Об утверждении Порядка ведения Государственной архивной службой Республики Крым Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Крым



Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й А Р Х И В В

1

Утратил силу – приказ от 26.04.2018 № 22-н

РЕСПУБЛІКА КРИМ

РАДА МІНІСТРІВ

ДЕРЖАВНА

АРХІВНА СЛУЖБА РЕСПУБЛІКИ КРИМ

РЕСПУБЛИКА КРЫМ СОВЕТ МИНИСТРОВ

ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

КЪЫРЫМ ДЖУМХУРИЕТИ

НАЗИРЛЕР ШУРАСЫ

КЪЫРЫМ ДЖУМХУРИЕТИНИНЪ

ДЕВЛЕТ АРХИВ ХИЗМЕТИ

П Р И К А З

22 марта 2017 года                    г. Симферополь                                      № 8-н

(в редакции от 06.10.2017 № 21-н)

Об утверждении Порядка ведения

Государственной архивной службой Республики Крым

Государственного реестра уникальных документов

Архивного фонда Республики Крым

В соответствии с частью 3 статьи 16 Закона Республики Крым от 14 августа 2014 г. № 50-ЗРК «Об архивном деле в Республике Крым»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемый Порядок ведения Государственной архивной службой Республики Крым Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Крым.

Отделу отделом организации делопроизводства, формирования архивных фондов, сохранности и государственного учета архивных документов (Велина М.З.) обеспечить направление настоящего приказа в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Крым  и г. Севастополю и прокуратуру Республики Крым.

Общему отделу (Дригова Г.В.) направить копию настоящего приказа в Государственное казенное учреждение Республики Крым «Государственный архив Республики Крым».

4. Отделу информационного обеспечения, организации использования информации документов, общественных и межрегиональных связей  (Розанов П.П.) обеспечить размещение настоящего приказа на официальном сайте Государственной архивной службы Республики Крым в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Государственной архивной службы Республики Крым Шарову Т.А.

Начальник                                                                                                                              О.В. Лобов

1

Заведующий отделом организации делопроизводства, формирования архивных фондов, сохранности и государственного учета архивных документов

________________ М.З. Велина

«____» __________ 2017 года

Заведующий отделом правового обеспечения, государственной гражданской службы, кадровой работы и противодействия коррупции

________________ Р.Ш. Амедиев

«____» __________ 2017 года

Заведующий отделом информационного обеспечения, организации использования документов, общественных и межрегиональных

________________ П.П. Розанов

«____» __________ 2017 года

Заведующий общим отделом

________________ Г.В. Дригова

«____» __________ 2017 года

Заместитель начальника

_________________ Т.А. Шарова

«____» ___________ 2017 года

1

Приложение

к приказу Государственной                                                          архивной службы Республики Крым

от 22.03.2017  № 8-н

ПОРЯДОК

ведения Государственной архивной службой Республики Крым Государственного реестра уникальных документов

Архивного фонда Республики Крым

Общие положения

1.1. Настоящий Порядок ведения Государственной архивной службой Республики Крым Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Крым (далее – Порядок) разработан в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции федеральных законов от 04.12.2006       № 202-ФЗ; от 01.12.2007 № 318-ФЗ; от 13.05.2008 № 68-ФЗ; от 08.05.2010    № 83-ФЗ; от 27.07.2010 № 227-ФЗ; от 11.02.2013 № 10-ФЗ; от 04.10.2014      № 289-ФЗ; от 28.11.2015 № 357-ФЗ; от 02.03.2016 № 43-ФЗ; от 23.05.2016    № 149-ФЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611;  2014, №40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317; 2016 № 22, ст. 3097);

приказ Министерства культуры Российской Федерации
от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2009 № 68 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный № 13893, «Российская газета», 2009, № 89);

Закон Республики Крым от 14.08.2014 № 50-ЗРК «Об архивном деле в Республики Крым» (с изменениями от 15.12.2014, 18.02.2016, 28.06.2016) («Крымские известия», 19.08.2014, № 165, 20.12.2014, № 250 (5661), 02.03.2016, № 36 (5945), 08.07.2016, № 119 (6028);

постановление Совета министров Республики Крым
от 27.06.2014 № 175 «Об утверждении Положения о Государственной архивной службе Республики Крым» (опубликовано в государственной информационной системе Республики Крым «Портал Правительства Республики Крым» в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», http://www.rk.gov.ru – 27.06.2014, 22.08.2014, 25.11.2014, 23.06.2015);

приказ Государственной архивной службы Республики Крым
от 30.12.2014 № 55 «Об утверждении положения, регламента работы и состава Экспертно-проверочной комиссии Крымгосархива» (с изменениями) (далее – Регламент работы ЭПК), (опубликован в государственной информационной системе Республики Крым «Портал Правительства Республики Крым» в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», http://www.rk.gov.ru – 30.12.2014, 23.07.2015).

1.2. Порядок устанавливает правила формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Крым.

1.3. Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Крым (далее – Государственный реестр) ведется Государственной архивной службой Республики Крым (далее – Крымгосархив) в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Республики Крым, обеспечения контроля за их сохранностью, информирования пользователей.

1.4. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места хранения и формы собственности.

1.5. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы и регистрации в Государственном реестре в соответствии с федеральным законодательством в сфере архивного дела и настоящим Порядком.

1.6. Ведение Государственного реестра осуществляет консультант отдела организации делопроизводства, формирования архивных фондов, сохранности и государственного учета архивных документов Крымгосархива (далее – отдел АФ).

2. Требования к Порядку ведения Государственного реестра

2.1. Ведение Государственного Реестра заключается в его пополнении вновь выявленными уникальными документами, поддержании его в актуальном и достоверном состоянии и включает в себя следующие процедуры:

включение уникальных документов в Государственный реестр;

регистрация уникальных документов в Государственном реестре;

внесение изменений в Государственный реестр.

2.2. Для включения документов в Государственный реестр ежегодно к 01 сентября заявители представляют в Крымгосархив с сопроводительным письмом следующие документы:

лист учета и описания уникального документа на бумажном носителе в двух экземплярах и в электронном виде по форме, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273;

экспертные заключения об уникальности документа (не менее двух).

2.3. Заявителями являются государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные собственники уникальных документов.

2.4. Выявление уникальных документов проводится государственными и муниципальными архивами, музеями и библиотеками на основании следующих критериев:

древность документа;

подлинность документа;

бесспорность культурно-исторической значимости документа;

публичность документа;

высокая материальная ценность документа;

отношение документа к историческому событию;

отношение документа к исторической личности;

юридическое значение документа;

художественные и оформительские особенности документа.

Соответствие документа критерию древности является основанием для признания его уникальным документом и не требует соответствия документа другим критериям.

В случае несоответствия документа критерию древности для признания его уникальным документом необходимо его одновременное соответствие критериям, указанным в абзацах третьем – шестом настоящего пункта, и одному или нескольким критериям, указанным в абзацах седьмом – девятом настоящего пункта. (в ред. от 06.10.2017 № 21-н)

2.5. Для внесения изменений в Государственный реестр заинтересованные лица представляют в Крымгосархив следующие документы:

сопроводительное письмо;

акт о внесении изменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа, учтенного в Государственном реестре, в двух экземплярах (приложение 1).

Обращение, заявление на включение документов в Государственный реестр может быть направлено в электронном виде после подписания его заявителем простой электронной подписью, которая признается равнозначной запросу и иным документам, подписанным собственноручной подписью и представленным на бумажном носителе.

3. Включение уникальных документов в Государственный реестр

3.1. Прием пакета документов, поступивших от заявителя, осуществляет секретарь Экспертно-проверочной комиссии Крымгосархива (далее – ЭПК), обеспечивающий прием и регистрацию документов.

3.2. Секретарь ЭПК в течение трех рабочих дней после регистрации документов проверяет их комплектность и правильность оформления, предусмотренные пунктами 2.2. и 2.5. настоящего Порядка соответственно. При выявлении нарушений в составе или оформлении документов секретарь ЭПК незамедлительно в течение рабочего дня по телефону информирует об этом заявителя. Если по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации заявитель не представит в адрес Крымгосархива необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит в течение двух рабочих дней письменное уведомление с обоснованием отказа Крымгосархива в рассмотрении документов и не позднее 3 рабочих дней направляет его заявителю почтой по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма к пакету документов. (в ред. от 06.10.2017 № 21-н)

3.3. Поступившие документы регистрируются секретарем ЭПК в день их поступления в журнале регистрации документов, поданных на рассмотрение ЭПК, после чего в тот же день или день, следующий за днем поступления, документы направляются на рассмотрение председателю ЭПК. После проставления резолюции председателем ЭПК (не позднее трех дней), секретарь ЭПК передает в тот же день документы на рассмотрение экспертам.

3.4. Председатель ЭПК организует экспертизу членами ЭПК, а также другими экспертами листов учета и описания уникальных документов, предлагаемых заявителем для включения в Государственный реестр.

3.5. Срок и порядок рассмотрения материалов экспертами определяется Регламентом работы ЭПК, но не может превышать более 30 дней.

3.6. Секретарь ЭПК, если он не замещает должность консультанта, осуществляющего ведение Государственного реестра, передает заключения экспертов вместе с поступившим пакетом документов консультанту отдела АФ Крымгосархива.

3.7. Консультант отдела АФ Крымгосархива с учетом полученных экспертных заключений готовит перечень уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр, сводную справку (заключение) и проект решения ЭПК и представляет их председателю ЭПК для визирования.

3.8. Председатель ЭПК визирует и передает полученные документы секретарю ЭПК для включения в повестку дня очередного заседания ЭПК.

3.9. Основанием для внесения уникального документа в Государственный реестр является принятие решения ЭПК об утверждении листов учета и описания уникальных документов. Соответственно решение ЭПК принятое в установленном порядке об отказе в утверждении листов учета и описания уникальных документов является основанием для отказа заявителю во включении документа в Государственный реестр. (в ред. от 06.10.2017 № 21-н)

3.10. Выписка из протокола ЭПК по вопросу включения документов в Государственный реестр в течение рабочего дня после его оформления в установленном порядке передается консультанту отдела АФ секретарем ЭПК, если он не замещает должность консультанта отдела АФ, осуществляющего ведение Государственного реестра.

4. Регистрация документов в Государственном реестре

4.1. В течение пяти рабочих дней со дня получения соответствующего решения ЭПК консультант отдела АФ Крымгосархива:

присваивает уникальному документу в валовом порядке регистрационный номер Государственного реестра, проставляя его в соответствующей графе обоих экземпляров листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде;

формирует листы учета и описания уникальных документов на бумажных носителях в дела, которые хранятся в отделе АФ Крымгосархива. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел Крымгосархива со сроком хранения «Постоянно»;

вносит информацию в Государственный реестр уникальных документов Республики Крым.

4.2. Секретарь ЭПК в течение пяти рабочих дней со дня оформления решения ЭПК:

в случае включения документа в Государственный реестр направляет заявителю выписку из протокола ЭПК и один экземпляр листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру;

в случае отклонения предложения заявителя направляет заявителю оба экземпляра листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде, а также выписку из протокола заседания ЭПК с обоснованием причин отказа.

5. Ведение Государственного реестра и внесение в него изменений

5.1. Ведение реестра осуществляется путем внесения в него сведений об уникальных документах, изменения сведений об уникальных документах.

5.2. Полученные сведения об изменениях, происшедших с уникальным документом (смена места хранения, проведение реставрации, создание страховой копии, порча, утрата), вносятся в лист учета и описания уникального документа и Государственный реестр.

5.3. Государственный реестр ведется на бумажном носителе и в электронном виде по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку. При несоответствии записей на бумажных и электронных носителях приоритет имеют записи на бумажных носителях.

5.4. Изменения вносятся в Государственный реестр в следующих случаях:

при получении дополнительных сведений в результате научного изучения уникального документа;

после проведения его реставрации, смены собственника, публикации, создания страхового фонда, фонда пользования и т.д.

5.5. Изменения в Государственный реестр вносятся на основании акта о внесении изменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа, учтенного в Государственном реестре по соответствующему номеру. Акт составляется в произвольной форме.

5.6. Акты с соответствующим сопроводительным письмом в Крымгосархив представляют государственные архивы Республики Крым, муниципальные архивы органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым, музеи, библиотеки в отношении находящихся у них на хранении уникальных документов, включенных в Государственный реестр.

5.7. Порядок внесения изменений в Государственный реестр соответствует порядку включения уникальных документов в Государственный реестр.

6. Доступ к сведениям Государственного реестра

6.1. Информация об уникальных документах Архивного фонда Республики Крым, включенных в Государственный реестр, является общедоступной и размещается на официальном веб-сайте Крымгосархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» государственной информационной системы Республики Крым «Портал Правительства Республики Крым», за исключением сведений о собственниках уникальных документов негосударственной части Архивного фонда Республики Крым, доступ к которой осуществляется с согласия собственников.

6.2. Крымгосархив обеспечивает исполнение запросов физических и юридических лиц об уникальных документах на основе данных Государственного реестра.

1

Приложение 1

к Порядку

Наименование государственного, муниципального архива, музея,

библиотеки 

АКТ

_____________ № _______________

о внесении изменений и дополнений

в Лист учета и описания

уникального документа, учтенного

в Государственном реестре

УТВЕРДЖАЮ

Руководитель государственного, муниципального архива, музея, библиотеки

Подпись И. О. Фамилия

_______________ 2017 г.

    В связи со сведениями, полученными в результате научного изучения уникального документа, проведения его реставрации (нужное подчеркнуть) просим внести в Лист учета и описания уникального документа (указать название и поисковые данные документа) следующие изменения:_______________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

                           

Заведующий отделом

информации                                                         подпись                                          расшифровка

Заведующий отделом

обеспечения сохранности                             подпись                                          расшифровка

1

Государственный реестр уникальных документов Республики Крым

№ п/п

Собствен-ник или владелец уникаль-ного документа

Место и адрес хранения уникаль-ного докумен-та

Название уникаль-ного докумен-та

Дата создания уникального документа

Аннотация уникаль-ного документа

Архивный шифр уникаль-ного документа

Наличие страхового фонда (фонда пользования)

Физичес-кое состояние уникаль-ного документа

Язык

Материаль-ный носитель информа-ции документа

Дата вклю-чения доку-мента в Реестр

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Приложение 2

к Порядку

1