Об утверждении Положения об архиве Администрации Парфинского муниципального района



Российская Федерация

Новгородская область

Администрация Парфинского муниципального района

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 25.03.2020                                                                                     № 73-рз

р.п. Парфино

Об утверждении Положения об архиве Администрации Парфинского муниципального района

\

В соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации»:

1. Утвердить Положение об архиве Администрации Парфинского муниципального района.

2. Опубликовать распоряжение в периодическом печатном издании «Парфинский Вестник» и разместить на официальном сайте Администрации Парфинского муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Первый заместитель

Главы администрации                                                                                                   О.В. Михайлова

УТВЕРЖДЕН

распоряжением Администрации

муниципального района

от 25.03.2020 № 73-рз

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Администрации Парфинского муниципального района

I. Общие положения

1.1. Положение об архиве Администрации Парфинского муниципального района (далее – Положение) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42.

1.2. Архив Администрации Парфинского муниципального района создается для осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности структурных подразделений Администрации муниципального района (далее – Администрация), Думы Парфинского муниципального района (далее – Дума), Совета депутатов Парфинского городского поселения (далее – Совет депутатов), а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив, источником комплектования которого выступает Администрация.

1.3. Администрация разрабатывает Положение об архиве Администрации Парфинского муниципального района (далее - архив Администрации).

Администрация согласовывает Положение с экспертно-проверочной комиссией архивного комитета Новгородской области (далее – ЭПК), после согласования Положения утверждается Главой муниципального района.

1.4. Архив Администрации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Новгородской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526, локальными нормативными актами Администрации муниципального района.

II. Состав документов архива Администрации

2.1. Архив Администрации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации, Думы, Совета депутатов;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда Администрации;

в) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения Думы;

г) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения Совета депутатов;

д) фонд пользования (архива) Администрации;

е) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Администрации.

III. Задачи архива Администрации

3.1. К задачам архива Администрации муниципального района относятся:

3.1.1. организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения об архиве;

3.1.2. комплектование архива Администрации документами, образовавшимися в деятельности Администрации, Думы, Совета депутатов;

3.1.3. учет документов, находящихся на хранении в архиве Администрации;

3.1.4. использование документов, находящихся на хранении в архиве Администрации;

3.1.5. подготовка и своевременная передача документов архива Администрации на постоянное хранение в муниципальный архив;

3.1.6. методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Администрации и своевременной передачей их в архив Администрации.

IV. Функции архива Администрации

4.1. Архив Администрации осуществляет следующие функции:

4.1.1. организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности структурных подразделений Администрации, Думы, Совета депутатов в соответствии с утвержденным графиком;

4.1.2. ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Администрации;

4.1.3. представляет в муниципальный архив учетные сведения (паспорт архива) об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации документов и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4.1.4. систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности структурных подразделений Администрации, Думы, Совета депутатов.

4.2. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование ЭК Администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, Думы, Совета депутатов, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК архивного комитета Новгородской области описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главе муниципального района описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, Думы, Совета депутатов, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК.

4.3. Организует передачу документов архива Администрации на постоянное хранение в муниципальный архив.

4.4. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве Администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.5. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

4.6. Организует информирование руководства и работников о составе и содержании документов архива Администрации.

4.7. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.8. Организует выдачу документов и дел для работы в просмотровом зале Администрации или во временное пользование.

4.9. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.10. Ведет учет использования документов архива Администрации.

4.11. Создает фонд пользования архива Администрации и организует его использование.

4.12. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Администрации.

4.13. Участвует в разработке документов Администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.14. Оказывает методическую помощь:

а) работникам структурных подразделений Администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам в подготовке документов к передаче в архив Администрации.

V. Права архива Администрации

5.1. Архив Администрации муниципального района имеет право:

а) представлять руководству Администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Администрации;

б) запрашивать в структурных подразделениях сведения, необходимые для работы архива Администрации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам, относящимся к компетенции архива Администрации;

г) информировать структурные подразделения о необходимости передачи документов в архив Администрации в соответствии с утвержденным графиком.