О внесении изменений в постановление архивного департамента администрации области от 28.01.2016 № 2



Утратило силу постановлением департамента юстиции Владимирской области от 07.07.2020 № 16

АДМИНИСТРАЦИЯ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ

АРХИВНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

24.04.2017 № 6

О внесении изменений в постановление архивного департамента

администрации области от 28.01.2016 № 2

Во исполнение Федерального закона 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», в соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.02.2017 № 177 «Об утверждении общих требований к разработке и утверждению проверочных листов (списков контрольных вопросов)» постановляю:

1. Внести в приложение к постановлению архивного департамента администрации Владимирской области от 28.01.2016 № 2 «Об утверждении административного регламента исполнения архивным департаментом администрации Владимирской области государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Владимирской области» следующие изменения:

1.1. В подпункте 3.3.7 пункта 3.3 раздела III:

1.1.1. Первый абзац дополнить словами «(Приложения №№ 4,5)».

1.1.2. Дополнить пятым абзацем следующего содержания:

«Допускается оформление проверочных листов в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью лица, оформившего проверочный лист».

1.2. Дополнить приложениями № № 4, 5 в редакции согласно приложениям к настоящему постановлению №№ 1, 2 соответственно.

2. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Директор департамента

С.Н. Квасников

Приложение № 1

к постановлению

архивного департамента

администрации области

от 24.04.2017 № 6

«Приложение № 4

к постановлению

архивного департамента

администрации области

от 28.01.2016 № 2

Форма

Приложение к акту проверки от

«____»____________20___г. № ______

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ

(Список контрольных вопросов)

при осуществлении архивным департаментом администрации Владимирской области контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Владимирской области

в государственных и муниципальных архивах

(наименование органа государственного контроля)

(реквизиты правового акта об утверждении формы проверочного листа)

Наименование государственного, муниципального архивов

Место проведения плановой (внеплановой) проверки

Номер и дата приказа о проведении проверки

Учетный номер проверки и дата присвоения учетного номера проверки в едином реестре проверок

Предмет плановой проверки ограничен требованиями нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, указанных в п. 1.4 Административного регламента исполнения архивным департаментом администрации Владимирской области государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Владимирской области, утвержденного постановлением архивного департамента администрации Владимирской области от 28.01.2016 № 2

Нормативные требования к организации хранения, учета, комплектования и использования документов отражены в единых «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (далее – Правила).

Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении обязательных требований, составляющих предмет проверки

№ п/п

Контрольные вопросы

Реквизиты нормативных правовых актов (с указанием их структурных единиц), которыми установлены обязательные требования

Да/Нет

Имеется/не имеется

Соблюдается/не соблюдается

1

Наличие Устава органа местного самоуправления

П.16 ст. 15 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ

«Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»

2

Наличие Положения об архиве

П.п. 11,10 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

3

Проведение работы по фондированию в установленном порядке.

Правильность определения фондовой принадлежности документов.

Соблюдение порядка организации архивных документов в пределах архивного фонда

П.п. 2.4-2.9

Правил

4

Оснащение архивохранилищ, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охранной сигнализации, проведение опечатывания.

Оборудование дверей архивохранилищ и иных помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности

П.п. 2.11.2.2 Правил

5

В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%.

П.п. 2.11.2.3 Правил

6

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в папках, коробках, а также соблюдением установленного светового режима.

Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п.

П.п. 2.11.2.4 Правил

7

Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами и (или) деревянными, находящимися в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанными огнезащитными составами.

В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.

В архивохранилище без окон стеллажи

и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в архивохранилищах с соблюдением следующих норм:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см.

П.п. 2.11.3 Правил

8

Соблюдение цикличности проверок наличия и состояния документов.

Оформление результатов проверок

(лист и акт проверки наличия и состояния документов, при необходимости – акты о технической ошибке, обнаружении документов, о неисправимых повреждениях, внесении необходимой записи или проставления штампа в описи)

П.п. 2.11.5 – 2.11.8 Правил

9

Проведение дезинфекции, дезинсекции, дератизации, подшивки или переплета, реставрации документов

П.п. 2.11.9.1 Правил

10

Наличие карт-заместителей на местах выданных единиц хранения и описей дел, документов

П.п. 2.11.10 Правил

11

Наличие в выдаваемых делах листа-заверителя и листа использования документов

П.п. 2.11.10 Правил

12

Наличие и ведение книг выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи

П.п. 2.11.10.2 Правил

13

Наличие распорядительного документа, утверждающего списки источников комплектования архива

П.п. 4.2.2 Правил

14

Наличие договоров с негосударственными организациями, источниками комплектования архива

П.п. 4.2.2.1 Правил

15

Наличие и ведение наблюдательных дел на организации-источники комплектования архива

П.п. 4.2.3 Правил

16

Наличие учетно-справочных картотек и баз данных по источникам комплектования

П.п. 4.2.3 Правил

17

Наличие распорядительного документа о создании экспертной комиссии (ЭК) и утверждении положения о ней

П.п. 4.8 Правил

19

Соблюдение порядка приема архивных документов (в упорядоченном состоянии, по описям и актам приема-передачи).

П.п. 4.4 Правил

20

Соблюдение порядка приема архивных документов от ликвидированных организаций

П.п. 4.5 Правил

21

Соблюдение условий доступа и ограничений доступа к архивным документам

П.п. 5.1 Правил

22

Наличие системы научно-справочного аппарата (НСА) архива

П.п. 5.3 Правил

23

Проверка качества описания архивных документов и правильности оформления результатов

П.п. 5.4 Правил

24

Формы использования архивных документов

П.п. 5.7 Правил

25

Соблюдение порядка исполнения запросов пользователей

П.п. 5.8 Правил

26

Соблюдение сроков исполнения запросов пользователей

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

27

Правильность оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Соблюдение правил выдачи и конфиденциальности.

П.п. 5.9 -5.10 Правил

28

Соблюдение порядка возвращения подлинников архивных документов

П.п. 5.11 Правил

29

Для обслуживания пользователей в архивах действуют читальный зал, просмотровый зал, комната прослушивания фонодокументов со специальным оборудованием для работ с микрокопиями архивных документов, аудиовизуальными и электронными документами. При отсутствии специально выделенного помещения обслуживание пользователей производится в рабочей комнате архива под контролем сотрудника архива

П.п. 5.12 Правил

(должность, фамилия и инициалы должностного лица, проводящего плановую (внеплановую) проверку и заполняющего проверочный лист)

(фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии), должность руководителя, иного должностного лица (должностных лиц) или уполномоченного представителя государственного и муниципального архивов, присутствовавших при проведении мероприятий по проверке)

Подписи лиц, участвовавших в проверке:

(подпись)

(фамилия, инициалы)

(подпись)

(фамилия, инициалы)

Приложение № 2

к постановлению

архивного департамента

администрации области

от 24.04.2017 № 6

«Приложение № 5

к постановлению

архивного департамента

администрации области

от 28.01.2016 № 2

Форма

Приложение к акту проверки от

«____»____________20___г. № ______

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ

(Список контрольных вопросов)

при осуществлении архивным департаментом администрации Владимирской области контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Владимирской области

в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, индивидуальными предпринимателями

(наименование органа государственного контроля)

(реквизиты правового акта об утверждении формы проверочного листа)

Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя

Место проведения плановой (внеплановой) проверки

Номер и дата приказа о проведении проверки

Учетный номер проверки и дата присвоения учетного номера проверки в едином реестре проверок

Предмет плановой проверки ограничен требованиями нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, указанных в п. 1.4 Административного регламента исполнения архивным департаментом администрации Владимирской области государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Владимирской области, утвержденного постановлением архивного департамента администрации Владимирской области от 28.01.2016 № 2.

Нормативные требования к организации хранения, учета, комплектования и использования документов отражены в единых Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры РФ 31.03.2015 № 526

(далее – Правила).

Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении обязательных требований, составляющих предмет проверки

№ п/п

Контрольные вопросы

Реквизиты нормативных правовых актов (с указанием их структурных единиц), которыми установлены обязательные требования

Да/Нет

Информация отражена полностью/частично/не отражена

Имеется/не имеется

Соблюдается/не соблюдается/соблюдается частично

Не предусмотрено

1

Наличие документов, подтверждающих полномочия органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации в сфере архивного дела

П.19 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

2

Проведение работы по фондированию в установленном порядке.

Правильность определения фондовой принадлежности документов.

Соблюдение порядка организации архивных документов в пределах архивного фонда

П.п. 2.1-2.13 Правил

3

Недопустимость размещения архивохранилища в подвальных и чердачных помещениях здания организации, обеспечение его изолированности от других помещений

П.п. 2.16, 2.17 Правил

4

Архивохранилище (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками

П.п. 2.14, 2.20 Правил

5

Архивные документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.

Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

- расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;

- расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;

- расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см;

- расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.

П.п. 2.14, 2.21, 2.36 Правил

6

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в папках, коробках, а также соблюдением установленного светового режима.

П.п. 2.14, 2.24, 2.35 Правил

7

В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%.

П.п. 2.14, 2.25 Правил

8

Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Осуществляется дезинфекция, дезинсекция.

П.п. 2.14, 2.27, 2.28, 2.29 Правил

9

Осуществление мероприятий по проверке наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов

П.п. 2.39-2.44 Правил

10

Наличие и ведение книги выдачи дел.

Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела.

П.п. 2.45-2.48 Правил

11

Наличие документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов.

П.п. 2.49 Правил

12

Систематизация учетных документов в архиве

П.п. 3.1-3.14 Правил

13

Наличие распорядительного документа о создании комиссии для проведения экспертизы ценности документов и утверждении положения о ее деятельности

П.п. 4.7-4.8 Правил

14

Обеспечение порядка формирования и учета дел в делопроизводстве

П.п. 4.11-4.23

Правил

15

Соблюдение сроков временного хранения документов и графиков приема-передачи дел в архив

П.п. 4.33 -4.34 Правил

16

Составление описей дел по установленной форме в целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и учета и систематизации дел

П.п. 5.5 Правил

17

Архив организации должен вести учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов

П.п. 5.8 Правил

18

Архив организации должен рассматривать и исполнять запросы, поступившие в письменной форме

П.п. 5.10-5.11 Правил

19

Наличие актов приема-передачи документов на хранение

П.п. 6.8 Правил

20

Наличие актов приема-передачи документов, научно-справочного аппарата при смене руководителя архива (ответственного лица)

П.п. 7.1-7.2 Правил

(должность, фамилия и инициалы должностного лица, проводящего плановую (внеплановую) проверку и заполняющего проверочный лист)

(фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии), должность руководителя, иного должностного лица (должностных лиц) или уполномоченного представителя государственного и муниципального архивов, присутствовавших при проведении мероприятий по проверке)

Подписи лиц, участвовавших в проверке:

(подпись)

(фамилия, инициалы)

(подпись)

(фамилия, инициалы)