Об утверждении Положения об архиве Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края



МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ

Утратил силу приказом Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края от 29.04.2020 № СЭД-50-01-05-22

МИНИСТЕРСТВО ПО ДЕЛАМ КОМИ-ПЕРМЯЦКОГО ОКРУГА

ПЕРМСКОГО КРАЯ

ПРИКАЗ

от 29.09.2015 N СЭД-50-01-05-93-1

Об утверждении Положения об архиве Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края

В соответствии с Положением о Министерстве по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края, утвержденным Постановлением Правительства Пермского края от 14 февраля 2014 г. N 82-п, в целях учета, упорядочения, обеспечения сохранности документов Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение и к уничтожению приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края.

2. Признать утратившим силу Приказ Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края от 26 мая 2008 г. N 150 "Об утверждении Положения об архиве Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края".

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника отдела правовой, кадровой и документационной работы Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края Макарову М.А.

Глава Коми-Пермяцкого округа -

министр Пермского края

В.В.РЫЧКОВ

УТВЕРЖДЕНО

Приказом

Министерства по делам

Коми-Пермяцкого округа

Пермского края

от 29.09.2015 N СЭД-50-01-05-93-1

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ПО ДЕЛАМ КОМИ-ПЕРМЯЦКОГО ОКРУГА

ПЕРМСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Документы Министерства по делам Коми-Пермяцкого округа Пермского края (далее - Министерство), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть архивного фонда Пермского края, являются собственностью Пермского края и подлежат постоянному хранению в государственном краевом бюджетном учреждении "Коми-Пермяцкий окружной государственный архив" (далее - ГКБУ "КПОГА").

До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных федеральным архивным законодательством, хранятся в архиве Министерства.

1.2. Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов архивного фонда Пермского края, образующихся в его деятельности. В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и законодательства Пермского края по архивному делу и правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся Министерством.

За утрату и порчу документов архивного фонда Министерства, составляющих часть архивного фонда Пермского края, должностные лица Министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. Для хранения документов архивного фонда Министерства, составляющих часть архивного фонда Пермского края, и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создается архив. Министерство обеспечивает сохранность архива, выделяя помещение, оборудованное в соответствии с установленными правилами. Приказом Министерства назначается лицо, ответственное за ведение архива.

1.4. Архив Министерства находится в ведении отдела правовой, кадровой и документационной работы Министерства.

1.5. В своей работе лицо, ответственное за ведение архива Министерства, руководствуется законодательством Российской Федерации и Пермского края по архивному делу, нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства, Агентства по делам архивов Пермского края, методическими документами ГКБУ "КПОГА", а также настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве Министерства утверждается приказом Министерства по согласованию с экспертно-проверочной методической комиссией ГКБУ "КПОГА".

1.7. Контроль за ведением архива Министерства осуществляет начальник отдела правовой, кадровой и документационной работы Министерства.

1.8. Организационно-методическое руководство за ведение архива Министерства осуществляет ГКБУ "КПОГА".

1.9. При смене лица, ответственного за ведение архива Министерства, прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, помещения, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт подписывается обеими сторонами и утверждается главой Коми-Пермяцкого округа - министром Пермского края.

1.10. При ликвидации Министерства передача документов в ГКБУ "КПОГА" осуществляется ликвидационной комиссией.

1.11. При реорганизации Министерства с передачей его функций другому исполнительному органу государственной власти Пермского края последнее принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизованного Министерства и его архив.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Министерства, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. документы постоянного срока хранения и по личному составу Министерства и исполнительных органов государственной власти Коми-Пермяцкого автономного округа;

2.3. кино-, фото-, фоно-, видеодокументы;

2.4. машиночитаемые документы;

2.5. документы, содержащие научно-техническую информацию;

2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи лица, ответственного за ведение архива

3.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.2. Учет, обеспечение сохранности, качества научно-технической обработки документов, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.3. Подготовка и своевременная передача документов архивного фонда Министерства, составляющих часть архивного фонда Пермского края, на постоянное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством.

3.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Министерства.

4. Функции лица, ответственного за ведение архива

В соответствии с задачами лицо, ответственное за ведение архива, осуществляет следующие функции:

4.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Министерства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством (по сдаточной описи, номенклатуре дел Министерства).

4.2. Согласовывает разработанные ГКБУ "КПОГА" планы-графики представления описей и передачи на постоянное хранение документов архивного фонда Министерства.

4.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (далее - ЭК) Министерства и экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края.

4.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

4.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГКБУ "КПОГА".

4.6. Организует использование документов:

информирует руководство и работников Министерства о составе и содержании документов в архиве;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера в установленном порядке;

выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

4.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК Министерства.

4.8. Представляет на согласование в ГКБУ "КПОГА" акты на дела временного срока хранения, выделенные к уничтожению в связи с истечением срока хранения.

4.9. Ежегодно составляет номенклатуру дел и один раз в 5 лет представляет ее на согласование в ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края. В случае изменения структуры и функций составляется новая номенклатура дел.

4.10. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства, контролирует правильное формирование и оформление дел в структурных подразделениях, а также подготовку дел к передаче в архив Министерства.

4.11. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников Министерства в вопросах делопроизводства.

4.12. Ежегодно представляет в ГКБУ "КПОГА" сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива).

4.13. Подготавливает и в установленном порядке передает документы архивного фонда Министерства, составляющие часть архивного фонда Пермского края, на хранение в ГКБУ "КПОГА".

5. Права лица, ответственного за ведение архива

Для выполнения возложенных задач и функций лицо, ответственное за ведение архива, имеет право:

5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства.

5.2. Запрашивать от структурных подразделений Министерства сведения, необходимые для работы с архивом, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на лицо задач и функций.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК ГКБУ "КПОГА"

от 28.09.2015 N 8