О МЕРАХ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНОВ ВЛАСТИ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ



Шаблон для формирования документов Эталона

ГУБЕРНАТОР БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 26 марта 2012 года № 192-р

О МЕРАХ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНОВ ВЛАСТИ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

{ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

Распоряжение Губернатора Белгородской области от 15.05.2012 года № 304-р, НГР: ru31000201200269}

В целях создания системы юридически значимого электронного взаимодействия органов исполнительной власти области:

1. Утвердить Регламент организации электронного документооборота органов исполнительной власти области (далее - Регламент, прилагается).

2. Назначить:

2.1 .Администратором системы электронного документооборота Администрации Губернатора области - управление информационных технологий и связи Администрации Губернатора области (Банчук Ю.А.).

2.2. Администратором электронного документооборота и Администратором электронной почты Администрации Губернатора области, в части, касающейся обработки организационно-распорядительных и служебных документов, - управление делами Администрации Губернатора области (Артемьев А.В.).

3. Руководителям структурных подразделений органов исполнительной власти и государственных органов области, рекомендовать главам администраций муниципальных районов и городских округов области в срок до 1 декабря 2012 года внедрить обработку организационно-распорядительных и служебных документов структурного подразделения с использованием системы электронного документооборота Администрации Губернатора области в соответствии с утвержденным Регламентом.

4. Руководителям структурных подразделений органов исполнительной власти и государственных органов области, рекомендовать руководителям администраций муниципальных районов и городских округов области в срок до 9 апреля 2012 года назначить Администраторов системы электронного документооборота, электронного документооборота и электронной почты в соответствии с утвержденным Регламентом.

5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на первого заместителя Губернатор области - руководитель Администрации Губернатора области О.Н. Полухина.

Губернатор Белгородской области

Е.Савченко

УТВЕРЖДЕН

распоряжением губернатора

Белгородской области

от 26 марта 2012г. № 192-р

{ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

Распоряжение Губернатора Белгородской области от 15.05.2012 года № 304-р, НГР: ru31000201200269}

РЕГЛАМЕНТ

организации электронного документооборота органов власти Белгородской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент организации электронного документооборота органов власти Белгородской области определяет порядок обработки организационно-распорядительных и служебных документов в органах власти области с использованием информационной системы электронного документооборота (далее - СЭД), электронной почты (далее - ЭПЧ) и электронной подписи.

1.2. Регламент разработан на основании федеральных законов от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ «О техническом регулировании», от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 06 апреля 2011 года № 6З-ФЗ «Об электронной подписи», постановления Правительства Российской Федерации от 07 сентября 2011 года № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Государственного стандарта Российской Федерации от 03 марта 2003 года № 65-ст, Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области, утвержденной распоряжением губернатора Белгородской области от 27 декабря 2006 года № 1135-р.

1.3. Под обработкой организационно-распорядительных и служебных документов с использованием СЭД и ЭПЧ понимаются обмен органов власти области электронными сообщениями и документами, в том числе заверенными электронной подписью, и ведение служебной переписки в электронной форме:

- направление и получение в электронной форме организационно- распорядительных и служебных документов Губернатора области, правительства области, заместителей Губернатора области;

- получение информации о ходе рассмотрения органами исполнительной власти области электронных сообщений и документов;

- направление в электронной форме докладов и отчетов по исполнению организационно-распорядительных и служебных документов Губернатора области, правительства области, заместителей Губернатора области;

- осуществление процедур согласования проектов организационно- распорядительных и служебных документов в электронной форме.

1.4. При осуществлении электронного документооборота области (далее - ЭД) допускается обмен информационными сообщениями и документами, содержащими общедоступную информацию.

1.5. Основными принципами ЭД являются:

- обеспечение технологической возможности использования ЭД переменным числом его участников;

- применение совместимых технологий, форматов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

- правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;

- обеспечение целостности передаваемой информации;

- обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

2. Термины и определения, используемые в Регламенте

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Система электронного документооборота - информационная система (совокупность программных и технических средств, а также организационных мер), обеспечивающая включение документов в систему, их обработку, управление документами и доступ к ним.

Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, полученная в результате сканирования документа.

Удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции. ОГБУ «Белгородский информационный фонд» уполномочен на выполнение функций удостоверяющего центра в соответствии с распоряжением губернатора Белгородской области от 18 марта 2011 года № 160-р «Об определении уполномоченной организации» (далее - Удостоверяющий центр).

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Средства электронной подписи (далее - СЭП) - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи.

Сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - СКПЭП) - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.

Владелец СКПЭП - лицо, которому Удостоверяющим центром в установленном порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи. СКПЭП выдается Удостоверяющим центром на 1 год.

Ключ электронной подписи (далее - КЭП) - уникальная последовательность символов, известная владельцу СКПЭП и предназначенная для создания в электронных документах электронной подписи с использованием СЭП.

Ключ проверки электронной подписи (далее - КПЭП) - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки с использованием СЭП подлинности электронной подписи в электронном документе.

Подтверждение подлинности электронной подписи - положительный результат проверки правильности электронной подписи.

Организатор ЭД области - Администрация Губернатора области.

Участники ЭД области - структурные подразделения органов исполнительной власти, государственных органов и органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов (далее - структурные подразделения); администрации городских и сельских поселений, а также другие организации, учреждения и предприятия, включенные в СЭД области.

Администратор СЭД Участника ЭД - структурное подразделение или сотрудник Участника ЭД, ответственный за техническое состояние ЭД в части, касающейся деятельности Участника ЭД.

(Администратором СЭД Администрации Губернатора области является управление информационных технологий и связи Администрации Губернатора области).

Администратор ЭД - структурное подразделение или сотрудник Участника ЭД, ответственный за ведение ЭД в части, касающейся деятельности Участника

ЭД.

Администратор ЭПЧ - структурное подразделение или сотрудник Участника ЭД, ответственный за обработку электронных сообщений и документов, поступающих (отправляемых) через официальный электронный адрес (адреса) Участника ЭД.

(Администратором ЭД и Администратором ЭПЧ Администрации Губернатора области в части, касающейся обработки организационно- распорядительных и служебных документов, является управление делами Администрации Губернатора области).

Уполномоченное лицо Участника ЭД (далее - Уполномоченное лицо) - должностное лицо Участника ЭД, уполномоченное приказом Участника ЭД на использование электронной подписи в ЭД, на имя которого Удостоверяющим центром выдается СКПЭП. Уполномоченное лицо является владельцем СКПЭП.

Реестр Уполномоченных лиц (далее - Реестр) - перечень Уполномоченных лиц Участников ЭД, которым выдаются СЭП.

Пользователь СЭД (далее - Пользователь) - руководитель или сотрудник Участника ЭД, включенный в СЭД. Для входа в СЭД каждому Пользователю присваиваются индивидуальные имя Пользователя и пароль, для работы с определенным типом документов (задач) определяются статус и права Пользователя в СЭД.

Постановщик задачи (далее - Постановщик) - Пользователь, наделенный правами создания задач в СЭД.

Автор документа (задачи) в СЭД (далее - Автор) - руководитель Участника ЭД (или специально назначенный Пользователь), который создает карточку документа и задачу по рассмотрению или исполнению документа, формулирует постановку задачи по рассмотрению или исполнению документа (резолюцию), контролирует исполнение документа и принимает решение о завершении исполнения документа.

Ответственный руководитель документа (задачи) в СЭД (далее - Ответственный руководитель) - руководитель, который координирует и контролирует ход исполнения документа.

Исполнитель документа (задачи) в СЭД (далее - Исполнитель) - Пользователь, подготовивший или согласовавший проект документа, или включенный в задачу Автором (Ответственным руководителем, Постановщиком) для исполнения.

Контролёр задачи (далее - Контролер) - Пользователь, включённый в задачу для дополнительного контроля выполнения задачи.

Внешняя организация (Внешний пользователь) - организация, участвующая в обработке (рассмотрении, исполнении и т.д.) документов в соответствии с документом или резолюцией Автора, но не включенная в СЭД в качестве Участника ЭД.

Регистрационная карточка документа (далее - РК) - фиксированный набор полей заданных форматов, строго идентифицирующий тип документа в СЭД.

Изолированная рабочая группа (далее - ИРГ) - группа исполнителей, осуществляющих выполнение подзадачи, созданной в рамках основной задачи.

3. Функции и обязанности участников ЭД

3.1. Организатор ЭД осуществляет следующие функции и обязанности:

- организационное и методическое обеспечение ЭД;

- формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов.

3.2. Функции и обязанности Удостоверяющего центра обозначены в Регламенте деятельности Удостоверяющего центра (далее - Регламент Удостоверяющего центра), утвержденном приказом ОГБУ «Белгородский информационный фонд» от 01 апреля 2011 года № 5УЦ (в свободном доступе Регламент Удостоверяющего центра размещен на сайте Удостоверяющего центра):

- изготовление СКПЭП;

- создание КЭП и КПЭП;

- приостановление и возобновление действия КЭП и КПЭП, а также их аннулирование;

- ведение сводного Реестра.

3.3. Основными функциями и обязанностями Участника ЭД являются:

- обеспечение соответствия применяемого на рабочих местах Уполномоченных лиц программного и аппаратного обеспечения требованиям, определенным производителями СЭП, и требованиям, содержащимся в Регламенте Удостоверяющего центра;

- организация обработки электронных сообщений и документов по ЭПЧ;

- организация своевременной и качественной обработки документов в СЭД в соответствии с установленными правилами;

- обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до ее передачи и после получения;

- определение и актуализация перечня Уполномоченных лиц Участника ЭД;

- назначение Администратора СЭД, Администратора ЭД и Администратора ЭПЧ (осуществляется соответствующим документом руководителя Участника ЭД (распоряжением, приказом, доверенностью и т.п.), в должностной регламент (инструкцию) сотрудника включаются соответствующие функции);

- уведомление Удостоверяющего центра об окончании срока действия КПЭП или КЭП Уполномоченных лиц Участника ЭД не позднее чем за две недели до окончания срока их действия;

- возмещение стоимости СЭП, в случае их утраты или порчи по вине Уполномоченного лица Участника ЭД.

3.4. Администратор СЭД выполняет следующие функции и обязанности:

- поддержка и управление (администрирование) СЭД и работоспособности ЭПЧ Участника ЭД;

- организация процесса технологического обеспечения рабочих мест Участника ЭД СЭП;

- техническое обслуживание СЭП и средств криптозащиты (установка и настройка специализированного программного обеспечения) на рабочих местах Уполномоченных лиц Участника ЭД.

В случае, если Участник ЭД не имеет в своем штате технического специалиста или структурного подразделения, способного выполнять функции Администратора СЭД в части обслуживания СЭП, Участник ЭД вправе привлечь на договорной основе стороннего исполнителя, имеющего лицензию на техническое обслуживание шифровальных (криптографических) средств и способного выполнять обслуживание СЭП (основание - приказ ФАПСИ от 13 июня 2001 года № 152 «Об утверждении Инструкции об организации и обеспечения безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну»).

3.5. Основными функциями и обязанностями Администратора ЭД являются:

- актуализация электронных баз организационно-распорядительных и служебных документов в СЭД;

- координация деятельности сотрудников Участника ЭД по своевременной и качественной обработке документов в СЭД;

- обеспечение своевременного прохождения, исполнения и списания документов в СЭД в соответствии с установленными правилами;

- контроль правильности оформления электронных образов документов, прикрепляемых в СЭД Исполнителями, и их соответствия подлинникам документов.

3.6. Основными функциями и обязанностями Администратора ЭПЧ являются:

- обеспечение функционирования официального электронного адреса ЭПЧ Участника ЭД;

- прием, учет и передача на регистрацию (рассмотрение, исполнение) электронных сообщений и документов, поступивших на официальный электронный адрес ЭПЧ Участника ЭД;

- отправка электронных сообщений и электронных документов с официального электронного адреса ЭПЧ Участника ЭД, отслеживание их доставки и подтверждения о прочтении адресатом;

- контроль правильности оформления получаемых и отправляемых по ЭПЧ сообщений и документов.

3.7. Основными функциями и обязанностями Уполномоченного лица Участника ЭД являются:

- сохранность тайны КПЭП;

- требование от Удостоверяющего центра немедленного отзыва СКПЭП в случае его потери или при наличии оснований предполагать, что тайна КПЭП нарушена;

- участие в плановой смене КПЭП, КЭП и СКПЭП;

- участие в работе экспертной комиссии при рассмотрении касающихся Уполномоченного лица спорных вопросов (конфликтных ситуаций), возникающих в результате использования электронной подписи;

- выполнение требований действующего законодательства в области электронной подписи, нормативных правовых актов Белгородской области, нормативных актов Участника ЭД, а также требований Регламента Удостоверяющего центра и настоящего Регламента.

4. Требования к электронным образам документов

Электронный образ документа создается путем сканирования документа, подготовленного на бумажном носителе, в соответствии с требованиями:

- формат сканированного файла должен соответствовать национальным или международным стандартам;

- имя файла должно соответствовать регистрационному номеру документа;

- тип файла для служебных документов - Word, Excel, Rtf, Pdf, Jpg и т.д, для организационно-распорядительных документов - Pdf;

- тип блока при распознавании - картинка;

- формат листа - А4 (при необходимости в приложениях используется формат А3);

- общее количество отсканированных страниц в электронном образе документа должно соответствовать общему количеству страниц подлинника документа (при наличии в документе приложений допускается оформление их отдельными электронными образами);

- объем файла должен соответствовать объему документа, при многостраничном документе объем файла не должен превышать 5 Мб (допускается оформление документа в виде архива, с использованием принятых в системе архиваторов Winrar, Winzip,Arj);

- обязательно должно проверяться качество сканирования: светлый фон отсканированных страниц, отсутствие перекосов и искривлений, четкость шрифтов, подписи руководителя, регистрационного номера и т.д.

5. Обработка организационно-распорядительных документов

Подготовка, оформление, согласование, редактирование, визирование, подписание, регистрация, рассылка и хранение организационно-распорядительных документов осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области и Регламентом проверки, обработки, отправки и хранения организационно- распорядительных документов, утвержденным распоряжением губернатора Белгородской области от 04 сентября 2008 года № 542-р.

Документооборот в структурных подразделениях Участников ЭД является смешанным: организационно-распорядительные документы передаются и обрабатываются как на бумажных, так и на электронных носителях - в СЭД или по ЭПЧ.

5.1. Организационно-распорядительные документы, подписанные Губернатором области, первым заместителем Губернатора области - руководителем Администрации Губернатора области, заместителем Губернатора области - начальником департамента кадровой политики области на бумажных носителях, обрабатываются в СЭД сотрудниками отдела организационно- распорядительных документов управления делами Администрации Губернатора области (далее - Отдел ОРД) - создается электронная база организационно- распорядительных документов.

Организационно-распорядительные документы, изданные руководителем Участника ЭД, обрабатываются Администратором ЭД Участника ЭД - создается электронная база организационно-распорядительных документов Участника ЭД.

5.2. Перед регистрацией в СЭД осуществляется предварительная обработка организационно-распорядительных документов:

- подписанный документ регистрируется в соответствующих журналах, оформляются реквизиты «Дата» и «Регистрационный номер».

- создается электронный образ документа (при сканировании реквизит «Подпись» заменяется шаблоном с соответствующей должностью, инициалом имени, фамилией руководителя, подписавшего документ, и оттиском печати Отдела ОРД; реквизит «Подпись» в приложениях к документу заменяется шаблоном с оттиском печати Отдела ОРД).

5.3. Если объем документа превышает 25 страниц или в документе содержатся приложения формата А3, разработчик документа обязан представить в Отдел ОРД (на электронном носителе или по ЭПЧ) электронную версию (файл) проекта документа (формат файла должен соответствовать национальным или международным стандартам, тип файла Word, Excel).

В этом случае сотрудник Отдела ОРД:

- проверяет полученные файлы антивирусной программой;

- сверяет электронную версию с оригиналом документа на соответствие страниц, текста, таблиц и т.д.;

- проставляет регистрационный номер и дату документа в грифе приложения (утверждения);

- заменяет реквизит «Подпись» в приложении шаблоном с оттиском печати отдела ОРД;

- сканирует организационно-распорядительный документ без приложений;

- сверенные файлы типа Word, Excel переводятся в Pdf;

- формирует папку с названием, соответствующим регистрационному номеру документа, и помещает в нее файлы (архив файлов) документа.

Ответственность за своевременное представление электронных версий проектов документов в отдел ОРД возлагается на разработчиков документа.

5.4. Организационно-распорядительные документы регистрируются в СЭД в соответствии с установленными правилами.

Создаются регистрационная карточка документа и карточка задачи по исполнению документа, в которой:

- Автор - сотрудник, создающий задачу по исполнению документа, и руководитель структурного подразделения Участника ЭД, выполняющего функции контроля исполнения документов (для документов, обрабатываемых Отделом ОРД, в качестве Автора по умолчанию определены заместитель руководителя Администрации Губернатора области - начальник управления организационно- контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области и сотрудник отдела ОРД, который регистрирует документ в СЭД);

- Ответственный руководитель - руководитель, на которого возложен контроль за исполнением документа;

- Контролер - руководитель или сотрудник структурного подразделения, выполняющего функции контроля исполнения документов (для документов, обрабатываемых Отделом ОРД, в качестве Контролера по умолчанию определены заместитель руководителя Администрации Губернатора области - начальник управления организационно-контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области и сотрудник отдела организационно- контрольной работы этого управления (далее - Куратор);

- Исполнители - руководители структурных подразделений, которые подготовили или согласовали документ, или которым в документе даются поручения;

- дата окончания задачи соответствует сроку исполнения документа.

5.5. Документы, поступившие на исполнение, накапливаются в разделе «Документы мне на исполнение». Пользователь СЭД имеет доступ только к тем организационно-распорядительным документам, в задачи которых он включен в качестве Автора (Ответственного руководителя, Исполнителя, Контролера).

Этапы исполнения организационно-распорядительных документов отражаются в задачах по исполнению в СЭД.

Ответственные руководители и Исполнители добавляют, в рамках своей компетенции, необходимых Исполнителей в задачу, вносят сведения и прикрепляют электронные образы отчетов об исполнении документа.

Ответственный руководитель обеспечивает внесение в задачу промежуточной и итоговой информации об исполнении документа в соответствии с распоряжением губернатора области от 18 мая 2005 года № 342-р «Об утверждении Инструкции о порядке организации контроля за исполнением постановлений, распоряжений губернатора и правительства области и Регламента оформления, постановки на контроль и снятия с контроля поручений губернатора области и его заместителей».

Сотрудники отдела организационно-контрольной работы управления организационно-контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области своевременно вносят в задачу предложения начальнику управления о снятии документов с контроля или продлении срока контроля исполнения документа, а также имеют право завершать и отправлять в архив задачи по исполненным документам.

После отправки задачи в архив РК документа также попадает в архив. Все пользователи СЭД, имевшие доступ к задаче, имеют право доступа к документу в пункте меню «Архив документов» и к задаче - в «Архив задач», а также через пункт меню «Поиск документов».

5.6. Ответственность за актуализацию базы организационно- распорядительных документов в СЭД (своевременную регистрацию документов, внесение сведений о снятии их с контроля, признании утратившими силу; информации о ходе исполнения; о внесении изменений) возлагается на сотрудников Отдела ОРД.

6. Обработка соглашений

Подготовка, согласование, редактирование, подписание, регистрация и хранение соглашений правительства области осуществляются в соответствии с Положением о порядке подготовки, рассмотрения, согласования и подписания соглашений о сотрудничестве и взаимодействии правительства Белгородской области, утвержденным постановлением губернатора области от 16 ноября 2007 года № 143.

6.1. Соглашения правительства области, подписанные Губернатором Белгородской области, обрабатываются в СЭД сотрудниками Отдела ОРД - создается электронная база соглашений правительства области.

Соглашения, подписанные руководителем Участника ЭД, обрабатываются Администратором ЭД Участника ЭД - создается электронная база соглашений Участника ЭД.

6.2. Перед регистрацией в СЭД осуществляется предварительная обработка соглашений:

- соглашение регистрируется в соответствующем журнале, оформляются реквизиты «Дата» и «Регистрационный номер»;

- соглашение сканируется в полном объеме - создается электронный образ соглашения;

- электронный образ соглашения сравнивается с подлинником.

6.3. Соглашения регистрируются в СЭД в соответствии с установленными правилами.

Создаются РК документа и карточка задачи по исполнению документа, в которой:

- Автор - сотрудник, создающий РК документа и задачу по исполнению соглашения;

- Ответственный руководитель - руководитель, ответственный за подготовку и исполнение соглашения;

- Контролер - руководитель структурного подразделения, выполняющего функции контроля исполнения документов.

6.4. Пользователь СЭД имеет доступ только к тем соглашениям, в задачи которых он включен в качестве Автора (Ответственного руководителя, Исполнителя, Контролера).

7. Обработка входящих служебных документов

Служебный документооборот в структурных подразделениях Участников ЭД является смешанным. Документы передаются и обрабатываются как на бумажных, так и на электронных носителях - в СЭД или по ЭПЧ.

Поступившие к Участнику ЭД служебные документы подразделяются на подлежащие и не подлежащие обязательной регистрации.

К служебным документам, не подлежащим обязательной регистрации, относятся: сводки по различным вопросам, рекламные предложения и извещения, поздравительные письма и телеграммы, программы совещаний и заседаний, другие документы информационного характера.

Служебные документы, не подлежащие обязательной регистрации, не обрабатываются в СЭД. Независимо от способа поступления (на бумажных, электронных носителях или по ЭПЧ такие документы фиксируются в соответствующих журналах учета, передаются на рассмотрение и исполнение в том же виде, в котором поступили, т.е. на бумажных или электронных носителях или по ЭПЧ.

Служебные документы, подлежащие обязательной регистрации, независимо от способа поступления (на бумажных, электронных носителях, по ЭПЧ) обязательно обрабатываются в СЭД в соответствии с установленными правилами.

7.1. Регистрация и маршрутизация входящих документов

Служебные документы, поступившие на имя Губернатора области, первого заместителя Губернатора области - руководителя Администрации Губернатора области, в правительство области обрабатываются в СЭД сотрудниками отдела делопроизводства управления делами Администрации Губернатора области (далее - Отдел делопроизводства) - создается электронная база входящих документов Администрации Губернатора области.

Служебные документы, поступившие на имя руководителей Участника ЭД, обрабатываются Ответственным за ЭД Участника ЭД - создается электронная база входящих документов Участника ЭД.

7.1.1. Перед регистрацией в СЭД проводится предварительная обработка служебных документов:

- документы, поступившие на электронных носителях или по ЭПЧ, и электронные сообщения, в которых поступили документы по ЭПЧ, выводятся на печать (для дальнейшего их архивного хранения);

- на бумажном варианте электронных сообщений в правом верхнем углу первого листа проставляется штамп или отметка «Электронная почта», в котором указывается дата получения сообщения;

- на бумажном варианте документа независимо от способа его поступления в правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп или отметка «Электронный документооборот»;

- для документов, поступивших на бумажных носителях, создается электронный образ документа - документы сканируются в полном объеме (со всеми приложениями), за исключением случаев, когда в приложениях содержатся персональные (анкетные) данные корреспондентов; оригиналы или копии судебных документов или документов об имуществе; книги, брошюры, планшеты и т. п.;

- электронный образ документа сравнивается с подлинником документа.

7.1.2. Служебные документы регистрируются в СЭД в соответствии с установленными правилами.

В результате в СЭД создается служебный документ, в РК которого:

- в поле «Вид документа» указывается «Электронный документооборот»;

- устанавливается связь с ранее поступившими входящими документами или отправленными исходящими инициативными документами;

- прикрепляются электронные образы документов.

Регистрация документа завершается определением маршрута рассмотрения документа - выбором руководителя Участника ЭД, которому документ передается для рассмотрения.

7.1.3. После сохранения в СЭД документ и РК документа автоматически поступают к установленному в маршруте руководителю структурного подразделения в виде задачи по рассмотрению документа. Статус документа в СЭД - «На рассмотрении».

Бумажные варианты документов со штампами «Электронный документооборот» на рассмотрение и исполнение не передаются, хранятся в делах текущего делопроизводства в Отделе делопроизводства (в Службе делопроизводства или у Ответственного за ЭД Участника ЭД) и в соответствии с установленными сроками переводятся на архивное хранение.

7.1.4. В отдельных случаях при регистрации служебных документов, полученных на бумажных носителях и имеющих большие объемы или приложения в виде брошюр, журналов, анкетных данных, судебных материалов и т.п., допускается их передача и обработка в СЭД и на бумажном носителе одновременно (параллельно):

- документы сканируются в неполном объеме (обычно до листа, содержащего подпись корреспондента) - создается электронный образ документа;

- электронный образ документа сравнивается с подлинником документа с учетом сканирования в неполном объеме;

- документ регистрируется в соответствии с подпунктом 6.1.2. настоящего Регламента - в РК в поле «Вид документа» указывается «Бумажный документооборот» или «Не подлежит переводу в ЭД»;

- в левом нижнем углу первого листа документа на бумажном носителе проставляется штамп или отметка «Подлежит возврату» (в Отдел делопроизводства или службу делопроизводства Участника ЭД соответственно);

- документ передается на рассмотрение руководителю структурного подразделения одновременно на бумажном носителе и в СЭД.

После исполнения документы, обрабатываемые бумажным документооборотом, подлежат возврату для текущего и дальнейшего постоянного архивного хранения в Отдел делопроизводства или Ответственному за ЭД Участника ЭД соответственно.

7.2. Рассмотрение документов

Документы, поступившие руководителю структурного подразделения на рассмотрение, накапливаются в СЭД в разделе «Документы мне на рассмотрение».

7.2.1. Руководитель рассматривает документ в течение трех рабочих дней, вносит в СЭД резолюцию по исполнению документа, т.е. заполняет вкладку «Резолюция» РК документа:

- Автор резолюции - устанавливается СЭД автоматически, в соответствии с пользователем, который заполняет резолюцию;

- обязательно выбирается Ответственный руководитель документа;

- при необходимости выбираются Исполнители (соисполнители) и Контролеры документа;

- обязательно вносится полный текст резолюции;

- срок исполнения документа устанавливается СЭД автоматически в соответствии с РК документа и при необходимости может редактироваться.

7.2.2. В случаях, когда руководитель делегирует права по рассмотрению документа другому руководителю (т.е. при нахождении руководителя в отпуске, отсутствии по болезни и т.д.), в поле Автор резолюции устанавливаются оба руководителя: руководитель, который должен был рассматривать документ, и руководитель, которому делегированы права по рассмотрению документа.

7.2.3. В случаях, когда в качестве Ответственного исполнителя определяется Внешняя организация, не включенная в СЭД, в поле Ответственный руководитель указывается руководитель - Автор, подписавший резолюцию, а во Внешнюю организацию передается копия документа с резолюцией (на бумажном носителе, по ЭПЧ средствами СЭД или с официального электронного адреса).

7.2.4. После сохранения резолюции автоматически в СЭД:

- закрывается и переводится в архив задача по рассмотрению документа;

- создается задача по исполнению документа у всех Исполнителей;

- статус документа меняется на «Документ на исполнении»;

- у Автора документ из пункта меню «Документ мне на рассмотрение» переводится в пункт меню «Документы мне на исполнение».

7.2.5. Администратор ЭД Участника ЭД дублирует резолюцию руководителя по рассмотрению документа в бумажной РК документа.

7.3. Исполнение документов

Документы, поступившие на исполнение, накапливаются в СЭД в разделе «Документы мне на исполнение». Пользователь СЭД имеет доступ только к тем входящим документам, в которых он выбран в резолюции в качестве Автора, Ответственного исполнителя, Исполнителя или Контролера.

7.3.1. Этапы исполнения служебного документа отражаются в задаче по исполнению в СЭД:

- добавляются новые Исполнители во вкладке «Описание» и резолюции новым Исполнителям в Ленте действий;

- Исполнителями вносятся краткие отчеты об исполнении документа, при необходимости прикрепляются электронные образы (файлы) запросов, направляемых в процессе исполнения, и электронные образы (файлы) ответов (отчетов).

7.3.2. Исполнитель подготавливает проект ответа корреспонденту и при необходимости организует процесс согласования проекта с другими Исполнителями. Проект ответа, полученный в результате согласования, выводится на бумажный носитель в двух экземплярах, второй экземпляр обязательно визируется Ответственным исполнителем, при необходимости проверяется в Отделе делопроизводства, подписывается руководителем (Автором) и регистрируется.

Подготовка, оформление, согласование, визирование, проверка, подписание и регистрация документа производятся в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти области и установленными правилами.

7.3.3. В случаях, когда исполнение документа не предусматривает направление ответа корреспонденту, но резолюция руководителя (Автора) требует подготовки отчета об исполнении (например: необходим отчет о проведении мероприятия, принятых мерах и т.д.), Исполнитель подготавливает отчет руководителю (Автору) за подписью Ответственного исполнителя.

7.3.4. Исполнитель сканирует ответ корреспонденту (отчет Автору), вносит отметку об исполнении и прикрепляет электронный образ ответа (отчета) в задачу по исполнению документа.

7.3.5. В случаях, когда исполнение документа не требует подготовки ответа корреспонденту или отчета руководителю (Автору) (например: документ направлен для сведения, для учета в работе и т.п.), Исполнитель вносит отметку об исполнении в задачу по исполнению документа без прикрепления электронного образа.

7.3.6. Ответственный руководитель проверяет отметки об исполнении и прикрепленный электронный образ документа и в случае соблюдения всех требований по подготовке документов и их электронных образов вносит:

- отметку «Исполнено» и завершает исполнение документа в СЭД (при этом в задаче по исполнению автоматически формируется действие «Доклад отправлен»);

- отметку об исполнении на подлиннике входящего документа, если в РК в поле «Вид документа» выбран «Бумажный документооборот» или «Не подлежит переводу в ЭД», или на сопроводительном бланке Участника ЭД, если был выбран «Электронный документооборот».

7.4. Завершение исполнения документа и списание его в дело

7.4.1. Подлинник ответа, подготовленный и подписанный на бумажном носителе, направляется корреспонденту через Отдел делопроизводства или службу делопроизводства (ответственного за делопроизводство) Участника ЭД.

Подписанный руководителем - Автором ответ корреспонденту является результатом исполнения входящего документа, в этих случаях дополнительного отчета об исполнении не требуется.

7.4.2. Подлинник отчета руководителю направляется Автору для вынесения резолюции о завершении (отметки «В дело») или возврате на доработку (продлении исполнения документа). Резолюция Автора фиксируется на подлиннике отчета и в Ленте действий задачи по исполнению документа в СЭД.

7.4.3. Для завершения исполнения входящего документа Администратор ЭД Участника ЭД:

- проверяет правильность внесения отметок об исполнении в СЭД;

- сравнивает прикрепленные в СЭД электронные образы ответов (отчетов) с подлинниками документов;

- дублирует отметку об исполнении документа в бумажном варианте РК документа;

- подготавливает подлинники документов для списания в дело;

- передает подлинники документов в Отдел делопроизводства (если исполненный документ был зарегистрирован Отделом делопроизводства) или в службу делопроизводства Участника ЭД для архивного хранения.

7.4.4. В случаях, когда в поле «Вид документа» РК СЭД установлен «Бумажный документооборот», и при наличии штампа «Подлежит возврату» (в Отдел делопроизводства или службу делопроизводства Участника ЭД соответственно) для списания в дело подготавливаются подлинники:

- входящего документа с отметкой об исполнении;

- второго экземпляра ответа корреспонденту, если был подготовлен ответ;

- первого экземпляра отчета руководителю с резолюцией руководителя о завершении исполнения, если был подготовлен отчет;

- РК с отметкой об исполнении.

Если в поле «Вид документа» РК СЭД установлен «Электронный документооборот», то вместо подлинника входящего документа подготавливается сопроводительный бланк Участника ЭД с отметкой об исполнении.

7.4.5. После передачи подлинников документов на архивное хранение резолюция Автора «В дело» (или Ответственного руководителя «Исполнено») подтверждается кнопкой «Завершить выполнение», при этом задача по исполнению документа закрывается, статус документа изменяется на «В архиве», документ переводится на архивное хранение в СЭД.

8. Контроль исполнения служебных документов.

8.1. Контроль за исполнением служебного документа (соблюдением сроков исполнения документа, правильностью оформления, подготовки и своевременной отправки ответов и отчетов, своевременностью прохождения документа в структурном подразделении и списания документа в дело и т.д.) возлагается на Ответственного руководителя и Исполнителей документа.

8.2. Отдельным служебным документам,. поступившим из вышестоящих организаций с указанием обязательных сроков исполнения документа или затрагивающим вопросы особой важности, присваивается статус контрольных документов.

Статус контрольного документа присваивается также после рассмотрения документа, если в резолюции руководителя:

- устанавливается срок исполнения документа,

- содержится требование об информировании руководителя об исполнении документа (например: «Об исполнении информировать», «Проинформировать» и т.п.);

- содержится требование о рассмотрении документа или отдельных вопросов, затрагиваемых в документе, на оперативном совещании с участием членов правительства области по рассмотрению текущих вопросов.

8.3. При регистрации контрольных документов сотрудниками Отдела делопроизводства (Администратором ЭД Участника ЭД);

- на бумажном варианте документа независимо от способа его поступления в правом верхнем углу первого листа проставляется штамп или отметка «Контроль»;

- в СЭД в поле «Контроль» указывается «На контроле».

8.4. Исполнение контрольных документов дополнительно контролируется структурным подразделением, выполняющим функции контроля исполнения документов.

Для этого в задачу по исполнению в СЭД обязательно включаются Контролеры - руководитель или сотрудник структурного подразделения, выполняющего функции контроля исполнения документов.

Для документов, обрабатываемых Отделом делопроизводства, в качестве Контролера по умолчанию определен заместитель руководителя Администрации Губернатора области - начальник управления организационно- контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области.

Для документов, в резолюциях по исполнению которых Ответственным руководителем является Внешний пользователь, в качестве Контролера дополнительно включается руководитель органа исполнительной власти области, курирующего деятельность Внешнего пользователя.

8.5. Администратор ЭД управления организационно-контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области включает в процесс контроля исполнения документа в СЭД сотрудника этого управления курирующего структурное подразделение, которое является Ответственным руководителем по исполнению документа (далее - Куратора).

8.6.Ответственный руководитель за 3 дня до истечения срока исполнения документа представляет Куратору информацию о направлении ответа (отчета информации, материалов и т.д.) об исполнении документа, вносит отметку об исполнении и прикрепляет электронные образы документов в СЭД.

8.7. Куратор в срок не более 2-х дней уточняет своевременность и полноту исполнения документов и вносит в СЭД информацию о завершении исполнения.

8.8. В случае нарушения срока исполнения документа Куратор составляет служебную записку на имя заместителя руководителя Администрации Губернатора области - начальника управления организационно-контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области для принятия оперативных мер по исполнению документа.

8.9. Завершение исполнения контрольного документа производится в соответствии с информацией Куратора, внесенной в СЭД, и порядком установленным в подпункте 7.4. пункта 7 настоящего Регламента

{в редакции распоряжения Губернатора Белгородской области от 15.05.2012 года № 304-р}, далее нумерация пунктов изменена.

9. Обработка инициативных исходящих служебных документов

9.1. Подготовка инициативных исходящих документов

9.1.1.Исполнитель подготавливает проект инициативного исходящего документа, при необходимости организует процесс согласования проекта с другими Исполнителями, выводит проект инициативного исходящего документа, полученный в результате согласования, на бумажный носитель в двух экземплярах, второй экземпляр обязательно визирует у руководителя (Ответственного исполнителя), при необходимости проверяет проект в Отделе делопроизводства.

Подготовка, оформление, согласование, визирование, проверка документа производятся в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти области и установленными правилами.

9.1.2. В случаях, когда инициативный исходящий документ направляется нескольким адресатам (более четырех адресатов) и подготавливается в виде обобщенного служебного письма, Исполнитель дополнительно подготавливает список рассылки документа по установленной форме.

9.1.3. Правильно и полностью (в двух экземплярах, а при необходимости с приложениями и списком рассылки) оформленный проект инициативного исходящего документа передается на подпись руководителю - Автору.

9.1.4. Подписанный инициативный исходящий документ регистрируется службой делопроизводства Участника ЭД в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти области и установленными правилами.

9.1.5. Исполнитель создает электронный образ инициативного исходящего документа (включая приложения к документу и лист рассылки, если такие имеются) и передает его в Отдел делопроизводства или службу делопроизводства Участника ЭД для обработки в СЭД и при необходимости для отправки по ЭПЧ.

9.1.6. Подлинник инициативного исходящего документа, зарегистрированного через Отдел делопроизводства, передается для отправки в Отдел делопроизводства вместе со вторым экземпляром документа, который подлежит архивному хранению.

9.2. Обработка инициативных исходящих документов в СЭД

9.2.1. Инициативные исходящие документы, зарегистрированные через Отдел делопроизводства, обрабатываются в СЭД сотрудниками Отдела делопроизводства - создается электронная база исходящих документов Администрации Губернатора области.

Инициативные исходящие документы, зарегистрированные службой делопроизводства Участника ЭД, обрабатываются Ответственным за ЭД Участника ЭД - создается электронная база исходящих документов Участника ЭД.

9.2.2. Инициативный исходящий документ, адресованный Внешней организации, регистрируется в СЭД с маршрутом «В архив», статус такого документа «В архиве».

Подлинник инициативного исходящего документа, зарегистрированного через Отдел делопроизводства, направляется адресату, второй экземпляр документа постоянно хранится в деле, а затем в архиве.

9.2.3. Ответ на инициативный исходящий документ, поступивший от Внешней организации, обрабатывается в СЭД (регистрируется, рассматривается, исполняется и списывается в дело) в соответствии с правилами, установленными для обработки входящих документов с использованием электронного документооборота (в поле «Вид документа» РК указывается «Электронный документооборот» и т.д.).

Отметки об этапах обработки такого документа Исполнитель, Ответственный руководитель и Администратор ЭД фиксируют в СЭД. Ответственный за делопроизводство или Администратор ЭД дублируют резолюцию руководителя по рассмотрению документа и отметку об исполнении и списании документа в дело на обратной стороне второго экземпляра инициативного исходящего документа, хранящегося в Отделе делопроизводства или в службе делопроизводства Участника ЭД.

9.2.4. Инициативный исходящий документ, адресованный одному Участнику или нескольким Участникам ЭД, регистрируется с маршрутом «На исполнение», статус документа - «На исполнении».

9.2.5. Документ, адресованный одному Участнику ЭД, регистрируется с созданием задачи по исполнению документа, в которой:

- Автором является руководитель, подписавший документ;

- Ответственным руководителем - руководитель Участника ЭД, которому адресован документ;

- Контролером - Исполнитель, подготовивший документ.

Документ обрабатывается в СЭД (вносятся резолюции по исполнению, добавляются новые исполнители, вносятся отметки об исполнении и прикрепляются электронные образы ответов (отчетов), списывается в дело и т.д.) в соответствии с правилами, установленными для обработки входящих документов.

8.2.6. Инициативный исходящий документ, адресованный нескольким Участникам ЭД одновременно, регистрируется с созданием сразу нескольких задач:

- основной (головной) задачи, доступной Автору, подписавшему документ, и Исполнителю, подготовившему документ;

- нескольких отдельных подзадач по исполнению - Изолированных рабочих групп (далее - ИРГ), каждая из подзадач доступна Автору, подписавшему документ, и Исполнителю, подготовившему документ, и только одному из Участников ЭД.

В ИРГ:

- Автором является Исполнитель, подготовивший документ;

- Ответственным руководителем - руководитель Участника ЭД, которому адресован документ;

- Контролером - руководитель, подписавший документ.

9.2.7.В каждой ИРГ документ обрабатывается в соответствии с правилами, установленными для обработки входящих документов (вносятся резолюции по исполнению, добавляются новые исполнители, вносятся отметки об исполнении и прикрепляются электронные образы ответов (отчетов), списывается в дело и т.д).

9.2.8. Исполнитель, подготовивший документ, адресованный нескольким Участникам ЭД одновременно:

- контролирует его исполнение каждым Участником ЭД, проверяет отметки об исполнении и прикрепленные электронные образы документов ответов (отчетов);

- завершает задачу по исполнению в ИРГ Участника ЭД при поступлении ответа (отчета) от Участника ЭД;

- после поступления ответов (отчетов) от всех Участников ЭД подготавливает сводный ответ (отчет) Автору;

- вносит в основную (головную) задачу отметку «Исполнено» и завершает исполнение документа в СЭД (при этом в задаче по исполнению автоматически формируется действие «Доклад отправлен»).

9.2.9. Администратор ЭД Участника ЭД в задаче по исполнению инициативного исходящего документа:

- проверяет правильность внесения отметок об исполнении в СЭД;

- сравнивает прикрепленные в СЭД электронные образы ответов (отчетов) с подлинниками документов (если такие имеются);

- при необходимости подготавливает подлинники документов (если такие имеются) для сдачи в дело;

- подготавливает сопроводительный бланк Участника ЭД с отметкой об исполнении.

9.2.10. Автор основной (головной) задачи по исполнению инициативного исходящего документа может:

- вернуть документ на доработку (при наличии замечаний или дополнений по исполнению документа) - в Ленте действий СЭД вносится соответствующая резолюция Автора, которая подтверждается кнопкой «Возврат на доработку»;

- завершить исполнение документа - в СЭД резолюция «В дело» подтверждается кнопкой «Завершить выполнение». При этом задача по исполнению документа закрывается, статус документа изменяется на «В архиве», документ переводится на архивное хранение в СЭД.

10. Обработка сообщений и документов, поступивших (отправляемых) по ЭПЧ

10.1. Порядок приема документов по ЭПЧ

10.1.1. Администратор ЭПЧ Участника ЭД постоянно отслеживает состояние официального электронного адреса ЭПЧ Участника ЭД и обрабатывает поступившие и отправляемые электронные сообщения.

10.1.2. Поступившими считаются электронные сообщения, помещенные в ходе сеанса обращения к серверу ЭПЧ в список входящих писем. Временем поступления письма считается время регистрации сообщения системой ЭПЧ.

10.1.3. Администратор ЭПЧ проверяет:

- возможность открытия и прочтения полученного электронного сообщения и прикрепленных файлов;

- подлинность электронной подписи (в случаях, если электронное сообщение или прикрепленные файлы заверены электронной подписью).

При положительном результате проверки электронные сообщения передаются по ЭПЧ в соответствующие службы Участника ЭД для регистрации.

10.1.4. Администратор ЭПЧ имеет право не принимать электронное сообщение к обработке в случаях, когда:

- электронное сообщение или прикрепленные файлы содержат вирусы;

- электронное сообщение или прикрепленные файлы (один из файлов) не читаются (не открываются) или читаются (открываются) некорректно;

- электронное сообщение и прикрепленные документы направлены в структурное подразделение ошибочно или не в полном объеме;

- при отрицательном результате проверки электронной подписи.

10.1.5. Администратор ЭПЧ формирует и отправляет корреспонденту ответное электронное сообщение о прочтении сообщения или о невозможности приема документов.

10.1.6. Электронные сообщения, поступившие на официальный адрес ЭПЧ Администрации Губернатора области и содержащие служебные документы, адресованные Губернатору области, правительству области, заместителям Губернатора области, регистрируются Отделом делопроизводства.

10.1.7. Электронные сообщения, поступившие на официальный адрес ЭПЧ Администрации Губернатора области и содержащие обращения граждан, для регистрации пересылаются по ЭПЧ на официальный адрес отдела писем и приема граждан управления организационно-контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области.

10.1.8. Электронные сообщения, поступившие на официальный адрес ЭПЧ Администрации Губернатора области и адресованные руководителям структурных подразделений органов власти области (не указанных в подпунктах 8.1.6. и 8.1.7. настоящего Регламента), для регистрации пересылаются по ЭПЧ на официальный адрес Участника ЭД или служебный электронный адрес сотрудника Участника ЭД, которому адресовано сообщение.

10.1.9. Администратор ЭПЧ ведет учет поступивших электронных сообщений (кроме различного рода реклам, проспектов, содержащих информацию, не имеющую смыслового наполнения и т.д.) в журнале учета входящей ЭПЧ.

В журнал учета входящей ЭПЧ вносятся: порядковый номер поступившего сообщения, электронный адрес корреспондента, краткое содержание сообщения (документа), отметка о передаче электронного сообщения Участнику ЭД или о возврате электронного сообщения корреспонденту с указанием причин возврата.

10.2. Порядок отправки документов по ЭПЧ

По ЭПЧ документы отправляются с использованием:

- специальных средств СЭД;

- официальных электронных адресов ЭПЧ Участника ЭД.

В СЭД для рассылки документов используется специальный обработчик «Рассылка по ЭПЧ», электронный адрес рассылки из СЭД - PUVPRIAS @belregion.ru.

Электронное сообщение формируется Пользователем, имеющим права на электронную рассылку, содержит файл формата *.rtf, в который выгружены данные РК документа и электронные образы документов, прикреплённые в РК документа с признаком «Окончательная версия».

При отправке документа по ЭПЧ во вкладке «Журнал» автоматически фиксируется запись об отправке файлов с указанием e-mail-адресов получателей.

10.2.1. Порядок отправки организационно-распорядительных документов

По ЭПЧ рассылаются все организационно-распорядительные документы, кроме документов с пометкой «Для служебного пользования». Если руководитель структурного подразделения, подготовившего проект, устанавливает ограниченную рассылку, то способы рассылки уточняются с исполнителем.

Сотрудник Отдела ОРД, ответственный за рассылку документов, создает электронное сообщение с обязательным заполнением всех полей, присоединяет к сообщению электронный образ документа, обработанного в соответствии с пунктами 5.1. - 5.3. раздела 5 настоящего Регламента, при необходимости устанавливает приоритет отправляемого сообщения.

Организационно-распорядительные документы отправляются адресатам в соответствии с листом (указателем) рассылки в трехдневный срок. Ответственность за составление листа (указателя) рассылки несет разработчик документа.

После отправки сообщения по ЭПЧ сотрудник Отдела ОРД, ответственный за отправку документов, в листе (указателе) рассылки проставляет дату отправки, отметку о направлении документа адресатам, личную подпись.

Ответственность за ежедневное прочтение документов, отправляемых по ЭПЧ из Отдела ОРД в соответствии с листом (указателем) рассылки, за своевременное информирование об изменении адреса ЭПЧ несет Администратор ЭПЧ Участника ЭД.

10.2.2. Порядок отправки телефонограмм на расширенное заседание

правительства области

Отправка телефонограмм на расширенное заседание правительства области осуществляется Отделом ОРД в соответствии со списками приглашенных. Телефонограммы и списки приглашенных в Отдел ОРД представляются управлением организационно-контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области за 5 дней до даты заседания правительства области.

Сотрудник отдела ОРД сканирует полученные телефонограммы - создает электронный образ, создает электронное сообщение с обязательным заполнением всех полей (и просьбой подтвердить получение по указанной в сообщении форме), присоединяет к сообщению электронный образ, при необходимости обязательно устанавливает приоритет отправляемого сообщения.

Администратор ЭПЧ Участника ЭД, получивший телефонограмму для руководителя, в обязательном порядке должен направить сразу после прочтения ответ в Отдел ОРД с подтверждением о получении телефонограммы по форме, указанной в сообщении.

Сотрудник Отдела ОРД, отправивший телефонограммы, отслеживает их доставку и прочтение (на основании поступающих от адресатов подтверждений).

Ответственность за своевременное прочтение сообщения и передачу телефонограммы приглашаемому руководителю несет Администратор ЭПЧ Участника ЭД.

10.2.3. Порядок отправки служебных документов

10.2.3.1. Исполнитель, подготовивший электронный образ документа, передает его для отправки по ЭПЧ Администратору ЭПЧ с обязательным указанием электронного адреса получателя.

При направлении электронного образа документа нескольким адресатам Исполнитель передает Администратору ЭПЧ электронный образ списка рассылки документа, подготовленного по установленной форме.

10.2.3.2. Электронные образы документов, зарегистрированных Отделом делопроизводства, передаются для отправки Администратору ЭПЧ Администрации Губернатора области и отправляются с официального электронного адреса Администрации Губернатора области.

Электронные образы документов, зарегистрированных службой делопроизводства Участника ЭД, передаются для отправки Администратору ЭПЧ Участника ЭД и отправляются с официального электронного адреса Участника ЭД.

10.2.3.3. Администратор ЭПЧ проверяет правильность оформления электронного образа документа.

Электронные образы документов, оформленные с нарушениями, к отправке с официального адреса ЭПЧ не принимаются, возвращаются Исполнителю, подготовившему электронный образ документа, для внесения исправлений.

10.2.3.4. Администратор ЭПЧ создает электронное сообщение с обязательным заполнением всех полей, присоединяет к сообщению электронный образ документа, при необходимости устанавливает приоритет отправляемого сообщения.

10.2.3.5. Администратор ЭПЧ ведет учет отправляемых по ЭПЧ сообщений в журнале учета отправленной ЭПЧ.

В журнал учета отправленной ЭПЧ вносятся:

- порядковый номер отправляемого сообщения;

- исполнитель, подготовивший электронный образ документа для отправки;

- регистрационный номер отправленного документа;

- электронный адрес получателя сообщения.

10.2.3.6. На последнем листе второго экземпляра служебного документа, подготовленного на бумажном носителе для архивного хранения, Администратор ЭД или Администратор ЭПЧ проставляет отметку «Отправлено по ЭПЧ» с указанием времени, даты и электронного адреса получателя, которую заверяет подписью.

10.2.3.7. Администратор ЭПЧ обязан отслеживать доставку и прочтение отправленных с официального адреса электронных сообщений (на основании поступающих от получателей подтверждений), вести их учет в журнале учета входящей ЭПЧ.

В случае отсутствия подтверждения о прочтении сообщения адресатом Администратор ЭПЧ направляет электронное сообщение Исполнителю, подготовившему электронный образ документа.

Исполнитель обязан связаться с адресатом и при необходимости принять меры по отправке документа другим способом (почтой, по факсу и т.д.).

10.2.3.8. Ответственность за содержание передаваемой информации, правильность оформления документа, отсутствие вирусов в файлах, возможность открытия и прочтения файлов возлагается на Исполнителя, подготовившего электронный образ документа для отправки по ЭПЧ, и руководителя соответствующего структурного подразделения органов власти области.

11. Порядок хранения и уничтожения электронных документов, сообщений и электронной подписи

11.1. Документы, обрабатываемые в СЭД, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном Участником ЭД в отношении дел, составленных на бумажных носителях.

11.2. После исполнения электронные документы подлежат хранению в архиве СЭД в порядке и в течение сроков, установленных Участником ЭД для хранения аналогичных документов на бумажном носителе в соответствии с требованиями федерального законодательства.

11.3. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем Участника ЭД.

11.4. Полученные электронные сообщения служебного характера хранятся на ПК Администратора ЭПЧ не менее 6 месяцев после даты поступления.

Полученные электронные сообщения информационного характера (например: приглашения на семинары, конференции и т.д.) хранятся до истечения указанных в сообщениях сроков проведения мероприятий.

11.5. Отправленные электронные сообщения хранятся на ПК Администратора ЭПЧ не менее 6 месяцев после даты отправки.

Полученные подтверждения о прочтении отправленных электронных сообщений и документов хранятся на ПК Администратора не менее 7 рабочих дней.

11.6. Администратор ЭПЧ обязан при необходимости архивировать полученные электронные сообщения и хранить архивы электронных сообщений на магнитных носителях.

11.7. Срок хранения СКПЭП в форме электронного документа определяется действующим законодательством и нормативными правовыми актами в области электронной подписи.

12. Использование электронной подписи в ЭД

12.1. При обработке документов в СЭД резолюции руководителей и электронные образы документов, прикрепленные в РК и задачах в процессе регистрации, рассмотрения, исполнения или согласования документов, не заверяются электронной подписью руководителей или исполнителей.

12.2. При отправке документов Внешней организации с использованием СЭД документы заверяются электронной подписью руководителя, подписавшего документ, а в случае ее отсутствия электронной подписью Администратора ЭД Участника ЭД.

12.3. При отправке документов с использованием ЭПЧ документы заверяются электронной подписью руководителя, подписавшего документ, а в случае ее отсутствия электронной подписью Администратора ЭПЧ Участника ЭД.

13. Порядок ведения Реестра, выдачи и отзыва электронной подписи и СКПЭП

13.1. Регистрация Уполномоченных лиц в Реестре

13.1.1. Для регистрации Уполномоченных лиц в Реестре Участник ЭД:

- определяет Уполномоченных лиц для участия в юридически значимом электронном документообороте с использованием электронной подписи (в соответствии с распоряжением губернатора Белгородской области от 2 июня 2011 года № 366-р «Об организации юридически значимого электронного документооборота»);

- направляет информацию об Уполномоченных лицах в Удостоверяющий

центр;

- представляет в Удостоверяющий центр заявление на регистрацию Уполномоченного лица и на изготовление СКПЭП.

- В случае положительного рассмотрения заявлений Удостоверяющий центр информирует Участника ЭД о регистрации Уполномоченных лиц в Реестре.

- В случаях несоответствия заявления Участника ЭД требованиям к изготовлению СКПЭП и/или недостоверности представленной информации Удостоверяющий центр имеет право отказать в регистрации Уполномоченных лиц. Об отказе в регистрации Участнику ЭД сообщается в письменной форме.

13.2. Выдача электронной подписи Уполномоченным лицам

Участников ЭД

13.2.1. Получение КПЭП, КЭП и СКПЭП осуществляется:

- лично Уполномоченным лицом (с предъявлением паспорта или иного документа, удостоверяющего личность);

- доверенным лицом Уполномоченного лица (с предъявлением оформленной доверенности).

13.2.2. Уполномоченное лицо или доверенное лицо (в зависимости от способа получения) проставляет личную подпись в соответствующих журналах выдачи:

- электронного носителя с КПЭП или КЭП;

- СКПЭП в форме документа на бумажном носителе;

- СЭП.

13.2.3. Срок действия КПЭП, КЭП и СКПЭП Уполномоченных лиц составляет один год.

13.2.4. СЭП являются собственностью Организатора ЭД.

После окончания срока действия СКПЭП Уполномоченное лицо прекращает использование соответствующих КПЭП и в трехдневный срок направляет их в Удостоверяющий центр для перевыпуска или отзыва СКПЭП.

13.2.5. Уполномоченное лицо несет персональную ответственность за безопасность собственных КПЭП, обеспечивает их сохранность, неразглашение и нераспространение во время использования и хранения.

13.3. Отзыв СКПЭП Уполномоченных лиц

13.3.1. Отзыв СКПЭП Уполномоченного лица производится в случае компрометации КПЭП - утраты доверия к тому, что используемый закрытый ключ обеспечивает подлинность, защищенность и безопасность информации.

К событиям, связанным с компрометацией ключей, относятся:

- утрата носителя ключа электронной подписи;

- утрата носителя ключа электронной подписи с последующим обнаружением;

- увольнение сотрудников, имевших доступ к ключевой информации;

- возникновение подозрений на утечку информации или ее искажение в системе конфиденциальной связи;

- нарушение целостности печатей на сейфах с носителями ключевой информации (если используется процедура опечатывания сейфов);

- утрата ключей от сейфов в момент нахождения в них носителей ключевой информации;

- утрата ключей от сейфов в момент нахождения в них носителей ключевой информации с последующим обнаружением;

- доступ посторонних лиц к ключевой информации.

13.3.1. При наступлении компрометации КПЭП Уполномоченное лицо немедленно извещает Удостоверяющий центр о возникшей ситуации.

Участник ЭД в течение одного рабочего дня направляет заявление об отзыве СКПЭП в Удостоверяющий центр и передает в Удостоверяющий центр ключевой носитель (с КПЭП) для уничтожения ключей электронной подписи.

13.3.2. Удостоверяющий центр после получения извещения немедленно приостанавливает действие СКПЭП, а после получения заявления об отзыве СКПЭП немедленно помещает СКПЭП данного Уполномоченного лица в список аннулированных сертификатов.

13.3.3. Выведенные из действия КПЭП уничтожаются с составлением акта об уничтожении КПЭП.

13.4. Исключение Уполномоченных лиц из Реестра

13.4.1. Исключение Уполномоченного лица из Реестра производится в случаях:

- увольнения Уполномоченного лица;

- изменения должности, занимаемой Уполномоченным лицом;

- по решению руководителя Участника ЭД.

13.4.2. Участник ЭД не позднее чем за 10 рабочих дней до дня прекращения исполнения Уполномоченным лицом его обязанностей направляет в Удостоверяющий центр заявление на отзыв СКПЭП Уполномоченного лица и передает ключевой носитель (с КПЭП) в Удостоверяющий центр для уничтожения ключей электронной подписи электронной подписи.

13.4.3. Удостоверяющий центр на основании заявления об исключении Уполномоченного лица из Реестра вносит изменения в Реестр уполномоченных лиц, производит удаление Уполномоченного лица из Реестра и уничтожение принадлежащего ему КПЭП.

13.4.4.По факту уничтожения составляется акт уничтожения КПЭП.