ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ ПРОВЕРОЧНОГО ЛИСТА (СПИСКА КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ), ИСПОЛЬЗУЕМОГО УПРАВЛЕНИЕМ КУЛЬТУРЫ ПРАВИТЕЛЬСТВА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ПЛАНОВЫХ ПРОВЕРОК СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКО...



УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ

ПРАВИТЕЛЬСТВА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 28.11.2018 № 218

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ ПРОВЕРОЧНОГО ЛИСТА (СПИСКА КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ), ИСПОЛЬЗУЕМОГО УПРАВЛЕНИЕМ КУЛЬТУРЫ ПРАВИТЕЛЬСТВА ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ПЛАНОВЫХ ПРОВЕРОК СОБЛЮДЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ НА ТЕРРИТОРИИ ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ В ОТНОШЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ, ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ, ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ, РАСПОЛОЖЕННЫХ НА ТЕРРИТОРИИ ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с частью 11.3 статьи 9 Федерального закона от 26.12.2008 №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», постановлением Правительства Российской Федерации от 13.02.2017 №177 «Об утверждении общих требований к разработке и утверждению проверочных листов (списков контрольных вопросов)»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую форму проверочного листа (списка контрольных вопросов), используемого управлением культуры правительства Еврейской автономной области при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле на территории Еврейской автономной области в отношении государственных органов Еврейской автономной области, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, расположенных на территории Еврейской автономной области.

2. Разместить форму проверочного листа (списка контрольных вопросов), используемого управлением культуры правительства Еврейской автономной области при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле на территории Еврейской автономной области в отношении государственных органов Еврейской автономной области, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, расположенных на территории Еврейской автономной области., на Официальном интернет-портале органов государственной власти Еврейской автономной области в информационно-коммуникационной сети «Интернет». не позднее 5 рабочих дней со дня его подписания.

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Начальник управления

Е.П. Болтыбаева

УТВЕРЖДЕН

приказом управления культуры правительства Еврейской автономной области

от 28.11.2018 № 218

Проверочный лист (список контрольных вопросов),

используемый управлением культуры правительства Еврейской автономной области при проведении плановых проверок соблюдения законодательства

об архивном деле на территории Еврейской автономной области в отношении государственных органов Еврейской автономной области,

юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, расположенных на территории Еврейской автономной области

Вид государственного контроля (надзора) вид (виды) деятельности государственных органов Еврейской автономной области, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, производственных объектов, их типов и (или) отдельных характеристик, категорий риска, классов (категорий) опасности, позволяющих однозначно идентифицировать сферу применения формы проверочного листа

Региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Еврейской автономной области

Ограничение предмета плановой проверки обязательными требованиями, требованиями, установленными муниципальными правовыми актами, изложенными в форме проверочного листа, если это предусмотрено положением о виде федерального государственного контроля (надзора), порядком организации и проведения вида регионального государственного контроля (надзора), вида муниципального контроля

1. Федеральный закон от 22.10.2004
№125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

2. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015
№526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

Наименование органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля

Управление культуры правительства Еврейской автономной области

Реквизиты правового акта об утверждении формы проверочного листа

Приказ управления культуры правительства Еврейской автономной области от _______________ № ______

Наименование государственного органа Еврейской автономной области, юридического лица/индивидуального предпринимателя

Место проведения плановой проверки с  заполнением  проверочного листа и (или)  указание   на   используемые   юридическим  лицом (индивидуальным предпринимателем) производственные объекты

Реквизиты приказа о проведении проверки

Учетный  номер  и  дата  присвоения  учетного  номера проверки в едином реестре проверок

Должность,  фамилия  и  инициалы  должностного лица управления культуры правительства Еврейской автономной  области, проводившего плановую проверку и заполнившего проверочный лист (список контрольных вопросов)

Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем обязательных требований, составляющих предмет проверки

Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требования

Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования

Выполнено

Не выполнено

Примечание

1

2

3

4

5

Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело в организации

Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве

Статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Пункты 1.3, 1.4, 1.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526
(далее – Правила)

Наличие организационно-распорядительных документов о назначении ответственного в организации (учреждении, на предприятии) за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного Фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, в т.ч. документов по личному составу

Статьи 5, 13, 17, 19, 21, 23 Федерального закона от 22.10.2004
№125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Пункты 1.3, 1.4, 2.9, 2.10 Правил

Приказ, должностные инструкции регламенты), положение о структурном подразделении организации и другие локальные правовые акты, на основании которых за сотрудником (должностным лицом) закреплены обязанности по обеспечению сохранности архивных документов, их учету, комплектованию и использованию

Наличие помещения под архив, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов

Статьи 5, 13, 17 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Пункты 2.4 - 2.20 Правил

Наличие согласованной с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК) и утвержденной руководителем организации (предприятия, учреждения) номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве

Пункты 4.14 - 4.18 Правил

Наличие инструкции по делопроизводству

Статья 11 Федерального закона
от 27.07.2006 №149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования

Требования ГОСТ обязывают любую организацию сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства, для того, чтобы организация смогла обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности и является обязательным условием для ее включения в информационные ресурсы

Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Наличие плана конкретных мероприятий и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов организации (предприятия, учреждения)

Пункт 2.49 Правил

Соблюдается ли противопожарный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

Пункты 2.14, 2.15, 2.22 Правил

Наличие в архиве пожарной сигнализации, схем эвакуации людей и документов, первичных средств пожаротушения и журналов их учета, табличек с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние» и «О пожаре звонить по телефону»

Соблюдается ли охранный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

Пункты 2.14, 2.15, 2.20, 2.23 Правил

В т.ч. наличие охранной сигнализации, запирающихся решеток на окнах, дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома

Наличие порядка сдачи под охрану и снятия с охраны помещений архива, установленного руководством организации (предприятия, учреждения)

Пункты 2.14, 2.15, 2.23 Правил

Наличие специальных пропусков на вынос архивных документов из здания архива и/или организации (предприятия, учреждения)

Пункт 2.23 Правил

Соответствует ли организация хранения и размещение архивных документов, специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) параметрам, установленным для документов разных категорий, на разных носителях?

Пункты 2.21, 2.35, 2.36 Правил

Наличие постеллажного и пофондового (при большом количестве фондов) топографических указателей

Пункты 2.37, 2.38 Правил

Соблюдается ли световой режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

Пункт 2.24 Правил

Соблюдается ли температурно-влажностный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

Пункты 2.25, 2.34 Правил

Наличие контрольно-измерительных приборов температуры и относительной влажности воздуха, журнала учета температурно-влажностного режима

Пункт 2.26 Правил

Соблюдается ли санитарно-гигиенический режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?

Пункты 2.27 - 2.29 Правил

Соблюдается ли порядок проведения и периодичность проверок наличия и состояния документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?

Пункты 2.39 - 2.43 Правил

Заполняется в случае проведения хотя бы одной проверки наличия и состояния архивных документов в течение всего периода существования архива организации (учреждения, предприятия)

Наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов и соответствующих записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов

Пункт 2.43 Правил

Наличие акта об утрате документов, согласованного с экспертной комиссией и утвержденного руководством организации (предприятия, учреждения), прилагаемой к нему справки о проведении розыска

Пункты 2.44, 3.15, 4.32, 6.8 Правил

Заполняется при выявлении подобных случаев в архиве организации (учреждения, предприятия)

Наличие книги выдачи архивных документов, описей дел, копий фонда пользования

Пункт 2.46 Правил

Используются ли карты-заместители при выдаче архивных дел?

Пункт 2.47 Правил

Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Наличие паспорта архива организации (учреждения, предприятия)

Пункты 3.1, 3.2, 3.12 Правил

Наличие книги учета поступления и выбытия дел, документов установленной формы

Пункты 3.6, 3.7 Правил

Наличие списка фондов установленной формы

Пункты 2.3, 3.3, 3.6, 3.8 Правил

Ведется в организации при наличии более одного архивного фонда

Наличие листов фондов установленной формы

Пункты 3.6, 3.9 Правил

Наличие, оформление описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных установленным порядком

Пункты 3.6, 4.10 - 4.12, 4.31 - 4.34, 5.5 Правил

Наличие реестра описей установленной формы

Пункты 3.6, 3.11 Правил

Ведется в организации при наличии двух и более описей дел, документов

Наличие дела фонда

Пункт 3.15 Правил

Ведется на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организация (учреждения, предприятия)

Организация комплектования в организации архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Наличие правового акта о создании и составе экспертной комиссии организации (предприятия, учреждения), положения об экспертной комиссии и протоколов ее заседаний

Пункты 5, 6 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации»;

Пункты 4.7 - 4.11 Правил

Соблюдаются ли сроки и порядок проведения экспертизы ценности в организации?

Пункты 4.3 - 4.6, 4.10, 4.11 Правил

Отсутствуют ли факты утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской Федерации?

Пункты 3.15, 4.3 - 4.6, 4.10 - 4.13 Правил

Наличие актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и другие документы, подтверждающие факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию)

Пункты 3.15, 4.12, 4.13 Правил

Наличие, оформление и физическое состояние архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе электронных документов (единиц хранения)

Статьи 16, 20 Федерального закона
от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Пункты 2.9 - 2.11, 3.1, 3.3, 3.4, 4.19 - 4.30, 4.34 Правил

Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Наличие исторической справки к фонду

Пункт 5.6 Правил

Ведется ли учет использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов? Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих запросов

Пункт 5.8 Правил

Соблюдается ли порядок и сроки исполнения запросов пользователей? Наличие запросов (заявлений, писем) пользователей о предоставлении информации

Пункты 5.9 - 5.10 Правил

Соблюдается ли порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, а также порядок получения их пользователями?

Статья 26 Федерального закона
от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Пункты 5.11 - 5.18 Правил

Организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации на хранение в государственный или муниципальный архив

Соблюдаются ли сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?

Статьи 22, 23 Федерального закона
от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Пункты 4.1 - 4.2, 6.5 Правил

Наличие письменного разрешения государственного (муниципального) архива о продлении сроков хранения документов в архиве организации (учреждения, предприятия)

Пункт 6.5 Правил

Заполняется при наличии в архиве организации (учреждения, предприятия) документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся сверх установленного срока

Наличие актов приема-передачи документов на хранение в установленной форме

Пункты 3.15, 6.8 Правил

Подписи лиц, проводивших проверку _________________________________________

Подпись руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, его уполномоченного представителя _____________________________________________________________

Дата оформления проверочного листа (списка контрольных вопросов) __________