ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ПО ДЕЛАМ КОМИ-ПЕРМЯЦКОГО ОКРУГА ПЕРМСКОГО КРАЯ



МИНИСТЕРСТВО ПО ДЕЛАМ КОМИ-ПЕРМЯЦКОГО ОКРУГА

ПЕРМСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

от 26.05.2008 г. N 150

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ПО ДЕЛАМ КОМИ-ПЕРМЯЦКОГО ОКРУГА ПЕРМСКОГО КРАЯ

Признан утратившим силу приказом Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края от 29.09.2015 № СЭД-50-01-05-93-1

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, и в целях совершенствования организации ведомственного хранения документов и архива Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края приказываю:

Утвердить прилагаемое Положение об архиве Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края.

И.о. главы Коми-Пермяцкого округа -

министра Пермского края В.В.РЫЧКОВ

Утверждено

Приказом

Министерства по делам

Коми-Пермяцкого округа

Пермского края

от 26.05.2008 N 150

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ПО ДЕЛАМ КОМИ-ПЕРМЯЦКОГО ОКРУГА ПЕРМСКОГО ОКРУГА

1. Общие положения

1.1. Документы Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского округа (далее - Министерство), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Пермского края (далее - Архивный фонд края), являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственном краевом учреждении "Коми-Пермяцкий окружной государственный архив" (далее - ГКУ КПОГА).

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в архиве Министерства.

1.2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда края, образующихся в результате его деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Министерства.

За утрату и порчу документов Архивного фонда края должностные лица Министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Министерстве для хранения документов Архивного фонда края и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Министерство обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Функции архива Министерства возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив Министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, правилами и другими нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России, методическими документами ГКУ КПОГА и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве Министерства разрабатывается на основании Примерного положения, утвержденного Приказом Росархива от 18.08.1992 N 176, и утверждается приказом Министерства по согласованию с ГКУ КПОГА.

1.7. Архив Министерства работает по планам, утверждаемым руководством Министерства, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива Министерства осуществляет начальник управления делами Министерства.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Министерства осуществляет ГКУ КПОГА.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством Министерства документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.

2.3. Служебные и ведомственные издания.

2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда края на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Министерства.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Министерства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ.

3.2.2. Согласовывает с ГКУ КПОГА графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Агентства по делам архивов Пермского края и передачи документов Архивного фонда края на государственное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Министерства и экспертно-проверочной методической комиссии Агентства по делам архивов Пермского края.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКУ КПОГА.

3.2.6. Организует использование документов:

информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Министерства.

3.2.8. Оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел Министерства, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Министерства.

3.2.9. Ежегодно представляет в ГКУ КПОГА сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГКУ КПОГА документы Архивного фонда края.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений Министерства сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.