Об утверждении административных регламентов Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа



АППАРАТ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА

ЧУКОТСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПРИКАЗ

от 26 мая 2008 №32

Об утверждении административных регламентов Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа

(Текст изменен):

{Изменено: приказом Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа от 15.06.2009 №57}

{Изменено: приказом Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа от 14.08.2009 №66}

В целях реализации положений Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 годах, одобренной распоряжением Правительством Российской Федерации от 25.10.2005 №1789-р, во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 №679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг», постановления Правительства Чукотского автономного округа от 07.08.2007 №100 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) исполнительными органами государственной власти Чукотского автономного округа», распоряжения Правительства Чукотского автономного округа от 29.08.2007 №312-рп «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке и утверждению административных регламентов исполнений государственных функций (предоставления государственных услуг) исполнительными органами государственной власти Чукотского автономного округа» и в целях совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан в Аппарате Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной функции «Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел, организаций-источников комплектования» и административный регламент Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа «Организация исполнения Отделом по делам архивов запросов социально-правового и тематического характера».

2. Отделу по делам архивов Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа (Михаленко Е.А.) ознакомить сотрудников под роспись.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Отдела по делам архивов Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа (Михаленко Е.А.).

Руководитель

А.Д. Даллакян

Приложение 1

к приказу Руководителя Аппарата

Губернатора и Правительства

Чукотского автономного округа

от 26.05.2008 №32

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по предоставлению государственной услуги «Организации исполнения отделом по делам архивов запросов социально-правового и тематического характера»

1. Общие положения

1.1. Административный регламент (далее - Регламент) Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по предоставлению государственной услуги «Организации исполнения отделом по делам архивов запросов социально-правового и тематического характера» (далее - государственная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) отдела по делам архивов Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа, а также порядок взаимодействия указанного отдела с Государственным учреждением «Государственный архив Чукотского автономного округа», архивными отделами администраций муниципальных районов и городского округа города Анадырь при осуществлении исполнения запросов социально-правового и тематического характера, поступивших в отдел по делам архивов Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа.

1.2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25 декабря1993 г., № 237);

Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., № 19, ст. 2060);

Уставом Чукотского автономного округа от 28 ноября 1997 года № 26-ОЗ («Ведомости» № 5 - приложение к газете «Крайний Север» от 19.121997);

Законом Чукотского автономного округа от 23.04.1996 №10-ОЗ «Об Архивном фонде Чукотского автономного округа и архивах» (газета «Крайний Север» от 28.05.1996 № 119-120);

Законом Чукотского автономного округа от 27.12.2004 №72-ОЗ «О системе исполнительных органов государственной власти в Чукотском автономном округе» (приложение к газете «Крайний Север» - «Ведомости» от 30.12.2004 № 34/4);

постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 №290 «О Федеральном архивном агентстве» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 25, ст. 2572);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14.05.2007 № 20);

приказом Федерального архивного агентства от 09.03.2005 №17 «Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 18.07.2005 № 29);

ГОСТ Р-6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 №65-ст;

приказом Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа от 14.08.2003 № 32 «Об утверждения Положения об отделе по делам архивов Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа и должностных инструкций»;

Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации (М.,2002);

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М. 2005).

1.3. Государственная услуга предоставляется отделом по делам архивов Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа (далее - Отдел по делам архивов).

1.4. В предоставлении государственной услуги участвуют:

Государственное учреждение «Государственный архив Чукотского автономного округа»,

архивные отделы администраций муниципальных районов и городского округа города Анадырь,

органы местного самоуправления, предприятия и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов, запросов социально-правового и тематического характера, поступивших в Отдел по делам архивов.

1.5. В настоящем Регламенте применяются следующие термины и определения:

а) виды запросов:

тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии;

генеалогический запрос - запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода;

запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан;

б) информационные документы архива:

архивная справка - официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия - официальный документ архива, дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка - официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

информационное письмо - письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;

тематический перечень документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя;

тематическая подборка копий документов - систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке.

2. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1. Порядок информирования о государственной услуге

2.1.1. Местонахождение и почтовый адрес Отдела по делам архивов: 689000, Чукотский автономный округ, город Анадырь, улица Горького, д.2.

2.1.2. Контактный телефон, номер факса и адрес информационных систем общего пользования:

телефон/факс - 8-(427-22) 2-47-61;

официальный сайт Чукотского автономного округа - ;

электронная почта Отдела по делам архивов - .

2.1.3. Часы работы:

Понедельник-четверг с 9.00 до 17.45, пятница - с 9.00 до 17.30, перерыв на обед с 13.00 до 14.30.

2.1.4. Информация о месте нахождения и телефоны подразделений архивной службы, участвующих в предоставлении государственной услуги, приведена в приложении 1 к настоящему Регламенту.

2.1.5. Информацию по процедуре предоставления государственной услуги можно получить:

при письменном обращении;

по телефону;

по электронной почте;

при личном обращении граждан.

2.1.6. По телефону должностные лица Отдела по делам архивов дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан.

2.1.7. Прием граждан осуществляется начальником Отдела по делам архивов по рабочим дням без предварительной записи.

2.2. Условия и сроки предоставления государственной услуги

2.2.1. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Отдела по делам архивов, в том числе переданный по электронной почте.

(в редакции приказа Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа от 14.08.2009 №66)

2.2.2. Государственная услуга по исполнению запросов социально-правового и тематического характера предоставляются в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий, выдаваемых соответствующими организациями.

2.2.3. В запросе (заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения.

Обращения граждан, поступившие по электронной почте в Отдел по делам архивов, должны содержать следующие реквизиты:

наименование государственного органа, в который направляется обращение, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

почтовый адрес, по которому будет направлен ответ или уведомление о переадресации обращения;

изложение существа обращения;

личная подпись заявителя и дата отправления.

(в редакции приказа Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа от 14.08.2009 №66)

2.2.4. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации, подтверждающие полномочия заявителя.

2.2.5. Поступившие запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.

К запросам социально-правового относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, об актах гражданского состояния и т.п.

В справку для назначения или перерасчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан. Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного среднегодового заработка архивом не производится.

2.2.6. Запросы органов государственной власти, местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или обозначенные в запросе. Исполнение таких запросов осуществляется, как правило, на безвозмездной основе.

2.1.7. Запросы граждан, поступившие в Отдел по делам архивов, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель Отдела по делам архивов, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

2.3.1. По запросам, поступившим в адрес Отдела по делам архивов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 дней с момента регистрации заявления (обращения) заявителю направляется промежуточный ответ, в котором указывается, кому для исполнения данного запроса отправлено заявление (обращение).

2.3.2. Не подлежат рассмотрению запросы и Интернет-обращения, не содержащие фамилии, почтового адреса и/или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

3. Административные процедуры предоставления государственной услуги

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

3.1.1. Ответственным за предоставление государственной услуги является руководитель структурного подразделения архивной службы, осуществляющего оказание услуги.

3.1.2. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Отдела по делам архивов:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;

подготовка и направление ответов гражданам (заявителям).

3.2. Регистрация запросов и передача их на исполнение

3.2.1. Поступившие в Отдел по делам архивов письменные запросы (заявления) регистрируются и передаются в структурное подразделение в течение 3 дней со дня поступления в установленном порядке.

3.2.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

3.2.3. При необходимости, некоторые запросы докладываются руководству Отдела по делам архивов, после чего с резолюцией направляются в структурное подразделение.

3.2.4. Депутатские запросы, обращения Департаментов и Комитетов и иных органов исполнительной власти рассматриваются начальником Отдела по делам архивов в день поступления.

3.2.5. При поступлении Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению. Интернет-обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3. Анализ тематики поступивших запросов

Работники структурного подразделения архивной службы осуществляют анализ тематики поступивших запросов, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Отделе по делам архивов научно-справочного аппарата и информационного материала.

При этом определяется:

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

местонахождения, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

3.4. Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности

3.4.1. По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 7 дней со дня регистрации Отдел по делам архивов направляет их с сопроводительным письмом по принадлежности:

в Государственное учреждение «Государственный архив Чукотского автономного округа»;

в архивные отделы администрации муниципальных районов и городского округа город Анадырь;

в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела;

в другие организации и предприятия при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

3.4.2. При необходимости ГУ «Государственный архив Чукотского автономного округа», уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, направляют запросы на исполнение в соответствующие организации, при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

3.4.3. В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, Отдел по делам архивов направляет в соответствующие организации копии запроса, с направлением заявителю промежуточного ответа, в котором указывается, кому для исполнения данного запроса отправлено заявление (обращение).

3.5. Подготовка и направление ответов гражданам

3.5.1. Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации Отдел по делам архивов письменно уведомляет об этом граждан.

3.5.2. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д.

При этом заявителю могут быть даны рекомендации о точных (возможных) местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.

3.5.3. Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.6. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

3.6.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется должностным лицом Отдела по делам архивов, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

3.6.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

3.6.3. Отдел по делам архивов осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги ГУ «Государственным архивом Чукотского автономного округа», архивными отделами администраций муниципальных районов и городского округа город Анадырь.

3.6.4. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.6.6. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Отдела по делам архивов) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

3.6.7. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Отдела по делам архивов.

3.6.8. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, принятых при предоставлении государственной услуги

4.1. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) при предоставлении государственной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.2. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

фамилию, имя, отчество ( последнее- при его наличии);

(в редакции приказа Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа от 15.60.2009 №57)

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

изложение сути жалобы;

личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

4.3. Начальник Отдел по делам архивов:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

4.4. Ответ на жалобу подписывается начальником Отдела по делам архивов.

4.5. Письменная жалоба, поступившая в Отдел по делам архивов, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях руководитель Отдела по делам архивов вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

4.6. Ответ на жалобу, поступившую в Отдел по делам архивов, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

4.7. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

4.8. Отдел по делам архивов при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

4.9. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

4.10. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Отдела по делам архивов, иное уполномоченное на то должностное лицо, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Отдел по делам архивов.

О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Приложение 1

к административному регламенту

Аппарата Губернатора и Правительства

Чукотского автономного округа по

исполнению государственной услуги

«Организация исполнения запросов

социально-правового и тематического характера»

Подразделения архивной службы Чукотского автономного округа

№

п/п

Отдел по делам архивов Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа

Код 42722, тел./(факс) 2-47-61

адрес: 689000 г. Анадырь, ул. Горького, д.2

Государственное учреждение «Государственный архив Чукотского автономного округа»

Код 42722, тел./(факс) 2-26-51

адрес: 689000 г. Анадырь, ул. Горького, д.2

Архивный отдел Администрации Анадырского муниципального района

Код 42722, тел./(факс) 2-43-65

E-mail Администрации района:

Anadm@piton-asc.ru

адрес: 689000 г. Анадырь, ул. Горького, д.2

Архивный отдел Администрации городского округа Анадырь

Код 42722, тел. 2-36-08, факс 2-22-16

E-mail Администрации района:

адрес: 689000 г. Анадырь, ул. Рультытегина, д.1

Архивный отдел Администрации Беринговского муниципального района

Код 42733, тел. 3-12-77, факс 3-12-86

E-mail Администрации района:

адрес: 689100 п. Беринговский, ул. Мандрикова, д.3

Архивный отдел Администрации Билибинского муниципального района

Код 42738, тел. 2-51-35, 2-61-81, факс 2-40-01

E-mail Администрации района:

адрес: 689450 г. Билибино, м-р. Арктика, к.3, д.3

Архивный отдел Администрации Провиденского муниципального района

Код 42735, тел. 2-26-97, факс 2-23-72

E-mail Администрации района:

prvadm@chukotka.ru

адрес: 689251 п. Провидения, ул. Н. Дежнева, д.8-а

Архивный отдел Администрации Чаунского муниципального района

Код 42737, тел./факс 4-24-59,

E-mail Администрации района:

адрес: 689400 г Певек, ул. Пугачева, д.50

Архивный отдел Администрации Чукотского муниципального района

Код 42736, тел./факс 2-28-62,

E-mail Администрации района:

chukotraj@anadyr.ru

адрес: 689300 п. Лаврентия, ул. Дежнева, д.22

Приложение 2

к административному регламенту

Аппарата Губернатора и Правительства

Чукотского автономного округа по

исполнению государственной услуги

«Организация исполнения запросов

социально-правового и тематического характера»

Блок-схема

«Организация исполнения запросов социально-правового и тематического характера»

Поступление запроса Заявителя

в отдел по делам архивов

Регистрация запроса

Рассмотрение запроса руководством Отдела по деламархивов

Передача запроса на исполнение в структурноеподразделение

Анализ тематикизапроса. Принятие решения о возможности исполнения запроса

Уведомление заявителя о предоставлении дополнительныхсведений для исполнения запроса или об отсутствии запрашиваемых сведений

Направление запроса на исполнение в организацию попринадлежности

Уведомлениезаявителя о направлении запроса на исполнение

Предоставлениегосударственной услуги завершено

Приложение 3

к административному регламенту

Аппарата Губернатора и Правительства

Чукотского автономного округа по

исполнению государственной услуги

«Организация исполнения запросов

социально-правового и тематического характера»

________________________________________________________________________________________________________

(название государственного архива)

ЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

начат _________________ г. - закончен _____________________ г.

Титульный лист журнала регистрации обращений граждан

Формат А4 (210Х297)

№

п/п

Дата

приема

Фамилия, имя,

отчество

Содержание

обращения

Результат обращения (дана консультация, принято для исполнения по документам архива письменное заявление, выдана архивная справка и проч.)

Регистрационный номер запроса в канцелярии архива

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Форма журнала регистрации обращений граждан

Приложение 4

к административному регламенту

Аппарата Губернатора и

Правительства Чукотского

автономного округа по исполнению

государственной услуги

«Организация исполнения запросов

социально-правового и тематического характера»

_______________________________

(название государственного архива)

Адресат

________________________________

(почтовый индекс, адрес)

_______________________________

(телефон, факс архива)

АРХИВНАЯ СПРАВКА

________________№____________

(дата)

На № ____________ от __________

Руководитель архива

подпись

печать

расшифровка подписи

Форма архивной справки

Формат А4 (210х297)

Приложение 5

к административному регламенту

Аппарата Губернатора и

Правительства Чукотского

автономного округа по исполнению

государственной услуги

«Организация исполнения запросов

социально-правового и тематического характера»

______________________________

(название государственного архива)

КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТА ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСА

Дата и индекс

запроса (исх.)

Дата и индекс документа

при поступлении

Дата и индекс ответа

Вид подготовленного информационного документа

Автор запроса

______________________________________________________

Содержание запроса

____________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Цель запроса

__________________________________________________________

Цель использования (полит., народнохоз., соц.-культ.)

________________________

Куда направлен непрофильный запрос

Наименование должности работника

подпись расшифровка подписи

Характер ответа (положит., отриц.)

(нужное подчеркнуть)

Дата

Форма карточки регистрации и учета исполнения запроса

(лицевая сторона) Формат А5 (148х210)

__________________________________________________________

Номера использованных фондов и дел

Фонд № _______

Опись № _______

Дело № ________

лл. № __________

Ответ подшит (номер дела) ____________________________________________

Наименование

должности работника

подпись

расшифровка подписи

Форма карточки регистрации и учета исполнения запроса

(оборотная сторона)

Приложение 6

к административному регламенту

Аппарата Губернатора и

Правительства Чукотского автономного округа

по исполнению государственной услуги

«Организация исполнения запросов

социально-правового и тематического характера»

_______________________________

(название государственного архива)

КАРТОЧКА УЧЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ И ТЕМАТИКИ ИССЛЕДОВАНИЙ

Тема исследования (название, хронологические рамки) ____________________

Фамилия, имя, отчество исследователя

Номер личного дела

Должность,ученая степень, звание ______________________________________

_____________________________________________________________________

Кем командирован

Время работы

Цель занятия _______________________________________________________

__________________________________________________________________

Форма карточки учета пользователей и тематики исследований

(лицевая сторона) Формат А5 (148х210)

__________________________________________________________

Номера использованных фондов и дел

Фонд № _______

Опись № _______

Дело № ________

Наименование

должности работника

подпись

расшифровка подписи

Дата

Форма карточки учета пользователей и тематики исследований

(оборотная сторона)

Приложение 7

к административному регламенту

Аппарата Губернатора и Правительства

Чукотского автономного округа

по исполнению государственной услуги

«Организация исполнения запросов

социально-правового и тематического характера»

Угловой штамп

государственного архива

исх.№ ___________от ____________

на № ____________ от ____________

С П Р А В К А

Выдана___________________________________

в том, что он (она) работал(а)________________

_________________________________________

с ________________ по _____________________

и его (ее) денежное довольствие (заработок) составляет в соответствии со ст.ст.100-104 Закона «О государственных пенсиях РФ»

№

Месяц

Год

1

январь

2

февраль

3

март

4

апрель

5

май

6

июнь

7

июль

8

август

9

сентябрь

10

октябрь

11

ноябрь

12

декабрь

ИТОГО:

Итого: среднемесячный заработок (денежное довольствие) для исчисления, перерасчета составляет:____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

Примечание:

Компенсация за отпуск и единовременные выплаты не включены

Основание для выдачи справки:

Руководитель архива

подпись

расшифровка подписи

Приложение 2

к приказу Руководителя Аппарата

Губернатора и Правительства

Чукотского автономного округа

от 26.05.2008 № 32

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной функции «Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел организаций-источников комплектования»

1. Общие положения

1.1. Административный регламент (далее - Регламент) Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной услуги «Организации работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел организаций-источников комплектования» (далее - государственная функция) разработан в целях регламентацией процедур, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Чукотского автономного округа, отбором их на хранение в Государственное учреждение «Государственный архив Чукотского автономного округа», а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов.

1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237);

Федеральным законом от 22.10. 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., № 43, ст. 4169);

Уставом Чукотского автономного округа от 28 ноября 1997 года № 26-ОЗ («Ведомости» № 5 - приложение к газете «Крайний Север» от 19.12.1997);

Законом Чукотского автономного округа от 23.04.1996 № 10-ОЗ «Об Архивном фонде Чукотского автономного округа и архивах» (газета «Крайний Север» от 28.05.1996 № 119-120);

Законом Чукотского автономного округа от 27.12.2004 № 72-ОЗ «О системе исполнительных органов государственной власти в Чукотском автономном округе» (приложение к газете «Крайний Север» - «Ведомости» от 30.12.2004 № 34/4);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14.05.2007 № 20);

приказом Федерального архивного агентства от 02.05.2007 № 22 «Об утверждении Положения о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве»;

ГОСТ Р-6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 №65-ст;

приказом Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа от 14.08.2003 № 32 «Об утверждения Положения об отделе по делам архивов Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа и должностных инструкций»;

Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации (М.2002);

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М. 2005);

Рекомендациями по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования государственных и муниципальных архивов, одобренными решением Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве 04.06.1999, протокол №2, М.1999.

1.3. Исполнение государственной функции осуществляется Отделом по делам архивов Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа (далее - Отдел по делам архивов).

2. Порядок информирования об исполнении государственной функции по работе ЭПМК

2.1. Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется секретарем ЭПМК с использованием телефонной и электронной связи.

2.2. Местонахождение и почтовый адрес Отдела по делам архивов: 689000, Чукотский автономный округ, город Анадырь, улица Горького, д.2.

2.3. Часы работы:

Понедельник-четверг с 9.00 до 17.45, пятница - с 9.00 до 17.30, перерыв на обед с 13.00 до 14.30.

2.4. Контактный телефон, номер факса и адрес информационных систем общего пользования:

телефон/факс - 8-(427-22) 2-47-61;

официальный сайт Чукотского автономного округа - ;

электронная почта Отдела по делам архивов - arhotdel@anadyr.ru.

3. Административные процедуры исполнения государственной функции

3.1. Планирование работы ЭПМК

3.1.1. Экспертно-проверочная методическая комиссия (ЭПМК) организует свою работу в соответствии с Основными направлениями развития архивного дела в Чукотском автономном округе, а также исходя из практической целесообразности и актуальности рассмотрения вопросов.

3.1.2. При разработке плана работы ЭПМК учитываются: планы и предложения Федерального архивного агентства, план работы Отдела по делам архивов, государственного учреждения «Государственный архив Чукотского автономного округа», архивных отделов администраций муниципальных районов и городского округа Анадырь, экспертных комиссий (далее - ЭК) организаций, являющихся источниками комплектования государственного и муниципальных архивов.

3.1.3. Предложения к плану работы ЭПМК на следующий год представляются секретарю ЭПМК Отдела по делам архивов не позднее 1 декабря текущего года. Секретарь ЭПМК по указанию председателя ЭПМК формирует план работы на год. План работы ЭПМК на год утверждается начальником Отдела по делам архивов.

3.2. Организация работы ЭМПК

3.2.1. Организация подготовки вопросов, предлагаемых к рассмотрению ЭПМК, осуществляется председателем и секретарём ЭПМК.

3.2.2. Направляемые на рассмотрение ЭПМК документы оформляются в соответствии с действующими правилами и настоящим Регламентом.

Документы должны иметь соответствующее количество экземпляров и сопровождаться сопроводительными листами, составленными государственным и муниципальными архивами, и другими документами, необходимыми для рассмотрения данного вопроса.

Документы согласовываются ЭК организаций, при необходимости - экспертно-методическими и методическими комиссиями (далее - ЭМК) государственным, муниципальных архивов, и вместе с выпиской из протокола представляются на утверждение (согласование) ЭПМК. Утверждённые (согласованные) ЭПМК документы подписываются руководителями соответствующих организаций.

3.2.3. Документы, представленные на рассмотрение ЭПМК с нарушениями установленных правил и настоящего Регламента, к рассмотрению не принимаются. Ответственность за качество представленных на рассмотрение ЭПМК документов возлагается на подготовивших их исполнителей.

3.2.4. При подготовке проектов документов несколькими исполнителями, ответственный исполнитель обеспечивает их согласование с соисполнителями и другими заинтересованными лицами и организациями до вынесения вопроса на рассмотрение ЭПМК.

3.2.5. Председатель ЭПМК в случае необходимости может приглашать на заседание ЭПМК заинтересованных лиц для решения определённых вопросов. Ответственность за приглашение заинтересованных лиц на заседание ЭПМК возлагается на секретаря ЭПМК и ответственных исполнителей по данному вопросу.

3.2.6. Председатель ЭПМК до заседания комиссии вправе направить в организацию, описи дел которой представляются на рассмотрение ЭПМК, эксперта вместе с сотрудником государственного, муниципального архива для проверки качества проведённой научно-технической обработки документов.

3.3. Порядок предоставления документов на рассмотрение ЭПМК

3.3.1. Внесение изменений в сводный список организаций-источников формирования Архивного фонда Чукотского автономного округа и списки организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов осуществляется на основании решений ЭПМК. Государственным и муниципальными архивами представляются справки о включении и исключении организаций из списков источников комплектования.

3.3.2. В справки о включении организации в списки источников комплектования государственного и муниципальных архивов включаются следующие сведения:

полное название организации;

её подчинённость;

дата образования с обязательной ссылкой на нормативный документ;

структура;

функции;

форма собственности;

состав и содержание документов;

обоснование для включения в источники комплектования;

почтовый адрес.

Справка обязательно подписывается руководителем государственного, муниципального архива. К справке в необходимых случаях прилагается копия договора о сотрудничестве.

В справки об исключении из списков организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов включаются следующие сведения:

полное название организации;

её подчинённость;

сведения об изменении функций, формы собственности;

основание для исключения из источников комплектования;

выполнение работы по упорядочению документов, приёму на постоянное хранение и о дальнейшем месте хранения документов по личному составу и временного хранения, срок хранения которых не истёк.

Справка обязательно подписывается руководителем государственного, муниципального архива.

3.3.3. Сводный список организаций-источников формирования Архивного фонда Чукотского автономного округа составляется Отделом по делам архивов на основе утвержденных списков организаций-источников комплектования государственного и муниципальных архивов и представляется на рассмотрение ЭПМК. К сводному списку оформляется титульный лист и оглавление.

Списки учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования государственных и муниципальных архивов составляются и представляются на ЭПМК в порядке, определённом в «Рекомендациях по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования государственных и муниципальных архивов».

Вместе с проектом списка представляется пояснительная записка, в которой указываются сведения обо всех прошедших изменениях в составе источников комплектования, о переименованиях организаций-источников комплектования.

Аналогично представляются на рассмотрение ЭПМК списки организаций - источников комплектования научно-технической, фото-, фоно-, видеодокументацией, списки организаций, физических лиц - потенциальных источников комплектования государственных и муниципальных архивов, в том числе научно-технической, фото-, фоно-, видеодокументацией.

3.3.4. Списки фондов и списки организаций, документы по личному составу которых подлежат переводу на постоянное хранение, представляются на ЭПМК с пояснительными записками государственного, муниципальных архивов.

3.3.5. Номенклатуры дел организаций, описи дел постоянного хранения и по личному составу, другие документы, представляемые на рассмотрение ЭПМК, подлежат предварительному рассмотрению и одобрению ЭК организаций, а при их отсутствии - ЭМК государственного, муниципальных архивов.

3.3.6. С описями дел постоянного хранения управленческих документов представляются:

сопроводительный лист, составленный в государственном, муниципальном архиве;

титульный лист к каждому экземпляру описи дел;

выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации;

предисловие: историческая справка о деятельности фондообразователя или дополнение к ранее представленной исторической справке, история фонда;

опись дел по личному составу (личных дел);

описи дел фото-, фоно-, видеодокументов, НТД (если имеются);

справка о недостающих в описи документах за подписью руководителя организации с изложением результатов розыска и причин отсутствия документов.

Вместе с описями дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПМК могут представляться акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

3.3.7. Описи дел НТД, фото-, фоно-, видеодокументов, электронных документов представляются на рассмотрение ЭПМК по установленной форме вместе с предисловием, титульным листом, сопроводительным листом, составленным государственным, муниципальным архивом, а при необходимости - списком сокращённых слов. Если история фондообразователя за период описания документов ранее представлялась с описью управленческих документов, в предисловии достаточно сделать на неё ссылку.

3.3.8. Описи дел по фондам государственного и муниципальных архивов, прошедшие усовершенствование и переработку, направляются на рассмотрение ЭПМК с обязательным справочным аппаратом: титульный лист, оглавление (содержание), если опись дел имеет разделы, предисловие, а при необходимости - список сокращенных слов, переводные таблицы шифров. Вместе с описью представляются акт переработки и описания документов, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (если такие дела имеются в фонде), сопроводительный лист, составленный государственным, муниципальным архивом, выписка из протокола ЭМК государственного, муниципального архива, ЭК администрации муниципального района или городского округа Анадырь.

Описи дел по фондам государственного и муниципальных архивов, прошедшие усовершенствование и переработку, научно-справочный аппарат к ним (далее - НСА), рассматриваются на заседаниях ЭПМК при условии завершения научной и технической обработки дел.

3.3.9. Описи дел личного происхождения направляются на рассмотрение ЭПМК с соответствующим справочным материалом, указанным в п.3.3.7 после предварительного рассмотрения ЭМК государственного, муниципальных архивов, ЭК администраций муниципального района или городского округа Анадырь.

3.3.10. Описи дел по личному составу организаций, подлежащих переводу на постоянное хранение, а также описи дел по личному составу по фондам государственных и муниципальных архивов, переведённых на постоянное хранение, направляются на рассмотрение ЭПМК с соответствующим НСА и сопроводительным листом, составленным государственным, муниципальным архивом.

3.3.11. Проекты конкретных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, архивах организаций направляются на рассмотрение ЭПМК с выписками из протоколов ЭК (ЦЭК - центральной экспертной комиссии) и сопроводительными листами, составленными государственными, муниципальными архивами.

3.3.12. Акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся до 1945 года, рассматриваются на заседании ЭПМК со следующим пакетом документов:

справка по истории фондообразователя;

выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации или ЭМК государственного, муниципального архива, в которой отражаются сведения о составе и полноте фонда, о проведенных первичной или повторной экспертизе

(указать даты и основание проведения экспертизы ценности документов, характер и состав выделенных ранее документов), о перечнях и других документах, используемых в ходе экспертизы, мнения экспертов, научной общественности, консультантов.

3.3.13. При оформлении актов о выделении к уничтожению документов, образовавшихся до 1945 года включительно и находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах, необходимо учитывать следующие требования: заголовок каждой позиции акта должен раскрывать состав и содержание помещенных в него документов, для дел с дублетной и поглощённой документацией необходимо указывать точное местонахождение подлинника, в графе «Примечание» - по каждой позиции акта давать ссылку на номер фонда, описи, дела, оставленного на хранение, содержащего дублетную информацию. После перечня дел, включённых в акт на уничтожение, даются пояснения о характере и составе дел, оставленных на постоянное хранение.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, образовавшихся до 1945 года включительно, по всем категориям фондов, после рассмотрения на заседании ЭПМК направляются в двух экземплярах вместе с выпиской из решения ЭПМК на рассмотрение ЭПК при Росархиве.

3.3.14. Акты о неисправимых повреждениях дел (документов), хранящихся в государственных, муниципальных архивах, представляются на рассмотрение ЭПМК вместе со справкой о результатах полистного изучения документов с целью установления степени их поврежденности, подписанной руководителем архивного учреждения.

3.3.15. Акты об утрате дел (документов), хранящихся в государственных, муниципальных архивах, представляются на рассмотрение ЭПМК вместе с подробной справкой о результатах поиска документов, пути розыска которых исчерпаны, за подписью руководителей архивных учреждений.

3.3.16. Акты об утрате дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, и акты о неисправимых повреждениях дел (документов), хранящихся в архивах организаций, представляются на рассмотрение ЭПМК вместе со справками о проведённых мероприятиях по розыску (восстановлению) дел, включённых в акт, подписанными руководителями организаций. Кроме того, представляются заключения сотрудников государственных, муниципальных архивов о результатах организованной ими проверки наличия дел и других проведённых мероприятий.

3.3.17. Запросы о фондировании документов направляются на рассмотрение ЭПМК в письменном виде с указанием в них краткой истории организации, состава и содержания документов (в случае реорганизации или ликвидации), обоснованных предложений по организации фонда.

3.3.18. Запросы об изменениях сроков хранения для некоторых категорий дел, хранящихся в организациях, направляются на рассмотрение ЭПМК в письменном виде с указанием в них мотивированных обоснований предлагаемых изменений сроков хранения. К справке прилагается выписка из протокола ЭК (ЦЭК) данной организации, заключение сотрудника государственного, муниципального архива.

3.3.19. Методические и нормативные разработки представляются на рассмотрение ЭПМК вместе с заключениями экспертов, а также с выписками из протоколов ЭМК государственных архивов и методическими рекомендациями по их применению. До заседания ЭПМК автор-разработчик рассматривает замечания экспертов, устраняет их, либо представляет свод отклонённых замечаний. На заседании ЭПМК обсуждается только свод отклонённых замечаний.

3.4. Подготовка и проведение заседаний ЭПМК

3.4.1. Заседания ЭПМК проводятся не реже 1 раза в месяц (последняя пятница каждого месяца). Члены ЭПМК оповещаются об очередном заседании секретарём комиссии за 14 дней до заседания.

3.4.2. На рассмотрение ЭПМК выносятся документы, поступившие секретарю не позднее, чем за 7 дней до заседания, и оформленные в соответствии с существующими правилами и настоящим Регламентом.

3.4.3. Повестка очередного заседания ЭПМК составляется секретарём и передаётся председателю ЭПМК и начальнику Отдела по делам архивов за 3 дня до заседания комиссии.

3.4.4. Ответственные исполнители государственного архива о намерении представить документы для рассмотрения на очередном заседании ЭПМК заявляют секретарю по телефону не позднее, чем за 7 дней до заседания. Не менее чем за 4 дня до заседания заявленные документы направляется секретарю ЭПМК и назначенным для экспертизы членам ЭПМК.

3.4.5. Документы, поступившие на рассмотрение ЭПМК от муниципальных архивов, распределяются секретарём ЭПМК и направляются членам ЭПМК за 4 дня до заседания.

3.4.6. Описи дел, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству положения об ЭК, архивах организаций, поступившие от государственного архива, и документы по другим рассматриваемым вопросам передаются председателю ЭПМК за 3 дня до заседания.

3.4.7. Вопросы, по которым документы своевременно не были представлены секретарю ЭПМК, могут быть включены в повестку заседания ЭПМК в порядке исключения с разрешения председателя ЭПМК.

3.4.8. Ответственные исполнители государственного архива о намерении представить методические и нормативные разработки для рассмотрения на очередном заседании ЭПМК заявляют секретарю не позднее, чем за 14 дней до заседания. Методические и нормативные разработки составляются в 4-х экземплярах и не позднее, чем за 14 дней до заседания ЭПМК, направляются секретарю ЭПМК и экспертам на рассмотрение. Не позднее, чем за 7 дней до заседания ЭПМК сводные замечания экспертов, оформленные на соответствующих бланках, передаются автору-разработчику для их устранения.

За 2 дня до заседания автор-разработчик представляет секретарю ЭПМК доработанные по замечаниям, согласованные с экспертами методические и нормативные разработки и свод отклонённых замечаний (если такой будет).

3.4.9. Сводные замечания членов ЭПМК и свод отклонённых замечаний прикладываются к протоколу. Согласованные ЭПМК методические пособия, иные разработки в течение 14 дней, если в этом есть необходимость, дорабатываются, утверждаются руководителем организации, их подготовившей, и направляются на бумажном носителе и в электронном виде секретарю ЭПМК, а также могут быть направлены в электронном виде заинтересованным организациям.

3.4.10. Справки, информации, запросы и т.д. государственным, муниципальными архивами представляются на рассмотрение ЭПМК в одном экземпляре.

3.4.11. Описи дел, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об ЭК, архивах организаций направляются государственным архивом в одном экземпляре вместе с сопроводительными листами секретарю ЭПМК, остальные экземпляры передаются экспертам. На каждый вид документов и на каждую организацию составляется отдельный сопроводительный лист. Допускается составление одного сопроводительного листа по одной организации для инструкции по делопроизводству, положений об ЭК (ЦЭК), архиве организации.

3.4.12. Муниципальными архивами на рассмотрение ЭПМК представляются описи дел, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об ЭК, архивах организаций в одном экземпляре с приложениями соответствующих листов от других экземпляров для проставления печати, также с сопроводительными листами, составленными в муниципальных архивах. На каждый вид документов и на каждую организацию составляется отдельный сопроводительный лист. Допускается составление одного сопроводительного листа по одной организации для инструкций по делопроизводству, положений об ЭК, архиве организации.

3.4.13 Заседания ЭПМК протоколируется секретарем. Протоколы ЭПМК оформляются в двухнедельный срок после заседания и формируются в отдельное дело. Протокол ЭПМК подписывается председателем и секретарем комиссии.

3.4.14. Выписки из протоколов ЭПМК, после утверждения протокола председателем Отдела по делам архивов, в течение 1 дня направляются секретарём ЭПМК в государственный, муниципальные архивы и заинтересованным организациям.

3.4.15. Документы, возвращенные после рассмотрения ЭПМК с незначительными замечаниями и доработанные в течение двух недель, включаются в этот же протокол

3.4.16. Выписки из протоколов ЭПМК формируются в течение года в отдельное дело. Ведется журнал регистрации заседаний ЭПМК.

3.5. Организация контроля и проверки исполнения решений

3.5.1. Вид контроля и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений ЭПМК, как правило, определяются в тексте решения, в случае их отсутствия - устанавливаются председателем ЭПМК.

3.5.2. Снятие с контроля решений ЭПМК осуществляется председателем ЭПМК после информации секретаря ЭПМК или ответственного исполнителя об их исполнении.

3.5.3. Секретарь ЭПМК организует учёт и оперативный контроль по выполнению решений, рассмотрение поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушений сроков исполнения поступивших документов.

4. Порядок обжалования действий (бездействий) и решений, принятых при исполнении государственной функции

4.1. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) при предоставлении государственной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.2. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

фамилию, имя, отчество ( последнее- при его наличии);

( в редакции приказа Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа от 15.06.2009 №57)

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

изложение сути жалобы;

личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

4.3. Начальник Отдела по делам архивов:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

4.4. Ответ на жалобу подписывается начальником Отдела по делам архивов.

4.5. Письменная жалоба, поступившая в Отдел по делам архивов, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях руководитель Отдела по делам архивов вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

4.6. Ответ на жалобу, поступившую в Отдел по делам архивов, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

4.7. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

4.8. Отдел по делам архивов при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

4.9. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

4.10. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель Отдела по делам архивов, иное уполномоченное на то должностное лицо, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Отдел по делам архивов.

О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Приложение 1

к административному регламенту

Аппарата Губернатора и Правительства

Чукотского автономного округа по

исполнению государственной функции

«Организация работы экспертно-проверочной

методической комиссии (ЭПМК) отдела

по делам архивов: согласование и

утверждение описей, актов,

номенклатур дел организаций-источников

комплектования»

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА № ____

Заседания ЭПМК Отдела по делам архивов Аппарата Губернатора и Правительства ЧАО

от ________________ 200 г. г. Анадырь

СЛУШАЛИ:Информацию ______________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

на _________ дел за _________________ г. Фонд ___________

Замечания: _____________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

РЕШИЛИ: (опись, номенклатура дел, акт, протокол)

УТВЕДИТЬ СОГЛАСОВАТЬ ВЕРНУТЬ на доработку

Председатель ЭПМК ________________________ ___________________________

Подпись (расшифровка подписи)

Секретарь ЭПМК _______________________ __________________________

Подпись (расшифровка подписи)

Приложение 2

к административному регламенту

Аппарата Губернатора и Правительства

Чукотского автономного округа по

исполнению государственной функции

«Организация работы экспертно-проверочной

методической комиссии (ЭПМК) отдела по

делам архивов: согласование и утверждение

описей, актов, номенклатур дел организаций-источников

комплектования»

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК (ЭК) ____________________________________________________________________

(наименование архивного органа, архива, музея, библиотеки)

_______________N _____________

№

п/п

Делопроизводственные

индексы или номера по старой описи

Заголовок

дела

Крайние

даты

Количество

листов

Примечания

1

2

3

4

5

6

В опись внесено ________________________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

________________________________________ по N ______________________________________

Составитель:

Форма описи <*> дел постоянного хранения, составленной в архиве

Формат А4 (210х297)

Наименование

должности

составителя

Хранитель фондов

Заведующий отделом

(архивохранилищем)

Дата

Формат А4 (210 х 297) <*> К описи составляется титульный лист в установленном порядке.

Форма описи <*> дел постоянного хранения, составленной в архиве (продолжение)

Приложение 3

к административному регламенту

Аппарата Губернатора и Правительства

Чукотского автономного округа по

исполнению государственной функции

«Организация работы экспертно-проверочной

методической комиссии (ЭПМК) отдела по

делам архивов: согласование и утверждение

описей, актов, номенклатур дел организаций-источников

комплектования»

Код гос. архива ________

Код организации _______

Ф. №

____________

Оп. №

____________

Д. №

____________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

(Наименование архивного учреждения)

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________

(Наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО № ________ ТОМ № ________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(Заголовок дела)

________________________________________________________________________________________________________________________________________

(Крайние даты)

На _________ листах

Хранить ______________

Ф. №

____________

Оп. №

____________

Д. №

____________

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Формат А4 (210х297)

Приложение 4

к административному регламенту

Аппарата Губернатора и Правительства

Чукотского автономного округа по

исполнению государственной функции

«Организация работы экспертно-проверочной

методической комиссии (ЭПМК) отдела по

делам архивов: согласование и утверждение

описей, актов, номенклатур дел организаций-источников

комплектования»

СПИСОК ФОНДОВ

Номер

фонда

Дата

первого поступления

Название

фонда

Отметка о выбытии

Примечания

1

2

3

4

5

Итого на 01.01. г. ____________________________________________ фондов

(цифрами и прописью)

в т.ч. поступило за г. ____________________________________ фондов

(цифрами и прописью)

Выбыло за г. ____________________________________ фондов

(цифрами и прописью)

Наименование

должности работника подпись расшифровка подписи

Дата

Форма списка фондов Формат А4 (297Х210)

Приложение 5

к административному регламенту

Аппарата Губернатора и Правительства

Чукотского автономного округа по исполнению

государственной функции «Организация

работы экспертно-проверочной методической

комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов:

согласование и утверждение описей, актов,

номенклатур дел организаций-источников

комплектования»

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

_____________ № _______ ______________________________

(наименование должности руководителя организации)

_______________________ ______________________________

(место составления) (подпись расшифровка подписи)

На ________________ годы « _____» ________________ 200 г.

№

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во

ед.хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

Наименование должности руководителя

службы ДОУ организации подпись расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Протокол ЭПК архивного учреждения

от ______________ № ______ от _____________________ № _______

Форма номенклатуры дел организации Формат А4 (210х297)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____________ году в организации

По срокам хранения

Всего

в том числе

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянно

Временно (свыше 10 лет)

Временно

(до 10 лет включительно)

ИТОГО:

Наименование должности руководителя

службы ДОУ организации подпись расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности,

передавшего сведения подпись расшифровка подписи

Дата

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации Формат А4 (297Х210)

Приложение 6

к административному регламенту Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной функции «Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел организаций-источников комплектования»

____________________________________________________________________

(Наименование государственного архива)

____________________________________________________________________

(Название организации)

ФОНД № ___________________

ОПИСЬ № __________________

(Название описи)

____________________________________________________________________

_____________________________

(Крайние даты)

Форма титульного листа описи электронных документов Формат А4 (210х297)

постоянного хранения

Приложение 7

к административному регламенту Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной функции «Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел организаций-источников комплектования»

____________________________________________________________________

(Наименование государственного архива)

____________________________________________________________________

(Название организации)

ФОНД № ___________________

ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

_____________________________

(Крайние даты)

Форма титульного листа описи особо ценных дел Формат А4 (210х297)

Приложение 8

к административному регламенту Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной функции «Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел организаций-источников комплектования»

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед.хр. № ___________________

№

п/п

Индекс документа

Дата

документа

Заголовок документа

Номера листов ед.хр.

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ____________________________________________________ документов.

( цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________________

( цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела подпись расшифровка подписи

Дата

Форма внутренней описи документов дела Формат А4 (210х297)

Приложение 9

к административному регламенту Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной функции «Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел организаций-источников комплектования»

Наименование учреждения

ФОНД № _____ УТВЕРЖДАЮ

_________________________________

(наименование должности руководителя организации)

________________________________________________

(подпись расшифровка подписи)

« _____» _________________ 200 г.

ОПИСЬ №_____

дел постоянного хранения

за _________ год

Название раздела (структурного подразделения организации)

№

п/п

Индекс

дела

Заголовок

дела

Крайние

даты

Кол-во

листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено ______________________________________дел

(цифрами и прописью)

с № _________________________ по № ____________________________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи подпись расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) подпись расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК ___________________ Протокол _____________________

(наименование организации) (наименование уполномоченного

_________________________________ ______________________________

органа исполнительной власти в области архивного дела

от _____________________ № _______ от _______________________ № _______

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения Формат А4 (210х297)

Приложение 10

к административному регламенту Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной функции «Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел организаций-источников комплектования»

Наименование учреждения

ФОНД № _____ УТВЕРЖДАЮ

_______________________________

(наименование должности руководителя организации)

_______________________________

(подпись расшифровка подписи)

« _____» ___________________ 200 г.

ОПИСЬ №_____

дел по личному составу

за _________ год

Название раздела (структурного подразделения организации)

№

п/п

Индекс

дела

Заголовок

дела

Крайние

даты

Кол-во

листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено ____________________________________дел

(цифрами и прописью)

с № ______________________ по № ______________________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи подпись расшифровка подписи

Дата

Начальник службы кадров

(инспектор по кадрам) подпись расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК ___________________ Протокол ________________________

(наименование организации) (наименование уполномоченного

_________________________________ __________________________________

органа исполнительной власти в области архивного дела

от _____________________ № _______ от _______________________ № _____

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения Формат А4 (210х297)

Приложение 11

к административному регламенту Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной функции «Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел организаций-источников комплектования»

Наименование учреждения

ФОНД № _____ УТВЕРЖДАЮ

_______________________________

(наименование должности руководителя организации)

_______________________________

(подпись расшифровка подписи)

« _____» _________________ 200 г.

ОПИСЬ №_____

дел временного (свыше 10 лет) хранения

за _________ год

Название раздела (структурного подразделения организации)

№

п/п

Индекс

дела

Заголовок

дела

Крайние

даты

Кол-во

листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

В данный раздел описи внесено _________________________________дел

(цифрами и прописью)

с № ______________________ по № ____________________________, в том числе:

литерные номера: _____________________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________________

Наименование должности

составителя описи подпись расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации подпись расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ___________________

(наименование организации)

от _______________ № __________

Форма годового раздела описи дел временного (свыше 10 лет) хранения Формат А4 (210х297)

Приложение 12

к административному регламенту Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной функции «Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел организаций-источников комплектования»

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

___________________________ ____________________________

(наименование должности руководителя (наименование должности руководителя

___________________________________ ________________________________

организации-сдатчика) организации-приёмщика)

___________________________________ ________________________________

(подпись, расшифровка) (подпись, расшифровка)

____________________ ________________________

(дата) МП (дата) МП

АКТ

____________№________

(дата)

приёма-передачи документов

на хранение

____________________________________________________________________

(основание сдачи)

____________________________________________________________________

(название передаваемого фонда)

________________________________________________________________сдал,

(название организации-сдатчика)

а ____________________________________________________________принял

(название организации-приёмщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

№

п/п

Название, номер

описи

Кол-во экземпляров

описи

Кол-во

ед. хр.

Примечание

1

2

3

4

5

ИТОГО принято _____________________________________________________ед. хранения.

Передачу произвели: Приём произвели:

_____________________________ _____________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи) (должность, подпись, расшифровка подписи)

__________________________ ________________________

(дата) (дата)

ФОНДУ присвоен №___________________________________________________________

Изменения в учётные документы внесены: _______________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи)

Форма акта приема-передачи документов на хранение Формат А4 (210х297)

Приложение 13

к административному регламенту Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной функции «Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел организаций-источников комплектования»

_______________________________ УТВЕРЖДАЮ

(название архива) Директор ____________________

(название архива)

________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

« _____» ___________ 200 г.

АКТ

____________№________

(дата)

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

К уничтожению отобраны: документы фонда № ___________________________

(название фонда)

____________________________________________________________________

на основании: ________________________________________________________

(ссылки на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)

№

ИТОГО _____________________________ед. хранения за ____________ год (ы)

(цифрами и прописью)

Количество ед.хр., крайние даты и краткая характеристика документов, остающихся на хранении ______________________________________________

Заведующий отделом

(архивохранилищем)___________________________________________________________

( подпись, расшифровка подписи)

Наименование должности

работника __________________________________________________________

( подпись, расшифровка подписи)

Форма акта к уничтожению документов, не подлежащих хранению Формат А4 (210х297)

Документы сданы _______________________________________________________________________________

(название организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной ___________________ № ____

(дата)

________________________________________________________________________________

(подпись хранителя фондов)

Изменения в учётные документы внесены:

Наименование должности работника ________________________________________

( подпись, расшифровка подписи)

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК (ЭК) _________________ Протокол ЭМК ______________

(наименование архивного органа, архива) (название архива)

от _____________________ № __________ от _______________ № _______

Приложение 14

к административному регламенту Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной функции «Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел организаций-источников комплектования»

Название организации

Название архива

АКТ УТВЕРЖДАЮ

_______________ № _______ Наименование должности

_________________________ руководителя организации

(место составителя)

_______________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

проверки, наличия и состояния дел « _____» ________________ 200 г.

_________________________________

(постоянного, временного хранения, по личному составу)

Фонд № _______

Основание ____________________________________________________________________

(плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т. д)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии ____________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии:___________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы)

___________________________________________________________________________________________________________

Проверка проводилась с _______________________ по _____________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям ________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

в том числе, по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения ______________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии ______________________________________дел

(цифрами и прописью)

в том числе, по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения ______________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых записях описей ___________________________ дел

(цифрами и прописью)

3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей __________ дел

цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1 не учтенные в итоговых записях описей ___________________________ дел

(цифрами и прописью)

4.2 не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей __________ дел

(цифрами и пропись

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам _________дел

(цифрами и прописью)

___________________________________________________________________________________________________________

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) _________дел

___________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи __________________________________ дел

____________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии _________________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

из них:

8.1 требующих дезинфекции ________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.2 требующих дезинсекции ________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.3 требующих реставрации _________________________________________дел

(цифрами и прописью)

8.4 требующих переплета и подшивки ________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.5 требующих восстановления затухающих текстов ____________________ дел

(цифрами и прописью)

8.6 неисправимо поврежденных ______________________________________дел

(цифрами и прописью)

8.7 требующих технической обработки _______________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.8 выдано во временное пользование _________________________________дел

(цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложения: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№.).

Проверку проводили:

Наименование должностей подписи расшифровка подписи

Дата

Приложение 15

к административному регламенту Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной функции «Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел организаций-источников комплектования»

_______________________________ УТВЕРЖДАЮ

(название государственного архива) Директор ____________________

(название государственного архива)

__________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

« _____» _____________ 200 г.

АКТ

___________№________

(дата)

описания документов,

переработки описей

(нужное подчеркнуть)

Фонд № _____________________________________________________________

(название фонда)

____________________________________________________________________

По состоянию на __________________ в фонде № _______________по учетным

(дата начала работы)

данным числилось _____________описей, _________ ед.хр., _____ документов, ______________ листов россыпи за ________________________________ годы.

Для работы получено: по описи № ________________________________ ед. хр. неописанных ___________ ед.хр., ____________ документов, _________ листов.

В результате __________________________ произошли следующие изменения:

(наименование работы)

- выделено не подлежащих хранению ______________________________ ед.хр.

- возвращено собственнику _______________________________________ ед.хр.

- передано в научно-справочную библиотеку ________________________ ед.хр.

- передано в другие фонды архива _________________________________ ед.хр.

- передано в другие архивы _______________________________________ ед.хр

- объединено с другими ед.хр. _____________________________________ ед.хр.

- сформировано из россыпи _______________________________________ ед.хр.

-поступило из других фондов _____________________________________ ед.хр.

-включена пересоставленная опись ________________________________ ед.хр.

Вновь составлены описи № ____________________ на __________________ дел

По состоянию на _____________________________ в фонде № ______________

(дата завершения работы)

числится _______________ описей, _________________ ед.хр. за ________ годы

Проведены следующие виды работ: _____________________________________

____________________________________________________________________

(перечисляются проделанные виды работ)

Составлено для именного каталога ______________________________ карточек

для систематического каталога _________________________________ карточек

К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: _____________

(перечислить какой именно)

Работу выполняли:

Наименование должности

работника ____________________________________________________________________

( подпись, расшифровка подписи)

Работу принял заведующий отделом _____________________________________

( подпись, расшифровка подписи)

Дата

Карточки для каталога принял

Заведующий отделом ____________________________________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Дата

Приложение 16

к административному регламенту Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной функции «Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел организаций-источников комплектования»

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

______________ № ________ Наименование должности

_________________________ руководителя организации

(место составления)

подпись расшифровка подписи

Дата

о необнаружении документов, пути

розыска которых исчерпаны Фонд № ____________________

(название фонда)

В результате __________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи, с чем считаем возможным снять с учета

Итого __________________________________________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими ед.хр. ___________________________________________________________________

(номера ед.хр. и их групповые заголовки)

___________________________________________________________________________________________________________

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) подпись расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЭК организации

от ____________________ № _______ от _________________ № ____

Изменения в учетные документы архива внесены.

Руководитель архива,

(лицо, ответственное за учет) подпись расшифровка подписи

Дата

Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны Формат А4 (210х297)

Приложение 17

к административному регламенту Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной функции «Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел организаций-источников комплектования»

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

______________ № ________ Наименование должности

_________________________ руководителя организации

(место составления)

подпись расшифровка подписи

о технических ошибках Дата

в учетных документах

Название фонда_______________________________________________________________

____________________________________________________________________

В ходе выполнения ____________________________ обнаружены технические ошибки в записях_____________________________________________________

____________________________________________________________________

В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось)

на ____________________________________________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

Примечания:

Должность подпись расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы архива внесены.

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения Протокол ЭК организации

от ____________________ № _______ от _________________ №

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) подпись расшифровка подписи

Дата

Форма акта о технических ошибках в учетных документах Формат А4 (210х297)

Приложение 18

к административному регламенту Аппарата Губернатора и Правительства Чукотского автономного округа по исполнению государственной функции «Организация работы экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) отдела по делам архивов: согласование и утверждение описей, актов, номенклатур дел организаций-источников комплектования»

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

______________ № ________ Наименование должности

_________________________ руководителя организации

(место составления)

подпись расшифровка подписи

Дата

приема-передачи при смене

руководителя архива

В соответствии с приказом от ___________________________ № ______

___________________________________________передал, а _______________

(ф.и.о. передавшего) (ф.и.о. принимающего)

принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателя _________________________________________ и членов

(ф.и.о.)

____________________________________________________________________

документы архива, страховые копии документов за ________________ годы и справочный аппарат к ним.

ИТОГО принято ________________________________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

в том числе __________________________________________ особо ценных дел,

(цифрами и прописью)

_____________________________________________ед.хр. страхового фонда и

(цифрами и прописью)

___________________________ описей в _____________________ экземплярах

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

Состояние документов, страхового фонда и описей: _______________________

(общая характеристика состояния)

Одновременно передаются _____________________________________________

(виды НСА и его объемы, состояние)

Состояние помещения архива: __________________________________________

(общая характеристика состояния)

Наличие и состояние оборудования и инвентаря: _________________________

(общая характеристика состояния)

Передал подпись расшифровка подписи

Принял подпись расшифровка подписи

Председатель комиссии подпись расшифровка подписи

Члены комиссии подпись расшифровка подписи

Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива Формат А4 (210х297)