Основная информация
| Дата опубликования: | 27 июня 2008г. |
| Номер документа: | ru64000200800556 |
| Текущая редакция: | 1 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Саратовская область |
| Принявший орган: | Управление по делам архивов Правительства Саратовской области |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации |
| Тип документа: | Приказы |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
ПРАВИТЕЛЬСТВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
приказ
От 27.06.2008 № 26/1-4
Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги
В связи с необходимостью приведения действующего в управлении административного регламента предоставления государственной услуги требованиям Положения о порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, утвержденного постановлением Правительства Саратовской области от 29.02.2008 г. №66-П,
Приказываю:
1. Текст административного регламента предоставления управлением по делам архивов Правительства Саратовской области государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступивших в управление, изложить в новой редакции согласно приложению № 1.
2. Внести изменения в положение об отделе формирования Архивного фонда и использования документов и должностные регламенты сотрудников отдела, занятых в предоставлении государственной услуги.
Начальник управления О. П. Трегубов
Приложение № 1
к приказу начальника управления
по делам архивов
Правительства Саратовской области
От 27.06.2008 г. № 26\1-4
Административный регламент
предоставления управлением по делам архивов Правительства Саратовской области государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов
1. Общие положения
Наименование государственной услуги
1. Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов Правительства Саратовской области (далее государственная услуга).
Правовое регулирование предоставления государственной услуги
2. Государственная услуга предоставляется управлением по делам архивов Правительства области.
Непосредственное исполнение запросов российских и иностранных граждан осуществляют государственные и муниципальные архивы области, а также ведомственные архивы различных учреждений, организаций, предприятий при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.
Российские и иностранные граждане, если они располагают сведениями о месте хранения интересующих их документов, могут обратиться непосредственно в архивное учреждение. В управление по делам архивов граждане обращаются, как правило, в случае отсутствия у них информации о месте хранения документов.
Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу
3. Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов, осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации («Российская газета». 1993. 25 декабря);
Законом РСФСР от 18 октября 1991года №1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий» (Ведомости съезда народных депутатов РСФСР и Верховного Совета РСФСР. 1991г. №44);
Федеральным законом от 22 октября 2004 года, № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004, №43, стр.4169);
Федеральным законом от 02 мая 2006 года, №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. №25, стр.2572);
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года, №19, зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 06 марта 2007 года, №9059;
Положением об управлении по делам архивов Правительства Саратовской области, утвержденным постановлением Правительства Саратовской области от 14 мая 2005 года №171-П.
Результат предоставления государственной услуги
4. Результатом предоставления государственной услуги является официальное письмо управления по делам архивов с уведомлением заявителя о том, куда передан запрос на исполнение. Окончательный ответ на запрос заявитель получает из государственного, муниципального или ведомственного архива, исполнившего запрос. При наличии в архиве необходимых документов к ответу прилагаются архивные справки, выписки или копии.
В том случае, если исполнение запроса требует участия нескольких архивов, результатом предоставления услуги является окончательный ответ заявителю, который направляет управление по делам архивов после получения уведомления из архивов о результатах поиска запрашиваемой информации. При положительном результате поиска к ответу прилагаются архивные справки, выписки или копии.
Получатели государственной услуги
5. Получателями государственной услуги являются граждане Российской Федерации и иностранные граждане, обратившиеся в управление по делам архивов с письменным заявлением, в том числе присланным электронной почтой.
2. Требования к порядку предоставления государственной услуги.
Порядок информирования о государственной услуге
6. Сведения о месте нахождения управления по делам архивов, государственных и муниципальных архивов области, их почтовых и электронных адресах, справочных телефонах и информация о порядке и сроках исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступающих в управление по делам архивов, размещены на официальном сайте управления по делам архивов по адресу: http://saratov.rusarchives.ru.
7. Управление по делам архивов расположено по адресу: 410012,г.Саратов, ул.Б.Садовая,162, тел. (845-2) 52-07-17, факс 52-02-03, электронный адрес: .
Справочная информация о государственных и муниципальных архивах дана в приложениях № 1 и 2 к настоящему регламенту.
8. Структурным подразделением управления по делам архивов, уполномоченным на предоставление государственной услуги является отдел формирования Архивного фонда и использования документов, располагающийся в помещении управления по делам архивов, кабинеты №3,4; тел. (845-2) 52-41-01, 52-02-03.
9. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:
по письменным обращениям, в том числе полученным по факсу;
при этом ответ направляется в срок, не превышающий 5 календарных дней со дня регистрации обращения.
по электронной почте;
при этом ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 календарных дней со дня поступления обращения.
по телефону;
при обращении по телефону должностные лица управления представляются, назвав фамилию, имя, отчество, должность, наименование органа исполнительной власти. Выслушав суть вопроса, корректно и лаконично дают ответ; при невозможности ответить сразу, предлагают перезвонить в конкретный день и время, к которому приготавливают исчерпывающий ответ.
при личном обращении граждан
Прием граждан осуществляется начальником управления по делам архивов по предварительной записи (т. секретаря -52-07-17),
другими должностными лицами управления по делам архивов(заместители начальника, работники отдела формирования Архивного фонда и использования документов, отдела организации сохранности и государственного учета документов) в течение рабочего времени.
Порядок работы управления по делам архивов:
Рабочие дни: - понедельник-пятница
с 8 до 17 часов
Перерыв с 12 до 13 часов
Выходные дни: суббота, воскресенье.
Основание для предоставления государственной услуги
10. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес управления по делам архивов, в том числе присланный по электронной почте. Запрос может быть составлен в произвольной форме, но должен содержать следующие реквизиты:
наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;
фамилия, имя, отчество заявителя;
почтовый адрес его места жительства;
электронный адрес заявителя (в случае обращения его в управление по делам архивов по электронной почте);
изложение существа запроса, при этом с максимально возможной полнотой в запросе должны быть предоставлены сведения, необходимые для его исполнения.
Сроки предоставления государственной услуги
11. Запросы российских и иностранных граждан, поступившие в управление по делам архивов, рассматриваются и направляются на исполнение в архивы в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации. В случае, если в научно - справочном аппарате управления отсутствует информация о месте хранения запрашиваемых документов, начальник управления или его заместитель вправе продлить срок рассмотрения запроса до 10 рабочих дней. В государственных, муниципальных или ведомственных архивах запросы исполняются в течение сроков, предусмотренных отраслевыми нормативными требованиями. В том случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, ответы из которых поступают в управление по делам архивов для дальнейшего направления ответа заявителю, общий срок его рассмотрения составляет 30 календарных дней. В случае непоступления в управление в указанный период запрашиваемых сведений из архивов срок исполнения такого запроса может быть продлен начальником управления или его заместителем на 20 календарных дней с уведомлением об этом заявителя.
12. При личном обращении граждан в управление по деалм архивов срок ожидания для подачи запроса или получения консультации не должен превышать 10 минут.
Перечень оснований для отказа в предоставления услуги
13. В случае, если запрос, поступивший в управление по делам
архивов, не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений, в течение 5-ти рабочих дней со дня регистрации запроса заявителю направляется письменный ответ с указанием на необходимость дополнительных данных.
14. Не подлежат рассмотрению запросы и интернет - обращения без указания фамилии, почтового и/или электронного адреса.
Требования к местам предоставления государственной услуги
15. Вход в управление по делам архивов оформлен вывеской, рядом с входом имеются места для парковки автомобилей. В холле управления по делам архивов предусмотрены места ожидания граждан в случае их личного обращения.
Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги
16. Государственная услуга предоставляется управлением по делам архивов бесплатно.
Архивы исполняют запросы бесплатно и на платной основе. В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской федерации» и «Перечнем информационных услуг, предоставляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги», утвержденным приказом Росархива от 28 апреля 2001 года, № 33, не взимается плата за запросы социально-правового характера, предусматривающие пенсионное обеспечение граждан, а также получение ими льгот и компенсаций, за исключением запросов о трудовом стаже и заработной плате свыше 60 месяцев подряд. Остальные запросы исполняются на платной основе в соответствии с прейскурантом цен архивов.
III. Административные процедуры
Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги.
17. Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов, включает в себя следующие административные процедуры:
регистрация поступивших запросов;
анализ их тематики;
направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;
получение в случае необходимости информации от организаций - исполнителей;
подготовка и направление ответа гражданам (заявителям).
18. Ответственным за предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов, является заместитель начальника управления, начальник отдела формирования Архивного фонда и использования документов. Непосредственное оказание услуги осуществляется отделом формирования Архивного фонда и использования документов управления по делам архивов.
Регистрация поступивших запросов и передача их на исполнение
19. Поступившие в управление по делам архивов письменные запросы регистрируются в день поступления и передаются в отдел формирования Архивного фонда и использования документов управления по делам архивов в установленном порядке.
20. При поступлении интернет - обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты заявителю направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению. Интернет - обращение (запрос) распечатывается, дальнейшая работа с ним ведется в установленном порядке.
21. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
Анализ тематики поступивших запросов
22. Работники отдела формирования Архивного фонда и использования документов определяют тематику поступивших запросов с учетом имеющегося научно - справочного аппарата и другого информационного материала.
При этом определяется:
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
место хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.
23. Анализ тематики поступивших запросов проводится в течение 5-ти рабочих дней с момента их регистрации.
Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности
24. По итогам анализа тематики поступивших запросов отдел формирования Архивного фонда и использования документов управления по делам архивов направляет их со своим письмом на исполнение по принадлежности:
в государственные архивы области;
в муниципальные архивы области;
в иные организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
При этом организация - исполнитель уведомляется о том, кому она должна дать ответ - заявителю или управлению.
25. Государственные архивы направляют запросы на исполнение в иные организации при наличии у них требуемых документов.
26. В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, отдел формирования Архивного фонда и использования документов управления по делам архивов направляет в соответствующие адреса копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес управления по делам архивов.
Получение информации от организаций - исполнителей
27. Ответы, поступившие в управление по делам архивов из организаций - исполнителей, регистрируются в общем порядке и передаются в отдел формирования Архивного фонда и использования документов управления по делам архивов.
Подготовка и направление ответов гражданам(заявителям)
28. В случае, если управление по делам архивов направляет на исполнение запрос в соответствующую организацию с просьбой дать ответ заявителю, одновременно управление письменно уведомляет об этом гражданина, приславшего запрос (заявителя). При наличии в запросе электронного адреса ответ заявителю направляется электронной почтой.
29. В случае, если по итогам анализа тематики запрос не может быть исполнен из-за отсутствия запрашиваемых сведений или необходимости уточнения сути запроса, а также предоставления заявителем дополнительной информации, заявитель письменно уведомляется об этом. При этом заявителю могут быть даны рекомендации, куда следует обратиться с указанием адресов и телефонов.
30. В случае, если ответ заявителю по предоставленным из организаций-исполнителей сведениям дает управление по делам архивов, предоставленные сведения рассматриваются и на их основе не позднее 3-х рабочих дней составляется и направляется заявителю ответ.
31. Рассмотрение запроса гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
Запрос, полученный из Информационного центра УВД по Саратовской области, считается исполненным после переоформления присланных сведений с проставлением в необходимых случаях штампа «апостиль» на архивной справке и отправки в Федеральное архивное агентство.
IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
32. Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется начальником управления по делам архивов .
33. Текущий контроль осуществляется путем проведения ежемесячно заместителем начальника управления, начальником отдела формирования Архивного фонда и использования документов управления по делам архивов проверок соблюдения и исполнения работниками отдела положений настоящего регламента.
34. Управление по делам архивов осуществляет контроль за исполнением запросов государственными архивами области. Порядок и сроки исполнения запросов в государственных и муниципальных архивах осуществляются в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года, № 19.
35. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) должностных лиц управления по делам архивов.
36. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, по отношению к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
37. Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка в случае необходимости может проводиться по конкретному обращению заявителя.
38. Для проведения проверки формируется рабочая группа, в которую включаются руководители и специалисты управления по делам архивов.
39. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений осуществляемых в ходе выполнения Регламента
40. Заявители имеют право на обжалование действий или бездействий работников управления по делам архивов в досудебном или судебном порядке.
41. Заявители могут обжаловать действия или бездействие работников управления по делам архивов начальнику управления.
42. Заявители могут обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение по адресу, указанному в пункте 6.
43. Личный прием начальником управления по делам архивов проводится по предварительной записи.
44. Запись заявителей производится при личном обращении или по телефону в соответствии с информацией, указанной в пункте 8.РРРрррЛШРтгшрвш
45. Жалоба заявителя в обязательном порядке должна содержать:
фамилию, имя, отчество;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
изложение сути жалобы;
личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы или их копии.
46. В ходе рассмотрения жалобы начальник управления по делам архивов
обеспечивает объективный всесторонний и своевременный ее анализ, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
по результатам рассмотрения жалобы принимает необходимые меры и дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
47. Письменная жалоба, поступившая в управление по делам архивов, рассматривается в течение 30 календарных дней.
48. Ответ на жалобу, поступившую в управление по делам архивов, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
49. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и/или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
Если в жалобе содержатся нецензурные выражения, оскорбления, угрозы жизни, здоровью должностного лица и членов его семьи, управление по делам архивов вправе оставить обращение без ответа по существу и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом.
50. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник управления по делам архивов вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.
О принятом решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
51. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия или бездействие должностных лиц управления по делам архивов в судебном порядке.
Приложение №1
к административному регламенту
предоставления управлением
по делам архивов Правительства
Саратовской области государственной услуги
по организации исполнения запросов российских и
иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов
Перечень государственных архивов Саратовской области
Приложение №2
к административному регламенту
предоставления управлением
по делам архивов Правительства
Саратовской области государственной услуги
по организации исполнения запросов российских
и иностранных граждан, поступивших в
управление по делам архивов
Перечень муниципальных архивов Саратовской области
Приложение №3
к административному регламенту
предоставления управлением
по делам архивов Правительства
Саратовской области государственной услуги по
организации исполнения запросов российских и
иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов
Блок-схема последовательности действий управления по делам архивов по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов.
Условные обозначения:
ПРАВИТЕЛЬСТВО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
приказ
От 27.06.2008 № 26/1-4
Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги
В связи с необходимостью приведения действующего в управлении административного регламента предоставления государственной услуги требованиям Положения о порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, утвержденного постановлением Правительства Саратовской области от 29.02.2008 г. №66-П,
Приказываю:
1. Текст административного регламента предоставления управлением по делам архивов Правительства Саратовской области государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступивших в управление, изложить в новой редакции согласно приложению № 1.
2. Внести изменения в положение об отделе формирования Архивного фонда и использования документов и должностные регламенты сотрудников отдела, занятых в предоставлении государственной услуги.
Начальник управления О. П. Трегубов
Приложение № 1
к приказу начальника управления
по делам архивов
Правительства Саратовской области
От 27.06.2008 г. № 26\1-4
Административный регламент
предоставления управлением по делам архивов Правительства Саратовской области государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов
1. Общие положения
Наименование государственной услуги
1. Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов Правительства Саратовской области (далее государственная услуга).
Правовое регулирование предоставления государственной услуги
2. Государственная услуга предоставляется управлением по делам архивов Правительства области.
Непосредственное исполнение запросов российских и иностранных граждан осуществляют государственные и муниципальные архивы области, а также ведомственные архивы различных учреждений, организаций, предприятий при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.
Российские и иностранные граждане, если они располагают сведениями о месте хранения интересующих их документов, могут обратиться непосредственно в архивное учреждение. В управление по делам архивов граждане обращаются, как правило, в случае отсутствия у них информации о месте хранения документов.
Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу
3. Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов, осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации («Российская газета». 1993. 25 декабря);
Законом РСФСР от 18 октября 1991года №1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий» (Ведомости съезда народных депутатов РСФСР и Верховного Совета РСФСР. 1991г. №44);
Федеральным законом от 22 октября 2004 года, № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004, №43, стр.4169);
Федеральным законом от 02 мая 2006 года, №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. №25, стр.2572);
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года, №19, зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 06 марта 2007 года, №9059;
Положением об управлении по делам архивов Правительства Саратовской области, утвержденным постановлением Правительства Саратовской области от 14 мая 2005 года №171-П.
Результат предоставления государственной услуги
4. Результатом предоставления государственной услуги является официальное письмо управления по делам архивов с уведомлением заявителя о том, куда передан запрос на исполнение. Окончательный ответ на запрос заявитель получает из государственного, муниципального или ведомственного архива, исполнившего запрос. При наличии в архиве необходимых документов к ответу прилагаются архивные справки, выписки или копии.
В том случае, если исполнение запроса требует участия нескольких архивов, результатом предоставления услуги является окончательный ответ заявителю, который направляет управление по делам архивов после получения уведомления из архивов о результатах поиска запрашиваемой информации. При положительном результате поиска к ответу прилагаются архивные справки, выписки или копии.
Получатели государственной услуги
5. Получателями государственной услуги являются граждане Российской Федерации и иностранные граждане, обратившиеся в управление по делам архивов с письменным заявлением, в том числе присланным электронной почтой.
2. Требования к порядку предоставления государственной услуги.
Порядок информирования о государственной услуге
6. Сведения о месте нахождения управления по делам архивов, государственных и муниципальных архивов области, их почтовых и электронных адресах, справочных телефонах и информация о порядке и сроках исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступающих в управление по делам архивов, размещены на официальном сайте управления по делам архивов по адресу: http://saratov.rusarchives.ru.
7. Управление по делам архивов расположено по адресу: 410012,г.Саратов, ул.Б.Садовая,162, тел. (845-2) 52-07-17, факс 52-02-03, электронный адрес: .
Справочная информация о государственных и муниципальных архивах дана в приложениях № 1 и 2 к настоящему регламенту.
8. Структурным подразделением управления по делам архивов, уполномоченным на предоставление государственной услуги является отдел формирования Архивного фонда и использования документов, располагающийся в помещении управления по делам архивов, кабинеты №3,4; тел. (845-2) 52-41-01, 52-02-03.
9. Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:
по письменным обращениям, в том числе полученным по факсу;
при этом ответ направляется в срок, не превышающий 5 календарных дней со дня регистрации обращения.
по электронной почте;
при этом ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 календарных дней со дня поступления обращения.
по телефону;
при обращении по телефону должностные лица управления представляются, назвав фамилию, имя, отчество, должность, наименование органа исполнительной власти. Выслушав суть вопроса, корректно и лаконично дают ответ; при невозможности ответить сразу, предлагают перезвонить в конкретный день и время, к которому приготавливают исчерпывающий ответ.
при личном обращении граждан
Прием граждан осуществляется начальником управления по делам архивов по предварительной записи (т. секретаря -52-07-17),
другими должностными лицами управления по делам архивов(заместители начальника, работники отдела формирования Архивного фонда и использования документов, отдела организации сохранности и государственного учета документов) в течение рабочего времени.
Порядок работы управления по делам архивов:
Рабочие дни: - понедельник-пятница
с 8 до 17 часов
Перерыв с 12 до 13 часов
Выходные дни: суббота, воскресенье.
Основание для предоставления государственной услуги
10. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес управления по делам архивов, в том числе присланный по электронной почте. Запрос может быть составлен в произвольной форме, но должен содержать следующие реквизиты:
наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;
фамилия, имя, отчество заявителя;
почтовый адрес его места жительства;
электронный адрес заявителя (в случае обращения его в управление по делам архивов по электронной почте);
изложение существа запроса, при этом с максимально возможной полнотой в запросе должны быть предоставлены сведения, необходимые для его исполнения.
Сроки предоставления государственной услуги
11. Запросы российских и иностранных граждан, поступившие в управление по делам архивов, рассматриваются и направляются на исполнение в архивы в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации. В случае, если в научно - справочном аппарате управления отсутствует информация о месте хранения запрашиваемых документов, начальник управления или его заместитель вправе продлить срок рассмотрения запроса до 10 рабочих дней. В государственных, муниципальных или ведомственных архивах запросы исполняются в течение сроков, предусмотренных отраслевыми нормативными требованиями. В том случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, ответы из которых поступают в управление по делам архивов для дальнейшего направления ответа заявителю, общий срок его рассмотрения составляет 30 календарных дней. В случае непоступления в управление в указанный период запрашиваемых сведений из архивов срок исполнения такого запроса может быть продлен начальником управления или его заместителем на 20 календарных дней с уведомлением об этом заявителя.
12. При личном обращении граждан в управление по деалм архивов срок ожидания для подачи запроса или получения консультации не должен превышать 10 минут.
Перечень оснований для отказа в предоставления услуги
13. В случае, если запрос, поступивший в управление по делам
архивов, не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений, в течение 5-ти рабочих дней со дня регистрации запроса заявителю направляется письменный ответ с указанием на необходимость дополнительных данных.
14. Не подлежат рассмотрению запросы и интернет - обращения без указания фамилии, почтового и/или электронного адреса.
Требования к местам предоставления государственной услуги
15. Вход в управление по делам архивов оформлен вывеской, рядом с входом имеются места для парковки автомобилей. В холле управления по делам архивов предусмотрены места ожидания граждан в случае их личного обращения.
Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги
16. Государственная услуга предоставляется управлением по делам архивов бесплатно.
Архивы исполняют запросы бесплатно и на платной основе. В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской федерации» и «Перечнем информационных услуг, предоставляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги», утвержденным приказом Росархива от 28 апреля 2001 года, № 33, не взимается плата за запросы социально-правового характера, предусматривающие пенсионное обеспечение граждан, а также получение ими льгот и компенсаций, за исключением запросов о трудовом стаже и заработной плате свыше 60 месяцев подряд. Остальные запросы исполняются на платной основе в соответствии с прейскурантом цен архивов.
III. Административные процедуры
Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги.
17. Предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов, включает в себя следующие административные процедуры:
регистрация поступивших запросов;
анализ их тематики;
направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;
получение в случае необходимости информации от организаций - исполнителей;
подготовка и направление ответа гражданам (заявителям).
18. Ответственным за предоставление государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов, является заместитель начальника управления, начальник отдела формирования Архивного фонда и использования документов. Непосредственное оказание услуги осуществляется отделом формирования Архивного фонда и использования документов управления по делам архивов.
Регистрация поступивших запросов и передача их на исполнение
19. Поступившие в управление по делам архивов письменные запросы регистрируются в день поступления и передаются в отдел формирования Архивного фонда и использования документов управления по делам архивов в установленном порядке.
20. При поступлении интернет - обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты заявителю направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению. Интернет - обращение (запрос) распечатывается, дальнейшая работа с ним ведется в установленном порядке.
21. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
Анализ тематики поступивших запросов
22. Работники отдела формирования Архивного фонда и использования документов определяют тематику поступивших запросов с учетом имеющегося научно - справочного аппарата и другого информационного материала.
При этом определяется:
степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
место хранения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.
23. Анализ тематики поступивших запросов проводится в течение 5-ти рабочих дней с момента их регистрации.
Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности
24. По итогам анализа тематики поступивших запросов отдел формирования Архивного фонда и использования документов управления по делам архивов направляет их со своим письмом на исполнение по принадлежности:
в государственные архивы области;
в муниципальные архивы области;
в иные организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
При этом организация - исполнитель уведомляется о том, кому она должна дать ответ - заявителю или управлению.
25. Государственные архивы направляют запросы на исполнение в иные организации при наличии у них требуемых документов.
26. В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, отдел формирования Архивного фонда и использования документов управления по делам архивов направляет в соответствующие адреса копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес управления по делам архивов.
Получение информации от организаций - исполнителей
27. Ответы, поступившие в управление по делам архивов из организаций - исполнителей, регистрируются в общем порядке и передаются в отдел формирования Архивного фонда и использования документов управления по делам архивов.
Подготовка и направление ответов гражданам(заявителям)
28. В случае, если управление по делам архивов направляет на исполнение запрос в соответствующую организацию с просьбой дать ответ заявителю, одновременно управление письменно уведомляет об этом гражданина, приславшего запрос (заявителя). При наличии в запросе электронного адреса ответ заявителю направляется электронной почтой.
29. В случае, если по итогам анализа тематики запрос не может быть исполнен из-за отсутствия запрашиваемых сведений или необходимости уточнения сути запроса, а также предоставления заявителем дополнительной информации, заявитель письменно уведомляется об этом. При этом заявителю могут быть даны рекомендации, куда следует обратиться с указанием адресов и телефонов.
30. В случае, если ответ заявителю по предоставленным из организаций-исполнителей сведениям дает управление по делам архивов, предоставленные сведения рассматриваются и на их основе не позднее 3-х рабочих дней составляется и направляется заявителю ответ.
31. Рассмотрение запроса гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
Запрос, полученный из Информационного центра УВД по Саратовской области, считается исполненным после переоформления присланных сведений с проставлением в необходимых случаях штампа «апостиль» на архивной справке и отправки в Федеральное архивное агентство.
IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
32. Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется начальником управления по делам архивов .
33. Текущий контроль осуществляется путем проведения ежемесячно заместителем начальника управления, начальником отдела формирования Архивного фонда и использования документов управления по делам архивов проверок соблюдения и исполнения работниками отдела положений настоящего регламента.
34. Управление по делам архивов осуществляет контроль за исполнением запросов государственными архивами области. Порядок и сроки исполнения запросов в государственных и муниципальных архивах осуществляются в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года, № 19.
35. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) должностных лиц управления по делам архивов.
36. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, по отношению к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
37. Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги могут быть плановыми и внеплановыми. Проверка в случае необходимости может проводиться по конкретному обращению заявителя.
38. Для проведения проверки формируется рабочая группа, в которую включаются руководители и специалисты управления по делам архивов.
39. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
V. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений осуществляемых в ходе выполнения Регламента
40. Заявители имеют право на обжалование действий или бездействий работников управления по делам архивов в досудебном или судебном порядке.
41. Заявители могут обжаловать действия или бездействие работников управления по делам архивов начальнику управления.
42. Заявители могут обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение по адресу, указанному в пункте 6.
43. Личный прием начальником управления по делам архивов проводится по предварительной записи.
44. Запись заявителей производится при личном обращении или по телефону в соответствии с информацией, указанной в пункте 8.РРРрррЛШРтгшрвш
45. Жалоба заявителя в обязательном порядке должна содержать:
фамилию, имя, отчество;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
изложение сути жалобы;
личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы или их копии.
46. В ходе рассмотрения жалобы начальник управления по делам архивов
обеспечивает объективный всесторонний и своевременный ее анализ, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
по результатам рассмотрения жалобы принимает необходимые меры и дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
47. Письменная жалоба, поступившая в управление по делам архивов, рассматривается в течение 30 календарных дней.
48. Ответ на жалобу, поступившую в управление по делам архивов, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
49. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и/или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
Если в жалобе содержатся нецензурные выражения, оскорбления, угрозы жизни, здоровью должностного лица и членов его семьи, управление по делам архивов вправе оставить обращение без ответа по существу и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом.
50. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник управления по делам архивов вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.
О принятом решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
51. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, действия или бездействие должностных лиц управления по делам архивов в судебном порядке.
Приложение №1
к административному регламенту
предоставления управлением
по делам архивов Правительства
Саратовской области государственной услуги
по организации исполнения запросов российских и
иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов
Перечень государственных архивов Саратовской области
Приложение №2
к административному регламенту
предоставления управлением
по делам архивов Правительства
Саратовской области государственной услуги
по организации исполнения запросов российских
и иностранных граждан, поступивших в
управление по делам архивов
Перечень муниципальных архивов Саратовской области
Приложение №3
к административному регламенту
предоставления управлением
по делам архивов Правительства
Саратовской области государственной услуги по
организации исполнения запросов российских и
иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов
Блок-схема последовательности действий управления по делам архивов по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, поступивших в управление по делам архивов.
Условные обозначения:
Дополнительные сведения
| Государственные публикаторы: | Портал "Нормативные правовые акты в Российской Федерации" от 01.04.2019 |
| Рубрики правового классификатора: | 020.010.050 Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, 020.050.000 Обращения, заявления и жалобы граждан |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
