ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ СЛУЖБЫ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО РЫНКА И ЛИЦЕНЗИРОВАНИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ И ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ СЛУЖБЫ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО РЫНКА И ЛИЦЕНЗИРО...



Администрация Иркутской области

СЛУЖБА ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО РЫНКА И ЛИЦЕНЗИРОВАНИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 5 июня 2017 года № 17-спр

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ СЛУЖБЫ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО РЫНКА И ЛИЦЕНЗИРОВАНИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ И ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ СЛУЖБЫ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО РЫНКА И ЛИЦЕНЗИРОВАНИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях организации методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к своевременной передаче на постоянное хранение в областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Иркутской области» документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности службы потребительского рынка и лицензирования Иркутской области, в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области», Положением о службе потребительского рынка и лицензирования Иркутской области, утвержденным постановлением Правительства Иркутской области от 18 мая 2010 года № 111-пп, руководствуясь статьей 21 Устава Иркутской области,

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Утвердить:

1) Положение об архиве службы потребительского рынка и лицензирования Иркутской области (прилагается);

2) Положение о постоянно действующей экспертной комиссии службы потребительского рынка и лицензирования Иркутской области (прилагается).

2. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию в общественно-политической газете «Областная» и размещению на официальном сайте службы потребительского рынка и лицензирования Иркутской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Руководитель службы

С.Б. Петров

УТВЕРЖДЕНО

приказом службы потребительского рынка и

лицензирования Иркутской области

от 5 июня 2017 г. №  17- спр

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ СЛУЖБЫ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО РЫНКА И ЛИЦЕНЗИРОВАНИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

              1. Документы службы потребительского рынка и лицензирования Иркутской области (далее - служба), представляющие историческую, научную, социальную, экономическую и культурную ценность, являющиеся областной государственной собственностью, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Иркутской области.

              2. До передачи на государственное хранение документы временно (в течение 10 лет) хранятся в архиве службы.

              3. Архив службы образован в соответствии с Федеральным законом
от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области».

              4. Архив службы создан для хранения законченных делопроизводством документов, их отбора на постоянное и долговременное хранение, учета, научного и практического использования, подготовки и своевременной передачи документов на хранение в областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Иркутской области» (далее - ОГКУ «Государственный архив Иркутской области») и областное государственного казенного учреждения «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области» (далее - ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области»).

              5. Архив службы находится в помещении, расположенном по адресу: 664003, город Иркутск, ул. Сухэ-Батора,18.

              6. Ответственными за архив службы являются лица, назначенные руководителем службы (далее - ответственные за архив).

              7. В своей работе ответственные за архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области», Инструкцией по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области,

утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 10 августа 2016 года

№ 179-уг (далее - Инструкция), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,

утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации
от 25 августа 2010 года № 558, приказами, указаниями Федерального архивного агентства, методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области, ОГКУ «Государственный архив Иркутской области», ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области», настоящим Положением.

8. Круг обязанностей ответственных за архив службы определяется должностными инструкциями, утвержденными руководителем службы.

              9. Контроль за деятельностью архива службы осуществляет начальник отдела мобилизационной подготовки, кадровой работы, бухгалтерского учета и делопроизводства.

              10. Организационно-методическое руководство деятельностью архива службы осуществляют ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» и ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области».

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА СЛУЖБЫ

              11. В состав архива службы входят:

              1) законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности службы;

              2) документы по личному составу;

              3) печатные (в том числе ведомственные) издания, дополняющие документы архива службы и документы, необходимые для справочной работы;

              4) научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов архива службы (описи, исторические справки, каталоги, указатели, обзоры);

5) документы личного происхождения, образовавшиеся в результате деятельности сотрудников службы и имеющие историческую, культурную или иную ценность.

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА СЛУЖБЫ

12. Основными задачами ответственных за архив являются:

              1) комплектование законченными делопроизводством документами постоянного, долговременного хранения и по личному составу, образовавшимися в результате деятельности службы;

              2) учет, обеспечение сохранности, использования документов, находящихся в службе;

              3) подготовка и своевременная передача документов на хранение в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» и ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области»;

              4) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве службы;

              5) внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

              13. В соответствии с возложенными на них задачами ответственные за архив осуществляют следующие функции:

              1) принимают, учитывают и хранят законченные делопроизводством документы постоянного и долговременного хранения, обработанные в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года, приказом Главархива СССР
от 25 мая 1988 года № 33, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526, Инструкцией и несут ответственность за их сохранность;

              2) контролируют сохранность и правильность оформления дел в службе, принимают участие в составлении номенклатур дел и проверяют правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

              3) ежегодно (к 1 июня) организуют экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве службы;

4) создают и пополняют научно-справочный аппарат к документам, подлежащим передаче на государственное хранение. Представляют не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством документов на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии службы и экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения и по личному составу;

              5) после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения и согласования дел по личному составу составляют акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения за соответствующий период;

              6) осуществляют учет и обеспечивают полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организуют проверку наличия и состояния дел в архиве службы;

              7) организуют использование документов:

              информируют руководителя службы или лицо, его замещающее, и сотрудников службы о составе и содержании документов архива службы;

              выдают в установленном порядке дела для работы сотрудникам службы;

              ведут учет использования документов;

              выдают в установленном порядке справки, копии и выписки из документов организациям и отдельным лицам;

              8) принимают участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу службы;

              9) консультируют сотрудников службы по вопросам делопроизводства и архива службы;

              10) подготавливают и передают на государственное хранение документы постоянного хранения в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» и  ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области» в установленные сроки и в установленном порядке;

              11) ежегодно (к 1 декабря) представляют в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» и ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области» паспорт архива службы и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

4. ПРАВА ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ СЛУЖБЫ

              14. Для выполнения возложенных задач и функций ответственные за архив имеет право:

              1) контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах службы;

              2) запрашивать от сотрудников службы сведения, необходимые для работы с архивом службы;

              3) привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов наиболее квалифицированных сотрудников службы;

              4) требовать от сотрудников службы письменные объяснения причин отсутствия документов.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА АРХИВ СЛУЖБЫ

              15. Ответственные за архив несут ответственность за выполнение возложенных на архив службы задач и функций.

Руководитель службы

С.Б. Петров

УТВЕРЖДЕНО

приказом службы потребительского рынка

и лицензирования Иркутской области

от 5 июня 2017 г. № 17- спр

1

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ  СЛУЖБЫ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО РЫНКА И ЛИЦЕНЗИРОВАНИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

              1. Постоянно действующая экспертная комиссия службы потребительского рынка и лицензирования Иркутской области (далее – комиссия) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, аудиовизуальную и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности службы потребительского рынка и лицензирования Иркутской области (далее - служба).

2. Экспертная комиссия является совещательным органом при руководителе службы.

Решения комиссии фиксируются в протоколах и вступают в силу после их утверждения руководителем службы или лицом, его замещающим. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с областным государственным казенным учреждением «Государственный архив Иркутской области» (далее - ОГКУ «Государственный архив Иркутской области») и областным государственным казенным учреждением «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области» (далее ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области» )

3. В своей работе комиссия руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Иркутской области от 4 апреля 2008 года № 4-оз «Об архивном деле в Иркутской области», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом министерства культуры Российской Федерации
от 31 марта 2015 года № 526, Инструкцией по делопроизводству в системе исполнительных органов государственной власти Иркутской области, утвержденной указом Губернатора Иркутской области от 10 августа 2016 года № 179-уг, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее - Перечень), методическими рекомендациями архивного агентства Иркутской области и ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» и  ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области», приказами и распоряжениями службы, а также настоящим Положением.

4. Комиссию возглавляет первый заместитель руководителя службы. 

              Персональный состав комиссии назначается распоряжением службы из числа сотрудников службы.

              В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций, в качестве консультантов - представители ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»  и ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области».

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ КОМИССИИ

5. Основным задачами комиссии являются:

1) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формирования;

2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;

3) организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ КОМИССИИ

6. В соответствии с возложенными на нее задачами комиссия выполняет следующие функции:

              1) организует и проводит работу по ежегодному отбору документов для дальнейшего хранения и к уничтожению;

              2) осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов службы и по подготовке их к архивному хранению, по разработке проекта номенклатуры дел;

              3) рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

              а) на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК), а затем на согласование руководителю службы или лицу, его замещающему:

              описи дел постоянного хранения управленческой документации;

              акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

              документы со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в Перечне;

              б) на согласование ЭПК, а затем на утверждение руководителю службы или лицу, его замещающему:

сводную номенклатуру дел;

              описи дел по личному составу;

              акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

              в) на рассмотрение ЭПК предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем;

              г) на утверждение руководителю службы или лицу, его замещающему:

              акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

              акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;

              4) проводит для сотрудников службы консультации по вопросам работы с документами.

4. ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

              7. Для выполнения возложенных задач и функций комиссия имеет право:

              1) в пределах своей компетенции давать рекомендации отделам службы по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов;

              2) запрашивать от начальников отделов службы:

              письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

              предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

              3) заслушивать на своих заседаниях начальников отделов службы о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, являющихся государственной частью Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов;

              4) приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов представителей ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» и ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области»;

              5) не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы;

              6) информировать руководителя службы или лицо, его замещающее, по вопросам, относящимся к компетенции комиссии;

              7) в установленном порядке представлять службу в ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» и ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области».

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ КОМИССИИ

8. Комиссия взаимодействует с ЭПК, получает от нее соответствующие организационно-методические указания.

9. Вопросы, относящиеся к компетенции комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней с момента поступления.

10. Заседание комиссии и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов комиссии. Право решающего голоса имеют только члены комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель комиссии (в необходимых случаях по согласованию с ОГКУ «Государственный архив Иркутской области» и ОГКУ «Государственный архив документов по личному составу Иркутской области»).

11. Ведение делопроизводства комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых комиссией решений возлагаются на ответственного за архив, являющегося секретарем комиссии.

Руководитель службы

С.Б. Петров