ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ



КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

ПРИКАЗ

от 20.03.2009 №05

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ИСПОЛНЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ

(утратил силу приказом Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия №10 от 17.07.2009г., НГР RU19000200900324)

В соответствии с Положением о Комитете по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия, утвержденного постановлением Правительства Республики Хакасия от 14.09.2005 № 293 приказываю:

1. Утвердить административный регламент по исполнению Комитетом по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия государственной функции «Утверждение и(или) согласование положений о центральных экспертных комиссиях, экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, перечней проектов научно-технической документации, актов, описей дел».

2. Разместить данный административный регламент на странице Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия официального сайта Правительства Республики Хакасии.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заведующего отделом документов новейшей истории комитета, председателя экспертно- проверочной методической комиссии В.П. Чебочакову, заведующего отделом ведомственных архивов, комплектования, обеспечения сохранности и государственного учета комитета И.М. Мироненко.

Председатель комитета В.В. Цыбина

Приложение

к приказу Хаккомархива

от 20.03.2009 № 05

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

по исполнению Комитетом по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия государственной функции «Утверждение и(или) согласование положений о центральных экспертных комиссиях, экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, перечней проектов научно-технической документации, актов, описей дел»

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент «Утверждение и (или) согласование положений о центральных экспертных комиссиях, экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней научно-технической документации, актов, описей дел» (далее - государственная функция) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Комитета по делам архивов при Правительстве республики Хакасия (далее - Хаккомархив) по работе с документами, представляемыми на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии Хаккомархива (далее - ЭПМК) органами государственной власти, иными государственными органами, органами местного самоуправления (далее - органы власти), организациями, учреждениями, предприятиями (далее - организации), муниципальными архивами, архивными отделами администраций муниципальных образований (далее - муниципальные архивы).

Нормативно-правовые акты, регулирующие исполнения государственной функции

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации («Российская газета», 25.12.1993, № 237);

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», зарегистрированы в Минюсте России 06.03.2007 N 9059;

Законом Республики Хакасия от 07.07.2005 № 45- ЗРХ «Об архивном деле в Республике Хакасия»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.11.2007. № 1322 «Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральным архивным агентством государственной услуги «Согласование положений о центральных экспертных комиссиях, центральных архивах и иных нормативных правовых актов по архивному делу федеральных органов государственной власти и подведомственных им органов и организаций, а также инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти»;

Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, приказ Главархива СССР от 05.09.1985 № 263);

Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002);

Постановлением Правительства Республики Хакасия от 14.09.2005 № 293 (с изм. от 14.04.2006 № 98) «Об утверждении Положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия»;

Приказом Хаккомархива от 31.05.2006 № 07 «Об утверждении Регламента работы Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия».

Приказом Хаккомархива от 28.12.2005 №14 «Об утверждении положений о Государственном архиве Республики Хакасия, его отделах, положения и регламента ЭПМК Хаккомархива».

Органы власти и организации, участвующие в исполнении государственной функции

3. Исполнение государственной функции осуществляется структурными подразделениями Хаккомархива во взаимодействии с органами власти, организациями, архивными отделами администраций муниципальных образований, муниципальными архивами путем подготовки вопроса об утверждении (согласовании) документов, представляемых на рассмотрение ЭПМК.

4. Исполнение государственной функции путем подготовки вопроса об утверждении (согласовании) документов, представляемых на рассмотрение ЭПМК осуществляют должностные лица Хаккомархива, в соответствии с должностными регламентами. ЭПМК принимает решение об утверждении (согласовании) документов в соответствии с ее компетенцией, определенной соответствующим положением.

5.Утверждение (согласование) документов, подготовленных структурными подразделениями Хаккомархива, осуществляется в соответствии с процедурой, установленной Регламентом работы ЭПМК Хаккомархива.

Основание для исполнения государственной функции

6. Для исполнения государственной функции органы власти и организации, муниципальные архивы представляют в аппарат Хаккомархива и его отделы с сопроводительным письмом:

для утверждения:

- описи дел постоянного хранения (или их годовых разделов), образовавшихся в деятельности источников комплектования ГАРХ и муниципальных архивов;

- описи дел постоянного хранения (или их годовых разделов), составленных архивами в ходе внутри архивных работ (описания архивных документов, переработки (усовершенствования) описей дел);

- описи видеодокументов, кинодокументов, фонодокументов, фонодокументов на магнитной пленке, фотодокументов, фотоальбомов;

- примерные перечни документов и перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на хранение, изменений и дополнений к ним;

- перечни документов, подлежащих хранению на дисках;

- листы учета и описания уникальных документов;

для согласования:

- положения об архивах организаций;

- положения о центральных экспертных комиссиях (экспертных комиссиях);

- инструкции по делопроизводству;

- индивидуальные номенклатуры дел;

- описи дел долговременного хранения, в т.ч. по личному составу;

- описи электронных документов;

- описи особо ценных дел, перечни номеров особо ценных дел (номерники);

- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу источников комплектования ГАРХ и муниципальных архивов, а также документов Архивного фонда Республики Хакасия;

- акты описания архивных документов;

- акты переработки (усовершенствования) описей;

- акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов архивов с 1946 года;

- проекты методических рекомендаций, памяток по вопросам архивного дела.

7. Документы представляются на ЭПМК вместе со справочным аппаратом. Перечень необходимых сопроводительных документов, количество экземпляров документов указано в приложении № 1 к настоящему регламенту.

8. Органы власти и организации, архивные отделы и муниципальные архивы представляют в Хаккомархив документы посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи.

Требования к порядку исполнения государственной функции

9. Конечным результатом исполнения государственной функции является решение ЭПМК об утверждении (согласовании) представленных документов.

10. Исполнение государственной функции осуществляется в течение 30 дней со дня поступления документов в Хаккомархив.

Перечень оснований для возврата документов на доработку при исполнении государственной функции

11. Основанием для возврата на доработку представленных документов является оформление их с нарушениями требований:

Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);

Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 305);

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается - письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД);

Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.2006, регистрационный № 7418 (Российская газета, № 24, 2006);

Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук» (Утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 зарегистрированный в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный № 9059);

Основных правил работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, приказ Главархива СССР от 05.09.1985 № 263);

Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002);

иных нормативных актов в области делопроизводства и архивного дела.

Порядок информирования об исполнении государственной функции

12. Информация об исполняемой Хаккомархивом государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Аппарата Управления Хаккомархива и его отделов, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на странице Хаккомархива официального сайта Правительства Республики Хакасии

13. Место нахождения Хаккомархива и его почтовый адрес: ул. Щетинкина,18, г. Абакан, 655017, тел./факс (3902) 22-24-09

Электронный адрес Хаккомархива:

Место нахождения и телефоны структурных подразделений Хаккомархива, обеспечивающих исполнение государственной функции:

Отдел ведомственных архивов, комплектования, обеспечения сохранности и государственного учета АФ РХ: 655017, г. Абакан, ул. Щетинкина, 32, 3 этаж, кабинеты № 7, 9, 1, тел. (3902) 22-46-06 (факс), (3902) 22-25-41;

E-mail:

Отдел документов новейшей истории Архивного фонда Республики Хакасия: г. Абакан, ул. Ленина, 67, 6 этаж. (3902) 29-92-10. Е-mail:

14. График работы Хаккомархива и структурных подразделений:

понедельник - пятница

8.00 - 12.00

13.00 - 17.00

суббота - воскресенье

выходные дни

15. Информирование организаций по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения.

16. При ответах на телефонные звонки сотрудник Хаккомархива подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информирует представителя органа власти, организации, муниципального архива по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

17. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить представителю органа власти, организации, муниципального архива обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для представителя время для устного информирования (с учетом графика работы Хаккомархива).

18. При информировании посредством личного обращения сотрудник Хаккомархива обязан принять представителя органа власти, организации, муниципального архива в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Хаккомархива.

19. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес органа власти, организации, муниципального архива.

20. При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес органа власти, организации, муниципального архива.

21. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента обращения.

Требования к удобству и комфорту места приема представителей органов власти, организаций, муниципальных архивов

22. Прием ведется в рабочих кабинетах в соответствии с графиком работы (п.14), для представителя органа власти, организации, муниципального архива имеется отдельное рабочее место. Консультации даются без очереди, при необходимости часы приема для консультаций согласуются по телефону.

II. Административные процедуры.

Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

23. Организация исполнения государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрацию документов, поступивших от органа власти, организации, муниципального архива и передача их на исполнение;

- подготовка представленных документов к утверждению (согласованию);

- утверждение (согласование) документов.

24. Порядок исполнения государственной функции осуществляется в соответствии с блок-схемой (Приложение № 2).

Прием и регистрация документов

25. Прием и регистрация документов, поступивших от органов власти, организаций, муниципальных архивов осуществляет секретарь ЭПМК. Регистрация представленных документов осуществляется в течение 3 рабочих дней.

26. Секретарь ЭПМК:

- регистрирует представленные документы в специальных журналах;

- передает зарегистрированный документ эксперту ЭПМК для составления заключения.

Подготовка представленных документов к утверждению (согласованию)

27. Эксперт готовит заключение на представленные документы. Срок подготовки заключения - не более 10 рабочих дней.

28. В ходе подготовки заключения эксперт проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПМК.

29. При выявлении в ходе проверки документов некомплектности и (или) несоответствий требованиям документов указанных в пп. 7, 13, эксперт ЭПМК готовит сопроводительное письмо и вместе с заключением возвращает их на доработку, о чем сообщает секретарю ЭПМК.

30. Рекомендованные к утверждению (согласованию) документы эксперт вместе с заключением передает секретарю ЭПМК. Секретарь ЭПМК формирует повестку дня заседания ЭПМК.

Рассмотрение документов на заседании ЭПМК.

Утверждение (согласование) документов

31. Заседания ЭПМК проводятся по мере необходимости.

32. Рассмотрение документов на заседании ЭПМК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПМК, установленной Регламентом работы ЭПМК.

33. Заседания ЭПМК протоколируются секретарем ЭПМК.

34. Решение ЭПМК об утверждении (согласовании) документов проставляется в виде штампа об утверждении (согласовании) на документе или оформляется выписка из протокола заседания ЭПМК.

35. Утвержденные (согласованные) ЭПМК документы направляются в адрес органа власти, организации, муниципального архива, их представившего, вместе с сопроводительным письмом, составленным экспертом, не позднее чем через 2 рабочих дня после их утверждения (согласования).

Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

36. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений определены Регламентом работы ЭПМК Хаккомархива.

37. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции, и принятием решений осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения.

38. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Административного регламента.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента

39. Органы власти, организации, муниципальные архивы (далее - Заявители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента (далее - жалоба), устно или письменно непосредственно к председателю Хаккомархива или его заместителю.

В письменной жалобе указываются:

- полное наименование органа или организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя органа, организации, муниципального архива);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись и дата.

40. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 календарных дней со дня регистрации.

41. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента нарушения.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

42. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

43. Если Заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в:

Правительство Республики Хакасия по адресу: пр. Ленина, д. 67, г. Абакан, 655017;

Сибирское территориальное управление Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия по адресу: ул. Ленина, д. 1 г. Новосибирск, 630004;

Федеральное архивное агентство по адресу: ул. Ильинка, д. 12, Москва, 103132.

Приложение № 1

к п.7 Административного регламента

Перечень основных документов,

представляемых на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия

№ п/п

Виды документов

Кол-во экз.

Необходимые приложения к основному документу

Примечание

1

2

3

4

5

1

Описи дел постоянного хранения, представленные органами власти, организациями, муниципальными архивами:

- на управленческую документацию;

- на кинофотофонодокументы, электронные документы;

- на научно-техническую документацию

4

1.1. Историческая справка фондообразователя;*

1.2. Лист переименований;**

1.3. Список сокращенных слов;

1.4. Заключение руководителя муниципального архива, ответственного исполнителя Хаккомархива, эксперта ЭПМК.

* Для организаций, предъявляющих описи дел впервые

** В случае изменения названия, реорганизации организации

2

Описи дел по личному составу

3

2.1. При отсутствии описи №1 представляются документы пп.1.1. - 1.4.

Представляются вместе с описями дел по основной деятельности

3

Переработанные и усовершенствованные описи дел, хранящихся в ГАРХ и муниципальных архивах

3

3.1. Историческая справка к фонду;

3.2. Акт переработки (усовершенствования) описи;

3.3. Старая опись;

3.4. Заключение эксперта ЭПМК

4

Описи дел, составленные в ходе внутриархивных работ ГАРХ, муниципальных архивов:

- личного происхождения;

- кинофотофонодокументов и др.

3

4.1. Историческая справка фондообразователя;

4.2. Акт описания;

4.3. Акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и не представляющие исторической

ценности;*

4.4. Сдаточная опись;

4.5. Заключение руководителя муниципального архива, ответственного исполнителя Хаккомархива, эксперта ЭПМК

* В случае выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и не представляющих

исторической ценности

5

Описи объединенных архивных фондов (ОАФ)

3

5.1. Предисловие к ОАФ и исторические справки фондообразователей;

5.2. Акт о создании ОАФ;

5.3. Описи дел фондов, вошедших в состав ОАФ;

5.4. Заключение члена ЭПМК.

6

Описи особо ценных документов

2

6.1. Заключение руководителя муниципального архива, ответственного исполнителя Хаккомархива, эксперта ЭПМК.

7

Номенклатуры дел организаций источников комплектования ГАРХ, муниципальных архивов

2

7.1. Заключение руководителя муниципального архива, эксперта ЭПМК .

При наличии типовых и примерных номенклатур дел индивидуальные номенклатуры согласовываются только с муниципальными архивами

8

Типовые и примерные номенклатуры дел

2

8.1. Решение ЦЭК (ЭК) республиканской организации;

8.2. Методические рекомендации по применению номенклатуры дел (проект совместного письма председателя Хаккомархива и руководителя республиканской организации).

9

Предложения о внесении организаций в Список источников комплектования

2

9.1. Историческая справка организации с указанием места и значения отрасли;

9.2. Копия устава или положения с указанием формы собственности;

9.3. Справка руководителя муниципального архива, ответственного исполнителя Хаккомархива, эксперта ЭПМК об изучении состава документов в организации;

9.4. Номенклатура дел организации.

В случае изменения списка более чем на 50%, список пересоставляется

10

Предложения об исключении из списка организации - источника комплектования архива

2

10.1. Документ о ликвидации, реорганизации или письмо руководителя с отказом от сотрудничества с изложением мотивов отказа;

10.2. Акт о приеме-пере-даче документов на государственное хранение (в случае ликвидации);

10.3. Резвернутое заключение руководителя муниципального архива, ответственного исполнитетеля Хаккомархива, эксперта ЭПМК с приложением оснований для исключения из списка и указанием крайних дат и мест хранения документов организации.

11

Акты о выделении к уничтожению документов и дел, образовавшихся после 1945 г. включительно и находящихся на хранении в ГАРХ, муниципальных архивах

2

11.1. Заключение руководителя муниципального архива, ответственного исполнителя Хаккомархива, эксперта ЭПМК:

-о составе и полноте фонда;

-о первичной и повторной экспертизе (указать даты, основания проведения экспертизы, характер и состав ранее выделенных документов);

-о перечнях и других документах, использованных в ходе экспертизы.

Заголовок каждой позиции акта должен раскрывать состав и содержание помещенных в него документов, для дел с дублетной

и поглощенной

документацией необходимо указать точное местонахождение подлинников, в гр. «прим.» по каждой позиции акта дать ссылку на № фонда, описи, дела, оставленного на хранение, в котором помещена уничтожаемая информация. После перечня дел, включенных в акт, дать пояснения о характере и составе дел, оставленных на хранение. Акты целевой экспертизы, предшествующей переработке описи, представляются вместе с описью

12

Акты о выделении к уничтожению документов и дел организаций, имеющих в перечнях отметку «ЭПК»

1

12.1. Выписка из протокола ЭК учреждения;

12.2. Заключение руководителя муниципального архива, ответственного исполнителя Хаккомархива, эксперта ЭПМК с изложением сведений о

составе и полноте документов, отобранных на государственное хранение.

13

Акты об утрате и гибели документов, находящихся на ведомственном хранении

2

13.1. Акт проверки наличия документов;

13.2. Справка руководителя организации по розыску документов, о причинах утраты или гибели документов, мерах, принятых к дальнейшей сохранности документов и к виновным;

13.3. Заключение руководителямуниципального архива, ответственного исполнителя Хаккомархива, эксперта ЭПМК о ходе розыска, возможности восполнить утраченную информацию за счет оставшихся документов

Рассматриваются в присутствии председателя ЭК организации

14

Графики согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов организаций в ГАРХ, муниципальные архивы

3

15

Инструкции по делопроизводству организаций-источников комплектования ГАРХ, муниципальных архивов

2

15.1. Решение ЦЭК (ЭК) организации;

15.2. Заключение руководителя муниципального архива, ответственного исполнителя Хаккомархива, эксперта ЭПМК

16

Положение об архиве организации

2

16.1. Решение ЦЭК (ЭК) организации;

16.2. Заключение руководителя муниципального архива, ответственного исполнителя Хаккомархива, эксперта ЭПМК.

17

Положение о ЦЭК (ЭК) организации

2

17.1. Решение ЦЭК (ЭК) организации;

17.2. Заключение руководителя муниципального архива, ответственного исполнителя Хаккомархива, эксперта ЭПМК.

18

Проекты методических пособий по вопросам комплектования, экспертизы ценности, организации делопроизводства, разработанные Хаккомархивом, др. учр.

2

18.1. Справка с обоснованием необходимости разработки или переработки пособия и указанием круга его применения

Приложение № 2

к п.7 Административного

регламента

Блок-схема

исполнения государственной функции «Утверждение и (или) согласование положений о центральных экспертных комиссиях, экспертных комиссиях, архивах организаций, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней научно-технической документации, актов, описей дел»

(таблица блок-схемы находится в архивном деле)