ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ И ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ СОВЕТА ДЕПУТАТОВ БОЛЬШЕИВАНОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ ИЛОВЛИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ



СОВЕТА ДЕПУТАТОВ БОЛЬШЕИВАНОВСКОГО

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ИЛОВЛИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

РЕШЕНИЕ

от 12.03.2020г. № 34/6

Об утверждении Положения об Архиве и Положения об экспертной комиссии Совета депутатов Большеивановского сельского поселения Иловлинского муниципального района Волгоградской области

На основании Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказа Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», приказа Федерального архивного агенства от 11 апреля 2018 года N 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации, приказа Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», приказа Федерального архивного агенства от 11 апреля 2018 года № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации», Устава Большеивановского сельского поселения Совет депутатов Большеивановского сельского поселения Иловлинского муниципального района Волгоградской области решил:

Утвердить Положение об архиве Совета депутатов Большеивановского сельского поселения (Приложение №1).

Назначить ответственным за архив Совета депутатов Большеивановского сельского поселения ведущего специалиста администрации Яковлеву В.В.

Утвердить Положение об экспертной комиссии Совета депутатов Большеивановского сельского поселения (Приложение №2).

Создать экспертную комиссию (ЭК) Совета депутатов Большеивановского сельского поселения в следующем составе:

Гудожникова Н.А. – главный специалист администрации, председатель комиссии;

Яковлева В.В. – ведущий специалист администрации, секретарь комиссии;

Веденеева Е.С. – главный специалист администрации, член комиссии.

Контроль за исполнением настоящего решения оставляю за собой.

Глава Большеивановского

сельского поселения

А.М. Кобызев

Приложение №1

к решениию Совета депутатов

Большеивановского сельского

поселения Иловлинского

муниципального района

Волгоградской области

от "12"марта №34/6

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Совета депутатов Большеивановского сельского поселения Иловлинского муниципального района Волгоградской области

I. Общие положения

Положение об архиве Совета депутатов Большеивановского сельского поселения (далее – положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

Архив Совета депутатов Большеивановского сельского поселения создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации Большеивановского сельского поселения, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации Иловлинского муниципального района, источником комплектования которого выступает администрация Большеивановского сельского поселения.

3. Положение об архиве Совета депутатов Большеивановского сельского поселения утверждается главой Большеивановского сельского поселения после согласования с архивным отделом администрации Иловлинского муниципального района.

4. Архив Совета депутатов Большеивановского сельского поселения в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

II. Состав документов Архива Совета депутатов

Архив Совета депутатов Большеивановского сельского поселения хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива администрации Большеивановского сельского поселения.

III. Задачи Архива Совета депутатов

К задачам Архива Совета

депутатов Большеивановского сельского поселения относятся:

6.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего положения.

6.2. Комплектование Архива Совета депутатов Большеивановского сельского поселения документами, образовавшимися в деятельности организации.

6.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве администрации Большеивановского сельского поселения.

6.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве администрации Большеивановского сельского поселения.

6.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел администрации Иловлинского муниципального района.

6.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел у ответственных специалистов администрации Большеивановского сельского поселения и своевременной передачей их в Архив администрации Большеивановского сельского поселения.

IV. Функции Архива Совета депутатов

Архив Совета депутатов Большеивановского сельского поселения осуществляет следующие функции:

7.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Совета депутатов Большеивановского сельского поселения, в соответствии с утвержденным графиком.

7.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве администрации Большеивановского сельского поселения.

7.3. Представляет в архивный отдел администрации Иловлинского муниципального района учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Совета депутатов Большеивановского сельского поселения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

7.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив администрации Большеивановского сельского поселения, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Совета депутатов Большеивановского сельского поселения.

7.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации Большеивановского сельского поселения описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной и методической комиссии (далее ЭПМК) федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела описи дел постоянного хранения;

в) на согласование архивного отдела администрации Иловлинского муниципального района описи дел по личному составу;

г) на согласование архивного отдела администрации Иловлинского муниципального района акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение главе Большеивановского сельского поселения описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, согласованные архивным отделом администрации Иловлинского муниципального района.

7.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел администрации Иловлинского муниципального района.

7.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве администрации Большеивановского сельского поселения в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

7.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве администрации Большеивановского сельского поселения.

7.9. Организует информирование руководства и работников администрации, о составе и содержании документов Архива администрации Большеивановского сельского поселения

7.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

7.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

7.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

7.13. Ведет учет использования документов Архива Совета депутатов Большеивановского сельского поселения.

7.14. Создает фонд пользования Архива Совета депутатов Большеивановского сельского поселения и организует его использование.

7.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива Совета депутатов Большеивановского сельского поселения.

7.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

7.17. Оказывает методическую помощь:

а) ответственному за делопроизводство специалисту администрации Большеивановского сельского поселения в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) специалистам администрации Большеивановского сельского поселения в подготовке документов к передаче в Архив организации.

V. Права Архива Совета депутатов

Архив Совета депутатов Большеивановского сельского поселения имеет право:

а) представлять главе Большеивановского сельского поселения предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве Совета депутатов Большеивановского сельского поселения;

б) запрашивать у специалистов, сотрудников администрации Большеивановского сельского поселения сведения, необходимые для работы Архива Совета депутатов Большеивановского сельского поселения;

в) давать рекомендации специалистам администрации Большеивановского сельского поселения по вопросам, относящимся к компетенции Архива Совета депутатов Большеивановского сельского поселения;

г) информировать специалистов администрации Большеивановского сельского поселения о необходимости передачи документов в Архив Совета депутатов Большеивановского сельского поселения в соответствии с утвержденным графиком.

Приложение №2

к решениию Совета депутатов

Большеивановского сельского

поселения Иловлинского

муниципального района

Волгоградской области

от "12" марта № 34/6

Положение об экспертной комиссии Совета депутатов Большеивановского сельского поселения

Общие положения

1. Положение об экспертной комиссии Совета депутатов Большеивановского сельского поселения (далее–положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

2. Экспертная комиссия (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности администрации Большеивановского сельского поселения.

3. ЭК является совещательным органом при главе администрации Большеивановского сельского поселения, создается постановлением администрации Большеивановского сельского поселения и действует на основании положения, утвержденного главой Большеивановского сельского поселения.

Администрация Большеивановского сельского поселения, выступающая источником комплектования архивного отдела администрации Иловлинского муниципального района согласовывает положение об ЭК с архивным отделом администрации Иловлинского муниципального района.

4. Персональный состав ЭК определяется постановлением главы Большеивановского сельского поселения.

В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений администрации Большеивановского сельского поселения, архивного отдела администрации Иловлинского муниципального района, источником комплектования которого выступает администрация Большеивановского сельского поселения (по согласованию).

Председателем ЭК назначается один из главных специалистов администрации Большеивановского сельского поселения.

5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, cт. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.

II. Функции ЭК

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

в) описей дел по личному составу;

г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

д) номенклатуры дел организации;

е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

ж) актов об утрате документов;

з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

6.3. Обеспечивает совместно со специалистом администрации Большеивановского сельского поселения, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив организации) представление на утверждение экспертно-проверочной и методической комиссии (далее ЭПМК) федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела согласованных ЭК администрации Большеивановского сельского поселения описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование архивного отдела администрации Иловлинского муниципального района согласованные ЭК администрации Большеивановского сельского поселения описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.

6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование архивного отдела администрации Иловлинского муниципального района актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

6.6. Совместно с ответственным за архив специалистом организует для работников администрации Большеивановского сельского поселения консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права ЭК

ЭК имеет право:

7.1. Давать рекомендации специалистам администрации Большеивановского сельского поселения по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив администрации Большеивановского сельского поселения.

7.2. Запрашивать у ответственных специалистов:

а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

7.3. Заслушивать на своих заседаниях ответственных специалистов о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

7.6. Информировать руководство администрации Большеивановского сельского поселения по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

IV. Организация работы ЭК

8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПМК архивного учреждения, а также с архивным отделом администрации Иловлинского муниципального района.

9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.

Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.