ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ УПРАВЛЕНИЕМ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГРАЖДАН, ОРГАНОВ ГОСУДА...



УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ

П Р И К А З

От  «8» августа 2011 года                                                  №  78

г.Вологда

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ УПРАВЛЕНИЕМ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  ГРАЖДАН, ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ОБЩЕСТВЕННЫХ ОБЪЕДИНЕНИЙ НА ОСНОВЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ХРАНЯЩИХСЯ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ

               

Утратил силу в ред. Приказа Департамента культуры, туризма и охраны объектов культурного наследия Вологодской области от 15.04.2014 № 132

Утратил силу в ред. Приказа Департамента культуры и туризма от 03.04.2015 № 79

{Изменения и дополнения:

Приказ Управления по делам архивов области от 03.07.2012 № 77}

В соответствии с Положением об управлении по делам архивов Вологодской области, утвержденным постановлением Правительства области от 16 апреля 2002 года №189 и постановлением Правительства области от 23 декабря 2008 года №2496 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (административных регламентов предоставления государственных услуг) органами государственной исполнительной власти области» (с последующими  изменениями)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить административный регламент предоставления управлением по делам архивов Вологодской области государственной услуги по организации информационного обеспечения  граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Вологодской области и других архивных документов, хранящихся в государственных архивных учреждениях Вологодской области (прилагается).

Отделу организационной, планово-аналитической, правовой работы и учета Архивного фонда в установленные сроки:

2.1. Направить копии приказа в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Вологодской области и прокуратуру Вологодской области.

2.2. Обеспечить публикацию настоящего приказа в областной газете «Красный Север» и направить экземпляр газеты с текстом приказа в  Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Вологодской области.

2.3. Разместить настоящий приказ на сайте Правительства области в сети Интернет

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Исполняющий обязанности

начальника управления                                                                                               О.В.Артемова

                                                                                                                УТВЕРЖДЕН

                                                                                                                приказом начальника управления

                                                                                                                по делам архивов

Вологодской области

                                                                                                                от 08.08.2011 № 78

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

предоставления управлением по делам архивов Вологодской области
государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти области, органов местного самоуправления области, организаций и общественных объединений на основе документов  Архивного фонда Вологодской области и других архивных документов, хранящихся в государственных архивных учреждениях Вологодской области

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления управлением по делам архивов Вологодской области государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти   области, органов местного самоуправления области, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Вологодской области и других архивных документов, хранящихся в государственных архивных учреждениях Вологодской области (далее – административный регламент)  разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц, определяет сроки, последовательность административных процедур управления по делам архивов Вологодской области (далее - Управление), а также порядок взаимодействия Управления с государственными архивными учреждениями и муниципальными архивами Вологодской области, органами государственной власти области и органами местного самоуправления области, организациями (далее – органы и организации) в ходе предоставления государственной услуги.

Настоящий административный регламент устанавливает порядок предоставления государственной услуги и стандарт предоставления государственной услуги.

2. Заявителями при  предоставлении государственной услуги (далее - пользователи) являются:

- граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства;

- органы государственной власти области, органы местного самоуправления области;

- организации и общественные объединения.

              Физические и юридические лица имеют право действовать от имени заявителей в соответствии с законодательством Российской Федерации и Вологодской области либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с Управлением при предоставлении им государственной услуги.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

2.1.1. Государственная услуга по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти   области, органов местного самоуправления области, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Вологодской области и других архивных документов, хранящихся в государственных архивных учреждениях Вологодской области (далее – государственные архивные учреждения области).

2.2. Наименование органа исполнительной государственной власти

области, предоставляющего государственную услугу

2.2.1. Предоставление государственной услуги осуществляется управлением по делам архивов Вологодской области, а именно начальником Управления или по его поручению должностными лицами Управления, уполномоченными предоставлять государственную услугу.

Перечень должностных лиц Управления, уполномоченных предоставлять государственную услугу, утверждается приказом начальника Управления, который размещается на официальном Интернет-сайте Правительства области и на информационной стойке в Управлении.

2.2.2. Предоставление государственной услуги заключается в организации исполнения поступающих в Управление от пользователей тематических запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту, и социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой российских граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций.

Информационное обеспечение пользователей на основе документов Архивного фонда Вологодской области и других архивных документов, хранящихся в государственных архивных учреждениях области, осуществляется государственными архивными учреждениями области при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов пользователей (в форме информационных писем, тематических перечней, тематических обзоров архивных документов, тематических подборок копий архивных документов, архивных справок по генеалогии, иных архивных справок, архивных копий, архивных выписок и др.).

Информация о месте нахождения, адресах и контактных телефонах государственных архивных учреждений области содержится в приложении № 1 к настоящему административному регламенту.

2.2.3. Информация о правилах предоставления государственной услуги:

Место нахождения и почтовый адрес Управления: ул. Мальцева, д.17, г. Вологда, Вологодская область, Россия, 160001

График работы Управления:

Понедельник - пятница

8.00 – 17.00, перерыв с 12.30 до 13.30

Суббота, воскресенье

выходные дни

Предпраздничные дни

8.00 – 16.00, перерыв с 12.30 до 13.30

Телефон приемной Управления

8 (8172) 21-04-74

Факс приемной Управления

8 (8172) 21-04-74

Телефоны для консультаций

8 (8172) 72-52-46, 21-10-18

Официальный Интернет-сайта Правительства области

www.vologda-oblast.ru

Электронный адрес Управления

archives@vologda.ru

Портал государственных и муниципальных услуг (функций) области

www.gosuslugi.gov35.ru

2.2.4. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется как в устной, так и в письменной форме должностными лицами Управления, уполномоченными предоставлять государственную услугу, в виде индивидуального или публичного информирования:

- при личном обращении в Управление;

- посредством телефонной, факсимильной связи;

- посредством почтовой связи;

- посредством электронной связи;

- через официальный Интернет-сайт Правительства области;

- посредством Портала  государственных и муниципальных услуг (функций) области; 

              2.2.5. Информирование осуществляется при обращении заинтересованных лиц лично или по телефону.

Специалист Управления, ответственный за информирование, принимает все необходимые меры для предоставления полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других специалистов. Время ожидания при консультировании не может превышать 15 минут.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, ответственный за информирование, может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо предложить возможность повторного консультирования по телефону через определенный промежуток времени, а также возможность ответного звонка специалиста, ответственного за информирование, заинтересованному лицу для разъяснения.

При ответе на телефонные звонки специалист, ответственный за информирование, должен назвать фамилию, имя, отчество, должность и наименование структурного подразделения Управления. Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать «параллельных разговоров» с другими людьми. В конце консультирования специалист, ответственный за информирование, должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо принять.

Информирование осуществляется по следующим вопросам:

о местонахождении Управления, о номерах телефонов и должностных лицах Управления, уполномоченных предоставлять государственную услугу;

о графике работы Управления, адресе электронной почты Управления, адресе официального Интернет – сайта Правительства области;

о ходе предоставления государственной услуги;

об административных процедурах при предоставлении государственной услуги;

о сроках предоставления государственной услуги;

о результатах предоставления государственной услуги;

о порядке и формах контроля за предоставлением государственной услуги;

об основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги;

о досудебном и судебном порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц Управления, уполномоченных предоставлять государственную услугу, а также решениях, принятых в ходе предоставления государственной услуги;

иная информация о деятельности Управления в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления».

2.2.6. Индивидуальное письменное информирование осуществляется путем направления ответов, в порядке, предусмотренном административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан Управлением.

2.2.7. Публичное устное информирование осуществляется посредством привлечения средств массовой информации - радио, телевидения. Выступления специалистов, ответственных за информирование, по радио и телевидению согласовываются с начальником Управления.

Специалистом, ответственным за информирование, выступление которого предполагается, начальнику Управления не позднее, чем за пять рабочих дней до дня выступления направляется служебная записка, в которой указываются сведения о месте и времени выступления, наименование средства массовой информации, тема выступления, состав участников выступления и прилагается текст выступления.

2.2.8. Информация о правилах предоставления государственной услуги, а также настоящий административный регламент и приказ об его утверждении размещается:

-              в средствах массовой информации;

-              на официальном Интернет-сайте Правительства области;

- на Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Вологодской области;

- на информационной стойке в Управлении.

Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), без исправлений, наиболее важные положения выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.

Управление создает буклеты, информационные брошюры и проспекты, целью которых является информирование о правилах предоставления государственной услуги.

              2.2.9. Форма письменного запроса пользователя, используемого при предоставлении государственной услуги, приведена в приложении № 3 к настоящему административному регламенту и размещается на официальном Интернет-сайте Правительства области и на информационной стойке в Управлении.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

2.3. Результатом предоставления государственной услуги являются направленные пользователю:

1) информационные письма Управления;

2) информационные письма Управления с приложениями  архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов, архивных справок по генеалогии; 

3) ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

          4) рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

          5) уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в иные органы и организации.

2.4. Срок предоставления государственной услуги

2.4.1. Государственная услуга в Управлении предоставляется в течение тридцати дней со дня регистрации письменного запроса пользователя в Управлении.

2.4.2. В случае если запрашиваемая пользователем информация не может быть представлена в 30-дневный срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы о месте хранения запрашиваемых сведений, то срок исполнения запроса продлевается, о чем пользователь уведомляется не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения запроса.

2.5. Правовые основания

для предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации, принятой всенародным голосованием 12 декабря 1993 года;

              Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне»;

Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации;

Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации;

Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации;

Федеральным законом от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210 – ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

Указом Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию»;

Приказом  Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Уставом Вологодской области от 18 октября 2001 года № 716-ОЗ;

Законом Вологодской области от 06 мая 1997 года № 160-ОЗ «Об архивном деле в Вологодской области»;

постановлением Губернатора области от 26 апреля 2004 года №118 «О структуре органов исполнительной государственной власти области»;

постановлением Правительства Вологодской области от 19 февраля 2010 года № 170 «О Порядке досудебного обжалования действий (бездействия), решений органов исполнительной государственной власти области и (или) их руководителей»;

постановлением Правительства области от 5 марта 2010 года № 241 «О создании Реестра и Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Вологодской области»;

постановлением Правительства Вологодской области от 16 апреля 2002 года №189 (с последующими изменениями) «Об управлении по делам архивов Вологодской области»;

постановление Правительства области от 18 апреля 2011 года № 398 «Об утверждении Перечня услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг органами исполнительной государственной власти области и оказываются организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг органов исполнительной государственной власти области»;

административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан управлением по делам архивов Вологодской области, утвержденным приказом начальника Управления от 17 августа 2010 года № 71;

приказом начальника управления от 19 июля 2010 года № 62 «Об утверждении Порядка формирования и финансового обеспечения выполнения государственного задания, осуществляемого за счет средств областного бюджета учреждениями, подведомственными управлению по делам архивов области, Порядка определения платы за оказание бюджетными учреждениями, подведомственными управлению по делам архивов области, гражданам и юридическим лицам услуг (выполнение работ), относящихся к основным видам деятельности бюджетного учреждения»;

приказом начальника Управления от 19 августа 2010 года № 75 «О Порядке досудебного обжалования начальнику управления по делам архивов области действий (бездействия), решений государственных гражданских служащих управления по делам архивов области»;

приказом начальника управления от 21 апреля 2011 года № 40 «Об утверждении Временного положения о порядке выполнения работ и оказания услуг на платной основе государственными учреждениями, подведомственными управлению по делам архивов Вологодской области».

             

2.6. Исчерпывающий перечень  документов, необходимых

для предоставления государственной услуги 

2.6.1.  Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос пользователя, поступивший в Управление, в том числе по электронной почте.

2.6.2. В запросе пользователя указывается следующая информация:

1) наименование юридического лица на бланке организации; для физических лиц - фамилия, имя и отчество (для тематических запросов имя, отчество – при наличии);

2) почтовый и/или электронный адрес пользователя;

3) интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

4) форма получения пользователем информации: информационное письмо, архивная справка, архивные копии, архивные выписки, тематический перечень, тематические подборки копий архивных документов, тематический обзор архивных документов;

5) личная подпись гражданина или должностного лица (кроме запроса, поступившего по электронной почте);

6) дата отправления.

2.6.3. К запросу могут прилагаться документы и материалы либо их копии.

2.6.4. К запросу, направленному на иностранном языке, должен прилагаться перевод на русский язык.

2.6.5. В случае, если запрос пользователя заполнен с нарушением настоящих требований, а также если в запросе пользователя отсутствуют достаточные данные для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, запрос нечетко, неправильно сформулирован, пользователю направляется письмо (почтовым отправлением или электронной почтой) об уточнении и дополнении запроса необходимыми  для его исполнения сведениями.

2.6.6. Бланк запроса пользователя можно получить в Управлении, на странице Управления официального Интернет-сайта Правительства области, на Портале государственных  и муниципальных услуг (функций) Вологодской области (приложение № 2). 

2.6.7. Если запрос пользователя требует предоставления конфиденциальной информации, или она может быть выдана пользователю только при личном обращении, то пользователю рекомендуется лично обратиться в подведомственное  архивное учреждение области, чтобы подтвердить свои права на запрашиваемую информацию либо получить  ее непосредственно в государственном архивном учреждении области в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основания для отказа в приеме запроса пользователя отсутствуют.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа

в предоставлении государственной услуги

2.8.1. Запрос пользователя не рассматривается по существу поставленных в нем вопросов при наличии следующих оснований:

а) отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы:

- интересующей пользователя темы, вопроса, события, факта и хронологических рамок запрашиваемой информации;

- цели, обоснования необходимости получения запрашиваемой информации;

- формы получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, архивные выписки, тематический перечень, тематические подборки архивных документов, тематический обзор архивных документов);

б) отсутствие в запросе либо наименования Управления, либо должности, либо фамилии, имени, отчества начальника Управления, а также отсутствие наименования юридического лица, для физических лиц – своих фамилии, имени и отчества (для тематических запросов - фамилии), почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, либо электронного адреса для уточнения запроса пользователя;

в) запрос пользователя не поддается прочтению;

г) ответ не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, либо у пользователя отсутствуют документально подтвержденные права на получение сведений, содержащих государственную тайну или конфиденциальную информацию;

д) если в нем содержится вопрос, на который пользователю многократно давались письменные ответы по существу, и при этом в запросе не приводятся новые доводы;

е) от пользователя поступило заявление о прекращении рассмотрения его запроса;

ж) в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

з) в запросе содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления. 

2.8.2. Об отказе в рассмотрении тематического запроса по существу пользователю сообщается в письменном виде за исключением подпункта «б» пункта 2.8.1. настоящего административного регламента.

Если причины, по которым ответ по существу поставленных в запросе вопросов не мог быть дан, в последствие были устранены, заявитель вправе вновь направить запрос в Управление.

2.9. Размер платы, взимаемой с пользователя при предоставлении

государственной услуги, и способы ее взимания

              2.9.1. Управление осуществляет предоставление государственной услуги на безвозмездной основе.

2.9.2. Информационное обеспечение органов государственной власти области и органов местного самоуправления области, связанное с исполнением ими своих полномочий и функций, осуществляется бесплатно.

2.9.3. Информационное обеспечение других категорий пользователей осуществляется государственными архивными учреждениями области в порядке предоставления платных услуг (в том числе на основе договора) при сохранении бесплатного обслуживания указанных пользователей на отдельные виды работ.

2.9.4. Изготовление архивных копий государственными архивными учреждениями области осуществляется за счет пользователя.

2.9.5. Перечень платных услуг устанавливается прейскурантом на платные работы и услуги, выполняемые государственными архивными учреждениями области, утверждаемым приказом руководителя государственного архивного учреждения области.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди

при подаче запроса и при получении результата

предоставления государственной услуги

2.10.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса - 30 минут.

2.10.2. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления государственной услуги - 15 минут.

2.11. Срок регистрации запроса пользователя

              2.11.1. Запросы пользователей, поступившие по почте, а также посредством электронной почты, факсимильной связи, сети Интернет, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в приемную Управления и регистрируются должностным лицом Управления, ответственным за делопроизводство, в течение двух рабочих дней  со дня их поступления в Управление.

2.11.2. Запросы, поступившие непосредственно от пользователей, принимаются должностным лицом Управления, ответственным за делопроизводство, который делает отметку на втором экземпляре запроса с указанием даты приема запроса, его регистрационного номера, а также  сообщает номер телефона для получения информации о ходе рассмотрения обращения. 

2.12. Требования к помещениям,

в которых предоставляется государственная услуга

2.12.1.Помещения, предназначенные для предоставления государственной услуги, оборудуются в соответствии с санитарными правилами и нормами, с соблюдением необходимых мер безопасности.

2.12.2. Центральный вход в здание Управления оборудуется вывеской, содержащей информацию о наименовании и режиме работы Управления.

2.12.3. Места ожидания и приема пользователей достаточным количеством стульев, столом для возможности оформления документов, информационным стендом, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями.

2.12.4. Места информирования, предназначенные для ознакомления пользователей с информационными материалами, оборудуются информационной стойкой, обеспечиваются образцами документов, бланками запросов.

2.12.5. Управлением должны быть созданы условия для обслуживания инвалидов: вход в здание оборудуется пандусом, помещения оборудуются пандусами, специальными ограждениями и перилами.

2.12.6.  На территории, прилегающей к зданию Управления, оборудуются места для парковки автотранспортных средств пользователей, в том числе не менее одного места для парковки специальных транспортных средств для лиц с ограниченными возможностями (инвалидов), если это не противоречит правилам пожарной безопасности и обеспечивает свободный проезд к зданию архива пожарной и иной специальной техники в случаях возникновения чрезвычайных ситуаций.

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.13.1. Показателями доступности и качества государственной услуги являются:

- соответствие помещений, в которых предоставляется государственная услуга, требованиям, установленным настоящим административным регламентом;

- срок ожидания в очереди при подаче запроса и при получении результата предоставления государственной услуги;

- срок предоставления государственной услуги;

- количество запросов, принятых с использованием информационно-телекоммуникационной сети общего пользования, в том числе посредством Портала государственных и муниципальных услуг (функций) области.

III. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных процедур

при предоставлении государственной услуги

3.1.1. При предоставлении государственной услуги осуществляются следующие административные процедуры:

а) прием, регистрация запросов пользователей, прилагаемых к ним документов, рассмотрение их начальником Управления и передача на исполнение;

б) анализ тематики и содержания запросов пользователей;

в) направление запросов пользователей в органы и организации на исполнение по принадлежности и подготовка ответов пользователям:

- в государственные архивные учреждения области для ответа в адрес Управления;

- в государственные архивные учреждения области, муниципальные архивы, органы государственной власти области, органы местного самоуправления области, организации для ответа в адрес пользователя;

г) направление ответов пользователям.

3.1.2. Блок-схема последовательности административных процедур при предоставлении государственной услуги приводится в приложении № 3 к настоящему административному регламенту.

3.2. Прием, регистрация запросов пользователей,

прилагаемых к нему документов, рассмотрение их

начальником Управления и передача на исполнение

3.2.1. Основанием для начала данной административной процедуры является поступивший в Управление запрос пользователя.

3.2.2. Запрос пользователя и документы, связанные с его исполнением, поступают в приемную Управления и регистрируется должностным лицом, ответственным за делопроизводство, в течение двух рабочих дней путем присвоения порядкового номера поступившему запросу.

3.2.3. Одновременно должностным лицом, ответственным за делопроизводство, все запросы ставятся на контроль путем проставления контрольного срока в соответствующем поле в автоматизированной системе.

3.2.4. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство, не позднее  следующего рабочего дня со дня регистрации запроса передает  запрос начальнику Управления.

3.2.5. Депутатские запросы, запросы комитетов и комиссий Законодательного Собрания Вологодской области, Правительства области, иных органов государственной власти по вопросам их ведения рассматриваются начальником Управления в день их поступления в Управление.

3.2.6. Начальник Управления в течение следующего рабочего дня со дня регистрации запроса рассматривает запрос и заносит резолюцию с указанием должностного лица, ответственного за предоставление государственной услуги, и срока его исполнения, передает запрос должностному лицу, ответственному за делопроизводство. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство, вносит резолюцию начальника Управления в соответствующее поле в соответствующей автоматизированной системе и не позднее следующего рабочего дня передает запрос начальнику отдела организационной, планово-аналитической, правовой работы и учета Архивного фонда (далее – начальник отдела).

3.2.7. Приложенные к запросу подлинные документы возвращаются пользователю в порядке, утвержденном административным регламентом исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан управлением по делам архивов области.

3.2.8. Результатом выполнения административной процедуры является передача запроса с резолюцией начальника Управления начальнику отдела. 

3.3. Анализ содержания и тематики запросов пользователей

3.3.1. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление начальнику отдела зарегистрированного запроса пользователя с резолюцией начальника Управления.

3.3.2. Начальник отдела в ходе рассмотрения запроса в течение двух рабочих дней со дня поступления к нему запроса устанавливает правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера, после чего передает запрос  специалисту отдела, ответственному за работу с запросами.

3.3.3. Специалист отдела, ответственный за работу с запросами,  в течение пяти рабочих дней проводит анализ содержания и тематики поступивших документов с использованием имеющихся в Управлении архивных справочников в письменной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения соответствующей архивной информации, порядке и сроках ее предоставления в соответствии с действующим законодательством.

В ходе анализа определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для их исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.

3.3.4. Результатами  выполнения данной административной процедуры являются принятие решения о:

- направлении запроса на исполнение по принадлежности;

- направлении запроса об уточнении и дополнении запроса пользователя необходимыми  для его исполнения сведениями в случае отсутствия  в запросе пользователя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса;

- мотивированном отказе пользователю в случае отсутствия запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации;

- мотивированном отказе пользователю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъяснение его дальнейших действий, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

- подготовке рекомендаций  по дальнейшему поиску архивной информации при отсутствии запрашиваемых сведений.

3.4. Направление запросов пользователей в органы и организации на исполнение по принадлежности и подготовка ответов пользователям

3.4.1. Направление запросов органов государственной власти области

на исполнение по принадлежности и подготовка ответов

3.4.1.1. Основанием для данной административной процедуры является решение, принятое по результатам анализа тематики и содержания запроса.

3.4.1.2. Специалист отдела, ответственный за работу с запросами, по итогам анализа содержания и тематики поступившего в адрес Управления запроса органа государственной власти области о предоставлении архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, и на основании принятого решения:

- в течение одного рабочего дня готовит соответствующий (ие) запрос (ы) по принадлежности в архивные учреждения и муниципальные архивы области, иные организации;

- в течение одного рабочего дня готовит письменное уведомление пользователю - органу государственной власти области - о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности для организации ответа в адрес пользователя (в адрес Управления).

3.4.1.3. Государственные архивные учреждения области в установленные Управлением сроки по результатам рассмотрения запроса, поступившего из Управления, в установленном порядке готовят информационные материалы (информационные письма, исторические, тематические и иные архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов, тематические подборки копий архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации или ответы об отсутствии запрашиваемых сведений и направляют их в Управление.

В случае если запрашиваемая Управлением информация не может быть предоставлена государственными архивными учреждениями области в срок, установленный Управлением, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, государственные архивные учреждения области уведомляют Управление о необходимости продления на определенный срок рассмотрения запроса не позднее чем за 5 рабочих дней до истечения срока, установленного Управлением.

3.4.1.4. Муниципальные архивы и организации, исполняющие полученные от Управления запросы данной категории, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, исторические, тематические  и иные архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов, тематические подборки копий архивных документов), рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации или ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, которые высылаются непосредственно в адрес органа государственной власти области, если иное не рекомендовано Управлением.

3.4.1.5. В тех случаях, когда составление обобщенной информации возлагается на Управление, специалист отдела, ответственный за работу с запросами,  на основе ответов архивных учреждений, муниципальных архивов области, иных организаций:

-  анализирует полученные ответы из архивных учреждений, в отдельных случаях - из муниципальных архивов области и иных организаций, оценивает полноту полученной информации;

- в установленном порядке в течение двух рабочих дней готовит информационное письмо с приложением поступивших информационных материалов: архивных справок, архивных копий, тематических перечней, тематических обзоров, тематический подборок копий архивных документов и иных документов для ответа на запрос  органа государственной власти области;

- дает предложения о снятии запроса с контроля.

3.4.1.6. Результатами данной административной процедуры являются переданные для направления в соответствующий орган государственной власти области:

- уведомление органу государственной власти области о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в архивные учреждения, муниципальные архивы области, иные организации для ответа в адрес автора о результатах поиска запрашиваемой информации;

- уведомление органу государственной власти области о продлении срока исполнения запроса из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы о месте хранения запрашиваемых сведений;

- информационное письмо Управления с необходимыми информационными материалами;

- мотивированный отказ в случае отсутствия запрашиваемых сведений с рекомендациями о дальнейших путях поиска необходимой информации.

3.4.2. Направление запросов пользователей

(кроме запросов органов государственной власти области)

на исполнение по принадлежности и подготовка ответов пользователям

3.4.2.1. Основанием для данной административной процедуры является решение, принятое начальником отдела по результатам анализа тематики и содержания запроса.

3.4.2.2. Специалист отдела, ответственный за работу с запросами, по итогам анализа содержания и тематики поступившего в адрес Управления запроса в течение 1 рабочего дня готовит соответствующий(ие) запрос(ы) на исполнение в органы и организации по принадлежности:

- тематические запросы – с учетом тематики;

- социально-правовые запросы – при наличии в органах и организациях документов, необходимых для исполнения запросов.

              3.4.2.3. При наличии сведений об имеющихся в организациях области документах, необходимых для исполнения запросов, государственные архивные учреждения области и муниципальные архивы области направляют социально-правовые запросы пользователей в иные организации области.

3.4.2.4. Государственные архивные учреждения области и муниципальные архивы области, иные организации, исполняющие полученные от Управления запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, исторические, тематические и иные архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов, тематические подборки копий архивных документов), рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации или ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, которые направляют непосредственно в адрес пользователя.

3.4.2.5. Управление может запрашивать у организаций, в которые запрос направлялся на исполнение по принадлежности, копии ответов о результатах рассмотрения запросов пользователей.

3.4.2.6. Результатами данной административной процедуры являются:

- письменное уведомление пользователю о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в архивные учреждения и муниципальные архивы области, иные организации для ответа в его адрес;

- информация о порядке и условиях исполнения подобных запросов, если представленных пользователем в его запросе сведений недостаточно для исполнения запроса государственными архивными учреждениями, муниципальными архивами области, ведомственными архивами организаций.

3.5. Направление ответов пользователям

              3.5.1. Основанием для данной административной процедуры является информационное письмо, уведомление, подготовленное специалистом отдела, ответственным за работу с запросами, либо поступившее из государственных архивных учреждений области, муниципальных архивов области, иных организаций области.

3.5.2. В случае если запрос не может быть исполнен, специалист отдела, ответственный за работу с запросами, в течение двух рабочих дней с момента завершения анализа содержания и тематики запроса, готовит в адрес пользователя письмо с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса, обращения, необходимость личного обращения пользователя в архивное учреждение, муниципальный или ведомственный архив и т.д. При этом пользователю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений, муниципальных архивов области, ведомственных архивов.

              3.5.3. Подготовленное информационное письмо, уведомление специалист отдела, ответственный за работу с запросами, передает начальнику отдела для проверки на соответствие принятому решению информации, содержащейся в информационном письме, уведомлении, с последующим визированием документа в течение одного рабочего дня.

3.5.4. Информационное письмо, уведомление с визой начальника отдела передается на рассмотрение и подписание начальнику Управления.

3.5.5. Подписанное начальником Управления информационное письмо, уведомление передается специалисту, ответственному за делопроизводство, для регистрации в установленном порядке в соответствующих автоматизированных программах и направления пользователю почтовым отправлением в течение двух рабочих дней с момента подписания начальником Управления. 

3.5.6. Результатом данной административной процедуры является направление пользователю зарегистрированного информационного письма, уведомления.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Ответственность за соблюдение и исполнение должностными лицами Управления и государственных архивных учреждений области положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, решения и действия (бездействие), принимаемые и осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги специалистами Управления, закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

4.2. Общий контроль за соблюдением и исполнением положений административного регламента при предоставлении государственной услуги осуществляет начальник Управления на основе анализа содержания представленных ему на подпись ответов, еженедельного анализа электронной картотеки входящих документов, поступающих в Управление. 

4.3. Текущий (оперативный) контроль за соблюдением и исполнением положений административного регламента при предоставлении государственной услуги осуществляется должностными лицами Управления в порядке их непосредственной подчиненности, а именно:

4.3.1. Текущий (оперативный) контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административным регламентом предоставления государственной услуги, качеством и сроками ее выполнения, принятием решений, связанных с выполнением указанной государственной услуги, осуществляется начальником отдела.

              Результат текущего (оперативного) контроля и проверки качества предоставления государственной услуги подтверждается визой начальника отдела на подготовленном в адрес пользователя ответе.

4.3.2. Ответственность за качество и своевременность исполнения запросов пользователей несут специалисты, ответственные за их исполнение, и лица, на которых возложена ответственность по проверке качества и установленных начальником Управления сроков исполнения запросов.

4.4. Текущий (оперативный) контроль за соблюдением и исполнением положений административного регламента при предоставлении государственной услуги включает в себя проведение проверок соблюдения и исполнения специалистами Управления положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги, выявление и устранение нарушений прав и законных интересов пользователей.

4.5. Плановые проверки полноты и качества предоставления государственной услуги (в соответствии с годовыми планами работы Управления) осуществляются на основании приказа начальника Управления.

Внеплановые проверки проводятся на основании приказа начальника Управления, в том числе по жалобам, поступившим в Управление от заинтересованных лиц.

4.6. Ответственность за неисполнение, ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей по предоставлению государственной услуги возлагается на государственных гражданских служащих Управления в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации» и Федеральным законом от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» (с последующими изменениями).

Глава V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, его должностных лиц либо государственных служащих

(глава в ред. Приказа Управления по делам архивов области от 03.07.2012 № 77)

5.1. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование, оспаривание решений, действий (бездействия) Управления,  его должностных лиц либо государственных служащих.

Обжалование заявителями решений, действий (бездействия), принятых (осуществленных) в ходе предоставления государственной услуги в досудебном (внесудебном) порядке, не лишает их права на обжалование указанных решений, действий (бездействия) в судебном порядке.

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования могут быть решения (действия, бездействие), принятые (осуществленные) при предоставлении государственной услуги.

Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе, в следующих случаях:

нарушение срока регистрации запроса о предоставлении государственной услуги;

нарушение срока предоставления государственной услуги в целом или отдельных административных процедур;

требование документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области для предоставления государственной услуги;

отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области для предоставления государственной услуги;

отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области;

затребование платы при предоставлении государственной  услуги, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области;

отказ Управления, государственного служащего либо должностного лица Управления в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, официального интернет-сайта Правительства области, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Вологодской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4. В досудебном порядке могут быть обжалованы действия (бездействие) и решения:

должностных лиц Управления, государственных служащих – начальнику Управления;

начальника Управления, Управления – Губернатору области, Правительству области.

5.5. Жалоба должна содержать:

наименование Управления, должностного лица Управления либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Управления, должностного лица Управления либо государственного служащего;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Управления, должностного лица Управления либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.6. На стадии досудебного обжалования действий (бездействия) Управления, должностного лица Управления либо государственного служащего, а также решений, принятых в ходе предоставления государственной услуги, заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы, а также на представление дополнительных материалов в течение 3 рабочих дней.

5.7. Жалоба не рассматривается Управлением по существу поставленных вопросов:

- если в жалобе содержится вопрос, на который заявителю жалобы многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу (заявитель о данном решении уведомляется письменно и по желанию заявителя в электронной форме в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня  регистрации жалобы); 

- от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения его жалобы;

- в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи;

- вступление в законную силу решения суда по вопросам, изложенным в жалобе (жалоба возвращается заявителю с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения);

- в жалобе содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления (заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в жалобе вопроса);

- если ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну (заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в жалобе вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

- в жалобе не указано наименование юридического лица (фамилии, имени, отчества гражданина) и почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

- жалоба не поддается прочтению (заявителю сообщается об этом, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

5.8. В случае отказа в ответе на жалобу Управление уведомляет (при наличии возможности) об этом заявителя с указанием причин отказа в течении 7 рабочих дней с момента принятия решения об отказе в ответе на жалобу.

5.9. Основания для приостановления Управлением рассмотрения жалобы отсутствуют.

5.10. Жалоба, поступившая в Управление, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Управления или должностного лица Управления, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.11. По результатам рассмотрения жалобы Управление принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.12. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 5.11 настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.13. Заявитель вправе оспорить действия (бездействие) и решения должностных лиц Управления, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги, в судебном порядке в соответствии с  Законом Российской Федерации от 27 апреля 1995 года № 4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» (с последующими изменениями).

5.14. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления имеющиеся материалы направляются в органы прокуратуры.

Приложение № 1

       к административному регламенту

СВЕДЕНИЯ

о местонахождении, контактных телефонах и адресах государственных архивных учреждений области, осуществляющих информационное обеспечение пользователей на основе документов Архивного фонда области и других архивных документов, хранящихся в государственных архивных учреждениях области

КАУ ВО «Государственный архив Вологодской области»

Адрес: ул.Мальцева, д.17, Вологда, 160001

Телефон: (8-8172) 72-78-61

Адрес электронной почты: gavo@mail.ru

КАУ ВО «Вологодский областной архив новейшей политической истории»

Адрес: ул.Октябрьская, д.4, Вологда, 160001

Телефон: (8-8172) 72-34-70

Адрес электронной почты: voanpivol@mail.ru

КАУ ВО «Областной архив по личному составу»

Адрес: ул.Машиностроительная, д.19, Вологда, 160029

Телефон: (8-8172) 28-53-69

Адрес электронной почты: vologda-als@mail.ru

БАУ ВО «Объединенный междуведомственный архив»

Адрес: ул.Козленская, д.33, оф.605, Вологда, 160000

Телефон: (8-8172) 72-00-49

Адрес электронной почты: guoma@mail.ru

КАУ ВО «Областной государственный архив кинофотофоно и электронных документов»

Адрес: ул.Козленская, д.33, Вологда, 160000

Телефон: (8-8172) 56-21-80

Адрес электронной почты: kinofotoarchiv@mail.ru

Приложение № 2

       к административному регламенту

БЛАНК ЗАЯВЛЕНИЯ ЗАПРОСА

Начальнику управления

по делам архивов Вологодской области

от_____________________________________

_______________________________________

*(указать Ф.И.О. полностью и старую фамилию)

проживающего (ей) _____________________

_______________________________________

_______________________________________

_______________________________________

_______________________________________

_______________________________________

                                                                                   *(указать почтовый индекс, адрес, телефон, код города)

ЗАЯВЛЕНИЕ

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________*

_____________________

                                                                   ___________________________

             (дата)                                                                                                                (подпись)

*в тексте запроса необходимо указать хронологические рамки запрашиваемой информации

Приложение №3

       к административному регламенту

БЛОК-СХЕМА

последовательности административных процедур

при предоставлении государственной услуги пользователям

(кроме органов государственной власти области)*

*продолжительность административных процедур указана без учета времени ожидания ответов на запросы пользователей

БЛОК-СХЕМА

последовательности действий Управления

при предоставлении государственной услуги пользователям

(кроме органов государственной власти области)

БЛОК-СХЕМА

последовательности административных процедур

при предоставлении государственной услуги по запросам

органов государственной власти области*

*продолжительность административных процедур указана без учета времени ожидания ответов на запросы пользователей

БЛОК-СХЕМА

последовательности действий Управления 

при предоставлении государственной услуги по запросам

органов государственной власти области

1