ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛИТИКИ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ



управление записи актов гражданского состояния вологодской области

ПРИКАЗ

от 28 ноября 2018 года                  № 85

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛИТИКИ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСИ АКТОВ

ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ

В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

              В соответствии со статьей 18.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г.      № 152-ФЗ «О персональных данных»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Политику Управления записи актов гражданского состояния Вологодской области в отношении обработки персональных данных согласно приложению к настоящему приказу.

2. Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования.

Начальник Управления                                                                 С.Е. Костоусов

УТВЕРЖДЕНА

приказом Управления ЗАГС Вологодской области

от 28 ноября  2018 года № 85

(приложение)

ПОЛИТИКА

Управления записи актов гражданского состояния Вологодской

области в отношении обработки персональных данных 

1. Общие положения

1.1. Политика Управления записи актов гражданского состояния Вологодской области (далее - Оператор) в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) разработана в целях обеспечения защиты прав и свобод субъекта персональных данных при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

1.2. Политика разработана в соответствии с положениями Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Федеральный закон «О персональных данных») и рекомендациями Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» от 31 июля 2017 г.

1.3. Понятия, связанные с обработкой персональных данных, используются в том значении, в котором они приведены в ст. 3 Федерального закона «О персональных данных»:

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

1.4. Оператор и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны соблюдать конфиденциальность персональных данных и не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

1.5. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;

правовые основания и цели обработки персональных данных;

цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;

наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;

обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных федеральным законом;

информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

иные сведения, предусмотренные Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами.

1.6. Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

1.7. Оператор персональных данных вправе:

отстаивать свои интересы в суде;

предоставлять персональные данные субъектов третьим лицам, если это предусмотрено действующим законодательством (суды, прокуратура, органы следствия и дознания и др.);

поручить обработку персональных данных другому лицу на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного контракта;

отказывать в предоставлении персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством;

использовать персональные данные субъекта без его согласия в случаях, предусмотренных законодательством.

1.8. При сборе персональных данных Оператор обязан предоставить субъекту персональных данных по его просьбе информацию, предусмотренную частью 7 статьи 14 Федерального закона «О персональных данных».

1.9. При сборе персональных данных, в том числе посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг, оператор обязан обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в пунктах 2, 3, 4, 8 части 1 статьи 6 Федерального закона «О персональных данных».

2. Цели сбора персональных данных

2.1. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

2.2. Цели обработки персональных данных определены правовыми актами, регламентирующими деятельность Оператора.

2.3. К целям обработки персональных данных Оператором относятся:

обеспечение соблюдения Конституции Российской Федерации, законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, содействие гражданскому служащему в прохождении гражданской службы, профессиональном развитии и должностном росте;

обеспечение личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также обеспечение сохранности принадлежащего ему имущества;

учет результатов исполнения гражданским служащим должностных обязанностей и обеспечение сохранности имущества Оператора;

исполнение требований налогового законодательства по вопросам исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц и единого социального налога, пенсионного законодательства при формировании и передаче в ПФР персонифицированных данных о каждом получателе доходов, которые учитываются при начислении взносов на обязательное пенсионное страхование;

заполнение первичной статистической документации в соответствии с трудовым, налоговым законодательством и иными федеральными законами;

формирование кадрового резерва Оператора;

учет гражданских служащих Оператора, награжденных государственными наградами Российской Федерации, представленных к награждению;

исполнение полномочий Оператора по предоставлению государственных услуг и исполнению государственных функций, предусмотренных Федеральным законом «Об актах гражданского состояния»;

исполнение полномочий Оператора по реализации мероприятий, направленных на укрепление семьи, пропаганду здоровой полноценной семьи, материнства, отцовства и детства.

3. Правовые основания обработки персональных данных

3.1. Правовым основанием обработки персональных данных являются:

совокупность правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Оператор осуществляет обработку персональных данных:

Конституция Российской Федерации;

Гражданский кодекс Российской Федерации;

Семейный кодекс Российской Федерации;

Налоговый кодекс Российской Федерации;

Трудовой кодекс Российской Федерации,

Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»,

Федеральный закон  от 15 ноября 1997 г. № 143-Ф3 «Об актах гражданского состояния»;

Федеральный закон от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

Федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон от 23 июня 2016 г. № 219-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния»;

Указ Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. № 559 «О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера»;

Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;

Указ Президента Российской Федерации от 15 января 2016 г. № 13 «О дополнительных мерах по укреплению платежной дисциплины при осуществлении расчетов с Пенсионным фондом Российской Федерации, Фондом социального страхования Российской Федерации и Федеральным фондом обязательного медицинского страхования»;

постановление Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами»;

постановление Правительства Российской Федерации  от 27 июня 2018 г. № 738 «Об утверждении Правил ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния»;

постановление Правительства Российской Федерации от 7 июля 2017 г. № 807 «Об утверждении Правил использования усиленных квалифицированных электронных подписей при ведении Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния и переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)»;

распоряжение Правительства Российской Федерации от 4 июля 2017 г.  № 1418-р, которым утверждены:

Концепция формирования и ведения единого федерального информационного ресурса, содержащего сведения о населении Российской Федерации; 

план мероприятий («дорожная карта») по формированию и ведению единого федерального информационного ресурса, содержащего сведения о населении Российской Федерации;

приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. № 150н «Об утверждении требований к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, и порядка представления и использования указанных сведений в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния»;

приказ Федеральной налоговой службы от 15 января 2018 г. № ММВ-7-6/5@ «О создании Федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния»;

постановление Губернатора Вологодской области от 04 марта 2014 г. № 55 «Об утверждении Положения о кадровом резерве на государственной гражданской службе Вологодской области»;

постановление Губернатора Вологодской области от 06 апреля 2015 года № 170 «Об утверждении Положения о представлении лицом, замещающим государственную должность области (гражданином при решении вопроса о назначении на государственную должность области), должность государственной гражданской службы области (гражданином, претендующим на замещение должности государственной гражданской службы области), сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера»;

постановление Правительства Вологодской области от 28 марта 2016 г. № 288 «О создании единой централизованной информационной системы бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности»;

положение об Управлении записи актов гражданского состояния Вологодской области (утверждено Постановлением Правительства области от 15 ноября 2004 г. № 1060);

приказ Управления ЗАГС Вологодской области от 20 февраля 2012 г. № 05 «Об информационной системе Управления ЗАГС Вологодской области»;

приказ Управления ЗАГС Вологодской области от 20 ноября 2007 г. № 338 «О награждениях и поощрениях Управления записи актов гражданского состояния Вологодской области»;

договоры, контракты, заключаемые между Оператором и субъектом персональных данных;

согласие на обработку персональных данных (в случаях, прямо непредусмотренных законодательством Российской Федерации, но соответствующих полномочиям оператора).

4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных,

категории субъектов персональных данных

4.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

4.2. К категориям субъектов персональных данных, обрабатываемых Оператором, относятся:

государственные гражданские служащие, работники - физические лица, связанные с Оператором служебными и трудовыми отношениями;

бывшие государственные гражданские служащие, работники -  физические лица, расторгнувшие с Оператором служебные и трудовые отношения;

члены семьи государственных гражданских служащих - физические лица, находящиеся в семейных (родственных) отношениях с государственными гражданскими служащими Оператора;

члены семьи бывших государственных гражданских служащих – физические лица - члены семьи гражданских служащих, расторгнувших с Оператором служебные отношения;

кандидаты на замещение вакантных должностей - физические лица, претендующие на замещение вакантных должностей Оператора;

контрагенты - физические лица, с которыми у Оператора заключены договоры гражданско-правового характера;

физические лица, награжденные, представленные к награждению государственными, ведомственными наградами, наградами Губернатора Вологодской области, наградами Управления  ЗАГС Вологодской области, иными наградами и знаками отличия;

получатели государственных услуг - физические лица, обратившиеся к Оператору за получением государственных услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;

граждане, записавшиеся на личный прием, подавшие обращение Оператору;

физические лица, персональные данные которых обрабатываются Оператором в целях реализации мероприятий, направленных на укрепление семьи, пропаганду здоровой полноценной семьи, материнства, отцовства и детства.

5. Порядок и условия обработки персональных данных

5.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных - операции, совершаемые с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

5.2. Обработка персональных данных осуществляется с соблюдением принципов и правил, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных».

5.3. Обработка персональных данных Оператором ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки.

5.4. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

5.5. При осуществлении хранения персональных данных Оператор персональных данных обязан использовать базы данных, находящиеся на территории Российской Федерации, в соответствии с ч. 5 ст. 18 Федерального закона «О персональных данных».

5.6. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее - материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков). При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

5.7. Условием прекращения обработки персональных данных может являться достижение целей обработки персональных данных, истечение срока действия согласия или отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, а также выявление неправомерной обработки персональных данных.

5.8. Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного контракта.

Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные настоящим Федеральным законом «О персональных данных».

Оператор вправе передавать персональные данные органам дознания и следствия, иным уполномоченным органам по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.

5.9. Оператор и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

5.10. Оператор обязан принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Состав и перечень мер оператор определяет самостоятельно.

5.11. Оператор при обработке персональных данных принимает необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивает их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

5.12. Обработка персональных данных должна осуществляться с соблюдением принципов и правил, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и настоящей Политикой. Обработка персональных данных допускается в следующих случаях:

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;

обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством на Оператора функций, полномочий и обязанностей;

обработка персональных данных необходима для исполнения полномочий Оператора, участвующего в предоставлении государственных и муниципальных услуг, предусмотренных Федеральным закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», включая регистрацию субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг и (или) региональных порталах государственных и муниципальных услуг;

обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;

обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов Оператора либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных.

5.13. Оператор вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено Федеральным законом «О персональных данных» и настоящей Политикой, на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного контракта, либо путем принятия Оператором соответствующего акта. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Федеральным законом «О персональных даны» и пунктом 2.1 настоящей Политики. В поручении Оператора должны быть определены перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных  данных, и цели обработки, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, не обязано получать согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. В случае если Оператор поручает обработку персональных данных  другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет Оператор. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, несет ответственность перед Оператором.

6. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение

персональных данных, ответы на запросы субъектов

на доступ к персональным данным

6.1. Оператор обязан сообщить в порядке, предусмотренном статьей 14 Федерального закона «О персональных данных», субъекту персональных данных или его представителю информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо в течение тридцати дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя.

6.2. Оператор обязан предоставить безвозмездно субъекту персональных данных или его представителю возможность ознакомления с персональными данными, относящимися к этому субъекту персональных данных. В срок, не превышающий семи рабочих дней со дня предоставления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные являются неполными, неточными или неактуальными, Оператор обязан внести в них необходимые изменения. В срок, не превышающий семи рабочих дней со дня представления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что такие персональные данные являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, оператор обязан уничтожить такие персональные данные. Оператор обязан уведомить субъекта персональных данных или его представителя о внесенных изменениях и предпринятых мерах и принять разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы.

6.3. В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные либо обеспечить их уточнение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снять блокирование персональных данных.

6.4. Оператор обязан прекратить обработку персональных данных или обеспечить прекращение обработки персональных данных лицом, действующим по поручению Оператора:

в случае выявления неправомерной обработки персональных данных, осуществляемой Оператором или лицом, действующим по поручению Оператора, в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты этого выявления;

в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных Оператором;

в случае достижения цели обработки персональных данных и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение указанного срока Оператор осуществляет блокирование таких персональных данных или обеспечивает их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) и обеспечивает уничтожение персональных данных в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами.