ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ШАРАНГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА



ПОСТАНОВЛЕНИЕ

АДМИНИСТРАЦИЯ ШАРАНГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

16.09.2020 N 49

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ШАРАНГСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года №42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации»

1.Утвердить прилагаемое Положение об архиве администрации Шарангского муниципального района.

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на управляющую делами администрации Шарангского муниципального района.

Глава администрации

О.Л.Зыков

Утверждено

распоряжением главы

администрации Шарангского района

от 16.09.2020г. № 49

Положение

об архиве администрации Шарангского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве администрации Шарангского муниципального района (далее – Положение) разработано в соответствии с Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации».

1.2. Администрация Шарангского муниципального района (далее также- администрация района, учреждение) обеспечивает: сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов образующихся в её деятельности, а также обеспечивает своевременную передачу этих документов на муниципальное хранение, в соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой Российской Федерации.

До передачи на муниципальное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации сроков, хранятся в администрации района и образуют архив администрации района (далее – архив администрации).

1.4. Ответственным за работы, связанные с хранением, подготовкой и передачей документов администрации на муниципальное хранение является управляющий делами администрации района (далее – ответственный за ведение архива).

В своей работе по ведению архива администрации района ответственный за ведение архива руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства администрации района, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов Нижегородской области, и настоящим Положением.

1.6. Архивный сектор администрации Шарангского муниципального района оказывает организационно-методическое сопровождение по ведению архива.

2. Состав документов архива администрации

В архив администрации входят:

а) законченные делопроизводством администрации района документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

б) документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

в) личные фонды ведущих работников администрации района, поступившие в архив;

г) служебные и ведомственные издания;

д) научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи, функции и права ответственного за ведение архива

3.1. Основными задачами ответственного за ведение архива являются:

а) комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

б) учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

в) подготовка и своевременная передача документов на хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой Российской Федерации;

г) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

3.2. В соответствии с возложенными задачами, ответственный за ведение архива осуществляет следующие функции:

1) Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

2) Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве администрации.

3) Представляет в архивный сектор администрации Шарангского муниципального района далее - муниципальный архив) учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве администрации документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4) Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации района.

5) Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации района описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии Комитета по делам архивов Нижегородской области (далее-ЭПК Комитета по делам архивов Нижегородской области) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК муниципального архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Комитета по делам архивов Нижегородской области или ЭПК муниципального архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение главе администрации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Комитета по делам архивов Нижегородской области или ЭПК муниципального архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями.

6) Организует передачу документов на постоянное хранение в муниципальный архив.

7) Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8) Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве администрации.

9) Организует информирование руководства и работников администрации о составе и содержании документов архива администрации.

10) Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

11) Организует выдачу документов и дел для работы или во временное пользование.

12) Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

13) Ведет учет использования документов архива администрации.

14) Создает фонд пользования архива администрации и организует его использование.

15) Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива администрации.

16) Участвует в разработке документов администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

17) Оказывает методическую помощь:

а) работникам администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам администрации в подготовке документов к передаче в архив администрации.

3.3. Для выполнения возложенных задач и функций по ведению архива администрации, ответственный за ведение архива имеет право:

а) представлять главе администрации района предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве администрации;

б) запрашивать у отдельных работников администрации района сведения, необходимые для работы архива администрации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям и работникам администрации по вопросам, относящимся к компетенции архива администрации;

г) информировать отдельных работников администрации района о необходимости передачи документов в архив администрации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях экспертной комиссии.