О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В УКАЗ ГУБЕРНАТОРА ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 24 АВГУСТА 2012 ГОДА № 103 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И АППАРАТЕ ПРАВИТЕ...



ГУБЕРНАТОР ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ

УКАЗ

от 25 сентября 2019 года № 104

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В УКАЗ ГУБЕРНАТОРА ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 24 АВГУСТА 2012 ГОДА № 103 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И АППАРАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ»

В соответствии со статьей 33 Устава (Основного Закона) Тульской области ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить изменения и дополнения, которые вносятся в указ губернатора Тульской области от 24 августа 2012 года № 103 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и аппарате правительства Тульской области», согласно приложению.

2. Указ вступает в силу со дня подписания.

Губернатор

Тульской области

А.Г. Дюмин

Приложение

к указу Губернатора

Тульской области

от 25 сентября 2019 года № 104

ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ,

которые вносятся в указ губернатора Тульской области от 24 августа 2012 года № 103 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и аппарате правительства Тульской области»

1. Пункт 1.7 Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти и аппарате правительства Тульской области (далее – Инструкция) изложить в новой редакции:

«1.7. На службы делопроизводства возлагаются следующие основные функции:

обеспечение прохождения документационных процессов с использованием АСЭД;

прием документов, обращений, поступающих на бумажном носителе, в электронном виде, в том числе учтенных или зарегистрированных в АСЭД;

регистрация (учет), распределение поступающих документов, в том числе направленных в АСЭД в виде регистрационной карты и электронного образа документа (далее – электронная копия документа) или электронного документа;

регистрация (учет) правовых актов, протоколов, перечней поручений, соглашений, договоров, доверенностей, иных документов;

регистрация (учет) обращений граждан и организаций, направление их на рассмотрение по компетенции с уведомлением авторов обращений;

регистрация карточек личного приема;

преобразование в электронную форму (сканирование) документов, обращений;

подготовка проектов резолюций (поручений);

направление документов, обращений, поручений на рассмотрение, исполнение;

контроль рассмотрения, исполнения документов, обращений, поручений;

информирование исполнителей о приближающихся сроках рассмотрения, исполнения документов, обращений, поручений;

представление руководителям сведений о рассмотренных, исполненных, находящихся на рассмотрении, исполнении документах, обращениях, поручениях;

оформление, регистрация докладов, ответов по итогам рассмотрения, исполнения документов, обращений, поручений, представление проектов докладов, проектов ответов на регистрацию;

оформление, регистрация исходящих (отправляемых) документов, представление проектов исходящих документов на регистрацию, передача на отправку адресатам (отправка адресатам);

контроль регистрации проектов докладов, проектов ответов, проектов исходящих документов в АСЭД, организация работы по проектам, возращенным на доработку;

проверка подлинности электронной подписи при получении и отправке документов;

проверка порядка оформления, визирования проектов документов;

контроль решения вопросов, содержащихся в обращениях, опросы граждан при выполнении работ, внесение информации в АСЭД;

работа в системе личного приема граждан;

подготовка информации о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций, а также о мерах, принимаемых по таким обращениям;

внесение в АСЭД информации о ходе и результатах рассмотрения, исполнения документов, обращений, поручений, списание в дело;

учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов;

подготовка информационных справок по вопросам работы с документами, обращениями, поручениями, анализ вопросов, содержащихся в обращениях;

контроль ведения АСЭД подведомственными организациями, формирования, оформления, учета, хранения, уничтожения дел подведомственными организациями;

составление проекта номенклатуры дел;

формирование, оформление, учет, хранение дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством;

подготовка проектов описей дел, своевременная передача дел на хранение;

подготовка проектов актов о выделении дел (документов) к уничтожению, своевременное(-ая) уничтожение (передача на уничтожение) дел (документов);

консультирование гражданских служащих, работников по вопросам работы с документами, обращениями, поручениями;

учет печатей, штампов, уничтожение (передача на уничтожение) их согласно актам;

учет бланков с воспроизведением герба Тульской области, составление отчета о расходовании бланков, сдача испорченных и невостребованных бланков.».

2. Абзац 2 пункта 2.3.1 Инструкции изложить в новой редакции:

«На документах, поступивших на бумажном носителе, проставляется регистрационный штамп.».

3. Пункт 5.2.2 Инструкции дополнить абзацем 10 следующего содержания:

«Проекты актов о награждении Почетной грамотой Губернатора Тульской области, об объявлении Благодарности Губернатора Тульской области, о награждении Почетной грамотой правительства Тульской области подлежат согласованию с заместителем начальника главного управления государственной службы и кадров аппарата правительства Тульской области, директором департамента профилактики коррупционных и иных правонарушений министерства по контролю и профилактике коррупционных нарушений в Тульской области. Для награждаемых, замещающих должности руководителей и заместителей руководителей организаций, проекты актов о награждении подлежат согласованию с министром труда и социальной защиты Тульской области.».

4. В абзацах 6, 7, 8, 9 пункта 5.2.3 Инструкции текст «министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства Тульской области» в соответствующих падежах заменить текстом «министерство строительства Тульской области» в соответствующих падежах.

5. Пункт 5.2.15 Инструкции изложить в новой редакции:

«5.2.15. Проект акта, оформленный на бланк и идентифицированный на оборотной стороне каждого листа штампом отдела оформления и регистрации правовых актов управления по делопроизводству и работе с обращениями граждан, направляется отделом оформления и регистрации правовых актов управления по делопроизводству и работе с обращениями граждан на подпись. При этом сотрудник отдела оформления и регистрации правовых актов управления по делопроизводству и работе с обращениями граждан проверяет подлинность электронных подписей должностных лиц, рассматривающих проект акта.».

6. В разделе 6 Инструкции:

1) пункт 6.3 дополнить абзацем 2 следующего содержания:

«Проекты приказов по административно-хозяйственным вопросам создаются в виде электронных документов (раздел 19 Инструкции). При подготовке проектов приказов используются электронные шаблоны бланков приказов.»;

2) дополнить пунктом 6.4 следующего содержания:

«6.4. Ответственность за подготовку, оформление, содержание проектов актов, соблюдение порядка и сроков согласования актов возлагается на руководителей и исполнителей органов исполнительной власти и подразделений аппарата правительства, подготовивших акты.», соответственно изменив нумерацию пунктов;

3) пункт 6.5 изложить в новой редакции:

«6.5. Проект приказа по основной деятельности направляется в АСЭД на рассмотрение:

руководителям органов исполнительной власти, подразделений аппарата правительства, к сфере ведения которых относятся затрагиваемые в проекте вопросы (проекты, предусматривающие расходы за счет средств бюджета Тульской области, направляются на рассмотрение в министерство финансов);

председателю государственно-правового комитета (при направлении проекта приказа заместителя Губернатора области – руководителя аппарата правительства области – начальника главного управления государственной службы и кадров);

сотруднику отдела организации правовой деятельности органов исполнительной власти государственно-правового комитета (при направлении проекта приказа органа исполнительной власти). При этом определяется нормативность документа путем проставления соответствующих отметок в АСЭД.

Проекты приказов заместителя Губернатора области – руководителя аппарата правительства области – начальника главного управления государственной службы и кадров по личному составу подлежат предварительной экспертизе в государственно-правовом комитете, за исключением приказов о предоставлении всех видов отпусков и о командировании лиц, не являющихся руководителями органов исполнительной власти и подразделений аппарата правительства.

Проекты приказов заместителя Губернатора области – руководителя аппарата правительства области – начальника главного управления государственной службы и кадров, предусматривающие расходы за счет средств бюджета Тульской области, подлежат согласованию с министерством финансов.

По решению заместителя Губернатора области – руководителя аппарата правительства области – начальника главного управления государственной службы и кадров приказ подписывается без согласований, предусмотренных настоящей Инструкцией.

Срок рассмотрения проекта акта составляет не более 2 рабочих дней, срочный проект акта рассматривается до 3 часов.

Допускается визирование проектов актов на реестре рассмотрения документа (приложение № 4).»;

4) пункт 6.6 исключить, соответственно изменив нумерацию пунктов;

5) пункт 6.6 дополнить абзацем 3 следующего содержания:

«Приложения к акту, подготовленному на бумажном носителе, подписываются руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти, подразделения аппарата правительства.»;

6) дополнить пунктом 6.7 следующего содержания:

«6.7. Проект акта с пометкой «Для служебного пользования» создается, рассматривается и подписывается на бумажном носителе.», соответственно изменив нумерацию пунктов.

7. Абзац 12 пункта 12.3.5 Инструкции изложить в новой редакции:

«председателю государственно-правового комитета (при направлении документов в органы юстиции, прокуратуры, правоохранительные, следственные, судебные органы, в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации (за исключением депутатов) за подписью первого заместителя Губернатора области – председателя правительства области, заместителей Губернатора области, заместителей председателя правительства области, на подписание Губернатору области);».

8. Пункт 12.3.5 Инструкции дополнить абзацем 13 следующего содержания:

«сотруднику отдела организации правовой деятельности органов исполнительной власти государственно-правового комитета (при направлении документов в органы юстиции, прокуратуры, правоохранительные, следственные, судебные органы за подписью руководителей органов исполнительной власти, подразделений аппарата правительства);».

9. Абзац 1 пункта 13.5 Инструкции изложить в новой редакции:

«13.5. Проект исходящего инициативного документа создается в АСЭД органом исполнительной власти или подразделением аппарата правительства, ответственным за подготовку документа, с прикреплением к регистрационной карте его текста в электронном виде и направляется на согласование в следующей последовательности:».

10. Абзац 6 пункта 13.5 Инструкции изложить в новой редакции:

«председателю государственно-правового комитета (при направлении документов в органы юстиции, прокуратуры, правоохранительные, следственные, судебные органы, в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации (за исключением депутатов) за подписью первого заместителя Губернатора области – председателя правительства области, заместителей Губернатора области, заместителей председателя правительства области, на подписание Губернатору области);».

11. Пункт 13.5 Инструкции дополнить абзацем 7 следующего содержания:

«сотруднику отдела организации правовой деятельности органов исполнительной власти государственно-правового комитета (при направлении документов в органы юстиции, прокуратуры, правоохранительные, следственные, судебные органы за подписью руководителей органов исполнительной власти, подразделений аппарата правительства);».

12. Пункт 18.1.3 Инструкции изложить в новой редакции:

«18.1.3. Номенклатура дел разрабатывается по установленной форме (приложение № 17).

Номенклатура дел органа исполнительной власти согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) органа исполнительной власти или экспертной комиссией (далее – ЭК) органа исполнительной власти и утверждается соответствующим руководителем.

Номенклатура дел аппарата правительства разрабатывается на основании номенклатур дел подразделений аппарата правительства, секретариатов, согласовывается с ЦЭК аппарата правительства и утверждается заместителем Губернатора области – руководителем аппарата правительства области – начальником главного управления государственной службы и кадров.

Номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) министерства культуры Тульской области (далее – министерство культуры) один раз в пять лет.

В случае изменения функций и структуры органов исполнительной власти и аппарата правительства номенклатура дел в течение месяца подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.».

13. Абзац 2 пункта 18.1.4 Инструкции исключить.

14. Пункт 18.1.5 Инструкции исключить.

15. Абзац 2 пункта 18.2.4 Инструкции изложить в новой редакции:

«Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в первом квартале следующего года после окончания делопроизводственного года передаются в Государственный архив.».

16. Пункт 18.3.5 Инструкции изложить в новой редакции:

«18.3.5. Копии документов выдаются органам исполнительной власти, аппарату правительства, иным органам, организациям, гражданам на основании их письменных запросов соответствующим органом исполнительной власти, подразделением аппарата правительства, в котором хранится подлинник документа.».

17. Пункты 18.4.1, 18.4.2 Инструкции изложить в новой редакции:

«18.4.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, носителей информации, образовавшихся в результате деятельности органов исполнительной власти, аппарата правительства, подведомственных организаций, создается ЦЭК (ЭК).

Органы исполнительной власти, имеющие подведомственные организации, создают соответствующим приказом ЦЭК, органы исполнительной власти, не имеющие подведомственные организации, - ЭК. Приказом заместителя Губернатора области – руководителя аппарата правительства области – начальника главного управления государственной службы и кадров создается ЦЭК аппарата правительства.

При создании ЦЭК (ЭК) утверждается положение о ней.

18.4.2. В органах исполнительной власти и аппарате правительства экспертиза ценности документов проводится при отборе документов постоянного и временного хранения, формировании дел, выделении к уничтожению документов (дел) с истекшими сроками хранения, подготовке дел к передаче на хранение.».

18. Абзац 1 пункта 18.6.6 Инструкции изложить в новой редакции:

«18.6.6. Управление по делопроизводству и работе с обращениями граждан составляет годовые разделы описей дел на дела постоянного хранения, переданные аппаратом правительства в установленном порядке.».

19. Пункт 18.6.7 Инструкции изложить в новой редакции:

«18.6.7. Опись дел органа исполнительной власти подписывается составителем, рассматривается ЦЭК (ЭК), утверждается (согласовывается) ЭПК министерства культуры, утверждается руководителем органа исполнительной власти.

Опись дел, подготовленная управлением по делопроизводству и работе с обращениями граждан, главным управлением государственной службы и кадров, управлением делами, подписывается составителем, рассматривается ЦЭК аппарата правительства, утверждается (согласовывается) ЭПК министерства культуры, утверждается заместителем Губернатора области – руководителем аппарата правительства области – начальником главного управления государственной службы и кадров.».

20. Пункты 18.7.1, 18.7.2 Инструкции изложить в новой редакции:

«18.7.1. Подразделения аппарата правительства передают в управление по делопроизводству и работе с обращениями граждан оформленные в установленном порядке дела постоянного хранения (через год после их завершения в делопроизводстве), а также дела временного хранения (в случае ликвидации), согласно актам приема-передачи (приложение № 16).

18.7.2. Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией требований, возвращаются в подразделения аппарата правительства для переоформления, которое осуществляется в 10-дневный срок.».

21. Пункт 18.8.1 Инструкции изложить в новой редакции:

«18.8.1. Органы исполнительной власти, управление по делопроизводству и работе с обращениями граждан передают дела постоянного хранения в Государственный архив через 10 лет их хранения после завершения в делопроизводстве, если решением ЭПК министерства культуры не принято иное решение.».

22. В разделе «Отметка о приложении» приложения № 2 к Инструкции:

1) абзацы 9–11 изложить в новой редакции:

«Приложение к документу оформляется следующим образом:

Приложение к ______________              (указывается вид документа)

от _______________                     (дата документа)

№ ______ (номер документа)

При подготовке письма в электронном виде реквизиты даты и номера письма не печатаются.

В тексте правового акта, соглашения, договора при первом упоминании документа-приложения в скобках необходимо сделать пометку: «(приложение)» или «(приложение № 1)». На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение № 1

к постановлению правительства Тульской области

от 15.09.2018 № 236»;

2) абзац 16 изложить в новой редакции:

«Оформление приложений в актах завершается горизонтальной чертой длиной 6-8 см, расположенной по центру строки.».

23. В разделе «Гриф согласования документа» приложения № 2 к Инструкции:

1) в абзаце 5 текст «При этом на основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифа согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».» исключить;

2) абзац 7 изложить в новой редакции:

«Если согласование осуществляется документом, указываются вид документа, наименование органа – автора документа, дата и номер документа. Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере документа, в котором зафиксировано решение о согласовании.

Пример оформления грифа согласования документом:

СОГЛАСОВАНО

письмом правительства

Тульской области

от 15.10.2019 № 55-К-2/152

».

24. Приложение № 17 к Инструкции изложить в новой редакции:

«Приложение № 17

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ

оформления номенклатуры дел

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя

______________И.О. Фамилия

руководителя

«____» __________________20____г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________________________________________________________________________

(наименование органа исполнительной власти, аппарата правительства)

На ___________________год

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во

единиц хранения

Срок

хранения

дела

Номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

Наименование должности

специалиста службы делопроизводства

(подпись, дата)

И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от______________№_____

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ году в органе исполнительной власти, аппарате правительства

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой «ЭПК»

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Наименование должности

специалиста службы делопроизводства

(подпись, дата)

И.О. Фамилия

Итоговые сведения переданы в Государственный архив.

Наименование должности

передавшего сведения

(подпись, дата)

И.О. Фамилия

».

Приложение № 18 к Инструкции изложить в новой редакции:

«Приложение № 18

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ № 1

оформления описи дел постоянного хранения

Правительство Тульской области

_______________________________

(наименование органа)

Фонд №______

ОПИСЬ № _____

дел постоянного хранения

за _____________ годы

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя

___________И.О. Фамилия

руководителя

«____» ______________20____г.

№

п/п

Индекс

дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во

листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено ________________________дел,

                                                               (цифрами и прописью)

с № __________по № ___________, в том числе:

литерные номера: __________________

пропущенные номера:_______________

Наименование должности составителя описи

И.О. Фамилия

«_____» _______________ 20___ г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от____________________ № ______

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК министерства культуры Тульской области

от ___________________ № _______

ОБРАЗЕЦ № 2

оформления описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

Правительство Тульской области

_______________________________

(наименование органа)

Фонд №______

ОПИСЬ № _____

дел временного (свыше 10 лет) хранения

за _____________ годы

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя

___________И.О. Фамилия

руководителя

«____» ______________20____г.

№

п/п

Индекс

дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Кол-во

листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено ________________________дел,

                                                               (цифрами и прописью)

с № __________по № ___________, в том числе:

литерные номера: __________________

пропущенные номера:_______________

Наименование должности составителя описи

И.О. Фамилия

«_____» _______________ 20___ г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от____________________ № _____

ОБРАЗЕЦ № 3

оформления описи дел по личному составу

Правительство Тульской области

_______________________________

(наименование органа)

Фонд №______

ОПИСЬ № _____

дел по личному составу

за _____________ годы

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя

___________И.О. Фамилия

руководителя

«____» ______________20____г.

№

п/п

Индекс

дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Кол-во

листов

Приме-чание

1

2

3

4

5

6

7

В данный раздел описи внесено________________________ дел,

                                                               (цифрами и прописью)

с № __________по № ___________, в том числе:

литерные номера: __________________

пропущенные номера:_______________

Наименование должности составителя описи

И.О. Фамилия

«_____» _______________ 20___ г.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от____________________ № _____

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК министерства культуры Тульской области

от ___________________ № _______

».