Об утверждении Административного регламента управления по делам архивов Калужской области по предоставлению государственной услуги «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного ...



Утратил силу – приказ управления по делам архивов Калужской области от 14 июня 2013г. № 18

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

10 сентября 2012 года № 10

Об утверждении Административного регламента управления по делам архивов Калужской области по предоставлению государственной услуги «Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок»

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Калужской области от 10.10.2011 № 552 "О разработке и утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг" (в ред. постановлений Правительства Калужской области от 21.05.2012 № 253, от 13.07.2012 № 354) ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Административный регламент управления по делам архивов Калужской области по предоставлению государственной услуги "Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок" (далее - Административный регламент) (прилагается).

2. Главному специалисту управления по делам архивов Калужской области Н.И.Плотниковой обеспечить организационно-методическое внедрение Административного регламента в управлении по делам архивов Калужской области.

3. Признать утратившим силу приказ управления по делам архивов Калужской области от 07.12.2009 № 34 "Об утверждении Административного регламента исполнения управлением по делам архивов Калужской области государственной функции "Рассмотрение обращений граждан, поступивших в управление по делам архивов Калужской области".

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Начальник управления С.В.Хабаров

Приложение

к Приказу

управления по делам архивов

Калужской области

от 10 сентября 2012 г. № 10

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

УПРАВЛЕНИЯ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН, ОБЕСПЕЧЕНИЕ СВОЕВРЕМЕННОГО И ПОЛНОГО РАССМОТРЕНИЯ УСТНЫХ И ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, ПРИНЯТИЕ ПО НИМ РЕШЕНИЙ И НАПРАВЛЕНИЕ ОТВЕТОВ В УСТАНОВЛЕННЫЙ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СРОК"

I. Общие положения

1. Предмет регулирования административного регламента

Административный регламент управления по делам архивов Калужской области по предоставлению государственной услуги "Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок" (далее - Административный регламент) определяет стандарт и порядок предоставления государственной услуги в управлении по делам архивов Калужской области (далее - государственная услуга).

Положения Административного регламента распространяются на устные обращения, обращения, поступившие в письменной форме или в форме электронного документа, индивидуальные и коллективные обращения, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами.

2. Описание заявителей

Государственная услуга исполняется в отношении граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане), за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или федеральным законом.

3. Требования к порядку информирования

о предоставлении государственной услуги

3.1. Место нахождения управления по делам архивов Калужской области: пл. Старый Торг, д. 6, г. Калуга, 248000.

3.2. Часы работы управления по делам архивов Калужской области:

понедельник-четверг: 9-00 - 18-15;

пятница: 9-00 - 17-00;

перерыв: 13-00 - 14-00;

выходные дни: суббота, воскресенье.

3.3. Справочные телефоны управления по делам архивов Калужской области:

(4842)56-28-06 - приемная начальника управления по делам архивов Калужской области;

(4842)56-27-22 - факс.

3.4. Адрес электронной почты: updelarc@adm.kaluga.ru.

3.5. Адрес официального сайта: http://www.admoblkaluga.ru/.

3.6. Информация о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах, личном приеме граждан, порядке предоставления государственной услуги, образце бланков письменного обращения размещается на информационном стенде, расположенном в здании управления по делам архивов Калужской области на первом этаже, портале органов власти Калужской области, подпортале управления по делам архивов Калужской области (www.admoblkaluga.ru/sub/arhiv/), в государственной информационной системе Калужской области "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Калужской области" (http://gosuslugi.admoblkaluga.ru) (далее - Портал) в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

3.7. Гражданин может направить в управление по делам архивов Калужской области письменные обращения:

по почтовому адресу: пл. Старый Торг, д. 6, г. Калуга, 248000;

по факсу: (4842)56-27-22.

3.8. Обращения граждан в электронной форме направляются в управление по делам архивов Калужской области путем заполнения в установленном порядке специальной формы:

на Портале (в личном кабинете пользователя);

на сайте (раздел "Интернет-приемная");

по адресу электронной почты: updelarc@adm.kaluga.ru.

3.7. Личный прием граждан осуществляется начальником управления по делам архивов Калужской области по адресу: пл. Старый Торг, д. 6, г. Калуга, в соответствии с графиком работы управления.

Срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 30 (тридцати) минут.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема.

В случае, если во время приема гражданина решение поставленных вопросов невозможно, от заявителя принимается письменное обращение, которое после регистрации направляется на рассмотрение в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

3.8. Информация о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах, месте и времени проведения личного приема граждан также предоставляется гражданам в установленное графиком работы управления по делам архивов Калужской области время по телефону - при обращении граждан посредством телефонной связи, а при непосредственном обращении за ней - в помещении для приема граждан.

3.9. Информация о ходе рассмотрения поступивших обращений граждан предоставляется ответственным за делопроизводство по телефону: (4842)56-27-22.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

1. Наименование государственной услуги

Государственная услуга "Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов в установленный законодательством Российской Федерации срок".

2. Наименование органа исполнительной власти,

предоставляющего государственную услугу

Предоставление государственной услуги осуществляет управление по делам архивов Калужской области (далее - Управление).

3. Описание результата предоставления государственной услуги

Конечным результатом предоставления государственной услуги являются:

ответ на все поставленные в обращении (устном, в письменной форме или в форме электронного документа) вопросы или уведомление о переадресовывании обращения в соответствующий государственный орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов;

отказ в предоставлении государственной услуги в случаях, предусмотренных пунктом 10 раздела II настоящего Административного регламента;

личный прием граждан в Управлении.

Процедура предоставления государственной услуги завершается путем направления ответа или отказа по существу обращения заявителя и получения гражданином результата рассмотрения обращения в письменной или устной форме или в форме электронного документа. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

4. Срок предоставления государственной услуги

4.1. Обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, если законодательством не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен начальником Управления, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и с указанием причин продления.

4.2. При поступлении в Управление обращений граждан, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, Управление в 10-дневный срок со дня регистрации обращения запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

4.3. При информировании по письменным обращениям граждан, в том числе направленным по электронной почте по процедуре предоставления государственной услуги, ответ на обращение направляется почтой или по электронной почте в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

4.4. В случае, если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию Управления, то такие обращения направляют в 7-дневный срок по принадлежности и информируют об этом заявителей.

4.5. Личный прием граждан в Управлении производится с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 30 минут.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих

отношения, возникающие в связи с предоставлением

государственной услуги

Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги:

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 4, ст. 445; № 1, ст. 1; № 1, ст. 2);

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2011, № 15, ст. 2038, № 27, ст. 3880, № 29, ст. 4291, № 30 (ч. 1), ст. 4587, № 49 (ч. 5), ст. 7061, № 27, ст. 3873);

Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776);

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410, № 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038, № 30 (ч. 1), ст. 4660);

Федеральный закон от 27 апреля 1993 г. № 4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан" ("Российская газета", 1993, № 89; 1995, № 245; 2009, № 25; Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 51, ст. 4970; 2009, № 7, ст. 772);

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, ст. 3451, № 31);

Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. № 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, № 2, ст. 74; 1997, № 3, ст. 367; 2000, № 36, ст. 3636);

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный № 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20, 14.05.2007) (в редакции приказа Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. № 68 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 5 мая 2009 г., регистрационный № 13893) ("Российская газета", № 89, 20.05.2009);

Закон Калужской области от 27.03.2008 № 419-ОЗ "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение" ("Весть", № 109, 01.04.2008);

постановление Правительства Калужской области от 10 октября 2011 г. № 552 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных услуг" ("Весть", 21.10.2011, № 394-395);

Положение об управлении по делам архивов Калужской области, утвержденное постановлением администрации Калужской области № 238 от 11.07.1995.

6. Исчерпывающий перечень документов,

необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами

для предоставления государственной услуги, подлежащих

представлению заявителем, способы их получения заявителем,

в том числе в электронной форме, порядок их представления

6.1. Основанием для предоставления государственной услуги является поступившее в Управление обращение гражданина, а также обращение гражданина с просьбой о личном приеме.

6.2. При письменном обращении гражданин в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа, в который направляет письменное обращение (Управление), либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

обстоятельства, на основании которых гражданин считает, что созданы препятствия для реализации его прав;

иные сведения, которые гражданин считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин вправе приложить к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

6.3. Обращение гражданина, поступившее в Управление в форме электронного документа, в обязательном порядке должно содержать наименование Управления, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, либо почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, и суть предложения, заявления, жалобы.

6.4. На личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

7. Перечень документов, необходимых в соответствии

с нормативными правовыми актами для предоставления

государственной услуги, которые находятся в распоряжении

государственных органов, органов местного самоуправления

и иных органов, участвующих в предоставлении государственных

и муниципальных услуг, и которые заявитель вправе

представить, а также способы их получения заявителями,

в том числе в электронной форме, порядок их представления

Данный Административный регламент не устанавливает перечень документов, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, и которые заявитель вправе представить.

8. Запрещается требовать от заявителя

8.1. Представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги.

8.2. Представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Калужской области, муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении Управления, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона.

9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа

в приеме документов, необходимых для предоставления

государственной услуги

Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления Управлением государственной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

10. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления

или отказа в предоставлении государственной услуги

10.1. Основания отказа в предоставлении государственной услуги:

в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем. Обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией (в том числе, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ);

текст письменного обращения не поддается прочтению. Обращение не подлежит направлению на рассмотрение начальнику Управления или уполномоченному на то лицу, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

обращение, в котором обжалуется судебное решение. В течение семи дней со дня регистрации оно возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Начальник Управления или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение;

при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом;

при отсутствии у заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц;

в письменном обращении гражданина отсутствуют необходимые сведения для его рассмотрения.

10.2. Оснований для приостановления предоставления государственной услуги законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

11. Перечень услуг, которые являются необходимыми

и обязательными для предоставления государственной услуги

Других услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

12. Порядок, размер и основания взимания государственной

пошлины или иной оплаты, взимаемой за предоставление

государственной услуги

Государственная услуга предоставляется без взимания государственной пошлины или иной платы.

13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса

о предоставлении государственной услуги и при получении

результата предоставления государственной услуги

Срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 30 (тридцати) минут.

14. Сроки и порядок регистрации запроса заявителя

о предоставлении государственной услуги, в том числе

в электронной форме

Все обращения граждан независимо от их формы подлежат регистрации в течение 3-х дней с момента поступления в Управление. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация может производиться в рабочий день, следующий за праздничным или выходными днями.

15. Требования к помещениям, в которых предоставляется

государственная услуга, к месту ожидания и приема

заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой

и мультимедийной информации о порядке

предоставления таких услуг

15.1. Вход в здание должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей наименование Управления.

15.2. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды граждан.

15.3. Для ожидания гражданами приема и заполнения необходимых для предоставления государственной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для возможного оформления документов, которые обеспечиваются писчей бумагой и ручками.

15.4. Помещение для осуществления личного приема граждан должно быть оборудовано в соответствии с санитарными нормами и правилами, с соблюдением необходимых мер безопасности.

15.5. Вход и передвижение по помещениям, в которых проводится прием, не должны создавать затруднения для лиц с ограниченными возможностями.

15.6. Визуальная, текстовая и мультимедийная информация о порядке предоставления государственной услуги размещается на информационном стенде или информационном терминале (устанавливается в удобном для граждан месте), а также на Портале и сайте.

15.7. На информационных стендах или информационном терминале должна содержаться информация о предоставлении государственной услуги:

режим работы;

график личного приема граждан;

фамилии, имена, отчества и должности лиц Управления, осуществляющих прием и устное информирование граждан;

адрес официального сайта;

номер телефона, факса, адрес электронной почты;

порядок предоставления сведений гражданам в установленной сфере деятельности.

16. Показатели доступности и качества государственной услуги

16.1. Гражданину в ходе предоставления государственной услуги обеспечивается возможность:

представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению либо обращаться с просьбой об их истребовании;

знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную тайну;

получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;

обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действия (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения;

осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Административному регламенту.

16.2. Должностные лица Управления обеспечивают:

объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, в случае необходимости - с участием граждан, направивших обращения;

получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

16.3. Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам Управления при рассмотрении обращений граждан, не могут быть использованы во вред этим гражданам, в том числе если они могут повлечь ущемление чести и достоинства граждан.

16.4. Основными требованиями к качеству рассмотрения обращений в Управлении являются:

достоверность представляемой заявителям информации о ходе рассмотрения обращения;

полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения обращения;

наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;

удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;

оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого обращения.

17. Иные требования, в том числе учитывающие особенности

предоставления государственной услуги в многофункциональных

центрах предоставления государственных и муниципальных услуг

и особенности предоставления государственной услуги

в электронной форме

17.1. Предоставление Управлением государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрено.

17.2. Управление обеспечивает возможность получения заявителями на Портале форм заявлений и иных документов, необходимых для получения государственной услуги в электронном виде.

17.3. В случае обращения гражданина в форме электронного сообщения (через сайт, Портал, по адресу электронной почты Управления: updelarc@adm.kaluga.ru) в нем предусматривается указание реквизитов, необходимых для подготовки письменного ответа, - фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии), почтового адреса либо факса гражданина (если требуется направить ответ по почте либо по факсу).

17.4. Поступившие электронное сообщение, интернет-обращение распечатываются, и дальнейшая работа с ними ведется как с письменным обращением.

17.5. Ответ на обращение, поступившее в Управление или должностному лицу Управления в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения

административных процедур (действий), требования

к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения

административных процедур (действий) в электронной форме

1. Исчерпывающий перечень административных процедур

Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги включает:

прием и регистрацию обращения гражданина;

рассмотрение обращения;

направление в письменном или электронном виде ответов на обращение;

личный прием граждан.

Блок-схема предоставления государственной услуги представлена в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту.

2. Прием и регистрация обращения

2.1. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление обращения в Управление, в том числе принятого в ходе личного приема либо перенаправленного с сопроводительным документом из других государственных органов, органов местного самоуправления или от должностных лиц.

2.2. Обращение, а также документы, связанные с его рассмотрением, принимаются в приемной Управления ответственным за делопроизводство, осуществляющим прием служебной корреспонденции.

2.3. Ответственный за делопроизводство:

проверяет правильность адресования корреспонденции и цельность упаковки;

вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к обращению подкалывает конверт;

приобщает к обращению прилагающиеся к нему документы;

в двух экземплярах составляет акт (приложение № 2) о поступлении заказного письма с уведомлением, в котором при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конверте обнаруживается недостача документов, упомянутых автором в описи на ценное письмо. Один экземпляр акта направляет отправителю корреспонденции, а второй приобщает к полученным документам.

2.4. Обращение в электронной форме, направленное гражданином в установленном порядке через Портал, сайт или на электронную почту Управления, принимается ответственным за делопроизводство с использованием программно-технических средств.

При поступлении в Управление обращения пользователя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. При поступлении по электронной почте обращения, не требующего последующих действий Управления по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется ответственным за делопроизводство Управления по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

2.5. Поступившее в Управление обращение независимо от способа его доставки подлежит регистрации в течение 3-х (трех) дней с момента поступления в Управление в журнале регистрации обращений и постановке на контроль.

Постановку обращений на контроль и контроль за сроками рассмотрения обращений осуществляет начальник Управления.

2.6. При приеме обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема обращения и сообщается контактный телефон.

2.7. Ответственный за делопроизводство:

в правом нижнем углу первой страницы обращения проставляет регистрационный штамп с указанием присвоенного регистрационного номера. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

в журнале регистрации обращений указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его почтовый адрес, краткую аннотацию обращения, указывает дату окончания срока исполнения письма. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется первый автор или автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации обращения.

2.8. Результатом выполнения действий по регистрации обращений являются регистрация обращения в журнале регистрации обращений и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.

3. Рассмотрение обращения

3.1. Основанием для начала процедуры рассмотрения обращения является регистрация обращения в журнале регистрации обращений.

3.2. Прошедшие регистрацию обращения в течение 3-х (трех) дней направляются на рассмотрение начальнику Управления для определения исполнителя государственной услуги.

3.3. Если обращение направляется на исполнение нескольким соисполнителям, то ответственному исполнителю (указывается в поручении первым) направляется подлинник документов, остальным исполнителям - копии. При этом необходимое количество копий документов для отправки подготавливается ответственным за делопроизводство.

3.4. Исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

запрашивает необходимые для рассмотрения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц в установленном законодательством Калужской области порядке;

уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

3.5. Исполнитель при рассмотрении обращений граждан в пределах своих полномочий вправе:

приглашать обратившихся граждан для личной беседы;

в установленном законодательством порядке запрашивать дополнительные материалы и получать объяснения у обратившихся граждан, а также в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

привлекать в установленном порядке переводчиков и экспертов;

создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях, с выездом на место;

поручать рассмотрение обращения другим организациям, их должностным лицам в порядке ведомственной подчиненности и контролировать ход рассмотрения обращений, за исключением случаев, установленных федеральными законами.

3.6. После завершения рассмотрения обращения исполнитель готовит текст ответа по существу поставленных в обращении вопросов и передает на подпись начальнику Управления (лицу, его замещающему).

3.7. После завершения рассмотрения обращения подписанный начальником Управления ответ передается ответственному за делопроизводство для регистрации в журнале регистрации обращений и отправки заявителю.

3.8. Результатом рассмотрения обращений в Управлении являются решение поставленных в обращении вопросов, подготовка ответов гражданам либо подготовка уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги в соответствии с пунктом 10 раздела II настоящего Административного регламента.

4. Направление ответа на обращение

4.1. Основанием для начала процедуры направления ответа на обращение является поступивший в приемную Управления ответственному за делопроизводство подписанный начальником Управления (лицом, его замещающим) письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4.2. Ответы на обращения граждан, на поручения Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора области - руководителя администрации Губернатора области о рассмотрении обращений граждан подписывает начальник Управления (лицо, его замещающее).

4.3. Ответ подлежит отправке в день его регистрации или на следующий рабочий день.

4.4. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным работникам Управления.

4.5. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного ответа.

4.6. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа через сайт, Портал или на электронную почту Управления, направляется по почтовому или электронному адресу, указанному в обращении.

4.7. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт и экземпляр принятого правового акта направлен заявителю.

4.8. В ответах по коллективным обращениям указывается, какому именно из граждан дан ответ.

4.9. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные гражданином к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.

4.10. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения. Например, в случаях, если ответ гражданину был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела.

4.11. Оформление дел для архивного хранения обращений осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Управлении, утвержденной приказом Управления.

4.12. Результатом направления ответа на обращение является направленный по почтовому или электронному адресу ответ гражданину.

5. Личный прием граждан

5.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление в Управление устного, письменного или в электронной форме обращения гражданина о личном приеме.

5.2. Личный прием граждан в Управлении ведет начальник Управления, заместитель начальника Управления. Прием осуществляется ежедневно в рабочие дни без предварительной записи.

5.3. Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего их личность. На основании этого документа оформляется карточка личного приема граждан.

Ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, инвалиды I и II групп и их законные представители, беременные женщины, а также родители, явившиеся на личный прием с ребенком в возрасте до 3-х лет, принимаются вне очереди.

5.4. Прием граждан осуществляется в служебном кабинете начальника Управления, заместителя начальника Управления.

5.5. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах прием ведется только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

5.6. Личный прием граждан в Управлении производится с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 30 (тридцати) минут.

5.7. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в контрольно-регистрационной карточке.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.8. В случае, если во время приема гражданина решение поставленных вопросов невозможно, от заявителя принимается письменное обращение, которое после регистрации направляется на рассмотрение в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.

5.9. В случае, если поставленные гражданином во время приема вопросы не входят в компетенцию Управления, ему разъясняется порядок обращения в соответствующие органы государственной власти.

5.10. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.11. Результатом личного приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие начальником Управления, заместителем начальника Управления решения по разрешению поставленного вопроса.

IV. Формы контроля за предоставлением государственной услуги

Контроль за рассмотрением письменных обращений граждан осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по обращениям граждан, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа содержания поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями граждан.

Контроль за предоставлением государственной услуги включает текущий контроль, а также проведение плановых и внеплановых проверок исполнения положений Административного регламента работниками Управления.

1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением

и исполнением работниками Управления положений

Административного регламента и иных нормативных правовых

актов, устанавливающих требования к предоставлению

государственной услуги, а также принятием ими решений

1.1. Организацию работы с обращениями граждан в Управлении осуществляет ответственный за делопроизводство, который обеспечивает единый порядок регистрации и учета обращений в Управлении, рассмотрения поставленных в них вопросов, контроль за их рассмотрением и подготовкой ответов и режима их хранения.

1.2. Текущий контроль за соблюдением порядка рассмотрения и принятия решений по рассмотрению обращений граждан работниками Управления осуществляется начальником Управления путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками Управления положений Административного регламента, иных нормативных актов Российской Федерации, Калужской области.

2. Порядок и периодичность осуществления плановых

и внеплановых проверок полноты и качества предоставления

государственной услуги, в том числе порядок и формы

контроля за полнотой и качеством предоставления

государственной услуги

2.1. Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги могут быть плановыми и внеплановыми.

2.2. Плановые проверки проводятся в соответствии с утвержденным планом деятельности Управления.

2.3. Внеплановые проверки организуются и проводятся в случаях обращений граждан с жалобами на нарушение их прав и законных интересов действиями (бездействием) работников Управления.

3. Ответственность работников Управления за решения

и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые)

ими в ходе предоставления государственной услуги

За систематическое или грубое нарушение положений Административного регламента или иных нормативных правовых актов по вопросу рассмотрения обращений граждан государственные служащие привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Положения, характеризующие требования к порядку

и формам контроля за предоставлением государственной

услуги, в том числе со стороны граждан,

их объединений и организаций

4.1. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

4.2. Все плановые проверки должны осуществляться регулярно в течение всего периода деятельности организации; установленные формы отчетности по предоставлению государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков предоставления государственной услуги.

4.3. Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте и через Портал.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений

и действия (бездействия) Управления, предоставляющего

государственную услугу, а также его должностных лиц

1. Информация для заинтересованных лиц об их праве

на досудебное (внесудебное) обжалование действий

(бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе

предоставления государственной услуги

Заинтересованные лица вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги.

2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

Предметом досудебного обжалования могут являться действия (бездействие) и решения Управления, его должностного лица либо государственного служащего по обращению гражданина, принятое или осуществленное им в ходе предоставления государственной услуги, в том числе в следующих случаях:

нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги, установленного пунктом 14 раздела II настоящего Административного регламента;

нарушение срока предоставления государственной услуги, установленного пунктом 4 раздела II настоящего Административного регламента;

требование у заявителя документов, не предусмотренных пунктом 6 раздела II настоящего Административного регламента;

отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено пунктом 6 раздела II настоящего Административного регламента, по основаниям, не предусмотренным пунктом 9 раздела II настоящего Административного регламента;

отказ в предоставлении государственной услуги по основаниям, не предусмотренным пунктом 10 раздела II настоящего Административного регламента;

затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной настоящим Административным регламентом;

отказ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа

в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановления

ее рассмотрения

Ответ на жалобу (претензию) не дается в следующих случаях:

если в жалобе (претензии) не указаны фамилия направившего ее заинтересованного лица и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение;

если в жалобе (претензии) обжалуется судебное решение. При этом в течение 7 дней со дня регистрации жалоба (претензия) возвращается направившему ее заинтересованному лицу с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

если в жалобе (претензии) содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу сотрудника Управления, а также членам его семьи (заинтересованному лицу, направившему жалобу (претензию), сообщается о недопустимости злоупотребления правом);

если текст жалобы (претензии) не поддается прочтению и она не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней (или если законом установлен срок рассмотрения менее 7 дней, то не позднее такого срока) со дня ее регистрации сообщается заинтересованному лицу, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

если в жалобе (претензии) заинтересованного лица содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами (претензиями), и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заинтересованным лицом по данному вопросу при условии, что указанная жалоба (претензия) и ранее направляемые жалобы (претензии) направлялись в Управление или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется направившее жалобу (претензию) заинтересованное лицо;

если ответ по существу поставленного в жалобе (претензии) вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (заинтересованному лицу, направившему жалобу (претензию), сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в ней вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений).

4. Основания для начала процедур досудебного (внесудебного)

обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме жалобы (претензии) на действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента.

5. Общие требования к порядку подачи

и рассмотрения жалобы (претензии)

5.1. Жалоба (претензия) подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Управление.

5.2. Жалоба (претензия) может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта Управления, государственной информационной системы Калужской области "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Калужской области", а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.3. В жалобе (претензии) указываются:

наименование органа, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения юридического лица, обратившегося с жалобой, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заинтересованному лицу;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Управления;

доводы, на основании которых заинтересованное лицо не согласно с решением и действием (бездействием) Управления.

5.4. Заявителями могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заинтересованных лиц, либо их копии.

6. Права заинтересованных лиц на получение информации

и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения

жалобы (претензии)

Заинтересованные лица имеют право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии), если иное не предусмотрено законом.

7. Органы государственной власти и должностные лица,

которым может быть адресована жалоба (претензия)

заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги должностными лицами и сотрудниками Управления, начальнику Управления.

8. Сроки рассмотрения жалобы (претензии) и сроки направления

ответа заявителю по результатам рассмотрения

жалобы (претензии)

Жалоба (претензия) рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации, если иные сроки не установлены нормативными правовыми актами Российской Федерации и Калужской области.

9. Результат досудебного (внесудебного) обжалования

применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

9.1. По результатам рассмотрения жалобы (претензии) принимается решение:

удовлетворить жалобу (претензию), в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заинтересованному лицу денежных средств, взимание которых не предусмотрено, а также в иных формах;

отказать в удовлетворении жалобы (претензии).

9.2. Результатом удовлетворения жалобы (претензии) также являются принятие необходимых мер (предоставление информации из реестра и (или) применение установленных действующим законодательством мер ответственности к сотруднику, ответственному за действие (бездействие) и решение, принятое (осуществляемое) в ходе предоставления государственной услуги) и направление письменных ответов заинтересованным лицам.

9.3. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заинтересованному лицу в письменной форме и по желанию заинтересованного лица в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы (претензии).

Приложение № 1

к Административному регламенту

управления по делам архивов Калужской области

по предоставлению государственной услуги

"Организация приема граждан, обеспечение

своевременного и полного рассмотрения устных

и письменных обращений граждан,

принятие по ним решений и направление ответов

в установленный законодательством Российской

Федерации срок"

БЛОК-СХЕМА

ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

"ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН, ОБЕСПЕЧЕНИЕ

СВОЕВРЕМЕННОГО И ПОЛНОГО РАССМОТРЕНИЯ УСТНЫХ И ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, ПРИНЯТИЕ ПО НИМ РЕШЕНИЙ И НАПРАВЛЕНИЕ ОТВЕТОВ В УСТАНОВЛЕННЫЙ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СРОК"

                       ┌──────────────────┐

                       │    Гражданин     │

                       └────────────┬─────┘

                                   \/

                 ┌────────────────────────────────────────┐

       ┌─────────┤         Направление обращения          │────┐

       │         └───┬────────────┬────────────────┬──────┘    │

      \/            \/           \/               \/          \/

┌─────────┐     ┌─────┐  ┌───────────────┐  ┌────────────┐ ┌──────┐

│ Почтой  │   ┌─┤Лично│  │  Электронной  │  │   Факсом   │ │Личный│

└──┬──────┘   │ └─────┘  │    почтой     │  └─────┬──────┘ │прием │

   \/         \/          └───────┬───────┘        │        └──┬───┘

  ┌──────────────┐                │                │           │

  │    Прием,    │<───────────────┘                │           │

  │  обработка   │<────────────────────────────────┘           │

  └───────┬──────┘                                             │

         \/                                                   \/

  ┌──────────────┐                           ┌─────────────────────┐

  │ Регистрация  │<──────────────────────────┤    Рассмотрение     │

  └───────┬──────┘                           │     начальником     │

          │                                  │     Управления      │

          │                                  └─────────────────┬───┘

         \/                                                   \/

  ┌──────────────┐                           ┌─────────────────────┐

  │Направление на│                           │ Разъяснение, устный │

  │ рассмотрение │                           │  ответ гражданину   │

  └───────┬──────┘                           └─────────────────┬───┘

         \/                                                    │

  ┌──────────────┐     ┌─────────────────────┐                 │

  │ Рассмотрение │────>│     Подготовка      │                 │

  └───────┬──────┘     │уведомления об отказе│                 │

          │            │  в предоставлении   │───────┐         │

          │            │   государственной   │       │         │

          │            │       услуги        │       │         │

         \/            └─────────────────────┘      \/         │

  ┌──────────────┐                           ┌────────────┐    │

  │ Подготовка и │──────────────────────────>│ Гражданин  │<───┘

  │ направление  │                           └────────────┘

  │    ответа    │

  │  гражданину  │

  └──────────────┘

Приложение № 2

к Административному регламенту

управления по делам архивов Калужской области

по предоставлению государственной услуги

"Организация приема граждан, обеспечение

своевременного и полного рассмотрения устных

и письменных обращений граждан,

принятие по ним решений и направление ответов

в установленный законодательством Российской

Федерации срок"

                                АКТ № _____

                      О НЕДОСТАЧЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ОПИСИ

                     КОРРЕСПОНДЕНТА В ЗАКАЗНЫХ ПИСЬМАХ

                 С УВЕДОМЛЕНИЕМ И В ПИСЬМАХ С ОБЪЯВЛЕННОЙ

                 ЦЕННОСТЬЮ от "___" ___________ 20____ г.

    Комиссия в составе ____________________________________________________

                     (фамилия, инициалы и должностных лиц, составивших акт)

составила настоящий акт о нижеследующем:

___________________________ в управление по делам архивов Калужской области

поступила  корреспонденция,  в  которой  обнаружена  недостача  документов,

перечисленных автором письма в описи на ценные бумаги.

    Члены комиссии:

                (подпись, дата)                           Инициалы, фамилия

                (подпись, дата)                           Инициалы, фамилия

                (подпись, дата)                           Инициалы, фамилия