Об утверждении административного регламента по исполнению государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Рязанской области"



ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

25.08.2009г. № 1

Об утверждении административного регламента по исполнению государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Рязанской области»

<Акт утратил силу: постановление главного архивного управления Рязанской области от 29.12.2014 г. № 6; нгр:RU62000201401075>

<Изменения: постановление главного архивного управления Рязанской области от 28.08.2014 № 3; нгр: RU62000201400601>

В целях реализации Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006-2010 годах, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 года № 1789-р, в соответствии с постановлением Правительства Рязанской области от 13.01.2009 № 1, главное архивное управление Рязанской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1)Утвердить административный регламент по исполнению государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Рязанской области» согласно приложению.

2)Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Заместитель начальника Т.Д. Бабкина

<Приложение в редакции постановления главного архивного управления Рязанской области от 28.08.2014 № 3; нгр: RU62000201400601>

Приложениек

к постановлению

главного архивного управления

Рязанской области

от 25.08.2009 № 1

Административный регламент

по исполнению государственной функции "Ведение

государственного учета документов архивного

фонда Рязанской области"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент главного архивного управления Рязанской области (далее - Главное управление) по исполнению государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Рязанской области" определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Главного управления, порядок взаимодействия между Федеральным архивным агентством (Росархив), органами управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области, Государственным учреждением Рязанской области "Государственный архив Рязанской области" (ГУ РО "ГАРО") в области архивного дела при осуществлении полномочий по ведению государственного учета документов Архивного фонда Рязанской области.

1.2. В настоящем административном регламенте применяются следующие основные понятия:

- архивное дело в Российской Федерации (далее - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

- документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

- архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

- Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

- Архивный фонд Рязанской области - является составной частью Архивного фонда Российской Федерации;

- учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

- государственный учет документов Архивного фонда Рязанской области - система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе субъекта Российской Федерации, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом субъекта Российской Федерации сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения;

- документы государственного учета: паспорт архива на 1 января года, следующего за отчетным; карточка фонда; сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января года, следующего за отчетным; сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря текущего года, (Приложения № 1 - 4);

- орган управления архивным делом муниципального района - структурное подразделение администрации муниципального района (архивный отдел, муниципальный архив, сектор архива), осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Рязанской области, а также других архивных документов.

1.3. Исполнение государственной функции "Ведение государственного учета документов Архивного фонда Рязанской области" осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст. 4169);

Положением о главном архивном управлении Рязанской области, утвержденным Постановлением Правительства Рязанской области от 11.06.2008 № 104, раздел III, п. 1, пдр. 10 (газета "Рязанские ведомости", выпуск № 111 (3146) от 21.06.2008, стр. 5);

Приказом Государственной архивной службы России от 11.03.1997 № 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный № 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 29, 18.07.2005).

1.4. Результатом выполнения данной государственной функции является составление сводных учетных документов:

- сводный "Паспорт муниципальных архивов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" по состоянию на 1 января ____ года";

- фондовый каталог;

- сводные "Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов Рязанской области на 1 декабря ____ года".

Сводные учетные документы составляются для установления количества дел, подлежащих постоянному хранению в государственном, муниципальных, ведомственных архивах области, с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью, планирования и проведения мероприятий для улучшения условий их хранения.

1.5. Для ведения государственного учета документов Архивного фонда Рязанской области органы управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" ежегодно представляют в Главное управление документы государственного учета.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении

государственной функции

2.1.1. Местонахождение главного архивного управления Рязанской области и его почтовый адрес: 390027, г. Рязань, ул. Лермонтова, д. 9а.

Электронный адрес Главного управления: auro@list.ru.

Телефоны специалистов Главного управления: (4912) 45-02-08, (4912) 45-31-18, (4912) 45-31-08.

Факс: (4912) 45-02-08, (4912) 45-31-18.

2.1.2. График работы специалистов Главного управления:

понедельник - четверг с 9.00 до 18.00;

пятница с 9.00 до 17.00;

обеденный перерыв с 13.00 до 14.00;

суббота, воскресенье - выходные дни.

2.1.3. Консультации по процедуре исполнения государственной функции проводятся специалистами Главного управления:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении.

2.1.4. При ответах на телефонные звонки специалист Главного управления подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам.

2.1.5. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Главного управления).

2.1.6. При консультировании посредством личного обращения сотрудник Главного управления обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Главного управления.

2.1.7. При письменном обращении разъяснение предоставляется сотрудниками Главного управления в течение 10 (десяти) дней со дня регистрации обращения.

2.1.8. При поступлении обращения по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес отправителя в срок, не превышающий 5 (пяти) дней со дня поступления обращения.

2.2. Условия и сроки исполнения государственной функции

2.2.1. Срок представления результатов исполнения государственной функции (сводный паспорт муниципальных архивов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" на 1 января следующего за отчетным года, сводные сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов и ГУ РО "ГАРО", фондовый каталог) изложен в Регламенте государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, а также в приказе Росархива от 12.10.2006 № 59 "Об утверждении и введении в действие статистической формы планово-отчетной документации архивных учреждений "Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20.. год". В соответствии с данным приказом срок представления - 15 февраля года, последующего за отчетным.

2.2.2. Данная государственная функция исполняется в течение 2 месяцев со дня поступления соответствующих документов в Главное управление.

2.2.3. Органы управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" ежегодно представляют в Главное управление вместе с планово-отчетной документацией следующие документы:

- паспорт архива на 1 января года, следующего за отчетным;

- карточки фондов;

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января года, следующего за отчетным;

- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов на 1 декабря текущего года.

2.2.4. Результатом представления органами управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" перечисленных выше документов являются:

- составление сводного паспорта муниципальных архивов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным;

- внесение изменений в фондовый каталог;

- составление сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов и ГУ РО "ГАРО".

2.2.5. Критерии принятия решения об отказе в рассмотрении документов следующие:

- представление неполного комплекта документов, перечисленных в п. 2.2.3;

- несоблюдение форм документов, указанных в приложениях № 1 - 4 Регламента.

2.2.6. Об отказе в рассмотрении документов специалисты Главного управления информируют органы управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" письменно в течение 5 (пяти) рабочих дней со дня регистрации.

2.3. Требования к местам исполнения государственной функции

2.3.1. Организация приема по проведению консультаций по выполнению государственной функции осуществляется специалистами Главного управления на рабочих местах в соответствии с графиком работы Главного управления (п. 2.1.2).

2.3.2. В день назначенной встречи специалист Главного управления обязан лично встретить заинтересованное лицо и проводить его к своему рабочему месту.

3. Административные процедуры

Реализация государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Рязанской области включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация учетных документов;

- анализ учетных документов;

- составление сводных учетных документов;

- регистрация и отправка сводных учетных документов в Росархив.

3.1. Регистрация учетных документов

Основанием для начала административного действия являются поступившие в Главное управление документы.

3.1.1. Представленные органами управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" учетные документы регистрируются специалистом Главного управления, выполняющим данную работу в соответствии со своим должностным регламентом. Документы регистрируются в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ) в день поступления. Одновременно проводится проверка правильности вложения документов в конверты в соответствии с п. 2.2.3.

3.1.2. В случае обнаружения расхождений в известность ставится специалист Главного управления, курирующий в соответствии с должностным регламентом данный орган управления архивным делом муниципального района и ГУ РО "ГАРО" (далее - ответственный исполнитель). В течение 1 (одного) рабочего дня ответственным исполнителем составляется письменный запрос в орган управления архивным делом муниципального района о необходимости представления недостающих документов. Запрос, подписанный ответственным исполнителем, передается на регистрацию и отправку.

3.1.3. Зарегистрированные учетные документы представляются в день регистрации ответственному исполнителю для последующего рассмотрения и анализа.

3.2. Анализ учетных документов

Основанием для начала административного действия является присвоение документам регистрационного номера.

3.2.1. Анализ учетных документов, представленных органами управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области, осуществляется в течение 5 (пяти) рабочих дней путем сверки цифровых данных сведений об изменениях в составе и объеме фондов, карточек фондов и паспорта архива, сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования и карточек по учету фондов в организациях.

3.2.2. Анализ учетных документов, представленных ГУ РО "ГАРО", осуществляется ответственным исполнителем в течение 7 (семи) рабочих дней путем сверки цифровых данных сведений об изменениях в составе и объеме фондов, карточек фондов и паспорта ГУ РО "ГАРО".

3.2.3. В случае обнаружения расхождений в учетных документах в течение 1 (одного) рабочего дня ответственный исполнитель составляет заключение о состоянии представленных учетных документов в органе управления архивным делом муниципального района Рязанской области и передает его на регистрацию и отправку специалисту, ответственному за регистрацию и отправку документов.

Заключение по учетным документам ГУ РО "ГАРО" после регистрации передается непосредственно директору ГУ РО "ГАРО".

3.2.4. Орган управления архивным делом муниципального района и ГУ РО "ГАРО" устраняют выявленные в учетных документах расхождения в течение 7 (семи) рабочих дней со дня получения заключения и представляют в Главное управление уточненные учетные документы.

3.3. Составление сводных учетных документов

Основанием для начала административного действия является проведенный анализ учетных документов.

3.3.1. Прошедшие анализ учетные документы передаются специалистам Главного управления, отвечающим по своим должностным регламентам за ведение различных видов сводных учетных документов.

3.3.2. Специалист Главного управления, отвечающий за ведение фондового каталога, в течение 20 (двадцати) рабочих дней вносит изменения в карточки фондов на основании сведений об изменениях в составе и объеме фондов, представленных ответственными исполнителями.

3.3.3. Заместитель начальника Главного управления, отвечающий за составление сводного паспорта по муниципальным архивам Рязанской области, на основании паспортов муниципальных архивов Рязанской области в течение 2 (двух) рабочих дней составляет сводный паспорт муниципальных архивов Рязанской области по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным.

3.3.4. Ответственный исполнитель представляет уточненные сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования специалисту Главного управления, отвечающему за составление сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования. Сводные сведения составляются в течение 7 (семи) рабочих дней и передаются заместителю начальника Главного управления.

3.3.5. Заместитель начальника Главного управления в течение 1 (одного) рабочего дня проверяет правильность составления сводных сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования и вместе со сводным паспортом муниципальных архивов Рязанской области и паспортом ГУ РО "ГАРО" передает их на подпись начальнику Главного управления.

3.4. Регистрация и отправка сводных

учетных документов в Росархив

Основанием для начала административного действия является подписание сводных учетных документов начальником Главного управления.

3.4.1. Подписанные начальником Главного управления сводные учетные документы в тот же день передаются на регистрацию и отправку.

3.4.2. Регистрация и отправка исходящих документов проводится специалистом Главного управления, отвечающим по своему должностному регламенту за регистрацию и отправку документов, в течение 2 (двух) рабочих дней. Исходящие документы регистрируются в журнале РКФ.

4. Порядок и формы контроля за исполнением

государственной функции

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по осуществлению государственной функции, и принятием решений специалистами осуществляется начальником и заместителем начальника Главного управления.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается начальником Главного управления.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами Главного управления положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании годового плана работы) и внеплановый характер.

4.3. Главное управление осуществляет текущий контроль за своевременностью, полнотой и качеством представления учетных документов органами управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО".

4.4. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции формируется комиссия, в состав которой включаются ответственные работники Главного управления.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.5. За нарушение требований настоящего административного регламента государственные гражданские служащие Главного управления привлекаются к дисциплинарной ответственности.

5. Порядок обжалования действий при

исполнении государственной функции

5.1. Органы управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области и ГУ РО "ГАРО" (далее - заявитель) имеют право обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента.

5.2. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Главного управления могут быть обжалованы:

- начальнику Главного управления;

- в Правительство Рязанской области;

- в Росархив;

- в судебном порядке.

5.3. Жалоба на действия (бездействие) уполномоченного должностного лица Главного управления может подаваться в письменной форме, в форме электронного документа, а также в устной форме и должна содержать:

- наименование государственного органа, в который направляется жалоба;

- наименование должности, фамилию, имя и отчество уполномоченного должностного лица, действия (бездействие) которого обжалуются;

- фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, подающего жалобу, почтовый адрес для направления ответа;

- подпись заявителя и дату;

- существо обжалуемого действия (бездействия).

<Пункт 5.3 в новой редакции: постановление главного архивного управления Рязанской области от 28.08.2014 № 3; нгр: RU62000201400601>

5.4. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.5. Письменная жалоба, поступившая в Главное управление, является основанием для начала процедуры досудебного обжалования. Жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

В исключительных случаях начальник Главного управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

5.6. Начальник Главного управления:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

5.7. По результатам рассмотрения жалобы начальник Главного управления принимает решение об удовлетворении требований заявителя и о признании неправомерным действия (бездействия) должностного лица Главного управления лица либо об отказе в удовлетворении жалобы.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.

5.8. Жалоба заявителя не рассматривается в следующих случаях:

- отсутствие сведений об обжалуемых действиях (бездействии) и решении (в чем выразилось, кем принято), о фамилии заявителя, почтовом адресе или адресе электронной почты, по которому должен быть направлен ответ;

- отсутствие подписи заявителя;

- если предметом жалобы является решение, принятое в судебном порядке;

- содержание нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу работника Главного управления, а также членов его семьи;

- текст письменной жалобы не поддается прочтению;

- если в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом не приводятся новые доводы и обстоятельства.

Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется заявителю не позднее 20 дней с момента ее регистрации.

5.9. Заявитель вправе в порядке, установленном законодательством о гражданском судопроизводстве, обратиться в суд за защитой нарушенных или оспариваемых прав и законных интересов, связанных с действиями (бездействием) должностных лиц Главного управления при исполнении ими требований настоящего административного регламента.

Порядок подачи, порядок рассмотрения и порядок разрешения жалоб, направляемых в суды, определяются законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.

Приложение 1

к административному регламенту

по исполнению государственной функции

"Ведение государственного учета

документов Архивного фонда

Рязанской области"

________________________________

Наименование и адрес получателя

Кем представляется ____________________________________

ПАСПОРТ

_____________________ архива на 1 января 200_ года

1. Состав и объем архивных документов

Показатели

Код
   строки

Коли-
   чество
   фондов

Количество ед.   хр.

Кол-во
   ед. хр.,
   принятых на
   временное
   хранение

Всего

В том числе

вне-
   сенных
   в описи

секрет-
   ных

учтенных
   особо
   ценных

А

Б

1

2

3

4

5

6

Документына
   бумажной основе.
   Всего:

101

втомчисле:
   Управленческая
   документация

102

Документы
   личного
   происхождения

103

х

НТД

104

Документы по л/с

105

х

Кинодокументы

106

Фотодокументы

107

Фонодокументы

108

Видеофонограммы

109

МЧД

110

Микроформына
   правах
   подлинников

111

х

Итого:

112

Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке

Показатели

Код
   строки

Количество ед.   учета

Всего

в том числе
   внесенных в описи

А

Б

2

3

Кинодокументы

106

Фонодокументы

108

Видеофонограммы

109

МЧД

110

Микроформы на   правах подлинников (кадров)

111

Документыл/п,невнесенныевописи
   (документов)

103

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

Показатели

Код
   строки

Количество ед. хр.

Объем страхового   фонда

скопиро-
   ванных для
   страхового
   фонда

имеющих
   фонд
   пользо-
   вания

кол-во
   кадров
   негатива

кол-во ед. хр.
   страхового
   фонда

А

Б

1

2

3

4

Документынабумажной
   основе. Всего:

201

втомчисле:
   Управленческая
   документация

202

Документы   личного
   происхождения

203

НТД

204

Документы по   л/с

205

х

х

х

Кинодокументы

206

х

Фотодокументы

207

х

Фонодокументы

208

х

Видеофонограммы

209

х

МЧД

210

х

Микроформынаправах
   подлинников

211

Итого:

212

3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам

3.1. Описи. Каталоги. Базы данных:

Показатели

Код
   строки

Кол-во описей
   (книг учета и
   описания)

Закаталогизировано

Создано баз
   данных о
   составе и
   содержании
   документов

Всего

Из них в
   полном
   комплекте

Кол-во
   фондов

Кол-во
   ед.
   хр.

Кол-во
   составленных
   карточек

Кол-во
   БД

Информ.
   объем
   (в
   Мбайт)

ед.
   учета

всего

из них
   включен.
   в
   каталоги

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

Документына
   бумажной
   основе. Всего:

301

втомчисле:
   Управленческая
   документация

302

Документы
   личного
   происхождения

303

НТД

304

Документыпо
   л/с

305

Кинодокументы

306

Фотодокументы

307

Фонодокументы

308

Видеофонограммы

309

МЧД

310

Микроформына
   правах
   подлинников

311

Итого:

312

3.2. Справочно-информационные издания:

Показатели

Код строки

Количество

А

Б

1

Изданные   справочники. Всего:

314

в т.ч.:   Путеводители, краткие справочники по фондам

315

Других типов

316

По   административному делению

317

По истории   учреждений

318

4. Состав и объем научно-справочной библиотеки

Показатели

Код строки

Количество

А

Б

1

Книги и   брошюры

401

Газеты

402

Журналы

403

Др. виды печатной   продукции

404

5. Условия хранения документов

Показатели

Код строки

Количество

А

Б

1

Здания (помещения)   архива. Всего:

501

в т.ч.:   специальные

502

приспособленные

503

Протяженность   стеллажных полок (в пог. м). Всего:

504

в т.ч.:   металлических

505

деревянных

506

смешанных

507

Степень   загруженности (в %)

508

Оснащенность   зданий сигнализацией (в %): охранная

509

пожарная

510

Закартонировано   ед. хр.

511

Руководитель ______________________________________________________________

подпись расшифровка подписи

__________ дата ___________________

___________________________________

фамилия и телефон исполнителя

Приложение 2

к административному регламенту

по исполнению государственной функции

"Ведение государственного учета

документов Архивного фонда

Рязанской области"

КАРТОЧКА ФОНДА

Дата первого
   поступления
   фонда

Дата получения
   карточки фонда

Место хранения   фондов

№ фонда

категория

форма   собственности

срокхранения
   (толькодля
   негосударственной
   частиАрхивного
   фонда

Крайние даты
   каждого
   названия фонда

Название   фонда

Объем фонда на
   1 января

годы

кол-во ед. хр.   (документов)

крайние даты

в т.ч. неописанных   ед. хр.

имеющих страховые   копии

Размер А5

Приложение 3

к административному регламенту

по исполнению государственной функции

"Ведение государственного учета

документов Архивного фонда

Рязанской области"

СВЕДЕНИЯ

об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.... г.

№№

№
   фонда

Категория
   фонда

Название
   фонда

Поступило

Выбыло

Общее количество
   ед. хр. в фонде на
   01.01.... г.

Имеющие
   страховые
   копии
   ед. хр.

Приме-
   чание

Название
   описи,
   аннотация
   док-ов

Название
   описи,
   аннотация
   док-тов

Внесенных
   в опись
   ед. хр.

Не
   описанных
   ед. хр.

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Итого: за ____ год поступило _________ фондов, _________ ед. хр.

выбыло __________ фондов, ___________ ед. хр.

созданы страховые копии на ___________ ед. хр.

На 01.01.... г. в архиве по списку фондов числится с № ... по № ... номеров

фондов,

в том числе: номеров, числящихся в наличии ______ фондов _____ ед. хр.,

номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и

номер занимать нельзя) ________, утраченных _____________ фондов, свободных

номеров ________________.

Директор, начальник органа управления

архивным делом муниципального района ____________ _____________________

Дата (подпись) (расшифровка подписи)

Приложение 4

к административному регламенту

по исполнению государственной функции

"Ведение государственного учета

документов Архивного фонда

Рязанской области"

Кому представляется ______________________________________________

наименование и адрес получателя

Кем представляется _______________________________________________

наименование и адрес отчитывающейся организации

СВЕДЕНИЯ

о состоянии хранения документов в организациях - источниках

комплектования государственных, районных, городских архивов

___________________________________________________ области

на 1 декабря __________ года

1. Сведения об организациях, передавших в государственные, районные, городские архивы управленческую документацию

Показатели

Код
   строки

Всего

Из них имеют

согласованные с
   архивным
   учреждением

Помеще-
   ния для
   хранения
   док-ов

Штатных
   работ-
   ников

Полностью
   подготовили
   документы к
   передаче на
   постоянное
   хранение
   (утвердили
   описи на
   ЭПК
   архивного
   упр-ия)

номенк-
   латуры
   дел

инструк-
   ции по
   дело-
   произ-
   водству

А

Б

1

2

3

4

5

6

Общееколичество
   организаций

101

Количество
   негосударственных
   организаций

102

Количество
   организаций
   профиля
   комплектования
   госархивов
   (всего)

103

Количество
   негосударственных
   организаций
   профиля
   комплектования
   госархивов

104

Количество
   организаций
   профиля
   комплектования
   районных,
   городских архивов
   (всего)

105

Количество
   негосударственных
   организаций
   профиля
   комплектования
   районных,
   городских архивов

106

Количество
   объединенных
   ведомственных
   архивов

107

Количество
   архивовпо
   личномусоставу
   при
   администрациях

108

2. Сведения об управленческой документации

Показатели

Код
   строки

Документы   постоянного срока хранения

Документы по
   личному составу

Обра-
   зуется
   в год
   постоян-
   ного
   хране-
   ния

Всего
   единиц
   хранен.

Крайние даты

Из них
   внесены
   в описи,
   утверж-
   денные
   ЭПК арх.
   упр-ия

Крайние даты

Хранится
   сверх
   установ-
   ленного
   срока

началь-
   ная

конеч-
   ная

началь-
   ная

конеч-
   ная

всего
   хране-
   ния

из них
   внесено
   в описи,
   согласо-
   ванные
   ЭПК

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Вовсех
   организациях

201

В
   негосударственных
   организациях

202

Ворганизациях
   профиля
   комплектования
   госархивов
   (всего)

203

В
   негосударственных
   организациях
   профиля
   комплектования
   госархивов

204

Ворганизациях
   профиля
   комплектования
   районных,
   городских архивов

205

В
   негосударственных
   организациях
   профиля
   комплектования
   районных,
   городских архивов

206

Вобъединенных
   ведомственных
   архивах

207

Вархивах
   документовпо
   личномусоставу
   при
   администрациях

208

3. Сведения об организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов научно-технической документацией

Показатели

Код
   строки

Количество
   организаций

Количество единиц   хранения (томов, папок)

Всего

Имеющих
   поме-
   щения
   для
   хране-
   ния
   доку-
   ментов

Имеющих
   штатных
   работ-
   ников

Всего

Крайние даты

Из них
   внесено
   в опись,
   утверж-
   денные
   ЭПК

Крайние даты

Хранится
   сверх
   установ-
   ленного
   срока

началь-
   ная

конеч-
   ная

началь-
   ная

конеч-
   ная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Организации

301

Втомчисле
   негосударственные
   организации

302

4. Сведения о кинофотодокументах

Виды организаций

Код
   строки

Количество
   организаций, состоящих
   на учете архивных
   учреждений

Количество единиц   хранения

Всего

Из них имеют

Всего

Крайние даты

Из них внесено   в
   описи, утвержденные
   ЭПК архивного
   управления

Хра-
   нится
   сверх
   установ-
   ленного
   срока

помеще-
   ния для
   хранения
   док-ов

штатных
   работ-
   ников

началь-
   ная

конеч-
   ная

всего

крайние даты

началь-
   ная

конеч-
   ная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Организации,
   хранящие
   кинодокументы
   (всего)

401

Вт.ч.
   негосударственные
   организации,
   хранящие
   кинодокументы

402

Организации,
   хранящие
   фотодокументы
   (всего)

403

Вт.ч.
   негосударственные
   организации,
   хранящие
   фотодокументы

404

Организации,
   хранящие
   фонодокументы
   (всего)

405

Вт.ч.
   негосударственные
   организации,
   хранящие
   фонодокументы

406

Организации,
   хранящие
   видеозаписи
   (всего)

407

Вт.ч.
   негосударственные
   организации,
   хранящие
   видеозаписи

408

5. Сведения об организациях, хранящих документы отраслевых фондов

Показатели

Код
   строки

Всего
   единиц
   хранения

Количество единиц   хранения

Крайние даты

Из них
   внесено
   в описи,
   книги
   учета и
   описания

Крайние даты

началь-
   ная

конеч-
   ная

началь-
   ная

конеч-
   ная

А

Б

1

2

3

4

5

6

Научно-техническая
   документация

502

Кинодокументы

503

Фотодокументы

504

Фонодокументы

505

Видеозаписи

506

Документына
   машинных носителях

507

Код
   строки

Количество   организаций

Всего

Из них имеют

помещения для   хранения документов

штатных   работников

А

1

2

3

501

______________ 200_ года ___________________________

(подпись руководителя)

исполнитель

Приложение 5

к административному регламенту

по исполнению государственной функции

"Ведение государственного учета

документов Архивного фонда

Рязанской области"

БЛОК-СХЕМА

последовательности действий при исполнении

государственной функции "Ведение государственного учета

документов Архивного фонда Рязанской области"

УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ

--------¬

¦       ¦ Внешний документ

L-------/

_______

/       \

¦       ¦  Начало или завершение государственной функции

\_______/

--------¬

¦       ¦  Операция, действие, мероприятие

L--------

   /\

  /  \     Ситуация выбора, принятия решения

  \  /

   \/

БЛОК-СХЕМА

------------¬                 ---------------------------------¬

¦ГУРО "ГАРО"¦                 ¦Органы управления архивным делом¦

L----------T-                 ¦     муниципальных районов      ¦

           ¦                  L-T-------------------------------

           \/                   \/

         ---------------------------¬

         ¦    Учетные документы     ¦

         L------------T-------------/

                      ¦

                      \/

          ---------------------------

         /  Начало осуществления     \

         ¦  государственной функции. ¦

         ¦  В Главное управление     ¦

         ¦поступили учетные документы¦

         \___________________________/

                       ¦

                       \/

         ----------------------------¬

         ¦     Регистрация учетных   ¦

         ¦    документов и проверка  ¦

         ¦ комплектности и соблюдения¦

         ¦     форм представленных   ¦

         ¦         документов        ¦

         L-------------T--------------

                       \/

                      / \

                   /       \

         Нет     /Препятствия \      Да

      ---------/ для регистрации\----------¬

      \/      \учетных документов/         \/

---------------¬\  отсутствуют /   -----------------¬

¦ Заключение о ¦  \          /     ¦Передача учетных¦

¦несоответствии¦    \      /       ¦   документов   ¦

¦   учетных    ¦      \  /         ¦ ответственному ¦

¦ документов   ¦                   ¦   исполнителю  ¦

L---------------                   L-------T---------

                          ------------------

                          \/

    --------------------------------------------¬

    ¦Анализ учетных документов, принятие решения¦

    ¦      о рассмотрении учетных документов    ¦

    L-----------------T--------------------------

                      \/

                      / \

                   /       \

         Нет     /Препятствия \    Да

      ---------/для рассмотрения\----------¬

      \/      \учетных документов/         ¦

---------------¬\  отсутствуют /           ¦

¦ Заключение о ¦  \          /             ¦

¦расхождениях в¦    \      /               ¦

¦   учетных    ¦      \  /                 ¦

¦ документах   ¦                           ¦

L---------------                           ¦

        -------------------T-------------T--

        \/                 \/            \/

-----------------¬ ------------------¬ -------------------¬

¦Передача учетных¦ ¦Передача учетных ¦ ¦ Передача учетных ¦

¦ документов для ¦ ¦ документов для  ¦ ¦  документов для  ¦

¦   составления  ¦ ¦   составления   ¦ ¦внесения изменений¦

¦сводных сведений¦ ¦сводного паспорта¦ ¦в фондовый каталог¦

L-------T--------- L--------T--------- L--------T----------

        \/                  \/                  \/

-----------------¬ ----------------¬  ---------------------¬

¦   Специалист   ¦ ¦   Специалист  ¦  ¦ Специалист Главного¦

¦    Главного    ¦ ¦    Главного   ¦  ¦ управления вносит  ¦

¦   управления   ¦ ¦   управления  ¦<-+изменения в фондовый¦

¦   составляет   ¦ ¦   составляет  ¦  ¦       каталог      ¦

¦сводные сведения¦ ¦сводный паспорт¦  L---------------------

L-------T--------- L-------T--------

        \/                 \/

-----------------------------------¬

¦ Проверка заместителем начальника ¦

¦ Главного управления правильности ¦

¦   составления сводных учетных    ¦

¦            документов            ¦

L-----------------T-----------------

                  \/

-----------------------------------¬

¦ Подписание начальником Главного  ¦

¦    управления сводных учетных    ¦

¦             документов           ¦

L-----------------T-----------------

                  \/

-----------------------------------¬

¦  Регистрация и отправка сводных  ¦

¦   учетных документов в РОСАРХИВ  ¦

L-----------------T-----------------

                  \/

---------------------------------

/     Завершение исполнения       \

¦     государственной функции     ¦

\_________________________________/