Об экспертной комиссии Администрации города, утверждении положения об экспертной комиссии Администрации города и положения об архиве Администрации города



1

Администрация города

Каменск-Шахтинский

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от «04» 08. 2020 года                                                                                                                № 290

г. Каменск-Шахтинский

Об экспертной комиссии Администрации города, утверждении положения об экспертной комиссии Администрации города и положения об архиве Администрации города

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», пунктом 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства», приказом министерства информационных технологий и связи Ростовской области от 26.06.2020 № 97 «О внесении изменений в приказ министерства информационных технологий и связи Ростовской области от 13.04.2016 № 49 «Об организации пилотного проекта хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в электронном виде», в целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, определению сроков хранения и отбору документов на постоянное хранение и уничтожение, своевременной передачи дел в архивный отдел Администрации города:

1. Утвердить состав экспертной комиссии Администрации города:

Потапова

Елена Александровна

- председатель экспертной комиссии Администрации города, управляющий делами Администрации города;

Зимина

Марина Алексеевна

- секретарь экспертной комиссии Администрации города, начальник общего отдела Администрации города

Члены экспертной комиссии Администрации города:

Буханцова

Ольга Владимировна

- заместитель начальника общего отдела Администрации города;

Клыкова

Юлия Анатольевна

- заместитель начальника отдела экономики Администрации города;

Ковалева

Мария Владимировна

- ведущий специалист архивного отдела Администрации города;

Шаршова

Ирина Анатольевна

- заместитель начальника общего отдела Администрации города;

Шунина

Ольга Владимировна

- главный специалист отдела бухгалтерского учета, отчетности и планирования расходов Администрации города.

2. Утвердить Положение об экспертной комиссии Администрации города (приложение № 1).

3. Утвердить Положение об архиве Администрации города (приложение № 2).

4. Признать утратившими силу распоряжение Администрации города от 29.11.2019 № 474 «Об экспертной комиссии Администрации города, утверждении положения об экспертной комиссии Администрации города и положения об архиве Администрации города».

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами Администрации города Потапову Е.А.

Глава Администрации города

К.К. Фетисов

Приложение № 1

к распоряжению

Администрации города

от №

ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии Администрации города

(далее – Положение)

1. Общие положения

1.1. Экспертная комиссия Администрации города (далее - ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в процессе деятельности Администрации города и подготовки к передаче на государственное хранение в архивный отдел Администрации города.

1.2. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила), утвержденными приказом министерства культуры Российской Федерации от 31.05.2015 № 526, нормативными правовыми актами Правительства Ростовской области, муниципальными правовыми актами в области архивного дела, правилами, инструкциями Комитета по управлению архивным делом Ростовской области.

1.3. ЭК является совещательным органом при Администрации города (далее - Администрация) и действует на основании Положения.

1.4. Персональный состав ЭК утверждается распоряжением Администрации города.

В состав ЭК включаются: председатель ЭК, секретарь ЭК, представители общего отдела Администрации, архивного отдела Администрации и других структурных подразделений Администрации.

Председателем ЭК является управляющий делами Администрации города.

2. Функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее функциями ЭК:

2.1. Осуществляет контроль за организацией делопроизводства в Администрации, принимает участие в разработке инструкции по делопроизводству и номенклатуре дел, других пособий по работе с документами.

2.2. Совместно с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации проводит ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения и к уничтожению, принимает непосредственное участие в экспертизе ценности документов.

2.3. Рассматривает и принимает решение о согласовании:

- описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов для служебного пользования и по личному составу;

- актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- предложений об изменении или уточнении сроков хранения документов, установленных действующими нормативно-методическими пособиями (перечни, инструкции, номенклатуры дел и др.), а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных этими пособиями;

- сводной номенклатуры дел Администрации;

- актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, документов по личному составу;

- проектов правовых актов Администрации и методических документов Администрации по делопроизводству и архивному делу.

2.4. Обеспечивает совместно с архивом Администрации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив Администрации) представление на утверждение экспертно – проверочной комиссии Комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее – ЭПК) согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

2.5. Обеспечивает совместно с архивом Администрации представление на согласование ЭПК, согласованные ЭК описи дел по личному составу, сводную номенклатуру дел Администрации.

2.6. Обеспечивает совместно с архивом Администрации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

2.7. Совместно с архивом Администрации, общим отделом Администрации организует консультации сотрудников Администрации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации, а также участвует в организации и проведении проверок состояния работы с документами.

3. Права ЭК

ЭК предоставляется право:

3.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Администрации по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив Администрации.

3.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений Администрации:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Администрации о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив Администрации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

3.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением Правил.

3.6. Информировать должностных лиц Администрации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

4. Организация работы ЭК

4.1. ЭК взаимодействует с ЭПК, получает от нее соответствующие организационно-методические указания, а также с архивным отделом Администрации.

4.2. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости. Заседание ЭК оформляется протоколом, который подписывается председателем и секретарем ЭК.

4.3. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

4.4. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

Управляющий делами

Администрации города

Е.А. Потапова

Приложение № 2

к распоряжению

Администрации города

от №

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Администрации города

(далее – Положение)

1. Общие положения

1.1. Документы Администрации города (далее - Администрация), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации города (далее – архивный отдел).

До передачи на государственное хранение в архивный отдел эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в архиве Администрации.

1.2. В Администрации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического значения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив Администрации.

1.3. В своей работе архив Администрации руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила), утвержденными приказом министерства культуры Российской Федерации от 31.05.2015 № 526, Областным законом от 28.06.2017 № 1164-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области», правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими рекомендациями Комитета по управлению архивным делом Ростовской области, нормативными правовыми актами Правительства Ростовской области, правовыми актами Администрации в сфере архивного дела и делопроизводства и настоящим Положением.

1.4. Контроль за деятельностью архива Администрации осуществляется управляющим делами Администрации города.

1.5. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Администрации осуществляется архивным отделом.

2. Состав документов архива Администрации

В архив Администрации хранит:

2.1. Законченные делопроизводством Администрации документы:

- постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Администрации;

- документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности;

- документы по личному составу.

2.2. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Администрации.

3. Задачи и функции архива Администрации

3.1. Основными задачами архива Администрации являются:

3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Комплектование архива Администрации документами, образовавшимися в процессе деятельности Администрации.

3.1.3. Учет и использование документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

3.1.4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел.

3.1.5. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Администрации и своевременной передачей их в архив Администрации.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив Администрации осуществляет следующие функции:

3.2.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации.

3.2.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

3.2.3. Представляет в архивный отдел учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

3.2.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование ЭК описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение главе Администрации города описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК.

3.2.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел.

3.2.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

3.2.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

3.2.9. Организует информирование о составе и содержании документов архива Администрации.

3.2.11. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

3.2.12. Организует выдачу документов и дел для работы сотрудников Администрации в кабинете или во временное пользование.

3.2.13. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

3.2.14. Ведет учет использования документов архива Администрации.

3.2.15. Создает фонд пользования архива Администрации и организует его использование.

3.2.16. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Администрации.

3.2.17. Участвует в разработке документов Администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

3.2.18. Оказывает методическую помощь структурным подразделениям Администрации в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Администрации.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив Администрации имеет право:

4.1. Представлять главе Администрации города предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Администрации.

4.2. Запрашивать в структурных подразделениях Администрации сведения, необходимые для выполнения возложенных на архив задач и функций.

4.3. Давать рекомендации структурным подразделениям Администрации по вопросам, относящимся к компетенции архива Администрации.

4.4. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Администрации.

Управляющий делами

Администрации города

Е.А. Потапова

Внес в регистр МкртчянГМ

РКПД276р20.07.2020