Об утверждении административного регламента предоставления государственными архивами Тюменской области государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственн...



АДМИНИСТРАЦИЯ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

Управление по делам архивов  Тюменской области

Распоряжение

23 декабря 2011 г № 7   

Об утверждении административного регламента предоставления государственными архивами Тюменской области государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивных фондов Тюменской области и других архивных документов"

Признано утратившим силу распоряжением Управления по делам архивов  Тюменской области от 11.03.2013 № 3 (НГР: ru 72000201300235)

В соответствии с Правилами разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденными распоряжением Правительства Тюменской области от 05.09.2011 №1550-рп "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", постановлением Правительства Тюменской области от 18.05.2005 №33-п "Об утверждении положения "Об управлении по делам архивов Тюменской области"

1. Утвердить административный регламент предоставления государственными архивами Тюменской области государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивных фондов Тюменской области и других архивных документов" согласно приложению к распоряжению.

Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Заместитель начальника управления

Е.В.Фролова

Приложение

к распоряжению управления

по делам архивов Тюменской области

от 23.12.2011 N 7

Административный регламент
предоставления государственными архивами Тюменской области государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивных фондов Тюменской области и других архивных документов

Общие положения

1.1. Предмет регулирования регламента

1.1.1. Административный регламент предоставления государственными архивами Тюменской области государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивных фондов Тюменской области и других архивных документов (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) государственных архивов Тюменской области (далее – Госархивы) с органами исполнительной власти Тюменской области, иными органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, учреждениями при рассмотрении запросов, в том числе поступивших из-за рубежа.

1.2. Круг заявителей

1.2.1. Заявителями, имеющими право на взаимодействие с Госархивами при предоставлении государственной услуги, являются:

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

- органы государственной власти, местного самоуправления;

- организации и общественные объединения;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их получателями государственной услуги в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

1.3. Требования к порядку информирования о 

предоставлении государственной услуги

1.3.1. Места нахождения Госархивов:

- ГБУТО «Государственный архив Тюменской области»: пр. Геологоразведчиков, д.21, г. Тюмень, 625035;

- ГБУТО «Государственный архив социально - политической истории Тюменской области»: ул.Хохрякова, д.59, г.Тюмень, 625004, ул.Червишевский тракт, 64а, г.Тюмень, 625032;

- ГБУТО «Государственный архив в г.Ишиме»: ул. Луначарского, д.62, г. Ишим,  627750;

-ГБУТО «Государственный архив в г.Тобольске»: пер. Свердловский, д.2, г. Тобольск, 626152.

График работы Госархивов:

понедельник - четверг                             8.00 - 17.00

пятница                                                        8.00 - 16.00

перерыв на обед                                          12.00- 13.00

суббота-воскресенье                             выходные дни.

Читальные залы работают по графику работы Госархивов ежедневно, без обеда.

Сведения о местах нахождения и графиках работы Госархивов, почтовых и электронных адресах, контактных телефонах размещены на официальном Портале органов государственной власти Тюменской области по адресу: www.admtyumen.ru.

Электронные адреса Госархивов:

- ГБУТО «Государственный архив Тюменской области»: tumen_arhiv@mail.ru

- ГБУТО «Государственный архив социально - политической истории Тюменской области»: gaspito@mail.ru

- ГБУТО «Государственный архив в г.Ишиме»: ishim-gosarhiv2008@yandex.ru

- ГБУТО «Государственный архив в г. Тобольске»: tobarhiv@mail.ru

1.3.2. Телефоны справочных служб Госархивов:

- ГБУТО «Государственный архив Тюменской области»: (3452) 32-15-40,

(3452) 32-15-28

- ГБУТО «Государственный архив социально - политической истории Тюменской области»:                                                                                                                 (3452) 39-03-65

                                                                                                                                            (3452) 46-14-75

                                                                                                                                            (3452) 62-27-43

- ГБУТО «Государственный архив в г.Ишиме»:                             (34551) 2-21-30

- ГБУТО «Государственный архив в г.Тобольске»:                             (3456) 22-65-32

                                                                                                                                            (3456) 22-09-67

Прием Заявителей в Госархивах осуществляется в соответствии с графиками приема в «столах справок»:

- ГБУТО «Государственный архив Тюменской области»:

понедельник – четверг                                          9.00- 12.00

- ГБУТО «Государственный архив социально - политической истории Тюменской области»:

понедельник, среда, четверг                            9.00-12.00

- ГБУТО «Государственный архив в г.Ишиме»:

понедельник – четверг                                          8.00- 17.00

обед                                                                                    12.00-12.30

- ГБУТО «Государственный архив в г.Тобольске»:

вторник, среда                                                        8.00-17.00

Помещения для приема Заявителей расположены по адресам, указанным в п.1.3.1. 

1.3.3. Подать заявку на предоставление государственной услуги можно с использованием федеральной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайта «Государственные и муниципальные услуги Тюменской области» или на электронные адреса Госархивов, указанные в п.1.3.1.

1.3.4. Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям в Госархив;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения в Госархив;

- через Портал поставщиков услуг.

При ответах на телефонные звонки специалисты Госархива подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

В случае, если для подготовки ответа требуется время для проверки запрашиваемых сведений, специалист, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Госархивов).

При информировании посредством личного обращения Заявителя специалист Госархива обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком приема.

При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии), номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица или по адресу электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа.

При поступлении заявления на предоставление услуги с использованием федеральной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайта «Государственные и муниципальные услуги Тюменской области», ответ заявителю, информация о ходе предоставления услуги направляется через эти сайты.

1.3.5. Информация о предоставляемых Госархивами государственных услугах (платных и бесплатных), перечень предельных тарифов на услуги, тексты административных регламентов, карты качества оказания услуг, книги жалоб и предложений размещены на информационных стендах в Госархивах в доступных для Заявителей местах. На информационных стендах Госархивов, а также в федеральной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайте «Государственные и муниципальные услуги Тюменской области» размещены образцы заявлений, перечень документов, необходимых для подачи запроса.

Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

2.1.1. Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивных фондов Тюменской области и других архивных документов.

2.2. Орган по предоставлению государственной услуги

2.2.1. Предоставление государственной услуги осуществляется Госархивами.

При рассмотрении запросов Заявителей специалисты Госархивов взаимодействуют с органами законодательной и исполнительной  власти Тюменской области, органами местного самоуправления Тюменской области, с территориальными органами Федеральных органов государственной власти, государственными архивами Тюменской области, государственными учреждениями, предприятиями и организациями.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

2.3.1. Результатом предоставления государственной услуги являются:

- информационное письмо;

- архивная справка;

- архивная выписка;

- архивная копия;

- тематический перечень;

- тематический обзор документов;

- ответ об отсутствии запрашиваемых сведений;

- рекомендация о дальнейших путях поиска необходимой информации;

- уведомление о переадресовании запроса в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в запросе вопросов.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

2.4.1. Письменный запрос или запрос в форме электронного документа (далее - запрос) подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Госархив.

2.4.2. Общий срок рассмотрения заявления не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации заявления.

При поступлении в Госархивы заявлений, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, Госархивы в течение 5 календарных дней со дня регистрации заявления запрашивают Заявителя об уточнении и дополнении заявления необходимыми для его исполнения сведениями, в том числе в электронной форме.

2.4.3. В случаях, при направлении Госархивами обращения другим государственным органам, органам местного самоуправления или должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов, директор Госархива, вправе продлить срок рассмотрения обращений не более чем на 30 календарных дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения Заявителя, направившего запрос.

2.4.4. Госархивы по направленным в установленном порядке запросам государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц в рамках предоставленных им полномочий, рассматривающих заявление, в течение 15 календарных дней со дня поступления заявления в Госархив обязаны предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения заявления, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

2.5.1. Предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивных фондов Тюменской области и других архивных документов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 («Российская газета», 25.12.1993, № 237);

-Законом Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст. 8220-8235; 1997, № 41, ст. 4673; 2003, № 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, № 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, № 27, ст. 2711; 2004, № 35, ст. 3607; 2007, № 49, ст. 6055; 2007, № 49, ст. 6079; 1996, № 15, ст. 1768);

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253);

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. № 19, ст.2060);

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ч.1, ст. 3448);

- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179) (в ред. Федеральных законов от 06.04.2011 N 65-ФЗ, от 01.07.2011 N 169-ФЗ, от 11.07.2011 N 200-ФЗ, от 18.07.2011 N 239-ФЗ, с изм., внесенными Федеральным законом от 27.06.2011 N 162-ФЗ);

- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, № 2, ст.74);

- Законом Тюменской области от 28.12.2004 №313 «О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области» (газета «Тюменские известия» от 28.12.2004);

- Постановлением Правительства Тюменской области от 18.05.2005 №33-п «Об утверждении положения об управлении по делам архивов Тюменской области» (в редакции постановлений от 07.06.2008 №159-п; от 24.02.2009 N 55-п, от 21.04.2010 N 122-п; от 02.11.2011 №399-п);

- Распоряжением Правительства Тюменской области от 05.09.2011 №1550-рп «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»;

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059).

2.6. Перечень документов, необходимых для

предоставления государственной услуги

2.6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос заявителя в адрес Госархива, в том числе переданный по электронной почте, через федеральную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайт «Государственные и муниципальные услуги Тюменской области».

2.6.2. В поступившем в Госархив запросе должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (при наличии);

- адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме;

- интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

- личная подпись гражданина (электронная подпись) или подпись должностного лица;

- дата заявления (отправления).

Заявитель вправе приложить к запросу необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии письмом в адрес Госархива.

2.7. Запрет на требование от заявителя

2.7.1. Запрещено требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ (в редакции от 18.07.2011).

2.8. Перечень оснований для отказа в приеме документов

для предоставления государственной услуги

2.8.1. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, отсутствуют.

2.9. Перечень оснований для приостановления или отказа

в предоставлении государственной услуги

2.9.1. Оснований для отказа в предоставлении государственной услуги не предусмотрено. Запрос, поступивший по компетенции в Госархив, подлежит обязательному рассмотрению.

Предоставление государственной услуги включает рассмотрение отдельных запросов. Критерии принятия решения об отказе в рассмотрении по существу запроса:

- если в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если запрос содержит нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей, директор Госархива вправе оставить запрос без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему запрос, о недопустимости злоупотребления правом;

- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно (не менее двух раз) направлялись директорами Госархивов письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор Госархива вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;

-если от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения запроса;

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

              Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя; смена места жительства заявителя в период подготовки ответа. В этом случае лицо, ответственное за рассмотрение запроса, в срок до 5 календарных дней со дня регистрации направляет за подписью директора Госархива просьбу о предоставлении требуемой информации.

2.10. Перечень услуг, которые являются необходимыми и

обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе

сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых)

организациями, участвующими в предоставлении государственной

услуги

              2.10.1. Услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги Госархивами, отсутствуют.

2.11. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление услуги

2.11.1. Госархивы бесплатно осуществляют информационное обеспечение государственных органов и органов местного самоуправления, связанное с исполнением ими своих полномочий и функций.

2.11.2. Информационное обеспечение граждан, организаций, общественных объединений осуществляется государственными архивами Тюменской области в порядке оказания платных услуг (на основе договора) или бесплатно (приложение № 1 к Регламенту). Тарифы на государственные услуги утверждены постановлением Правительства Тюменской области от 22.10.2007 №258-п «О перечне и стоимости работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на платной основе государственными архивами Тюменской области» (далее – Перечень).

2.11.3. Поступившие запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.

2.11.4. Стоимость исполнения генеалогических запросов (включая работы по выявлению документов) (на 1 лицо):

-по научно-справочному аппарату -1220,50 руб. (п.54.1 Перечня);

-по документам- 3270,90 руб. (п.54.2 Перечня).

Стоимость исполнения биографических запросов (включая работы по выявлению документов) (на 1 лицо):

-по научно-справочному аппарату -506,00 руб. (п.55.1 Перечня);

-по документам- 1366,00 руб. (п.55.2 Перечня).

Стоимость исполнения запросов нотариального и имущественного характера:

-об имущественных правах (без стоимости работ по выявлению документов)- 198,10 руб. (п.56.1 Перечня);

-об актах гражданского состояния (без стоимости работ по выявлению документов)- 198,10 руб. (п.56.2 Перечня).

              Стоимость подготовки тематических перечней документов (без стоимости работ по выявлению документов):

-объемом до 0,3 авторского листа - 4810,10 руб. (п.57.1 Перечня);

-объемом до 0,5 авторского листа- 5718,40 руб. (п.57.2 Перечня).

              Стоимость подготовки тематических комплектов копий документов (без стоимости работ по выявлению документов:

- по документам досоветского периода (комплект до 30 копий) - 934,20 руб. (п.58.1 Перечня);

- по документам советского и постсоветского периодов (комплект до 30 копий) - 934,20 руб. (п.57.2 Перечня).

              Стоимость подготовки тематических обзоров документов со стоимостью работ по выявлению документов (авторский лист обзора -22 м.п.л.) -20443,00 руб. (п.60 Перечня).

2.11.5. При отсутствии в запросе поисковых данных документа: № нормативного правового акта; его даты; наименования органа власти, принявшего нормативный правовой акт, с Заявителя взимается плата за проведение поисковой работы по запросу.

              Стоимость работ по тематическому выявлению архивных документов в соответствии с п.61 Перечня:

- с машинописным, рукописным разборчивым текстом -40,90 руб. за единицу хранения (далее – ед.хр.);

- с трудночитаемым, угасающим текстом              - 68,10 руб. за ед.хр.;

- с текстом, имеющим палеографические особенности- 146,0 руб. за ед.хр.;

- по журналам, газетам              - 24,80 руб. за издательский лист.

              Заявитель имеет право самостоятельно провести работу по тематическому выявлению необходимого архивного документа бесплатно в читальном зале Госархива.

2.12.  Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета такой платы

              2.12.1. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, отсутствуют, т.к. отсутствуют услуги, необходимые и обязательные для предоставления государственной услуги Госархивами.

2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и получения результата предоставления государственной услуги

2.13.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, включая регистрацию запроса,

- без очереди в ГБУТО «Государственный архив в г.Ишиме»;

- не более 30 минут в ГБУТО «Государственный архив Тюменской области», ГБУТО «Государственный архив социально-политической истории Тюменской области», в ГБУТО «Государственный архив в г.Тобольске».

Срок ожидания в очереди при получении результата предоставления государственной услуги во всех Госархивах - не более 30 минут; в ГБУТО «Государственный архив в г.Ишиме» - без очереди.

2.14. Срок регистрации запроса заявителя

2.14.1. Регистрация запроса осуществляется в день поступления запроса в Госархив.

2.15. Требования к помещениям, в которых предоставляется

государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей,

размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления услуги

2.15.1. Помещения для предоставления государственной услуги размещаются в зданиях Госархивов в соответствии с п.1.3.1. На зданиях Госархивов установлены указательные таблички, на входе обозначены часы работы Госархивов и приема граждан. Место для ожидания и заполнения заявлений оборудовано столом, стульями.

Кабинеты специалистов снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названием подразделения. Каждое помещение для предоставления государственной услуги оснащено телефоном. Помещения, в которых предоставляется государственная услуга, оборудованы:

- системами видеонаблюдения;

- средствами пожаротушения;

- охранной сигнализацией.

На информационных стендах в местах нахождения Госархивов (п.1.3.1.) размещены тексты административных регламентов Управления, книга жалоб и предложений для заявителей.

2.15.2. Рабочие места специалистов Госархивов, предоставляющих государственную услугу, оборудуются компьютерами (1 компьютер на каждого специалиста) и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление государственной услуги.

2.15.3. Специалистам Госархивов, предоставляющим государственную услугу, выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления государственной услуги.

2.15.4. Организация приема по информированию о предоставлении государственной услуги осуществляется специалистами Госархивов на рабочем месте в соответствии с графиком работы (пункт 1.3.1., 1.3.2.).

2.15.5. Для свободного получения информации о специалистах Госархивов, предоставляющих государственную услугу, они обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности либо настольными табличками аналогичного содержания.

2.15.6. Специалист Госархива обязан предложить Заявителю воспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данного специалиста.

2.16. Показатели доступности и качества предоставления

государственной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги и их продолжительность, возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий

2.16.1. Основными показателями доступности государственной услуги являются:

- уровень информирования граждан о порядке исполнения государственной функции по результатам опроса (достаточный или недостаточный);

- доля пользователей государственной функции, получивших необходимые сведения о порядке исполнения функции в федеральной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайте «Государственные и муниципальные услуги Тюменской области» (% от числа опрошенных);

- оценка условий, созданных для граждан при направлении запроса в Госархив: расположение информации на главной странице сайта, транспортная доступность, удобный график работы и т.д. (удобно, неудобно).

2.16.2. Показателями качества предоставления государственной услуги являются: удовлетворенность порядком информирования об услуге, условиями ожидания приема, вниманием персонала; отсутствие нарушений сроков рассмотрения обращений.

2.16.3. Показатели, установленные пунктами 2.16.1. и 2.16.2. настоящего административного регламента, определяются путем проведения:

- мониторинга (с помощью Карт качества) применения административных регламентов и эффективности предоставления государственной услуги посредством опроса в месте предоставления государственной услуги и на официальном портале органов государственной власти Тюменской области;

- опроса получателей результатов выполнения государственной услуги  по телефону.

              2.16.4. Взаимодействие заявителя со специалистом Госархива для предоставления услуги не требует личного присутствия заявителя, для начала процедуры предоставления услуги достаточно поступления письменного запроса, запроса, поступившего по электронной почте или через федеральную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайт «Государственные и муниципальные услуги Тюменской области». Ответ заявителю направляется в форме, указанной заявителем (по почте, по электронной почте или через сайт). Не запрещено заявителю лично обратиться за ответом в Госархив.

2.17. Особенности предоставления государственной услуги

в электронной форме

2.17.1. Предоставление государственной услуги в электронной форме состоит в информировании Заявителя о ходе предоставления государственной услуги.  При поступлении в Госархивы заявлений по электронной почте они распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

При поступлении по электронной почте или через федеральную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайт «Государственные и муниципальные услуги Тюменской области» запроса, не требующего последующих действий Госархивов по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ Заявителю направляется специалистом Госархива по почте, электронному адресу, указанному в запросе, или через сайт, в срок до 30 календарных дней со дня регистрации запроса.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Описание последовательности действий

при предоставлении государственной услуги

3.1.1. Реализация государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

3.1.1.1. Прием, первичную обработку и регистрацию заявления, заключение договора на предоставление государственной услуги, предварительная оплата работ;

3.1.1.2. Рассмотрение запросов директором Госархива;

3.1.1.3. Анализ тематики запросов заявителей;

3.1.1.4. Подготовка и направление ответов заявителям.

3.1.1.1. Прием, первичная обработка и регистрация заявления, заключение договора на предоставление государственной услуги, предварительная оплата работ

3.1.1.1.1. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление запроса заявителя в Госархив. Поступившие в Госархив запросы о предоставлении архивной информации регистрируются специалистом Госархива в базе данных «Учет обращений граждан и организаций» (далее – база данных). На запросах, в правом нижнем углу первой страницы или на любом свободном от текста месте проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.

3.1.1.1.2. Специалист Госархива проверяет наличие в базе данных заявлений от данного Заявителя. Если заявление повторное, в правом верхнем углу письма ставится отметка «повторное» и к нему прилагаются все материалы прежних заявлений. Не считаются повторными заявления одного и того же автора, но по разным вопросам.

При личном обращении в Госархив Заявителя, если он в соответствии с приложением №1 к регламенту не имеет права на бесплатное предоставление услуги, заключается договор на предоставление государственной услуги, выписывается счет на предварительную оплату работ по предоставлению услуги по тарифам в соответствии с п.2.11.4, 2.11.5.

3.1.1.1.3. После предварительной оплаты счета (при условии платности услуги, бесплатные услуги определены в Приложении №1 к регламенту), запросы, прошедшие регистрацию, в течение рабочего дня направляются директору Госархива для подготовки поручений о рассмотрении заявлений.

3.1.1.1.4. При поступлении запроса на предоставление услуги посредством электронного сообщения в Госархивы или через сайт Заявителю в течение 5 календарных дней со дня регистрации запроса (при условии платности услуги, бесплатные услуги определены в Приложении №1 к регламенту) на адрес электронной почты или через сайт направляется договор о предоставлении услуги и счет на предварительную оплату государственной услуги. После получения подтверждения об оплате запрос в течение рабочего дня направляется директору Госархива для подготовки поручений о рассмотрении заявления.

3.1.1.1.5. Если запрос заявителя требует предоставления конфиденциальной информации, то заявителю рекомендуется лично обратиться в Госархив, чтобы подтвердить свои права на запрашиваемую информацию.

3.1.1.1.6. Результатом административного действия является регистрация заявления и направление его директору Госархива.

3.1.1.2. Рассмотрение запросов директором Госархива

3.1.1.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса вместе с приложениями к директору Госархива.

              3.1.1.2.2. Директор Госархива, по результатам ознакомления с текстом запроса, прилагаемыми к нему документами, в течение 1 календарного дня с даты поступления:

- определяет исполнителя и соисполнителей заявления;

- определяет сроки действий и сроки рассмотрения заявления;

- дает необходимые поручения о рассмотрении заявления;

- ставит исполнение заявления на контроль.

              Решением директора Госархива является подписанная резолюция для рассмотрения по существу вопросов.

3.1.1.2.3. Запрос в день вынесения резолюции передается на исполнение специалисту Госархива, ответственному за его исполнение.

              3.1.1.2.4. Повторные запросы обязательно ставятся на контроль.

              3.1.1.2.5. Результатом административного действия является выполнение действий по рассмотрению запросов директором Госархива, определение порядка исполнения и исполнителя (соисполнителей), а также направление запроса к исполнителю (соисполнителям).

3.1.1.3. Анализ тематики запросов заявителей

3.1.1.3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса специалисту Госархива, ответственному за его исполнение.

Специалист Госархива организует его исполнение в соответствии с резолюцией директора Госархива. Запросы рассматриваются в срок до 30 календарных дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения запроса

3.1.1.3.2. Специалист  Госархива осуществляет анализ тематики поступивших запросов с использованием имеющихся в Госархиве архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов в срок до 3 календарных дней со дня поступления запроса к нему на исполнение.

3.1.1.3.3. Специалист Госархива в течение 5 календарных дней со дня регистрации запроса письменно запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе достаточных данных для организации выявления сведений в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.

3.1.1.3.4. По итогам анализа запроса Специалист Госархива в течение 5 календарных дней со дня завершения анализа:

- при отсутствии запрашиваемых сведений в Госархиве письменно информирует об этом заявителя и, при необходимости, о направлении его запроса на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления, организации, в которых может храниться запрашиваемая информация;

- готовит мотивированный отказ заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.1.1.3.5. Результатом административного действия является определение:

- правомочности получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степени полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- местонахождения, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение;

3.1.1.4. Подготовка и направление ответов заявителям

3.1.1.4.1. Основанием для начала административной процедуры является определение места нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, определение архивных шифров документов, необходимых для исполнения запроса.

3.1.1.4.2. Специалист Госархива в архивных документов выявляет информацию, необходимую для подготовки:

- архивной справки;

- архивной выписки;

- архивной копии;

- тематического перечня;

- тематического обзора документов.

3.1.1.4.3. Специалист Госархива в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук оформляет архивную справку, архивную выписку, архивную копию, тематический перечень или тематический обзор документов в течение до 30 календарных дней со дня регистрации запроса, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения запроса.

3.1.1.4.4. Результатом административного действия является оформленный ответ и направление его заявителю, в т.ч. через федеральную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), сайт «Государственные и муниципальные услуги Тюменской области».

Блок-схема процедуры последовательности действий при предоставлении государственной услуги  в Управлении представлена в приложении N2 к настоящему Регламенту.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением

должностными лицами положений административного регламента

4.1.1. Контроль за своевременным предоставлением государственной услуги осуществляет директор Госархива.

4.1.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляет заместитель директора Госархива по организационно-методической работе.

4.1.3. Исполнитель несет персональную ответственность за объективность и всесторонность рассмотрения заявления, соблюдение сроков рассмотрения заявления, содержание подготовленного ответа.

              При рассмотрении заявления несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых

проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в т.ч. порядок и формы контроля за полнотой и качеством

предоставления государственной услуги

              4.2.1. Контроль полноты и качества предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы граждан, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

                   По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

                   4.2.2. Помимо текущего контроля предоставления государственной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления государственной услуги.

              Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению гражданина. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).

              Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги на основании приказа начальника Управления формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие.

              Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

              Справка подписывается председателем комиссии.

4.3. Ответственность специалистов при исполнении

полномочий по предоставлению государственной услуги

              4.3.1. Специалисты Госархивов, работающие с запросами несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

              -неправомерный отказ в приеме или рассмотрении запросов;

              -действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан;

              -нарушение срока и порядка их регистрации, рассмотрения;

              -принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

              -преследование граждан за критику;

              -предоставление информации, не соответствующей фактическим обстоятельствам и существу обращения, в том числе противоречащей архивным и нормативным документам;

              -разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

              -сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

              Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в запросе информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

              По фактам нарушений специалистами Госархива настоящего административного регламента при предоставлении государственной услуги директором Госархива назначается служебное расследование.

При уходе в отпуск специалист Госархива обязан передать все имеющиеся у него на исполнении запросы временно замещающему его специалисту.

              4.3.2. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения специалистами Госархивов возложенных на них обязанностей по предоставлению государственной услуги директор Госархива принимает меры по привлечению этих лиц к дисциплинарной ответственности.

4.4. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением

государственной услуги, в том числе со стороны граждан,

их объединений и организаций

4.4.1. В Госархивах осуществляется контроль за соблюдением порядка рассмотрения запросов, проводится анализ содержания поступивших запросов, принимаются меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

На информационных стендах Госархивах размещены карты качества предоставления государственных услуг, книги жалоб и предложений; Заявитель имеет право заполнить карту качества, высказать свои замечания и предложения по предоставленной услуге. Ежемесячно директор Госархива проводит мониторинг карт качества, книг жалоб, о результатах проведенного мониторинга ежемесячно направляется информационное письмо в управление по делам архивов Тюменской области.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Управления, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

5.1. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги

5.1.1. Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые специалистами Госархивов при предоставлении государственной услуги, устно или письменно непосредственно к директору Госархива, начальнику управления по делам архивов Тюменской области.

5.2. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования

              5.2.1. Каждый гражданин, который считает, что его жалоба рассмотрена ненадлежащим образом, имеет право подать жалобу на должностное лицо.

В письменной жалобе указываются:

- полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа или организации);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись и дата.

5.2.2. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

5.2.3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного)  обжалования является не рассмотрение или рассмотрение ненадлежащим образом жалобы гражданина.

              Каждый гражданин имеет право получить, а директор Госархива обязан ему предоставить возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на информацию.

Жалоба на действие (бездействие) специалиста Госархива подается директору Госархива, на действие (бездействие) директора Госархива - начальнику Управления.

5.2.4. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является  ответ гражданину вышестоящего должностного лица. Гражданину направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

5.3. Порядок судебного обжалования

5.3.1. Каждый Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) специалистов Госархивов нарушены его права и свободы в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Приложение № 1

ПЕРЕЧЕНЬ

работ и услуг, выполняемых (оказываемых) на бесплатной основе

государственными архивами Тюменской области

№ п/п

Наименование работы (услуги)

1.

Исполнение запросов социально-правового характера, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций

2.

Обслуживание посетителей в читальных залах в порядке, определенном правилами и графиками работы читальных залов государственных архивов

3.

Предоставление документов во временное пользование организациям - фондообразователям для служебного пользования (без права копирования и тиражирования)

4.

Консультирование сотрудников архивов организаций- источников комплектования архивных фондов Тюменской области по вопросам делопроизводства и архивного дела

5.

Предоставление информации органам государственной власти, органам местного самоуправления для реализации ими своих полномочий и функций

1

Приложение № 2

Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственными архивами Тюменской области государственной услуги «по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов архивных фондов Тюменской области и других архивных документов»

Заявление (запрос) пользователя

↓

Регистрация запроса

←

→

Рассмотрение запроса

директором, вынесение резолюции

→

Передача запроса на исполнение

←

Анализ тематики запроса. Принятие решения

о возможности исполнения

запроса

← нет

да →

↓

↓

→

Уведомление пользователя о необходимости уточнения и предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса

Исполнение запроса на бесплатной основе

Исполнение запроса на платной основе

↓

↓

↓

Оформление бухгалтерских документов, договора на оказание архивных услуг

Уведомление пользователя в отказе в получении информации ограниченного доступа  при отсутствии у него  на это права и разъяснение о дальнейших действиях

↓

→

Поиск документов, необходимых для исполнения запроса. Принятие решения о подготовке ответа по запросу

←

Внесение

предоплаты

Уведомление пользователя об отсутствии запрашиваемой информации в государственном архиве и рекомендации по ее дальнейшему поиску (перенаправление запроса на исполнение по местонахождению документов)

↓

запрос

на бесплатной  основе

←

запрос

на платной

основе

→

Внесение окончательной оплаты 

→

↓

Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии, тематического перечня, тематического обзора документов

←

↓

↓

Отправка ответа

пользователю

↓

←

→

↓

↓

С использованием

услуг связи (на почтовый и/или электронный адрес, указанный

пользователем)

Выдача ответа

пользователю

(доверенному лицу пользователя) лично

↓

↓

↓

Предоставление услуги завершено