Об утверждении Положения о комитете по делопроизводству, обращениям граждан и информационным технологиям администрации муниципального образования город Донской, Положения о секторе по информационно...



Об утверждении «Положения о секторе

Тульская область

Муниципальное образование город Донской

Администрация

Постановление

от 24.04.2020

№ 408

Об утверждении Положения о комитете по делопроизводству, обращениям граждан и информационным технологиям администрации муниципального образования город Донской, Положения о секторе по информационному обеспечению, Положения о секторе по работе со средствами массовой информации администрации муниципального образования город Донской

В соответствии с Уставом муниципального образования город Донской, решением Собрания депутатов муниципального образования город Донской от 19.03.2020 № 11-8 «Об утверждении структуры администрации муниципального образования город Донской», администрация муниципального образования город Донской ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Положение о комитете по делопроизводству, обращениям граждан и информационным технологиям администрации муниципального образования город Донской (приложение 1).

2. Утвердить Положение о секторе по информационным технологиям администрации муниципального образования город Донской (приложение 2).

3. Утвердить Положение о секторе по работе со средствами массовой информации администрации муниципального образования город Донской (приложение 3).

4. Признать утратившим силу постановления администрации муниципального образования город Донской от 21.04.2017 № 339 «Об утверждении Положения о комитете по делопроизводству, обращениям граждан и информационным технологиям администрации муниципального образования город Донской, Положения о секторе по информационному обеспечению администрации муниципального образования город Донской», от 25.08.2017 № 803 «О внесении изменения в постановление администрации муниципального образования город Донской от 21.04.2017 №339 "Об утверждении Положения о комитете по делопроизводству, обращениям граждан и информационным технологиям администрации муниципального образования город Донской, Положения о секторе по информационному обеспечению администрации муниципального образования город Донской".

5. Комитету по делопроизводству, обращениям граждан и информационным технологиям администрации муниципального образования город Донской опубликовать настоящее постановление в газете «Муниципальные вести» и разместить на официальном сайте муниципального образования город Донской в сети «Интернет».

6. Постановление вступает в силу со дня опубликования и распространяется на правоотношения, возникшие с 01.04.2020 года.

Глава администрации муниципального образования город Донской

Р.В. Бутов

Приложение 1

к постановлению администрации муниципального образования

город Донской

от 24.04.2020 года № 408

ПОЛОЖЕНИЕ

о комитете по делопроизводству, обращениям граждан и информационным технологиям администрации муниципального образования город Донской

1. Общие положения

1.1. Комитет по делопроизводству, обращениям граждан и информационным технологиям (в дальнейшем – Комитет) является структурным подразделением администрации муниципального образования город Донской (далее - Администрация), обеспечивающим прием письменных и устных обращений граждан и организаций, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее – Обращений), организацию системы делопроизводства и контроля за исполнением поручений, нормативных правовых документов, запросов прокуратуры, организацию и функционирование информационной политики Администрации.

1.2. Комитет руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, законодательством РФ и Тульской области, Уставом муниципального образования город Донской, нормативными правовыми актами муниципального образования город Донской, настоящим Положением.

1.3. Комитет по вопросам своей компетенции взаимодействует со структурными подразделениями Администрации, муниципальными предприятиями, учреждениями, организациями, расположенными на территории муниципального образования и с департаментами, комитетами и министерствами Правительства Тульской области, а также федеральными органами власти.

1.4. Комитет осуществляет свою деятельность в соответствии с утвержденными планами работы, поручениями главы Администрации, руководителя аппарата Администрации.

1.5. Комитет самостоятельно ведет делопроизводство в установленном порядке, имеет печать, штампы.

2. Основные задачи Комитета

2.1. Основными задачами Комитета являются:

1) организация документационного обеспечения Администрации и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в Администрации и ее структурных подразделениях;

2) организация контроля за исполнением поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях Администрации, поручений Губернатора Тульской области, законов Тульской области, поручений главы Администрации;

3) прием письменных и устных Обращений в адрес Администрации, организация приема граждан Главой Администрации и его заместителями;

4) организация централизованного учета письменных и устных Обращений;

5) организационно-методическая помощь в работе с Обращениями;

6) разработка нормативных, организационно - методических документов и оказание консультационной помощи по вопросам организации и ведения делопроизводства в аппарате и структурных подразделениях Администрации;

7) совершенствование информационных и документационных технологий в обеспечении деятельности Администрации;

8) организация и обеспечение учета четкого прохождения документов в аппарате Администрации, функционирование единой системы контроля за их исполнением;

9) протокольное обеспечение Главы Администрации;

10) информационное обеспечение Администрации.

3. Основные функции Комитета

3.1. В сфере организации документационного обеспечения Администрации, функционирования единой системы делопроизводства и документооборота в Администрации и ее структурных подразделениях Комитет:

1) готовит сводную номенклатуру дел Администрации;

2) проводит анализ документооборота, разрабатывает предложения по совершенствованию методов работы с документами;

3) обеспечивает качественную подготовку распорядительных актов Администрации и служебных документов в соответствии с утвержденной инструкцией, ГОСТом;

4) организует прием, учет, регистрацию, хранение служебных документов;

5) рассылает копии распорядительных актов Администрации в электронном виде, а также выписки из них;

6) комплектует, обеспечивает сохранность, ведет учет и использование оперативного архива служебных документов и распорядительных актов Администрации.

3.2. В сфере контроля за исполнением поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях Администрации, поручений Губернатора Тульской области, поручений главы Администрации Комитет:

1) осуществляет и координирует контроль за своевременным и полным исполнением поручений;

2) анализирует и обобщает результаты работы по исполнению поручений в Администрации и систематически информирует руководство об итогах этой работы.

3.3. В сфере осуществления приема письменных и устных Обращений в адрес Администрации, организации приема Главой Администрации Комитет:

1) осуществляет в установленном порядке прием, регистрацию, обеспечивает своевременное прохождение документов на рассмотрение руководителей Администрации;

2) организует личный прием граждан Главой Администрации, его заместителями:

составляет график приема;

предварительно записывает на прием;

осуществляет документальное обеспечение приема;

организует контроль за исполнением поручений по рассмотрению Обращений, принятых на личном приеме;

3) анализирует и обобщает результаты работы по рассмотрению Обращений в Администрацию и систематически информирует руководство об итогах этой работы;

4) организует прием граждан должностными и уполномоченными лицами администрации муниципального образования в пределах компетенции;

5) осуществляет контроль рассмотрения и исполнения документов, обращений граждан и организаций, зарегистрированных в подразделении;

6) обеспечивает в постоянном режиме работы в администрации муниципального образования системы личного приема граждан, обратившихся на личный прием в приемные Президента Российской Федерации, приемные государственных органов или органов местного самоуправления в режиме видеосвязи, аудиосвязи и иных видов связи;

7) обеспечивает организацию своевременного и полного рассмотрения обращений граждан и организаций и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок;

8) обеспечивает подготовку информации о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций, зарегистрированных в подразделении администрации муниципального образования, а также о мерах, принимаемых по таким обращениям, в пределах компетенции.

3.4. В сфере организации централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных и устных Обращений Комитет:

1) обеспечивает контроль за своевременным и качественным выполнением поручений руководителей Администрации по итогам рассмотрения Обращений;

2) осуществляет подготовку информационных материалов (статистических, тематических) с анализом проблем, затронутых в поступающих Обращениях;

3) обеспечивает хранение и выдачу копий документов из текущего архива;

4) формирует и хранит в течение установленного времени Обращения и ответы на них.

3.5. В сфере оказания организационно-методической помощи в работе с Обращениями в структурных подразделениях Администрации Комитет:

1) оказывает консультативно-правовую помощь гражданам, обратившимся в Администрацию;

2) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Администрации по вопросам организации приема и контроля за исполнением поручений руководителей Администрации;

3.6. В сфере разработки нормативных, организационно-методических документов и оказания консультационной помощи по вопросам организации и ведения делопроизводства в аппарате и структурных подразделениях Администрации Комитет:

1) разрабатывает нормативные документы по вопросам делопроизводства и организации документооборота в Администрации;

2) проводит семинары со специалистами структурных подразделений по вопросам организации делопроизводства, обмена опытом работы;

3) обеспечивает методическое руководство специалистам делопроизводства структурных подразделений Администрации;

5) готовит предложения по составу и форме бланков строгой отчетности, применяемых в Администрации, ведет учет по их использованию и уничтожению;

6) ведет учет печатей и штампов Администрации.

3.7. В сфере совершенствования информационных и документационных технологий в обеспечении деятельности Администрации Комитет обеспечивает эффективное функционирование автоматизированной системы электронного документооборота «Дело».

3.8. В сфере организации и обеспечения учета четкого прохождения документов в аппарате Администрации, функционирования единой системы контроля за их исполнением Комитет:

1) осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации;

2) готовит проекты поручений по поступающей корреспонденции, адресованной руководству Администрации;

3) обеспечивает своевременное оформление напоминаний исполнителям поручений, сбор информации и анализ полноты представленных сведений;

4) формирует отчеты по исполнительской дисциплине на основании электронной базы данных системы «Дело»;

5) проводит анализ исполнения документов и поручений, информирует руководство Администрации.

3.9. В сфере протокольного обеспечения Главы Администрации, организационно-технического обеспечения административно-распорядительной деятельности Главы Администрации Комитет:

1) обеспечивает документирование совещаний и заседаний, проводимых Главой Администрации;

2) оформляет тексты поручений, данных Главой Администрации в ходе совещаний, доставляет исполнителям.

3.10. В сфере информационного обеспечения Комитет обеспечивает:

1) организацию взаимодействия Администрации со средствами массовой информации;

2) совершенствование, внедрение и развитие информационных компьютерных технологий в структурных подразделениях Администрации;

3) обеспечение безопасности информации в системах информационной инфраструктуры, техническую защиту информации;

4) информационную поддержку официального сайта муниципального образования город Донской;

5) издание официальной муниципальной газеты «Муниципальные вести».

4. Права Комитета

4.1. Для обеспечения своей деятельности Комитет имеет право:

1) разрабатывать и участвовать в разработке проектов нормативно-распорядительных документов Администрации, затрагивающих вопросы, находящиеся в ведении Комитета;

2) запрашивать и получать от структурных подразделений Администрации, муниципальных предприятий, учреждений в установленном порядке сведения, необходимые для выполнения возложенных на Комитет задач;

3) проверять состояние делопроизводства, организации контроля, работы с Обращениями, в структурных подразделениях Администрации и на основании материалов проверок требовать от соответствующих руководителей устранения обнаруженных недостатков;

4) обращаться в установленном порядке по вопросам организации, контроля, делопроизводства, работы с Обращениями в соответствующие подразделения Правительства Тульской области.

5. Организация управления Комитетом

5.1. Комитет возглавляет председатель Комитета, назначаемый и освобождаемый от должности главой Администрации по представлению руководителя аппарата Администрации.

5.2. Председатель Комитета подчиняется непосредственно руководителю аппарата Администрации.

Председатель Комитета:

разрабатывает должностные инструкции работников Комитета;

осуществляет контроль за качеством выполнения служебных обязанностей работниками Комитета;

вносит предложения по кадровым вопросам в отношении работников Комитета: приёму, увольнению, переводу, повышению квалификации, поощрению и наказанию в соответствии с действующим законодательством;

информирует руководство Администрации о деятельности Комитета и доводит до работников Комитета документы и информацию, необходимые для качественного и своевременного выполнения задач и функций Комитета;

обеспечивает соблюдение служебной дисциплины в Комитете.

Председатель Комитета несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач, осуществляет полномочия в соответствии с поручениями главы Администрации.

5.3. Работники Комитета осуществляют исполнение обязанностей в соответствии с должностными инструкциями, утвержденными главой Администрации.

Приложение 2

к постановлению

администрации

муниципального образования

город Донской

от 24.04.2020 года № 408

Положение о секторе по информационном технологиям администрации муниципального образования город Донской

Общие положения

1.1 Сектор по информационном технологиям администрации муниципального образования город Донской (далее – Сектор по ИТ) является структурным подразделением Администрации, обеспечивающим организацию и функционирование информационных систем Администрации.

1.2. Сектор по ИТ подотчётен председателю Комитета.

1.3. Сектор по ИТ руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, законодательством РФ и Тульской области, Уставом МО город Донской, нормативными правовыми актами МО город Донской, настоящим Положением.

1.4. Сектор по ИТ осуществляет свою деятельность в соответствии с перспективным, квартальным и текущим планированием деятельности администрации МО город Донской, поручениями главы администрации МО город Донской, поручениями руководителя аппарата администрации МО город Донской, председателя комитета по делопроизводству, обращениям граждан и информационным технологиям.

1.5. Сектор по ИТ осуществляет свои функции во взаимодействии с управлениями, комитетами, отделами, секторами, комиссиями администрации, получает от них и выдаёт им необходимую для работы информацию по профилю деятельности Сектора по ИТ.

2. Основные задачи Сектора по ИТ

2.1. Основными задачами Сектора по ИТ являются:

1) совершенствование, внедрение и развитие информационных компьютерных технологий в структурных подразделениях Администрации;

2) техническая поддержка официального сайта Администрации;

3) техническая защита информации.

3. Функции сектора по ИТ

3.1. В сфере совершенствования, внедрения и развития информационных компьютерных технологий в структурных подразделениях Администрации Сектор по ИТ обеспечивает:

1) совершенствование информационных технологий;

2) оказание консультационно-информационной поддержки структурным подразделениям администрации по вопросам Сектора по ИТ;

3) поддержание работоспособности программного обеспечения серверов и рабочих станций, средств защиты автоматизированных рабочих мест;

4) проведение мониторинга по модернизации и приобретению вычислительной техники, оргтехники, программных продуктов и сетевого оборудования, участие в приобретении новых программных средств;

5) приобретение компьютерной техники и расходных материалов;

6) сопровождение прикладных информационных и информационно-справочных систем подразделений Администрации;

7) проведение мероприятий по сохранению данных и восстановлению работоспособности информационных систем в случае аварийных сбоев;

8) подготовка предложений по модернизации и приобретению оборудования;

9) организация сопровождения договоров со сторонними организациями, предоставляющих услуги по коммуникационному, программному и аппаратному оснащению администрации;

10) приёмку и контроль выполнения работ по сопровождаемым договорам, контрактам.

3.2. В сфере организации технической поддержки официального сайта Сектор по ИТ осуществляет своевременное взаимодействие с ГАУ ТО ЦИТ по вопросам работоспособности сайта и текущим техническим вопросам.

3.3. В сфере технической защиты информации Сектор по ИТ обеспечивает:

1) оказание консультационно-информационной поддержки по вопросам применения средств вычислительной техники и компьютерных информационных технологий, по правилам работы на автоматизированном рабочем месте (далее – АРМ) с установленной системой защиты информации от несанкционированного доступа пользователям структурных подразделений Администрации;

2) обеспечение конфиденциальности имеющейся информации и персональных данных, обеспечение доступа пользователям к защищаемой информации АРМ, согласно их правам доступа;

3) контроль процесса резервирования и дублирования важных ресурсов АРМ;

4) недопущение установки, использования, хранения и размножения в АРМ программных средств, не связанных с выполнением функциональных задач, не допускать к работе на АРМ посторонних лиц;

5) ведение документации по защите персональных данных (журналы, акты и пр.);

6) осуществление права доступа и контроль использования сетевых ресурсов;

7) осуществление антивирусной защиты локальной вычислительной сети, серверов и рабочих станций;

8) уведомление руководства о состоянии защиты АРМ и о нештатных ситуациях на объекте АРМ и допущенных пользователями нарушениях установленных требований по защите информации;

9) осуществление внутреннего контроля за соблюдением в Администрации требований законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных.

4. Обеспечение деятельности сектора по ИТ

4.1. Сектор по ИТ для осуществления возложенных на него функций имеет право:

1) запрашивать и получать в установленном порядке от государственных органов, учреждений и организаций, предприятий информацию, необходимую для выполнения задач и функций сектора по ИТ;

2) получать решения органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления;

3) пользоваться информационными базами данных, имеющимися в администрации МО город Донской;

4) разрабатывать и участвовать в подготовке и принятии нормативно-правовых актов администрации по вопросам, отнесённым к компетенции Сектора по ИТ.

5. Организация управления сектором по ИТ

5.1. Сектор по ИТ возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности главой Администрации по представлению председателя Комитета и согласованию с руководителем аппарата Администрации в порядке, установленным законодательством.

5.2. Начальник Сектора по ИТ подчинён непосредственно председателю Комитета.

5.3. Начальник Сектора по ИТ:

1) руководит деятельностью Сектора по ИТ;

2) распределяет обязанности между работниками Сектора по ИТ;

3) обеспечивает надлежащую служебную дисциплину;

4) разрабатывает должностные инструкции работников Сектора по ИТ;

5) вносит в установленном порядке главе Администрации предложения по кадровым вопросам в отношении работников Сектора по ИТ: приёму, увольнению, переводу, повышению квалификации, поощрению и наказанию в соответствии с действующим законодательством;

6) осуществляет контроль качества выполнения обязанностей работниками Сектора по ИТ;

7) информирует главу Администрации, руководителя аппарата Администрации, председателя Комитета о деятельности Сектора по ИТ и доводит до работников Сектора по работе ИТ документы и информацию, необходимую для своевременного и качественного выполнения задач и функций Сектора по ИТ.

6. Ответственность сотрудников Сектора по ИТ за исполнение своих обязанностей устанавливается согласно должностным инструкциям сотрудников Сектора по ИТ.

Приложение 3

к постановлению администрации муниципального образования

город Донской

от 24.04.2020 года № 408

Положение о секторе по работе со средствами массовой информации администрации муниципального образования город Донской

Общие положения

1.1 Сектор по работе со средствами массовой информации администрации муниципального образования город Донской (далее Сектор по работе со СМИ) является структурным подразделением Администрации, обеспечивающим организацию и функционирование информационной политики Администрации.

1.2. Сектор по работе со СМИ подотчётен председателю Комитета.

1.3. Сектор по работе со СМИ руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, законодательством РФ и Тульской области, Уставом МО город Донской, нормативными правовыми актами МО город Донской, настоящим Положением.

1.4. Сектор по работе со СМИ осуществляет свою деятельность в соответствии с перспективным, квартальным и текущим планированием деятельности Администрации, поручениями главы Администрации, поручениями руководителя аппарата Администрации, председателя комитета по делопроизводству, обращениям граждан и информационным технологиям Администрации.

1.5. Сектор по работе со СМИ осуществляет свои функции во взаимодействии с управлениями, комитетами, отделами, секторами, комиссиями Администрации, получает от них и выдаёт им необходимую для работы информацию по профилю деятельности сектора по работе со СМИ.

2. Основные задачи сектора по работе со СМИ

2.1. Основными задачами сектора по работе со СМИ являются:

1) информационно-техническая поддержка официального сайта Администрации;

2) организация взаимодействия Администрации со средствами массовой информации;

3) издание официальной муниципальной газеты «Муниципальные вести»;

4) издание официальной муниципальной газеты «Муниципальные вести»;

5) мониторинг, анализ и обработка сообщений, поступающих в социальных сетях.

3. Функции сектора по работе со СМИ

3.1. В сфере информационно-технической поддержки официального сайта Администрации Сектор по работе со СМИ обеспечивает:

1) информационную поддержку официального сайта МО город Донской, включая актуализацию информации, размещение информационных материалов федеральных и региональных органов;

2) формирование банка данных средств массовой информации;

3) оказание консультационно-информационной поддержки структурным подразделениям Администрации по вопроса деятельности Сектора по работе со СМИ;

4) организацию сопровождения договоров, контрактов со сторонними организациями, предоставляющими услуги по размещению информационных материалов о деятельности Администрации;

5) приёмку и контроль выполнения работ по сопровождаемым договорам, контрактам.

3.2. В сфере организации взаимодействия Администрации со средствами массовой информации Сектор по работе со СМИ обеспечивает:

1) формирование и осуществление информационной политики администрации;

2) координацию участия средств массовой информации в социально-значимых процессах;

3) обеспечение публичной стороны деятельности администрации и её руководителей (проведение пресс-конференций, презентаций, подготовка выступлений, официальных заявлений);

4) осуществление мониторинга материалов, затрагивающих интересы администрации;

5) осуществление взаимодействия с Комитетом Тульской области по печати и массовым коммуникациям, Управлением пресс-службы аппарата правительства Тульской области, региональными СМИ, телевидением;

6) подготовку пресс-релизов для СМИ о работе Администрации;

7) подготовку обзора и анализа публикаций, касающихся деятельности Администрации;

8) систематическое, планомерное информирование общественности о деятельности Администрации через организацию разнообразных форм информационной работы с населением (в т.ч. освещение текущей деятельности Администрации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» посредством сайта и социальных сетей);

9) создание, формирование и позиционирование у населения позитивного имиджа руководителей Администрации, муниципальных служащих, муниципального образования в целом.

3.3. В сфере издания официальной муниципальной газеты «Муниципальные вести» сектор по работе со СМИ обеспечивает:

1) подготовку проекта газеты;

2) редактирование;

3) издание;

4) организацию сопровождения договоров, контрактов со сторонними организациями, предоставляющими типографские услуги.

4. Обеспечение деятельности сектора по работе со СМИ

Сектор по работе со СМИ для осуществления возложенных на него функций имеет право:

1) запрашивать и получать в установленном порядке от государственных органов, учреждений и организаций, предприятий информацию, необходимую для выполнения задач и функций сектора;

2) получать решения органов государственной и региональной власти, органов местного самоуправления;

3) пользоваться информационными базами данных, имеющимися в Администрации;

4) разрабатывать и участвовать в подготовке и принятии нормативно-правовых актов Администрации по вопросам, отнесённым к компетенции Сектора по работе со СМИ.

5. Организация управления сектором по работе со СМИ

5.1. Сектор по работе со СМИ возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности главой Администрации по представлению председателя Комитета и согласованию с руководителем аппарата Администрации в порядке, установленным законодательством.

5.2. Начальник Сектора по работе со СМИ подчинён непосредственно председателю Комитета.

5.3. Начальник сектора по работе со СМИ:

1) руководит деятельностью сектора по работе со СМИ;

2) распределяет обязанности между работниками сектора по работе со СМИ;

3) обеспечивает надлежащую служебную дисциплину;

4) разрабатывает должностные инструкции работников Сектора по работе со СМИ;

5) вносит в установленном порядке главе Администрации предложения по кадровым вопросам в отношении работников Сектора по работе со СМИ: приёму, увольнению, переводу, повышению квалификации, поощрению и наказанию в соответствии с действующим законодательством;

6) осуществляет контроль качества выполнения обязанностей работниками Сектора по работе со СМИ;

7) информирует главу Администрации, руководителя аппарата Администрации, председателя Комитета о деятельности Сектора по работе со СМИ и доводит до работников Сектора по работе со СМИ документы и информацию, необходимую для своевременного и качественного выполнения задач и функций Сектора по работе со СМИ.

5.2. Ответственность сотрудников Сектора по работе со СМИ за исполнение своих обязанностей устанавливается согласно должностным инструкциям сотрудников Сектора по работе со СМИ.