Об утверждении Порядка и схемы учета архивных документов в отделе по делам архивов администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район»



ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ПЕТРОВСК-ЗАБАЙКАЛЬСКОГО РАЙОНА

Документ подписан электронно-цифровой подписью:

Владелец: Горюнов Николай Валерьевич

Емейл: pochta@petrzab.e-zab.ru

Должность: Врио Главы района"Горбачевского ул.

Дата подписи: 27.05.2020 12:31:32

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА «ПЕТРОВСК-ЗАБАЙКАЛЬСКИЙ РАЙОН»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

25 мая 2020 года                                                                                                                                                          № 356

г. Петровск-Забайкальский

Об утверждении Порядка и схемы учета архивных документов в отделе по делам архивов администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район»

В соответствии со статьями 19, 21 Федерального Закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», пунктом 3.2.1. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 18 января 2007 года № 19, руководствуясь статьей 25 Устава муниципального района «Петровск-Забайкальский район», администрация муниципального района «Петровск-Забайкальский район» постановляет:

1. Утвердить и ввести в действие Порядок и схему учета архивных документов в отделе по делам архивов администрации муниципального района (прилагается).

2. Настоящее постановление опубликовать на информационном стенде муниципального района «Петровск-Забайкальский район» по адресу: Забайкальский край, г. Петровск-Забайкальский ул. Горбачевского 19, и обнародовать на официальном сайте органов местного самоуправления муниципального района «Петровск-Забайкальский район».

3. Настоящее постановление вступает в силу после официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Н.А.Бундаеву, управляющего делами администрации района.

Временно исполняющий обязанности главы муниципального района                            Н.В. Горюнов

УТВЕРЖДЕН постановлением администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район» от 25 мая 2020 года № 356

ПОРЯДОК

учета архивных документов администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район»

1. УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

Учет поступления в архив архивных документов осуществляется на основании:

- акта приема - передачи документов на хранение (приложение 1);

- акта приема на хранение документов личного происхождения.

Также документы могут ставиться на учет в результате:

- выверки учетных документов, по итогам которой могут быть выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся документов;

- проверки наличия и состояния документов, в ходе которой могут быть обнаружены неучтенные единицы хранения, единицы хранения за литерными номерами и т.д.;

- реставрации документов, после которой одно дело было разделено на несколько томов и др.;

- описания документов, переработки описей, в процессе которых возможно разделение, а также уточнение их фондообразователя и т.д.

Основанием для внесения изменений в учетные документы являются:

- акт о технических ошибках в учетных документах (приложение 2);

- акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д. (приложение 3);

- акт о разделении, включении в дело новых документов (приложение 4);

- акт описания документов, переработки описей (приложение 5).

Каждый впервые поступивший в архив фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция, записываются в список фондов. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи. Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия фондообразователя, крайних дат существования. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, звания; название архивного фонда семьи или рода - из фамилий инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий.

Ежегодно на 01.01. к списку фондов составляется итоговая запись о количестве фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве фондов, находящихся на хранении. Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения Департамента по делам архивов Забайкальского края.

Каждая впервые поступившая опись учитывается в реестре описей, каждой описи присваивается очередной порядковый номер, который ставится на обложке описи в верхнем левом углу. В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив описи: номер фонда, номер описи, название описи, количество описанных в ней дел. Ежегодно на 01.01. составляется итоговая запись о количестве описей, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве описей.

Опись дел - представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда. В описи дел, документов единицы хранения/единицы учета учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами. В конце описи дел во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения /единиц учета первый и последний номер ед.хр/ед.уч. оговариваются пропущенные и литерные номера, выбывшие единицы и основания их выбытия.

После каждого поступления архивных документов составляется новая итоговая запись к описи дел, которая подписывается составителем с указанием должности и даты составления. Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, кроме того к каждому последующему годовому разделу в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись. Каждая опись дел должны иметь лист - заверитель. Архив должен иметь 3 экземпляра описей дел, первый из которых является страховым.

Лист фонда составляется на каждый фонд при первом поступлении после записи в книгу поступлений и список фондов. Лист фонда - учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. Пересоставленный лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет. Хранятся в порядке номеров фондов в папке с клапанами, к каждой папке составляется лист - заверитель, в котором указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папке.

Листы учета аудиовизуальных документов составляются при нефондовой организации архивных документов раздельно на различные виды кинофотофоно и видеодокументов.

Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.

Все поступившие в архив документы, а также обнаруженные и неучтенные документы последовательно вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. В книге указываются основные данные о каждом поступлении документов: когда, от кого и на основании какого документа поступили, название фонда, хронологические рамки, объем, номер фонда по которому поступили документы. Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших за год архивных документов.

На каждый поступивший фонд заводится дело фонда, которому присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. В него включается историческая справка о фондообразователе и фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функции, структуре организации, акты передачи дел фонда на постоянное хранение, акты о выделении к уничтожению документов фонда и проверок наличия и состояния документов, акты о рассекречивании документов и др., рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей фонда, схемы систематизации его документов. Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. Акты нумеруются в деле фондов по видам актов в валовом порядке. На документы, входящие в дело фонда, составляется внутренняя опись, листы нумеруются. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

Паспорт архивохранилища составляется ежегодно каждым архивохранилищем и отражает сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архивохранилище документов, составе научно-справочного аппарата, количестве фондов, количестве дел, также включаются объемные показатели о документах на бумажной основе, кинофотофонодокументах. Паспорт составляется ежегодно на 01.01. наступающего года в двух экземплярах.

Данные о поступлении включаются в «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01» и БД «АФ». Учетные БД в архиве обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя.

2. УЧЕТ ВЫБЫТИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документы выбывают из архива на основании:

- акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- акта о неисправимых повреждениях документов;

- акта приема - передачи документов на хранение;

- акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акта возврата документов собственнику;

- акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

Документы могут быть сняты с учета также в результате:

- выверки учетных документов, по итогам которой могут быть выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся документов;

- проверки наличия и состояния документов, в ходе которой могут быть обнаружены пропущенные неучтенные номера и т.д.;

- описания документов, переработки описей, в процессе которых возможно объединение единиц хранения, а также уточнение их фондовой принадлежности и т.д.;

Основанием для внесения изменений в учетные документы являются:

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;

- акт об объединении дел, включении в дело новых документов;

- акт описания документов, переработки описей.

На основании перечисленных актов в соответствующей описи в графе «Примечание» против каждой выбывшей единицы хранения, единицы учета ставится штамп «Выбыло». В конце описи во всех экземплярах делается новая итоговая запись. При выбытии всех документов описи номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным, в реестре описей делается соответствующая отметка.

В листе фонда (листе учета) указывается в графе «Выбытие» акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи, в графе «Наличие» - количество документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.

В случае выбытия всего фонда в списке фондов в графе «Отметка о выбытии» указывается, куда выбыл фонд, и акт, на основании которого он выбыл. При передаче фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи, лист фонда и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива - сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

Выбытие документов фонда или всего фонда проводится по ф.11 «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов» и БД «Архивный фонд».

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к Порядку учета архивных документов администрации муниципального района

УТВЕРЖДАЮ

____________________________

/наим-е должности руководителя орг. -сдатчика/

__________________ ___________________

/подпись/ /расшифровка подписи/

_________________г.______

/дата/

УТВЕРЖДАЮ

Начальник отдела по делам архивов администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район»

/наим-е должности руководителя орг. -сдатчика/

__________________ ________________________ ___

/подпись/ /расшифровка подписи/

____________ г.______

/дата/

АКТ

_________ г. № _________

/дата/                             /номер/

приема-передачи архивных

документов по личному составу

Пункт ________ статьи _______Федерального закона «Об архивном деле в Российской________ Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ__________________

/основание передачи/

_____________________________________________________________________________

/название передаваемого фонда/

_________________________________________________________________________сдал,

/наименование организации-сдатчика/

Отдел по делам архивов администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район» ________________________________________________принял

/наименование организации-приемщика/

документы названного фонда:

№ №

п/п

Название,

номер описи

Количество экземпляров описи

Кол-во ед. хр.

Примечание

1

2

3

4

5

1.

Опись № ______дел постоянного хранения за __________годы.

2

2.

Опись № ______дел по личному составу за __________годы.

2

3.

Итого принято ____ (___________________________________________________) ед.хр.

Передачу произвели: (цифрами, прописью)

___________________ ______________ _______________

___________ г.

Прием произвели:

Архивист 2 категории ______________ Ф.И.О.

Фонду присвоен номер Р-_______________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 К Порядку учета архивных документов администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район»

Отдел по делам архивов администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район»

(наименование организации)

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

№

Начальник отдела по делам архивов администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район»

(наименование должности руководителя организации)

(место составления)

о технических ошибках в

учетных документах

(подпись)

(расшифровка подписи)

Фонд №

Дата

Название фонда

В ходе выполнения обнаружены технические

ошибки в записях

Название документа

Существующая запись

Следует записать

1

2

3

В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на ед. хр.

(цифрами и прописью)

Примечания:

(должность)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Дата

Изменения внесены в учетные документы.

Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)

(подпись)

(расшифровка подписи)

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3 к Порядку учета архивных документов администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район»

Отдел по делам архивов администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район»

(название архива)

АКТ

___________ № ___________

(дата)                     (номер)

об обнаружении архивных документов

УТВЕРЖДАЮ

Начальник отдела по делам архивов администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район»

Подпись Расшифровка подписи

Дата

В ходе ___________________________________________________________ было

(вид работы)

обнаружено ___________________________________________________________

(в фонде, хранилище,

______________________________________________________________________

рабочем помещении)

№

п/п

Заголовок ед. хр.

Шифр (если есть)

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

К какому фонду относится (новый шифр)

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

Итого обнаружено ________________________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4 к Порядку учета архивных документов администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район»

Отдел по делам архивов администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район»

(название архива)

АКТ                                                         УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________                             Начальник _________________________

(дата)                                          (номер)                                                         (название архива)

о разделении, объединении дел,              Подпись Расшифровка подписи

включении в дело новых архивных

документов                                                         Дата

(нужное подчеркнуть)

Фонд № ____________________

Название фонда _______________________________________________________

______________________________________________________________________

В ходе _______________________________________________________________

(указать вид работы)

______________________________________________________________________

произведено разделение, объединение дел, включение в дела новых архивных

документов ___________________________________________________________

______________________________________________________________________

№ п/п

Номер описи

Номер дела

Заголовок дела

Количество листов

Новые шифры дела

Новое количество листов

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

В результате количество дел фонда увеличилось (уменьшилось) на ____________

_____________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ № 5 к Порядку учета архивных документов администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район»

Отдел по делам архивов администрации муниципального района «Петровск-Забайкальский район»

(название архива)

АКТ                                                                       УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________                                           Начальник_________________________

(дата)                                                                                                                 (название архива)

описания архивных документов,                            Подпись Расшифровка подписи

переработки описей

(нужное подчеркнуть)                                                         Дата

Фонд № ______________________________________________________________

(название фонда)

______________________________________________________________________

По состоянию на __________________ в фонде № ________________ по учетным

(дата начала работы)

данным числилось ______________ описей, ___________ ед. хр., ___________ архивных документов, ________________ листов россыпи за _______________ годы.

Для работы получено: по описи № __________________________________ ед. хр.

неописанных ________ ед. хр., ________ архивных документов, _________листов.

В результате ____________________________ произошли следующие изменения:

(наименование работы)

- выделено не подлежащих хранению ____________________ ед. хр. (док-ов, лл.)

- возвращено собственнику _____________________________ ед. хр. (док-ов, лл.)

- передано в научно-справочную библиотеку ______________ ед. хр.

- передано в другие фонды архива ______________________ ед. хр. (док-ов, лл.)

- передано в другие архивы ____________________________ ед. хр. (док-ов, лл.)

- объединено с другими ед. хр. __________________________ ед. хр.

- сформировано из россыпи __________________________ __ ед. хр.

- поступило из других фондов ___________________________ ед. хр. (док-ов, лл.)

- включена пересоставленная опись _____________________ ед. хр.

- ____________________________________________________________________

- ____________________________________________________________________

- ____________________________________________________________________

Вновь составлены описи № ___________________ на __________________ ед.хр.

______________________________________________________________________

По состоянию на ___________________________ в фонде № _________________

(дата завершения работы)

числится ______________ описей, ______________ ед. хр. за ____________ годы.

Проведены следующие виды работ: _______________________________________

______________________________________________________________________

(перечисляются проделанные виды работ)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Составлено для именного каталога _______________________________ описаний

для систематического каталога ________________________ описаний

К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: ______________

______________________________________________________________________

(перечислить какой именно)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Работу выполнили:

Наименование должностей работников Подписи Расшифровка подписей

Работу принял:

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Описания для БД/каталога принял:

(нужное подчеркнуть)

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Документы фонда и справочный аппарат принял

Хранитель фондов _____________________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Министерства культуры Забайкальского края

от ______________ № ______________