ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА СЕМЕНОВСКИЙ И СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ



АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА СЕМЕНОВСКИЙ

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

21 июля 2020 года № 1439

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА СЕМЕНОВСКИЙ И СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением от 13.03.2020 № 488 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации городского округа Семеновский и ее структурных подразделениях» и в целях приведения в соответствие с действующим законодательством, администрация городского округа Семеновский постановляет:

1.Утвердить прилагаемый Порядок использования, учета и хранения простых печатей и штампов администрации городского округа Семеновский и структурных подразделений.

2. Общему отделу администрации городского округа Семеновский (Храмова И.В.) обеспечить ознакомление с настоящим постановлением руководителей структурных подразделений администрации городского округа Семеновский.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заведующую общим отделом администрации городского округа Семеновский Храмову И.В.

Исполняющий обязанности

главы местного самоуправления

городского округа Семеновский             

А.Г.Песков

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации

городского округа Семеновский

Нижегородской области

от 21.07.2020 № 1439

Порядок использования, учета и хранения простых печатей и штампов администрации городского округа Семеновский и структурных подразделений

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в целях повышения качества работы по учету печатей и регламентирует Порядок использования, учета и хранения простых печатей и штампов администрации городского округа Семеновский и структурных подразделений.

1.2. Учет простых печатей и штампов администрации городского округа Семеновский и структурных подразделений осуществляет общий отдел администрации городского округа Семеновский.

Использование простых печатей и штампов администрации городского округа Семеновский и структурных подразделений

2.1. Администрация городского округа Семеновский и структурные подразделения используют простые печати, печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для договоров», «Для копий»), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

Простая печать администрации городского округа воспроизводит наименование органа по внешнему кольцу печати, в центре клише печати располагается наименование структурного подразделения. Минимальный диаметр клише печати - 35 мм, максимальный - 40 мм.

2.2. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, за исключением документов, требующих особого удостоверения их подлинности, на которых ставятся печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Оттиск печати проставляется не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП», должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2.3. Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

2.4. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы по существу представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

В администрации городского округа используются следующие виды штампов:

- регистрационный штамп;

- штамп ограничения доступа;

- заверительные штампы;

- маркировочные штампы;

- информационные штампы;

- штампы отдельных реквизитов и др.

Размеры, форма и содержание штампов не регламентированы и зависят от конкретного содержания штампа.

2.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы, оттиск которых должен содержать, в том числе и наименование структурного подразделения.

Учет простых печатей и штампов администрации городского округа Семеновский и структурных подразделений

3.1. Простые печати и штампы структурных администрации городского округа Семеновский и подразделений учитываются в Журнале учета простых печатей и штампов, ведение которого обеспечивает общий отдел администрации городского округа Семеновский.

Журнал учета простых печатей и штампов содержит следующие сведения:

- номер;

- дата регистрации;

- от кого получены печати или штампы;

- оттиск печати, штампа;

- Ф.И.О. получившего штамп, печать, наименование структурного подразделения;

- расписка в получении, дата;

- отметка о возврате или уничтожении;

- примечание.

3.2. Решение об изготовлении простых печатей и штампов для использования в администрации городского округа Семеновский и структурных подразделениях принимает глава местного самоуправления по согласованию с общим отделом администрации городского округа Семеновский.

3.3. Простые печати и штампы администрации городского округа Семеновский и структурных подразделений изготавливаются на основании правового акта администрации городского округа Семеновский.

3.4. Изготовленные простые печати и штампы предоставляются для их учета в общий отдел администрации городского округа Семеновский в двухдневный срок со дня получения. Учет простых печатей и штампов осуществляется в день представления гербовой печати для учета.

3.5. Должностное лицо, ответственное за учет простых печатей и штампов, вправе принимать следующие управленческие решения:

1) о внесении простых печатей и штампов в Журнал учета простых печатей и штампов;

2) об отказе в учете простых печатей и штампов и их возвращение на повторное согласование ее эскиза и изготовление по следующим причинам:

- предоставление простых печатей и штампов, не соответствующей установленным требованиям действующего законодательства Российской Федерации;

- несоответствие наименований в клише простых печатей и штампов учредительным и иным правоустанавливающим документам;

3) о согласовании заключения об отказе в учете простых печатей и штампов и представлении заключения на подпись главе местного самоуправления городского округа Семеновский.

3.7. Изъятие из обращения простых печатей и штампов, вышедших из употребления, осуществляет общий отдел администрации городского округа Семеновский в следующих случаях:

- ликвидация или реорганизация органа местного самоуправления Нижегородской области или его структурного подразделения, влекущее изменение данных в печатях и штампах;

- износ или повреждение простых печатей и штампов.

3.8. Простые печати и штампы подлежат изъятию из обращения в срок не более одного месяца со дня сдачи простых печатей и штампов.

3.9. Должностное лицо, ответственное за прием простых печатей и штампов, вышедших из употребления, вправе принимать следующие управленческие решения:

- организовывать заседания Экспертной комиссии по вопросу изъятия из обращения простых печатей и штампов;

- принимать простые печати и штампы только от структурных подразделений администрации городского округа Семеновский - пользователей простых печатей и штампов;

- составлять и подписывать акты об изъятии из обращения простых печатей и штампов и предоставлять их на утверждение председателю Экспертной комиссии.

В акте должны быть указаны:

- время и место уничтожения;

- состав комиссии;

- основание уничтожения простых печатей и штампов;

- наименование и оттиски уничтоженных простых печатей и штампов;

- способ уничтожения.

3.10. Контроль за изъятием из обращения (списанием) простых печатей и штампов включает в себя контроль за соблюдением процедуры, порядка и сроков их утилизации.

3.11. Акт об изъятии из обращения простых печатей и штампов подписывается и утверждается Экспертной комиссией. Копия акта, заверенного в установленном порядке, направляется в адрес структурного подразделения администрации городского округа Семеновский по его запросу.

3.12. В Журнал учета простых печатей и штампов вносится соответствующая запись.

3.13. Для обеспечения контроля за учетом простых печатей и штампов члены Экспертной комиссии администрации городского округа могут ежегодно проводить проверки. По результатам проверок составляется справка (акт), представляемая главе местного самоуправления для принятия мер по обеспечению надлежащего учета простых печатей и штампов.

Хранение простых печатей и штампов структурных подразделений администрации городского округа Семеновский

4.1. Простые печати и штампы хранятся в закрывающихся столах или сейфах, исключающих возможность доступа к ним посторонних лиц и предотвращающих их утрату.

4.2. Персональная ответственность за учет, хранение и надлежащее использование простых печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений администрации городского округа Семеновский.