Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Осинского городского округа



АДМИНИСТРАЦИЯ

ОСИНСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

15.05.2020 №186

Об утверждении Положения

об архивном отделе администрации

Осинского городского округа

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Законом Пермского края от 10 апреля 2018г. № 210-ПК «Об архивном деле в Пермском крае», решением Думы Осинского городского округа от 27 марта 2020 г. № 128 « Об утверждении структуры администрации Осинского городского округа»

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архивном отделе администрации Осинского городского округа.

2. Признать утратившим силу постановление администрации Осинского муниципального района от 22 марта 2017г. № 122 «Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Осинского муниципального района».

3. Настоящее постановление вступает в силу с момента подписания и распространяется на правоотношения, возникшие с 11 марта 2020 г.

4.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы городского округа – главы администрации Осинского городского округа по внутренней политике, руководителя аппарата администрации Осинского городского округа Генеральчука С.А.

Глава городского округа –

глава администрации Осинского

городского округа А.В. Григорьев

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

администрации Осинского

городского округа

от 15.05.2020 №186

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе администрации

Осинского городского округа

1. Общие положения

1.1. Администрация Осинского городского округа (далее – администрация округа) в целях эффективной организации архивного дела в Осинском городском округе (далее – округ) и решения задач по реализации государственных полномочий в области архивного дела, в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами Пермского края от 10 апреля 2018 г. № 210-ПК «Об архивном деле в Пермском крае», от 9 июля 2007г. №74-ПК «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов государственной части документов архивного фонда Пермского края», образует в своем составе архивный отдел (далее – отдел), выполняющий одновременно функции муниципального архива.

1.2. Отдел является структурным подразделением администрации округа без статуса юридического лица, имеет штампы, бланки, а также печать со своим наименованием для заверения архивных справок, дубликатов, копий и выписок из документов.

1.3. Отдел подотчетен главе городского округа – главе администрации Осинского городского округа (далее – глава городского округа), заместителю главы городского округа – главы администрации Осинского городского округа по внутренней политике, руководителю аппарата администрации Осинского городского округа (далее – заместитель главы – руководитель аппарата администрации) в соответствии с распределением обязанностей.

Положение об отделе утверждается постановлением администрации Осинского городского округа.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Пермского края (области), указами и распоряжениями губернатора Пермского края, иными нормативными правовыми актами федеральных органов государственной власти, Уставом Осинского городского округа, муниципальными правовыми актами Осинского городского округа, а также методическими документами Агентства по делам архивов Пермского края (далее – Агентство) и настоящим Положением.

1.5. Работники отдела являются муниципальными служащими, на которых распространяется действие законодательства о муниципальной службе. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих – работников

отдела устанавливается главой городского округа из расчета 10 тыс. ед. хр. на 1 сотрудника.

1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета Осинского городского округа, выделенных в нем отдельной строкой и субвенций, выделенных на выполнение государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию документов государственной части архивного фонда Пермского края.

Дополнительными источниками финансирования могут быть:

целевые средства из бюджета Пермского края (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальных образованиях);

внебюджетные средства, в том числе от приносящей доход деятельности отдела (платные услуги);

спонсорские и иные средства.

1.7. Номенклатура (прейскурант) платных работ и услуг отдела утверждается главой городского округа на основании перечня платных работ и услуг, разработанного Агентством.

1.8. Администрация округа обеспечивает отдел помещением, отвечающим нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

При передаче помещения, в котором размещен отдел, другим организациям, администрация округа принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов помещения.

1.9. Полное наименование: архивный отдел администрации Осинского городского округа.

1.10. Место нахождения: 618120, Пермский край, г. Оса, ул. Ленина, 29.

2. Основные задачи

Основными задачами отдела являются:

2.1. Управление архивным делом на территории Осинского городского округа.

2.2. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному сроку хранения, в том числе:

хранение и учет документов, принятых в отдел;

представление в установленном порядке учетных данных в Агентство;

проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения и обеспечению их физической сохранности;

подготовка, представление администрации округа и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе.

3. Функции

3.1. Отдел обеспечивает хранение:

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Пермского края, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

архивных фондов и архивных документов на различных носителях, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Пермского края, образовавшихся до момента создания органов местного самоуправления, организаций краевого и федерального подчинения;

архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда Пермского края;

печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела; учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

3.2. Документы негосударственной части архивного фонда Пермского края поступают на хранение в отдел в порядке и на условиях договоров между собственником документов и отделом, действующим от имени администрации округа при наличии доверенности.

3.3. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для округа, в том числе:

составление списков организаций - источников комплектования отдела, утверждаемых администрацией округа и согласовываемых с Агентством;

систематическая работа по их уточнению;

отбор и прием документов постоянного срока хранения в отдел;

проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.

3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации соглашения между Агентством и администрацией округа в сохранении, комплектовании и использовании архивов, включая:

проведение проверок соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории округа;

рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, а также в установленном Агентством порядке номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела;

рассмотрение и представление в Агентство поступивших от организаций - источников комплектования описей дел постоянного хранения и по личному составу;

изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

3.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

информирование органов местного самоуправления, иных организаций городского округа о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;

организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, дубликатов, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.6. Реализация государственных полномочий администрации округа в сфере архивного дела при наделении ими в порядке, установленном Законом Пермского края от 9 июля 2007г. №74-ПК «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов государственной части документов архивного фонда Пермского края», в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

4. Права и обязанности

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

4.1. Представлять администрацию округа по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение администрации округа и Агентства предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией округа вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

4.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории округа, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и краевого архивного законодательства.

4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории округа, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией округа и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

4.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.

Направлять в Агентство информацию о фактах нарушения правил хранения, комплектования, учета и использования документов в организациях, учреждениях, предприятиях для составления протоколов об административных правонарушениях.

4.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями, находящимися на территории округа, независимо от форм собственности, агентством, Российским обществом историков-архивистов, другими общественными организациями.

4.10. Заведующий отделом и специалисты отдела обязаны:

обеспечивать соблюдение режима неразглашения конфиденциальной (секретной) информации, полученной при осуществлении деятельности подразделения;

обеспечивать соблюдение положений Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих администрации Осинского городского округа;

уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 25 декабря 2008г. №273-ФЗ «О противодействии коррупции».

5. Руководство

5.1. Отдел возглавляет заведующий. Заведующий замещает ведущую должность муниципальной службы, специалисты отдела являются муниципальными служащими и входят в реестр муниципальных должностей муниципальной службы. Заведующий отделом назначается на должность и освобождается от должности главой округа по представлению заместителя главы – руководителя аппарата администрации.

При смене заведующего отделом прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации округа. Акт приема-передачи утверждается заместителем главы – руководителем аппарата администрации и представляется в Агентство.

5.2. Заведующий отделом:

5.2.1. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.

5.2.2. Представляет заместителю главы – руководителю аппарата администрации и в установленном порядке Агентству:

5.2.2.1. ежегодный план работы и показатели к нему;

5.2.2.2. отчет о работе отдела и состоянии архивного дела в округе;

5.2.2.3. вносит на рассмотрение главе округа проекты распоряжений, постановлений по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, организует контроль за их исполнением.

5.2.3. Ходатайствует о применении поощрения и наложения дисциплинарных взысканий в отношении работников отдела.

5.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства Российской Федерации, Агентства на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых заместителем главы – руководителем аппарата администрации с учетом рекомендаций Агентства.

6. Ответственность

6.1. Заведующий отделом несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством за неисполнение или ненадлежащее исполнения возложенных на отдел задач и функций, действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан, разглашение конфиденциальных сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, нарушение запретов и несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы.

6.2. Специалисты отдела несут ответственность в соответствии с действующим трудовым законодательством и законодательством о муниципальной службе в пределах установленных должностных обязанностей, в том числе за нарушение запретов, несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы.

6.3. Заведующий отделом и специалисты отдела несут ответственность за неисполнение положений Федерального закона от 25 декабря 2008г. №273-ФЗ «О противодействии коррупции» по обязанности уведомления представителя нанимателя (работодателя), органов прокуратуры и других государственных органов обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений.

6.4. Заведующий отделом и специалисты отдела несут ответственность за нарушение положений Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих администрации Осинского городского округа.

7. Служебные взаимоотношений

Отдел в процессе осуществления своих функций взаимодействует с территориальными органами, структурными подразделениями администрации округа, органами местного самоуправления поселений, входящих в состав округа, государственными органами, организациями, предприятиями и учреждениями в пределах своих полномочий.

8. Реорганизация и ликвидация

Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется в установленном действующим законодательством порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Государственное краевое бюджетное учреждение «Государственный архив Пермского края» в установленном порядке.