ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА О ПОРЯДКЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ МЕЖДУ МИНИСТЕРСТВОМ ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫМ ОБЛАСТНЫМ БЮДЖЕТНЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ «ИМУЩЕСТВЕННАЯ КАЗНА МУРМАНСКОЙ О...



МИНИСТЕРСТВО ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

« 21» декабря  2017 г.                                                                                                           № 60

г. Мурманск

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА О ПОРЯДКЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ МЕЖДУ

МИНИСТЕРСТВОМ ИМУЩЕСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫМ ОБЛАСТНЫМ БЮДЖЕТНЫМ УЧРЕЖДЕНИЕМ «ИМУЩЕСТВЕННАЯ КАЗНА МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ» В РАМКАХ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ И УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с постановлениями Правительства Мурманской области от 03.02.2016 № 32-ПП «О переходе на новую систему учета государственного имущества Мурманской области», Губернатора Мурманской области от 03.02.2016 № 9-ПГ «О внесении изменений в постановление Губернатора Мурманской области от 22.04.1999 № 165-ПГ», в целях упорядочения административных процедур между Министерством имущественных отношений Мурманской области и ГОБУ «Имущественная казна Мурманской области» в рамках обеспечения сохранности и учета архивных документов, на основании Положения  о Министерстве имущественных отношений Мурманской области, утвержденного постановлением Правительства Мурманской области от 01.12.2008 № 579-ПП:

1. Утвердить  прилагаемый регламент о порядке взаимодействия между Министерством имущественных отношений Мурманской области и государственным областным бюджетным учреждением «Имущественная казна Мурманской области» в рамках обеспечения сохранности и учета архивных документов.

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя министра имущественных отношений Мурманской области Бунтова С.И.

Министр                                                                                                   О.А. Мазунов        

Утвержден

распоряжением Министерства

имущественных отношений

Мурманской области

от  «21» декабря 2017   № 60

РЕГЛАМЕНТ

о порядке взаимодействия между

Министерством имущественных отношений Мурманской области и государственным областным бюджетным учреждением «Имущественная казна Мурманской области» в рамках обеспечения сохранности   и учета архивных документов

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования регламента

Регламент определяет порядок взаимодействия между Министерством имущественных отношений Мурманской области и государственным областным бюджетным учреждением «Имущественная казна Мурманской области» в рамках процедуры выполнения государственной работы «Обеспечение сохранности и учет архивных документов» в части обеспечения сохранности и учета архивных документов реестра государственного имущества Мурманской области, ведение которого осуществлялось согласно постановлению Губернатора Мурманской области от 22.04.1999 № 165-ПГ «Об организации учета и ведения реестра государственного имущества Мурманской области».

2. Правовые основания взаимодействия

              Взаимодействие между Министерством имущественных отношений Мурманской области и государственным областным бюджетным учреждением «Имущественная казна Мурманской области» осуществляется в соответствии с:

-              Федеральным законом  от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Законом Мурманской области от 09.11.2001 № 303-01-ЗМО «Об управлении  государственной собственностью  Мурманской области»;

- постановлением Правительства Мурманской области от 03.02.2016  № 32-ПП «О переходе на новую систему учета государственного имущества Мурманской области»;

- постановлением Правительства Мурманской области от 01.12.2008 № 579-ПП «Об утверждении Положения о Министерстве  имущественных  отношений Мурманской области»;

- постановлением Губернатора Мурманской области  от 03.02.2016  № 9-ПГ «О внесении изменений в постановление Губернатора Мурманской области от 22.04.1999 № 165-ПГ»;

- постановлением Губернатора Мурманской области от 22.04.1999 № 165-ПГ «Об организации учета и ведения реестра государственного имущества Мурманской области»;

- инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах  государственной  власти Мурманской области, утвержденной распоряжением Правительства Мурманской области от 09.08.2017 № 217-РП (далее – Инструкция);

- отраслевым региональным перечнем государственных (муниципальных) услуг, не включенных в общероссийские базовые (отраслевые) перечни (классификаторы) государственных и муниципальных услуг, оказываемых физическим лицам и работ, утвержденным приказом Министерства имущественных отношений Мурманской области от 01.12.2017 № 66-ОД;

- приказом Министерства имущественных отношений Мурманской области от 11.12.2017 № 71-ОД «Об ответственных за делопроизводство в отделах»;

- приказом Министерства имущественных отношений Мурманской области от 15.12.2015 № 353 «О вопросах ведения реестра государственного имущества Мурманской области»;

- приказом государственного областного бюджетного учреждения «Имущественная казна Мурманской области» от 20.12.2017 № 52-ОД «О назначении ответственных лиц по информационному учету»;

- уставом государственного областного бюджетного учреждения «Имущественная казна Мурманской области», утвержденным приказом Министерства имущественных отношений Мурманской области от 18.06.2013 № 190 (с изменениями).

3. Административные процедуры

3.1. Общие положения

Организация взаимодействия Министерства имущественных отношений Мурманской области (далее – Министерство) и государственного областного бюджетного учреждения «Имущественная казна Мурманской области»  (далее – ГОБУ «ИКМО») при выполнении процедуры, указанной в пункте 1.1 настоящего Регламента, включает в себя следующие административные действия.

I этап  - действия должностного лица Министерства, ответственного за ведение реестра государственного имущества Мурманской области (далее – Ответственное лицо Министерства за ведение Реестра), направленные на проведение экспертизы ценности документов реестра государственного имущества Мурманской области, ведение которого осуществлялось согласно постановлению Губернатора Мурманской области от 22.04.1999 № 165-ПГ «Об организации и ведении реестра государственного имущества Мурманской области» (далее – реестр, ведение которого осуществлялось по постановлению № 165-ПГ).

II этап – действия должностного лица ГОБУ «ИКМО», ответственного за исполнение государственных работ «Обеспечение ведения реестра государственного имущества Мурманской области» и «Обеспечение сохранности и учет архивных документов» (далее – Ответственное лицо ГОБУ «ИКМО»), направленные на проведение технической экспертизы документов реестра, ведение которого осуществлялось по постановлению  № 165-ПГ.

III этап – совместные действия  Ответственного лица ГОБУ «ИКМО»,  Ответственного лица Министерства за ведение Реестра и должностного лица Министерства, ответственного за делопроизводство в отделе (далее – Ответственное лицо Министерства по сдаче документов в архив), направленные на формирование дел документов по объектам учета, содержащимся в реестре, ведение которого осуществлялось по постановлению № 165-ПГ, для последующей передачи на постоянное хранение в архив.

3.2. Проведение экспертизы ценности документов

3.2.1. Ответственное лицо Министерства за ведение Реестра проводит в течение одного рабочего дня экспертизу ценности документов реестра, ведение которого осуществлялось по постановлению № 165-ПГ (один том), включающую:

- всестороннюю оценку документов в соответствии с критериями происхождения и содержания, отвечающими требованиям Положения об учете и ведении реестра государственного имущества Мурманской, утвержденного постановлением Губернатора Мурманской области от 22.04.1999 № 165-ПГ, с целью их отбора на государственное хранение;

- проставление отметок (росписи) на документах с временными сроками хранения, подлежащих изъятию.

3.2.2. По результатам экспертизы ценности документов Ответственное лицо Министерства за ведение Реестра передает дело документов Ответственному лицу ГОБУ «ИКМО» с внесением информации в журнал по формированию дел реестра, ведение которого осуществлялось согласно постановлению Губернатора Мурманской области от 22.04.1999 № 165-ПГ, для последующей передачи в архив на постоянное хранение (по форме согласно приложению № 1 к настоящему Регламенту).

3.3. Проведение технической экспертизы дел документов

3.3.1. Ответственное  лицо  ГОБУ  «ИКМО», получив от Ответственного лица Министерства за ведение Реестра дела документов, вносит в день их получения информацию о приеме документов в журнал по формированию дел реестра, ведение которого осуществлялось согласно постановлению Губернатора Мурманской области от 22.04.1999 № 165-ПГ, для последующей передачи в архив на постоянное хранение (по форме согласно приложению № 1 к настоящему Регламенту).

3.3.2. Ответственное лицо ГОБУ «ИКМО», в срок не более 5 рабочих дней со дня получения документов от Ответственного лица Министерства за ведение Реестра, проводит техническую экспертизу дела (одного тома) и формирует дело документов об объектах учета, содержащихся в реестре, ведение которого осуществлялось по постановлению № 165-ПГ, согласно требованиям основных правил работы архивов организаций, которая включает:

- систематизацию документов в деле сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании;

- формирование дел документов реестра, подлежащих уничтожению (изъятие дублетных экземпляров документов, черновиков, неоформленных копий документов) и документов с отметками (росписью) Ответственного лица Министерства за ведение Реестра согласно пункту 3.2.1. настоящего Регламента;

- удаление металлических скреплений (скрепки, скобы и т.п.) из документов;

- нумерацию листов дел документов арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором;

- оформление обложки дел документов по форме согласно Инструкции.

3.4. Формирование дел документов по объектам учета, содержащимся в  реестре, ведение которого осуществлялось по постановлению № 165-ПГ, для последующей передачи на постоянное хранение в архив

3.4.1. После технической экспертизы документов Ответственное лицо ГОБУ «ИКМО» передает дело документов Ответственному лицу Министерства за ведение Реестра и вносит информацию в журнал по формированию дел реестра, ведение которого осуществлялось согласно постановлению Губернатора Мурманской области от 22.04.1999 № 165-ПГ,  для последующей передачи в архив на постоянное хранение  (по форме согласно приложению  № 1 к настоящему Регламенту).

3.4.2. Ответственное лицо Министерства за ведение Реестра в срок не более 3 рабочих дней со дня проведения технической экспертизы дела Ответственным  лицом  ГОБУ  «ИКМО» составляет лист-заверитель, который располагается в конце дела, подписывает его с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

3.4.3. По результатам сформированных дел документов по объектам учета проводятся мероприятия для подготовки передачи дел на постоянное хранение в архив:

- составление описи дел постоянного хранения Ответственным лицом Министерства по сдаче документов в архив по форме согласно Инструкции;

- размещение дел документов по объектам учета в помещении, предназначенном для хранения документов реестра государственного имущества Мурманской области, Ответственным лицом ГОБУ «ИКМО»  совместно с Ответственным лицом Министерства за ведение Реестра и с Ответственным лицом Министерства по сдаче документов в архив.

С даты заведения и до передачи на постоянное государственное хранение дела хранятся в структурном подразделении Министерства по месту их формирования.

4. Внесение изменений в  регламент

Изменения в настоящий регламент вносятся:

- в случае изменения законодательства Российской Федерации и законодательства Мурманской области;

- в случае изменения структуры исполнительных органов государственной власти Мурманской области.

______________

Приложение № 1

к Регламенту

ФОРМА ЖУРНАЛА

по формированию дел реестра, ведение которого осуществлялось согласно постановлению Губернатора Мурманской области от 22.04.1999 № 165-ПГ, для последующей передачи в архив на постоянное хранение

№ п/п

Наименование правообладателя

государственного имущества Мурманской области

Дата проведения экспертизы ценности документов специалистом МИО МО

Дата передачи / приема

документов специалистом

МИО МО

в рамках Регламента

с указанием наименования процедуры*

ФИО специалиста МИО МО /

подпись

Кол-во томов, переданных специалисту ГОБУ «ИКМО» (шт.) / принятых от специалиста ГОБУ «ИКМО»

(шт. / лист)

Дата приема/передачи

документов специалистом

ГОБУ «ИКМО»

в рамках Регламента с указанием наименования процедуры*

ФИО специалиста ГОБУ «ИКМО»/ подпись

1

2

3

4

5

6

7

8

________________

*Примечание: используются сокращенные наименования процедур:

ТЭД – техническая экспертиза документов;

ФДА – формирование дел документов для последующей передачи на постоянное хранение в архив.