Основная информация
| Дата опубликования: | 06 июня 2020г. |
| Номер документа: | RU14030518202000016 |
| Текущая редакция: | 1 |
| Статус нормативности: | Нормативный |
| Субъект РФ: | Республика Саха (Якутия) |
| Принявший орган: | местная администрация |
| Раздел на сайте: | Нормативные правовые акты муниципальных образований |
| Тип документа: | Распоряжения |
Бесплатная консультация
У вас есть вопросы по содержанию или применению нормативно-правового акта, закона, решения суда? Наша команда юристов готова дать бесплатную консультацию. Звоните по телефонам:Федеральный номер (звонок бесплатный): 8 (800) 555-67-55 доб. 732Москва и Московская область: 8 (499) 350-55-06 доб. 192Санкт-Петербург и Ленинградская область: 8 (812) 309-06-71 доб. 749
Текущая редакция документа
Российская Федерация
Республика Саха (Якутия)
Муниципальное образование «Оймяконский улус (район)»
МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
06.06.2020
№ 62
Об утверждении инструкции по делопроизводству
в Администрации МО «Оймяконский улус (район)»
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов в Администрации МО «Оймяконский улус (район)», распоряжаюсь:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации МО «Оймяконский улус (район)» согласно приложению.
2. Возложить на начальника архивного отдела (Зеленкова И.В.) методическое руководство организацией делопроизводства в Администрации МО «Оймяконский улус (район)».
3. Работникам Администрации МО «Оймяконский улус (район)» обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции.
4. Контроль исполнения настоящего распоряжения возложить на управляющего делами Администрации МО «Оймяконский улус (район)» (Данилевич С.О.).
Глава муниципального образования И.С. Сивцев
И Н С Т Р У К Ц И Я
по делопроизводству
Администрации МУНИЦИПАЛЬНОго образования
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
п. Усть-Нера
2020 г.
СОДЕРЖАНИЕ
I.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ...............................................................................................5-6
II. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, УТВЕРЖДЕНИЯ, ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ……..………………………………………….6
2.1.Основные понятия ........................................................................................................7-8
2.2.Создание документов в Администрации ……………………………………………..8
Оформление реквизитов документов ……..……………………………………………...9
2.3. Подготовка служебных документов ………………………………………………….9
2.4. Реквизиты документов …………………………...… ……………………………….10
Общие положения ……………………………………………………………...…………10
2.5. Подготовка проектов правовых актов Главы МО ………….....................................18
2.6. Правила оформления проектов правовых актов (Постановлений и Распоряжений) Главы муниципального образования ……………………………………………………………18
2.7. Об утверждении Регламента районной администрации …………………………..19
2.8. Подготовка проектов правовых актов Главы муниципального образования …….20
III.ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ....................................................................................................................20
Состав документов Администрации………………………………………………........20
3.1. Положения, правила, инструкции …………………………………….……………..21
3.2. Протокол ………………………………………………………………………………22
3.3. Соглашения (договоры) ……………………………………………………………...25
3.4. Служебная переписка …………………………………………………………...........23
3.5. Служебные письма …………………………………………………………………...24
3.6. Телеграммы ……………………………………………………………………..…….25
3.7. Телефонограммы ………………………………………………………………..........26
3.8. Факсограммы…………………………………………………………………….........27
3.9. Электронные сообщения ………………………………………………..……...........28
3.10. Записки (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)…………........28
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕТООБОРОТА …………...………………………….29
4.1. Принципы организации документооборота …………………………………….…..29
4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов …………………….…..29
Предварительное рассмотрение документов …………...……………………………...29
Регистрация поступающих документов ………………………………………………..31
Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей ……………………………………………………………………………………...31
4.3. Организация работы с отправляемыми документами ………………………..........32
Регистрация отправляемых документов ...………………………………......................32
Организация обработки и передачи отправляемых документов ……..……………….33
4.4. Учет и анализ объема докуметооборота……………………………………………..33
4.5. Организация контроля исполнения.............................................................................34
4.6. Организация работы с документами в делопроизводстве ……………………….. 35
4.7. Особенности работы с электронными документами …………………………........35
4.8.Порядок работы с электронными документами ……………………………….........38
V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД АДМИНИСТРАЦИИ ..........................................39
5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел ……….......................................................39
5.2. Формирование дел и их текущее хранение в структурных подразделениях Администрации ................................................................................................................................40
Формирование дел ...............................................................................................................40
Оформление дел ………………………………….………………………………………..41
Оформление обложки дел ………………………………………………………………...41
Нумерация листов ………………………………………………………………………...42
Заверительная надпись ………….......................................................................................42
Внутренняя опись дел .........................................................................................................42
Подшивка дел ……………………………………………………………………………...43
Оформление дел временного хранения …………………………………………………..43
5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение …………………43
Экспертиза ценности документов ………………………………………………………43
Передача дел на архивное хранение …………………………………………………..….44
5.4. Уничтожение документов и дел с истекшим сроками хранения …………….........44
5.5. Использование документов муниципального Архива ……………………………..44
VI. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ....................................................................................................................................... 45
6.1. Определения ..................................................................................................................45
6.2. Использование гербовой печати .................................................................................45
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение № 1 Образец общего бланка письма Администрации, ……………….................47
Приложение № 2 Образец бланка письма должностного лица (первого зам.главы) ...............48
Приложение №3 Образец бланка письма должностного лица (зам. главы по социальным вопросам)………………. ……………………………………………………...…………..............49
Приложение № 4 Образец бланка письма должностного лица (комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав) ………………………………………………...............50
Приложение № 5 Образец бланка письма должностного лица (административная комиссия) ……………………………………………………………………..………………………………..51
Приложение № 6 Образец оформления проекта Постановления Главы района…………........52
Приложение № 7 Образец оформления проекта Распоряжения Главы района……….............53
Приложение № 8 Образец листа согласования к Постановлению и Распоряжению …………54
Приложение № 9 Образец листа рассылки к документам...........................................................55
Приложение № 10 Примерная структура Положения о структурном подразделении Администрации.................................................................................................................................56
Приложение № 11 Образец оформления должностного регламента сотрудника Администрации….............................................................................................................................57
Приложение № 12 Образец оформления полного протокола (совещаний)…………..............58
Приложение № 13 Образец оформления краткого протокола планерного совещания у должностного лица…………………………………………………………………………...........59
Приложение № 14 Образец оформления краткого протокола коллегиального органа (совещаний)……...............................................................................................................................60
Приложение № 15 Образец оформления соглашения (договора)……………….……………..61
Приложение № 16 Образец оформления служебного письма……….………………………...62
Приложение № 17 Образец оформления телеграммы……….………………………………….63
Приложение № 18 Форма таблицы (граф) журнала с грифом «Для служебного пользования», ………………………………………………………………………………………………………64
Приложение № 19 Перечень нерегистрируемых, но подлежащих учету документов…….…65
Приложение № 20 Примерный перечень утверждаемых документов……… ……………….. 66
Приложение № 21 Форма сводки об объеме документооборота……… …………………...…67
Приложение № 22 Форма номенклатуры дел структурного подразделения Администрации ……………..…………………………………………………………………………………..........68
Приложение № 23Форма номенклатуры дел Администрации ……………………...……. ….70
Приложение № 24 Порядок заполнения граф номенклатуры дел администрации …………..72
Приложение № 25 Порядок формирования дел в администрации, учета и хранения дел …..74
Приложение № 26 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ……………………………...……………………………………………………………………….77
Приложение № 27 Форма листа-заверителя дела ……...………………………………………78
Приложение № 28 Форма внутренней описи документов дела ……... …………………….....79
Приложение № 29 Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу …………….……………………………………………............80
Приложение № 30 Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения …. …………………………..............................82
Приложение № 31 Форма сводной описи дел постоянного хранения………….......................83
Приложения № 32 Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу …………………………………………..……………………………….………………...84
Приложение № 33 Форма описи дел электронных документов ……….....…………………...85
Приложение № 34 Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. …………………...………………………………………………………………...........86
Приложение № 35 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению ………. …………………………………………………………………………............91
Приложение № 36 Примерный перечень документов, на которых проставляется гербовая печать. ………………………………………………………………………………...……............92
Приложение № 37 Форма журнала учета печатей и штампов ……..…………….……………93
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации муниципального образования «Оймяконский улус (район)» (далее – Администрация) документов в процессе осуществления функций по обеспечению деятельности Главы района и заместителей главы района, совершенствования делопроизводства Администрации и повышения его эффективности.
Инструкция разработана в соответствии с положениями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Саха (Якутия) в сфере информации, документации и архивного дела, Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71, Уставом муниципального образования «Оймяконский улус (район)», Положением Администрации, ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. «Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»; с Примерной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления (далее - Инструкция).
1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в ходе деятельности Администрации МО «Оймяконский улус (район)», совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
1.3. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации МО «Оймяконский улус (район)» (далее – Администрация МО).
1.4. Соблюдение правил ведения делопроизводства является обязательным для всех сотрудников Администрации и муниципальных учреждений. Ответственность за соблюдение правил ведения делопроизводства возлагается на управляющего делами администрации (далее – Управляющий делами). Сотрудники Администрации МО обязаны знать и выполнять все требования данной Инструкции. Все вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены с порядком работы, установленным в Администрации МО и настоящей Инструкцией.
1.5. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;
1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов возлагается на начальников (главный, ведущий) специалистов структурных подразделений Администрации МО.
1.7. Данной инструкцией предусматривается, что:
- содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя учреждения или лица, замещающего его;
- работники структурных подразделений Администрации МО несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;
- при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудник обязан передать по акту (сдаточной описи) все числящиеся за ним документы и дела ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.
1.8. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учёт и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий. Системы электронного документооборота, применяемые в Администрации МО, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.9. Сотрудники Администрации не вправе использовать в своих выступлениях в средствах массовой информации, а также передавать их представителям информацию, ставшую им известной в связи со служебной деятельностью, если на использование данной информации не дано специальное разрешение руководства Администрации.
1.10. Сотрудники Администрации несут персональную ответственность за сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.11. При утрате документа начальник (главный, ведущий) специалист структурного подразделения Администрации назначает служебное расследование, о результатах которого информирует Управляющего делами, а в случае разглашения содержащейся в документах служебной информации – докладывает об этом Главе района или его заместителю, в компетенцию которого входит решение вопросов защиты государственной тайны.
1.12. При работе с документами, поступившими в Администрацию, запрещается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.13. Работать с документами вне служебных помещений запрещается, кроме случаев служебной необходимости (командировки, выездные заседания, совещания, личные поручения руководства).
1.14. Перед уходом в отпуск, при выезде в командировку, на время болезни сотрудники Администрации обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику (внутри подразделения) или куратору.
1.15. Требования настоящей Инструкции обязательны для исполнения всеми сотрудниками Администрации.
1.16. Сотрудники Администрации, сотрудники муниципальных учреждений несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции по делопроизводству.
1.17. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами, обеспечение взаимозаменяемости сотрудников, ответственных за делопроизводство и электронный документооборот в структурных подразделениях Администрации, возлагается на их начальников (главных, ведущих) специалистов.
II. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, УТВЕРЖДЕНИЯ, ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ
В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
2.1. Инструкция по делопроизводству разрабатывается Управляющим делами в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» утвержденный приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71.
2.2. Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими подразделениями Администрации, заместителем главы района.
2.3. Инструкция утверждается Главой района после согласования с Экспертной комиссией (ЭК) Администрации МО. Согласование проводится в целях контроля соблюдения Администрации МО действующих законов Российской Федерации, Республики Саха (Якутия), нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов, как составной части Архивного фонда Республики Саха (Якутия).
2.4. Утвержденная Инструкция по делопроизводству размещается на официальном сайте Администрации и доводится Управляющим делами до сведения каждого сотрудника Администрации.
2.5. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется распоряжением Главы муниципального образования.
2.1. Основные понятия
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации;
электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно–цифровой форме;
автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина – направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда муниципального архива Оймяконского района;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Администрации;
формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
2.2. Создание документов в Администрации
Оформление реквизитов документов
2.2.1. Документы, создаваемые в Администрации МО, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
2.2.2. При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»:
01 - герб Оймяконского района, наименование Администрации МО – «Муниципальное образование «Оймяконский улус (район) Республики Саха (Якутия)»;
02 - наименование структурного подразделения - автора документа;
03- наименование должности лица - автора документа;
04- справочные данные об организации;
05 - наименование вида документа;
06 - дата документа;
07 - регистрационный номер документа;
08 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
09 - место составления (издания) документа;
10 - гриф ограничения доступа к документу;
11 - адресат;
12 - гриф утверждения документа;
13 - заголовок к тексту;
14 - текст документа;
15 - отметка о приложении;
16 - гриф согласования документа;
17 - виза;
18 - подпись;
19 - отметка об электронной подписи;
20 - печать;
21 - отметка об исполнителе;
22 - отметка о заверении копии;
23 - отметка о поступлении документа;
24 - резолюция;
25 - отметка о контроле;
26 - отметка о направлении документа в дело.
2.2.3. Бланки документов изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. Администрация МО вправе при подготовке документов использовать электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать образцам бланков, утвержденных Главой района.
Бланки документов используются строго по назначению и не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на Управляющим делами. Бланки должны храниться в закрываемых столах и шкафах.
2.2.4. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. (Приложение № 1).
2.3. Подготовка служебных документов
2.3.1. Документы, создаваемые в Администрации МО, оформляются в соответствии с требованиями «Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» утвержденный приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71.
Документы изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в форме электронных документов с применением текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12,13,14 через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Документы, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее: 30 мм - левое, 20 мм - верхнее, нижнее, 15 мм – правое. Абзацный отступ в тексте документа – 1,25 см.
2.3.2. Без бланка оформляются:
- внутренние документы (отчеты, докладные записки, информации и др.);
- документы, составленные от имени двух и более организаций, коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы, докладные записки и др.).
2.3.3. Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма оформляются на гербовых бланках стандартного формата А4.
2.3.4. Оформление указания по исполнению документа (резолюции) допускается на специальном бланке должностного лица формата А5 или А6 либо на отдельном листе формата А6.
2.3.5. Бланки, используемые в Администрации, разрабатываются сотрудниками ответственными за делопроизводство, с помощью компьютерной техники и утверждаются распоряжением Главы муниципального образования.
2.3.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов или в связи с переименованием подразделений осуществляется по разрешению (поручению) Главы муниципального образования. Соответствующие предложения вносятся Управляющим делами вместе с образцами предлагаемых бланков.
2.3.7. Гербовые бланки в цветном и одноцветном варианте изготавливаются средствами оперативной полиграфии (ксерокопии) или при помощи средств компьютерной техники. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску (черную).
2.3.8. При наличии технических возможностей:
- цветное изображение герба муниципального образования «Оймяконский улус (район)» воспроизводится на бланках подлинников:
- постановлений и распоряжений Главы муниципального образования.
- изображение герба муниципального образования «Оймяконский улус (район)» (в цветном и одноцветном вариантах) помещается на бланках документов:
- Главы муниципального образования;
- заместителей главы района
- одноцветное изображение герба муниципального образования «Оймяконский улус (район)» помещается на бланках структурных подразделений Администрации.
2.3.9. Герб муниципального образования «Оймяконский улус (район)» размещается на верхнем поле бланка документа диаметром не более: на бланках формата А4 – 20 мм, формата А5 – 15 мм, формата А6 – 10 мм.
2.3.10. Бланки документов разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов: реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. Если реквизиты бланка даются на двух языках, реквизиты в продольном бланке следует печатать на одном уровне – слева на русском языке, а справа – на государственном языке саха.
2.3.12. Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 30 мм – левое, 15 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.
2.3.13. В Администрации предусмотрено использование следующих видов бланков документов:
- бланк постановления Главы муниципального образования; (Приложение № 6).
- бланк распоряжения Главы муниципального образования; (Приложение № 7).
- бланк письма Администрации; (Приложение № 1).
- бланк письма должностного лица; (Приложение № 2,3,4,5).
- бланк протокола. (Приложение № 12,13,14).
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
2.4. Реквизиты документов
При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию. Каждый вид документов должен иметь свой формуляр (строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их распределения).
2.4.1. На бланках документа Постановления (Распоряжения) размещается герб муниципального образования «Оймяконский улус (район)», изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается в верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование организации». (Приложение № 6,7).
2.4.2. Наименование Администрации МО соответствует наименованию, указанному в Уставе Администрации МО.
2.4.3. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес Администрации МО, номер телефона, факса, адрес электронной почты.
2.4.4. Наименование вида документа должно соответствовать содержанию документируемого действия и указывается на всех документах, в т.ч. в гарантийном письме (за исключением деловых (служебных)писем).
2.4.5. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;
- словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 г.
Если документ подготовлен на бланке, то дата указывается в специально отведенном месте бланка. В случае если документ подготовлен не на бланке, дата проставляется ниже текста, рядом с подписью.
2.4.6. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций.
2.4.7. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.4.8. Адресат: Документы адресуют муниципальным учреждениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа руководителю организации (заместителю руководителя) указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
Например:
Главе муниципального образования
«Поселок Усть-Нера»
Роданич А.Е.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Например:
г-ну Иванову И.И.
г-же Ивановой И.И.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.
Например:
Главам поселений
Оймяконского района
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается. При адресовании документа более чем в четыре адресата составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адресата указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
АК «Якутскэнерго»
Ф. Попова ул, д.14
г. Якутск,677000
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.
Например:
Бельдовой М.В.
ул. Маяковского, 35, кв.12,
Якутск, 677008
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
2.4.9. Гриф утверждения документа проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, распоряжением) или решением коллегиального органа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Глава МО
«Оймяконский улус (район)»
______________________________________
(личная подпись (инициалы, фамилия)
20.09.2020
При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением
МО «Оймяконский улус (район)»
от 20.09.2018 №150
Перечень документов, подлежащих утверждению в Администрации МО, приводится в Приложении № 20.
2.4.10. Заголовок к тексту - краткое содержание документа.
Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чём?», он начинается с предлога "О" ("Об"):
- приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
- приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
- письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа:
- акт (чего?) приема-передачи дел
- протокол (чего?) заседания экспертной комиссии
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.
В приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.
2.4.11. Текст документа должен быть составлен грамотно и по возможности кратко. Должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста и в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительного в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множительного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы наименованием признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации – автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В распорядительных документах Учреждения, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов (общего собрания) текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");
- от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым";
- от третьего лица единственного числа Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)» не возражает»).
При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При указании в тексте фамилии лица, инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
- вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Иванова!
Уважаемый Иван Иванович!
Уважаемая Иванна Ивановна!
Уважаемые господа!
- заключительная этикетная фраза: «С уважением, …».
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
Деловое письмо обычно завершают заключительной этикетной формулой – устойчивым выражением, проявляющим уважение, надежду на дальнейшее сотрудничество или сожаление о прекращении сотрудничества или утрате тех или иных возможностей, например:
- Надеемся на дальнейшее сотрудничество;
- Сожалеем о возникших трудностях.
Заканчиваться деловое письмо может фразой, содержащей выражение уважения, наименование должности ответственного лица, подписывающего данное письмо, его собственноручную личную подпись и расшифровку подписи:
С уважением, …
Обратите внимание! Завершающая формула вежливости «С уважением» применяется только в том случае, если письмо начиналось с обращения «Уважаемый (Ф.И.О. или должность)!», но не является обязательной. В зависимости от ситуации повторное выражение уважения может быть неуместным и выглядеть проявлением подобострастия, уничижения или иронии.
2.4.12. Отметка о приложении
Отметка о приложении должна содержать сведения о документе, прилагаемом к основному документу или о том, что документ является приложением к основному документу.
Отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
- если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
- если приложение не названо в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:
Приложение: 1. Программа курсов повышения квалификации на 3л. в 2 экз.
2. Список приглашенных на курсы на 4 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают:
Приложение:
Отчет о проделанной работе за 2019 год в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Национального архива РС (Я) от 05.06.2018 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель, то на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, имена файлов, объём в байтах:
Приложение: DVD-R в 1 экз.
В распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях), правилах, инструкциях, положениях, отметка о приложении оформляется следующим образом:
- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается (приложение) или (приложение 1), (приложение № 1);
- на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к Распоряжению
МО «Оймяконский улус (район)»
№ 45 от 16.03.2005
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением
МО «Оймяконский улус (район)»
от 20.09.2018 №150
2.4.13. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
- на последнем листе документа под текстом;
- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Пример -
СОГЛАСОВАНО
Начальник УГО ЧС и ОПП
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.
Пример -
СОГЛАСОВАНО
Улусным (районным) Советом
депутатов МО «Оймяконский улус (район)»
(протокол от ________№____)
Пример -
СОГЛАСОВАНО
Письмом УГО ЧС и ОПП
от ___________№______
2.4.14. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Пример -
Руководитель Подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Пример –
Начальник Управления
экономики и прогнозирования Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
Пример -
Руководитель Подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Пример -
Заместитель директора
по финансовым вопросам Подпись И.О. Фамилия
Заместитель директора по
административным вопросам Подпись И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
Пример –
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
Пример –
И.о. главы муниципального образования Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
Главы муниципального образования Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
2.4.15. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").
2.4.16. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.
Например:
Забелин Иван Андреевич
+7(964) 924-45-67
Отметка о рассылке и об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера (9-10).
2.4.17. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Пример -
Верно
Управляющий делами Подпись И.О. Фамилия
Дата
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год") и заверяется печатью Администрации МО.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
2.4.18. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
2.4.19. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Пример -
Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения к 10.11.2018.
Подпись
Дата
2.4.20. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, обозначается словом Контроль или буквой К на верхнем правом поле документа.
2.4.21. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
2.5. Подготовка проектов правовых актов Главы района
Общие положения
2.5.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Главы района осуществляется структурными подразделениями Администрации в порядке, установленном актами Главы района.
2.5.2. При составлении проектов правовых актов Главы района учитываются положения:
- Закона Республики Саха (Якутия) от 25 декабря 2003 года З № 200–III «О правовых актах органов государственной власти Республики Саха (Якутия)»;
- Закона Республики Саха (Якутия) от 16 октября 1992 года № 1170–XII «О языках в Республике Саха (Якутия)»;
- Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 13 мая 2003 года № 957 «О дополнительных мерах по обеспечению единства правового пространства Российской Федерации в Республике Саха (Якутия)»;
- постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 11 сентября 1998 года
№ 413 «О введении государственных языков Республики Саха (Якутия) в делопроизводство государственных органов, предприятий, учреждений организаций»;
- постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 октября 2009 года
№ 418 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)»;
- Устава муниципального образования «Оймяконский улус (район)» Республики Саха (Якутия) (принят решением Улусного (районного) Совета депутатов от «04» июля 2011 года № 105).
2.5.3. Правовые акты Главы района подлежат обязательному официальному опубликованию, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну или сведения конфиденциального характера.
Официальное опубликование правовых актов осуществляется путем их опубликования в районной газете «Северная заря», а также размещение на официальном сайте муниципального образования «Оймяконский улус (район)» https:mr-ojmjakonskij.sakha.gov.ru
2.6. Правила оформления проектов правовых актов
(Постановлений и Распоряжений)
Главы муниципального образования
Проекты постановлений, распоряжений оформляются на бланках установленной формы. Датой постановления, распоряжения является дата его подписания.
Акты регистрируются у Управляющего делами по порядку номеров в пределах календарного года. Постановления, распоряжения по основной деятельности, распоряжения содержащие информацию ограниченного распространения, распоряжения по личному составу и распоряжения по административно хозяйственной деятельности, регистрируются отдельно.
Постановления, распоряжения Главы администрации муниципального образования имеют следующие реквизиты: герб муниципального образования «Оймяконский улус (район)»»; наименование Администрации МО; вид документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ); место составления (издания) документа; дата; регистрационный номер; наименование документа (заголовок к тексту); подпись должностного лица.
Заголовок к тексту акта должен кратко и точно отражать содержание текста акта. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. (Приложение 6,7).
2.7. Об утверждении Регламента районной администрации
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 – 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 12 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст акта может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если акт издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту.
Преамбула в проектах постановлений завершается словом постановляю, которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением акта.
Если акт изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие–то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится акт, перечисляются в указателе рассылки.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа проекта или на отдельном листе согласования (визирования).
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (имя и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.
Постановления, распоряжения подписывает Глава района, а в его отсутствие – лицо, его замещающее.
Приложения к проектам актов (постановлений, распоряжений) печатаются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов актов.
При наличии нескольких приложений приложения нумеруются.
2.8. Подготовка проектов правовых актов Главы муниципального образования
2.8.1. Глава администрации муниципального образования в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Республики Саха (Якутия), уставом муниципального образования, нормативными правовыми актами Районного Совета депутатов, издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Саха (Якутия), а также распоряжения по вопросам организации работы Администрации.
2.8.2. Проекты муниципальных правовых актов и предложения о принятии правовых актов, также изменений и дополнений к ним могут быть внесены Главой района, депутатами Районного Совета, инициативными группами граждан, а также прокуратурой района.
2.8.3. Проекты постановлений и распоряжений должны быть согласованы по установленной форме (приложение № 8):
в обязательном порядке:
- с заместителем Главы;
- с заместителем Главы, курирующим данный вопрос;
-с руководителем структурного подразделения Администрации, управления, в котором разработан проект;
в случаях, если вопрос касается финансирования из средств местного бюджета муниципального района в обязательном порядке:
-с заместителем Главы;
- с начальником управления экономики и прогнозирования;
- с руководителем управления финансов МО „Оймяконский улус (район)“;
- с главным бухгалтером Администрации;
по организационным вопросам деятельности Администрации в обязательном порядке:
- с Управляющим делами администрации МО «Оймяконский улус (район)».
По отдельным проектам разработчики могут дополнительно указать должностных лиц, с которыми требуется согласование.
Отказ в согласовании без мотивированного заключения не допускается.
2.8.4. Если в процессе согласования (экспертизы) проекта выявляется необходимость внесения в него существенных изменений, он подлежит доработке и повторному согласованию.
2.8.5. В случае составления проекта распоряжения о создании комиссий проект должен быть согласован по установленной форме с лицами, указанными в составе комиссии.
В случае невозможности получения письменного согласия допускается получения согласия по телефону, о чем делается соответствующая отметка на листе согласования.
2.8.6. Согласованные проекты постановлений и распоряжений представляются на предварительную подпись Главы района.
2.8.7. После оформления проекты постановлений и распоряжений с присвоенными номерами представляются на окончательную подпись Главы района.
2.8.8. Подписанные постановления и распоряжения Главы передаются исполнителям, согласно листу рассылки (приложение № 9), который заполняется разработчиком.
III. ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ
Состав документов Администрации
В деятельности Администрации создается комплекс документации, включающий:
- Нормативные правовые и распорядительные документы: постановления, распоряжения Главы района, протоколы заседаний (совещаний) (совещательных, координационных, экспертных и других органов);
- организационно–правовые: положения, регламенты, правила, инструкции, договоры, соглашения, штатное расписание и т.п.;
- планово–отчетная: планы, прогнозы, программы, отчеты, обзоры и т.п.;
- информационно–справочные документы: служебная переписка, аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, справки, сводки, уведомления, телеграммы и телефонограммы и т.п.;
- документы по личному составу (заявления, трудовые договоры, контракты, личные карточки, характеристики, учетные формы и др.);
- регистрационные: книги, журналы, картотеки.
3.1. Положения, правила, инструкции
3.1.1. Положение, правила, инструкция – нормативные документы, предназначенные для нормативно–правовой регламентации деятельности Администрации, устанавливающие определенный порядок, нормы работы Администрации в целом или по отдельным направлениям (процессам) деятельности.
3.1.2. Положение – нормативный акт, регламентирующий деятельность конкретной организационной структуры или порядок осуществления управленческого действия, например: Положение об Администрации, положение о премировании.
3.1.3. Правила – нормативный правовой акт, содержащий системно связанные между собой нормы, требования, предписания осуществления какой–либо деятельности.
3.1.4. Инструкция – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические и иные способы выполнения определенного вида деятельности (работ) или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
3.1.5. Положения (правила, инструкции) печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты: наименование органа, наименование вида документа, связанное с заголовком к тексту (обозначением краткого содержания или назначения документа), гриф утверждения, текст, визы.
Наименование органа – Администрация.
Вид документа – положение (правила, инструкция).
Наименование документа (заголовок к тексту) – должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется положение (правила, инструкция). Обозначение вида документа и заголовок к тексту положения (правил, инструкции) согласуются, например: Правила внутреннего трудового распорядка.
Гриф утверждения. Положение (правила, инструкция) утверждается распоряжением Главы района после согласования с соответствующими структурными подразделениями и должностными лицами. Гриф утверждения оформляется на первой странице положения (правил, инструкции) с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.
Текст правил (положения, инструкции) состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. Разделы и подразделы могут иметь собственные заголовки. Нумерация разделов, подразделов, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Текст положения (правил, инструкции) носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «обязан», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
В первом разделе положения (правил, инструкции) – «Общие положения», указываются основания разработки, назначение нормативного акта, сфера его распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки документа, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Образцы оформления положения о структурном подразделении и должностной инструкции сотрудника Администрации приведены в (приложениях № 10, №11).
3.2. Протокол
3.2.1.Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
3.2.2.В Администрации протоколы издаются в полной форме, при которой фиксируются ход обсуждения вопроса и принятое по нему решение (приложение № 12,13,14).
3.2.3.Текст полного протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: фамилии председателя и секретаря; фамилии присутствующих и приглашенных, повестка дня.
Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:
Присутствовали 25 чел. (список прилагается).
Вводная часть заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За - …, против - …, воздержалось - …».
3.2.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года: протоколы общего собрания коллектива и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
3.2.5. При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам в электронном виде в соответствии с указателем рассылки. В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.
3.2.6. Протоколы печатаются на стандартном листе формата А 4 со шрифтом № 14 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера протокола.
Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
3.2.7. Материалы к обсуждению представляются сотрудниками, на которых возложена их подготовка в соответствии со сроками, предусмотренными в положениях о коллегиальных органах. Справки подписываются заместителями руководителя.
3.3.Соглашения (договоры)
3.3.1. Соглашение-договор в письменной форме о взаимных обязательствах. Текст соглашения (договора, контракта) фиксирует соглашения сторон об установлении каких либо отношений и регулирует эти отношения, например: договор о дружбе и взаимной помощи, о торгово-экономическом, культурном сотрудничестве.
3.3.2. Предложение о заключении соглашения (договора) должно содержать проект соглашения (договора) или его основные положения, обоснование целесообразности его заключения, оценку управления экономики и финансов о возможных финансово-экономических и иных последствиях заключения соглашения (договора). Юридическую экспертизу соглашения (договора) проводит специалист по правовым вопросам Администрации или МКУ Управление по муниципальным закупкам и правовой работе МО «Оймяконский улус (район)» РС (Я).
3.3.3. Право заключать (подписывать) соглашения (договоры) от имени Администрации имеет Глава района, в его отсутствии заместитель главы района.
3.3.4. После подписания соглашения (договора) проставляются печати сторон, дата и место подписания соглашения.
3.3.5. Соглашения оформляются в 2-х экземплярах (или в зависимости от количества сторон подписантов), для каждой из сторон Соглашения.
3.3.6. Регистрацию, общий контроль и хранение подлинников всех соглашений (договоров), заключенных от имени Администрации осуществляет специалист по правовым вопросам Администрации или МКУ Управление по муниципальным закупкам и правовой работе МО «Оймяконский улус (район)» РС (Я).
3.3.7. Исполнительным органом, ответственным за подготовку и реализацию договора (соглашения), осуществляется рассылка копий договоров (соглашений), заключенных от имени Администрации, в заинтересованные ведомства.
3.3.8. Подлинники сдаются специалисту по правовым вопросам Администрации или МКУ Управление по муниципальным закупкам и правовой работе МО «Оймяконский улус (район)» РС (Я) в недельный срок после даты их подписания.
3.3.9. Образец оформления соглашения (договора) приведен в (приложении № 15).
3.4. Служебная переписка
Служебная переписка – это различные виды официальных документов информационно–справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) – сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Деловое (служебное) письмо – документ информационно–справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма – документ информационно–справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно–справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
3.5. Служебные письма
3.5.1. Служебные письма различаются содержанием переписки (запросы, уведомления, претензии, требования, напоминания, подтверждения, разъяснения, просьбы, рекомендации, гарантии, сопроводительные письма и т.д.) и различными способами передачи информации.
3.5.2.Служебные письма Администрации готовятся:
- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
- как инициативные письма.
3.5.3. Содержание и сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Администрации. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов.
3.5.4. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов и не должен превышать более трех страниц.
3.5.5. Служебное письмо подписывается синими чернилами в двух экземплярах.
Первый экземпляр подлинника документа остается в деле структурного подразделения Администрации.
Второй экземпляр подлинника документа направляется адресату через приемную Администрации. Если адресатов несколько, делается копия документа.
В структурные подразделения Администрации документ направляется посредством внутреннюю сетевую связь SPEKERPHONE.
3.5.6. Отправляемые письма оформляются, регистрируются и вносятся в систему электронного документооборота с проставлением порядкового исходящего номера в пределах календарного года.
3.5.7. Служебные письма внутри Администрации направляются через систему электронного документооборота, внутреннюю сетевую связь SPEKERPHONE.
3.5.8. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы; служебные письма оформляются на стандартном листе бумаги формата A4.
При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:
- Герб муниципального образования «Оймяконский улус (район)»;
- наименование органа (должностного лица);
- должность лица, подписавшего документ;
- справочные данные об органе (долж ностном лице);
- адресат;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- наименование документа (заголовок к тексту);
- ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
- текст документа;
- отметка о наличии приложений;
- виза;
- подпись должностного лица;
- отметка об исполнителе (обязательно).
3.5.9. Датой письма является дата его подписания, исходящий номер письма и дата проставляются после подписания письма.
3.5.10. К служебным письмам составляется обязательный реквизит «наименование документа (заголовок к тексту)», отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.
3.5.11. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый...!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Документы должны быть написаны деловым стилем. Общелитературная лексика является основой любого документа. В официальных документах могут быть использованы также отраслевая или специальная терминология, устойчивые (шаблонные, стандартизованные) языковые обороты, например: в соответствии с…, в целях…, направляем Вам.
В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместе «я» и «он». Страдательные конструкции предпочтительнее действительных, например, вместо «мы выполним» – «нами будет выполнено», не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».
В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения: СНГ, МЖКХ, зам., и др.; графические – г–н, ж/д., кв.м. и др. Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. – годы, пп. – пункты и др.
Служебные письма излагаются: от 1–го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.), от 3–го лица единственного числа («Администрация не считает возможным...», «Управление предлагает рассмотреть возможность...»), на должностных бланках – от 1–го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о...», «Считаю возможным принять участие в...»);
3.5.12. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях, в том числе в положениях о структурных подразделениях Администрации и в должностных регламентах сотрудников, в которых должен быть предусмотрен порядок подписания документов в случае отсутствия .
3.5.13. Служебные письма при необходимости проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами Администрации.
Образец оформления служебного письма приведен в (приложении № 16).
3.6. Телеграммы
3.6.1. Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом их передачи, приема и доставки, передается по телеграфным каналам связи с помощью специальной аппаратуры в виде буквенно–цифрового текста. Телеграммы используются для оперативного решения служебных вопросов.
3.6.2. Прием и отправление телеграмм после получения текста телеграммы на бумажном носителе осуществляется секретарем Администрации в рабочее время в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи.
3.6.3. Поступившие телеграммы принимаются секретарем приемной Главы муниципального образования под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
3.6.4. Отправляемая телеграмма составляется в одном экземпляре, подписывается Глава муниципального образования.
3.6.5. Допускается прием многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом по списку адресов. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой.
3.6.6. Телеграммы в зависимости от приоритета обработки разделяются на категории (срочная, обыкновенная).
3.6.7. Телеграммы оформляются на чистых листах бумаги формата А4.
3.6.8. Категория, адрес, наименование адресата, текст телеграммы печатаются от левой границы текстового поля без абзацев, без выделения текста прописными буквами через 1,5 межстрочных интервала.
3.6.9. Текст составляется без союзов, предлогов и переносов слов.
3.6.10. Текст телеграммы не должен содержать более 300 слов.
3.6.11. Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами.
3.6.12. Знаки «точка», «запятая» и «кавычки», а также «скобка», «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны в телеграмме соответствующими символьными знаками.
3.6.13. Знаки «номер», «восклицательный знак» могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно («НР», «ВСКЛ» соответственно).
3.6.14. Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:
- отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);
- при необходимости отметка о виде телеграммы – СРОЧНАЯ;
- указания адреса получателя, по которому должна быть доставлена телеграмма;
- полного наименования адресата (наименование должности и Ф.И.О. адресата);
- текст телеграммы;
- должности, Ф.И.О. руководителя, подписавшего телеграмму.
3.6.15. В нижней части телеграфного бланка, под чертой, указываются: дата регистрации; исходящий регистрационный номер; должность, Ф.И.О. руководителя, подписавшего телеграмму; его личная подпись, при необходимости – печать; Ф.И.О. исполнителя, его контактный телефон.
3.6.16. Категория телеграммы проставляется составителем и указывается перед адресом.
3.6.17. Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Полный почтовый адрес получателя и наименование адресата должны содержать все необходимые сведения, обеспечивающие безусловную доставку телеграммы адресату. Ответственность за полноту и точность написания адреса возлагается на отправителя телеграммы.
3.6.18. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи должна быть указана должность и фамилия автора телеграммы, фамилия и телефон исполнителя.
3.6.19. После отправления телеграммы сотрудник Службы управления ставит на бланке отправленной телеграммы в правом нижнем углу роспись с указанием даты и времени отправления.
Образец оформления телеграммы приведен в (приложении № 17).
3.7. Телефонограммы
3.7.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
3.7.2. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.
3.7.3. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами, обеспечивающими идентификацию подписи отправляемой телефонограммы:
- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
- должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму;
- подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации с указанием должности, фамилии, имени и отчества;
- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
3.7.4. Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем, передача телефонограммы поручается руководителем ответственному сотруднику. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен прилагаться список адресов, по которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
3.7.5. Телефонограмма записывается в журнал по форме:
- дата, номер телефонограммы;
- время передачи;
- текст телефонограммы;
- должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма;
- должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;
- номер телефона.
3.7.6. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
3.7.7. Датой телефонограммы является дата ее передачи.
3.7.8. Рекомендуется применять специальные бланки для телефонограмм или составлять текст телефонограммы на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.
3.8. Факсограммы
3.8.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи информации с бумажного носителя, приема этой информации в виде копии (факсимиле) служебных материалов в Администрации и устанавливаются в служебных кабинетах по решению руководства Администрации.
3.8.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Администрации, осуществляется их руководителями.
3.8.3. При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- документ для передачи по каналу факсимильной связи визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения Администрации;
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения) не должен превышать 5 листов;
- документ по размерам изображения должен быть в пределах ограничительной рамки телефаксной аппаратуры (выполнен на бумаге формата А4);
- отправляемые документы должны быть напечатаны четким шрифтом или написаны контрастными (черными, темно–синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью;
- запрещены к передаче тексты документов и материалов ограниченного доступа, в том числе с грифом «Для служебного пользования», «Конфиденциально».
3.8.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения Администрации.
3.8.5. Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур по договоренности сторон может обладать юридической силой.
3.8.6. Прием и оперативная передача служебных документов в Администрации осуществляется через установленные официальные каналы факсимильной связи секретарем Администрации.
3.8.7. Круглосуточно в автоматическом режиме работает аппарат телефакса в приемной Главы района.
3.8.8. Поступившие факсограммы регистрируются в установленном порядке. На оригинале принятой факсограммы проставляется дата приема и регистрационный номер.
3.8.9. Факсограммы после регистрации передаются адресату в день их приема, срочные — немедленно, и после получения резолюции направляются исполнителю.
3.9. Электронные сообщения
3.9.1. Для официальной переписки электронными сообщениями с исполнительными органами государственной власти Республики Саха (Якутия), органами местного самоуправления используются электронные почтовые адреса.
3.9.2. Прием документов в электронном виде через официальные электронные адреса Администрации и регистрация осуществляется секретарем приемной Главы муниципального образования (ojmaadm@inbox.ru).
3.9.3. Электронные сообщения, поступающие на официальные электронные адреса, проходят прием, регистрацию, рассмотрение руководством и передача исполнителям аналогично документам на бумажных носителях.
3.9.4. Отправление по электронной почте адресатам и в улусную газету «Северная заря» правовых актов Главы муниципального образования осуществляет Управляющий делами или ответственные структурных подразделений.
3.9.5. Отправка документов в электронном виде может осуществляться сотрудниками Администрации из индивидуальных почтовых ящиков с обязательным согласованием руководства соответствующих структурных подразделений Администрации.
3.9.6. Направляемые электронной почтой документы должны быть подготовлены ответственным исполнителем структурного подразделения в полном объеме по комплектности, подписаны, зарегистрированы, отсканированы и сохранены в формате *.pdf, либо как изображение в форматах *.jpg или *.tiff. Разрешается использование средств архивирования.
3.9.7. Запрещается направление по электронной почте документов и материалов ограниченного доступа.
3.10. Записки (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого–либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
Докладная записка составляется в целях информирования руководителя о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений.
Докладная записка требует резолюции руководителя.
По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие–то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях и методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
В ней должностные лица излагают факты, предложения, информируют о завершении работы, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
Текст докладной записки, в зависимости от сложности содержания и необходимости аргументации, состоит из одной, двух или трех частей. Если текст состоит из трех частей, то: в первой части излагают причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа; во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения; в третьей части излагаются просьбы, предложения, рекомендации, которые, по мнению составителя необходимо предпринять.
Различают два вида докладных записок: внутренние и внешние. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней.
Внутренняя докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги, включает: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, инициалов и фамилии). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
Внешняя докладная записка оформляется на бланке и должна содержать: наименование учреждения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона.
Служебная записка (разновидность письма) – документ, используемый для оперативного обмена информацией между структурными подразделениями, является формой внутренней переписки.
Служебная записка, в целом, оформляется так же, как докладная записка. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения.
Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. Датой служебной записки является дата ее подписания.
Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы основного документа (плана, программы, отчета и т.д.) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого–либо поручения. По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.
Объяснительные записки, как приложения к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляют на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.
Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляют отдельные сотрудники. Такие записки могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Устанавливаются следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки: наименование структурного подразделения – автора документа; вид документа; дата документа, наименование документа (заголовок к тексту), если текст более 4 – 5 строк; адресат (должностное лицо); подпись.
До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.
IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
4.1. Принципы организации документооборота
4.1.1. Движение документов в Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.
4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними
в Администрации, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Администрации и должностными регламентами сотрудников.
4.1.3. При установлении требований к организации документооборота в Администрации следует исходить из следующих принципов:
- централизация операций по приему и отправке документов;
- распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
- организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
- исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
- однократность регистрации документов;
- устранение необоснованных согласований проектов документов;
- регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
4.1.4. В документообороте Администрации в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются внешняя (поступающая и отправляемая) и внутренняя документация.
4.1.5. Поступившая корреспонденция распределяется на документопотоки, направляемые:
- руководству Администрации;
- в структурные подразделения Администрации;
- отдельным исполнителям.
4.1.6. Основной задачей организации документооборота является достижение оперативности, унификации движения документов, максимального сокращения инстанций в маршрутах движения документов, однократности регистрации и единообразия их обработки. (Приложение № 18).
4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
Предварительное рассмотрение документов
4.2.1. Доставка корреспонденции в Администрацию осуществляется средствами почтовой, курьерской и различными видами электросвязи (телеграфной, телефонной, факсимильной связи и электронной почтой), доставляется сотрудниками Администрации и посетителями.
4.2.2. Прием, сортировка, первичная обработка, учет и регистрация поступающей корреспонденции осуществляется секретарем приемной Главы муниципального образования.
4.2.3. Первичный прием документов включает: проверку правильности адресования поступающих документов, правильность доставки и комплектности документов, целостность упаковки (пакета, конверта), вскрытие конвертов, проверку правильности вложений.
4.2.4. Поступившая корреспонденция вскрывается, за исключением конвертов с пометкой «Лично». Такие конверты регистрируются без вскрытия и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику.
4.2.5. Документы без указания конкретного адресата направляются по согласованию с Управляющим делами, исходя из содержания документа, на рассмотрение должностному лицу по направлениям деятельности в соответствии с установленным распределением обязанностей между должностными лицами.
4.2.6. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо.
4.2.7. Объемные и нестандартные документы принимаются в бумажном виде только с электронной копией документа.
4.2.8. Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
4.2.9. С конвертом передаются также документы (повестки, постановления), поступившие от следственных и судебных органов.
Регистрация поступающих документов
4.2.10. Регистрация документа – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного делопроизводственного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в контрольно–регистрационных формах.
4.2.11. Поступившие документы распределяются на подлежащие и не подлежащие регистрации.
4.2.12. Нерегистрируемые документы в соответствии с Перечнем нерегистрируемых, но подлежащих учету документов (приложение № 19), передаются в структурные подразделения Администрации по принадлежности с отметкой в журналах учета передачи документов.
4.2.13. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, информационные, отчетные, кадровые, служебные письма, обращения граждан и др.), как создаваемые в Администрации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц, независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.2.14. Документы, поступающие в Администрацию в адрес должностных лиц и структурных подразделений Администрации подлежат обязательной регистрации.
4.2.15. Данные о документах вносятся в систему электронного документооборота, которые хранятся не менее 5 лет.
4.2.16. На всех регистрируемых документах в нижнем правом углу первого листа документа проставляется специальным штампом отметка о поступлении с указанием даты поступления и регистрационного номера документа.
4.2.17. Документы в Администрации регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, отправляемые – в день отправления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
4.2.18. Документы от Администрации Главы и Правительства Республики Саха (Якутия), министерств, муниципальных образований, ведомств и организаций проходят первичную обработку и подлежат регистрации в день поступления.
4.2.19. При поступлении большого объема документов допускается производить регистрацию поступившей корреспонденции до первой половины следующего рабочего дня.
4.2.20. Документы, поступившие с пометками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию для последующей передачи адресату незамедлительно.
4.2.21. Во внерабочее время, в выходные и праздничные дни прием документов запрещен.
Порядок рассмотрения документов руководством
и доведения документов до исполнителей
4.2.22. Документы (письма) передаются на рассмотрение Главы муниципального образования только после регистрации в журнале или в системе электронного документооборота.
4.2.23. Документ вместе с бланком резолюции, на котором указан входящий регистрационный номер документа и дата поступления, направляется для рассмотрения Главы муниципального образования.
4.2.24. Секретарь приемной главы района вносит содержание резолюции в регистрационную карточку в систему электронного документооборота и направляет по системе исполнителям согласно резолюции.
4.2.25. Подлинники поступивших документов и резолюции остаются на хранение в приемной Администрации муниципального образования.
4.2.26. Ответственным исполнителям и соисполнителям, не имеющим доступа к системе электронного документооборота направляются копии документов на бумажном носителе или электронная версия по внутренней сети Администрации или на официальные электронные адреса структур (сотрудником, ответственным за отправку документов Администрации).
4.2.27. Документы, подлежащие направлению исполнителям, должны оперативно обрабатываться и отправляться в день их поступления.
4.2.28. Документы с пометкой «Вручить немедленно», «Срочно», «Весьма срочно» доставляются исполнителям немедленно.
4.2.29. Направление документа из одного структурного подразделения Администрации в другое осуществляется после присвоения регистрационного номера секретарем приемной главы муниципального образования через систему электронного документооборота в день выхода документа с резолюцией Главы муниципального образования.
4.2.30. При направлении исполнителям в системе электронного документооборота заполняются атрибуты документа, пункты поручений, сроки исполнения, определяются контролеры, координаторы и исполнители, руководитель структурного подразделения Администрации, которому направляется документ на исполнение, назначается координатором.
4.3. Организация работы с отправляемыми документами
Регистрация отправляемых документов
4.3.1. Ответственность за составление и оформление отправляемого документа в соответствии с установленными в Администрации правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение – исполнитель документа.
4.3.2. Проекты документов готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
4.3.3. До представления на подпись руководителю исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
4.3.4. Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости сотрудниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.
4.3.5. Документы, подписанные Главой муниципального образования и заместителями, руководством Администрации должны быть зарегистрированы.
4.3.6. Сотрудник ответственный за делопроизводство осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки.
4.3.7. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.3.8. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
4.3.9. Исходящему письму в журнале регистрации присваивается регистрационный порядковый номер.
4.3.10. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на втором экземпляре подлинника письма, остающемся в деле структурного подразделения Администрации.
4.3.11. Регистрация отправляемых писем осуществляется секретарем Администрации в Журнале регистрации отправляемой документации.
4.3.12. Сведения о регистрируемых отправляемых документах вносятся в систему электронного документооборота, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов.
4.3.13. Второй экземпляр подлинника отправляемого документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело.
Организация обработки и передачи отправляемых документов
4.3.14. Прием и отправление корреспонденции осуществляет секретарь главы района ежедневно в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации.
4.3.15. Документы из Администрации отправляются по почтовой и электросвязи, в том числе по электронной почте и систему электронного документооборота, а также через курьеров органов исполнительной власти, организаций, ведомств.
4.3.16. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
4.3.17. Решение о способе доставки документа адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение–исполнитель.
4.3.18. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
4.3.19. Отправление документов через почтовое отделение поселка Усть-Нера осуществляется секретарем муниципального образования один раз в неделю, кроме выходных и праздничных дней, с 9.00 до 16.00 часов.
4.3.20. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретарем Главы.
4.3.21. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса – в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), оформление реестра отправляемой корреспонденции, передачу на отправку в отделение связи поселок Усть-Нера.
4.3.22. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
4.3.23. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в приемную главы района с указанием номера телефона/факса адресата.
4.3.24. Отправление телеграмм по установленной форме осуществляется секретарем администрации муниципального образования по мере поступлений.
4.3.25. Обработка документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, осуществляет секретарь муниципального образования.
4.3.26. Секретарь муниципального образования проверяет правильность оформления отправляемых документов, производит сортировку документов по способу отправления.
4.3.27. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение.
4.4. Учет и анализ объема документооборота
4.4.1.Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности сотрудников, занятых в делопроизводстве.
4.4.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Администрацию и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
4.4.3.Объем документооборота – это количество документов, поступивших в Администрацию и созданных ею за определенный период времени.
4.4.4. При учете объема документооборота подсчитывается количество поступающих, отправляемых и внутренних документов.
4.4.5. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
4.4.6. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа), без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
4.4.7. При учете отправляемых документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.
4.4.8. Учет количества документов может проводиться по Администрации в целом (ежегодно) или по отдельным структурным подразделениям Администрации (ежеквартально). Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
4.4.9. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда.
4.4.10. При определении полного объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов и количество их экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения, которое выражается дробью, где числитель обозначает количество основного документа, а знаменатель – количество копий.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение № 21).
4.4.11. Результаты учета и данные об объеме документооборота за год обобщаются секретарем администрации и представляются руководству Администрации в виде отчетов статистического характера.
4.5. Организация контроля исполнения
4.5.1. Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное и качественное исполнение.
4.5.2. Контроль исполнения включает в себя:
- постановку документа на контроль;
- проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов;
- снятие с контроля;
- учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов;
- информирование руководителя о ходе исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины.
4.5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения распорядительных документов, поручения Окружной администрации, а также документы, поставленные на контроль исполнения руководителем Учреждения.
4.5.4. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К».
4.5.5. Контроль исполнения документов обеспечивается по поручению руководителя, заместителей руководителя отделом документооборота и контроля, который осуществляет учёт, ход исполнения и состояние исполнения контролируемых документов.
4.5.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день. Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем исходя их срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
4.5.7. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» - в течение одного дня, «срочно» - в 3-дневный срок, «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные – в срок не более 30 дней;
- по парламентским запросам – не позднее чем через 15 дней со дня получения;
- по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) – не позднее чем через 30 дней со дня получения;
- по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг – 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;
- по обращениям граждан – 30 дней со дня регистрации.
4.5.8. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя или его заместителя, давшего поручение, обоснование о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения. Обоснование должно быть направлено не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа.
Об изменении срока исполнения документа ответственный исполнитель должен проинформировать отдел документооборота и контроля.
4.5.9. Приостановить исполнение контрольного документа, а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший указание (поручение).
4.5.10. В случае исполнения документа несколькими сотрудниками подлинник направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
4.5.11. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения ответственный за контроль обязан передать другому работнику все контролируемые документы.
4.5.12. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах прохождения документа до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль с помощью напоминаний) в следующем порядке:
- задания последних лет - не реже одного раза в год;
- задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
- задания текущего месяца – за пять дней до истечения срока.
4.5.13. Документ считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.
4.5.14. Снятие документа с контроля осуществляет специалист приемной с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя.
4.6. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив на муниципальное хранение в соответствие с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства РФ, Министерства культуры и духовного развития РС(Я), а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Администрации МО.
4.7. Особенности работы с электронными документами
4.7.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Администрации.
4.7.2. Делопроизводство в Администрации ведется с использованием автоматизированной информационной системы электронного документооборота (далее – СЭД), предназначенной для учета, регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов.
4.7.3. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Администрации, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
4.7.4. Прием электронных документов из других организаций осуществляется секретарем администрации, отправка официальных электронных документов осуществляется секретарем администрации.
4.7.5. Автоматизированная обработка документов в структурных подразделениях осуществляется в условиях разграничения прав пользователей на доступ.
4.7.6. Ключевым элементом системы является рабочая станция, позволяющая иметь доступ к ресурсам системы и информационным массивам, не относящимся к категории ограниченного доступа, давать возможность выполнять допустимые функции после соответствующей настройки пользователю системы.
4.7.7. Применение и эксплуатация комплексной системы автоматизированной обработки документов, поступающих и направляемых в структурные подразделения, осуществляется по направлениям документационных процессов в Администрации.
4.7.8. Электронные и бумажные документы применяются и используются равнозначно в соответствии с действующим законодательством.
4.7.9. По договоренности корреспондентов документ может доставляться только в электронной форме.
4.7.10. При идентичности текстов электронного образа и бумажного документа подлинником является бумажный документ.
4.7.11. Электронная форма документа должна соответствовать письменной структуре документирования, установленной действующим нормативными актами. Не могут использоваться только в электронной форме документы: извещения; свидетельства; приглашения; медицинские документы; содержащие персональные данные; обеспечивающие права граждан; постоянного и долговременного хранения.
4.7.12. Документы, поступающие в Администрацию на бумажном носителе и создаваемые в Администрации, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.
4.7.13. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
4.7.14. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
4.7.15. Для подтверждения подлинности электронных документов в системе межведомственного электронного документооборота используются электронные цифровые подписи.
4.7.16. Электронная цифровая подпись используется для придания юридической силы электронному документу.
4.7.17. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.7.19. Применение электронной цифровой подписи в документах хранимых, обрабатываемых, передаваемых и получаемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, осуществляются в соответствии с нормативно–правовыми актами Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).
4.7.20. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно–справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота Администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, позволяющие однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ, при которых электронная цифровая подпись не используется.
4.7.21. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Администрации. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
4.7.22. При предоставлении сведений в электронном виде документы на бумажных носителях, как правило, не представляются, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно–телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59–ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
4.7.23. Автоматизированная система документационного обеспечения Администрации должна обеспечивать:
- возможность безбумажной технологии работы с документированной информацией;
- создание банка регистрационных данных в автоматизированных поисковых системах в целях эффективного его использования при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности;
- создание и использование базы данных: корреспондентов, форм документов, бланков, трафаретных текстов и текстовых заготовок, определенных стандартами в области автоматизированных информационных технологий;
- совместную обработку карточек документов (ввод, регистрация, контроль исполнения, установление и обеспечение связей между отдельными документами, списание в архив, выдача форм статистической отчетности);
- возможность проведения визирования (согласования) документов в электронной форме;
- запись и создание вспомогательной справочной картотеки (дублирование карточек) по месту регистрации на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения;
- возможность получения информации или подборки материалов по каждому из обязательных реквизитов документа (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе), месте нахождения документа в данный момент;
- наличие возможностей автоматизированного сбора и анализа статистических данных о движении документов;
- поддержка широкого спектра метаданных, позволяющих проследить историю документа на протяжении всего его жизненного цикла;
- контроль всех операций с документами (протоколирование действий) в электронной системе;
- организация и защита документов конфиденциального документооборота от несанкционированного доступа и утери информации, совместимость с сертифицированными средствами защиты информации (включая ЭЦП);
- создание электронного архива Администрации и автоматизации архивного дела;
- гарантию сохранности введенных, используемых и архивных документов, независимо от любых изменений в системе, на протяжении всего периода их хранения;
- возможности адаптации системы к требованиям пользователей.
4.7.24. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например: «Переписка об административно–хозяйственном обслуживании. Электронные документы».
4.7.25. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
4.7.26. Место хранения электронных документов до их передачи в Архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Администрации программно–технических средств, нормативных и методических документов Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия).
4.7.27. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Главой района, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
4.7.28. Структурные подразделения передают в муниципальный Архив носители электронных документов по описям с оформлением акта приема–передачи электронных документов с указанием носителя дел на архивное хранение.
4.7.29. С целью сокращения оперативного фонда системы, уменьшения времени поиска документов, а также обеспечения доступа к информации прошлых лет, защиты от сбоев и отказов в системе должны быть предусмотрены средства хранения резервных копий баз данных и архивации.
4.8. Порядок работы с электронными документами
4.8.1. Регистрация документа
Регистрация документа – запись учетных данных о документе, выбор журнала и типа связки, ввод краткого содержания документа, выбор типа и источника документа.
После создания и сохранения регистрационной карточки в базе данных, входящий или исходящий бумажный документ сканируется и прикрепляется к карточке.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Администрации в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно–контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
Наименование сведений о
документе
Характеристика информации, включаемой
в регистрационно–контрольную карточку
1. Адресант
Полное официальное и сокращенное наименование
организации или фамилия, инициалы лица –
отправителя документа (на основании бланка
документа или в соответствии с данными,
указанными в обращении гражданина)
2. Адресат
Полное официальное и сокращенное наименование
организации или фамилия, инициалы лица –
получателя документа (в соответствии с
реквизитом "Адресат")
3. Должность, фамилия
и инициалы лица, подписавшего документ
В соответствии с реквизитом "Подпись"
4. Вид документа
В соответствии с указанием вида документа на
бланке документа или на основании оценки
содержания документа
5. Дата документа
В соответствии с датой, обозначенной в документе
автором или на основании почтового штемпеля на
конверте, если в документе дата отсутствует
6. Номер документа
В соответствии с номером, присвоенным документу
автором
7. Дата поступления
документа
Дата, указанная в отметке о поступлении
(входящем штампе)
8. Входящий номер
документа
Номер, проставленный в отметке о поступлении
(входящем штампе)
9. Ссылка на исходящий
номер и дату документа
В соответствии со сведениями, указанными в
соответствующем реквизите
10. Наименование текста
Краткое содержание документа (заголовок к
тексту)
11. Индекс дела
Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на
место хранения документа
12. Сведения о переадресации документа
На основании резолюции на документе (реквизит
"Указания по исполнению")
13. Количество листов основного документа
Количество листов основного документа
14. Количество приложений
Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
Резолюция, или поручение руководителя,
определяющее характер исполнения документа и
срок исполнения
17. Должность, фамилия
и инициалы исполнителя
Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка
о конфиденциальности
В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения
доступа к документу" ("Для служебного
пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая
тайна" и др.)
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф ограничения доступа к документу; количество листов документа; наличие приложений; наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка об исполнителе; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; отметки о прохождении документа; срок хранения документа; индекс дела, статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД АДМИНИСТРАЦИИ
5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
5.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
5.1.2. Номенклатура дел составляется в целях правильной группировки исполненных документов в дела, систематизированного хранения документов и учета дел, определения сроков их хранения и оперативного поиска документов.
5.1.3. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Администрации. Документальный фонд Администрации – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Администрации составляют документы, созданные в Администрации и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
5.1.4. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в муниципальный Архив лежит на Управляющего делами.
5.1.5. В Администрации составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 22) и сводная номенклатура дел Администрации (приложение № 23).
5.1.6. Номенклатура дел структурного подразделения составляется начальниками структурных подразделений и специалистами администрации, согласовывается с муниципальным Архивом, подписывается секретарем администрации и представляется Управляющему делами.
5.1.7. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее Управляющему делами администрации МО.
5.1.9. В номенклатуре дел Администрации разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации. Названиями разделов номенклатуры дел Администрации являются названия структурных подразделений Администрации по штатному расписанию.
5.1.10. Номенклатура дел составляется на основе изучения Положения об Администрации, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Администрации и порядок ее документирования, Перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Администрации.
5.1.11. Один раз в 5 лет номенклатура дел Администрации согласовывается с экспертно–проверочной комиссией (далее – ЭПК) Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия).
5.1.12. Номенклатура дел Администрации утверждается Главой муниципального образования после ее согласования не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
5.1.13. В случае изменения функций и структуры Администрации номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия).
5.1.14. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе и помещают на внутренней (наружной) стороне шкафа.
5.1.15. Номенклатура дел готовится не менее чем в трех экземплярах: 1–й утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения, и хранится у секретаря администрации, 2–й используется в муниципальном Архиве как рабочий экземпляр. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись у Управляющего делами в электронном виде.
5.1.16. Для определения сроков хранения документов в Администрации применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения от 20 декабря 2019 года № 236.
5.1.17. Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в (приложении № 24)
5.2. Формирование дел и их текущее хранение
в структурных подразделениях Администрации
5.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела происходит в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
5.2.2. Дела формируются в Администрации децентрализовано, т.е. структурными подразделениями и специалистами Администрации.
5.2.3. Исполненные документы должны в 15–дневный срок подшиваться в сформированные дела.
5.2.4. Дела со дня их заведения до передачи в муниципальный Архив хранятся по месту их формирования пять лет после завершения делопроизводства.
5.2.6. Контроль за правильным формированием дел осуществляет муниципальный Архив.
5.2.7. Порядок формирования дел в структурных подразделениях Администрации, учета дел и организации их хранения приведены в (приложении № 25).
Формирование дел
5.2.8. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- копировать факсограммы на обычные листы бумаги;
- группировать в дело документы одного календарного года в хронологическом порядке, за исключением переходящих дел (личных, судебных и т.п.);
5.2.9. По объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.
5.2.10. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно–логической последовательности или их сочетании, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали ход решения вопроса.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Документы совещаний группируются в два дела: протоколы и решения совещания; документы к заседаниям.
Положения, должностные регламенты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов.
5.2.11. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
5.2.12. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ–ответ помещается за документом–запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы – по хронологическому.
Оформление дел
5.2.13. Дела Администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Оформление дел проводится ответственными лицами за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем муниципального Архива.
5.2.14. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению.
5.2.15. Полное оформление дела предусматривает: оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; нумерацию листов в деле; составление листа–заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Оформление обложки дела
5.2.16. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме черными – светостойкими чернилами и тушью.
5.2.17. На обложке дела указываются следующие реквизиты:
- наименование муниципального Архива, в который будут передаваться дела на хранение; наименование Администрации указывается полностью (в именительном падеже),
- наименование структурного подразделения – записывается название подразделения в соответствии с утвержденной структурой Администрации;
- индекс дела – проставляется буквенное и цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации;
- заголовок дела – переносится из номенклатуры дел Администрации;
- дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами;
- срок хранения дела – переносится на обложку дела из номенклатуры дел Администрации;
- архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) – проставляется в муниципальном Архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) (до этого он проставляется карандашом).
5.2.18. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
5.2.19. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения приведена в (приложении № 26).
Нумерация листов
5.2.20. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа–заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа. Нумерация иным способом не допускается.
5.2.21. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
5.2.22. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
5.2.23. Фотографии и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Заверительная надпись
5.2.24. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе – заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
5.2.25. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
5.2.26. Форма листа–заверителя дела приведена (в приложении № 27).
Внутренняя опись дела
5.2.27. Внутренняя опись документов дел составляется на постановления, распоряжения Главы района, протоколы совещаний у Главы муниципального образования и его заместителей, переписку с органами государственной власти, личные дела, наградные дела.
5.2.28. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме.
5.2.29. Внутренняя опись на наградные дела составляется по алфавиту награжденных лиц, с указанием номеров листов дела;
5.2.30. Внутренняя опись на личные дела сотрудников Администрации составляется в хронологическом порядке по дате поступления.
5.2.31. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
5.2.32. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
5.2.33. Форма внутренней описи документов дела приведена в (приложении № 28).
Подшивка дел
5.2.34. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.
5.2.35. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.
5.2.36. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Оформление дел временного хранения
5.2.37. Дела временного хранения хранятся в папках–скоросшивателях. Пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
Экспертиза ценности документов
5.3.1. В Администрации устанавливается комплекс работ, выполняемых в структурных подразделениях в целях подготовки дел к передаче на хранение в муниципальный Архив и на уничтожение.
5.3.2. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
- экспертизу ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
5.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК), действующая на основании положения, утверждаемого Главой муниципального образования.
5.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно начальниками структурных подразделений и специалистами Администрации, совместно с ЭК под методическим руководством муниципального Архива.
5.3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в муниципальный архив; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
5.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации, включая электронные документы.
5.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
5.3.8. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу приведен в (приложении № 29).
5.3.9. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения приведена в (приложении № 30).
5.3.10. Форма сводной описи дел постоянного хранения (приложение № 31).
5.3.11. Форма сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу (приложение № 32).
5.3.12. Форма описи дел электронного документа приведена в (приложение № 33).
Передача дел на архивное хранение
5.3.11. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Администрации подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на муниципальное хранение (приложение № 34).
5.3.12. Оформление дел проводится начальниками структурных подразделений и сотрудниками Администрации, при методической помощи и под контролем муниципального Архива.
5.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
5.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки, хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению.
5.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2016 году дела с 3–летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2019 г.).
5.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей Администрации (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
5.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Администрации одновременно).
5.4.5. Согласованные с ЭК Администрации акты утверждаются Главой муниципального образования только после утверждения ЭПК Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) описей дел постоянного хранения.
5.4.6. После утверждения Главой муниципального образования акты о выделении документов к уничтожению, дела утилизируются (после уничтожения дел в номенклатуре дел Администрации проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от... №...» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
5.4.7. Форма акта о выделении дел к уничтожению приведена в приложении № 35.
5.5. Использование документов муниципального Архива
5.5.1. Работники Администрации допускаются к работе с документами муниципального Архива в целях исполнения своих служебных обязанностей.
5.5.2. Дела и документы структурных подразделений Администрации предоставляются работникам подразделений, передавших их на архивное хранение, в соответствии с запросом во временное пользование на срок не более одного месяца.
5.5.3. Работникам других структурных подразделений Администрации дела и документы предоставляются по письменному запросу руководителя данного структурного подразделения, согласованному с руководством структурного подразделения Администрации, передавшего дела и документы в муниципальный Архив, а в случае отсутствия этого подразделения или его правопреемника – Управляющий делами.
5.5.4. Работники Администрации, допущенные к работе с документами муниципального Архива, несут персональную ответственность за сохранность архивных документов и использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
5.5.5. Информация социально–правового характера по письменным запросам граждан и организаций выдается муниципальным Архивом в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки. Срок исполнения запросов социально–правового характера не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.
5.5.6. Информация о документах ограниченного доступа выдается с разрешения Главы муниципального образования или его заместителей, Управляющего делами.
5.5.7. Подлинники решений Главы муниципального образования и материалы к ним из муниципального Архива не выдаются. Ознакомление с ними производится только в муниципальном Архиве под контролем его сотрудника.
VI. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ
6.1. Определения
6.1.1. Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
6.1.2. Печати подразделяются на следующие виды: гербовые и простые.
Гербовая печать – печать с воспроизведением герба муниципального образования «Оймяконский улус (район)», имеющая в центре клише печати зеркальное изображение герба муниципального образования «Оймяконский улус район)».
Простые печати ставятся на командировочных удостоверениях.
6.1.3. Штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
6.2. Использование гербовой печати
6.2.1. Администрация имеет гербовую печать, иные печати, штампы для заверения документов, указанные в Положении об Администрации, положениях о структурных подразделений Администрации.
6.2.2. Печатью заверяются подписи Главы, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или распоряжением главы Администрации или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
6.2.3. Оттиск гербовой печати ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, согласно (приложению № 36) к настоящей Инструкции.
6.2.4. Простая круглая печать (без воспроизведения герба муниципального образования «Оймяконский улус (район)») ставится на командировочных удостоверениях.
6.2.5. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, состоящую из слова «Верно», указания должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи, даты заверения. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
6.2.7. Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает Глава муниципального образования.
6.2.8. В случае служебной необходимости по решению Главы муниципального образования допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
6.2.9. Все изготовленные печати и штампы подлежат учету Управляющему делами в специальном журнале с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).
6.2.10. Выдача печатей и штампов производится Управляющим делами начальникам структурных подразделений или персонально ответственным за их использование и хранение согласно должностным регламентам, под роспись в журнале учета печатей и штампов.
6.2.11. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений, занимаемых Администрацией, не допускается.
6.2.12. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением герба муниципального образования района «Оймяконский улус (район)» возлагается на Управляющего делами и отдел финансового обеспечения (бухгалтерия), ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.
6.2.13. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.
6.2.14. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату Управляющему делами, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
6.2.15. Форма журнала учета печатей и штампов приведена в (приложении № 37).
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
Администрации
МО «Оймяконский улус (район)»
от 26 февраля 2020 г. № 1
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК
Министерства культуры
и духовного развития РС (Я)
от «18»_марта___2020 г. №__3___
Приложение № 1
к п. 2.3.13.
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
ул. Ленина, 2 а, п. Усть-Нера, Оймяконский улус, РС(Я), 678730,
тел. 8 (41154) 2-13-00, факс 2-13-00, е–mail: ojmaadm@inbox.ru
_______________ 2020 г. № _________
На № __________ от _______________
Должность И.О. Фамилия
Образец общего бланка письма Администрации
Иванова Ирина Петровна
ведущий специалист
8 (41154) 2-00-00
Электронная почта
Приложение № 2
к п. 2.3.13.
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
Первый заместитель главы
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
Улуус баhылыгын бастакы
солбуйааччыта
ул. Ленина, 2 а, п. Усть-Нера, Оймяконский улус, РС(Я), 678730,
тел. 8 (41154) 2-13-00, факс 2-13-00, е–mail: ojmaadm@inbox.ru
_______________ 2020 г. № _________
На № __________ от _______________
Первый заместитель главы И.О. Фамилия
Образец бланка письма должностного лица
Иванова Ирина Петровна
ведущий специалист
8 (41154) 2-00-00
Электронная почта
Приложение № 3
к п. 2.3.13.
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
Заместитель главы
по социальным вопросам
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
Улуус баhылынын бастакы
солбуйааччыта
ул. Ленина, 2 а, п. Усть-Нера, Оймяконский улус, РС(Я), 678730,
тел. 8 (41154) 2-13-00, факс 2-13-00, е–mail: ojmaadm@inbox.ru
_______________ 2020 г. № _________
На № __________ от _________________
Заместитель главы по социальным вопросам И.О. Фамилия
Образец бланка письма должностного лица
Иванова Ирина Петровна
ведущий специалист
8 (41154) 2-00-00
Электронная почта
Приложение № 4
к п. 2.3.13.
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
Сааhын ситэ илик о5олор уонна кинилэр бырааптарын
көмүcкүүр хамыhыйа
ул. Ленина, 2 а, п. Усть-Нера, Оймяконский улус, РС(Я), 678730,
тел. 8 (41154) 2-13-00, факс 2-13-00, е–mail: ojmaadm@inbox.ru
_______________ 2020 г. № _________
На № __________ от _______________
Председатель КДН и ЗП
МО «Оймяконский улус (район)» И.О. Фамилия
Образец бланка письма должностного лица
Иванова Ирина Петровна
ведущий специалист
8 (41154) 2-00-00
Электронная почта
Приложение № 5
к п. 2.3.13.
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
Административная комиссия
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
Административнай хамыыhыйа
ул. Ленина, 2 а, п. Усть-Нера, Оймяконский улус, РС(Я), 678730,
тел. 8 (41154) 2-13-00, факс 2-13-00, е–mail: ojmaadm@inbox.ru
_______________ 2020 г. № _________
На № __________ от _________________
Председатель И.О. Фамилия
Образец бланка письма должностного лица
Иванова Ирина Петровна
ведущий специалист
8 (41154) 2-00-00
Электронная почта
Приложение № 6
к п. 2.3.13.
Проект
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е _________________________________________________________________
от______________2020 г. пос. Усть-Нера №______
Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка
в администрации МО «Оймяконский улус (район)»
В целях_____________________________________________________________
П О С Т А Н О В Л Я Ю:
1. Утвердить __________________________________________________________
2. Специалисту________________________________________________________
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на ___________
__________________________________________________________________________
Глава администрации
муниципального образования Подпись И.О.Фамилия
Образец оформления проекта
Постановления Главы администрации муниципального образования
____________________
Приложение № 7
к п. 2.3.13.
Проект
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
_________________________________________________________________
от______________2020 г. пос. Усть-Нера №______
Об утверждении образцов бланков администрации
МО «Оймяконский улус (район)»
В целях совершенствования работы с документами:
1. Утвердить прилагаемые образцы бланков служебных документов администрации МО «Оймяконский улус (район)».
2.Специалистам администрации МО «Оймяконский улус (район)» оформлять служебные документы на бланках установленной формы.
3.Управляющиму делами (Фамилия И.О.) обеспечить изготовление бланков установленной формы и вести их строгий учет.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на ведущего специалиста – секретаря (Фамилия И.О.).
Глава администрации
муниципального образования Подпись И.О.Фамилия
Образец оформления проекта Распоряжения
Главы администрации муниципального образования
____________________
Приложение № 8
к п.2.8.3.
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к МО «Оймяконский улус (район)»
(наименование документа)
Вопрос
Вносит
Готовил (Ф.И.О. № тел)
Председатель Районного Совета_________________________________________________
Первый заместитель Главы района ______
Заместитель Главы по общим вопросам муниципального образования _________________
Начальник управления экономики и прогнозирования __
Управляющий делами _______
Заинтересованные предприятия и учреждения
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Форма листа согласования к Постановлению и Распоряжению
____________________
Приложение № 9
к п.2.8.8.
ЛИСТ РАССЫЛКИ
к ________________________________________________________________________
(наименование вида документа полностью, без сокращений)
от ________________№ _____________
(дата документа)
№№
п/п
Кому адресовано
(Наименование организации,
Ф.И.О., должность)
Примечание
Отметка о доставке
ч/з АИС «АдмСЭД»
Всего _____________ экземпляров
Форма листа рассылки к документам
____________________
Приложение № 10
к п.3.1.5.
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации МО
«Оймяконский улус (район)»
Подпись И.О.Фамилия
Дата
ПОЛОЖЕНИЕ
о структурном подразделении Администрации
Общие положения
Структура (при наличии отдельных подразделений)
Задачи
Функции
Права
Ответственность
Организация работы (руководство)
Взаимоотношения (с другими организациями, подразделениями)
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись И.О.Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы района
Подпись И.О.Фамилия
Дата
Примерная структура Положения
о структурном подразделении Администрации
____________________
Приложение № 11
к п.3.1.5.
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации МО
«Оймяконский улус (район)»
Подпись И.О.Фамилия
Дата
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Наименование должности, Ф.И.О.
(в родительном падеже)
Общие положения
Функции
Должностные обязанности
Права
Ответственность
Взаимоотношения (связи по должности)
Критерии оценки работы
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения подпись И.О.Фамилия
Ознакомлен _____________ подпись И.О.Фамилия
Дата
Образец оформления
должностной инструкции сотрудника Администрации
____________________
Приложение № 12
к п.2.3.13.
П Р О Т О К О Л
заседания (совещания) наименование коллегиального органа
в родительном падеже
________________________________________________________________________________
п.Усть-Нера
_________________ 2020 г. №_________
Председательствующий – Фамилия И.О.
Секретарь – Фамилия И.О.
Присутствовали: (указываются инициалы, фамилии присутствующих).
Если число участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество – «Присутствовали: 00 человек (список прилагается)». При этом список присутствующих прилагается на отдельном листе в алфавитном порядке, столбцом.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Первый вопрос (формулировка). Вопрос формулируется с предлогом «О (об)».
Доклад …(наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).
2. Второй вопрос (формулировка). Вопрос формулируется с предлогом «О (об)».
Доклад (оформление аналогичное первому вопросу).
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. – краткая запись выступления
Фамилия И.О. – краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме, исполнитель, срок исполнения.
Содержание пункта печатается через 1,5 интервала. Каждый новый пункт печатается с абзаца.
1.2. Пункт второй оформляется аналогично по первому вопросу.
2. СЛУШАЛИ:
Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель подпись И.О. Фамилия
Секретарь подпись И.О. Фамилия
Образец оформления полного протокола
Приложение №13
к п.2.3.13.
П Р О Т О К О Л
планерного совещания
у (наименование должности руководителя в родительном падеже)
И.О. ФАМИЛИЯ
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Место составления
__________________2020 г. № _________
Присутствовали: … человек (список прилагается)
или
Фамилии и инициалы в алфавитном порядке
или
Наименование должности – Фамилия И.О.
Наименование должности – Фамилия И.О.
Наименование должности – Фамилия И.О.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
I. Первый вопрос (формулировка).
Вопрос формулируется с предлогом «О (об)».
______________________________________________
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
1.1. Содержание принятого решения.
1.2. Содержание принятого решения.
II. Второй вопрос (формулировка).
Вопрос формулируется с предлогом «О (об)».
______________________________________________
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
2.1. Содержание принятого решения.
2.2. Содержание принятого решения.
Наименование должности
руководителя Личная подпись И.О. Фамилия
Образец оформления краткого протокола
планерного совещания у должностного лица
Приложение № 14
к п.2.3.13.
П Р О Т О К О Л
СОВЕЩАНИЯ
по вопросу о…(с руководителями … …. улуса (района),
рабочего совещания по …; комиссии по …)
_____________________________________________________________________________
п.Усть-Нера
_________________ 2020 г. №________
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
Наименование должности
И.О.ФАМИЛИЯ
Присутствовали: …. человек (список прилагается)
или
Наименование должности – Фамилия И.О.
Наименование должности – Фамилия И.О.
Наименование должности – Фамилия И.О.
_____________________________________________________________________________
I. Первый вопрос (формулировка).
Вопрос формулируется с предлогом «О (об)».
______________________________________________
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
1.1. Содержание принятого решения.
1.2. Содержание принятого решения.
II. Второй вопрос (формулировка).
Вопрос формулируется с предлогом «О (об)».
______________________________________________
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
2.1. Содержание принятого решения.
2.2. Содержание принятого решения.
Наименование должности
председательствовавшего Личная подпись И.О.Фамилия
Образец оформления краткого протокола
коллегиального органа
____________________
Приложение № 15
к п. 3.3.9.
Проект
С О Г Л А Ш Е Н И Е
между администрацией муниципального образования «Оймяконский улус (район)»
и Международным фондом «…» о сотрудничестве и партнерстве
п.Усть-Нера
_________________2020 г. №______
Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)» и Международный фонд «…», далее именуемые Сторонами, в целях дальнейшего развития долгосрочного сотрудничества и партнерства………………………………………………………………., согласились о нижеследующем:
Статья 1. Предмет соглашения
Статья 2. Обязанности сторон
Статья 3. Ответственность сторон
Статья 4. Срок действия соглашения
Статья 5.
Статья 6. Подписи сторон
За Международный фонд
«…»
_______________(расшифровка подписи)
Дата
За Администрацию
муниципального образования
«Оймяконский улус (район)»
_______________(расшифровка подписи)
Дата
Образец оформления соглашения (договора)
____________________
Приложение № 16
к п. 3.5.13.
РЕСПУБЛИКА САХА (ЯКУТИЯ)
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
ул. Ленина, 2 а, п. Усть-Нера, Оймяконский улус, РС(Я), 678730,
тел. 8 (41154) 2-13-00, факс 2-13-00, е–mail: ojmaadm@inbox.ru
_______________ 2020 г. № _________
На № __________ от _________________
Руководителю
органа исполнительной власти
Республики Саха (Якутия)
Фамилия И.О.
СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО
О представлении предложений …
Уважаемый _________________________________!
На основании постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 3 ноября 2010 года № 490 «Об утверждении Регламента Правительства Республики Саха (Якутия)»…
(Далее текст не приводится)
Приложение: на …л. в …экз.
С уважением,
Подпись И.О.Фамилия
,
Иванова Ирина Петровна
ведущий специалист
8 (41154) 2-00-00
Образец оформления служебного письма
____________________
Приложение № 17
к п. 3.6.19.
ТЕЛЕГРАММА
ГЛАВАМ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ=
14 АПРЕЛЯ 2017 ГОДА 15.00 ЧАСОВ МЕСТ. ВРЕМЕНИ СОСТОИТСЯ СЕЛЕКТОРНОЕ СОВЕЩАНИЕ ПОВОДУ ПРОТИВОПАВОДКОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ.
ЯВКА ОБЯЗАТЕЛЬНА=
ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ - И.О. ФАМИЛИЯ
________________________________________________________________________________
06 апреля 2017 года №3
Глава муниципального образования подпись И.О. Фамилия
Образец оформления телеграммы
____________________
Приложение № 18
к п.4.1.16.
Форма таблицы (граф) журнала с грифом
«Для служебного пользования»
Таблицы–графы
журнала регистрации поступающих документов
с грифом «Для служебного пользования» для Администрации
Левая сторона листа
Порядковый регистрационный
номер поступившего документа
Дата
поступления
документа
Исходящий
номер и дата
поступившего документа
Откуда поступил
Краткое
содержание
1
2
3
4
5
Правая сторона листа
Кол–во листов основного документа
Кол–во листов приложения
Кому
адресован
документ
Расписка в получении
и дата
Кому передан
на исполнение
(подпись, дата)
Примечание
6
7
8
9
10
11
Таблицы–графы
журнала учета поступающих документов с грифом «Для служебного пользования
для структурных подразделений Администрации
Левая сторона листа
Порядковый учетный
номер,
дата
получения
Номер и дата
поступившего
документа
Откуда поступил
Краткое
содержание
1
2
3
4
Правая сторона листа
Кол–во листов основного документа
Кол–во листов прило–жения
Кому передан документ на исполнение,
расписка и дата
Расписка в получении документа от исполнителя
и дата
Номер дела (тома), в которое подшит документ и номера листов
Отметки о проверке наличия документа
Примечание
(количество копий, кому отметка об исполнении)
и т.д.
5
6
7
8
9
10
11
____________________
Приложение № 19
к п. 4.2.12.
Перечень нерегистрируемых,
но подлежащих учету документов
1. Пакеты и конверты с пометкой «лично»
2. Бухгалтерские документы (передаются в бухгалтерию)
3. Периодические издания (газеты, журналы)
4. Печатные издания (книги, литература)
5. Рекламные материалы, плакаты
6. Поздравительные письма и пригласительные билеты, открытки
7. Прогнозы погоды
8. Официальная статистическая информация
9. Нормативные правовые акты Российской Федерации и Республики Саха (Якутия)
10. Извещения о почтовых отправлениях
11. Учебные планы, программы
12. Ежедневные оперативные сводки МЧС по РС(Я)
13. Исходящие документы, возвращенные в Администрацию за ненахождением адресата
____________________
Приложение № 20
к п. 2.4.9.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ УТВЕРЖДАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций).
2. Графики работ, отпусков.
3. Инструкции, должностные инструкции..
6. Номенклатура дел организации.
8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).
9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).
12. Порядки.
13. Правила.
14. Положения
Приложение № 21
к п. 4.4.10.
СПРАВКА
об объеме документооборота
за _____________________ 201____ года
(отчетный период)
Документы
Количество документов
Всего
Подлинники
Тираж
поступающие
отправляемые
внутренние
Итого
Наименование должности
руководителя подразделения _____________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
Дата
Форма сводки об объеме документооборота
Приложение № 22
к п. 5.1.5.
Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)»
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
____________ № ___________
п.Усть-Нера
На _____________ год
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, частей)
Кол–во
дел (томов,
частей)
Срок хранения
дела (тома, части)
и № статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
Название раздела
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Заведующий муниципального архива Подпись И.О.Фамилия
Дата
Форма номенклатуры дел структурного подразделения Администрации
____________________
Продолжение приложения № 22
к п. 5.1.5.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2020 году
в администрации муниципального образования «Оймяконский улус (район) Республики Саха (Якутия)
По срокам хранения
Всего
В том числе
переходящих
с отметкой ЭК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет вкл.)
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись И.О.Фамилия
Дата
Форма номенклатуры дел структурного подразделения Администрации
____________________
Приложение № 23
к п. 5.1.5.
Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)»
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
МО «Оймяконский улус (район)»
_____________ И.С. Сивцев
_________________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2020 год
п. Усть-Нера
Индекс дела
Заголовок дела
К-во ед.хр
Срок хранения
и № статьи
по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
01. ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ ПО СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ
1-01
Законодательные и иные нормативные правовые акты государственных органов Российской Федерации
ДМН
ст.1 «б»
Относящиеся к деятельности администрации
1-02
Законодательные и иные нормативные правовые акты государственных органов Республики Саха (Якутия)
ДМН
ст.1 «б»
Относящиеся к деятельности организации
1-03
Постановления главы МО «Оймяконский улус (район)» по основным направлениям деятельности (копии)
ДМН
Подлинник
02-08
1-04
Документы (протоколы, справки, сведения, информация и др.) районной комиссии по работе с религиозными организациями
5 л. ЭПК
ст. 59
После завершения деятельности районной комиссии
Главный специалист по делопроизводству
и контролю исполнения Подпись И.О.Фамилия
Дата
Заведующий муниципального архива Подпись И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации
МО «Оймяконский улус (район)»
от ________________ № ____.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК
Министерства культуры
и духовного развития РС(Я)
от ________________ № _____
Продолжение приложения № 23
к п. 5.1.5.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2017 году
в администрации муниципального образования «Оймяконский улус (район) Республики Саха (Якутия)
По срокам хранения
Всего
В том числе
переходящих
с отметкой ЭК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет вкл.)
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись И.О.Фамилия
Дата
Форма номенклатуры дел Администрации
____________________
Приложение № 24
к п. 5.1.17.
ПОРЯДОК
ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ
Номенклатура дел Администрации составляется по установленной форме.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 2–5, где 12 – индекс структурного подразделения, 5 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы Администрации по основной деятельности.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название Администрации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например: «Документы (справки, сведения, переписка) о рассмотрении обращений граждан».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с Прокурором района по правовым вопросам».
При обозначении в заголовках дел административно–территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно–территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с главами администраций муниципальных образований о социальной защите населения».
Если содержание дела касается одной административно–территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: «Переписка с Постоянным представительством РС (Я) по Дальневосточному региону (г. Хабаровск) о поставке оборудования».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые отчеты отдела о работе с подотчетными лицами».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно–распорядительную документацию (законодательные, нормативные правовые акты Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), распорядительные акты органа местного самоуправления, поручения, протоколы совещаний у руководства органа местного самоуправления, положения о структурных подразделениях, должностные регламенты), затем планово–отчетную документацию (планы, программы, отчеты, информации), после располагаются документы об основной (профильной) деятельности структурного подразделения, переписка с федеральными и республиканскими органами власти, сторонними организациями, регистрационные документы (журналы, база данных), завершает каждый раздел номенклатура дел структурного подразделения. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия) срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009), о выделении дел к уничтожению, о местонахождении подлинников документов, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
Если в течение года в Администрации возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
____________________
Приложение № 25
к п. 5.2.7.
ПОРЯДОК
ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ В АДМИНИСТРАЦИИ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
При формировании дел в структурных подразделениях Администрации необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
- помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
- по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно–логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Документы коллегии группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по кадровым вопросам.
При формировании распоряжений по кадровым вопросам формируются в отдельные дела распоряжения по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, распоряжения о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от распоряжений по другим вопросам (командировкам и т.д.).
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы органа местного самоуправления, его подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ–ответ помещается за документом–запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Администрации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
Дела со дня их заведения до передачи в муниципальный Архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки–регистраторы.
В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
- размещение дел;
- проверка наличия и состояния документов и дел;
- соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого–либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.
Периодически, как правило, перед передачей в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене должностного лица или руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации Администрации или его структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения Управделами. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта–заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Администрации.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист–заместитель с указанием – когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы муниципального образования с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
____________________
Приложение № 26
к п. 5.2.19.
Ф. №________
Оп.№_______
Д. №_______
Архивный отдел админитсрации муниципального образования
«Оймяконский улус (район)»
(наименование муниципального архива)
Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)»
(наименование органа местного самоуправления РС (Я)
Управление экономики и прогнозирования
(наименование структурного подразделения)
ДЕЛО № 2–14 ТОМ № _____
Распоряжения Главы муниципального образования
по основным вопросам
(заголовок дела)
10 января – 31 декабря 2016 года
(крайние даты)
На 40 листах
Хранить постоянно
Ф. № ____
Оп.№ ____
Д. № ____
Форма обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
____________________
Приложение № 27
к п. 5.2.26.
Лист–заверитель дела № ________
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов _____________________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________________
Особенности физического состояния и формирования
дела
Номера листов
1
2
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись Подпись И.О.Фамилия
Дата
Форма листа–заверителя дела
____________________
Приложение № 28
к п. 5.2.33.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № _______________
№№
пп
Индекс
документа
Дата
документа
Заголовок документа
Номера листов дела
Примечание
1
2
3
4
5
6
Итого___________________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись И.О.Фамилия
Дата
Форма внутренней описи документов дела
____________________
Приложение № 29
к п. 5.3.8.
ПОРЯДОК
СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО,
ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ (50, 75 лет)) ХРАНЕНИЯ
И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
В Администрации в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством муниципального Архива. По этим описям документы сдаются в муниципальный Архив.
Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации, которую готовит муниципальный Архив.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в Архив не позднее, чем пять лет после завершения дел в делопроизводстве.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи – валовый;
- порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с муниципальным Архивом;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью.
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальников муниципального Архива и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения Администрации составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в муниципальный Архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
____________________
Приложение № 30
к п. 5.3.9.
Наименование организации
Наименование структурного
подразделения
ОПИСЬ № __________
дел _________________________
N
п/п
Индекс
дела
Заголовок дела
Крайние даты
Срок
хранения
Количество
листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
Название раздела
В данную опись внесено _______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _______________________ по № __________________________, в том числе:
литерные номера: ________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации МО
«Оймяконский улус (район)»
от «____» мая 2020 г. № _____
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК
Министерства культуры
и духовного развития РС(Я)
от «____»_________2020 г. №______
Передал _____________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Принял _____________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ___________________________________________________ регистрационно-контрольных
(цифрами и прописью)
картотек к документам.
Наименование должности
работника архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу структурного подразделения
____________________
Приложение № 31
к п. 5.3.10.
Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)»
Фонд № 68
Опись № 1
дел постоянного хранения
за 2003-2014 гг.
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
МО «Оймяконский улус (район)»
__________________ И.С. Сивцев
от «____»___________________2020 г.
№ дела
Индекс
дела
Заголовок дела
Крайние
даты
Кол-во
листов
Прим-ние
1
2
3
4
5
6
2003 год
21.
Распоряжения главы МО «Оймяконский улус (район)» по основной деятельности, том 1
09 января 2007 г.-
05 апреля 2007 г.
215
22.
Распоряжения главы МО «Оймяконский улус (район)» по основной деятельности, том 2
09 апреля 2007 г. -
09 июля 2007 г.
231
2004 год
23.
Статистические данные района
за 2004 г.
225
24.
Документы (договоры, муниципальные контракты, уставы муниципальных предприятий, организаций) по обеспечению теплоснабжения и горячего водоснабжения
20 январь 2004 г. -
30 декабрь 2006 г.
230
В данную опись внесено ____________________________ дел с № _________________
(цифрами и прописью)
по № __________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О.Фамилия
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации МО
«Оймяконский улус (район)»
от «12» мая 2020 г. № 1
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК
Министерства культуры
и духовного развития РС(Я)
от «____»_________2020 г. №______
Форма сводной описи дел постоянного хранения
____________________
Приложение № 32
к п. 5.3.11.
Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)»
Фонд № 68
Опись № 4
дел по личному составу
за 2003-2014 гг.
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
МО «Оймяконский улус (район)»
__________________ И.С. Сивцев
от «____»___________________2020 г.
№ п/п
Индекс
дела
Заголовки дел
Крайние
даты
Срок хранения
Кол-во листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
2003 г.
1.
Лицевые карточки по заработной плате работников за апрель-декабрь 2003 год
50 лет
65
2004 г.
2.
Лицевые карточки по заработной плате работников за 2004 г.
50 лет
54
2005 г.
3.
Лицевые карточки по заработной плате работников за 2005 г.
50 лет
56
2006 г.
4.
Распоряжения главы администрации по личному составу
11 января 2006 г.
29 декабря 2006 г.
50 лет
120
5.
Лицевые карточки по заработной плате работников за 2006 г.
50 лет
55
В данную опись внесено ____________________________ дел с № _________________
(цифрами и прописью)
по № __________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О.Фамилия
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации МО
«Оймяконский улус (район)»
от «_____» мая 2020 г. № ____
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК
Министерства культуры
и духовного развития РС(Я)
от «____»_________2020 г. №______
Форма сводной описи дел временного (свыше 10 лет)
хранения по личному составу
____________________
Приложение № 33
к п. 5.3.10.
Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)»
Фонд № ____
Опись № ____
электронных дел, документов
постоянного хранения
за _________________ гг.
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
МО «Оймяконский улус (район)»
__________________ И.С. Сивцев
от «____»___________________2020 г.
№
п/п
Индекс
дела
Заголовок
дела
Крайние
даты
Объем,
Мб
Примечания
1
2
3
4
5
6
В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,
с № _____________________________ по № _________________________________.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
объемом ________________________________________ Мб.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации МО
«Оймяконский улус (район)»
от «____» мая 2020 г. № _____
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК
Министерства культуры
и духовного развития РС(Я)
от «____»_________2020 г. №______
Форма описи дел электронных документов
____________________
Приложение № 34
к п. 5.3.11.
ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ
НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование Администрации (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
наименование Администрации – указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, наименование Администрации было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;
наименование структурного подразделения – записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;
заголовок (наименование) дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела – указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжений о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа – заверителя дела.
Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Администрации, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в муниципальном Архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа–заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1–го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 – карта–склейка из 10 листов».
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе–заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.
Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе
2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно–исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках–скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
____________________
Приложение № 35
к п. 5.4.7.
Администрация
муниципального образования
«Оймяконский улус (район)»
А К Т
___________ № ___________
п. Усть-Нера
о выделении
к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
УТВЕРЖДАЮ
Глава муниципального образования
«Оймяконский улус (район)»
Подпись И.О.Фамилия
Дата
На основании ___________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № __________________________________________
(название фонда)
№№
п/п
Заголовок
дела или
групповой
заголовок
дел
Дата
дела или
крайние
даты дел
Номера
описей
Индекс дела
по
номенклатуре
или
№ дела по
описи
Коли–чество
дел
Сроки
хранения
дела
и номера
статей по
перечню
Приме–чание
1
2
3
4
5
6
7
8
Итого ____________________________________ ед. хр. за ________________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________________________ годы утверждены ЭПК
________________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ______________ № _____________________)
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от __________ № ___________
_____________________________
Документы в количестве ____________________________________________________ ед. хр.:
- на бумажном носителе весом _____________________________________________ кг. сданы
на уничтожение;
- на электронном носителе сданы на уничтожение _____________________________________
(способ уничтожения)
Продолжение приложения № 35
к п. 5.4.7.
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
____________________
Приложение № 36
к п. 6.2.3.
Примерный перечень документов,
на которых проставляется гербовая печать
Акты (приема оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
Доверенности (на получение товарно–материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно–техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);
Документы о награждении;
Должностные регламенты сотрудников;
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.)
Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);
Заключения и отзывы;
Исполнительные листы;
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово–хозяйственных операций;
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
Поручения (банковские; пенсионные; платежные (сводные) в банк и т.д.);
Положения (о структурных подразделениях, об управлениях, об отделах и т.д.);
Протоколы (согласования планов поставок и т.д.);
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
Смета расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.);
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);
Титульные списки;
Удостоверения должностных лиц;
Удостоверения к Почетным знакам района;
Штатные расписания и изменения к ним.
____________________
Приложение № 37
к п. 6.2.15
Журнал учета печатей и штампов
№№
п/п
Оттиск
печати
(штампа)
Наименование
печати
(штампа)
Дата
получения
печати
(штампа) от
изготовителя
Предприятие –
изготовитель,
дата и №
сопроводительного
документа
Кому выдана
(должность,
подразделение)
1
2
3
4
5
6
Роспись
работника
Дата возврата
печати
Роспись
работника
Дата уничтожения
печати
Дата,
номер акта
7
8
9
10
11
Форма журнала учета печатей и штампов
____________________
Российская Федерация
Республика Саха (Якутия)
Муниципальное образование «Оймяконский улус (район)»
МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
06.06.2020
№ 62
Об утверждении инструкции по делопроизводству
в Администрации МО «Оймяконский улус (район)»
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов в Администрации МО «Оймяконский улус (район)», распоряжаюсь:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации МО «Оймяконский улус (район)» согласно приложению.
2. Возложить на начальника архивного отдела (Зеленкова И.В.) методическое руководство организацией делопроизводства в Администрации МО «Оймяконский улус (район)».
3. Работникам Администрации МО «Оймяконский улус (район)» обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции.
4. Контроль исполнения настоящего распоряжения возложить на управляющего делами Администрации МО «Оймяконский улус (район)» (Данилевич С.О.).
Глава муниципального образования И.С. Сивцев
И Н С Т Р У К Ц И Я
по делопроизводству
Администрации МУНИЦИПАЛЬНОго образования
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
п. Усть-Нера
2020 г.
СОДЕРЖАНИЕ
I.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ...............................................................................................5-6
II. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, УТВЕРЖДЕНИЯ, ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ……..………………………………………….6
2.1.Основные понятия ........................................................................................................7-8
2.2.Создание документов в Администрации ……………………………………………..8
Оформление реквизитов документов ……..……………………………………………...9
2.3. Подготовка служебных документов ………………………………………………….9
2.4. Реквизиты документов …………………………...… ……………………………….10
Общие положения ……………………………………………………………...…………10
2.5. Подготовка проектов правовых актов Главы МО ………….....................................18
2.6. Правила оформления проектов правовых актов (Постановлений и Распоряжений) Главы муниципального образования ……………………………………………………………18
2.7. Об утверждении Регламента районной администрации …………………………..19
2.8. Подготовка проектов правовых актов Главы муниципального образования …….20
III.ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ ....................................................................................................................20
Состав документов Администрации………………………………………………........20
3.1. Положения, правила, инструкции …………………………………….……………..21
3.2. Протокол ………………………………………………………………………………22
3.3. Соглашения (договоры) ……………………………………………………………...25
3.4. Служебная переписка …………………………………………………………...........23
3.5. Служебные письма …………………………………………………………………...24
3.6. Телеграммы ……………………………………………………………………..…….25
3.7. Телефонограммы ………………………………………………………………..........26
3.8. Факсограммы…………………………………………………………………….........27
3.9. Электронные сообщения ………………………………………………..……...........28
3.10. Записки (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)…………........28
VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕТООБОРОТА …………...………………………….29
4.1. Принципы организации документооборота …………………………………….…..29
4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов …………………….…..29
Предварительное рассмотрение документов …………...……………………………...29
Регистрация поступающих документов ………………………………………………..31
Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей ……………………………………………………………………………………...31
4.3. Организация работы с отправляемыми документами ………………………..........32
Регистрация отправляемых документов ...………………………………......................32
Организация обработки и передачи отправляемых документов ……..……………….33
4.4. Учет и анализ объема докуметооборота……………………………………………..33
4.5. Организация контроля исполнения.............................................................................34
4.6. Организация работы с документами в делопроизводстве ……………………….. 35
4.7. Особенности работы с электронными документами …………………………........35
4.8.Порядок работы с электронными документами ……………………………….........38
V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД АДМИНИСТРАЦИИ ..........................................39
5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел ……….......................................................39
5.2. Формирование дел и их текущее хранение в структурных подразделениях Администрации ................................................................................................................................40
Формирование дел ...............................................................................................................40
Оформление дел ………………………………….………………………………………..41
Оформление обложки дел ………………………………………………………………...41
Нумерация листов ………………………………………………………………………...42
Заверительная надпись ………….......................................................................................42
Внутренняя опись дел .........................................................................................................42
Подшивка дел ……………………………………………………………………………...43
Оформление дел временного хранения …………………………………………………..43
5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение …………………43
Экспертиза ценности документов ………………………………………………………43
Передача дел на архивное хранение …………………………………………………..….44
5.4. Уничтожение документов и дел с истекшим сроками хранения …………….........44
5.5. Использование документов муниципального Архива ……………………………..44
VI. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ....................................................................................................................................... 45
6.1. Определения ..................................................................................................................45
6.2. Использование гербовой печати .................................................................................45
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение № 1 Образец общего бланка письма Администрации, ……………….................47
Приложение № 2 Образец бланка письма должностного лица (первого зам.главы) ...............48
Приложение №3 Образец бланка письма должностного лица (зам. главы по социальным вопросам)………………. ……………………………………………………...…………..............49
Приложение № 4 Образец бланка письма должностного лица (комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав) ………………………………………………...............50
Приложение № 5 Образец бланка письма должностного лица (административная комиссия) ……………………………………………………………………..………………………………..51
Приложение № 6 Образец оформления проекта Постановления Главы района…………........52
Приложение № 7 Образец оформления проекта Распоряжения Главы района……….............53
Приложение № 8 Образец листа согласования к Постановлению и Распоряжению …………54
Приложение № 9 Образец листа рассылки к документам...........................................................55
Приложение № 10 Примерная структура Положения о структурном подразделении Администрации.................................................................................................................................56
Приложение № 11 Образец оформления должностного регламента сотрудника Администрации….............................................................................................................................57
Приложение № 12 Образец оформления полного протокола (совещаний)…………..............58
Приложение № 13 Образец оформления краткого протокола планерного совещания у должностного лица…………………………………………………………………………...........59
Приложение № 14 Образец оформления краткого протокола коллегиального органа (совещаний)……...............................................................................................................................60
Приложение № 15 Образец оформления соглашения (договора)……………….……………..61
Приложение № 16 Образец оформления служебного письма……….………………………...62
Приложение № 17 Образец оформления телеграммы……….………………………………….63
Приложение № 18 Форма таблицы (граф) журнала с грифом «Для служебного пользования», ………………………………………………………………………………………………………64
Приложение № 19 Перечень нерегистрируемых, но подлежащих учету документов…….…65
Приложение № 20 Примерный перечень утверждаемых документов……… ……………….. 66
Приложение № 21 Форма сводки об объеме документооборота……… …………………...…67
Приложение № 22 Форма номенклатуры дел структурного подразделения Администрации ……………..…………………………………………………………………………………..........68
Приложение № 23Форма номенклатуры дел Администрации ……………………...……. ….70
Приложение № 24 Порядок заполнения граф номенклатуры дел администрации …………..72
Приложение № 25 Порядок формирования дел в администрации, учета и хранения дел …..74
Приложение № 26 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ……………………………...……………………………………………………………………….77
Приложение № 27 Форма листа-заверителя дела ……...………………………………………78
Приложение № 28 Форма внутренней описи документов дела ……... …………………….....79
Приложение № 29 Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу …………….……………………………………………............80
Приложение № 30 Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения …. …………………………..............................82
Приложение № 31 Форма сводной описи дел постоянного хранения………….......................83
Приложения № 32 Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу …………………………………………..……………………………….………………...84
Приложение № 33 Форма описи дел электронных документов ……….....…………………...85
Приложение № 34 Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. …………………...………………………………………………………………...........86
Приложение № 35 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению ………. …………………………………………………………………………............91
Приложение № 36 Примерный перечень документов, на которых проставляется гербовая печать. ………………………………………………………………………………...……............92
Приложение № 37 Форма журнала учета печатей и штампов ……..…………….……………93
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации муниципального образования «Оймяконский улус (район)» (далее – Администрация) документов в процессе осуществления функций по обеспечению деятельности Главы района и заместителей главы района, совершенствования делопроизводства Администрации и повышения его эффективности.
Инструкция разработана в соответствии с положениями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Саха (Якутия) в сфере информации, документации и архивного дела, Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71, Уставом муниципального образования «Оймяконский улус (район)», Положением Администрации, ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. «Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»; с Примерной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления (далее - Инструкция).
1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в ходе деятельности Администрации МО «Оймяконский улус (район)», совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
1.3. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации МО «Оймяконский улус (район)» (далее – Администрация МО).
1.4. Соблюдение правил ведения делопроизводства является обязательным для всех сотрудников Администрации и муниципальных учреждений. Ответственность за соблюдение правил ведения делопроизводства возлагается на управляющего делами администрации (далее – Управляющий делами). Сотрудники Администрации МО обязаны знать и выполнять все требования данной Инструкции. Все вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены с порядком работы, установленным в Администрации МО и настоящей Инструкцией.
1.5. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;
1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов возлагается на начальников (главный, ведущий) специалистов структурных подразделений Администрации МО.
1.7. Данной инструкцией предусматривается, что:
- содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя учреждения или лица, замещающего его;
- работники структурных подразделений Администрации МО несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;
- при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудник обязан передать по акту (сдаточной описи) все числящиеся за ним документы и дела ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.
1.8. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учёт и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий. Системы электронного документооборота, применяемые в Администрации МО, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.9. Сотрудники Администрации не вправе использовать в своих выступлениях в средствах массовой информации, а также передавать их представителям информацию, ставшую им известной в связи со служебной деятельностью, если на использование данной информации не дано специальное разрешение руководства Администрации.
1.10. Сотрудники Администрации несут персональную ответственность за сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.11. При утрате документа начальник (главный, ведущий) специалист структурного подразделения Администрации назначает служебное расследование, о результатах которого информирует Управляющего делами, а в случае разглашения содержащейся в документах служебной информации – докладывает об этом Главе района или его заместителю, в компетенцию которого входит решение вопросов защиты государственной тайны.
1.12. При работе с документами, поступившими в Администрацию, запрещается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.13. Работать с документами вне служебных помещений запрещается, кроме случаев служебной необходимости (командировки, выездные заседания, совещания, личные поручения руководства).
1.14. Перед уходом в отпуск, при выезде в командировку, на время болезни сотрудники Администрации обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику (внутри подразделения) или куратору.
1.15. Требования настоящей Инструкции обязательны для исполнения всеми сотрудниками Администрации.
1.16. Сотрудники Администрации, сотрудники муниципальных учреждений несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции по делопроизводству.
1.17. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами, обеспечение взаимозаменяемости сотрудников, ответственных за делопроизводство и электронный документооборот в структурных подразделениях Администрации, возлагается на их начальников (главных, ведущих) специалистов.
II. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, УТВЕРЖДЕНИЯ, ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ
В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
2.1. Инструкция по делопроизводству разрабатывается Управляющим делами в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» утвержденный приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71.
2.2. Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими подразделениями Администрации, заместителем главы района.
2.3. Инструкция утверждается Главой района после согласования с Экспертной комиссией (ЭК) Администрации МО. Согласование проводится в целях контроля соблюдения Администрации МО действующих законов Российской Федерации, Республики Саха (Якутия), нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов, как составной части Архивного фонда Республики Саха (Якутия).
2.4. Утвержденная Инструкция по делопроизводству размещается на официальном сайте Администрации и доводится Управляющим делами до сведения каждого сотрудника Администрации.
2.5. Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется распоряжением Главы муниципального образования.
2.1. Основные понятия
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации;
электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно–цифровой форме;
автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина – направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда муниципального архива Оймяконского района;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Администрации;
формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
2.2. Создание документов в Администрации
Оформление реквизитов документов
2.2.1. Документы, создаваемые в Администрации МО, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
2.2.2. При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»:
01 - герб Оймяконского района, наименование Администрации МО – «Муниципальное образование «Оймяконский улус (район) Республики Саха (Якутия)»;
02 - наименование структурного подразделения - автора документа;
03- наименование должности лица - автора документа;
04- справочные данные об организации;
05 - наименование вида документа;
06 - дата документа;
07 - регистрационный номер документа;
08 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
09 - место составления (издания) документа;
10 - гриф ограничения доступа к документу;
11 - адресат;
12 - гриф утверждения документа;
13 - заголовок к тексту;
14 - текст документа;
15 - отметка о приложении;
16 - гриф согласования документа;
17 - виза;
18 - подпись;
19 - отметка об электронной подписи;
20 - печать;
21 - отметка об исполнителе;
22 - отметка о заверении копии;
23 - отметка о поступлении документа;
24 - резолюция;
25 - отметка о контроле;
26 - отметка о направлении документа в дело.
2.2.3. Бланки документов изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. Администрация МО вправе при подготовке документов использовать электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать образцам бланков, утвержденных Главой района.
Бланки документов используются строго по назначению и не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на Управляющим делами. Бланки должны храниться в закрываемых столах и шкафах.
2.2.4. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. (Приложение № 1).
2.3. Подготовка служебных документов
2.3.1. Документы, создаваемые в Администрации МО, оформляются в соответствии с требованиями «Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» утвержденный приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. № 71.
Документы изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в форме электронных документов с применением текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12,13,14 через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Документы, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее: 30 мм - левое, 20 мм - верхнее, нижнее, 15 мм – правое. Абзацный отступ в тексте документа – 1,25 см.
2.3.2. Без бланка оформляются:
- внутренние документы (отчеты, докладные записки, информации и др.);
- документы, составленные от имени двух и более организаций, коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы, докладные записки и др.).
2.3.3. Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма оформляются на гербовых бланках стандартного формата А4.
2.3.4. Оформление указания по исполнению документа (резолюции) допускается на специальном бланке должностного лица формата А5 или А6 либо на отдельном листе формата А6.
2.3.5. Бланки, используемые в Администрации, разрабатываются сотрудниками ответственными за делопроизводство, с помощью компьютерной техники и утверждаются распоряжением Главы муниципального образования.
2.3.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов или в связи с переименованием подразделений осуществляется по разрешению (поручению) Главы муниципального образования. Соответствующие предложения вносятся Управляющим делами вместе с образцами предлагаемых бланков.
2.3.7. Гербовые бланки в цветном и одноцветном варианте изготавливаются средствами оперативной полиграфии (ксерокопии) или при помощи средств компьютерной техники. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску (черную).
2.3.8. При наличии технических возможностей:
- цветное изображение герба муниципального образования «Оймяконский улус (район)» воспроизводится на бланках подлинников:
- постановлений и распоряжений Главы муниципального образования.
- изображение герба муниципального образования «Оймяконский улус (район)» (в цветном и одноцветном вариантах) помещается на бланках документов:
- Главы муниципального образования;
- заместителей главы района
- одноцветное изображение герба муниципального образования «Оймяконский улус (район)» помещается на бланках структурных подразделений Администрации.
2.3.9. Герб муниципального образования «Оймяконский улус (район)» размещается на верхнем поле бланка документа диаметром не более: на бланках формата А4 – 20 мм, формата А5 – 15 мм, формата А6 – 10 мм.
2.3.10. Бланки документов разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов: реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. Если реквизиты бланка даются на двух языках, реквизиты в продольном бланке следует печатать на одном уровне – слева на русском языке, а справа – на государственном языке саха.
2.3.12. Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 30 мм – левое, 15 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.
2.3.13. В Администрации предусмотрено использование следующих видов бланков документов:
- бланк постановления Главы муниципального образования; (Приложение № 6).
- бланк распоряжения Главы муниципального образования; (Приложение № 7).
- бланк письма Администрации; (Приложение № 1).
- бланк письма должностного лица; (Приложение № 2,3,4,5).
- бланк протокола. (Приложение № 12,13,14).
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
2.4. Реквизиты документов
При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документов, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию. Каждый вид документов должен иметь свой формуляр (строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их распределения).
2.4.1. На бланках документа Постановления (Распоряжения) размещается герб муниципального образования «Оймяконский улус (район)», изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается в верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование организации». (Приложение № 6,7).
2.4.2. Наименование Администрации МО соответствует наименованию, указанному в Уставе Администрации МО.
2.4.3. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес Администрации МО, номер телефона, факса, адрес электронной почты.
2.4.4. Наименование вида документа должно соответствовать содержанию документируемого действия и указывается на всех документах, в т.ч. в гарантийном письме (за исключением деловых (служебных)писем).
2.4.5. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;
- словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 г.
Если документ подготовлен на бланке, то дата указывается в специально отведенном месте бланка. В случае если документ подготовлен не на бланке, дата проставляется ниже текста, рядом с подписью.
2.4.6. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций.
2.4.7. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.4.8. Адресат: Документы адресуют муниципальным учреждениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа руководителю организации (заместителю руководителя) указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
Например:
Главе муниципального образования
«Поселок Усть-Нера»
Роданич А.Е.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Например:
г-ну Иванову И.И.
г-же Ивановой И.И.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.
Например:
Главам поселений
Оймяконского района
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается. При адресовании документа более чем в четыре адресата составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адресата указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
АК «Якутскэнерго»
Ф. Попова ул, д.14
г. Якутск,677000
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес.
Например:
Бельдовой М.В.
ул. Маяковского, 35, кв.12,
Якутск, 677008
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
2.4.9. Гриф утверждения документа проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, распоряжением) или решением коллегиального органа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Глава МО
«Оймяконский улус (район)»
______________________________________
(личная подпись (инициалы, фамилия)
20.09.2020
При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением
МО «Оймяконский улус (район)»
от 20.09.2018 №150
Перечень документов, подлежащих утверждению в Администрации МО, приводится в Приложении № 20.
2.4.10. Заголовок к тексту - краткое содержание документа.
Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чём?», он начинается с предлога "О" ("Об"):
- приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
- приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
- письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа:
- акт (чего?) приема-передачи дел
- протокол (чего?) заседания экспертной комиссии
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.
В приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.
2.4.11. Текст документа должен быть составлен грамотно и по возможности кратко. Должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста и в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительного в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множительного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы наименованием признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации – автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В распорядительных документах Учреждения, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов (общего собрания) текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");
- от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым";
- от третьего лица единственного числа Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)» не возражает»).
При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При указании в тексте фамилии лица, инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
- вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Иванова!
Уважаемый Иван Иванович!
Уважаемая Иванна Ивановна!
Уважаемые господа!
- заключительная этикетная фраза: «С уважением, …».
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
Деловое письмо обычно завершают заключительной этикетной формулой – устойчивым выражением, проявляющим уважение, надежду на дальнейшее сотрудничество или сожаление о прекращении сотрудничества или утрате тех или иных возможностей, например:
- Надеемся на дальнейшее сотрудничество;
- Сожалеем о возникших трудностях.
Заканчиваться деловое письмо может фразой, содержащей выражение уважения, наименование должности ответственного лица, подписывающего данное письмо, его собственноручную личную подпись и расшифровку подписи:
С уважением, …
Обратите внимание! Завершающая формула вежливости «С уважением» применяется только в том случае, если письмо начиналось с обращения «Уважаемый (Ф.И.О. или должность)!», но не является обязательной. В зависимости от ситуации повторное выражение уважения может быть неуместным и выглядеть проявлением подобострастия, уничижения или иронии.
2.4.12. Отметка о приложении
Отметка о приложении должна содержать сведения о документе, прилагаемом к основному документу или о том, что документ является приложением к основному документу.
Отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
- если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
- если приложение не названо в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:
Приложение: 1. Программа курсов повышения квалификации на 3л. в 2 экз.
2. Список приглашенных на курсы на 4 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают:
Приложение:
Отчет о проделанной работе за 2019 год в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Национального архива РС (Я) от 05.06.2018 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель, то на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, имена файлов, объём в байтах:
Приложение: DVD-R в 1 экз.
В распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях), правилах, инструкциях, положениях, отметка о приложении оформляется следующим образом:
- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается (приложение) или (приложение 1), (приложение № 1);
- на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к Распоряжению
МО «Оймяконский улус (район)»
№ 45 от 16.03.2005
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением
МО «Оймяконский улус (район)»
от 20.09.2018 №150
2.4.13. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
- на последнем листе документа под текстом;
- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Пример -
СОГЛАСОВАНО
Начальник УГО ЧС и ОПП
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.
Пример -
СОГЛАСОВАНО
Улусным (районным) Советом
депутатов МО «Оймяконский улус (район)»
(протокол от ________№____)
Пример -
СОГЛАСОВАНО
Письмом УГО ЧС и ОПП
от ___________№______
2.4.14. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Пример -
Руководитель Подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Пример –
Начальник Управления
экономики и прогнозирования Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
Пример -
Руководитель Подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Пример -
Заместитель директора
по финансовым вопросам Подпись И.О. Фамилия
Заместитель директора по
административным вопросам Подпись И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
Пример –
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
Пример –
И.о. главы муниципального образования Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
Главы муниципального образования Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
2.4.15. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").
2.4.16. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.
Например:
Забелин Иван Андреевич
+7(964) 924-45-67
Отметка о рассылке и об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера (9-10).
2.4.17. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Пример -
Верно
Управляющий делами Подпись И.О. Фамилия
Дата
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год") и заверяется печатью Администрации МО.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
2.4.18. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
2.4.19. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Пример -
Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения к 10.11.2018.
Подпись
Дата
2.4.20. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, обозначается словом Контроль или буквой К на верхнем правом поле документа.
2.4.21. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
2.5. Подготовка проектов правовых актов Главы района
Общие положения
2.5.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов Главы района осуществляется структурными подразделениями Администрации в порядке, установленном актами Главы района.
2.5.2. При составлении проектов правовых актов Главы района учитываются положения:
- Закона Республики Саха (Якутия) от 25 декабря 2003 года З № 200–III «О правовых актах органов государственной власти Республики Саха (Якутия)»;
- Закона Республики Саха (Якутия) от 16 октября 1992 года № 1170–XII «О языках в Республике Саха (Якутия)»;
- Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 13 мая 2003 года № 957 «О дополнительных мерах по обеспечению единства правового пространства Российской Федерации в Республике Саха (Якутия)»;
- постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 11 сентября 1998 года
№ 413 «О введении государственных языков Республики Саха (Якутия) в делопроизводство государственных органов, предприятий, учреждений организаций»;
- постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 октября 2009 года
№ 418 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)»;
- Устава муниципального образования «Оймяконский улус (район)» Республики Саха (Якутия) (принят решением Улусного (районного) Совета депутатов от «04» июля 2011 года № 105).
2.5.3. Правовые акты Главы района подлежат обязательному официальному опубликованию, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну или сведения конфиденциального характера.
Официальное опубликование правовых актов осуществляется путем их опубликования в районной газете «Северная заря», а также размещение на официальном сайте муниципального образования «Оймяконский улус (район)» https:mr-ojmjakonskij.sakha.gov.ru
2.6. Правила оформления проектов правовых актов
(Постановлений и Распоряжений)
Главы муниципального образования
Проекты постановлений, распоряжений оформляются на бланках установленной формы. Датой постановления, распоряжения является дата его подписания.
Акты регистрируются у Управляющего делами по порядку номеров в пределах календарного года. Постановления, распоряжения по основной деятельности, распоряжения содержащие информацию ограниченного распространения, распоряжения по личному составу и распоряжения по административно хозяйственной деятельности, регистрируются отдельно.
Постановления, распоряжения Главы администрации муниципального образования имеют следующие реквизиты: герб муниципального образования «Оймяконский улус (район)»»; наименование Администрации МО; вид документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ); место составления (издания) документа; дата; регистрационный номер; наименование документа (заголовок к тексту); подпись должностного лица.
Заголовок к тексту акта должен кратко и точно отражать содержание текста акта. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. (Приложение 6,7).
2.7. Об утверждении Регламента районной администрации
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст отделяется от заголовка 2 – 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 12 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст акта может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если акт издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту.
Преамбула в проектах постановлений завершается словом постановляю, которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением акта.
Если акт изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие–то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится акт, перечисляются в указателе рассылки.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа проекта или на отдельном листе согласования (визирования).
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (имя и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.
Постановления, распоряжения подписывает Глава района, а в его отсутствие – лицо, его замещающее.
Приложения к проектам актов (постановлений, распоряжений) печатаются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов актов.
При наличии нескольких приложений приложения нумеруются.
2.8. Подготовка проектов правовых актов Главы муниципального образования
2.8.1. Глава администрации муниципального образования в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Республики Саха (Якутия), уставом муниципального образования, нормативными правовыми актами Районного Совета депутатов, издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Саха (Якутия), а также распоряжения по вопросам организации работы Администрации.
2.8.2. Проекты муниципальных правовых актов и предложения о принятии правовых актов, также изменений и дополнений к ним могут быть внесены Главой района, депутатами Районного Совета, инициативными группами граждан, а также прокуратурой района.
2.8.3. Проекты постановлений и распоряжений должны быть согласованы по установленной форме (приложение № 8):
в обязательном порядке:
- с заместителем Главы;
- с заместителем Главы, курирующим данный вопрос;
-с руководителем структурного подразделения Администрации, управления, в котором разработан проект;
в случаях, если вопрос касается финансирования из средств местного бюджета муниципального района в обязательном порядке:
-с заместителем Главы;
- с начальником управления экономики и прогнозирования;
- с руководителем управления финансов МО „Оймяконский улус (район)“;
- с главным бухгалтером Администрации;
по организационным вопросам деятельности Администрации в обязательном порядке:
- с Управляющим делами администрации МО «Оймяконский улус (район)».
По отдельным проектам разработчики могут дополнительно указать должностных лиц, с которыми требуется согласование.
Отказ в согласовании без мотивированного заключения не допускается.
2.8.4. Если в процессе согласования (экспертизы) проекта выявляется необходимость внесения в него существенных изменений, он подлежит доработке и повторному согласованию.
2.8.5. В случае составления проекта распоряжения о создании комиссий проект должен быть согласован по установленной форме с лицами, указанными в составе комиссии.
В случае невозможности получения письменного согласия допускается получения согласия по телефону, о чем делается соответствующая отметка на листе согласования.
2.8.6. Согласованные проекты постановлений и распоряжений представляются на предварительную подпись Главы района.
2.8.7. После оформления проекты постановлений и распоряжений с присвоенными номерами представляются на окончательную подпись Главы района.
2.8.8. Подписанные постановления и распоряжения Главы передаются исполнителям, согласно листу рассылки (приложение № 9), который заполняется разработчиком.
III. ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ
Состав документов Администрации
В деятельности Администрации создается комплекс документации, включающий:
- Нормативные правовые и распорядительные документы: постановления, распоряжения Главы района, протоколы заседаний (совещаний) (совещательных, координационных, экспертных и других органов);
- организационно–правовые: положения, регламенты, правила, инструкции, договоры, соглашения, штатное расписание и т.п.;
- планово–отчетная: планы, прогнозы, программы, отчеты, обзоры и т.п.;
- информационно–справочные документы: служебная переписка, аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, справки, сводки, уведомления, телеграммы и телефонограммы и т.п.;
- документы по личному составу (заявления, трудовые договоры, контракты, личные карточки, характеристики, учетные формы и др.);
- регистрационные: книги, журналы, картотеки.
3.1. Положения, правила, инструкции
3.1.1. Положение, правила, инструкция – нормативные документы, предназначенные для нормативно–правовой регламентации деятельности Администрации, устанавливающие определенный порядок, нормы работы Администрации в целом или по отдельным направлениям (процессам) деятельности.
3.1.2. Положение – нормативный акт, регламентирующий деятельность конкретной организационной структуры или порядок осуществления управленческого действия, например: Положение об Администрации, положение о премировании.
3.1.3. Правила – нормативный правовой акт, содержащий системно связанные между собой нормы, требования, предписания осуществления какой–либо деятельности.
3.1.4. Инструкция – правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические и иные способы выполнения определенного вида деятельности (работ) или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
3.1.5. Положения (правила, инструкции) печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты: наименование органа, наименование вида документа, связанное с заголовком к тексту (обозначением краткого содержания или назначения документа), гриф утверждения, текст, визы.
Наименование органа – Администрация.
Вид документа – положение (правила, инструкция).
Наименование документа (заголовок к тексту) – должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется положение (правила, инструкция). Обозначение вида документа и заголовок к тексту положения (правил, инструкции) согласуются, например: Правила внутреннего трудового распорядка.
Гриф утверждения. Положение (правила, инструкция) утверждается распоряжением Главы района после согласования с соответствующими структурными подразделениями и должностными лицами. Гриф утверждения оформляется на первой странице положения (правил, инструкции) с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер.
Текст правил (положения, инструкции) состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. Разделы и подразделы могут иметь собственные заголовки. Нумерация разделов, подразделов, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Текст положения (правил, инструкции) носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «обязан», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
В первом разделе положения (правил, инструкции) – «Общие положения», указываются основания разработки, назначение нормативного акта, сфера его распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки документа, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Образцы оформления положения о структурном подразделении и должностной инструкции сотрудника Администрации приведены в (приложениях № 10, №11).
3.2. Протокол
3.2.1.Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
3.2.2.В Администрации протоколы издаются в полной форме, при которой фиксируются ход обсуждения вопроса и принятое по нему решение (приложение № 12,13,14).
3.2.3.Текст полного протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: фамилии председателя и секретаря; фамилии присутствующих и приглашенных, повестка дня.
Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:
Присутствовали 25 чел. (список прилагается).
Вводная часть заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За - …, против - …, воздержалось - …».
3.2.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года: протоколы общего собрания коллектива и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
3.2.5. При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам в электронном виде в соответствии с указателем рассылки. В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.
3.2.6. Протоколы печатаются на стандартном листе формата А 4 со шрифтом № 14 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера протокола.
Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
3.2.7. Материалы к обсуждению представляются сотрудниками, на которых возложена их подготовка в соответствии со сроками, предусмотренными в положениях о коллегиальных органах. Справки подписываются заместителями руководителя.
3.3.Соглашения (договоры)
3.3.1. Соглашение-договор в письменной форме о взаимных обязательствах. Текст соглашения (договора, контракта) фиксирует соглашения сторон об установлении каких либо отношений и регулирует эти отношения, например: договор о дружбе и взаимной помощи, о торгово-экономическом, культурном сотрудничестве.
3.3.2. Предложение о заключении соглашения (договора) должно содержать проект соглашения (договора) или его основные положения, обоснование целесообразности его заключения, оценку управления экономики и финансов о возможных финансово-экономических и иных последствиях заключения соглашения (договора). Юридическую экспертизу соглашения (договора) проводит специалист по правовым вопросам Администрации или МКУ Управление по муниципальным закупкам и правовой работе МО «Оймяконский улус (район)» РС (Я).
3.3.3. Право заключать (подписывать) соглашения (договоры) от имени Администрации имеет Глава района, в его отсутствии заместитель главы района.
3.3.4. После подписания соглашения (договора) проставляются печати сторон, дата и место подписания соглашения.
3.3.5. Соглашения оформляются в 2-х экземплярах (или в зависимости от количества сторон подписантов), для каждой из сторон Соглашения.
3.3.6. Регистрацию, общий контроль и хранение подлинников всех соглашений (договоров), заключенных от имени Администрации осуществляет специалист по правовым вопросам Администрации или МКУ Управление по муниципальным закупкам и правовой работе МО «Оймяконский улус (район)» РС (Я).
3.3.7. Исполнительным органом, ответственным за подготовку и реализацию договора (соглашения), осуществляется рассылка копий договоров (соглашений), заключенных от имени Администрации, в заинтересованные ведомства.
3.3.8. Подлинники сдаются специалисту по правовым вопросам Администрации или МКУ Управление по муниципальным закупкам и правовой работе МО «Оймяконский улус (район)» РС (Я) в недельный срок после даты их подписания.
3.3.9. Образец оформления соглашения (договора) приведен в (приложении № 15).
3.4. Служебная переписка
Служебная переписка – это различные виды официальных документов информационно–справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) – сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Деловое (служебное) письмо – документ информационно–справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма – документ информационно–справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно–справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
3.5. Служебные письма
3.5.1. Служебные письма различаются содержанием переписки (запросы, уведомления, претензии, требования, напоминания, подтверждения, разъяснения, просьбы, рекомендации, гарантии, сопроводительные письма и т.д.) и различными способами передачи информации.
3.5.2.Служебные письма Администрации готовятся:
- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
- как инициативные письма.
3.5.3. Содержание и сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Администрации. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов.
3.5.4. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов и не должен превышать более трех страниц.
3.5.5. Служебное письмо подписывается синими чернилами в двух экземплярах.
Первый экземпляр подлинника документа остается в деле структурного подразделения Администрации.
Второй экземпляр подлинника документа направляется адресату через приемную Администрации. Если адресатов несколько, делается копия документа.
В структурные подразделения Администрации документ направляется посредством внутреннюю сетевую связь SPEKERPHONE.
3.5.6. Отправляемые письма оформляются, регистрируются и вносятся в систему электронного документооборота с проставлением порядкового исходящего номера в пределах календарного года.
3.5.7. Служебные письма внутри Администрации направляются через систему электронного документооборота, внутреннюю сетевую связь SPEKERPHONE.
3.5.8. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы; служебные письма оформляются на стандартном листе бумаги формата A4.
При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:
- Герб муниципального образования «Оймяконский улус (район)»;
- наименование органа (должностного лица);
- должность лица, подписавшего документ;
- справочные данные об органе (долж ностном лице);
- адресат;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- наименование документа (заголовок к тексту);
- ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
- текст документа;
- отметка о наличии приложений;
- виза;
- подпись должностного лица;
- отметка об исполнителе (обязательно).
3.5.9. Датой письма является дата его подписания, исходящий номер письма и дата проставляются после подписания письма.
3.5.10. К служебным письмам составляется обязательный реквизит «наименование документа (заголовок к тексту)», отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.
3.5.11. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый...!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Документы должны быть написаны деловым стилем. Общелитературная лексика является основой любого документа. В официальных документах могут быть использованы также отраслевая или специальная терминология, устойчивые (шаблонные, стандартизованные) языковые обороты, например: в соответствии с…, в целях…, направляем Вам.
В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместе «я» и «он». Страдательные конструкции предпочтительнее действительных, например, вместо «мы выполним» – «нами будет выполнено», не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».
В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения: СНГ, МЖКХ, зам., и др.; графические – г–н, ж/д., кв.м. и др. Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. – годы, пп. – пункты и др.
Служебные письма излагаются: от 1–го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект...» и др.), от 3–го лица единственного числа («Администрация не считает возможным...», «Управление предлагает рассмотреть возможность...»), на должностных бланках – от 1–го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о...», «Считаю возможным принять участие в...»);
3.5.12. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях, в том числе в положениях о структурных подразделениях Администрации и в должностных регламентах сотрудников, в которых должен быть предусмотрен порядок подписания документов в случае отсутствия .
3.5.13. Служебные письма при необходимости проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами Администрации.
Образец оформления служебного письма приведен в (приложении № 16).
3.6. Телеграммы
3.6.1. Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом их передачи, приема и доставки, передается по телеграфным каналам связи с помощью специальной аппаратуры в виде буквенно–цифрового текста. Телеграммы используются для оперативного решения служебных вопросов.
3.6.2. Прием и отправление телеграмм после получения текста телеграммы на бумажном носителе осуществляется секретарем Администрации в рабочее время в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи.
3.6.3. Поступившие телеграммы принимаются секретарем приемной Главы муниципального образования под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
3.6.4. Отправляемая телеграмма составляется в одном экземпляре, подписывается Глава муниципального образования.
3.6.5. Допускается прием многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом по списку адресов. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой.
3.6.6. Телеграммы в зависимости от приоритета обработки разделяются на категории (срочная, обыкновенная).
3.6.7. Телеграммы оформляются на чистых листах бумаги формата А4.
3.6.8. Категория, адрес, наименование адресата, текст телеграммы печатаются от левой границы текстового поля без абзацев, без выделения текста прописными буквами через 1,5 межстрочных интервала.
3.6.9. Текст составляется без союзов, предлогов и переносов слов.
3.6.10. Текст телеграммы не должен содержать более 300 слов.
3.6.11. Цифры в подаваемой телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами.
3.6.12. Знаки «точка», «запятая» и «кавычки», а также «скобка», «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны в телеграмме соответствующими символьными знаками.
3.6.13. Знаки «номер», «восклицательный знак» могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно («НР», «ВСКЛ» соответственно).
3.6.14. Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:
- отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);
- при необходимости отметка о виде телеграммы – СРОЧНАЯ;
- указания адреса получателя, по которому должна быть доставлена телеграмма;
- полного наименования адресата (наименование должности и Ф.И.О. адресата);
- текст телеграммы;
- должности, Ф.И.О. руководителя, подписавшего телеграмму.
3.6.15. В нижней части телеграфного бланка, под чертой, указываются: дата регистрации; исходящий регистрационный номер; должность, Ф.И.О. руководителя, подписавшего телеграмму; его личная подпись, при необходимости – печать; Ф.И.О. исполнителя, его контактный телефон.
3.6.16. Категория телеграммы проставляется составителем и указывается перед адресом.
3.6.17. Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Полный почтовый адрес получателя и наименование адресата должны содержать все необходимые сведения, обеспечивающие безусловную доставку телеграммы адресату. Ответственность за полноту и точность написания адреса возлагается на отправителя телеграммы.
3.6.18. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи должна быть указана должность и фамилия автора телеграммы, фамилия и телефон исполнителя.
3.6.19. После отправления телеграммы сотрудник Службы управления ставит на бланке отправленной телеграммы в правом нижнем углу роспись с указанием даты и времени отправления.
Образец оформления телеграммы приведен в (приложении № 17).
3.7. Телефонограммы
3.7.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
3.7.2. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.
3.7.3. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами, обеспечивающими идентификацию подписи отправляемой телефонограммы:
- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
- должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму;
- подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации с указанием должности, фамилии, имени и отчества;
- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
3.7.4. Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем, передача телефонограммы поручается руководителем ответственному сотруднику. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен прилагаться список адресов, по которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
3.7.5. Телефонограмма записывается в журнал по форме:
- дата, номер телефонограммы;
- время передачи;
- текст телефонограммы;
- должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма;
- должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;
- номер телефона.
3.7.6. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
3.7.7. Датой телефонограммы является дата ее передачи.
3.7.8. Рекомендуется применять специальные бланки для телефонограмм или составлять текст телефонограммы на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.
3.8. Факсограммы
3.8.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи информации с бумажного носителя, приема этой информации в виде копии (факсимиле) служебных материалов в Администрации и устанавливаются в служебных кабинетах по решению руководства Администрации.
3.8.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Администрации, осуществляется их руководителями.
3.8.3. При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- документ для передачи по каналу факсимильной связи визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения Администрации;
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения) не должен превышать 5 листов;
- документ по размерам изображения должен быть в пределах ограничительной рамки телефаксной аппаратуры (выполнен на бумаге формата А4);
- отправляемые документы должны быть напечатаны четким шрифтом или написаны контрастными (черными, темно–синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью;
- запрещены к передаче тексты документов и материалов ограниченного доступа, в том числе с грифом «Для служебного пользования», «Конфиденциально».
3.8.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения Администрации.
3.8.5. Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур по договоренности сторон может обладать юридической силой.
3.8.6. Прием и оперативная передача служебных документов в Администрации осуществляется через установленные официальные каналы факсимильной связи секретарем Администрации.
3.8.7. Круглосуточно в автоматическом режиме работает аппарат телефакса в приемной Главы района.
3.8.8. Поступившие факсограммы регистрируются в установленном порядке. На оригинале принятой факсограммы проставляется дата приема и регистрационный номер.
3.8.9. Факсограммы после регистрации передаются адресату в день их приема, срочные — немедленно, и после получения резолюции направляются исполнителю.
3.9. Электронные сообщения
3.9.1. Для официальной переписки электронными сообщениями с исполнительными органами государственной власти Республики Саха (Якутия), органами местного самоуправления используются электронные почтовые адреса.
3.9.2. Прием документов в электронном виде через официальные электронные адреса Администрации и регистрация осуществляется секретарем приемной Главы муниципального образования (ojmaadm@inbox.ru).
3.9.3. Электронные сообщения, поступающие на официальные электронные адреса, проходят прием, регистрацию, рассмотрение руководством и передача исполнителям аналогично документам на бумажных носителях.
3.9.4. Отправление по электронной почте адресатам и в улусную газету «Северная заря» правовых актов Главы муниципального образования осуществляет Управляющий делами или ответственные структурных подразделений.
3.9.5. Отправка документов в электронном виде может осуществляться сотрудниками Администрации из индивидуальных почтовых ящиков с обязательным согласованием руководства соответствующих структурных подразделений Администрации.
3.9.6. Направляемые электронной почтой документы должны быть подготовлены ответственным исполнителем структурного подразделения в полном объеме по комплектности, подписаны, зарегистрированы, отсканированы и сохранены в формате *.pdf, либо как изображение в форматах *.jpg или *.tiff. Разрешается использование средств архивирования.
3.9.7. Запрещается направление по электронной почте документов и материалов ограниченного доступа.
3.10. Записки (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого–либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
Докладная записка составляется в целях информирования руководителя о событиях, фактах, ситуациях, требующих принятия управленческих решений.
Докладная записка требует резолюции руководителя.
По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие–то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях и методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
В ней должностные лица излагают факты, предложения, информируют о завершении работы, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
Текст докладной записки, в зависимости от сложности содержания и необходимости аргументации, состоит из одной, двух или трех частей. Если текст состоит из трех частей, то: в первой части излагают причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа; во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения; в третьей части излагаются просьбы, предложения, рекомендации, которые, по мнению составителя необходимо предпринять.
Различают два вида докладных записок: внутренние и внешние. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней.
Внутренняя докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги, включает: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, инициалов и фамилии). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
Внешняя докладная записка оформляется на бланке и должна содержать: наименование учреждения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона.
Служебная записка (разновидность письма) – документ, используемый для оперативного обмена информацией между структурными подразделениями, является формой внутренней переписки.
Служебная записка, в целом, оформляется так же, как докладная записка. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения.
Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. Датой служебной записки является дата ее подписания.
Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы основного документа (плана, программы, отчета и т.д.) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого–либо поручения. По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.
Объяснительные записки, как приложения к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляют на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.
Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляют отдельные сотрудники. Такие записки могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Устанавливаются следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки: наименование структурного подразделения – автора документа; вид документа; дата документа, наименование документа (заголовок к тексту), если текст более 4 – 5 строк; адресат (должностное лицо); подпись.
До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.
IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
4.1. Принципы организации документооборота
4.1.1. Движение документов в Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.
4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними
в Администрации, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Администрации и должностными регламентами сотрудников.
4.1.3. При установлении требований к организации документооборота в Администрации следует исходить из следующих принципов:
- централизация операций по приему и отправке документов;
- распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
- организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
- исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
- однократность регистрации документов;
- устранение необоснованных согласований проектов документов;
- регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
4.1.4. В документообороте Администрации в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются внешняя (поступающая и отправляемая) и внутренняя документация.
4.1.5. Поступившая корреспонденция распределяется на документопотоки, направляемые:
- руководству Администрации;
- в структурные подразделения Администрации;
- отдельным исполнителям.
4.1.6. Основной задачей организации документооборота является достижение оперативности, унификации движения документов, максимального сокращения инстанций в маршрутах движения документов, однократности регистрации и единообразия их обработки. (Приложение № 18).
4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
Предварительное рассмотрение документов
4.2.1. Доставка корреспонденции в Администрацию осуществляется средствами почтовой, курьерской и различными видами электросвязи (телеграфной, телефонной, факсимильной связи и электронной почтой), доставляется сотрудниками Администрации и посетителями.
4.2.2. Прием, сортировка, первичная обработка, учет и регистрация поступающей корреспонденции осуществляется секретарем приемной Главы муниципального образования.
4.2.3. Первичный прием документов включает: проверку правильности адресования поступающих документов, правильность доставки и комплектности документов, целостность упаковки (пакета, конверта), вскрытие конвертов, проверку правильности вложений.
4.2.4. Поступившая корреспонденция вскрывается, за исключением конвертов с пометкой «Лично». Такие конверты регистрируются без вскрытия и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику.
4.2.5. Документы без указания конкретного адресата направляются по согласованию с Управляющим делами, исходя из содержания документа, на рассмотрение должностному лицу по направлениям деятельности в соответствии с установленным распределением обязанностей между должностными лицами.
4.2.6. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо.
4.2.7. Объемные и нестандартные документы принимаются в бумажном виде только с электронной копией документа.
4.2.8. Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
4.2.9. С конвертом передаются также документы (повестки, постановления), поступившие от следственных и судебных органов.
Регистрация поступающих документов
4.2.10. Регистрация документа – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного делопроизводственного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в контрольно–регистрационных формах.
4.2.11. Поступившие документы распределяются на подлежащие и не подлежащие регистрации.
4.2.12. Нерегистрируемые документы в соответствии с Перечнем нерегистрируемых, но подлежащих учету документов (приложение № 19), передаются в структурные подразделения Администрации по принадлежности с отметкой в журналах учета передачи документов.
4.2.13. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, информационные, отчетные, кадровые, служебные письма, обращения граждан и др.), как создаваемые в Администрации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц, независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.2.14. Документы, поступающие в Администрацию в адрес должностных лиц и структурных подразделений Администрации подлежат обязательной регистрации.
4.2.15. Данные о документах вносятся в систему электронного документооборота, которые хранятся не менее 5 лет.
4.2.16. На всех регистрируемых документах в нижнем правом углу первого листа документа проставляется специальным штампом отметка о поступлении с указанием даты поступления и регистрационного номера документа.
4.2.17. Документы в Администрации регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, отправляемые – в день отправления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
4.2.18. Документы от Администрации Главы и Правительства Республики Саха (Якутия), министерств, муниципальных образований, ведомств и организаций проходят первичную обработку и подлежат регистрации в день поступления.
4.2.19. При поступлении большого объема документов допускается производить регистрацию поступившей корреспонденции до первой половины следующего рабочего дня.
4.2.20. Документы, поступившие с пометками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию для последующей передачи адресату незамедлительно.
4.2.21. Во внерабочее время, в выходные и праздничные дни прием документов запрещен.
Порядок рассмотрения документов руководством
и доведения документов до исполнителей
4.2.22. Документы (письма) передаются на рассмотрение Главы муниципального образования только после регистрации в журнале или в системе электронного документооборота.
4.2.23. Документ вместе с бланком резолюции, на котором указан входящий регистрационный номер документа и дата поступления, направляется для рассмотрения Главы муниципального образования.
4.2.24. Секретарь приемной главы района вносит содержание резолюции в регистрационную карточку в систему электронного документооборота и направляет по системе исполнителям согласно резолюции.
4.2.25. Подлинники поступивших документов и резолюции остаются на хранение в приемной Администрации муниципального образования.
4.2.26. Ответственным исполнителям и соисполнителям, не имеющим доступа к системе электронного документооборота направляются копии документов на бумажном носителе или электронная версия по внутренней сети Администрации или на официальные электронные адреса структур (сотрудником, ответственным за отправку документов Администрации).
4.2.27. Документы, подлежащие направлению исполнителям, должны оперативно обрабатываться и отправляться в день их поступления.
4.2.28. Документы с пометкой «Вручить немедленно», «Срочно», «Весьма срочно» доставляются исполнителям немедленно.
4.2.29. Направление документа из одного структурного подразделения Администрации в другое осуществляется после присвоения регистрационного номера секретарем приемной главы муниципального образования через систему электронного документооборота в день выхода документа с резолюцией Главы муниципального образования.
4.2.30. При направлении исполнителям в системе электронного документооборота заполняются атрибуты документа, пункты поручений, сроки исполнения, определяются контролеры, координаторы и исполнители, руководитель структурного подразделения Администрации, которому направляется документ на исполнение, назначается координатором.
4.3. Организация работы с отправляемыми документами
Регистрация отправляемых документов
4.3.1. Ответственность за составление и оформление отправляемого документа в соответствии с установленными в Администрации правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение – исполнитель документа.
4.3.2. Проекты документов готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
4.3.3. До представления на подпись руководителю исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
4.3.4. Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости сотрудниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.
4.3.5. Документы, подписанные Главой муниципального образования и заместителями, руководством Администрации должны быть зарегистрированы.
4.3.6. Сотрудник ответственный за делопроизводство осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки.
4.3.7. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.3.8. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
4.3.9. Исходящему письму в журнале регистрации присваивается регистрационный порядковый номер.
4.3.10. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на втором экземпляре подлинника письма, остающемся в деле структурного подразделения Администрации.
4.3.11. Регистрация отправляемых писем осуществляется секретарем Администрации в Журнале регистрации отправляемой документации.
4.3.12. Сведения о регистрируемых отправляемых документах вносятся в систему электронного документооборота, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов.
4.3.13. Второй экземпляр подлинника отправляемого документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело.
Организация обработки и передачи отправляемых документов
4.3.14. Прием и отправление корреспонденции осуществляет секретарь главы района ежедневно в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации.
4.3.15. Документы из Администрации отправляются по почтовой и электросвязи, в том числе по электронной почте и систему электронного документооборота, а также через курьеров органов исполнительной власти, организаций, ведомств.
4.3.16. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
4.3.17. Решение о способе доставки документа адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение–исполнитель.
4.3.18. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
4.3.19. Отправление документов через почтовое отделение поселка Усть-Нера осуществляется секретарем муниципального образования один раз в неделю, кроме выходных и праздничных дней, с 9.00 до 16.00 часов.
4.3.20. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретарем Главы.
4.3.21. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса – в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), оформление реестра отправляемой корреспонденции, передачу на отправку в отделение связи поселок Усть-Нера.
4.3.22. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
4.3.23. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в приемную главы района с указанием номера телефона/факса адресата.
4.3.24. Отправление телеграмм по установленной форме осуществляется секретарем администрации муниципального образования по мере поступлений.
4.3.25. Обработка документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, осуществляет секретарь муниципального образования.
4.3.26. Секретарь муниципального образования проверяет правильность оформления отправляемых документов, производит сортировку документов по способу отправления.
4.3.27. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение.
4.4. Учет и анализ объема документооборота
4.4.1.Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности сотрудников, занятых в делопроизводстве.
4.4.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Администрацию и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
4.4.3.Объем документооборота – это количество документов, поступивших в Администрацию и созданных ею за определенный период времени.
4.4.4. При учете объема документооборота подсчитывается количество поступающих, отправляемых и внутренних документов.
4.4.5. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
4.4.6. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа), без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
4.4.7. При учете отправляемых документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.
4.4.8. Учет количества документов может проводиться по Администрации в целом (ежегодно) или по отдельным структурным подразделениям Администрации (ежеквартально). Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
4.4.9. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда.
4.4.10. При определении полного объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов и количество их экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения, которое выражается дробью, где числитель обозначает количество основного документа, а знаменатель – количество копий.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение № 21).
4.4.11. Результаты учета и данные об объеме документооборота за год обобщаются секретарем администрации и представляются руководству Администрации в виде отчетов статистического характера.
4.5. Организация контроля исполнения
4.5.1. Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное и качественное исполнение.
4.5.2. Контроль исполнения включает в себя:
- постановку документа на контроль;
- проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов;
- снятие с контроля;
- учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов;
- информирование руководителя о ходе исполнения документов и состоянии исполнительской дисциплины.
4.5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения распорядительных документов, поручения Окружной администрации, а также документы, поставленные на контроль исполнения руководителем Учреждения.
4.5.4. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К».
4.5.5. Контроль исполнения документов обеспечивается по поручению руководителя, заместителей руководителя отделом документооборота и контроля, который осуществляет учёт, ход исполнения и состояние исполнения контролируемых документов.
4.5.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день. Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем исходя их срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
4.5.7. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» - в течение одного дня, «срочно» - в 3-дневный срок, «оперативно» - в 10-дневный срок, остальные – в срок не более 30 дней;
- по парламентским запросам – не позднее чем через 15 дней со дня получения;
- по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) – не позднее чем через 30 дней со дня получения;
- по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг – 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;
- по обращениям граждан – 30 дней со дня регистрации.
4.5.8. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя или его заместителя, давшего поручение, обоснование о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения. Обоснование должно быть направлено не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа.
Об изменении срока исполнения документа ответственный исполнитель должен проинформировать отдел документооборота и контроля.
4.5.9. Приостановить исполнение контрольного документа, а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший указание (поручение).
4.5.10. В случае исполнения документа несколькими сотрудниками подлинник направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
4.5.11. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения ответственный за контроль обязан передать другому работнику все контролируемые документы.
4.5.12. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах прохождения документа до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль с помощью напоминаний) в следующем порядке:
- задания последних лет - не реже одного раза в год;
- задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
- задания текущего месяца – за пять дней до истечения срока.
4.5.13. Документ считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.
4.5.14. Снятие документа с контроля осуществляет специалист приемной с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя.
4.6. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив на муниципальное хранение в соответствие с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства РФ, Министерства культуры и духовного развития РС(Я), а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Администрации МО.
4.7. Особенности работы с электронными документами
4.7.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Администрации.
4.7.2. Делопроизводство в Администрации ведется с использованием автоматизированной информационной системы электронного документооборота (далее – СЭД), предназначенной для учета, регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов.
4.7.3. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Администрации, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
4.7.4. Прием электронных документов из других организаций осуществляется секретарем администрации, отправка официальных электронных документов осуществляется секретарем администрации.
4.7.5. Автоматизированная обработка документов в структурных подразделениях осуществляется в условиях разграничения прав пользователей на доступ.
4.7.6. Ключевым элементом системы является рабочая станция, позволяющая иметь доступ к ресурсам системы и информационным массивам, не относящимся к категории ограниченного доступа, давать возможность выполнять допустимые функции после соответствующей настройки пользователю системы.
4.7.7. Применение и эксплуатация комплексной системы автоматизированной обработки документов, поступающих и направляемых в структурные подразделения, осуществляется по направлениям документационных процессов в Администрации.
4.7.8. Электронные и бумажные документы применяются и используются равнозначно в соответствии с действующим законодательством.
4.7.9. По договоренности корреспондентов документ может доставляться только в электронной форме.
4.7.10. При идентичности текстов электронного образа и бумажного документа подлинником является бумажный документ.
4.7.11. Электронная форма документа должна соответствовать письменной структуре документирования, установленной действующим нормативными актами. Не могут использоваться только в электронной форме документы: извещения; свидетельства; приглашения; медицинские документы; содержащие персональные данные; обеспечивающие права граждан; постоянного и долговременного хранения.
4.7.12. Документы, поступающие в Администрацию на бумажном носителе и создаваемые в Администрации, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.
4.7.13. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
4.7.14. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
4.7.15. Для подтверждения подлинности электронных документов в системе межведомственного электронного документооборота используются электронные цифровые подписи.
4.7.16. Электронная цифровая подпись используется для придания юридической силы электронному документу.
4.7.17. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.7.19. Применение электронной цифровой подписи в документах хранимых, обрабатываемых, передаваемых и получаемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, осуществляются в соответствии с нормативно–правовыми актами Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).
4.7.20. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно–справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота Администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, позволяющие однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ, при которых электронная цифровая подпись не используется.
4.7.21. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Администрации. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
4.7.22. При предоставлении сведений в электронном виде документы на бумажных носителях, как правило, не представляются, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно–телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59–ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
4.7.23. Автоматизированная система документационного обеспечения Администрации должна обеспечивать:
- возможность безбумажной технологии работы с документированной информацией;
- создание банка регистрационных данных в автоматизированных поисковых системах в целях эффективного его использования при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности;
- создание и использование базы данных: корреспондентов, форм документов, бланков, трафаретных текстов и текстовых заготовок, определенных стандартами в области автоматизированных информационных технологий;
- совместную обработку карточек документов (ввод, регистрация, контроль исполнения, установление и обеспечение связей между отдельными документами, списание в архив, выдача форм статистической отчетности);
- возможность проведения визирования (согласования) документов в электронной форме;
- запись и создание вспомогательной справочной картотеки (дублирование карточек) по месту регистрации на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения;
- возможность получения информации или подборки материалов по каждому из обязательных реквизитов документа (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе), месте нахождения документа в данный момент;
- наличие возможностей автоматизированного сбора и анализа статистических данных о движении документов;
- поддержка широкого спектра метаданных, позволяющих проследить историю документа на протяжении всего его жизненного цикла;
- контроль всех операций с документами (протоколирование действий) в электронной системе;
- организация и защита документов конфиденциального документооборота от несанкционированного доступа и утери информации, совместимость с сертифицированными средствами защиты информации (включая ЭЦП);
- создание электронного архива Администрации и автоматизации архивного дела;
- гарантию сохранности введенных, используемых и архивных документов, независимо от любых изменений в системе, на протяжении всего периода их хранения;
- возможности адаптации системы к требованиям пользователей.
4.7.24. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например: «Переписка об административно–хозяйственном обслуживании. Электронные документы».
4.7.25. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
4.7.26. Место хранения электронных документов до их передачи в Архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Администрации программно–технических средств, нормативных и методических документов Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия).
4.7.27. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Главой района, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
4.7.28. Структурные подразделения передают в муниципальный Архив носители электронных документов по описям с оформлением акта приема–передачи электронных документов с указанием носителя дел на архивное хранение.
4.7.29. С целью сокращения оперативного фонда системы, уменьшения времени поиска документов, а также обеспечения доступа к информации прошлых лет, защиты от сбоев и отказов в системе должны быть предусмотрены средства хранения резервных копий баз данных и архивации.
4.8. Порядок работы с электронными документами
4.8.1. Регистрация документа
Регистрация документа – запись учетных данных о документе, выбор журнала и типа связки, ввод краткого содержания документа, выбор типа и источника документа.
После создания и сохранения регистрационной карточки в базе данных, входящий или исходящий бумажный документ сканируется и прикрепляется к карточке.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Администрации в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно–контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
Наименование сведений о
документе
Характеристика информации, включаемой
в регистрационно–контрольную карточку
1. Адресант
Полное официальное и сокращенное наименование
организации или фамилия, инициалы лица –
отправителя документа (на основании бланка
документа или в соответствии с данными,
указанными в обращении гражданина)
2. Адресат
Полное официальное и сокращенное наименование
организации или фамилия, инициалы лица –
получателя документа (в соответствии с
реквизитом "Адресат")
3. Должность, фамилия
и инициалы лица, подписавшего документ
В соответствии с реквизитом "Подпись"
4. Вид документа
В соответствии с указанием вида документа на
бланке документа или на основании оценки
содержания документа
5. Дата документа
В соответствии с датой, обозначенной в документе
автором или на основании почтового штемпеля на
конверте, если в документе дата отсутствует
6. Номер документа
В соответствии с номером, присвоенным документу
автором
7. Дата поступления
документа
Дата, указанная в отметке о поступлении
(входящем штампе)
8. Входящий номер
документа
Номер, проставленный в отметке о поступлении
(входящем штампе)
9. Ссылка на исходящий
номер и дату документа
В соответствии со сведениями, указанными в
соответствующем реквизите
10. Наименование текста
Краткое содержание документа (заголовок к
тексту)
11. Индекс дела
Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на
место хранения документа
12. Сведения о переадресации документа
На основании резолюции на документе (реквизит
"Указания по исполнению")
13. Количество листов основного документа
Количество листов основного документа
14. Количество приложений
Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
Резолюция, или поручение руководителя,
определяющее характер исполнения документа и
срок исполнения
17. Должность, фамилия
и инициалы исполнителя
Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка
о конфиденциальности
В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения
доступа к документу" ("Для служебного
пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая
тайна" и др.)
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф ограничения доступа к документу; количество листов документа; наличие приложений; наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка об исполнителе; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; отметки о прохождении документа; срок хранения документа; индекс дела, статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД АДМИНИСТРАЦИИ
5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
5.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
5.1.2. Номенклатура дел составляется в целях правильной группировки исполненных документов в дела, систематизированного хранения документов и учета дел, определения сроков их хранения и оперативного поиска документов.
5.1.3. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Администрации. Документальный фонд Администрации – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Администрации составляют документы, созданные в Администрации и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
5.1.4. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в муниципальный Архив лежит на Управляющего делами.
5.1.5. В Администрации составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 22) и сводная номенклатура дел Администрации (приложение № 23).
5.1.6. Номенклатура дел структурного подразделения составляется начальниками структурных подразделений и специалистами администрации, согласовывается с муниципальным Архивом, подписывается секретарем администрации и представляется Управляющему делами.
5.1.7. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее Управляющему делами администрации МО.
5.1.9. В номенклатуре дел Администрации разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации. Названиями разделов номенклатуры дел Администрации являются названия структурных подразделений Администрации по штатному расписанию.
5.1.10. Номенклатура дел составляется на основе изучения Положения об Администрации, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Администрации и порядок ее документирования, Перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Администрации.
5.1.11. Один раз в 5 лет номенклатура дел Администрации согласовывается с экспертно–проверочной комиссией (далее – ЭПК) Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия).
5.1.12. Номенклатура дел Администрации утверждается Главой муниципального образования после ее согласования не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
5.1.13. В случае изменения функций и структуры Администрации номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия).
5.1.14. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе и помещают на внутренней (наружной) стороне шкафа.
5.1.15. Номенклатура дел готовится не менее чем в трех экземплярах: 1–й утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения, и хранится у секретаря администрации, 2–й используется в муниципальном Архиве как рабочий экземпляр. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись у Управляющего делами в электронном виде.
5.1.16. Для определения сроков хранения документов в Администрации применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения от 20 декабря 2019 года № 236.
5.1.17. Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в (приложении № 24)
5.2. Формирование дел и их текущее хранение
в структурных подразделениях Администрации
5.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела происходит в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
5.2.2. Дела формируются в Администрации децентрализовано, т.е. структурными подразделениями и специалистами Администрации.
5.2.3. Исполненные документы должны в 15–дневный срок подшиваться в сформированные дела.
5.2.4. Дела со дня их заведения до передачи в муниципальный Архив хранятся по месту их формирования пять лет после завершения делопроизводства.
5.2.6. Контроль за правильным формированием дел осуществляет муниципальный Архив.
5.2.7. Порядок формирования дел в структурных подразделениях Администрации, учета дел и организации их хранения приведены в (приложении № 25).
Формирование дел
5.2.8. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- копировать факсограммы на обычные листы бумаги;
- группировать в дело документы одного календарного года в хронологическом порядке, за исключением переходящих дел (личных, судебных и т.п.);
5.2.9. По объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.
5.2.10. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно–логической последовательности или их сочетании, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали ход решения вопроса.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Документы совещаний группируются в два дела: протоколы и решения совещания; документы к заседаниям.
Положения, должностные регламенты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов.
5.2.11. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
5.2.12. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ–ответ помещается за документом–запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы – по хронологическому.
Оформление дел
5.2.13. Дела Администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Оформление дел проводится ответственными лицами за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем муниципального Архива.
5.2.14. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению.
5.2.15. Полное оформление дела предусматривает: оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; нумерацию листов в деле; составление листа–заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Оформление обложки дела
5.2.16. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме черными – светостойкими чернилами и тушью.
5.2.17. На обложке дела указываются следующие реквизиты:
- наименование муниципального Архива, в который будут передаваться дела на хранение; наименование Администрации указывается полностью (в именительном падеже),
- наименование структурного подразделения – записывается название подразделения в соответствии с утвержденной структурой Администрации;
- индекс дела – проставляется буквенное и цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации;
- заголовок дела – переносится из номенклатуры дел Администрации;
- дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами;
- срок хранения дела – переносится на обложку дела из номенклатуры дел Администрации;
- архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) – проставляется в муниципальном Архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) (до этого он проставляется карандашом).
5.2.18. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
5.2.19. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения приведена в (приложении № 26).
Нумерация листов
5.2.20. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа–заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа. Нумерация иным способом не допускается.
5.2.21. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
5.2.22. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
5.2.23. Фотографии и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Заверительная надпись
5.2.24. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе – заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
5.2.25. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
5.2.26. Форма листа–заверителя дела приведена (в приложении № 27).
Внутренняя опись дела
5.2.27. Внутренняя опись документов дел составляется на постановления, распоряжения Главы района, протоколы совещаний у Главы муниципального образования и его заместителей, переписку с органами государственной власти, личные дела, наградные дела.
5.2.28. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме.
5.2.29. Внутренняя опись на наградные дела составляется по алфавиту награжденных лиц, с указанием номеров листов дела;
5.2.30. Внутренняя опись на личные дела сотрудников Администрации составляется в хронологическом порядке по дате поступления.
5.2.31. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
5.2.32. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
5.2.33. Форма внутренней описи документов дела приведена в (приложении № 28).
Подшивка дел
5.2.34. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.
5.2.35. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.
5.2.36. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Оформление дел временного хранения
5.2.37. Дела временного хранения хранятся в папках–скоросшивателях. Пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
Экспертиза ценности документов
5.3.1. В Администрации устанавливается комплекс работ, выполняемых в структурных подразделениях в целях подготовки дел к передаче на хранение в муниципальный Архив и на уничтожение.
5.3.2. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
- экспертизу ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
5.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК), действующая на основании положения, утверждаемого Главой муниципального образования.
5.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно начальниками структурных подразделений и специалистами Администрации, совместно с ЭК под методическим руководством муниципального Архива.
5.3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в муниципальный архив; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
5.3.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации, включая электронные документы.
5.3.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
5.3.8. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу приведен в (приложении № 29).
5.3.9. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения приведена в (приложении № 30).
5.3.10. Форма сводной описи дел постоянного хранения (приложение № 31).
5.3.11. Форма сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу (приложение № 32).
5.3.12. Форма описи дел электронного документа приведена в (приложение № 33).
Передача дел на архивное хранение
5.3.11. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Администрации подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на муниципальное хранение (приложение № 34).
5.3.12. Оформление дел проводится начальниками структурных подразделений и сотрудниками Администрации, при методической помощи и под контролем муниципального Архива.
5.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
5.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки, хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению.
5.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2016 году дела с 3–летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2019 г.).
5.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей Администрации (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
5.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Администрации одновременно).
5.4.5. Согласованные с ЭК Администрации акты утверждаются Главой муниципального образования только после утверждения ЭПК Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) описей дел постоянного хранения.
5.4.6. После утверждения Главой муниципального образования акты о выделении документов к уничтожению, дела утилизируются (после уничтожения дел в номенклатуре дел Администрации проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от... №...» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
5.4.7. Форма акта о выделении дел к уничтожению приведена в приложении № 35.
5.5. Использование документов муниципального Архива
5.5.1. Работники Администрации допускаются к работе с документами муниципального Архива в целях исполнения своих служебных обязанностей.
5.5.2. Дела и документы структурных подразделений Администрации предоставляются работникам подразделений, передавших их на архивное хранение, в соответствии с запросом во временное пользование на срок не более одного месяца.
5.5.3. Работникам других структурных подразделений Администрации дела и документы предоставляются по письменному запросу руководителя данного структурного подразделения, согласованному с руководством структурного подразделения Администрации, передавшего дела и документы в муниципальный Архив, а в случае отсутствия этого подразделения или его правопреемника – Управляющий делами.
5.5.4. Работники Администрации, допущенные к работе с документами муниципального Архива, несут персональную ответственность за сохранность архивных документов и использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.
5.5.5. Информация социально–правового характера по письменным запросам граждан и организаций выдается муниципальным Архивом в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки. Срок исполнения запросов социально–правового характера не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.
5.5.6. Информация о документах ограниченного доступа выдается с разрешения Главы муниципального образования или его заместителей, Управляющего делами.
5.5.7. Подлинники решений Главы муниципального образования и материалы к ним из муниципального Архива не выдаются. Ознакомление с ними производится только в муниципальном Архиве под контролем его сотрудника.
VI. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ
6.1. Определения
6.1.1. Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
6.1.2. Печати подразделяются на следующие виды: гербовые и простые.
Гербовая печать – печать с воспроизведением герба муниципального образования «Оймяконский улус (район)», имеющая в центре клише печати зеркальное изображение герба муниципального образования «Оймяконский улус район)».
Простые печати ставятся на командировочных удостоверениях.
6.1.3. Штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
6.2. Использование гербовой печати
6.2.1. Администрация имеет гербовую печать, иные печати, штампы для заверения документов, указанные в Положении об Администрации, положениях о структурных подразделений Администрации.
6.2.2. Печатью заверяются подписи Главы, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или распоряжением главы Администрации или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
6.2.3. Оттиск гербовой печати ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, согласно (приложению № 36) к настоящей Инструкции.
6.2.4. Простая круглая печать (без воспроизведения герба муниципального образования «Оймяконский улус (район)») ставится на командировочных удостоверениях.
6.2.5. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, состоящую из слова «Верно», указания должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи, даты заверения. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
6.2.7. Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает Глава муниципального образования.
6.2.8. В случае служебной необходимости по решению Главы муниципального образования допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
6.2.9. Все изготовленные печати и штампы подлежат учету Управляющему делами в специальном журнале с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).
6.2.10. Выдача печатей и штампов производится Управляющим делами начальникам структурных подразделений или персонально ответственным за их использование и хранение согласно должностным регламентам, под роспись в журнале учета печатей и штампов.
6.2.11. Передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений, занимаемых Администрацией, не допускается.
6.2.12. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением герба муниципального образования района «Оймяконский улус (район)» возлагается на Управляющего делами и отдел финансового обеспечения (бухгалтерия), ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.
6.2.13. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах.
6.2.14. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату Управляющему делами, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
6.2.15. Форма журнала учета печатей и штампов приведена в (приложении № 37).
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
Администрации
МО «Оймяконский улус (район)»
от 26 февраля 2020 г. № 1
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК
Министерства культуры
и духовного развития РС (Я)
от «18»_марта___2020 г. №__3___
Приложение № 1
к п. 2.3.13.
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
ул. Ленина, 2 а, п. Усть-Нера, Оймяконский улус, РС(Я), 678730,
тел. 8 (41154) 2-13-00, факс 2-13-00, е–mail: ojmaadm@inbox.ru
_______________ 2020 г. № _________
На № __________ от _______________
Должность И.О. Фамилия
Образец общего бланка письма Администрации
Иванова Ирина Петровна
ведущий специалист
8 (41154) 2-00-00
Электронная почта
Приложение № 2
к п. 2.3.13.
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
Первый заместитель главы
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
Улуус баhылыгын бастакы
солбуйааччыта
ул. Ленина, 2 а, п. Усть-Нера, Оймяконский улус, РС(Я), 678730,
тел. 8 (41154) 2-13-00, факс 2-13-00, е–mail: ojmaadm@inbox.ru
_______________ 2020 г. № _________
На № __________ от _______________
Первый заместитель главы И.О. Фамилия
Образец бланка письма должностного лица
Иванова Ирина Петровна
ведущий специалист
8 (41154) 2-00-00
Электронная почта
Приложение № 3
к п. 2.3.13.
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
Заместитель главы
по социальным вопросам
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
Улуус баhылынын бастакы
солбуйааччыта
ул. Ленина, 2 а, п. Усть-Нера, Оймяконский улус, РС(Я), 678730,
тел. 8 (41154) 2-13-00, факс 2-13-00, е–mail: ojmaadm@inbox.ru
_______________ 2020 г. № _________
На № __________ от _________________
Заместитель главы по социальным вопросам И.О. Фамилия
Образец бланка письма должностного лица
Иванова Ирина Петровна
ведущий специалист
8 (41154) 2-00-00
Электронная почта
Приложение № 4
к п. 2.3.13.
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
Сааhын ситэ илик о5олор уонна кинилэр бырааптарын
көмүcкүүр хамыhыйа
ул. Ленина, 2 а, п. Усть-Нера, Оймяконский улус, РС(Я), 678730,
тел. 8 (41154) 2-13-00, факс 2-13-00, е–mail: ojmaadm@inbox.ru
_______________ 2020 г. № _________
На № __________ от _______________
Председатель КДН и ЗП
МО «Оймяконский улус (район)» И.О. Фамилия
Образец бланка письма должностного лица
Иванова Ирина Петровна
ведущий специалист
8 (41154) 2-00-00
Электронная почта
Приложение № 5
к п. 2.3.13.
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
Административная комиссия
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
Административнай хамыыhыйа
ул. Ленина, 2 а, п. Усть-Нера, Оймяконский улус, РС(Я), 678730,
тел. 8 (41154) 2-13-00, факс 2-13-00, е–mail: ojmaadm@inbox.ru
_______________ 2020 г. № _________
На № __________ от _________________
Председатель И.О. Фамилия
Образец бланка письма должностного лица
Иванова Ирина Петровна
ведущий специалист
8 (41154) 2-00-00
Электронная почта
Приложение № 6
к п. 2.3.13.
Проект
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е _________________________________________________________________
от______________2020 г. пос. Усть-Нера №______
Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка
в администрации МО «Оймяконский улус (район)»
В целях_____________________________________________________________
П О С Т А Н О В Л Я Ю:
1. Утвердить __________________________________________________________
2. Специалисту________________________________________________________
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на ___________
__________________________________________________________________________
Глава администрации
муниципального образования Подпись И.О.Фамилия
Образец оформления проекта
Постановления Главы администрации муниципального образования
____________________
Приложение № 7
к п. 2.3.13.
Проект
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
_________________________________________________________________
от______________2020 г. пос. Усть-Нера №______
Об утверждении образцов бланков администрации
МО «Оймяконский улус (район)»
В целях совершенствования работы с документами:
1. Утвердить прилагаемые образцы бланков служебных документов администрации МО «Оймяконский улус (район)».
2.Специалистам администрации МО «Оймяконский улус (район)» оформлять служебные документы на бланках установленной формы.
3.Управляющиму делами (Фамилия И.О.) обеспечить изготовление бланков установленной формы и вести их строгий учет.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на ведущего специалиста – секретаря (Фамилия И.О.).
Глава администрации
муниципального образования Подпись И.О.Фамилия
Образец оформления проекта Распоряжения
Главы администрации муниципального образования
____________________
Приложение № 8
к п.2.8.3.
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к МО «Оймяконский улус (район)»
(наименование документа)
Вопрос
Вносит
Готовил (Ф.И.О. № тел)
Председатель Районного Совета_________________________________________________
Первый заместитель Главы района ______
Заместитель Главы по общим вопросам муниципального образования _________________
Начальник управления экономики и прогнозирования __
Управляющий делами _______
Заинтересованные предприятия и учреждения
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Форма листа согласования к Постановлению и Распоряжению
____________________
Приложение № 9
к п.2.8.8.
ЛИСТ РАССЫЛКИ
к ________________________________________________________________________
(наименование вида документа полностью, без сокращений)
от ________________№ _____________
(дата документа)
№№
п/п
Кому адресовано
(Наименование организации,
Ф.И.О., должность)
Примечание
Отметка о доставке
ч/з АИС «АдмСЭД»
Всего _____________ экземпляров
Форма листа рассылки к документам
____________________
Приложение № 10
к п.3.1.5.
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации МО
«Оймяконский улус (район)»
Подпись И.О.Фамилия
Дата
ПОЛОЖЕНИЕ
о структурном подразделении Администрации
Общие положения
Структура (при наличии отдельных подразделений)
Задачи
Функции
Права
Ответственность
Организация работы (руководство)
Взаимоотношения (с другими организациями, подразделениями)
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись И.О.Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы района
Подпись И.О.Фамилия
Дата
Примерная структура Положения
о структурном подразделении Администрации
____________________
Приложение № 11
к п.3.1.5.
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации МО
«Оймяконский улус (район)»
Подпись И.О.Фамилия
Дата
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Наименование должности, Ф.И.О.
(в родительном падеже)
Общие положения
Функции
Должностные обязанности
Права
Ответственность
Взаимоотношения (связи по должности)
Критерии оценки работы
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения подпись И.О.Фамилия
Ознакомлен _____________ подпись И.О.Фамилия
Дата
Образец оформления
должностной инструкции сотрудника Администрации
____________________
Приложение № 12
к п.2.3.13.
П Р О Т О К О Л
заседания (совещания) наименование коллегиального органа
в родительном падеже
________________________________________________________________________________
п.Усть-Нера
_________________ 2020 г. №_________
Председательствующий – Фамилия И.О.
Секретарь – Фамилия И.О.
Присутствовали: (указываются инициалы, фамилии присутствующих).
Если число участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество – «Присутствовали: 00 человек (список прилагается)». При этом список присутствующих прилагается на отдельном листе в алфавитном порядке, столбцом.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Первый вопрос (формулировка). Вопрос формулируется с предлогом «О (об)».
Доклад …(наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).
2. Второй вопрос (формулировка). Вопрос формулируется с предлогом «О (об)».
Доклад (оформление аналогичное первому вопросу).
1. СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. – краткая запись выступления
Фамилия И.О. – краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме, исполнитель, срок исполнения.
Содержание пункта печатается через 1,5 интервала. Каждый новый пункт печатается с абзаца.
1.2. Пункт второй оформляется аналогично по первому вопросу.
2. СЛУШАЛИ:
Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель подпись И.О. Фамилия
Секретарь подпись И.О. Фамилия
Образец оформления полного протокола
Приложение №13
к п.2.3.13.
П Р О Т О К О Л
планерного совещания
у (наименование должности руководителя в родительном падеже)
И.О. ФАМИЛИЯ
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Место составления
__________________2020 г. № _________
Присутствовали: … человек (список прилагается)
или
Фамилии и инициалы в алфавитном порядке
или
Наименование должности – Фамилия И.О.
Наименование должности – Фамилия И.О.
Наименование должности – Фамилия И.О.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
I. Первый вопрос (формулировка).
Вопрос формулируется с предлогом «О (об)».
______________________________________________
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
1.1. Содержание принятого решения.
1.2. Содержание принятого решения.
II. Второй вопрос (формулировка).
Вопрос формулируется с предлогом «О (об)».
______________________________________________
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
2.1. Содержание принятого решения.
2.2. Содержание принятого решения.
Наименование должности
руководителя Личная подпись И.О. Фамилия
Образец оформления краткого протокола
планерного совещания у должностного лица
Приложение № 14
к п.2.3.13.
П Р О Т О К О Л
СОВЕЩАНИЯ
по вопросу о…(с руководителями … …. улуса (района),
рабочего совещания по …; комиссии по …)
_____________________________________________________________________________
п.Усть-Нера
_________________ 2020 г. №________
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
Наименование должности
И.О.ФАМИЛИЯ
Присутствовали: …. человек (список прилагается)
или
Наименование должности – Фамилия И.О.
Наименование должности – Фамилия И.О.
Наименование должности – Фамилия И.О.
_____________________________________________________________________________
I. Первый вопрос (формулировка).
Вопрос формулируется с предлогом «О (об)».
______________________________________________
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
1.1. Содержание принятого решения.
1.2. Содержание принятого решения.
II. Второй вопрос (формулировка).
Вопрос формулируется с предлогом «О (об)».
______________________________________________
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
2.1. Содержание принятого решения.
2.2. Содержание принятого решения.
Наименование должности
председательствовавшего Личная подпись И.О.Фамилия
Образец оформления краткого протокола
коллегиального органа
____________________
Приложение № 15
к п. 3.3.9.
Проект
С О Г Л А Ш Е Н И Е
между администрацией муниципального образования «Оймяконский улус (район)»
и Международным фондом «…» о сотрудничестве и партнерстве
п.Усть-Нера
_________________2020 г. №______
Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)» и Международный фонд «…», далее именуемые Сторонами, в целях дальнейшего развития долгосрочного сотрудничества и партнерства………………………………………………………………., согласились о нижеследующем:
Статья 1. Предмет соглашения
Статья 2. Обязанности сторон
Статья 3. Ответственность сторон
Статья 4. Срок действия соглашения
Статья 5.
Статья 6. Подписи сторон
За Международный фонд
«…»
_______________(расшифровка подписи)
Дата
За Администрацию
муниципального образования
«Оймяконский улус (район)»
_______________(расшифровка подписи)
Дата
Образец оформления соглашения (договора)
____________________
Приложение № 16
к п. 3.5.13.
РЕСПУБЛИКА САХА (ЯКУТИЯ)
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
«ОЙМЯКОНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)»
САХА РСПYYБЛYКЭТИН
«ЙМКН УЛУУhА (ОРОЙУОНА)»
МУНИЦИПАЛЬНАЙ ТЭРИЛЛИИТЭ
ул. Ленина, 2 а, п. Усть-Нера, Оймяконский улус, РС(Я), 678730,
тел. 8 (41154) 2-13-00, факс 2-13-00, е–mail: ojmaadm@inbox.ru
_______________ 2020 г. № _________
На № __________ от _________________
Руководителю
органа исполнительной власти
Республики Саха (Якутия)
Фамилия И.О.
СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО
О представлении предложений …
Уважаемый _________________________________!
На основании постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 3 ноября 2010 года № 490 «Об утверждении Регламента Правительства Республики Саха (Якутия)»…
(Далее текст не приводится)
Приложение: на …л. в …экз.
С уважением,
Подпись И.О.Фамилия
,
Иванова Ирина Петровна
ведущий специалист
8 (41154) 2-00-00
Образец оформления служебного письма
____________________
Приложение № 17
к п. 3.6.19.
ТЕЛЕГРАММА
ГЛАВАМ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ=
14 АПРЕЛЯ 2017 ГОДА 15.00 ЧАСОВ МЕСТ. ВРЕМЕНИ СОСТОИТСЯ СЕЛЕКТОРНОЕ СОВЕЩАНИЕ ПОВОДУ ПРОТИВОПАВОДКОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ.
ЯВКА ОБЯЗАТЕЛЬНА=
ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ - И.О. ФАМИЛИЯ
________________________________________________________________________________
06 апреля 2017 года №3
Глава муниципального образования подпись И.О. Фамилия
Образец оформления телеграммы
____________________
Приложение № 18
к п.4.1.16.
Форма таблицы (граф) журнала с грифом
«Для служебного пользования»
Таблицы–графы
журнала регистрации поступающих документов
с грифом «Для служебного пользования» для Администрации
Левая сторона листа
Порядковый регистрационный
номер поступившего документа
Дата
поступления
документа
Исходящий
номер и дата
поступившего документа
Откуда поступил
Краткое
содержание
1
2
3
4
5
Правая сторона листа
Кол–во листов основного документа
Кол–во листов приложения
Кому
адресован
документ
Расписка в получении
и дата
Кому передан
на исполнение
(подпись, дата)
Примечание
6
7
8
9
10
11
Таблицы–графы
журнала учета поступающих документов с грифом «Для служебного пользования
для структурных подразделений Администрации
Левая сторона листа
Порядковый учетный
номер,
дата
получения
Номер и дата
поступившего
документа
Откуда поступил
Краткое
содержание
1
2
3
4
Правая сторона листа
Кол–во листов основного документа
Кол–во листов прило–жения
Кому передан документ на исполнение,
расписка и дата
Расписка в получении документа от исполнителя
и дата
Номер дела (тома), в которое подшит документ и номера листов
Отметки о проверке наличия документа
Примечание
(количество копий, кому отметка об исполнении)
и т.д.
5
6
7
8
9
10
11
____________________
Приложение № 19
к п. 4.2.12.
Перечень нерегистрируемых,
но подлежащих учету документов
1. Пакеты и конверты с пометкой «лично»
2. Бухгалтерские документы (передаются в бухгалтерию)
3. Периодические издания (газеты, журналы)
4. Печатные издания (книги, литература)
5. Рекламные материалы, плакаты
6. Поздравительные письма и пригласительные билеты, открытки
7. Прогнозы погоды
8. Официальная статистическая информация
9. Нормативные правовые акты Российской Федерации и Республики Саха (Якутия)
10. Извещения о почтовых отправлениях
11. Учебные планы, программы
12. Ежедневные оперативные сводки МЧС по РС(Я)
13. Исходящие документы, возвращенные в Администрацию за ненахождением адресата
____________________
Приложение № 20
к п. 2.4.9.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ УТВЕРЖДАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций).
2. Графики работ, отпусков.
3. Инструкции, должностные инструкции..
6. Номенклатура дел организации.
8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).
9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).
12. Порядки.
13. Правила.
14. Положения
Приложение № 21
к п. 4.4.10.
СПРАВКА
об объеме документооборота
за _____________________ 201____ года
(отчетный период)
Документы
Количество документов
Всего
Подлинники
Тираж
поступающие
отправляемые
внутренние
Итого
Наименование должности
руководителя подразделения _____________ _____________________
(подпись) (Ф.И.О.)
Дата
Форма сводки об объеме документооборота
Приложение № 22
к п. 5.1.5.
Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)»
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
____________ № ___________
п.Усть-Нера
На _____________ год
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, частей)
Кол–во
дел (томов,
частей)
Срок хранения
дела (тома, части)
и № статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
Название раздела
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Заведующий муниципального архива Подпись И.О.Фамилия
Дата
Форма номенклатуры дел структурного подразделения Администрации
____________________
Продолжение приложения № 22
к п. 5.1.5.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2020 году
в администрации муниципального образования «Оймяконский улус (район) Республики Саха (Якутия)
По срокам хранения
Всего
В том числе
переходящих
с отметкой ЭК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет вкл.)
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись И.О.Фамилия
Дата
Форма номенклатуры дел структурного подразделения Администрации
____________________
Приложение № 23
к п. 5.1.5.
Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)»
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
МО «Оймяконский улус (район)»
_____________ И.С. Сивцев
_________________________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2020 год
п. Усть-Нера
Индекс дела
Заголовок дела
К-во ед.хр
Срок хранения
и № статьи
по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
01. ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ ПО СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ
1-01
Законодательные и иные нормативные правовые акты государственных органов Российской Федерации
ДМН
ст.1 «б»
Относящиеся к деятельности администрации
1-02
Законодательные и иные нормативные правовые акты государственных органов Республики Саха (Якутия)
ДМН
ст.1 «б»
Относящиеся к деятельности организации
1-03
Постановления главы МО «Оймяконский улус (район)» по основным направлениям деятельности (копии)
ДМН
Подлинник
02-08
1-04
Документы (протоколы, справки, сведения, информация и др.) районной комиссии по работе с религиозными организациями
5 л. ЭПК
ст. 59
После завершения деятельности районной комиссии
Главный специалист по делопроизводству
и контролю исполнения Подпись И.О.Фамилия
Дата
Заведующий муниципального архива Подпись И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации
МО «Оймяконский улус (район)»
от ________________ № ____.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК
Министерства культуры
и духовного развития РС(Я)
от ________________ № _____
Продолжение приложения № 23
к п. 5.1.5.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2017 году
в администрации муниципального образования «Оймяконский улус (район) Республики Саха (Якутия)
По срокам хранения
Всего
В том числе
переходящих
с отметкой ЭК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет вкл.)
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись И.О.Фамилия
Дата
Форма номенклатуры дел Администрации
____________________
Приложение № 24
к п. 5.1.17.
ПОРЯДОК
ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ
Номенклатура дел Администрации составляется по установленной форме.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 2–5, где 12 – индекс структурного подразделения, 5 – порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы Администрации по основной деятельности.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название Администрации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например: «Документы (справки, сведения, переписка) о рассмотрении обращений граждан».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с Прокурором района по правовым вопросам».
При обозначении в заголовках дел административно–территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно–территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с главами администраций муниципальных образований о социальной защите населения».
Если содержание дела касается одной административно–территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: «Переписка с Постоянным представительством РС (Я) по Дальневосточному региону (г. Хабаровск) о поставке оборудования».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые отчеты отдела о работе с подотчетными лицами».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно–распорядительную документацию (законодательные, нормативные правовые акты Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), распорядительные акты органа местного самоуправления, поручения, протоколы совещаний у руководства органа местного самоуправления, положения о структурных подразделениях, должностные регламенты), затем планово–отчетную документацию (планы, программы, отчеты, информации), после располагаются документы об основной (профильной) деятельности структурного подразделения, переписка с федеральными и республиканскими органами власти, сторонними организациями, регистрационные документы (журналы, база данных), завершает каждый раздел номенклатура дел структурного подразделения. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия) срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009), о выделении дел к уничтожению, о местонахождении подлинников документов, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
Если в течение года в Администрации возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
____________________
Приложение № 25
к п. 5.2.7.
ПОРЯДОК
ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ В АДМИНИСТРАЦИИ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
При формировании дел в структурных подразделениях Администрации необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
- помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
- по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно–логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Документы коллегии группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по кадровым вопросам.
При формировании распоряжений по кадровым вопросам формируются в отдельные дела распоряжения по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, распоряжения о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от распоряжений по другим вопросам (командировкам и т.д.).
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы органа местного самоуправления, его подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ–ответ помещается за документом–запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Администрации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
Дела со дня их заведения до передачи в муниципальный Архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки–регистраторы.
В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
- размещение дел;
- проверка наличия и состояния документов и дел;
- соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого–либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.
Периодически, как правило, перед передачей в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене должностного лица или руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации Администрации или его структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения Управделами. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта–заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Администрации.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист–заместитель с указанием – когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы муниципального образования с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
____________________
Приложение № 26
к п. 5.2.19.
Ф. №________
Оп.№_______
Д. №_______
Архивный отдел админитсрации муниципального образования
«Оймяконский улус (район)»
(наименование муниципального архива)
Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)»
(наименование органа местного самоуправления РС (Я)
Управление экономики и прогнозирования
(наименование структурного подразделения)
ДЕЛО № 2–14 ТОМ № _____
Распоряжения Главы муниципального образования
по основным вопросам
(заголовок дела)
10 января – 31 декабря 2016 года
(крайние даты)
На 40 листах
Хранить постоянно
Ф. № ____
Оп.№ ____
Д. № ____
Форма обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
____________________
Приложение № 27
к п. 5.2.26.
Лист–заверитель дела № ________
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов _____________________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________________
Особенности физического состояния и формирования
дела
Номера листов
1
2
Наименование должности лица,
составившего заверительную надпись Подпись И.О.Фамилия
Дата
Форма листа–заверителя дела
____________________
Приложение № 28
к п. 5.2.33.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № _______________
№№
пп
Индекс
документа
Дата
документа
Заголовок документа
Номера листов дела
Примечание
1
2
3
4
5
6
Итого___________________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись И.О.Фамилия
Дата
Форма внутренней описи документов дела
____________________
Приложение № 29
к п. 5.3.8.
ПОРЯДОК
СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО,
ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ (50, 75 лет)) ХРАНЕНИЯ
И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
В Администрации в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством муниципального Архива. По этим описям документы сдаются в муниципальный Архив.
Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации, которую готовит муниципальный Архив.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в Архив не позднее, чем пять лет после завершения дел в делопроизводстве.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи – валовый;
- порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с муниципальным Архивом;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью.
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальников муниципального Архива и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения Администрации составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в муниципальный Архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
____________________
Приложение № 30
к п. 5.3.9.
Наименование организации
Наименование структурного
подразделения
ОПИСЬ № __________
дел _________________________
N
п/п
Индекс
дела
Заголовок дела
Крайние даты
Срок
хранения
Количество
листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
Название раздела
В данную опись внесено _______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _______________________ по № __________________________, в том числе:
литерные номера: ________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации МО
«Оймяконский улус (район)»
от «____» мая 2020 г. № _____
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК
Министерства культуры
и духовного развития РС(Я)
от «____»_________2020 г. №______
Передал _____________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Принял _____________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ___________________________________________________ регистрационно-контрольных
(цифрами и прописью)
картотек к документам.
Наименование должности
работника архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
и по личному составу структурного подразделения
____________________
Приложение № 31
к п. 5.3.10.
Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)»
Фонд № 68
Опись № 1
дел постоянного хранения
за 2003-2014 гг.
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
МО «Оймяконский улус (район)»
__________________ И.С. Сивцев
от «____»___________________2020 г.
№ дела
Индекс
дела
Заголовок дела
Крайние
даты
Кол-во
листов
Прим-ние
1
2
3
4
5
6
2003 год
21.
Распоряжения главы МО «Оймяконский улус (район)» по основной деятельности, том 1
09 января 2007 г.-
05 апреля 2007 г.
215
22.
Распоряжения главы МО «Оймяконский улус (район)» по основной деятельности, том 2
09 апреля 2007 г. -
09 июля 2007 г.
231
2004 год
23.
Статистические данные района
за 2004 г.
225
24.
Документы (договоры, муниципальные контракты, уставы муниципальных предприятий, организаций) по обеспечению теплоснабжения и горячего водоснабжения
20 январь 2004 г. -
30 декабрь 2006 г.
230
В данную опись внесено ____________________________ дел с № _________________
(цифрами и прописью)
по № __________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О.Фамилия
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации МО
«Оймяконский улус (район)»
от «12» мая 2020 г. № 1
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК
Министерства культуры
и духовного развития РС(Я)
от «____»_________2020 г. №______
Форма сводной описи дел постоянного хранения
____________________
Приложение № 32
к п. 5.3.11.
Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)»
Фонд № 68
Опись № 4
дел по личному составу
за 2003-2014 гг.
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
МО «Оймяконский улус (район)»
__________________ И.С. Сивцев
от «____»___________________2020 г.
№ п/п
Индекс
дела
Заголовки дел
Крайние
даты
Срок хранения
Кол-во листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
2003 г.
1.
Лицевые карточки по заработной плате работников за апрель-декабрь 2003 год
50 лет
65
2004 г.
2.
Лицевые карточки по заработной плате работников за 2004 г.
50 лет
54
2005 г.
3.
Лицевые карточки по заработной плате работников за 2005 г.
50 лет
56
2006 г.
4.
Распоряжения главы администрации по личному составу
11 января 2006 г.
29 декабря 2006 г.
50 лет
120
5.
Лицевые карточки по заработной плате работников за 2006 г.
50 лет
55
В данную опись внесено ____________________________ дел с № _________________
(цифрами и прописью)
по № __________________, в том числе:
литерные номера: ___________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О.Фамилия
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации МО
«Оймяконский улус (район)»
от «_____» мая 2020 г. № ____
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК
Министерства культуры
и духовного развития РС(Я)
от «____»_________2020 г. №______
Форма сводной описи дел временного (свыше 10 лет)
хранения по личному составу
____________________
Приложение № 33
к п. 5.3.10.
Администрация муниципального образования «Оймяконский улус (район)»
Фонд № ____
Опись № ____
электронных дел, документов
постоянного хранения
за _________________ гг.
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
МО «Оймяконский улус (район)»
__________________ И.С. Сивцев
от «____»___________________2020 г.
№
п/п
Индекс
дела
Заголовок
дела
Крайние
даты
Объем,
Мб
Примечания
1
2
3
4
5
6
В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,
с № _____________________________ по № _________________________________.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
объемом ________________________________________ Мб.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации МО
«Оймяконский улус (район)»
от «____» мая 2020 г. № _____
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭПК
Министерства культуры
и духовного развития РС(Я)
от «____»_________2020 г. №______
Форма описи дел электронных документов
____________________
Приложение № 34
к п. 5.3.11.
ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ
НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование Администрации (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
наименование Администрации – указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, наименование Администрации было переименовано (преобразовано) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;
наименование структурного подразделения – записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;
заголовок (наименование) дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела – указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжений о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа – заверителя дела.
Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Администрации, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в муниципальном Архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа–заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1–го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 – карта–склейка из 10 листов».
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе–заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.
Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе
2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно–исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках–скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
____________________
Приложение № 35
к п. 5.4.7.
Администрация
муниципального образования
«Оймяконский улус (район)»
А К Т
___________ № ___________
п. Усть-Нера
о выделении
к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
УТВЕРЖДАЮ
Глава муниципального образования
«Оймяконский улус (район)»
Подпись И.О.Фамилия
Дата
На основании ___________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № __________________________________________
(название фонда)
№№
п/п
Заголовок
дела или
групповой
заголовок
дел
Дата
дела или
крайние
даты дел
Номера
описей
Индекс дела
по
номенклатуре
или
№ дела по
описи
Коли–чество
дел
Сроки
хранения
дела
и номера
статей по
перечню
Приме–чание
1
2
3
4
5
6
7
8
Итого ____________________________________ ед. хр. за ________________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________________________ годы утверждены ЭПК
________________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ______________ № _____________________)
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от __________ № ___________
_____________________________
Документы в количестве ____________________________________________________ ед. хр.:
- на бумажном носителе весом _____________________________________________ кг. сданы
на уничтожение;
- на электронном носителе сданы на уничтожение _____________________________________
(способ уничтожения)
Продолжение приложения № 35
к п. 5.4.7.
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
____________________
Приложение № 36
к п. 6.2.3.
Примерный перечень документов,
на которых проставляется гербовая печать
Акты (приема оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
Доверенности (на получение товарно–материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно–техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);
Документы о награждении;
Должностные регламенты сотрудников;
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.)
Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);
Заключения и отзывы;
Исполнительные листы;
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово–хозяйственных операций;
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
Поручения (банковские; пенсионные; платежные (сводные) в банк и т.д.);
Положения (о структурных подразделениях, об управлениях, об отделах и т.д.);
Протоколы (согласования планов поставок и т.д.);
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
Смета расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.);
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);
Титульные списки;
Удостоверения должностных лиц;
Удостоверения к Почетным знакам района;
Штатные расписания и изменения к ним.
____________________
Приложение № 37
к п. 6.2.15
Журнал учета печатей и штампов
№№
п/п
Оттиск
печати
(штампа)
Наименование
печати
(штампа)
Дата
получения
печати
(штампа) от
изготовителя
Предприятие –
изготовитель,
дата и №
сопроводительного
документа
Кому выдана
(должность,
подразделение)
1
2
3
4
5
6
Роспись
работника
Дата возврата
печати
Роспись
работника
Дата уничтожения
печати
Дата,
номер акта
7
8
9
10
11
Форма журнала учета печатей и штампов
____________________
Дополнительные сведения
| Государственные публикаторы: | официальный сайт МО от 10.04.2020 |
| Рубрики правового классификатора: | 010.000.000 ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ УСТРОЙСТВА МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ |
Вопрос юристу
Поделитесь ссылкой на эту страницу:
