О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В РАСПОРЯЖЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ ОТ 15.11.2005 № 483-РЗ



1

Администрация  Новгородской  области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

30.12.2011 № 456-рз

Великий  Новгород

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В РАСПОРЯЖЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ ОТ 15.11.2005 № 483-РЗ

1. Внести изменения в распоряжение Администрации области от 15.11.2005 № 483-рз "Об утверждении Регламента работы с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти области" (далее Регламент):

1.1. В тексте распоряжения:

1.1.1. Заменить в заголовке к тексту, пункте 1 распоряжения слова "автоматизации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти области" на "электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области";

1.1.2. Признать утратившими силу пункты 2, 3 распоряжения;

1.2. В Регламенте:

1.2.1. Заменить в названии Регламента слова "автоматизации делопроизводства и документооборота в органах исполнительной власти области" на "электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области";

1.2.2. Изложить пункт 1.1 в редакции:

"1.1. Настоящий Регламент устанавливает общие требования к организации и технологии работы с документами в органах исполнительной власти области в условиях использования системы электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области (далее СЭД ОИВ Новгородской области) и обязателен для исполнения всеми лицами, имеющими доступ в СЭД ОИВ Новгородской области. Действие Регламента не распространяется на технологию работы с проектами документов.";

1.2.3. Заменить в пунктах 1.3, 1.5, 1.6, 1.8, 1.9, 2.1, 2.3, 3.1.5, 3.5.2, 3.5.5, 3.8.1, 5.1, 5.2, 5.3, наименовании подраздела 3.8, наименованиях разделов 2, 3, 5 слово "САДД" на "СЭД ОИВ Новгородской области";

1.2.4. Исключить в пункте 1.3 слова "Инструкцией по организации делопроизводства в Администрации области и";

1.2.5. Изложить пункт 1.4 в редакции:

"1.4. Работа в СЭД ОИВ Новгородской области основывается на принципе однократного ввода информации в систему и многократного ее использования. При этом документы, поступающие от одного органа исполнительной власти области в другой орган исполнительной власти области, должны быть зарегистрированы в системе обеими сторонами в соответствии с выделенными документопотоками. Регистрация документов осуществляется путем создания связанной регистрационной карточки (далее РК) с копированием реквизитов документа из РК, поступившей в папку "Поступившие" от другого органа исполнительной власти области.

Документы, направляемые Администрацией области в ее структурные подразделения и органы исполнительной власти области на исполнение с резолюциями Губернатора области, первых заместителей Главы администрации области, заместителей Главы администрации области, заместителя Главы администрации области – руководителя аппарата Администрации области (далее заместители Главы администрации области), следует рассматривать как поручения, которые подлежат исполнению без повторной регистрации. После исполнения такого документа при заполнении отчета исполнителя в РК к отчету исполнителя прикрепляется электронный образ документа, подтверждающего исполнение.

Передача документов между органами исполнительной власти области фиксируется в электронном журнале передачи и в формируемых в СЭД ОИВ Новгородской области реестрах передачи.";

1.2.6. Заменить в пункте 1.6 слово "управление" на слова "комитет контроля и делопроизводства Администрации области";

1.2.7. Изложить пункт 1.7 в редакции:

"1.7. Работники органов исполнительной власти области, структурных подразделений Администрации области получают право работать в СЭД ОИВ Новгородской области на основании заявки установленной формы за подписью руководителя соответствующего органа исполнительной власти области, структурного подразделения Администрации области. Заявка подлежит согласованию с комитетом контроля и делопроизводства Администрации области и управлением Администрации области по взаимодействию с административными органами, затем передается в ГУ "НИАЦ" на исполнение.

ГУ "НИАЦ" обеспечивает установку клиентских мест СЭД ОИВ Новгородской области, ввод персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей.";

1.2.8. Заменить в пункте 2.1 слова "регистрационных карточек (далее РК)" на "РК";

1.2.9. Исключить пункт 2.2;

1.2.10. Заменить в наименовании подраздела 3.1 слова "управления делопроизводства и архива" на "комитета контроля и делопроизводства Администрации области";

1.2.11. В пункте 3.1.1:

1.2.11.1. Дополнить четвертый абзац после слов "администрации области" словами ", а также в подключенные к СЭД ОИВ Новгородской области органы исполнительной власти области";

1.2.11.2. Изложить шестой абзац в редакции:

"сканирование поступившего документа и резолюций к нему и прикрепление их электронных образов к РК;";

1.2.12. Исключить подраздел 3.2;

1.2.13. Заменить в наименовании подраздела 3.3 слова "отделе документов и архива управления делопроизводства и архива" на "управлении делопроизводства и архива комитета контроля и делопроизводства Администрации области";

1.2.14. В пункте 3.3.1:

1.2.14.1. Заменить во втором абзаце слова "в формате Microsoft Word" на "в форматах Microsoft Word и PDF";

1.2.14.2. Дополнить абзацем следующего содержания:

"заверение электронных копий документов с использованием электронной цифровой подписи;";

1.2.15. Изложить пункт 3.3.2 в редакции:

"3.3.2. Пересылка РК зарегистрированного документа через СЭД ОИВ Новгородской области в приемные Губернатора области, заместителей Главы администрации области, структурные подразделения Администрации области, а также подключенные к СЭД ОИВ Новгородской области органы исполнительной власти области в соответствии с указателем рассылки;";

1.2.16. Исключить подраздел 3.4;

1.2.17. В пункте 3.5.1:

1.2.17.1. Исключить третий, восьмой и девятый абзацы;

1.2.17.2. Дополнить абзацами следующего содержания:

"постановка на контроль резолюций заместителей Главы администрации области (при необходимости);

снятие исполненных резолюций заместителей Главы администрации области с контроля;

информирование организаций о ходе исполнения направленных ими документов или документов, по которым ведется совместная работа, с использованием СЭД ОИВ Новгородской области;

регистрация записок (служебные, докладные, аналитические, объяснительные) в СЭД ОИВ Новгородской области;

распечатка электронных копий документов,  поступивших через СЭД ОИВ Новгородской области, для передачи на рассмотрение заместителям Главы администрации области;";

1.2.18. Заменить в пункте 3.5.5 слова "системному технологу" на слово "администратору";

1.2.19. Исключить подраздел 3.6;

1.2.20. Изложить пункт 3.7.1 в редакции:

"3.7.1. Работа с входящими документами:

ежедневный просмотр папок "Поступившие", "На контроле";

регистрация документов, адресованных в орган исполнительной власти области, с заполнением всех необходимых для дальнейшего поиска и аналитической работы полей РК (при необходимости устанавливаются связки с ранее зарегистрированными документами);

регистрация документов, поступивших в папку "Поступившие" от органов исполнительной власти области, в том числе от структурных подразделений Администрации области, путем создания связанной РК;

прием в папке "Поступившие" документов к исполнению без их регистрации в СЭД ОИВ Новгородской области в случае, если документы направлены по резолюциям Губернатора области или заместителей Главы администрации области;

распечатка электронных копий документов, поступивших через СЭД ОИВ Новгородской области, для передачи на исполнение;

занесение в РК информации по результатам рассмотрения документа руководителем (ввод резолюции, постановка на внутренний контроль, направление на исполнение);

контроль исполнения;

ввод в РК информации об исполнении;

пересылка РК исполненного документа в отдел прохождения документов комитета контроля и делопроизводства Администрации области для снятия документа с контроля;";

1.2.21. Заменить в пункте 5.3 слова "управлением делопроизводства и архива" на "комитетом контроля и делопроизводства Администрации области".

2. Опубликовать распоряжение в газете "Новгородские ведомости".

Заместитель Главы

администрации области –

руководитель аппарата

Администрации области                 В.А. Тилинин