ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ



ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

АРХИВНЫЙ КОМИТЕТ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 28 сентября 2009 г. № 14

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

(в ред. Распоряжений Архивного комитета Правительства

Санкт-Петербурга от 17.05.2012 № 37, от 29.08.2014 № 35,

от 09.12.2014 № 49, от 03.08.2015 № 31, от 30.05.2017 № 27 (НГР RU78000201700668), от 31.08.2017 № 42)

В соответствии с постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 02.04.2009 № 370 «О Временном порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга»:

1. Утвердить Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Предоставление сведений, содержащихся в информационных ресурсах администраций районов Санкт-Петербурга (выдача архивных справок, выписок, копий документов, отнесенных к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга, и иных архивных документов)» согласно приложению и ввести его в действие с момента подписания.

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя председателя Архивного комитета Санкт-Петербурга Захарову Е.Ю.

Председатель

Архивного комитета

Санкт-Петербурга

А.Д.Яшков

ПРИЛОЖЕНИЕ

к распоряжению

Архивного комитета

Санкт-Петербурга

от 28.09.2009 № 14

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ

СВЕДЕНИЙ, СОДЕРЖАЩИХСЯ В ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСАХ

АДМИНИСТРАЦИЙ РАЙОНОВ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

(ВЫДАЧА АРХИВНЫХ СПРАВОК, ВЫПИСОК, КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ,

ОТНЕСЕННЫХ К СОСТАВУ АРХИВНОГО ФОНДА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА,

И ИНЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ)»

Список изменяющих документов

(в ред. Распоряжений Архивного комитета Правительства

Санкт-Петербурга от 17.05.2012 № 37, от 29.08.2014 № 35,

от 09.12.2014 № 49, от 03.08.2015 № 31)

1. Общие положения

1.1. Предметом регулирования настоящего административного регламента являются отношения, возникающие между заявителями и администрациями районов Санкт-Петербурга в сфере предоставления государственной услуги по предоставлению сведений, содержащихся в информационных ресурсах администраций районов Санкт-Петербурга (выдача архивных справок, выписок, копий документов, отнесенных к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга, и иных архивных документов).

1.2. Заявителями, а также лицами, имеющими право выступать от их имени, являются юридические и физические лица.

Представлять интересы заявителя вправе:

доверенное лицо, имеющее следующие документы:

паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность;

доверенность, оформленную в соответствии с действующим законодательством, подтверждающую наличие у представителя прав действовать от лица заявителя и определяющую условия и границы реализации права на получение государственной услуги;

законный представитель (опекун, попечитель), имеющий следующие документы:

паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность;

документ, подтверждающий право законного представителя выступать от имени заявителя.

1.3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги.

1.3.1. В предоставлении государственной услуги участвуют:

администрации районов Санкт-Петербурга;

Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее - МФЦ).

Места нахождения, графики работы, справочные телефоны, адреса сайтов и адреса электронной почты администраций районов Санкт-Петербурга приведены в приложении № 8 к настоящему Административному регламенту и на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга www.gov.spb.ru.

Актуальный перечень структурных подразделений МФЦ, места их нахождения, график работы и справочные телефоны указаны на Портале «Государственные и муниципальные услуги (функции) в Санкт-Петербурге» в разделе «Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в Санкт-Петербурге».

(п. 1.3.1 в ред. Распоряжения Архивного комитета Правительства Санкт-Петербурга от 03.08.2015 № 31)

1.3.2. Информацию об органах (организациях), указанных в пункте 1.3, заявители могут получить следующими способами (в следующем порядке):

направление запросов в письменном виде по адресам органов (организаций), указанных в пункте 1.3, в электронном виде по адресам электронной почты указанных органов (организаций);

по справочным телефонам специалистов органов (организаций), указанных в пункте 1.3;

на Портале «Государственные и муниципальные услуги (функции) в Санкт-Петербурге» (далее - Портал «Государственные услуги в Санкт-Петербурге»); в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальных сайтах органов (организаций), указанных в пункте 1.3.1;

(в ред. Распоряжения Архивного комитета Правительства Санкт-Петербурга от 03.08.2015 № 31)

при личном обращении на прием к специалистам органов (организаций) (в дни и часы приема, если установлены);

на стендах (указываются места расположения стендов) размещается следующая информация:

наименование государственной услуги;

перечень органов (организаций), участвующих в предоставлении государственной услуги;

график (режим) работы, телефоны, адреса электронной почты органов (организаций), осуществляющих прием и консультации заявителей по вопросам предоставления государственной услуги;

адреса органов (организаций), участвующих в предоставлении государственной услуги;

контактная информация об органах (организациях), участвующих в предоставлении государственной услуги;

порядок предоставления государственной услуги;

последовательность посещения заявителем органов (организаций), участвующих в предоставлении государственной услуги;

перечень категорий граждан, имеющих право на получение государственной услуги;

перечень документов, необходимых для получения государственной услуги, в том числе получаемых ИОГВ без участия заявителя;

образец заполненного заявления;

в Центре телефонного обслуживания МФЦ (573-90-00);

при обращении к инфоматам (инфокиоскам, инфопунктам), размещенным в помещениях структурных подразделений МФЦ, указанных в приложении к административному регламенту; на улицах Санкт-Петербурга и в вестибюлях станций СПб ГУП «Санкт-Петербургский метрополитен» по адресам, указанным на Портале «Государственные услуги в Санкт-Петербурге» (в случае если инфомат (инфокиоск) расположен в помещении ИОГВ, указывается адрес его размещения).

2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги: предоставление сведений, содержащихся в информационных ресурсах администраций районов Санкт-Петербурга (выдача архивных справок, выписок, копий документов, отнесенных к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга, и иных архивных документов).

Краткое наименование государственной услуги: выдача архивных справок.

2.2. Государственная услуга предоставляется администрациями районов Санкт-Петербурга (далее - ИОГВ).

Предоставление государственной услуги осуществляется ИОГВ во взаимодействии с Санкт-Петербургским государственным казенным учреждением «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее - МФЦ).

(в ред. Распоряжения Архивного комитета Правительства Санкт-Петербурга от 29.08.2014 № 35)

Должностным лицам ИОГВ запрещено требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Правительством Санкт-Петербурга.

2.3. Результатом предоставления государственной услуги являются:

запрос уточняющих сведений (при необходимости);

письмо с отказом в исполнении заявления с объяснением его причин;

архивная справка;

архивная выписка;

архивная копия.

2.4. Срок предоставления государственной услуги:

2.4.1. Архивная справка (выписка, копия) готовится в срок до 30 дней со дня регистрации заявления получателя услуги. В исключительных случаях руководитель органа или учреждения, участвующего в предоставлении государственной услуги, вправе продлить срок рассмотрения заявления на 30 дней с письменным уведомлением об этом получателя услуги.

2.4.2. В том случае если в заявлении получателя услуги истребуются документы, не относящиеся к составу хранящихся в фонде администрации района документов, такие заявления в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы.

2.4.3. Заявления получателей услуги, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 7 дней со дня их регистрации возвращаются получателям услуги с сообщением об уточнении и дополнении заявления необходимыми для его исполнения сведениями.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление государственной услуги:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Закон Санкт-Петербурга «Об архивном деле в Санкт-Петербурге» от 28.01.2009 № 23-16;

Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, подлежащих представлению заявителем:

- паспорт или иные документы, удостоверяющие личность;

- заявление о выдаче архивной справки или копии документа (приложения 1 - 6 к настоящему регламенту).

2.7. Должностным лицам ИОГВ запрещено требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

2.8. Оснований для отказа в приеме документов не предусмотрено.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и(или) отказа в предоставлении государственной услуги:

2.9.1. Не подлежат рассмотрению заявления в случае отсутствия фамилии, имени, отчества, почтового адреса заявителя.

2.9.2. В случае отсутствия у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную тайну или конфиденциальную информацию, заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.10. Услуги, необходимые и обязательные для предоставления данной государственной услуги, отсутствуют.

2.11. Взимание государственной пошлины или иной платы за предоставление услуги не предусмотрено.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги организации, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги:

а) срок ожидания в очереди (при ее наличии) при подаче заявления и необходимых документов в ИОГВ и в МФЦ не должен превышать пятнадцати минут;

б) срок ожидания в очереди при получении документов в ИОГВ и в МФЦ не должен превышать пятнадцати минут.

(п. 2.12 в ред. Распоряжения Архивного комитета Правительства Санкт-Петербурга от 29.08.2014 № 35)

2.13. Регистрация документов в журнале регистрации заявлений:

2.13.1. Получение документов на приеме в ИОГВ от заявителя фиксируется в журнале регистрации.

2.13.2. Журнал регистрации должен содержать следующие сведения:

- порядковый номер;

- дату обращения;

- фамилию, имя, отчество;

- адрес места жительства;

- дату подготовки архивной справки и(или) ответа получателю услуги;

- примечание.

Нумерация в журнале регистрации ведется ежегодно последовательно начиная с первого номера со сквозной нумерацией. Все исправления в журнале регистрации должны быть оговорены надписью «Исправленному верить» и подтверждены печатью.

2.13.3. Время выполнения данной административной процедуры составляет не более 5 минут.

2.13.4. При получении документов посредством структурного подразделения МФЦ запрос регистрируется специалистом МФЦ в присутствии заявителя, заявителю выдается расписка из межведомственной автоматизированной информационной системы «Обеспечение деятельности многофункционального центра предоставления государственных услуг в Санкт-Петербурге и предоставления государственных услуг через портал государственных услуг в Санкт-Петербурге» с регистрационным номером.

Время выполнения данной административной процедуры составляет не более 5 минут.

2.13.5. При поступлении запроса в электронном виде посредством Информационного портала «Государственные услуги в Санкт-Петербурге» запрос регистрируется специалистом, в должностные обязанности которого входит осуществление регистрации.

2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг.

Указанные помещения должны иметь площади, предусмотренные санитарными нормами и требованиями к рабочим (офисным) помещениям, где оборудованы рабочие места с использованием персональных компьютеров и копировальной техники, и места для приема посетителей, а также должны быть оборудованы стульями и столами, иметь писчие принадлежности (бланки заявлений, авторучки, бумагу) для заполнения заявления о предоставлении услуги и производства вспомогательных записей (памяток, пояснений), стендами, на которых должна быть размещена информация, указанная в пункте 1.3.2 регламента.

(в ред. Распоряжения Архивного комитета Правительства Санкт-Петербурга от 09.12.2014 № 49)

Помещения МФЦ должны отвечать основным положениям стандарта комфортности.

2.15. Показатели доступности и качества государственных услуг.

2.15.1. Количество взаимодействий заявителя с органами (организациями) - 1.

2.15.2. Продолжительность взаимодействий - 20 мин.

2.15.3. Способы предоставления государственной услуги заявителю:

непосредственно при посещении ИОГВ;

в подразделении МФЦ;

в электронном виде (посредством информационного Портала «Государственные услуги в Санкт-Петербурге» (www.gu.spb.ru).

2.15.4. Информирование заявителя о ходе предоставления государственной услуги не предусмотрено.

2.15.5. Способы информирования заявителя о результатах предоставления государственной услуги - не предусмотрены.

2.15.6. Количество документов, необходимых для предоставления заявителем в целях получения государственной услуги, - 2.

2.15.7. Межведомственное взаимодействие при предоставлении государственной услуги не предусмотрено.

2.15.8. Количество административных процедур в рамках предоставления государственной услуги, осуществляемых в электронном виде, - 2.

2.15.9. Срок предоставления государственной услуги - 30 дней.

2.15.10. Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций не предусмотрен.

2.15.11. Результат может быть выдан на базе МФЦ.

Выдача результата предоставления государственной услуги в электронном виде не предусмотрена.

2.16. Иные требования, учитывающие особенности предоставления государственных услуг в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления государственных услуг в электронной форме:

2.16.1. Прием документов и выдача результата предоставления государственной услуги могут быть осуществлены на базе МФЦ.

Перечень МФЦ указан в приложении 9 к административному регламенту.

(Приложение 9 исключено. - Распоряжение Архивного комитета Правительства Санкт-Петербурга от 03.08.2015 № 31)

При предоставлении государственной услуги подразделения МФЦ осуществляют:

взаимодействие с исполнительными органами, иными органами и организациями, предоставляющими (участвующими в предоставлении) государственные услуги, в рамках заключенных соглашений о взаимодействии;

информирование граждан и организаций по вопросам предоставления государственных услуг;

прием и выдачу документов, необходимых для предоставления государственных услуг либо являющихся результатом предоставления государственных услуг;

обработку персональных данных, связанных с предоставлением государственных услуг.

В случае подачи документов в исполнительный орган государственной власти Санкт-Петербурга посредством подразделения МФЦ специалист подразделения МФЦ, осуществляющий прием документов, представленных для получения государственной услуги, выполняет следующие действия:

определяет предмет обращения;

проводит проверку полномочий лица, подающего документы;

проводит проверку соответствия документов требованиям, указанным в пункте 2.6 настоящего регламента;

осуществляет сканирование представленных документов, формирует электронное дело, все документы которого связываются единым уникальным идентификационным кодом, позволяющим установить принадлежность документов конкретному заявителю и виду обращения за государственной услугой;

заверяет электронное дело своей электронной подписью (далее - ЭП);

направляет копии документов и реестр документов в исполнительный орган государственной власти Санкт-Петербурга, предоставляющий государственную услугу:

в электронном виде (в составе пакетов электронных дел) в течение 1 рабочего дня со дня обращения заявителя в подразделение МФЦ;

на бумажных носителях (в случае необходимости обязательного предоставления оригиналов документов) - в течение 3 рабочих дней со дня обращения заявителя в подразделение МФЦ.

При обнаружении несоответствия документов требованиям, указанным в пункте 2.6 настоящего административного регламента, специалист подразделения МФЦ, осуществляющий прием документов, возвращает их заявителю для устранения выявленных недостатков.

По окончании приема документов специалист подразделения МФЦ выдает заявителю расписку в приеме документов.

Должностное лицо ИОГВ, ответственное за подготовку ответа по результатам рассмотрения представленных заявителем документов, направляет необходимые документы (справки, письма, решения и др.) в подразделение МФЦ для их последующей передачи заявителю:

в электронном виде в течение 1 рабочего дня со дня принятия решения о предоставлении (отказе в предоставлении) заявителю государственной услуги;

на бумажном носителе - в срок не более 3 дней со дня принятия решения о предоставлении (отказе в предоставлении) заявителю государственной услуги.

Специалист подразделения МФЦ, ответственный за выдачу документов, полученных от ИОГВ по результатам рассмотрения представленных заявителем документов, не позднее двух дней со дня их получения от ИОГВ сообщает заявителю о принятом решении по телефону (с записью даты и времени телефонного звонка), а также о возможности получения документов в подразделении МФЦ, если иное не предусмотрено в разделе II настоящего регламента.

2.16.2. Особенности предоставления государственной услуги в электронной форме:

Заявитель может получить государственную услугу в электронной форме путем заполнения в электронном виде заявления (заявки) на Информационном портале «Государственные услуги в Санкт-Петербурге» (www.gu.spb.ru) (далее - Портал).

Электронные заявления (заявки) отправляются через «Электронную приемную» Портала с использованием логина и пароля заявителя, а также могут быть подписаны заявителем электронной подписью или заверены универсальной электронной картой.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения

административных процедур (действий), требования к порядку

их выполнения, в том числе особенности выполнения

административных процедур в электронной форме

3.1. Прием заявления в МФЦ

3.1.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры по приему заявлений и проверке документов является обращение получателя услуги в МФЦ с представлением полного комплекта документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

3.1.2. Время выполнения данной процедуры - не более 10 минут.

3.1.3. Ответственным за выполнение данной административной процедуры является специалист МФЦ, который решением руководителя МФЦ делегирован на исполнение процедур по предоставлению данной государственной услуги (далее - специалист).

3.1.4. Критерием принятия решений в рамках административной процедуры является соответствие обращения требованиям, перечисленным в пунктах 1.2 и 2.6 настоящего регламента.

3.1.5. Результатами выполнения данной процедуры являются:

проверка представленных заявления и документов, удостоверяющих личность заявителя;

прием документов от получателей услуги либо отказ в приеме документов;

3.1.5.1. При отсутствии у заявителей необходимых документов или при несоответствии представленных документов требованиям, указанным в пункте 2.6 Административного регламента, специалист уведомляет заявителей о наличии выявленных обстоятельств, препятствующих приему представленных документов. В этом случае специалист объясняет заявителям суть выявленных несоответствий в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению, указывая действия и их последовательность, которые должны совершить заявители. По просьбе заявителей специалист может указать перечень действий в письменном виде.

(в ред. Распоряжения Архивного комитета Правительства Санкт-Петербурга от 09.12.2014 № 49)

3.1.6. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является передача заявления на регистрацию.

3.2. Регистрация заявления в журнале регистрации заявлений

3.2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры по регистрации документов в журнале регистрации является факт завершения административной процедуры по приему заявлений и проверке документов.

3.2.2. Время выполнения данной административной процедуры составляет не более 5 минут.

3.2.3. Ответственным за выполнение данной административной процедуры является специалист МФЦ, который решением руководителя МФЦ делегирован на исполнение процедур по предоставлению данной государственной услуги (далее - специалист).

3.2.4. Критерием принятия решений в рамках административной процедуры является соответствие обращения требованиям, перечисленным в пунктах 1.2 и 2.6 настоящего регламента.

3.2.5. Результатом выполнения данной процедуры является регистрация заявления в журнале регистрации.

3.3. Передача заявления специалисту ИОГВ, ответственному за обеспечение сохранности и использование документов, осуществляется в соответствии с порядком, установленным Инструкцией по делопроизводству или иным нормативным актом, определяющим порядок прохождения документов

3.3.1. Основанием для начала исполнения данной административной процедуры является факт регистрации заявления в журнале регистрации.

3.3.2. Время исполнения данной процедуры не более 3 рабочих дней.

3.3.3. Ответственным за выполнение данной административной процедуры является специалист МФЦ.

3.3.4. Результатом выполнения данной процедуры является получение ИОГВ заявления.

3.4. Поиск в архиве необходимых сведений и подготовка ответа

3.4.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры по поиску необходимых сведений и подготовке ответа является факт завершения административной процедуры по передаче заявления в ИОГВ.

3.4.2. Время выполнения данной процедуры составляет не более 4 дней.

3.4.2.1. Оформление архивных справок (выписок, копий) осуществляется в установленном порядке (приложение 7 к настоящему Регламенту).

3.4.2.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, что совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Архивная справка подписывается ответственным лицом в соответствии с распределением обязанностей между главой администрации района и его заместителями и заверяется печатью. Ниже указывается фамилия исполнителя и его телефон.

3.4.2.3. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по заявлению. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единиц хранения. Аутентичность архивных выписок удостоверяется подписью руководителя (уполномоченного должностного лица) и печатью.

3.4.2.4. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью и подписью руководителя или уполномоченного должностного лица.

3.4.3. Ответственным за выполнение данной административной процедуры является специалист ИОГВ, ответственный за обеспечение сохранности и использование документов администрации.

3.4.4. Результатами данной процедуры могут являться:

запрос уточняющих сведений (при необходимости);

письмо с отказом в исполнении заявления с объяснением его причин;

архивная справка;

архивная выписка;

архивная копия.

3.5. Выдача ответа заявителю

3.5.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является факт завершения административной процедуры по поиску необходимых сведений и подготовке ответа.

3.5.1.1. Подписанный руководителем или уполномоченным должностным лицом ответ передается в МФЦ, где в журнале регистрации заявлений делается отметка о подготовке ответа, которая должна содержать дату, номер подготовленного ответа и может содержать краткое описание конечного результата: положительный или отрицательный ответ.

3.5.2. Время выполнения данной процедуры составляет не более 3 дней.

3.5.3. Ответственным за выполнение данной административной процедуры является специалист МФЦ.

3.5.4. Результатом данной процедуры является выдача результата заявителю.

3.5.4.1. Ответ выдается заявителю на руки или направляется почтовым отправлением, в зависимости от установленного в конкретном МФЦ порядка.

3.6. В случае предоставления государственной услуги без привлечения МФЦ - непосредственно ИОГВ - порядок действий по предоставлению государственной услуги аналогичный.

4. Формы контроля за исполнением

административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется руководителями подразделений ИОГВ, имеющими соответствующие полномочия, отраженные в их должностных регламентах.

4.2. Руководитель подразделения осуществляет контроль за:

надлежащим исполнением настоящего административного регламента сотрудниками подразделения;

обеспечением сохранности принятых от заявителя документов и соблюдением сотрудниками подразделения особенностей по сбору и обработке персональных данных заявителя.

4.3. Руководитель подразделения и государственные гражданские служащие, непосредственно предоставляющие государственную услугу, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка приема документов, своевременность оформления и отправления межведомственных запросов, соответствие результатов рассмотрения документов требованиям законодательства, принятие мер по проверке представленных документов, соблюдение сроков и порядка предоставления государственной услуги, подготовки отказа в предоставлении государственной услуги, за соблюдение сроков и порядка выдачи документов. Персональная ответственность руководителя подразделения и государственных гражданских служащих закрепляется в должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

Государственные гражданские служащие несут ответственность за:

требование у заявителей документов или платы, не предусмотренных административным регламентом;

отказ в приеме документов по основаниям, не предусмотренным административным регламентом;

нарушение сроков регистрации запросов заявителя о предоставлении государственной услуги;

нарушение срока предоставления государственной услуги;

направление необоснованных межведомственных запросов;

нарушение сроков подготовки межведомственных запросов и ответов на межведомственные запросы;

необоснованное непредоставление информации на межведомственные запросы.

4.4. Начальник подразделения МФЦ осуществляет контроль за:

надлежащим исполнением настоящего административного регламента сотрудниками подразделения МФЦ;

полнотой принимаемых специалистами МФЦ от заявителя документов и качеством оформленных документов для передачи их в ИОГВ;

своевременностью и полнотой передачи в ИОГВ принятых от заявителя документов;

своевременностью и полнотой доведения до заявителя принятых от ИОГВ информации и документов, являющихся результатом решения о предоставлении государственной услуги, принятого ИОГВ;

обеспечением сохранности принятых от заявителя документов и соблюдением сотрудниками подразделения особенностей по сбору и обработке персональных данных заявителя.

Персональная ответственность руководителя подразделения МФЦ и специалистов подразделения МФЦ закрепляется в должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

Специалисты подразделения МФЦ несут ответственность за:

качество приема комплекта документов у заявителя, в случае если несоответствие представленных документов, указанных в административном регламенте, явилось основанием для отказа заявителю в предоставлении государственной услуги;

своевременность информирования заявителя о результате предоставления государственной услуги.

4.5. Операторы Портала (специалисты СПб ГУП «Санкт-Петербургский информационно-аналитический центр») осуществляют контроль за своевременностью доставки электронных заявлений на автоматизированное рабочее место специалиста структурного подразделения ИОГВ.

Персональная ответственность специалистов СПб ГУП «Санкт-Петербургский информационно-аналитический центр» закрепляется в должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

Специалисты СПб ГУП «Санкт-Петербургский информационно-аналитический центр» несут ответственность за:

технологическое обеспечение работы Портала;

проведение ежедневного мониторинга не закрытых структурными подразделениями ИОГВ обращений заявителей на Портале и направление сообщений о незакрытых обращениях заявителей руководителям ИОГВ по официальным адресам электронной почты.

4.6. В рамках предоставления государственной услуги осуществляются плановые и внеплановые проверки полноты и качества предоставления государственной услуги.

4.6.1. Плановый контроль качества предоставления государственной услуги в соответствии с действующим законодательством осуществляет Архивный комитет Санкт-Петербурга, при необходимости с участием подведомственного ему Санкт-Петербургского государственного казенного учреждения «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга», источником комплектования которого является администрация района.

4.6.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает проведение проверок с целью выявления нарушения прав граждан, юридических лиц. Проверки могут осуществляться как в плановом порядке, так и по конкретным обращениям получателей услуги, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц, ответственных за предоставление государственной услуги.

Руководитель подразделения ИОГВ ежеквартально осуществляет выборочные проверки дел заявителей на предмет правильности принятия государственными гражданскими служащими решений; а также внеплановые проверки в случае поступления жалоб (претензий) граждан в рамках досудебного обжалования.

Руководитель подразделения МФЦ, а также специалисты отдела контроля СПб ГУ «МФЦ» осуществляют плановые и внеплановые проверки деятельности сотрудников МФЦ в соответствии с положением о проведении проверок.

Оператор Портала осуществляет:

ежедневные проверки прохождения электронных заявлений через Портал, выгрузку данных в ИОГВ;

ежемесячные проверки по каждой государственной услуге, заявление о предоставлении которой подано через Портал, на предмет соблюдения ИОГВ информирования заявителя о ходе предоставления услуги (в случае если предоставление государственной услуги включает IV этап перехода на предоставление государственных услуг в электронном виде); сроков направления результата предоставления государственной услуги заявителю (в случае если предоставление государственной услуги включает V этап).

4.7. Граждане, их объединения и организации могут осуществлять контроль за предоставлением государственной услуги в форме досудебного (внесудебного) обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги либо судебного обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений

и действий (бездействия) ИОГВ, а также должностных лиц,

государственных гражданских служащих ИОГВ

5.1. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) ИОГВ, должностными лицами, государственными гражданскими служащими ИОГВ, в ходе предоставления государственной услуги. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования решений и действий (бездействия), принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.

5.2. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

нарушение срока предоставления государственной услуги;

требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт-Петербурга, для предоставления государственной услуги;

отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Санкт-Петербурга, для предоставления государственной услуги, у заявителя;

отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации;

затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации;

отказ ИОГВ, должностного лица ИОГВ, предоставляющего государственную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в ИОГВ. Жалобы на решения, принятые руководителем ИОГВ, подаются в Правительство Санкт-Петербурга.

5.4. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта ИОГВ, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.5. Жалоба должна содержать:

наименование ИОГВ, должностного лица ИОГВ либо государственного гражданского служащего ИОГВ, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) ИОГВ, должностного лица ИОГВ либо государственного гражданского служащего;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) ИОГВ, должностного лица ИОГВ либо государственного гражданского служащего ИОГВ. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.6. Жалоба, поступившая в ИОГВ, подлежит рассмотрению руководителем, заместителем руководителя, осуществляющим контроль и координацию деятельности соответствующего структурного подразделения ИОГВ, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб в следующие сроки:

в течение пятнадцати рабочих дней со дня регистрации жалобы;

в течение пяти рабочих дней со дня регистрации жалобы в случае обжалования отказа ИОГВ, должностного лица ИОГВ в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений;

в иные сроки в случаях, установленных Правительством Российской Федерации.

5.7. По результатам рассмотрения жалобы ИОГВ принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных ИОГВ опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а также в иных формах;

отказывает в удовлетворении жалобы.

5.8. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.7 раздела 5 настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.9. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.10. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения обращения (жалобы). ИОГВ, его должностные лица, государственные гражданские служащие ИОГВ обязаны предоставить заявителю возможность ознакомления с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения (жалобы), если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

5.11. Номера телефонов, по которым можно сообщить о нарушении должностным лицом положений настоящего Административного регламента указаны в приложении 8 Административного регламента.

(в ред. Распоряжения Архивного комитета Правительства Санкт-Петербурга от 09.12.2014 № 49)

Адрес для направления письменных обращений указан в приложении 8 Административного регламента.

(в ред. Распоряжения Архивного комитета Правительства Санкт-Петербурга от 09.12.2014 № 49)

Информацию о записи на личный прием и информационно-консультационную помощь можно получить по телефонам, указанным в приложении 8 Административного регламента.

(в ред. Распоряжения Архивного комитета Правительства Санкт-Петербурга от 09.12.2014 № 49)

5.12. Исполнительные органы государственной власти Санкт-Петербурга и должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке:

В случае если предметом обращения (жалобы) заявителя являются действия сотрудника подразделения МФЦ, жалоба (претензия) направляется в адрес Администрации Губернатора Санкт-Петербурга:

191060, Смольный, Администрация Губернатора Санкт-Петербурга;

E-mail: ukog@gov.spb.ru;

Телефон: 576-70-42.

В случае если предметом жалобы (претензии) заявителя являются действия оператора Портала, жалоба (претензия) направляется в адрес Комитета по информатизации и связи:

191060, Смольный, Комитет по информатизации и связи;

E-mail: kis@gov.spb.ru;

Телефон: 576-71-23.

6. Приложения

Приложения 1 - 6: образцы заявлений о предоставлении государственной услуги;

Приложение 7: форма архивной справки;

Приложение 8: сведения об администрациях районов Санкт-Петербурга;

Приложение 9: почтовые адреса, справочные телефоны и график работы структурных подразделений Многофункционального центра предоставления государственных услуг в Санкт-Петербурге;

Приложение 10: блок-схема предоставления государственной услуги

Приложение № 1

к Административному регламенту

Образец

                                 ЗАЯВЛЕНИЕ

                  о предоставлении государственной услуги

     «Предоставление сведений, содержащихся в информационных ресурсах

     администраций районов Санкт-Петербурга (выдача архивных справок,

      выписок, копий документов, отнесенных к составу Архивного фонда

               Санкт-Петербурга, и иных архивных документов)»

Я, ________________________________________________________________________

                         (фамилия, имя, отчество)

проживающий по адресу: ____________________________________________________

прошу предоставить мне вышеуказанную государственную услугу

С  Перечнем  оснований  для  отказа в предоставлении государственной услуги

ознакомлен(а).

«___» ____________ 20___ г.   _____________________________

                                  (подпись заявителя)

Приложение № 2

к Административному регламенту

                                         Главе администрации

                                         _______________________ района СПб

                                         __________________________________

                                         от _______________________________

                                         __________________________________

                                         проживающего по адресу:

                                         __________________________________

                                         __________________________________

                                         почт. индекс _____________________

                                         тел. _____________________________

                                 ЗАЯВЛЕНИЕ

    Прошу выдать выписку из _______________________________________________

                                  (название и реквизиты нормативного акта)

для _______________________________________________________________________

                                  (цель)

___________________________                ________________________________

          дата                                         подпись

Приложение № 3

к Административному регламенту

                                         Главе администрации

                                         _______________________ района СПб

                                         __________________________________

                                         от _______________________________

                                         __________________________________

                                         проживающего по адресу:

                                         __________________________________

                                         __________________________________

                                         почт. индекс _____________________

                                         тел. _____________________________

                                 ЗАЯВЛЕНИЕ

    Прошу  подтвердить  факт  моего  награждения  медалью  «Ветеран  труда»

решением Ленгорисполкома от _____________ № _________.

    Награждался(ась) ______________________ районом от ____________________

_________________________________________________________________________.

              (название предприятия, от которого награждались)

    Работал(а) ____________________________________________________________

                                   (должность)

«___» ___________ 20___ г.              ___________________________________

                                                     (подпись)

Приложение № 4

к Административному регламенту

                                         Главе администрации

                                         _______________________ района СПб

                                         __________________________________

                                         от _______________________________

                                         __________________________________

                                         проживающего по адресу:

                                         __________________________________

                                         __________________________________

                                         почт. индекс _____________________

                                         тел. _____________________________

                                 ЗАЯВЛЕНИЕ

    Прошу  Вас  выдать  мне справку о том, что я был(а) награжден(а) знаком

«Жителю блокадного Ленинграда» ____________________________________________

                            (указать наименование административного района)

в _________________ году. Удостоверение к знаку утеряно.

Дата                                 Подпись

Приложение №5

к Административному регламенту

Форма архивной справки

Бланк письма администрации района                         Адресат

      АРХИВНАЯ СПРАВКА

____________ № ______________

На № _________ от ___________

Основание:

Руководитель               Подпись                  Расшифровка подписи

                           Печать

Исполнитель

Телефон

Приложение № 6

к Административному регламенту

СВЕДЕНИЯ

ОБ АДМИНИСТРАЦИЯХ РАЙОНОВ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

Район

Санкт-Петербурга

Адрес места нахождения жилищного отдела

Справочные телефоны

Адрес электронной почты

Адмиралтейский район

190005, Санкт-Петербург, Измайловский пр., д. 10

т/ф.

400-06-13

tuadm@gov.spb.ru

Василеостровский район

199178, Санкт-Петербург, Большой В.О. пр., д. 55

321-33-15 576-93-71

tuvo@gov.spb.ru

Выборгский район

194100, Санкт-Петербург, Б. Сампсониевский пр., д. 86

596-35-57 596-31-51

tuvyb@gov.spb.ru

Калининский район

195009, Санкт-Петербург, Арсенальная наб., д. 13/1

542-32-20 542-20-93

tukali №@gov.spb.ru

Кировский район

198095, Санкт-Петербург, Стачек пр., д. 18

252-01-83

tukir@gov.spb.ru

Колпинский район

196655, г. Колпино, Урицкого ул., д. 1/4

576-96-94

tukolp@gov.spb.ru

Красногвардейский район

195027, Санкт-Петербург, Среднеохтинский пр., д. 50

576-86-06 576-87-63

tukrgv@gov.spb.ru

Красносельский район

198329, Санкт-Петербург, Партизана Германа ул., д. 3

736-88-88

tukrsl@gov.spb.ru

Кронштадтский район

197760, г. Кронштадт, Ленина пр., д. 36

576-90-06

tukr №s@gov.spb.ru

Курортный район

197706, г. Сестрорецк, Свободы пл., д. 1

573-90-90

tukur@gov.spb.ru

Московский район

196084, Санкт-Петербург, Московский пр., д. 129

576-88-00 576-88-39 576-88-48

tumos@gov.spb.ru

Невский район

192131, Санкт-Петербург, Обуховской Обороны пр., д. 163

560-47-92

r №evsky@tu №ev.gov.spb.ru

Петроградский район

197101, Санкт-Петербург, Б. Монетная ул., д. 19

232-60-39

tupetr@gov.spb.ru

Петродворцовый район

198510, г. Петродворец, Калининская ул., д. 7

450-65-18

tuptdv@gov.spb.ru

Приморский район

197374, Санкт-Петербург, Савушкина ул., д. 83

576-82-28

tuprim@gov.spb.ru

Пушкинский район

196600, г. Пушкин, Октябрьский б-р, д. 24

466-24-12

www.pushki №.gov.spb.ru tupush@gov.spb.ru

Фрунзенский район

192241, Санкт-Петербург, Пражская ул., д. 46

576-84-39

fru №sreg@tufru №s.gov.spb.ru

Центральный район

191167, Санкт-Петербург, Невский пр., д. 176

274-24-41

ourgp@tuce №tr.gov.spb.ru

Приложение № 7

к Административному регламенту

ПОЧТОВЫЕ АДРЕСА, СПРАВОЧНЫЕ ТЕЛЕФОНЫ И АДРЕСА ЭЛЕКТРОННОЙ

ПОЧТЫ РАЙОННЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКОГО

ГОСУДАРСТВЕННОГО КАЗЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ

ЦЕНТР ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ УСЛУГ»

Исключены. - Распоряжение Архивного комитета Правительства

Санкт-Петербурга от 03.08.2015 № 31.

Приложение № 9

к административному регламенту

БЛОК-СХЕМА

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ СВЕДЕНИЙ,

СОДЕРЖАЩИХСЯ В ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСАХ АДМИНИСТРАЦИЙ РАЙОНОВ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГА (ВЫДАЧА АРХИВНЫХ СПРАВОК, ВЫПИСОК,

КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, ОТНЕСЕННЫХ К СОСТАВУ АРХИВНОГО

ФОНДА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА, И ИНЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ)»

           ┌───────────────────────────────────────────────────┐

           │   Обращение заявителя за предоставлением услуги   │

           └─────────────────────────┬─────────────────────────┘

                                     │

              ┌──────────────────────┴─────────────────────┐

              \/                                           \/

┌─────────────────────────────┐            ┌──────────────────────────────┐

│Прием и регистрация заявления│            │Прием и регистрация заявления │

│       в МФЦ (45 мин.)       │            │       в ИОГВ (30 мин.)       │

└─────────────┬───────────────┘            └───────────────┬──────────────┘

              \/                                           │

┌─────────────────────────────┐                            │

│Передача документов в ИОГВ - │                            │

│            3 дня            │                            │

└─────────────┬───────────────┘                            │

              │                                            │

              │       ┌─────────────────────────────┐      │

              │       │     Поиск в архиве ИОГВ     │      │

              └──────>│    необходимых сведений     │<─────┘

                      │ и подготовка ответа - 3 дня │

                      └──────────────┬──────────────┘

                                     \/

                           ┌───────────────────┐

                           │                   │

                   ┌───────┤      Решение      ├───────┐

                   │       │  положительное?   │       │

                   │  Да   │                   │  Нет  │

                   │       └───────────────────┘       │

                   \/                                  \/

       ┌───────────────────────┐           ┌───────────────────────┐

       │  Оформление архивных  │           │Направление уведомления│

       │справок (выписок копий)│           │  заявителю - 1 день   │

       │       - 1 день        │           │                       │

       └───────────┬───────────┘           └───────────────────────┘

                   \/

       ┌───────────────────────┐

       │ Выдача (направление)  │

       │  ответа заявителю -   │

       │         3 дня         │

       └───────────────────────┘