О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 11.05.2012 № 5/1



Комитет по делам архивов

Костромской области

ПРИКАЗ

от «29» декабря 2017 года № 4/1

г. Кострома

Утратил силу приказом комитета по делам архивов Костромской области от 29.03.2018 № 9/1

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 11.05.2012 № 5/1

В целях приведения нормативного правового акта комитета по делам архивов Костромской области в соответствие с действующим законодательством

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ комитета по делам архивов Костромской области от 11 мая 2012 года № 5/1 «Об утверждении административного регламента предоставления комитетом по делам архивов Костромской области государственной услуги по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных федеральными государственными органами и организациями, органами государственной власти и местного самоуправления, учреждениями, предприятиями Костромской области, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области» (в редакции приказов комитета по делам архивов Костромской области от 08.04.2013 № 5/1, от 13.06.2013 № 8/1, от 19.02.2014 № 2/1, от 04.05.2016 № 3/1) следующие изменения:

1) наименование изложить в следующей редакции:

«Об утверждении административного регламента предоставления комитетом по делам архивов Костромской области государственной услуги по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области»;

2) пункт 1 изложить в следующей редакции:

«1. Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления комитетом по делам архивов Костромской области государственной услуги по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области.»;

2. В административный регламент предоставления комитетом по делам архивов Костромской области государственной услуги по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных федеральными государственными органами и организациями, органами государственной власти и местного самоуправления, учреждениями, предприятиями Костромской области, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области (приложение) внести следующие изменения:

1) наименование изложить в следующей редакции:

«Административный регламент

предоставления комитетом по делам архивов Костромской области государственной услуги по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области»;

2) в пункте 1 слова «федеральными государственными органами и организациями, органами государственной власти и местного самоуправления, учреждениями, предприятиями Костромской области, являющихся источниками» заменить словами «организациями-источниками»;

3) пункт 2 изложить в следующей редакции:

«2. Заявителями, в отношении которых предоставляется государственная услуга, являются организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов (далее - заявители).»;

4) пункт 3 изложить в следующей редакции:

«3. От имени заявителя за предоставлением государственной услуги может обратиться его представитель при наличии доверенности или иного документа, подтверждающего право обращаться от имени заявителя,  удостоверенного надлежащим образом (далее - представитель заявителя).»;

5) в пункте 4:

в абзаце втором слова «, сведений о ходе ее предоставления» исключить;

абзац тринадцатый изложить в следующей редакции:

«на официальном сайте комитета по делам архивов Костромской области (http://arhiv.adm44.ru) в сети Интернет;»;

абзац четырнадцатый изложить в следующей редакции:

«в региональной информационной системе «Единый портал Костромской области» (44gosuslugi.ru);»;

абзац пятнадцатый изложить в следующей редакции:

«в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (www.44.gosuslugi.ru).»;

6) в пункте 5 слова «федеральными государственными органами и организациями, органами государственной власти и местного самоуправления, учреждениями, предприятиями Костромской области, являющихся источниками» заменить словами «организациями-источниками»;

7) пункт 7 изложить в следующей редакции:

«7. Результатом предоставления государственной услуги является:

1) принятие решения экспертно-проверочной комиссией комитета об  утверждении описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

2) принятие решения экспертно-проверочной комиссии комитета об отказе в утверждении описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.»

8) пункт 8 изложить в следующей редакции:

«8. Процедура предоставления государственной услуги завершается получением заявителем:

1) при положительном решении заявитель получает пакет документов:

описи дел постоянного хранения, с отметкой «Утверждено»;

акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с отметкой «Утверждено»;

сопроводительное письмо, подписанное председателем комитета, а в случае его отсутствия – исполняющим обязанности  (далее – председатель комитета) и оформленное на бланке письма комитета;

2) при отрицательном решении заявитель получает пакет документов:

решение об отказе в утверждении описей дел (или выписку из протокола экспертно-проверочной комиссии);

решение об отказе в утверждении актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (или выписку из протокола экспертно-проверочной комиссии)

описи дел постоянного хранения;

акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

сопроводительное письмо, подписанное председателем комитета, и оформленное на бланке письма комитета.»; 

9) пункт 11 изложить в следующей редакции:

«11. В Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, входят:

1) сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации-источника комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области или его заместителем;

2) описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации (далее – описи дел) (согласно Приложению № 3 к настоящему административному регламенту), в 4 экземплярах;

3) предисловие к описи дел (характеристика истории организации, истории фонда, аннотация состава документов фонда, состав справочного аппарата к описям);

4) акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (согласно Приложению № 4 к настоящему административному регламенту), в 3 экземплярах;

5)  выписка из протокола заседания экспертной комиссии организации по вопросу согласования описей дел постоянного хранения и (или) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (решение  экспертной комиссии);

6) заключение куратора государственного или муниципального архива о рассмотрении описей, актов (согласно Приложению № 5 к настоящему административному регламенту).

7) документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя, если за предоставлением государственной услуги обращается представитель заявителя.

Перечень, указанных в настоящем пункте административного регламента документов, является исчерпывающим.

Документы, указанные в настоящем пункте, предоставляются заявителем самостоятельно.

Запрещается требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги за исключением получения услуг, включенных в Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления исполнительными органами государственной власти Костромской области государственных услуг и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг, утвержденный постановлением администрации Костромской области от 15 августа 2011 года № 301-а «Об утверждении Перечня услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления исполнительными органами государственной власти Костромской области государственных услуг и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг, и Перечня услуг, предоставляемых государственными учреждениями Костромской области и другими организациями, в которых размещается государственное задание (заказ), подлежащих включению в реестр государственных услуг Костромской области и предоставлению в электронном виде, и определении размера платы за их оказание» (далее – Перечень необходимых и обязательных услуг);

представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации;

осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в Перечень необходимых и обязательных услуг.»;

10) подпункт 7 пункта 12 признать утратившим силу;

11) пункт 14 изложить в следующей редакции:

«14. Получение необходимых и обязательных услуг для предоставления государственной услуги действующим законодательством не предусмотрено.»;

12) пункт 15 признать утратившим силу;

13) пункт 16 дополнить абзацем следующего содержания:

«некомплектность или ненадлежащее оформление описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению.»;

14) пункт 18 изложить в следующей редакции:

«18. Заявителям должна быть предоставлена возможность для предварительной записи на предоставление документов для получения государственной услуги и (или) для получения результата государственной услуги. Предварительная запись может осуществляться заявителем при личном обращении и по телефону: (4942) 42-13-23.

При предварительной записи заявитель сообщает фамилию, имя, отчество (при наличии) уполномоченного должностного лица, название организации-источника комплектования, адрес организации, контактный телефон и желаемые дату и время представления документов. Предварительная запись осуществляется путем внесения информации в Журнал предварительной записи заявителей, который ведется на бумажном или электронном носителях. Заявителю сообщается дата и время представления документов на получение государственной услуги и номер кабинета приема документов, в который следует обратиться, а также дата и время получения результата государственной услуги и номер кабинета выдачи результата государственной услуги, в который следует обратиться.»;

15) в абзаце пятом подпункта 10 пункта 21 слова «сведений о ходе предоставления государственной услуги,» исключить;

16) пункт 23 признать утратившим силу;

17) абзацы четвертый, пятый пункта 24 признать утратившим силу;

18) наименование главы 3 изложить в следующей редакции:

«Глава 3. Административные процедуры

(Состав, последовательность и сроки выполнения

административных процедур, требования к порядку их выполнения)»;

19) пункт 26 изложить в следующей редакции:

«26. Основанием для начала административной процедуры приема и регистрации документов, поступивших от заявителя, передачи их на исполнение является обращение заявителя в комитет с документами, необходимым для предоставления государственной услуги посредством:

1) личного обращения заявителя (представителя заявителя) с сопроводительным письмом и документами, необходимыми для предоставления государственной услуги;

2) почтового отправления сопроводительного письма и документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

3) организации-источники комплектования муниципальных архивов могут направлять в комитет весь комплект документов через муниципальный архив.»;

20) пункт 28 признать утратившим силу;

21) в абзацах втором-четвертом пункта 29 слово «акта» заменить словом «актов»;

22) пункт 31 дополнить абзацем следующего содержания:

«Результатом административной процедуры является направление на рассмотрение секретарем экспертно-проверочной комиссии одному из назначенных экспертов завизированные описи дел постоянного хранения, акты о выделении к уничтожению.»;

23) пункт 33 признать утратившим силу;

24) в пункте 36:

в абзаце первом слово «акта» заменить словом «актов»;

абзац шестой изложить в следующей редакции:

«Если в течение 10 рабочих дней заявитель представил необходимые документы, то эксперт осуществляет действия, предусмотренные пунктом  37 настоящего административного регламента.»;

25) в абзацах первом, втором пункта 37 слово «акта» заменить словом «актов»;

26) пункт 43 изложить в следующей редакции:

«43. Экспертно-проверочная комиссия  по результатам заключений экспертов принимает решение:

об утверждении описей дел постоянного хранения,   актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

об отказе в утверждении описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.»;

27) пункт 44 дополнить абзацем следующего содержания:

«Результатом административной процедуры является оформление протокола экспертно-проверочной комиссии и направление его на подпись председателю экспертно-проверочной комиссии.»;

28) пункт 49 изложить в следующей редакции:

«49. Секретарь экспертно-проверочной комиссии оформляет утверждённые описи дел, акты о выделении к уничтожению в порядке, определённом пунктом 48 настоящего административного регламента, с указанием даты и номера протокола заседания экспертно-проверочной комиссии.

Секретарь экспертно-проверочной комиссии в течение 1 рабочего дня со дня утверждения (отказа в утверждении) описей дел, актов о выделении к уничтожению готовит решение экспертно-проверочной комиссии о утверждении (отказе в утверждении) описей дел, актов о выделении к уничтожению и передает его председателю экспертно-проверочной комиссии для подписания.

Председатель экспертно-проверочной комиссии в течение 1 рабочего дня подписывает переданное ему решение экспертно-проверочной комиссии и передает его секретарю экспертно-проверочной комиссии.»;

29) в подпункте 2 пункта 50 слова «утвержденный акт» заменить словами «утвержденные акты»;

30) в пункте 51:

в подпункте 1 слова «о неутверждении» заменить словами «об отказе в утверждении»;

в подпункте 2 слова «о неутверждении акта» заменить словами «об отказе в утверждении актов»;

31) дополнить пунктом 51.1 следующего содержания:

«51.1. Секретарь экспертно-проверочной комиссии в течение 1 рабочего дня со дня подписания председателем экспертно-проверочной комиссии соответствующего решения экспертно-проверочной комиссии:

1) регистрирует документ, о предоставлении государственной услуги (об отказе в предоставлении государственной услуги);

2) уведомляет заявителя об окончании хода предоставления государственной услуги посредством любым из способов (телефон, факсимильная связь, др.), указанных в сопроводительном письме;

3) вручает (направляет) заявителю (почтовым отправлением) документы, указанные в пунктах 50 или 51 настоящего административного регламента.

Результатом административной процедуры является оформление документов заявителя после заседания экспертно-проверочной комиссии, вручение (направление) заявителю документов, указанных в пунктах 50 или 51 настоящего административного регламента.»;

32) главу 4 изложить в следующей редакции:

«Глава 4. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

53. Текущий контроль соблюдения и исполнения ответственными должностными лицами комитета по делам архивов Костромской области положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги (далее – текущий контроль), осуществляется председатель комитета по делам архивов Костромской области, а в период его отсутствия исполняющим обязанности председателя комитета по делам архивов Костромской области.

54. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок с целью выявления и устранения нарушений прав заявителей, а также иных  заинтересованных лиц (граждан, их объединений и организаций, чьи права и законные интересы нарушены  при предоставлении государственной услуги) (далее – заинтересованные лица), рассмотрения, подготовки ответов на обращения заявителей и заинтересованных лиц.

55. Проверки могут быть плановыми - осуществляться на основании программ проверок - и внеплановыми. При проведении проверки могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги - комплексные проверки, или отдельные вопросы - тематические проверки.

Внеплановая проверка проводится в связи с конкретным обращением заявителя, поступлением информации от заинтересованных лиц о нарушении действующего законодательства при предоставлении государственной услуги.

55.1. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя:

проведение служебных проверок в случае поступления жалоб на действия (бездействие) должностного лица при предоставлении государственной услуги;

выявление и устранение нарушений прав граждан, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей.

55.2. Для проведения проверки формируется комиссия, деятельность которой осуществляется в соответствии с планом проведения проверки. Состав комиссии и план проведения проверки утверждаются приказом комитета по делам архивов Костромской области. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Справка подписывается председателем комиссии.

55.3. Персональная ответственность должностных лиц комитета по делам архивов Костромской области закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

55.4 Должностные лица комитета по делам архивов Костромской области в случае ненадлежащих предоставления государственной услуги и (или) исполнения служебных обязанностей, совершения противоправных действий (бездействия) при проведении проверки несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

56. Комитет по делам архивов Костромской области ведет учет случаев ненадлежащего исполнения должностными лицами служебных обязанностей, проводит соответствующие служебные проверки и принимает в соответствии с законодательством Российской Федерации меры в отношении таких должностных лиц.

57. Граждане, их объединения и организации вправе обратиться устно, направить обращение в письменной форме или в форме электронного документа в адрес председателя комитета по делам архивов Костромской области с просьбой о проведении проверки соблюдения и исполнения нормативных правовых актов Российской Федерации и Костромской области, положений настоящего административного регламента, устанавливающих требования к полноте и качеству предоставления государственной услуги, в случае предполагаемого нарушения прав и законных интересов при предоставлении государственной услуги.

Обращение заинтересованных лиц, поступившее в комитет по делам архивов Костромской области рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. О результатах рассмотрения обращения не позднее дня, следующего за днем принятия решения, дается письменный ответ, который может быть направлен заказным почтовым отправлением по почтовому адресу, указанному в обращении, путем вручения обратившемуся лицу или его уполномоченному представителю лично под расписку или в форме электронного документа на адрес электронной почты обратившегося лица.

Жалоба заявителя рассматривается в порядке, установленном главой 5 настоящего административного регламента.»;

33) пункт 62 изложить в следующей редакции:

«62. Жалоба может быть направлена по почте, через ОГКУ «МФЦ», с использованием сети Интернет, официального сайта комитета, через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и региональную информационную систему «Единый портал Костромской области», а также может быть принята при личном приеме заявителя.».

34) дополнить пунктами 64.1-64.3 следующего содержания:

«64.1. При рассмотрении жалобы заявитель имеет право:

1) представлять документы (их копии), подтверждающие доводы заявителя, либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

2) знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения жалобы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

3) получать в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме ответ по существу поставленных в жалобе вопросов;

4) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения жалобы.

64.2. Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.

64.3. Ответ на жалобу не дается в случаях, если в ней:

1) не указаны фамилия заявителя, направившего жалобу, и адрес, по которому должен быть направлен ответ;

2) содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (жалоба остается без ответа по существу поставленных в ней вопросов, при этом заявителю, направившему жалобу, сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

3) текст не поддается прочтению (жалоба не подлежит рассмотрению, о чем в течение 3 дней со дня регистрации сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и адрес поддаются прочтению);

4) содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.»;

35) пункт 67 изложить в следующей редакции:

«67. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры и в органы, уполномоченные составлять протоколы об административных правонарушениях в соответствии с Кодексом Костромской области об административных правонарушениях.»;

36) приложение № 2 к административному регламенту изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему приказу.

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Председатель комитета по делам архивов

Костромской области                                                                        В.Д. Морозов

Приложение

к приказу комитета по делам архивов Костромской области

от «29» декабря 2017 г. № 4/1

Блок - схема

последовательности выполнения административных процедур

при предоставлении государственной услуги

по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области