органов исполнительной власти;

как ответы на обращения организаций и граждан;

как инициативные письма.

5.24. Служебные письма печатаются на бланках в соответствии с Правилами оформления служебных писем (приложение № 17 к настоящей Инструкции).

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более исполнительных органов, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования органов власти – авторов документа указываются и в реквизите «Подпись должностного лица».

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, могут заверяться печатью исполнительного органа. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

5.25. Служебные письма визируются заинтересованными должностными лицами исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства, а также заместителями Губернатора.

5.26. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями исполнительных органов. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании сроков исполнения поручений, обращений и исчисляются в календарных днях:

с даты подписания (утверждения) – документы, поступившие из вышестоящих органов государственной власти, и внутренние документы;

с даты поступления – документы, поступившие из других федеральных органов исполнительной власти, организаций, а также обращения граждан.

5.27. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

документы с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

документы, имеющие пометку «Срочно», – в 3-дневный срок;

документы, имеющие пометку «Оперативно», – в 10-дневный срок;

остальные документы – в срок не более месяца;

запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, и Архангельского областного Собрания депутатов (депутатские запросы) – в течение 30 дней со дня регистрации;

парламентские запросы Архангельского областного Собрания депутатов – в течение 15 дней со дня регистрации;

протесты прокуратуры – в течение 10 дней;

запросы уполномоченного по правам человека в Архангельской области – в течение 15 дней;

обращения граждан, поступившие в исполнительный орган, – в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

Если последний день срока исполнения документов приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

5.28. Исполнитель вправе в необходимых случаях предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, а также делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

5.29. Датой письма является дата его подписания.

5.30. Исходящее служебное письмо, подписанное руководителем, отправляется адресатам, его копия, завизированная исполнителем (исполнителями), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

5.31. Документы, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, а также в Архангельское областное Собрание депутатов, прокуратуру Архангельской области, УВД по Архангельской области, подписываются Губернатором.

Документы, направляемые в федеральные органы законодательной, исполнительной, судебной власти, подписываются, как правило, Губернатором, в необходимых случаях – заместителями Губернатора и руководителями исполнительных органов в пределах их компетенции.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются заместителями Губернатора, руководителями исполнительных органов и структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства в пределах их компетенции.

Письма на бланках Правительства Архангельской области подписываются Губернатором или заместителем Губернатора. Письма на бланках администрации Губернатора и Правительства подписываются заместителем Губернатора – руководителем администрации Губернатора и Правительства.

5.32. Если письмо или телеграмма направляются не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.

5.33. Письма Губернатора и Правительства в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, его заместителей, руководителей федеральных органов исполнительной власти на бланке установленной формы при необходимости могут редактироваться и оформляться в департаменте делопроизводства при представлении завизированного проекта письма на бумажном носителе и в электронном виде.

Записка (докладная, объяснительная, служебная)

5.34. В исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства создаются следующие виды записок, используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками:

докладная записка;

объяснительная записка;

служебная записка.

5.35. Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. По содержанию докладные записки могут подразделяться на инициативные, информационные и отчетные (аналитические).

Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, анализ возникшей ситуацию. Во второй части содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры.

Объяснительная записка – письменное сообщение должностного лица вышестоящему руководителю с пояснением какого-либо факта, действия, обстоятельства.

Служебная записка – документ, официально не принятый, т.е. не включенный в классификацию документов России, однако широко применяемый в практической деятельности.

Правила оформления записок и их образцы приведены в приложении № 16 к настоящей Инструкции.

5.36. Регистрация записок в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства ведется, при необходимости, службами делопроизводства или должностными лицами, на которых возложены указанные полномочия.

Резолюция (поручение)

5.37. Резолюция (поручение) составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов.

К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость, правильный выбор исполнителя.

5.38. В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Инициалы исполнителя указываются обычно после фамилии.

5.39. На резолюциях, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

5.40. Если резолюция (поручение) дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей, координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

5.41. Резолюция переносится в регистрационную карточку и является основанием постановки документа на контроль. Срок исполнения документа берется из резолюции.

При указании срока исполнения документ ставится на контроль автором резолюции (сотрудником секретариата Губернатора, секретариата заместителя Губернатора или приемной должностного лица).

5.42. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов: содержать решение вопроса (например, «Подготовить», «Выделить», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса (кому поручается, что поручается, срок исполнения).

5.43. Резолюция может оформляться на самом документе (в правой верхней части между адресом и первой строкой текста письма) или на бланке резолюции. Для этих целей используют обычно бланки формата А6, на которых и составляется текст резолюции (поручения).

5.44. Проекты резолюций Губернатора, заместителей Губернатора, руководителей исполнительных органов оформляются с использованием соответствующих электронных шаблонов по установленной форме сотрудниками секретариатов или приемных.

Образцы оформления резолюций в виде отдельного документа приведены в приложении № 18 к настоящей Инструкции.

Акт

5.45. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленного факта, события, действия.

5.46. Акт оформляется на бланке или на стандартных листах бумаги шрифтом размером № 14 и имеет следующие реквизиты: наименование организации, вида документа (акт), дату, регистрационный индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.

Правила оформления акта и образец приведены в приложении № 16 к настоящей Инструкции.

Работа исполнителя с документами

5.47. Работа с документами организуется:

в исполнительных органах – на основании указаний (резолюций, поручений) руководителя исполнительного органа, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;

в администрации Губернатора и Правительства – на основании указаний (резолюций, поручений) руководителя администрации Губернатора и Правительства его заместителей, руководителя структурного подразделения.

5.48. Исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

5.49. Специалисты структурных подразделений исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением установленных правил документирования;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами и органами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

в необходимых случаях – подготовку листа рассылки;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) –проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

5.50. В случае исполнения документа несколькими исполнительными органами подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) руководитель назначает другого исполнителя и определяет порядок передачи документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или вновь назначенному сотруднику.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

5.51. Печатание документов в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства осуществляется с использованием программно-технических средств и компьютерной техники с соблюдением правил орфографии и пунктуации русского языка, а также требований настоящей Инструкции.

При печатании документов особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований организаций, иностранных слов и географических названий.

5.52. В протокольном отделе оформляются на бланках установленной формы правовые акты Губернатора и Правительства, а также отдельные документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора.

5.53. Тиражирование документов для сотрудников администрации Губернатора и Правительства осуществляется на копировально-множительной технике в общем отделе и структурных подразделениях администрации Губернатора и Правительства.

Исполнительные органы тиражируют документы самостоятельно.

Необходимость копирования и размножения служебных документов определяют руководители структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства, исполнительных органов, которые несут ответственность за содержание и качество документов.

На копирование передаются только служебные документы, как правило, первые экземпляры (подлинники) в несброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

VI. Организация документооборота в исполнительных органах и администрации Губернатора и Правительства

6.1. Движение документов в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства с момента их создания (получения) до завершения или отправки образует документооборот.

6.2. В документообороте в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

6.3. В составе входящей и исходящей документации выделяются следующие группы документов:

документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других органов государственной власти;

документы, поступившие из органов местного самоуправления;

документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по Архангельской области;

обращения граждан;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов Архангельского областного Собрания депутатов и органов местного самоуправления;

документы из подведомственных организаций;

документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных исполнительным органам;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран;

другие группы документов.

6.4. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и следующие операции с документами:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение;

распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

регистрация поступающих документов;             

рассмотрение документов руководством исполнительного органа и вынесение резолюций;

передача документов исполнителям (доведение документов до исполнителей);

организация обработки и передачи отправляемых документов;

регистрация и прохождение внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота.

6.5. Организация документооборота в исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства основывается на следующих принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

организация предварительного рассмотрения поступивших документов;

исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа;

однократность регистрации поступивших и отправляемых документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование;

регламентация операций по обработке, передаче, рассмотрению и согласованию документов.

6.6. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

Прием, обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов

6.7. Документы, поступающие на имя Губернатора, заместителей Губернатора, в Правительство, администрацию Губернатора и Правительства, принимаются, учитываются и регистрируются в общем отделе.

6.8. Документы, поступающие в адрес исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства, принимаются, учитываются и регистрируются службами делопроизводства или должностными лицами, на которых возложены указанные функции.

6.9. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов и бандеролей с пометкой «Лично», вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При недостаче документов (отдельных листов) составляется акт (по форме согласно приложению № 19 к настоящей Инструкции) в 3-х экземплярах, один из которых остается в общем отделе, другой приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю.

Конверты с пометкой «Лично» передаются адресатам без вскрытия.

6.10. Поступающие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении № 20 к настоящей Инструкции.

6.11. Предварительное рассмотрение документов осуществляется в целях выделения из всей поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством.

Документы по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения исполнительного органа. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей для оформления резолюции (поручения).

Регистрация поступающих документов

6.12. Регистрация документов, поступающих в общий отдел, осуществляется в системе «Дело» путем заполнения электронной регистрационной карточки (РК).

На входящем документе, как правило, в правом нижнем углу свободного поля проставляется штамп, где указываются дата поступления и регистрационный номер.

Формы регистрационных штампов приведены в приложении № 21 к настоящей Инструкции.

6.13. Службы делопроизводства исполнительных органов регистрируют адресованные им документы самостоятельно с использованием системы «Дело».

6.14. Правительственная корреспонденция принимается и регистрируется в отделе по контролю за исполнением документов департамента контроля и совершенствования государственного управления администрации Губернатора и Правительства (далее – отдел по контролю).

6.15. В администрации Губернатора и Правительства общий отдел также принимает и регистрирует в системе «Дело» телеграммы, факсограммы, поступающие на факс 21-54-95, и электронную почту, поступающую на адрес: adm@dvinaland.ru.

6.16. Прием и оперативная передача текстов факсограмм осуществляется также факсимильными аппаратами (телефаксами), установленными в приемной Губернатора и приемных заместителей Губернатора, в структурных подразделениях администрации Губернатора и Правительства, в исполнительных органах.

Факсограммы, поступающие в секретариат Губерантора, регистрируются в общем отделе.

Факсограммы, поступающие в секретариаты заместителей Губерантора, регистрируются в соответствующих секретариатах заместителей Губернатора.

6.17. При приеме и отправке факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:

документ должен быть завизирован исполнителем, руководителем исполнительного органа, заместителями Губернатора;

ответственность за содержание передаваемой информации несут руководитель исполнительного органа, заместители Губернатора;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного в установленном порядке;

запрещается передавать тексты документов с пометкой «Для служебного пользования»;

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются в системе «Дело» получателем и передаются адресатам в день приема, срочные – немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется исполнителю без повторной регистрации (в этом случае в регистрационной карточке делается соответствующая отметка с указанием даты поступления подлинника).

6.18. Контроль за использованием факсимильной техники возлагается на приемные и секретариаты должностных лиц, руководителей исполнительных органов и структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства.

6.19. Прием и регистрация обращений граждан, поступающих в адрес Губернатора и заместителей Губернатора, в Правительство, администрацию Губернатора и Правительства, производится отделом по работе с обращениями граждан департамента делопроизводства (далее – отдел по работе с обращениями граждан). Регистрация обращений граждан производится с использованием системы «Дело».

6.20. Прием и регистрация входящих и исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями исполнительных органов), содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется отделом специальной документальной связи и защиты информации администрации Губернатора и Правительства.

Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей

6.21. Документы передаются руководству в день их регистрации, документы, имеющие пометку «Срочно» или «Вручить немедленно», –немедленно.

6.22. Входящие документы, адресованные Губернатору, после регистрации в общем отделе направляются в секретариат Губернатора.

Входящие документы, адресованные Губернатору, но относящиеся к компетенции его заместителей и не требующие доклада Губернатору, направляются общим отделом в секретариаты заместителей Губернатора для рассмотрения и принятия решения заместителями Губернатора.

6.23. Рассмотрение документов, поступивших в секретариат Губернатора, секретариаты заместителей Губернатора, исполнительные органы, структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства, производится руководителями в день их поступления (документы, поступившие с 10:00 до 17:00, рассматриваются, как правило, в тот же день, поступившие после 17:00 – на следующий день до 10:00).

6.24. После наложения резолюции руководителя (подписания поручения) в РК документа вносятся соответствующие отметки.

В администрации Губернатора и Правительства сотрудники секретариата Губернатора и секретариатов заместителей Губернатора передают документы в общий отдел для передачи исполнителям в соответствии с резолюцией.

Незарегистрированные документы, поступившие непосредственно в секретариаты или структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства, не имеющие права самостоятельной регистрации, подлежат обязательной передаче на регистрацию в общий отдел до рассмотрения руководителем.

Организация работы с отправляемыми документами

6.25. Исходящие документы за подписью Губернатора, заместителей Губернатора (служебные письма, телеграммы) передаются в общий отдел для регистрации в системе «Дело» и отправки адресатам почтовой и электрической связью.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, с указанием почтового или электронного адреса. При направлении писем одинакового содержания за одним регистрационным номером более чем в 4 адреса при оформлении реквизита «Адресат» может впечатываться почтовый адрес получателя.

Копии правовых актов передаются в общий отдел для оправки в соответствии с листом рассылки.

Переданные в общий отдел документы должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

При необходимости предварительную отправку документа факсимильной или электронной связью осуществляет исполнитель после регистрации в общем отделе.

6.26. Исходящие документы за подписью руководителя исполнительного органа отправляются службами делопроизводства самостоятельно после регистрации в системе «Дело».

6.27. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

6.28. При оформлении документов на заказную корреспонденцию составляется реестр, форма которого утверждается органами связи.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.

6.29. Телеграммы за подписью Губернатора, заместителей Губернатора печатаются по установленной форме (приложение № 22 к настоящей Инструкции).

Телеграммы категории «Правительственная» подписываются Губернатором.

Текст телеграммы не должен превышать одной машинописной страницы. Текст излагается кратко, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указываются должность, инициалы имени, отчества и фамилия должностного лица. Проект телеграммы визируется руководителем органа, подготовившего телеграмму.

6.30. Передача документов между исполнительными органами осуществляется через службы делопроизводства в конкретном исполнительном органе.

Внутренний документооборот

6.31. В состав внутреннего документооборота входит переписка между исполнительными органами, между исполнительными органами и администрацией Губернатора и Правительства, между исполнительными органами и структурными подразделениями администрации Губернатора и Правительства, а также подготовка и согласование проектов правовых актов.

6.32. Внутренняя переписка осуществляется с оформлением письма на бланке, регистрацией в системе «Дело», прикреплением электронного образа документа к РК и отправлением адресату (адресатам), при этом подлинник письма на бумажном носителе остается у автора и не передается адресатам на бумажном носителе.

6.33. По некоторым вопросам внутренняя переписка осуществляется с оформлением письма на бланке, регистрацией в системе «Дело», отправлением адресату на бумажном носителе без прикрепления электронного образа документа (у автора документа остается копия, которая подшивается в дело).

К таким документам относятся письма, содержащие персональные данные, письма по финансовым вопросам, вопросам размещения государственного заказа, вопросам имущественного характера, по кадровым вопросам и т.д. При регистрации письма на бумажном носителе необходимо в РК документа сделать пометку «Требуется отправка подлинника».

6.34. В целях сокращения избыточной внутренней переписки рекомендуется некоторые оперативные вопросы (приглашение на совещание, направление информации для сведения или копий документов для ознакомления, другие вопросы по усмотрению исполнительного органа, структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства) решать по телефону, в ходе рабочего совещания, личной беседы, а также через электронную почту. При работе с электронной почтой рекомендуется соблюдать следующие правила:

до введения электронной цифровой подписи электронные сообщения отправляются без оформления на бланке;

учет (при необходимости) и уничтожение электронных сообщений исполнительный орган, структурное подразделение администрации Губернатора и Правительства ведут самостоятельно в соответствии с установленным порядком (важные сообщения рекомендуется распечатывать и помещать в соответствующие дела);

создавать копии электронных документов на бумажном носителе нужно только в тех случаях, когда это необходимо;

не следует распечатывать документы, присланные для информации.

6.35. По отдельным вопросам внутренняя переписка может осуществляться на бумажном носителе, но без оформления на бланке и без регистрации в системе «Дело» (заявки на оформление коллективного пропуска в здание участников совещаний, на приобретение материально-технических средств и канцелярских принадлежностей, на вызов рабочих, ремонтных бригад и т.д.). Образец оформления подобного рода заявок приведен в приложении № 23 к настоящей Инструкции.

6.36. Заявка на постоянный индивидуальный пропуск (на пластике) оформляется на бумажном носителе (на бланке) с регистрацией в системе «Дело», на разовый пропуск для одного посетителя – по телефону через бюро пропусков.

Заявки на предоставление автомобиля для поездок по городу передаются по телефону, для командировок по области и за пределы области – оформляются на бумажном носителе (на бланке) с регистрацией в системе «Дело».

6.37. Согласование проектов правовых актов осуществляется без сопроводительных писем. Замечания, предложения к проектам правовых актов оформляются либо в электронном виде (прикрепляются к РКПД в ходе веерного согласования), либо (если замечания не учтены) в ходе согласования на бумажном носителе с проставлением соответствующей отметки при визировании и оформлением на отдельных листах бумаги (не на бланке, без регистрации).

6.38. Проекты постановлений, распоряжений исполнительного органа, а также проекты приказов по основной деятельности и по личному составу проходят процедуру согласования в соответствии с порядком, установленным в исполнительном органе, с соблюдением требований настоящей Инструкции.

6.39. Постановления, распоряжения, приказы в исполнительных органах регистрируются раздельно. Подлинники постановлений, распоряжений, приказов хранятся в структурных подразделениях, на которые возложены функции по их регистрации и учету.

Копии постановлений, распоряжений, приказов исполнительных органов рассылаются согласно листу рассылки.

6.40. Передача внутренних документов между структурными подразделениями исполнительного органа осуществляется через службу делопроизводства, между структурными подразделениями администрации Губернатора и Правительства – через общий отдел (с регистрацией в системе «Дело») или самостоятельно (без регистрации).

Учет и анализ объемов документооборота

6.41. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

6.42. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в исполнительные органы, администрацию Губернатора и Правительства и создаваемых ими, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются департаментом делопроизводства, службами делопроизводства и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

6.43. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в исполнительные органы, администрацию Губернатора и Правительства и созданных ими за определенный период времени (месяц, год).

6.44. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

VII. Организация работы в системе «Дело»

7.1. На базе компьютерной сети Правительства Архангельской области функционирует система «Дело», которая позволяет:

осуществлять регистрацию документов, содержащих информацию открытого характера, поступивших в исполнительные органы, администрацию Губернатора и Правительства;

осуществлять автоматизированный поиск документов по различным критериям;

организовывать контроль за своевременным исполнением поручений, получать статистические справки (отчеты) по документообороту.

7.2. В системе «Дело» также разрешается регистрировать документы ограниченного распространения (для служебного пользования, с пометкой ДСП) и обращения граждан. Ввод текстов таких документов и обращений граждан, их сканирование, хранение и распечатка в системе «Дело» запрещены.

7.3. Запрещается осуществлять регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

7.4. Организационно-методическое руководство по использованию системы «Дело» осуществляют департамент информационных технологий и департамент делопроизводства.

7.5. Для организации работы из числа сотрудников департамента информационных технологий назначается администратор/технолог системы «Дело», который:

выполняет работы по настройке системы в соответствии с изменениями в документообороте и структуре исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства;

осуществляет актуализацию и проверку общих справочников системы, консультирует пользователей системы «Дело»;

устанавливает необходимое программное обеспечение на рабочие места, обеспечивает ввод в систему персональных идентификаторов и первичных паролей всех пользователей.

7.6. Сотрудники исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства включаются в число пользователей системы «Дело» после прохождения обучения. Пользователям системы «Дело» запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам и рекомендуется периодически менять свои пароли.

7.7. Ответственность за организацию использования системы «Дело» в исполнительных органах возлагается на их руководителей, в администрации Губернатора и Правительства – на руководителей структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства.

7.8. Руководителям и сотрудникам исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства для работы с регистрационными карточками документов и для просмотра электронных образов (файлов) документов устанавливается подсистема электронного документооборота «Дело Web».

7.9. Основной единицей хранения информации в системе «Дело» является регистрационная карточка документа (РК документа). Существуют три вида РК документов:

РК входящих документов;

РК исходящих и внутренних документов;

РК обращений граждан.

Каждая РК документа содержит заранее определенный набор реквизитов для описания своего вида.

7.10. Совокупность РК документов образует картотеку. В системе «Дело» созданы центральная картотека документов и картотеки документов каждого исполнительного органа. Вместе с РК документа в системе «Дело» хранится его электронный образ (файл).

7.11. Документ регистрируется в единой базе данных системы «Дело» только один раз. При этом РК документа одновременно доступна для работы пользователям, наделенным правом выполнять конкретные функции как в картотеке, где документ был зарегистрирован, так и в тех картотеках, куда он был направлен на исполнение или для сведения.

7.12. Регистрируемые в системе «Дело» документы подразделяются на основные группы:

входящие документы;

исходящие и внутренние документы;

обращения граждан.

7.13. Регистрация входящих документов, поступивших в администрацию Губернатора и Правительства, осуществляется общим отделом в центральной картотеке.

Входящие документы исполнительных органов регистрируются сотрудниками исполнительных органов в своих картотеках.

7.14. Во время регистрации производится прикрепление к РК документа соответствующего электронного образа документа (файла), а также, при необходимости, заверение его электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Введение и применение ЭЦП регламентируется правовым актом Правительства Архангельской области.

7.15. В системе «Дело» осуществляется регистрация следующих исходящих и внутренних документов:

указы Губернатора;

постановления Правительства;

распоряжения Губернатора;

распоряжения Правительства;

поручения Губернатора;

поручения Правительства;

поручения руководства;

исходящие документы Правительства Архангельской области, администрации Губернатора и Правительства;

исходящие документы исполнительных органов.

7.16. Регистрация исходящих и внутренних документов, кроме распорядительных документов, осуществляется в общем отделе или в исполнительных органах.

7.17. Регистрация правовых актов Губернатора и правовых актов Правительства в системе «Дело» осуществляется в протокольном отделе. Во время регистрации производится прикрепление к РК документа файла с текстом правового акта, а также рассылка исполнителю, отделу по контролю документов и должностному лицу, контролирующему (курирующему) исполнителя.

7.18. Регистрация поручений Губернатора, Правительства и руководства осуществляется в отделе по контролю документов. Во время регистрации производятся прикрепление к РК документа файла с текстом документа, ввод резолюции и автоматическая рассылка по «Кабинетам» должностных лиц.

7.19. Регистрация обращений граждан осуществляется в отделе по работе с обращениями граждан. Регистрация обращений граждан, поступивших непосредственно в исполнительный орган или из отдела по работе с обращениями граждан, производится в картотеке этого исполнительного органа.

7.20. В системе «Дело» обеспечивается сканирование документа на бумажном носителе для получения его электронного образа и размещения его в базе данных системы. Сканирование осуществляется при регистрации документа на любом рабочем месте, оснащенном сканером. Файл, содержащий электронный образ документа, прикрепляется к РК соответствующего зарегистрированного документа.

7.21. Сканирование входящих, исходящих и внутренних документов центральной картотеки осуществляется в общем отделе при регистрации в системе «Дело».

Сканированию подлежат следующие виды входящих документов:

документы группы «Правительственные документы»;

постановления Архангельского областного Собрания депутатов;

письма аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе;

письма Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, Совета Федерации Российской Федерации;

письма министерств Российской Федерации, федеральных структур с контрольными сроками;

письма организаций с контрольными сроками;

письма, протесты, представления прокуратуры Архангельской области;

письма-ответы на поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, на обращения в вышестоящие органы государственной власти и другие.

7.22. При наличии электронного образа документа в базе данных системы «Дело» вариант документа на бумажном носителе исполнителям не рассылается.

7.23. Электронные образы (файлы) проектов федеральных законов к РК документа не прикрепляются, а размещаются в компьютерной сети в папке по адресу: \\FS\Inform\Проекты ФЗ.

7.24. Резолюции (поручения) Губернатора вводятся в РК документа центральной картотеки сотрудниками отдела по контролю документов. Резолюции (поручения) заместителей Губернатора вводятся сотрудниками секретариатов в соответствии с документом на бумажном носителе (подлинником). Резолюции (поручения) руководителя исполнительного органа вводятся в РК документа сотрудниками службы делопроизводства этого исполнительного органа.

7.25. Документ с поручением, поставленный на контроль (контрольный документ), оформляется в системе «Дело» при вводе резолюции соответствующего должностного лица путем занесения в поле «Плановая дата» срока его исполнения. РК контрольного документа автоматически выделяется отметкой красного цвета «К».

Руководители структурных подразделений могут ставить документы на свой контроль. В этом случае документ является контрольным только в картотеке данного органа.

7.26. Снятие с контроля документов осуществляется сотрудником отдела по контролю документов или службы делопроизводства путем проставления в поручении РК документа фактической даты исполнения и заполнения поля «Основание для снятия с контроля».

7.27. В системе «Дело» реализуется процедура предварительного согласования проектов документов (проектов правовых актов Губернатора и Правительства).

7.28. Регистрационная карточка проекта документа (далее – РКПД) создается сотрудником приемной исполнительного органа (структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства), разработавшего проект документа. К РКПД обязательно прикрепляется электронный образ документа (файл). Срок согласования (визирования) проставляется исполнителем с учетом выходных дней (например, если исполнитель создал РКПД в пятницу и определил срок согласования 3 рабочих дня, то в РКПД необходимо указать срок 5 дней).

РКПД отправляется на предварительное согласование сразу всем должностным лицам по списку, введенному при регистрации. При наличии замечаний в ходе предварительного согласования к РКПД прикрепляется соответствующий файл (замечания оформляются в электронном виде).

После предварительного согласования проекта документа ответственный сотрудник вносит соответствующую отметку в РКПД, которая автоматически отправляется исполнителю.

После доработки исполнителем проекта документа проект правового акта визируется на бумажном носителе в установленном порядке.

7.29. Справочники системы «Дело» обеспечивают функционирование системы в соответствии с организационной структурой и правилами делопроизводства. Справочники создают максимальное удобство при вводе и поиске информации, позволяют исключить ошибки при вводе данных. Справочник «Пользователи» задает набор функций и устанавливает ограничения доступа к данным для конкретного пользователя.

Структуру справочников определяет администратор/технолог системы «Дело». Администратор/технолог осуществляет ведение всех справочников системы «Дело» и проверяет правильность их заполнения.

Дополнение записей в справочники «Организации» и «Граждане» выполняется при регистрации документа или редактировании реквизита РК документа «Адресат», если указанный адресат отсутствует в соответствующем справочнике.

7.30. Ответственные сотрудники исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства обязаны своевременно представлять информацию о кадровых изменениях для корректировки справочников.

Правила работы с электронными документами в системе «Дело» приведены в приложении № 24 к настоящей Инструкции.

VIII. Документальный фонд исполнительных органов и администрации Губернатора и Правительства (ведомственный архив)

Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1. В исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства разрабатывается и утверждается номенклатура дел – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел, предназначенная для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, является основой для составления описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (до 10 лет включительно), описей дел временного хранения (свыше 10 лет).

8.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства.

8.3. Номенклатура дел администрации Губернатора и Правительства на следующий календарный год разрабатывается до 15 ноября текущего года общим отделом, после консультирования с государственным архивом Архангельской области представляется на согласование ЭПК агентства по делам архивов Архангельской области, утверждается заместителем Губернатора – руководителем администрации Губернатора и Правительства.

Названиями разделов номенклатуры дел администрации Губернатора и Правительства являются наименования ее структурных подразделений.

В течение года по согласованию с государственным архивом Архангельской области в номенклатуру дел могут вноситься изменения.

8.4. Номенклатура дел исполнительного органа утверждается руководителем исполнительного органа.

Форма номенклатуры дел приведена в приложении № 25 к настоящей Инструкции.

8.5. Вновь созданные исполнительные органы, структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства в месячный срок разрабатывают номенклатуру дел, согласовывают ее с общим отделом.

8.6. Срок хранения дела и номер статьи по перечню указываются в номенклатуре дел в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 01 января следующего года.

8.7. В администрации Губернатора и Правительства исполненные документы сдаются в общий отдел. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны в дело руководителем органа, исполнившего документ, с отметкой о решении вопроса, расшифровкой своей подписи, указанием даты списания, которые проставляются на нижнем лицевом поле документа на свободном от текста месте.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

8.8. В исполнительных органах исполненные документы оформляются в установленном порядке и сдаются в службу делопроизводства.

Формирование дел и текущее хранение

8.9. Исполненные и оформленные надлежащим образом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Все дела имеют свой индекс, который состоит из условного обозначения подразделения и порядкового номера дел по номенклатуре. При формировании дел должны соблюдаться следующие основные правила:

дела постоянного и временного срока хранения формируются раздельно;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы в делах систематизируются по хронологии, документ-ответ (исходящий) помещается за документом-запросом (входящий), приложения присоединяются к документам, к которым они относятся.

Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений «т. 1», «т. 2» и т.д.

8.10. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование фондообразователя и структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, начальная и конечная даты дела, количество листов в деле, срок хранения.

Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства.

Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Начальной датой дела является дата самого раннего документа, внесенного в дело, конечной датой – дата самого позднего документа.

8.11. Листы в деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

8.12. Дела хранятся в специальных коробках на полках в горизонтальном положении. На корешках обложек (папок) дел указываются необходимые реквизиты.

8.13. Дела выдаются для служебного пользования под расписку. Выдавать дела для работы на дом запрещается.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

8.14. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

8.15. Для определения ценности документов, сроков их хранения и отбора для включения на государственное хранение проводится экспертиза ценности документов. В этих целях в исполнительном органе, администрации Губернатора и Правительства создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), состав и положение о которой утверждается приказом руководителя исполнительного органа.

8.16. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно службами делопроизводства (в администрации Губернатора и Правительства – департаментом делопроизводства) совместно с ЭК под методическим руководством архива.

8.17. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу для передачи в архив (форма описи дел приведена а приложении № 26 к настоящей Инструкции), дел временного срока хранения (до 10 лет включительно) и дел с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.18. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Архангельской области, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел.

8.19. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (по форме согласно приложению № 27 к настоящей Инструкции).

Заголовки дел в описи должны соответствовать видам документов, находящимся в деле, с учетом заголовков дел в номенклатуре. В конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел.

8.20. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в установленном порядке. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства при методической помощи и под контролем архива.

8.21. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению.

8.22. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 28 к настоящей Инструкции);

нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение № 29 к настоящей Инструкции);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 30 к настоящей Инструкции);

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

8.23. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение № 27 к настоящей Инструкции).

8.24. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2008 года).

8.25. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства, при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

8.26. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК исполнительного органа одновременно).

Согласованные ЭК исполнительного органа акты утверждаются руководителем только после утверждения архивом описей дел постоянного хранения.

8.27. После утверждения руководителем исполнительного органа актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в акте проставляется соответствующая отметка.

Передача дел на архивное хранение

8.28. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача документов производится по утвержденным описям дел.

8.29. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

8.30. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и службой делопроизводства.

Прием дел производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в описи дел (в двух экземплярах) отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

8.31. При ликвидации или реорганизации исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

IX. Изготовление, учет, использование, хранение

печатей, штампов и бланков документов

9.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати, если это предусмотрено положениями об исполнительных органах, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства.

Гербовые печати с изображением Государственного герба Российской Федерации используют на основании абзаца второго статьи 4 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях исполнительных органов.

На бланках помещается герб Архангельской области.

9.2. Оттиск гербовой печати ставится, как правило, на актах, доверенностях, договорах и соглашениях, реестрах, сметах, удостоверениях, штатных расписаниях, других документах, фиксирующих получение (расходование) денежных средств и материальных ценностей.

Гербовые печати на удостоверениях работников проставляются кадровыми службами или службами делопроизводства.

9.3. В исполнительных органах, администрации Губернатора и Правительства могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Общий отдел», «Протокольный отдел», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.), а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Использование штампа факсимильной подписи при оформлении подлинников запрещается.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

9.4. На копиях правовых актов, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая печать протокольного отдела. Круглая печать протокольного отдела используется также для удостоверения отметки о заверении копий нормативных правовых актов, подлинники которых хранятся в протокольном отделе.

Для заверения копий документов, которые хранятся в общем отделе, используется круглая печать общего отдела.

9.5. Пользование простыми печатями и штампами разрешается работникам, на которые приказом руководителя возложены указанные полномочия.

9.6. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Заявка на изготовление печати и ее эскиз передаются в соответствующую административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии – изготовителе печатей.

В случае служебной необходимости по решению руководителя исполнительного органа, структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

9.7. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом руководителя предоставлены соответствующие полномочия.

9.8. Штампы и печати в исполнительных органах должны учитываться уполномоченными на то лицами в специальном журнале (приложение № 31 к настоящей Инструкции) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются) и выдаваться сотрудникам под расписку. Место хранения гербовой печати определяется руководителем. Печати хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах).

В администрации Губернатора и Правительства штампы и печати учитываются в общем отделе.

9.9. Ответственность за законность использования и надежность хранения печати, штампов исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства возлагается на их руководителей.

При смене руководителя исполнительного органа, структурного подразделения администрации Губернатора и Правительства печати и штампы передаются по акту с отметками в журналах учета.

9.10. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

9.11. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых исполнительным органом, администрацией Губернатора и Правительства, не допускается.

Об утере печати и штампа незамедлительно ставится в известность.

Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их.

9.12. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования проверяется подразделением, ответственным за учет печатей (в администрации Губернатора и Правительства – общим отделом).

9.13. Организация работы по изготовлению бланков документов исполнительного органа, администрации Губернатора и Правительства возлагается на соответствующую административно-хозяйственную службу, которая:

получает заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции.

9.14. Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства. Бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Испорченные бланки уничтожаются в установленном порядке.

_____________

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 8

к Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

ПРАВИЛА

оформления реквизитов документов

1. При подготовке документов оформляются реквизиты с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с соблюдением правил расположения на формате А4 углового и продольного бланков.

2. Государственный герб Российской Федерации (01) помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

3. Герб субъекта Российской Федерации (02) помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

В соответствии с областным законом от 15 июля 2003 года № 178-23-ОЗ «О гербе Архангельской области» герб Архангельской области в многоцветном или одноцветном варианте помещается на бланках:

областных законов;

постановлений и решений Архангельского областного Собрания депутатов;

правовых актов Губернатора Архангельской области;

правовых актов Правительства Архангельской области.

Герб в одноцветном варианте помещается на бланках:

Правительства Архангельской области;

Архангельского областного Собрания депутатов;

уполномоченного по правам человека в Архангельской области;

представительств Архангельской области в Российской Федерации;

избирательной комиссии Архангельской области;

иных органов государственной власти Архангельской области.

4. Эмблема организации (03) помещается на бланке организаций в соответствии с уставом или положением об организации. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации.

5. Код организации (04) проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

6. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

8. Код формы документа (07) проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).             

9. Наименование организации (08) – должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

10. Справочные данные об организации (09) указываются в бланках писем и включают индекс учреждения связи, почтовый адрес, номера телефона и факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению организации.

11. Наименование вида документа (10) проставляется на всех документах (приказ, постановление, распоряжение, решение, акт и др.). В письме наименование вида и разновидности документа не указывают. Наименование вида документа включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

12. Дата документа (11).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 05 января 2005 года следует оформлять: 05.01.2007 (неправильно: 05.02.10, 05.02.2010 г., 05.02.2010 года).

Допускается словесно-цифровой способ написания даты, например, 08 февраля 2009 г.

13. Регистрационный номер документа (12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.             

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой исполнительным органом государственной власти.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

14. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13) включается в состав реквизитов бланка письма, оформляется только в письмах-ответах, проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Сведения о номере и дате переносятся с поступившего документа.

15. Место составления (издания) документа (14) указывается с учетом принятого административно-территориального деления, включает только общепринятые сокращения.

16. Адресат (15) оформляется на письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство финансов

Российской Федерации

или

Правительство

Российской Федерации

Департамент делопроизводства

и архива

ОАО «Архангельскоблгаз»

Бухгалтерия

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, например:

ОАО «Архэнерго»

Планово-экономический отдел

Старшему экономисту

И.А. Петровой

или

Министерство финансов

Российской Федерации

Департамент управления делами

Ведущему специалисту

В.А. Корину

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Министру здравоохранения

и социального развития

Российской Федерации

Т.А. Голиковой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

или

Главам

муниципальных образований

Архангельской области

Руководителям исполнительных органов государственной власти

Архангельской области

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, др. федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Архангельской области, постоянным корреспондентам.             

Документ не должен содержать более 4-х адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.

              При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

              Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Учебно-методический центр

документирования и управления

2-й Смоленский пер., д. 1/4, стр. 1

Москва, 121099

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв.12

г. Котлас, Архангельская обл.,

163000

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии.

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

17. Гриф утверждения документа (16).

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель Губернатора

Архангельской области

по социальным вопросам

Личная подпись И.О. Фамилия

05.06.2010

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

              При утверждении документа специально издаваемым документом (указом, постановлением, распоряжением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

приказом министра финансов Архангельской области

от 06 февраля 2010 г. № 5

18. Указания по исполнению документа (резолюция) (17) .

Указания по исполнению документа – резолюция – оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции соответствующим должностным лицом. Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Королёву Н.В., Федуловой Н.А.

Прошу подготовить проект договора

к 05.12.2010

Подпись Дата

На документе не должно быть более четырех резолюций.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, если не оговорено иное, остальные привлекаются к решению вопроса в качестве соисполнителей. Первому лицу, указанному в резолюции, предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.

В случае оформления резолюций (поручений) на отдельном листе используются бланки резолюций (поручений), которые рекомендуется оформлять на бланках формата А6 (образцы приведены в приложении № 18 к настоящей Инструкции). Изображение герба на бланках резолюций (поручений) не допускается.

19. Наименование документа (заголовок) (18) должен быть кратким, точно передавать смысл текста и содержать ответ на вопрос, о чем (о ком) издан документ, например: «О выделении…», «Об изменении…» и т.д.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка, составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (4–5 строк по 28–30 знаков в строке).

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом полужирным шрифтом.

Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

20. Отметку о контроле документа (19) проставляют на документах, поставленных на контроль, на верхнем поле документа справа. Отметка о контроле обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». К контрольному документу обязательно прикладывается контрольная карточка, где указаны исполнители, сроки исполнения и задание.

21. Текст документа (20) должен быть кратким, ясным, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Текст печатается на расстоянии двух-трех межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Тексты документов могут быть оформлены в виде связного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать одну заключительную часть, если содержание документа не нуждается в пояснении. Например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих листах печатаются только номера этих граф.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты.

Например:

В соответствии с Федеральным законом от 26 мая 1997 года № 6-ФЗ «О повышении минимального размера оплаты труда» приказываю:

             

Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа: «приказываю», «предлагаю», «прошу».

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: «постановляет», «решил».

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа – «приказываем», «решили».

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа – «слушали», «выступили», «постановили».

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция) и содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «администрация считает возможным»).

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

22. Отметка о наличии приложения (21).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

              Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Регламент Правительства Архангельской области на 20 л. в 1 экз.

2. Копия письма Минфина России на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2000 № 02-4/156 и приложение к нему,

всего на 30 л.

              Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.

На приложениях справочного характера к правовым актам, правилам, инструкциям, положениям, планам программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу министра финансов Архангельской области

от 06 февраля 2010 г. № 5

Если приложений несколько, они нумеруются (приложение № 1, приложение № 2).

Если приложение одно, оно не нумеруется.

Слово «Приложение» печатают без кавычек.

23. Подпись должностного лица (22).

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При использовании должностного бланка наименование должности не указывается.

Подпись отделяется от последней строки текста двумя-тремя межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы имени и отчества печатаются без пробела). Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель, при этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, например:

Исполняющий обязанности министра строительства

Архангельской области

личная подпись

И.О. Фамилия

или

И.о. заместителя министра

экономического развития

Архангельской области

личная подпись

И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Рекомендуется проставлять подпись ручкой с наполнителем синего (фиолетового) цвета.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Министр личная подпись М.А. Иванов

Руководитель агентства личная подпись Н.И. Логинова

При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Губернатора

Архангельской области

по инфраструктурному развитию

личная подпись И.О. Фамилия

Заместитель Губернатора

Архангельской области

по социальным вопросам

личная подпись И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

личная подпись

Н.В. Куликов

Члены комиссии

личная подпись

К.М. Артемова

В.И. Матвеев

В.К. Филатов 

При подписании совместного документа руководителями разных организаций первый лист оформляют не на бланке.

24. Гриф согласования документа (23).

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования (внешнее согласование). Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования. Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Главного управления

МЧС России по Архангельской области

Личная подпись И.О. Фамилия

23.04.2010

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования осуществляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.03.2010 № 451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания комиссии

по делам ветеранов при Губернаторе

Архангельской области

от 21.03.2010 № 12

              Согласование документа осуществляется:

              с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.д.);

с подведомственными организациями;

с общественными организациями (при необходимости).

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Внешнее согласование проводится после внутреннего согласования (визирования).

25. Визы согласования документа (24).

Согласование документа оформляют визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Иванов

Дата

             

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Руководитель агентства

по тарифам и ценам

Архангельской области

Личная подпись (расшифровка подписи)

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации (указы, постановления, распоряжения, приказы, решения), визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего документа под подписью ближе к нижнему полю.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

26. Оттиск печати (25) является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.

Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Документы заверяют печатью организации.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Оттиск печати с изображением герба Архангельской области может проставляться на следующих документах, требующих особого удостоверения их подлинности:

документы организационно-правового характера (положение, штатное расписание);

документы, содержащие разрешение заниматься определенным видом деятельности (лицензия);

документы, удостоверяющие права отдельных лиц (доверенность);

документы, подтверждающие сведения персонального характера (справка);

документы, оформляющие соглашение двух или нескольких лиц (договор);

документы, определяющие обязательства по выполнению определенных действий (гарантийное письмо);

документы, фиксирующие факты приема-передачи денежных средств и материальных ценностей (платежное поручение, акт).              

Простые круглые мастичные печати (без изображения герба Архангельской области) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Простой печатью заверяют копии документов и выписки из документов, предназначенные для представления в другие организации.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.

27. Отметка о заверении копии (26).

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом (ниже реквизита «Подпись») оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий:

слово «Верно»;

наименование должности лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

дату заверения;

печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию).

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В. Колосков

Дата

             

Реквизит «Отметка о заверении копии» может включать указание о месте нахождения подлинника документа.

Например:

Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) № _____ за ____ г.

Верно

Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ___ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Копии документов заверяются заместителем Губернатора – руководителем администрации Архангельской области, руководителями исполнительных органов, их заместителями, руководителями кадровых служб, начальником протокольного отдела, начальником общего отдела, главным бухгалтером.

28. Отметка об исполнителе (27) включает инициалы и фамилию (или имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (при этом слово «исполнитель» или «исп.» не печатается).

Например:

И.В. Петров

или

Иван Васильевич Петров

24-22-02

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

29. Отметка об исполнении документа (28) свидетельствует о том, что работа над документом закончена.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит:

из слов «В дело»;

указания индекса дела, в которое помещается документ;

подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения;

даты.

Например:

Ответ направлен

05.06.2010 № 01-13/184.

В дело 13–14.

Л.Д. Сомова

06.06.2010

или

Рассмотрено на заседании коллегии.

Протокол от 02.06.2010 № 6

В дело 06-12

И.Н. Лапина

04.06.2010

Отметка об исполнении может быть дополнена ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, кратким сведениями об исполнении.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, номер», «Дан устный ответ», «Учтено при составлении заявки», «Вопрос решен по телефону» и т. п.

30. Отметка о поступлении документа (29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа. Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»). В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года № 1233) отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

_____________

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 9

к Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

ПРАВИЛА

оформления проектов областных законов и проектов постановлений Архангельского областного Собрания депутатов

I. Оформление реквизитов проектов областных законов, проектов постановлений Архангельского областного Собрания депутатов

1.              Проекты областных законов, проекты постановлений Архангельского областного Собрания депутатов печатаются на стандартных листах бумаги А4 шрифтом Times New Roman размером № 14 через полуторный межстрочный интервал.

Каждый лист проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов должен иметь следующие размеры полей: левое – 30 мм, правое – 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

2.              Проекты областных законов, проекты постановлений Архангельского областного Собрания депутатов на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер листа проставляется арабскими цифрами по центру верхнего поля. Номер на первом листе не ставится.

3.              В правом верхнем углу первого листа проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов печатается слово «Проект».

Ниже прописными буквами вразрядку печатаются выделяемые полужирным шрифтом и выравниваемые по центру слова:

А Р Х А Н Г Е Л Ь С К А Я О Б Л А С Т Ь

4.              Наименование вида нормативного правового акта отделяется от первого реквизита двумя межстрочными интервалами, выделяется полужирным шрифтом и печатается по центру:

ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН

5. Заголовок проекта областного закона отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, печатается без кавычек по центру с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка после заголовка не ставится.

Заголовок проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов должен точно и по возможности кратко отражать его содержание и предмет правового регулирования. Заголовок проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов содержит ответ на вопрос, о чем (о ком) издан документ.

Например:

О Правительстве Архангельской области и исполнительных органах государственной власти Архангельской области

В заголовке может приводиться название кодекса.

Например:

Градостроительный кодекс Архангельской области

6.              Содержательная часть проекта областного закона отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами и выравнивается по ширине печатной страницы.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

7.              После текста проекта областного закона на расстоянии трех межстрочных интервалов располагается реквизит «Подпись». Слова «Губернатор» и «Архангельской области» печатаются в две строки от левой границы текстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора Архангельской области печатаются у правой границы текстового поля. На расстоянии пяти межстрочных интервалов от подписи у левой границы текстового поля с абзацного отступа печатается реквизит «Место издания».

Образец:

Губернатор

Архангельской области                             И.О. Фамилия

г. Архангельск

8. При регистрации областного закона после реквизита «Место издания» печатаются реквизиты «Дата» и «Номер».

II. Структурные элементы областного закона

9.              Содержательная часть областного закона отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и может иметь следующие основные элементы (структурные элементы текста областного закона):

преамбулу;

разделы;

главы;

статьи;

пункты;

подпункты;

дефисы;

абзацы.

10.              Преамбула – это вступительная часть, определяющая цели, задачи, мотивы принятия областного закона. Включение нормативных положений, в том числе предмета правового регулирования областного закона, правовой основы регулирования общественных отношений, в преамбулу проекта областного закона не допускается.

Иные структурные единицы проекта областного закона не могут иметь преамбулу.

11.              Раздел как структурная единица проекта областного закона имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и заголовок.

Деление проекта областного закона на разделы, если в нем нет глав, не допускается.

Обозначение и заголовок раздела печатаются полужирным шрифтом прописными буквами без точки в конце, заголовок набирается с новой строки.

Например:

РАЗДЕЛ I

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ГРАЖДАН ЖИЛЫМИ ПОМЕЩЕНИЯМИ.

ПОЛЬЗОВАНИЕ ЖИЛЫМИ ПОМЕЩЕНИЯМИ

12.              Глава как структурная единица проекта областного закона нумеруется римскими цифрами и имеет заголовок.

Обозначение главы набирается прописными буквами полужирным шрифтом, выравнивается по центру, после номера главы ставится точка.

Заголовок главы печатается прописными буквами полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы. Точка после заголовка главы не ставится.

Например:

ГЛАВА I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

13.              Статья является основным структурным элементом проекта областного закона.

Статья имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами.

Статья может оформляться как с заголовком, так и без него.

Обозначение статьи печатается прописными буквами полужирным шрифтом с абзацного отступа (1,25 см от левой границы текстового поля).

Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи. Точка после заголовка статьи не ставится.

Например:

Статья 3.

Правовое регулирование общественных отношений в сфере сохранения, использования, популяризации и государственной охраны объектов культурного наследия на территории Архангельской области

14.              Нумерация разделов, глав и статей проекта областного закона должна быть сквозной.

15.              Статья подразделяется на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с точкой. Текст пункта начинается с прописной буквы и заканчивается точкой.

Например:

«1. Реестр должностей гражданской службы (далее – реестр) – перечень должностей гражданской службы, классифицированных по государственным органам, категориям и группам должностей гражданской службы, учрежденных в органах государственной власти и иных государственных органах Архангельской области.

2. Реестр утверждается настоящим законом согласно приложению № 2 к настоящему закону.».

16.              Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Использование в пределах одного проекта областного закона и арабских цифр, и букв русского алфавита для обозначения подпунктов не допускается. Подпункты следует начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Пункты и подпункты имеют единую нумерацию для данной статьи.

Например:

«1. Участниками бюджетного процесса в Архангельской области являются:

1)              Губернатор Архангельской области; (подпункт 1 пункта 1);

2)              Архангельское областное Собрание депутатов; (подпункт 2 пункта 1);

3)              Правительство Архангельской области; (подпункт 3 пункта 1);

4)              орган управления финансами Архангельской области; (подпункт 4 пункта 1)».

17.              Подпункты могут подразделяться на дефисы, которые начинаются со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой.

Допускается подразделение статей на абзацы, а абзацев на пункты, обозначаемые арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Например:

«Действие настоящего закона распространяется на следующие категории граждан Российской Федерации, постоянно проживающих на территории Архангельской области и включенных в областной регистр лиц, имеющих право на получение социальной поддержки:

1)              лиц, являющихся ветеранами труда и имеющих право на пенсию в соответствии с федеральными законами «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», а также ветеранов военной службы при достижении возраста, дающего право на пенсию по старости в соответствии с федеральными законами «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» и «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»; (пункт 1);

2)              лиц, которым присвоено звание «Ветеран труда Архангельской области», имеющих право на пенсию в соответствии с федеральными законами «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»; (пункт 2);

3)              лиц, подвергшихся политическим репрессиям и впоследствии реабилитированных; (пункт 3)».

18.              Статьи могут подразделяться на абзацы. Каждый абзац начинается с прописной буквы и заканчивается точкой. Абзацы не имеют цифрового обозначения, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с первой красной строки статьи.

19.              Примечания, сноски в тексте проекта областного закона могут использоваться, как правило, в приложениях и только в случае, когда содержание примечания, сноски невозможно изложить непосредственно в структурной единице проекта областного закона.

Примечание набирается с прописной буквы с использованием абзацного отступа. После слова «Примечание» ставится точка.

Например:

«Действия должностных или юридических лиц, повлекшие за собой самовольное занятие земель, влекут наложение административного штрафа в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда.

Примечание. Под действиями должностных или юридических лиц, повлекшими за собой самовольное занятие земель, в настоящей статье настоящего закона понимается устное или письменное разрешение на занятие или использование земельного участка без оформленных в установленном порядке правоустанавливающих документов на землю.».

При наличии нескольких примечаний они нумеруются арабскими цифрами с точкой, а слово «Примечание» употребляется во множественном числе.

20.              Проекты областных законов могут иметь приложения, в которых помещаются различного рода перечни, таблицы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д.

При наличии нескольких приложений к проекту областного закона они нумеруются арабскими цифрами.

Ссылка на приложение в тексте проекта областного закона делается, как правило, при помощи слова «согласно», слово «приложение», употребленное в дательном падеже, пишется со строчной буквы.

Например:

«…согласно приложению № 4 к настоящему закону.».

Юридическая сила приложений и областного закона, к которому они относятся, одинакова.

Обозначение приложения располагается в правом верхнем углу страницы после текста проекта областного закона с указанием регистрационного номера и даты принятия областного закона.

Например:

Приложение

к областному закону

от №

или

Приложение № 1

к областному закону

от №

Заголовок приложения печатается центрированным способом полужирным шрифтом без точки в конце, отделяется от текста приложения тремя межстрочными интервалами.

Например:

Методика

расчета субвенций местным бюджетам муниципального района и городского округа Ненецкого автономного округа на реализацию основных общеобразовательных программ в муниципальных общеобразовательных учреждениях на территории Ненецкого автономного округа

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются по центру. Точка в конце заголовка раздела не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

21.              Если в тексте проекта областного закона или в приложении имеются таблицы, то графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственном числе.

Заголовки граф и строк таблицы печатаются с прописной буквы, а заголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков граф и строк точки не ставятся.

Графы таблицы должны быть пронумерованы. Если таблицу печатают более чем на одной странице, на следующих страницах должны быть напечатаны номера этих граф.

В графах таблицы текст следует писать с прописной буквы. В первой графе (боковой части) таблицы после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Многострочные текстовые элементы в графах выравниваются по первой (верхней) строке боковой части таблицы.

III. Правила употребления ссылок в проектах областных законов

22.              При необходимости сделать ссылку на нормативный правовой акт указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид нормативного правового акта, дата принятия, регистрационный номер и заголовок.

Например:

…в соответствии с областным законом от 23 июня 2005 года № 71-4-ОЗ «О государственной гражданской службе Архангельской области» …

или

… в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» …

23.              При неоднократных ссылках на один и тот же нормативный правовой акт при первом его упоминании применяется следующая форма:

«… в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации») …»

24.              При необходимости дать ссылку не на весь нормативный правовой акт, а только на его структурную единицу сначала указывается эта конкретная единица (начиная с наименьшей).

Например:

… в соответствии с подпунктом 7 пункта 10 статьи 32 областного закона от 3 июня 2003 года № 170-22-ОЗ «О выборах депутатов Архангельского областного Собрания депутатов» …

25.              В текстах проектов областных законов необходимо избегать формулировки «в соответствии с законом». Следует указывать конкретный нормативный правовой акт либо использовать отсылочные формы (например, «в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе Российской Федерации»). Также не рекомендуется использовать словосочетание «в соответствии с действующим законодательством».

IV. Правила оформления проектов областных законов о внесении изменений и дополнений в областные законы

26.              В случае если в тексте проекта областного закона имеется замена слов или цифр, исключение слов, цифр или предложений, новая редакция структурной единицы закона, заголовок проекта областного закона содержит слово «изменение» в соответствующем числе.

Например:

О внесении изменения в областной закон «……………..»

или

О внесении изменений в областной закон «………………»

В случае если в тексте проекта областного закона имеется дополнение структурной единицы статьи закона новыми словами, цифрами или предложениями либо дополнение областного закона структурными единицами, заголовок проекта областного закона содержит слово «дополнение» в соответствующем числе.

Например:

О внесении дополнения в областной закон «……………..»

или

О внесении дополнений в областной закон «………………»

При внесении в областной закон одновременно изменений и дополнений используется следующий заголовок проекта областного закона:

О внесении изменения и дополнения

в областной закон «……………..»

или

О внесении изменений и дополнений

в областной закон «………………»

При внесении изменений (дополнений) в несколько областных законов могут также использоваться следующие заголовки проекта областного закона:

О внесении изменений в отдельные областные законы …

или

О внесении изменений и дополнений

в отдельные областные законы …

27.              При необходимости изложить в новой редакции только одну структурную единицу областного закона применяется следующая формулировка:

О внесении изменения в статью 5 областного закона

«Об общественных представителях в квалификационной

коллегии судей Архангельской области»

При внесении изменений в одну или две (не более) статьи областного закона (областных законов) могут использоваться следующие заголовки проекта областного закона:

О внесении изменений в статьи 5 и 10 областного закона «…………………………»

или

О внесении изменений в статью 5 областного закона

«……………» и статью 14 областного закона «………….»

или

О внесении изменений в статью 7 областного закона «………..»

и в областной закон «…………….»

28.              Изложение областного закона в новой редакции не допускается. Если областной закон требует существенной переработки, то он признается утратившим силу с одновременным принятием нового областного закона.

29.              При внесении изменений в областной закон указываются дата его принятия, регистрационный номер, заголовок, а также источник официального опубликования.

Например:

Внести в областной закон от 23 июня 2005 года № 71-4-ОЗ «О государственной гражданской службе Архангельской области» («Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов», 2005, № 4; 2006, № 10, 13; 2007, № 18, 23; 2008, № 28, 30; 2009, № 3, 6) следующие изменения и дополнения:

30.              Статьи проектов областных законов о внесении изменений (дополнений) структурируются на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с точкой, пункты могут делиться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей скобкой (строчными буквами русского алфавита с закрывающей скобкой), а подпункты – на дефисы.

Вносимые в областной закон изменения излагаются последовательно (постатейно) с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения, и заключаются в кавычки.

При внесении изменений одним областным законом в несколько областных законов изменения, вносимые в каждый областной закон, оформляются самостоятельными статьями.

Например:

Статья 1.

Внести в статью 7 областного закона от …………….. № ……. «………………………» (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, …., № …) следующие изменения:

1. …………………… .:

1) ……………….;

2) ………………..

2. …………………… .

Статья 2.

Внести в областной закон от ………. № … «…………………….» (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, ….., № …) следующие изменения:

1. …………………………..

2. …………………………..

31.              При одновременном внесении в областной закон изменений (дополнений) и признании утратившими силу структурных единиц этого закона положения о внесении изменений и об утрате силы могут располагаться в одной статье. При этом вносимые изменения и признание утратившими силу должны быть изложены последовательно (постатейно).

Например:

Статья 1.

Внести в областной закон от ……… № …. «……………………» (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, 2001, №…… ) следующие изменения:

1.              В подпункте 3 пункта 6 статьи 1 слова «………………….» заменить словами «……………..».

2.              Пункт 1 статьи 2 после слов «………………………» дополнить словами «………………………..».

3.              Статью 4 признать утратившей силу.

В статье 5:

1) абзац первый пункта 1 изложить в следующей редакции:

«1…………………………………….. .»;

2) в подпункте 1 пункта 4 слова «…………………» исключить.

32.              В случае исключения или признания утратившей силу структурной единицы областного закона нумерация разделов, глав, статей и пунктов, а также буквенное обозначение подпунктов основного областного закона не меняются.

Оформление перечня областных законов,

подлежащих признанию утратившими силу

33.              В перечень областных законов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются:

1) областные законы, подлежащие признанию утратившими силу полностью. При этом отдельными позициями указывается как сам областной закон, так и все областные законы, которыми в текст основного областного закона ранее вносились изменения;

2) областные законы, подлежащие признанию утратившими силу частично, т.е. если утрачивает силу не весь закон, а только его отдельные структурные единицы (все нумерованные структурные единицы законодательного акта, а также дефисы и абзацы). При этом отдельными позициями указывается как сама структурная единица областного закона, так и все областные законы, которыми в текст данной структурной единицы ранее вносились изменения.

Например:

Признать утратившими силу:

1)              областной закон от ………………. № … «………………………» (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, ……………., № …);

2)              статью 5 областного закона от …………. № …. «…………………» (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, ……….., № …);

3)              пункт 8 статьи 11 областного закона от …………. № … «……………………………..» (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, ……….., № …);

4)              дефис шестой подпункта 3 пункта 2 статьи 14 областного закона от …………. № … «……………………………..» (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, ……….., № …).

34.              Областные законы в перечне законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, располагаются в хронологическом порядке (по дате их принятия), нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой и считаются пунктами.

35.              Перечень областных законов, подлежащих признанию утратившими силу, может быть изложен в форме:

1)              самостоятельной статьи в проекте областного закона, устанавливающем новое правовое регулирование;

2)              самостоятельной статьи или статей в проекте областного закона о внесении изменений в областные законы и признании утратившими силу отдельных областных законов;

3)              самостоятельным проектом областного закона.

Основные особенности языка и стиля проектов областных законов. Терминология проекта областного закона

36.              Текст проекта областного закона должен соответствовать нормам современного русского литературного языка с учетом функционально-стилистических особенностей нормативных правовых актов.

37.              Одним из главных требований, предъявляемых к языку проекта областного закона, является точность, однозначность правовых норм.

Нечеткие положения, чрезмерно абстрактные и расплывчатые формулировки (например, «могут и должны», «и так далее», «в случае необходимости»), фактические и грамматические ошибки создают условия для произвольного толкования и применения норм.

38.              Термины и понятия, используемые в тексте проекта областного закона, должны быть однозначными и ясными.

При определении терминов используются общепонятные слова и словосочетания.

По всему тексту проекта областного закона должно быть обеспечено единство терминологии. Использование одного термина для обозначения разных понятий и использование разных терминов для обозначения одного и того же понятия не допускается.

Употребляемые в тексте проекта закона понятия и термины, их объем должны соответствовать понятиям и терминам, применяемым в федеральных законах, которые регулируют данные правоотношения, в Уставе Архангельской области и областных законах.

Если термины допускают неоднозначное понимание или требуют строгого определения их объема, в тексте проекта закона следует указать, какое значение придается термину. Определение понятия через это же понятие, а также определение неизвестного через еще менее известное не допускается.

Если значение используемого в нескольких отраслях законодательства одного и того же термина разное, то для каждой отрасли законодательства следует давать его соответствующее определение с использованием формулировки «для целей настоящего закона».

Одновременно следует избегать излишних определений понятий, если в других нормативных правовых актах уже дано определение понятия или если отсутствует необходимость возложения на данное понятие смысловой нагрузки.

Определения наиболее важных терминов и понятий, употребляемых в проекте областного закона, следует формулировать в статье, помещаемой в начале текста проекта областного закона. Перечни основных понятий оформляются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, определения отделяются друг от друга точкой с запятой.

39.              Использование в проектах областных законов аббревиатур (сложносокращенных слов) допустимо только в случае нормативного правового определения смыслового содержания соответствующей аббревиатуры.

В текстах проектов областных законов не допускается использование сокращенных, неофициальных наименований федеральных органов власти.

Наименования муниципальных образований в текстах проектов областных законов также необходимо писать полностью.

40.              Даты в тексте проекта областного закона оформляются словесно-цифровым способом. Однозначные числа, обозначающие дни, в проектах областных законов не включают ноль перед цифрой. Название месяца требует полного написания (исключение допускается в таблицах). Год обозначается четырехзначным числом.

Например: до 1 января 2006 года.

Количественные и порядковые числительные до десяти включительно следует обозначать буквенным способом. Числа от 11 и выше обозначаются цифрами.

Например: граждан, имеющих детей в возрасте до трех лет.

Дробные числительные обозначаются буквенным способом.

Например: две трети от установленного состава.

При указании процентов, технических данных применяется цифровой способ. Знак процента обозначается словами.

Например: в размере 15 процентов.

При этом следует иметь в виду, что в подобных случаях существительным управляет дробь, а не целое число, то есть правильной является конструкция «35,67 процента» (не «… процентов»).

При указании денежных сумм применяется цифровой способ. Размер штрафа в проекте областного закона, устанавливающего меры административной ответственности, указывается буквенным способом.

Например:

«… влечет наложение административного штрафа в размере одного минимального размера оплаты труда.».

41.              Особое внимание следует обращать на употребление прописных и строчных букв в текстах проектов областного закона.

Как и в наименовании Конституции Российской Федерации, наименования конституций (уставов) субъектов Российской Федерации пишутся с прописной буквы (например: Устав Архангельской области).

В наименованиях федеральных конституционных законов пишется с прописной буквы только слово «федеральный» (например, Федеральный конституционный закон «О судебной системе Российской Федерации»).

При написании наименований федеральных законов следует иметь в виду, что в словосочетании «Федеральный закон» при его полном названии с прописной буквы набирается только слово «Федеральный» (например, Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»).

Со строчной буквы пишутся слова в словосочетаниях «федеральный конституционный закон», «федеральный закон», «федеральные законы» без конкретного названия, а также в словосочетаниях «проект федерального закона» и «проект федерального конституционного закона».

В словосочетании «областной закон» оба слова пишутся со строчной буквы.

––––––––––

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 10

к Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

ПРАВИЛА

оформления проектов правовых актов

Губернатора Архангельской области и проектов

правовых актов Правительства Архангельской области

Проекты правовых актов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размером № 14. Верхнее поле проекта акта устанавливается на расстоянии 20 мм, левое – 30 мм, правое – 15 мм, нижнее – 20 мм.

В правом верхнем углу проекта правового акта размером шрифта № 14 печатается слово «Проект». Если проект правового акта планируется рассмотреть на заседании Правительства Архангельской области, ниже слова «Проект» печатаются слова «Вносится на заседание Правительства Архангельской области» размером шрифта № 10.

Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида (формы) правового акта;

место издания;

наименование документа (заголовок);

текст;

подпись должностного лица;

дата;

регистрационный номер;

отметка о наличии приложения;

визы.

Наименование вида проекта правового акта (указ, постановление распоряжение) отделяется от первого реквизита интервалом 24 пт, печатается без абзацного отступа прописными буквами (вразрядку) полужирным шрифтом № 14 и центрируется относительно левого и правого полей.

Например:

ГУБЕРНАТОР АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

У К А З

Реквизиты «Дата» и «Регистрационный номер» отделяются от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, печатаются центрированным способом (проставляются после подписания при регистрации в протокольном отделе).

Место издания (г. Архангельск) отделяется от даты и регистрационного номера (индекса)правового акта межстрочным интервалом 24 пт и печатается размером шрифта № 10, центрируется относительно левого и правого полей.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа строчными буквами (первое слово – с прописной), выделяется полужирным шрифтом, содержит ответ на вопрос, о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно границ левого и правого полей (без абзацного отступа).

Текст правового акта отделяется от заголовка интервалом 24 пт, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст проекта правового акта излагается четко, логично, кратко, возможность двоякого толкования в тексте правового акта исключается.

При первичном упоминании употребляются полные официальные наименования организаций, далее могут быть использованы общепринятые сокращения.

Текстовая часть правового акта может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и постановляющую части (в распоряжении – распорядительную часть).

Преамбула в указе Губернатора завершается словом «п о с т а н о в л я ю», которое печатается вразрядку, выделяется полужирным шрифтом, после слова ставится двоеточие.

Преамбула в постановлении Правительства завершается словами «Правительство Архангельской области п о с т а н о в л я е т», при этом слово «постановляет» также печатается вразрядку, выделяется полужирным шрифтом, после слова ставится двоеточие.

Постановляющая (распорядительная часть) может разделяться на пункты, которые печатаются с соблюдением абзацного отступа, нумеруются арабскими цифрами с точкой, начинаются с прописной буквы, в конце предложения ставится точка.

Пункты в тексте правового акта могут разделяться:

на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой, начинаются со строчной буквы, в конце ставится точка с запятой;

на абзацы, которые печатаются с соблюдением абзацного отступа, начинаются со строчной буквы, в конце ставится точка с запятой (абзацы не нумеруются, но нумерация подразумевается).

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов актов по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста двумя-тремя межстрочными интервалами и состоит:

из слов «Губернатор» (первая строчка) и «Архангельской области» (вторая строчка, обе строчки печатаются от границы левого поля);

из инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора Архангельской области (печатаются у правой границы текстового поля, выравнивается относительно слов «Архангельской области»).

Инициалы имени и отчества печатаются с точкой без пробела, между инициалами и фамилией рекомендуется делать пробел (например: И.О. Фамилия).

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта акта на одной странице.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта правового акта и приложений к нему (при этом слово «согласовано» не печатается).

Наименование должности и расшифровка подписи визирующего печатаются шрифтом № 12 (при большом количестве виз – № 10). Подпись и дата оформляются собственноручно должностным лицом ручкой с наполнителем синего или фиолетового цвета.

Визируются как проекты актов, так и приложения к ним.

Визы проставляются в следующей последовательности (снизу вверх):

руководитель органа, который подготовил проект правового акта;

директор правового департамента (департамент проводит юридическую экспертизу всех правовых актов на предмет соблюдения законности и правил юридической техники, а также наличия или отсутствия коррупциогенных факторов в проекте правового акта);

руководители органов, которым в проекте правового акта предусматриваются поручения или к сфере ведения которых относятся затрагиваемые в проекте правового акта вопросы (далее – заинтересованные органы);

заместители Губернатора Архангельской области, в подчинении которых находятся исполнитель и заинтересованные органы, участвующие в согласовании проекта;

заместитель Губернатора – руководитель администрации Губернатора и Правительства, с которым все проекты правовых актов согласовываются в обязательном порядке и который последним визирует проект правового акта.

Не требуется визирования правовым департаментом проектов правовых актов о выделении единовременной материальной помощи через министерство здравоохранения и социального развития Архангельской области, а также о зарубежных командировках и приеме иностранных делегаций.

Приложения к проектам правовых актов, в которых размещаются анкеты, формы заявлений, бланков и т.п., могут визироваться только руководителем исполнительного органа, подготовившего проект, и директором правового департамента.

В проектах нормативных правовых актов должна содержаться ссылка на конкретные положения (статьи, пункты) законов и других вышестоящих по юридической силе правовых актов, на основании которых подготовлен соответствующий проект нормативного правового акта (за исключением проектов нормативных правовых актов о признании полностью или частично утратившими силу нормативных правовых актов).

Ссылка на другой нормативный правовой акт, его реквизиты указываются в следующей последовательности: вид акта, дата его подписания, регистрационный номер, заголовок.

Например:

В соответствии с Федеральным законом от 11 июля 2001 года № 95-ФЗ «О политических партиях»…

При этом первое слово конкретного законодательного акта (Федеральный закон) пишется с прописной буквы, а вид актов Правительства Российской Федерации, Губернатора Архангельской области, Правительства Архангельской области (постановление и распоряжение) – со строчной.

При ссылке на нормативные акты не указываются внесенные изменения.

В текстах правовых актов необходимо отдельным (последним) пунктом указывать срок вступления в силу правового акта.

Например:

Настоящий указ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования и распространяется на правоотношения, возникшие с 01 января 2010 года.

Настоящее постановление вступает в силу не ранее чем через 60 дней со дня его официального опубликования.

Настоящее распоряжение вступает в силу со дня подписания.

Настоящее распоряжение вступает в силу с 01 января 2010 года.

Правовой акт по вопросам защиты прав и свобод человека и гражданина вступает в силу не ранее чем через 10 дней после его официального опубликования.

Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги формата А4, при этом являются неотъемлемой составной частью проекта правового акта.

Размеры полей и шрифты при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов проектов правовых актов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, программы, порядки, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.

В тексте проекта правового акта при наличии приложений делается ссылка «согласно приложению».

На первой странице приложения в правом верхнем углу прописными буквами пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на дату и номер правового акта. Все составные части этого реквизита центрируются относительно самой длинной строки (8 см), которая ограничивается правым полем документа.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к распоряжению Губернатора Архангельской области

от 22 апреля 2010 г. № 330-р

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к распоряжению Правительства Архангельской области

от 27 апреля 2010 г. № 260-рп

Заголовок к тексту приложения печатается полужирным шрифтом без абзацного отступа, выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Р О Г Р А М М А, П Е Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К т.д.), далее слова печатаются строчными буквами, в конце заголовка точка не ставится.

Заголовок приложения печатается от даты и регистрационного номера правового акта (проставляются отделом протокольной работы) через два-три межстрочных интервала. Текст приложения отделяется от заголовка также двумя-тремя межстрочными интервалами.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы, при этом допускается оформление таблицы размером шрифта № 12.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа.

В конце заголовка точка не ставится, даже если он не закончен (например, в конце стоят слова «за счет», «в том числе»).

Сокращение слов в заголовках не допускается.

Заголовки граф и строк таблицы начинаются с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение.

Знаки препинания ставятся только внутри предложения (в конце предложения знаки препинания не ставятся). После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Одинаковые текстовые элементы в графах необходимо заменять кавычками. Повторяющиеся в графах цифры кавычками заменять нельзя.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Графу «Номер по п/п» включать в таблицу не рекомендуется. При необходимости нумерации показателей, включенных в таблицу, порядковые номера указываются в первой графе.

Листы приложения нумеруются самостоятельно со второго листа, номер проставляется вверху по центру страницы.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии трех межстрочных интервалов от текста (черта означает «конец текста»). Длина черты составляет 2–3 см.

Примечания к приложениям рекомендуется оформлять следующим образом: слово «Примечание» печатается без абзацного отступа, с прописной буквы, шрифтом № 12, вразрядку и отделяется от текста примечания точкой.

Например:

П р и м е ч а н и е.

Допускается вместо инициалов имени и отчества указывать полные имя и отчество гражданина, который имеет право на льготы.

Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют арабскими цифрами с точкой, при этом после слова «Примечания» ставят двоеточие.

Например:

П р и м е ч а н и я:

1. Допускается вместо инициалов имени и отчества указывать полные имя и отчество гражданина, который имеет право на льготы.

2. Копии представленных документов заверяются в администрации муниципального образования при предъявлении подлинников.

Возможно оформление примечаний следующим образом:

П р и м е ч а н и е 1.

П р и м е ч а н и е 2.

Допускается вместо инициалов имени и отчества указывать полные имя и отчество гражданина, который имеет право на льготы.

Копии представленных документов заверяются в администрации муниципального образования при предъявлении подлинников.

Если в приложениях необходимо пояснить отдельные слова (словосочетания, какие-либо данные), то после них ставят надстрочный знак сноски. В качестве знака сноски применяются арабские цифры без точки или звездочки («*», «**»), напечатанные уменьшенным размером на верхней линии шрифта.

Знак сноски ставят непосредственно после слова (последнего слова словосочетания, последнего числа каких-либо данных), к которому дается пояснение.

Текст сноски располагают в конце страницы, на которой приведено поясняемое слово (словосочетание, какие-либо данные), или после приложения в целом под чертой. Сноску отделяют от текста короткой горизонтальной чертой с левой стороны страницы.

Знак сноски печатают с абзацного отступа и отделяют от текста сноски пробелом. Текст сноски печатают размером шрифта № 12 с прописной буквы через 1 межстрочный интервал. В конце текста сноски ставят точку.

Например:

* Принадлежность данного товара к указанному перечню определяется его наименованием и характеристиками.

**              Для приборов, содержащих ртуть, необходимо пользоваться паспортом с указанием его физических и химических характеристик.

или

1              Принадлежность данного товара к указанному перечню определяется его характеристиками.

2              Для приборов, содержащих ртуть, необходимо пользоваться паспортом с указанием его физических и химических характеристик.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, порядках, правилах, рекомендациях и других подобных документах применяется, как правило, сквозная рубрикация с разделением на пункты и подпункты (без деления на разделы).

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, начинаются с абзацного отступа и с прописной буквы, в конце пункта ставится точка.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей скобкой, начинаются с абзацного отступа и печатаются со строчной буквы, в конце ставится точка с запятой.

Внутри пункта может применяться рубрикация в форме абзацев.

В больших по объему приложениях (концепции, программы, уставы) тест может разделяться на разделы, пункты, подпункты (при этом также рекомендуется использовать сквозную нумерацию пунктов). В этом случае разделы нумеруются римскими цифрами с точкой, далее с прописной буквы полужирным шрифтом по центру печатается заголовок раздела. В конце заголовка точка не ставится.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, начинаются с абзацного отступа и с прописной буквы, в конце пункта ставится точка.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей скобкой, начинаются с абзацного отступа и печатаются со строчной буквы, в конце ставится точка с запятой.

Внутри пункта и подпункта может применяться рубрикация в форме абзацев.

В некоторых документах (например, в инструкциях) текст может разделяться на разделы, пункты и подпункты с нумерацией внутри раздела.

В этом случае разделы нумеруются римскими цифрами с точкой, далее с прописной буквы полужирным шрифтом по центру печатается заголовок раздела. В конце заголовка точка не ставится. Пункты нумеруются арабскими цифрами в пределах раздела (номер пункта состоит из номера раздела и номера пункта, разделенных точкой, например: 1.2.), далее текст печатается с прописной буквы, в конце ставится точка. Подпункты нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей скобкой, начинаются с абзацного отступа и печатаются со строчной буквы, в конце ставится точка с запятой.

Внутри пункта и подпункта может применяться рубрикация в форме абзацев.

Даты в текстах проектов правовых актов и приложений к ним печатаются только словесно-цифровым способом (за исключением таблиц), например: 05 февраля 2009 года.

Внесение изменений в правовой акт оформляется самостоятельным правовым актом.

Внесением изменений считается:

замена слов, цифр;

исключение слов, цифр, предложений;

исключение структурных единиц;

новая редакция структурной единицы;

приостановление действия акта или его структурной единицы;

продление действия акта или его структурных единиц;

дополнение акта или структурной единицы.

При одновременном внесений изменений и признании утратившими силу каких-либо структурных единиц акта необходимо соблюдать последовательность.

Например:

Внести в постановление Правительства Архангельской области от 01 июля 2009 года № 00-пп «Заголовок» следующие изменения и дополнение:

1) в пункте 1:

слова « … » заменить словами « … »;

цифры « … » заменить цифрами « … »;

2) пункт 2 дополнить абзацем вторым следующего содержания:

«является администратором доходов областного бюджета;»;

3) абзац третий пункта 3 признать утратившим силу;

4) пункт 4 исключить.

Если в правовой акт вносятся изменения в объеме более 2 страниц, они оформляются в виде приложений. В этом случае соответствующий пункт правового акта формулируется следующим образом:

1. Утвердить изменения, которые вносятся в постановление Правительства Архангельской области от 19 января 2010 года № 00-пп «Заголовок», согласно приложению.

Или:

1. Утвердить изменения, которые вносятся в приложение № 1 к распоряжению Губернатора Архангельской области от 15 февраля 2010 года № 102-рг «Заголовок», согласно приложению.

Образцы оформления проектов правовых актов и приложений к ним прилагаются.

___________

1

Образец

Проект

ГУБЕРНАТОР АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Архангельск

О внесении изменений в состав комиссии при Губернаторе

Архангельской области по разработке проекта

программы социально-экономического развития

Архангельской области на 2008–2011 годы

Внести в состав комиссии при Губернаторе Архангельской области по разработке проекта программы социально-экономического развития Архангельской области на 2008–2011 годы, утвержденный распоряжением главы администрации Архангельской области от 23 марта 2007 года № 210р, следующие изменения:

а)              включить в состав комиссии следующих лиц:

Фамилия

Имя Отчество



министр экономического развития Архангельской области (председатель комиссии)

Фамилия

Имя Отчество



депутат Архангельского областного Собрания депутатов (по согласованию);

б)              указать новую должность члена комиссии Смирнова И.И. – начальник юридического отдела правового департамента администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области;

в)              исключить из состава комиссии Петрова П.П.

Губернатор

Архангельской области                                                                      И.Ф. Михальчук

1

Образец

Проект

ГУБЕРНАТОР АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Архангельск

О рабочей группе по разработке и реализации

областного плана мероприятий по проведению

общенациональной информационной кампании

по противодействию жестокому обращению с детьми

              В целях обеспечения участия Архангельской области в проведении общенациональной информационной кампании по противодействию жестокому обращению с детьми, организованной Фондом поддержки детей, находящихся в трудной жизненной ситуации, в соответствии с поручением Президиума Совета при Президенте Российской Федерации по реализации приоритетных национальных проектов и демографической политике:

Образовать рабочую группу по разработке и реализации областного плана мероприятий по проведению в 2010 году общенациональной информационной кампании по противодействию жестокому обращению с детьми и утвердить ее состав согласно приложению.

Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор

Архангельской области И.Ф. Михальчук

1

ПРИЛОЖЕНИЕ

к распоряжению Губернатора

Архангельской области

С О С Т А В

рабочей группы по разработке и реализации

областного плана мероприятий по проведению

общенациональной информационной кампании

по противодействию жестокому обращению с детьми

Кудряшова

Елена Владимировна

Дунаева

Елена Алексеевна

Гурьева

Ольга Тимофеевна

Колмогорцев

Юрий Александрович

Прокопьева

Екатерина Владимировна

Терлецкая

Ирина Станиславовна

Тимчак

Елена Михайловна

–

–

–

–

–

–

–

заместитель Губернатора Архангельской области по социальным вопросам

(руководитель рабочей группы)

советник заместителя Губернатора Архангельской области по социальным вопросам (заместитель руководителя рабочей группы)

директор Центра профилактики

социального сиротства государственного образовательного учреждения «Архангельский областной институт переподготовки и повышения квалификации работников образования» (по согласованию)

депутат, член комитета Архангельского областного Собрания депутатов по образованию и высшей школе (по согласованию)

заместитель министра образования, науки и культуры Архангельской области

начальник отдела организации

деятельности подразделения по делам несовершеннолетних Управления

внутренних дел по Архангельской области

(по согласованию)

начальник отдела семейной политики управления социального развития министерства здравоохранения и социального развития Архангельской области

______________

1

Образец

  Проект

ГУБЕРНАТОР АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

УКАЗ

г. Архангельск

Об утверждении Порядка предоставления мер социальной поддержки по обеспечению жильем ветеранов, инвалидов

и семей, имеющих детей-инвалидов, нуждающихся

в улучшении жилищных условий,

на 2010 год

В соответствии со статей 23.2 Федерального закона от 12 января 1995 года № 5-ФЗ «О ветеранах», статьей 28.2 Федерального закона от 24 ноября 1995 года № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» и в целях реализации мер социальной поддержки по обеспечению жильем нуждающихся в улучшении жилищных условий ветеранов, инвалидов и семей, имеющих детей-инвалидов, проживающих в Архангельской области, п о с т а н о в л я ю:

Утвердить Порядок предоставления мер социальной поддержки по обеспечению жильем ветеранов, инвалидов и семей, имеющих детей-инвалидов, нуждающихся в улучшении жилищных условий, на 2010 год согласно приложению.

Настоящий указ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Губернатор

Архангельской области                                                                                    И.Ф. Михальчук

1

ПРИЛОЖЕНИЕ

к указу Губернатора

Архангельской области

П О Р Я Д О К

предоставления мер социальной поддержки по обеспечению

жильем ветеранов, инвалидов и семей, имеющих детей-инвалидов, нуждающихся в улучшении жилищных условий, на 2010 год

Настоящий Порядок, разработанный в соответствии со статьей 23.2 Федерального закона от 12 января 1995 года № 5-ФЗ «О ветеранах» и статьей 28.2 Федерального закона от 24 ноября 1995 года № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», устанавливает правила предоставления за счет средств федерального бюджета мер социальной поддержки по обеспечению жильем ветеранов, инвалидов и семей, имеющих детей-инвалидов.

Меры социальной поддержки предоставляются в виде безвозмездных субсидий для приобретения жилья (далее – субсидии).

Реализация на территории Архангельской области государственных полномочий по обеспечению жильем ветеранов, инвалидов и семей, имеющих детей-инвалидов, осуществляется в пределах средств, предусмотренных на данные цели в Федеральном фонде компенсаций и передаваемых в виде субвенций в бюджет Архангельской области в очередном финансовом году.

Право на получение субсидий имеют следующие категории граждан, проживающие на территории Архангельской области, нуждающиеся в улучшении жилищных условий и вставшие на учет до 01 января 2005 года (далее – получатели субсидии):

1)              лица, которым меры социальной поддержки по обеспечению жильем установлены Федеральным законом «О ветеранах»:

а)              инвалиды войны;

б)              военнослужащие, в том числе уволенные в запас (отставку)…

в)              лица вольнонаемного состава армии и флота…

(далее текст не приводится)

_______________

1

Образец

Проект

Вносится на заседание Правительства

Архангельской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

г. Архангельск

Об утверждении Положения о порядке

проведения конкурса по предоставлению субсидий

начинающим предпринимателям на создание

собственного бизнеса

В соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2007 года № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации», постановлением администрации Архангельской области от 18 сентября 2008 года № 208-па/31 «Об утверждении долгосрочной целевой программы Архангельской области «Развитие малого и среднего предпринимательства в Архангельской области на 2009–2011 годы», а также в целях стимулирования предпринимательской активности Правительство Архангельской области постановляет:

Утвердить Положение о порядке проведения конкурса по предоставлению субсидий начинающим предпринимателям на создание собственного бизнеса согласно приложению.

Настоящее постановление вступает в силу через 10 дней со дня его официального опубликования.

Губернатор

Архангельской области              И.Ф. Михальчук

1

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Правительства

Архангельской области

П О Л О Ж Е Н И Е

о порядке проведения конкурса по предоставлению субсидий начинающим предпринимателям на создание собственного бизнеса

I. Общие положения

Конкурс по предоставлению субсидий начинающим предпринимателям на создание собственного бизнеса (далее – субсидии) проводится в соответствии с долгосрочной целевой программой Архангельской области «Развитие малого и среднего предпринимательства в Архангельской области на 2009–2011 годы», утвержденной постановлением администрации Архангельской области от 18 сентября 2008 года № 208-па/31 (далее – Программа) среди вновь зарегистрированных или действующих менее одного года субъектов малого предпринимательства, осуществляющих свою деятельность на территории Архангельской области (далее – конкурс).

Целью конкурса является определение получателей субсидий.

Организатором конкурса является министерство экономического развития Архангельской области (далее – министерство экономического развития).

К участию в конкурсе допускаются индивидуальные предприниматели и юридические лица (субъекты малого предпринимательства):

соответствующие критериям, установленным Федеральным законом от 24 июля 2007 года № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»;

вновь зарегистрированные или осуществляющие свою деятельность менее одного года на территории Архангельской области.

Для участия в конкурсе в конкурсную комиссию представляются следующие документы:

заявка соискателя на получение субсидии для организации предпринимательской деятельности по форме согласно приложениям № 1 или № 2 к настоящему Положению. При этом срок подачи заявки на участие в конкурсе для заявителей, уже организовавших и осуществляющих предпринимательскую деятельность, не может превышать 364 календарных дня со дня регистрации индивидуального предпринимателя или юридического лица в налоговых органах;

копия паспорта соискателя (для индивидуальных предпринимателей).

(далее текст не приводится)

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к Положению о порядке проведения конкурса по предоставлению безвозмездных субсидий субъектам малого предпринимательства, действующим менее одного года

З А Я В К А

соискателя на получение субсидии для организации

предпринимательской деятельности

(юридического лица)

Просим предоставить субсидию в размере

(_________________________________________________________________)

рублей (прописью)

Готовы вложить в создание собственного дела

(_________________________________________________________________)

рублей (прописью)

Полное наименование

Сокращенное наименование

Свидетельство о регистрации

ОГРН

Юридический адрес

Фактическое местонахождение

Телефон, факс

Электронная почта

Банковские реквизиты

ИНН/КПП

Ф.И.О. руководителя

Ф.И.О. главного бухгалтера

Дата начала деятельности

Основные виды деятельности (в соответствии с ОКВЭД, с указанием кода)

             

Руководитель организации _______________ __________________

(подпись) (расшифровка подписи)

Главный бухгалтер _______________ __________________

(подпись) (расшифровка подписи)

М.П.

__________________

1

Образец

Проект

Вносится на заседание Правительства

Архангельской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

г. Архангельск

Об утверждении порядков предоставления и расходования

субвенций из областного бюджета бюджетам

муниципальных образований Архангельской области

и Ненецкого автономного округа в сфере образования

В соответствии с пунктом 21 постановления Правительства Архангельской области от 22 декабря 2009 года № 243-пп «О мерах по реализации областного закона “Об областном бюджете на 2010 год”» Правительство Архангельской области п о с т а н о в л я е т:

Утвердить:

Порядок предоставления и расходования субвенций бюджетам муниципальных образований Архангельской области и Ненецкого автономного округа на реализацию основных общеобразовательных программ в общеобразовательных учреждениях согласно приложению № 1;

Порядок предоставления и расходования субвенций бюджетам муниципальных образований на осуществление государственных полномочий по предоставлению жилых помещений детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, а также лицам из их числа согласно приложению № 2;

Порядок предоставления и расходования субвенций бюджетам муниципальных образований Архангельской области и Ненецкого автономного округа на выплату компенсации части родительской платы за содержание ребенка в образовательных организациях, реализующих основную общеобразовательную программу дошкольного образования согласно приложению № 3.

Признать утратившими силу следующие постановления администрации Архангельской области:

от 24 декабря 2007 года № 277-па «Об утверждении Правил предоставления и расходования субвенций из областного бюджета местным бюджетам муниципального района и городского округа Ненецкого автономного округа на реализацию основных общеобразовательных программ в муниципальных общеобразовательных учреждениях на территории Ненецкого автономного округа»;

от 24 декабря 2007 года № 278-па «Об утверждении правил и порядков предоставления и расходования субвенций из областного бюджета бюджетам муниципальных образований Архангельской области в сфере образования».

Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Губернатор

Архангельской области                                                                      И.Ф. Михальчук

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к постановлению Правительства

Архангельской области

ПОРЯДОК

предоставления и расходования субвенций бюджетам муниципальных образований Архангельской области и Ненецкого автономного округа

на реализацию основных общеобразовательных программ

в общеобразовательных учреждениях

Настоящий Порядок, разработанный в соответствии со статьей 12 областного закона от 15 декабря 2009 года № 118-9-ОЗ «Об областном бюджете на 2010 год» и областным законом от 03 апреля 1996 года № 38-22-ОЗ «Об образовании», областным законом от 12 декабря 2007 года № 467-23-ОЗ «Об осуществлении органами государственной власти Архангельской области на территории Ненецкого автономного округа отдельных государственных полномочий органов государственной власти субъекта Российской Федерации по предметам ведения Российской Федерации и по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации», определяет правила предоставления и расходования субвенций из областного бюджета бюджетам муниципальных образований Архангельской области и Ненецкого автономного округа на реализацию основных общеобразовательных программ в общеобразовательных учреждениях, на организацию предоставления детям-инвалидам бесплатного дошкольного, начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования по основным общеобразовательным программам в образовательных учреждениях и на организацию предоставления основного общего и среднего (полного) общего образования лицам, отбывающим наказание в виде лишения свободы в исправительных колониях и тюрьмах Архангельской области (далее – субвенции).

Средства субвенций, предоставленные бюджетам муниципальных образований Архангельской области и Ненецкого автономного округа, направляются органами местного самоуправления на финансирование расходов:

а)              связанных с реализацией основных общеобразовательных программ в общеобразовательных учреждениях, организацией предоставления детям-инвалидам бесплатного начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования, организацией предоставления основного общего и среднего (полного) общего образования лицам, отбывающим наказание в виде лишения свободы в исправительных колониях и тюрьмах Архангельской области, для выплаты:

(далее текст не приводится)

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к постановлению Правительства

Архангельской области

ПОРЯДОК

предоставления и расходования субвенций бюджетам

муниципальных образований на осуществление государственных полномочий по предоставлению жилых помещений детям-сиротам

и детям, оставшимся без попечения родителей,

а также лицам из их числа

Настоящий Порядок, разработанный в соответствии с главой VII областного закона от 20 сентября 2005 года № 84-5-ОЗ «О порядке наделения органов местного самоуправления муниципальных образований Архангельской области и муниципальных образований Ненецкого автономного округа отдельными государственными полномочиями Архангельской области», определяет правила предоставления и расходования субвенций из областного бюджета бюджетам муниципальных образований Архангельской области и Ненецкого автономного округа (далее – муниципальные образования) на осуществление государственных полномочий по предоставлению жилых помещений детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, а также лицам из их числа (далее – субвенции).

Министерство финансов Архангельской области доводит предельные объемы финансирования до министерства образования, науки и культуры Архангельской области в соответствии со сводной бюджетной росписью областного бюджета в пределах утвержденного кассового плана областного бюджета.

Перечисление бюджетам муниципальных образований субвенций из областного бюджета осуществляется министерством образования, науки и культуры Архангельской области в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств и средств, зачисленных на лицевой счет.

Средства областного бюджета, предоставленные в форме субвенций бюджетам муниципальных образований, зачисляются в доход бюджетов муниципальных образований на счета органов Федерального казначейства, открытые для кассового обслуживания исполнения местных бюджетов, и отражаются в расходах бюджетов:

муниципальных образований Архангельской области по соответствующим разделам, подразделам и видам расходов классификации расходов бюджетов с сохранением целевой статьи, присвоенной субвенции при передаче средств из областного бюджета;

(далее текст не приводится)

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к постановлению Правительства

Архангельской области

ПОРЯДОК

предоставления и расходования субвенций бюджетам муниципальных образований Архангельской области и Ненецкого автономного округа

на выплату компенсации части родительской платы за содержание ребенка в образовательных организациях, реализующих основную общеобразовательную программу дошкольного образования

Настоящий Порядок, разработанный в соответствии с пунктом 3 статьи 52.2 Закона Российской Федерации «Об образовании», определяет правила предоставления и расходования субвенций из областного бюджета бюджетам муниципальных районов и городских округов Архангельской области и Ненецкого автономного округа (далее – муниципальные образования) на выплату компенсации части родительской платы за содержание ребенка в образовательных организациях, реализующих основную общеобразовательную программу дошкольного образования, и на оплату почтовых услуг и услуг кредитных организаций.

Министерство финансов Архангельской области доводит предельные объемы финансирования до министерства образования, науки и культуры Архангельской области в соответствии со сводной бюджетной росписью областного бюджета в пределах утвержденного кассового плана областного бюджета.

Перечисление бюджетам муниципальных образований субвенций из областного бюджета осуществляется министерством образования, науки и культуры Архангельской области в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств и средств, зачисленных на лицевой счет.

Средства областного бюджета, предоставленные в форме субвенций бюджетам муниципальных образований, зачисляются в доход бюджетов муниципальных образований на счета органов Федерального казначейства, открытые для кассового обслуживания исполнения местных бюджетов, и отражаются в расходах бюджетов:

муниципальных образований Архангельской области по соответствующим разделам, подразделам и видам расходов классификации расходов бюджетов с сохранением целевой статьи, присвоенной субвенции при передаче средств из областного бюджета;

муниципальных образований Ненецкого автономного округа по соответствующим разделам и подразделам расходов классификации расходов бюджетов с сохранением целевой статьи и вида расходов, присвоенных субвенции при передаче средств из областного бюджета.

(далее текст не приводится)

1

Образец

Проект

Вносится на заседание Правительства

Архангельской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

г. Архангельск

О внесении изменений в некоторые нормативные

правовые акты Архангельской области

в сфере социальной защиты населения

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2009 года № 1106 «О порядке предоставления из федерального бюджета субсидий бюджетам субъектов Российской Федерации на реализацию мероприятий по проведению оздоровительной кампании детей, находящихся в трудной жизненной ситуации» Правительство Архангельской области постановляет:

Утвердить изменения, которые вносятся в некоторые нормативные правовые акты Архангельской области в сфере социальной защиты населения, согласно приложению.

Настоящее постановление вступает в силу через 10 дней со дня его официального опубликования.

Губернатор

Архангельской области                                                                                    И.Ф. Михальчук

1

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Правительства

Архангельской области

ИЗМЕНЕНИЯ,

которые вносятся в некоторые нормативные

правовые акты Архангельской области

в сфере социальной защиты населения

В Порядке финансового обеспечения оздоровительной кампании детей из семей, находящихся в трудной жизненной ситуации, утвержденном постановлением администрации Архангельской области от 12 мая 2006 года № 5-па:

1) по тексту Порядка:

слова «департамент социальной защиты населения Архангельской области» в соответствующем падеже заменить словами «министерство здравоохранения и социального развития Архангельской области» в соответствующем падеже;

2) в пункте 1:

слова «от 26 мая 2005 года № 331 “Об утверждении Правил предоставления из федерального бюджета субсидий бюджетам субъектов Российской Федерации на возмещение части затрат, связанных с проведением оздоровительной кампании детей”» заменить словами «от 29 декабря 2009 года № 1106 “О порядке предоставления из федерального бюджета субсидий бюджетам субъектов Российской Федерации на реализацию мероприятий по проведению оздоровительной кампании детей, находящихся в трудной жизненной ситуации”»;

слова «в 2008–2010 годах» заменить словами «в 2010 году»;

3) в пункте 4:

слова «Департамент финансов Архангельской области» заменить словами «Министерство финансов Архангельской области»;

4) пункт 5 изложить в следующей редакции:

«5. Министерство здравоохранения и социального развития Архангельской области – уполномоченный орган по расходованию средств на проведение оздоровительной кампании детей из семей, находящихся в трудной жизненной ситуации:

готовит и направляет в агентство государственного заказа и конкурентной политики Архангельской области заявку на проведение торгов по закупке путевок в оздоровительные учреждения для детей из семей, находящихся в трудной жизненной ситуации, и техническое задание к торгам;

(далее текст не приводится)

1

Образец

Проект

Вносится на заседание Правительства

Архангельской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

г. Архангельск

О внесении дополнения в Порядок предоставления

и расходования субвенций бюджетам муниципальных образований

Архангельской области и Ненецкого автономного округа

на выплату компенсации части родительской платы за содержание ребенка в образовательных организациях, реализующих основную общеобразовательную программу дошкольного образования

В соответствии с областным законом от 15 декабря 2009 года № 118-9-ОЗ «Об областном бюджете на 2010 год» Правительство Архангельской области п о с т а н о в л я е т:

Пункт 4 Порядка предоставления и расходования субвенций бюджетам муниципальных образований Архангельской области и Ненецкого автономного округа на выплату компенсации части родительской платы за содержание ребенка в образовательных организациях, реализующих основную общеобразовательную программу дошкольного образования, утвержденного постановлением Правительства Архангельской области от 12 января 2010 года № 1-пп, дополнить абзацем четвертым следующего содержания:

«Операции с указанными средствами осуществляются в установленном администрацией муниципального образования порядке кассового обслуживания исполнения местного бюджета.».

Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования и распространяется на правоотношения, возникшие с 01 февраля 2010 года.

Губернатор

Архангельской области И.Ф. Михальчук

1

Образец

Проект

Вносится на заседание Правительства

Архангельской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

г. Архангельск

О внесении изменений в приложение к постановлению

администрации Архангельской области

от 29 декабря 2008 года № 284-па/50

На основании Федерального закона от 24 июля 2007 года № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» и в связи с приведением нормативных правовых актов в соответствие с законодательством Российской Федерации Правительство Архангельской области постановляет:

Внести в приложение к постановлению администрации Архангельской области от 29 декабря 2008 года № 284-па/50 «Об утверждении результатов государственной кадастровой оценки земель населенных пунктов на территории Архангельской области» следующие изменения:

в пункте 91 раздела «Вельский муниципальный район» цифры «811,66» заменить цифрами «807,29»;

в пунктах 223 и 405 раздела «Город Архангельск» цифры «3382,82» и «957,55» заменить соответственно цифрами «1982,92» и «953,53».

2.              Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования и распространяется на правоотношения, возникшие с 30 декабря 2008 года.

Губернатор

Архангельской области                                                                      И.О. Фамилия

1

Образец

Проект

Вносится на заседание Правительства

Архангельской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

г. Архангельск

О внесении дополнений в Положение

об агентстве по тарифам и ценам Архангельской области

В соответствии с пунктом «е» статьи 31.2 Устава Архангельской области, пунктом 7 статьи 19 и пунктом 3 статьи 30 областного закона от 20 мая 2009 года № 19-3-ОЗ «О Правительстве Архангельской области и иных исполнительных органах государственной власти Архангельской области» Правительство Архангельской области постановляет:

Внести в пункт 9 Положения об агентстве по тарифам и ценам Архангельской области, утвержденного постановлением Правительства Архангельской области от 18 декабря 2009 года № 214-пп, следующие дополнения:

а)              дополнить подпунктом 141 следующего содержания:

«141) установление цен (тарифов, сборов) на услуги субъектов естественных монополий в транспортных терминалах, портах, аэропортах и услуги по использованию инфраструктуры внутренних водных путей;»;

б)              дополнить подпунктами 331–332 следующего содержания:

«331) осуществление контроля за соблюдением организациями коммунального комплекса стандартов раскрытия информации;

332) осуществление контроля за соблюдением субъектами оптового и розничных рынков электрической энергии стандартов раскрытия информации;».

Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Губернатор

Архангельской области И.Ф. Михальчук

1

Образец

Проект

Вносится на заседание Правительства

Архангельской области

ПРАВИТЕЛЬСТВО АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Архангельск

О выделении средств из резервного фонда

Правительства Архангельской области министерству

образования, науки и культуры Архангельской области

(для государственного образовательного учреждения

Архангельской области «Черевковская специальная

(коррекционная) школа-интернат»)

В соответствии со статьей 81 Бюджетного кодекса Российской Федерации, Положением о порядке использования средств резервного фонда Правительства Архангельской области, утвержденным постановлением Правительства Архангельской области от 30 марта 2010 года № 78-пп:

Выделить из резервного фонда Правительства Архангельской области министерству образования, науки и культуры Архангельской области 136 968,0 рублей для оказания финансовой поддержки государственному образовательному учреждению Архангельской области «Черевковская специальная (коррекционная) общеобразовательная школа-интернат» на проведение ремонтных работ дымовой трубы котельной в целях предотвращения угрозы возникновения чрезвычайной ситуации.

Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор

Архангельской области И.Ф. Михальчук

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 11

к Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

КРАТКИЙ СПРАВОЧНИК

по оформлению документов в исполнительных органах государственной власти Архангельской области

При подготовке документов (правовых актов, служебных писем, протоколов и т.д.) необходимо учитывать особенности официально-делового стиля русского языка. Ему присуще использование слов только в тех значениях, которые являются традиционными именно для деловых документов, не нарушают их стилистического единообразия, соответствуют общей стандартизации делового языка и признаются нормой русского языка.

Норма – образцовое, общепринятое употребление слов, словосочетаний, предложений.

Текст документа должен отвечать таким требованиям, как точность, определенность формулировок, единообразие понятий и терминов, в необходимых случаях – краткость и компактность изложения материала.

Употребляемые понятия и термины должны соответствовать понятиям и терминам, применяемым в федеральных законах, которые регулируют данные правоотношения, в Уставе Архангельской области и областных законах.

Например, в текстах правовых актов нельзя употреблять словосочетания Правительство региона, Губернатор региона, областное Правительство, правильно – Правительство Архангельской области, Губернатор Архангельской области, администрация Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области.

В документах рекомендуется избегать (по возможности) употребления сокращенных слов. Допускается использование только общепринятых сокращений, при этом надо помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями «снижает» официальный тон документа.

Не допускается использование неофициальных наименований федеральных органов власти и исполнительных органов государственной власти Архангельской области. Наименования муниципальных образований также необходимо писать полностью.

Следует придерживаться единообразия в написании имен, географических названий, терминов, должностей, организаций и т.д.

В положениях, уставах, правилах, порядках и т.д. допускается сокращение в написании организаций, терминов, которое оформляется следующим образом:

«Комиссия по проведению административной реформы в Архангельской области (далее – комиссия) образуется …».

В небольших по объему текстах (до 4-х страниц) не рекомендуется применять сокращение в написании организаций, в том числе в написании исполнительных органов государственной власти Архангельской области.

Употребление прописных и строчных букв.

С прописной буквы пишутся:

Президент Российской Федерации;

Правительство Российской Федерации;

Председатель Правительства Российской Федерации;

Губернатор Архангельской области;

Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации;

Комитет Государственной Думы по бюджету и налогам;

Государственный совет Российской Федерации;

Министерство обороны Российской Федерации

Федеральная миграционная служба;

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

Устав Архангельской области;

Архангельское областное Собрание депутатов;

Управление Федерального казначейства по Архангельской области;

Правительство Архангельской области;

Регламент Правительства Архангельской области;

Положение о министерстве строительства Архангельской области…;

Порядок предоставления субсидий…;

Правила оформления документов….

Со строчной буквы пишутся:

полномочный представитель Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе;

заместитель Губернатора Архангельской области по социальным вопросам;

уполномоченный по правам человека в Архангельской области;

министерство здравоохранения и социального развития Архангельской области;

министр финансов Архангельской области;

руководитель агентства по печати и массовой информации Архангельской области;

директор департамента делопроизводства администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области;

комиссия Архангельского областного Собрания депутатов;

фракция «Единая Россия»;

глава администрации муниципального образования;

областной закон;

распоряжение (указ, постановление);

приложение;

согласительная (межведомственная, координационная) комиссия.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.

Употребление дефиса и тире.

Тире (от французского tirer – тянуть) – длинная горизонтальная черта, отделяемая пробелом от предшествующего и последующего слова. Тире следует отличать от короткой черточки, которая со словом пишется слитно (без пробелов) и называется дефисом. Дефис – небуквенный орфографический знак, который используется, например, при написании слов (из-за, индекс-дефлятор) и графическом сокращении слов (гр-н, р-н, ф-т.).

Тире – важный графический показатель неполноты, пропуска слов в предложении.

Например:

Наша задача – разрабатывать проекты правовых актов в соответствии с нормами русского языка.

На граждан налагается штраф в размере 10 минимальных размеров оплаты труда, на должностных лиц – 20 минимальных размеров оплаты труда.

Разработать проект указанной программы в январе – марте 2007 года… (но если предложение несет в себе приблизительную, предположительную информацию, вместо тире используется дефис: указанные результаты будут достигнуты за полтора-два года).

Знак номера употребляется только с цифрами и отделяется от них пробелом: № 13.

Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами глав, разделов, пунктов, подпунктов, страниц, например: приложение № 2, таблица № 1, раздел 3, пункт 4, подпункт 3, страница 5 (но: абзац второй).

При множественных числах знак номера не повторяется: согласно приложениям № 1, 6 и 8 (№ 1–3) к настоящему постановлению.

В документах не рекомендуется употреблять знак процента (%), его следует прописывать словом: 3 процента, 12 процентов, 45,5 процента.

Дробные числительные обозначаются буквенным способом (две трети от общего числа присутствующих на заседании комиссии, одна четвертая часть населения).

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 18-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства.

Падежное окончание в порядковых числительных по закрепившейся традиции может быть:

а)              однобуквенным, если последней букве числительного предшествует гласный звук, например: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), 5-е (пятое, пятые), 5-м (пятым, пятом), 5-х (пятых); неправильно: 5-ый, 5-ой, 5-ые, 5-ым, 5-ом, 5-ых;

б)              двухбуквенным, если последней букве числительного предшествует согласный звук, например: 5-го, 5-му, 30-ми (неправильно: 5-ого, 5-ому, 30-ыми).

Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого.

Например:

… советники государственной службы 2-го и 3-го классов.

Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего.

Например:

Референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов.

Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго.

Например:

50 – 60-е годы, в 20 – 30-х годах.

Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным.

Например:

В пункте 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице № 8, согласно приложению № 6.

Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний.

Например:

XX век, XIX – XX века, XX столетие;

I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал;

X Международный астрономический съезд;

XII Олимпийские игры;

XXV Всемирная ассамблея здравоохранения.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 50-летие, 3-месячный, 10-дневный, 5-летний, 25-процентный, 2-этажный, 12-квартирный, (с дефисом и без пробелов).

Названия единиц измерения следует писать с пробелами между цифрами и словами: 20 тыс. рублей, 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн.

Не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, разрывать цифровые обозначения правовых актов, переносить их на другую строку или страницу (№ 131-ФЗ, № 25-05-ОЗ, 25 октября, 50 000 рублей, 20 кг следует печатать на одной строке).

Не рекомендуется также отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу.

В проектах правовых актов, в служебных письмах в словах, содержащих буку «ё», печатается буква «е». Букву «ё» рекомендуется употреблять в следующих случаях:

1)              в собственных именах, фамилиях, в географических названиях (Шевелёв, Артём, Фёдоров, Вёшенская, Олёкма);

2)              для предупреждения неправильного опознания слова (всё в отличие от все, совершённый в отличие от совершенный);

3)              для указания правильного произношения слова (приведённый, унесённый, новорождённый, осуждённый).

Употребление кавычек.

Если в начале или конце текста встречаются внутренние или внешние кавычки, то они должны различаться между собой рисунком, то есть необходимо употреблять так называемые «елочки» и «лапки».

Например:

…рекомендовать ОГУ «Издательский дом “Двина”»…

В повестку дня включен вопрос «О ходе реализации программы “Развитие дошкольного образования”»… .

Слова и словосочетания, не требующие выделения кавычками:

звезда ('известный человек, артист')

золото ('награда высшей пробы')

изюминка ('прелесть, острота')

белая зарплата, серая зарплата

черное золото, зеленое золото

голубое топливо

горячая линия

класс люкс

круглый стол

под ключ

сильный пол, слабый пол

телефон доверия

час пик

черный ящик.

Не заключаются в кавычки слова, следующие за словосочетанием так называемый. Исключение составляют случаи, когда эти слова употреблены в необычном или ироническом значении.

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание – унифицировано.

Например:

а) названия единиц измерения (при цифрах, без точек):

метр – м

миллиметр – мм

тонна – т

гектар – га

килограмм – кг

грамм – г

центнер – ц

секунда – с

б) различные обозначения:

область – обл.

район – р-н (при названии)

город – г.

поселок – пос.

село – с. (при названии)

деревня – дер.

проспект – просп.

площадь – пл.

улица – ул.

проезд – пр.

дом – д.

корпус – корп.

подъезд – под.

этаж – эт.

кабинет – каб.

комната – к.

год, годы – г., гг. (при цифрах)

тысяча – тыс.

миллион – млн.

миллиард – млрд.

рубль – руб.

железнодорожный – ж.д.

страница – с. (при цифрах)

таблица – табл.

другой (другие) – др.

пункт – п. (в машинописи – пт)

то есть – т.е.

и так далее – и т.д.

Отбор лексики для официально-делового стиля предполагает употребление слов в соответствии с их лексическим значением. Неправильно выбранное слово из ряда разных по значению однокоренных слов может исказить смысл.

Например, необходимо различать слова представить – в значениях «предъявить», «выдвинуть, предложить», «познакомить» (представить паспорт, отчет, документы, справку, представить факты, представить к ордену, представить нового сотрудника) и предоставить – в значении «дать право осуществить что-либо или обладать чем-либо, а также отдать в чье-то пользование» (предоставить отпуск, слово, льготы, субсидии, отпуск, транспортные средства, материалы для работы).

Следует правильно употреблять слова вносить – выносить. Если необходимо вводить куда-либо, дополнять, изменять содержание, структуру, состав чего-либо, представлять что-либо на рассмотрение, утверждение, ставить на обсуждение, употребляется слово вносить (внести на сессию Архангельского областного Собрания депутатов, вносится на заседание Правительства Архангельской области).

Слова подпись и роспись также различаются по значению.

Подпись – собственноручно написанная фамилия (поставить подпись), надпись под чем-либо (подписи под документом).

Роспись – орнаментальная или сюжетная живопись (архитектурная роспись, хохломская роспись, роспись по дереву), распределение чего-либо (роспись расходов).

Правильно: поставьте подпись, ознакомить под подпись (допускается: под расписку).

Не рекомендуется использовать слова, относящиеся к разговорной лексике (договора вместо договоры, нехватка вместо дефицит, переделка вместо преобразование, командировочный вместо командированный).

Не следует также злоупотреблять иноязычными словами. Например, вместо слова пролон­гирован уместно использовать слово продлен; вместо презентовать – представить.

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение: Эффектив­ность режима экономии во многом зависит от того, насколь­ко лимитируются финансовые расходы.

Слово «лимит» означает «предельная норма», поэтому лимитируют­ся выделяемые средства, а не расходы.

Следует учитывать, что крат­кие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных в подобных текстах ока­зываются неуместными. Не рекомендуется: Выводы комиссии обоснованные и справедливые. Решение об увольнении В.В. Иванова незаконное. Правильно: Выводы комиссии обоснованны и справедливы. Решение об увольнении В.В. Иванова незаконно.

Неправильно:

в апреле месяце (названия месяцев говорят сами за себя);

польза от использования;

совместное сотрудничество;

следует учитывать следующие факторы;

тематические материалы на тему;

спросить вопрос;

коррективы и поправки;

свободная вакансия;

хронометраж времени;

незаконное растаскивание имущества (законного растаскивания также не может быть);

существующие расценки завышены (несуществующие расценки не могут быть ни занижены, ни завышены) и т.д.

Порядок слов в русском языке свободный, однако следует избегать порядка слов, который становится причиной для вариативного понимания написанного.

Не рекомендуется: Для формирования отчетности в конце года уточняются показатели по отраслям экономики (непонятно, показатели уточняются в конце года или формирование отчетности происходит в конце года).

Правильно: Для формирования отчетности показатели по отраслям экономики уточняются в конце года.

Деепричастным оборотом лучше начинать, а не завершать фразу. Например: Учиты­вая изложенное, просим..., Принимая во внимание сложившуюся ситуацию, считаем целесообразным..., Руководствуясь приказом Минфина России, предлагаем... и т.д.

Ошибки при употреблении деепричастных оборотов не­трудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с отглагольными существительны­ми.

Неправильно: Изучая проблемы организации допризывной подготовки, были получены интересные результаты.

Правильно: При изучении проблем организации допризывной подготовки были получены интересные результаты.

Предлоги благодаря, согласно, вопреки, навстречу употребляются только с существительными в дательном падеже: согласно протоколу, приказу, распоряжению.

Предлог о употребляется с зависи­мыми существительными в предложном падеже: вопрос о доверии; решение о кадрах, соглашение о сотрудничестве... и т.д.

Неправильно: Министр отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность). Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам (это показывает то…). Нет сомнений о том, что проводимая Правительством работа актуальна и важна (нет сомнений в том…).

При подготовке документов рекомендуется пользоваться орфографическими, толковыми словарями, сайтом gramota.ru и следующими справочниками:

Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник. Под ред. В.В. Лопатина. – М.: Эксмо, 2006.

Д.Э. Розенталь. Справочник по правописанию и литературной правке. – М.: Рольф, 1996.

Справочник по оформлению нормативных правовых актов в Администрации Президента Российской Федерации (по состоянию на 15 марта 2009 года).

__________

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 12

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

ЛИСТ РАССЫЛКИ

постановлений, распоряжений Правительства Архангельской области, указов и распоряжений Губернатора Архангельской области

(дата и регистрационный индекс)

(наименование документа)

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

Наименование министерства, департамента, агентства, инспекции управления, отдела, предприятия, организации, куда направлен документ

Кол. экз.

Дата и расписка в получении

Фамилия, имя, отчество (полностью) ________________________________________ _______________________________, номер телефона исполнителя ____________________. Дата ____________ 20____ г.

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 13

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Образец оформления виз (внутреннее согласование)

Заместитель Губернатора Архангельской области – руководитель администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области

И.О. Фамилия

Заместитель Губернатора Архангельской области по социальным вопросам

И.О. Фамилия

Заместитель Губернатора Архангельской области по экономике и финансам

И.О. Фамилия

Министр образования, науки и культуры

Архангельской области

И.О. Фамилия

Директор правового департамента

администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области

И.О. Фамилия

Министр экономического развития

Архангельской области

И.О. Фамилия

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 14

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Образец оформления виз (методом опроса)

(По алфавиту)

Заместитель Губернатора Архангельской области –

руководитель администрации Губернатора Архангельской

области и Правительства Архангельской области

И.О. Фамилия

Заместитель Губернатора Архангельской области по топливно-энергетическому комплексу и жилищно-коммунальному хозяйству

И.О. Фамилия

Заместитель Губернатора Архангельской области

по социальным вопросам

И.О. Фамилия

Заместитель Губернатора Архангельской области –

руководитель представительства Архангельской области

при Правительстве Российской Федерации

И.О. Фамилия

Заместитель Губернатора Архангельской области

по инфраструктурному развитию

И.О. Фамилия

Заместитель Губернатора Архангельской области

по региональной политике

И.О. Фамилия

Заместитель Губернатора Архангельской области

по управлению природными ресурсами,

агропромышленному комплексу и экологии

И.О. Фамилия

Министр промышленности, транспорта и связи

Архангельской области

И.О. Фамилия

Министр по региональной политике и местному

самоуправлению Архангельской области

И.О. Фамилия

Министр образования, науки и культуры Архангельской области

И.О. Фамилия

Министр агропромышленного комплекса и торговли Архангельской области

И.О. Фамилия

Министр здравоохранения и социального развития

Архангельской области

И.О. Фамилия

Министр по делам молодежи, спорту и туризму

Архангельской области

И.О. Фамилия

Министр финансов Архангельской области

И.О. Фамилия

_______________________

Заместитель Губернатора Архангельской области

по экономике и финансам

И.О. Фамилия

Директор правового департамента администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области

И.О. Фамилия

Министр экономического развития Архангельской области

И.О. Фамилия

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 15

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Образец оформления виз (внешнее и внутреннее согласование)

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления

внутренних дел по

Архангельской области

_____________ И.О. Фамилия

«____» ____________ 20___ г.

Заместитель Губернатора Архангельской области – руководитель администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области

И.О. Фамилия

Заместитель Губернатора Архангельской области по экономике и финансам

И.О. Фамилия

Директор правового департамента

администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области

И.О. Фамилия

Министр экономического развития

Архангельской области

И.О. Фамилия

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 16

к Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

ПРАВИЛА

оформления отдельных видов документов

в исполнительных органах и администрации

Губернатора и Правительства

Постановление, распоряжение, приказ

Постановления, распоряжения (приказы) печатаются на бланках установленной формы шрифтом № 14 и имеют следующие реквизиты:

Герб Архангельской области.

Наименование исполнительного органа.

Вид документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ).

Дата – печатается по центру, оформляется словесно-цифровым способом, отделяется от предыдущего реквизита, как правило, 2 межстрочными интервалами.

Регистрационный номер – оформляется на уровне написания даты, состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, обычно выравнивается по центру, например:

от 15 марта 2010 г. № 35-р.

Место составления (издания) документа – отделяется от предыдущего реквизита 2 интервалами, допускается использование размера шрифта № 12.

Заголовок к тексту (наименование документа) – должен кратко и точно отражать содержание текста документа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, обычно отделяется 3 интервалами, выравнивается по центру, например:

О порядке подготовки и оформления документов

в министерстве финансов Архангельской области

Текст – отделается от заголовка 2–3 межстрочными интервалами и печатается размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст обычно состоит из двух частей – констатирующей (преамбулы) и постановляющей (в постановлениях), распорядительной (в распоряжениях и приказах).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием или причиной для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение», «в связи» и др. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается его наименование и наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок.

Преамбула в постановлениях завершается словом «п о с т а н о в л я е т:», в приказах – словом «п р и к а з ы в а ю:» (печатаются строчными буквами вразрядку полужирным шрифтом). В распоряжениях ключевые слова «постановляет», «приказываю» отсутствует.

Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Если документ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то в нем должна быть ссылка на отменяемый документ или пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: «Признать утратившим силу…».

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, включаются в указатель рассылки.

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть;

визы – включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа постановления, распоряжения, приказа собственноручно должностным лицом, должности и расшифровка подписей печатается шрифтом № 12;

подпись должностного лица – состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Руководитель подписывает только первый экземпляр постановления, распоряжения, приказа, то есть подлинник, оформленный на соответствующем бланке. Подлинник после регистрации подшивается в дело.

Подлинники постановлений, распоряжений, приказов печатью не заверяются (т.к. они являются внутренними документами). Копии постановлений, распоряжений, приказов, отправляемые в соответствии с листом рассылки, заверяются печатью. Если копия документа выдается для представления в другую организацию, то отметка о заверении копии должна быть оформлена соответствующим образом и обязательно заверена печатью.

Приложения к постановлениям, распоряжениям (приказам) оформляются аналогично приложениям к правовым актам Губернатора Архангельской области (Правительства Архангельской области), визируются теми же лицами, что и проект постановления, распоряжения, приказа.

Внесение изменений в подписанные постановления, распоряжения, приказы не допускается.

Совместные постановления, распоряжения, приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. В этом случае:

наименования исполнительных органов располагаются на одном уровне;

наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ) располагается центрованным способом;

дата совместного документа – единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым исполнительным органом, проставленных через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

Протокол

Протоколы оформляются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги шрифтом размером № 14.

В исполнительных органах протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Протокол имеет следующие реквизиты:

Герб Архангельской области.

Наименование вида документа – печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита через 2 межстрочных интервала, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру, например:

ПРОТОКОЛ

заседания Правительства Архангельской

или

ПРОТОКОЛ

совещания у заместителя Губернатора Архангельской области

по экономике и финансам

И.О. Фамилия

Место проведения заседания, совещания – печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания» и выравнивается по центру (допускается печатать размером шрифта № 12)

Датой протокола является дата проведения совещания (заседания). Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала от предыдущего реквизита.

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола. Пишется на одной строке с датой. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе: протоколы заседаний Правительства, коллегии министерства, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в исполнительном органе.

Номер протокола совещания, например, у заместителя Губернатора (министров и др.) может состоять из знака «№», инициала имени и фамилии председательствующего, индекса исполнительного органа (структурного подразделения), ответственного за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола в пределах календарного года, например: № СА–14пр или МЗ–12.

Дата и номер протокола печатаются полужирным шрифтом.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствовавшего (председателя) на заседании (совещании), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, приглашенных на заседание (совещание).

Вводная часть начинается сразу после заголовка через 2 межстрочных интервала от границы левого поля с прописной буквы словом «Председатель», после тире указывают фамилию и инициалы председателя. Также оформляется слово «Секретарь».

После этого с новой строки печатается слово «Присутствовали» от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие (фамилии присутствующих могут быть указаны в алфавитном порядке).

Фамилии постоянных членов коллегиального органа могут перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, который является неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 26 чел. (список прилагается).

             

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой перечисляются в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?». Арабская цифра печатается от границы левого поля. Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» располагаются центровано, после них ставится двоеточие.

              Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого протокола строится по схеме:

СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст).

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

              Фамилии, инициалы докладчика и выступавших в прениях указывается с новой строки с абзаца (при этом наименование должности докладчика не указывается (т.к. было уже указано в повестке дня), а после фамилий выступивших в прениях должность рекомендуется указать). После фамилии докладчика или выступившего через тире записывается содержание вопроса или указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».

ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступлении, заданные вопросы и ответы).

             

Каждую фамилию выступающих печатают с новой строки в именительном падеже.

После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления. Например:

Вопрос. Какие документы были подготовлены?

Ответ. Бухгалтерские и проект распоряжения.

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Решения, выработанные на совещании, формулируются с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения.

             

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Слова «СЛУШАЛИ», ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от границы левого поля прописными буквами, каждое с новой строки и заканчивают двоеточием (таким образом они зрительно разбивают текст).

В ряде случаев, а при выборах должностных лиц – обязательно, в протоколах указываются результаты (итоги) голосования по каждому пункту отдельно (количество голосов, поданных «за», «против», «воздержалось» и не участвовавших в голосовании).

Подписи. Подписи отделяются от текста 2–3 межстрочными интервалами, включают наименование должности, личной подписи, расшифровки подписи. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией, последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Протокол оформляет секретарь заседания, юридическую силу протокол приобретает при наличии двух подписей – председателя и секретаря (в отдельных случаях протоколы подписываются только председателем или председательствующим на заседании. Законодательством предусмотрены также случаи подписания протокола всеми членами органа, принимающего решения).

Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.

Гриф «отметка о конфиденциальности» – печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и подчеркивается.              Номер экземпляра печатается ниже грифа и центрируется по отношению к грифу.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего (председателя), секретаря и присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии и инициалы присутствующих, а справа от фамилий и инициалов – их должности.

Присутствовали:

Фамилия И.О. –

заместитель министра финансов Архангельской области

Фамилия И.О. –

заместитель министра строительства Архангельской области

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии докладчика и должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса (первой печатается фамилия основного докладчика, а фамилии выступавших – в порядке их выступления). Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протоколы заседаний Правительства Архангельской области оперативных и еженедельных совещаний могут подписываться только председательствующим на них.

В некоторых случаях оформляется выписка из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА».

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию, личной подписи, расшифровки подписи, даты.

Если выписка из протокола дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Образцы оформления протокола и выписки из протокола прилагаются.

Акт

Акт в большинстве случаев нуждается в утверждении, поэтому предпочтительнее использовать бланк с угловым расположением реквизитов.

Наименование организации-автора должно соответствовать государственной регистрации, учредительным документам, положению об организации.

Наименование вида документа (АКТ) отделается от предыдущего 2–3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, (допускается печатать вразрядку), выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Датой акта является дата его составления, а время события или факта, отражаемого в документе, оговаривается в тексте. Акт вступает в силу с даты утверждения.

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера акта и может дополняться сведениями, установленными в организации (индексом дела по номенклатуре, буквенным обозначением и др.).

Место издания должно соответствовать месту актируемого события.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт» (например: акт проверки, акт списания), но иногда начинается с предлога «О» («Об), например: акт о выделении к уничтожению документов, о завершении работ.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается без абзаца от левого поля документа через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст акта отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами, состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть текста акта начинается словом «Основание», после которого указывается наименование распорядительного акта, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок. Наименование документа печатается в именительном падеже, например:

Основание: приказ заместителя Губернатора Архангельской области – руководителя администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области от 25 марта 2010 г. № 39 «О проведении инвентаризации вычислительной и организационной техники».

С новой строки от левой границы текстового поля печатается слово «Составлен», ставится двоеточие и далее перечисляются фамилии и инициалы составителей или состав членов комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов в именительном падеже.

Первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Если кроме членов комиссии присутствуют другие участники, с новой строки оформляют перечисление присутствующих в алфавитном порядке. Слова «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» печатаются с прописной буквы от левой границы текстового поля.

Основная (констатирующая) часть текста акта начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, а также выводы и заключения. Текст основной части при необходимости может быть разбит на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве напечатанных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр – заместитель Губернатора Архангельской области,

2-й экземпляр – министерство финансов Архангельской области.

Подписи отделяются от текста 2–3 межстрочными интервалами. Акт подписывается председателем комиссии и всеми членами комиссии.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Член комиссии, не согласный с выводами комиссии, также должен подписать акт с пометкой «Замечания прилагаются». Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

С актами проверок, ревизий знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей членов комиссии ставится отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты».

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первой страницы акта и оформляется в соответствии с установленными правилами. Гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДАЮ», которое печатается прописными буквами, наименование должности лица, утверждающего акт, личную подпись, ее расшифровку и дату. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки.

Образец оформления акта прилагается.

Записка

Обязательными реквизитами записок являются: наименование структурного подразделения – автора документа, вид документа, дата документа, регистрационный номер (если в исполнительном органе ведется учет внутренних информационно-справочных документов), название документа (заголовок к тексту), если текст более 4–5 строк, адресат, подпись.

              До представления соответствующему должностному лицу записки при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

              Предпочтительнее при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА) и располагается через 2–3 межстрочных интервала после наименования структурного подразделения.

Дата и регистрационный номер записки пишутся на одной строчке. Дата оформляется арабскими цифрами, например: 24.03.2010 (регистрация докладных записок ведется отдельно от других документов, если в исполнительном органе ведется учет внутренних информационно-справочных документов.

Адресат оформляется в правом верхнем углу.

Заголовок к записке должен кратко отвечать на вопрос «О чем?».

Образцы оформления записок прилагаются.

_____________

1

Образец оформления полного протокола

ПРОТОКОЛ

совещания по вопросу обеспечения круглогодичного проезда

на участке автомобильной дороги «Земцово – Cветлый»

30 марта 2010 г.  № 1

г. Архангельск

Председательствующий – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: 19 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О текущем состоянии участка дороги и необходимых работах в 2010 году для обеспечения круглогодичного проезда.

Информация главы муниципального образования «Пинежский муниципальный район» Петрова А.А.

2. О механизме привлечения лесопромышленных компаний к финансированию работ на участке дороги.

Выступление министра природных ресурсов и лесопромышленного комплекса Архангельской области Иванова Б.Б.

1. СЛУШАЛИ:

              Петров А.А. – рассказал (отметил, ознакомил, говорил, выступил) о том, что общая протяженность участка дороги составляет 29,5 км. В настоящее время непроезжим остается участок протяженностью 5 км, из которых 2,5 км проходят по землям лесного фонда и 2,5 км – по землям транспорта. Для обеспечения круглогодичного транспортного сообщения на участке дороги «Земцово – Светлый» необходимо отсыпать 35–40 тыс. куб. м песчано-гравийной смеси с устройством 10 водопропускных труб длиной 15 м.

ВЫСТУПИЛИ:

              Фамилия И.О., индивидуальный предприниматель – сообщил, что заявка на оформление карьеров была им направлена в министерство природных ресурсов и лесопромышленного комплекса Архангельской области в феврале 2010 года.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Информацию о текущем состоянии участка дороги «Земцово – Светлый» и необходимых работах в 2010 году для обеспечения круглогодичного проезда принять к сведению.

1.2. Агентству природных ресурсов Архангельской области и агентству лесного и охотничьего хозяйства Архангельской области до 10 апреля 2010 года решить вопросы оформления карьеров.

2. СЛУШАЛИ:

Иванов Б.Б. – в своем выступлении предложил ООО ПКП «Тайфун», ОО «УК «Соломбалалес», ООО «Северный лес» профинансировать работы для обеспечения круглогодового проезда на участке дороги «Земцово – Светлое» за счет высвобождаемых финансовых средств данных предприятий.

ВЫСТУПИЛИ:

              Фамилия И.О., генеральный директор ОО ПКП «Тайфун» – заявил, что автомобильная дорога не представляет интереса для лесозаготовительных предприятий ООО ПКП «Тайфун» и предложил не привлекать их предприятие к финансированию работ на данном участке дороги.

              Фамилия И.О. – отметил, что необходимо проработать вопрос за счет субвенций федерального бюджета на создание лесных дорог с привлечением средств заинтересованных предприятий.

              Фамилия И.О., исполнительный директор ООО «Северный лес» – отметил, что ООО «Северный лес» не заинтересовано в финансировании работ на предложенных условиях.

ПОСТАНОВИЛИ:

              2.1. Агентству лесного и охотничьего хозяйств Архангельской области:

              1) до 15 апреля 2010 года проработать вопрос и определить сумму для финансирования работ по обеспечению круглогодового проезда на участке дороги «Земцово – Светлый» за счет субвенции федерального бюджета;

              2) определить сумму средств, высвобождаемую при снижении областного коэффициента превышения платежей за аренду лесных участков предприятий ООО «УК «Соломбалалес».

              2.2. ООО «УК» Соломбалалес» рассмотреть возможность участия в софинансировании работ за счет средств, высвобождаемых при снижении областного коэффициента превышения платежей за аренду лесных участков, и до 05 апреля 2010 года направить свои предложения в министерство природных ресурсов и лесопромышленного комплекса Архангельской области Архангельской области.

              2.3. Муниципальному образованию «Пинежский муниципальный район» рассмотреть вопрос подготовки документации, необходимой для финансирования работ по обеспечению круглогодового проезда на участке дороги «Земцово – Светлый» за счет субвенций федерального бюджета.

Председательствующий                            Подпись                                          И.О. Фамилия

Секретарь                                                                      Подпись                                          И.О. Фамилия

1

Образец оформления краткого протокола

ПРОТОКОЛ

совещания у заместителя Губернатора Архангельской области

по топливно-энергетическому и жилищно-коммунальному хозяйству Архангельской области (Фамилия И.О.)

25 февраля 2010 г. № ___________

г. Архангельск

Присутствовали:

Фамилия И.О.

–

заместитель начальника Архангельского отделения Северной железной дороги

Фамилия И.О.

–

первый заместитель мэра г. Северодвинска

Фамилия И.О.

–

начальник технического отдела государственного учреждения Архангельской области «Дорожное агентство «Архангельскавтодор»

Фамилия И.О.

–

министр строительства Архангельской области

Фамилия И.О.

–

заместитель директора государственного учреждения Архангельской области «Дорожное агентство «Архангельскавтодор»

О восстановлении железнодорожного переезда

17 км ветки Северодвинск – Нёнокса

______________________________________________________________________________________________

(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

1. Принять к сведению информацию заместителя начальника Архангельского отделения Северной железной дороги Гусева А.В. о невозможности восстановления железнодорожного переезда 17 км ветки Северодвинск – Нёнокса, закрытого в 2003 году в связи с отсутствием необходимых условий, отвечающих требованиям нормативных документов.

              2. Поручить государственному учреждению Архангельской области «Дорожное агентство «Архангельскавтодор» подготовить ответ на обращение председателя СНТ «Колос» и старосты дер. Солза» к Губернатору Архангельской области по вопросу восстановления железнодорожного переезда 17 км ветки Северодвинск – Нёнокса.

Заместитель Губернатора

Архангельской области по ТЭК и ЖКХ                             Подпись              И.О. Фамилия

1

Образец оформления краткого протокола

ПРОТОКОЛ

заседания комиссии по благоустройству

муниципальных образований

25 апреля 2010 г. № _________

г. Архангельск

Председатель – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: Антонов А.И., Борисов А.Н., Долгин Е.К., Петров Б.Б., Сидоров Г.Г., Коровин Л.О, Яхонтов В.В.

Приглашенные: Фамилия И.О. (должность).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

              1. Об уточнении коэффициентов инфляции к стоимости проектно-изыскательских работ.

              Выступление Волкова А.А.

2. О введении в действие единичных расценок по благоустройству домовых территорий.

              Информация Яхонтова В.В.

I. Об уточнении коэффициентов инфляции к стоимости проектно-изыскательских работ

________________________________________________________________________________________________

(Волков А.А., Петров Б.Б., Яхонтов В.В., Сидоров Г.Г.)

              1.1. Применять с 01 мая 20010 года корректирующие индексы к коэффициентам инфляции, утвержденным Госстроем России на 1 квартал 2010 года.

              1.2. Поручить …

II. О введении в действие единичных расценок по благоустройству домовых территорий

__________________________________________________________________________________________________

(Яхонтов В.В., Долгин Е.К., Борисов А.Н., Сидоров Г.Г.)

              2.1.

2.2.

Председатель                                          Подпись И.О. Фамилия

Секретарь                                                        Подпись И.О. Фамилия

1

Образец оформления выписки из протокола

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

совещания по вопросу обеспечения круглогодичного проезда

на участке автомобильной дороги «Земцово – Cветлый»

30 марта 2010 г.                              № 1

г. Архангельск

Председательствующий – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: 19 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

2. О механизме привлечения лесопромышленных компаний к финансированию работ на участке дороги.

Выступление министра природных ресурсов и лесопромышленного комплекса Архангельской области Иванова Б.Б.

2. СЛУШАЛИ:

Иванов Б.Б. – в своем выступлении предложил ООО ПКП «Тайфун», ОО «УК «Соломбалалес», ООО «Северный лес» профинансировать работы для обеспечения круглогодового проезда на участке дороги «Земцово – Светлое» за счет высвобождаемых финансовых средств данных предприятий.

ВЫСТУПИЛИ:

              Фамилия И.О., генеральный директор ОО ПКП «Тайфун» – заявил, что автомобильная дорога не представляет интереса для лесозаготовительных предприятий ООО ПКП «Тайфун» и предложил не привлекать их предприятие к финансированию работ на данном участке дороги.

                           

ПОСТАНОВИЛИ:

              2.1. Агентству лесного и охотничьего хозяйств Архангельской области определить сумму средств, высвобождаемую при снижении областного коэффициента превышения платежей за аренду лесных участков предприятий ООО «УК «Соломбалалес».

              2.2. Муниципальному образованию «Пинежский муниципальный район» рассмотреть вопрос подготовки документации, необходимой для финансирования работ по обеспечению круглогодового проезда на участке дороги «Земцово – Светлый» за счет субвенций федерального бюджета.

Председательствующий И.О. Фамилия

Секретарь  И.О. Фамилия

Верно

Секретарь                                                        Подпись                                                        И.О. Фамилия

                                          М.П.                                                       

1

Образец оформления акта

Министерство строительства

Архангельской области

А К Т

12.03.2010 № 12

УТВЕРЖДАЮ

Министр строительства Архангельской области

_______________ И.О. Фамилия

22.01.2010

г. Архангельск

проверки сохранности документов

в агентстве архитектуры и строительства

Архангельской области

Основание: приказ министра строительства Архангельской области от 04.04.2010 № 14 «О проведении проверки сохранности документов в агентстве архитектуры и строительства Архангельской области».

Составлен комиссией:

Председатель: заместитель министра строительства Архангельской области Титов Н.В.

Члены комиссии: 1. Начальник отдела Смирнова Т.И.

2. Ведущий специалист Конева Е.Л.

Присутствовали: старший специалист 1 разряда Селезнёва Е.В.

              12 марта 2010 года комиссия провела проверку организации и условий хранения документов в агентстве архитектуры и строительства Архангельской области. В ходе проверки было выявлено:

              1. Документы в агентстве архитектуры и строительства Архангельской области хранятся в структурных подразделениях в несгораемых запирающихся шкафах, в делах, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

              2. Фактов утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

              Таким образом, хранение документов в агентстве архитектуры и строительства Архангельской области существенных недостатков, свидетельствующих о нарушении действующих нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления, не выявлено.

              Комиссия рекомендует предоставить специальное помещение для архива, оборудовав его стеллажами.

Акт составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. – министерство строительства Архангельской области;

2-й экз. – агентство архитектуры и строительства Архангельской области;             

3-й экз. – в дело № 03-08.

Председатель комиссии                                          Подпись                                          Н.В. Титов

Члены комиссии                                                        Подпись                                          Т.И. Смирнова

                                                                                    Подпись                                          Е.Л. Конева

С актом ознакомлены:

1

Образец оформления докладной записки

Управление, отдел министерства финансов Архангельской области

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000 № _____________

Министру финансов

Архангельской области

(начальнику управления, отдела министерства финансов Архангельской области)

И.О. Фамилия

Заголовок («О» или «Об»)

Довожу до Вашего сведения, что в настоящее время я располагаю устаревшей моделью компьютера, которая имеет ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о замене компьютера на более новую модель.

Должность Подпись И.О. Фамилия

1

Образец оформления служебной записки

Управление, отдел министерства финансов Архангельской области

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000 № ____________

Министру финансов

Архангельской области

(начальнику управления, отдела министерства финансов Архангельской области)

И.О. Фамилия

Заголовок («О» или «Об»)

Текст (например, информирование об увеличении документооборота, анализ причин, предложения по решению проблемы и т.д.).

Должность Подпись И.О. Фамилия

1

Образец оформления объяснительной записки

Управление, отдел министерства финансов Архангельской области

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000 № _______________

Министру финансов

Архангельской области

(начальнику управления, отдела министерства финансов Архангельской области)

И.О. Фамилия

Заголовок («О» или «Об»)

Текст (объяснение причины невыполнения какого-либо рас­поряжения, приказа, устного указания).

Должность Подпись И.О. Фамилия

_____________

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 17

к Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

ПРАВИЛА

оформления служебных писем

К служебным письмам предъявляются следующие требования:

оформление должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 и правилам, установленным настоящей Инструкцией:

письмо должно быть посвящено одному вопросу, в письме может рассматриваться несколько вопросов только в том случае, если эти вопросы взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;

письмо не должно быть большим по объему (большинство писем – до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать более одной страницы текста);

письмо должно составляться грамотно, аккуратно, без исправлений, содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем кратко и логически последовательно, содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Кроме того, считается, что письмо нужно составлять тогда, когда вопросы не могут быть решены по телефону (если не существует других способов разрешения вопросов, кроме письменного);

Служебное письмо оформляется на бланках установленных образцов форматов А4 и А5 с изображением герба Архангельской области.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо имеет определенный набор реквизитов.

Дата документа. Датой письма является дата его подписания, оформляется словесно-цифровым или цифровым способом.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера по единой нумерации с начала года и индекса подразделения.

Адресат – печатается от центра текстового поля ниже границы верхнего поля страницы на 2–3 межстрочных интервала. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа.

Наименование организации, структурного подразделения организации, должности печатается через один межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через межстрочный интервал 18 пт.

Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

Заголовок к тексту печатается от границы левого поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос «О чем?» и в краткой форме формулирует тему письма.

Текст письма отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами. Текст излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.д.) или от третьего лица единственного числа («Учитывая изложенное, Правительство Архангельской области вносит…», «Исходя из сложившейся ситуации, министерство финансов не считает возможным...», «Агентство представляет...»).

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, и т.д.) возможно в двух случаях:

письмо оформляется на бланке должностного лица;

письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Текст письма может состоять из 2-х частей – вводной и основной. В первой части излагаются факты события, мотивы, побудившие составить документ, здесь же даются ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием для составления письма. Во второй части – выводы, просьбы, предложения и т.п.

Можно начинать письмо и с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть. Строгих и однозначных требований к порядку расположения составных частей письма нет. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом без абзацного отступа, например:

Уважаемый ______________________________!

Служебное письмо может заканчиваться также заключительной этикетной фразой «С уважением,» которая по сложившейся в настоящее время практике заканчивается запятой, печатается под текстом через 2–3 межстрочных интервала (перед подписью), с абзацным отступом.

Текст письма не рекомендуется начинать с названия организации (Министерство образования, науки и культуры Архангельской области направляет…), поскольку деловые письма составляются на бланках, где уже обозначено наименование организации.

Не следует также текст письма начинать со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос (На ваш запрос от 12.03.2010 № 08-12/870 сообщаем, что…), так как для этого есть реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», куда и вносится дата и номер поступившего письма.

Отметка о наличии приложений отделяется от текста 1,5–2 межстрочными интервалами.

Виза – служебные письма проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами исполнительных органов, структурных подразделений администрации Губернатора и Правительства, а также заместителями Губернатора.

Подпись должностного лица отделяется от предыдущего реквизита 2–3 межстрочными интервалами

Если письмо оформляется на бланке должного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровка подписей располагается под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительным межстрочным интервалом 18 пт.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Образцы оформления служебных писем прилагаются.

Рекомендуемые формулировки деловых писем

Местоимения Вы, Ваш, Вам пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу.

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы.

Местоимения Вам, Вас, Вами придают письмам смягченный тон, снимают излишнюю категоричность:

Просим Вас рассмотреть и дать отзыв на …

Благодарим Вас за помощь…

Представляем Вам проект областного закона «О…»

Предложения, подготовленные Вами, приняты…

Фразы без местоимений Вас, Вам, Вами воспринимаются как более жесткие, категоричные:

Просим рассмотреть и дать отзыв на…

Направляем замечания на проект…

Представляем предложения, разработанные…

Основные формулировки для писем-просьб, писем-запросов:

Просим вас (представить до…, сообщить..., выслать ..., доложить заместителю Губернатора Архангельской области…, срочно представить министру ..., известить руководство министерства…).

Обращаемся к вам с просьбой (об отправке в наш адрес…, о направлении в мой адрес…, о высылке в адрес министерства..., о предоставлении информации..., о представлении отчета…).

Просим Вашего содействия (в предоставлении дополнительной информации относитель­но..., в проведении...).

В связи с (обращением в наш адрес...), в соответствии с (ранее достигнутой договоренностью ...), исходя из (результатов переговоров по вопросу о...), принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество...), учитывая (изложенное, долговременный характер на­ших деловых связей...), согласно (действующему соглашению о..., распоряжению Губернатора Архангельской области…).

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поступившим запросам, данным поручениям, резолюциям руководства.

Основные формулировки для писем-сообщений:

Сообщаю (сообщаем) Вам (вам) …(о необходимости…, об имевшем место..., об изменениях в ..., о фактах..., о предпринятых нами мерах по..., о предварительных результатах..., о достижении окончательной договоренности с ...).

Представляю (сведения о..., проект плана, программы …, предложения о..., перечень..., материалы..., отчет о...).

Направляем (распоряжение …, указания о..., выписку из приказа ..., экземпляр соглашения ..., решение..., протокол..., резолюцию...).

Доводим до Вашего сведения, что...

Направляем для использования в работе...

Представляю во исполнение Вашего поручения ...

Основные формулировки для писем-подтверждений:

Подтверждаем (получение..., участие..., прибытие..., отправку..., необходимость в ...).

С благодарностью подтверждаем...

С удовлетворением подтверждаю...

Настоящим письмом подтверждается ...

Направляем вам подтверждение...

В подтверждение ... направляем в Ваш адрес...

Основные формулировки для информационных писем:

Информируем Вас о проведении… .

Сообщаем вам, что…

Благодарим за интерес к нашему предложению ... .

Мы признательны за внимание, проявленное Вами к наше­му предложению, ....

Данное информационное письмо содержит в себе официаль­ное предложение о деловом партнерстве в сфере ... .

Мы готовы ответить на интересующие Вас вопросы по по­воду условий...

Мы незамедлительно предоставим иную интересующую Вас информацию, касающуюся... .

Основные формулировки для гарантийных писем:

Своевременную и полную оплату гарантируем ...

Обучение и переподготовку гарантируем ...

Иные формулировки, используемые в деловых письмах:

Прошу руководствоваться в повседневной деятельности …

Прошу использовать в соответствии с прямым назначением …

Прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации …

Прошу уничтожить по истечении срока хранения …

Прошу передать для дальнейшего хранения в …

Прошу информировать установленным порядком …

____________

1

Образец

А Д М И Н И С Т Р А Ц И Я

ГУБЕРНАТОРА АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

И ПРАВИТЕЛЬСТВА АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

Руководителю

Контрольного управления

Администрации Президента

Российской Федерации

И.О. Петрову

Троицкий просп., д. 49, г. Архангельск, 163004

Тел. (8182) 288-137, тел./факс 288-318

E-mail: netsvetaeva@dvinaland.ru

№ .

На № ________________________________.

Уважаемый Имя Отчество!

Направляем информацию о выполнении поручения Президента Российской Федерации от 00 апреля 2010 года № 00-ПП.

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

Заместитель Губернатора

Архангельской области –

руководитель администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области И.О. Фамилия

Иванов Иван Иванович

(8182) 288-288

1

Образец

А Д М И Н И С Т Р А Ц И Я

ГУБЕРНАТОРА АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

И ПРАВИТЕЛЬСТВА АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

Руководителю

исполнительного органа государственной власти Архангельской области

И.О. Петрову

Троицкий просп., д. 49, г. Архангельск, 163004

Тел. (8182) ________, тел./факс _________

E-mail: ___________________

№ .

На № ________________________________.

Обращаю Ваше внимание на несвоевременное рассмотрение проекта областного закона «О ………….».

Предлагаю представить заключение по данному законопроекту до 01 июня 2010 года.

Заместитель Губернатора

Архангельской области –

руководитель администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области И.О. Фамилия

Иванов Иван Иванович

(8182) 288-288

1

Образец

ПРАВИТЕЛЬСТВО

АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

Руководителю федерального исполнительного органа власти

И.О. Петрову

Троицкий просп., д. 49, г. Архангельск, 163004

Тел. (8182) ________, тел./факс ________

E-mail: ________________

№ .

На № ________________________________.

Уважаемый Имя Отчество!

Информируем Вас о работе по подготовке общеобразовательных учреждений к 2009/2010 учебному году.

Мероприятия по улучшению материально-технической базы школ проводились в соответствии с долгосрочной целевой программой «Развитие образования и науки Архангельской области и Ненецкого автономного округа на 2009–2012 годы». На проведение ремонта, строительство и реконструкцию объектов образования выделено 213,8 млн. рублей.

Вопросы подготовки школ еженедельно рассматривались на аппаратном совещании при Губернаторе Архангельской области. В муниципальных образованиях были созданы постоянно действующие межведомственные штабы по подготовке школ к началу нового учебного года и комиссии по проверке их готовности.

В регионе с 01.09.2008 реализуется программа «Школьное молоко», благодаря которой все учащиеся начальных классов бесплатно получают молоко или кисломолочные продукты преимущественно местного производства. На реализацию данного проекта в 2009/2010 учебном году из областного бюджета выделено 65,2 млн. рублей, планируемый охват учащихся – 43,8 тыс. детей.

В IV квартале 2009 года на межведомственной комиссии по охране здоровья граждан будут рассмотрены вопросы об улучшении материально-технической базы медицинских кабинетов общеобразовательных школ (в настоящее время медицинские кабинеты имеются в 213 школах).

С уважением,

заместитель Губернатора

Архангельской области

по социальным вопросам И.О. Фамилия

Иванов Иван Иванович

(8182) 288-288

1

Образец оформления служебного письма

Руководителю

Федерального агентства

лесного хозяйства

А.И. Савинову

О создании селекционного центра

В Архангельской области

Уважаемый Алексей Иванович!

В конце 2009 года было завершено проектирование участка под строительство лесного селекционно-семеноводческого центра в Устьянском районе Архангельской области. Проектно-сметная документация представлена в Рослесхоз. К границе участка подведена дорога круглогодового действия с твердым дорожным покрытием, получены технические условия подключения к сетям электроснабжения и теплоснабжения. Право пользования участком закреплено за ФГУ «Центрлес» (свидетельство государственной регистрации от 26.02.2010 № 29-29-21/007/2009-402).

В настоящее время в регионе разрабатывается программа по обеспечению посадочным материалом с улучшенными наследственными свойствами, рассчитанная до 2020 года. Согласно этой программе заготовка улучшенных семян предусмотрена к 2012 году. К сожалению, к этому времени в соответствии с действующим законодательством проектно-сметная документация и технические условия подключения объекта уже не смогут быть использованы при объявлении торгов на строительство селекционного центра.

Учитывая изложенное, просим Вас рассмотреть вопрос о выделении в 2010 году средств на строительство селекционного центра в Устьянском районе Архангельской области, а также перераспределить часть улучшенных семян между субъектами СЗФО. Это позволит уже с 2011 года увеличить объем выращивания посадочного материала с целью кардинального улучшения характеристик лесного фонда.

С уважением,

И.Ф. Михальчук

(При необходимости слова «С уважением» пишутся от руки)

Иванов Иван Иванович

(8182) 288-288

1

Образец оформления служебного письма

Полномочному представителю

Президента Российской Федерации

в Северо-Западном федеральном округе

И.И. Клебанову

Уважаемый Илья Иосифович!

Информируем Вас, что в соответствии с поручением Президента Российской Федерации Д.А. Медведева от 28 декабря 2009 года № Пр-3510 для создания приемной Президента Российской Федерации в Архангельской области предоставлены офисные помещения общей площадью 70 кв. метров в здании областного Собрания депутатов, расположенном в центре г. Архангельска по адресу: пл. Ленина, д. 1. Выбор указанных помещений согласован с федеральным инспектором в Архангельской области А.А. Ермаковым.

Информация о ходе дальнейшей работы по выполнению поручения Президента Российской Федерации будет представлена дополнительно.

С уважением,

заместитель Губернатора

Архангельской области –

руководитель администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области Д.В. Таскаев

Иванов Иван Иванович

(8182) 288-288

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 18

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Образцы оформления резолюций

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПО СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ

____________________________

Иванову И.И. (отв.)

Смирнову С.С.

Петрову П.П.

Прошу совместно проработать вопрос и представить предложения до 02.10.2010.

И.О. Фамилия

00.00.0000

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПО ЭКОНОМИКЕ И ФИНАНСАМ

____________________________

Ивановой И.И.

Прошу рассмотреть возможность финансирования. Необходимые расчеты и материалы представить до 15.09.2010.

И.О. Фамилия

00.00.0000

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПО СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ

____________________________

Минздравсоцразвития

(Орловой О.О.)

Доработать и внести в установленном порядке на заседание Правительства Архангельской области.

И.О. Фамилия

00.00.0000

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРИРОДНЫМИ РЕСУРСАМИ И ЭКОЛОГИИ

____________________________

Иванову А.А. (отв.)

Смирнову С.С.

Разобраться по существу и подготовить ответ в установленные сроки.

И.О. Фамилия

00.00.0000

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПО РЕГИОНАЛЬНОЙ ПОЛИТИКЕ

____________________________

Иванову И.И. (отв.)

Смирнову С.С.

Петрову П.П.

Прошу организовать совещание по указанной в обращении проблематике. Необходимые материалы представить до 01.09.2010.

И.О. Фамилия

00.00.0000

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПО ТЭК И ЖКХ

____________________________

Иванову И.И. (отв.)

Смирнову С.С.

Петрову П.П.

Николаеву Н.Н.

Прошу срочно выехать в МО, разобраться по существу и провести совещание с руководством района. Согласованные предложения по решению проблемы представить до 10.10.2010.

И.О. Фамилия

00.00.0000

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПО СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ

____________________________

1. Министерство образования, науки и культуры (И.О. Фамилия).

Прошу подготовить проект указа Губернатора Архангельской области по реализации статьи 2 Федерального закона от 00 марта 0000 года № 00-ФЗ.

2. Агентство по труду и занятости (И.О. Фамилия)

Прошу подготовить проект постановления Правительства Архангельской области по реализации статьи 4 Федерального закона от 00 марта 0000 года № 00-ФЗ.

И.О. Фамилия

00.00.0000

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПО ИНФРАСТРУКТУРНОМУ РАЗВИТИЮ

____________________________

1. И.И. Иванову

Прошу организовать встречу.

2. С.С. Смирнову

Прошу подготовить необходимые расчеты.

3. П.П. Петрову

Подготовить и согласовать проект распоряжения Правительства Архангельской области о выделении средств на завершение работ.

И.О. Фамилия

00.00.0000

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 19

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Департамент делопроизводства

администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области

ОБЩИЙ ОТДЕЛ

А К Т

05.06.2010 № 2

Комиссия в составе начальника общего отдела департамента делопроизводства администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области И.О. Петровой, консультанта _________________________, специалиста I разряда _____________________

05 июня 2010 года при вскрытии пакета (конверта) __________________________________________________________________

(наименование организации)

установила (обнаружила), что в нем не оказалось (отсутствуют листы № ____, приложения) _______________________________________________.

Подпись

И.О. Фамилия

Подпись

И.О. Фамилия

Подпись

И.О. Фамилия

Настоящий акт составлен в трех экземплярах:

1-й экз. – организации-отправителю;

2-й экз. – директору департамента;

3-й экз. – в дело.

____________

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 20

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

ПЕРЕЧЕНЬ

нерегистрируемых документов

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например:

пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, открытки;

извещения, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

учебные планы, программы;

статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению;

плановые финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные извещения, плакаты;

прейскуранты, каталоги, проспекты с научно-технической информацией;

коммерческие предложения;

печатные издания (периодические);

унифицированные формы и бланки документов;

книги;

техническая литература;

информационные сводки и прогнозы;

учебные планы, программы;

сводки и информации, присланные для сведения;

корреспонденция с пометкой «лично», адресованная работникам;

документы без подписи.

_________

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 21

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Образцы форм регистрационных штампов

Название организации

__________ № ___________

(дата)

Агентство по делам архивов

Архангельской области

___________ № ___________

Министерство финансов

Архангельской области

«___» _________ 20 __ г.

Вх. № ________________

Администрация Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Департамент делопроизводства

ОБЩИЙ ОТДЕЛ

«___» ________________ 20 ___ г.

Вх. № _______________________

______________

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 22

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Образец оформления телеграммы

ТЕЛЕГРАММА

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ

К У Д А:

(подробный адрес)

К О М У:

163045, Архангельск, просп. Обводный канал, 101

ОАО «Архангельская сбытовая компания»

Генеральному директору Кривцунову Н.И.

Уважаемый Николай Иванович!

Примите самые искренние поздравления с днем рождения!

От всей души желаю Вам крепкого здоровья, благополучия, успехов в Вашей деятельности на благо Поморского края.

С уважением,

Губернатор Архангельской области                                                        И.Ф. Михальчук

__________________________________________________________________

просп. Троицкий, д. 49,

г. Архангельск, 163004

Губернатор

Архангельской области И.Ф. Михальчук

30.04.2010

______________

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 23

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Образец оформления заявки

Департамент делопроизводства администрации Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

ПРОТОКОЛЬНЫЙ ОТДЕЛ

З А Я В К А

24 февраля 2010 г.

Начальнику

отдела финансового и материально- технического обеспечения администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области

Л.А. Захаренко

              Просим заказать изготовление в типографии обложек следующих дел (размер 30х21,4 см):

              постановления Правительства Архангельской области – 100 шт.;

              распоряжения Правительства Архангельской области – 100 шт.;

              указы Губернатора Архангельской области – 100 шт.;

распоряжения Губернатора Архангельской области – 100 шт.;

протоколы заседаний Правительства Архангельской области – 50 шт.

Приложение: образцы обложек на 5 л. в 1 экз.

Начальник отдела И.О. Фамилия

             

Директор департамента делопроизводства

администрации Губернатора Архангельской

области и Правительства Архангельской области

Т.Н. Бокова

24.02.2010

_________

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 24

к Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

ПРАВИЛА

работы с электронными документами в системе «Дело»

1. В системе «Дело» предусмотрена автоматическая регистрация изменений, вносимых пользователями в процессе работы. С этой целью для каждой регистрационной карточки ведется протокол изменений основного раздела регистрационной карточки, протоколы изменений множественных реквизитов регистрационной карточки и протоколы изменений поручений.

В протокол записываются:

дата и время выполнения операции;

название операции;

ФИО пользователя, выполнившего операцию.

2. Право доступа к конкретным картотекам и право выполнять конкретные функции (регистрация, редактирование, поиск, получение отчетов, просмотр всех резолюций и т.д.) предоставляются пользователю в процессе его регистрации в системе «Дело».

3. Для должностных лиц, обладающих правом давать поручения, в каждой картотеке созданы «Кабинеты». Должностное лицо именуется при этом «Владельцем Кабинета». Каждый «Кабинет» содержит папки документов: «Поступившие», «На исполнении», «На контроле», «На рассмотрении», «У руководства», «На визировании». Такая организация информации в системе «Дело» позволяет выделить документы, направленные конкретным «Владельцам Кабинетов», и повысить оперативность их обработки.

4. В картотеках исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства регистрационная карточка (далее – РК) документа появляется сразу после его регистрации или выполнения одной из команд – «Переслать РК» или «Отметить отправку», а также после ввода резолюций руководства.

5. Если документ направлен при массовой рассылке в структурные подразделения исполнительных органов и администрации Губернатора и Правительства и/или должностным лицам, не имеющим «Кабинетов», сотрудник может найти и обработать РК документа, используя режим поиска по номеру РК документа или по любым другим реквизитам.

Если документ направлен «Владельцу Кабинета», РК документа появляется в папке «Поступившие» этого «Кабинета».

6. Группа «Входящие документы» предназначена для описания документов, поступающих в исполнительные органы и администрацию Губернатора и Правительства.

Группа «Исходящие и внутренние документы» предназначена для описания документов, исходящих из исполнительных органов, администрации Губернатора и Правительства, и внутренних документов.

РК документа каждой из этих групп документов имеет свой набор реквизитов, причем РК внутренних документов по набору реквизитов аналогичны РК исходящих документов.

Группа «Обращения граждан» предназначена для описания поступающих обращений граждан.

7. Система «Дело» допускает разбивку каждой из групп на произвольное количество подгрупп, объединяющих документы и обращения граждан по какому-либо признаку (принадлежность к подразделению, адресат, тип бланка, вид обращения и др.), например:

группа «Входящие документы» разбита на подгруппы по признаку адресата (кому адресован документ);

группа «Исходящие и внутренние документы» разбита по признаку принадлежности к структурному подразделению, которое подготовило документ, и типу бланка документа (приказы, распоряжения и др.).

8. Регистрационные номера входящих документов формируются автоматически и представляют собой порядковый номер документа или письма в пределах календарного года и индекс соответствующей группы документа, например: С-185, ДС/1.

9. Сотрудник регистрирует входящий документ, заполняя реквизиты РК документа.

После сохранения введенной информации сотрудник в правом нижнем углу первого листа документа на бумажном носителе проставляет регистрационный штамп, где указывает дату регистрации и регистрационный номер документа, введенный в РК документа.

10. В центральной картотеке после завершения регистрации входящего документа выполняется операция по пересылке РК документа в картотеки исполнительных органов и/или в «Кабинеты» должностных лиц для дальнейшей работы с документом.

11. Номер исходящих документов формируется автоматически и включает в себя буквенный или цифровой индекс группы и порядковый номер документа в пределах календарного года (например: 06-10/11, ДСА-04/15).

В регистрационный номер документа может включаться индекс дела по номенклатуре дел.

12. Заполнение в РК документа поля «Связки» является обязательным, если регистрируемый документ является ответом на ранее поступивший входящий или внутренний документ, дополнением к нему или связан с ним тематически. При этом соответствующий тип связки выбирается из справочника системы «Дело».

13. Каждое поручение Губернатора Архангельской области, Правительства Архангельской области или руководства регистрируется в отдельной РК документа. Номер документа включает в себя буквенный индекс группы и порядковый номер документа в пределах календарного года (пГ-1, прА5, пр5).

14. При регистрации исходящих документов обязательно заполняется поле «Адресат» и проставляется отметка об отправке РК документа.

15. Регистрационные номера обращений граждан формируются автоматически, состоят из порядкового номера в пределах календарного года и дополнительного буквенного индекса группы документов (КТг-1, СЗ-Р5).

При регистрации документа, поступившего в исполнительный орган из отдела по работе с обращениями граждан, в поле «Примечание» РК документа обязательно указывается присвоенный номер (например: ж-1, ж-3/2).

16. Сотрудник отдела по контролю документов является автором резолюций следующих групп документов:

«Указы Губернатора Архангельской области», «Постановления Правительства Архангельской области», «Распоряжения Губернатора Архангельской области», «Распоряжения Правительства Архангельской области», «Поручения Губернатора Архангельской области», «Поручения Правительства Архангельской области», «Поручения руководства».

При вводе резолюции соблюдается следующая подчиненность:

17. При вводе резолюций (поручений) с контрольным сроком исполнения обязательно заполняется реквизит «Плановая дата исполнения».

18. После ввода резолюции (поручения) в системе «Дело» автоматически осуществляется пересылка РК документа в картотеку соответствующего структурного подразделения или в «Кабинет» должностного лица.

19. Ответственным за исполнение и обобщение поручения является исполнитель, отмеченный в системе знаком «!». Если ответственных исполнителей несколько, то отметка устанавливается каждому исполнителю.

20. Вводить проекты резолюций могут сотрудники, обладающие абсолютным правом «Ввод резолюций» от имени должностных лиц.

Порядок работы с окном проекта резолюции аналогичен порядку работы с окном «Резолюция». В этом случае обязательным для заполнения является только поле «Автор».

После ввода проекта резолюции РК документа автоматически копируется в папки «У руководства» и «На рассмотрении» того «Кабинета», владельцем которого является должностное лицо, указанное в поле «Автор».

В РК документа проект резолюции не отражается до его утверждения и рассылки.

После утверждения резолюции руководителем сотрудник вносит при необходимости изменения в проект резолюции и рассылает РК документа исполнителям.

21. При постановке документа с поручением на контроль в системе «Дело» его регистрационная карточка появляется в папке «На контроле» того «Кабинета», владельцем которого является автор (контролер) поручения.

Доступ к папке «На контроле» в картотеках имеют сотрудники отдела по контролю документов, службы делопроизводства и руководители исполнительных органов.

22. Сотрудники службы делопроизводства систематически просматривают папки «На контроле» и «На исполнении», рассылают справки-напоминания об исполнении контрольных документов по установленной форме исполнителям и информируют руководство о ходе исполнения поручений.

Справка-напоминание формируется на основании данных конкретной картотеки с помощью функции «Отчетные формы» в системе «Дело».

23. Исполнители поручений своевременно предоставляют информацию о ходе и результатах их исполнения сотрудникам службы делопроизводства для внесения ее в РК документов в поле «Отчет исполнителя».

24. Если во исполнение поручения подготовлен исходящий или внутренний документ, который зарегистрирован в системе «Дело» в связке с контрольным документом, то в поле «Отчет исполнителя» следует указать дату и номер документа-ответа. При устном ответе или исполнении документа, не связанного с подготовкой исходящего документа, отчет исполнителя должен содержать следующую информацию: кому доложено (сообщено), когда, кем и что (кратко).

К отчету исполнителя должен быть прикреплен электронный образ документа (файл).

Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то сводный отчет об исполнении документа составляется структурным подразделением, которое является ответственным исполнителем.

25. При продлении срока исполнения документа, поставленного на контроль, в поле «Ход исполнения» делается соответствующая запись и корректируется поле «Плановая дата» или вводится фактическая дата исполнения поручения и новая резолюция (поручение).

26. Доступ к реквизитам РК контрольных документов распределен между пользователями. Доступ к полю «Отчет исполнителя» имеют сотрудники, которым дано право регистрации исполнения поручений. Доступ к полям «Плановая дата», «Ход исполнения», «Основание для снятия с контроля», «Фактическая дата» имеют автор поручения (контролер) и сотрудники, которым дано право контроля исполнения поручений.

27. Сотрудники службы делопроизводства могут просмотреть информацию о ходе исполнения поручения (отчеты) всех соисполнителей по данному поручению.

Просмотр всех резолюций к документу возможен только в случаях, когда такое право предоставлено пользователю администратором/технологом системы «Дело». Если такое право не предоставлено, то пользователь сможет просматривать резолюции, соответствующие доступным ему картотекам.

28. При списании в дело исполненного документа в РК этого документа проставляется отметка о списании. В «Журнал передачи» добавляется запись «Списан в дело» и проставляется номер дела в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа или администрации Губернатора и Правительства.

29. Формирование стандартных отчетов осуществляет сотрудник, который имеет доступ к соответствующей функции.

Отчет «Сведения о документообороте» содержит данные об объеме документооборота в доступной сотруднику службы делопроизводства картотеке по группам документов за необходимый период времени. Формы отчетов прилагаются.

В центральной картотеке и картотеках исполнительных органов может быть сформирована справка об исполнении поручений. При формировании справки могут быть заданы дополнительные параметры. Формы справок прилагаются.

30. Функция поиска предназначена для отбора РК документов и обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. Пользователь системы «Дело» осуществляет поиск документов в пределах картотек, к которым ему разрешен доступ.

Поиск осуществляется по любым реквизитам РК документов или обращений граждан, по регистрационным номерам, по реквизитам резолюций или журнала передачи и другим.

Пользователь системы «Дело» имеет возможность создавать и сохранять свои запросы для дальнейшего их использования.

Результатом поиска является список РК документов или обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. Система «Дело» предоставляет возможность просмотра всех реквизитов РК найденных документов или обращений граждан, печати списка или его фрагментов, а также просмотра файлов, прикрепленных к РК документов.

31. Функция «Кабинеты» используется для работы с документами, требующими исполнения, а также для работы с проектами документов.

«Кабинет» – это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к данному «Кабинету».

Все приписанные к «Кабинету» должностные лица называются «Владельцами Кабинета». Должностное лицо может быть владельцем только одного «Кабинета».

Доступ к тому или иному «Кабинету» и отдельным папкам этого «Кабинета» предоставляется пользователю при назначении картотечных прав пользователя.

32. В функции «Кабинеты» РК исполняемых документов распределены по папкам «Поступившие», «На исполнении», «На контроле», «У руководства», «На рассмотрении».

Для работы с проектами документов используются папки «Управление проектами», «На визировании», «На подписи».

В папке «Поступившие» находятся РК документов, которые уже поступили в «Кабинет», но еще не приняты к исполнению.

При поступлении бумажного варианта документа или просмотре электронного образа (файла), вложенного в РК документа, необходимо переместить РК документа в папку «На исполнении» (принять к исполнению).

В папке «На контроле» находятся все записи о контрольных поручениях, авторами или контролерами которых являются владельцы текущего «Кабинета».

33. Ответственный сотрудник обязан регулярно просматривать папки «Кабинета», исполнять документы, удалять записи о документах, не требующих исполнения.

34. Пользователь самостоятельно настраивает вид папок, определяя, какие именно реквизиты РК (РКПД) должны отображаться в перечне записей, находящихся в папке.

______________

1

Формы отчетов

Сведения о документообороте

Дата регистрации с ________ по ___________

Группа документов

Зарегистрировано

Переслано

Всего

Итого

Сведения о документообороте

в ____________________________________

(наименование органа исполнительной власти)

Период с ____________ по _______________

Группа

документов

Зарегистрировано (поступило)

документов

Из них поставлено на контроль

Количество документов на контроле

Снято с контроля за период

Количество документов, исполненных с нарушением срока

1

2

3

4

5

6

1

Формы справок

Справка-напоминание

об исполнении поручений по документам

со сроком исполнения до _____________

№

п/п

Рег. номер/

дата

Корреспондент /

кто подписал

Краткое содержание

Поручение

План. дата

исполнения

Исполнитель

Параметры справки:

Группы документов:

Авторы резолюций:

Справка

о поручениях, исполненных с нарушением срока

№

п/п

Рег. номер/дата

Краткое содержание

Исполнитель

Плановая дата

исполнения

Фактическая дата

исполнения

__________

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 25

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Форма номенклатуры дел

исполнительного органа

Наименование исполнительного

органа государственной власти

Архангельской области

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

________________ № ____________

_______________________________

(место составления)

На ________________ год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя исполнительного

органа государственной власти Архангельской области

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Индекс

дела

Заголовок дела

(тома, частей)

Кол-во

дел (томов, частей)

Срок хранения

дела (тома, части) и

№ статей

по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности руководителя

службы ДОУ                                                        Подпись                            Расшифровка

Дата                                                                                                                                            подписи

Виза заведующего архивом

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка

Дата  подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от _____________ № _________________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения

от _____________ № ________________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в исполнительном органе государственной власти Архангельской области:

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка Дата  подписи

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности

передавшего сведения Подпись Расшифровка

Дата  подписи

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

исполнительного органа

Наименование исполнительного

органа государственной власти

Архангельской области

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

________________ № ____________

_______________________________

(место составления)

На ________________ год

Индекс

дела

Заголовок дела

(тома, частей)

Кол-во

дел (томов, частей)

Срок хранения

дела (тома, части) и

№ статей

по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения                                                        Подпись                            Расшифровка

Дата                                                                                                                                            подписи

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка

Дата  подписи

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка

Дата  подписи

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в структурном подразделении:

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Наименование должности ответственного

за делопроизводство Подпись Расшифровка

Дата  подписи

Итоговые сведения переданы в службу ДОУ.

Наименование должности

передавшего сведения Подпись Расшифровка

Дата  подписи

____________

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 26

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Форма описи дел постоянного,

временного (свыше 10 лет) хранения

и по личному составу структурного

подразделения

  

Наименование исполнительного

органа государственной власти

Архангельской области

Наименование структурного

подразделения

ОПИСЬ № ___________

за ______________ год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

№

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Срок

хранения

Примечание

1

2

3

4

5

61

7

Название раздела

В данную опись внесено ____________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № _________ по № _________, в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

Наименование должности

составителя описи                                                                      Подпись              Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО2

Протокол ЭПК архивного учреждения

от _____________ № ________________

Передал _______________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

и __________________ регистрационно-контрольных карточек к документам3.

(цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял _______________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

и __________________ регистрационно-контрольных карточек к документам.

(цифрами и прописью)

Наименование должности

работника архива                                                                      Подпись              Расшифровка подписи

Дата

_________

_____________

1. Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

2. При наличии ЭК структурного подразделения.

3. Передаются вместе с делами канцелярии.

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 27

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Наименование исполнительного

органа государственной власти Архангельской области

А К Т

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя

исполнительного органа государственной власти Архангельской области

Подпись Расшифровка подписи

Дата

_________№ _________

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании _________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _______________________________________

  (название фонда)

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей

Индекс

дела по номенклатуре или № дела по описи

Количество дел

Сроки хранения дела и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

1.

2.

Итого __________________________ дел за _____________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________________________________.

  (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________ № ____________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от _______ № ____

Документы в количестве ____________________________________________________ дел,

  (цифрами и прописью)

весом ___________ кг сданы в ___________________________________________________

  (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ № __________ .

Наименование должности работника

исполнительного органа власти,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива (службы ДОУ), внесшего

изменения в учетный документ Подпись Расшифровка подписи

Дата

____________

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 28

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Форма обложки дела постоянного

и временного (свыше 10 лет) хранения

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения)

Ф. № __________________________

Оп. № __________________________

Д. № __________________________

ДЕЛО № _______ ТОМ № _______

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(заголовок дела)

__________________________________________________________________

(крайние даты)

На ______ листах

Хранить ________________

Ф. № __________________________

Оп. № __________________________

Д. № __________________________

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 29

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Форма листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела № _________

В деле подшито и пронумеровано ______________________________________ листов,

                                                                                                  (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _______________________________________________________ ;

пропущенные номера листов ____________________________________________________

+ листов внутренней описи _____________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера

листов

1

2

Наименование должности

работника                                                                      Подпись                            Расшифровка подписи

Дата

__________

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 30

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Форма внутренней описи

документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ________________

№

п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ________________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________________

  (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

______________

1

ПРИЛОЖЕНИЕ № 31

к Инструкции по делопроизводству

в исполнительных органах государственной

власти Архангельской области и администрации

Губернатора Архангельской области

и Правительства Архангельской области

Форма журнала учета печатей и штампов

Журнал учета печатей и штампов

№

п/п

Оттиск

печати

(штампа)

Наимено-

вание

печати (штампа)

Дата получения печати (штампа)

от изготови-теля

Предприятие-изготовитель, дата и номер сопроводи-тельного документа

Кому выдана (долж-ность, подраз-деление)

Подпись работ-

ника

Дата

возврата печати (штампа)

Подпись работ-

ника

Дата

уничто-

жения

печати (штампа)

Дата,

номер

акта

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

1