Об утверждении Положения об архиве



РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

РЕСПУБЛИКА САХА (ЯКУТИЯ)

УСТЬ-ЯНСКИЙ УЛУС (РАЙОН)

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

«ПОСЕЛОК УСТЬ-КУЙГА»

МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

13.04.2020 г.

№28-ОД

Об утверждении Положения об архиве

В соответствии с Основными правилами работы архивов, с целью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, определению сроков хранения и отбору документов на постоянное хранение и уничтожение, руководствуясь Уставом МО «Поселок Усть-Куйга»:

Утвердить Положение об архиве Администрации МО «Поселок Усть-Куйга» (Приложение 1).

Обнародовать настоящее распоряжение на специальных стендах в здании администрации и магазина «Айхал».

Контроль исполнения настоящего распоряжения оставляю за собой.

Глава МО «Поселок Усть-Куйга»                                           В.В. Сергеева

Приложение 1

К Распоряжению №28-ОД

от 13.04.2020 г.

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

МО "Поселок Усть-Куйга"

_____________В.В. Сергеева

.

Положение об архиве

Администрации муниципального образования "Поселок Усть-Куйга"

I. Общие положения

              1.1. Положение об архиве администрации муниципального образования "МО Поселок Усть-Куйга" (далее администрация) разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 42.

1.2. Архив администрации муниципального образования "МО Поселок Усть-Куйга" (далее архив администрации) создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов администрации МО "Поселок Усть-Куйга", документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации МКУ «Управление культуры и духовного развития» Усть-Янского улуса (района).

1.3. Администрация МО "Поселок Усть-Куйга" разрабатывает положение об архиве и согласовывает положение с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия).

1.4. После согласования положение об архиве администрации МО "Поселок Усть-Куйга" утверждается распоряжением главы администрации.

1.5. Архив администрации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия)  и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами администрации.

II. Состав документов Архива администрации

2. Архив администрации МО "Поселок Усть-Куйга" хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрация МО "Поселок Усть-Куйга";

б) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива администрации  МО "Поселок Усть-Куйга".

III. Задачи Архива администрации МО "Поселок Усть-Куйга"

3. К задачам Архива администрации МО "Поселок Усть-Куйга" относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего положения.

3.2. Комплектование Архива администрации документами, образованные в результате деятельности.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов в Архивный фонд Республики Саха (Якутия) на постоянное хранение в архивный отдел МКУ «Управление культуры и духовного развития» Усть-Янского улуса (района).

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях администрации и своевременной передачей их в Архив администрации.

IV. Функции Архива администрации МО "Поселок Усть-Куйга"

4. Архив администрации МО "Поселок Усть-Куйга" осуществляет следующие функции:

4.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации МО "Поселок Усть-Куйга", в соответствии с утвержденным графиком.

4.2. Ведет учет документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.

4.3. Представляет в архивный отдел МКУ «Управление культуры и духовного развития» Усть-Янского улуса (района) учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве администрации документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия).

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации МО "Поселок Усть-Куйга".

4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации МО "Поселок Усть-Куйга"  описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия), описи дел по личному составу;

г) на согласование экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия), акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение главе администрации МО "Поселок Усть-Куйга" описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия).

4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) на постоянное хранение в архивный отдел МКУ «Управление культуры и духовного развития» Усть-Янского улуса (района).

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия), а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.

4.9. Организует информирование руководства и работников администрации МО "Поселок Усть-Куйга" о составе и содержании документов Архива администрации.

4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

4.12.Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.13. Ведет учет использования документов Архива администрации.

4.14. Создает фонд пользования Архива администрации и организует его использование.

4.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива администрации.

4.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства администрации МО "Поселок Усть-Куйга" в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам администрации МО "Поселок Усть-Куйга" в подготовке документов к передаче в Архив администрации.

V. Права Архива администрации МО "Поселок Усть-Куйга"

5. Архив администрации имеет право:

а) представлять главе администрации МО "Поселок Усть-Куйга" предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве администрации;

б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива администрации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям администрации МО "Поселок Усть-Куйга" по вопросам, относящимся к компетенции Архива администрации;

г) информировать структурные подразделения администрации МО "Поселок Усть-Куйга" о необходимости передачи документов в Архив администрации в соответствии с утвержденным графиком.

д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации             

МО "Поселок Усть-Куйга"

Усть-Янского улуса (района)

от 06 августа 2019 г. №2

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Министерства культуры и духовного развития РС (Я)                         от ______________№ ___________