Об утверждении Положения об архиве и экспертной комиссии



Российская Федерация

Новгородская область Валдайский район

Администрация Семёновщинского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 22.05.2020                                                                                     № 33

д. Семёновщина

Об утверждении Положения об архиве и экспертной комиссии

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Положение об архиве Администрации Семёновщинского сельского поселения.

2.Утвердить Положение об экспертной комиссии Администрации Семёновщинского сельского поселения.

3.Утвердить состав экспертной комиссии по оценке важности документов Администрации Семёновщинского сельского поселения.

4. Опубликовать настоящее постановление в информационном бюллетене «Семёновщинский вестник» и разместить на официальном сайте в сети «Интернет.

Глава сельского поселения                                                                                                   Е.В.Баранов

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Администрации

Семёновщинского сельского поселения

от 22.05.2020 № 33

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Администрации Семёновщинского сельского поселения

I .Общие положения

1. Положение об архиве Администрации Семёновщинского сельского поселения (далее - Положение) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018г № 42.

2. Положение распространяется на архив Администрации Семёновщинского сельского поселения, выступающим источником комплектования муниципального архива.

3. Архив Администрации Семёновщинского сельского поселения создан для осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации Семёновщинского сельского поселения и Совета депутатов Семёновщинского сельского поселения, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив.

4. Положение подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учётом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве Администрации Семёновщинского сельского поселения.

После согласования с экспертно-проверочной комиссии органа управления архивным делом Новгородской области (далее –ЭПК), положение утверждается Главой Семёновщинского сельского поселения.

5. Архив Администрации Семёновщинского сельского поселения в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), Областными законами «Об архивном деле в Новгородской области» от 21.03.2005 № 441-ОЗ, «О наделении органов местного самоуправления Новгородской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела» от 29.07.2013 № 299-ОЗ (в ред. Областного закона Новгородской области от 26.09.2014 N 620-ОЗ), «О разграничении собственности на архивные документы, хранящиеся в муниципальных архивах» от 07.12.2011 № 1143-ОЗ, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

II. Состав документов Архива организации

6. Архив Администрации Семёновщинского сельского поселения хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации Семёновщинского сельского поселения и Совета депутатов Семёновщинского сельского поселения;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фондов Администрации Семёновщинского сельского поселения – предшественников;

в) фонд пользования (архива);

г) справочно-поисковые средства к документам и учётные документы Архива Администрации Семёновщинского сельского поселения.

III. Задачи Архива

7. К задачам Архива Администрации Семёновщинского сельского поселения относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения.

7.2.Комплектование Архива Администрации Семёновщинского сельского поселения документами, образовавшимися в процессе деятельности Администрации Семёновщинского сельского поселения и Совета депутатов Семёновщинского сельского поселения.

7.3.Учёт документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации Семёновщинского сельского поселения.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации Семёновщинского сельского поселения.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов на постоянное хранение в муниципальный архив.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел, образовавшихся в процессе деятельности и своевременной передачей их в архив Администрации Семёновщинского сельского поселения.

IV. Функции Архива

8. Архив Администрации Семёновщинского сельского поселения осуществляет следующие функции:

8.1. Организует приём документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации Семёновщинского сельского поселения и Совета депутатов Семёновщинского сельского поселения, в соответствии с утверждённым графиком.

8.2. Ведёт учёт документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Администрации Семёновщинского сельского поселения.

8.3. Представляет в муниципальный архив учётные сведения об объёме и составе хранящихся в архиве Администрации Семёновщинского сельского поселения документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

8.4.Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Администрации Семёновщинского сельского поселения, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Администрации Семёновщинского сельского поселения и Совета депутатов Семёновщинского сельского поселения.

8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации Семёновщинского сельского поселения описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главы Семёновщинского сельского поселения и председателя Совета депутатов Семёновщинского сельского поселения описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Администрации Семёновщинского сельского поселения в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации Семёновщинского сельского поселения.

8.9. Информирует руководство и специалистов Администрации Семёновщинского сельского поселения о составе и содержании документов Архива Администрации Семёновщинского сельского поселения.

8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведёт учёт использования документов Архива Администрации Семёновщинского сельского поселения.

8.14.Создаёт фонд пользования Архива Администрации Семёновщинского сельского поселения и организует его использование.

8.15.Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива Администрации Семёновщинского сельского поселения.

8.16.Участвует в разработке документов Администрации Семёновщинского сельского поселения по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывает методическую помощь:

а) специалистам Администрации Семёновщинского сельского поселения в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) специалистам Администрации Семёновщинского сельского поселения в подготовке документов к передаче в Архив Администрации Семёновщинского сельского поселения.

V. Права Архива

9. Архив Администрации Семёновщинского сельского поселения имеет право:

а) представлять Главе Семёновщинского сельского поселения предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в Архиве Администрации Семёновщинского сельского поселения;

б) запрашивать у специалистов Администрации Семёновщинского сельского поселения сведения, необходимые для работы Архива Администрации Семёновщинского сельского поселения;

в) давать рекомендации специалистам Администрации Семёновщинского сельского поселения по вопросам, относящимся к компетенции Архива Администрации Семёновщинского сельского поселения;

г) информировать специалистов Администрации Семёновщинского сельского поселения о необходимости передачи документов в Архив Семёновщинского сельского поселения соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК.

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Администрации

Семёновщинского сельского поселения

22.05.2020 № 33

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии Администрации Семёновщинского сельского поселения

1. Общие положения

1. Положение об экспертной комиссии Администрации Семёновщинского сельского поселения разработано в соответствии с Примерным положением утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 года № 43.

2. Экспертная комиссия Администрации Семёновщинского сельского поселения (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности Администрации Семёновщинского сельского поселения и Совета депутатов Семёновщинского сельского поселения.

3. ЭК является совещательным органом при Главе Семёновщинского сельского поселения, действует на основании положения об ЭК, утверждённого Главой Администрации Семёновщинского сельского поселения.

Администрация Семёновщинского сельского поселения, выступающая источником комплектования муниципального архива, согласовывает Положение об ЭК с экспертно - проверочной комиссией органа управления архивным делом Новгородской области (далее - ЭПК).

4.Персональный состав ЭК определяется постановлением Администрации Семёновщинского сельского поселения.

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, члены комиссии. Председателем ЭК назначается заместитель Главы Администрации Семёновщинского сельского поселения.

5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, cт. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, областным законом «Об архивном деле в Новгородской области» от 21.03.2005 № 441-ОЗ, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.

2. Функции экспертной комиссии

6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности Администрации Семёновщинского сельского поселения и Совета депутатов Семёновщинского сельского поселения, для хранения и уничтожения.

6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) описей дел по личному составу;

в) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

г) номенклатуры дел Администрации Семёновщинского сельского поселения и Совета депутатов Семёновщинского сельского поселения;

д) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

е) актов об утрате документов;

ж) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

з) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности Администрации Семёновщинского сельского поселения и Совета депутатов Семёновщинского сельского поселения,

с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование экспертно-проверочной комиссии министерства культуры Новгородской области, а затем на утверждение Главы Семёновщинского сельского поселения;

и) проектов локальных нормативных актов и методических документов Администрации Семёновщинского сельского поселения и Совета депутатов Семёновщинского сельского поселения по делопроизводству и архивному делу.

6.3. Обеспечивает совместно со специалистами Администрации Семёновщинского сельского поселения, осуществляющими хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК Администрации Семёновщинского поселения описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

6.4. Обеспечивает совместно с архивом Администрации Семёновщинского сельского поселения представление на согласование ЭПК, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуры дел Администрации Семёновщинского сельского поселения и Совета депутатов Семёновщинского сельского поселения.

6.5. Обеспечивает совместно с архивом Администрации Семёновщинского сельского поселения представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

6.6. Совместно с архивом Администрации Семёновщинского сельского поселения организует для специалистов консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права экспертной комиссии

7. Экспертная комиссия имеет право:

7.1.Давать рекомендации специалистам Администрации Семёновщинского сельского поселения по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив Администрации Семёновщинского сельского поселения.

7.2. Запрашивать у Главы Семёновщинского сельского поселения, заместителя Главы администрации и специалистов Администрации:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

7.3. Заслушивать на своих заседаниях специалистов Администрации Семёновщинского сельского поселения о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив Администрации Семёновщинского сельского поселения, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей общественных и иных организаций.

7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

7.6. Информировать Главу Семёновщинского сельского поселения по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

IV. Организация работы ЭК

8. ЭК взаимодействует с ЭПК и муниципальным архивом.

9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на её заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины её состава.

11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашённые консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Администрации

Семёновщинского сельского поселения

от 22.05.2020 № 33

СОСТАВ

экспертной комиссии по оценке важности документов Администрации Семёновщинского сельского поселения.

Кожевникова Любовь Ильинична –              заместитель Главы Администрации Семёновщинского сельского поселения, председатель комиссии;

Шабанова Людмила Анатольевна -              главный специалист Администрации Семёновщинского сельского поселения, секретарь;

Члены комиссии:

Шабанова Юлия Андреевна –              специалист 1-й категории администрации сельского поселения;

Григорьева Людмила Николаевна –              депутат Семёновщинского сельского поселения;

Рыбкина Нина Владимировна –              депутат Семёновщинского сельского поселения.