ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ И АРХИВА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ «ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ПРИЕМА ГРАЖДАН, ОБЕСПЕЧЕНИЕ СВОЕВРЕМЕННОГО И ПОЛ...



проект

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И АРХИВА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

Приказ

от 30 декабря 2009г. №45

Об утверждении административного регламента Министерства культуры и архива Пензенской области по исполнению государственной функции «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения  устных или письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок»

(с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.07.2010г. №81, от 26.11.2010г. №149, от 23.09.2011г. № 156)

Руководствуясь постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»(с последующими изменениями), постановлением Правительства Пензенской области от 09.07.2009№547-пП «Об утверждении Положения о Министерстве культуры и архива Пензенской области» (с последующими изменениями), постановлен нем Правительства Пензенской области от 29.06.2011 № 410-пП «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Пензенской области» (с последующими изменениями), приказываю:

(в редакции приказа Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.09.2011г. № 156)

1. Утвердить прилагаемый административный регламент Министерства культуры и архива Пензенской области по исполнению государственной функции «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения  устных или письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок».

2. Признать утратившим силу приказ Министра культуры  Пензенской области от 31.10.2006 №116 «Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения письменных и устных обращений граждан в аппарате Министерства культуры Пензенской области».

3. Опубликовать настоящий приказ в газете «Пензенские губернские ведомости».

4. Разместить настоящий приказ на официальном сайте Министерства культуры и архива Пензенской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» www.mk-penza.ru.

(в редакции приказа Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.09.2011г. № 156)

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр

В.В. Огарев

                                                                                                                                

                                                                                                                   Утвержден

                                                                                                   приказом Министерства культуры и архива Пензенской области

                                                            от 30.12.2009г. №45

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Министерства культуры и архива Пензенской области по исполнению государственной функции «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок»

(с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.07.2010г. №81, от 26.11.2010г. №149, от 23.09.2011г. № 156)

I. Общие положения

1. Административный регламент Министерства культуры и архива Пензенской области по исполнению государственной функции «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок» (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении государственной функции по осуществлению приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок (далее - государственная функция).

2. Наименование органа государственной власти, исполняющего государственную функцию-Министерство культуры и архива Пензенской области.

3. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение государственной функции.

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации (источник публикации «Российская газета», 25.12.1993, № 237;

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (источник публикации «Российская газета», 05.05.2006, № 95);

Законом Пензенской области от 04.09.2007 №1332-ЗПО «О порядке рассмотрения обращений граждан органами государственной власти Пензенской области» (источник публикации «Пензенские губернские ведомости», 14.09.2007, №31, с.2);

Постановлением Правительства Пензенской области от 09.07.2009 №547-пП «Об утверждении Положения о Министерстве культуры и архива Пензенской области» (источник публикации «Пензенские губернские ведомости» 21.07.2009, № 50, с. 5);

4. Описание результатов исполнения государственной функции.

4.1. Результатом исполнения государственной функции является:

- направление гражданину письменного ответа по существу поставленных в письменном обращении вопросов;

- уведомление гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой орган или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

- оставление обращения без ответа по существу и направление гражданину сообщения о недопустимости злоупотреблением правом;

- направление гражданину сообщения о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- рассмотрение обращения и оставление его без ответа в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Ответы на письменные обращения граждан готовятся в письменном виде в доступной форме. Письменный ответ должен соответствовать требованиям согласно приложению №1 к настоящему Административному регламенту.

4.2. Результатом исполнения государственной функции при личном приеме, в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5. Описание заявителей, в отношении которых исполняется государственная функция.

Граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом (далее - граждане).

Министерство культуры и архива Пензенской области осуществляет предоставление информации в рамках исполнения государственной функции гражданам лично либо по почте.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

(с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.07.2010г. №81, от 26.11.2010г. №149, от 23.09.2011г. № 156)

6. Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции.

6.1. Информация по процедурам исполнения государственной функции размещается на официальном сайте Министерства культуры и архива Пензенской области в информационно - телекоммуникационной сети «Интернет» (далее - официальный сайт Министерства культуры и архива), на информационных стендах Министерства культуры и архива Пензенской области.

(с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.09.2011г. № 156)

6.2. На официальном сайте и на информационных стендах Министерства культуры и архива Пензенской области должна быть размещена следующая информация:

место нахождения Министерства культуры и архива Пензенской области;

график приема граждан в Министерстве культуры и архива Пензенской области;

номера телефонов для справок, адреса электронной почты, адрес официального сайта;

описание процедур исполнения государственной функции;

перечень причин для отказа в исполнении государственной функции;

порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) должностными лицами в рамках исполнения государственной функции;

извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих исполнение государственной функции.

6.3. Стенды, содержащие информацию о графике приема граждан, размещаются при входе в Министерство культуры и архива Пензенской области.

Информация, размещаемая на информационных стендах, должна содержать дату размещения, подпись Министра культуры и архива Пензенской области (далее - Министр) либо заместителей Министра культуры и архива Пензенской области (далее – заместители Министра).

(с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.09.2011г. № 156)

На стендах размещается следующая обязательная информация:

режим работы Министерства культуры и архива Пензенской области;

график личного приема граждан уполномоченными должностными лицами;

номер кабинета, где осуществляется прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан; фамилия, имя, отчество и должность лица, осуществляющего прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан;

адрес официального сайта Министерства культуры и архива  Пензенской области в информационно - телекоммуникационной сети «Интернет»;

(с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.09.2011г. № 156)

номера телефонов, факса, адреса электронной почты Министерства культуры и архива Пензенской области.

6.4. Сведения о месте нахождения Министерства культуры и архива Пензенской области, почтовом адресе для направления документов и обращений, о справочном телефонном номере и адресе электронной почты для направления обращений представлены в приложении № 2 к настоящему Административному регламенту, а также на официальном сайте Министерства культуры и архива Пензенской области.

6.5. График приема граждан в Министерстве культуры и архива Пензенской области Министром и заместителем Министра:

понедельник  

16.00 - 19.00                         

пятница

16.00 - 19.00

6.6. Исполнение государственной функции является бесплатным для граждан.

Для получения информации о порядке исполнения государственной функции граждане обращаются в Министерство культуры и архива Пензенской области:

лично;

по телефону;

в письменном виде почтой;

электронной почтой.

6.7. Основными требованиями к информированию граждан являются:

достоверность предоставляемой информации;

полнота информирования;

наглядность форм предоставляемой информации о процедурах;

удобство и доступность получения информации о процедурах;

оперативность предоставления информации о процедурах.

Информирование граждан организуется следующим образом:

публичное информирование проводится посредством привлечения средств массовой информации (далее - СМИ), а также путем размещения информации на официальном сайте Министерства культуры и архива, на информационных стендах в Министерстве культуры и архива Пензенской области;

индивидуальное информирование проводится в форме устного информирования (лично или по телефону) и письменного информирования (по почте или по электронной почте).

6.8. Лицом, ответственным за индивидуальное устное информирование, является должностное лицо Министерство культуры и архива Пензенской области, осуществляющее индивидуальное устное информирование (далее - специалист Министерства, осуществляющий индивидуальное устное информирование).

Специалист Министерства, осуществляющий индивидуальное устное информирование, должен принять все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. Время ожидания граждан при индивидуальном устном информировании не может превышать 30 минут.

В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист Министерства, осуществляющий индивидуальное устное информирование, может предложить гражданам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для граждан время для устного информирования.

6.9. Индивидуальное письменное информирование при обращении граждан в Министерство культуры и архива Пензенской области осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением либо электронной почтой в зависимости от способа обращения граждан за информацией.

Ответ на вопрос предоставляется в простой и понятной форме с указанием должности лица, подписавшего ответ, а также фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя.

При индивидуальном письменном информировании ответ направляется гражданам в течение 30 дней со дня регистрации запроса.

6.10. Публичное информирование граждан о порядке исполнения государственной функции осуществляется посредством привлечения СМИ, а также путем размещения информации на официальном сайте Министерства культуры и архива Пензенской области в информационно - телекоммуникационной сети «Интернет», на информационных стендах в Министерстве культуры и архива Пензенской области.

(с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.09.2011г. № 156)

Официальный сайт Министерства культуры и архива Пензенской области должен содержать: сведения о месте нахождения Министерства культуры и архива Пензенской области, справочные телефоны, факс, адрес электронной почты Министерства культуры и архива Пензенской области, график личного приема граждан.

6.11. При индивидуальном устном информировании (по телефону или лично) специалист Министерства, осуществляющий индивидуальное устное информирование, должен назвать свои фамилию, имя, отчество, должность, а затем в вежливой форме подробно проинформировать обратившегося по интересующим его вопросам с перечислением мер, которые необходимо принять.

6.12. При индивидуальном устном информировании граждан (по телефону или лично) специалист Министерства, осуществляющий индивидуальное устное информирование, дает ответ самостоятельно. Если специалист, к которому обратился гражданин, не может ответить на вопрос самостоятельно, то он может предложить гражданину обратиться письменно, либо назначить другое удобное для гражданина время для получения информации.

На индивидуальное устное информирование (по телефону или лично) каждого гражданина специалист Министерства, осуществляющий индивидуальное устное информирование, выделяет не более 20 минут.

Специалист Министерства, осуществляющий индивидуальное устное информирование, должен корректно и внимательно относиться к гражданам, не унижая их чести и достоинства. Информирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций.

6.13. Индивидуальное письменное информирование (по почте) осуществляется почтовым отправлением письма по адресу гражданина и должно содержать: ответы на поставленные вопросы, должность, фамилию, инициалы и номер телефона исполнителя. Ответ подписывается Министром либо уполномоченным на то лицом. Письмо направляется по почте по адресу гражданина в срок, не превышающий 30 дней с момента регистрации письменного обращения гражданина.

6.14. Индивидуальное письменное информирование (по электронной почте) осуществляется путем направления электронного письма на адрес электронной почты гражданина и должно содержать: ответы на поставленные вопросы, должность, фамилию, инициалы и номер телефона исполнителя, адрес электронной почты. Данная информация направляется на адрес электронной почты гражданина в срок, не превышающий 30 дней с момента регистрации электронного обращения.

7. Сроки исполнения государственной функции.

7.1. Срок регистрации письменных обращений в Министерстве культуры и архива Пензенской области - 3 дня с момента поступления.

Письменные обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции Министерства культуры и архива Пензенской области, в срок до 7 дней со дня их регистрации в Министерстве культуры и архива Пензенской области подлежат переадресации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения ( форма №2).

В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, копия обращения должна направляться в течение 7 дней со дня их регистрации в Министерстве культуры и архива Пензенской области в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

Общий срок рассмотрения письменных обращений граждан - 30 дней со дня регистрации письменного обращения. Обращения граждан, содержащие вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению противоправных действий при поступлении в Министерство культуры и архива Пензенской области рассматриваются безотлагательно, не позже трех дней со дня обращения гражданина.

7.2. Министерство культуры и архива Пензенской области при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган может в случае необходимости запрашивать в указанных органах документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

7.3. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

7.4. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 7.3 Административного регламента, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

7.5. Ответы на обращения граждан подписываются Министром либо уполномоченным на то лицом в срок до 2 дней с момента получения проекта ответа от должностного лица Министерства культуры и архива Пензенской области, ответственного за исполнение поручения о рассмотрении обращения.

8. Перечень оснований для отказа исполнения государственной функции.

8.1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

8.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

(п.8.2. в редакции приказа Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.07.2010г. №81)

8.3. В случае если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается, о чем сообщается заявителю.

8.4. Министерство культуры и архива Пензенской области при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

8.5. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (форма № 3).

(п.8.5. в редакции приказа Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.07.2010г. №81)

8.6. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Министр, либо уполномоченное на то лицо, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Министерство культуры и архива Пензенской области. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

8.7. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

8.8. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Министерство культуры и архива Пензенской области.

8.9. Заявителю должно быть сообщено о невозможности рассмотрения обращения в семидневный срок со дня его получения и регистрации.

(п.8.9. в редакции приказа Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.07.2010г. №81)

9. Требования к местам исполнения государственной функции.

9.1. Прием граждан осуществляется в служебных кабинетах Министра и заместителей Министра. В помещении для работы с гражданами размещаются информационные стенды.

(с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.09.2011г. № 156)

9.2. В местах исполнения государственной функции предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды граждан.

9.3. Для ожидания приема гражданами, заполнения необходимых документов отводятся места, оборудованные стульями, столами и обеспечиваются писчей бумагой, ручками.

9.4. Помещение, в котором осуществляется прием граждан, должно обеспечивать:

комфортное расположение гражданина и должностного лица;

возможность и удобство оформления гражданином письменного обращения;

телефонную связь;

возможность копирования документов;

доступ к основным нормативным правовым актам, регламентирующим полномочия и сферу компетенции Министерства культуры и архива Пензенской области;

доступ к нормативным правовым актам, регулирующим исполнение государственной функции;

наличие письменных принадлежностей и бумаги формата A4.

9.5. Правом на первоочередной личный прием обладают:

- лица, имеющие такое право в соответствии с федеральным законодательством;

- инвалиды войны, ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий;

- инвалиды I и II групп;

- граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие чернобыльской и других радиационных аварий и катастроф;

- родители, супруги погибших (умерших) инвалидов войны, участников Великой Отечественной войны, ветеранов боевых действий, военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей военной службы;

- бывшие узники концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны;

- реабилитированные лица и лица, признанные пострадавшими от политических репрессий;

- граждане, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», «Почетный донор СССР»;

- лица, удостоенные звания «Почетный гражданин Пензенской области»;

- многодетные родители (лица, их заменяющие), воспитывающие несовершеннолетних детей;

- родители (лица, их заменяющие) ребенка-инвалида;

- родители-воспитатели детских домов семейного типа, опекуны (попечители), приемные родители;

- беременные женщины;

- дети-сироты и дети, оставшиеся без попечения родителей;

- лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.

В случае, если правом на первоочередной личный прием одновременно обладают несколько граждан, то прием указанных граждан производится в порядке их явки.

(п.9.5. в редакции приказа Министерства культуры и архива Пензенской области от 26.11.2010г. №149)

10. Требования к письменному обращению граждан, необходимые для исполнения государственной функции.

Письменное обращение в обязательном порядке должно содержать:

наименование Министерства культуры и архива Пензенской области, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица Министерства культуры и архива области;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина;

почтовый адрес гражданина, на который должен быть направлен ответ либо уведомление о переадресации обращения;

содержательную сторону обращения, т.е. изложение гражданином сути предложения, заявления, жалобы;

личную подпись гражданина;

дату написания.

При этом к обращениям могут быть приложены копии документов, подтверждающих доводы, изложенные в обращениях граждан.

Обращение, поступившее в Министерство культуры и архива Пензенской области по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Административным регламентом.

При этом регистрации и учету подлежат все поступившие обращения граждан в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Обращения граждан подлежат рассмотрению Министром в случае, если в них содержатся жалобы на действия (бездействия) должностных лиц Министерства.

11. Обеспечение условий для реализации прав граждан при рассмотрении письменных обращений в Министерстве культуры и архива Пензенской области.

11.1. Гражданин на стадии рассмотрения Министерством культуры и архива Пензенской области его обращения имеет право:

11.1.1. представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению либо обращаться с просьбой об их истребовании;

11.1.2. знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

11.1.3. получать на свое обращение письменный ответ по существу, за исключением случаев, указанных в пункте 8 Административного регламента;

11.1.4. получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;

11.1.5. обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действия (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

11.1.6. обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

11.2. Должностные лица Министерства культуры и архива Пензенской области обеспечивают:

объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, в случае необходимости с участием граждан, направивших обращения;

получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и иных организациях, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;

письменные ответы по существу поставленных в обращении вопросов.

11.3. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов.

III. Административные процедуры

12. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции по работе с письменными обращениями граждан

12.1. Регистрация письменных обращений граждан

12.1.1. Регистрация письменных обращений граждан в Министерстве культуры и архива Пензенской области

Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации, в журнале регистрации письменных обращений граждан (форма №1) в течение трех дней с момента их поступления в Министерство культуры и архива Пензенской области. В журнал  вносится сведения о дате, регистрационном номере обращения, Ф.И.О. гражданина, краткое содержание обращения. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен мастичной печатью и заверен специалистом Министерства ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан.

На обращениях граждан проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.

Прошедшие регистрацию обращения граждан в тот же день направляются Министру, либо уполномоченному на то лицу.

Обращение граждан, поступившее в виде интернет-обращения на официальный сайт или в адрес электронной почты Министерства,  подлежит рассмотрению в установленном настоящим Регламентом и действующим законодательством  порядке рассмотрения письменных обращений граждан.

12.2. Рассмотрение письменных обращений граждан в Министерстве культуры и архива Пензенской области

Министр, либо уполномоченное на то лицо в двухдневный срок с момента регистрации обращений граждан рассматривает переданные ему обращения, определяет исполнителей.

В случае, если в поручении о рассмотрении обращения указаны несколько исполнителей то, специалист Министерства, ответственный за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, направляет копии обращений соответствующим исполнителям.

Информация по обращениям граждан, поступившим на рассмотрение в Министерство культуры и архива Пензенской области из Министерства культуры Российской Федерации, Губернатора или Правительства Пензенской области, других органов исполнительной власти, докладывается Министру специалистом Министерства, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан.

12.3. Подготовка ответов на письменные обращения граждан в Министерстве культуры и архива Пензенской области

При подготовке ответов на письменные обращения граждан в Министерстве культуры и архива Пензенской области должностное лицо, ответственное за исполнение поручения о рассмотрении обращения гражданина, исполняет его в соответствии с резолюцией Министра (либо уполномоченного на то лица).

Должностное лицо, ответственное за исполнение поручения о рассмотрении обращения гражданина, изучает обращение гражданина и материалы к обращению гражданина, в том числе в целях установления обоснованности доводов гражданина обращения и принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов.

В случаях, если для исполнения поручения необходимо истребование дополнительных материалов либо принятие иных мер, срок исполнения поручения может быть продлен Министром либо уполномоченным на то лицом, но не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение не менее чем за три дня до его истечения (форма № 6).

В этих целях специалист Министерства, ответственный за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, либо исполнитель, ответственный за исполнение поручения о рассмотрении обращения гражданина, не позднее, чем за 15 дней до истечения срока исполнения поручения представляет Министру либо уполномоченному лицу служебную записку с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения.

Обращения граждан считаются рассмотренными, если дан письменный ответ заявителю по существу поставленных в обращении вопросов.

Ответу заявителя за подписью Министра, либо уполномоченного на то лица (с материалами к обращению гражданина) специалистом Министерства, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, присваивается исходящий регистрационный номер и отправляется гражданину. В журнале регистрации письменных обращений граждан вносится краткое содержание ответа гражданину.

В случае если обращение гражданина поступило на рассмотрение из Министерства культуры Российской Федерации, Губернатора или Правительства Пензенской области, других органов государственной власти, соответствующая информация направляется, при необходимости, с копией ответа гражданину в указанные органы государственной власти.

13. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции в части осуществления личного приема граждан в Министерстве культуры и архива Пензенской области

Министр и заместители Министра осуществляют личный прием граждан в соответствии с графиком приема граждан, указанном в пункте 6.5 Административного регламента.

Учет граждан, принятых на личном приеме, осуществляется специалистом Министерства, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан в журнале регистрации обращений, поступивших в ходе проведения личного приема граждан (форма№5). При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Во время личного приема гражданин может сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов, в том числе в целях принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов.

Содержание устного обращения гражданина заносится в карточку личного приема граждан. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема (форма №4). В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении гражданина вопросов.

Письменные обращения граждан, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном Административным регламентом порядке. О принятии письменного обращения гражданина производится запись в журнале регистрации граждан.

Если в ходе личного приема выясняется, что решение поднимаемых гражданином вопросов не входит в компетенцию Министерства культуры и архива Пензенской области, гражданину разъясняется, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема.

14. Описание последовательности действий при подготовке отчетности по работе с обращениями граждан в Министерстве культуры и архива Пензенской области

Специалист Министерства, ответственный за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, ежегодно обеспечивает учет и анализ обращений граждан, поступивших в Министерство.

15. Блок-схема исполнения государственной функции приводится в приложении № 3 к настоящему Административному регламенту.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением

государственной функции

16. Описание последовательности действий при осуществлении контроля за рассмотрением письменных обращений граждан в Министерстве культуры и архива Пензенской области

16.1 Контроль за организацией личного приема и учет обращений граждан, рассматриваемых на личном приеме в Министерстве культуры и архива Пензенской области, осуществляется специалистом Министерства, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан.

16.2. Контроль за исполнением государственной функции осуществляется специалистом Министерства, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, по каждому поручению о рассмотрении обращения граждан.

Поручения о рассмотрении обращений граждан снимаются с контроля в Министерстве культуры и архива Пензенской области после направления специалистом Министерства, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, ответов гражданам на их обращения.

Поручения, по которым были продлены сроки исполнения, снимаются с контроля после направления ответов гражданам.

16.3 Специалисты Министерства, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем, за своевременность и полноту ответов заявителям по обращениям, находящимся у них на рассмотрении. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

16.4. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Министерства культуры и архива Пензенской области исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения специалисту Министерства, ответственному за организацию работы по рассмотрению обращений граждан.

16.5. При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Министр.

16.6. Руководство Министерства должно ежеквартально проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения обращений граждан, принимать меры по устранению причин нарушений.

Нарушения установленного порядка рассмотрения обращений, неправомерный отказ в их приеме, затягивание сроков рассмотрения обращений, их необъективное разбирательство, принятие необоснованных, нарушающих законодательство Российской Федерации и Пензенской области решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с действующим законодательством.

V. Порядок обжалования действий (бездействия)

и решений, осуществляемых (принимаемых) должностными лицами

Министерства культуры и архива Пензенской области

в рамках исполнения государственной функции

(с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.07.2010г. №81)

17. Граждане могут обращаться в Министерство культуры и архива Пензенской области с жалобами на решения, действия (бездействие) должностных лиц Министерства в ходе исполнения государственной функции.

Если заявители не удовлетворены решением, принятым в ходе рассмотрения обращения, или решение не было принято, заявители вправе повторно обратиться в Министерство культуры и архива Пензенской области. Срок рассмотрения жалоб граждан, повторно обратившихся в Министерство культуры и архива Пензенской области, составляет 30 дней.

18. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Министр, либо уполномоченное на то лицо, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Министерство культуры и архива Пензенской области. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

19. Если в результате рассмотрения жалоба признается обоснованной, Министром (либо уполномоченным на то лицом) принимается решение о применении к должностным лицам, допустившим нарушение в ходе исполнения государственной функции, меры ответственности, установленной действующим законодательством Российской Федерации.

20. Граждане вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия (бездействие) должностных лиц, участвующих в исполнении государственной функции, в Правительство Пензенской области, а также в суд в установленном действующим законодательством Российской Федерации порядке.

                                                                                                                     Приложение № 1

к административному регламенту Министерства культуры и архива Пензенской области по исполнению государственной функции «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям  ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок»

ТРЕБОВАНИЯ

К СОСТАВЛЕНИЮ ОТВЕТОВ ПРИ РАССМОТРЕНИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

1. Ответы на письменные обращения граждан готовятся в письменном виде в доступной форме. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко.

2. При составлении ответа по рассмотрению обращения граждан необходимо соблюдать следующие требования:

- в тексте должно быть кратко изложено содержание письма с указанием фамилии, имени, отчества заявителя;

- если в письме гражданина содержится несколько вопросов, ответ следует строить раздельно по каждому рассмотренному вопросу;

- в ответе должно быть сообщено о результатах проверки вскрытых недостатков по каждому вопросу и о мерах по их устранению;

- при подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам;

- при отказе необходимо представить аргументированные разъяснения, ссылаясь на соответствующие нормативные правовые акты.

3. В ответах на обращения граждан не допускается:

- взаимоисключающая по содержанию информация;

- формальный подход к решению поставленных в письме вопросов;

- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков;

- отсутствие аргументов в пользу изложенной позиции, если она противоречит доводам заявителя;

- отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в письме вопросов;

- отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если таковое имеется), с сообщением об этом авторам письма.

4. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

5. Ответы на обращения, поступившие в адрес Министра с пометкой «лично», подписывает Министр или лицо, на то уполномоченное Министром.

6. Ответы на поручения федеральных органов государственной власти, депутатские запросы о рассмотрении обращений граждан и иные обращения подписывает Министр, заместители Министра.

(с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.09.2011г. № 156)

7. Если в резолюции Министра, заместителей Министра поручение дано нескольким исполнителям и указано подготовить проект ответа заявителю, то проект готовит тот исполнитель, который указан первым.

(с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.09.2011г. № 156)

При этом соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию в форме служебной записки, в которой указываются регистрационный номер и дата поступления обращения.

8. В случае если письменный ответ заявителю не требуется (разъяснено устно), вместе с обращением подшивается справка, в которой отражается суть устного ответа и обоснование того, что письменный ответ заявителю не требуется.

9. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

10. Ответы заявителям и в вышестоящие органы оформляются на бланках установленной формы в Министерстве культуры и архива  Пензенской области. В левом нижнем углу на копии ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

11. Текст ответа заявителю должен содержать исходящий номер, дату отправления, ссылку на регистрационный номер, дату поступления в Министерство культуры и архива Пензенской области.

Исходящий номер ответа состоит из регистрационного номера обращения.

12. Рассмотрение письменных и устных обращений не может считаться законченным на основании справки или ответа, в котором сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов или содержатся заверения и обещания. Работа с обращением гражданина прекращается, если приняты необходимые меры, дан письменный, либо в ходе личного приема с согласия гражданина устный ответ.

                                                                                                                      Приложение № 2

к административному регламенту Министерства культуры и архива Пензенской области по исполнению государственной функции «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям  ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок»

ПОРЯДОК

ПОЛУЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ О ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ

Специалист Министерства, осуществляющий индивидуальное устное информирование осуществляет непосредственное взаимодействие с заявителями в соответствии с графиком

Дни недели

Время работы

Перерыв

Понедельник - пятница

с 9.00 до 18.00 

с 13.00 до 14.00  

Для получения информации о порядке исполнения государственной функции граждане обращаются:

(с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.07.2010г. №81)

- лично в приемную Министерство культуры и архива Пензенской области по      адресу:

440600, г. Пенза, ул. Красная, д.71

- Контактный телефон: (8412) 56-57-22

- в письменном виде почтой в Министерство культуры и архива  Пензенской области по адресу: 440600, г. Пенза, ул. Красная, д.71

- в письменном виде электронной почтой в Министерство культуры и архива Пензенской области. Адрес электронной почты Министерства: е-mail: cultura@sura.ru или на сайт Министерства www.mk-penza.ru сервис "гостевая книга".

                                                                                     Приложение № 3

к административному регламенту Министерства культуры и архива Пензенской области по исполнению государственной функции «Осуществление приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям  ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок»

(с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и архива Пензенской области от 23.09.2011г. № 156)

БЛОК-СХЕМА

исполнения государственной функции

«Осуществление приема граждан, обеспечение

своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление заявителям ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок»

                       

                                                                                                                         Форма №6

                         

МИНИСТЕРСТВО  КУЛЬТУРЫ И

АРХИВА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ул. Красная, 71, г. Пенза, 440026

Тел. 56-57-22, факс 56-63-09

е-mail: cultura@sura.ru

От                                        г.  №  ______

   на №                                 от    _________

____________________________________

(Ф.И.О. заявителя)

Уважаемый (ая)________________________________!

   В соответствии с Вашим обращением сообщаем, что проделана следующая работа: ________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

(излагается подробно суть проделанной работы)

В настоящее время решить все вопросы, затронутые в Вашем обращении не предоставляется возможным по причине____________________________________

_______________________________________________________________________

( обосновывается подробно причины невозможности выполнения просьбы гражданина в полном объеме)

Ваше обращение поставлено на дополнительный контроль, решение будет принято

_______________________________________________________________________

(указывается конкретная дата исполнения обращения)

о чем Вам будет сообщено дополнительно.

   Министр

    Исп. ______________,

    тел. ________________

    Формат А-5

Форма №1

ЖУРНАЛ

регистрации письменных обращений граждан

N
п/п

Дата  
регист-
рации 
обраще-
ния

Ф.И.О. 
гражда-
нина,  
адрес  
местожи-
тельства

Коррес-  
пондент  
(в случае
если     
обращение
направлено
на       
рассмот- 
рение из 
др.      
органи-  
зации),  
дата и   
номер    
входящего
документа

Форма    
обращения
(личное, 
индиви-  
дуальное,
коллек-  
тивное,  
анонимное)

Вид      
обращения
(предло- 
жение,   
заявление,
жалоба)

Характер
вопроса

Кол-во  
листов  
основного
документа
с       
приложе-
ниями

Регистра-
ционный 
номер

Ответст-
венный 
исполни-
тель

Срок 
испол-
нения

Результат 
рассмот-  
рения     
(отклонено,
рассмот-  
рено,     
удовлет-  
ворено)

                                                                                                                                Форма № 2

                          

МИНИСТЕРСТВО  КУЛЬТУРЫ И АРХИВА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ул. Красная, 71, г. Пенза, 440026

Тел. 56-57-22, факс 56-63-09

е-mail: cultura@sura.ru

От                                        г.  №  ______

   на №                                 от    _________

____________________________________

(руководителю исполнительного органа государственной власти, органа местного самоуправления)

                Копия заявителю (Ф.И.О.)               ______________________________________

   проживающего(ей) по адресу______________

                 (указывается адрес заявителя)

     Направляется по принадлежности  обращение гр.______________________________ ___________________________________________________________________________

                                                           (Ф.И.О. заявителя),

для рассмотрения и ответа заявителю.

Приложение: на _____ листах.

   Министр

Исп. ______________,

тел.  ______________

Формат А-5

                                                                                                                                                                                  Форма № 3

                          

МИНИСТЕРСТВО  КУЛЬТУРЫ И

АРХИВА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

ул. Красная, 71, г. Пенза, 440026

Тел. 56-57-22, факс 56-63-09

е-mail: cultura@sura.ru

От                                        г.  №  ______

   на №                                 от    _________

____________________________________

(Ф.И.О. адрес заявителя)

                           Уважаемый (ая)_____________________________!

Доводим до Вашего сведения, что Ваше обращение, поступившее в Министерство культуры и архива Пензенской области_________ _________________________20___г.,

                                                               (указывается дата)

не поддается прочтению и в соответствии с пунктом 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ) «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» рассмотрению не подлежит.

Приложение: на _____ листах.

   Министр

Исп. ______________,

Тел. ____________ __

Формат А-5

                                                                                                                                 Форма №4

(сторона А)

МИНИСТЕРСТВО  КУЛЬТУРЫ И АРХИВА  ПЕНЗЕНСКОЙ  ОБЛАСТИ

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Автор________________________________________________________________________

(ф., и., о., место жительства и работы, инвалид, участник ВОВ и т.д.)

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Предыдущее обращение от ____________________№ _____________________________, от _________________________  № _______________________________________________

Вид документа_____________________________________________ на ___________листах

( предложение, заявление, жалоба, форма обращения)

Дата и индекс регистрации обращения____________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________                       Краткое содержание (с учётом характера вопросов)  ________________________________      _____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________           _____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________      _____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________      _____________________________________________________________________________

Фамилия  ведущего прием ______________________________________________________  _____________________________________________________________________________

Резолюция или результаты рассмотрения__________________________________________

_____________________________________________________________________________     

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________      _____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________    

Срок исполнения______________________________________________________________

Ставится подпись лица, принявшего обращение на рассмотрение, указывается дата

Форма №4

(сторона Б)

ХОД ОБРАЩЕНИЯ И ПОВТОРНЫЕ ОБРАЩЕНИЯ

Дата

Исполнитель – кому передано

или кому сделано напоминание

Отметка о промежуточном ответе: дата, индекс, содержание или краткое объяснение при напоминании

Контрольные

отметки

Дата и индекс окончательного ответа  ____________________________________________

_____________________________________________________________________________

Адресат______________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

(кем, когда и кому направлен ответ)

Результаты рассмотрения и краткое содержание ответа______________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

С контроля снял _________________________________   Подпись________________

                                                               (фамилия руководителя и дата) 

(отв. за заполнение)

Дело _____________________      Том __________________         листы _________________

Форма № 5

ЖУРНАЛ

регистрации обращений, поступивших в ходе проведения личного приема граждан

N
п/п

Дата  
проведения
приема

Ф.И.О.  
должностного
лица,   
проводившего
прием

Ф.И.О.    
гражданина,
адрес     
местожи-  
тельства

Форма   
обращения
(личное,
индивиду-
альное, 
коллек- 
тивное)

Вид

обращения
(предложе-ние,
заявление, 
жалоба)

Харак-

тер
вопроса

Регистра-
ционный 
номер

Наименова-

ние
учреждения 
(организации)
куда    
заявление 
направленно
на     
рассмотрение,
дата и номер
исходящего 
документа

Срок  
исполне-

ния

Результат  
рассмотрения
(отклонено,
рассмотрено,
удовлетво- 
рено)