ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ



Утратило силу распоряжение Губернатора Белгородской области от 14.01.2019 № 18-р

ГУБЕРНАТОР БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 27 декабря 2006 года N 1135-р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

(ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ:

Распоряжение губернатора Белгородской области от 12.12.2007 года № 1024-р, НГР: ru31000200700417)

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области (прилагается).

2. Руководителям органов исполнительной власти и государственных органов области организовать изучение Инструкции по делопроизводству работниками своих структурных подразделений в целях установления единой системы работы с документами при исполнении ими должностных обязанностей.

3. Признать утратившим силу распоряжение главы администрации области от 20 июня 2002 года № 402-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Белгородской области».

Губернатор Белгородской области Е. Савченко

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением губернатора

Белгородской области

от 27 декабря 2006 г. № 1135-р

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области

1 .Общие положения

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству определяет единую систему делопроизводственного обслуживания в органах исполнительной власти области, государственных органах области.

1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок подготовки, оформления, приема, учета, отправки, контроля исполнения, хранения и использования документов несекретного характера.

1.3. Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения регламентируется соответствующим Положением, утверждённым постановлением губернатора Белгородской области от 27 августа 2004 года № 174-дсп.

1.4. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в органах исполнительной власти области осуществляет управление информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора Белгородской области (далее - управление информатизации, связи и делопроизводства).

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях органов исполнительной власти области и государственных органов Белгородской области (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, на которого возлагаются следующие основные функции:

- прием и учет поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в электронной базе, а также правильность их регистрации;

- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и, после получения соответствующих указаний, исполнителю;

- внесение своевременных отметок о движении документов и резолюции руководителя в регистрационные карточки или журналы регистрации документов;

- учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

- контроль за прохождением документов в подразделении;

- контроль за соблюдением сроков исполнения контрольных документов;

- контроль за подготовкой и своевременной отправкой исходящей корреспонденции;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах в соответствии с установленной периодичностью (или по требованию);

- ввод в электронную базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

- внесение в регистрационную карточку (журнал регистрации) отметок о движении, исполнении и списании в дело документов;

- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их на архивное хранение;

- организация использования в подразделении средств факсимильной связи и копировальной техники;

- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;

- подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача;

- учет печатей и штампов, используемых в подразделении.

1.7. При работе с подписанными документами в органах исполнительной власти области не разрешается вносить в них исправления, делать пометки.

1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.9. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.10. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения заместителя губернатора Белгородской области - руководителя аппарата губернатора области.

1.11. 06 утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и в управление информатизации, связи и делопроизводства.

Руководитель подразделения организует служебное расследование, о результатах которого информирует руководство аппарата губернатора Белгородской области.

1.12. При уходе работника в отпуск, увольнении или перемещении, имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

1.13. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документа осуществляется только через информационно-аналитическое управление аппарата губернатора Белгородской области.

1.14. Экземпляр настоящей Инструкции выдается руководителям структурных подразделений органов исполнительной власти области под расписку начальником отдела делопроизводства управления информатизации, связи и делопроизводства (далее - отдел делопроизводства).

2. Документация органов исполнительной власти и государственных органов Белгородской области

2.1. Деятельность органов исполнительной власти и государственных органов Белгородской области обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией органов исполнительной власти области, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органами исполнительной власти области, вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть в создании управленческих документов.

2.2. Основными организационно-распорядительными актами органов исполнительной власти области являются постановления, распоряжения и приказы (приложения №№ 1-4).

Губернатор Белгородской области по вопросам, отнесенным к его ведению, принимает постановления и издает распоряжения.

Правительство Белгородской области принимает постановления и издает распоряжения, которые подписываются губернатором Белгородской области.

Заместитель губернатора Белгородской области - руководитель аппарата губернатора области по вопросам, отнесенным к его ведению, издает распоряжения.

Все перечисленные организационно-распорядительные документы в обязательном порядке направляются в областную Думу в течение недели со дня подписания.

Акты органов исполнительной власти и государственных органов области вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом акте.

2.3. Руководители структурных подразделений органов исполнительной власти и государственных органов области издают приказы в пределах своей компетенции.

2.4. Организационно-распорядительными актами органов исполнительной власти и государственных органов области также являются: решения, протоколы, акты, письма, телеграммы и другие документы, которые фиксируют решение административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов исполнительной власти области.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1 .Бланки документов

Документы в органах исполнительной власти области оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) и применяются в зависимости от объема текста. Для сопроводительных писем и некоторых других документов используются бланки формата А6 (105x148 мм) с трафаретными частями текста.

Бланки с воспроизведением герба Белгородской области изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам органов исполнительной власти области.

Бланки документов органов исполнительной власти подлежат учету, они должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Документы, создаваемые от имени двух или более структурных подразделений, оформляются без бланка. Совместные распорядительные документы структурных подразделений органов исполнительной власти области, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа каждого структурного подразделения, принимавшего этот документ.

3.1.1 .Порядок применения цветных бланков

Цветные бланки «Губернатор Белгородской области» используются для официальной деловой переписки с:

Администрацией Президента Российской Федерации;

Правительством Российской Федерации;

Федеральным Собранием Российской Федерации;

Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации;

Советом Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

аппаратами полномочных представителей Президента РФ;

главами субъектов РФ;

главами законодательных органов РФ;

министерствами, агентствами, комитетами и службами РФ (по важности

направляемых материалов);

иностранными партнерами;

в иных случаях (по усмотрению губернатора Белгородской области).

Материалы, напечатанные на цветных бланках, подписываются исключительно губернатором Белгородской области.

Все материалы, подготавливаемые на официальных бланках «Губернатор Белгородской области» с цветным гербом области, до их подписания губернатором Белгородской области должны проверяться сотрудником отдела делопроизводства на правильность оформления, составления и соответствие правилам русского языка (п.4.4.4). При правильном оформлении проставляется виза проверяющего на обратной стороне второго экземпляра в левом нижнем углу (подпись и дата проверки).

Ответственность за представление документов на проверку в отдел делопроизводства и достоверность данных, содержащихся в письме, несет исполнитель, подготовивший документ (п.п.4.4.4 - 4.4.5).

Хранение и специальный учет выдачи и использования цветных бланков «Губернатор Белгородской области» осуществляют отдел делопроизводства и приемная губернатора Белгородской области. Исполнителям бланки выдаются только после проверки проекта письма сотрудником отдела делопроизводства и наличия на документе визы проверяющего.

Запрещается использовать цветные бланки для служебной переписки внутри области, между губернатором Белгородской области и органами местного самоуправления муниципальных образований в области, структурными подразделениями органов исполнительной власти, если иное не определяется устным решением губернатора Белгородской области.

3.2. Общие правила оформления документов

Документы, создаваемые в органах исполнительной власти области, печатаются в текстовом редакторе Win Word шрифтом Times New Roman или Times DL, размером № 13-14 через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 25-30 мм, правое - 10-15 мм, верхнее -20 мм, нижнее - 20 мм. Оформление полей листа в проектах нормативных актов губернатора, правительства, заместителей губернатора области приведено в п. 4.1.

При оформлении текста на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без кавычек и знаков препинания.

Документы, как правило, имеют установленный комплекс реквизитов:

изображение герба области;

наименование страны - Российская Федерация;

наименование области - Белгородская область;

наименования органа исполнительной власти области;

наименование структурного подразделения органа исполнительной власти области (или должности лица) - автора документа;

справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса, электронный адрес);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

гриф и пометка ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения;

резолюция;

заголовок к тексту документа;

текст документа;

гриф приложения;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении (регистрационный штамп);

идентификатор электронной копии документа.

В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть сокращен или дополнен. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка «Проект». Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.

Состав реквизитов и порядок их расположения для конкретных видов документов приведены в разделе 4 настоящей Инструкции.

Документ имеет юридическую силу при наличии всех необходимых для данного вида документа реквизитов.

3.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

3.3.1. Изображение герба области. Изображение герба области помещается на верхнем поле бланка документа.

3.3.2. Наименование органа исполнительной власти области и его структурного подразделения (или должностного лица) - автора документа.

Наименование органа исполнительной власти области и его структурного подразделения (или должностного лица) указывается в соответствии с Уставом области, Положением (административным регламентом) структурного подразделения.

На бланках служебных писем обязательно указываются справочные данные об органе исполнительной власти области: полный почтовый адрес, номер телефона, телефакса, электронный адрес - если таковые имеются. В основных организационно-распорядительных документах, таких как постановления, распоряжения, приказы, указывается место составления или издания документа.

3.3.3. Дата документа.

На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документе, оформленном на стандартном листе бумаги, дата проставляется: в грифе утверждения или грифе согласования в соответствии с расположением этого реквизита; под наименованием должности лица, подписавшего документ (печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита); на втором экземпляре служебного письма вверху от левой границы текстового поля документа на уровне реквизита «Адресат».

Датой документа является дата его подписания: для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.02.2006. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 21 февраля 2006 года, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.02.21.

3.3.4.Регистрационный номер документа.

На документе, оформленном на бланке, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документе, оформленном на стандартном листе бумаги, номер проставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатается документ.

Каждому виду документа соответствует свой порядок формирования номера (п.п.4.1-4.8).

3.3.5.Ссылка на регистрационный номер и дату документа. На документе, оформленном на бланке, ссылка на номер и дату документа проставляется в соответствии с расположением этих реквизитов.

На документе, оформленном на стандартном листе бумаги, ссылка печатается под регистрационным номером документа от левой границы текстового поля.

Если документ является ответом на входящий документ, данный реквизит обязателен.

З.З.6. Наименование документа.

Наименование документа должно соответствовать компетенции руководителя органа исполнительной власти области, подписавшего документ, а также содержанию документируемого (управленческого) действия и форме документа (постановление, распоряжение, приказ, инструкция, письмо и т.д.).

3.3.7.Гриф (пометка) ограничения доступа к документу.

Гриф (пометка) «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

3.3.8.Адресат.

Документы адресуются органам власти, организациям, учреждениям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Адресат указывается в правом верхнем углу первого листа документа, все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Может использоваться полужирный шрифт. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1-1,5 межстрочным интервалом.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Например:

Департамент

социальной политики

Белгородской области

При направлении документа должностному лицу название органа или организации указываются в именительном падеже, а должность, инициалы имени, отчества и фамилия адресата - в дательном.

Например:

Правительство Белгородской области

Начальнику департамента

социальной политики

Белгородской области-

заместителю председателя

правительства

Белгородской области

И.О. Фамилия

Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень.

Например:

Ректору Московской государственной

медицинской академии имени

И.П. Сеченова профессору

И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав должности адресата.

Например:

Генеральному директору

объединения «Ростекстиль»

И.О. Фамилия

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно в дательном падеже.

Например:

Органам местного самоуправления

муниципальных образований

В состав реквизита «Адрес» может входить почтовый адрес в случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва,117393

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

Фамилия И.О.

Садовая ул., д.5, кв.12

Москва,11774

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

3.3.9.3аголовок к тексту документа.

Заголовок составляется ко всем документам, текст которых превышает 4-6 строк, за исключением резолюций, даваемых руководителями структурных подразделений по рассматриваемым документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?»: «О мерах...», «О выделении...».

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 3-х межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

Заголовок, состоящий из двух или более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки.

3.3.10.Текст документа.

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух основных частей. В первой части приводится описание фактов и событий, послуживших основанием для составления документа. Во второй - излагаются выводы, предложения, решения или просьбы.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал в установленных границах полей, центрируется по ширине листа. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

3.3.11.Оформление приложений к документу.

Приложения печатаются на отдельных листах бумаги (приложение № 5).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

На первом листе приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение» (без кавычек), если приложений несколько, то их нумеруют «Приложение №». В приложении к организационно-распорядительному документу (постановлению, распоряжению, приказу, правилам, инструкции, положению, решению) после слов «Приложение» указывают наименование организационно-распорядительного документа, его дату и регистрационный номер. Этот реквизит центрируется относительно самой длинной строки, например:

Приложение № 2

к приказу департамента

социальной политики области

от 16.03.2006 № 261

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу департамента

социальной политики области

от 18.03.2006 № 234

Заголовок приложения отделяется от слова «Приложение» или даты и номера акта 3 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом, может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, С П И С О К и т.д.) через 1 или 1,5 межстрочных интервала от последующих строк заголовка.

При наличии в приложении нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Каждое приложение обязательно подписывается лицом, подготовившим приложение. Подпись проставляется на последнем листе приложения и включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату подписания приложения, выделяется полужирным шрифтом и оформляется аналогично подписи документа.

3.3.12.Подпись документа.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки (в случае двух и более строк в наименовании подписи).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем. Инициал ставятся перед фамилией без пробела.

Подпись может выделяться полужирным шрифтом. Например:

Губернатор

Белгородской области подпись И. Фамилия

или

Начальник

департамента экономического

развития Белгородской области подпись И. Фамилия

Нормативные правовые акты подписываются губернатором Белгородской области или лицом, исполняющим его обязанности во время его отсутствия, если это определено постановлением губернатора Белгородской области.

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем (если он утвержден).

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности соответственно занимаемой должности.

При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Губернатор

Белгородской области

подпись _________ И. Фамилия

Председатель Белгородской

областной Думы

подпись ________ И. Фамилия

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются губернатором Белгородской области или, по его поручению, заместителем губернатора Белгородской области.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются губернатором Белгородской области, его заместителями или руководителями структурных подразделений органов исполнительной власти области в соответствии с их компетенцией.

Документы (справки, информации, записки), направляемые губернатору Белгородской области из структурных подразделений органов исполнительной власти области, или те же документы, направляемые из одного структурного подразделения в другое, подписываются только руководителями структурных подразделений, а в случае их отсутствия - заместителями. На справках, информациях, записках указывается название соответствующего структурного подразделения с обязательной визой должностного лица.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления «и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.3.13 .Утверждение документа.

При наличии в тексте документа формулировки «Утвердить» (прилагаемые положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН, ниже через 1 - 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на постановление (распоряжение) губернатора Белгородской области или другой документ, с указанием даты и номера. В случае, когда документ утверждается лично руководителем без ссылки на нормативный документ, печатается слово УТВЕРЖДАЮ, а ниже расшифровка подписи и дата утверждения. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением губернатора

Белгородской области

от________200__г. №__

или:

УТВЕРЖДАЮ

начальник департамента

социальной политики

Белгородской области

________________И. Фамилия

«___»_______________200__г.

Слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН) должно быть согласовано в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ и т.д.

3.3.14.Резолюция.

В резолюции даются указания по исполнению документа.

В состав резолюций должны входить следующие элементы: инициалы имени, отчества и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.

На документах, не требующих дополнительных указаний и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция вносится руководителем на самом документе (обычно в верхнем левом углу) или на сопроводительном бланке установленного образца (приложение № 6). На сопроводительном бланке дата и номер документа, к которому относится резолюция, печатаются в верхней части бланка в соответствии с расположением этих реквизитов. Дата резолюции ставится внизу под подписью. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Материалы об исполнении поручения подготавливаются за подписью ответственного исполнителя.

3.3.15.Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Визы включают в себя личную подпись и наименование должности визирующего документ, расшифровку подписи (инициал имени и фамилия) и дату.

Согласование проекта документа проводится со структурными подразделениями органов исполнительной власти области и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование).

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник департамента

экономического развития

Белгородской области

подпись _____ И.О. Фамилия

10.02.2006

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа, длина строки не должна превышать 8 см, все строки центрируются относительно самой длинной строки.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. Лист согласования используется обычно при согласовании постановлений и распоряжений (приложение № 7).

3.3.16.Отметка о контроле.

Реквизит проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа или пометки «Контроль» в правом верхнем углу документа.

3.3.17.Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Реквизит печатается от левой границы текстового поля.

3.3.18.Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.4. Порядок работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»)

Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения, содержащейся на бумажных, а также других материальных носителях информации (фото-, кино-, аудио-, видео-, машинных носителях, физических полях), регламентируется соответствующим Положением, утвержденным постановлением губернатора Белгородской области от 27 августа 2004 года № 174-ДСП.

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем или должностным лицом, утверждающим документ.

Для обработки (в том числе и размножения) документов со служебной информацией ограниченного распространения используются только сертифицированные, аттестованные по требованиям безопасности информации технические средства ее обработки, передачи и хранения.

При работе с документами ДСП запрещается:

публиковать сведения ограниченного распространения в средствах массовой информации;

передавать по незащищенным каналам связи;

передавать (принимать) документы без расписки должностного лица;

пересылать сторонним организациям неустановленным порядком (документы ДСП пересылаются фельдъегерской (специальной) связью, заказным или ценным почтовым отправлением);

размножать (тиражировать) без письменного разрешения руководителя органа исполнительной власти (организации), разработавшего документ;

хранить не в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);

передавать документы и дела с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому без письменного предписания соответствующего руководителя.

По фактам утраты документов (дел, изданий), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководителем соответствующего органа исполнительной власти назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник) привлекается к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Особенности подготовки и оформления нормативных правовых актов губернатора Белгородской области

Подготовка нормативных правовых актов губернатора Белгородской области производится в соответствии со статьями 14, 15 Устава Белгородской области и иными нормативными правовыми актами Белгородской области.

4.1.1. Оформление проекта постановления губернатора Белгородской области

При осуществлении нормативного регулирования общественных отношений и по вопросам осуществления иных полномочий, предусмотренных нормативными правовыми актами федеральных органов власти, губернатор области издаёт постановления.

Проекты постановлений губернатора области печатаются на бланке установленной формы (приложение № 1) в 1 экземпляре.

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления губернатора области. Левое поле - 25-30 мм, правое - не менее 18-20 мм и нижнее - не менее 20 мм. При оформлении проекта постановления губернатора области на двух или более страницах верхнее поле этих страниц составляет 25 мм.

Постановление губернатора области имеет следующие реквизиты:

1.Герб Белгородской области.

2.Наименование вида документа - постановление.

3.Наименование автора документа - губернатор Белгородской области.

4.Место составления или издания документа - Белгород.

5. Дата.

Проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом.

6. Регистрационный номер.

Проставляется после подписания документа в пределах календарного года, оформляется арабскими цифрами.

7. 3аголовок.

Печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа от левой границы текстового поля. Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: «О чем?» («О ком?») принят документ. Заголовок не берется в кавычки, точка в конце его не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Строки заголовка центрируются относительно слов подписи «Губернатор Белгородской области».

8. Текст.

Отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст печатается шрифтом Times New Roman 14 размером через 1 (1,5) межстрочный интервал.

Текстовая часть постановления губернатора области состоит, как правило, из преамбулы и постановляющей части.

Преамбула в постановлениях губернатора области завершается словом «постановляю», которое печатается вразбивку, выделяется полужирным шрифтом.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятые постановления, должны оформляться нормативными правовыми актами и соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к постановлению губернатора области в тексте документа на тех обязательно делается ссылка.

9. Подпись.

Отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Состоит из слов «Губернатор Белгородской области», инициала имени и фамилии. Слова «Губернатор Белгородской области» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом.

В проекте постановления от левой границы текстового поля печатаются слова «Белгородской области», а слово «Губернатор» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

10. Приложения.

Приложения к проектам постановлений губернатора области оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (A3) (приложение № 5).

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов проектов постановлений.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и др. Приложения подписываются руководителем структурного подразделения или организации, внесшей проект.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на постановление губернатора области, его дату и номер (к постановлению губернатора области от _________200_ года

№____).

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Все части реквизита выделяются полужирным шрифтом. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к постановлению

губернатора области

от_________200__г. №__

При наличии в тексте документа формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

губернатора области

от____________200__г.

№

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке....................

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, проект - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом и выделяется полужирным шрифтом.

Заголовок приложения отделяется от даты, номера акта и текста приложения тремя межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения имеют сквозную нумерацию, начиная со второго листа проекта постановления губернатора области.

В положениях, проектах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления губернатора области. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и подраздела, разделенного точкой (например, 1.1.). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

11. Визы (подготовка и согласование).

Необходимыми условиями введения постановления в действие являются его подготовка и согласование.

Визы подготовки и согласования оформляются на стандартном листе согласования (приложение № 7).

Виза включает в себя наименование органа (организации), подготовившего документ, или должность визирующего, личную подпись, расшифровку личной подписи и дату.

Гриф подготовки включает в себя слово «подготовлено», а гриф согласования - «согласовано», печатается от левой границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом.

Например:

Подготовлено:

Согласовано:

В разделе «Подготовлено» печатаются наименование должности или названия структурных подразделений органов исполнительной власти, государственных органов области и других организаций, руководители которых визируют проекты документов, инициал имени, фамилия должностного лица, которое фактически ставит свою визу.

Например:

Подготовлено:

Заместитель губернатора Белгородской

области - руководитель аппарата

губернатора области И. Фамилия

или

Департамент финансов и бюджетной

политики Белгородской области И. Фамилия

В разделе «Согласовано» печатаются наименование должности или названия структурных подразделений органов исполнительной власти, государственных органов области и других организаций, руководители которых визируют проект документа, инициал имени, фамилия должностного лица, которое фактически ставит свою визу.

Например:

Согласовано:

Начальник государственно-правового

управления аппарата губернатора области И. Фамилия

или

Департамент экономического развития

Белгородской области И. Фамилия

Последовательность расположения наименования должностей и организаций должна соответствовать иерархии должностных лиц, визирующих документ.

Проекты постановлений должны быть завизированы руководителями органов исполнительной власти и государственных органов области (лицами, исполняющими их обязанности), которые вносят проект, руководителями (их заместителями) органов (организаций), которым в проекте акта предусматриваются поручения, при необходимости в установленном порядке согласуются с руководителями территориальных органов федеральных органов исполнительной власти.

Все проекты постановлений должны пройти процедуру согласования заместителем губернатора области - руководителем аппарата губернатора области.

Срок визирования проектов постановлений не должен превышать 5 дней. При необходимости более детальной проработки проекта, визирующий обосновывает причину задержки документа и сообщает о сроках визирования инициирующему документ.

При наличии у лица, визирующего проект постановления, особого мнения (замечания), он делает об этом отметку на листе согласования. Особое мнение (замечание), как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту документа.

При необходимости к проектам акта прилагаются заключения (пояснительные записки), подписанные руководителями (лицами, их замещающими) органов власти (организаций), подготовивших документ.

Государственно-правовое управление аппарата губернатора области должно обязательно визировать проект постановления.

Согласование проекта документа в отделе организационно-распорядительных документов может производиться на всех этапах подготовки документа.

При направлении проекта документа на согласование заместителю губернатора области - руководителю аппарата губернатора области в отделе организационно-распорядительных документов на оборотной стороне нижней части бланка документа обязательно проставляется штамп «Проверено», личная подпись проверившего проект и дата проверки.

После завершения процедуры согласования проекта документа лист согласования подписывается работником структурного подразделения, ответственным за подготовку документа.

Постановления губернатора области в трехдневный срок направляются адресатам (в виде копий на бумажных носителях) и по электронной почте в соответствии с указателями рассылки, подписанными исполнителем.

Постановления губернатора области, изменяющие или дополняющие ранее изданные акты, направляются тем органам, организациям (их правопреемникам), которым рассылались ранее изданные акты.

Если постановления направляются организациям, не входящим в указатели рассылки, то исполнитель должен внести в указатель рассылки наименование этих организаций и их почтовые адреса.

Дополнительная рассылка постановлений осуществляется по заявке органа-исполнителя либо по указанию руководителя аппарата губернатора области (его заместителя), о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки.

Замена разосланных постановлений производится по указанию руководителя аппарата губернатора области (его заместителя).

Проекты постановлений, подготовленные с отступлением от установленных настоящей Инструкцией правил, возвращаются исполнителям на доработку.

4.1.2. Оформление проекта распоряжения губернатора Белгородской области

Решения губернатора Белгородской области по вопросам осуществления своих полномочий оформляются распоряжениями губернатора области.

Проект распоряжения губернатора области печатается на бланке установленной формы (приложение № 1), поля документа устанавливаются аналогично полям постановления.

Распоряжение губернатора области имеет следующие реквизиты:

1. Герб области.

2. Наименование вида документа - распоряжение.

Реквизиты 3, 4, 5 распоряжения оформляются аналогично реквизитам 3, 4, 5 постановления губернатора области.

6. Регистрационный номер.

Проставляется после подписания документа в пределах календарного года, оформляется арабскими цифрами. Печатается от правой границы текстового поля. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р» (например, № 154-р).

7. 3аголовок.

Реквизит оформляется аналогично реквизиту 7 постановления губернатора области.

8. Текст.

Реквизит оформляется аналогично реквизиту 8 постановления губернатора области, за исключением того, что в преамбуле распоряжения отсутствует ключевое слово. Преамбула при оформлении проектов распоряжений может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Реквизиты 9, 10, 11 распоряжения оформляются аналогично реквизитам 9, 10, 11 постановления губернатора области.

4.1.3. Подготовка и оформление проектов совместных решений»

Решения, подписываемые губернатором области и иными должностными лицами, готовятся в соответствии с установленным порядком.

Проекты решений оформляются без бланков, на бумаге формата А4. Готовятся в подлинных экземплярах для каждой подписавшей стороны.

Каждый напечатанный лист проекта решения должен иметь следующие размеры полей: левое - 25-30 мм, правое - не менее 15-20 мм, верхнее - 25 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Решение включает следующие реквизиты:

1. Наименование вида документа - решение.

Реквизит располагается по центру первого листа проекта, печатается заглавными буквами на расстоянии не менее 5 см от верхнего края листа, выделяется полужирным шрифтом

2. Наименование авторов документа.

Наименование авторов документа располагается по центру листа, отделяется от реквизита «наименование вида документа» 1 межстрочным интервалом и выделяется полужирным шрифтом.

3. Дата.

Реквизит располагается от левой границы поля первого листа документа, отделяется от реквизита «наименование авторов документа» 3 межстрочными интервалами. Проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом.

4. Регистрационный номер.

Располагается от правой границы поля первого листа документа, отделяется от реквизита 2 тремя межстрочными интервалами. Проставляется после подписания документа в пределах календарного года, оформляется арабскими цифрами. Состоит из регистрационных номеров документов каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

5. Заголовок.

Реквизит оформляется аналогично реквизиту 7 постановления губернатора области.

6. Текст.

Реквизит оформляется аналогично реквизиту 8 постановления губернатора области. Исключение составляет оформление преамбулы. Преамбула завершается словом «решили», которое печатается вразбивку и выделяется полужирным шрифтом.

7. Подпись.

Отделяется от последней строки текста 3 межстрочными интервалами.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициал имени, фамилия).

8. Реквизиты «Приложения», «Визы».

Реквизиты «Приложения», «Визы» оформляются аналогично реквизитам 10, 11 постановления губернатора области. Исключением является указание на вид документа - решение.

{п. 4.1.3. добавлен, в редакции распоряжения губернатора Белгородской области от 12.12.2007 года № 1024-р}

4.2. Особенности подготовки и оформления нормативных правовых актов правительства Белгородской области

Подготовка нормативных правовых актов правительства Белгородской области производится в соответствии со статьями 43, 44 Устава Белгородской области, иными нормативными правовыми актами Белгородской области.

4.2.1.Оформление проекта постановления правительства Белгородской области

При осуществлении нормативного регулирования общественных отношений правительство области принимает постановления.

Проект постановления правительства области печатается на бланке установленной формы (приложение № 2), поля документов устанавливаются аналогично полям постановлений губернатора области.

Постановление правительства области имеет следующие реквизиты:

1. Герб области.

2. Наименование вида документа - постановление.

3. Наименование коллегиального органа, издавшего документ, - правительство Белгородской области.

4. Место составления или издания документа - Белгород.

5. Дата.

Проставляется датой принятия документа на заседании правительства области. Оформляется арабскими цифрами, словесно-цифровым способом.

6. Регистрационный номер.

Проставляется после подписания документа в пределах календарного года.

Оформляется арабскими цифрами и состоит из порядкового номера документа, индекса вида документа и индекса коллегиального органа. Например: № 125-пп.

7. 3аголовок.

Печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, оформляется центрованным способом. Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: «О чем?» («О ком?») принят документ. Заголовок не берется в кавычки, точка в конце его не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

8. Текст.

Реквизит оформляется аналогично реквизиту 8 постановления губернатора области. Исключение составляет оформление преамбулы текста.

Преамбула в проектах постановлений правительства области завершается словами: «правительство области постановляет». Слово «постановляет» печатается вразбивку, выделяется полужирным шрифтом.

Реквизиты 9, 10, 11 постановления правительства области оформляются аналогично реквизитам 9, 10, 11 постановления губернатора области.

4.2.2.Оформление проекта распоряжения правительства Белгородской области

Решения правительства области по вопросам осуществления своих полномочий оформляются распоряжениями правительства области.

Проект распоряжения правительства области готовится и оформляется по тем же правилам, что и проект постановления правительства области. Состав реквизитов аналогичен составу таковых в постановлении правительства области, за исключением следующих реквизитов:

1. Наименование вида документа - распоряжение.

2. Регистрационный номер.

Проставляется после подписания документа в пределах календарного года. Оформляется арабскими цифрами и состоит из порядкового номера документа, индекса вида документа и индекса коллегиального органа. Например: 116-рп.

3. Текст.

В констатирующей части (преамбуле) распоряжения отсутствует ключевое слово.

4.2.3. Подготовка и оформление проектов соглашений

Соглашения заключаются правительством области с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, хозяйствующими структурами о сотрудничестве в различных сферах деятельности.

Проекты соглашений готовятся структурными подразделениями органов исполнительной власти, определенными руководством,

ответственным за разработку или работу с уже поступившим проектом соглашения от субъекта договорных отношений.

Проекты соглашений оформляются на листах белой бумаги формата А4.

Каждый напечатанный лист проекта соглашения должен иметь следующие размеры полей: левое - не менее 30 мм, правое - не менее 15 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Проекты соглашений готовятся в подлинных экземплярах для каждой подписавшей стороны.

Проекты соглашений проходят обязательную лингвистическую экспертизу в управлении информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора области.

Управление информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора области обеспечивает сохранность соглашения, передачу его в областной архив. Ведет реестр подписанных соглашений и обеспечивает выдачу копий соглашений.

Проект соглашения включает следующий набор реквизитов:

1. Наименование вида документа - соглашение.

Реквизит располагается по центру первого листа проекта, печатается заглавными буквами на расстоянии не менее 5 см от верхнего края листа, выделяется полужирным шрифтом

2. Наименование организации, автора документа.

Наименование организации (ий), автора (ов) документа располагают по центру листа, выделяют полужирным шрифтом. Реквизит может являться составной частью заголовка.

3. Дата.

Проставляется после подписания соглашения всеми сторонами, последней датой подписания.

4. Регистрационный номер.

Проставляется после подписания документа в пределах календарного года. Оформляется арабскими цифрами. Состоит из регистрационных номеров документов каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

5. Место составления или издания документа.

6. Заголовок

Реквизит оформляется центрованным способом, печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом.

7. Текст.

Отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст состоит из преамбулы, основной части и заключительной.

Преамбула в проектах соглашений завершается словами «согласились о нижеследующем:

Основная часть текста подразделяется на статьи, которые могут состоять из частей, пунктов (параграфов), подпунктов и абзацев.

Статьи должны иметь единую, обычно арабскую нумерацию.

Текст соглашения излагается простым, доступным для понимания языком. Термины употребляются только в одном значении и в соответствии с общепринятой терминологией.

Текст соглашения должен быть отредактирован в соответствии с правилами русского языка.

Печатание документа производится с использованием машинописной или компьютерной техники - в текстовом редакторе Win Word шрифтом Times New Roman Cyr, размером шрифта № 14 (при общем объеме документа более 10 страниц можно использовать размер шрифта №13). Текст печатается через 1 межстрочный интервал.

В электронном виде проект документа и прилагаемые к нему материалы должны быть представлены в виде файла формата RTF.

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы (нумерация документа сквозная). Номер страницы проставляется посередине верхнего поля листа на расстоянии 10 мм арабскими цифрами, без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

8. Подпись.

Отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами.

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал в две строки. Расшифровка подписи располагается под наименованием должности. Реквизит выделяется полужирным шрифтом.

При подписаний документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

9. Приложения.

Дополнительные материалы к проекту соглашения оформляются приложениями. В приложениях могут помещаться таблицы, графики, схемы, образцы документов.

Реквизит оформляется аналогично реквизиту 10 постановления губернатора области. Исключением составляет ссылка на вид документа -ч соглашение.

{п. 4.2.3. добавлен, в редакции распоряжения губернатора Белгородской области от 12.12.2007 года № 1024-р}

4.3. Оформление проекта распоряжения заместителя губернатора Белгородской области - руководителя аппарата губернатора области

Подготовка распоряжения заместителя губернатора Белгородской области -руководителя аппарата, губернатора области производится в соответствии с пунктом 3.2. раздела 3 распоряжения губернатора Белгородской области от 25 мая 2004 года № 408-р «Об утверждении Положения об аппарате губернатора Белгородской области».

Проект распоряжения заместителя губернатора Белгородской области -руководителя аппарата губернатора области печатается на бланке установленной формы (приложение № 3).

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка распоряжения заместителя губернатора Белгородской области - руководителя аппарата губернатора области. Левое поле - 25-30 мм, правое - не менее 18-20 мм, нижнее - не менее 20 мм. При оформлении проекта распоряжения на двух и более страницах верхнее поле этих страниц составляет 25 мм.

Распоряжение заместителя губернатора Белгородской области - руководителя аппарата губернатора области имеет следующие реквизиты:

1 .Герб области.

2. Наименование вида документа - распоряжение.

3. Наименование должностного лица, автора документа - заместитель губернатора Белгородской области - руководитель аппарата губернатора области.

4. Место составления или издания документа - Белгород.

5. Дата.

Проставляется после подписания документа. Оформляется словесно-цифровым способом, арабскими цифрами. Печатается от левой границы текстового поля.

6. Регистрационный номер.

Проставляется после подписания документа в пределах календарного года. Состоит из порядкового номера документа, оформляется арабскими цифрами. Печатается от правой границы текстового поля. Например: № 35.

Реквизиты 7 и 8 оформляются аналогично реквизитам 7 и 8 распоряжения губернатора области.

9. Подпись.

Отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Состоит из слов «Заместитель губернатора области - руководитель аппарата губернатора области», инициала имени и фамилии. Наименование должности лица, подписавшего документ, центрируется относительно самой длинной строки, печатается через 1 межстрочный интервал в 3 строки.

10. Приложение.

Реквизит оформляется аналогично реквизиту 10 к распоряжению губернатора области с соотнесением в реквизите наименования должностного лица.

11. Визы (подготовка и согласование).

Реквизит оформляется так же, как и реквизит 11 постановления губернатора Белгородской области. Исключение составляет оформление грифа «Согласовано». Проект распоряжения первым визирует первый заместитель руководителя аппарата губернатора области (лицо, исполняющее его обязанности).

4.4. Подготовка и оформление служебных писем

4.4.1. Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Служебные письма органов исполнительной власти области готовятся:

-как ответы о выполнении поручений губернатора Белгородской области, правительства Белгородской области, руководителей органов исполнительной власти области;

-как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции структурных подразделений органов исполнительной власти области;

- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

-как поручения и запросы, направляемые в органы местного самоуправления муниципальных образований в области; другие организации области;

- как инициативные письма.

4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем структурного подразделения.

4.4.3. Служебные письма оформляются в двух экземплярах: первый - на бланке установленного образца, второй - на листе белой бумаги формата А4.

При подготовке писем структурных подразделений, адресованных другим подразделениям, оба экземпляра письма печатаются не на бланках (на бумаге стандартных размеров).

Письма, подготавливаемые от имени двух (или нескольких руководителей), также печатаются без бланка в двух экземплярах.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа только арабскими цифрами.

4.4.4. Проекты служебных писем, подготавливаемых за подписью губернатора Белгородской области и его заместителей, а также их окончательные варианты, распечатанные на бланках, должны проходить обязательную проверку в отделе делопроизводства на соответствие правилам русского языка и принятым правилам делопроизводства, визироваться ответственным исполнителем и руководителем структурного подразделения, в котором подготавливается письмо.

Визы должностных лиц, с которыми согласовывается проект служебного письма, располагаются на лицевой стороне второго экземпляра письма ниже слов «Губернатор Белгородской области».

Сотрудник отдела делопроизводства, ответственный за проверку письма, после проверки окончательного варианта проставляет на обратной стороне второго экземпляра письма внизу листа штамп «Проверено», личную подпись и дату проверки.

Письма, представляемые на подпись губернатору Белгородской области, в обязательном порядке должны визироваться заместителем губернатора Белгородской области - руководителем аппарата губернатора области. Виза заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области проставляется на лицевой стороне второго экземпляра письма ниже слов «Губернатор Белгородской области».

4.4.5. Ответственность за смысловое содержание, соответствие названий организаций и Ф.И.О. руководителей фактически существующим, правильность специальных терминов и наименований, наличие всех установленных виз, своевременность подготовки и отправки служебного письма несут ответственный исполнитель и руководитель структурного подразделения, в котором было подготовлено письмо.

Ответственность за соответствие служебного письма правилам русского языка и принятым правилам делопроизводства несет руководитель управления информатизации, связи и делопроизводства.

4.4.6. Каждый напечатанный лист служебного письма, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь следующие размеры полей: левое - 25-30 мм; правое - 10-15 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм.

4.4.7. Состав реквизитов, порядок и особенности их оформления. Оформление реквизитов служебных писем определяется общими правилами оформления документов (п.3), а также имеет ряд особенностей.

Дата.

Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

При подготовке служебного письма от имени двух или более руководителей даты подписания проставляются под подписями руководителей.

Регистрационный номер.

В письмах, оформленных на бланках установленного образца за подписью губернатора Белгородской области, его заместителей или руководителей структурных подразделений, исходящий номер состоит из:

- номера, присвоенного структурному подразделению;

- номера дела, соответствующего утвержденной номенклатуре дел в органах исполнительной власти; отделяется от номера структурного подразделения наклонной чертой;

- порядкового номера по единой нумерации с начала года, который отделяется от номера дела дефисом.

Например: 1/5-356.

Исходящий номер письма, являющегося ответом на входящий служебный документ, соответствует регистрационному номеру данного входящего документа, например: 3/8-2765.

В письмах, оформленных на бланках структурного подразделения и подписанных руководителем подразделения, исходящий номер состоит из:

- номера, присвоенного структурному подразделению;

-номера дела по внутренней номенклатуре дел структурного подразделения; отделяется дефисом от номера структурного подразделения;

- порядкового номера по единой нумерации подразделения с начала года, отделенного наклонной чертой. Например: 10-06/2345.

В случае, когда письмо является ответом на запрос, обязательно заполняются реквизиты на № _______ от _______ .

При подготовке служебного письма от имени двух или более руководителей регистрационные номера проставляются под датами подписания.

Адресат.

Располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Может использоваться полужирный шрифт.

Письма адресуют органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам и гражданам при ответе на их обращения.

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан; адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.

Например:

Губернатору Белгородской области

И.О. Фамилия

Начальнику

департамента социальной политики

Белгородской области

И.О. Фамилия

В служебных письмах инициалы указываются перед фамилией адресата.

При направлении письма более чем в четыре адреса на отдельном листе составляют указатель (список) рассылки и на каждом письме указывают только одного адресата.

При направлении служебного письма в несколько однородных организаций (например, в органы местного самоуправления) или нескольким руководителям однородных организаций (например, главам местного самоуправления муниципальных районов области и главе администрации г. Белгорода) допускается подготовка обобщенного письма, и адресат оформляется так:

Органам местного самоуправления

муниципальных образований

или

Главам местного самоуправления

муниципальных районов области

или

Главе администрации г. Белгорода

Руководителям

структурных подразделений

органов исполнительной власти

и аппарата губернатора области

(по списку)

Подготовленные два экземпляра служебного письма подписываются руководителем. Адресатам направляются ксерокопии первого экземпляра письма, а подписанные экземпляры хранятся в отделе делопроизводства или у сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Заголовок.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание письма. Заголовок составляется лицом, готовящим проект письма.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Текст.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. В таких письмах указываются номер и дата документа, на который дается ответ. В этом случае номер и дата документа могут быть вынесены в заголовок. Ответы на служебные письма, полученные из вышестоящих органов и рассматриваемые губернатором Белгородской области, готовятся только за подписью губернатора Белгородской области или его заместителей.

Начинать текст письма необходимо с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом полужирным шрифтом, например:

Уважаемый..................!

Текст письма обычно излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (правительство вносит; департамент представляет и т.д.). При оформлении письма на бланке руководителя структурного подразделения (должностного лица) текст излагается от первого лица единственного числа (...прошу..., направляю... и т.д.)

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста перед подписью должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением,». Слова «С уважением,» выделяются полужирным шрифтом, отделяются от последней строки текста и от ниже следующей подписи двумя интервалами. Например:

направляю Вам информацию....................

в соответствии с установленной формой.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

С уважением,

Губернатор Белгородской области подпись И. Фамилия

Подпись руководителя оформляется как обычно. Первое слово в наименовании должности руководителя в подписи начинается с заглавной буквы.

Приложение.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

При наличии в тексте нескольких приложений, или если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложенных документов перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого документа, например:

Приложение:

1. Проект федерального закона о ... на 7л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к проекту федерального закона о ... на 3 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 2 л. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Приложение оформляется согласно общим правилам оформления (п.п. 3.3.11, 3.3.13).

При оформлении приложения на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа только арабскими цифрами. Если приложений несколько, каждое из них нумеруется отдельно.

Каждое приложение обязательно подписывается лицом, подготовившим приложение.

Подпись.

Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. Право подписи служебных писем устанавливается в Положении (Административном регламенте) структурного подразделения и должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

Если наименование должности состоит из двух и более строк, то слова «Руководитель», «Начальник» могут располагаться центрованным способом по отношению к последующим строкам реквизита, центрированным относительно самой длинной строки.

Инициал имени и фамилия печатаются на расстоянии не менее 12,4 см от левой границы текстового поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 4 см, допускается смещать ее в сторону площади, отведенной для подписи.

Если письма оформляются на бланке, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициал имени и фамилию.

Например:

Начальник департамента социальной

политики подпись И. Фамилия

Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициал имени и фамилия:

Заместитель губернатора

Белгородской области -

руководитель аппарата

губернатора области подпись И. Фамилия

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне.

Отметка об исполнителе.

Инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

И.О. Фамилия 33-46-46

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Оформление служебного письма приведено в приложении № 8.

4.5. Подготовка и оформление служебных телеграмм

4.5.1.Телеграммы оформляются на листах бумаги формата А4 или А5 в двух экземплярах.

Телеграмма печатается заглавными буквами через 1 межстрочный интервал без знаков препинания.

4.5.2.Телеграммы имеют следующие реквизиты:

Адрес (Куда) (Кому)

В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:

113833 МОСКВА ЛЮСИНОВСКАЯ 51

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

или

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 ВОСХОД

НАЧАЛЬНИКУ

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области (края), например:

ЕЛЕЦ ЛИПЕЦКОЙ или ХАНТЫ-МАНСИЙСК ТЮМЕНСКОЙ

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочным интервалом:

АДМИНИСТРАЦИИ АГИНСКОГО БУРЯТСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

или

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

ГУБЕРНАТОРУ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ИНИЦИАЛЫ ФАМИЛИЯ

или

И О ФАМИЛИЯ

Текст отделяется от предыдущего реквизита 1,5 межстрочным интервалом . Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

УВАЖАЕМЫЙ ИМЯ ОТЧЕСТВО

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Подпись отделяется от текста 1,5 межстрочным интервалом и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициал имени и фамилия), печатается от левой границы текстового поля.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: почтовый индекс и адрес, наименование структурного подразделения.

Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя структурного подразделения, подготовившего телеграмму, а также дата и время сдачи телеграммы на отправку. Образец оформления телеграммы приведен в приложении № 9.

4.6. Оформление приказов

4.6.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы органов исполнительной власти и государственных органов области.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя органа исполнительной власти области, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются руководителем органа исполнительной власти области или по его поручению заместителем руководителя.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

4.6.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также юридической службой. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

4.6.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы, к ним при необходимости прилагается справка, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно.

4.6.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы делопроизводства и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

4.6.5. Проект приказа во исполнение постановления, распоряжения правительства Белгородской области (губернатора Белгородской области) должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

4.6.6. Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом размером №13-14.

Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти области;

наименование вида документа - приказ;

дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно - цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например:

15 февраля 2006г. №21; 03.02.2006 № 14.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

О командировании работников управления в...

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «и р и к а з ы в а ю», которое печатается с разряженным интервалом.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в Одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают наименование должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приказы подписывает руководитель органа исполнительной власти области, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения. Образец оформления приказа приведен в приложении № 4.

4.7. Оформление протокола заседания правительства Белгородской области

Оформление принятых на заседаниях правительства области решений осуществляется протоколами в соответствии с регламентом правительства области отделом организационно-распорядительных документов управления

информатизации, связи и делопроизводства.

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов.

Протокол оформляется в течение 7 дней после заседания на стандартных листах бумаги формата А4 (приложение № 10).

Датой протокола является дата проведения заседания правительства. Протоколам присваиваются порядковые номера, счет которых ведется с начала календарного года.

Фамилии членов правительства и приглашенных располагаются в алфавитном порядке (отдельно члены правительства, отдельно - приглашенные). После инициалов и фамилии приглашенного необходимо указывать наименование должности и название организации.

В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указывают в текстовой части повестку дня, фамилии выступающих, темы выступлений и принятые решения. Полные протоколы содержат выступления всех участников заседания правительства, дают возможность судить не только о его характере, но и о деятельности правительства области в целом.

Краткие протоколы ведутся в тех случаях, когда заседания записываются с помощью звукозаписывающей аппаратуры.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, присутствовали, повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ.

Документы, утверждаемые правительством, прилагаются к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Подписывает протокол председатель правительства. Подпись состоит из слов «Председатель правительства», личной подписи, расшифровки подписи (инициала имени и фамилии). Слова «Председатель правительства» печатаются от левой границы текстового поля, инициал имени и фамилия на той же строке у правой границы текстового поля и выделяются полужирным шрифтом.

При составлении протоколов необходимо обеспечивать их юридическую полноценность. Она определяется количеством присутствующих членов правительства, наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным оформлением и строгой достоверностью информации, содержащейся в протоколе.

Подлинники протоколов заседаний правительства области, подписанные председателем правительства, вместе с материалами по вопросам, рассмотренным на заседании правительства, направляются в отдел делопроизводства по истечении календарного года для формирования дел в установленном порядке.

Аналогично оформляются протоколы заседаний других коллегиальных органов.

4.8. Подготовка, оформление, постановка на контроль и снятие с контроля поручений губернатора Белгородской области и заместителей губернатора области

Подготовка, оформление, постановка на контроль, отслеживание исполнения и снятие с контроля поручений губернатора Белгородской области и его заместителей производятся в соответствии с Регламентом, утвержденным распоряжением губернатора Белгородской области от 18 мая 2005 года № 342-р.

По итогам заседания правительства Белгородской области, рабочих поездок, совещаний, встреч и иных мероприятий, проводимых губернатором Белгородской области или его заместителями, оформляется протокол поручений согласно правилам, представленным в приложении №11.

В протоколе поручений указываются дата и наименование проводимого мероприятия, формулируется содержание поручения с указанием ответственного лица и срока исполнения поручения (формы №№ 1-2 к приложению № 11).

5. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

Поступающая корреспонденция принимается и регистрируется в отделе делопроизводства, отделе режима и секретного делопроизводства аппарата губернатора области, отделе писем и приема граждан управления организационно-контрольной работы аппарата губернатора Белгородской области, а также в подразделениях, которым предоставлено право самостоятельной регистрации документов.

Работа со шрифтограммами обеспечивается отделом специальной документальной связи при правительстве Белгородской области.

5.1. Обработка простой служебной корреспонденции

5.1.1. В отделе делопроизводства регистрируются документы, поступившие по почте, фельдъегерской связью, факсимильной связью, по электронной почте, а также телеграммы, телетайпограммы, шрифтограммы и письма, доставленные курьером.

5.1.2. При поступлении корреспонденции по почте конверты вскрываются в отделе делопроизводства, при этом проверяются правильность адресования, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов.

При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт (приложение № 12) в трех экземплярах, один из которых остается в отделе делопроизводства, другой - приобщается к поступившему документу, третий - посылается отправителю.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде», фамилия работника, ответственного за делопроизводство, число, месяц, год.

Пакеты или конверты с пометкой «Лично», «Только лично» передаются адресатам в закрытом виде.

Конверты после проверки обычно уничтожаются. Сохраняются и прилагаются к документам конверты от заказной корреспонденции, а также в случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

На регистрацию не принимаются документы:

-без подписи;

-направленные не по адресу;

-документы на факсовой бумаге (необходимо представить их ксерокопии на листах формата А4).

5.1.3. В корреспонденции, доставленной курьером, в присутствии курьера проверяется наличие и правильность оформления всех реквизитов служебного письма. В случае просроченной даты регистрации, отсутствия фамилии исполнителя или наличия других нарушений в оформлении документ возвращается.

5.1.4. Документы, поступающие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения.

Не подлежат регистрации сводки по различным сельскохозяйственным, финансовым вопросам, торговле, счета, пригласительные билеты, рекламные извещения, поздравительные письма и телеграммы, программы совещаний и другие документы по определению заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области.

5.1.5. Поступающая корреспонденция регистрируется на карточках (приложение № 13) или в журнале регистрации входящих документов (приложение № 14). В первом случае при регистрации документа заполняются две карточки, одна из которых помещается в справочную картотеку отдела делопроизводства, а вторая вместе с документом передается в приемную руководителя структурного подразделения.

На документах, зарегистрированных на карточках, штамп регистрации ставится в правом верхнем углу на лицевой стороне первой страницы документа.

На документах, зарегистрированных в журнале регистрации, штамп регистрации ставится в правом нижнем углу на лицевой стороне первой страницы документа.

На штампе указываются дата получения документа и регистрационный номер.

5.1.6. Все зарегистрированные документы сканируются и хранятся в электронном виде в компьютерной базе отдела делопроизводства.

5.1.7. В отдельных случаях на документах и регистрационных карточках ставится отметка «Контроль»:

- в тексте письма из вышестоящей организации указан обязательный срок исполнения;

- в письме затрагиваются вопросы особой важности;

в резолюции, наложенной на письмо руководителем структурного подразделения, указан срок исполнения документа.

На документе и регистрационных карточках отметка «Контроль» проставляется в виде штампа в правом верхнем углу.

5.1.8. Служебные документы, поступившие минуя отдел делопроизводства с поручениями (резолюциями) руководителя непосредственно в структурные подразделения (исполнителям), подлежат обязательной регистрации в отделе делопроизводства.

Ответственность за регистрацию таких документов несут сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

5.1.9. Срочная корреспонденция передается по назначению немедленно, а остальная корреспонденция - в течение рабочего дня.

Документы передаются, как правило, без расписки в получении, но с отметкой в регистрационной карточке, кому и когда передан документ.

С распиской в получении передаются документы в:

-департамент финансов и бюджетной политики;

-департамент экономического развития;

-департамент агропромышленного комплекса;

-департамент имущественных и земельных отношений;

-управление информационных социальных технологий, государственного заказа и лицензирования Белгородской области;

-управление государственной службы и кадров аппарата губернатора Белгородской области;

-информационно-аналитическое управление аппарата губернатора Белгородской области;

-государственно-правовое управление аппарата губернатора Белгородской области.

5.1.10. Корреспонденция, поступившая в подразделение и не соответствующая его ведению, передается по принадлежности в другое подразделение через отдел делопроизводства по согласованию руководителей, о чем делается соответствующая отметка в регистрационной карточке.

5.1.11. Все поступившие документы, как правило, должны распределяться в день их получения. Исключение составляют документы, поступившие на регистрацию после 17 часов. Эти документы регистрируются и передаются на рассмотрение руководителям на следующий день.

5.1.12. Рассмотрение документов проводится в установленные сроки. Срок исполнения документа устанавливается:

в документе вышестоящей организации; в резолюции руководителя.

Если срок исполнения не указан руководителем в резолюции, документ подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты регистрации документа. Если последний день исполнения поручения приходится не на рабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

5.1.13. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, руководитель подразделения (помощник руководителя) на первой странице делает отметку, когда и как решен вопрос, и заверяет ее своей подписью с указанием даты.

Исполненные документы передаются исполнителями в отдел делопроизводства для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

5.1.14. Вся переписка по исполнению документов, зарегистрированных в отделе делопроизводства, отражается в регистрационных карточках ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

5.1.15. Документы, подготовленные в структурном подразделении и используемые внутри этого подразделения, относятся к категории внутренних документов и регистрируются (учитываются) сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в соответствующем журнале.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении.

5.2. Рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан

5.2.1. В органах исполнительной власти области организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляются отделом писем и приема граждан управления организационно-контрольной работы аппарата губернатора Белгородской области (далее - отдел писем и приема граждан).

5.2.2. Письма (телеграммы) граждан, поступившие на имя губернатора Белгородской области, его заместителей, начальников департаментов Белгородской области, регистрируются в отделе писем и приема граждан и в тот же день докладываются руководителям органов исполнительной власти области.

На лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу письма (телеграммы) проставляется специальный штамп, указываются дата поступления, начальная буква фамилии заявителя и входящий регистрационный номер (например, А-2775).

На каждое письмо, заявление, жалобу заполняются две карточки (приложение № 15), одна из которых помещается в справочную картотеку по структурным подразделениям, а вторая передается с письмом, заявлением, жалобой по принадлежности руководителю органа исполнительной власти области.

5.2.3. Поручения должностных лиц по письму (заявлению, жалобе) отражаются в регистрационных карточках.

Карточки по обращениям граждан, взятым на контроль, помещаются в контрольную картотеку.

Рассмотрение писем, заявлений и жалоб, взятых на контроль, считается законченным после полного осуществления намеченных мер по поставленным в обращениях вопросам и сообщения заявителю о принятом решении. Отметка об исполнении делается в регистрационной карточке.

5.2.4. Письма (телеграммы) граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в отделе писем и обращений граждан. В отдельных случаях срок рассмотрения письма (телеграммы) может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет заявителя.

5.2.5. Если губернатор Белгородской области, его заместители или начальники департаментов сочтут необходимым направить письмо (телеграмму) гражданина на рассмотрение в органы местного самоуправления муниципальных образований в области или организацию, то оно отправляется с сопроводительным письмом за подписью должностного лица, принявшего решение по вопросу, поставленному в письме (телеграмме). В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа заявителю, а при необходимости - органу или должностному лицу. В таком случае в правом верхнем углу первого листа письма (телеграммы) ставится штамп «Контроль», и письмо подлежит возврату в отдел писем и приема граждан.

Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан, направленных в структурные подразделения органов исполнительной власти области, а также в органы местного самоуправления муниципальных образований в области, органы и организации, осуществляют их руководители.

5.2.6. Если рассмотрение письма закончено непосредственно в структурном подразделении (т.е. по нему не дано поручение руководства и не принято иное решение), то автор извещается об этом, как правило, в письменной, а в отдельных случаях - в устной форме. О дате разговора с заявителем исполнитель проставляет отметку (запись) в правом нижнем углу первого листа письма.

5.2.7. Копии всех документов, связанных с рассмотрением писем граждан, направляются в отдел писем и приема граждан.

Справочную работу по законченным делопроизводством письмам граждан ведет отдел писем и приема граждан.

5.2.8. Прием посетителей в приемной органов исполнительной власти области организуется работниками отдела писем и обращений граждан совместно с советниками губернатора Белгородской области и его заместителями в соответствии с графиком приема граждан, утвержденным губернатором Белгородской области.

Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется на карточках установленной формы (приложение № 16).

Переданные на приеме посетителями письменные заявления учитываются и рассматриваются как письма граждан.

5.2.9. Отдел писем и приема граждан ведет анализ и обобщение поступающих писем, обеспечивает составление и представляет губернатору Белгородской области полугодовую и годовую отчетность о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.

6. Отправка исходящей корреспонденции

6.1. Документы, отправляемые из аппарата губернатора Белгородской области, департаментов Белгородской области, передаются почтовой, электрической связью или вручаются под расписку в разносной книге.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом делопроизводства.

Прием писем и телеграмм на отправку осуществляется с 9-00 до 15-30. В рабочие дни после 18 часов, а также в воскресные и праздничные дни телеграммы отправляются дежурными приемной губернатора Белгородской области.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

6.2. Сотрудник отдела делопроизводства принимает документы к отправке полностью оформленными (в соответствии с п.4 настоящей Инструкции).

Документы, зарегистрированные в отделе делопроизводства, принимаются к отправке в следующем виде:

1-й экземпляр отправляемого документа, с подлинной подписью руководителя структурного подразделения;

- копия отправляемого документа, с подлинной подписью руководителя структурного подразделения, с обязательным указанием имени, отчества, фамилии и телефона исполнителя на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу;

- материалы, на основании которых подготовлен отправляемый документ. Копии отправляемых документов и материалы к ним хранятся в отделе

делопроизводства в папках соответствующих дел.

Копии писем, зарегистрированных в структурном подразделении, в отдел делопроизводства не сдаются. Они хранятся у лиц, ответственных за ведение делопроизводства в данном подразделении.

При направлении документа более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки и прилагается необходимое количество копий, подписывается каждый экземпляр.

Копии нормативных правовых и распорядительных документов рассылаются по электронной почте сотрудниками отдела организационно-распорядительных документов и представляются на бумажных носителях для отправки согласно листу рассылки в отдел делопроизводства. При отправке копий нормативных правовых и распорядительных актов в организации, не указанные в листе рассылки, ответственный исполнитель дополнительно указывает организацию и адрес, который передается в отдел делопроизводства сотрудниками отдела организационно-распорядительных документов. Работником отдела

делопроизводства в листе рассылки ставится соответствующая отметка о принятии на отправку документов.

Копии нормативно-правовых и распорядительных актов, зарегистрированных в отделе организационно-распорядительных документов, передаются во все структурные подразделения с распиской в получении.

6.2.1. Исходящая корреспонденция конвертируется в зависимости от ее вида. В отделе делопроизводства конвертируются следующие документы:

- зарегистрированные в отделе делопроизводства и направляемые согласно резолюции исполнителю;

- ответы на обращения граждан, зарегистрированные в отделе писем и приема граждан;

- нормативные правовые и распорядительные акты (постановления и распоряжения), зарегистрированные в отделе организационно-распорядительных документов;

документы, направляемые в органы местного самоуправления муниципальных образований в области.

6.2.2. Письма, зарегистрированные в структурных подразделениях, конвертируются в этих структурных подразделениях и передаются в отдел делопроизводства с заполненным реестром на рассылку.

6.2.3. Письма депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, избирательной комиссии Белгородской области, Главного федерального инспектора в Белгородской области также конвертируются в указанных подразделениях и передаются в отдел делопроизводства с указанием общего количества отправляемых писем.

6.3. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.

6.4. Законвертированные документы вносятся в реестр исходящих документов, к которому присоединяются реестры, составленные в структурных подразделениях. В реестре также указывается общее количество отправляемых писем, передаваемых для отправки из подразделений, перечисленных в п.6.2.3.

Вся законвертированная корреспонденция проходит маркировку на франкировальной машине «ЭММ- 110», после чего передается в почтовое отделение связи.

6.5. Исходящие документы со сроками исполнения до 5 дней, с отметками о срочности доставки «Вручить немедленно», «Срочно», «Контроль» обрабатываются сразу же после их поступления в отдел делопроизводства: регистрируются в разносной книге (приложение № 17), доставляются адресатам (организациям) в первоочередном порядке (развозятся или разносятся нарочным способом) и передаются под личную роспись в разносной книге.

Срочность доставки документа определяется лицом, его подписавшим, или руководителем структурного подразделения (его заместителем), в котором был подготовлен документ.

Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются только через почтовое отделение связи.

6.6. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

6.7. Телеграммы принимаются сотрудниками отдела делопроизводства завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления, в двух экземплярах.

Телеграммы регистрируются в описи отправляемых телеграмм. Опись составляется в 2-х экземплярах и вместе с первым экземпляром телеграммы передается на телеграф (копия телеграммы остается в отделе делопроизводства и подшивается в специальную папку).

Срочные телеграммы обрабатываются и передаются на телеграф немедленно.

7. Организация приема и передачи документов с использованием электронной почты

Подготовка и оформление корреспонденции, принимаемой и отправляемой по электронной почте (далее - ЭП), производится согласно требованиям, предъявляемым к корреспонденции, передаваемой другими способами.

7.1. Корреспонденция, поступающая по ЭП на официальный адрес аппарата губернатора Белгородской области, принимается в управлении информатизации, связи и делопроизводства.

Корреспонденция, поступающая на другие официальные электронные адреса корпоративной компьютерной сети органов власти области, принимается, регистрируется и обрабатывается ответственными за ЭП в структурных подразделениях органов власти области.

7.2. Принятая по ЭП корреспонденция проверяется на отсутствие вирусов, возможность открытия и прочтения файлов; содержание всех электронных сообщений и вложений в них просматривается. Электронные сообщения, содержащие вирусы или не имеющие какой-либо информационной ценности (различного рода реклама, коммерческие предложения и т.д.), не подлежат дальнейшей обработке и удаляются.

7.3. Принятая по ЭП корреспонденция регистрируется в журнале получения ЭП (приложение № 18).

7.4. Электронные сообщения, в которых отсутствуют перечисленные в 42

сопроводительном письме вложения, возвращаются корреспонденту и не подлежат дальнейшей обработке до момента получения всех указанных вложений.

7.5. Принятая по ЭП корреспонденция подразделяется на требующую обязательной регистрации в отделе делопроизводства и передаваемую на другие электронные адреса корпоративной компьютерной сети органов власти области без регистрации.

7.6. Для дальнейшей обработки корреспонденции, требующей обязательной регистрации, распечатываются сопроводительное письмо и вложенные файлы. На сопроводительном письме проставляется штамп с датой получения ЭП.

В случаях, когда объемы полученных файлов значительны, или поступившие документы не требуют бумажного варианта (например: в электронном письме запрашивается информация, которая требует подготовки и передачи корреспонденту в электронном виде), распечатываются только сопроводительное письмо и титульные листы полученных документов.

В случае отсутствия сопроводительного письма оно создается сотрудником, принявшим электронную почту.

7.7. В отделе делопроизводства корреспонденция, поступившая по ЭП, регистрируется аналогично документам, полученным другими способами, с указанием способа получения в регистрационной карточке.

7.8. Зарегистрированная корреспонденция передается в структурные подразделения одновременно в электронном виде (файл на магнитном носителе или через почтовый ящик корпоративной компьютерной сети органов власти области) и в бумажном виде (вместе с одним экземпляром регистрационной карточки).

7.9. Электронные файлы и первый экземпляр регистрационной карточки хранятся в отделе делопроизводства в течение года, после чего передаются в архив.

7.10. С официального адреса ЭП аппарата губернатора Белгородской области электронные сообщения отправляются по указанию губернатора Белгородской области или его заместителей.

С официальных адресов ЭП корпоративной компьютерной сети органов власти области электронные сообщения отправляются по указанию руководителя органа власти или его заместителей.

7.11. По ЭП отправляются служебные документы, разрешенные для передачи и оформленные в соответствии с п.п.3.2-3.3., п.4 данной Инструкции.

Служебные документы, оформленные с нарушениями, к отправке с официального адреса ЭП не принимаются.

7.12. Ответственному за ЭП аппарата губернатора Белгородской области передаются оба экземпляра подписанного служебного письма вместе с электронными вариантами (файлами) прилагаемых к письму документов, если такие имеются, и указанием электронного адреса получателя.

Для передачи по ЭП файлы должны быть подготовлены в форматах, соответствующих возможностям корреспондентов (doc, rtf и т.д.) и передаваться на магнитных носителях или через почтовый ящик корпоративной компьютерной сети органов власти области.

7.13. Ответственность за содержание передаваемой информации, правильность оформления документа, отсутствие вирусов в файлах, возможность открытия и прочтения файлов возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

7.14. Ответственный за ЭП сканирует служебное письмо («Тип блока» при распознавании задается «Картинка»), сохраняет электронный образ письма на ПК в специальном разделе отправленных документов с оригинальным именем файла.

Имя файла представляет собой набор латинских букв и цифр, которые соответствуют регистрационному номеру письма, символы «/» и «-» заменяются символом «_».

7.15. Ответственный за ЭП проверяет прилагаемые к письму электронные файлы антивирусной программой, создает электронное сообщение с обязательным заполнением всех полей, присоединяет к сообщению электронный образ письма и прилагаемые электронные файлы, при необходимости устанавливает приоритет отправляемого сообщения.

7.16. Сообщения объемом более 50 Кб подлежат обязательному сжатию (архивированию) с использованием принятых в системе архиваторов: Winrar, Winzip, Arj.

7.17. С целью сокращения объемов передаваемой информации при отправке по ЭП разрешается сканировать второй экземпляр служебного письма, оформленный по установленным правилам без бланка, но обязательно подписанный и зарегистрированный.

7.18. Срочные служебные письма обрабатываются и отправляются по ЭП сразу после поступления, остальные отправляемые письма должны быть обработаны и отправлены в течение часа после поступления.

7.19. Данные о переданных по ЭП документах фиксируются в журнале установленной формы (приложение № 19).

На втором экземпляре документа внизу вносится запись о передаче документа по ЭП с указанием даты, времени передачи и электронного адреса, на который передан документ.

7.20. Электронные файлы и экземпляр исходящего документа на бумажном носителе хранятся в отделе делопроизводства в течение года, после чего передаются в архив.

7.21. Ответственность за работу с официальным адресом ЭП аппарата губернатора области возлагается на сотрудника отдела делопроизводства управления информатизации, связи и делопроизводства.

Ответственность за работу с официальными адресами органов власти области (департаментов области, государственных органов области, органов местного самоуправления и т.п.) возлагается на секретарей приемных (или помощников) руководителей органов власти либо ответственных за ЭП.

7.22. Порядок ведения служебной переписки по ЭП между органами исполнительной власти области и аппаратом полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе определяется Регламентом работы органов исполнительной власти Белгородской области в электронной системе «Почта» (Ud-Term), утвержденным распоряжением губернатора области от 12 октября 2006 года № 855-р.

8. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи

8.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне здания, и устанавливаются в службах делопроизводства подразделений или приемных руководителей подразделений.

Факсимильный аппарат, установленный в отделе машинописных и множительных работ, предназначен для передачи и приема почты губернатора Белгородской области и руководителя аппарата губернатора Белгородской области.

8.2. Не разрешается передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования» и «Не для печати».

Категорически запрещается передача посредством факсимильной связи секретных документов.

8.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном цвете, с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии), на белой бумаге, с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

8.4. Для учета преданных факсимильных сообщений исполнитель заполняет заявку (приложение № 20). Передача факсимильного сообщения осуществляется исполнителем.

8.5. Прием факсограмм и их учет в специальном журнале (приложение № 21) осуществляется сотрудниками отдела машинописных и множительных работ.

8.6. Ответственность за своевременное получение факсограмм, адресованных губернатору Белгородской области и его заместителям, возлагается на отдел машинописных и множительных работ. Такие факсограммы передаются в отдел делопроизводства и обрабатываются согласно правилам приема, регистрации и рассмотрения поступающей корреспонденции (согласно п.5 настоящей Инструкции).

8.7. Ответственность за своевременное получение факсограмм, адресованных руководителям структурных подразделений, возлагается на сотрудников, ответственных за прием факсограмм в данных структурных подразделениях, или непосредственно на сотрудника, которому адресована факсограмма.

8.8. Персональная ответственность за правильность передачи факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

8.9. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

9. Контроль за исполнением документов

9.1. Поступающие в органы исполнительной власти и государственные органы области законы, указы, постановления, распоряжения, решения, поручения вышестоящих организаций, обращения и ходатайства организаций и предприятий, предложения, заявления и жалобы граждан в отдельных случаях (п.5.1.8., п.5.2.5.) берутся на контроль.

9.2. Контроль за исполнением документов строится на базе регистрационных карточек, журналов и ПК.

Контрольные картотеки систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.

9.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты регистрации (утверждения) документа. В случае, когда срок исполнения документа не указан, документ должен быть исполнен не позднее, чем в месячный срок.

Срок исполнения может быть изменен руководителем, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется, т.е. проставляются новый срок, дата изменения и подпись руководителя.

9.4. При передаче документа одним исполнителем другому в регистрационной карточке или журнале делается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ для дальнейшего исполнения.

9.5. Контроль за исполнением простой служебной корреспонденции осуществляется в структурных подразделениях. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнителя. В регистрационной карточке или журнале записываются необходимые сведения (дата, фамилия и должность лица, подписавшего ответ), после чего карточка помещается в картотеку в раздел исполненных документов.

9.6. Постановка на контроль и снятие документов губернатора Белгородской области и правительства Белгородской области с контроля или признание их частично или полностью утратившими силу производятся в соответствии с распоряжением губернатора Белгородской области от 18 мая 2005 года № 342-р.

Учет контрольных документов, формирование базы электронного документооборота с помощью специальной компьютерной программы возложены на управление информатизации, связи и делопроизводства.

10. Организационное, документационное и информационное обеспечение заседаний правительства Белгородской области

10.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний правительства Белгородской области осуществляют управление организационно-контрольной работы и управление информатизации, связи и делопроизводства.

10.2. Управление организационно-контрольной работы обеспечивает: -составление плана проведения заседаний правительства Белгородской

области на год;

-координацию работы подразделений, ответственных за содержательную часть вопросов, выносимых на рассмотрение правительства Белгородской области, по срокам подготовки документов, формированию папки для губернатора Белгородской области;

-качественную подготовку документов и списков приглашённых, а также необходимое их согласование с руководителями подразделений, внесших вопросы на заседание правительства Белгородской области;

- передачу по электронной почте материалов к заседаниям правительства 40

области в органы местного самоуправления,

-представление в управление информатизации, связи и делопроизводства не позднее чем за 5 дней до даты проведения заседания правительства Белгородской области материалов, необходимых для формирования папок членов правительства Белгородской области и приглашённых, и списков участников и приглашённых на заседание правительства Белгородской области;

-подготовку протокола поручений, данных губернатором Белгородской области при обсуждении вопросов повестки заседания правительства области, контроль их исполнения, представление губернатору и членам правительства области выписок из протокола поручений.

10.3. Управление информатизации, связи и делопроизводства обеспечивает:

- представление в установленном порядке управлению организационно-контрольной работы проектов документов правительства области за 4 дня до дня заседания правительства в соответствии с перечнем документов для формирования папок членов правительства;

- оповещение телефонограммами (приложение № 22), по электронной почте, факсимильной связи участников заседания правительства Белгородской области о дате, времени и месте его проведения;

подготовку места проведения заседаний правительства Белгородской области;

- регистрацию участников заседаний правительства Белгородской области и выдачу им соответствующих материалов;

- тиражирование материалов и комплектование на их основе рабочих папок для членов правительства Белгородской области;

- выполнение оперативных машинописных и множительных работ во время проведения заседания правительства Белгородской области;

- подготовку протоколов заседаний правительства Белгородской области, представление выписок из протоколов, заверенных печатью отдела организационно-распорядительных документов;

- звукозапись заседаний правительства области;

- мультимедийное сопровождение заседаний правительства области.

10.4. Информирование средств массовой информации о заседаниях правительства Белгородской области осуществляется информационно-аналитическим управлением аппарата губернатора Белгородской области.

10.5. Подготовку других заседаний и совещаний, необходимых материалов к ним и оформление протоколов обеспечивают соответствующие подразделения органов исполнительной власти и государственных органов области. Документы, связанные с подготовкой и проведением мероприятий, формируются в дела в подразделениях органов исполнительной власти и государственных органах области в соответствии с номенклатурой дел.

11. Порядок проведения мероприятий с использованием мультимедийного презентационного оборудования

Порядок проведения мероприятий с использованием мультимедийного оборудования определен в Положении о порядке подготовки материалов мультимедийного сопровождения к заседаниям правительства области, утвержденном распоряжением губернатора области от 21 декабря 2006 года № 1095-р.

12. Техническое обеспечение работы с документами 12.1. Машинописные работы

12.1.1. Печатание документов производится в отделе машинописных и множительных работ, а также непосредственно в структурных подразделениях с использованием компьютерной и машинописной техники.

12.1.2. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.

12.1.3. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных

работ определяется начальником управления информатизации, связи и делопроизводства по согласованию с исполнителем, передавшим материал для печатания.

Документы, сданные в работу после 17 час. 30 мин., печатаются, как правило, на следующий день.

12.1.4. Передаваемые для печати рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания следует обращать особое внимание на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий.

12.1.5. Рукопись вместе с бланком заказа установленной формы (приложение № 23), подписанным исполнителем, сдается в отдел машинописных и множительных работ.

12.1.6. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров красками насыщенного цвета. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре. Корректорские работы специалистами, печатавшими документы, не производятся.

Документы на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 допускается печатание через 1 межстрочный интервал. При печатании документов соблюдается порядок расположения реквизитов, установленный в пунктах 3 и 4 настоящей Инструкции.

12.1.7. На оборотной стороне последнего листа отпечатанного документа внизу слева проставляются инициал имени и фамилия оператора ПК, печатавшего документ.

12.1.8. Использованные при печатании документов бланки, имеющие нумерацию, учитываются в специальном журнале, в котором указываются номер бланка, фамилия исполнителя, дата печатания.

12.2. Копировально-множительные работы

12.2.1. Копировально-множительные работы выполняются в отделе машинописных и множительных работ, а также на множительной технике, установленной в структурных подразделениях органов исполнительной власти области.

12.2.2. Разрешается копирование документов и материалов только служебного характера.

12.2.3. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы (приложение № 24), подписанный заведующим отделом машинописных и множительных работ. Заказ является отчетным документом для списания бумаги и тонера.

Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

12.2.4. Срочные работы выполняются вне очереди. Срочность их выполнения определяется начальником управления информатизации, связи и делопроизводства.

Копирование бланков документов любого вида запрещается.

12.2.5. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво, черным цветом, на стандартных листах бумаги. Как правило, это должны быть первые экземпляры документов или рукописные тексты.

Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с подлинником документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка. Бланки заказов хранятся в течение месяца, после чего уничтожаются.

12.2.6. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет заведующий отделом машинописных и множительных работ.

12.2.7. Порядок использования имеющейся множительной техники в структурных подразделениях органов исполнительной власти области устанавливается их руководителями с учетом требований, изложенных в настоящей Инструкции.

12.3. Звукозапись мероприятий

12.3.1. Звукозапись заседаний правительства Белгородской области и других мероприятий осуществляется с помощью диктофона, при необходимости звукозапись заседаний правительства Белгородской области ведется с использованием компьютерно-диктофонной станции.

12.3.2. Звукозапись заседаний правительства Белгородской области обеспечивает управление информатизации, связи и делопроизводства.

13. Номенклатура дел органов исполнительной власти области

13.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в органах исполнительной власти области, с указанием сроков их хранения (приложение № 25).

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел и определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

13.2. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс.

Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.

Как правило, в номенклатуре дел следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

13.3. Сводная номенклатура дел органов исполнительной власти области составляется отделом делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с государственным архивом, подписывается начальником управления информатизации, связи и делопроизводства и утверждается руководителем аппарата губернатора Белгородской области.

После утверждения сводной номенклатуры дел органов исполнительной власти области в подразделения направляются выписки из ее соответствующих разделов.

13.4. Сводная номенклатура дел органов исполнительной власти области в конце каждого года уточняется, при необходимости перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

13.5. В течение года по согласованию с государственным архивом и с разрешения начальника управления информатизации, связи и делопроизводства в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

В случае изменения структуры органов исполнительной власти в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения - вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.

13.6. Если в течение года в органах исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.

14. Формирование дел в органах исполнительной власти области

14.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в органах исполнительной власти области формируются децентрализовано, то есть и в отделе делопроизводства, и в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением информатизации, связи и делопроизводства.

14.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела; помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

14.3. На документе проставляются: отметка «В дело», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. Документ подшивается в дело, номер которого был присвоен ему при регистрации.

14.4. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

Нормативные правовые и распорядительные документы губернатора Белгородской области, правительства Белгородской области, заместителя губернатора Белгородской области - руководителя аппарата губернатора области группируются в делах по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

15. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов определяет ценность документов с целью отбора их на государственное хранение в установленные сроки хранения.

Экспертиза ценности документа проходит в три этапа. Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами:

при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

при регистрации поступающих документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу);

при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, может более квалифицированно судить о принадлежности документа тому или иному делу).

Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними (проводится персоналом структурных подразделений и сотрудником архива).

Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (проводится сотрудниками архива и работниками государственного архива).

Проведение работы по экспертизе ценности документов возлагается на экспертную комиссию. Она создается приказом заместителя губернатора области -руководителя аппарата губернатора области из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек.

Функции экспертной комиссии и организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается заместителем губернатора области -руководителем аппарата губернатора области.

16. Оперативное хранение документов и дел

С момента заведения и до передачи дел в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство в органах исполнительной власти области и государственных органах области, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих кабинетах, запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях (например, по требованию следственных органов). Такое изъятие производится с разрешения начальника управления информатизации, связи и делопроизводства с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия документа (подлинника).

17. Подготовка и передача документов в архив

В архив аппарата губернатора Белгородской области передаются дела постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту установленной формы (приложение № 26).

Передача дел в архив осуществляется в соответствии с графиком, составленным сотрудниками архива, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным начальником управления информатизации, связи и делопроизводства.

В период подготовки дел к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органов исполнительной власти области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

При отсутствии замечаний на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

По истечении сроков хранения, установленных Федеральной архивной службой России, документы, подлежащие государственному хранению, передаются в государственный архив.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

18. Изготовление и использование печатей и штампов

18.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в органах исполнительной власти области используются гербовые и другие печати.

18.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

18.3. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности структурных подразделений, производится по согласованию с начальником управления информатизации, связи и делопроизводства.

18.4. Изготовленные печати и штампы учитываются в отделе режима и секретного делопроизводства в специальном журнале. Печати выдаются под расписку руководителям структурных подразделений органов исполнительной власти области, штампы - работникам, обеспечивающим делопроизводство.

18.5. Печати с изображением герба области ставятся на документы, требующие особого удостоверения их подлинности. Простые круглые мастичные печати (без изображения символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать конец наименования должности лица, подписавшего документ.

Печать «Губернатор Белгородской области» с изображением герба Белгородской области (гербовая печать) проставляется только в отделе организационно-распорядительных документов на отдельных документах государственного значения и документах международного характера.

Гербовая печать «Аппарат губернатора Белгородской области»

проставляется в отделе бухгалтерского учета аппарата губернатора Белгородской области на финансовых документах аппарата губернатора Белгородской области. На финансовых документах, подписанных председателем правительства Белгородской области или членами правительства Белгородской области, в отделе бухгалтерского учета ставится гербовая печать «Правительство Белгородской области».

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи губернатора Белгородской области или его заместителей при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

Об утере печати или штампа немедленно ставится в известность начальник управления информатизации, связи и делопроизводства.

Пришедшие в непригодность или утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел режима и секретного делопроизводства аппарата губернатора области, где они уничтожаются, о чем составляется акт.

Приложение № 1

Герб Белгородской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

(РАСПОРЯЖЕНИЕ)

ГУБЕРНАТОРА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Белгород

«___» __________________ 200 __ г. № __

Об участии в эксперименте по

проведению единого государственного

экзамена в 2007 году

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 февраля 2001 года № 119 «Об организации эксперимента по внедрению единого государственного экзамена», приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 октября 2006 г. № 251 «Об утверждении перечня субъектов Российской Федерации, участвующих в эксперименте по введению единого государственного экзамена в 2007 году», а также в целях создания системы объективной, независимой оценки качества образования, обеспечения равного доступа к высшему и среднему профессиональному образованию постановляю:

1. Управлению образования и науки области (Фамилия И.О.) организовать подготовку и проведение в 2007 году единого государственного экзамена по русскому языку и математике в образовательных учреждениях области.

(Далее текст не приводится)

Губернатор

Белгородской области И. Фамилия

Приложение № 2

Герб Белгородской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

(РАСПОРЯЖЕНИЕ)

ПРАВИТЕЛЬСТВА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Белгород

«___» __________________ 200 __ г. № __

Об утверждении Положения о противопожарной службе Белгородской области

Во исполнение статей 5, 10, 18 Федерального закона от 21 декабря 1994 года № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» и в целях обеспечения пожарной безопасности в населенных пунктах и на территории Белгородской области правительство Белгородской области постановляет:

1. Утвердить Положение о противопожарной службе Белгородской области (прилагается).

(Далее текст не приводится)

Губернатор Белгородской области И. Фамилия

Приложение № 3

Герб Белгородской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГУБЕРНАТОРА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ-

РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА ГУБЕРНАТОРА ОБЛАСТИ

Белгород

«___» __________________ 200 __ г. № __

Об объявлении конкурса

на замещение вакантной должности

государственной гражданской службы области

В целях обеспечения права граждан Российской Федерации на равный доступ к государственной службе, а также подбора квалифицированных и .компетентных кадров для замещения вакантных должностей государственной гражданской службы Белгородской области, в соответствии со статьей 22 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»:

1. Провести конкурс на замещение вакантной должности государственной гражданской службы области.

(Далее текст не приводится)

Заместитель губернатора

области - руководитель

аппарата губернатора области И. Фамилия

Приложение № 4

ПРИКАЗ

от « ___ » ______________________ 200 __ г. № ___

Заголовок приказа

Текст приказа

Начальник департамента

финансов и бюджетной политики

Белгородской области -

первый заместитель председателя

правительства Белгородской области (личная подпись) И. Фамилия

Приложение №5

Приложение №

(Утверждено)

к постановлению(ем)

губернатора

Белгородской области

от_________________200__г.

№ ___

Положение

о проведении окружного финала конкурса профессионального мастерства «Мастера Центральной России» 2006 года по специальности «Каменщик»

1. Цели и задачи конкурса

Окружной финал конкурса профессионального мастерства «Мастера Центральной России» 2006 года по специальности «Каменщик» (далее - конкурс) проводится в целях повышения престижа труда работников строительного комплекса.

(далее текст не приводится)

Должность личная подпись И. Фамилия

Приложение № 6

Губернатор

Белгородской области

________________________

К № __________ от ______

Приложение № 7

Лист № ___ из ___ листов

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта нормативного правового акта губернатора (правительства) области, заместителя губернатора области - руководителя аппарата губернатора области

Название

Документу присвоен №_________от_____________________200_ г.

Имя соответствующего файла:

________________________________________

Подготовлено:

Согласовано:

Лист согласования оформил:

Подпись, фамилия, имя, отчество, дата, рабочий телефон

Приложение № 8

Герб Белгородской области

Российская Федерация

Белгородская область

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА

БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

308005, г. Белгород, Соборная пл., 4

тел. 32-00-43, факс 33-67-05

E-mail: admin@regadm.bel.ru

_____________ № ____________

На № ________ от _____________

Члену Совета Федерации Федерального Собрания

Российской Федерации

В.Н. Мошковичу

О телевизионной программе

«Мы - Белгородцы! Думай,

решай, действуй!»

Уважаемый Вадим Николаевич!

Прошу поддержать идею телевизионной программы «Мы - Белгородцы! Думай, решай, действуй!», которая создается в поддержку областного конкурса социальных проектов школьных классов образовательных учреждений «Мы -Белгородцы! Думай, решай, действуй!» и «Край, в котором я живу», проводимого по Вашей инициативе и при участии регионального Политсовета партии «Единая Россия».

(Далее текст не приводится)

Приложение: на 1 л. в 1. экз.

С уважением,

Заместитель губернатора

области - руководитель аппарата

губернатора области (личная подпись) О. Полухин

И.О. Фамилия

00-00-00

Приложение № 9

ТЕЛЕГРАММА

430002 САРАНСК УЛ СОВЕТСКАЯ 26

ПРЕДСЕДАТЕЛЮ ГОСУДАРСТВЕННОГО СОБРАНИЯ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ КЕЧКИНУ В А

УВАЖАЕМЫЙ ВАЛЕРИЙ АЛЕКСЕЕВИЧ ПРИМИТЕ СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ ДНЕМ РОЖДЕНИЯ

ИСКРЕННЕ ЖЕЛАЮ ВАМ УВАЖАЕМЫЙ ВАЛЕРИЙ АЛЕКСЕЕВИЧ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ СЧАСТЬЯ БЛАГОПОЛУЧИЯ ДАЛЬНЕЙШИХ УСПЕХОВ РАБОТЕ НА БЛАГО ЖИТЕЛЕЙ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

ГУБЕРНАТОР БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ (подпись) Е САВЧЕНКО

________________________________________

308005 БЕЛГОРОД ПЛ СОБОРНАЯ 4 ПРАВИТЕЛЬСТВО БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ТЕЛЕГРАММА

430002 САРАНСК УЛ СОВЕТСКАЯ 26

ПРЕДСЕДАТЕЛЮ ГОСУДАРСТВЕННОГО СОБРАНИЯ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ КЕЧКИНУ В А

УВАЖАЕМЫЙ ВАЛЕРИЙ АЛЕКСЕЕВИЧ ПРИМИТЕ СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ ДНЕМ РОЖДЕНИЯ

ИСКРЕННЕ ЖЕЛАЮ ВАМ УВАЖАЕМЫЙ ВАЛЕРИЙ АЛЕКСЕЕВИЧ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ СЧАСТЬЯ БЛАГОПОЛУЧИЯ ДАЛЬНЕЙШИХ УСПЕХОВ РАБОТЕ НА БЛАГО ЖИТЕЛЕЙ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

ГУБЕРНАТОР БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ (подпись) Е САВЧЕНКО

_________________________________________

308005 БЕЛГОРОД ПЛ СОБОРНАЯ 4 ПРАВИТЕЛЬСТВО БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Визы (подписи) исполнителей

16.01.2007г. 11-00

Приложение № 10

ПРОТОКОЛ

заседания правительства Белгородской области

Дата № п.п.

Всего членов правительства -

Присутствовали -

Председатель правительства-

Присутствовали члены правительства:

Повестка заседания

1. Наименование вопроса

2. Наименование вопроса

1. Слушали:

Выступили:

Решили:

2. Слушали:

Выступили:

Решили:

Председатель правительства личная подпись И. Фамилия

Приложение №11

Проект протокола поручений оформляется согласно форме № 1 к приложению № 11 (в верхнем левом углу надпись «проект»), все поля формы должны быть заполнены (шрифт Times New Roman , размер 14, 1 межстрочный интервал).

Поля должны соответствовать: левая граница - 30 мм; верхняя граница - 20 мм; правая граница - 15 мм; нижняя граница - 20 мм.

Гриф УТВЕРЖДАЮ ставится на первой странице протокола поручений, в правом верхнем углу (шрифт Times New Roman , размер 14 полужирный). В первой строке грифа ставится гриф УТВЕРЖДАЮ заглавными буквами, на второй и последующих строках - должность утвердившего лица центрировано относительно надписи УТВЕРЖДАЮ строчными буквами, на следующей за должностью строке ставится личная подпись, расшифровка подписи (инициал имени и фамилия), на последней строке грифа ставится дата словесно-цифровым способом (например, 05 октября 2006 года). Дата вписывается лицом, утвердившим протокол поручений.

Через один межстрочный интервал от грифа УТВЕРЖДАЮ - надпись «ПРОТОКОЛ» заглавными буквами, на следующей строке прописными буквами центрировано относительно надписи «ПРОТОКОЛ» название и дата протокола строчными буквами.

Через один межстрочный интервал от названия протокола оформляется таблица поручений (далее - таблица). Таблица состоит из трех граф. Первая графа -номер по порядку. Вторая графа - фамилии и инициалы исполнителей поручений. Третья графа - содержание поручения и срок его исполнения.

В первой графе проставляется номер пункта поручений арабскими цифрами.

Во второй графе прописываются фамилии и инициалы исполнителей поручения. Фамилии проставляются по одной на каждую строку. В первой строке указывается фамилия и инициалы исполнителя, представляющего информацию об исполнении поручения либо о ходе исполнения поручения на имя губернатора Белгородской области в управление организационно-контрольной работы. Во второй и последующих строках указываются инициалы и фамилия исполнителей, представляющих информацию по данному поручению исполнителю, записанному в первой строке.

В третьей графе прописывается содержание и дата исполнения поручения.

Согласование руководителя структурного подразделения либо лица, его замещающего, ставится на последней странице проекта протокола через 1-3 межстрочных интервала после таблицы поручений.

Надпись «Протокол оформил: И.О. Фамилия, телефон» ставится в левом нижнем углу на последней странице проекта протокола (шрифт Times New Roman , размер 10).

В случаях, когда протокол поручений занимает более двух страниц, в нижнем колонтитуле каждой из них (начиная со второй) проставляется номер страницы (справа) и дата проведения заседания (слева).

Форма № 1

к приложению № 11

Проект

ПРОТОКОЛ

поручений, данных губернатором Белгородской области по итогам заседания правительства Белгородской области

(дата проведения)

№

Исполнители поручений

Содержание поручений, срок исполнения

1.

Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О.

Содержание пункта поручения

Срок исполнения: дата

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Руководитель структурного подразделения подпись И. Фамилия

Протокол оформил:

И.О. Фамилия, тел. _

Форма № 2

к приложению №11

УТВЕРЖДАЮ

губернатор Белгородской

области

________________И. Фамилия

«___»___________ 200 года

ПРОТОКОЛ

поручений, данных губернатором Белгородской области по итогам заседания правительства Белгородской области

(дата проведения)

№

Исполнители поручений

Содержание поручений, срок исполнения

1.

Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О.

Содержание пункта поручения Срок исполнения: (дата исполнения)

2.

3.

4.

5.

Начальник управления

организационно-контрольной работы

аппарата губернатора области подпись И. Фамилия

Протокол оформил:

И.О. Фамилия, тел._______

Приложение № 12

АКТ

Мы, нижеподписавшиеся работники отдела делопроизводства управления информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора Белгородской области, составили акт о том, что « ___ » ______________ 200 __ г. при вскрытии пакета

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

в нем не оказалось

____________________________________________________________

Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

Подписи:

________________

______________

________________

Приложение № 13

КАРТОЧКА

РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

Спецсвязь

Корреспондент: Аппарат полномочного представителя Президента

Дата и номер документа:

17.02.2006

А50-1230

Краткое содержание документа:

Входящий номер и дата получения:

4/2-509

19.02.2006

о направлении до 21.04.2006 г. тезисов доклада о действующей системе подготовки служащих в соответствии с вступлением в силу ФЗ №131-Ф3 для заседания совета 28.04.2006г.

:

Резолюция

Срок исполнения:

Передано:

Приложение №14

ЖУРНАЛ

регистрации входящих служебных документов

№ пп

Корреспондент

Краткое содержание

Исполнитель

Отметка об исполнении

Приложение № 15

КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ ПИСЕМ ГРАЖДАН

Фамилия, имя, отчество ___________________________________________

Адрес заявителя _________________________________________________

Откуда поступило ________________________________________________

№ _________ от «____» _________________ 200__г. Индекс и номер ________

Содержание _______________________________________________________

___________________________________________________________________

Дата поступления

Номер повторного письма

Откуда поступило повторное письмо

Кому направлено для исполнения

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

на обороте

ПЕРЕДАНО ДЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ

Дата

Кому

Что поручено

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ

Приложение № 16

КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН

№ _________ Дата приема « ___ »_______________200___г.

Фамилия, имя, отчество

__________________________________________________________________

Адрес_____________________________________________________________

Место работы и должность

___________________________________________________________________

Краткое содержание просьбы

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Фамилия ведущего прием

___________________________________________________________________

Кому и что поручено, дата

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

на обороте

РЕЗУЛЬТАТЫ РАССМОТРЕНИЯ ПРОСЬБЫ

ОТМЕТКА ПОВТОРНЫХ ОБРАЩЕНИИ

Дата

Приложение № 17

РАЗНОСНАЯ

КНИГА

200 ___ год

№№ пп

Дата отправления

Кому адресован

Наименование документа и его регистрационный номер

Расписка в получении

Приложение № 18

ЖУРНАЛ

учета электронной почты, поступившей на официальный электронный адрес аппарата губернатора Белгородской области

№ п/п

Электронный адрес, фамилия адресата

Краткое содержание электронного сообщения

Кому передано электронное сообщение

1.

2.

3.

4.

Приложение № 19

ЖУРНАЛ

учета электронной почты, отправленной с официального электронного адреса аппарата губернатора Белгородской области

№ п/п

Дата и время отправления

Структурное подразделение, подготовившее служебный документ

Краткое содержание документа, электронный адрес получателя

Адресат (организация или руководитель)

1.

2.

3.

4.

5.

Приложение № 20

ЗАЯВКА № _______

на отправление факсимильного сообщения

От подразделения

___________________________________________________________

___________________________________________________________

Фамилия заказчика

___________________________________________________________

Название документа

___________________________________________________________

Кому_______________________________________________________

Код и номер телефона

___________________________________________________________

Количество страниц

___________________________________________________________

Дата и подпись заказчика

____________________________________________________________

РАЗРЕШЕНИЕ

Подпись заведующего отделом

машинописных и множительных работ

_________________________________________________

ОТЧЕТ ОБ ИСПОЛНЕНИИ

Время отправления

___________________________________________________________

Форма подтверждения

___________________________________________________________

Подпись исполнителя

____________________________________________________________

Приложение № 21

ЖУРНАЛ

учета принятых факсограмм

№ пп

Адрес корреспондента, фамилия, телефон

Краткое содержание

Количество листов

Приложение № 22

Наименование организации

Справочные данные об организации

Телефонограмма

Дата _________ № _______

Заголовок к тексту

Адресат:

Должность ______

И.О. Фамилия _______

ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Наименование должности _______________________ И.О. Фамилия

Передала: Ф.И.О.

Тел.

Время передачи: 00 час.00 мин.

Приняла: Ф.И.О.

Тел.

Время передачи: 00 час.00 мин.

Приложение № 23

ЗАЯВКА

в отдел машинописных и множительных работ на машинописные работы

От подразделения

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

(фамилия и № телефона заказчика)

Название документа

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Подпись заказчика

___________________________________________________________________

Исполнение

Фамилия оператора ПК

________________________________________________________________

Количество страниц рук.

Текста

_________________________________________________________

Отпечатано страниц

________________________________________________________________

Использовано листов бумаги

____________________________________________________________

Подпись оператора ПК

__________________________________________________________________

Подпись заведующего отделом

машинописных и множительных работ

______________________________________________________

Приложение № 24

ЗАЯВКА

в отдел машинописных и множительных работ на копировально-множительные работы

От подразделения

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Фамилия заказчика

___________________________________________________________________

Название документа

___________________________________________________________________

Количество копируемых страниц

___________________________________________________________________

Количество экземпляров

___________________________________________________________________

Дата и подпись заказчика

___________________________________________________________________

Разрешение

Форма исполнения заявки

___________________________________________________________________

Подпись заведующего отделом машинописных и

множительных работ

__________________________________________________________________

Отчет об исполнении

расход бумаги

(листов/страниц)_____________________/________________________________

Подпись инженера отдела

машинописных и множительных работ

___________________________________________________________________

Приложение № 25

Герб Белгородской области

Российская Федерация

Белгородская область

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГУБЕРНАТОРА

БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

308005, г. Белгород, Соборная пл., 4

тел. 32-00-43, факс 33-67-05

E-mail: admin@regadm.bel.ru

_________ № ____________

На № __________ от __________

УТВЕРЖДАЮ:

Заместитель губернатора Белгородской

области - руководитель аппарата

губернатора области

____________________________

(подпись) расшифровка подписи

«__» ____________200__ г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на 200 ___ г.

Индексы дел

Заголовок дел

Количество дел

Срок хранения

Примечание

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

№ п/п

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

С отметкой ЭПК

1

Постоянного

2

Временного (свыше 10 лет)

3

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Приложение № 26

УТВЕРЖДАЮ

Начальник управления

информатизации, связи и

делопроизводства аппарата

губернатора Белгородской области

_______________________И. Фамилия

«__»____________________200__год

А К Т №

о выделении к уничтожению документов и дел

Основание: приказ №___________

Экспертная комиссия в составе:__________________________________________________________

___________________________________________________________________

(имена, фамилии и должности лиц, составивших данный акт)

составила акт о выделении к уничтожению следующих документов и дел с истекшим сроком хранения как не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение:

№№ пп

Индексы дел

Годы

Заголовки дела

Сроки хранения

Количество дел

Примечание

Председатель ЭК И. Фамилия

Члены комиссии:

Наименование должности

сотрудника облгосархива И. Фамилия

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения................................................................................3

2. Документация органов исполнительной власти и государственных органов области..............................................................................................4

3. Правила подготовки и оформления документов................................................5

3.1. Бланки документов....................................................................5

3.2. Общие правила оформления документов........................................7

3.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов...............8

3.4. Порядок работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»)......................15

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.............16

4.1.Особенности подготовки и оформления нормативных правовых актов

губернатора Белгородской области.......................................................16

4.2. Особенности подготовки и оформления нормативных правовых

актов правительства Белгородской области............................................22

4.3 .Оформление проекта распоряжения заместителя губернатора Белгородской области - руководителя аппарата губернатора области...........23

4.4. Подготовка и оформление служебных писем....................................24

4.5. Подготовка и оформление служебных телеграмм..............................30

4.6. Оформление приказов..................................................................31

4.7. Оформление протокола заседания правительства Белгородской области..........................................................................................33

4.8. Подготовка, оформление, постановка на контроль и снятие с контроля поручений губернатора Белгородской области и заместителей губернатора области..........................................................................................35

5. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции...............35

5.1. Обработка простой служебной корреспонденции..............................35

5.2. Рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан.....................38

6. Отправка исходящей корреспонденции......................................................39

7. Организация приема и передачи документов с использованием

электронной почты..................................................................................41

8. Организация приема и передачи документов с использованием

средств факсимильной связи......................................................................43

9. Контроль за исполнением документов.......................................................44

10. Организационное, документационное и информационное обеспечение заседаний правительства Белгородской области............................................45

11. Порядок проведения мероприятий

с использованием мультимедийного презентационного оборудования.................46

12. Техническое обеспечение работы с документами.......................................47

12.1. Машинописные работы ..........................................................47

12.2. Копировально-множительные работы...........................................47

12.3. Звукозапись мероприятий.........................................................48

13. Номенклатура дел органов исполнительной власти области..........................48

14. Формирование дел в органах исполнительной власти области.....................49

15. Экспертиза ценности документов...........................................................50

16. Оперативное хранение документов и дел.................................................50

17. Подготовка и передача документов в архив..............................................51

18. Изготовление и использование печатей и штампов.....................................51

Приложения..................................................................................53-80