О ГОСУДАРСТВЕННОМ РЕЕСТРЕ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНЫХ ФОНДОВ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ



АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 26 марта 2007 года № 55-а

О ГОСУДАРСТВЕННОМ РЕЕСТРЕ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНЫХ ФОНДОВ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

(в редакции постановлений администрации Костромской области от 07.05.2007 № 108-а, от 20.07.2010 № 248-а, от 20.03.2018 № 84-а, от 18.09.2018 №387-а, от 26.10.2020 № 465-а, от 29.03.2021 № 141-а)

В целях повышения уровня безопасности, обеспечения сохранности, учета уникальных документов архивных фондов Костромской области, руководствуясь федеральными законами от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 15 апреля 1993 года № 4804-1 «О вывозе и ввозе культурных ценностей», постановлением Правительства Российской Федерации от 14 сентября 2020 года № 1425 «Об утверждении Правил проведения экспертизы культурных ценностей и направления экспертом экспертного заключения в Министерство культуры Российской Федерации, а также критериев отнесения движимых предметов к культурным ценностям и отнесения культурных ценностей к культурным ценностям, имеющим особое историческое, художественное, научное или культурное значение», приказом Федеральной архивной службы России от 9 октября 2001 года № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию», Законом Костромской области от 28 апреля 2006 года № 17-4-ЗКО «О формировании и содержании архивных фондов Костромской области»,

администрация Костромской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

(преамбула в новой редакции постановления администрации Костромской области от 29.03.2021 № 141-а)

1.утратил силу постановлением администрации Костромской области № 84-а от 20.03.2018

2. утратил силу  постановлением администрации Костромской области № 84-а от 20.03.2018

3. Утвердить:

а) Регламент Государственного реестра уникальных документов архивных фондов Костромской области (приложение № 1);

б) форму Государственного реестра уникальных документов архивных фондов Костромской области (приложение № 2).

4. утратил силу постановлением администрации Костромской области № 84-а от 20.03.2018

Губернатор области

В.А. Шершунов

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации

Костромской области

от 26 марта 2007 г. № 55-а

РЕГЛАМЕНТ

Государственного реестра уникальных документов архивных фондов Костромской области

Глава 1. Общие положения

1. Регламент Государственного реестра уникальных документов архивных фондов Костромской области (далее - Регламент) разработан в соответствии с федеральными законами от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 15 апреля 1993 года № 4804-1 «О вывозе и ввозе культурных ценностей», постановлением Правительства Российской Федерации от 14 сентября 2020 года № 1425 «Об утверждении Правил проведения экспертизы культурных ценностей и направления экспертом экспертного заключения в Министерство культуры Российской Федерации, а также критериев отнесения движимых предметов к культурным ценностям и отнесения культурных ценностей к культурным ценностям, имеющим особое историческое, художественное, научное или культурное значение» (далее - постановление Правительства РФ № 1425), приказом Федеральной архивной службы России от 9 октября 2001 года № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию», Законом Костромской области от 28 апреля 2006 года № 17-4-ЗКО «О формировании и содержании архивных фондов Костромской области».

(п. 1 в новой редакции постановления администрации Костромской области от 29.03.2021 № 141-а)

2. Настоящий Регламент определяет порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов архивных фондов Костромской области (далее - Государственный реестр) - областного свода уникальных документов.

3. Государственный реестр ведется исполнительным органом государственной власти Костромской области в сфере архивного дела (далее - уполномоченный орган) на бумажном носителе и в электронном виде – в электронной базе «Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Костромской области» (далее – база данных) в целях централизованного государственного учета уникальных документов архивных фондов Костромской области, обеспечения контроля за их сохранностью, государственной защиты, а также информирования пользователей.

(пункт 3 в редакции постановления администрации Костромской области № 248-а от 20.07.2010 года (НГР ru44000201000555), постановления администрации Костромской области № 84-а от 20.03.2018, от 18.09.2018 №387-а)

4. Уникальными являются особо ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности для истории и культуры Костромского края.

5. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности.

6. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их регистрации в Государственном реестре в порядке, определенном настоящим Регламентом, после выявления, экспертизы ценности и описания документов.

Глава 2. Выявление и описание уникальных документов

7. Уполномоченный орган организует работу по выявлению, экспертизе ценности и описанию уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр.

8. Непосредственную работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные государственные, негосударственные организации - юридические лица, в собственности, владении, оперативном управлении которых находятся документы архивных фондов Костромской области, а также физические лица-собственники документов.

Юридические и физические лица, в собственности, владении, оперативном управлении которых находятся документы, подлежащие отнесению к уникальным, могут привлекать к экспертизе ценности, описанию уникальных документов государственные архивы, музеи, библиотеки на основе соглашений (договоров).

9. Выявление уникальных документов осуществляется целенаправленно, а также при проведении экспертизы документов, заявленных к вывозу с территории Костромской области или Российской Федерации в порядке, определенном постановлением Правительства РФ № 1425..

(пункт 9 в редакции постановлений администрации Костромской области от 26.10.2020 № 465-а, от 29.03.2021 № 141-а)

10. Выявление и описание уникальных документов производится на основе методики и с учетом определения критериев их ценности, утвержденных уполномоченным органом в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и приложений к нему.

11. Комплексы уникальных документов описываются подокументно в листе учета и описания уникального документа.

Глава 3. Экспертиза ценности уникальных документов

12. Экспертиза ценности уникальных документов проводится в целях обоснования их включения в Государственный реестр в соответствии с критериями определения уникальных документов.

13. Экспертизу ценности осуществляют наиболее квалифицированные сотрудники государственных архивов, музеев, библиотек.

К проведению экспертизы могут привлекаться при необходимости специалисты в области истории, источниковедения, палеографии, этнографии и других научных дисциплин.

Экспертиза ценности уникальных документов проводится на безвозмездной основе.

14. При положительном результате экспертизы ценности составляется лист учета и описания уникальных документов.

При отрицательном результате составляется экспертное заключение, содержащее обоснованные выводы относительно нецелесообразности включения документов, прошедших экспертизу ценности, в Государственный реестр.

Листы учета и описания уникальных документов и экспертные заключения составляются на бумажном носителе и в электронном виде.

(абзац дополнен постановлением администрации Костромской области № 248-а от 20.07.2010 года (НГР ru44000201000555))

15. Листы учета и описания уникальных документов, экспертные заключения рассматриваются экспертными комиссиями государственных архивов, соответствующими совещательными органами музеев, библиотек, других организаций - юридических лиц и вместе с решениями совещательных органов представляются в уполномоченный орган.

16. Экспертные заключения и решения совещательных органов по результатам их рассмотрения представляются в уполномоченный орган в 1 экземпляре и хранятся постоянно.

Глава 4. Представление предложений о включении документов в Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Костромской области

17. Предложения в уполномоченный орган о включении документов в Государственный реестр могут представлять:

а) государственные и муниципальные архивы - об уникальных документах архивных фондов Костромской области независимо от места их хранения и формы собственности;

б) государственные и муниципальные музеи и библиотеки - об уникальных документах архивных фондов Костромской области, хранящихся в музеях и библиотеках;

в) другие организации - юридические и физические лица, хранящие документы архивных фондов Костромской области, а также юридические и физические лица, хранящие документы, которые еще не отнесены к составу архивных фондов Костромской области - об уникальных документах, находящихся на ведомственном хранении.

18. Предложения представляются ежегодно к 1 сентября текущего года в виде заполненных на бумажных носителях в 2-х экземплярах и в электронном виде листов учета и описания уникальных документов с приложением решений экспертных комиссий государственных архивов, совещательных органов государственных музеев, библиотек, других организаций - юридических лиц.

(в редакции постановления администрации Костромской области № 248-а от 20.07.2010 года (НГР ru44000201000555))

19. Юридические и физические лица - собственники уникальных документов могут представлять свои предложения в уполномоченный орган в виде заявлений на бумажном носителе и в электронном виде в произвольной форме. В этом случае уполномоченный орган поручает проведение экспертизы ценности и подготовку предложений одному из государственных архивов Костромской области с установлением срока исполнения задания.

(в редакции постановления администрации Костромской области № 248-а от 20.07.2010 года (НГР ru44000201000555))

20. Если результаты экспертизы ценности документов, заявленных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации к вывозу с территории Костромской области или Российской Федерации, дают основания для их отнесения к категории уникальных, документы включаются в Государственный реестр независимо от согласия лиц, ходатайствующих об их вывозе.

Глава 5. Включение документов в Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Костромской области

21. Поступившие предложения рассматривает экспертно-проверочная комиссия уполномоченного органа (далее - ЭПК), которая принимает решение о включении документов в Государственный реестр.

Срок рассмотрения предложений - до 2-х месяцев.

При необходимости осуществляется обращение к базе данных.

(в редакции постановления администрации Костромской области № 248-а от 20.07.2010 года (НГР ru44000201000555))

22. В случае положительного решения уполномоченный орган присваивает уникальному документу регистрационный номер по Государственного реестру, включает информацию о нем в базу данных и оформляет 1 экземпляр Свидетельства о регистрации в Государственном реестре уникальных документов архивных фондов Костромской области (приложение к настоящему Регламенту).

Регистрационный номер проставляется на обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде.

(пункт 22 в редакции постановления администрации Костромской области № 248-а от 20.07.2010 года (НГР ru44000201000555), от 18.09.2018 №387-а)

23. Первые экземпляры листов учета и описания, документы к ним хранятся в уполномоченном органе постоянно единым комплексом в валовой последовательности номеров уникальных документов, включенных в Государственный реестр.

24. Вторые экземпляры листов учета и описания, документы к ним, свидетельства о регистрации в Государственном реестре уникальных документов архивных фондов Костромской области передаются организации - юридическому, физическому лицу, в собственности, владении, оперативном управлении которых находятся уникальные документы.

(пункт 24 в редакции постановления администрации Костромской области от 18.09.2018 №387-а)

25. В случае отрицательного решения о включении документов в Государственный реестр первые экземпляры представленных материалов возвращаются по принадлежности.

Глава 6. Внесение изменений в Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Костромской области

26. Сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях, происшедших с уникальным документом (смена собственника, проведение реставрации, организация экспонирования, публикация, создание страхового фонда, фонда пользования и т.д.) вносятся в листы учета и описания и в базу данных.

(в редакции постановления администрации Костромской области № 248-а от 20.07.2010 года (НГР ru44000201000555))

Указанные сведения вносятся на основании актов, которые составляются в произвольной форме, подписываются и представляются в уполномоченный орган ежегодно к 1 сентября в одном экземпляре собственниками или организациями, в оперативном управлении или пользовании которых находятся уникальные документы.

27. После внесения изменений в лист учета и описания уникального документа, базу данных акты формируются в дело и хранятся постоянно.

Глава 7. Исключение документов из Государственного реестра уникальных документов архивных фондов Костромской области

Утратила силу постановлением администрации Костромской области № 108-а от 07.05.2007 года

Глава 8. Обеспечение сохранности и страхование уникальных документов

29. Юридические, физические лица, в собственности, владении, оперативном управлении которых находятся уникальные документы, обязаны создать условия для их сохранности.

30. При необходимости уникальные документы подлежат безотлагательной реставрации, ремонту или консервации в порядке, установленном специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (далее - специально уполномоченный орган).

31. На уникальные документы, внесенные в Государственный реестр, независимо от собственности и места хранения, создаются страховые копии: страховой фонд (негатив) и фонд пользования (позитив).

32. При отсутствии технических средств юридические и физические лица, у которых хранятся уникальные документы, предоставляют их государственным архивам Костромской области для изготовления страхового фонда и фонда пользования.

33. Страховой фонд и фонд пользования остаются на хранении в соответствующем государственном архиве.

34. Использование указанных копий осуществляется только с разрешения собственника, владельца документа или их законного представителя.

35. Описание и хранение страхового фонда и фонда пользования на уникальные документы осуществляется в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным органом.

36. В государственных архивах Костромской области оригиналы уникальных документов, на которые уже создан фонд пользования, запрещается выдавать в читальные залы, экспонировать на выставках, а также копировать без получения особого разрешения.

В виде исключения собственник, владелец уникального документа может дать разрешение ознакомиться с оригиналом уникального документа для проведения специального источниковедческого исследования, требующего изучения материала - носителя информации, его внешних признаков и т.п.

37. Уникальные документы подлежат обязательному страхованию при организации экспонирования за рубежом.

Глава 9. Пользование информацией Государственного реестра уникальных документов архивных фондов Костромской области

38. Информация об уникальных документах архивных фондов Костромской области, включенных в Государственных реестр, является общедоступной, за исключением сведений о собственниках, владельцах уникальных документов, доступ к которым осуществляется с согласия собственников, владельцев.

39. Уполномоченный орган обеспечивает выполнение соответствующих запросов физических и юридических лиц на основе сведений, внесенных в базу данных.

40. Порядок оплаты услуг по исполнению запросов устанавливается специально уполномоченным органом.

ПРИЛОЖЕНИЕ

к Регламенту Государственного

реестра уникальных документов

архивных фондов Костромской области

(в редакции постановления администрации Костромской области от 18.09.2018 №387-а)

СВИДЕТЕЛЬСТВО

о регистрации в Государственном реестре

уникальных документов архивных фондов

Костромской области

Выдано:

______________________________________________________________________

                                                   (наименование юридического лица;

______________________________________________________________________

                                                  (фамилия, имя, отчество собственника)

Документ:

______________________________________________________________________

                             (название документа (единицы хранения, единицы учета),

               дата (крайние даты), инвентарный номер (номера), архивный шифр (шифры)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

включен в Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Костромской области.

Регистрационный номер ______________.

На основании решения ЭПК департамента культуры в Костромской области

от ________________________ № протокола заседания ___________________________.

                       (дата)

Руководитель уполномоченного органа ________________ ________________________

                                                                            (подпись)                (инициалы, фамилия)

М.П. (при наличии)

«____» _______________________________ г. Кострома

                                     (дата)

Приложение № 2

Форма УТВЕРЖДЕНА

постановлением администрации

Костромской области

от 26.03.2007 № 55-а

Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Костромской области

№

п/п

Название документа

Дата документа

Аннотация документа

Владелец.

собственник

Место хранения документа,

шифр

Примечание

1

2

3

4

5

6

7