ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ КОМИТЕТОМ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО УТВЕРЖДЕНИЮ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ, НАУЧН...



КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 11 мая 2012 года № 5/1

г. Кострома

Утратил силу приказом комитета по делам архивов Костромской области от 29.03.2018 № 9/1

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ КОМИТЕТОМ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО УТВЕРЖДЕНИЮ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ, НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ, АУДИОВИЗУАЛЬНОЙ И ДРУГОЙ СПЕЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, АКТОВ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ, ПРЕДСТАВЛЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯМИ-ИСТОЧНИКАМИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

(наименование в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

(В редакции:

приказа комитета по делам архивов Костромской области № 5/1 от 08.04.2013 года (НГР RU44000201300298)

приказа комитета по делам архивов Костромской области № 8/1 от 13.06.2013 года (НГР RU44000201300527)

приказа комитета по делам архивов Костромской области от 19.02.2014 года № 2/1 (НГР RU44000201400143)

приказа комитета по делам архивов Костромской области № 3/1 от 04.05.2016 года (НГР RU44000201601622)

приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

В целях реализации Федерального закона от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановления администрации Костромской области от 11 мая 2012 года № 175-а "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг исполнительными органами государственной власти Костромской области" приказываю:

(преамбула в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области от 08.04.2013 года № 5/1 (НГР RU44000201300298))

1. Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления комитетом по делам архивов Костромской области государственной услуги по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области.

(п. 1 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

2. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Председатель комитета по делам

архивов Костромской области                                       В.Д. Морозов

ПРИЛОЖЕНИЕ

УТВЕРЖДЕН

приказом комитета по делам архивов Костромской области

от 11 мая 2012г. № 5/1

(в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области от 08.04.2013 года № 5/1 (НГР RU44000201300298))

Административный регламент

предоставления комитетом по делам архивов Костромской области государственной услуги по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области

(наименование в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

Глава 1. Общие положения

1. Административный регламент предоставления комитетом по делам архивов Костромской области государственной услуги по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области (далее – административный регламент) регулирует  отношения, связанные с предоставлением государственной услуги, устанавливает сроки и последовательность административных процедур (действий) при осуществлении полномочий по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области, порядок взаимодействия между членами экспертно-проверочной комиссии, должностными лицами, комитетом по делам архивов Костромской области с   организациями при предоставлении государственной услуги по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области.

(п. 1 в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

2. Заявителями, в отношении которых предоставляется государственная услуга, являются организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов (далее - заявители).

(п. 2 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

3. От имени заявителя за предоставлением государственной услуги может обратиться его представитель при наличии доверенности или иного документа, подтверждающего право обращаться от имени заявителя,  удостоверенного надлежащим образом (далее - представитель заявителя).

(п. 3 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

4. Информация о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах комитета по делам архивов Костромской области, сведения о местонахождении, контактных телефонах и адресах государственных, муниципальных архивов, а также адреса официальных сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее – сеть Интернет), адреса электронной почты приведены в Приложении № 1 к административному регламенту.

Для получения информации по вопросам предоставления государственной услуги заявитель обращается лично, письменно, по телефону, по электронной почте в комитет по делам архивов Костромской области или через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» через раздел портала «Каталог услуг/описание услуг».

(абзац в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

Информирование (консультирование) по вопросам предоставления государственной услуги предоставляются специалистами комитета по делам архивов Костромской области,  в том числе специально выделенными для предоставления консультаций.

  Консультации предоставляются по следующим вопросам:

содержание и ход предоставления государственной услуги;

перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, комплектность (достаточность) представленных документов;

источник получения документов, необходимых для предоставления государственной услуги (исполнительный орган государственной власти, орган местного самоуправления, организация и их местонахождение);

время приема и выдачи документов специалистами комитета по делам архивов Костромской области;

срок принятия комитетом по делам архивов Костромской области решения о предоставлении государственной услуги;

порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых и принимаемых комитетом по делам архивов Костромской области в ходе предоставления государственной услуги.

Информация по вопросам предоставления государственной услуги размещается:

на информационных стендах комитета по делам архивов Костромской области;

на официальном сайте комитета по делам архивов Костромской области (http://arhiv.adm44.ru) в сети Интернет;

(абзац в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

в региональной информационной системе «Единый портал Костромской области» (44gosuslugi.ru);

(абзац в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (www.44.gosuslugi.ru).

(абзац в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

Размещаемая информация содержит в том числе:

извлечения из нормативных правовых актов, устанавливающих порядок и условия предоставления государственной услуги;

текст административного регламента с приложениями;

блок-схему (согласно Приложению № 2 к административному регламенту);

перечень документов, необходимый для предоставления государственной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;

порядок информирования о ходе предоставления государственной услуги;

порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги.

Глава 2. Стандарт предоставления государственной услуги

5. Наименование государственной услуги – утверждение описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области (далее – государственная услуга).

(п. 5 в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

6. Государственная услуга предоставляется комитетом по делам архивов Костромской области (далее – комитет).

7. Результатом предоставления государственной услуги является:

1) принятие решения экспертно-проверочной комиссией комитета об  утверждении описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

2) принятие решения экспертно-проверочной комиссии комитета об отказе в утверждении описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

(п. 7 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

8. Процедура предоставления государственной услуги завершается получением заявителем:

1) при положительном решении заявитель получает пакет документов:

описи дел постоянного хранения, с отметкой «Утверждено»;

акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с отметкой «Утверждено»;

сопроводительное письмо, подписанное председателем комитета, а в случае его отсутствия – исполняющим обязанности  (далее – председатель комитета) и оформленное на бланке письма комитета;

2) при отрицательном решении заявитель получает пакет документов:

решение об отказе в утверждении описей дел (или выписку из протокола экспертно-проверочной комиссии);

решение об отказе в утверждении актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (или выписку из протокола экспертно-проверочной комиссии)

описи дел постоянного хранения;

акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

сопроводительное письмо, подписанное председателем комитета, и оформленное на бланке письма комитета.

(п. 8 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

9. Срок предоставления государственной услуги – 30 рабочих дней со дня регистрации заявления и комплекта документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в комитете.

10. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г, № 43 ст. 4169);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", зарегистрированным в Минюсте России 06.03.2007 № 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007);

Законом Костромской области от 28 апреля 2006 года № 17-4-ЗКО «О формировании и содержании архивных фондов Костромской области» («СП – нормативные документы» от 16.05.2006 № 21(23));

Постановлением   губернатора Костромской области от 21.09.2009 № 194 «О комитете по делам архивов Костромской области» ("СП - нормативные документы",  № 40, 25.09.2009).

11. В Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, входят:

1) сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации-источника комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области или его заместителем;

2) описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации (далее – описи дел) (согласно Приложению № 3 к настоящему административному регламенту), в 4 экземплярах;

3) предисловие к описи дел (характеристика истории организации, истории фонда, аннотация состава документов фонда, состав справочного аппарата к описям);

4) акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (согласно Приложению № 4 к настоящему административному регламенту), в 3 экземплярах;

5)  выписка из протокола заседания экспертной комиссии организации по вопросу согласования описей дел постоянного хранения и (или) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (решение  экспертной комиссии);

6) заключение куратора государственного или муниципального архива о рассмотрении описей, актов (согласно Приложению № 5 к настоящему административному регламенту).

7) документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя, если за предоставлением государственной услуги обращается представитель заявителя.

Перечень, указанных в настоящем пункте административного регламента документов, является исчерпывающим.

Документы, указанные в настоящем пункте, предоставляются заявителем самостоятельно.

Запрещается требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги за исключением получения услуг, включенных в Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления исполнительными органами государственной власти Костромской области государственных услуг и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг, утвержденный постановлением администрации Костромской области от 15 августа 2011 года № 301-а «Об утверждении Перечня услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления исполнительными органами государственной власти Костромской области государственных услуг и предоставляются организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг, и Перечня услуг, предоставляемых государственными учреждениями Костромской области и другими организациями, в которых размещается государственное задание (заказ), подлежащих включению в реестр государственных услуг Костромской области и предоставлению в электронном виде, и определении размера платы за их оказание» (далее – Перечень необходимых и обязательных услуг);

представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации;

осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в Перечень необходимых и обязательных услуг.

(п. 11 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

12.  Описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (документы) должны соответствовать требованиям нормативных правовых актов:

1) Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);

2) Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060);

3) Типового регламента взаимодействия федеральных органов государственной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305);

4) Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233);

5) Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19;

6) Основных правил работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской  Федерации (М.2003);

7) утратил силу приказом комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года.

8) Основных правил работы архивов организаций М., 2003;

9) Типовых, примерных, номенклатур ведомств, индивидуальных номенклатур;

10) Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М. 2000);

11) Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М. 2006)

12) Ведомственных и типовых перечней документов организаций, с указанием сроков хранения.

13. Документы, предоставляемые заявителем, должны соответствовать следующим требованиям:

тексты документов должны быть написаны разборчиво;

фамилия, имя и отчества (при наличии) заявителя, его адрес места жительства, телефон (если есть) должны быть написаны полностью;

документы не должны содержать подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;

документы не должны быть исполнены карандашом;

документы не должны иметь серьезных повреждений, наличие которых допускает неоднозначность их толкования.

Документы, необходимые для получения государственной услуги, могут быть предоставлены как в подлинниках, так и в копиях, заверенных выдавшей документы организацией (органом, учреждением) или нотариально удостоверены (в случаях, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации).

Копии предоставленных документов заверяются специалистом комитета по делам архивов Костромской области на основании предоставленного подлинника этого документа.

14. Получение необходимых и обязательных услуг для предоставления государственной услуги действующим законодательством не предусмотрено.

(п. 14 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

15. утратил силу приказом комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года.

16. Основаниями  для отказа в предоставлении государственной услуги является:

несоответствие представленных описей дел постоянного хранения,   акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению требованиям нормативных правовых актов, указанных в п. 12 настоящего Административного регламента;

направление документов от организации, не являющейся источником комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области.

Оснований для приостановления предоставления государственной услуги нормативными правовыми актами не предусмотрено.

некомплектность или ненадлежащее оформление описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению.

(абзац дополнен приказом комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

17.  Государственная услуга предоставляется бесплатно.

18. Заявителям должна быть предоставлена возможность для предварительной записи на предоставление документов для получения государственной услуги и (или) для получения результата государственной услуги. Предварительная запись может осуществляться заявителем при личном обращении и по телефону: (4942) 42-13-23.

При предварительной записи заявитель сообщает фамилию, имя, отчество (при наличии) уполномоченного должностного лица, название организации-источника комплектования, адрес организации, контактный телефон и желаемые дату и время представления документов. Предварительная запись осуществляется путем внесения информации в Журнал предварительной записи заявителей, который ведется на бумажном или электронном носителях. Заявителю сообщается дата и время представления документов на получение государственной услуги и номер кабинета приема документов, в который следует обратиться, а также дата и время получения результата государственной услуги и номер кабинета выдачи результата государственной услуги, в который следует обратиться.

(п. 18 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

19. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления государственной услуги составляет 15 минут.

(п. 19 в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 8/1 от 13.06.2013 года (НГР RU44000201300527))

20. Срок регистрации заявления заявителя о предоставлении государственной услуги составляет 10 минут.

21. К помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, (к залу ожидания, местам для заполнения запросов/заявлений о предоставлении государственной услуги, информационным стендам) предъявляются следующие требования:

1) здание, в котором расположен комитет, должно располагаться с учетом транспортной доступности (время пути для граждан от остановок общественного транспорта составляло не более 15 минут пешим ходом) и быть оборудовано отдельными входами для свободного доступа заявителей в помещение;

2) на территории, прилегающей к месторасположению комитета, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. На стоянке должно быть не менее 5 мест, из них не менее 10 процентов мест (но не менее одного места) - для парковки специальных транспортных средств лиц с ограниченными возможностями передвижения. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным;

3) центральный вход в здание оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании и графике работы;

4) в целях создания условий доступности зданий, помещений, в которых предоставляется государственная услуга (далее – здания), и условий доступности государственной услуги инвалидам, комитет обеспечивает:

- условия для беспрепятственного доступа к зданиям[1], а также для беспрепятственного пользования средствами связи и информации;

- возможность самостоятельного передвижения по территории, на которой расположены здания, а также входа в такие здания и выхода из них, в том числе с использованием кресла-коляски;

- сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи в передвижении;

- надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к зданиям и к услугам с учетом ограничений их жизнедеятельности;

- дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля, допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

- допуск в здания собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;

- оказание помощи инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами;

В случаях, если существующие здания невозможно полностью приспособить с учетом потребностей инвалидов, собственники этих зданий до их реконструкции или капитального ремонта должны принимать согласованные с одним из общественных объединений инвалидов меры для обеспечения доступа инвалидов к месту предоставления государственной услуги либо, когда это возможно, обеспечить предоставление государственной услуги по месту жительства инвалида или в дистанционном режиме;

5) места ожидания в очереди на представление или получение документов комфортные для граждан, оборудованы стульями (кресельными секциями, скамьями), местами общественного пользования;

6) помещения приема граждан оборудованы информационными табличками с указанием:

наименования структурного подразделения комитета;

номера помещения;

фамилии, имени, отчества и должности специалиста;

технического перерыва (при наличии);

7) прием граждан осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях, включающих в себя места для заполнения документов и информирования граждан;

8) помещения соответствуют установленным санитарно-эпидемиологическим правилам и оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

9) каждое рабочее место специалиста оборудовано телефоном, персональным компьютером с возможностью доступа к информационным базам данных, печатающим устройствам;

10) на информационных стендах размещается следующая информация:

информация о месте нахождения и графике работы комитета по делам архивов Костромской области;

справочные телефоны комитета по делам архивов Костромской области, в том числе номер телефона-автоинформатора;

адрес официального сайта комитета по делам архивов Костромской области, в сети Интернет, содержащего информацию о предоставлении государственной услуги, адреса электронной почты;

порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», региональной информационной системы «Единый портал Костромской области».

(абзац в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

(п. 21 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 3/1 от 04.05.2016 года (НГР RU44000201601622))

22. Для получения государственной услуги заявитель обращается в комитет не более 1 раза.

Время общения с  должностными лицами при предоставлении государственной услуги не должно превышать 30  минут.

23. Утратил силу приказом комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года.

24. Заявителю предоставляется информация о ходе предоставления государственной услуги.

Для получения сведений о ходе процедуры предоставления государственной услуги:

при личном обращении заявителем указывается (называется) дата и регистрационный номер заявления, обозначенный в расписке о приеме документов, полученной от комитета при подаче документов);

Абзац 4 утратил силу приказом комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года.

Абзац 5 утратил силу приказом комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года.

Глава 3. Административные процедуры

(Состав, последовательность и сроки выполнения

административных процедур, требования к порядку их выполнения)

(наименование в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

25. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация документов, поступивших от заявителя, передача их на исполнение;

2) проведение экспертизы документов, представленных заявителем, принятие решения экспертно-проверочной комиссией;

3) оформление документов заявителя после заседания экспертно-проверочной комиссии,  выдача, отправка документов заявителю.

26. Основанием для начала административной процедуры приема и регистрации документов, поступивших от заявителя, передачи их на исполнение является обращение заявителя в комитет с документами, необходимым для предоставления государственной услуги посредством:

1) личного обращения заявителя (представителя заявителя) с сопроводительным письмом и документами, необходимыми для предоставления государственной услуги;

2) почтового отправления сопроводительного письма и документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

3) организации-источники комплектования муниципальных архивов могут направлять в комитет весь комплект документов через муниципальный архив.

(п. 26 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

27. При получении обращения со всеми необходимыми документами по почте или при личном обращении специалист, ответственный за делопроизводство комитета, передает их секретарю экспертно-проверочной комиссии.

Секретарь экспертно-проверочной комиссии комитета проверяет:

1) относится ли данная организация к списку источников комплектования государственных, муниципальных архивов Костромской области;

2) правомочно ли физическое лицо обращаться за предоставлением государственной услуги от имени организации  (при личному обращении);

3)  надлежащее оформление представленных документов.

28. Утратил силу приказом комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года.

29. В случае соответствия предоставленных документов установленным в пункте 13  требованиям секретарь экспертно-проверочной комиссии:

- осуществляет прием и регистрацию  описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (комплект документов), поступивших от заявителя в журнал регистрации документов, поступивших на экспертно-проверочную комиссию, регистрация осуществляется в день поступления (Приложение № 6);

(абзац 2 в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

- включает рассмотрение вопроса об утверждении описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в план работы экспертно-проверочной комиссии;

(абзац 3 в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

- направляет зарегистрированные описи дел постоянного хранения, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению председателю экспертно-проверочной комиссии комитета.

(абзац 4 в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

30. Председатель экспертно-проверочной комиссии рассматривает документы и определяет исполнителя (далее - эксперта), ответственного за экспертизу документов и передает секретарю экспертно-проверочной комиссии для передачи исполнителю. 

31. Секретарь экспертно-проверочной комиссии направляет на рассмотрение завизированные документы назначенному эксперту.

Результатом административной процедуры является направление на рассмотрение секретарем экспертно-проверочной комиссии одному из назначенных экспертов завизированные описи дел постоянного хранения, акты о выделении к уничтожению.

(абзац 2 дополнен приказом комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

32. Максимальный срок выполнения административных действий составляет 1 час.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 1 рабочий день.

33. Утратил силу приказом комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года.

34. Основанием для начала административной процедуры проведение экспертизы документов, представленных заявителем, принятие решения экспертно-проверочной комиссией является поступление  комплекта документов к эксперту экспертно-проверочной комиссии.

35. Эксперт:

1) проверяет соответствие документов требованиям нормативных правовых актов, указанных в пункте   12 настоящего Административного регламента;

2) проводит экспертизу заголовков дел в описях по критериям: происхождения документов, содержания документов;

3) проводит экспертизу заголовков дел в актах о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

4) готовит заключение (Приложение № 5).

36. Если выявлена некомплектность или ненадлежащее оформление описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, эксперт информирует об этом исполнителя заявителя (по телефону, по факсу, указанному в сопроводительном письме).

(абзац 1 в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

Если в течение 10 рабочих дней заявитель не представил необходимые документы, то осуществляются следующие действия:

эксперт в течение 2 рабочих дней готовит письменное уведомление с обоснованием отказа в предоставлении государственной услуги и направляет его председателю экспертно-проверочной комиссии;

председатель экспертно-проверочной комиссии подписывает уведомление и направляет секретарю экспертно-проверочной комиссии;

секретарь экспертно-проверочной комиссии, не позднее рабочего дня, следующего за поступлением уведомления, направляет его в организацию по почте по адресу указанному в сопроводительном письме.

Если в течение 10 рабочих дней заявитель представил необходимые документы, то эксперт осуществляет действия, предусмотренные пунктом 37 настоящего административного регламента.

(абзац 6 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

37. Если описи дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, соответствуют требованиям нормативных правовых актов, указанных в пункте 12 настоящего Административного регламента, эксперт готовит заключение и представляет его секретарю экспертно-проверочной комиссии для рассмотрения на заседании экспертно-проверочной комиссии.

(абзац 1 в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

Если описи дел постоянного хранения, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, не соответствуют требованиям нормативных правовых актов, указанных в пункте 12 настоящего Административного регламента, эксперт готовит заключение и представляет его секретарю экспертно-проверочной комиссии, уведомляет об имеющихся замечаниях исполнителя заявителя и назначает дату и время проведения консультаций для обсуждения и устранения имеющихся несоответствий. Копию заключения направляют  исполнителю организации для анализа замечаний.

(абзац 2 в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

38. Исполнитель заявителя не позднее 10 рабочих дней с момента получения документов должен устранить несоответствия и представить доработанные с учетом замечаний документы на рассмотрение в экспертно-проверочную комиссию комитета.

39. Если в течение 10 рабочих дней заявитель не представил исправленные документы, то осуществляются следующие действия:

1) эксперт в течение 2 рабочих дней готовит письменное уведомление с обоснованием отказа в предоставлении государственной услуги и направляет его председателю экспертно-проверочной комиссии;

2) председатель экспертно-проверочной комиссии подписывает уведомление и направляет секретарю экспертно-проверочной комиссии;

3) секретарь экспертно-проверочной комиссии, не позднее рабочего дня, следующего за поступлением уведомления, направляет его в организацию по почте по адресу указанному в сопроводительном письме.

40. Если в течение 10 рабочих дней заявитель представил необходимые документы, то осуществляются действия пункта  37 настоящего Административного регламента.

41. Секретарь экспертно-проверочной комиссии включает рассмотрение вопроса о рассмотрении описей дел, актов о выделении к уничтожению документов в повестку дня очередного заседания экспертно-проверочной комиссии.

Заседания экспертно-проверочной комиссии комитета проводятся два раза в месяц.

42. Члены экспертно-проверочной комиссии заслушивают заключения экспертов.

43. Экспертно-проверочная комиссия по результатам заключений экспертов принимает решение:

об утверждении описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

об отказе в утверждении описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

(п. 43 в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

44. После заседания экспертно-проверочной комиссии секретарь экспертно-проверочной комиссии оформляет протокол заседания экспертно-проверочной комиссии, направляет его на подпись председателю экспертно-проверочной комиссии.

Результатом административной процедуры является оформление протокола экспертно-проверочной комиссии и направление его на подпись председателю экспертно-проверочной комиссии.

(абзац дополнен приказом комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

45. Максимальный срок выполнения административных действий составляет 1 час.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 25 рабочих дней.

46. Основанием для начала процедуры оформления документов заявителя после заседания экспертно-проверочной комиссии,  выдачи, отправки документов заявителю  является поступление секретарю экспертно-проверочной комиссии протокола заседания экспертно-проверочной комиссии, подписанного председателем экспертной комиссии.

47. Секретарь комиссии оформляет решение об утверждении описей дел постоянного хранения на описях, указывая конкретную дату и номер протокола заседания комиссии.

48. Утверждение оформляется в виде грифа утверждения, включающим слово "УТВЕРЖДЕНО», а также слова: «протокол заседания экспертно-проверочной комиссии  комитета по делам архивов Костромской области от___________ №___», который проставляется в нижнем правом углу последнего листа описи дел постоянного хранения. Секретарь комиссии оформляет утвержденную опись дел постоянного хранения,   указывая конкретную дату и номер протокола заседания комиссии.

49. Секретарь экспертно-проверочной комиссии оформляет утверждённые описи дел, акты о выделении к уничтожению в порядке, определённом пунктом 48 настоящего административного регламента, с указанием даты и номера протокола заседания экспертно-проверочной комиссии.

Секретарь экспертно-проверочной комиссии в течение 1 рабочего дня со дня утверждения (отказа в утверждении) описей дел, актов о выделении к уничтожению готовит решение экспертно-проверочной комиссии о утверждении (отказе в утверждении) описей дел, актов о выделении к уничтожению и передает его председателю экспертно-проверочной комиссии для подписания.

Председатель экспертно-проверочной комиссии в течение 1 рабочего дня подписывает переданное ему решение экспертно-проверочной комиссии и передает его секретарю экспертно-проверочной комиссии.

(п. 49 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

50. При положительном решении заявитель получает пакет документов:

1) решение об утверждении описей дел постоянного хранения, (или выписку из протокола экспертно-проверочной комиссии), утвержденные описи дел постоянного хранения, сопроводительное письмо, подписанное председателем комитета, и оформленным на бланке письма комитета;  

2) решение об утверждении актов о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению,  (или выписку из протокола экспертно-проверочной комиссии), утвержденные акты о выделении к уничтожению документов неподлежащих хранению,  сопроводительное письмо, подписанное председателем комитета, и оформленное на бланке письма комитета

(пп. 2 в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

51. При отрицательном решении заявитель получает пакет документов:

1) решение об отказе в утверждении описей дел постоянного хранения (или выписку из протокола экспертно-проверочной комиссии), неутвержденные описи дел постоянного хранения,  сопроводительное письмо, подписанное председателем комитета, и оформленное на бланке письма комитета;

(пп. 1 в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

2) решение об отказе в утверждении актов о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению (или выписку из протокола экспертно-проверочной комиссии), неутвержденный акт о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению,  сопроводительное письмо, подписанное председателем комитета, и оформленное на бланке письма комитета.

(пп. 2 в редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

51.1. Секретарь экспертно-проверочной комиссии в течение 1 рабочего дня со дня подписания председателем экспертно-проверочной комиссии соответствующего решения экспертно-проверочной комиссии:

1) регистрирует документ, о предоставлении государственной услуги (об отказе в предоставлении государственной услуги);

2) уведомляет заявителя об окончании хода предоставления государственной услуги посредством любым из способов (телефон, факсимильная связь, др.), указанных в сопроводительном письме;

3) вручает (направляет) заявителю (почтовым отправлением) документы, указанные в пунктах 50 или 51 настоящего административного регламента.

Результатом административной процедуры является оформление документов заявителя после заседания экспертно-проверочной комиссии, вручение (направление) заявителю документов, указанных в пунктах 50 или 51 настоящего административного регламента.

(п. 51.1 дополнен приказом комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

52.  Максимальный срок выполнения административных действий составляет 1 час.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 4 рабочих дня.

Глава 4. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

53. Текущий контроль соблюдения и исполнения ответственными должностными лицами комитета по делам архивов Костромской области положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению государственной услуги (далее – текущий контроль), осуществляется председатель комитета по делам архивов Костромской области, а в период его отсутствия исполняющим обязанности председателя комитета по делам архивов Костромской области.

54. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок с целью выявления и устранения нарушений прав заявителей, а также иных  заинтересованных лиц (граждан, их объединений и организаций, чьи права и законные интересы нарушены  при предоставлении государственной услуги) (далее – заинтересованные лица), рассмотрения, подготовки ответов на обращения заявителей и заинтересованных лиц.

55. Проверки могут быть плановыми - осуществляться на основании программ проверок - и внеплановыми. При проведении проверки могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги - комплексные проверки, или отдельные вопросы - тематические проверки.

Внеплановая проверка проводится в связи с конкретным обращением заявителя, поступлением информации от заинтересованных лиц о нарушении действующего законодательства при предоставлении государственной услуги.

55.1. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя:

проведение служебных проверок в случае поступления жалоб на действия (бездействие) должностного лица при предоставлении государственной услуги;

выявление и устранение нарушений прав граждан, юридических лиц, индивидуальных предпринимателей.

55.2. Для проведения проверки формируется комиссия, деятельность которой осуществляется в соответствии с планом проведения проверки. Состав комиссии и план проведения проверки утверждаются приказом комитета по делам архивов Костромской области. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Справка подписывается председателем комиссии.

55.3. Персональная ответственность должностных лиц комитета по делам архивов Костромской области закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

55.4 Должностные лица комитета по делам архивов Костромской области в случае ненадлежащих предоставления государственной услуги и (или) исполнения служебных обязанностей, совершения противоправных действий (бездействия) при проведении проверки несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

56. Комитет по делам архивов Костромской области ведет учет случаев ненадлежащего исполнения должностными лицами служебных обязанностей, проводит соответствующие служебные проверки и принимает в соответствии с законодательством Российской Федерации меры в отношении таких должностных лиц.

57. Граждане, их объединения и организации вправе обратиться устно, направить обращение в письменной форме или в форме электронного документа в адрес председателя комитета по делам архивов Костромской области с просьбой о проведении проверки соблюдения и исполнения нормативных правовых актов Российской Федерации и Костромской области, положений настоящего административного регламента, устанавливающих требования к полноте и качеству предоставления государственной услуги, в случае предполагаемого нарушения прав и законных интересов при предоставлении государственной услуги.

Обращение заинтересованных лиц, поступившее в комитет по делам архивов Костромской области рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. О результатах рассмотрения обращения не позднее дня, следующего за днем принятия решения, дается письменный ответ, который может быть направлен заказным почтовым отправлением по почтовому адресу, указанному в обращении, путем вручения обратившемуся лицу или его уполномоченному представителю лично под расписку или в форме электронного документа на адрес электронной почты обратившегося лица.

Жалоба заявителя рассматривается в порядке, установленном главой 5 настоящего административного регламента.

(глава 4 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

Глава 5. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

58.  Заявители  имеют право на обжалование, оспаривание решений, действий (бездействия) должностных лиц комитета при предоставлении государственной услуги в судебном или в досудебном (внесудебном) порядке.

59. Обжалование решений, действий (бездействия) должностных лиц комитета при предоставлении государственной услуги в досудебном (внесудебном) порядке не лишает их права на оспаривание указанных решений, действий (бездействия) в судебном порядке.

60. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации заявления заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Костромской области для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Костромской области для предоставления государственной  услуги у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Костромской области;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Костромской области;

7) отказ комитета, должностного лица комитета, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной или муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

61. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в комитет.  Жалобы на решения, принятые председателем комитета рассматриваются заместителем губернатора Костромской области, координирующего работу по вопросам реализации государственной и выработке региональной политики в сфере архивного дела.

62. Жалоба может быть направлена по почте, через ОГКУ «МФЦ», с использованием сети Интернет, официального сайта комитета, через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и региональную информационную систему «Единый портал Костромской области», а также может быть принята при личном приеме заявителя.

(п. 62 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

63. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего.

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

64. Жалоба, поступившая в комитет подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа комитета, должностного лица комитета, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

64.1. При рассмотрении жалобы заявитель имеет право:

1) представлять документы (их копии), подтверждающие доводы заявителя, либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

2) знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения жалобы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

3) получать в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме ответ по существу поставленных в жалобе вопросов;

4) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения жалобы.

(п. 64.1 дополнен приказом комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

64.2. Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.

(п. 64.2 дополнен приказом комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

64.3. Ответ на жалобу не дается в случаях, если в ней:

1) не указаны фамилия заявителя, направившего жалобу, и адрес, по которому должен быть направлен ответ;

2) содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (жалоба остается без ответа по существу поставленных в ней вопросов, при этом заявителю, направившему жалобу, сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

3) текст не поддается прочтению (жалоба не подлежит рассмотрению, о чем в течение 3 дней со дня регистрации сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и адрес поддаются прочтению);

4) содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

(п. 64.3 дополнен приказом комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

65. По результатам рассмотрения жалобы комитет, принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных комитетом, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Костромской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

66. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 65 настоящей главы, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

67. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры и в органы, уполномоченные составлять протоколы об административных правонарушениях в соответствии с Кодексом Костромской области об административных правонарушениях.

(п. 67 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к Административному регламенту предоставления комитетом по делам архивов Костромской области государственной услуги по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных федеральными государственными органами и организациями, органами государственной власти и местного самоуправления, учреждениями, предприятиями Костромской области, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области

(приложение № 1 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области от 19.02.2014 года № 2/1 (НГР RU44000201400143))

Информация

о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах комитета по делам архивов Костромской области, сведения о местонахождении, контактных телефонах и адресах государственных, муниципальных архивов Костромской области

Сведения о комитете по делам архивов Костромской области

1) место нахождения комитета и его почтовый адрес: 156026,  г. Кострома, ул. Северной правды, 24. 

2) контактные телефоны: (4942) 42-13-23, 42-79-73, 42-02-31

3) Интернет-адрес: http://arhiv.adm44.ru

4) адрес электронной почты: arhiv@adm44.ru

5) часы приема заявителей в комитете:

Дни  недели

Время приема

Понедельник

с 8.45 до 12.45       с   13.45 до    17.45

Вторник

с 8.45 до 12.45       с   13.45 до    17.45

Среда

с 8.45 до 12.45       с   13.45 до    17.45

Четверг.

с 8.45 до 12.45       с  13.45 до    17.45

Пятница

с 8.45 до 12.45       с   13.45 до    17.45

Суббота

выходной

Воскресенье

выходной

Сведения о местонахождении, контактных телефонах и адресах  государственных, муниципальных архивов Костромской области

1.Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Костромской области»

Адрес: ул. Северной правды, д. 24, Кострома, 156026
Телефон: (8-4942) 42-13-30
Адрес сайта: www.kosarhive.ru

Адрес электронной почты: arhiv@kmtn.ru

2. Областное государственное казенное учреждение «Государственный архив новейшей истории Костромской области».

Адрес: пл. Конституции, д. 2, Кострома, 156005

Телефон: (8-4942) 42-49-95

Адрес сайта:  www.ogbu-ganiko.narod.ru

Адрес электронной почты: ganiko@kostroma-archive.org.ru

3. Отдел по делам архивов администрации Антроповского муниципального района

Адрес: ул. Октябрьская, д.11, п. Антропово, Костромская обл.,157260

Телефон: (49430) 3-52-11

4. Отдел по делам архивов администрации Буйского муниципального района

Адрес: пл. Революции, д.7, г.Буй, Костромская обл. 157000

Телефон: (49435) 4-18-15

5. Архив администрации  городского округа г. Буй

Адрес: ул. Ленина, д.3,  г.Буй, Костромская обл., 157000

Телефон: (49435) 4-45-27

6. Отдел по делам архивов администрации городского округа г.Волгореченск

Адрес: ул.им.50-летия Ленинского Комсомола, д.8, г. Волгореченск, Костромская область, 156901

Телефон: (49453) 5-25-28

7.Сектор по делам архивов администрации общего отдела Вохомского муниципального района

Адрес: ул.Советская, д.39а,п. Вохма, Костромская область, 157760

Телефон: (49450) 2-24-33

8. Архивный отдел администрации Галичского муниципального района

Адрес: пл. Революции, д.23а г. Галич, Костромская область, 157201

Телефон: (49437) 2-13-87

9. Отдел по делам архивов администрации городского округа г. Галич

Адрес: ул.Гладышева, д.11, г.Галич, Костромская область, 157202

Телефон: (49437) 4-13-33

10. Сектор по делам архивов администрации Кадыйского муниципального района

Адрес: ул.Центральная, д.3, п. Кадый, Костромская область, 157980

Телефон: (49442) 3-40-07

11. Отдел по делам архивов администрации Кологривского муниципального района

Адрес: ул.Наб.р.Киченки, д.13, г.Кологрив, Костромская область

Телефон: (49443) 4-13-61

12. Муниципальное казенное учреждение г.Костромы «Муниципальный архив г.Костромы»

Адрес: ул. Голубкова, д.6, г.Кострома,156022

Телефон: (4942) 53-28-53

13. Архивный отдел администрации Костромского муниципального района

Адрес: ул.Маршала Новикова, д.7, г.Кострома, Костромская область, 156961

Телефон: (4942) 55-05-02

14. Отдел по делам архивов администрации Красносельского муниципального района

Адрес: Красная площадь, д.13, пос. Красное на Волге, Костромская область, 157940

Телефон: (49432) 2-13-35

15. Сектор по делам архивов администрации Макарьевского муниципального района

Адрес: пл. Революции, 8, г. Макарьев, Костромская область, 157460

Телефон: (49445) 5-51-42

16. Сектор по делам архивов администрации Мантуровского муниципального района

Адрес: ул.Центральная, д.25а, г. Мантурово, Костромская обл.,157300

Телефон: (49446) 3-34-61

17. Сектор по делам архивов администрации  городского округа г.  Мантурово

Адрес: ул.Сенная, д.1а, г. Мантурово, Костромская область, 157300

Телефон: (49446) 2-05-88

18. Отдел по делам архивов администрации Межевского муниципального района

Адрес: ул.Октябрьская, д.39, с. Георгиевское, Межевской район, Костромская обл.,157420

Телефон: (49447) 5-23-44

19. Отдел по делам архивов администрации   муниципального района г.Нея и Нейский район

Адрес: ул.Советская, 39, г. Нея, Костромская обл.,157330

Телефон: (49444) 3-19-48

20. Отдел по делам архивов администрации муниципального района г.Нерехта и Нерехтский район

Адрес: ул.Дружбы, д.13а, г. Нерехта, Костромская обл.,157800

Телефон: (49431) 7-11-68

21. Архив  администрации Октябрьского муниципального района

Адрес: ул.Советская, д.9, с. Боговарово, Костромская обл.,157780

Телефон: (49451) 2-19-06

22. Отдел по делам архивов администрации Островского муниципального района

Адрес: ул.Советская, д.91, п. Островское, Костромская обл., 157900

Телефон: (49438) 2-74-62

23. Архив администрации Павинского муниципального района

Адрес: ул.Октябрьская, д.19, с. Павино, Костромская обл.,157650

Телефон: (49439) 2-15-54

24. Отдел по делам архивов администрации Парфеньевского муниципального района

Адрес: ул.Маркова, д.17, с. Парфеньево, Костромская область, 157270

Телефон: (49440) 5-13-68

25. Отдел по делам архивов администрации Поназыревского муниципального района

Адрес: ул.Свободы, д.1, п. Поназырево, Костромская обл., 157580

Телефон: (49448) 2-12-03

26. Отдел по делам архивов администрации Пыщугского муниципального района

Адрес: ул.Советская, д.4, с. Пыщуг, Костромская обл., 157630

Телефон: (49452) 2-71-89

27.Сектор по делам архивов администрации Солигаличского муниципального района

Адрес: ул.Коммунистическая, д.1, г. Солигалич, Костромская обл.,157170

Телефон: (49436) 5-21-34

28. Архивный отдел администрации Судиславского муниципального района

Адрес: ул.Советская, д.2, п. Судиславль, Костромская обл., 157860

Телефон: (49433) 9-76-07

29. Отдел по делам архивов администрации Сусанинского муниципального района

Адрес: ул.Ленина, д.2а, п. Сусанино, Костромская обл., 157080

Телефон: (49434) 9-11-04

30. Отдел по делам архивов администрации Чухломского муниципального района

Адрес: ул.Советская, д.1, г. Чухлома, Костромская обл., 157130

Телефон: (49441) 2-15-91

31. Сектор по делам архивов администрации Шарьинского муниципального района

Адрес: ул.Костромская, д.1б, г. Шарья, Костромская обл., 157501

Телефон: (49449) 5-25-49

32. Отдел по делам архивов администрации городского округа г.Шарья

Адрес: ул. Центральная. д.4, п. Ветлужский, г. Шарья, Костромская обл., 157510

Телефон: (49449) 5-72-86

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к Административному регламенту предоставления комитетом по делам архивов Костромской области

государственной услуги по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных федеральными государственными органами и организациями, органами государственной власти и местного самоуправления, учреждениями, предприятиями Костромской области, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области

(приложение № 2 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области № 4/1 от 29.12.2017 года)

Блок - схема

последовательности выполнения административных процедур

при предоставлении государственной услуги

по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области

             

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к Административному регламенту предоставления комитетом по делам архивов Костромской области

государственной услуги по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных федеральными государственными органами и организациями, органами государственной власти и местного самоуправления, учреждениями, предприятиями Костромской области, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области

____________________________

(наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

Фонд N ___________________           руководителя организации

ОПИСЬ N __________________           Подпись           Расшифровка

подписи

дел постоянного хранения

за ___________________ год           Дата

N 
п/п

Индекс
дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество
листов  

Примечания

1 

2  

3      

4     

5    

6    

В данный раздел описи внесено ________________________________ дел

                                    (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N __________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности          Подпись        Расшифровка подписи

составителя описи

Заведующий архивом              Подпись        Расшифровка подписи

организации

Дата

СОГЛАСОВАНО                          УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) _______________    Протокол ЭПК ________________

                 (наименование              (наименование

_________________________________    _____________________________

          организации)                  уполномоченного органа

                                         исполнительной власти

                                       в области архивного дела,

                                          федерального архива)

от _______________ N ____________    от ______________ N _________

                 Форма годового раздела описи дел

                 постоянного хранения организации

Форма описи видеодокументов 

ОПИСЬ № _________________УТВЕРЖДАЮ

______________________________________

(название описи)              Наименование должности

________________________________ год(ы)              руководителя организации              Подпись              Расшифровка

                                                        подписи

              Дата

Номер
единицы
учета

Номер
единицы
хранения

Индекс,
производ-
ственный
номер

Заголовок
документа

Автор

Испол-
нитель
произ-
ведения

Язык

Дата
записи,
пере-
записи

Хрономет-
раж видео-
записи

Тип и
формат
записи

Количество
единиц хранения

Оригинал   Копия

Состав текстовой сопроводительной документации

Приме-
чания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

     11           12

13

14

В данный раздел описи внесено ________________________________ ед. уч. ________________________________  ед. хр.

(цифрами и прописью)                                           (цифрами и прописью)

с № ______________________ по № ______________________, в том числе: литерные номера: _____________________

пропущенные номера: _______________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности

составителя описи                                                                       Подпись                                                        Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации                                                         Подпись                                                        Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО              СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК ______________________              Протокол ЭК ___________________________

(наименование архивного                                                                             (наименование

___________________________________              _______________________________________

органа, архива)                                                                                                  организации)

от  ______________ №  ___________ от  __________ №  ______________

Форма описи кинодокументов

ОПИСЬ № _________________

УТВЕРЖДАЮ

______________________________________

(название описи)              Наименование должности

__________________________ год(ы)              руководителя организации              Подпись              Расшифровка

подписи

              Дата

Номер единицы учета

Номер единицы хранения

Индекс, производственный номер (учетный номер в организации)

Заголовок документа

Автор

Дата и место съемки, изготовления

Вариант (немой, звуковой, ч/б, цв., формат, язык)

Количество единиц хранения/метраж

Состав

Негатив

Дубль-негатив

Фонограм-
ма (негатив)

Фонограмма магнит-
ная (ос-
новная,
совмещенная)

Промежуточный позитив

Позитив

Установочные ролики и цветовые паспорта

текстовой сопроводительной документации

При-мечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

В данный раздел описи внесено _____________________________________ ед. уч. _____________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)                                                        (цифрами и прописью)

с № _________________________ по № _________________________, в том числе: литерные номера: _________________________

пропущенные номера: _________________________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности
составителя описи                                                                       Подпись                                          Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации                                                        Подпись                                          Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО                                                                                                  СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК ______________________                                                        Протокол ЭК ___________________________

(наименование архивного                                                                                            (наименование

___________________________________                                                        _______________________________________

органа, архива)                                                                                                                организации)

от ______________ № ______________                                                        от ______________ № ______________

Форма описи фонодокументов магнитной записи

ОПИСЬ № _________________              УТВЕРЖДАЮ

______________________________________

(название описи)              Наименование должности

__________________________ год(ы)              руководителя организации              Подпись              Расшифровка
                                                        подписи

              Дата

Номер
единицы
учета
пп

Номер
едини-
цы хра-
нения

Индекс,
произ-
водст-
венный
номер

Заголовок
документа

Автор

Исполни-
тель про-
изведения

Язык

Дата
записи,
пере-
записи

Место
записи,
пере-
записи

Скорость
звучания

Время звучания

Тип и
формат
магнит-
ной лен-
ты

Количество
единиц хране-
ния/метраж

Ориги-   Копия
нал

Состав
текстовой
сопроводительной документации

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

  13          14

15

16

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед. уч. ___________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)                                                        (цифрами и прописью)

с №  _________________ по №  ___________________________, в том числе: литерные номера: ___________________________

пропущенные номера: _____________________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности

составителя описи                                                                       Подпись                                                        Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации                                                         Подпись              Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО              СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК ______________________              Протокол ЭК ___________________________

(наименование архивного                                                                            (наименование

___________________________________              _______________________________________

органа, архива)                                                                                                  организации)

от  ______________ №  ______________               от  ______________ №  ______________

Форма описи фотоальбомов 

ОПИСЬ № _________________              УТВЕРЖДАЮ

______________________________________

(название описи)              Наименование должности

__________________________ год(ы)              руководителя организации              Подпись              Расшифровка

                                                        подписи

              Дата

Номер
ед. хр.

Заголовок (название) альбома

Автор съемки

Крайние даты фотоотпечатков

Место съемки

Количество
фотоотпечатков

Состав текстовой сопроводительной документации

Внешние особенности

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

В данный раздел описи внесено _____________________________________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

с № ____________________ по № ____________________, в том числе: литерные номера: ____________________

пропущенные номера: __________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

_________________________________________________________________________ фотоотпечатков.

(цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи                                                                       Подпись                                                        Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации                                                         Подпись                                                        Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО              СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК ______________________              Протокол ЭК ___________________________

(наименование архивного                                                                              (наименование

___________________________________              _______________________________________

органа, архива)                                                                                                  организации)

от ______________ № ______________              от ______________ № ______________

Форма описи фотодокументов

ОПИСЬ №  _________________              УТВЕРЖДАЮ

______________________________________

(название описи)              Наименование должности

__________________________ год(ы)              руководителя организации              Подпись              Расшифровка
                                                        подписи

              Дата

Номер
ед. уч. , ед. хр.
пп

Производственный номер

Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)

Автор
съемки

Дата
съемки

Место съемки

Количество единиц хранения/кадров панорамной съемки

Негатив  Дубль-    Позитив   Фотоот-   Слайд       Диа-

               негатив                    печаток   (диапо-     фильм
                                                                 зитив)

Состав
тексто-
вой со-
проводи-
тельной
докумен-
тации

Примечания

1

2

3

4

5

6

     7              8             9              10             11              12

13

14

В данный раздел описи внесено  ___________________________________  ед. уч.   __________________________  ед. хр.

(цифрами и прописью)                                                            (цифрами и прописью)

 В итоговой записи описи диафильмов указывается соответственно количество ед. хр. и ед. уч.

с №  ________________________   по   №  _________________________, в том числе: литерные номера:  _________________________

пропущенные номера: ________________________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности
составителя описи                                                                       Подпись                                                        Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации                                                         Подпись                                                        Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО               СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК ______________________              Протокол ЭК ___________________________

(наименование архивного                                                                              (наименование

___________________________________              _______________________________________

органа, архива)                                                                                                  организации)

от  ______________  №  ______________               от  ______________  №  ______________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

к Административному регламенту предоставления комитетом по делам архивов Костромской области

государственной услуги по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных федеральными государственными органами и организациями, органами государственной власти и местного самоуправления, учреждениями, предприятиями Костромской области, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области

Форма

акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

___________ N _________                                                       Директор ____________________

(дата)                                                     (название организации)

о выделении к уничтожению                                Подпись         Расшифровка подписи

документов, не подлежащих                             

хранению                                                                 Дата

К уничтожению отобраны: документы фонда   ________________________

                                             (название фонда)

__________________________________________________________________

на основании: ____________________________________________________

                  (ссылки на нормативно-методические документы

__________________________________________________________________

                    для проведения экспертизы)

__________________________________________________________________

N
п/п

Названия 
групп  
документов

Крайние
даты 

Номера
описей

Номера ед.
хр. по 
описям 

Количество
ед. хр. 

Примечания

1

2    

3  

4  

5    

6    

7   

Итого _________________________  ед. хр. за _______________ год(ы)

        (цифрами и прописью)

Количество   ед.  хр.,   крайние  даты  и  краткая  характеристика

документов, остающихся на хранении _______________________________

Председатель экспертной

комиссии организации)           Подпись           Расшифровка подписи

Наименование

должности

работника                    Подпись           Расшифровка подписи

Документы сданы __________________________________________________

                             (название организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной ____________ N ______

                                                (дата)УТВЕРЖДЕНО                         СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК (ЭФЗК, ЭК) _________  Протокол ЭМК __________________

_________________________________  _______________________________

    (наименование архивного               (название архива)

         органа, архива)

от _____________ N ______________  от ________________ N _________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

к Административному регламенту предоставления комитетом по делам архивов Костромской области

государственной услуги по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных федеральными государственными органами и организациями, органами государственной власти и местного самоуправления, учреждениями, предприятиями Костромской области, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области

(приложение № 5 в новой редакции приказа комитета по делам архивов Костромской области от 19.02.2014 года № 2/1 (НГР RU44000201400143))

Комитет по делам архивов

Костромской области

Экспертно-проверочная

комиссия

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

«__» _______ 20____

На  №________ от ___________

На № ____ от________________

По качеству обработки документов 

Описи дел  постоянного хранения

Годы

Кол-во

дел

Описи по личному составу                   Акты на уничтожение с отметкой ЭПК

Годы

               

               

               

               

               

Кол-во

дел 

Полнота сохранности фонда и возможности пополнения:

Качество обработки документов и оформления описей:    

Предложения эксперта:

Эксперт _______________________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

к Административному регламенту предоставления комитетом по делам архивов Костромской области

государственной услуги по утверждению описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представленных федеральными государственными органами и организациями, органами государственной власти и местного самоуправления, учреждениями, предприятиями Костромской области, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Костромской области

Журнал

регистрации документов, поступивших на экспертно-проверочную комиссию комитета по делам архивов Костромской области

№ п.п.

Дата поступления

Заявитель

Виды документов, название организации, крайние даты, кол-во     ед. хр., позиций

Фамилия, инициалы 1 эксперта, дата передачи документов, дата возвращения документов секретарю

Фамилия, инициалы 2 эксперта, дата передачи документов, дата возвращения документов секретарю

Номер и дата протокола ЭПК

Исходящий номер и дата сопроводительного письма об отказе в предоставлении услуги

Исходящий номер и дата сопроводительного письма к выписке из протокола ЭПК

[1]