ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ПУГАЧЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ КОТЕЛЬНИКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ



Официальный бланк проект

АДМИНИСТРАЦИЯ ПУГАЧЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ КОТЕЛЬНИКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Постановление

От 14.09.2020 г. № 47

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ПУГАЧЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ КОТЕЛЬНИКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 года N 42, в целях совершенствования и упорядочения архивного дела в организациях источников комплектования Пугачевского сельского поселения Котельниковского муниципального района Волгоградской области, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, Администрация Пугачевского сельского поселения Котельниковского муниципального района Волгоградской области постановляет:

1. Утвердить Положение об архиве Администрации Пугачевского сельского поселения Котельниковского муниципального района Волгоградской области (приложение).

2. Обнародовать настоящее постановление на  сайте поселения.

3. Контроль исполнения настоящего постановления  оставляю за собой.

Глава  Пугачевского сельского поселения

                                      А.Н.Ламсков

Приложение

к постановлению Администрации

Пугачевского сельского поселения

Котельниковского муниципального района

Волгоградской области

от__________________№_____

Положение

об архиве Администрации Пугачевского сельского поселения Котельниковского муниципального района Волгоградской области

1. Общие положения

             1.1. Положение об архиве Администрации Пугачевского сельского поселения Котельниковского муниципального района Волгоградской области (далее Положение) разработано в соответствии положением об архиве Администрации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. N 42.

             1.2. В Администрации Пугачевского сельского поселения Котельниковского муниципального района Волгоградской области для хранения архивного фонда и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на хранение создается архив (далее архив Администрации), где документы хранятся в течении 5 лет, затем передаются в  архивный сектор  администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области .             1.3. Источниками комплектования архивного фонда Пугачевского сельского поселения Котельниковского муниципального района Волгоградской области является Администрация Пугачевского сельского поселения Котельниковского муниципального района Волгоградской области (далее - Администрация).

             1.4. Администрация разрабатывает положение об архиве Администрации. Положение об архиве Администрации подлежит согласованию на предмет соответствия его положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве Администрации с архивным сектором  администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области.

После согласования, положение об архиве Администрации, утверждается главой Пугачевского сельского поселения Котельниковского муниципального района Волгоградской области (далее – глава поселения).

             1.5. Главой сельского поселения из работников Администрации назначается должностное лицо, ответственное за архивные фонды сельского поселения, которое обеспечивает формирование (комплектование), временное хранение, учет и использование других архивных документов. Должностное лицо, ответственное за архивные фонды сельского поселения руководствуются Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа и настоящим Положением.

             1.6. Архив Администрации осуществляет хранение, комплектование, упорядочение документов, учет документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив, источником комплектования которого является Администрация.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов производится силами и за счет средств местного бюджета.

2. Понятия, используемые в Положении

                  2.1. Архив (архивохранилище):  специалисты администрации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

                 2.2. Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

                 2.3. Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

                 2.4. Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко -культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

                 2.5. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
                 2.6. Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
2.7. Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

3. Состав документов архива Администрации

                 3.1 Архив Администрации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности органов местного самоуправления сельского поселения;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда организаций - предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива Администрации.

4. Задачи архива Администрации

К задачам архива Администрации относятся:

4.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 3 настоящего положения.

4.2. Комплектование архива Администрации документами, образовавшимися в деятельности Администрации сельского поселения.

4.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

4.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

4.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда сельского поселения на постоянное хранение в муниципальный архив.

4.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Администрации (при их наличии) и своевременной передачей их в архив Администрации.

5. Функции архива Администрации

Архив Администрации осуществляет следующие функции:

5.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в ходе деятельности органов местного самоуправления сельского поселения, в соответствии с утвержденным графиком.

5.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

5.3. Представляет в архивный  сектор Администрации Котельниковского муниципального района Волгоградской области учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации.

5.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив Администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности органов местного самоуправления сельского поселения.

5.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК архивного отдела муниципального района описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного отдела муниципального района акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение главе сельского поселения описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, согласованные ЭПК архивного отдела муниципального района.

5.6. Организует передачу документов архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный  сектор Администрации  Котельниковского муниципального района.

5.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Администрации в целях отбора документов для включения в состав архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

5.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве Администрации.

5.9. Организует информирование руководства и работников Администрации о составе и содержании документов архива Администрации.

5.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

5.11. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

5.12. Ведет учет использования документов архива Администрации.

5.13. Создает фонд пользования архива Администрации и организует его использование.

5.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива Администрации.

5.16. Участвует в разработке документов Администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

5.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства Администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам Администрации в подготовке документов к передаче в Архив администрации.

6. Права архива Администрации

1. Архив Администрации имеет право:

а) представлять руководству Администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Администрации;

б) запрашивать в структурных подразделениях Администрации сведения, необходимые для работы архива Администрации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Администрации по вопросам, относящимся к компетенции архива Администрации;

г) информировать структурные подразделения Администрации о необходимости передачи документов в архив Администрации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.

7. Ответственность

7.1. Лица, виновные в утрате и порче документов архивного фонда несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

7.2. Ответственное лицо за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив Администрации задач и функций.

Согласовано______________________.