Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и аппарате администрации Архангельской области



ОПУБЛИКОВАНИЕ: В данном виде документ опубликован не был. Первоначальный текст документа опубликован не был;

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

26 июля 2007 г. №680р

г. Архангельск

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и аппарате администрации Архангельской области

{В редакции распоряжения Главы администрации Архангельской области от 27.12.2007 №1222р, от 24.02.2009 №122р, от 03.04.2009 №228р}

{Признано утратившим силу распоряжением Губернатора Архангельской области от 16.06.2010 №620-р}

В связи с приведением нормативных правовых актов главы администрации Архангельской области в соответствие с федеральным законодательством, в целях эффективной организации делопроизводства и повышения качества подготовки документов в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и структурных подразделениях аппарата администрации Архангельской области:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и аппарате администрации Архангельской области.

Руководителям исполнительных органов государственной власти Архангельской области и структурных подразделений аппарата администрации Архангельской области принять необходимые меры по введению в действие указанной Инструкции и обеспечить строгое соблюдение установленных Инструкцией правил.

2. Признать утратившими силу следующие распоряжения главы администрации Архангельской области:

от 20 января 2003 года №50р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Архангельской области»;

от 17 ноября 2003 года №978р «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Архангельской области, утвержденную распоряжением главы администрации области от 20 января 2003 года №50р»;

от 23 сентября 2005 года №918р «О внесении изменений и дополнения в Инструкцию по делопроизводству в администрации Архангельской области, утвержденную распоряжением главы администрации области от 20 января 2003 года №50р»;

от 28 января 2005 года №59р «О формировании полнотекстовой электронной базы данных нормативных правовых актов администрации Архангельской области».

Глава администрации

Н.И. Киселёв

Для внутреннего пользования

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением главы администрации

Архангельской области

от 26 июля 2007 г. №680р

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

в исполнительных органах государственной власти

Архангельской области и аппарате администрации

Архангельской области

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция, разработанная в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 года №536, положениями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Регламентом администрации Архангельской области, утверждаемом в установленном порядке, определяет единый порядок работы с документами в исполнительных органах государственной власти Архангельской области (далее - исполнительные органы) и аппарате администрации Архангельской области (далее - аппарат администрации), включая подготовку, оформление, регистрацию, учет документов и контроль за их исполнением.

Правила и порядок работы с секретными документами, а так же документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, в исполнительных органах и аппарате администрации регламентируются специальными инструкциями.

1.2. Ведение делопроизводства в аппарате администрации осуществляется отделом делопроизводства управления делопроизводства и контроля администрации Архангельской области (далее - отдел делопроизводства).

1.3. В исполнительных органах подготовка, оформление, прием, отправка, учет, регистрация, рассмотрение документов, контроль за сроками их исполнения, а также хранение и сдача в архив документов осуществляются самостоятельно в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

В исполнительных органах могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.

1.4. Делопроизводство в исполнительных органах и аппарате администрации организуется с использованием системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «Дело» (далее - система «Дело»), предназначенной для автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности указанных органов.

Автоматизированные технологии подготовки и обработки документационной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Внедрение и сопровождение электронных систем документооборота в исполнительных органах и аппарате администрации осуществляется управлением информационных технологий аппарата администрации Архангельской области (далее - управление информационных технологий).

Организация и совершенствование постановки делопроизводства, методическое руководство делопроизводством в исполнительных органах и структурных подразделениях аппарата администрации, а также контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются управлением делопроизводства и контроля администрации Архангельской области (далее - управление делопроизводства и контроля).

1.7. Сотрудники исполнительных органов и аппарата администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов, материалов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.8. В случае утраты зарегистрированных документов и материалов исполнитель должен письменно проинформировать об этом заместителя главы администрации Архангельской области, руководителя аппарата администрации или руководителя исполнительного органа.

1.9. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.10.Передача документов, материалов или их копий сторонним организациям, в том числе средствам массовой информации, допускается только с разрешения руководителей исполнительных органов или заместителя главы администрации Архангельской области, руководителя аппарата администрации.

1.11. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается:

в исполнительных органах - на руководителей исполнительных органов;

в аппарате администрации - на заместителя главы администрации Архангельской области, заместителя главы администрации Архангельской области, руководителя аппарата администрации.

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Подготовка и оформление проектов

областных законов и проектов постановлений

Архангельского областного Собрания депутатов

2.1.1. Исполнительные органы и структурные подразделения аппарата администрации разрабатывают проекты областных законов и проекты постановлений Архангельского областного Собрания депутатов в соответствии с Порядком законопроектной деятельности администрации Архангельской области.

2.1.2. Проекты областных законов, проекты постановлений Архангельского областного Собрания депутатов печатаются на стандартных листах бумаги А4 шрифтом Times New Roman размером № 14 через полуторный межстрочный интервал.

Каждый лист проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов должен иметь следующие размеры полей: левое - 30 мм; правое - 10 мм; верхнее - не менее 20 мм; нижнее - не менее 20 мм.

2.1.3. Проекты областных законов, проекты постановлений Архангельского областного Собрания депутатов на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер листа проставляется арабскими цифрами по центру верхнего поля. Номер на первом листе не ставится.

Оформление реквизитов проектов областных законов, проектов постановлений Архангельского областного Собрания депутатов

2.1.4. В правом верхнем углу первого листа проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов печатается слово «Проект».

Ниже прописными буквами вразрядку печатаются выделяемые полужирным шрифтом и выравниваемые по центру слова:

А Р Х А Н Г Е Л Ь С К А Я О Б Л А С Т Ь

2.1.5. Наименование вида нормативного правового акта отделяется
от первого реквизита двумя межстрочными интервалами, выделяется полужирным шрифтом и печатается по центру:

ОБЛАСТНОЙ ЗАКОН

2.1.6. Заголовок проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, печатается без кавычек по центру с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка после заголовка не ставится.

Заголовок проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов должен точно и по возможности кратко отражать его содержание и предмет правового регулирования. Заголовок проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов содержит ответ на вопрос, о чем (о ком) издан документ.

Например:

Об администрации Архангельской области

В заголовке может приводиться название кодекса.

Например:

Градостроительный кодекс Архангельской области

2.1.7. Содержательная часть проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами и выравнивается по ширине печатной страницы.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

2.1.8. После текста законопроекта на расстоянии трех межстрочных интервалов располагается реквизит «Подпись». Слова «Глава администрации» и «области» печатаются в две строки от левой границы текстового поля. Инициалы имени, отчества и фамилия главы администрации Архангельской области печатаются у правой границы текстового поля. На расстоянии пяти межстрочных интервалов от подписи у левой границы текстового поля с абзацного отступа печатаются реквизиты «Место издания», «Дата» и «Номер».

Образец:

Глава администрации

Области И.О. Фамилия

г. Архангельск

2007 г.

№

Структурные элементы областного закона

2.1.9. Содержательная часть областного закона отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами и может иметь следующие основные элементы (структурные элементы текста областного закона):

преамбулу;

разделы;

главы;

статьи;

пункты;

подпункты;

дефисы;

абзацы.

2.1.10. Преамбула - это вступительная часть, определяющая цели, задачи, мотивы принятия проекта областного закона. Включение нормативных положений, в том числе предмета правового регулирования областного закона, правовой основы регулирования общественных отношений, в преамбулу проекта областного закона не допускается.

Иные структурные единицы проекта областного закона не могут иметь преамбулу.

2.1.11. Раздел как структурная единица проекта областного закона имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и заголовок.

Деление проекта областного закона на разделы, если в нем нет глав,
не допускается.

Обозначение и заголовок раздела печатаются полужирным шрифтом прописными буквами без точки в конце, заголовок набирается с новой строки.

Например:

РАЗДЕЛ I

ОБЕСПЕЧЕНИЕ ГРАЖДАН ЖИЛЫМИ ПОМЕЩЕНИЯМИ.

ПОЛЬЗОВАНИЕ ЖИЛЫМИ ПОМЕЩЕНИЯМИ

2.1.12. Глава как структурная единица проекта областного закона нумеруется римскими цифрами и имеет заголовок.

Обозначение главы набирается прописными буквами полужирным шрифтом, выравнивается по центру, после номера главы ставится точка.

Заголовок главы печатается прописными буквами полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы. Точка после заголовка главы не ставится.

Например:

ГЛАВА I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1.13. Статья является основным структурным элементом проекта областного закона.

Статья имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами.

Статья может оформляться как с заголовком, так и без него.

Обозначение статьи печатается прописными буквами полужирным шрифтом с абзацного отступа (1,25 см от левой границы текстового поля).

Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи. Точка после заголовка статьи не ставится.

Например:

Статья 8. Аппарат мирового судьи

2.1.14. Нумерация разделов, глав и статей проекта областного закона должна быть сквозной.

2.1.15. Статья подразделяется на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с точкой.

Текст пункта начинается с прописной буквы и заканчивается точкой.

Например:

«1. Реестр должностей гражданской службы (далее - реестр) - перечень должностей гражданской службы, классифицированных по государственным органам, категориям и группам должностей гражданской службы, учрежденных в органах государственной власти и иных государственных органах Архангельской области.

2. Реестр утверждается настоящим законом согласно приложению № 2 к настоящему закону.».

2.1.16. Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Использование в пределах одного законопроекта и арабских цифр, и букв русского алфавита для обозначения подпунктов не допускается. Подпункты следует начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Пункты и подпункты имеют единую нумерацию для данной статьи.

Например:

«1. Участниками бюджетного процесса в Архангельской области являются:

1) глава администрации Архангельской области; (подпункт 1пункта 1);

2) Архангельское областное Собрание депутатов; (подпункт 2пункта 1);

3) администрация Архангельской области; (подпункт 3 пункта 1);

4) финансовый орган администрации Архангельской области; (подпункт 4 пункта 1)».

2.1.17. Подпункты могут подразделяться на дефисы, которые начинаются со строчной буквы и заканчиваются точкой с запятой.

Допускается подразделение статей на абзацы, а абзацев на пункты, обозначаемые арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Например:

«Действие настоящего закона распространяется на следующие категории граждан Российской Федерации, постоянно проживающих на территории Архангельской области и включенных в областной регистр лиц, имеющих право на получение социальной поддержки:

1) лиц, являющихся ветеранами труда и имеющих право на пенсию
в соответствии с федеральными законами «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», а также ветеранов военной службы при достижении возраста, дающего право на пенсию по старости в соответствии с федеральными законами «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» и «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»; (пункт 1);

2) лиц, которым присвоено звание «Ветеран труда Архангельской области», имеющих право на пенсию в соответствии с федеральными законами «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»; (пункт 2);

3) лиц, подвергшихся политическим репрессиям и впоследствии реабилитированных; (пункт 3)».

2.1.18. Статьи могут подразделяться на абзацы. Каждый абзац начинается с прописной буквы и заканчивается точкой. Абзацы не имеют цифрового обозначения, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с первой красной строки статьи.

2.1.19. Примечания, сноски в тексте проекта областного закона могут использоваться, как правило, в приложениях и только в случае, когда содержание примечания, сноски невозможно изложить непосредственно
в структурной единице проекта областного закона.

Примечание набирается с прописной буквы с использованием абзацного отступа. После слова «Примечание» ставится точка.

Например:

«Действия должностных или юридических лиц, повлекшие за собой самовольное занятие земель, влекут наложение административного штрафа
в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда.

Примечание. Под действиями должностных или юридических лиц, повлекшими за собой самовольное занятие земель, в настоящей статье настоящего закона понимается устное или письменное разрешение
на занятие или использование земельного участка без оформленных
в установленном порядке правоустанавливающих документов на землю.».

При наличии нескольких примечаний они нумеруются арабскими цифрами с точкой, а слово «Примечание» употребляется во множественном числе.

2.1.20. Проекты областных законов могут иметь приложения, в которых помещаются различного рода программы, перечни, таблицы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д.

При наличии нескольких приложений к законопроекту они нумеруются арабскими цифрами.

Ссылка на приложение в тексте законопроекта делается, как правило, при помощи слова «согласно», слово «приложение», употребленное
в дательном падеже, пишется со строчной буквы.

Например:

«.согласно приложению № 4 к настоящему закону.».

Юридическая сила приложений и областного закона, к которому они относятся, одинакова.

Обозначение приложения располагается в правом верхнем углу страницы после текста законопроекта с указанием регистрационного номера и даты принятия областного закона.

Например:

Приложение

к областному закону

от№

или

Приложение № 1

к областному закону

от№

Заголовок приложения печатается центрированным способом полужирным шрифтом без точки в конце, отделяется от текста приложения тремя межстрочными интервалами.

Например:

Методика расчета субвенций местным бюджетам

муниципальных районов и городских округов Архангельской области на реализацию основных общеобразовательных программ

в муниципальных общеобразовательных учреждениях

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются по центру. Точка в конце заголовка раздела не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

2.1.21. Если в тексте проекта областного закона или в приложении имеются таблицы, то графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственном числе.

Заголовки граф и строк таблицы печатаются с прописной буквы, а заголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков граф и строк точки не ставятся.

Графы таблицы должны быть пронумерованы. Если таблицу печатают более чем на одной странице, на следующих страницах должны быть напечатаны номера этих граф.

В графах таблицы текст следует писать с прописной буквы. В первой графе (боковой части) таблицы после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Многострочные текстовые элементы в графах выравниваются по первой (верхней) строке боковой части таблицы.

Правила употребления ссылок в проектах областных законов

2.1.22. При необходимости сделать ссылку на нормативный правовой акт указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид нормативного правового акта, дата принятия, регистрационный номер и заголовок.

Например:

в соответствии с областным законом от 23 июня 2005 года №71-4-ОЗ «О государственной гражданской службе Архангельской области» .

или

в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» .

2.1.23. При неоднократных ссылках на один и тот же нормативный правовой акт при первом его упоминании применяется следующая форма:

«. в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации») .»

2.1.24. При необходимости дать ссылку не на весь нормативный правовой акт, а только на его структурную единицу сначала указывается эта конкретная единица (начиная с наименьшей).

Например:

. в соответствии с подпунктом 7 пункта 10 статьи 32 областного закона от 3 июня 2003 года №170-22-ОЗ «О выборах депутатов Архангельского областного Собрания депутатов» .

2.1.25. В текстах проектов областных законов необходимо избегать формулировки «в соответствии с законом». Следует указывать конкретный нормативный правовой акт либо использовать отсылочные формы (например, «в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе Российской Федерации»). Также не рекомендуется использовать словосочетание «в соответствии с действующим законодательством».

Правила оформления проектов областных законов о внесении

изменений и дополнений в областные законы

2.1.26. В случае если в тексте проекта областного закона имеется замена слов или цифр, исключение слов, цифр или предложений, новая редакция структурной единицы закона, заголовок проекта областного закона содержит слово «изменение» в соответствующем числе.

Например:

О внесении изменения в областной закон «.......»

или

О внесении изменений в областной закон «......»

В случае если в тексте проекта областного закона имеется дополнение структурной единицы статьи закона новыми словами, цифрами или предложениями либо дополнение областного закона структурными единицами, заголовок проекта областного закона содержит слово «дополнение» в соответствующем числе.

Например:

О внесении дополнения в областной закон «.......»

или

О внесении дополнений в областной закон «......»

При внесении в областной закон одновременно изменений и дополнений используется следующий заголовок проекта областного закона:

О внесении изменения и дополнения

в областной закон «.......»

или

О внесении изменений и дополнений

в областной закон «......»

При внесении изменений (дополнений) в несколько областных законов могут также использоваться следующие заголовки проекта областного закона:

О внесении изменений в отдельные областные законы .

или

О внесении изменений и дополнений

в отдельные областные законы .

2.1.27. При необходимости изложить в новой редакции только одну структурную единицу областного закона применяется следующая формулировка:

О внесении изменения в статью 5 областного закона

«Об общественных представителях в квалификационной

коллегии судей Архангельской области»

При внесении изменений в одну или две (не более) статьи областного закона (областных законов) могут использоваться следующие заголовки проекта областного закона:

О внесении изменений в статьи 5 и 10 областного закона «..........»

или

О внесении изменений в статью 5 областного закона

«.....» и статью 14 областного закона «.....»

или

О внесении изменений в статью 7 областного закона «.....»

и в областной закон «......»

2.1.28. Изложение областного закона в новой редакции не допускается. Если областной закон требует существенной переработки, то он признается утратившим силу с одновременным принятием нового областного закона.

2.1.29. При внесении изменений в областной закон указываются дата его принятия, регистрационный номер, заголовок, а также источник официального опубликования.

Например:

Внести в областной закон от 23 июня 2005 года №71-4-ОЗ «О государственной гражданской службе Архангельской области» («Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов», 2005, № 4; 2006, № 10, 13) следующие изменения и дополнения:

2.1.30. Статьи проектов областных законов о внесении изменений (дополнений) структурируются на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с точкой, пункты могут делиться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей скобкой (строчными буквами русского алфавита с закрывающей скобкой), а подпункты - на дефисы.

Вносимые в областной закон изменения излагаются последовательно (постатейно) с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения, и заключаются в кавычки.

При внесении изменений одним областным законом в несколько областных законов изменения, вносимые в каждый областной закон, оформляются самостоятельными статьями.

Например:

Статья 1.

Внести в статью 7 областного закона от ....... № ... «.........» (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, .., № .) следующие изменения:

1. ........ .:

.......;

........

2. ........ .

Статья 2.

Внести в областной закон от .... № . «.........» (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, ..., № .) следующие изменения:

1. ............

2. ............

2.1.31. При одновременном внесении в областной закон изменений (дополнений) и признании утратившими силу структурных единиц этого закона положения о внесении изменений и об утрате силы могут располагаться в одной статье. При этом вносимые изменения и признание утратившими силу должны быть изложены последовательно (постатейно).

Например:

Статья 1.

Внести в областной закон от ... № .. «........» (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, 2001, №.. ) следующие изменения:

1. В подпункте 3 пункта 6 статьи 1 слова «........» заменить словами «.......».

2. Пункт 1 статьи 2 после слов «.........» дополнить словами «...........».

3. Статью 4 признать утратившей силу.

В статье 5:

1) абзац первый пункта 1 изложить в следующей редакции:

«1................ .»;

2) в подпункте 1 пункта 4 слова «.......» исключить.

2.1.32. В случае исключения или признания утратившей силу структурной единицы областного закона нумерация разделов, глав, статей и пунктов, а также буквенное обозначение подпунктов основного областного закона не меняются.

Оформление перечня областных законов, подлежащих

признанию утратившими силу

2.1.33. В перечень областных законов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются:

1) областные законы, подлежащие признанию утратившими силу полностью. При этом отдельными позициями указывается как сам областной закон, так и все областные законы, которыми в текст основного областного закона ранее вносились изменения;

2) областные законы, подлежащие признанию утратившими силу частично, т.е. если утрачивает силу не весь закон, а только его отдельные структурные единицы (все нумерованные структурные единицы законодательного акта, а также дефисы и абзацы). При этом отдельными позициями указывается как сама структурная единица областного закона, так и все областные законы, которыми в текст данной структурной единицы ранее вносились изменения.

Например:

Признать утратившими силу:

1) областной закон от ....... № . «.........» (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, ......, № .);

2) статью 5 областного закона от ..... № .. «.......» (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, ....., № .);

3) пункт 8 статьи 11 областного закона от ..... № . «.............» (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, ....., № .);

4) дефис шестой подпункта 3 пункта 2 статьи 14 областного закона
от ..... № . «.............» (Ведомости Архангельского областного Собрания депутатов, ....., № .).

2.1.34. Областные законы в перечне законодательных актов, подлежащих признанию утратившими силу, располагаются в хронологическом порядке (по дате их принятия), нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой и считаются пунктами.

2.1.35. Перечень областных законов, подлежащих признанию утратившими силу, может быть изложен в форме:

1) самостоятельной статьи в законопроекте, устанавливающем новое правовое регулирование;

2) самостоятельной статьи или статей в проекте областного закона
о внесении изменений в областные законы и признании утратившими силу отдельных областных законов;

3) самостоятельным проектом областного закона.

Основные особенности языка и стиля проектов областных законов. Терминология проекта областного закона

2.1.36. Текст проекта областного закона должен соответствовать нормам современного русского литературного языка с учетом функционально-стилистических особенностей нормативных правовых актов.

2.1.37. Одним из главных требований, предъявляемых к языку законопроекта, является точность, однозначность правовых норм.

Нечеткие положения, чрезмерно абстрактные и расплывчатые формулировки (например, «могут и должны», «и так далее», «в случае необходимости»), фактические и грамматические ошибки создают условия для произвольного толкования и применения норм.

2.1.38. Термины и понятия, используемые в тексте проекта областного закона, должны быть однозначными и ясными.

При определении терминов используются общепонятные слова
и словосочетания.

По всему тексту проекта областного закона должно быть обеспечено единство терминологии. Использование одного термина для обозначения разных понятий и использование разных терминов для обозначения одного
и того же понятия не допускается.

Употребляемые в тексте проекта закона понятия и термины, их объем должны соответствовать понятиям и терминам, применяемым в федеральных законах, которые регулируют данные правоотношения, в Уставе Архангельской области и областных законах.

Если термины допускают неоднозначное понимание или требуют строгого определения их объема, в тексте проекта закона следует указать, какое значение придается термину. Определение понятия через это же понятие, а также определение неизвестного через еще менее известное не допускается.

Если значение используемого в нескольких отраслях законодательства одного и того же термина разное, то для каждой отрасли законодательства следует давать его соответствующее определение с использованием формулировки «для целей настоящего закона».

Одновременно следует избегать излишних определений понятий, если в других нормативных правовых актах уже дано определение понятия или если отсутствует необходимость возложения на данное понятие смысловой нагрузки.

Определения наиболее важных терминов и понятий, употребляемых в проекте областного закона, следует формулировать в статье, помещаемой в начале текста проекта областного закона. Перечни основных понятий оформляются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой, определения отделяются друг от друга точкой с запятой.

2.1.39. Использование в проектах областных законов аббревиатур (сложносокращенных слов) допустимо только в случае нормативного правового определения смыслового содержания соответствующей аббревиатуры.

В текстах проектов областных законов не допускается использование сокращенных, неофициальных наименований федеральных органов власти.

Наименования муниципальных образований в текстах проектов областных законов также необходимо писать полностью.

2.1.40. Даты в тексте проекта областного закона оформляются словесно-цифровым способом. Однозначные числа, обозначающие дни,
в проектах областных законов не включают ноль перед цифрой. Название месяца требует полного написания (исключение допускается в таблицах). Год обозначается четырехзначным числом.

Например: до 1 января 2006 года.

Количественные и порядковые числительные до десяти включительно следует обозначать буквенным способом. Числа от 11 и выше обозначаются цифрами.

Например: граждан, имеющих детей в возрасте до трех лет.

Дробные числительные обозначаются буквенным способом.

Например: две трети от установленного состава.

При указании процентов, технических данных применяется цифровой способ. Знак процента обозначается словами.

Например: в размере 15 процентов.

При этом следует иметь в виду, что в подобных случаях существительным управляет дробь, а не целое число, то есть правильной является конструкция «35,67 процента» (не «. процентов»).

При указании денежных сумм применяется цифровой способ. Размер штрафа в законопроектах, устанавливающих меры административной ответственности, указывается буквенным способом.

Например:

«. влечет наложение административного штрафа в размере одного минимального размера оплаты труда.».

2.1.41. Особое внимание следует обращать на употребление прописных и строчных букв в текстах законопроектов.

Как и в наименовании Конституции Российской Федерации, наименования конституций (уставов) субъектов Российской Федерации пишутся с прописной буквы (например: Устав Архангельской области).

В наименованиях федеральных конституционных законов пишется с прописной буквы только слово «федеральный» (например, Федеральный конституционный закон «О судебной системе Российской Федерации»).

При написании наименований федеральных законов следует иметь в виду, что в словосочетании «Федеральный закон» при его полном названии с прописной буквы набирается только слово «Федеральный» (например, Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»).

Со строчной буквы пишутся слова в словосочетаниях «федеральный конституционный закон», «федеральный закон», «федеральные законы» без конкретного названия, а также в словосочетаниях «проект федерального закона» и «проект федерального конституционного закона».

В словосочетании «областной закон» оба слова пишутся со строчной буквы.

Оформление сопроводительных документов к проекту областного закона, проекту постановления Архангельского областного Собрания депутатов

2.1.42. В ходе разработки проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов исполнитель совместно с соисполнителем подготавливает следующие сопроводительные документы:

а) пояснительную записку к проекту областного закона, проекту постановления Архангельского областного Собрания депутатов;

б) финансово-экономическое обоснование проекта областного закона, проекта постановления Архангельского областного Собрания депутатов;

в) перечень областных законов и иных нормативных правовых актов, отмены, изменения или дополнения которых потребует принятие данного областного закона, постановления Архангельского областного Собрания депутатов;

г) проект постановления Архангельского областного Собрания депутатов о принятии областного закона в первом чтении (только для проектов областных законов);

д) проект постановления Архангельского областного Собрания депутатов о принятии областного закона (только для проектов областных законов);

е) сопроводительное письмо в Архангельское областное Собрание депутатов с указанием на обороте предполагаемых согласований;

ж) иные материалы, предусмотренные федеральными и областными законами;

з) иные материалы, подтверждающие необходимость принятия областного закона, постановления Архангельского областного Собрания депутатов и обосновывающие положения проекта областного закона, постановления Архангельского областного Собрания депутатов.

В случае если проект областного закона предусматривает принятие нормативных правовых актов главой администрации Архангельской области, администрацией Архангельской области, а также иными исполнительными органами в случаях, предусмотренных федеральными законами, к проекту областного закона прилагаются соответствующие проекты нормативных правовых актов главы администрации Архангельской области, администрации Архангельской области, исполнительных органов.

2.2. Подготовка и оформление проектов правовых актов

главы администрации Архангельской области

и администрации Архангельской области

2.2.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов главы администрации Архангельской области, администрации Архангельской области (далее - проект правового акта) производится исполнительными органами и структурными подразделениями аппарата администрации
(далее - исполнители).

2.2.2. Правовой акт может быть принят в форме:

постановления главы администрации Архангельской области (далее - постановление главы администрации);

распоряжения главы администрации Архангельской области (далее - распоряжение главы администрации);

постановления администрации Архангельской области (далее - постановление администрации);

распоряжения администрации Архангельской области (далее -распоряжение администрации).

2.2.3. Форма правового акта определяется исполнителем при подготовке проекта этого правового акта и может быть изменена государственно-правовым управлением администрации Архангельской области (далее - государственно-правовое управление) в ходе согласования проекта.

2.2.4. Руководители исполнительных органов и структурных подразделений аппарата несут персональную ответственность за несоответствие проекта правового акта действующему федеральному и областному законодательству, правилам оформления, изложенным в настоящей Инструкции, а также за несоблюдение установленных сроков согласования проектов правовых актов и внесения их для рассмотрения на заседании администрации Архангельской области.

2.2.5. Разработку, обеспечение согласования и доработку проекта правового акта осуществляет работник исполнительного органа, структурного подразделения аппарата администрации по поручению руководства.

Исполнительные органы, структурные подразделения аппарата, разрабатывающие проект правового акта, обязаны обеспечить законность, целесообразность, внутреннюю непротиворечивость и правильность оформления проекта правового акта, а также провести антикоррупционную экспертизу в соответствии с Положением о порядке проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов Архангельской области и проектов правовых актов Архангельской области исполнительными органами государственной власти Архангельской области и аппаратом администрации Архангельской области, утвержденным постановлением администрации Архангельской области от 26 января 2009 года N11-па/3 (результаты указанной экспертизы отражаются в пояснительной записке).

Оформление реквизитов

в процессе подготовки проектов правовых актов

2.2.6. Проекты правовых актов печатаются на стандартных листах бумаги А4 шрифтом Times New Roman размером № 14. Верхнее поле проекта акта устанавливается на расстоянии 20 мм, левое - 30 мм, правое - 15 мм, нижнее - 20 мм.

В правом верхнем углу проекта правового акта размером шрифта № 14 печатается слово «Проект». Если проект правового акта планируется рассмотреть на заседании администрации Архангельской области, ниже слова «Проект» печатаются слова «Вносится на заседание администрации области» размером шрифта № 10.

2.2.7. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида (формы) правового акта;

дата и регистрационный номер правового акта;

место издания;

заголовок;

текст;

подпись;

визы.

2.2.8. Наименование вида проекта правового акта (постановление или распоряжение) отделяется от первого реквизита интервалом 24 пт, печатается без абзацного отступа прописными буквами (вразрядку) полужирным шрифтом № 14 и центрируется относительно левого и правого полей.

Например:

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Дата и регистрационный номер правового акта отделяются от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, печатаются центрированным способом (проставляются после подписания при регистрации в отделе протокольной работы).

Место издания (г. Архангельск) отделяется от даты и регистрационного номера правового акта межстрочным интервалом 24 пт и печатается размером шрифта № 10, центрируется относительно левого и правого полей.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа строчными буквами (первое слово - с прописной), выделяется полужирным шрифтом, содержит ответ на вопрос, о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно границ левого и правого полей (без абзацного отступа).

Текст отделяется от заголовка интервалом 24 пт, печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст проекта правового акта необходимо излагать четко, логично, кратко, исключая возможность двоякого толкования. При первичном упоминании в тексте употребляются полные официальные наименования предприятий, организаций, учреждений, далее в тексте могут быть использованы общепринятые сокращения.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и постановляющую части (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в постановлении главы администрации завершается словом «п о с т а н о в л я ю», которое печатается вразрядку, выделяется полужирным шрифтом, после слова ставится двоеточие.

Преамбула в постановлении администрации завершается словами «администрация Архангельской области п о с т а н о в л я е т», при этом слово «постановляет» также печатается вразрядку, выделяется полужирным шрифтом, после слова ставится двоеточие.

Постановляющая (распорядительная часть) может разделяться на пункты, которые печатаются с соблюдением абзацного отступа, нумеруются арабскими цифрами с точкой, начинаются с прописной буквы, в конце предложения ставится точка.

Пункты могут разделяться:

на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой, начинаются со строчной буквы, в конце ставится точка с запятой;

на абзацы, которые печатаются с соблюдением абзацного отступа, начинаются со строчной буквы, в конце ставится точка с запятой (абзацы не нумеруются, но нумерация подразумевается).

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов актов по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста двумя-тремя межстрочными интервалами и состоит из слов «Глава администрации» (от границы левого поля), инициалов имени, отчества и фамилии главы администрации (у правой границы текстового поля). Инициалы имени и отчества печатаются с точкой без пробела, между инициалами и фамилией рекомендуется делать пробел (например: И.О. Фамилия).

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта акта на одной странице.

В проектах нормативных правовых актов должна содержаться ссылка на конкретные положения (статьи, пункты) законов и других вышестоящих по юридической силе правовых актов, на основании которых подготовлен соответствующий проект нормативного правового акта (за исключением проектов нормативных правовых актов о признании полностью или частично утратившими силу нормативных правовых актов).

Оформление приложений к проектам правовых актов

2.2.9. При наличии приложений к проекту акта в тексте на них обязательно делается ссылка.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.

Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги формата А4. Размеры полей и шрифты при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов проектов правовых актов.

Если в тексте проекта правового акта дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу прописными буквами пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части этого реквизита центрируются относительно самой длинной строки (8 см), которая ограничивается правым полем документа.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к распоряжению главы администрации Архангельской области

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к распоряжению администрации Архангельской области

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии трех межстрочных интервалов от текста (черта означает «конец текста»). Длина черты составляет 2-3 см.

При наличии в тексте проекта акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, прилагаемый состав комиссии, прилагаемый перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу прописными буквами печатается слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на нормативный акт.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением главы администрации Архангельской области

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе
с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

2.2.10. Заголовок к тексту приложения печатается полужирным шрифтом без абзацного отступа, выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК т.д.), далее слова печатаются строчными буквами, в конце заголовка точка не ставится.

Заголовок приложения печатается от даты и номера правового акта (проставляются отделом протокольной работы) через два-три межстрочных интервала. Текст приложения отделяется от заголовка также двумя-тремя межстрочными интервалами.

2.2.11. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы, при этом допускается оформление таблицы размером шрифта № 12. Заголовки
и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным
в именительном падеже единственного числа. В конце заголовка точка
не ставится, даже если он не закончен (например, в конце стоят слова
«за счет», «в том числе»). Сокращение слов в заголовках не допускается.

Заголовки граф и строк таблицы начинаются с прописной буквы,
а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение.

Знаки препинания ставятся только внутри предложения (в конце предложения знаки препинания не ставятся). После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Одинаковые текстовые элементы в графах необходимо заменять кавычками. Повторяющиеся в графах цифры кавычками заменять нельзя.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Графу «Номер по п/п» включать в таблицу не допускается. При необходимости нумерации показателей, включенных в таблицу, порядковые номера указываются в первой графе.

2.2.12. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа, номер проставляется вверху по центру страницы.

2.2.13. Примечания к приложениям рекомендуется оформлять следующим образом: слово «Примечание» печатается без абзацного отступа, с прописной буквы, шрифтом № 12, вразрядку и отделяется от текста примечания точкой.

Например:

П р и м е ч а н и е.

Допускается вместо инициалов имени и отчества указывать полные имя и отчество гражданина, который имеет право на льготы.

Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют арабскими цифрами с точкой, при этом после слова «Примечания» ставят двоеточие.

Например:

П р и м е ч а н и я:

1. Допускается вместо инициалов имени и отчества указывать полные имя и отчество гражданина, который имеет право на льготы.

2. Копии представленных документов заверяются в администрации муниципального образования при предъявлении подлинников.

Возможно оформление примечаний следующим образом:

П р и м е ч а н и е 1.

П р и м е ч а н и е 2.

Допускается вместо инициалов имени и отчества указывать полные имя и отчество гражданина, который имеет право на льготы.

Копии представленных документов заверяются в администрации муниципального образования при предъявлении подлинников.

Если в приложениях необходимо пояснить отдельные слова (словосочетания, какие-либо данные), то после них ставят надстрочный знак сноски. В качестве знака сноски применяются арабские цифры без точки или звездочки («*», «**»), напечатанные уменьшенным размером на верхней линии шрифта. Знак сноски ставят непосредственно после слова (последнего слова словосочетания, последнего числа каких-либо данных), к которому дается пояснение.

Текст сноски располагают в конце страницы, на которой приведено поясняемое слово (словосочетание, какие-либо данные), а текст сноски, относящейся к данным таблицы, - в конце таблицы. При этом сноску отделяют от текста короткой горизонтальной чертой с левой стороны страницы.

Знак сноски печатают с абзацного отступа и отделяют от текста сноски пробелом. Текст сноски печатают размером шрифта № 12 с прописной буквы. В конце текста сноски ставят точку.

Например:

* Принадлежность данного товара к указанному перечню определяется его наименованием и характеристиками.

** Для приборов, содержащих ртуть, необходимо пользоваться паспортом с указанием его физических и химических характеристик.

или

1. Принадлежность данного товара к указанному перечню определяется его характеристиками.

2. Для приборов, содержащих ртуть, необходимо пользоваться паспортом с указанием его физических и химических характеристик.

2.2.14. В порядках, правилах, рекомендациях, положениях о конкурсах, комиссиях и других подобных документах применяется, как правило, сквозная рубрикация с разделением на пункты и подпункты (без деления на разделы и подразделы). В указанных документах пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, начинаются с абзацного отступа и с прописной буквы, в конце пункта ставится точка.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей скобкой, начинаются с абзацного отступа и печатаются со строчной буквы, в конце ставится точка с запятой.

Внутри пункта может применяться рубрикация в форме абзацев.

В больших по объему приложениях (положения, программы, уставы, концепции) тест может разделяться на разделы, подразделы, пункты, подпункты. В этом случае разделы нумеруются римскими цифрами с точкой, далее с прописной буквы полужирным шрифтом по центру печатается заголовок раздела. В конце заголовка точка не ставится.

Подразделы, пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами.

Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.), далее с прописной буквы полужирным шрифтом печатается заголовок подраздела и выравнивается по центру. В конце заголовка точка не ставится.

Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела
и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункт печатается с абзацным отступом, начинается с прописной буквы, в конце ставится точка.

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). При такой рубрикации подпункт также печатается
с абзацным отступом, начинается с прописной буквы, в конце ставится точка.

Внутри пункта и подпункта может применяться рубрикация в форме абзацев.

2.2.15. Даты в текстах проектов правовых актов и приложений к ним печатаются только словесно-цифровым способом (за исключением таблиц).

Согласование проектов правовых актов

2.2.16. Все проекты правовых актов и приложения к ним подлежат согласованию, которое организует и обеспечивает исполнитель. Согласование производится в целях обеспечения соответствия формы и содержания проекта правового акта действующему федеральному, областному законодательству и правилам, изложенным в настоящей Инструкции, а также в целях предотвращения нанесения ущерба интересам Российской Федерации и Архангельской области.

Процедура согласования проектов правовых актов включает в себя:

а) предварительное "веерное" согласование с использованием системы "Дело", которое осуществляется в соответствии с пунктами 5.8.1 - 5.8.6 настоящей Инструкции одновременно в исполнительных органах, структурных подразделениях аппарата, а также заместителями главы администрации Архангельской области в срок не более 5 рабочих дней;

б) доработку проектов правовых актов, которую осуществляет исполнитель с учетом замечаний в срок не более 5 рабочих дней;

в) предварительное редактирование с целью соблюдения норм современного русского языка и правил оформления проекта правового акта, которое осуществляется в отделе протокольной работы администрации Архангельской области (далее - отдел протокольной работы) в срок не более 3 рабочих дней;

г) окончательное согласование (визирование), которое осуществляется на бумажном носителе (с приложением пакета необходимых документов) последовательно в срок не более 2 рабочих дней в каждом исполнительном органе, структурном подразделении аппарата, а также заместителями главы администрации Архангельской области (для государственно-правового управления - не более 5 рабочих дней). Проект правового акта, направленный на визирование на бумажном носителе, обязательно регистрируется в системе "Дело" (например: проект АА, проект АГ). Если в исполнительном органе не используется система "Дело", проект правового акта регистрируется в том исполнительном органе или структурном подразделении аппарата, которое стоит следующим в списке визирования.

2.2.17. Для согласования к проекту правового акта в обязательном порядке прилагается пакет документов, в состав которого входят:

а) пояснительная записка, в которой кратко излагаются мотивы внесения проекта правового акта, обоснование предлагаемых решений, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы проекта акта (оформляется на стандартных листах бумаги размером шрифта №14 и подписывается руководителем исполнительного органа, заместителя главы администрации Архангельской области, руководителем аппарата администрации);

б) документы, материалы, на которые в проекте правого акта делается ссылка или которые должны быть приложены в соответствии с требованиями федерального либо областного законодательства;

в) копия правового акта, в который вносятся изменения или дополнения либо который признается утратившим силу (если проектом правового акта предусматриваются эти действия);

г) замечания, предложения к проекту правового акта (если есть отметки о замечаниях или предложениях при визировании);

д) исключен;

е) лист рассылки (приложение № 2).

В листе рассылки к проекту правового акта, кроме исполнителя и заинтересованных лиц, в обязательном порядке указываются:

государственно-правовое управление (4 экземпляра - если это распоряжение администрации или главы администрации и 8 экземпляров - если это постановление администрации или главы администрации);

отдел контроля управления делопроизводства и контроля администрации Архангельской области (далее - отдел контроля).

Главный федеральный инспектор в Архангельской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе (для постановлений главы администрации и администрации, а также, по решению исполнителя или по указанию государственно-правового управления, - отдельных распоряжений главы администрации и администрации);

областное Собрание депутатов (для постановлений главы администрации и администрации, а также, по решению исполнителя или по указанию государственно-правового управления, - отдельных распоряжений главы администрации и администрации);

газета «Волна» - если правовой акт подлежит опубликованию;

департамент информации и общественных связей Архангельской области (для информационного сопровождения и размещения на сайте администрации Архангельской области постановлений администрации и главы администрации, а также, по решению исполнителя или по указанию государственно-правового управления, отдельных распоряжений главы администрации и администрации).

При согласовании должностное лицо имеет право дополнительно внести в лист рассылки организации, в адрес которых необходимо направить документ.

2.2.18. В случае непредставления пакета документов, указанных в пункте 2.2.17 настоящей Инструкции, проект правового акта на согласование не принимается.

2.2.19. Согласование оформляется визой (внутреннее согласование), в состав которой входят наименование должности визирующего, подпись, дата (проставляются собственноручно должностным лицом ручкой с наполнителем синего или фиолетового цвета), расшифровка подписи. Наименование должности визирующего и расшифровка его подписи печатаются шрифтом №12.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта правового акта и приложений к нему (при этом слово «согласовано» не печатается) в следующей последовательности (снизу вверх):

руководитель органа, который подготовил проект правового акта;

руководители органов, которым в проекте правового акта предусматриваются поручения или к сфере ведения которых относятся затрагиваемые в проекте правового акта вопросы;

начальник государственно-правового управления, которое проводит юридическую и антикоррупционную экспертизу всех правовых актов на предмет соблюдения законности и правил юридической техники, а также наличия или отсутствия коррупциогенных факторов в проекте правового акта

заместители главы администрации Архангельской области, в подчинении которых находятся исполнитель и исполнительные органы, участвующие в согласовании проекта.

Все проекты правовых актов в обязательном порядке согласовываются с заместителем главы администрации Архангельской области, руководителем аппарата администрации, который последним визирует проект правового акта.

Не требуется визирования заместителем главы администрации Архангельской области, руководителем аппарата администрации и начальником государственно-правового управления проектов правовых актов о выделении единовременной материальной помощи через департамент социальной защиты населения Архангельской области, о рассмотрении списков граждан, представленных департаментом социальной защиты населения Архангельской области для присвоения звания «Ветеран труда Архангельской области».

Приложения к проектам правовых актов, в которых размещаются анкеты, формы заявлений, бланков и т.п., могут визироваться только руководителем органа, подготовившего проект (по согласованию с государственно-правовым управлением).

Не требуется визирования начальником государственно-правового управления проектов актов главы администрации о зарубежных командировках и приеме иностранных делегаций.

2.2.20. Отказ от визирования не допускается. В случае несогласия с документом в целом делается отметка:

С проектом не согласен,

замечания прилагаются.

Директор департамента

А.С. Иванов

Дата

При наличии возражений проекты актов визируются с замечаниями, которые оформляются на отдельных листах бумаги (не на бланке), подписываются руководителем исполнительного органа, аппарата администрации (или его заместителями), начальником государственно-правового управления и прилагаются к согласуемому проекту.

В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Директор департамента

Н.Н. Никонов

Дата

Особое мнение прилагается.

Директор департамента

С.С. Сидоров

Дата

Если в ходе доработки проекта правового акта замечания устранены, должностное лицо вправе на листе согласования сделать от руки отметку «Замечания устранены» или «Замечания учтены», поставить подпись и дату.

2.2.21. Проекты правовых актов администрации, требующие оперативного принятия без рассмотрения на заседании администрации Архангельской области, могут согласовываться методом опроса.

Решение о согласовании проекта правового акта методом опроса принимает заместитель главы администрации Архангельской области, в подчинении которого находится исполнитель, либо начальник государственно-правового управления. Перед началом визирования на оборотной стороне последнего листа проекта правового акта вносится запись (от руки): «Визирование проводится методом опроса по согласованию с (фамилия, инициалы)».

В этом случае проект акта сначала визируется исполнителем и руководителями органов, которым в проекте правового акта предусматриваются поручения или к сфере ведения которых относятся затрагиваемые в проекте правового акта вопросы, затем - остальными членами администрации Архангельской области в алфавитном порядке (сначала члены администрации - руководители департаментов, затем члены администрации - заместители главы администрации, последняя виза - первого заместителя главы администрации).

2.2.22. Визирование проектов правовых актов на бумажном носителе осуществляется в срок не более 2 рабочих дней (государственно-правовым управлением - не более 5 рабочих дней).

2.2.23. Передача проектов правовых актов на предварительное "веерное" согласование с использованием системы "Дело" и на окончательное согласование (визирование на бумажном носителе) осуществляется через приемные и секретариаты должностных лиц. Проекты правовых актов принимаются на согласование без сопроводительных писем.

Ответственность за нарушение сроков визирования проекта правового акта несет должностное лицо, которое рассматривало проект.

Согласование проектов актов с территориальными органами федеральных органов власти и иными организациями (при необходимости), то есть внешнее согласование, проводится в соответствии с подразделом 2.4 настоящей Инструкции (реквизит 23 - гриф согласования документа).

2.2.24. При наличии замечаний в ходе визирования на бумажном носителе проекты правовых актов возвращаются исполнителю на доработку, которая осуществляется в срок не более 2 рабочих дней. В этом случае проект правового акта подлежит повторному визированию.

Подготовка проектов правовых актов к подписанию.

Подписание, регистрация и выпуск правовых актов

2.2.25. После визирования исполнитель передает текст проекта правового акта (на бумажном носителе и в электронном виде) и пакет документов, указанных в пункте 2.2.17 настоящей Инструкции, в отдел протокольной работы для проверки правильности оформления и изложения, а также окончательного редактирования и подготовки проекта правового акта к подписанию.

В случае если в ходе редактирования существенно меняется смысл отдельных положений проекта правового акта, исполнитель в течение двух рабочих дней осуществляет его доработку и проводит повторное визирование. Повторное визирование не требуется, если внесены правки в целях обеспечения единства правил оформления и стиля изложения, не изменившие его содержания по существу.

2.2.26. Проект правового акта, который вносится на заседание администрации области Архангельской области, после визирования передается исполнителем (на бумажном носителе и в электронном виде) вместе с пакетом документов, указанных в пункте 2.2.17 настоящей Инструкции, в отдел протокольной работы не позднее чем за 6 календарных дней до начала заседания администрации Архангельской области (далее - заседание администрации). После проверки правильности оформления и наличия виз отдел протокольной работы передает (в течение одного рабочего дня) копию проекта правового акта в управление организационной работы администрации Архангельской области для внесения в повестку дня заседания администрации и тиражирования.

Повестка дня заседания администрации и материалы к нему представляются членам администрации и приглашенным лицам за 5 календарных дней до начала заседания администрации. Включение вопросов в повестку дня с нарушением установленного срока производится по указанию заместителя главы администрации Архангельской области, руководителя аппарата администрации области.

После рассмотрения на заседании администрации Архангельской области и получения протокола заседания отдел протокольной работы делает окончательную редакцию проекта правового акта (в том числе с учетом замечаний, высказанных на заседании) и готовит проект правового акта к подписанию.

2.2.27. Проект правового акта оформляется сотрудниками отдела протокольной работы в отделе делопроизводства на гербовом бланке установленной формы. При передаче проекта правового акта из отдела протокольной работы в отдел делопроизводства в левом верхнем углу проставляются пометка «На бланк» и дата.

На оборотной стороне последнего листа гербового бланка ставится штамп отдела протокольной работы.

Проверка, редактирование и подготовка проектов правовых актов
к подписанию осуществляются в срок не более трех рабочих дней со дня их поступления в отдел протокольной работы (для проектов правовых актов, рассмотренных на заседании администрации области, - не более пяти рабочих дней со дня заседания администрации).

2.2.28. Правовой акт, оформленный на гербовом бланке, вместе
с завизированным проектом правового акта и пакетом необходимых документов формируется отделом протокольной работы в отдельную папку и передается на подписание главе администрации Архангельской области или заместителю главы администрации Архангельской области, исполняющему его обязанности. Глава администрации Архангельской области или заместитель главы администрации Архангельской области, исполняющий его обязанности, подписывает правовой акт, оформленный
на гербовом бланке.

Внесение изменений и дополнений в подписанный правовой акт
не допускается.

2.2.29. Проекты правовых актов по кадровым вопросам и вопросам прохождения государственной службы готовятся и представляются для подписания на гербовом бланке управлением государственной службы и кадров администрации Архангельской области. Подписанные правовые акты передаются в отдел протокольной работы вместе с листом рассылки, пакетом необходимых документов и дискетой с текстом акта (если правовой акт подлежит опубликованию).

Проекты правовых актов по вопросам награждения и поощрения готовятся и представляются для подписания на гербовом бланке отделом наград управления государственной службы и кадров администрации Архангельской области. Подписанные правовые акты передаются в отдел протокольной работы вместе с листом рассылки, пакетом необходимых документов и дискетой с текстом акта (если правовой акт подлежит опубликованию).

Проекты актов о командировках (за исключением актов о зарубежных командировках) главы администрации, заместителей главы администрации, руководителей исполнительных органов готовятся, представляются для подписания, регистрируются и выпускаются управлением государственной службы и кадров администрации Архангельской области.

2.2.30. После подписания правовые акты поступают в отдел протокольной работы для регистрации и выпуска. Регистрация правовых актов ведется в системе «Дело».

На каждом правовом акте проставляется дата и каждому правовому акту присваивается соответствующий регистрационный номер.

Дата в нормативных правовых актах оформляется словесно-цифровым способом с проставлением ноля (например: от 05 марта 2007 г.).

Регистрационный номер печатается в одной строке вместе с реквизитом «Дата». Дата и номер центрируются относительно границ правового и левого полей.

Регистрация правовых актов осуществляется по единой нумерации, которая ведется в течение календарного года раздельно для каждого вида правового акта.

К порядковому номеру распоряжения главы администрации без дефиса и без пробела добавляется строчная буква «р» (а к номеру распоряжения главы администрации о командировках, которое готовится управлением государственной службы и кадров администрации Архангельской области, - строчные буквы «рк»);

Постановлениям главы администрации присваивается порядковый номер без добавления буквенных обозначений.

К регистрационному номеру распоряжения администрации через дефис (без пробелов) добавляются строчные буквы «ра», затем через косую черту (без пробелов) добавляется номер протокола заседания администрации, на котором рассматривался проект акта (например: №120-ра/29, где 120-ра - порядковый номер распоряжения администрации, 29 - номер протокола).

К порядковому номеру постановления администрации через дефис (без пробелов) добавляются строчные буквы «па», затем через косую черту (без пробелов) добавляется номер протокола заседания администрации, на котором рассматривался проект акта (например: №88-па/32, где 88-па - порядковый номер постановления администрации, 32 - номер протокола).

2.2.31. После регистрации сотрудник отдела протокольной работы делает копию с оригинала правового акта, заверяет ее печатью отдела протокольной работы, копирует заверенный правовой акт в необходимом

количестве и направляет в отдел делопроизводства для рассылки адресатам (согласно листу рассылки).

Срок регистрации и выпуска правовых актов - не более трех дней после их подписания.

2.2.32. Отдел протокольной работы самостоятельно направляет:

в редакцию газеты «Волна» - копии постановлений главы администрации и администрации, а также, по решению исполнителя или указанию государственно-правового управления, копии распоряжений главы администрации и администрации (при этом исполнителем или государственно- правовым управлением делается соответствующая отметка в листе рассылки);

в аппарат главного федерального инспектора полномочного представителя Президента Российской Федерации в СЗФО - копии постановлений главы администрации и администрации, а также, по решению исполнителя или указанию государственно-правового управления, копии распоряжений главы администрации и администрации;

в департамент информации и общественных связей Архангельской области - копии постановлений главы администрации и администрации,
а также, по решению исполнителя или указанию государственно-правового управления, копии распоряжений главы администрации и администрации.

2.2.33. Государственно-правовое управление самостоятельно направляет:

в прокуратуру Архангельской области - копии постановлений главы администрации, постановлений и распоряжений администрации, а также копии отдельных распоряжений главы администрации;

в организации, осуществляющие ведение справочно-правовых систем, - копии постановлений главы администрации и администрации (на основании договоров с ними);

в территориальный орган юстиции по Архангельской области
(для включения в Федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации) - копии постановлений главы администрации и администрации;

в Центр специальной связи и информации Федеральной службы охраны России в Архангельской области - копии постановлений главы администрации и администрации.

2.2.34. После выпуска тексты правовых актов вместе с приложениями (за исключением правовых актов, содержащих персональные данные) вносятся сотрудниками отдела протокольной работы и отдела делопроизводства в полнотекстовую электронную базу системы «Дело»
в срок не более двух дней со дня выпуска.

2.2.35. Правовые акты нормативного характера подлежат официальному опубликованию и размещению на сайте администрации Архангельской
области (кроме документов или отдельных положений, содержащих сведения конфиденциального характера).

Официальное опубликование правовых актов производится в газете «Волна».

В текстах постановлений главы администрации и администрации, распоряжений главы администрации и администрации необходимо отдельным пунктом указывать срок вступления в силу правового акта.

Например:

Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу со дня его официального опубликования.

Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу со дня подписания.

Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу с 01 марта 2008 года.

Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу не ранее чем через 60 дней со дня его официального опубликования;

В текстах постановлений главы администрации и администрации, распоряжений главы администрации и администрации необходимо отдельным пунктом указывать срок вступления в силу правового акта.

Например:

Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу со дня его официального опубликования.

Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу со дня подписания.

Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу с 01 марта 2008 года.

Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу не ранее чем через 60 дней со дня его официального опубликования;

Правовой акт по вопросам защиты прав и свобод человека и гражданина вступает в силу не ранее чем через 10 дней после его официального опубликования.

2.2.36. Контроль за соблюдением правил подготовки и оформления проектов правовых актов, подписанием и выпуском правовых актов осуществляет заместитель главы администрации Архангельской области, руководитель аппарата администрации.

Контроль за правильностью и своевременностью опубликования правовых актов осуществляют государственно-правовое управление и департамент информации и общественных связей Архангельской области.

2.2.37. Подлинники правовых актов вместе с документами, на основании которых они приняты, хранятся в отделе протокольной работы, формируются в отдельные тома и сдаются в архив в установленном порядке.

Подлинники актов о командировках (за исключением актов о зарубежных командировках) главы администрации, заместителей главы администрации, руководителей исполнительных органов вместе с документами, на основании которых они приняты, хранятся в управлении государственной службы и кадров администрации Архангельской области, формируются в отдельные тома и сдаются в архив указанным управлением в установленном порядке.

Ведение реестров правовых актов в электронном виде осуществляется отделом протокольной работы.

Отдел протокольной работы в установленном порядке заверяет копии правовых актов, находящихся на хранении в отделе.

При подготовке проектов актов рекомендуется пользоваться Методическими рекомендациями по оформлению проектов правовых актов главы администрации Архангельской области и администрации Архангельской области (приложение № 3). Образцы оформления проектов правовых актов и правовых актов приведены в приложениях № 4-15.

2.3. Изготовление и использование бланков документов, печатей и штампов

Изготовление и использование бланков документов

Документы печатаются на бланках установленной формы
и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь размеры полей не менее:

левое - 20 мм,

правое - 10 мм,

верхнее - 20 мм,

нижнее - 20 мм.

2.3.2. Документы, издаваемые от имени двух и более исполнительных органов, как правило, оформляются на стандартных белых листах бумаги формата А4, при этом данные о наименовании исполнительных органов, подписавших письмо, включаются в наименование должности реквизита «Подпись».

2.3.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman (Cyr) размером № 13, 14, 15 через один-два межстрочных интервала (для оформления табличных материалов допускается использовать размер шрифта № 12).

Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.3.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

2.3.5. В исполнительных органах и аппарате администрации применяются следующие бланки:

бланк письма с указанием наименования органа исполнительной власти;

бланк письма с указанием должности руководителя органа исполнительной власти;

бланк постановления главы администрации Архангельской области;

бланк распоряжения главы администрации Архангельской области;

бланк постановления администрации Архангельской области;

бланк распоряжения администрации Архангельской области;

бланк приказа.

Образцы бланков приведены в приложениях № 16-22.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению
и без разрешения соответствующего руководителя не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.3.6. Исполнительные органы имеют свои бланки.

Наименование исполнительного органа должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (в положении об исполнительном органе).

Над наименованием исполнительного органа необходимо указать полное наименование вышестоящей организации - АДМИНИСТРАЦИЯ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ.

При переписке между исполнительными органами бланки администрации Архангельской области не используются.

Не разрешается изготовление бланков на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

Изготовление и использование печатей и штампов

2.3.7. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в исполнительных органах используются гербовые и другие печати, если это предусмотрено положениями об исполнительных органах.

2.3.8. Гербовые печати с изображением Государственного герба Российской Федерации используют исполнительные органы на основании абзаца второго статьи 4 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

2.3.9. Гербовые печати проставляются на командировочных удостоверениях, платежных поручениях, других финансовых документах в установленных законодательством случаях.

2.3.10. Гербовые печати на удостоверениях работников проставляются управлением государственной службы и кадров администрации Архангельской области.

2.3.11. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

2.3.12. На копиях правовых актов, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая (негербовая) печать отдела протокольной работы.

Печать отдела протокольной работы используется также для удостоверения отметки о заверении копий нормативных правовых актов, оригиналы которых хранятся в отделе протокольной работы.

Для заверения копий документов, которые хранятся в отделе делопроизводства, используется круглая (негербовая) печать отдела делопроизводства.

2.3.13. Штампы и печати должны учитываться ответственными
за делопроизводство в специальном журнале, выдаваться работникам под подпись и храниться в металлических шкафах.

2.3.14. Ответственность за хранение и контроль использования печатей и штампов в исполнительных органах и структурных подразделениях аппарата администрации возлагается на их руководителей.

При смене руководителя исполнительного органа, структурного подразделения, аппарата администрации печати и штампы передаются
по акту с отметками в журналах учета.

2.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.4.1. При подготовке организационно-распорядительных документов используются следующие реквизиты с соблюдением правил оформления
и расположения на формате А4 углового и продольного бланков (приложения № 23, 24):

01 - Государственный герб Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

02 - герб субъекта Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

В соответствии с областным законом от 15 июля 2003 года №178-23-ОЗ «О гербе Архангельской области» (с изменениями на 26 апреля 2005 года) герб Архангельской области в многоцветном или одноцветном варианте помещается на бланках:

областных законов;

постановлений и решений Архангельского областного Собрания депутатов;

постановлений и распоряжений главы администрации Архангельской области;

постановлений и распоряжений администрации Архангельской области.

Герб в одноцветном варианте помещается на бланках:

администрации Архангельской области;

Архангельского областного Собрания депутатов;

уполномоченного по правам человека в Архангельской области;

представительств Архангельской области в Российской Федерации;

избирательной комиссии Архангельской области;

иных органов государственной власти Архангельской области.

03 - эмблема организации (или товарный знак).

Эмблема организации (или товарный знак) помещается на бланке организаций в соответствии с уставом или положением об организации. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации.

04 - код организации.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05 - основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица.

Основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - код формы документа.

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - наименование организации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

09 - справочные данные об организации.

Справочные данные об организации включают индекс учреждения связи, почтовый адрес, телефон, факс и другие сведения по усмотрению организации.

10 - наименование вида документа.

Наименование вида документа проставляется на всех документах (приказ, постановление, распоряжение, решение, акт и др.). В письме наименование вида документа не указывают.

11 - дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 05 января 2005 года следует оформлять: 05.01.2007 (неправильно: 05.01.07, 05.01.2007г. или 05.01.2007 года).

Допускается словесно-цифровой способ написания даты, например, 08 января 2007 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например, 2007.01.05.

12 - регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Сведения о номере и дате переносятся
с поступившего документа.

14 - место составления или издания документа.

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, включает только общепринятые сокращения.

15 - адресат.

Этот реквизит оформляется на письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией, наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Министерство здравоохранения

Российской Федерации

или

ОАО «Архангельскоблгаз»

Бухгалтерия

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ОАО «Архэнерго»

Планово-экономический отдел

Старшему экономисту

И.А. Петровой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или
в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

или

Главам

муниципальных образований

Архангельской области

Руководителям исполнительных органов

государственной власти

Архангельской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.

При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Учебно-методический центр

документирования и управления

2-й Смоленский пер., д.1/4, стр.1

Москва, 121099

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв.12

г. Котлас, Архангельская обл.,

163000

16 - гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ
(без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель аппарата администрации Архангельской области

Личная подписьИ.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

приказом директора департамента финансов Архангельской области

от 06 января 2007 г. № 5

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 - резолюция.

Резолюция проставляется на документе соответствующим должностным лицом, включает инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись
и дату. На документе не должно быть более четырех резолюций.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, если не оговорено иное, остальные привлекаются к решению вопроса в качестве соисполнителей. Первому лицу, указанному в резолюции, предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.

Допускается оформление резолюций на отдельном листе.

18 - заголовок к тексту.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и содержать ответ на вопрос, о чем (о ком) издан документ, например: «О выделении.», «Об изменении.» и т.д.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится.

19 - отметка о контроле за исполнением документа.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».

К контрольному документу обязательно прикладывается контрольная карточка, где указаны исполнители, сроки исполнения и задание.

20 - текст документа.

Текст документа должен быть кратким, ясным, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст печатается на расстоянии двух-трех межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих листах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать одну заключительную часть, если содержание документа не нуждается в пояснении. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты.

Например:

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 26 мая 1997 г. №6-ФЗ «О повышении минимального размера оплаты труда» приказываю: .

Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение), действующих на принципах единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа - «приказываю», «предлагаю», «прошу».

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа - «постановляет», «решил».

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа - «приказываем», «решили».

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа - «слушали», «выступили», «постановили».

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция) и содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «администрация считает возможным»).

21 - отметка о наличии приложения.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение о департаменте здравоохранения Архангельской

области на 5 л. в 1 экз.

2. Регламент администрации Архангельской области на 20 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к приказу директора департамента финансов Архангельской области

от 06 января 2007 г. № 5

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2000 № 02-4/156 и приложение к нему,

всего на 30 л.

Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

22 - подпись документа.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Подпись отделяется от последней строки текста двумя-тремя межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы имени и отчества печатаются без пробела). Последняя буква
в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При использовании должностного бланка наименование должности не указывается.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Рекомендуется проставлять подпись ручкой с наполнителем синего (фиолетового) цвета.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор департамента личная подпись М.А. Медведев

Начальник управления личная подпись Н.И. Логинова

При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Например:

Заместитель главы администрации

Архангельской области

по вопросам экономики и финансов

личная подписьИ.О. Фамилия

Заместитель главы администрации

Архангельской области

по социальным вопросам

личная подписьИ.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии
в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии личная подпись Н.В. Куликов

Члены комиссии личная подпись К.М. Артемова

В.И. Матвеев

В.К.Филатов

При подписании совместного документа руководителями разных организаций первый лист оформляют не на бланке.

23 - гриф согласования документа.

Этот реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица,
с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Главного управления

МЧС России по Архангельской области

Личная подпись И.О. Фамилия

23.04.2006

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования осуществляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии медицинских наук

от 30.10.2007 № 451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания комиссии

по делам ветеранов при главе администрации

Архангельской области

от 21.06.2007 № 10

24 - визы согласования документа.

Согласование документа оформляют визой, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Иванов

Дата

Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось
с документом и выразило свое отношение к нему.

Отказ от визирования документа не допускается. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись А.С. Иванов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации (постановления, распоряжения, приказы, решения), визы проставляются
в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

Виза ознакомления располагается ниже реквизита «Подпись».

25 - оттиск печати.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица
на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Оттиск печати с изображением герба Архангельской области может проставляться на следующих документах, требующих особого удостоверения их подлинности:

документы организационно-правового характера (положение, штатное расписание);

документы, содержащие разрешение заниматься определенным видом деятельности (лицензия);

документы, удостоверяющие права отдельных лиц (доверенность);

документы, подтверждающие сведения персонального характера (справка);

документы, оформляющие соглашение двух или нескольких лиц (договор);

документы, определяющие обязательства по выполнению определенных действий (гарантийное письмо);

документы, фиксирующие факты приема-передачи денежных средств и материальных ценностей (платежное поручение, акт).

Простые круглые мастичные печати (без изображения герба Архангельской области) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Простой печатью заверяют копии документов и выписки из документов, предназначенные для представления в другие организации.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет зону расположения реквизита «Печать» и не содержит каких-либо дополнительных требований к проставлению печати. Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «МП».

Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.

26 - отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

заверительную надпись «Верно»;

должность лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В. Колосков

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Копии документов заверяются руководителями исполнительных органов, их заместителями, заместителем главы администрации Архангельской области, руководителем аппарата администрации, руководителями кадровых служб, руководителем отдела делопроизводства, руководителем отдела протокольной работы, главным бухгалтером.

27 - отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию (или имя, отчество и фамилию) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

И.В. Петров или Иван Васильевич Петров

24-22-02

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке
об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения
об исполнении;

номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, номер», «Дан устный ответ», «Учтено при составлении заявки», «Вопрос решен по телефону» и т. п.

29 - отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа.

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

30 - идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату
и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2.5. Особенности оформления отдельных видов документов

2.5.1. Приказ

Приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы исполнительных органов и аппарата администрации.

Проекты приказов вносят работники исполнительных органов
и структурных подразделений аппарата администрации на основании поручений руководства либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовят кадровые службы
на основании соответствующих представлений.

Проекты приказов, представляемые на подпись заместителю главы администрации Архангельской области, руководителю аппарата администрации, визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения аппарата администрации, подготовившими проект приказа, руководителями подразделений, которым в проекте приказа предусматриваются задания и поручения, и руководителем государственно-правового управления.

Приказы оформляются на бланках. Приказ должен иметь дату и номер. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности и личному составу нумеруются отдельно.

Приказ должен иметь заголовок, в котором содержится ответ на вопрос, о чем (о ком) издан документ. Заголовок приказа печатается без абзацного отступа полужирным шрифтом (размер № 14), выравнивается
по центру. В конце заголовка точка не ставится.

Например:

О командировании . в Онежский район

Текст приказа отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается шрифтом № 14 с интервалом 18 пт, состоит из двух частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В первой части (констатирующей) указывается основание или причина составления документа. Она может начинаться словами «В целях.», «Во исполнение .», «В соответствии с .». Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула приказа завершается словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемыхдействий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, дополняет или отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст документа должен начинаться словами «Признать утратившим силу.».

Приказы исполнительных органов подписывает руководитель исполнительного органа, приказы по аппарату администрации - заместитель главы администрации Архангельской области, руководитель аппарата администрации, а в случае их отсутствия - лица, исполняющие их обязанности.

Ответственность за качество подготовки приказов возлагается на руководителей исполнительных органов и заместителя главы администрации Архангельской области, руководителя аппарата администрации.

2.5.2. Протокол

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть оформляется по схеме:

Председатель или председательствующий - Ф.И.О.

Секретарь - Ф.И.О.

Присутствовали - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих, если их количество превышает 15 человек.

Повестка дня (содержит перечисление вопросов повестки дня с фамилиями докладчиков).

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему с пометкой «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте приводится полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствующих на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» или «Об», печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим собрания и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегий, совещаний глав муниципальных образований.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Протокол печатается на бумаге формата А4 размером шрифта № 14 и имеет следующие реквизиты:

наименование документа - слово П Р О Т О К О Л - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания - указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не в обычном месте;

дата и номер протокола (дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита);

подпись - отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала.

Протокол должен быть оформлен и подписан в течение трех дней после проведения совещания (мероприятия).

Образец оформления полного протокола приведен в приложении №25.

Образец оформления краткого протокола приведен в приложении №26.

2.5.3. Служебные письма

Служебные письма готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы федеральных Министерств, федеральных агентств, федеральных служб;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании сроков исполнения поручений, запросов, просьб.

Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Служебное письмо оформляется на бланках установленных образцов форматов А4 и А5 с изображением герба Архангельской области.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: «.администрация Архангельской области считает.», «.администрация Архангельской области рассмотрела...».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу.», «направляю.».

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Документы, направляемые в федеральные органы представительной, исполнительной, судебной власти, областное Собрание депутатов, областную прокуратуру, подписываются главой администрации Архангельской области или исполняющим обязанности главы администрации Архангельской области.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются первым заместителем главы администрации Архангельской области, заместителями главы администрации Архангельской области, руководителями исполнительных органов, заместителем главы администрации Архангельской области, руководителем аппарата администрации в пределах их компетенции.

Датой письма является дата его подписания.

Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.

Исходящие служебные письма отправляются адресатам с подписью должностного лица, копия исходящего документа, завизированная исполнителем (или несколькими исполнителями), помещается в дело
в соответствии с номенклатурой дел.

Письма и телеграммы главы администрации Архангельской области
и администрации Архангельской области в адрес Президента Российской
Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, его заместителей, руководителей федеральных органов исполнительной власти на бланке установленной формы могут оформляться в отделе делопроизводства при представлении проекта письма в электронном виде.

III. Организация документооборота в системе исполнительных органов и аппарата администрации области

Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.1.1. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

3.1.2. Документы и материалы, поступающие на имя главы администрации Архангельской области, первого заместителя главы администрации Архангельской области, заместителей главы администрации Архангельской области, заместителя главы администрации Архангельской области, руководителя аппарата администрации, принимаются, учитываются и регистрируются в отделе делопроизводства.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов и бандеролей с пометкой «Лично», вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

На конвертах с пометкой «Лично» проставляются дата поступления и регистрационный номер, конверты передаются адресатам без вскрытия и учитываются в обычном порядке по реквизитам, указанным на конвертах.

Исполнительные органы регистрируют адресованные им документы самостоятельно.

Правительственная корреспонденция принимается и регистрируется в отделе контроля.

Телеграммы принимаются отделом делопроизводства и регистрируются в системе «Дело».

Письма, поступающие по каналам электрической связи, также регистрируются отделом делопроизводства в системе «Дело».

Электронная почта, поступающая на электронный адрес , регистрируется в отделе делопроизводства.

Формы регистрационных штампов приведены в приложении № 27.

Прием и регистрация писем, телеграмм граждан на имя главы администрации Архангельской области и его заместителей производится отделом писем и обращений граждан администрации Архангельской области (далее - отдел писем и обращений граждан).

Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями исполнительных органов), содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется отделом специальной документальной связи администрации Архангельской области.

3.1.3. Поступающие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в администрацию Архангельской области, приводится в приложении № 28.

3.1.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.

Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При недостаче документов (отдельных листов) составляется акт (приложение № 29) в трех экземплярах, один из которых остается в отделе делопроизводства, другой приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю.

3.1.5. В отделе делопроизводства документы регистрируются в системе «Дело» в день их поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки.

На входящем документе в правом нижнем углу свободного поля проставляется штамп, где указываются дата поступления и регистрационный номер.

Документы передаются руководству в день их регистрации. Документы, имеющие пометку «Срочно» или «Вручить немедленно», передаются немедленно.

Входящие документы, адресованные главе администрации Архангельской области, после регистрации в отделе делопроизводства направляются в секретариат главы администрации Архангельской области для рассмотрения.

Входящие документы, адресованные главе администрации Архангельской области, но относящиеся к компетенции его заместителей и не требующие доклада главе администрации Архангельской области, направляются отделом делопроизводства в секретариаты заместителей главы администрации Архангельской области для рассмотрения и принятия решения заместителями главы администрации.

О поступивших в секретариат документах докладывается руководителю. Руководителем даются указания об исполнении поступивших документов в форме резолюций.

Рассмотрение документов производится руководителями в день поступления их в секретариаты, но не позднее трех дней с даты регистрации документа.

После наложения визы руководителем сотрудник секретариата вносит соответствующие отметки в электронную карточку документа и передает документы в отдел делопроизводства для дальнейшей обработки и передаче исполнителям.

3.1.6. Незарегистрированные документы, поступившие непосредственно в секретариаты или подразделения, не имеющие права самостоятельной регистрации, подлежат обязательной передаче на регистрацию в отдел делопроизводства.

3.1.7. Регистрация исходящих документов за подписью главы администрации Архангельской области и его заместителей также ведется отделом делопроизводства в системе «Дело» в соответствии с номенклатурой дел.

3.2. Организация приема и передачи документов

с использованием средств факсимильной связи

3.2.1. Прием и оперативная передача текстов документов по каналам факсимильной связи осуществляется факсимильными аппаратами (телефаксами), установленными в приемных главы администрации Архангельской области и его заместителей, в структурных подразделениях аппарата администрации и в исполнительных органах.

При передаче и приеме текстов служебных документов по телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на белой бумаге формата А4 (210 х 297), не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи визируется исполнителем, руководителем аппарата администрации или исполнительного органа;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ для передачи, и заместителя главы администрации Архангельской области, руководителя аппарата или исполнительного органа;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать тексты документов с пометкой «Для служебного пользования»;

подлежащий передаче по телефаксу материал и поступившие факсограммы учитываются в журнале без проставления на документах регистрационного штампа;

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются в системе «Дело» и передаются адресатам в день приема, срочные - немедленно;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется исполнителю.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в исполнительных органах и аппарате администрации, возлагается на приемные и секретариаты должностных лиц, руководителей структурных подразделений аппарата администрации и исполнительных органов.

3.3. Оформление и передача телеграмм

3.3.1. Телеграммы печатаются по установленной форме (приложение № 30).

Текст телеграммы не должен превышать одной машинописной страницы. Текст излагается кратко, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указываются должность, инициалы имени, отчества и фамилия должностного лица.

Телеграммы подписываются главой администрации Архангельской области, первым заместителем главы администрации Архангельской области, заместителями главы администрации Архангельской области.

Телеграммы категории «Правительственная» подписываются главой администрации Архангельской области или исполняющим обязанности главы администрации Архангельской области.

Проект телеграммы визируется исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего телеграмму.

3.4. Организация обработки и передачи исходящих документов

3.4.1. Исходящие документы (служебные письма, телеграммы, правовые акты) передаются в отдел делопроизводства для отправки адресатам почтовой и электрической связью.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса, электронного адреса или указанием на рассылку.

Переданные в отдел делопроизводства документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

При оформлении документов на заказную корреспонденцию составляется реестр, форма которого утверждается органами связи.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.

3.4.2. Передача документов между исполнительными органами осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном исполнительном органе.

IV. Контроль исполнения документов

4.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

4.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или штампом «Контроль».

4.3. Учет и контроль по срокам за исполнением контрольных документов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (указы, постановления, распоряжения, поручения) осуществляется отделом контроля.

Контроль за исполнением поручений, содержащихся в правовых актах главы администрации Архангельской области и администрации Архангельской области, и поручений, данных главой администрации Архангельской области на еженедельных планерках, также осуществляется отделом контроля.

Контроль за исполнением поручений первого заместителя главы администрации Архангельской области, заместителей главы администрации Архангельской области осуществляют их секретариаты.

Контроль сроков исполнения за рассмотрением обращений граждан осуществляет отдел писем и обращений граждан.

Организацию исполнения поручений осуществляют руководители исполнительных органов и структурных подразделений аппарата администрации.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

документы, поступившие из вышестоящих органов государственной власти, и внутренние документы - с даты подписания (утверждения) документа;

документы, поступившие из других федеральных органов исполнительной власти, организаций, а также обращения граждан - с даты их поступления.

4.4. Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

документы с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

документы, имеющие пометку «Срочно», - в 3-дневный срок;

документы, имеющие пометку «Оперативно», - в 10-дневный срок,

остальные документы - в срок не более месяца;

запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов областного Собрания депутатов (депутатские запросы) - в течение 30 дней со дня регистрации;

протесты прокуратуры - в течение 10 дней;

обращения граждан, поступившие в исполнительный орган, - в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

Если последний день срока исполнения документов приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

запросы уполномоченного по правам человека в Архангельской области - в течение 15 дней;

4.5. Если информация представлена позже указанного срока исполнения поручения, такое поручение считается просроченным, что является основанием для применения к исполнителю дисциплинарного взыскания.

При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении за три дня до истечения этого срока.

Об изменении срока исполнения документа сотрудник, ответственный за делопроизводство (или исполнитель), своевременно информирует управление делопроизводства и контроля о переносе сроков для внесения изменения в контрольную карточку документа.

4.7. В случае исполнения документа несколькими исполнительными органами подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

Если в резолюции не указан ответственный исполнитель, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в списке исполнителей первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Соисполнитель поручения должен представить письменный ответ ответственному исполнителю не позднее чем за три дня до даты истечения контрольного срока для составления обобщенного ответа.

4.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, давший поручение. На документе проставляются отметка об исполнении, подпись руководителя, подтверждающего исполнение, и дата.

V. Правила работы в системе автоматизированного

делопроизводства и документооборота

5.1. Общие положения

Настоящие Правила устанавливают общие требования к порядку работы с документами и обращениями граждан для сотрудников исполнительных органов и аппарата администрации с использованием системы «Дело».

Система «Дело» функционирует на базе компьютерной сети администрации Архангельской области.

Организационно-методическое руководство по использованию системы «Дело» осуществляют управление информационных технологий и управление делопроизводства и контроля.

Система «Дело» позволяет осуществлять регистрацию документов, автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за своевременным исполнением поручений, получать статистические справки (отчеты) по документообороту.

Система «Дело» предназначена для регистрации документов, содержащих информацию открытого характера, и обращений граждан, поступивших в исполнительные органы и аппарат администрации.

В системе «Дело» также разрешается регистрировать документы ограниченного распространения (для служебного пользования, с пометкой ДСП) и обращения граждан. Ввод текстов таких документов и обращений граждан, их сканирование, хранение и распечатка в системе «Дело» запрещены. Запрещается также осуществлять регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Администратор/технолог системы «Дело» назначается из числа сотрудников управления информационных технологий.

Администратор/технолог системы «Дело» выполняет работы по настройке системы в соответствии с изменениями в документообороте и структуре исполнительных органов и аппарата администрации, по актуализации и проверке общих справочников системы, консультирует пользователей системы «Дело».

Администратор/технолог системы «Дело» устанавливает необходимое программное обеспечение на рабочие места сотрудников исполнительных органов и аппарата администрации, ответственных за ведение делопроизводства (далее - сотрудники службы делопроизводства), обеспечивает ввод в систему персональных идентификаторов и первичных паролей всех пользователей.

Пользователям системы «Дело» запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам и рекомендуется периодически менять свои пароли.

Ответственность за организацию использования системы «Дело» в исполнительных органах возлагается на руководителей.

Сотрудники службы делопроизводства включаются в число пользователей системы «Дело» после прохождения обучения.

Руководителям и сотрудникам исполнительных органов и аппарата администрации для работы с регистрационными карточками документов и просмотра электронных образов (файлов) документов устанавливается подсистема электронного документооборота «Дело Web».

В системе «Дело» предусмотрена автоматическая регистрация изменений, вносимых пользователями в процессе работы. С этой целью для каждой регистрационной карточки ведется протокол изменений основного раздела регистрационной карточки, протоколы изменений множественных реквизитов регистрационной карточки и протоколы изменений поручений.

В протокол записываются:

дата и время выполнения операции;

название операции;

ФИО пользователя, выполнившего операцию.

5.2. Хранение информации в системе «Дело»

Основной единицей хранения информации в системе «Дело» является регистрационная карточка документа (далее - РК документа). Существуют три вида РК документов:

РК входящих документов;

РК исходящих и внутренних документов;

РК обращений граждан.

Каждая РК документа содержит заранее определенный набор реквизитов для описания своего вида.

Совокупность РК документов образует картотеку. В системе «Дело» созданы центральная картотека документов и картотеки документов каждого исполнительного органа.

Вместе с РК документа в системе «Дело» хранится и его электронный образ (файл с текстом, графическим изображением и другими формами представления документа в компьютере).

Документ регистрируется в единой базе данных системы «Дело» только один раз. При этом РК документа одновременно доступна для работы пользователям, наделенным правом выполнять конкретные функции как в картотеке, где документ был зарегистрирован, так и в тех картотеках, куда он был направлен на исполнение или для сведения.

Право доступа к конкретным картотекам и право выполнять конкретные функции (регистрация, редактирование, поиск, получение отчетов, просмотр всех резолюций и т.д.) предоставляются пользователю в процессе его регистрации в системе «Дело».

Для должностных лиц, обладающих правом давать поручения, в каждой картотеке созданы «Кабинеты». Должностное лицо именуется при этом владельцем «Кабинета». Каждый «Кабинет» содержит папки документов: «Поступившие», «На исполнении», «На контроле», «На рассмотрении», «На визировании». Такая организация информации в системе «Дело» позволяет выделить документы, направленные конкретным владельцам «Кабинетов», и повысить оперативность их обработки.

В картотеках исполнительных органов и аппарата администрации РК документа появляется сразу после его регистрации или выполнения одной из команд - «Переслать РК» или «Отметить отправку», а также после ввода резолюций руководства.

Если документ направлен при массовой рассылке в структурные подразделения исполнительных органов и аппарата администрации (далее - структурные подразделения) и/или должностным лицам, не имеющим «Кабинетов», сотрудник может найти и обработать РК документа, используя режим поиска по номеру РК документа или по любым другим реквизитам.

Если документ направлен владельцу «Кабинета», РК документа появляется в папке «Поступившие» этого «Кабинета».

5.3. Группы документов, обрабатываемых в системе «Дело»

Документооборот составляют входящие, исходящие и внутренние документы, обращения граждан.

Регистрируемые в системе «Дело» документы подразделяются на основные группы:

«Входящие документы»;

«Исходящие и внутренние документы»;

«Обращения граждан».

Группа «Входящие документы» предназначена для описания документов, поступающих в исполнительные органы и аппарат администрации.

Группа «Исходящие и внутренние документы» предназначена для описания документов, исходящих из исполнительных органов и аппарата администрации, и внутренних документов.

РК документа каждой из этих групп документов имеет свой набор реквизитов, причем РК внутренних документов по набору реквизитов аналогичны РК исходящих документов.

Группа «Обращения граждан» предназначена для описания поступающих обращений граждан.

Система «Дело» допускает разбивку каждой из групп на произвольное количество подгрупп, объединяющих документы и обращения граждан по какому-либо признаку (принадлежность к подразделению, адресат, тип бланка, вид обращения и др.), например:

группа «Входящие документы» разбита на подгруппы по признаку адресата (кому адресован документ);

группа «Исходящие и внутренние документы» разбита по признаку принадлежности к структурному подразделению, которое подготовило документ, и типу бланка документа (приказы, распоряжения и др.).

5.4. Виды работ, выполняемых в системе «Дело»

Регистрация входящих документов

Регистрация входящих документов, поступивших в аппарат администрации, осуществляется управлением делопроизводства и контроля в центральной картотеке.

Входящие документы исполнительных органов регистрируются сотрудниками исполнительных органов в своих картотеках.

Регистрационные номера входящих документов формируются автоматически и представляют собой порядковый номер документа или письма в пределах календарного года и индекс соответствующей группы документа, например: С-185, ДС/1.

Сотрудник регистрирует входящий документ, заполняя реквизиты РК документа.

Во время регистрации производится прикрепление к РК документа соответствующего электронного образа документа (файла), а также заверение его электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП).

Введение и применение ЭЦП регламентируется правовым актом администрации Архангельской области.

После сохранения введенной информации сотрудник в правом нижнем углу первого листа документа на бумажном носителе проставляет регистрационный штамп, где указывает дату регистрации и регистрационный номер документа, введенный в РК документа.

В центральной картотеке после завершения регистрации входящего документа выполняется операция по пересылке РК документа в картотеки исполнительных органов и/или в «Кабинеты» должностных лиц для дальнейшей работы с документом.

Регистрация исходящих и внутренних документов

В системе «Дело» осуществляется регистрация следующих исходящих и внутренних документов:

постановления главы администрации;

постановления администрации;

распоряжения главы администрации;

распоряжения администрации;

поручения главы администрации Архангельской области;

поручения администрации Архангельской области;

поручения руководства;

исходящие документы администрации Архангельской области;

исходящие документы исполнительных органов.

Регистрация исходящих и внутренних документов, кроме распорядительных документов, осуществляется в управлении делопроизводства и контроля или в исполнительных органах. Номер исходящего документа формируется автоматически.

Номер исходящего или внутреннего документа включает в себя буквенный или цифровой индекс группы и порядковый номер документа в пределах календарного года (например: 06-10/11, ДСА-04/15).

В регистрационный номер документа может включаться индекс дела по номенклатуре дел.

Заполнение в РК документа поля «Связки» является обязательным, если регистрируемый документ является ответом на ранее поступивший входящий или внутренний документ, дополнением к нему или связан с ним тематически. При этом соответствующий тип связки выбирается из справочника системы «Дело».

Регистрация постановлений и распоряжений главы администрации и администрации в системе «Дело» осуществляется в отделе протокольной работы.

Во время регистрации производится прикрепление к РК документа соответствующего файла с текстом постановления или распоряжения, а также рассылка исполнителю, отделу контроля и должностному лицу, контролирующему (курирующему) исполнителя.

Регистрация поручений главы администрации, администрации и руководства осуществляется в отделе контроля.

Во время регистрации производятся прикрепление к РК документа соответствующего файла с текстом документа, ввод резолюции и автоматическая рассылка по «Кабинетам» должностных лиц.

Каждое поручение главы администрации, администрации или руководства регистрируется в отдельной РК документа.

Номер документа включает в себя буквенный индекс группы и порядковый номер документа в пределах календарного года, например: пГ-1, прА5, пр5.

При регистрации исходящих документов обязательно заполняется поле «Адресат» и проставляется отметка об отправке РК документа.

Регистрация обращений граждан

Регистрация обращений граждан, поступающих в администрацию Архангельской области, осуществляется в отделе писем и обращений граждан в локальной сети отдела.

Регистрация обращений граждан, поступивших непосредственно в исполнительный орган или из отдела писем и обращений граждан, производится в картотеке этого исполнительного органа.

Регистрационные номера обращений граждан формируются автоматически, состоят из порядкового номера обращения в пределах календарного года и дополнительного буквенного индекса группы документов (например: КТг-1, СЗ-Р5).

При регистрации документа, поступившего в исполнительный орган из отдела писем и обращений граждан, в поле «Примечание» РК документа обязательно указывается присвоенный номер (например: ж-1, ж-3/2).

Сканирование документов

В системе «Дело» обеспечивается сканирование документа на бумажном носителе для получения его электронного образа и размещения его в базе данных системы.

Сканирование документа осуществляется при регистрации документа на любом рабочем месте, оснащенном сканером.

Файл, содержащий электронный образ документа, прикрепляется к РК соответствующего зарегистрированного документа.

Сканирование входящих, исходящих и внутренних документов центральной картотеки осуществляется в управлении делопроизводства и контроля после их регистрации в системе «Дело».

Сканированию в управлении делопроизводства и контроля подлежат следующие типы документов:

документы группы «Правительственные документы»;

постановления Архангельского областного Собрания депутатов;

письма аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе;

письма Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации, Совета Федерации Российской Федерации;

письма министерств Российской Федерации, федеральных структур с контрольными сроками;

письма предприятий, организаций, учреждений с контрольными сроками;

письма, протесты, представления прокуратуры Архангельской области;

письма-ответы на поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, на обращения в вышестоящие органы государственной власти и другие.

Сканированию в исполнительных органах в обязательном порядке подлежат письма-ответы на поручения главы администрации Архангельской области, заместителей главы администрации Архангельской области, письма-ответы на запросы.

При наличии электронного образа документа в базе данных системы «Дело» бумажный вариант документа исполнителям не рассылается.

Реестр служебных и правительственных документов, направленных на исполнение, формируется в бумажном виде и отправляется в исполнительные органы ежедневно.

Электронные образы (файлы) проектов федеральных законов к РК документа не прикрепляются, а размещаются в компьютерной сети в папке по адресу: \\FS\Inform\Проекты ФЗ

5.5. Ввод резолюций (поручений)

Резолюции (поручения) главы администрации Архангельской области вводятся в РК документа центральной картотеки сотрудниками управления делопроизводства и контроля.

Сотрудник отдела контроля является автором резолюций следующих групп документов:

«Постановления главы администрации области», «Постановления администрации области», «Распоряжения главы администрации области», «Распоряжения администрации области», «Поручения главы администрации области», «Поручения администрации области», «Поручения руководства».

Резолюции (поручения) заместителей главы администрации Архангельской области вводятся сотрудниками секретариатов в соответствии с бумажным оригиналом.

При вводе резолюции соблюдается следующая подчиненность:

Резолюции (поручения) руководителя исполнительного органа вводятся в РК документа сотрудниками службы делопроизводства этого исполнительного органа.

При вводе резолюций (поручений) с контрольным сроком исполнения обязательно заполняется реквизит «Плановая дата исполнения».

После ввода резолюции (поручения) в системе «Дело» автоматически осуществляется пересылка РК документа в картотеку соответствующего структурного подразделения исполнительного органа, аппарата администрации или в «Кабинет» должностного лица.

Ответственным за исполнение и обобщение поручения является исполнитель, отмеченный в системе знаком «!». Если ответственных исполнителей несколько, то отметка устанавливается каждому исполнителю.

5.6. Подготовка проектов резолюций

Вводить проекты резолюций могут сотрудники, обладающие абсолютным правом «Ввод резолюций» от имени должностных лиц.

Порядок работы с окном проекта резолюции аналогичен порядку работы с окном «Резолюция».

В этом случае обязательным для заполнения является только поле «Автор».

После ввода проекта резолюции РК документа автоматически копируется в папку «У руководства» того «Кабинета», владельцем которого является должностное лицо, указанное в поле «Автор».

В РК документа проект резолюции не отражается до его утверждения и рассылки.

После утверждения резолюции руководителем сотрудник вносит при необходимости изменения в проект резолюции и рассылает РК документа исполнителям.

5.7. Контроль за исполнением поручений

Документ с поручением, поставленный на контроль (контрольный документ), оформляется в системе «Дело» при вводе резолюции соответствующего должностного лица путем занесения в поле «Плановая дата» срока его исполнения.

РК контрольного документа автоматически выделяется отметкой красного цвета «К».

Руководители структурных подразделений могут ставить документы на свой контроль. В этом случае документ является контрольным только в картотеке данного органа.

При постановке документа с поручением на контроль в системе «Дело» его регистрационная карточка появляется в папке «На контроле» того «Кабинета», владельцем которого является автор (контролер) поручения.

Доступ к папке «На контроле» в картотеках имеют сотрудники управления делопроизводства и контроля, службы делопроизводства и руководители исполнительных органов.

Сотрудники службы делопроизводства систематически просматривают папки «На контроле» и «На исполнении», рассылают справки-напоминания об исполнении контрольных документов по установленной форме исполнителям и информируют руководство о ходе исполнения поручений.

Справка-напоминание формируется на основании данных конкретной картотеки с помощью функции «Отчетные формы» в системе «Дело».

Исполнители поручений своевременно предоставляют информацию о ходе и результатах их исполнения сотрудникам службы делопроизводства для внесения ее в РК документов в поле «Отчет исполнителя».

Если во исполнение поручения подготовлен исходящий или внутренний документ, который зарегистрирован в системе «Дело» в связке с контрольным документом, то в поле «Отчет исполнителя» следует указать дату и номер документа-ответа. При устном ответе или исполнении документа, не связанного с подготовкой исходящего документа, отчет исполнителя должен содержать следующую информацию: кому доложено (сообщено), когда, кем и что (кратко).

К отчету исполнителя должен быть прикреплен электронный образ документа (файл).

Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то сводный отчет об исполнении документа составляется структурным подразделением, которое является ответственным исполнителем.

При продлении срока исполнения документа, поставленного на контроль, в поле «Ход исполнения» делается соответствующая запись и корректируется поле «Плановая дата» или вводится фактическая дата исполнения поручения и новая резолюция (поручение).

Снятие с контроля документов осуществляется сотрудником управления делопроизводства и контроля или службы делопроизводства путем проставления в поручении РК документа фактической даты исполнения и заполнения поля «Основание для снятия с контроля».

Доступ к реквизитам РК контрольных документов распределен между пользователями. Доступ к полю «Отчет исполнителя» имеют сотрудники, которым дано право регистрации исполнения поручений. Доступ к полям «Плановая дата», «Ход исполнения», «Основание для снятия с контроля», «Фактическая дата» имеют автор поручения (контролер) и сотрудники, которым дано право контроля исполнения поручений.

Сотрудники службы делопроизводства могут просмотреть информацию о ходе исполнения поручения (отчеты) всех соисполнителей по данному поручению.

Просмотр всех резолюций к документу возможен только в случаях, когда такое право предоставлено пользователю администратором/технологом системы «Дело». Если такое право не предоставлено, то пользователь сможет просматривать резолюции, соответствующие доступным ему картотекам.

5.8. Согласование проектов распорядительных документов

5.8.1. В системе "Дело" реализуется процедура предварительного "веерного" согласования проектов распорядительных документов (постановлений, распоряжений). Предварительное согласование осуществляется одновременно в исполнительных органах и структурных подразделениях аппарата, а также заместителями главы администрации Архангельской области.

5.8.2. Регистрационная карточка проекта распорядительного документа (далее - РКПД) создается в системе "Дело" сотрудником структурного подразделения, разработавшего данный проект документа. К РКПД обязательно прикрепляется электронный образ документа (файл).

5.8.3. РКПД отправляется на предварительное "веерное" согласование сразу всем должностным лицам по списку, введенному при регистрации проекта распорядительного документа.

5.8.4. При наличии замечаний в ходе предварительного "веерного" согласования" к РКПД прикрепляется соответствующий файл (замечания оформляются в электронном виде).

5.8.5. После предварительного согласования проекта распорядительного документа ответственный сотрудник вносит соответствующую отметку в РКПД, которая автоматически отправляется исполнителю.

5.8.6. После доработки исполнителем проекта распорядительного документа и предварительного редактирования в отделе протокольной работы проект правового акта визируется на бумажном носителе в установленном порядке с электронной регистрацией в системе "Дело".

5.7 Исключен.

5.8 До введения и применения ЭЦП согласование проектов распорядительных документов осуществляется одновременно и на бумажном носителе в соответствии с пунктами 2.2.16-2.2.24 настоящей Инструкции.

5.9. Списание документов в дело, подготовка к оформлению дел, подлежащих передаче на хранение в архив

5.9.1. При списании в дело исполненного документа в РК этого документа проставляется отметка о списании. В «Журнал передачи» добавляется запись «Списан в дело» и проставляется номер дела в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа или аппарата администрации.

5.10. Формирование отчетов

Формирование стандартных отчетов осуществляет сотрудник, который имеет доступ к соответствующей функции.

Отчет «Сведения о документообороте» содержит данные об объеме документооборота в доступной сотруднику службы делопроизводства картотеке по группам документов за необходимый период времени. Формы отчетов приведены в приложении № 36.

В центральной картотеке и картотеках исполнительных органов может быть сформирована справка об исполнении поручений. При формировании справки могут быть заданы дополнительные параметры. Формы справок приведены в приложении № 37.

5.11. Поиск документов и обращений граждан, зарегистрированных в системе «Дело»

Функция поиска предназначена для отбора РК документов и обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. Пользователь системы «Дело» осуществляет поиск документов в пределах картотек, к которым ему разрешен доступ.

Поиск осуществляется по любым реквизитам РК документов или обращений граждан, по регистрационным номерам, по реквизитам резолюций или журнала передачи и другим.

Пользователь системы «Дело» имеет возможность создавать и сохранять свои запросы для дальнейшего их использования.

Результатом поиска является список РК документов или обращений граждан, удовлетворяющих заданным критериям запроса. Система «Дело» предоставляет возможность просмотра всех реквизитов РК найденных документов или обращений граждан, печати списка или его фрагментов, а также просмотра файлов, прикрепленных к РК документов.

5.12. Работа с функцией «Кабинеты» системы «Дело»

Функция «Кабинеты» используется для работы с документами, требующими исполнения, а также для работы с проектами документов.

«Кабинет» - это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к данному «Кабинету».

Все приписанные к «Кабинету» должностные лица называются владельцами «Кабинета». Должностное лицо может быть владельцем только одного «Кабинета».

Доступ к тому или иному «Кабинету» и отдельным папкам этого «Кабинета» предоставляется пользователю при назначении картотечных прав пользователя.

В функции «Кабинеты» РК исполняемых документов распределены по папкам «Поступившие», «На исполнении», «На контроле», «У руководства», «На рассмотрении».

Для работы с проектами документов используются папки «Управление проектами», «На визировании», «На подписи».

В папке «Поступившие» находятся РК документов, которые уже поступили в «Кабинет», но еще не приняты к исполнению.

При поступлении бумажного варианта документа или просмотре электронного образа (файла), вложенного в РК документа, необходимо переместить РК документа в папку «На исполнении» (принять к исполнению).

В папке «На контроле» находятся все записи о контрольных поручениях, авторами или контролерами которых являются владельцы текущего «Кабинета».

Ответственный сотрудник обязан регулярно просматривать папки «Кабинета», исполнять документы, удалять записи о документах, не требующих исполнения.

Пользователь самостоятельно настраивает вид папок, определяя, какие именно реквизиты РК (РКПД) должны отображаться в перечне записей, находящихся в папке.

5.13. Ведение справочников системы

Основу системы «Дело» составляют справочники, обеспечивающие функционирование системы в соответствии с организационной структурой и правилами делопроизводства. Справочники создают максимальное удобство при вводе и поиске информации, позволяют исключить ошибки при вводе данных. Справочник «Пользователи» задает набор функций и устанавливает ограничения доступа к данным для конкретного пользователя.

Структуру справочников определяет администратор/технолог системы «Дело». Администратор/технолог осуществляет ведение всех справочников системы «Дело» и проверяет правильность их заполнения.

Добавление записей в справочники «Организации» и «Граждане» выполняется при регистрации документа или редактировании реквизита РК документа «Адресат», если указанный адресат отсутствует в соответствующем справочнике.

Ответственные сотрудники исполнительных органов и аппарата администрации обязаны своевременно предоставлять информацию о кадровых изменениях в исполнительных органах и аппарате администрации для корректировки справочников.

VI. Техническое обеспечение работы с документами

6.1. Печатание документов

6.1.1. Печатание документов в исполнительных органах и аппарате администрации осуществляется с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении правил орфографии и пунктуации русского языка и требований настоящей Инструкции.

При печатании документов особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований организаций, иностранных слов и географических названий. В документах применяются только общепринятые сокращения слов.

6.1.2. В отделе делопроизводства в первоочередном порядке печатаются на бланках установленной формы правовые акты главы администрации Архангельской области и администрации Архангельской области, а также документы, связанные с обеспечением деятельности главы администрации Архангельской области.

Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником отдела делопроизводства.

Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся.

6.2. Копирование (тиражирование) документов

6.2.1. Тиражирование документов для работников аппарата администрации осуществляется на копировально-множительной технике
в отделе делопроизводства и структурных подразделениях аппарата администрации.

6.2.2. Исполнительные органы тиражируют документы самостоятельно в своих структурных подразделениях.

6.2.3. Необходимость копирования и размножения служебных документов определяют руководители структурных подразделений аппарата администрации и исполнительных органов, которые несут ответственность за содержание и качество документов.

6.2.4. В отдел делопроизводства сдаются на копирование только служебные документы, как правило, первые экземпляры (подлинники)
в несброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы выполняются
в порядке очередности их поступления.

6.2.5. Учет выполненных работ ведется в специальных журналах
в отделе делопроизводства, а также в исполнительных органах и структурных подразделениях аппарата.

VII. Формирование дел и хранение документов

7.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в исполнительных органах и аппарате администрации, с указанием сроков их хранения.

7.1.2. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы исполнительных органов и аппарата администрации.

7.1.4. Номенклатура дел аппарата администрации на следующий календарный год разрабатывается до 15 ноября текущего года отделом делопроизводства, согласовывается с государственным архивом Архангельской области, подписывается заместителем главы администрации Архангельской области, руководителем аппарата администрации.

7.1. 5. Номенклатура дел исполнительного органа подписывается руководителем исполнительного органа.

7.1. 6. Вновь созданные исполнительные органы, структурные подразделения аппарата администрации в месячный срок разрабатывают номенклатуру, согласовывают ее с отделом делопроизводства.

7.1.7. Названиями разделов номенклатуры дел аппарата администрации являются наименования структурных подразделений аппарата администрации.

7.1.8. Срок хранения дела и номер статьи по перечню указываются
в номенклатуре дел в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 01 января следующего года.

7.1.9. В течение года отделом делопроизводства по согласованию
с государственным архивом Архангельской области в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

Форма номенклатуры дел приведена в приложении № 31.

7.2. Формирование дел и оформление дел

7.2.1. Исполненные документы сдаются исполнителем в отдел делопроизводства.

Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны в дело руководителем органа, исполнившего документ, с отметкой о решении вопроса, расшифровкой своей подписи, указанием даты списания, которые проставляются на нижнем лицевом поле документа на свободном от текста месте.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

7.2.2. Исполненные и оформленные надлежащим образом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Все дела имеют свой индекс, который состоит из условного обозначения подразделения и порядкового номера дел по номенклатуре.

При формировании дел должны соблюдаться следующие основные правила:

необходимо раздельно формировать дела постоянного и временного срока хранения;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы в делах систематизируются по хронологии, документ-ответ (исходящий) помещается за документом-запросом (входящий), приложения присоединяются к документам, к которым они относятся.

Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе
с добавлением обозначений «т. 1», «т. 2» и т.д.

7.2.3. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование фондообразователя и подразделения, номер дела, заголовок, начальная и конечная даты дела, количество листов, год.

7.2.4. Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований исполнительных органов и структурных подразделений аппарата администрации.

Заголовком дела переписки является формулировка, данная
в номенклатуре дел.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Начальной датой дела является дата самого раннего документа, внесенного в дело, конечной датой - дата самого позднего документа.

7.2.5. Полное оформление дела постоянного срока хранения предусматривает оформление реквизитов обложки, нумерацию листов в деле, заполнение листа-заверителя дела. В начале дела вставляется лист использования документов (приложения № 32, 33).

7.2.6. Дела постоянного срока хранения, подлежащие передаче в государственный архив, подшиваются или переплетаются.

Дела временного срока хранения могут храниться в папках- скоросшивателях.

7.2.7. Листы в деле нумеруются простым карандашом.

7.2.8. Дела хранятся в специальных коробках на полках в вертикальном или горизонтальном положении. На корешках обложек (папок) дел указываются необходимые реквизиты.

7.2.9. Дела выдаются для служебного пользования под расписку.

Выдавать дела для работы на дом запрещается.

7.3. Экспертиза ценности документов

7.3.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения на государственное хранение.

7.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), состав и положение о которой утверждается приказом руководителя.

7.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложения № 34, 35).

7.3.4. Систематизация дел в описи должна соответствовать заголовкам дел номенклатуры дел.

В конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись дел.

7.4. Подготовка и передача документов в архив

7.4.1. Передача дел на хранение в государственный архив исполнительными органами осуществляется по графику, составленному архивом.

7.4.2. На хранение в архив передаются дела постоянного срока хранения. Их передача осуществляется только по описям дел.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

Исключено

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

ЛИСТ РАССЫЛКИ

постановлений, распоряжений главы администрации Архангельской области, постановлений, распоряжений администрации

Архангельской области

(дата и регистрационный индекс)

(наименование документа)

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

Наименование администрации, департамента, комитета, управления, отдела, предприятия, организации, куда направлен документ

Кол. экз.

Дата и расписка в получении

Фамилия, имя, отчество (полностью) ________________________________________ _______________________________, номер телефона исполнителя ____________________. Дата ____________ 200 ___ г.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

по подготовке и оформлению проектов правовых актов

главы администрации Архангельской области

и администрации Архангельской области

При подготовке проектов правовых актов главы администрации Архангельской области и администрации Архангельской области (далее - проекты актов) необходимо учитывать особенности официально-делового стиля русского языка. Ему присуще использование слов только в тех значениях, которые являются традиционными именно для деловых документов, не нарушают их стилистического единообразия, соответствуют общей стандартизации делового языка и признаются нормой русского языка.

Норма - образцовое, общепринятое употребление слов, словосочетаний, предложений.

Текст проекта акта должен отвечать таким требованиям, как краткость и компактность изложения материала, точность, определенность формулировок, единообразие понятий и терминов.

Употребляемые в тексте проектов актов понятия и термины должны соответствовать понятиям и терминам, применяемым в федеральных законах, которые регулируют данные правоотношения, в Уставе Архангельской области и областных законах.

Например, в проектах актов и приложениях к ним нельзя употреблять словосочетания администрация региона, глава региона, администрация области, областная администрация, правильно - администрация Архангельской области, глава администрации Архангельской области.

Если в преамбуле или тексте проекта акта делается ссылка
на другой нормативный правовой акт, его реквизиты указываются в следующей последовательности: вид акта, дата его подписания, регистрационный номер, заголовок.

Например:

В соответствии с Федеральным законом от 11 июля 2001 года №95-ФЗ «О политических партиях».

При этом первое слово конкретного законодательного акта (Федеральный закон) пишется с прописной буквы, а вид актов Правительства Российской Федерации, главы администрации Архангельской области, администрации Архангельской области (постановление и распоряжение) - со строчной (но: в соответствии с федеральными законами - здесь слова употреблены во множественном числе, поэтому слово «федеральными» пишется со строчной буквы. Сравни также: Указ Президента Российской Федерации от .....№ ... «...........», но проект указа Президента Российской Федерации).

Если в нормативные правовые акты, на которые делается ссылка, внесены изменения, они печатаются в скобках после наименования акта и оформляются следующим образом:

а) если имеется от одного до трех изменений:

В целях исполнения распоряжения Правительства Российской Федерации от 11 июля 2001 года №95 «...........» (с изменениями от 25 марта 2002 года № 30, от 08 сентября 2003 года № 102, от 30 декабря 2005 года № 200) администрация Архангельской области п о с т а н о в л я е т: .

б) если имеется более трех изменений:

В соответствии с постановлением администрации Архангельской области от 13 января 2007 года № 8-па «.............» (с изменениями на последнюю дату, без ссылки на номер) глава администрации Архангельской области п о с т а н о в л я е т: .

Внесение изменений (дополнений) в правовой акт оформляется самостоятельным правовым актом. Внесением изменений (дополнений)
в правовой акт считается:

замена слов, цифр;

исключение слов, цифр, предложений;

исключение структурных единиц;

новая редакция структурной единицы;

приостановление действия акта или его структурной единицы;

продление действия акта или его структурных единиц;

дополнение акта или структурной единицы.

При одновременном внесений изменений (дополнений) и признании утратившими силу каких-либо структурных единиц акта необходимо соблюдать последовательность.

Например:

Внести в постановление главы администрации Архангельской области от 11 июля 2001 года №95 «Заголовок» (с изменениями на 24 февраля 2006 года) следующие изменения и дополнение:

в пункте 1:

слова « . » заменить словами « . »;

цифры « . » заменить цифрами « . »;

пункт 2 дополнить абзацем вторым следующего содержания:

«является администратором доходов областного бюджета.»;

абзац третий пункта 3 признать утратившим силу;

пункт 4 исключить.

В проектах актов рекомендуется избегать (по возможности) употребления сокращенных слов. Допускается использование только общепринятых сокращений, при этом надо помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями «снижает» официальный тон документа.

Не допускается использование неофициальных наименований федеральных органов власти и исполнительных органов государственной власти Архангельской области. Наименования муниципальных образований также необходимо писать полностью.

Необходимо также придерживаться единообразия в написании имен, географических названий, терминов, должностей, организаций и т.д.

В положениях, уставах, правилах, порядках и т.д. допускается сокращение в написании организаций, терминов, которое оформляется следующим образом:

«Комиссия по проведению административной реформы в Архангельской области (далее - комиссия) образуется .».

В небольших по объему текстах (до 4-х страниц) не рекомендуется применять сокращение в написании организаций, в том числе в написании исполнительных органов государственной власти Архангельской области.

Употребление прописных и строчных букв.

С прописной буквы пишутся:

Президент Российской Федерации;

Правительство Российской Федерации;

Председатель Правительства Российской Федерации;

Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации;

Комитет Государственной Думы по бюджету и налогам;

Государственный совет Российской Федерации;

Министерство обороны Российской Федерации

Федеральная миграционная служба;

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

Устав Архангельской области;

Архангельское областное Собрание депутатов;

Управление Федерального казначейства по Архангельской области;

Регламент администрации Архангельской области;

Положение о департаменте.;

Порядок предоставления субсидий.;

Правила оформления документов..

Со строчной буквы пишутся:

полномочный представитель Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе;

администрация Архангельской области;

глава администрации Архангельской области;

заместитель главы администрации Архангельской области;

департамент здравоохранения Архангельской области;

директор департамента образования Архангельской области;

председатель комитета по экологии Архангельской области;

начальник государственно-правового управления;

комиссия Архангельского областного Собрания депутатов;

фракция «Единая Россия»;

глава администрации муниципального образования;

областной закон;

распоряжение (постановление);

приложение;

согласительная (межведомственная, координационная) комиссия.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, День Военно-морского флота, но: День Победы, Рождество Христово.

Употребление дефиса и тире.

Тире (от французского tirer - тянуть) - длинная горизонтальная черта, отделяемая пробелом от предшествующего и последующего слова. Тире следует отличать от короткой черточки, которая со словом пишется слитно (без пробелов) и называется дефисом. Дефис - небуквенный орфографический знак, который используется, например, при написании слов (из-за, индекс-дефлятор) и графическом сокращении слов (гр-н, р-н, ф-т.).

Тире - важный графический показатель неполноты, пропуска слов в предложении.

Например:

Наша задача - разрабатывать проекты актов в соответствии
с правилами русского языка.

На граждан налагается штраф в размере пяти минимальных размеров оплаты труда, на должностных лиц - двадцать минимальных размеров оплаты труда.

Разработать проект указанной программы в январе - марте 2007 года. (но если предложение несет в себе приблизительную, предположительную информацию, вместо тире используется дефис: указанные результаты будут достигнуты за полтора-два года).

Знак номера употребляется только с цифрами и отделяется от них пробелом: № 13.

Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами глав, разделов, пунктов, подпунктов, страниц, например: приложение № 2, таблица № 1, раздел 3, пункт 4, подпункт 3.1, страница 5 (но: абзац второй).

При множественных числах знак номера не повторяется: согласно приложениям № 1, 6 и 8 (№ 1-3) к настоящему постановлению.

В проектах актов не рекомендуется употреблять знак процента (%),
его следует прописывать словом: 3 процента, 12 процентов, 45,5 процента.

Дробные числительные обозначаются буквенным способом (две трети от общего числа присутствующих на заседании комиссии, одна четвертая часть населения).

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 18-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства.

Падежное окончание в порядковых числительных по закрепившейся традиции может быть:

а) однобуквенным, если последней букве числительного предшествует гласный звук, например: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), 5-е (пятое, пятые), 5-м (пятым, пятом), 5-х (пятых); неправильно: 5-ый, 5-ой,
5-ые, 5-ым, 5-ом, 5-ых;

б) двухбуквенным, если последней букве числительного предшествует согласный звук, например: 5-го, 5-му, 30-ми; неправильно: 5-ого, 5-ому, 30-ыми.

Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого.

Например:

. советники государственной службы 2-го и 3-го классов.

Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего.

Например:

Референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов.

Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго.

Например:

50 - 60-е годы, в 20 - 30-х годах.

Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным.

Например:

В пункте 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице № 8, согласно приложению № 6.

Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний.

Например:

XX век, XIX - XX века, XX столетие;

I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал;

X Международный астрономический съезд;

XII Олимпийские игры;

XXV Всемирная ассамблея здравоохранения.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 50-летие, 3-месячный, 10-дневный, 5-летний, 25-процентный, 2-этажный, 12-квартирный, (с дефисом и без пробелов).

Названия единиц измерения в текстах проектов правовых актов следует писать с пробелами между цифрами и словами: 20 тыс. рублей,
5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн.

Не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, разрывать цифровые обозначения правовых актов, переносить их на другую строку или страницу (№131-ФЗ, №25-05-ОЗ, 25 октября, 50 000 рублей, 20 кг следует печатать на одной строке).

Не рекомендуется также отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу.

В проектах актов и официальных текстах рекомендуется употреблять букву «ё» в следующих случаях:

1) в собственных именах, фамилиях, в географических названиях (Конёнков, Артём, Фёдоров, Вёшенская, Олёкма);

2) для предупреждения неправильного опознания слова (всё в отличие от все, совершённый в отличие от совершенный);

3) для указания правильного произношения слова (приведённый, унесённый, новорождённый, осуждённый).

Употребление кавычек.

Если в начале или конце текста встречаются внутренние или внешние кавычки, то они должны различаться между собой рисунком, то есть необходимо употреблять так называемые «елочки» и «лапки».

Например:

.поручить ОГУ «Управление автомобильными дорогами \"Архангельскавтодор\"».

В повестку дня включен вопрос «О ходе реализации программы \"Развитие дошкольного образования\"». .

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано.

Например:

а) названия единиц измерения (при цифрах, без точек):

метр - м

миллиметр - мм

тонна - т

гектар - га

килограмм - кг

грамм - г

центнер - ц

секунда - с

б) различные обозначения:

область - обл.

район - р-н (при названии)

город - г.

поселок - пос.

село - с. (при названии)

деревня - дер.

проспект - просп.

площадь - пл.

улица - ул.

проезд - пр.

дом - д.

корпус - корп.

подъезд - под.

этаж - эт.

кабинет - каб.

комната - к.

год, годы - г., гг. (при цифрах)

тысяча - тыс.

миллион - млн.

миллиард - млрд.

рубль - руб.

железнодорожный - ж.д.

страница - с. (при цифрах)

таблица - табл.

другой (другие) - др.

пункт - п. (в машинописи - пт)

то есть - т.е.

и так далее - и т.д.

Отбор лексики для официально-делового стиля предполагает употребление слов в соответствии с их лексическим значением.

Неправильно выбранное слово из ряда разных по значению однокоренных слов может исказить смысл. Например, необходимо различать слова представить - в значениях «предъявить», «выдвинуть, предложить», «познакомить» (представить паспорт, отчет, документы, справку, представить факты, представить к ордену, представить нового сотрудника) и предоставить - в значении «дать право осуществить что-либо или обладать чем-либо, а также отдать в чье-то пользование» (предоставить отпуск, слово, льготы, субсидии, отпуск, транспортные средства, материалы для работы).

Следует правильно употреблять слова вносить - выносить. Если необходимо вводить куда-либо, дополнять, изменять содержание, структуру, состав чего-либо, представлять что-либо на рассмотрение, утверждение, ставить на обсуждение, употребляется слово вносить (внести на сессию Архангельского областного Собрания депутатов, вносится на заседание администрации Архангельской области).

Слова подпись и роспись также различаются по значению.

Подпись - собственноручно написанная фамилия (поставить подпись), надпись под чем-либо (подписи под документом).

Роспись - орнаментальная или сюжетная живопись (архитектурная роспись, хохломская роспись, роспись по дереву), распределение чего-либо (роспись расходов).

Правильно: поставьте подпись, ознакомить под подпись (допускается: под расписку).

Следует помнить, что предлоги благодаря, согласно, вопреки, навстречу употребляются только с существительными в дательном падеже: согласно протоколу, приказу, распоряжению.

Не рекомендуется использовать слова, относящиеся к разговорной лексике (договора вместо договоры, нехватка вместо дефицит, переделка вместо преобразование, командировочный вместо командированный).

Неправильно:

в апреле месяце (названия месяцев говорят сами за себя);

польза от использования;

совместное сотрудничество;

информационное сообщение (любое сообщение содержит информацию);

следует учитывать следующие факторы;

тематические материалы на тему;

спросить вопрос;

коррективы и поправки;

свободная вакансия;

хронометраж времени;

незаконное растаскивание имущества (законного растаскивания также не может быть);

существующие расценки завышены (несуществующие расценки не могут быть ни занижены, ни завышены) и т.д.

При подготовке проектов актов рекомендуется пользоваться орфографическими, толковыми словарями, сайтом \"gramota.ru\" и следующими справочниками:

Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник. Под ред. В.В. Лопатина. - М.: Эксмо, 2006.

Д.Э. Розенталь. Справочник по правописанию и литературной правке. - М.: Рольф, 1996.

Справочник по оформлению нормативных правовых актов в Администрации Президента Российской Федерации.

Образец ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

Проект

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Архангельск

О внесении изменений в состав комиссии при главе

администрации Архангельской области по разработке проекта программы социально-экономического развития

Архангельской области на 2008-2011 годы

Внести в состав комиссии при главе администрации Архангельской области по разработке проекта программы социально-экономического развития Архангельской области на 2008-2011 годы, утвержденный распоряжением главы администрации Архангельской области от 23 марта 2007 года №210р, следующие изменения:

а) включить в состав комиссии следующих лиц:

Фамилия

Имя Отчество

директор департамента экономического развития Архангельской области (председатель комиссии)

Фамилия

Имя Отчество

депутат Архангельского областного Собрания депутатов (по согласованию)

б) указать новую должность члена комиссии Смирнова И.И. - начальник информационно-аналитического отдела департамента здравоохранения Архангельской области;

в) исключить из состава комиссии Петрова П.П.

Глава администрации

И.О. Фамилия

Образец оформления виз

Первый заместитель главы администрации Архангельской области по вопросам инфраструктурного развития

И.О. Фамилия

с органами местного самоуправления - представитель главы администрации Архангельской области в областном Собрании депутатов

И.О. Фамилия

Заместитель главы администрации

Архангельской области по социальным вопросам

И.О. Фамилия

Заместитель главы администрации

Архангельской области по вопросам экономического развития и финансам

_______________________

И.О. Фамилия

Руководитель аппарата администрации Архангельской области

И.О. Фамилия

Начальник государственно-правового

управления администрации Архангельской области

И.О. Фамилия

Директор департамента финансов Архангельской области

И.О. Фамилия

Директор департамента здравоохранения Архангельской области

И.О. Фамилия

Директор департамента экономического развития Архангельской области

И.О. Фамилия

Начальник отдела организационной работы управления организационной работы администрации области

И.О. Фамилия

Образец ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

Проект

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Архангельск

О выделении средств

из резервного фонда главы администрации Архангельской области

муниципальному образованию «...........»

Выделить из резервного фонда главы администрации Архангельской области муниципальному образованию «..............» .. тыс. рублей для софинансирования разработки проектно-сметной документации на строительство муниципального дошкольного образовательного учреждения № .. .

Глава администрации И.О. Фамилия

Образец ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

Проект

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Архангельск

О закреплении на праве оперативного управления за .......

имущества, находящегося в казне Архангельской области

В соответствии со статьей 40 областного закона от 22 января 1998 года №55-13-ОЗ «Об основах управления объектами государственной собственности Архангельской области» (с изменениями на 8 ноября 2006 года):

Закрепить на праве оперативного управления за находящееся в казне Архангельской области недвижимое и движимое имущество по перечням согласно приложению № 1.

Департаменту по управлению государственным имуществом и земельными ресурсами Архангельской области в трехдневный срок передать по акту приема-передачи имущество, указанное в приложениях к настоящему распоряжению.

Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации Архангельской области.

Исполняющий обязанности

главы администрации

И.О. Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к распоряжению главы администрации Архангельской области

от 00 мая 0000 г. № 00-па

П Е Р Е Ч Е Н Ь

недвижимого имущества, находящегося в казне Архангельской области

и закрепляемого на праве оперативного управления за .......

Наименование имущества

Адрес местонахождения имущества

Инвентарный номер

Балансовая стоимость

(тыс. руб.)

1. Нежилые помещения третьего этажа

163000, г. Архангельск,

ул. Гайдара, д. 4,корп. 1

110201001

000,0

2. Гаражный бокс № 2

163061, г. Архангельск,

наб. Северной Двины, д. 145

110201002

000,0

_____________

Образец ПРИЛОЖЕНИЕ № 7

Проект

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

г. Архангельск

Об утверждении Порядка предоставления мер социальной

поддержки по обеспечению жильем ветеранов, инвалидов и семей, имеющих детей-инвалидов, нуждающихся в улучшении жилищных условий, на 2006 год

В соответствии со статей 23.2 Федерального закона от 12 января 1995 года №5-ФЗ «О ветеранах» (с изменениями на 19 декабря 2005 года), статьей 28.2 Федерального закона от 24 ноября 1995 года №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (с изменениями на 31 декабря 2005) и в целях реализации мер социальной поддержки по обеспечению жильем нуждающихся в улучшении жилищных условийветеранов, инвалидов и семей, имеющих детей-инвалидов, проживающих в Архангельской области, постановляю:

Утвердить прилагаемый Порядок предоставления мер социальной поддержки по обеспечению жильем ветеранов, инвалидов и семей, имеющих детей-инвалидов, нуждающихся в улучшении жилищных условий, на 2006 год.

Глава администрации

И.О. Фамилия

УТВЕРЖДЕН

постановлением главы администрации Архангельской области

от 00 мая 0000 г. № 00-па

ПОРЯДОК

предоставления мер социальной поддержки по обеспечению жильем ветеранов, инвалидов и семей, имеющих детей-инвалидов, нуждающихся в улучшении жилищных условий, на 2006 год

I. Общие положения

Настоящий Порядок, разработанный в соответствии со статьей 23.2 Федерального закона от 12 января 1995 года №5-ФЗ «О ветеранах» (с изменениями на 19 декабря 2005 года) и статьей 28.2 Федерального закона от 24 ноября 1995 года №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (с изменениями на 31 декабря 2005 года), устанавливает правила предоставления за счет средств федерального бюджета мер социальной поддержки по обеспечению жильем ветеранов, инвалидов и семей, имеющих детей-инвалидов.

Меры социальной поддержки предоставляются в виде безвозмездных субсидий для приобретения жилья (далее - субсидии).

Реализация на территории Архангельской области государственных полномочий по обеспечению жильем ветеранов, инвалидов и семей, имеющих детей-инвалидов, осуществляется в пределах средств, предусмотренных на данные цели в Федеральном фонде компенсаций и передаваемых в виде субвенций в бюджет Архангельской области в очередном финансовом году.

Право на получение субсидий имеют следующие категории граждан, проживающие на территории Архангельской области, нуждающиеся в улучшении жилищных условий и вставшие на учет до 1 января 2005 года (далее - получатели субсидии):

1) лица, которым меры социальной поддержки по обеспечению жильем установлены Федеральным законом «О ветеранах»:

а) инвалиды войны;

б) военнослужащие, в том числе уволенные в запас (отставку).

в) лица вольнонаемного состава армии и флота

(далее текст не приводится)

Образец ПРИЛОЖЕНИЕ № 8

Проект

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

г. Архангельск

О внесении изменений и дополнений
в постановление главы администрации Архангельской области

от 12 декабря 2006 года № 143

В связи с приведением нормативных правовых актов администрации области в соответствие с действующим законодательством п о с т а н о в л я ю:

Внести в Порядок осуществления финансового контроля исполнительными органами государственной власти Архангельской области, утвержденный постановлением главы администрации Архангельской области от 12 декабря 2006 года №143, следующие изменения:

а) в пункте 5:

абзацы первый и второй изложить в следующей редакции:

«Финансовый контроль осуществляется департаментом финансов Архангельской области, главными распорядителями и распорядителями бюджетных средств (далее - органы финансового контроля).»;

абзац четвертый после слов «бюджетных учреждений» дополнить словами «, а также целевого использования средств областного бюджета, выделенных бюджетам муниципальных образований.»;

б) абзац второй пункта 9 изложить в следующей редакции:

«Департамент финансов Архангельской области проводит ревизии (проверки) главных распорядителей средств областного бюджета, а также обеспечивает проведение органами финансового контроля проверок целевого назначения.»;

в) первое предложение в абзаце первом пункта 11 после слов «характеризующих проверяемую организацию» дополнить словами «(бюджет муниципального образования)».

Глава администрации И.О. Фамилия

Образец ПРИЛОЖЕНИЕ № 9

Проект

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

г. Архангельск

О признании утратившим силу постановления

главы администрации Архангельской области

от .......... № ..

В связи с приведением нормативных правовых актов главы администрации Архангельской области в соответствие с действующим законодательством п о с т а н о в л я ю :

Признать утратившим силу постановление главы администрации Архангельской области от ........... № .. . «Заголовок».

Глава администрации И.О. Фамилия

Образец ПРИЛОЖЕНИЕ № 10

Проект

Вносится на заседание

администрации области

АДМИНИСТРАЦИЯ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

г. Архангельск

О внесении изменения

в Положение о департаменте лесного комплекса

Архангельской области

В соответствии с областным законом от 21 июня 2006 года №175-11-ОЗ «О системе исполнительных органов государственной власти Архангельской области» администрация Архангельской области постановляет:

Подпункт 12 пункта 8 Положения о департаменте лесного комплекса Архангельской области, утвержденного постановлением администрации Архангельской области от 27 декабря 2006 года №57-па (с изменениями от 5 марта 2007 года №34-па), изложить в следующей редакции:

«12) осуществление полномочий администратора поступлений в областной, федеральный бюджеты, а также бюджеты городских округов и муниципальных районов в соответствии с закрепленными основными источниками доходов бюджетов;».

Глава администрации

И.О. Фамилия

Образец ПРИЛОЖЕНИЕ № 11

Проект

Вносится на заседание

администрации области

АДМИНИСТРАЦИЯ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

г. Архангельск

О внесении изменений и дополнений в Правила возмещения из областного бюджета части затрат на уплату процентов по кредитам, полученным юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в российских кредитных организациях

Внести в Правила возмещения из областного бюджета части затрат на уплату процентов по кредитам, полученным юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в российских кредитных организациях, утвержденные постановлением главы администрации Архангельской области от 28 февраля 2005 года №42 (с изменениями от10 июля 2006 года № 92), следующие изменения и дополнения:

а) в пункте 2 после слова «новых» дополнить словом «, расширению»;

б) в абзаце 2 пункта 4 слова «по предлагаемому проекту» исключить;

в) в пунктах 6-8 слова «департамент экономики» заменить словами «департамент экономического развития Архангельской области»;

г) в пункте 7:

слова «документы о целевом использовании кредита» заменить словами «реестр документов об использовании средств кредита по форме, разработанной департаментом экономического развития Архангельской области»;

дополнить пункт абзацем следующего содержания:

«Заемщик ежеквартально, до 30 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляет в департамент экономического развития Архангельской области отчет об эффективности использования средств, привлеченных для реализации проекта, по форме, разработанной департаментом экономического развития Архангельской области.».

Глава администрации

И.О.Фамилия

Образец ПРИЛОЖЕНИЕ № 12

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от 00 апреля 0000 г. № 00

г. Архангельск

О накоплении, хранении и использовании в целях гражданской обороны запасов материально-технических, продовольственных, медицинских и иных средств на территории Архангельской области

В соответствии с Федеральным законом от 12 февраля 1998 года №28-ФЗ «О гражданской обороне» (с изменениями от 9 октября 2002 года №123-ФЗ, от 22 августа 2004 года №122-ФЗ), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 апреля 2000 года №379 «О накоплении, хранении и использовании в целях гражданской обороны запасов материально-технических, продовольственных, медицинских и иных средств» (с изменениями от 01 февраля 2005 года №49) и с целью организационного выполнения мероприятий гражданской обороны на территории Архангельской области постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о накоплении, хранении и использовании в целях гражданской обороны запасов материально-технических, продовольственных, медицинских и иных средств на территории Архангельской области.

2. Исполнительным органам государственной власти Архангельской области организовать

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на

Глава администрации

И.О. Фамилия

УТВЕРЖДЕНО

постановлением главы администрации Архангельской области

от 00 апреля 0000 г. № 00

П О Л О Ж Е Н И Е

о накоплении, хранении и использовании

в целях гражданской обороны запасов материально-технических, продовольственных, медицинских и иных средств

на территории области

Настоящее Положение, разработанное в соответствии с Федеральным законом от 12 февраля 1998 года №28-ФЗ «О гражданской обороне» (с изменениями от 9 октября 2002 года №123-ФЗ, от 22 августа 2004 года №122-ФЗ), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 апреля 2000 года №379 «О накоплении, хранении и использовании в целях гражданской обороны запасов материально-технических, продовольственных, медицинских и иных средств» (с изменениями от 01 февраля 2005 года №49), определяет порядок накопления, хранения и использования в целях гражданской обороны запасов материально-технических, продовольственных, медицинских и иных средств (далее - запасы) на территории Архангельской области.

Запасы предназначены для первоочередного обеспечения населения в военное время, а также для оснащения нештатных аварийно-спасательных формирований на территории области при проведении аварийно-спасательных и других неотложных работ в случае возникновения опасности при ведении военных действий или вследствие этих действий.

(далее текст не приводится)

Образец ПРИЛОЖЕНИЕ № 13

АДМИНИСТРАЦИЯ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

от 00 апреля 0000 г. № 00-ра

г. Архангельск

О предоставлении права пользования участком недр

обществу с ограниченной ответственностью «.......»

В соответствии с Законом Российской Федерации от 21 февраля 1992 года №2395-1 «О недрах» (с изменениями на 25 октября 2006 года) и областным законом от 22 июня 2005 года №48-4-ОЗ «О предоставлении недр и пользовании недрами на территории Архангельской области» (с изменениями от 21 июня 2006 года №187-11-ОЗ):

Предоставить обществу с ограниченной ответственностью «........» право пользования участком недр ........, расположенным в .........., с целью добычи песка сроком
на 5 лет.

Департаменту природных ресурсов Архангельской области
в установленном порядке оформить лицензию на пользование недрами
на указанном участке.

Исполняющий обязанности

главы администрации И.О. Фамилия

Образец

ПРИЛОЖЕНИЕ № 14

АДМИНИСТРАЦИЯ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от 00 мая 0000 г. № 00-па

г. Архангельск

Об утверждении Положения о комитете по экологии

Архангельской области

В соответствии с областным законом от 21 июня 2006 года №175-11-ОЗ «О системе исполнительных органов государственной власти Архангельской области» и постановлением главы администрации Архангельской области от 20 февраля 2007 года №13 «Об исполнительных органах государственной власти Архангельской области» (с изменениями от 28 февраля 2007 года №16, от 6 марта 2007 года №17, от 14 марта 2007 года №20) администрация Архангельской области постановляет:

Утвердить прилагаемое Положение о комитете по экологии Архангельской области.

Исполняющий обязанности

главы администрации

И.О. Фамилия

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

Архангельской области

от 00 мая 0000 г. № 00-па

П О Л О Ж Е Н И Е

о комитете по экологии Архангельской области

Комитет по экологии Архангельской области (далее - комитет) является уполномоченным исполнительным органом государственной власти Архангельской области в сфере охраны окружающей среды, в области экологической экспертизы, охраны водных объектов, охраны атмосферного воздуха, обращения с отходами, а также в области обеспечения радиационной безопасности.

Полное наименование комитета - комитет по экологии Архангельской области.

(далее текст не приводится)

Образец ПРИЛОЖЕНИЕ № 15

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

от 00 мая 0000 г. № 000р

г. Архангельск

О проведении в городе Архангельске

Маргаритинской ярмарки - 2007

В связи с 70-летием образования Архангельской области, с целью укрепления деловых и культурных связей между регионами России, государствами СНГ, странами Баренц-региона:

Провести в городе Архангельске с 20 по 23 сентября 2007 года Маргаритинскую ярмарку.

Образовать организационный комитет по подготовке и проведению Маргаритинской ярмарки - 2007 и утвердить его прилагаемый состав.

Поручить организационному комитету разработать и утвердить
в установленном порядке план мероприятий по подготовке и проведению Маргаритинской ярмарки - 2007.

Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить
на директора департамента экономического развития Архангельской области (Фамилия И.О. в родительном падеже).

Глава администрации

И.О. Фамилия

УТВЕРЖДЕН

распоряжением главы администрации Архангельской области

от 00 мая 0000 г. № 000р

С О С Т А В

организационного комитета

по подготовке и проведению в городе Архангельске

Маргаритинской ярмарки - 2007

Фамилия

Имя Отчество

-

заместитель главы администрации Архангельской области по ......... (председатель оргкомитета)

Фамилия

Имя Отчество

-

директор департамента .... Архангельской области (заместитель председателя оргкомитета)

Фамилия

Имя Отчество

-

начальник отдела ..... департамента ..... (секретарь оргкомитета)

(далее приводится состав оргкомитета по алфавиту)

Образец

ПРИЛОЖЕНИЕ № 16

АДМИНИСТРАЦИЯ

АРХАНГЕЛЬСКОЙ

ОБЛАСТИ

пр. Троицкий, 49,

г. Архангельск, 163004,

e-mail: adm@dvinaland.ru,

_______________ № _______________

На № ____________________________

Бланк письма администрации Архангельской области

Образец

ПРИЛОЖЕНИЕ № 17

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ

АРХАНГЕЛЬСКОЙ

ОБЛАСТИ

пр. Троицкий, 49,

г. Архангельск, 163004,

e-mail: adm@dvinaland.ru,

_______________ № _______________

На № ____________________________

Угловой бланк письма главы администрации Архангельской области

Образец

ПРИЛОЖЕНИЕ № 18

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

пр. Троицкий, 49, г. Архангельск, 163004, e-mail: adm@dvinaland.ru, http://www.arkhadm.gov.ru

_______________ № _______________

На № ___________ от _________________

Продольный бланк письма главы администрации

Архангельской области

Образец

ПРИЛОЖЕНИЕ № 19

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

Образец

ПРИЛОЖЕНИЕ № 20

ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

Образец

ПРИЛОЖЕНИЕ № 21

АДМИНИСТРАЦИЯ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

Образец

ПРИЛОЖЕНИЕ № 22

АДМИНИСТРАЦИЯ АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

ПРИЛОЖЕНИЕ № 25

П Р О Т О К О Л

совещания глав муниципальных образований

от «____»_________ 2007 года № _____

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...
Доклад заместителя главы администрации ...

2. О..........................................

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.

1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1.

2.2.

Председательствующий Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Образец оформления полного протокола

ПРИЛОЖЕНИЕ № 26

П Р О Т О К О Л

совещания у заместителя главы администрации по вопросам...

И.О. ФАМИЛИЯ

от «_____» __________2007 года № ____

Присутствовали:

Наименование должности - И.О. Фамилия

Наименование должности - И.О. Фамилия

Наименование должности - И.О. Фамилия

Наименование должности - И.О. Фамилия

Инициалы и фамилии в алфавитном порядке

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

I. О ходе выполнения постановления главы администрации области..

__________________________________________________

(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1.1. Принять к сведению...

1.2. Директору департамента..

II. О введении мер по...

_______________________________________________

(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

2.1. Принять к сведению...

Заместитель главы администрации.. И.О. Фамилия

Образец оформления краткого протокола

ПРИЛОЖЕНИЕ № 27

Формы регистрационных штампов входящих документов

Для служебных документов:

АДМИНИСТРАЦИЯ

АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

Отдел делопроизводства

« 3 » марта2006 г.

Входящий № С-246

Для телеграмм:

АДМИНИСТРАЦИЯ

АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

Отдел делопроизводства

« 10 » января2006 г.

Входящий № ТЛГ-2

Для факсов:

АДМИНИСТРАЦИЯ

АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

Отдел делопроизводства

« 12 » февраля2006 г.

Входящий №ф-26

Для электронной почты:

АДМИНИСТРАЦИЯ

АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

Отдел делопроизводства

« 14 » марта2006 г.

Входящий №Э-7

Для правительственной почты:

АДМИНИСТРАЦИЯ

АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

Отдел контроля

« 17 » апреля2006 г.

Входящий №П/-1-08/45

ПРИЛОЖЕНИЕ № 28

Перечень нерегистрируемых документов,

поступающих в администрацию Архангельской области

Статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры

Пригласительные билеты

Поздравительные письма, телеграммы и открытки

Обзоры печати

Книги

Периодические издания

Прейскуранты и каталоги

Техническая литература

Проспекты с научно-технической информацией

Рекламные материалы

Информационные сводки и прогнозы

Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним

Документы на иностранных языках без перевода

Документы без подписей

ПРИЛОЖЕНИЕ № 29

А К Т

Мы, нижеподписавшиеся работники отдела делопроизводства управления делопроизводства и контроля администрации Архангельской области __________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________

составили акт о том, что ____ ____________20 г. при вскрытии пакета (конверта)________________________________________________________________ в нем не оказалось __________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

Подписи: ____________________________

____________________________

____________________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 30

Т Е Л Е Г Р А М М А

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ

Куда: (подробный адрес)

Кому: (наименование должности, Ф.И.О. адресата)

Примите самые искренние поздравления с днем рождения. От всей души желаю Вам крепкого здоровья, благополучия, новых успехов в работе на благо России.

Глава администрации области И.О. Фамилия

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ № 31

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

________________ № ____________

_______________________________

(место составления)

На ________________ год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

ПодписьРасшифровка

подписи

Дата

Индекс

дела

Заголовок дела

Кол-во

ед. хр.

Срок хранения

и № статей по

перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Наименование раздела

Наименование должности руководителя

службы ДОУ организации Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от _____________ № _________________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения

от _____________ № ________________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма номенклатуры дел

ПРИЛОЖЕНИЕ № 32

Лист использования документов

Фонд № __________________ Опись № ____________________ Дело № _______________

Заголовок дела ________________________________________________________________

Дата исполь-зования

Кому выдано:

фамилия, инициалы

(разборчиво)

Характер использования

(копирование, выписки,

просмотр и др.)

№

использованных листов

Подпись лица,

использовавшего дело

1

2

3

4

5

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма листа использования документов

ПРИЛОЖЕНИЕ № 33

Лист-заверитель дела № _________

В деле подшито и пронумеровано ______________________________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _______________________________________________________ ;

пропущенные номера листов ____________________________________________________

+ листов внутренней описи _____________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера

листов

1

2

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма листа-заверителя дела

ПРИЛОЖЕНИЕ № 34

Наименование организации

Фонд № __________

ОПИСЬ № ___________

дел постоянного хранения

за ______________ год

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

ПодписьРасшифровка

подписи

Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)

№

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено _____________________________________ ед. хр.,

с № ______________________________ по № __________________________ , в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

(лица, ответственного за архив)

Дата

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК архивного учреждения

от _______________ № _______

__________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от _________________ № ______

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

ПРИЛОЖЕНИЕ № 35

Форма акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

Наименование органа исполнительной УТВЕРЖДАЮ

власти

Наименование должности руководителя

АКТ Подпись расшифровка подписи

Дата

_________№ _________

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании _____________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической

ценности и утратившие практическое значение документы

фонда N ________________________________________

(название фонда)

№ п/п

Заголовок
дела или
групповой
заголовок
дел

Дата
дела или
крайние
даты дел

Номера
описей
(номенк-
латур) за
годы

Индекс дела
(тома,
части) по
номенклатуре
или N дела
по описи

Количество
дел (томов,
частей)

Сроки
хранения
дела (тома,
части) и
номера
статей по
перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого __________________________ дел за _____________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________ N ____________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

От _______ № ____

ПРИЛОЖЕНИЕ №36

Сведения о документообороте

Дата регистрации с ________ по ___________

Группа документов

Зарегистрировано

Переслано

Всего

Итого

Сведения о документообороте

в ____________________________________

(наименование органа исполнительной власти)

Период с ____________ по _______________

Группа

документов

Зарегистрировано (поступило)

документов

Из них поставлено на контроль

Количество документов на контроле

Снято
с контроля за период

Количество документов, исполненных
с нарушением срока

1

2

3

4

5

6

ПРИЛОЖЕНИЕ №37

Справка-напоминание

об исполнении поручений по документам

со сроком исполнения до _____________

№

п/п

Рег. номер/

дата

Корреспондент /

кто подписал

Поручение

План. дата

исполнения

Исполнитель

Группы документов:

Авторы резолюций:

Справка

о поручениях, исполненных с нарушением срока

№

п/п

Рег. номер/дата

Краткое содержание

Исполнитель

Плановая дата

Фактическая дата

исполнения