О вопросах организации подведения итогов проверки наличия и снятия с учета документов



Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й А Р Х И В В

1

РЕСПУБЛИКА КРЫМ СОВЕТ МИНИСТРОВ

ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

РЕСПУБЛІКА КРИМ

РАДА МІНІСТРІВ

ДЕРЖАВНА

АРХІВНА СЛУЖБА РЕСПУБЛІКИ КРИМ

КЪЫРЫМ ДЖУМХУРИЕТИ

НАЗИРЛЕР ШУРАСЫ

КЪЫРЫМ ДЖУМХУРИЕТИНИНЪ

ДЕВЛЕТ АРХИВ ХИЗМЕТИ

П Р И К А З

22 мая 2015 г.                                 г. Симферополь                                             № 62

О вопросах организации подведения итогов проверки наличия и снятия с учета документов

С целью рассмотрения вопросов организации, проведения и оформления итогов проверки наличия и состояния архивных документов и розыска необнаруженных архивных документов в государственных и муниципальных архивах Республики Крым, а также снятия с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны и неисправимо поврежденных документов Архивного фонда Республики Крым

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Положение о Комиссии Государственной архивной службы Республики Крым по подведению итогов проверки наличия и снятия с учета документов (приложение № 1).

Утвердить Состав Комиссии Государственной архивной службы Республики Крым по подведению итогов проверки наличия и снятия с учета документов (приложение № 2).

Отделу правового обеспечения, государственной гражданской службы, кадровой работы и противодействия коррупции обеспечить направление настоящего приказа в Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации в Республике Крым и г. Севастополе и прокуратуру Республики Крым.

Отделу информационного обеспечения организации использования информации документов, общественных и межрегиональных связей
(Розанов П.П.) обеспечить размещение настоящего приказа на официальном сайте Государственной архивной службы Республики Крым в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник                                                                                                                              О.В. Лобо

1

Приложение № 1

к приказу Государственной архивной службы Республики Крым

от 22 мая 2015 г. №62

ПОЛОЖЕНИЕ

о Комиссии Государственной архивной службы Республики Крым
по подведению итогов проверки наличия
и снятия с учета документов

1. Общие положения

1.1. Комиссия Государственной архивной службы Республики Крым по подведению итогов проверки наличия и снятия с учета документов
(далее – Комиссия) создается для рассмотрения вопросов:

- организации, проведения и оформления итогов проверки наличия и состояния архивных документов и розыска необнаруженных архивных документов в государственных и муниципальных архивах Республики Крым;

- снятия с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны и неисправимо поврежденных документов Архивного фонда Республики Крым.

1.2. В своей деятельности Комиссия руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Крым от 14.08.2014 № 50-ЗРК (в ред. Закона Республики Крым от 15.12.2014 № 32- ЗРК/2014) «Об архивном деле в Республике Крым», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, приказами и указаниями Федерального архивного агентства, рекомендациями Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, нормативными и распорядительными правовыми актами Государственной архивной службы Республики Крым (далее – Крымгосархив), а также настоящим Положением.

1.3. Комиссия является постоянно действующим совещательным органом. Решения Комиссии, принятые в пределах ее компетенции, являются обязательными для исполнения государственными и муниципальными архивами Республики Крым.

1.4. В состав Комиссии входят: председатель Комиссии, секретарь Комиссии и члены Комиссии из числа специалистов Крымгосархива и архивных учреждений Республики Крым.

1.5. Председателем Комиссии является заместитель начальника Крымгосархива.

1.6. Секретарь Комиссии назначается из числа сотрудников Крымгосархива.

1.7. Положение о Комиссии и ее состав утверждается приказом начальника Крымгосархива. 

2. Основные задачи Комиссии

Основными задачами Комиссии являются:

 улучшение качества и повышение эффективности работы по проверке наличия и состояния архивных документов, розыску необнаруженных архивных документов в государственных и муниципальных архивах Республики Крым;

 обеспечение обоснованности принимаемых решений о снятии с учета документов Архивного фонда Республики Крым;

 осуществление контроля за соблюдением государственными и муниципальными архивами Республики Крым установленных правил оформления документов по итогам проверки наличия и состояния архивных документов, розыска необнаруженных дел.

3. Основные функции Комиссии

Основными функциями Комиссии являются:

 принятие решений о снятии с учета документов Архивного фонда Республики Крым на основании документов, представленных государственными и муниципальными архивами Республики Крым: сведений о необнаруженных архивных документах, пути розыска которых исчерпаны, неисправимо поврежденных архивных документов;

 принятие решений о продлении срока розыска необнаруженных архивных документов, в случае установления Комиссией недостаточности мер по организации их розыска;

 осуществление контроля за соблюдением сроков розыска необнаруженных архивных документов в государственных и муниципальных архивах Республики Крым;

 ведение реестра необнаруженных архивных документов.

4. Права Комиссии

Комиссия в пределах своих полномочий имеет право:

 давать предложения и рекомендации государственным и муниципальным архивам Республики Крым по вопросам организации и совершенствования работы по проверке наличия и состояния архивных документов и розыску необнаруженных архивных документов;

 запрашивать у государственных и муниципальных архивов Республики Крым информацию о ходе проверки наличия и состояния архивных документов и розыска необнаруженных архивных документов;

 требовать от государственных и муниципальных архивов Республики Крым соблюдения установленных правил оформления документов по результатам проверки наличия и розыска необнаруженных архивных документов, возвращать некачественно подготовленные документы для доработки исполнителям;

 запрашивать у государственных и муниципальных архивов Республики Крым недостающие документы, являющиеся основанием для принятия решения о снятии с учета необнаруженных и неисправимо поврежденных архивных документов;

 - в случае необходимости привлекать к участию в работе Комиссии сотрудников государственных и муниципальных архивов Республики Крым, не являющихся членами Комиссии.

5. Организация работы Комиссии

5.1. Комиссия осуществляет свою деятельность в соответствии с годовым планом работы. При необходимости могут проводиться внеплановые заседания Комиссии.

5.2. Заседания Комиссии проводятся не реже 1 раза в полугодие. Заседание Комиссии считается правомочным, если на нем присутствует более половины ее состава.

5.3. Председатель Комиссии осуществляет общее руководство деятельностью Комиссии, председательствует на заседаниях Комиссии, несет ответственность за выполнение возложенных на Комиссию задач.

5.4. Секретарь Комиссии обеспечивает подготовку проектов повестки заседаний Комиссии, ведет регистрацию и учет документов, поступивших на рассмотрение Комиссии, обеспечивает членов Комиссии документами, подготовленными к рассмотрению, приглашает на заседание Комиссии представителей государственных и муниципальных архивов Республики Крым, не входящих в состав Комиссии, оформляет протоколы заседания Комиссии, готовит выписки из протоколов для направления их в архивные учреждения Республики Крым, составляет отчет о работе Комиссии.

5.5. Для решения вопроса о снятии с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, государственные и муниципальные архивы Республики Крым представляют в Комиссию следующие документы:

 сопроводительное письмо-справку;

 акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

 справки о проведении розыска необнаруженных архивных документов по каждому фонду.

5.6. Для снятия с учета неисправимо поврежденных архивных документов государственные и муниципальные архивы Республики Крым представляют в Комиссию следующие документы:

 сопроводительное письмо;

 акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

 заключения экспертов о физическом состоянии архивных документов.

5.7. Подготовленные документы первоначально представляются на ознакомление председателю Комиссии. Не позднее чем за 5 рабочих дней до заседания документы доводятся до сведения членов Комиссии. Члены Комиссии готовят письменные предложения по итогам рассмотрения документов.

5.8. Заседания Комиссии протоколируются. Решения Комиссии принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов Комиссии. При разделении голосов поровну голос председателя Комиссии является решающим. Особые мнения членов Комиссии отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

5.9. Протоколы Комиссии подписываются председателем и секретарем Комиссии, утверждаются начальником Крымгосархива.

5.10. Работа в Комиссии сотрудников государственных и муниципальных архивов Республики Крым предусматривается в планах работы по месту основной деятельности и дополнительной оплате не подлежит.

1

Приложение № 2

к приказу Государственной архивной службы Республики Крым

от 22 мая  2015 г. №62

Состав

Комиссии по подведению итогов проверки наличия и снятия с учета документов Государственной архивной службы Республики Крым

№

п/п

Ф.И.О.

Должность

Председатель Комиссии по подведению итогов проверки наличия и снятия с учета документов Государственной архивной службы Республики Крым

Шарова
Татьяна Алексеевна

заместитель начальника Государственной архивной службы Республики Крым;

Секретарь Комиссии по подведению итогов проверки наличия и снятия с учета документов Государственной архивной службы Республики Крым

Велина

Марина Зуфаровна

консультант отдела организации делопроизводства, формирования архивных фондов, организации сохранности и государственного учета архивных документов;

Состав Комиссии по подведению итогов проверки наличия и снятия с учета документов Государственной архивной службы Республики Крым

Велулаева

Эльвира Сейрановна

главный архивист отдела обеспечения сохранности, государственного учета и научно-справочного аппарата Государственного казенного учреждения Республики Крым «Государственный архив Республики Крым»;

Бурдов

Андрей Анатольевич

заведующий отделом обеспечения сохранности, государственного учета и научно-справочного аппарата Государственного казенного учреждения Республики Крым «Государственный архив Республики Крым по личному составу»;

Костина

Ирина Владимировна

заведующий отделом обеспечения сохранности, государственного учета и научно-справочного аппарата Государственного казенного учреждения Республики Крым «Государственный архив Республики Крым»;

Нигматуллин

Эмиль Рауфович

главный специалист отдела обеспечения сохранности, государственного учета и научно-справочного аппарата Государственного казенного учреждения Республики Крым «Государственный архив Республики Крым по личному составу»;

Соболевская

Татьяна Владимировна

консультант отдела организационно-аналитического обеспечения деятельности архивных учреждений Государственной архивной службы Республики Крым.