О системе организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области



ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

1

ГУБЕРНАТОР ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 23.08.2011 № 414-р

г. Ярославль

О системе организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области

В редакции

распоряжения Губернатора ЯО от 07.12.2011 № 596-р ru 76000201101069

В целях повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделений аппарата Правительства области за счёт внедрения современных методов и технологий управления, во исполнение подпункта 9.1 пункта 9 раздела VI областной целевой программы «Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти» на 2009-2011 годы, утверждённой постановлением Правительства области от 26.11.2008 № 615-п «Об областной целевой программе “Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти” на 2009-2011 годы»:

1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по развёртыванию и функционированию системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области (далее – методические рекомендации).

2. Образовать рабочую группу по проведению мониторинга развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области и утвердить её состав (прилагается).

3. Утвердить прилагаемое Положение о рабочей группе по проведению мониторинга развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области.

4. Первому заместителю Губернатора области и заместителям Губернатора области обеспечить развертывание системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области.

4-1. Заместителю Губернатора области Бушуеву А.В. издать приказы о развертывании системы организации эффективного рабочего пространства в управлении стратегического планирования Правительства области и в управлении по противодействию коррупции Правительства области. (пункт введен: распоряжение Губернатора ЯО от 07.12.2011 № 596-р ru 76000201101069)

4-2. Начальнику управления стратегического планирования Правительства области и начальнику управления по противодействию коррупции Правительства области обеспечить подготовку проектов приказов, указанных в пункте 4¹, и передачу их на подписание заместителю Губернатора области Бушуеву А.В. (пункт введен: распоряжение Губернатора ЯО от 07.12.2011 № 596-р ru 76000201101069)

5. Руководителям органов исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделений аппарата Правительства области:

5.1. Организовать работу по развёртыванию и функционированию системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области.

5.2. При развёртывании системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области руководствоваться Методическими рекомендациями, указанными в пункте 1 распоряжения.

6. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора области Бушуева А.В.

7. Распоряжение вступает в силу с момента подписания.

Губернатор области                                                                                С.А. Вахруков

УТВЕРЖДЕНЫ

распоряжением

Губернатора области

от 23.08.2011 № 414-р

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по развёртыванию и функционированию системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области

1. Общие положения

1.1. Методические рекомендации по развёртыванию и функционированию системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области (далее – Методические рекомендации) разработаны на основании Концепции повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области на период до 2014 года, утверждённой постановлением Правительства Ярославской области от 12.08.2008 № 405-п «О повышении эффективности деятельности органов исполнительной власти Ярославской области», и областной целевой программы «Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти» на 2009 - 2011 годы, утверждённой постановлением Правительства области от 26.11.2008 № 615-п «Об областной целевой программе «Повышение эффективности и результативности деятельности органов исполнительной власти» на 2009-2011 годы», с учётом положений трудового законодательства и законодательства о государственной гражданской службе.

1.2. Методические рекомендации содержат концепцию и описание процесса развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства, основанной на методах и инструментах 5S (далее - система 5S), в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области (далее – ОИВ ЯО и СППО), а также описание мероприятий по подготовке к развёртыванию системы 5S и каждому из пяти шагов.

1.3. Цели Методических рекомендаций:

- дать характеристику системы 5S;

- установить цели, задачи, показатели и организационную структуру развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО и СППО;

- разъяснить сотрудникам ОИВ ЯО и СППО порядок развёртывания и функционирования системы 5S в ОИВ ЯО и СППО;

- разъяснить сотрудникам ОИВ ЯО и СППО порядок разработки и применения 5S-стандартов.

1.4. В Методических рекомендациях используются следующие термины и понятия:

1.4.1. Система 5S - это управленческая технология, направленная на выявление и сокращение потерь, указанных в подпункте 1.4.6 пункта 1.4 данного раздела Методических рекомендаций, при исполнении сотрудниками ОИВ ЯО и СППО трудовых функций (профессиональной служебной деятельности) через создание организованного, эффективного и комфортного рабочего пространства (в том числе рабочих мест), стандартизацию требований к нему, оптимизацию операционных действий. Включает в себя пять взаимосвязанных шагов, представляющих цикл организации рабочего пространства (в том числе рабочих мест).

1.4.2. 5S-стандарт – документ, устанавливающий комплекс правил и требований к объекту стандартизации, разработанный с целью многократного использования.

1.4.3. Визуализация – инструмент системы 5S, обеспечивающий представление в графическом виде информации о предметах и операционных действиях с целью повышения удобства её восприятия.

1.4.4. Визуальный контроль – проверка соответствия выполнения операционных действий установленным 5S-стандартам с использованием системы наглядных индикаторов (возможность управлять «с первого взгляда»).

1.4.5. Действия, создающие ценность, – любые действия, связанные с исполнением трудовых функций (профессиональной служебной деятельности), которые приводят к важному (положительному) для потребителя результату.

1.4.6. Действия, не создающие ценность (потери) – любые действия, связанные с исполнением трудовых функций (профессиональной служебной деятельности), которые потребляют ресурсы, но не приводят к важному (положительному) для потребителя результату:

- производство брака – предоставление неверной информации (в том числе принятие решений, документов) либо некачественное исполнение сотрудниками ОИВ ЯО и СППО трудовых функций (профессиональной служебной деятельности), приводящие к необходимости исправления результатов работы или её повторного выполнения;

- создание излишних запасов - накопление любых предметов (носителей информации и материальных объектов) в рабочем пространстве (в том числе на рабочих местах) помимо необходимых для исполнения сотрудниками ОИВ ЯО и СППО трудовых функций (профессиональной служебной деятельности) в текущий период времени;

- лишние действия и перемещения сотрудников ОИВ ЯО и СППО – любые передвижения в связи с исполнением трудовых функций (профессиональной служебной деятельности), не приводящие к важному (положительному) для потребителя результату;

- ожидания – простой в исполнении сотрудниками ОИВ ЯО и СППО трудовых функций (профессиональной служебной деятельности) в текущий период времени, связанные с ожиданием людей, информационных материалов, решений должностных лиц, возможности использования оборудования;

- транспортировка материалов (информации) - любые перемещения предметов или информации из одного места в другое, не создающие ценность для потребителя;

- перепроизводство - изготовление большего количества документов, информации, аналитических материалов, чем требуется потребителю;

- неиспользование потенциала - неиспользование умственных, творческих и физических способностей сотрудников ОИВ ЯО и СППО.

1.4.7. Зона временного хранения – место для временного хранения «ненужных» предметов до момента исполнения решения по их дальнейшему использованию.

1.4.8. Информационный стенд – размещаемый в доступном для сотрудников ОИВ ЯО или СППО месте стенд, содержащий фотографии, визуальные схемы, графики, таблицы со значениями показателей, демонстрирующих изменение состояния рабочего пространства, и иную информацию, касающуюся развёртывания системы 5S.

1.4.9. Карта текущего состояния рабочего пространства – схема, отображающая актуальное на момент её составления расположение предметов и рабочих мест, а также перемещения сотрудников ОИВ ЯО или СППО в отдельных частях рабочего пространства (рабочих кабинетах, комнатах для совещаний, архивах и прочих хранилищах и т.п.), связанных с выполнением бизнес-процессов и выполнением повторяющихся действий в рамках профессиональной служебной деятельности.

1.4.10. Команда по развёртыванию системы организации эффективного рабочего пространства (далее - 5S-команда) - группа сотрудников ОИВ ЯО или СППО, образованная для организации процесса развёртывания и функционирования системы 5S в отдельно взятом ОИВ ЯО или СППО.

1.4.11. «Красный ярлык» - бланк, изготовленный на плотной бумаге красного цвета формата А5 по форме, приведенной в приложении 1 к Методическим рекомендациям, используемый для маркировки «ненужных» предметов.

1.4.12. Лидер 5S-команды – сотрудник ОИВ ЯО или СППО, который несёт ответственность за развёртывание и функционирование системы 5S в конкретном ОИВ ЯО, в одном или нескольких СППО, обладающий правами привлекать сотрудников ОИВ ЯО или СППО к реализации мероприятий в соответствии с планом развёртывания и функционирования системы 5S, определять направления расходования средств ОИВ ЯО или СППО, выделенных на достижение целей развёртывания системы 5S.

1.4.13. Материальные объекты - бумага и материалы для печати, папки-архивы, принадлежности для письма, офисные принадлежности, офисное оборудование, мебель, компьютерные принадлежности, оргтехника и комплектующие, товары офисного быта и т.п.

1.4.14. Место хранения – заранее определённое место в рабочем пространстве ОИВ ЯО или СППО, предназначенное для непродолжительного хранения запасов материальных объектов, расходуемых при выполнении текущей деятельности сотрудниками ОИВ ЯО или СППО. В отличие от склада не предполагает ведение складского учёта, хранение большого объёма запасов.

1.4.15. «Ненужные» предметы – носители информации и материальные объекты, ненужные для исполнения сотрудниками ОИВ ЯО и СППО трудовых функций (профессиональной служебной деятельности).

1.4.16. «Ненужные срочно» предметы – носители информации и материальные объекты, необходимые для исполнения сотрудниками ОИВ ЯО и СППО трудовых функций (профессиональной служебной деятельности), но редко используемые.

1.4.17. «Нужные» предметы – носители информации и материальные объекты, постоянно необходимые для исполнения сотрудниками ОИВ ЯО и СППО трудовых функций (профессиональной служебной деятельности).

1.4.18. Носители информации – документы в бумажном виде, электронные файлы, компакт-диски с электронными файлами, USB флеш-накопители и т.п.

1.4.19. Операционные (повторяющиеся) действия – отдельные регулярные операции внутри бизнес-процессов ОИВ ЯО и СППО, каждый раз завершающиеся одним и тем же результатом.

1.4.20. План развёртывания системы 5S – инструмент системы 5S, предназначенный для управления развёртыванием системы 5S в конкретном ОИВ ЯО или СППО, который содержит сведения о планируемых мероприятиях, периодах и сроках их выполнения, исполнителях и лицах, ответственных за реализацию мероприятий.

1.4.21. Потребители – физические, юридические лица (внешние потребители) или сотрудники ОИВ ЯО и СППО, должностные лица, ОИВ ЯО и СППО (внутренние потребители), использующие результат деятельности ОИВ ЯО или СППО.

1.4.22. Предметы – носители информации и материальные объекты.

1.4.23. Рабочая группа по проведению мониторинга развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства в ОИВ ЯО и СППО (далее – рабочая группа) – группа сотрудников ОИВ ЯО и СППО, образованная для проведения мониторинга состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) в процессе развёртывания и функционирования системы 5S в ОИВ ЯО и СППО.

1.4.24. Рабочее место – часть рабочего пространства, где сотрудник ОИВ ЯО и СППО должен находиться в связи с его работой, которая прямо или косвенно находится под контролем работодателя (представителя нанимателя) и приспособлена для выполнения его трудовых функций (профессиональной служебной деятельности).

1.4.25. Рабочее пространство – физическое пространство и пользовательский интерфейс информационных систем, в котором находятся рабочие места постоянного или непостоянного (временного) пребывания сотрудников ОИВ ЯО и СППО, места хранения носителей информации и размещения материальных объектов. Включает в себя рабочие кабинеты, комнаты для совещаний, архивы и прочие хранилища, подсобные помещения, холлы, комнаты для отдыха и питания, коридоры, лестничные пролёты, туалетные комнаты.

1.4.26. Развёртывание системы 5S в ОИВ ЯО и СППО - первоначальное однократное последовательное прохождение пяти взаимосвязанных шагов системы 5S.

1.4.27. Совет при Губернаторе области по оценке деятельности органов исполнительной власти (далее – совет) - коллегиальный орган, уполномоченный осуществлять общее руководство деятельностью по повышению эффективности и результативности ОИВ ЯО и СППО.

1.4.28. Сотрудники ОИВ ЯО и СППО – лица, занимающие должности в ОИВ ЯО и СППО, за исключением младшего обслуживающего персонала.

1.4.29. Точки контроля – характеристики рабочего пространства, состояние которых будет контролироваться с помощью визуального контроля.

1.4.30. Уборка – действия сотрудников ОИВ ЯО или СППО, направленные на устранение загрязнений (беспорядка) рабочего пространства (в том числе рабочих мест).

1.4.31. Ценность, созданная действиями сотрудников ОИВ ЯО и СППО при исполнении трудовых функций (профессиональной служебной деятельности), – субъективное ощущение потребителя от того, что необходимый ему документ или информация предоставлены в полном объёме, качественно, услуга оказана в нужное время и в нужном месте.

1.4.32. Чек-лист (контрольный лист оценки состояния рабочего пространства) – инструмент системы 5S, предназначенный для фиксирования состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) в конкретном ОИВ ЯО или СППО и последующего анализа произошедших изменений. Представляет собой документ в табличной форме, содержащий перечень вопросов по 5 направлениям, соответствующим шагам системы 5S, шкалу и набор критериев оценки. Форма чек-листа приведена в приложении 2 к Методическим рекомендациям.

1.5. Документы по развёртыванию системы 5S хранятся в соответствии с номенклатурой дел ОИВ ЯО или СППО.

2. Характеристика системы 5S

2.1. Система 5S включает в себя пять взаимосвязанных шагов, представляющих цикл организации рабочего пространства (в том числе рабочих мест).

2.1.1. Шаг 1 – сортировка. Это разделение всех предметов, которые находятся в рабочем пространстве (в том числе на рабочих местах), на категории и удаление «ненужных» предметов из этого пространства.

В ходе реализации мероприятия предметы делятся на три категории: «нужные», «ненужные срочно», «ненужные».

Все «ненужные» и «ненужные срочно» предметы удаляются из рабочего пространства (в том числе из рабочих мест) по правилам, определённым в Методических рекомендациях, 5S-стандартах.

Выполнение шага позволяет снизить потери, связанные с лишними действиями и перемещениями сотрудников ОИВ ЯО и СППО, созданием излишних запасов, транспортировкой материалов (информации), производством брака, перепроизводством.

После выполнения этого шага проводится первая процедура мониторинга (внутреннего и внешнего аудита) процесса развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО и СППО, при этом состояние рабочего пространства оценивается только по критериям шага 1 в чек-листе.

2.1.2. Шаг 2 - создание порядка. Это рациональное размещение оставшихся в рабочем пространстве (в том числе на рабочих местах) предметов таким образом, чтобы с ними было удобно работать.

В ходе реализации мероприятия правила по поддержанию порядка, оптимальному расположению «нужных» предметов для лёгкого, безопасного и эффективного доступа к ним формируются на практике и в дальнейшем закрепляются в соответствующих 5S-стандартах.

Выполнение шага обеспечивает формирование организованных рабочих мест, позволяет снизить потери, связанные с перепроизводством, ожиданием людей, лишними движениями и перемещениями сотрудников ОИВ ЯО и СППО, транспортировкой материалов (информации).

После выполнения этого шага при проведении мониторинга процесса развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО и СППО состояние рабочего пространства оценивается по критериям шагов 1 и 2 в чек-листе. Мониторинг проводится в соответствии с пунктом 3.3 раздела 3 Методических рекомендаций.

2.1.3. Шаг 3 - содержание в чистоте. Это уборка рабочего пространства (в том числе рабочих мест), предусматривающая проверку, выявление и устранение источников загрязнения.

В ходе реализации мероприятия правила по поддержанию чистоты рабочего пространства (в том числе рабочих мест) формируются на практике и в дальнейшем закрепляются в соответствующих 5S-стандартах.

Выполнение шага обеспечивает создание комфортных рабочих мест, позволяет снизить потери, связанные с производством брака, ожиданием использования оборудования.

После выполнения этого шага при проведении мониторинга процесса развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО и СППО состояние рабочего пространства оценивается по критериям шагов 1 - 3 в чек-листе.

2.1.4. Шаг 4 – стандартизация. Это разработка и поддержание в актуальном состоянии правил и требований системы 5S.

В ходе реализации мероприятия разрабатываются наглядные и понятные 5S-стандарты рабочих мест сотрудников ОИВ ЯО и СППО (в том числе стандарт рабочего места пользователя мультисервисной информационно-телекоммуникационной сети органов государственной власти Ярославской области в части аппаратного и программного обеспечения (далее - ИТ-стандарт), рабочего пространства ОИВ ЯО и СППО, выполнения сотрудниками ОИВ ЯО и СППО операционных действий в соответствии с правилами, сформированными на практике при прохождении шагов 1 - 3.

Выполнение шага обеспечивает оптимизацию операционных действий, формализует проведение визуального контроля рабочего пространства (в том числе рабочих мест), создаёт предпосылки для дальнейшего снижения потерь.

После выполнения этого шага при проведении мониторинга процесса развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО и СППО состояние рабочего пространства оценивается по критериям шагов 1 - 4 в чек-листе.

2.1.5. Шаг 5. Совершенствование – это деятельность, направленная на дополнение и изменение 5S-стандартов.

В ходе реализации мероприятия:

- корректируются и дорабатываются 5S-стандарты рабочих мест сотрудников ОИВ ЯО и СППО, рабочего пространства ОИВ ЯО и СППО, выполнения сотрудниками ОИВ ЯО и СППО операционных действий исходя из практики применения;

- готовятся предложения по совершенствованию технологии развёртывания (функционирования) системы 5S, мотивации сотрудников ОИВ ЯО и СППО, оптимизации операционных действий;

- проводится обучение сотрудников ОИВ ЯО и СППО и передача им знаний по совершенствованию системы 5S.

После выполнения этого шага при проведении мониторинга процесса развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО и СППО состояние рабочего пространства оценивается по всему чек-листу.

Выполнение шага обеспечивает функционирование системы 5S.

Взаимосвязь шагов системы 5S представлена на схеме:

Цикличность функционирующей системы 5S подразумевает, что шаг 1, 2 или 3 может самостоятельно переходить на шаг 4, двигаясь на следующий виток спирали совершенствования организации эффективного рабочего пространства (в том числе рабочих мест).

2.2. Цель развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО и СППО - выявить и сократить потери, возникающие в процессе исполнения сотрудниками ОИВ ЯО и СППО трудовых функций (профессиональной служебной деятельности).

Развёртывание системы 5S создаёт условия для внедрения современных управленческих технологий и повышения эффективности деятельности ОИВ ЯО и СППО.

2.3. Достижение цели развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО и СППО осуществляется путём решения следующих задач:

- создание условий для поддержания организованного, эффективного и комфортного рабочего пространства (в том числе рабочих мест);

- создание условий для эффективного использования информационных и коммуникационных технологий в рабочем пространстве (в том числе на рабочих местах);

- стандартизация требований к рабочему пространству (в том числе рабочим местам) и использованию предметов, находящихся в нём;

- стандартизация операционных действий, относящихся к обеспечению деятельности сотрудников ОИВ ЯО и СППО;

- развитие самодисциплины, которая делает систему 5S привычной для всех сотрудников ОИВ ЯО и СППО.

2.4. Достижение цели и успешное развёртывание системы 5S в ОИВ ЯО и СППО характеризуется следующим показателем: во всех ОИВ ЯО и СППО утверждены все необходимые на текущий момент времени стандарты, действие которых направлено на повышение культуры организации рабочего процесса и пространства (в том числе рабочих мест).

2.5. Решение задач развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО и СППО характеризуется следующими показателями:

- наличие 5S-стандарта(ов) рабочих мест сотрудников ОИВ ЯО и СППО, учитывающего(их) экологические и эргономические требования;

- наличие 5S-стандарта(ов) рабочего пространства ОИВ ЯО и СППО и использования предметов, находящихся в нём;

- наличие 5S-стандарта(ов) выполнения сотрудниками ОИВ ЯО и СППО операционных действий, относящихся к обеспечению деятельности сотрудников ОИВ ЯО и СППО;

- соответствие рабочих мест сотрудников ОИВ ЯО и СППО 5S-стандарту(ам) рабочих мест сотрудников ОИВ ЯО и СППО;

- соответствие рабочего пространства ОИВ ЯО и СППО 5S-стандарту(ам) рабочего пространства ОИВ ЯО и СППО;

- соответствие операционных действий, относящихся к обеспечению деятельности сотрудников ОИВ ЯО и СППО, 5S-стандарту(ам) выполнения сотрудниками ОИВ ЯО и СППО операционных действий, относящихся к обеспечению деятельности сотрудников ОИВ ЯО и СППО.

3. Организационная структура процесса развёртывания и функционирования системы 5S в ОИВ ЯО и СППО

3.1. Для организации процесса развёртывания и функционирования системы 5S в ОИВ ЯО и СППО и обеспечения эффективного взаимодействия его участников формируется следующая организационная структура:

5S-команда образуется в каждом ОИВ ЯО, СППО или нескольких СППО.

Деятельность совета и рабочей группы регламентируется соответствующими положениями.

Сотрудники ОИВ ЯО и СППО:

- участвуют в выполнении мероприятий по развёртыванию и функционированию системы 5S в рабочем пространстве (в том числе на рабочих местах) в соответствии с требованиями Методических рекомендаций по развёртыванию и функционированию системы 5S в ОИВ ЯО и СППО, 5S-стандартов;

- соблюдают требования 5S-стандартов, поддерживая чистоту и порядок в рабочем пространстве (в том числе на рабочих местах), бережно используя предметы, находящиеся в нём;

- участвуют в разработке и корректировке 5S-стандартов ОИВ ЯО и СППО;

- участвуют в передаче знаний другим сотрудникам ОИВ ЯО и СППО.

3.2. Организация процесса развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО и СППО предусматривает последовательное прохождение 5 этапов:

3.2.1. Разработка Методических рекомендаций.

3.2.2. Обучение сотрудников ОИВ ЯО и СППО в форме семинара-практикума (примерный план семинара-практикума по программе «Система 5S» указан в приложении 3 к Методическим рекомендациям).

3.2.3. Развёртывание системы 5S в ОИВ ЯО и СППО в соответствии с генеральным планом развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства в ОИВ ЯО и СППО (далее – генеральный план), приведенным в приложении 4 к Методическим рекомендациям. Поощрение лучших сотрудников, добившихся высоких результатов в применении системы 5S (на данном этапе проводятся мероприятия, связанные с прохождением пяти шагов системы 5S).

3.2.4. Анализ результатов развёртывания системы 5S и корректировка Методических рекомендаций. Распространение среди сотрудников ОИВ ЯО и СППО информации об итогах развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО и СППО. В целях активного обмена информацией (передачи знаний) и накопления опыта по развёртыванию системы 5S в ОИВ ЯО и СППО, повышения эффективности мониторинга (внутреннего и внешнего аудита) процесса развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО и СППО. Информация размещается в порядке, установленном регламентом эксплуатации государственной информационной системы «ДИАрама» (далее – система «ДИАрама»), утверждаемым постановлением Правительства Ярославской области.

3.2.5. Переход к функционированию системы 5S в ОИВ ЯО и СППО.

4. Подготовка к развёртыванию системы 5S в ОИВ ЯО или СППО

4.1. Мероприятия по подготовке к развёртыванию системы 5S в ОИВ ЯО или СППО:

№ п/п

Мероприятие

Максимальный период исполнения

Исполнитель

1.

Определить лидера 5S-команды

1 неделя

руководитель ОИВ ЯО или СППО

2.

Сформировать состав 5S-команды

руководитель ОИВ ЯО или СППО,

лидер

5S-команды

3.

Издать приказ о развёртывании системы организации эффективного рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО

1 неделя

руководитель ОИВ ЯО или СППО

4.

Провести совещание с коллективом ОИВ ЯО или СППО о начале развёртывания системы 5S

5.

Провести диагностику начального состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) ОИВ ЯО или СППО

2 недели

5S-команда

6.

Разработать систему измерения показателей, демонстрирующих изменение состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) ОИВ ЯО или СППО, и провести измерение

5S-команда

7.

Утвердить план развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО или СППО

2 недели

лидер

5S-команды,

5S-команда,

руководитель ОИВ ЯО или СППО

8.

Создать информационный стенд системы 5S

2 недели

5S-команда

Схема процесса подготовки к развёртыванию системы 5S в ОИВ ЯО или СППО представлена в приложении 31 к Методическим рекомендациям.

4.2. Мероприятие 1 - определить лидера 5S-команды.

Лидер 5S-команды должен соответствовать следующим требованиям:

- занимать должность не ниже начальника отдела в СППО или председателя комитета в ОИВ ЯО (при отсутствии в структуре ОИВ ЯО комитетов – не ниже начальника отдела);

- пройти обучение по программе «Система 5S»;

- обладать лидерскими качествами, уметь планировать и организовывать выполнение плана развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО или СППО;

- уметь инициировать и сопровождать преобразования;

- иметь авторитет в коллективе;

- ответственно относиться к предложениям сотрудников ОИВ ЯО или СППО, связанным с развёртыванием и функционированием системы 5S;

- принимать меры по поддержанию процесса постоянного совершенствования системы 5S в ОИВ ЯО или СППО.

Руководитель ОИВ ЯО или СППО определяет условия предоставления лидеру 5S-команды полномочий по:

- привлечению сотрудников ОИВ ЯО или СППО к отдельным мероприятиям, связанным с развёртыванием и функционированием системы 5S;

- определению направлений расходования средств ОИВ ЯО или СППО для достижения целей развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО или СППО;

- информированию руководителя ОИВ ЯО или СППО, заместителя Губернатора области, курирующего СППО, о развёртывании и функционировании системы 5S в ОИВ ЯО или СППО.

Данные условия фиксируются в разделе 5 положения о 5S-команде ОИВ ЯО или СППО, примерная форма которого приведена в приложении 5 к Методическим рекомендациям.

Руководителю ОИВ ЯО или СППО следует признавать за лидером 5S-команды полномочия, возложенные на него в связи с развёртыванием системы 5S в соответствующем ОИВ ЯО или СППО.

4.3. Мероприятие 2 - сформировать состав 5S-команды.

5S-команда должна соответствовать следующим требованиям:

- численность должна быть не менее 5 сотрудников ОИВ ЯО или СППО, включая лидера 5S-команды;

- рекомендуемое соотношение штатной численности ОИВ ЯО или СППО к численности 5S-команды - 10:1. Если штатная численность ОИВ ЯО менее 50 человек, данная рекомендация не применяется. Если штатная численность СППО менее 50 человек, 5S-команда формируется из состава нескольких СППО, курируемых одним заместителем Губернатора области;

- состав формируется из сотрудников одного ОИВ ЯО, одного СППО или нескольких СППО, прошедших обучение по программе «Система 5S»;

- в состав не могут быть включены сотрудники ОИВ ЯО или СППО, являющиеся членами совета, рабочей группы;

- в состав следует включать сотрудников ОИВ ЯО и СППО, имеющих знания и опыт организации собственных рабочих мест, лояльно относящихся к нововведениям, инициативных, а также имеющих авторитет в коллективе.

4.4. Мероприятие 3 - издать приказ о развёртывании системы организации эффективного рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО.

Приказ о развёртывании системы 5S в ОИВ ЯО или СППО, примерная форма которого указана в приложении 5 к Методическим рекомендациям, должен содержать:

- дату начала развёртывания системы 5S, которая устанавливается исходя из планируемого начала реализации мероприятий шага 1, срок(и) и форму(ы) личного контроля развёртывания системы 5S руководителем ОИВ ЯО или СППО;

- Ф.И.О., должность лидера 5S-команды и состав 5S-команды;

- положение о 5S-команде;

- сроки проведения диагностики начального состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест), разработки системы показателей, демонстрирующих изменение состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест), с указанием ответственного(ых) лица (лиц);

- срок утверждения плана развёртывания системы 5S (не более 1 месяца с даты издания приказа) и указание лица, ответственного за его разработку (лидера 5S-команды);

- порядок предоставления фотоаппаратуры для проведения диагностики состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест);

- Ф.И.О., должность лица, ответственного за изготовление информационного стенда;

- перечень мероприятий, выполнение которых необходимо для подготовки к развёртыванию системы 5S.

Приказ о развёртывании системы 5S в ОИВ ЯО издаёт руководитель ОИВ ЯО, в СППО или нескольких СППО – заместитель Губернатора области, курирующий СППО. Руководитель СППО обеспечивает подготовку проекта приказа и передаёт его на утверждение заместителю Губернатора области, курирующему данное СППО. Если 5S-команда формируется из состава нескольких СППО, подготовку проекта приказа обеспечивает будущий лидер 5S-команды во взаимодействии с заинтересованными руководителями СППО.

Лидер 5S-команды обеспечивает направление руководителю рабочей группы в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа копию приказа о развёртывании системы 5S в ОИВ ЯО или СППО в бумажном виде.

4.5. Мероприятие 4 - провести совещание с коллективом ОИВ ЯО или СППО о начале развёртывания системы 5S.

Руководитель ОИВ ЯО или СППО организует проведение совещания и лично информирует коллектив ОИВ ЯО или СППО о начале развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО или СППО, оказывает поддержку лидеру и членам 5S-команды, постоянно контролирует развёртывание системы 5S в ОИВ ЯО или СППО.

Руководитель ОИВ ЯО или СППО обеспечивает создание благоприятной среды для развёртывания системы 5S, которая прежде всего заключается в:

- участии в мероприятиях по развёртыванию системы 5S и их поддержке;

- доверии и уважении;

- постоянном обучении и получении знаний;

- высоком уровне передачи информации;

- принятии творческих идей, появляющихся у сотрудников ОИВ ЯО или СППО;

- ясном понимании разграничения полномочий лидера 5S-команды и заместителей руководителя ОИВ ЯО или СППО, начальников отделов.

Кроме того, для поддержания и развития системы 5S руководитель ОИВ ЯО или СППО регулярно, не реже 1 раза в полугодие, проводит обходы рабочих мест сотрудников. Рекомендуется, чтобы в таких обходах рабочих мест принимал участие заместитель Губернатора области, курирующий данное ОИВ ЯО или СППО. При проведении обходов рабочих мест обязательно присутствие лидера 5S-команды, отвечающего за развёртывание (функционирование) системы 5S в данном ОИВ ЯО или СППО.

Обходы проводятся в рабочее время. Во время обходов обращается внимание на выполнение сортировки, рационального расположения и уборки, необходимость улучшения условий, достигнутые показатели.

4.6. Мероприятие 5 - провести диагностику начального состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) ОИВ ЯО или СППО: осмотреть рабочие места и обозначить реальные проблемы.

При выполнении мероприятия допускается привлечение сотрудников ОИВ ЯО или СППО, в рабочем пространстве которых проходит диагностика.

Диагностика заключается в:

- проведении внутреннего аудита состояния рабочего пространства;

- подготовке фотоотчёта о состоянии рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО, включающего в себя фотоснимки и пояснения к ним.

Проведение внутреннего аудита состояния рабочего пространства заключается в оценке состояния рабочих мест и частей рабочего пространства с заполнением на основании чек-листа по шагам 1 – 4 оценочного листа состояния рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО по форме согласно приложению 6 к Методическим рекомендациям и формировании итогового оценочного листа состояния рабочих мест и частей рабочего пространства по результатам внутреннего аудита для каждого ОИВ или СППО, форма которого приведена в приложении 7 к Методическим рекомендациям.

В оценочном листе состояния рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО оценка проставляется по каждому критерию от 1 (минимальная оценка) до 5 (максимальная оценка) баллов. Шкала оценки равна 1 (единице).

Внутренний аудит создаёт представление об изменении с точки зрения системы 5S с течением времени отдельных частей рабочего пространства (в том числе рабочих мест), наличии улучшений или их отсутствии.

При проведении фотосъёмки необходимо:

- заранее запланировать, в какой последовательности будет проходить фотосъёмка частей рабочего пространства (рабочих кабинетов, комнат для совещаний, архивов и прочих хранилищ, подсобных помещений, туалетных комнат, холлов, коридоров и т.п.);

- осуществлять фотосъёмку в течение рабочего времени;

- перед началом фотосъёмки проверить наличие и готовность фотоаппарата (карты памяти, заряженной батареи внутри);

- фотографировать каждое рабочее место только при диагностике начального состояния рабочего пространства, в дальнейшем фотографировать только те рабочие места и части рабочего пространства, состояние которых не позволило получить максимальной оценки во время внутреннего или внешнего аудита;

- фотографируя рабочее место и окружающее рабочее пространство, использовать принцип «снаружи-вовнутрь»: начинать по периметру, а затем двигаться к центру;

- делать снимки открытых шкафов, ящиков, тумбочек, отсеков и т.п.;

- при проведении повторной съёмки делать снимки с тех же точек и под теми же углами, что и в первый раз.

После завершения фотосъёмки 5S-команде необходимо к каждой фотографии дать пояснения (дата фотосъёмки, где находится рабочее место, объект фотосъёмки, наличие проблемы, Ф.И.О. фотографирующего). Цифровые фотографии и пояснения к ним в электронном виде следует хранить в одной электронной папке. Папка размещается в соответствующем разделе системы «ДИАрама». Заполненный оценочный лист следует хранить в соответствии с номенклатурой дел ОИВ ЯО или СППО.

Рекомендуется распечатывать снимки только наиболее показательных частей рабочего пространства (в том числе рабочих мест), при этом необходимо рядом с фотографией размещать пояснения. Эти фотографии размещаются на информационном стенде ОИВ ЯО или СППО.

Диагностика состояния рабочего пространства в обязательном порядке проводится для фиксирования результатов завершения мероприятий по шагам 1 – 4 системы 5S.

4.7. Мероприятие 6 - разработать систему измерения показателей.

Для мониторинга достижения цели и реализации задач развёртывания системы 5S 5S-команда разрабатывает систему измерения показателей, демонстрирующих изменение состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) ОИВ ЯО или СППО, на основе примерного листа показателей, представленного в приложении 8 к Методическим рекомендациям.

5S-команда имеет право разработать собственные показатели, которые должны отражать результаты устранения действий, не создающих ценности (потерь), улучшения состояния рабочего пространства, решения проблем, вызывающих наибольшие жалобы потребителей государственных услуг. Примеры показателей развёртывания системы 5S приведены в приложении 9 к Методическим рекомендациям.

Измерение показателей способствует своевременному обнаружению отклонений при выполнении операционных действий, их предотвращению и ликвидации.

5S-команда имеет право направить руководителю рабочей группы предложения о формировании собственного листа показателей. В этом случае предложения выносятся для обсуждения на очередное заседание рабочей группы.

Форму листа показателей и технологию измерения показателей утверждает лидер 5S-команды, проставляя подпись в грифе утверждения.

5S-команда определяет технологию измерения каждого показателя, ответив на следующие вопросы:

- кто ответственный за сбор данных;

- кому докладывать о результатах сбора данных;

- кто участвует в сборе данных;

- как выглядит форма таблицы для сбора и учёта данных;

- как часто и в какое время будет проходить измерение;

- кто будет анализировать информацию;

- какой выбирается способ визуализации и где находится место визуального отображения значений.

При разработке формы таблицы для сбора и учёта данных необходимо показать её участникам сбора данных, получить от них комментарии, скорректировать, обучить правилам заполнения и разместить в свободном доступе для пользователей.

Измерение показателей осуществляется экспертной группой, формируемой из сотрудников ОИВ ЯО или СППО.

Численность экспертной группы должна составлять не менее 20 процентов фактической численности ОИВ ЯО или СППО. В состав экспертной группы рекомендуется включать сотрудников из разных отделов, занимающих разные должности. При этом необходимо учитывать, что для повышения точности данных при последующих измерениях в состав экспертной группы следует включать сотрудников ОИВ ЯО или СППО из тех же отделов, занимающих аналогичные должности.

Каждому сотруднику ОИВ ЯО или СППО из экспертной группы предлагается:

- найти информацию, хранимую в бумажном виде,

- найти информацию, хранимую в электронном виде.

В этот момент члены 5S-команды фиксируют время, затраченное на вышеуказанные действия.

Время на выполнение операционных (повторяющихся) действий отслеживается каждым сотрудником ОИВ ЯО или СППО самостоятельно. После завершения каждого операционного (повторяющегося) действия, включённого в лист показателей, сотрудник ОИВ ЯО или СППО доводит значение показателя до сведения ответственного(ых) за сбор данных для последующего включения его в лист показателей.

Лидер 5S-команды совместно с главным бухгалтером ОИВ ЯО или Правительства области фиксирует затраты за истекший квартал на приобретение для нужд ОИВ ЯО или СППО материальных объектов, включённых в лист показателей. При первоначальном измерении данного показателя необходимо зафиксировать затраты на приобретение материальных объектов за четыре последних квартала, так как целесообразно проводить сравнение с аналогичным периодом прошлого года.

Мониторинг достижения показателей и заполнение листа показателей проводится 5S-командой в ОИВ ЯО или каждом СППО не реже 1 раза в квартал. Результаты измерения следует использовать для оценки изменения состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест), анализа тенденции (тренда) и составления прогноза, а также плана развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО или СППО.

Сведения о полученных значениях показателей и динамике их изменения размещаются на информационном стенде.

4.8. Мероприятие 7- утвердить план развёртывания системы 5S.

Для организации процесса развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО или СППО составляется план развёртывания системы 5S, форма которого приведена в приложении 10 к Методическим рекомендациям (далее – план). Сроки выполнения мероприятий плана не должны превышать сроков, установленных в Методических рекомендациях и генеральном плане развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО и СППО. План утверждается руководителем ОИВ ЯО, в СППО - заместителем Губернатора области, курирующим СППО.

Копии плана и заполненного листа показателей первоначального состояния в бумажном виде направляются руководителю рабочей группы в течение 3 рабочих дней с даты утверждения для последующего использования рабочей группой при проведении внешнего аудита.

Лидер 5S-команды организует проведение совещания и лично информирует коллектив ОИВ ЯО или СППО о мероприятиях плана.

4.9. Мероприятие 8 - создать информационный стенд.

Для получения сотрудниками ОИВ ЯО или СППО наглядной информации о развёртывании системы 5S изготавливается информационный стенд, который выполняет 3 основные задачи:

- отображение состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) в настоящий момент;

- привлечение внимания сотрудников ОИВ ЯО или СППО к важным вопросам улучшения состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест);

- получение одобрения руководства и сотрудников ОИВ ЯО или СППО на продолжение запланированных мероприятий.

Порядок действий при изготовлении информационного стенда:

- составить перечень категорий информации для отображения на информационном стенде. Примеры категорий информации приведены в приложении 11 к Методическим рекомендациям;

- определить размеры информационного стенда;

- выбрать место размещения информационного стенда, доступное для всех сотрудников ОИВ ЯО или СППО, с учётом его размера и возможности закрепления на стене (или размещения в рабочем пространстве);

- оценить возможность самостоятельного изготовления информационного стенда исходя из имеющихся материалов (ватман, информационная доска, флипчарт и т.п.). Если такая возможность отсутствует, лидер 5S-команды формирует заявку на изготовление информационного стенда и передаёт её на исполнение лицу, определённому в приказе о развёртывании системы 5S в ОИВ ЯО или СППО.

Правила размещения информации на информационном стенде:

- определить двух членов 5S-команды, которые будут отвечать за создание информационного стенда и его поддержание в актуальном состоянии: один собирает информацию и отвечает за её регулярное (не реже 1 раза в 2 недели) обновление, другой обеспечивает наглядность информации;

- размещать взаимосвязанные материалы слева направо;

- структурировать информацию по разделам, использовать указатели (заголовки и подзаголовки), чтобы отделять информационные материалы друг от друга;

- обновлять информацию не реже одного раза в месяц;

- размещать информацию в логической последовательности: отражать действия, которые были сделаны и которые ещё предстоит сделать;

- обеспечивать наглядность: заменять слова схемами, рисунками и иными графическими образами;

- выделить место на информационном стенде для размещения предложений и замечаний сотрудников ОИВ ЯО или СППО по состоянию информационного стенда.

4.10. При проведении внешнего аудита и оценки соответствия фактического состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) требованиям Методических рекомендаций, 5S-стандартов (далее – внешний аудит) каждый член рабочей группы, используя чек-лист, заполняет оценочный лист состояния рабочего пространства.

При проведении внешнего аудита оценка состояния рабочего пространства проводится в целом по ОИВ ЯО или СППО. Замечания по отдельным рабочим местам или частям рабочего пространства вносятся в графу «Примечания» оценочного листа состояния рабочего пространства.

После завершения внешнего аудита члены рабочей группы сдают заполненные оценочные листы состояния рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО руководителю рабочей группы. На основе результатов индивидуальной оценки состояния рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО руководитель рабочей группы составляет итоговый оценочный лист состояния рабочего пространства по форме согласно приложению 12 к Методическим рекомендациям. В итоговом оценочном листе значения по каждому критерию рассчитываются как среднее арифметическое значений, выставленных каждым членом рабочей группы в ходе внешнего аудита. Средняя оценка каждого шага рассчитывается как среднее арифметическое всех значений по критериям шага в итоговом оценочном листе. Общая оценка ОИВ ЯО или СППО рассчитывается как среднее арифметическое оценок по каждому шагу.

Чем выше результат, тем более эффективно в ОИВ ЯО или СППО проходит развёртывание или поддержание функционирования системы 5S.

Копию итогового оценочного листа состояния рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО руководитель рабочей группы направляет в течение 5 рабочих дней с даты проведения внешнего аудита лидеру 5S-команды того ОИВ ЯО или СППО, в котором проводился внешний аудит, для сведения и подготовки плана корректирующих мероприятий, а также размещает в соответствующем разделе системы «ДИАрама».

На основе результатов проведенного аудита во всех ОИВ ЯО или СППО руководитель рабочей группы формирует сводный отчет по результатам аудита оценки состояния рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО по форме согласно приложению 13 к Методическим рекомендациям. Сводный отчет размещается в системе «ДИАрама» в течение 5 рабочих дней после плановой даты окончания отчетного периода.

5. Шаг 1. Сортировка

5.1. Мероприятия по сортировке:

№ п/п

Мероприятие

Максимальный период исполнения

Исполнитель

1

2

3

4

1.

Определить критерии для сортировки

1 неделя

5S-команда

2.

Подготовить зону временного хранения

лидер

5S-команды

3.

Выполнить сортировку. Переместить «ненужные» предметы. Выполнить решения по дальнейшему использованию «ненужных» и «ненужных срочно» предметов

6 недель

5S-команда, сотрудники ОИВ ЯО или СППО

4.

Зафиксировать результаты прохождения шага

1 неделя

5S-команда

Схема процесса сортировки представлена в приложении 32 к Методическим рекомендациям.

Осуществление сортировки подразумевает:

- сортировку всех предметов, находящихся в рабочем пространстве (в том числе на рабочих местах) ОИВ ЯО или СППО;

- выявление «ненужных» предметов или предметов, находящихся не на своих местах;

- удаление из рабочего пространства (в том числе с рабочих мест) «ненужных» предметов, возвращение на определённые места «нужных» и «ненужных срочно» предметов.

5.2. Мероприятие 1- определить критерии для сортировки.

В Методических рекомендациях приведены формы:

- примерного классификатора предметов в приложении 14 к Методическим рекомендациям;

- примерного листа контроля сортировки в приложении 15 к Методическим рекомендациям;

- списка «ненужных» предметов в приложении 16 к Методическим рекомендациям;

- списка «ненужных срочно» предметов в приложении 17 к Методическим рекомендациям.

5S-команда уточняет примерный классификатор предметов с учётом специфики рабочего пространства (в том числе рабочих мест) ОИВ ЯО или СППО, ответив на следующие вопросы:

- какие предметы относятся к «ненужным»;

- кто принимает решение по дальнейшему использованию «ненужного» предмета;

- что происходит с удалёнными из рабочего пространства (в том числе с рабочих мест) предметами;

- как часто будет проходить сортировка.

Лидер 5S-команды организовывает изготовление бланков форм в достаточном количестве.

5.3. Мероприятие 2 - подготовить зону временного хранения.

Лидер 5S-команды формирует предложения с вариантами по определению места для зоны временного хранения в форме служебной записки и представляет её на рассмотрение руководителю ОИВ ЯО или СППО. Если место для зоны временного хранения определяется вне помещений, занимаемых данным ОИВ ЯО или СППО, то предложения формируются совместно с уполномоченным сотрудником управления делами Правительства области.

Руководитель ОИВ ЯО или СППО рассматривает предложения с привлечением заинтересованных лиц (материально ответственного лица, представителей хозяйственных служб и т.п.) и согласовывает один из вариантов путём наложения резолюции.

Зона временного хранения не должна находиться в непосредственной близости от рабочих мест сотрудников ОИВ ЯО или СППО, но при этом должна быть доступна для них. На стене рядом с зоной временного хранения рекомендуется разместить следующую информацию:

- о лице, ответственном за учёт предметов;

- условия помещения «ненужного предмета» в зону временного хранения;

- копию списка «ненужных» предметов, составленного по итогам сортировки;

- бланк списка «ненужных» предметов.

Необходимо учитывать, что «ненужные» предметы, помещённые в зону временного хранения должны находиться в ней временно.

В зону временного хранения помещаются «ненужные» предметы при соблюдении двух условий: наличие на предмете заполненного «красного ярлыка» и наличие этого предмета в списке «ненужных» предметов. При соблюдении указанных условий «ненужные» предметы могут помещаться в зону временного хранения не только после проведения сортировки, но и в любое другое время - самостоятельно каждым сотрудником ОИВ ЯО или СППО.

Учёт предметов в зоне временного хранения ведёт сотрудник ОИВ ЯО или СППО, кандидатура которого вносится лидером 5S-команды и утверждается приказом руководителя ОИВ ЯО или заместителем Губернатора области, курирующим СППО. Ответственный за учёт предметов еженедельно отслеживает состояние зоны временного хранения, выполняя следующие действия:

- проверяет все входящие «ненужные» предметы, сверяет со списком «ненужных» предметов;

- обеспечивает выполнение решений по дальнейшему использованию «ненужных» предметов, делает отметки в копии списка «ненужных» предметов о выполнении решения и проставляет дату;

- отчитывается перед материально ответственным лицом.

5.4. Мероприятие 3 - выполнить сортировку.

При выполнении мероприятия рекомендуется привлечение начальников отделов, управлений, в рабочем пространстве которых проходит сортировка.

При осуществлении сортировки необходимо использовать стандартную операционную процедуру, чтобы все её участники действовали одинаково.

При подготовке и выполнении сортировки необходимо выполнить следующие действия:

- 5S-команде проверить готовность зоны временного хранения, выражающуюся в определении места её размещения, назначении ответственного за учёт предметов, размещении информации на стенде;

- 5S-команде подготовить коробку для небольших «ненужных» предметов;

- 5S-команде подготовить все необходимые бланки форм: классификатор предметов, лист контроля сортировки, бланк «Список «ненужных» предметов», бланк «Список «ненужных срочно» предметов»), а также бланки «красных ярлыков»;

- 5S-команде решить, кто из её состава будет осуществлять сортировку;

- лидеру 5S-команды определить дату и время проведения сортировки, согласовав их с руководителем ОИВ ЯО или СППО, а также обсудить возможность участия руководителя ОИВ ЯО или СППО в проведении сортировки;

- лидеру 5S-команды предупредить сотрудников ОИВ ЯО или СППО о планируемом проведении сортировки;

- в назначенное время членам 5S-команды исследовать всё, что расположено в рабочем пространстве (по листу контроля сортировки), составить списки «ненужных» предметов и «ненужных срочно» предметов. Обратить внимание на избыточное количество на рабочих местах ручек, карандашей, резинок, маркеров, бумаг, папок, книг. При возникновении сомнений в нужности предмета необходимо его убрать из рабочего пространства независимо от размеров предмета и от того, как долго он находится в рабочем пространстве;

- членам 5S-команды промаркировать «ненужные» предметы «красными ярлыками» или использовать коробку для предметов с «красными ярлыками»;

- сотрудникам ОИВ ЯО или СППО, располагающимся в рабочем пространстве, выбросить обнаруженный мусор и то, что явно подлежит уничтожению (без необходимости списания), вернуть на место временно сдвинутые предметы, переместить «ненужные» предметы в зону временного хранения;

- лидеру 5S-команды организовать и проконтролировать перемещение тяжёлых и (или) крупногабаритных «ненужных» предметов в зону временного хранения. Необходимо учитывать, что перемещение «ненужных» предметов из рабочего пространства – это сокращение количества предметов до нужного в данный момент времени;

- лидеру 5S-команды организовать обсуждение принятия решений по дальнейшему использованию «ненужных» и «ненужных срочно» предметов совместно с главным бухгалтером ОИВ ЯО, материально ответственным лицом ОИВ ЯО, заинтересованными сотрудниками ОИВ ЯО или СППО в течение 1 рабочего дня после завершения сортировки. Результаты обсуждения внести в составленные списки «ненужных» и «ненужных срочно» предметов;

- лидеру 5S-команды организовать выполнение решений по дальнейшему использованию «ненужных» и «ненужных срочно» предметов, включённых в соответствующие списки;

- лидеру 5S-команды определить дату следующей сортировки (в период развёртывания системы 5S - не реже 1 раза в месяц, при её функционировании - не реже 1 раза в квартал).

Необходимо учитывать, что в процесс осуществления сортировки не входит определение того, как будут храниться оставшиеся предметы и как изменить рабочее пространство. Это задачи следующего шага. Правильно проведённая сортировка поможет полному обновлению вашего рабочего пространства, в том числе каждого рабочего места.

5.5. Мероприятие 4 - зафиксировать результаты.

После перемещения «ненужных» предметов в зону временного хранения 5S-команда проводит диагностику состояния рабочего пространства. Диагностика проводится в соответствии с рекомендациями, приведенными в пункте 4.6 раздела 4 Методических рекомендаций. Сформированный итоговый оценочный лист состояния рабочих мест и частей рабочего пространства по результатам внутреннего аудита по шагу 1 следует хранить в соответствии с номенклатурой дел ОИВ ЯО или СППО, цифровые фотографии в электронном виде - в одной электронной папке.

Руководителям ОИВ ЯО или СППО рекомендуется принимать участие в периодических проверках с целью более полного достижения задач развёртывания (функционирования) системы 5S.

По итогам прохождения шага 5S-команда готовит перечень проблемных вопросов и предложения по улучшению процесса сортировки, которые лидер 5S-команды подписывает и направляет секретарю совета. К проблемным вопросам относятся также случаи, когда заинтересованные лица не смогли принять единогласного решения по дальнейшему использованию «ненужных» предметов.

6. Шаг 2. Создание порядка

6.1. Мероприятия по созданию порядка:

№ п/п

Мероприятие

Максимальный период исполнения

Исполнитель

1

2

3

4

1.

Создать карты текущего состояния рабочего пространства

1 неделя

5S-команда

2.

Разработать схемы рационального размещения предметов в рабочем пространстве

1 неделя

5S-команда,

сотрудники ОИВ ЯО или СППО

3.

Выполнить рациональное размещение и визуализацию при содействии

5S-команды

1 неделя

сотрудники ОИВ ЯО или СППО

4.

Зафиксировать результаты прохождения шага

1 неделя

5S-команда

Схема процесса создания порядка представлена в приложении 33 к Методическим рекомендациям.

6.1. Мероприятие 1- создать карты текущего состояния рабочего пространства.

При выполнении мероприятия рекомендуется привлечение сотрудников ОИВ ЯО или СППО.

При создании карт текущего состояния рабочего пространства необходимо:

- заранее определить, на какие части рабочего пространства (рабочие кабинеты, комнаты для совещаний, архивы и прочие хранилища и т.п.) будут составлены карты текущего состояния рабочего пространства;

- заранее подготовить чистые листы бумаги, выбрав формат в зависимости от площади исследуемого рабочего пространства: до 25 м2 – формат А3 (420мм×297мм), от 26 м2 до 50 м2 – А2 (594мм×420мм), более 51 м2 – А1 (841мм×594мм), простые карандаши, ластики - для нанесения и оперативного изменения изображений (примерный перечень символов для изображения отдельных предметов и людей приведен в приложении 18 к Методическим рекомендациям);

- карты текущего состояния рабочего пространства составлять в течение рабочего времени;

- в верхней части карты текущего состояния рабочего пространства записать номер кабинета, при его отсутствии - наименование части рабочего пространства, начертить контур помещения, включая дверные проёмы, места проходов, отметить пунктирной линией сектора открывания дверей, окон;

- изобразить в примерном масштабе предметы (мебель, оборудование, места хранения документов, книг или журналов, расходных материалов и канцелярских запасов, а также декоративные предметы и т.д.), находящиеся в данный момент в рабочем пространстве, и подписать их;

- изобразить места постоянного нахождения сотрудников ОИВ ЯО или СППО;

- изобразить стрелками направления перемещения сотрудников ОИВ ЯО или СППО и людей, приходящих по каким-либо вопросам в данное рабочее пространство, определить приблизительное расстояние перемещений;

- оценить размещение предметов, найти проблемные места, выделить их маркером красного цвета;

- зафиксировать информацию о проблемных местах на обороте листа карты текущего состояния рабочего пространства.

Необходимо помнить, что переизбыток информации на карте текущего состояния рабочего пространства затрудняет оценку размещения предметов и определение проблемных мест.

Если рабочее пространство состоит из одного рабочего места, составлять карту текущего состояния рабочего пространства не обязательно.

Одновременно с созданием карт текущего состояния рабочего пространства проводится и анализ труднодоступных для уборки мест. Для этого 5S-команда использует лист контроля исследования мест, требующих уборки, и труднодоступных мест (форма приведена в приложении 19 к Методическим рекомендациям), и бланк анализа труднодоступных для уборки мест (форма приведена в приложении 20 к Методическим рекомендациям). Данные анализа труднодоступных для уборки мест используются при разработке схем рационального размещения и при выполнении генеральной уборки-проверки.

6.3. Мероприятие 2 - разработать схемы рационального размещения предметов в рабочем пространстве.

При выполнении мероприятия рекомендуется привлекать сотрудников ОИВ ЯО (СППО). Указанное мероприятие может выполняться одновременно с мероприятием 1, указанным в пункте 6.2 раздела 6 Методических рекомендаций.

Схема рационального размещения призвана создавать возможность более простого обнаружения, получения и возврата предметов на место.

Главный принцип рационального размещения – определение места для каждого предмета и размещение каждого предмета на своём месте.

При разработке схем рационального размещения необходимо:

- заранее подготовить чистые листы бумаги, выбрав формат, аналогичный картам текущего состояния рабочего пространства;

- записать в верхней части листа номер кабинета, при его отсутствии - наименование части рабочего пространства, начертить контур помещения, включая дверные проёмы, места проходов, отметить пунктирной линией сектора открывания дверей, окон;

- для изображения предметов и людей использовать те же символы, что и при создании карт текущего состояния рабочего пространства;

- количество предметов в рабочем пространстве свести к минимуму;

- провести измерение (длины, ширины, высоты) планируемых к перемещению больших предметов, находящихся в рабочем пространстве;

- размещать предметы в соответствии с принципом потока (последовательного выполнения) операций, выполняемых сотрудниками ОИВ ЯО или СППО в данном рабочем пространстве, включая передачу информации или обмен ею между сотрудниками ОИВ ЯО или СППО при подготовке писем и документов;

- предусмотреть возможность замены ящиков (тумбочек) на картотеки для хранения носителей информации;

- предусмотреть возможность расположения тяжелых предметов не на полу, а с использованием подставок, в том числе колёсных;

- согласовать на коллективном совещании ОИВ ЯО или СППО планируемое размещение «ненужных срочно» предметов;

- обсудить проекты схем рационального размещения с начальниками отделов, материально ответственными лицами, руководителем ОИВ ЯО или СППО и его заместителями, главным бухгалтером ОИВ ЯО и сотрудниками ОИВ ЯО или СППО.

Для создания понятной всем сотрудникам ОИВ ЯО или СППО системы хранения и визуализации, элементы которой указаны в приложении 21 к Методическим рекомендациям следует:

- сформировать список предметов, которые могут храниться на рабочем месте;

- разработать правила хранения предметов в рабочем пространстве, при этом необходимо учитывать, что поиск и использование предметов, в том числе носителей информации, не должны вызывать затруднений;

- разработать правила визуализации размещения предметов.

Лидер 5S-команды согласовывает с руководителем(ями) ОИВ ЯО или СППО разработанные схемы рационального размещения, список предметов, которые могут храниться на рабочем месте, правила хранения предметов в рабочем пространстве, правила визуализации. Руководитель(и) ОИВ ЯО или СППО проставляет(ют) свою подпись в грифе утверждения.

6.4. Мероприятие 3 - выполнить рациональное размещение и визуализацию размещения предметов при содействии 5S-команды.

До проведения рационального размещения необходимо осуществлять следующие подготовительные действия:

- лидеру 5S-команды решить вопрос о привлечении для перемещения крупногабаритных предметов работников хозяйственных служб (грузчиков), обеспечении сотрудников ОИВ ЯО и СППО, участвующих в рациональном размещении, материалами для уборки;

- лидеру 5S-команды подготовить и согласовать с руководителем ОИВ ЯО или СППО график рационального размещения предметов в рабочем пространстве ОИВ ЯО или СППО с указанием лиц, ответственных за рациональное размещение предметов в рабочих кабинетах, комнатах для совещаний, архивах и т.д.;

- 5S-команде проверить наличие схем рационального размещения предметов в рабочем пространстве, готового списка предметов, которые могут храниться на рабочем месте, правил хранения предметов в рабочем пространстве, визуализации размещения предметов;

- 5S-команде провести инструктаж сотрудников ОИВ ЯО или СППО, участвующих в рациональном размещении предметов и их визуализации, выдать схемы рационального размещения предметов в рабочем пространстве, готовый список предметов, которые могут храниться на рабочем месте, правила хранения предметов в рабочем пространстве, управления запасами, визуализации размещения предметов.

Лидер 5S-команды в течение 3 рабочих дней с даты согласования руководителем ОИВ ЯО или СППО графика рационального размещения предметов в рабочем пространстве направляет его копию в бумажном виде руководителю рабочей группы.

Схема рационального размещения предметов должна быть разработана до того, как начать размещение предметов в рабочем пространстве. Однако если рабочее пространство состоит из одного рабочего места, сотрудник ОИВ ЯО или СППО может самостоятельно выполнить рациональное размещение без предварительного составления схемы рационального размещения.

Правила рационального размещения предметов при отсутствии схемы рационального размещения:

- на основании классификатора проверить правильность размещения «нужных» и «ненужных срочно» предметов в рабочем пространстве;

- при обнаружении «ненужных» и «ненужных срочно» предметов заполнить бланки «Список «ненужных» предметов» и «Список «ненужных срочно» предметов» и передать лидеру 5S-команды для принятия решения о дальнейшем использовании «ненужных» и «ненужных срочно» предметов;

- сгруппировать «нужные» и «ненужные срочно» предметы в логические категории (документы, ручки, книги и т.д.), носители информации необходимо сгруппировать в зависимости от выполняемой работы и с учётом номенклатуры дел;

- разместить сгруппированные «нужные» и «ненужные срочно» предметы в соответствии с правилами хранения предметов в рабочем пространстве;

- сократить количество «нужных» предметов на рабочем месте до минимально необходимого;

- выполнить визуализацию размещения предметов в соответствии с правилами визуализации размещения предметов.

Правила рационального размещения предметов при наличии схемы рационального размещения:

- ответственным за рациональное размещение предметов в рабочих кабинетах, комнатах для совещаний, архивах и т.д. при содействии 5S-команды организовать и принять участие в перемещении предметов в соответствии со схемой рационального размещения предметов, правилами хранения предметов в рабочем пространстве, управления запасами;

- сначала разместить большие предметы (оборудование, мебель), затем – предметы на рабочих столах, стеллажах, полках, в шкафах и ящиках в соответствии с правилами хранения предметов в рабочем пространстве;

- одновременно с рациональным размещением выполнить уборку;

- выполнить визуализацию размещения предметов в соответствии с правилами визуализации размещения предметов;

- разместить электронные носители информации в соответствии с правилами хранения предметов в рабочем пространстве.

По итогам проведения рационального размещения предметов 5S-команда фиксирует предложения ответственных за рациональное размещение предметов в рабочих кабинетах, комнатах для совещаний, архивах и т.д. сотрудников ОИВ ЯО или СППО по доработке списка предметов, которые могут храниться на рабочем месте, и совершенствованию правил хранения предметов в рабочем пространстве, визуализации размещения предметов.

6.5. Мероприятие 4 - зафиксировать результаты.

Срок выполнения мероприятия – не более одной недели с даты завершения рационального размещения.

После рационального размещения «нужных» и «ненужных срочно» предметов 5S-команда проводит диагностику состояния рабочего пространства. Диагностика проводится в соответствии с рекомендациями пункта 4.6 раздела 4 Методических рекомендаций. Сформированный итоговый оценочный лист состояния рабочих мест и частей рабочего пространства по результатам внутреннего аудита по шагу 2 следует хранить в соответствии с номенклатурой дел ОИВ ЯО или СППО, цифровые фотографии в электронном виде - в одной электронной папке.

По итогам прохождения шага 5S-команда готовит перечень проблемных вопросов и предложения по совершенствованию процесса создания порядка, которые подписывает и направляет руководителю рабочей группы лидер 5S-команды. К проблемным вопросам относятся также случаи, когда заинтересованные лица не смогли принять единогласного решения по схемам рационального размещения.

Необходимо учитывать, что выполнение шага 2 считается незаконченным, пока у каждого предмета не появится своё место и он не будет автоматически возвращаться на это место после использования.

7. Шаг 3. Содержание в чистоте

Мероприятия по содержанию в чистоте:

№ п/п

Мероприятие

Максимальный период исполнения

Исполнитель

1

2

3

4

1.

Разработать планы уборки-проверки

1 неделя

5S-команда

2.

Выполнить генеральную уборку и проверку

2 дня

сотрудники ОИВ ЯО или СППО,

специалисты по уборке помещений

3.

Зафиксировать результаты прохождения шага

3 дня

5S-команда

Схема процесса содержания в чистоте представлена в приложении 34 к Методическим рекомендациям.

7.2. Мероприятие 1 - разработать планы уборки-проверки.

При выполнении мероприятия рекомендуется привлечение сотрудников ОИВ ЯО или СППО.

При разработке планов уборки-проверки необходимо:

- 5S-команде подготовить формы и бланки листа контроля исследования мест, требующих уборки, анализа труднодоступных для уборки мест, классификатора загрязнений (беспорядка), примерная форма которого приведена в приложении 22 к Методическим рекомендациям; бланк анализа мест, требующих уборки, приведенный в приложении 23 к Методическим рекомендациям;

- определить членов 5S-команды, которые будут исследовать рабочее пространство и проводить анализ мест, требующих уборки;

- лидеру 5S-команды определить дату и время проведения исследования и согласовать их с руководителем ОИВ ЯО или СППО;

- лидеру 5S-команды предупредить сотрудников ОИВ ЯО или СППО о планируемом проведении исследования;

- в назначенное время членам 5S-команды провести исследование и анализ, заполнить бланки в соответствии с инструкциями;

- на основе данных проведённого исследования 5S-команде составить проекты планов уборки-проверки, сформированных согласно приложению 24 к Методическим рекомендациям. По каждому мероприятию следует закрепить сотрудника, ответственного за его проведение. Это может быть обслуживающий персонал или любой сотрудник ОИВ ЯО или СППО. Для определения ответственных допускается использование существующих инструкций по уборке помещений ОИВ ЯО, других учреждений и организаций, в которые по необходимости нужно вносить изменения с целью приведения в соответствие с требованиями к уборке рабочего пространства. Проекты планов уборки-проверки следует передать на согласование лидеру 5S-команды;

- лидеру 5S-команды обеспечить утверждение руководителем ОИВ ЯО или СППО планов уборки-проверки и передачу копий планов уборки-

- проверки в каждый кабинет и отдельные части рабочего пространства (комнаты для совещаний, архивы, прочие хранилища и т.п.).

На основе планов уборки-проверки в каждом кабинете и части рабочего пространства формируется график уборки, примерная форма которого приведена в приложении 25 к Методическим рекомендациям, на квартал с указанием конкретных дат. Сотрудники ОИВ ЯО или СППО обеспечивают выполнение графиков уборки, отмечая в них даты фактического исполнения.

Сотрудник ОИВ ЯО или СППО из состава 5S-команды, который осуществляет контроль за выполнением мероприятий таблицы «Анализ мест, требующих уборки», проверяет своевременное выполнение мероприятий и проставляет фактическую дату их выполнения в графе 9 «Фактическая дата».

7.3. Мероприятие 2 - выполнить генеральную уборку-проверку.

Генеральная уборка-проверка является первоначальной уборкой всего рабочего пространства ОИВ ЯО или СППО.

Мероприятие подразделяется на 2 этапа:

- подготовка к генеральной уборке – не более 1 дня;

- проведение генеральной уборки – не более 1 дня.

При подготовке к генеральной уборке-проверке необходимо:

- лидеру 5S-команды определить по согласованию с руководителем ОИВ ЯО или СППО дату и время проведения генеральной уборки, когда ОИВ ЯО или СППО не сможет выполнять текущую деятельность;

- лидеру 5S-команды уведомить сотрудников ОИВ ЯО или СППО о дате и времени проведения генеральной уборки;

- лидеру 5S-команды решить вопрос с руководителем хозяйственной службы о привлечении к проведению генеральной уборки специалистов по уборке, при необходимости - специалистов клининговых компаний, уведомить ответственного за предоставление инвентаря о необходимости подготовки инвентаря для генеральной уборки;

- 5S-команде обеспечить изготовление в достаточном количестве бланков списка «ненужных» предметов, «красных ярлыков», проверить наличие схем рационального размещения предметов в рабочем пространстве, планов уборки-проверки, анализа мест, требующих уборки, классификатора предметов, списка предметов, которые могут храниться на рабочем месте, правил хранения предметов в рабочем пространстве, правил визуализации.

При проведении генеральной уборки-проверки необходимо:

- за 30 минут до начала генеральной уборки лидеру 5S-команды проконтролировать обеспечение всех участников генеральной уборки необходимым инвентарём;

- за 15 минут до начала генеральной уборки 5S-команде провести инструктаж участников генеральной уборки - сотрудников ОИВ ЯО или СППО, специалистов по уборке о правилах проведения уборки в соответствии с планами уборки-проверки и результатами анализа мест, требующих уборки;

- сотрудникам ОИВ ЯО или СППО начать осуществлять генеральную уборку в следующем порядке: с потолка, светильников, трубопроводов, затем очистить от загрязнений стены, двери, мебель, оборудование, вычистить ящики, шкафы, внутренние полости оборудования с соблюдением правил обслуживания оборудования;

- одновременно с генеральной уборкой проверить состояние предметов, заменить изношенные предметы, лампы, провода или отметить все обнаруженные неисправности и сообщить соответствующим специалистам, при обнаружении «ненужных» предметы следует действовать в соответствии с пунктом 5.4 раздела 5 Методических рекомендаций;

- в конце уборки перейти к уборке полов и переходов, выбросить мусор;

- провести рациональное размещение и визуализацию предметов в рабочем пространстве;

- сотруднику ОИВ ЯО или СППО из состава 5S-команды, который осуществляет контроль за выполнением мероприятий, приведенных в таблице анализа мест, требующих уборки, проверить выполнение и проставить фактическую дату в соответствующей графе таблицы.

7.4. Мероприятие 3 - зафиксировать результаты.

После проведения генеральной уборки-проверки 5S-команда проводит диагностику состояния рабочего пространства в соответствии с рекомендациями пункта 4.6 раздела 4 Методических рекомендаций.

Сформированный итоговый оценочный лист состояния рабочих мест и частей рабочего пространства по шагу 3 следует хранить в соответствии с номенклатурой дел ОИВ ЯО или СППО, цифровые фотографии в электронном виде - в одной электронной папке в соответствующем разделе системы «ДИАрама».

По итогам прохождения шага 5S-команда готовит перечень проблемных вопросов и предложения по улучшению процесса содержания рабочего пространства в чистоте, которые лидер 5S-команды подписывает и направляет секретарю совета. К проблемным вопросам относятся также случаи, когда силами ОИВ ЯО или СППО не представляется возможным устранить загрязнение.

8. Шаг 4. Стандартизация

8.1. Мероприятия по стандартизации:

№ п/п

Мероприятие

Максимальный период исполнения

Исполнитель

1

2

3

4

1.

Разработать и внедрить

5S-стандарты

6 недель

5S-команда,

руководители и сотрудники ОИВ ЯО или СППО

2.

Внедрить визуальный контроль и информирование в рабочем пространстве

1 неделя

5S-команда

3.

Зафиксировать результаты прохождения шага

1 неделя

лидер 5S-команды,

5S-команда

Схема процесса стандартизации представлена в приложении 35 к Методическим рекомендациям.

8.2. Мероприятие 1- разработать и внедрить 5S-стандарты.

При разработке 5S-стандартов обязательно привлечение рядовых сотрудников ОИВ ЯО или СППО и их непосредственных начальников, а также руководителей ОИВ ЯО или СППО.

Создание 5S-стандартов позволяет:

- разработать правила, обеспечивающие безопасную и эффективную работу сотрудников ОИВ ЯО или СППО;

- обеспечить сотрудников ОИВ ЯО или СППО правилами, которые применяются в ежедневной деятельности;

- проверять правильность выполнения сотрудниками ОИВ ЯО или СППО правил системы 5S;

- обеспечить набор правил для обучения сотрудников ОИВ ЯО или СППО системе 5S.

Требования к 5S-стандартам:

- фиксация в письменном виде правил, обеспечивающих безопасную и эффективную работу сотрудников ОИВ ЯО или СППО;

- возможность интегрирования в ежедневную деятельность;

- наличие грифа утверждения руководителем ОИВ ЯО или СППО и грифа согласования лидером 5S-команды;

- наличие визуализации правил в тексте или, если это возможно, вместо текста в виде рисунков, схем, пиктограмм, указателей, цветового кодирования, контроля нормального состояния и отклонений и т.д.;

- использование схем для описания последовательности действий;

- пересмотр не реже 1 раза в год.

Необходимо проверить и обновить все формы, которые были разработаны при выполнении мероприятий шагов 1 – 3:

- классификатор предметов;

- список предметов, которые могут храниться на рабочем столе;

- правила хранения предметов в рабочем пространстве;

- правила визуализации размещения предметов в рабочем пространстве;

- планы уборки-проверки;

- графики уборки.

В каждом ОИВ ЯО или СППО должны быть разработаны следующие 5S-стандарты:

«Схема итогового рационального размещения предметов в рабочем пространстве».

Порядок разработки схемы итогового рационального размещения предметов в рабочем пространстве представлен в пункте 6.3 раздела 6 Методических рекомендаций.

Схемы итогового рационального размещения предметов в рабочем пространстве разрабатываются для того, чтобы сформировать визуальный стандарт надлежащего положения предметов в кабинетах и частях рабочего пространства ОИВ ЯО или СППО (комнатах для совещаний, архивах и прочих хранилищах и т.п.). На схеме итогового рационального размещения предметов в рабочем пространстве должны быть указаны фамилия, имя, отчество и должность лица, обеспечивающего внесение изменений в данную схему. Готовые схемы итогового рационального размещения предметов в рабочем пространстве должны быть вывешены на видном месте в каждом кабинете или части рабочего пространства ОИВ ЯО или СППО.

«Порядок внесения изменений в схему итогового рационального размещения предметов в рабочем пространстве».

5S-стандарт должен содержать сведения о:

- лице, имеющем право вносить изменения;

- регулярности внесения изменений;

- основаниях (причинах) внесения изменений;

- основных правилах составления схем рационального размещения предметов в рабочем пространстве;

- порядке согласования схем рационального размещения предметов в рабочем пространстве.

«Контрольный лист для ежедневного применения системы 5S».

После завершения мероприятий по шагам 1 – 3 необходимо интегрировать в ежедневную деятельность каждого сотрудника ОИВ ЯО или СППО правила поддержания достигнутого состояния.

Назначение контрольного листа для ежедневного применения системы 5S (далее - контрольный лист) заключается в обеспечении ежедневного в течение короткого промежутка времени (не более 5 минут) выполнения действий по поддержанию в порядке рабочего пространства.

Контрольный лист для ежедневного применения должен иметь единый стандартизированный вид, содержать не более 10 пунктов и указание на время ежедневного применения системы 5S. Каждый сотрудник ОИВ ЯО или СППО должен быть обеспечен контрольным листом.

Примерная форма контрольного листа приведена в приложении 26 к Методическим рекомендациям.

«Правила обслуживания персонального оборудования сотрудниками ОИВ ЯО или СППО».

В 5S-стандарте должны быть предусмотрены следующие операции:

- предотвращение преждевременного износа оборудования (правильная эксплуатация, выполнение базовых операций по обслуживанию: чистка, проверка соединений и т.п.);

- регулярные проверки оборудования (в процессе чистки и т.п.);

- восстановление рабочего состояния оборудования, не связанного с ремонтом (замена картриджа, выполнение настройки при регулировке и в процессе использования и т.п.);

- уведомление о неполадках (поломках), требующих вмешательства работников служб технической поддержки.

Операции должны соотноситься с требованиями к профессиональным знаниям и навыкам в сфере информационных технологий, утверждёнными распоряжением Губернатора области от 04.09.2008 № 172-р «Об утверждении обязательных квалификационных требований к профессиональным знаниям и навыкам в сфере информационных технологий».

«Правила обслуживания сотрудниками ОИВ ЯО или СППО оборудования, находящегося в общем пользовании».

Рядом с оборудованием, находящимся в общем пользовании, (например, копировальный аппарат, факсимильный аппарат, многофункциональное устройство и т.д.) должно быть размещено пошаговое описание правильной эксплуатации оборудования и действий при возникновении неполадок.

«Управление уровнем запасов материальных объектов».

5S-стандарт направлен на преодоление как недостатка или отсутствия, так и избытка бумаги, материалов для печати, папок-архивов, принадлежностей для письма, офисных принадлежностей и т.д.

Управление уровнем запасов материальных объектов базируется на 4 правилах:

- приобретение материальных объектов возможно исключительно по заявке;

- уровень запасов материальных объектов в месте хранения должен быть приближен к минимуму, установленному в ОИВ ЯО или СППО;

- в месте хранения материальных объектов уровень их запасов должен быть визуализирован;

- необходим постоянный пересмотр объёмов и номенклатуры материальных объектов.

Данный 5S-стандарт должен содержать следующие разделы:

- раздел 1 «Определение максимального и минимального уровня запасов», содержащий:

номенклатуру и сведения о количестве материальных объектов, находящихся непосредственно на рабочем месте каждого сотрудника ОИВ ЯО или СППО (обычно это объём, необходимый для выполнения текущих процедур). Для составления номенклатуры рекомендуется использовать также 5S-стандарт «Список предметов, которые могут храниться на рабочем столе»;

номенклатуру, сведения о минимальном и максимальном уровне запасов материальных объектов в месте хранения (размер заказа рекомендуется определять исходя из объёмов потребления в промежутке между заявками, учитывая временной промежуток на получение материальных объектов со склада);

форму заявки на заказ материальных объектов, приведенную в приложении 27 к Методическим рекомендациям;

- раздел 2 «Визуализация мест хранения материальных объектов и склада», для разработки которого рекомендуется использовать 5S-стандарт «Правила визуализации»;

- раздел 3 «Описание последовательности действий», в котором должны быть указаны следующие действия:

когда на рабочем месте сотрудника ОИВ ЯО или СППО заканчиваются необходимые материальные объекты, он идёт к месту хранения и берёт там необходимые материальные объекты;

когда запас материальных объектов уменьшается до минимально допустимого количества, сотрудник ОИВ ЯО или СППО, ответственный за наличие материальных объектов, должен сделать заказ, составленный в двух экземплярах, используя бланк заявки для заказа материальных объектов;

сотрудник ОИВ ЯО или СППО, ответственный за наличие материальных объектов, передаёт один экземпляр заявки лицу, ответственному за материально-техническое оснащение ОИВ ЯО или СППО, и забирает со склада необходимые материальные объекты;

- раздел 4 «Обучение сотрудников ОИВ ЯО или СППО соблюдению 5S-стандарта», в котором указывается, что наиболее эффективным методом обучения является наглядная демонстрация последовательности всех действий;

- раздел 5 «Уточнение объёмов и перечня материальных объектов», в котором указывается, что уточнение может происходить, например, в связи с возникновением необходимости использования других (новых) материальных объектов, увеличением или уменьшением количества сотрудников ОИВ ЯО или СППО, изменением функций ОИВ ЯО или СППО.

«Хранение документов в бумажном виде».

Указанный 5S-стандарт разрабатывается в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в ОИВ ЯО или СППО и 5S-стандартом «Правила визуализации размещения предметов в рабочем пространстве».

«Хранение документов в электронном виде».

Указанный 5S-стандарт разрабатывается в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в ОИВ ЯО или СППО и 5S-стандарта «Правила визуализации размещения предметов в рабочем пространстве».

Место хранения документов должно способствовать быстрому доступу к ним. По истечении года целесообразно перемещать документы на удаленное хранение в шкафы для редко используемых документов или в архив, если иное не предусмотрено действующей в ОИВ ЯО инструкцией по делопроизводству.

Внедрение 5S-стандартов в ОИВ ЯО или СППО подразумевает, что 5S-командой определён лучший способ выполнения каждого из первых трёх шагов системы 5S, который закрепляется в 5S-стандартах, следованию которым обучены все сотрудники ОИВ ЯО или СППО.

Выполнение указаний 5S-стандартов в нужной последовательности с использованием необходимых инструментов и информации о возможных трудностях гарантирует достижение нужного результата.

8.3. Мероприятие 2 - внедрить визуальный контроль и информирование в рабочем пространстве.

При выполнении мероприятия рекомендуется привлечение сотрудников ОИВ ЯО или СППО.

Назначение визуального контроля и информирования заключается в обеспечении выполнения 5S-стандартов.

Основой визуального контроля и информирования является поступление информации по принципу «точно вовремя». Это означает, что необходимая для конкретного вида работы информация должна быть доступна сотруднику в удобном для него виде в необходимый ему момент времени, в необходимом месте и необходимом ему объеме.

Внедрение визуального контроля проходит в три этапа:

1-й этап - определить точки контроля.

Прежде чем определить, как контролировать, нужно понять, что именно необходимо контролировать. Все точки, где применяется контроль, связаны с 5S-стандартами, что упрощает их идентификацию с помощью создания категорий, для которых применимы те или иные требования 5S-стандартов.

После того, как определено, что необходимо контролировать, создается перечень точек визуального контроля, сформированный в соответствии с формой, приведенной в приложении 28 к Методическим рекомендациям.

2-й этап - внедрить средства визуального контроля и информирования.

Для реализации этого этапа необходимо:

- реализовать стратегию информационных указателей;

- внедрить наглядное отображение важной информации (включая - показатели деятельности).

Визуальные показатели должны обладать следующими характеристиками:

- должны быть направлены на устранение потерь;

- носить нефинансовый характер;

- должны быть специально разработаны для рабочей зоны, процесса и т.д.;

- должны изменяться во времени;

- должны легко измеряться;

- должны отражать текущее положение дел.

Для этого рекомендуется воспользоваться результатами проведения связанных с формированием правил визуализации мероприятий, указанных в пункте 6.4 раздела 4 Методических рекомендаций.

Средства визуального контроля и информирования должны быть понятны тем, для кого они создаются.

В системе 5S используют три типа указателей:

- указатели положения (показывают расположение подразделений, отдельных единиц оборудования или типов материалов);

- информационные указатели (дают представление о количестве или объеме материалов, мерах безопасности, сроках выполнения тех или иных действий и т.п);

- процедурные указатели (дают представление о том, как выполнить какую-либо задачу). Для процедурного указателя удобнее всего использовать формат одного листа (с использованием таблиц, графиков, схем), который позволяет быстро напомнить о том, как производится определенная операция, процедура, стандарт выполнения какой-либо работы.

3-этап - сделать информацию частью рабочего пространства.

5S-стандарты должны быть интегрированы в рабочее пространство (в том числе на рабочие места) и стать их частью.

Для отображения требований 5S-стандартов используются следующие информационные знаки и сигналы:

- ярлыки (показывают, к чему относятся те или иные предметы);

- линии (показывают, где должны размещаться какие-либо предметы, или же куда можно идти, а куда нельзя);

- маркеры (показывают места, где расположены мебель, оборудование и другие крупные вещи);

- ограничительные линии (указывают высоту, минимальное и максимальное количество объемов хранения);

- контуры и тени (применяются для обозначения правильного положения предметов на рабочем месте);

- стрелки (указывают направление движения);

- цветовая кодировка (облегчает стандартизацию и организацию рабочих мест/ рабочего пространства).

8.4. Мероприятие 3 - зафиксировать результаты.

После разработки и утверждения 5S-стандартов, визуализации точек контроля или внедрения визуального контроля в рабочем пространстве 5S-команда проводит диагностику состояния рабочего пространства в соответствии с рекомендациями, приведенными в пункте 4.6 раздела 4 Методических рекомендаций.

Департамент информатизации и связи Ярославской области в последний рабочий день каждого месяца предоставляет руководителю рабочей группы информацию по каждому ОИВ ЯО и СППО о соответствии рабочих мест сотрудников ОИВ ЯО и СППО утвержденному ИТ-стандарту.

Сформированный итоговый оценочный лист состояния рабочих мест и частей рабочего пространства по шагу 4 следует хранить в соответствии с номенклатурой дел ОИВ ЯО или СППО, цифровые фотографии в электронном виде - в одной электронной папке в соответствующем разделе системы «ДИАрама».

По итогам прохождения шага 5S-команда готовит перечень 5S-стандартов по форме, приведенной в приложении 29 к Методическим рекомендациям с приложением электронных копий 5S-стандартов, которые лидер 5S-команды направляет руководителю рабочей группы.

9. Шаг 5. Совершенствование

9.1. Мероприятия по совершенствованию:

№ п/п

Мероприятие

Исполнитель

1.

Организовать всеобщее обучение сотрудников ОИВ ЯО или СППО применению 5S-стандартов

сотрудник кадровой службы ОИВ ЯО, 5S-команда

2.

Развить самодисциплину сотрудников ОИВ ЯО или СППО

сотрудник кадровой службы ОИВ ЯО, лидер 5S-команды,

5S-команда

3.

Внедрить процесс постоянного улучшения с использованием системы 5S

заместитель Губернатора области, руководитель ОИВ ЯО или СППО, лидер 5S-команды, 5S-команда

Срок выполнения мероприятий – постоянно.

Схема процесса совершенствования приведена в приложении 36 к Методическим рекомендациям.

9.2. Мероприятие 1 - организовать всеобщее обучение сотрудников ОИВ ЯО или СППО применению 5S-стандартов.

Обучение имеет исключительно важную роль, поскольку необходимо, чтобы сотрудники ОИВ ЯО или СППО изменили своё поведение, приобрели новые привычки, получили новые навыки.

Программа обучения должна обеспечивать связь получаемых знаний с практикой, включать перечень тем занятий, по которым планируется проводить обучение, и график обучения.

Определение тем занятий возможно на основании опроса сотрудников ОИВ ЯО или СППО. Рекомендуемая длительность занятия 1–1,5 часа. Количество обучающихся не должно превышать 5 - 7 человек. Обучение должно быть ориентировано на целевую группу (все должны знать как применять 5S-стандарты, лидер 5S-команды и члены 5S-команды – как развёртывать систему 5S и проводить групповые мероприятия и т.п.).

Программа обучения на календарный год разрабатывается сотрудником кадровой службы ОИВ ЯО совместно с лидером 5S-команды и утверждается руководителем ОИВ ЯО или СППО.

Модель обучения по системе 5S должна объединять в себе три этапа:

1-й этап - передача знаний.

На данном этапе разъясняется цель обучения, важность для ОИВ ЯО или СППО и для каждого сотрудника, польза от получения знаний. Обязательно демонстрируется действующая модель системы 5S.

Для обучения используется короткая презентация о системе 5S (содержание системы 5S, особенности и области применения и т.д.), об опыте развёртывания (функционирования) системы 5S в ОИВ ЯО и СППО, а также демонстрируются изображения рабочего пространства (в т.ч. рабочих мест), «как было» и «как стало».

2-й этап - формирование навыков.

Сотрудники ОИВ ЯО или СППО практикуются в нахождении «ненужных» предметов в рабочем пространстве (в том числе на рабочих местах), занесении данных на «красные ярлыки» и т.д. Аналогично проводятся практические занятия по применению других 5S-стандартов.

3-й этап - внедрение системы 5S.

Наличие 5S-стандартов не исключает вероятность возникновения ошибок, поэтому необходимо обучение тому, как предотвращать повторение ошибок в процессе выполнения операционных процедур или уже действующих 5S-стандартов.

Чтобы избежать повторения ошибки, надо определить её первопричину. Для этого рекомендуется использовать инструмент «5 “почему?”«, позволяющий ускорить процесс выявления первопричины. Суть данного инструмента: вопрос «почему?» повторяют несколько раз, пока не будет выявлена действительная причина возникновения ошибки. Каждый следующий вопрос зависит от предыдущих ответов. При этом ответы на вопросы не должны сводиться к поиску виновного.

Поскольку система 5S состоит из нескольких шагов и множества мероприятий, которые могут пересекаться между собой, сложно обучать сотрудников ОИВ ЯО или СППО сразу всему. Рекомендуется разделять процесс обучения на отдельные этапы, отрабатывая полученные знания на практике.

Следует обратить внимание на общие проблемы учебных программ:

- изучение текстов 5S-стандартов происходит в отрыве от практики их применения;

- учебная программа не связана с реальными, в том числе организационными, изменениями на рабочих местах и в рабочем пространстве ОИВ ЯО или СППО;

- руководители ОИВ ЯО или СППО не поддерживают обучение.

9.3. Мероприятие 2 - развить самодисциплину.

Функционирование системы 5S в ОИВ ЯО или СППО невозможно, если сотрудники не будут воспринимать её как неотъемлемую часть ежедневной деятельности.

Обязанности по обеспечению функционирования системы 5S должны быть включены в должностные регламенты как вновь принимаемых в ОИВ ЯО или СППО сотрудников, так и уже принятых. Также необходимо изменить и должностные инструкции обслуживающего персонала ОИВ ЯО с учётом действующих 5S-стандартов и планов мероприятий по системе 5S.

Обязанностями по системе 5S можно считать следующие: пройти обучение по системе 5S, участвовать в мероприятиях системы 5S в соответствии с требованиями 5S-стандартов и планами мероприятий, обеспечивать хранение документации в соответствии с утверждёнными 5S-стандартами и др.

Кроме того, по результатам проведения рабочей группой внешнего аудита на основании итогового оценочного листа состояния рабочего пространства лидер 5S-команды организует разработку и выполнение плана предупреждающих и корректирующих мероприятий, форма которого приведена в приложении 30 к Методическим рекомендациям.

Лидер 5S-команды направляет руководителю рабочей группы копию утверждённого плана предупреждающих и корректирующих мероприятий в течение 3-х рабочих дней со дня его утверждения для проведения мониторинга во время очередного внешнего аудита.

Результаты проведения обходов, аудита и оценки рабочего пространства ОИВ ЯО или СППО влияют на премирование руководителей ОИВ ЯО, СППО, лидеров 5S-команд, членов 5S-команд и сотрудников.

Мероприятие 3 - внедрить процесс постоянного улучшения.

Развитие системы 5S невозможно без постоянного поиска новых идей и вовлечения всех сотрудников ОИВ ЯО или СППО в преобразование рабочего пространства (в том числе рабочих мест).

Процесс постоянного улучшения требует системного подхода. Важно не столько устранить проблему один раз, сколько определить первопричину её возникновения и механизм (5S-стандарт), который бы позволял больше не сталкиваться с этой проблемой.

Информация о проблеме может поступить как от руководителя ОИВ ЯО или СППО, так и от любого другого сотрудника ОИВ ЯО или СППО, а также с инициативой может выступить 5S-команда. Для организации процесса постоянного улучшения 5S-команда последовательно выполняет следующие действия:

- идентифицирует проблему;

- анализирует проблему;

- готовит возможные варианты решения;

- выбирает наиболее оптимальные решения и планирует их выполнение;

- оценивает выполнение решений и стандартизирует достигнутое.

Участие 5S-команды, сотрудников ОИВ ЯО и СППО в процессе развёртывания и функционирования системы 5S должно поощряться в соответствии с системой мотивации, применяемой в ОИВ ЯО и Правительстве Ярославской области.

Приложение 1

к Методическим рекомендациям

Форма «красного ярлыка»

Примечания:

Бланк изготавливается на плотной бумаге красного цвета. Обеспечение бланками осуществляет управление Правительства области по организационному развитию органов исполнительной власти области в течение 5 рабочих дней на основании заявки лидера 5S-команды ОИВ ЯО или СППО. Заявку допускается направлять в электронном виде на официальный электронный адрес управления.

Строка «Дополнительные комментарии» не является обязательной для заполнения, может содержать любую дополнительную информацию, комментарии, пояснения.

Информация, отмеченная в строках «№ кабинета», «Ф.И.О. сотрудника рабочего места» и разделах «Предмет», «Что делать с предметом», должна совпадать с информацией, внесённой в список «ненужных» предметов.

Инструкция по заполнению бланка «Красный ярлык»:

1. Раздел «Общая информация»:

- в строке «Дата» указывается дата маркировки «ненужного» предмета;

- в строке «Кем промаркирован» указывается 5S-команда или фамилия и инициалы сотрудника ОИВ ЯО или СППО, осуществляющего маркировку;

- в строке «№ кабинета» указывается номер кабинета, в котором находится «ненужный» предмет;

- в строке «Ф.И.О. сотрудника рабочего места» указываются фамилия и инициалы сотрудника ОИВ ЯО или СППО, если «ненужный» предмет обнаружен на его рабочем месте.

2. Раздел «Предмет»:

- в строке «Наименование» указывается наименование «ненужного» предмета;

- в строке «Инвентарный номер» указывается инвентарный номер «ненужного» предмета (при наличии).

3. В разделах «Причина маркировки», «Что делать с предметом» из представленного списка выбирается подходящий вариант и отмечается знаком «Х» или «V».

4. В строке «Срок, до которого предмет должен быть перемещён» указывается дата, до которой предмет должен быть перемещён из рабочего пространства в зону временного хранения.

5. В строке «Ответственный за перемещение» указываются фамилия и инициалы сотрудника ОИВ ЯО или СППО, ответственного за перемещение «ненужного» предмета в зону временного хранения.

6. В ячейке «Регистрационный номер ярлыка» указывается номер по порядку, присваиваемый в ОИВ ЯО или СППО.

Приложение 2

к Методическим рекомендациям

Чек-лист (контрольный лист оценки состояния рабочего пространства)

Наименование шага

№ п/п

Наименование критерия оценки

Перечень показателей, характеризующих получение балла

«5»

«4»

«3»

«2»

«1»

1

2

3

4

5

6

7

8

Шаг 1. Сортировка

Отсутствие в рабочем пространстве

(за исключением рабочих мест) и зоне временного хранения «ненужных» предметов (носителей информации (документов, компакт-дисков, электронных файлов и т.п.) и материальных объектов

(бумаги, папок -архиваторов, принадлежностей для письма, офисного оборудования, мебели и т.п.)

- список «ненужных» предметов составлен

- список «ненужных» предметов составлен

- список «ненужных» предметов составлен

- список «ненужных» предметов составлен

- список «ненужных» предметов не составлен

- «ненужные» предметы отсутствуют

- «ненужные» предметы отсутствуют либо промаркированы «красными ярлыками» и крайний срок их перемещения ещё не наступил

- «ненужные» предметы легко отличимы от «ненужных срочно» и «нужных»: промаркированы «красными ярлыками»

- «ненужные» предметы не удалены, занимая рабочее пространство, не все «ненужные» предметы промаркированы «красными ярлыками»

- присутствуют предметы, явно относящиеся к «ненужным» (мусор, предметы интерьера), «ненужные», «ненужные срочно» и «нужные» предметы практически невозможно отличить, рабочее пространство захламлено

- в зоне временного хранения ведётся систематический учёт «ненужных» предметов

- в зоне временного хранения ведётся систематический учёт «ненужных» предметов

- в зоне временного хранения ведётся систематический учёт «ненужных» предметов

- в зоне временного хранения учёт «ненужных» предметов ведётся нерегулярно

- в зоне временного хранения учёт «ненужных» предметов отсутствует

- в зоне временного хранения отсутствуют неучтённые «ненужные» предметы или с истекшим сроком выполнения решения

- в зоне временного хранения отсутствуют неучтённые «ненужные» предметы или с истекшим сроком выполнения решения

- в зоне временного хранения отсутствуют неучтённые «ненужные» предметы, но присутствуют «ненужные» предметы с истекшим сроком выполнения решения

- в зоне временного хранения присутствуют неучтённые «ненужные» предметы

- зона временного хранения захламлена

Отсутствие на рабочих местах «ненужных» и «ненужных срочно» предметов

- списки «ненужных» и «ненужных срочно» предметов составлены

- списки «ненужных» и «ненужных срочно» предметов составлены

- списки «ненужных» и «ненужных срочно» предметов составлены

- списки «ненужных» и «ненужных срочно» предметов составлены

- списки «ненужных» и «ненужных срочно» предметов не составлены

- «ненужные» предметы отсутствуют

- «ненужные» предметы отсутствуют

- «ненужные» предметы отсутствуют либо промаркированы «красными ярлыками»

- «ненужные» предметы не удалены, встречаются не промаркированные «красными ярлыками»

- присутствует избыточное количество предметов, а также предметы, явно относя-щиеся к «ненужным» (мусор, предметы интерьера и гигиены, продукты питания) и «ненужным срочно»

- «ненужные срочно» предметы хранятся на своих местах

- встречаются единичные случаи наличия «ненужных срочно» предметов, которые хранятся не на своих местах

- значительное количество «ненужных срочно» предметов хранится не на своих местах

- практически все «ненужные срочно» предметы хранятся не на своих местах

- рабочие места захламлены

Отсутствие в рабочем пространстве излишних расходуемых материальных объектов (запасов)

- объёмы запасов и места их хранения определены и обозначены

- объёмы запасов и места их хранения определены и обозначены

- объёмы запасов и места их хранения определены и обозначены

- объёмы запасов и места их хранения определены и обозначены

- объёмы запасов и места их хранения не определены и не обозначены

- излишние запасы отсутствуют

- встречаются единичные случаи наличия излишних запасов

- встречаются единичные случаи наличия излишних запасов и (или) их недостаток

- практически все запасы хранятся с нарушением установленного объёма

- в наличии явно излишние запасы, пополнение бессистемное

- необходимые запасы хранятся на своих местах в достаточном количестве

- встречаются единичные случаи хранения запасов не на своих местах

- значительное количество запасов хранится не на своих местах

- практически все запасы хранятся не на своих местах

- хранение запасов бессистемное

Шаг 2. Создание порядка

Рациональное размещение материальных объектов (офисного оборудования, мебели) в рабочем пространстве

- схемы рационального размещения присутствуют

- схемы рационального размещения присутствуют

- схемы рационального размещения присутствуют

- схемы рационального размещения присутствуют

- схемы рационального размещения отсутствуют

- офисное оборудование и мебель расположены в соответствии со схемами рационального размещения

- офисное оборудование и мебель расположены в соответствии со схемами рационального размещения

- встречаются единичные случаи несоблюдения расположения офисного оборудования и мебели

- не соблюдается расположение офисного оборудования и мебели

- расположение офисного оборудования и мебели не обозначено

- рабочее пространство свободно от «ненужных» и «ненужных срочно» предметов

- рабочее пространство свободно от «ненужных» и «ненужных срочно» предметов

- встречаются единичные случаи наличия в рабочем пространстве «ненужных срочно» предметов

- рабочее пространство практически полностью занято «ненужными» и «ненужными срочно» предметами

- рабочее пространство занято явно «ненужными» и «ненужными срочно» предметами

- обеспечен свободный доступ к «ненужным срочно» предметам, информационным стендам

- обеспечен свободный доступ к «ненужным срочно» предметам, информационным стендам

- встречаются единичные случаи затруднённого доступа к «ненужным срочно» предметам, информационным стендам

- практически во всех случаях затруднён доступ к «ненужным срочно» предметам, информационным стендам

- отсутствует свободный доступ к «ненужным срочно» предметам, информационным стендам

- отсутствуют предметы, прислоненные к стенам или спрятанные в углах рабочего пространства

- встречаются единичные предметы, прислоненные к стенам или спрятанные в углах

- значительное количество предметов прислонено к стенам или спрятано в углах

- значительное количество предметов прислонено к стенам или спрятано в углах

- часто встречаются предметы, прислоненные к стенам или спрятанные в углах

- отсутствуют провисающие провода и кабели, препятствующие передвижению и создающие угрозу безопасности оборудования

- встречаются единичные случаи провисания проводов и кабелей, не препятствующих передвижению и не создающих угрозу безопасности оборудования

- значительное количество проводов и кабелей провисает, препятствуя передвижению и создавая угрозу безопасности оборудования

- значительное количество проводов и кабелей провисает, препятствуя передвижению, создавая угрозу безопасности оборудования

- из-за провисающих проводов и кабелей передвижение в рабочем пространстве затруднено и требует осторожности

- радиусы створок дверей не заняты предметами

- радиусы створок дверей не заняты предметами

- встречаются единичные случаи наличия предметов в радиусах створок дверей

- значительное количество предметов находится в радиусах створок дверей, препятствуя передвижению людей

- радиусы створок дверей кабинетов, шкафов заняты предметами, препятствуя передвижению людей

Рациональное размещение предметов (носителей информации, материальных объектов) в рабочем пространстве

- места размещения («обратные адреса») предметов имеют надписи, указатели, маркировку, статус предметов можно быстро и однозначно определить

- в единичных случаях места размещения предметов не имеют надписей, указателей, маркировки

- в единичных случаях места размещения предметов не имеют надписей, указателей, маркировки

- практически все места размещения предметов не имеют надписей, указателей, маркировки, «обратные адреса» не обозначены

- размещение предметов осуществляется бессистемно, невозможно определить «обратные адреса» предметов

- «ненужные срочно» предметы хранятся отдельно от «нужных»

- «ненужные срочно» предметы хранятся отдельно от «нужных»

- «ненужные срочно» предметы хранятся отдельно от «нужных»

- «ненужные срочно» предметы хранятся отдельно от «нужных»

- хранение предметов осуществляется бессистемно

- отсутствуют одиночные «ненужные срочно» предметы

- в единичных случаях «ненужные срочно» предметы находятся не на своих местах

- значительное количество «ненужных срочно» предметов находится не на своих местах

- значительное количество «ненужных срочно» предметов находится не на своих местах

- практически все «ненужные срочно» предметы находятся не на своих местах

- носители информации хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел, дело содержит опись хранящихся в нем документов

- носители информации хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел

- в единичных случаях носители информации хранятся в делах безотносительно к номенклатуре дел

- значительное количество носителей информации хранится в делах безотносительно к номенклатуре дел

- дела хранятся безотносительно к номенклатуре дел

- пользователь предмета, отсутствующего на своём месте, определяется сразу

- в единичных случаях невозможно сразу определить пользователя предмета, отсутствующего на своём месте

- практически во всех случаях невозможно сразу определить пользователя предмета, отсутствующего на своём месте

- невозможно определить пользователя предмета, отсутствующего на своём месте, без обращения к сотрудникам

- невозможно определить, у кого из пользователей находится тот или иной предмет

Рациональное размещение предметов (носителей информации, материальных объектов) на рабочем месте

- предметы размещены в непосредственной близости к сотрудникам, которые их используют, доступ к ним свободен, удобно брать предметы и возвращать на место

- в единичных случаях предметы не размещены в непосредственной близости к сотрудникам, которые их используют, что затрудняет доступ к ним

- значительное количество предметов не размещено в непосредственной близости к сотрудникам, которые их используют, что затрудняет доступ к ним

- практически все предметы не размещены в непосредственной близости к сотрудникам, которые их используют, что затрудняет доступ к ним

- предметы не размещены в непосредственной близости к сотрудникам, которые их используют, что затрудняет доступ к ним и приводит к лишним действиям и перемещениям сотрудников

- места размещения предметов (лотки, ящики стола и т.п.) промаркированы

- места размещения предметов (лотки, ящики стола и т.п.) промаркированы

- места размещения значительного количества предметов не промаркированы

- места размещения практически всех предметов не промаркированы

- места размещения предметов не промаркированы

Рациональное размещение носителей информации (электронных файлов, папок) в пользовательском интерфейсе информационных систем (персональном компьютере, сервере)

- рабочий стол компьютера содержит не более 20 ярлыков

- рабочий стол компьютера содержит не более 20 ярлыков

- на рабочем столе компьютера встречается более 20 ярлыков

- рабочий стол компьютера перегружен ярлыками, папками, файлами (больше 25 ярлыков)

- рабочий стол компьютера захламлен ярлыками, папками и файлами

- файлы хранятся в соответствующих каталогах, папках

- встречаются единичные файлы, не принадлежащие к какому-либо каталогу, папке

- встречаются единичные файлы, не принадлежащие к какому-либо каталогу, папке

- значительное количество файлов не принадлежащих к какому-либо каталогу, папке, поиск необходимой информации затруднен

- файлы хранятся бессистемно, поиск необходимой информации отнимает много времени

- названия каталогов и файлов позволяют быстро найти необходимую информацию без привлечения пользователя, создавшего каталог и файл

- встречаются единичные названия каталогов и файлов, не позволяющих быстро найти необходимую информацию без привлечения пользователя, создавшего каталог и файл

- значительное количество названий каталогов и файлов, не позволяющих быстро найти необходимую информацию без привлечения пользователя, создавшего каталог и файл

- практически все названия каталогов и файлов не позволяют быстро найти необходимую информацию без привлечения пользователя, создавшего каталог и файл

- практически все названия каталогов и файлов не позволяют быстро найти необходимую информацию без привлечения пользователя, создавшего каталог и файл

- файлы, содержащие «ненужные срочно» документы , хранятся в архивном каталоге

- папки, содержащие «ненужные срочно» файлы, хранятся в архивном каталоге

- папки, содержащие «ненужные срочно» файлы, хранятся в архивном каталоге

- архивный каталог не содержит «ненужных срочно» файлов, папок, каталогов

- архивный каталог отсутствует

Рациональное размещение запасов в рабочем пространстве

- имеют своё место, размещены в доступном для сотрудников месте хранения

- имеют своё место, размещены в доступном для сотрудников месте хранения

- не все запасы имеют своё место, но размещены в доступном для сотрудников месте хранения

- значительное количество запасов не имеет своего места

- места размещения запасов не отмечены

- размещение визуализировано с использованием надписей, указателей, маркировки

- размещение визуализировано с использованием надписей, указателей, маркировки

- размещение практически не визуализировано

- размещение не визуализировано

- невозможно определить, что и где должно размещаться

- визуализированы максимальный и минимальный уровни

- в единичных случаях отсутствует визуализация максимального и минимального уровней

- практически отсутствует визуализация максимального и минимального уровней

- отсутствует визуализация максимального и минимального уровней

- невозможно определить, в каком количестве должны быть запасы

Средства визуализации в рабочем пространстве удобно размещены, легко читаются, актуальны

- применяемая визуализация размещена удобно, легко читается, позволяет сразу определить назначение предметов

- большинство средств визуализации размещено удобно, легко читается, позволяет сразу определить назначение предметов

- большинство средств визуализации либо неудобно размещены, либо использование средств визуализации затруднено

- поиск необходимых предметов вызывает затруднения

- визуализация отсутствует, поиск необходимых предметов отнимает много времени или заканчивается безуспешно

- наглядно представлены схемы рационального размещения предметов

- наглядно представлены схемы рационального размещения предметов

- наглядно представлены схемы рационального размещения предметов

- практически отсутствует наглядное представление схем рационального размещения предметов

- отсутствует наглядное представление схем рационального размещения предметов

- в единичных случаях отсутствуют надписи, таблички, разметка, маркировка, стенды

- отсутствует достаточное количество надписей, табличек, разметок, маркировок, стендов

- практически отсутствуют надписи, таблички, разметки, маркировки, стенды

- отсутствуют надписи, таблички, разметки, маркировки, стенды

- хранение дел, размещение «нужных», «ненужных срочно» предметов и запасов визуализировано, указаны «обратные адреса»

- встречаются единичные случаи хранения дел, размещения «нужных», «ненужных срочно» предметов и запасов без визуализации и указания «обратных адресов»

- значительное количество дел, «нужных», «ненужных срочно» предметов и запасов размещается без визуализации и указания «обратных адресов»

- дела и (или) «нужные», «ненужные срочно» предметы и запасы размещаются без использования средств визуализации

- хранение дел, размещение «нужных», «ненужных срочно» предметов и запасов не визуализировано

- с момента обновления данных на информационном стенде прошло не более 1 месяца

- с момента обновления данных на информационном стенде прошло не более

1 месяца

- встречаются единичные данные на информационном стенде, которые не обновлялись более

1 месяца

- практически все данные на информационном стенде не обновлялись более

1 месяца

- с момента обновления данных на информационном стенде прошло более 1 месяца

Свободное передвижение в рабочем пространстве мест общего пользования

- обеспечен свободный доступ к противопожарному оборудованию

- обеспечен свободный доступ к противопожарному оборудованию

- встречаются единичные случаи затруднённого доступа к противопожарному оборудованию

- практически во всех случаях затруднён доступ к противопожарному оборудованию

- отсутствует свободный доступ к противопожарному оборудованию, «ненужным срочно» предметам, информационным стендам

- в коридорах и лестничных пролётах отсутствуют предметы, препятствующие передвижению людей

- в коридорах и лестничных пролётах встречаются единичные предметы, препятствующие передвижению людей

- в коридорах и лестничных пролётах встречается значительное количество предметов, препятствующих передвижению людей

- в коридорах и лестничных пролётах встречается значительное количество предметов, препятствующих передвижению людей

- в коридорах и лестничных пролётах предметы препятствуют передвижению людей

Шаг 3. Содержание в чистоте

Содержание в чистоте рабочего пространства в рабочих кабинетах

- проведён анализ мест, требующих уборки

- проведён анализ мест, требующих уборки

- проведён анализ мест, требующих уборки

- анализ мест, требующих уборки, не завершён

- анализ мест, требующих уборки, не проводился

- проводятся мероприятия по устранению причин загрязнений или снижению загрязняющего эффекта

- проводятся мероприятия по устранению причин загрязнений или снижению загрязняющего эффекта

- проводятся мероприятия по локализации загрязнений, не влияющие на устранение причин

- мероприятия по устранению причин загрязнений носят стихийный характер

- мероприятия по устранению причин загрязнений не проводятся

- уборка проводится с установленной в графиках уборки периодичностью

- уборка проводится с установленной в графиках уборки периодичностью

- в единичных случаях уборка проводится с нарушением установленной в графиках уборки периодичности

- практически всё рабочее пространств убирается с нарушением установленной в графиках уборки периодичности

- регулярность проведения уборки определить невозможно

- рабочее пространство выглядит опрятно

- рабочее пространство выглядит опрятно

- рабочее пространство требует дополнительной уборки

- рабочее пространство требует дополнительной уборки

- рабочее пространство выглядит неухоженно

- на различных поверхностях (полу, стенах, коробах, мебели, плафонах осветительных приборов) отсутствуют скопления пыли, грязи, мусора

- встречаются единичные скопления пыли, грязи, мусора в отдельных труднодоступных местах

- есть заметные скопления пыли, грязи, мусора в труднодоступных местах

- есть заметные скопления пыли, грязи, мусора в труднодоступных местах

- на различных поверхностях скопления пыли, грязи, мусора, паутины, плесени

Содержание в чистоте мест общего пользования (комнат для совещаний, архивов и прочих хранилищ, подсобных помещений, холлов, коридоров, лестничных пролётов, туалетных комнат и т.п.)

- проведён анализ мест, требующих уборки

- проведён анализ мест, требующих уборки

- проведён анализ мест, требующих уборки

- анализ мест, требующих уборки, не завершён

- анализ мест, требующих уборки, не проводился

- проводятся мероприятия по устранению причин загрязнений или снижению загрязняющего эффекта

- проводятся мероприятия по устранению причин загрязнений или снижению загрязняющего эффекта

- проводятся мероприятия по локализации загрязнений, не влияющие на устранение причин

- мероприятия по устранению причин загрязнений носят стихийный характер

- мероприятия по устранению причин загрязнений не проводятся

- уборка проводится с установленной в графиках уборки периодичностью

- уборка проводится с установленной в графиках уборки периодичностью

- в единичных случаях уборка проводится с нарушением установленной в графиках уборки периодичности

- практически всё рабочее пространств убирается с нарушением установленной в графиках уборки периодичности

- регулярность проведения уборки определить невозможно,

- рабочее пространство выглядит опрятно

- рабочее пространство выглядит опрятно

- рабочее пространство требует дополнительной уборки

- рабочее пространство требует дополнительной уборки

- рабочее пространство выглядит неухоженно

- отсутствуют загрязнённые предметы, протечки, трещины, повреждения на потолках (стенах), утечки воды в санузлах

- в единичных случаях встречаются загрязнённые предметы, протечки, трещины, повреждения на потолках (стенах), утечки воды в санузлах

- в единичных случаях встречаются загрязнённые предметы, значительное количество протечек, трещин, повреждения на потолках (стенах), утечки воды в санузлах не локализованы и (или) не устранены

- встречается значительное количество неустранённых загрязнённых предметов, протечек, трещин, повреждений на потолках (стенах), утечек воды в санузлах

- обнаружены явно загрязнённые предметы,

протечки, трещины, повреждения на потолках (стенах), утечки воды в санузлах

- на различных поверхностях (полу, стенах, коробах, мебели, плафонах осветительных приборов) отсутствуют скопления пыли, грязи, мусора

- встречаются единичные скопления пыли, грязи, мусора в холлах, коридорах, лестничных пролётах,

подсобных помещениях, туалетных комнатах

- есть заметные скопления пыли, грязи, мусора в холлах, коридорах, лестничных пролётах, подсобных помещениях, туалетных комнатах

- есть заметные скопления пыли, грязи, мусора в холлах, коридорах, лестничных пролётах, подсобных помещениях, туалетных комнатах

- на различных поверхностях есть скопления пыли, грязи, мусора, паутины, плесени

Содержание в чистоте предметов в рабочем пространстве (за исключением рабочих мест)

- уборка проводится с установленной периодичностью

- уборка проводится с установленной периодичностью

- в единичных случаях уборка проводится с нарушением установленной периодичности

- уборка проводится с нарушением установленной периодичности

- регулярность проведения уборки определить невозможно

- все офисное оборудование, оргтехника исправны

- все офисное оборудование, оргтехника исправны

- в единичных случаях встречаются неисправные оборудование или оргтехника, но они снабжены табличками, обозначающими их статус: «В ремонт «, «На списание» и т.п.

- встречаются неисправные оборудование или оргтехника, статус которых не определен

- значительное количество неисправных оборудования или оргтехники, статус которых не определен

- все осветительные приборы исправны

- все осветительные приборы исправны

- в единичных случаях встречаются неисправные осветительные приборы

- значительное количество осветительных приборов неисправно

- значительное количество осветительных приборов неисправно или отсутствует

- отсутствует пыль (загрязнения) на офисном оборудовании и товарах офисного быта общего пользования, отсутствует угроза порчи и выхода их из строя

- отсутствует пыль (загрязнения) на офисном оборудовании и товарах офисного быта общего пользования, отсутствует угроза порчи и выхода их из строя

- в единичных случаях встречается пыль (загрязнения) на офисном оборудовании и товарах офисного быта общего пользования

- есть заметные скопления пыли (загрязнения) на офисном оборудовании и товарах офисного быта общего пользования, существует угроза порчи офисного оборудования общего пользования

- есть скопления пыли, грязи на комнатных растениях, офисном оборудовании и товарах офисного быта общего пользования, существует угроза порчи и выхода из строя

- отсутствует пыль (загрязнения) на комнатных растениях, бумажных носителях информации, предметах интерьера

- в единичных случаях встречается пыль (загрязнения) на комнатных растениях, бумажных носителях информации, предметах интерьера

- есть скопления пыли (загрязнения) практически на всех комнатных растениях, бумажных носителях информации, предметах интерьера

- есть скопления пыли (загрязнения) практически на всех комнатных растениях, бумажных носителях информации, предметах интерьера

- есть скопления пыли (загрязнения) на всех комнатных растениях, бумажных носителях информации, предметах интерьера

Содержание в чистоте рабочих мест

- уборка проводится с установленной периодичностью

- уборка проводится с установленной периодичностью

- в единичных случаях уборка проводится с нарушением установленной периодичности

- уборка предметов проводится с нарушением установленной периодичности

- регулярность проведения уборки определить невозможно

- предметы выглядят чистыми, неисправные предметы отсутствуют, угроза порчи предметов отсутствует

- предметы выглядят чистыми, неисправные предметы отсутствуют, угроза порчи предметов отсутствует

- предметы имеют загрязнения, в единичных случаях встречаются неисправные предметы, угроза порчи предметов отсутствует

- предметы имеют загрязнения или внешние повреждения, существует угроза порчи персонального офисного оборудования, носителей информации

- предметы выглядят грязными, имеют внешние повреждения, существует угроза порчи носителей информации и выхода из строя персонального офисного оборудования

- отсутствует пыль (загрязнения) на поверхностях рабочих столов, приставных тумбочках, в ящиках, офисных креслах, на персональном офисном оборудовании, накопителях носителей информации и канцелярских принадлежностях

- в единичных случаях встречается пыль (загрязнения) на поверхностях рабочих столов, приставных тумбочках, в ящиках, офисных креслах, на персональном офисном оборудовании, накопителях носителей информации и канцелярских принадлежностях

- есть заметные скопления пыли (загрязнения) на поверхностях рабочих столов, приставных тумбочках, в ящиках, офисных креслах, на персональном офисном оборудовании, накопителях носителей информации и канцелярских принадлежностях

- есть скопления пыли (загрязнения) практически на всех поверхностях рабочих столов, приставных тумбочках, в ящиках, офисных креслах, на персональном офисном оборудовании, накопителях носителей информации и канцелярских принадлежностях

- есть скопления пыли, грязи, мусора на поверхностях рабочих столов, приставных тумбочках, в ящиках, офисных креслах, на персональном офисном оборудовании, накопителях носителей информации и канцелярских принадлежностях

Наличие и доступность средств для уборки и содержания в чистоте рабочего пространства и рабочих мест (чистящие средства для оргтехники и т.п.)

- весь необходимый инвентарь для уборки рабочего пространства и рабочих мест в наличии в достаточном количестве и свободном доступе

- необходимый инвентарь для уборки рабочего пространства и рабочих мест представлен в недостаточном количестве

- значительное количество инвентаря для уборки рабочего пространства и рабочих мест отсутствует или труднодоступно

- необходимый инвентарь для уборки рабочего пространства и рабочих мест практически отсутствует

- инвентарь для уборки отсутствует или непригоден для использования

- размещение инвентаря для уборки рабочего пространства и рабочих мест визуализировано

- размещение инвентаря для уборки рабочего пространства и рабочих мест визуализировано

- размещение инвентаря для уборки рабочего пространства и рабочих мест практически не визуализировано

- визуализация размещения инвентаря для уборки рабочего пространства и рабочих мест отсутствует

- визуализация размещения инвентаря для уборки рабочего пространства и рабочих мест отсутствует

Наличие и доступность инвентаря и средств для уборки и содержания в чистоте мест общего пользования (кабинетов, комнат для совещаний, подсобных помещений, холлов, коридоров, лестничных пролётов, туалетных комнат и т.п.)

- весь необходимый инвентарь и средства для уборки рабочего пространства и рабочих мест в наличии в достаточном количестве и свободном доступе для уполномоченного сотрудника

- необходимый инвентарь и средства для уборки рабочего пространства и рабочих мест представлен в недостаточном количестве

- значительный объем инвентаря и средств для уборки рабочего пространства и рабочих мест отсутствует или труднодоступен

- необходимый инвентарь и средства для уборки рабочего пространства и рабочих мест практически отсутствуют

- инвентарь и средства для уборки отсутствуют или непригодны для использования

- размещение инвентаря для уборки рабочего пространства и рабочих мест визуализировано

- размещение инвентаря для уборки рабочего пространства и рабочих мест визуализировано

- размещение инвентаря для уборки рабочего пространства и рабочих мест практически не визуализировано

- визуализация размещения инвентаря для уборки рабочего пространства и рабочих мест отсутствует

- визуализация размещения инвентаря для уборки рабочего пространства и рабочих мест отсутствует

Содержание в чистоте разметок, надписей, указателей, маркировок

- разметка, надписи, указатели, маркировка чистые, неповрежденные, легко читаемы

- в единичных случаях разметка, надписи, указатели, маркировка загрязнены и (или) повреждены

- значительное количество разметок, надписей, указателей, маркировок загрязнено и (или) повреждено

- практически все разметки, надписи, указатели, маркировки загрязнены и (или) повреждены, трудно читаемы

- разметка, надписи, указатели, маркировка отсутствуют либо загрязнены и (или) повреждены, трудно читаемы

Содержание в чистоте труднодоступных для уборки мест

в рабочем пространстве (плафонов

осветительных приборов, приборов центрального отопления, подоконников, плинтусов,

углов комнат, пространства между стенами и мебелью)

- схемы рационального размещения составлены с учётом анализа труднодоступных мест

- схемы рационального размещения составлены с учётом анализа труднодоступных мест

- некоторые труднодоступные места не учтены при проведении анализа

- значительное количество труднодоступных мест не учтено при проведении анализа

- анализ труднодоступных мест не проводился

- выполняются все меры, обеспечивающие доступность места для уборки

- встречаются единичные случаи, когда выполняются не все меры, обеспечивающие доступность места для уборки

- выполняются не все меры, обеспечивающие доступность места для уборки

- доступность мест для уборки не обеспечена

- доступность мест для уборки не обеспечена

- в труднодоступных местах отсутствуют скопления пыли, грязи, мусора, «ненужных» предметов

- в единичных труднодоступных местах есть скопления пыли, грязи

- значительное количество труднодоступных мест имеют скопления пыли, грязи

- практически во всех труднодоступных местах скопились пыль, мусор, явно «ненужные» предметы

- труднодоступные места не убираются, в них скопилось большое количество грязи, пыли, мусора, «ненужных» предметов

Содержание в чистоте труднодоступных для уборки мест

в местах общего пользования (плафонов

осветительных приборов, приборов центрального отопления, подоконников, плинтусов,

углов комнат, пространства между стенами и мебелью)

- схемы рационального размещения составлены с учётом анализа труднодоступных мест

- схемы рационального размещения составлены с учётом анализа труднодоступных мест

- некоторые труднодоступные места не учтены при проведении анализа

- значительное количество труднодоступных мест не учтено при проведении анализа

- анализ труднодоступных мест не проводился

- выполняются все меры, обеспечивающие доступность места для уборки

- встречаются единичные случаи, когда выполняются не все меры, обеспечивающие доступность места для уборки

- выполняются не все меры, обеспечивающие доступность места для уборки

- доступность мест для уборки не обеспечена

- доступность мест для уборки не обеспечена

- в труднодоступных местах отсутствуют скопления пыли, грязи, мусора, «ненужных» предметов

- в единичных труднодоступных местах есть скопления пыли, грязи

- значительное количество труднодоступных мест имеют скопления пыли, грязи

- практически во всех труднодоступных местах скопились пыль, мусор, явно «ненужные» предметы

- труднодоступные места не убираются, в них скопилось большое количество грязи, пыли, мусора, «ненужных» предметов

Шаг 4. Стандартизация

Наличие понятного сотрудникам порядка сортировки «нужных», «ненужных срочно» и «ненужных» предметов

- разработан подробный классификатор предметов

- разработан подробный классификатор предметов

- классификатор предметов разработан

для большинства предметов

- классификатор предметов разработан в отношении отдельных предметов

- подробный классификатор предметов отсутствует

- составлены списки «ненужных» и «ненужных срочно» предметов

- составлены списки «ненужных» и «ненужных срочно» предметов

- списки «ненужных» и «ненужных срочно» предметов неактуальны или обнаружены неучтённые «ненужные» и (или) «ненужные срочно» предметы

- списки «ненужных» и «ненужных срочно» предметов не актуальны, обнаружены неучтённые «ненужные» и (или) «ненужные срочно» предметы

- списки «ненужных» и «ненужных срочно» предметов не составлены

- сортировка проводится в соответствии с порядком

- сортировка проводится в соответствии с порядком

- сортировка проводится в соответствии с порядком, но с нарушением сроков

- сортировка проводится с нарушением порядка

- порядок проведения сортировки не установлен

- решения по «ненужным» и «ненужным срочно» предметам выполняются в установленные сроки

- в единичных случаях решения по «ненужным» и «ненужным срочно» предметам выполняются с нарушением сроков

- значительное количество «ненужных» предметов не удалено, а «ненужные срочно» предметы хранятся не на своих местах

- практически все «ненужные» предметы не удалены, а «ненужные срочно» предметы хранятся не на своих местах

- сотрудники принимают решения по размещению предметов, хранению запасов по собственному усмотрению

- по отзывам сотрудников порядок проведения сортировки понятен

- по отзывам, в единичных случаях сотрудникам порядок проведения сортировки не понятен

- по отзывам, значительному количеству сотрудников порядок проведения сортировки не понятен

- по отзывам практически всех сотрудников, порядок проведения сортировки не понятен

- по отзывам сотрудников, порядок проведения сортировки не понятен

Наличие понятной сотрудникам системы рационального размещения предметов (офисного оборудования, мебели) в рабочем пространстве (в том числе документов, принадлежностей для письма и т.п. на рабочих местах)

- разработаны, размещены в доступном для сотрудников месте и применяются все схемы рационального размещения предметов в рабочем пространстве

- разработаны, размещены в доступном для сотрудников месте и применяются все схемы рационального размещения предметов в рабочем пространстве

- в единичных случаях отсутствуют или размещены в труднодоступном для сотрудников месте либо неактуальны схемы рационального размещения предметов в рабочем пространстве

- практически все схемы рационального размещения предметов в рабочем пространстве неактуальны или непонятны для применения, либо отсутствуют или размещены в труднодоступном для сотрудников месте

- схемы рационального размещения предметов в рабочем пространстве отсутствуют

- разработаны, размещены в доступном для сотрудников месте и применяются правила хранения предметов в рабочем пространстве, список предметов, которые могут храниться на рабочем месте

- разработаны правила хранения предметов в рабочем пространстве, список предметов, которые могут храниться на рабочем месте, которые в единичных случаях не размещены в доступном для сотрудников месте или не используются

- разработаны правила хранения предметов в рабочем пространстве, список предметов, которые могут храниться на рабочем месте, которые в единичных случаях не размещены в доступном для сотрудников месте и не используются

- правила хранения предметов в рабочем пространстве, список предметов, которые могут храниться на рабочем месте, порядок внесения изменений в схемы рационального размещения предметов в рабочем пространстве отсутствуют или находятся в стадии разработки

- отсутствуют правила хранения предметов в рабочем пространстве, список предметов, которые могут храниться на рабочем месте, порядок внесения изменений в схемы рационального размещения предметов в рабочем пространстве

- по отзывам сотрудников, система рационального размещения предметов понятна

- по отзывам, в единичных случаях сотрудникам система рационального размещения предметов не понятна

- по отзывам, значительное количеству сотрудников система рационального размещения предметов не понятна

- по отзывам практически всех сотрудников, система рационального размещения предметов не понятна

- по отзывам сотрудников, система рационального размещения предметов не понятна

Соответствие рабочего места ИТ-стандарту

- рабочие места всех сотрудников соответствуют

ИТ-стандарту

- в единичных случаях (не более 5%) рабочие места сотрудников не соответствуют ИТ-стандарту

не более 25% рабочих мест сотрудников не соответствует ИТ-стандарту

- не более половины рабочих мест сотрудников соответствует ИТ-стандарту

- большинство (более половины) рабочих мест сотрудников не соответствует ИТ-стандарту

Наличие системы поддержания рабочего пространства (в том числе рабочих мест) в чистоте

- разработаны, размещены в доступном для сотрудников месте и применяются планы уборки-проверки, графики уборки, контрольный лист для ежедневного применения системы 5S

- разработаны, размещены в доступном для сотрудников месте и применяются планы уборки-проверки, графики уборки, контрольный лист для ежедневного применения системы 5S

- разработаны, размещены в доступном для сотрудников месте и применяются графики уборки, в единичных случаях не разработаны планы уборки-проверки, графики уборки, контрольный лист для ежедневного применения системы 5S

- разработаны, но не применяются на практике планы уборки-проверки, графики уборки, контрольный лист для ежедневного применения системы 5S

отсутствуют планы уборки-проверки, графики уборки, контрольный лист для ежедневного применения системы 5S

- перечисленные выше документы актуальны

- встречаются единичные случаи неактуальных графиков уборки

- значительное количество графиков уборки неактуально

- перечисленные выше документы неактуальны

Наличие системы управления количеством и объёмом материальных объектов (запасами)

- разработаны, размещены в доступном для сотрудников месте и применяются:

номенклатура, минимальный и максимальный уровни запасов в месте хранения,

номенклатура и количество запасов, находящихся на рабочем месте,

порядок действий по пополнению запасов

- разработаны, размещены в доступном для сотрудников месте и применяются:

номенклатура, минимальный и максимальный уровни запасов в месте хранения,

номенклатура и количество запасов, находящихся на рабочем месте, разработаны, размещены в доступном для сотрудников месте, но встречаются единичные случаи неприменения

порядка действий по пополнению запасов

- разработаны, размещены в доступном для сотрудников месте, но встречаются единичные случаи неприменения:

номенклатуры, минимального и максимального уровней запасов в месте хранения,

номенклатуры и количества запасов, находящихся на рабочем месте,

порядка действий по пополнению запасов

- разработаны, но практически не применяются:

номенклатура, минимальный и максимальный уровни запасов в месте хранения,

номенклатура и количество запасов, находящихся на рабочем месте,

порядок действий по пополнению запасов

- отсутствуют номенклатура, минимальный и максимальный уровни запасов в месте хранения,

номенклатура и количество запасов, находящихся на рабочем месте,

порядок действий по пополнению запасов

Наличие визуального контроля и информирования

- существует интуитивно понятный визуальный контроль

- существует интуитивно понятный визуальный контроль

- визуальный контроль существует, но его применение непонятно

- визуальный контроль практически отсутствует

- визуальный контроль отсутствует

- все 5S-стандарты, касающиеся хранения и использования запасов материальных объектов, хранения и размещения информации, использования офисного оборудования, разработаны, визуализированы в соответствии с перечнем точек контроля

- все 5S-стандарты, касающиеся хранения и использования запасов материальных объектов, хранения и размещения информации, использования офисного оборудования, разработаны, визуализированы в соответствии с перечнем точек контроля

- все 5S-стандарты, касающиеся хранения и использования запасов материальных объектов, хранения и размещения информации, использования офисного оборудования, разработаны, но при визуализации в заметном количестве случаев не соблюдаются

- практически все

5S-стандарты, касающиеся хранения и использования запасов материальных объектов, хранения и размещения информации, использования офисного оборудования, не разработаны либо при визуализации не соблюдаются

- перечень точек контроля не сформирован, не разработаны

5S-стандарты, касающиеся хранения и использования запасов материальных объектов, хранения и размещения информации, использования офисного оборудования

- действует система защиты от ошибок

- система защиты от ошибок практически отсутствует

- система защиты от ошибок отсутствует

- система защиты от ошибок отсутствует

- система защиты от ошибок отсутствует

Наличие порядка действий в чрезвычайной ситуации

- порядок действий утверждён, расположен в доступных местах, известных сотрудникам

- порядок действий утверждён, расположен в доступных местах, известных сотрудникам

- порядок действий утверждён, расположен в доступных местах, известных сотрудникам, но по содержанию трудно понять последовательность выполнения действий

- разработан проект порядка действий

- порядок действий в чрезвычайной ситуации отсутствует

- все средства, применяемые в чрезвычайных ситуациях, обозначены, исправны, имеется свободный доступ к месту их расположения

- все средства, применяемые в чрезвычайных ситуациях, обозначены, исправны, имеется свободный доступ к месту их расположения

- есть не все средства, применяемые в чрезвычайных ситуациях, либо доступ к месту их расположения затруднен

- отсутствуют практически все средства, применяемые в чрезвычайных ситуациях

- отсутствуют средства, применяемые в чрезвычайных ситуациях

- в рабочем пространстве установлены датчики пожарной сигнализации и звуковое оповещение

- в рабочем пространстве установлены датчики пожарной сигнализации и звуковое оповещение

- отсутствуют датчики пожарной сигнализации и звуковое оповещение

- отсутствуют датчики пожарной сигнализации и звуковое оповещение

- отсутствуют датчики пожарной сигнализации и звуковое оповещение

- сотрудники знают последовательность выполнения действий при возникновении чрезвычайной ситуации

- в единичных случаях сотрудники не знают последовательности выполнения действий при возникновении чрезвычайной ситуации

- значительное количество сотрудников не знает последовательности выполнения действий при возникновении чрезвычайной ситуации

- практически всем сотрудникам последовательность действий в чрезвычайной ситуации неизвестна

- сотрудники не знают последовательности выполнения действий при возникновении чрезвычайной ситуации

Наличие системы актуализации 5S-стандартов

- определена понятная для сотрудников процедура актуализации

5S-стандартов:

составлен перечень

5S-стандартов,

определён перечень лиц, участвующих в процессе актуализации 5S-стандартов

-определена понятная

для сотрудников процедура актуализации

5S-стандартов:

составлен перечень

5S-стандартов, в единичных случаях перечень лиц, участвующих в процессе актуализации 5S-стандартов, не определён или неконкретный

- понятная для сотрудников процедура актуализации

5S-стандартов не определена: перечень

5S-стандартов неполный, в единичных случаях перечень лиц, участвующих в процессе актуализации 5S-стандартов, не определён или неконкретный

- понятная для сотрудников процедура актуализации

5S-стандартов не определена: перечень 5S-стандартов неполный, перечень лиц, участвующих в процессе актуализации 5S-стандартов, не определён или неконкретный

- отсутствует процедура актуализации

5S-стандартов,

5S-стандарты неактуальны

- актуализация

5S-стандартов проходит своевременно

- в единичных случаях 5S-стандарты неактуальны

- значительное количество

5S-стандартов неактуально

- практически все разработанные

5S-стандарты неактуальны

Шаг 5. Совершенствование

Выполнение плана по развёртыванию (функционированию)

системы 5S

- план по развёртыванию системы 5S разработан и утверждён

- план по развёртыванию системы 5S разработан и утверждён

- план по развёртыванию системы 5S разработан и утверждён

- план по развёртыванию системы 5S разработан и утверждён

- план по развёртыванию системы 5S не разработан либо не утвержден

- мероприятия включены по всем шагам системы 5S, выполняются в установленные сроки (либо за счёт перекрытия задач соблюдаются крайние сроки завершения мероприятий по шагу)

- мероприятия включены по всем шагам системы 5S, выполняются в установленные сроки (либо за счёт перекрытия задач соблюдаются крайние сроки завершения мероприятий по шагу)

- мероприятия включены по всем шагам системы 5S, но выполняются с нарушением установленных сроков

- значительное количество необходимых мероприятий отсутствует, утверждённые мероприятия не выполняются или выполняются с нарушением сроков

- по отзывам сотрудников, члены

5S-команды оказывают методическую помощь в совершенствовании рабочего пространства (в том числе рабочих мест)

- в единичных случаях,

по отзывам сотрудников, члены 5S-команды не оказывают методическую помощь в совершенствовании рабочего пространства (в том числе рабочих мест)

- по отзывам сотрудников, члены

5S-команды не оказывают методическую помощь

в совершенствовании рабочего пространства (в том числе рабочих мест)

- по отзывам сотрудников, члены

5S-команды не оказывают методическую помощь в совершенствовании рабочего пространства (в том числе рабочих мест)

Выполнение действий по результатам проверок

- план корректирующих и предупреждающих мероприятий разработан и утверждён

- план корректирующих и предупреждающих мероприятий разработан и утверждён

- план корректирующих и предупреждающих мероприятий разработан и утверждён

- план корректирующих и предупреждающих мероприятий разработан, но не утверждён

- план корректирующих и предупреждающих мероприятий не разработан

- содержит мероприятия по всем замечаниям и выполняется в установленные сроки

- содержит мероприятия практически по всем замечаниям и выполняется в установленные сроки

- содержит мероприятия практически по всем замечаниям, но выполняется с нарушением установленных сроков

- проведены мероприятия по единичным замечаниям

- мероприятия по замечаниям не проведены

- при очередных проверках аналогичные замечания не возникают

- в единичных случаях при очередных проверках возникают аналогичные замечания

- при очередных проверках возникает значительное количество аналогичных замечаний

- при очередных проверках возникают аналогичные замечания

- при очередных проверках возникают аналогичные замечания

- наблюдаются улучшения в состоянии рабочего пространства

- наблюдаются улучшения в состоянии рабочего пространства

- наблюдаются незначительные улучшения в состоянии рабочего пространства

- улучшения в состоянии рабочего пространства практически не наблюдаются

- улучшения в состоянии рабочего пространства не наблюдаются

Проведение

5S-командой диагностики состояния рабочего пространства (внутренний аудит и фотоотчёт) и мониторинга достижения показателей

- регулярное проведение диагностики и мониторинга включено в план по развёртыванию (функционированию) системы 5S

- регулярное проведение диагностики и мониторинга включено в план по развёртыванию (функционированию) системы 5S

- регулярное проведение диагностики и мониторинга включено в план по развёртыванию (функционированию) системы 5S

- проведение диагностики и мониторинга в плане по развёртыванию (функционированию) системы 5S носит разовый характер, не охватывает все шаги

- регулярное проведение диагностики и мониторинга не включено в план по развёртыванию (функционированию) системы 5S

- диагностика и мониторинг проводятся регулярно, в установленные сроки

- диагностика и мониторинг проводятся регулярно, в установленные сроки

- диагностика и мониторинг проводятся с нарушением сроков

- диагностика и мониторинг проводятся нерегулярно, с нарушением сроков

- диагностика и мониторинг не проводятся

- заполненные оценочные листы, цифровые фотографии, листы со значениями показателей размещены в установленном месте

- заполненные оценочные листы, цифровые фотографии, листы со значениями показателей размещены в установленном месте

- значительное количество заполненных оценочных листов, цифровых фотографий, листов со значениями показателей не размещено в установленном месте

- значительное количество заполненных оценочных листов, цифровых фотографий, листов со значениями показателей отсутствует

- размещение заполненных оценочных листов, цифровых фотографий, листов со значениями показателей не отслеживается

- на основе полученных данных подготовлены предложения по улучшению процесса развёртывания системы 5S

- в единичных случаях предложения по улучшению процесса развёртывания системы 5S отсутствуют

- практически отсутствуют предложения по улучшению процесса развёртывания системы 5S

- отсутствуют предложения по улучшению процесса развёртывания системы 5S

- отсутствуют предложения по улучшению процесса развёртывания системы 5S

Проведение обучения сотрудников разработке и применению

5S-стандартов

- программа обучения разработана и утверждена

- программа обучения разработана и утверждена

- программа обучения разработана и утверждена

- программа обучения разработана и утверждена

- программа обучения не разработана или не утверждена

- обучение проводится в соответствии с графиком

- обучение проводится в соответствии с графиком

- обучение проводится с нарушением графика

- обучение проводится нерегулярно, с нарушением графика

- обучение не проводится

- все сотрудники участвуют в обучении и ориентируются в требованиях 5S-стандартов

- все сотрудники участвуют в обучении и ориентируются в требованиях 5S-стандартов

- в единичных случаях сотрудники не участвуют в обучении и не ориентируются в требованиях

5S-стандартов

- сотрудники практически не участвуют в обучении и не ориентируются в требованиях

5S-стандартов

- по отзывам сотрудников, обучение помогает в совершенствовании рабочего пространства, в том числе рабочих мест

- в единичных случаях, по отзывам сотрудников, информация, получаемая в процессе обучения, практически не помогает в совершенствовании рабочего пространства, в том числе рабочих мест

- в единичных случаях, по отзывам сотрудников, информация, получаемая в процессе обучения, практически не помогает в совершенствовании рабочего пространства, в том числе рабочих мест

- по отзывам сотрудников, информация, получаемая в процессе обучения, практически не помогает в совершенствовании рабочего пространства, в том числе рабочих мест

Наличие действующих 5S-стандартов

- сотрудники прошли обучение системе 5S

- в единичных случаях сотрудники не прошли обучение системе 5S

- в единичных случаях сотрудники не прошли обучение системе 5S

- практически все сотрудники не прошли обучение системе 5S

- сотрудники не прошли обучение системе 5S

- обязанности по системе 5S включены в должностные регламенты и инструкции всех сотрудников

- обязанности по системе 5S включены в должностные регламенты и инструкции всех сотрудников

- обязанности по системе 5S не включены в должностные регламенты и инструкции сотрудников

- обязанности по системе 5S не включены в должностные регламенты и инструкции сотрудников

- обязанности по системе 5S не включены в должностные регламенты и инструкции сотрудников

- система мотивации сотрудников разработана, утверждена и применяется с учётом поощрения развёртывания

системы 5S

- система мотивации сотрудников разработана, утверждена и применяется с учётом поощрения развёртывания системы 5S

- система мотивации сотрудников разработана, утверждена и применяется с учётом поощрения развёртывания

системы 5S

- система мотивации сотрудников разработана, утверждена, но применяется без учёта поощрения развёртывания

системы 5S

- система мотивации сотрудников разработана, утверждена и применяется без учёта поощрения развёртывания

системы 5S

- система мотивации учитывает выполнение, внесение предложений по улучшению утверждённых 5S-стандартов, инициативные разработки новых 5S-стандартов

- система мотивации учитывает выполнение, внесение предложений по улучшению утверждённых 5S-стандартов, инициативные разработки новых 5S-стандартов

- система мотивации учитывает выполнение, внесение предложений по улучшению утверждённых 5S-стандартов, инициативные разработки новых 5S-стандартов

- система мотивации практически не учитывает выполнение, внесение предложений по улучшению утверждённых 5S-стандартов, инициативные разработки новых 5S-стандартов

- система мотивации не учитывает выполнение, внесение предложений по улучшению утверждённых 5S-стандартов, инициативные разработки новых 5S-стандартов

- по отзывам членов 5S-команды, сотрудники проявляют инициативу в выполнении мероприятий по развёртыванию (функционированию) системы 5S

- по отзывам членов 5S-команды, в единичных случаях сотрудники не проявляют инициативу в выполнении мероприятий по развёртыванию (функционированию) системы 5S

- по отзывам членов 5S-команды, сотрудники практически не проявляют инициативу в выполнении мероприятий по развёртыванию (функционированию) системы 5S

- по отзывам членов 5S-команды, сотрудники практически не проявляют инициативу в выполнении мероприятий по развёртыванию (функционированию) системы 5S

- по отзывам членов 5S-команды, сотрудники не проявляют инициативу в выполнении мероприятий по развёртыванию (функционированию) системы 5S

Понимание членами

5S-команды, руководителями ОИВ ЯО (СППО) метода эффективной организации рабочего пространства по системе 5S

- члены 5S-команды и руководство комитетов (отделов), руководители ОИВ ЯО (СППО) прошли обучение и владеют методами и принципами

системы 5S

- в единичных случаях члены 5S-команды и руководство комитетов (отделов), руководители ОИВ ЯО (СППО) не прошли обучение, существует непонимание отдельных методов и принципов системы 5S

- в единичных случаях члены 5S-команды и руководство комитетов (отделов), руководители ОИВ ЯО (СППО) не прошли обучение, отсутствует владение методами 5S

- практически все члены 5S-команды и руководство комитетов (отделов), руководители ОИВ ЯО (СППО) не видят необходимости в проведении работ по развёртыванию системы 5S

- члены 5S-команды и руководство комитетов (отделов), руководители ОИВ ЯО (СППО) не видят необходимости в проведении работ по развёртыванию системы 5S

Активная вовлечённость руководителя ОИВ ЯО (СППО) в процессы мониторинга и поддержки развёртывания (функционирования) системы 5S

- проводит встречи с лидером 5S-команды по вопросам развёртывания и функционирования системы 5S

- встречи с лидером

5S-команды по вопросам развёртывания и функционирования системы 5S проводит нерегулярно

- встречи с лидером

5S-команды по вопросам развёртывания и функционирования системы 5S проводит нерегулярно

- встречи с лидером

5S-команды по вопросам развёртывания и функционирования системы 5S проводит нерегулярно

- не проявляет интереса к развёртыванию (функционированию) системы 5S

- проводит совещания с коллективом о развёртывании (функционировании) системы 5S

- совещания с коллективом о развёртывании (функционировании) системы 5S проводит нерегулярно

- совещания с коллективом о развёртывании (функционировании) системы 5S практически не проводит

- совещания с коллективом о развёртывании (функционировании) системы 5S практически не проводит

- инициирует обучение членов 5S-команды и сотрудников

- инициирует обучение членов 5S-команды и сотрудников

- инициирует обучение членов 5S-команды и сотрудников

- не инициирует обучение членов

5S-команды и сотрудников

- регулярно (не реже

1 раза в квартал) проводит обходы рабочих мест

регулярно (не реже

1 раза в квартал) проводит обходы рабочих мест

- проводит обходы рабочих мест нерегулярно

- обходы рабочих мест практически не проводит

- способствует решению вопросов, связанных с развёртыванием (функционированием) системы 5S

- способствует решению вопросов, связанных с развёртыванием (функционированием) системы 5S

- не всегда способствует решению вопросов, связанных с развёртыванием (функционированием) системы 5S

- практически не способствует решению вопросов, связанных с развёртыванием (функционированием) системы 5S

Активное использование в ОИВ ЯО (СППО) мероприятий по продвижению 5S

- члены 5S-команды, руководители ОИВ ЯО (СППО), руководство комитетов (отделов), сотрудники принимают активное участие в мероприятиях (семинарах, конкурсах, фотовыставках и др.) по продвижению системы 5S и используют их для улучшения состояния рабочего пространства

- члены 5S-команды, руководители ОИВ ЯО (СППО), руководство комитетов (отделов), сотрудники принимают участие в мероприятиях (семинарах, конкурсах, фотовыставках и др.) по продвижению системы 5S

- руководители ОИВ ЯО (СППО), члены 5S-команды, руководство комитетов (отделов), сотрудники принимают участие в мероприятиях (семинарах, конкурсах, фотовыставках и др.) по продвижению системы 5S по указанию руководителя ОИВ ЯО (СППО)

- члены 5S-команды, руководители ОИВ ЯО (СППО), руководство комитетов (отделов), сотрудники практически не принимают участие в мероприятиях (семинарах, конкурсах, фотовыставках и др.) по продвижению системы 5S

- члены 5S-команды, руководители ОИВ ЯО (СППО), руководство комитетов (отделов), сотрудники не участвуют в мероприятиях (семинарах, конкурсах, фотовыставках и др.) по продвижению системы 5S

Список используемых сокращений:

ОИВ ЯО – органы исполнительной власти Ярославской области

СППО – структурные подразделения Правительства области

Приложение 3

к Методическим рекомендациям

Примерный план семинара-практикума по программе «Система 5S»

1. Теоретическая часть (не более 30% от общего времени, отведённого на семинар-практикум):

- система 5S в контексте бережливого производства;

- содержание системы 5S: сортировка («красные ярлыки»), создание порядка (вывески, указатели, разметка), содержание в чистоте, стандартизация, совершенствование;

- план развёртывания системы 5S;

- продвижение системы 5S;

- деловая игра для освоения теоретической части.

2. Практическая часть:

- практикум 5S: инструктаж (в том числе выдача чек-листов, «красных ярлыков», инвентаря), переход на рабочие места, проведение мониторинга, создание информационного стенда, презентация результатов работы, обсуждение;

- практикум 5S: разработка плана развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО или СППО, презентация результатов работы, обсуждение.

3. Подведение итогов семинара-практикума:

- обсуждение ожиданий от семинара-практикума;

- анкетирование.

Приложение 4

к Методическим рекомендациям

Генеральный план развёртывания системы 5S в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях Правительства области

Генеральный план составлен исходя из ситуации, когда к развёртыванию системы 5S в органах исполнительной власти Ярославской области или структурных подразделениях Правительства области (далее - ОИВ ЯО или СППО) приступают с начала календарного года.

Длительность каждого шага, выполняемого ОИВ ЯО или СППО, зависит от численности сотрудников, размеров занимаемых помещений и объёмов документооборота, но не должна превышать установленную в генеральном плане.

Приложение 5

к Методическим рекомендациям

Форма

ПРИКАЗ

от №

г. Ярославль

О развёртывании системы 5S

в __________________________

(наименование ОИВ ЯО или СППО)

В целях повышения эффективности деятельности сотрудников _______________________________________________________________

(наименование ОИВ ЯО или СППО)

посредством организации эффективного рабочего пространства (в том числе рабочих мест), на основании распоряжения Губернатора области от __________ № ______ «О системе организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начать развёртывание системы организации эффективного рабочего пространства (в том числе рабочих мест) в _______________________________________________________________

(наименование ОИВ ЯО или СППО)

с _________________.

2. Образовать 5S-команду _____________________________________

     (наименование ОИВ ЯО или СППО)

и утвердить её состав (прилагается) на период с _________ по ________.

3. Утвердить прилагаемое Положение о 5S-команде ___________

_______________________________________________________________.

(наименование ОИВ ЯО или СППО)

4. Лидеру 5S-команды (должность, Ф.И.О.):

4.1. Организовать и обеспечить проведение диагностики начального состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) в срок до _____.

4.2. Совместно с _____________________________________________

(должность, фамилия и инициалы уполномоченного лица ОИВ ЯО или СППО)

разработать систему показателей, демонстрирующую изменение состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест), в срок до ____________.

4.3. Разработать проект плана развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства и представить на утверждение

__________________________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы руководителя ОИВ ЯО или СППО)

в срок до _______________.

4.4. Совместно с ____________________________________________

   (должность, Ф.И.О. сотрудника управления делами Правительства области)

подготовить предложения по размещению зоны временного хранения в срок до _______________.

4.5. Лично докладывать ______________________________________

(должность, фамилия, инициалы руководителя ОИВ ЯО или СППО)

о развёртывании и функционировании системы 5S в _____________________.

(наименование ОИВ ЯО или СППО)

5. Для проведения диагностики состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) установить следующий порядок предоставления фотоаппаратуры: (указываются последовательность действий и ответственные лица).

6. _________________________________________________ обеспечить

(должность, фамилия и инициалы уполномоченного лица ОИВ ЯО или СППО)

изготовление информационного стенда по заявке лидера 5S-команды ______________________________________________ в ________ срок с даты

(должность, фамилия и инициалы)

получения заявки.

Должность руководителя   

И.О. Фамилия

УТВЕРЖДЕН

приказом

______________________

(наименование ОИВ ЯО или фамилия

______________________

и инициалы заместителя Губернатора

области, курирующего СППО)

от _________ № ______

Состав 5S- команды ____________________________________

   (наименование ОИВ ЯО или СППО)

Фамилия,

имя, отчество

- должность сотрудника

и т.д.

УТВЕРЖДЕНО

приказом

______________________

(наименование ОИВ ЯО или фамилия

______________________

и инициалы заместителя Губернатора

области, курирующего СППО)

от _________ № ______

ПОЛОЖЕНИЕ

о 5S-команде ____________________________

(наименование ОИВ ЯО или СППО)

1. Общие положения

1.1. Для организации процесса развёртывания системы 5S в ___________________________________________ образуется 5S-команда.

(наименование ОИВ ЯО или СППО)

1.2. 5S-команда является постоянно действующим органом. Деятельность 5S-команды основана на принципах равноправия её членов.

1.3. При осуществлении своих функций 5S-команда отчитывается перед _______________________________________________ и заместителем

(должность, фамилия, инициалы руководителя ОИВ ЯО или СППО)

Губернатора области, координирующим деятельность _________________________________________, взаимодействует со всеми

(наименование ОИВ ЯО или СППО)

сотрудниками ___________________________________.

(наименование ОИВ ЯО или СППО)

1.4. 5S-команда руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Ярославской области, иными законами Ярославской области, указами и распоряжениями Губернатора Ярославской области, постановлениями Правительства Ярославской области и иными нормативными правовыми актами Ярославской области, Методическими рекомендациями по развёртыванию и функционированию системы организации эффективного рабочего пространства (в том числе рабочих мест) в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области (далее – Методические рекомендации), утверждёнными распоряжением Губернатора области от ___________ № ______ «О системе организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области», а также настоящим Положением.

2. Задачи 5S-команды

Основными задачами 5S-команды являются:

2.1. Организация и координация процесса развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства (в том числе рабочих мест) (далее – система 5S).

2.2. Разработка 5S-стандартов, шаблонов и форм документов, используемых при развёртывании системы 5S.

3. Функции 5S-команды

5S-команда осуществляет следующие функции:

3.1. Разрабатывает проект плана развёртывания системы 5S, систему измерения показателей, демонстрирующих изменение состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест), проекты схем рационального размещения предметов, проекты планов уборки-проверки, проект плана корректирующих и предупреждающих мероприятий.

3.2. Создаёт карты текущего состояния рабочего пространства.

3.3. Разрабатывает 5S-стандарты: правила хранения предметов в рабочем пространстве, правила визуализации, порядок внесения изменений в схему итогового рационального размещения предметов в рабочем пространстве, контрольный лист для ежедневного применения системы 5S, правила обслуживания сотрудниками персонального оборудования, правила обслуживания сотрудниками оборудования, находящегося в общем пользовании, управление количеством и объёмом материальных объектов, хранение документов в бумажном виде, хранение документов в электронном виде и т.п.

3.4. Разрабатывает формы классификатора предметов, списка предметов, которые могут храниться на рабочем месте, перечня точек контроля.

3.5. Разрабатывает шаблоны листа показателей, демонстрирующего изменение состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест), и т.п.

3.6. Обеспечивает подготовку и выполнение мероприятий плана по сортировке, рациональному размещению предметов в рабочем пространстве, исследованию рабочего пространства и проведению анализа мест, требующих уборки, и труднодоступных мест, проведению генеральной уборки, визуализации предметов в рабочем пространстве.

3.7. Организует изготовление форм и бланков, используемых при выполнении мероприятий по развёртыванию системы 5S.

3.8. Организует и регулярно проводит диагностику состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест), мониторинг достижения показателей, демонстрирующих изменение состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест).

3.9. Организует и проводит совещания (инструктажи) с сотрудниками, участвующими в мероприятиях по развёртыванию системы 5S.

3.10. Координирует подготовку зоны временного хранения.

3.11. Обеспечивает создание информационного стенда и регулярное обновление информации на нём.

3.12. Участвует в разработке программ обучения сотрудников и непосредственно в обучении сотрудников применению 5S-стандартов.

3.13. Формирует предложения по улучшению процессов проведения шагов 1 – 3 системы 5S.

3.14. Организует процесс постоянного улучшения состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) в соответствии с системой 5S.

3.15. Оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам ОИВ ЯО или СППО.

4. Права 5S-команды

5S-команда для решения возложенных на неё задач и выполнения установленных функций имеет право:

4.1. Беспрепятственно осматривать рабочее пространство (в том числе рабочие места) с целью проведения диагностики состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) и измерения показателей, демонстрирующих изменение состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) в __________________________________________________

     (наименование ОИВ ЯО или СППО)

4.2. Организовывать и проводить совещания для обеспечения развёртывания и функционирования системы 5S.

4.3. Направлять руководителю рабочей группы по проведению мониторинга развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства в ОИВ ЯО и СППО (далее – рабочая группа) предложения по изменению примерных форм и шаблонов, представленных в Методических рекомендациях.

5. Организация деятельности 5S-команды

5.1. 5S-команду возглавляет лидер 5S-команды.

5.2. Лидер 5S-команды:

5.2.1. Несёт ответственность за выполнение функций, возложенных на 5S-команду.

5.2.2. Рассматривает предложения сотрудников ОИВ ЯО или СППО, связанные с развёртыванием и функционированием системы 5S.

5.2.3. Разрабатывает проекты планов по развёртыванию и функционированию системы 5S.

5.2.4. Участвует в разработке проекта приказа о развёртывании системы 5S, 5S-стандартов, форм и шаблонов, используемых при выполнении мероприятий по развёртыванию системы 5S.

5.2.5. Рассматривает и утверждает результаты диагностики состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест), измерения показателей, демонстрирующих изменение состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест).

5.2.6. Назначает даты проведения диагностики состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест), измерения показателей, демонстрирующих изменение состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест), исследования состояния рабочего пространства, анализа мест, требующих уборки, и труднодоступных мест.

5.2.7. По согласованию с руководителем ОИВ ЯО или СППО назначает даты и время проведения сортировки, генеральной уборки, рационального размещения предметов.

5.2.8. Ведёт совещания с коллективом сотрудников о мероприятиях по развёртыванию системы 5S.

5.2.9. Решает организационные вопросы, связанные с реализацией мероприятий по развёртыванию системы 5S.

5.2.10. Планирует работу 5S-команды, распределяет обязанности между её членами, организует и проводит совещания 5S-команды.

5.2.11. Представляет на рассмотрение ____________________________,

      (должность, фамилия, инициалы руководителя

__________________________________________________________________________________________

ОИВ ЯО или фамилия заместителя Губернатора области, координирующего деятельность СППО)

рабочей группе информацию о результатах развёртывания системы 5S.

5.2.12. Представляет руководителю рабочей группы копию приказа о развёртывании системы 5S, утверждённый план развёртывания системы 5S, согласованный график рационального размещения предметов, перечень 5S-стандартов, электронные копии 5S-стандартов, предложения по улучшению процессов проведения шагов 1 – 3 системы 5S.

5.3. Лидер 5S-команды имеет право:

5.3.1. Участвовать в формировании состава 5S-команды.

5.3.2. Давать членам 5S-команды, а также ответственным за учёт предметов в зоне временного хранения и за предоставление инвентаря поручения, обязательные для исполнения в пределах их полномочий.

5.3.3. Докладывать руководителю ОИВ ЯО или СППО о несоблюдении сотрудниками ОИВ ЯО или СППО исполнительской дисциплины.

5.3.4. Привлекать сотрудников ОИВ ЯО или СППО к реализации мероприятий в соответствии с утверждённым планом развёртывания (функционирования) системы 5S.

5.3.5. Определять направления расходования средств ОИВ ЯО или СППО, выделенных на достижение целей развёртывания системы 5S.

6. Состав и порядок работы 5S-команды

6.1. 5S-команда состоит из лидера 5S-команды и членов 5S-команды.

Численность 5S-команды должна быть не менее 5 сотрудников, включая лидера 5S-команды.

Персональный состав 5S-команды утверждается ежегодно приказом __________________________________________________________________. (должность, фамилия, инициалы руководителя ОИВ ЯО

_____________________________________________________________________________________________

или фамилия заместителя Губернатора области, координирующего деятельность СППО)

Состав 5S-команды формируется из сотрудников, прошедших обучение по программе «Система 5S».

В состав 5S-команды не могут быть включены сотрудники, являющиеся членами рабочей группы.

6.2. 5S-команда координирует развёртывание системы 5S.

6.3. 5S-команда обеспечивает хранение в бумажном виде документов, касающихся развёртывания системы 5S, в _____________________________

      (наименование ОИВ ЯО или СППО)

в течение сроков, установленных в номенклатуре дел ____________________.

(наименование ОИВ ЯО или СППО)

Электронные версии этих документов хранятся в течение двух лет.

Приложение 6

к Методическим рекомендациям

Форма

Оценочный лист состояния рабочего пространства

Наименование ОИВ ЯО или СППО ____________________________________

Ф.И.О. члена рабочей группы ____________________________________

Дата проведения аудита  ____________________________________

Шаг системы 5S

Номер критерия оценки

Оценка(1)

Примечания(2)

«5»

«4»

«3»

«2»

«1»

1

2

3

4

5

6

7

8

Шаг 1. Сортировка³

1.1.

1.2.

1.3.

Шаг 2. Создание порядка

2.1.

2.2.

2.3.

2.4.

2.5.

2.6.

2.7. 4

Шаг 3. Содержание в чистоте

3.1.

3.2.4

3.3.

3.4.

3.5.

3.6.4

3.7.

3.8.

3.9.4

Шаг 4. Стандартизация

4.1.

4.2.

4.3.5

4.4.

4.5.

4.6.4

4.7.

4.8.

Шаг 5. Совершенствование

5.1.

5.2.

5.3.

5.4.

5.5.

5.6.

5.7.

5.8.

(подпись члена рабочей группы)

Примечания:

1. Если ОИВ ЯО или СППО не завершили прохождение конкретного шага, то оценка такого шага по критериям оценки не проводится. В графе «Примечания» делается соответствующая запись. При формировании итогового оценочного листа состояния рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО такие критерии не учитываются.

2. Вносятся замечания, а также рекомендации и предложения по корректирующим и предупреждающим действиям.

3. Если при проведении аудита на рабочих местах обнаружены «ненужные срочно» предметы, необходимость которых в данный момент обусловлена рабочим процессом, балл не снижается, но в примечаниях указывается соответствующая информация для использования при следующем аудите.

4. Применяется при проверке ОИВ ЯО или СППО, в зону ответственности которых входит содержание мест общего пользования.

5. По данным, предоставленным департаментом информатизации и связи Ярославской области.

Приложение 7

к Методическим рекомендациям

Форма

Итоговый оценочный лист состояния рабочих мест и частей рабочего пространства по результатам внутреннего аудита

Наименование ОИВ ЯО или СППО _____________________________________________________________________

Ф.И.О. лидера 5S команды _____________________________________________________________________

Наименование части рабочего пространства (№ кабинета, вид помещения)

_________20_ г.

(месяц года)

_________20_ г.

(месяц года)

_________20_ г.

(месяц года)

_________20_ г.

(месяц года)

_________20_ г.

(месяц года)

_________20_ г.

(месяц года)

Приложение 8

к Методическим рекомендациям

Форма

Примерный лист показателей ___________________________________________

(наименование ОИВ ЯО или СППО)

Дата ______________

Показатели успешного развёртывания системы 5S

Показатель текущего состояния

Значение

Сокращение времени на поиск основных носителей информации, используемых в работе (в бумажном и электронном виде)

время, затрачиваемое на поиск основных носителей информации, используемых в работе, в бумажном виде:

документ 1

документ 2

документ 3

- / - / -

- / - / -

- / - / -

время, затрачиваемое на поиск основных носителей информации, используемых в работе, в электронном виде:

документ 1

документ 2

документ 3

- / - / -

- / - / -

- / - / -

Сокращение времени на выполнение операционных (повторяющихся) действий

время, затрачиваемое на выполнение операционных (повторяющихся) действий:

действие 1

действие 2

действие 3

- / - / -

- / - / -

- / - / -

Сокращение затрат на материальные объекты

затраты на материальные объекты в целом:

материальные объекты 1

материальные объекты 2

материальные объекты 3

- / - / -

- / - / -

- / - / -

Ответственные за сбор данных:

(подпись)

(И.О. Фамилия)

(подпись)

(И.О. Фамилия)

В сборе данных участвовали:

(И.О. Фамилия)

(И.О. Фамилия)

Лидер 5S-команды

(подпись)

(И.О. Фамилия)

Дата ______________

Инструкция по заполнению шаблона примерного листа показателей:

1. В графе «Показатель текущего состояния» указывается:

- не менее 3 типов бумажных носителей информации, с которыми сотрудники данного ОИВ ЯО или СППО работают;

- не менее 3 типов электронных носителей информации (примеры указаны в пункте 1.4.18 раздела 1 Методических рекомендаций), с которым сотрудники данного ОИВ ЯО или СППО работают;

- не менее 3 операционных (повторяющихся) действий (например, обеспечение сохранности документов в бумажном виде, оформление заявки на закупку материальных объектов, изготовление копии документа в расчёте на 1 проход листа, согласование проекта ответа и т.п.), осуществляемых в данном ОИВ ЯО или СППО;

- не менее 3 типов материальных объектов (примеры указаны в пункте 1.4.13 раздела 1 Методических рекомендаций), приобретаемых для нужд ОИВ ЯО или СППО.

2. В графе «Значение» по каждому типу документа или операционному (повторяющемуся) действию указываются через разделительный знак «/» максимальное, среднее и минимальное значения, по каждому типу материального объекта – объём затрат в тыс. рублей за предшествующие месяц, квартал и год.

Приложение 9

к Методическим рекомендациям

Примеры показателей развёртывания системы 5S

Цель 5S

Наименование показателя

Организованное рабочее пространство

сокращение занимаемой площади;

сокращение времени, затрачиваемого на поиск информации, оборудования, любых вещей, инструментов и т.д.

Эффективный поток работ

сокращение расстояния между подразделениями,

сокращение ожидания завершения работы другими сотрудниками;

сокращение времени выполнения процесса или задачи;

соблюдение графика

Высокое качество работы или услуг

сокращение ошибок;

сокращение жалоб клиентов

Эффективность оборудования

сокращение времени простоя оборудования,

повышение производительности оборудования

Эффективное использование офисных помещений

сокращение процента затрат;

сокращение занимаемой площади

Хорошая рабочая атмосфера

уменьшение количества невыходов на работу

Приложение 10

к Методическим рекомендациям

Форма

УТВЕРЖДАЮ

__________________________________

(руководитель ОИВ ЯО, заместитель

Губернатора области, курирующий СППО)

_______________ ____________________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

«____»_______________ 20___ г.

План развёртывания системы 5S в ________________________________________________ на _____ 20___год

(наименование ОИВ ЯО или СППО)

Лидер 5S-команды:

(должность, Ф.И.О.)

Члены 5S-команды:

(должности, Ф.И.О.)

Наименование шага

Наименование мероприятия

Название месяцев года

Исполнитель

Ответственный

номер недели

номер недели

номер недели

Лидер 5S-команды

____________

_________________

_____________

(подпись)

(расшифровка подписи)

(дата)

Инструкция по заполнению формы плана развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства:

1. План утверждается руководителем ОИВ ЯО, если план касается конкретного ОИВ ЯО, или заместителем Губернатора области, если план касается конкретного СППО или нескольких СППО. Период реализации плана - 1 год.

2. План рекомендуется составлять в таблице MS Excel на листе формата А3. В этом случае после столбца «Наименование мероприятия» в таблицу включается 52 столбца, соответствующие количеству недель в году, которые разделяются на месяцы.

3. В графе Наименование шага» указывается шаг системы 5S от 1 до 5 в соответствии с пунктом 2.1 раздела 2 Методических рекомендаций.

4. В графе «Наименование мероприятия» указываются мероприятия по последовательному выполнению каждого шага системы 5S. Рекомендуется использовать в качестве основы перечень мероприятий и схемы процесса, представленные в Методических рекомендациях к каждому шагу.

5. Период планового выполнения мероприятия заливается жёлтым цветом, плановая дата выполнения проставляется в графе соответствующей недели. В таком виде план распечатывается и передаётся на утверждение.

6. После завершения мероприятия фактическая дата выполнения или период выполнения заливается штриховкой.

7. В графе «Исполнитель» указывается Ф.И.О. сотрудника ОИВ ЯО или СППО - непосредственного(ых) исполнителя(ей) мероприятия плана.

8. В графе «Ответственный» указывается Ф.И.О. сотрудника ОИВ ЯО или СППО, несущего ответственность за организацию выполнения мероприятия в установленный срок.

Пример:

Приложение 11

к Методическим рекомендациям

Примеры категорий информации для размещения на информационном стенде развёртывания системы 5S

Категории информации:

- цель, задача, миссия;

- члены команды;

- показатели и их визуальное отображение (постоянно);

- фотографии (в течение всего проекта);

- итоговый оценочный лист состояния рабочих мест и частей рабочего пространства по результатам внутреннего аудита;

- результаты аудита оценки состояния рабочего пространства в данном ОИВ ЯО или СППО, проводимого рабочей группой;

- сортировка, рациональное размещение, уборка и проверка, стандартизация: мини-урок, состояние «до», «в процессе» и «результат» (иллюстрации), что достигнуто;

- поддержание и совершенствование: мини-урок.

Приложение 12

к Методическим рекомендациям

Форма

Итоговый оценочный лист состояния рабочего пространства(1)

Наименование ОИВ ЯО (СППО)

Шаг системы 5S

Номер критерия оценки

Оценка членов рабочей группы

Средняя оценка

Примечания

Ф.И.О.

Ф.И.О.

Ф.И.О.

1

2

3

4

5

6

7

Шаг 1. Сортировка

1.1.

1.2.

1.3.

Средняя оценка шага 1

Шаг 2. Создание порядка

2.1.

2.2.

2.3.

2.4.

2.5.

2.6.

2.7.(2)

Средняя оценка шага 2

Шаг 3. Содержание в чистоте

3.1.

3.2.2

3.3.

3.4.

3.5.

3.6.2

3.7.

3.8.

3.9.2

Средняя оценка шага 3

Шаг 4. Стандартизация

4.1.

4.2.

4.3.(3)

4.4.

4.5

4.6.2

4.7.

4.8.

Средняя оценка шага 4

Шаг 5. Совершенствование

5.1.

5.2.

5.3.

5.4.

5.5.

5.6.

5.7.

5.8.

Средняя оценка шага 5

Общая оценка ОИВ ЯО или СППО

Примечания:

(1) Рекомендуется формирование шаблона в формате MS Excel для ускорения обработки данных.

(2) Применяется при проверке ОИВ ЯО или СППО, в зону ответственности которых входит содержание мест общего пользования.

(3) По данным, предоставляемым департаментом информатизации и связи.

Приложение 13

к Методическим рекомендациям

Форма

Сводный отчет по результатам аудита оценки состояния рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО

по состоянию на ___________ 20___г.

(месяц года)

Данные отчета

Наименование ОИВ ЯО (СППО)

Наименование ОИВ ЯО (СППО)

Наименование ОИВ ЯО (СППО)

Наименование ОИВ ЯО (СППО)

Наименование ОИВ ЯО (СППО)

Наименование ОИВ ЯО (СППО)

Дата проведения аудита

Количество пройденных шагов

Общая

оценка

Динамика общей оценки (в баллах) по сравнению с предыдущим периодом

Приложение 14

к Методическим рекомендациям

Примерный классификатор предметов

Категория предметов

Регулярность

использования

Состояние предметов

Вариант решения по дальнейшему использованию

«Ненужные»

ни разу;

не чаще одного раза за последние 6 - 12 месяцев

исправные, «нужные», но не используемые при выполнении бизнес-процессов ОИВ ЯО или СППО;

цель применения неизвестна;

сломанные, устаревшие, с истекшим сроком использования;

неисправные, поврежденные, требующие ремонта;

избыточное количество «нужных»;

документация, своевременно не сданная в архив;

лишняя мебель

хранить до списания в специально отведенном месте;

передать (в архив, на склад, в другой ОИВ ЯО или СППО);

передать на баланс Правительства области, другого ОИВ ЯО;

уничтожить;

утилизировать

«Ненужные срочно»

не чаще одного раза за последние 2 - 6 месяцев;

не чаще одного раза в месяц

исправные, редко используемые при выполнении бизнес-процессов ОИВ ЯО или СППО

обеспечить визуальный контроль, хранить в рабочем пространстве для использования при необходимости

«Нужные»

еженедельно;

ежедневно;

ежечасно

постоянно необходимые для выполнения бизнес-процессов ОИВ ЯО или СППО

обеспечить визуальный контроль, хранить на рабочем месте или вблизи от него

Приложение 15

к Методическим рекомендациям

Примерный лист контроля сортировки

Цель: обеспечить исследование рабочего пространства (в том числе рабочих мест), в котором проводится сортировка.

Механизм:

1. Исследовать всё, что расположено в рабочем пространстве (по листу контроля сортировки).

2. Обнаружив предмет, который не имеет отношения к рабочему пространству (в том числе рабочим местам), прикрепить к нему «красный ярлык», внести в таблицу бланка «Список «ненужных» предметов».

Действия:

1. Осмотреть следующие места:

- полы;

- проходы;

- поверхности рабочих столов;

- поверхности других столов;

- лестницы;

- углы; пространство за столами и оборудованием.

2. Выявить «ненужную» мебель:

- стулья;

- столы;

- шкафы;

- тумбочки.

3. Выявить «ненужное» оборудование:

- компьютеры;

- принтеры;

- телефоны;

- копировальные аппараты;

- калькуляторы;

- прочее электрическое оборудование;

- провода, приспособления; приборы.

4. Выявить «ненужные» предметы на стенах:

- устаревшая информация;

- бесполезные стенды, доски объявлений;

- неиспользуемая информация, в том числе статистика.

5. Выявить «ненужные» (или избыточные) материалы:

- бумага и папки;

- ручки, маркеры, карандаши;

- степлеры, линейки, ножницы;

- скотч.

6. Проверить места хранения (полки, шкафы, тумбочки, ящики): выявить «ненужные» документы, книги, журналы, газеты, материалы, оборудование, сувениры.

7. Выявить другие «ненужные» предметы, например:

- предметы кухонного обихода;

- урны;

- сувениры и рекламную продукцию;

- одежду;

- инструменты;

- продукты питания.

Приложение 16

к Методическим рекомендациям

Форма

Список «ненужных» предметов

Дата составления списка (период проведения сортировки) __________________

Наименование ОИВ ЯО (СППО) ________________________________________

№ п/п

№ кабинета и Ф.И.О. сотрудника - владельца рабочего места

Наименование

«ненужного» предмета

Инвентарный №

Количество

Ф.И.О., должность сотрудника, принимающего решение

Решение по дальнейшему использованию

Сортировку провели:

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО

Лидер 5S-команды -

Главный бухгалтер -

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Материально ответственное лицо -

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Сотрудники ОИВ ЯО или СППО, принимающие решение по дальнейшему использованию «ненужных» предметов -

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Инструкция по заполнению бланка «Список «ненужных» предметов»:

1. В строке «Дата составления списка» указывается дата или период проведения сортировки.

2. В строке «Наименование ОИВ ЯО (СППО)» указывается полное наименование ОИВ ЯО или СППО.

3. В графе «№ п/п» указывается порядковый номер «ненужного» предмета.

4. В графе «№ кабинета и фамилия сотрудника - владельца рабочего места» указываются номер кабинета, в котором обнаружен «ненужный» предмет, а также фамилия и инициалы сотрудника ОИВ ЯО или СППО, на чьем рабочем месте обнаружен «ненужный» предмет.

5. В графе «Наименование «ненужного» предмета» указывается наименование «ненужного» предмета. В случае отсутствия инвентарного номера указываются также характеристики, отличающие данный предмет от других (например, цвет, размер, форма и т.п.).

6. В графе «Инвентарный №» указывается инвентарный номер «ненужного» предмета (при наличии). Если в кабинете обнаружены несколько одинаковых «ненужных» предметов, то допускается инвентарные номера перечислить через знак разделения «/».

7. В графе «Количество» указывается количество «ненужных» предметов(1, 2, 3…).

8. В графе «Ф.И.О., должность сотрудника, принимающего решение» указываются фамилия и инициалы сотрудника ОИВ ЯО или СППО, который принимает решение по дальнейшему использованию «ненужного» предмета. В соответствии с полномочиями это могут быть сотрудники управления делами Правительства области, департамента имущественных и земельных отношений Ярославской области.

9. Графа «Решение по дальнейшему использованию» заполняется по окончании сортировки лидером 5S-команды.

10. После завершения сортировки составленный список «ненужных» предметов подписывают сотрудники ОИВ ЯО или СППО, проводившие сортировку, и передают на согласование лидеру 5S-команды.

11. Лидер 5S-команды несёт ответственность за сбор подписей, согласующих составленный список «ненужных» предметов.

Приложение 17

к Методическим рекомендациям

Форма

Список «ненужных срочно» предметов

Дата составления списка ___________

Наименование ОИВ ЯО (СППО) _____________________________________

№ п/п

№ кабинета и Ф.И.О. сотрудника - владельца рабочего места

Наименование «ненужного срочно» предмета

Инвентарный №

Количество

Регулярность использования

Ф.И.О., должность сотрудника, принимающего решение

Решение по дальнейшему использованию

не чаще одного раза в месяц

не чаще одного раза в 2 - 6 месяцев

Сортировку провели:

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО:

Лидер 5S-команды -

Главный бухгалтер -

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Материально ответственное лицо -

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Сотрудники ОИВ ЯО или СППО, принимающие решение по дальнейшему использованию «ненужных» предметов -

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Инструкция по заполнению бланка «Список «ненужных срочно» предметов»:

1. В строке «Дата составления списка» указывается дата или период проведения сортировки.

2. В строке «Наименование ОИВ ЯО (СППО)» указывается полное наименование ОИВ ЯО или СППО.

3. В графе «№ п/п» указывается порядковый номер «ненужного срочно» предмета.

4. В графе «№ кабинета и фамилия сотрудника - владельца рабочего места» указываются номер кабинета, в котором обнаружен «ненужный срочно» предмет, а также фамилия и инициалы сотрудника ОИВ ЯО или СППО, на чьем рабочем месте обнаружен «ненужный срочно» предмет.

5. В графе «Наименование «ненужного срочно» предмета» указывается наименование «ненужного срочно» предмета. В случае отсутствия инвентарного номера указываются также характеристики, отличающие данный предмет от других (например, цвет, размер, форма и т.п.).

6. В графе «Инвентарный №» указывается инвентарный номер «ненужного срочно» предмета (при наличии). Если в кабинете обнаружены несколько одинаковых «ненужных срочно» предметов, то допускается инвентарные номера перечислить через знак разделения «/».

7. В графе «Количество» указывается арабскими цифрами (1, 2, 3…) количество «ненужных срочно» предметов.

8. В графе «Регулярность использования» выбирается один из вариантов путём проставления знака «Х».

9. В графе «Ф.И.О., должность сотрудника, принимающего решение» указываются фамилия и инициалы сотрудника ОИВ ЯО или СППО, который принимает решение по дальнейшему использованию «ненужного срочно» предмета.

10. Графа «Решение по дальнейшему использованию» заполняется по окончании сортировки лидером 5S-команды по результатам проведённого обсуждения.

11. После завершения сортировки составленный список «ненужных срочно» предметов подписывают сотрудники ОИВ ЯО или СППО, проводившие сортировку, и передают на согласование лидеру 5S-команды.

12. Лидер 5S-команды несёт ответственность за сбор подписей, согласующих составленный список «ненужных срочно» предметов.

Приложение 18

к Методическим рекомендациям

Примерный перечень символов для изображения отдельных предметов и людей

* Допускается дополнительное письменное пояснение о размерах, количестве полок, ящиков, наименовании предмета.

Приложение 19

к Методическим рекомендациям

Форма

Лист контроля исследования мест, требующих уборки, и труднодоступных мест

Цель: обеспечить исследование и анализ рабочего пространства (в том числе рабочих мест), в котором планируется проводить уборку.

Механизм:

1. Исследовать всё, что расположено в рабочем пространстве (по листу контроля уборки).

2. Обнаружив явно загрязнённое или труднодоступное для уборки место, внести информацию в соответствующий бланк.

Действия:

1. Исследовать поверхности:

- полы;

- стены;

- потолки;

- двери;

- окна;

- проходы.

2. Исследовать оборудование:

- мебель;

- компьютеры;

- принтеры;

- копировальные аппараты;

- телефонные аппараты.

3. Исследовать предметы на хранении:

- «ненужные срочно» предметы;

- носители информации, хранящиеся в шкафах, на полках.

4. Исследовать предметы в использовании:

- «нужные» предметы, расположенные на рабочих столах;

- «нужные» предметы, расположенные в тумбочках, ящиках.

Приложение 20

к Методическим рекомендациям

Форма

Анализ труднодоступных для уборки мест

Дата ___________

Наименование ОИВ ЯО (СППО) _____________________________________

№ п/п

№ каб.

Наименование места

Причина труднодоступности

Предложения по устранению причины/ проведению уборки

Анализ провели:

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО

Лидер 5S-команды -

Ответственный за хозяйственное обеспечение -

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Примечания:

1. После завершения анализа заполненный бланк подписывают сотрудники ОИВ ЯО или СППО, проводившие анализ, и передают на согласование лидеру 5S-команды.

2. Лидер 5S-команды несёт ответственность за сбор подписей, согласующих анализ мест, требующих уборки, и мероприятия по уборке.

Приложение 21

к Методическим рекомендациям

Элементы системы хранения и визуализации

№ п/п

Наименование элемента

Содержание действий

1

2

3

1.

Хранение предметов на рабочем месте

Составить список предметов, которые могут храниться на рабочем месте, с указанием названий, количества и мест хранения предметов.

Общие рекомендации:

- определить каждому предмету своё постоянное место;

- использовать настольные органайзеры для хранения предметов, используемых каждый день;

- не загораживать «нужные» предметы другими «нужными» предметами;

- предусмотреть возможность хранения минимального запаса расходуемых материальных объектов на рабочем месте каждого сотрудника ОИВ ЯО или СППО;

- не допускать «частных коллекций», накопленных отдельными сотрудниками ОИВ ЯО или СППО

2.

Хранение предметов в рабочем пространстве

Разработать правила хранения предметов в рабочем пространстве с учётом принципа потока (последовательного выполнения) операций, выполняемых сотрудниками ОИВ ЯО или СППО в данном рабочем пространстве, требований безопасности использования, быстроты и легкости нахождения, возвращения на место, предотвращения повреждений. Правила должны затрагивать также хранение электронных носителей информации.

Общие рекомендации:

- разделить места хранения предметов на 3 типа: места хранения с непосредственным доступом с рабочего места (для предметов, используемых почти каждый день), промежуточное хранение в шкафах (для предметов, используемых еженедельно), удалённое хранение в шкафах, на складе или в архиве (для редко используемых носителей информации и запасов материальных объектов);

- размещать «нужные» и «ненужные срочно» предметы таким образом, чтобы они были доступны для использования сотрудникам ОИВ ЯО или СППО;

- на полках и в ящиках располагать предметы в один ряд;

- располагать более лёгкие предметы на верхних полках, а более тяжёлые и объёмные – на нижних;

- не складировать носители информации стопками, так как это затрудняет поиск документа

3.

Визуализация размещения предметов

Разработать правила визуализации, направленные на отображение информации, стандартизацию и унификацию обозначений предметов, рациональное размещение носителей информации.

Общие рекомендации:

- использовать указатели для сообщения информации: указатели положения - о расположении отделов, отдельных единиц материальных объектов, в том числе оборудования (например, на дверях кабинетов - номер кабинета, наименование отдела и (или) ОИВ ЯО, СППО, фамилии, имена, отчества и должности сотрудников ОИВ ЯО, которые работают в кабинете; на видимой поверхности оборудования - инвентарный номер, дата последнего ремонта, дата очередного обслуживания); информационные указатели – о количестве или объёме материальных объектов, мерах безопасности, сроках выполнения тех или иных действий; процедурные указатели - о порядке выполнения какой-либо задачи (имеют ограниченный объём – не более одной страницы с текстом, графиком или схемой, размещаются на рабочем месте, рядом с оборудованием, находящимся в общем пользовании, или непосредственно в рабочем пространстве) (например, инструкции, 5S-стандарты);

- использовать надписи или изображения для указания отношения предмета к определённому месту: применение надписей на самом предмете и на месте его постоянного нахождения («обратный адрес»);

- использовать линии для разметки пола, стен, столов, полок, ящиков: разделительные линии - для разделения рабочих проходов от мест хранения носителей информации, стрелки – для указания направления, маркировки – для указания места расположения предметов («обратных адресов»), секторов открывания дверей, ограничительные линии – для указания максимального и минимального количества запасов, контуры – для обозначения формы и положения «ненужных срочно» предметов и предметов, находящихся в общем пользовании;

- применять цветовую кодировку

Приложение 22

к Методическим рекомендациям

Форма

Примерный классификатор загрязнений (беспорядка)*

Вид загрязнения (беспорядка)

Наименование места

Вариант дальнейших действий

Пыль

- клавиатура;

- поверхность шкафа, другого высокого предмета;

- короба для проводов;

- место за большими (тяжёлыми) предметами;

- плинтус

вычистить;

протереть

Грязь

потолок, стена

вычистить;

подготовить заявку на ремонт

Неисправность

неисправные провод, кабель, лампа, оборудование

заменить;

отдать в ремонт;

подготовить заявку на ремонт;

заменить расходный материал

Беспорядок

висящие провода, кабели

закрепить провода;

подготовить заявку на прокладку коробов для кабелей (дополнительных электророзеток);

убрать лишнее;

определить место для хранения

* Классификатор может дополняться по усмотрению 5S-команды ОИВ ЯО или СППО.

Приложение 23

к Методическим рекомендациям

Анализ мест, требующих уборки

Дата ___________

Наименование ОИВ ЯО (СППО) _____________________________________

№ п/п

№ каб.

Наименование места

Вид загрязнения (беспорядка)

Причина появления загрязнения (беспорядка)

Наименование мероприятия по устранению причины (проведению уборки)

Плановая дата выполнения мероприятия

Фактическая дата выполнения мероприятия

Ответственный исполнитель

Анализ провели:

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО

Лидер 5S-команды -

Ответственный за хозяйственное обеспечение -

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Контроль за выполнением мероприятий осуществляет -

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Примечания:

1. В графе «Вид загрязнения (беспорядка)» указывается проявление загрязнения (беспорядка) в соответствии с классификатором загрязнений (беспорядка), приведенным в приложении 22 к Методическим рекомендациям.

2. В графе «Наименование мероприятия по устранению причины (проведению уборки)» указывается вариант действий по проведению уборки и (или) по устранению причины возникновения загрязнений (беспорядка).

3. Графа «Фактическая дата выполнения мероприятия» заполняется после выполнения мероприятия.

4. После завершения анализа заполненный бланк подписывают сотрудники ОИВ ЯО или СППО, проводившие анализ, и передают на согласование лидеру 5S-команды.

5. Лидер 5S-команды несёт ответственность за сбор подписей, согласующих анализ мест, требующих уборки, и мероприятия по уборке.

6. Лидер 5S-команды определяет сотрудника ОИВ ЯО или СППО из состава 5S-команды, который будет осуществлять контроль за выполнением мероприятий.

Приложение 24

к Методическим рекомендациям

Форма

УТВЕРЖДАЮ

____________________________

(должность руководителя ОИВ ЯО (СППО))

_______________ ___________________

(подпись) ( фамилия, инициалы)

«____»_______________ 20___ г.

План уборки-проверки

Наименование отдела ОИВ ЯО (СППО)

№ кабинета(ов)

Наименование мероприятия

Периодичность уборки

Время уборки

Необходимый инвентарь

Ф.И.О. ответственного

Меры безопасности

План составили:

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО

Лидер 5S-команды -

Ответственный за хозяйственное обеспечение -

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Ответственный за предоставление инвентаря

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Примечания:

1. В строке «Наименование отдела ОИВ ЯО (СППО)» указывается наименование отдела и ОИВ ЯО или СППО. В случае, если в организационной структуре ОИВ ЯО или СППО не предусмотрено деление на отделы, указывается только наименование ОИВ ЯО или СППО.

2. В строке «№ кабинета(ов)» указывается номер кабинета или нескольких кабинетов, для которых составляется план с одинаковым перечнем мероприятий, или наименование отдельных частей рабочего пространства (например, комната для совещаний, архив, склад).

3. В графе «Наименование мероприятия» указывается вид работы по уборке-проверке, который планируется регулярно выполнять.

В перечень мероприятий вносятся также мероприятия, связанные с уборкой труднодоступных мест, в соответствии с таблицей анализа труднодоступных для уборки мест».

4. В графе «Время уборки» указывается временной промежуток, в течение которого планируется выполнять данный вид работы (например, 8.30 – 8.45 и т.п.).

5. В графе «Ф.И.О. ответственного» указываются должность, фамилия и инициалы лица (лиц), непосредственно выполняющего (-их) данный вид работы.

6. В графе «Меры безопасности» указываются особые условия выполнения данного вида работы, связанные с соблюдением мер безопасности. Не допускается указывать только ссылку на пункт инструкции по соблюдению мер безопасности.

7. После составления проект плана уборки-проверки подписывают сотрудники ОИВ ЯО или СППО, участвующие в разработке, и передают на согласование лидеру 5S-команды.

8. Лидер 5S-команды несёт ответственность за сбор подписей лиц, согласующих и утверждающих проект плана уборки-проверки, а также ответственного за предоставление инвентаря.

9. В строке «Ответственный за предоставление инвентаря» лидер 5S-команды указывает должность, фамилию, инициалы и номер телефона лица, обеспечивающего необходимым инвентарём тех, кто выполняет работы по уборке-проверке.

Приложение 25

к Методическим рекомендациям

Примерный график уборки на _________ квартал(ы) 20__ года

Наименование отдела ОИВ ЯО (СППО)

№ кабинета (части рабочего пространства)

Содержание работ

Периодичность уборки

Даты проведения работ

График составил(а):

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Примечания:

1. График уборки составляется на срок не менее 1 квартала.

2. В строке «Наименование отдела ОИВ ЯО (СППО)» указывается наименование отдела и ОИВ ЯО или СППО. В случае, если в организационной структуре ОИВ ЯО или СППО не предусмотрено деление на отделы, указывается только наименование ОИВ ЯО или СППО.

3. В графе «Содержание работ» указывается содержание работы в соответствии с видом работ по уборке-проверке, указанным в графе «Наименование мероприятия» плана уборки-проверки.

4. В графе «Даты проведения работ» указываются планируемые даты выполнения работы (например, 02.09.2011, 09.09.2011).

5. График уборки подписывает начальник отдела или иное уполномоченное на составление графиков уборки лицо из числа сотрудников ОИВ ЯО или СППО.

6. Допускается формирование шаблона в формате MsExcel для ускорения обработки данных.

Приложение 26

к Методическим рекомендациям

Форма

Контрольный лист для ежедневного применения 5S (5S-пятиминутки)

№ кабинета (части рабочего пространства):

_______________________

Ф.И.О. сотрудника - владельца рабочего места

_______________________

Дата:

_______________________

Этап 5 S

Порядок действий

Сортировка

1. Переместить «ненужные» предметы в зону временного хранения

2. Выбросить мусор

3. Пометить «красными ярлыками» большие «ненужные» предметы, которые вы не можете убрать сами и в нужности которых вы не уверены

Рациональное

расположение

4. Проверить карту стандарта целевой зоны

5. Переместить все предметы на их места

Уборка

6. Произвести уборку рабочего места и всего оборудования на нем

7. Поднять с пола все, что там лежит (бумагу и проч.)

Стандартизация

8. Проверить график автономного обслуживания, выполнить задачи согласно графику

9. Проверить разметку, знаки, ярлыки, при необходимости заменить (отремонтировать)

Совершенствование

10. Прочитать учебные материалы по 5S

№ п/п

Содержание 5S-пятиминутки

1.

Освежите в памяти карту стандартизированной зоны

2.

Верните на свои места предметы, основываясь на данных карты и визуального контроля

3.

Отремонтируйте (замените) неисправные элементы визуального контроля

4.

Запланируйте мероприятия по улучшению на базе контрольного листа с критериями

5.

Определите, какие стратегии необходимо использовать

6.

Запишите идеи на голубых карточках и прикрепите на карту

Приложение 27

к Методическим рекомендациям

Форма

УТВЕРЖДАЮ

_______________________________________

(должность руководителя ОИВ ЯО (СППО))

_________ ________________

(подпись) ( фамилия, инициалы)

«____»_______________ 20 ____ г.

Заявка на заказ материальных объектов

Дата заявки: ________________________

№ п/п

Наименование материального объекта

Количество

Примечание

Должность лица, ответственного за материальное обеспечение

И.О. Фамилия

(подпись)

Примечания:

1. В графе «Примечание» указывается важная для заказа информация, которая не нашла отражение в других графах (например, указывается изготовитель, если эта информация представляется важной).

2. Составленную заявку подписывает ответственный за материальное обеспечение ОИВ ЯО или СППО.

Приложение 28

к Методическим рекомендациям

Форма

Перечень точек визуального контроля

Дата составления: __________________

Категория

Точка контроля

Требования 5S-стандарта

Перечень составили:

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО

Лидер 5S-команды -

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Примечания:

1. В графе «Категория» указывается категория материального объекта или носителя информации, которую необходимо визуально отобразить. Перечень категорий для точек контроля может выглядеть следующим образом:

- запасы и материалы;

- мебель;

- места выполнения операций (например, копирования документов);

- информационные стенды с бюллетенями и объявлениями;

- места хранения документов.

2. В графе «Точка контроля» указываются характеристики рабочего пространства, состояние которых будет контролироваться с помощью визуального контроля (см. пример таблицы точек контроля).

3. В графе «Требования 5S-стандарта» перечисляются требования 5S-стандарта в отношении точки контроля (см. пример перечня точек контроля).

4. После составления проект перечня подписывают сотрудники ОИВ ЯО или СППО, участвующие в разработке, и передают на согласование лидеру 5S-команды.

Пример перечня точек контроля:

Категория

Точка контроля

Требования 5S-стандарта

Запасы и материалы

быстро находить нужное

находить за 10 секунд

своевременно возмещать запасы

с одного взгляда ясно, что отсутствует

минимальный и максимальный уровни

содержать запасы в пределах между максимальным и минимальным уровнями и не допускать отсутствия

Места хранения документов

быстро находить документ (бумажный, электронный)

находить за 30 секунд

легко взять и вернуть на место (для носителей информации)

«обратный адрес» позволяет вернуть на место за 30 секунд

Копировальная техника

всегда в рабочем состоянии

исправна, снабжена бумагой в пределах между максимальным и минимальным уровнями

обучение

все знают, как пользоваться

Приложение 29

к Методическим рекомендациям

Форма

Перечень 5S-стандартов

Наименование ОИВ ЯО или СППО

Дата подготовки перечня ____________________

№ п/п

Наименование 5S-стандарта

Назначение 5S-стандарта

Проблемы при разработке

Лидер 5S-команды -

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Примечания:

1. В графе «Проблемы при разработке» описываются проблемы, возникшие при разработке, согласовании и внедрении 5S-стандарта.

2. Перечень составляет и подписывает лидер 5S-команды.

Приложение 30

к Методическим рекомендациям

Форма

УТВЕРЖДАЮ

_________________________________

(руководитель ОИВ ЯО или заместитель

Губернатора области, курирующего СППО)

______________ _________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

«____»_______________ 20___ г.

План предупреждающих и корректирующих мероприятий процесса развёртывания

(функционирования) системы 5S

Наименование ОИВ ЯО или СППО

__________________________________________________________________________________

по итогам внешнего аудита от

_________________________________________

(дата проведения аудита, по результатам которого разработан план)

Лидер 5S-команды:

Члены 5S-команды:

(должность, фамилия, инициалы)

(должность, фамилия, инициалы)

(должность, фамилия, инициалы)

(должность, фамилия, инициалы)

№ шага

№ п/п

Содержание замечания

Причина возникновения замечания

Мероприятие по устранению замечания

Плановая дата

выполнения мероприятия

Фактическая дата

выполнения мероприятия

Исполнитель

Лидер 5S-команды -

__________________

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

дата

Примечания:

1. В графе «№ шага» указывается номер шага системы 5S от 1 до 5 в соответствии с пунктом 2.1 раздела 2 Методических рекомендаций.

2. В графе «Содержание замечания» указывается формулировка, изложенная в итоговом оценочном листе состояния рабочего пространства, составленном по итогам внешнего аудита.

3. В графе «Наименование мероприятия по устранению замечания» указываются предупреждающие и (или) корректирующие мероприятия в зависимости от возможности предотвращения повторного возникновения причины или устранения её последствий.

4. Графа «Фактическая дата выполнения мероприятия» заполняется лидером 5S-команды после завершения мероприятия.

5. В графе «Исполнитель» указываются фамилия и инициалы сотрудника ОИВ ЯО или СППО - ответственного исполнителя конкретного мероприятия плана.

Приложение 31

к Методическим рекомендациям

Схема процесса подготовки к развёртыванию системы 5S в ОИВ ЯО / СППО

Приложение 32

к Методическим рекомендациям

Схема процесса сортировки

1

Приложение 33

к Методическим рекомендациям

Схема процесса создания порядка

Приложение 34

к Методическим рекомендациям

Схема процесса содержания в чистоте

1

Приложение 35

к Методическим рекомендациям

Схема процесса стандартизации

1

Приложение 36

к Методическим рекомендациям

Схема процесса совершенствования

УТВЕРЖДЁН

распоряжением

Губернатора области

от 23.08.2011 № 414-р

СОСТАВ

рабочей группы по проведению мониторинга развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области

Смыслова

Татьяна Владимировна

-

ведущий специалист управления Правительства области по организационному развитию органов исполнительной власти области, руководитель рабочей группы

Члены рабочей группы:

Аминов

Дмитрий Владимирович

-

заместитель директора департамента труда и социальной поддержки населения Ярославской области

Бедова

Евгения Владимировна

-

ведущий специалист канцелярии департамента финансов Ярославской области

Белова

Галина Николаевна

-

консультант-юрист департамента жилищно-коммунального хозяйства и инфраструктуры Ярославской области

Белова

Людмила Анатольевна

-

ведущий специалист административно-правового отдела департамента лесного хозяйства Ярославской области

Белякова

Светлана Витальевна

-

консультант информационно-аналитического отдела департамента здравоохранения и фармации Ярославской области

Богомолов

Алексей Николаевич

-

главный специалист отдела государственно-частного партнерства департамента экономического развития Ярославской области

Васильева

Татьяна Яковлевна

-

консультант отдела прикладных систем департамента информатизации и связи Ярославской области

Волгина

Любовь Леонидовна

-

главный специалист отдела кадровой работы управления государственной службы и кадровой политики Правительства области

Демидова

Ольга Витальевна

-

консультант комитета по качеству и сертификации департамента государственного регулирования хозяйственной деятельности Ярославской области

Жукова

Екатерина Викторовна

-

ведущий специалист отдела финансов и кадров департамента государственного заказа Ярославской области

Зудина

Лаура Каджиковна

-

заместитель директора департамента государственной службы занятости населения Ярославской области

Кокарева

Ирина Степановна

-

председатель комитета планирования и разработки программ департамента промышленной политики Ярославской области

Кургузова

Ольга Михайловна

-

заместитель начальника управления - начальник отдела по правовой работе государственно-правового управления Правительства области

Молчанова

Светлана Георгиевна

-

начальник отдела по делам департамента, кадровому и юридическому обеспечению департамента охраны окружающей среды и природопользования Ярославской области

Насонова

Любовь Юрьевна

-

главный специалист организационного отдела административно-контрольного управления Правительства области

Петровская

Ольга Анатольевна

-

заместитель начальника отдела по кадровому и информационному обеспечению и общим вопросам департамента агропромышленного комплекса и потребительского рынка Ярославской области

Пеунова

Марина Александровна

-

главный специалист организационно-аналитического отдела управления по социальной и демографической политике Правительства области

Румянцева

Галина Сергеевна

-

заместитель начальника управления по делам архивов Правительства Ярославской области

Рязанова

Юлия Витальевна

-

ведущий специалист отдела документационного обеспечения деятельности и кадровой работы департамента имущественных и земельных отношений Ярославской области

Сиротина

Галина Анатольевна

-

начальник отдела организационного и юридического обеспечения деятельности комитета историко-культурного наследия департамента культуры Ярославской области

Скворцов

Иван Геннадьевич

-

начальник организационно-правового отдела департамента по делам молодежи, физкультуре и спорту Ярославской области

Смирнова

Галина Георгиевна

-

начальник отдела правовой работы и учета персонала департамента дорожного хозяйства и транспорта Ярославской области

Смирнова

Оксана Валерьевна

-

консультант отдела сопровождения информационных проектов управления коммуникаций и общественных связей Правительства области

Федорова

Надежда Михайловна

-

начальник общего отдела департамента образования Ярославской области

Филиппов

Олег Владиславович

-

начальник отдела правовой экспертизы и кадров департамента топлива, энергетики и регулирования тарифов Ярославской области

Фокина

Любовь Викторовна

-

заведующий отделом библиотеки органов исполнительной власти департамента информационно-аналитического обеспечения органов государственной власти Ярославской области

Царев

Петр Александрович

-

главный специалист отдела организационной работы департамента строительства Ярославской области

Шиханова

Наталья Германовна

-

консультант отдела правового и кадрового обеспечения департамента по охране и использованию животного мира Ярославской области

Ячменькова

Марина Викторовна

-

специалист службы содержания зданий управления делами Правительства области

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением

Губернатора области

от 23.08.2011 № 414-р

ПОЛОЖЕНИЕ

о рабочей группе по проведению мониторинга развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области

1. Общие положения

1.1. Для проведения внешнего аудита и оценки соответствия фактического состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) требованиям документации по развёртыванию системы организации эффективного рабочего пространства (далее - система 5S), включая правила и требования к объекту стандартизации, разработанные с целью многократного использования (далее 5S-стандарты), в органах исполнительной власти Ярославской области и структурных подразделениях аппарата Правительства области (далее – ОИВ ЯО и СППО) образуется рабочая группа по проведению мониторинга развёртывания системы организации эффективного рабочего пространства в ОИВ ЯО и СППО (далее – рабочая группа).

1.2. Рабочая группа является постоянно действующим коллегиальным органом.

Деятельность рабочей группы основана на принципах равноправия её членов, законности и объективности решения вопросов.

1.3. При осуществлении своих функций рабочая группа отчитывается перед заместителем Губернатора области, координирующим деятельность ОИВ ЯО и СППО по вопросам организационного развития, повышения эффективности и результативности деятельности государственных органов области и советом при Губернаторе области по оценке деятельности органов исполнительной власти, взаимодействует с командами по развёртыванию системы организации эффективного рабочего пространства ОИВ ЯО и СППО (далее - 5S-команды).

1.4. Рабочая группа руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Ярославской области, иными законами Ярославской области, указами и распоряжениями Губернатора Ярославской области, постановлениями Правительства Ярославской области и иными нормативными правовыми актами Ярославской области, Методическими рекомендациями по развёртыванию и функционированию системы организации эффективного рабочего пространства в ОИВ ЯО и СППО (далее – Методические рекомендации), 5S-стандартами, а также настоящим Положением.

2. Задача рабочей группы

Основной задачей рабочей группы является проведение внешнего аудита и оценки соответствия фактического состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест) требованиям Методических рекомендаций, 5S-стандартов (далее – внешний аудит).

3. Функции рабочей группы

Рабочая группа осуществляет следующие функции:

3.1. Формирует план проведения внешнего аудита в ОИВ ЯО и СППО (далее – план аудита) и направляет его в ОИВ ЯО и СППО.

3.2. Проводит внешний аудит в ОИВ ЯО и СППО в соответствии с планом аудита.

3.3. Контролирует выполнение ОИВ ЯО и СППО планов развёртывания системы 5S и достижение поставленных целей.

3.4. Готовит информацию о результатах проведённого внешнего аудита и направляет заместителям Губернатора области, руководителям ОИВ ЯО и СППО и лидерам 5S-команд.

3.5. Размещает информацию о результатах проведённого внешнего аудита в информационной системе «База знаний органов государственной власти Ярославской области ДИАрама».

3.6. Готовит предложения по совершенствованию процесса развёрты-вания (функционирования) системы 5S и направляет заместителям Губернатора области, руководителям ОИВ ЯО и СППО и лидерам 5S-команд.

3.7. В ходе проведения внешнего аудита разъясняет сотрудникам ОИВ ЯО и СППО требования Методических рекомендаций, даёт рекомендации по совершенствованию процесса развёртывания (функционирования) системы 5S.

3.8. Контролирует соблюдение требований Методических рекомендаций в части:

- утверждения кандидатур лидеров и составов 5S-команд;

- утверждения планов развёртывания системы 5S в ОИВ ЯО и СППО, включая бюджеты рабочего времени и режимы работы 5S-команд, порядок обеспечения ресурсами для реализации планов развертывания системы 5S, на очередной год;

- разработки и утверждения 5S-стандартов.

4. Права рабочей группы

Рабочая группа для решения возложенной на неё задачи и выполнения установленных функций имеет право:

4.1. В соответствии с утверждённым планом аудита беспрепятственно осматривать во всех ОИВ ЯО и СППО рабочее пространство (в том числе рабочие места), включающее в себя рабочие кабинеты, комнаты для совещаний, архивы и прочие хранилища, подсобные помещения, холлы, комнаты для отдыха и питания, коридоры, лестничные пролёты, туалетные комнаты, с целью проведения внешнего аудита.

4.2. Организовывать и проводить совещания по результатам проведённого внешнего аудита.

4.3. Приглашать на совещания рабочей группы внешних специалистов и экспертов по развёртыванию системы 5S в порядке, установленном действующим законодательством.

5. Состав и порядок работы рабочей группы

5.1. Рабочая группа состоит из руководителя и членов рабочей группы из числа представителей ОИВ ЯО и СППО.

Персональный состав рабочей группы утверждается распоряжением Губернатора области. Члены рабочей группы принимают участие в ее работе на общественных началах.

Рабочая группа осуществляет внешний аудит в каждом ОИВ ЯО и СППО, осуществляющем развёртывание системы 5S, в соответствии с планом аудита не реже 1 раза в месяц.

5.2. Рабочая группа осуществляет внешний аудит в каждом ОИВ ЯО и СППО, в котором функционирует система 5S, в соответствии с планом аудита не реже 1 раза в квартал.

5.3. Внешний аудит проводится группами из состава членов рабочей группы, численностью не менее трёх человек.

5.4. По заявке руководителя рабочей группы управление делами Правительства области предоставляет служебный транспорт для доставки группы к месту проведения внешнего аудита.

5.5. При приближении сроков проведения внешнего аудита в ОИВ ЯО или СППО руководитель рабочей группы заблаговременно, не менее чем за 1 рабочий день, уведомляет руководителя этого ОИВ ЯО или СППО, а в случае его отсутствия – замещающее его лицо о точной дате и времени проведения внешнего аудита.

При проведении внешнего аудита в ОИВ ЯО или СППО в обязательном порядке присутствует лидер 5S-команды этого ОИВ ЯО или СППО (в исключительных случаях – лицо, замещающее его на период отсутствия, из состава 5S-команды).

5.6. Балльная оценка состояния рабочего пространства (в том числе рабочих мест), а также замечания, выводы и рекомендации фиксируются индивидуально каждым членом группы в оценочных листах состояния рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО, утверждаемых Методическими рекомендациями.

Итоговые оценки формируются исходя из среднего арифметического значения индивидуальных оценок всех членов группы, проводивших внешний аудит, и фиксируются руководителем рабочей группы в итоговом оценочном листе состояния рабочего пространства в ОИВ ЯО или СППО, утверждаемом Методическими рекомендациями.

В случае, если при индивидуальной оценке членов рабочей группы расхождение по одному и тому же пункту составило более 1 балла, решение об итоговой оценке принимается коллегиально большинством голосов. При равенстве голосов решающим является голос руководителя рабочей группы.

5.7. Решения, принимаемые рабочей группой, оформляются путём заполнения итогового оценочного листа, который подписывает руководитель рабочей группы.

5.8. Рабочая группа обеспечивает хранение документов, касающихся результатов проведения внешнего аудита, а также материалов по развёртыванию (функционированию) системы 5S, в бумажном виде в течение сроков, установленных в номенклатуре дел управления Правительства области по организационному развитию органов исполнительной власти области. Электронные версии этих документов хранятся в течение двух лет.