ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНЫХ РЕГЛАМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ



КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

ПРИКАЗ

от 25 декабря 2006 года № 21

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНЫХ РЕГЛАМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ

(утратил силу Приказ Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия от 27.03.2007 № 08, НГР RU19000200700078)

Рассмотрев представленные регламенты Хаккомархива по предоставлению государственных услуг приказываю:

1. Утвердить административный регламент № 1 Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия предоставления государственной услуги

«Оказание информационных услуг гражданам, органам государственной власти, местного самоуправления и организациям на основе документов Архивного фонда Республики Хакасия».

2. Утвердить административный регламент № 2 Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия предоставления государственной услуги «Организация приема и хранения документов Архивного фонда Республики Хакасия, содержащих персональные данные граждан».

3. Ответственной за проведение административной реформы в Хаккомархиве Чебочаковой Валентине Прокопьевне, заведующему отделом документов новейшей истории Архивного фонда Республики Хакасия в срок до 1 февраля 2007 года передать вышеуказанные регламенты на регистрацию в отдел Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Сибирскому федеральному округу по организации учета регионального и муниципального законодательства и взаимодействия с органами власти субъектов Российской Федерации в Республике Хакасия.

Председатель комитета В.В. Цыбина

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ № 1

КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной услуги: «Организация приема и хранения документов Архивного фонда Республики Хакасия и других архивных документов, содержащих персональные данные граждан».

Административный регламент предоставления государственной услуги разработан в целях повышения качества исполнения и доступности архивов, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при организации приема и хранения документов Архивного фонда Республики Хакасия, содержащих персональные данные, определяет сроки и последовательность действий специалистов Хаккомархива и муниципальных архивов.

1.2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со ст.ст. 23, 24, 29, 33, 39 Конституции Российской Федерации, ст.ст. 20, 25 Конституции Республики Хакасия, ст.ст. 18, 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», гл. 4, 5 Закона Республики Хакасия от 07.07. 2006 № 45- ЗРХ «Об архивном деле в Республике Хакасия», п.п. 2.1, 4.6, 4.7 «Положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия» с изменениями, утвержденными постановлениями Правительства Республики Хакасия от 14.09.2005 № 293, от 14.04. 2006. № 98.

1.3. Государственная услуга предоставляется государственными гражданскими служащими Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия (далее - Хаккомархива), муниципальными служащими (далее - специалисты).

1.4. В целях качественного приема и дальнейшего хранения документов Архивного фонда Республики Хакасия, согласно гл. 4, 5 Закона Республики Хакасия от 07.07.2006 № 45- ЗРХ «Об архивном деле в Республике Хакасия» при предоставлении государственной услуги осуществляется взаимодействие с государственными органами Республики Хакасия, органами местного самоуправления, организациями (далее - организациями) и гражданами.

Процедура взаимодействия с организациями и гражданами, обладающими документами, отнесенными к составу Архивного фонда Республики Хакасия, содержащими персональные данные граждан, необходима для защиты конституционных прав на получение необходимой информации.

1.5. Прием юридических и физических лиц по приему и хранению архивных документов в г. Абакане ведут:

Государственный архив Республики Хакасия - с 8-00 до 17- 00, перерыв на обед с 12-00 до 13-00. Выходные дни: суббота, воскресенье.

Адрес: г. Абакан, ул. Щетинкина, 32, 3 этаж. Кабинет 8.

Отдел документов новейшей истории Архивного фонда Республики Хакасия госархива принимает с 8-00 до 17-00, перерыв на обед с 12-00 до 13-00. Выходные дни: суббота, воскресенье.

Адрес: г. Абакан, ул. Ленина, 67, 6 этаж.

1.6. Прием в муниципальных архивах (архивных отделах) администраций муниципальных образований районов, городов республики (далее - муниципальные архивы) проводится с 8-00 до 16-00, перерыв на обед с 12-00 до 13-00. Выходные дни: суббота, воскресенье. Почтовые адреса и №№ рабочих телефонов прилагаются (приложение № 1).

2. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Порядок информирования о предоставлении государственной услуги.

2.1. Информация о порядке информирования о предоставлении государственной услуги:

непосредственно в организации или в рабочем кабинете;

с использованием средств телефонной связи;

посредством размещения информации в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов (памяток, перечней и т.д.).

2.2. Сведения о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок и консультаций), Интернет-адресах, адресах электронной почты, о графике (режиме) работы, о процедуре исполнения государственной функции Хаккомархива и муниципальных архивов размещаются:

- в Интернете на странице Комитета по делам архивов официального сайта Правительства Республики Хакасии;

- на информационных стендах (методических папках) в госархиве, муниципальных архивах (архивных отделах), где размещается следующая информация:

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;

- текст Административного регламента с приложениями (полная версия на Интернет-сайте, включая образцы документов, необходимых для приема и хранения документов Архивного фонда Республики Хакасия.

Кроме этого, в рабочих кабинетах имеются методические папки «В помощь ответственному за делопроизводство и архив».

Каждому руководителю (конкурсному управляющему) ликвидирующейся организации выдается пакет с комплектом документов по подготовке и приему дел на хранение в архивы республики.

2.3. Справочные адреса и время приема юридических и физических лиц:

- №№ телефонов:

Комитет по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия - (3902) 299-210, 299-169;

Государственный архив Республики Хакасия - (3902) 22-46-06, 22-25-41;

Отдел документов новейшей истории Архивного фонда Республики Хакасия госархива - (3902) 22-24-09.

- Адреса электронной почты:

Комитет по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия:

E-mail: arсhive@khakasnet. ru

Государственный архив Республики Хакасия: E-mail: cgarh@khakasnet.ru

- Адрес Интернета на официальном сайте Правительства Республики Хакасия: http://www.rhlider.ru

№№ телефонов муниципальных архивов прилагаются (приложение № 1).

2.4. Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки:

Звонки принимаются руководителями и специалистами, которые непосредственно взаимодействуют с ответственными за делопроизводство и архив в организациях или гражданином в удобное для них рабочее время. Время ожидания разговора не может превышать 5- ти зуммеров.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

Должностные лица обязаны дать квалифицированную консультацию по сути запроса обратившегося юридического или физического лица, либо дать № телефона, где можно получить консультацию.

Время разговора не должно превышать 10 минут.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.5. Требования к удобству и комфорту мест предоставления государственной услуги:

прием ведется в рабочих кабинетах, для оформления документов имеется отдельное рабочее место.

2.6. Условия и сроки предоставления государственной услуги:

консультации даются без очереди, при необходимости часы приема граждан для консультаций согласуются по телефону;

прием документов у должностного лица - до 40 мин.

получение документов в архиве - до 10 мин.

2.7. Порядок получения консультаций о предоставлении государственной услуги.

Консультации по вопросам предоставления государственной услуги даются специалистами, специально назначенными по предоставлению данной услуги.

Консультации предоставляются по следующим вопросам:

правовая база, на основании которой ведется прием и хранение архивных документов;

требования к оформлению документов, передаваемых на государственное и муниципальное хранение;

требования к подготовке дел постоянного и долговременного сроков хранения;

требования к составлению и рассмотрению описей дел постоянного и долговременного сроков хранения;

- порядок приема на государственное и муниципальное хранение.

2.8. Описание заявителей, от которых могут приниматься документы на государственное и муниципальное хранение. Заявителями являются:

- граждане Российской Федерации; иностранные граждане и лица без гражданства; российские и иностранные юридические лица; международные организации;

- от имени физических лиц документы могут подавать родственники, у которых хранятся документы, представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре;

- от имени юридических лиц документы могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности, представители в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре;

- от имени Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований могут действовать органы государственной власти, органы местного самоуправления в рамках компетенции, установленной актами, определяющими статус этих органов.

2.9. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

2.9.1. Для приема на хранение документов, отнесенных к Архивного фонду Республики Хакасия необходимо:

- от государственных органов Республики Хакасия и республиканских организаций - опись дел постоянного или долговременного сроков хранения, утвержденная или согласованная ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия;

- от юридических лиц не республиканской собственности - кроме вышеуказанных документов - договор о передаче документов на хранение;

- при ликвидации организации - решение арбитражного суда о введении конкурсного производства или приказ организации о самоликвидации.

2.9.2. от граждан, передающих личные документы - договор передачи на государственное хранение.

2.10. Конечный результат:

- для юридических лиц:

акт приема - передачи на государственное или муниципальное хранение;

- для физических лиц, передающих документы из личных архивов:

сдаточная опись документов личного происхождения при приеме на государственное или муниципальное хранение.

2.11. Порядок получения консультаций по процедуре предоставления государственной услуги:

- осуществляется по всем видам связи: лично, по телефону, по факсу, почтовой и электронной почте.

2.12. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:

- отсутствие утвержденных или согласованных описей дел постоянного или долговременного сроков хранения, при необходимости - договора передачи документов на государственное (муниципальное хранение) хранение;

- дела, передаваемые на хранение в архивы, не подготовлены в соответствии с требованиями нормативно - методических документов Федеральной архивной службы;

- наличие правопреемника или вышестоящего органа организации, в случае её ликвидации.

2.13. Платные услуги предоставляются организациям на основании двустороннего договора (за временное хранение документов).

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги:

3.1.1. Юридические факты, являющиеся основанием для начала действия:

наличие у юридического лица выписки из согласованного в конце предыдущего года графика приема документов на государственное (муниципальное хранение) хранение, которая направляется в начале календарного года;

устное или письменное обращение юридического или физического лица в архивы по почтовой, электронной связи.

решение арбитражного суда о введении конкурсного производства или приказ организации о самоликвидации организации.

3.2. За предоставление государственной услуги отвечает должностное лицо, ответственное за прием и хранение архивных документов согласно должностному регламенту.

3.3. Максимальный срок выполнения государственной услуги:

- по приему документов- до 3 дней;

- по хранению документов:

временное - согласно договору или сроку хранения документов;

постоянное - вечно.

3.4. Должностное лицо, исполняющее обращение юридического или физического лица, обязан сообщить заявителю в письменной или устной форме в указанные выше сроки результат рассмотрения обращения.

3.5. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решения осуществляют заведующие отделами госархива (заведующие муниципальными архивами), а в случае обращения с жалобой на неправомерные действия или нарушение сроков исполнения - заместитель председателя или председатель Хаккомархива, руководители администраций муниципальных образований.

3.6. Способ фиксации результата выполнения действия по исполнению обращений в архивах республики - заполненные учетные документы по приему документов.

3.7. Результат действия и порядок передачи результата:

- составленный акт приема - передачи архивных документов - для организаций;

- сдаточная опись - для граждан.

3.8. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента:

- устное или письменное обращение по не исполнению каких-либо действий административного регламента к руководителям комитета в рабочее время с понедельника по пятницу с 8-00 до 17-00 по телефонам:

- председателю комитета - 29-92-10;

- заместителю председателя комитета - 22-46-06;

- заведующему отделом ведомственных архивов, комплектования, государственного учета Архивного фонда Республики Хакасия госархива - 22- 46 - 06.

Приложение № 1

к административному регламенту № 1

СПИСОК МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

Наименование

архива

ФИО

руководителя

Почтовый адрес

телефон

1

2

3

4

Муниципальный архив администрации МО Алтайский район

Елизарьева Валентина Александровна, гл. специалист

Администрация МО Алтайский район, ул. Советская, с. Белый яр. 655650

8241

2-11-09

Муниципальный архив администрации МО Аскизский район

Маковкина Татьяна Юрьевна, гл. специалист

Администрация МО Аскизский район, ул. Суворова, 2, с. Аскиз. 655700

8245

9-17-06

Муниципальный архив администрации МО Бейский район

Бородаева Любовь Алексеевна, гл. специалист

Администрация МО Бейский район, ул. Советов, с. Бея. 655770

8244

3-13-82

Муниципальный архив администрации МО Боградский район

Неустроева Надежда Николаевна, ведущий специалист

Администрация МО Боградский район, ул. Новая, 11а, с. Боград, 655340

8234

9-13-82

Муниципальный архив администрации МО Орджоникидзевский район

Шишкина Татьяна Федоровна, гл. специалист

Администрация МО Орджоникидзевский район,

ул. Кирова, 16

п. Копьево, 655250

8236

2-18-95

Муниципальный архив администрации МО Таштыпский район

Карамашева Светлана Ивановна, гл. специалист

Администрация МО Таштыпский район, ул. Ленина, 35, с. Таштып, 655740

8246

2-19-92

Муниципальный архив администрации МО Усть- Абаканский район

Герасименко Анна Алексеевна, гл. специалист

Администрация МО Усть-Абаканский район, ул. Рабочая, 9, п. Усть-Абакан, 655100

8232

2-18-63

Архивный отдел

администрации МО Ширинский район

Безъязыкова Галина Александровна, зав. отделом

Администрация МО Ширинский район, ул. Октябрьская, 75, п. Шира, 655200

8235

9-17-39

Муниципальный архив администрации МО г. Абаза

Бондаренко Лидия Егоровна, ведущий специалист

ул. Лазо, 3, г. Абаза, 655750

8247

2-36-48

Архивный отдел

администрации МО г. Саяногорск

Семенова Зоя Васильевна, заведующая отделом

Администрация МО г. Саяногорск, Советский микрорайон, 1,

г. Саяногорск, 655600

8242

2-37-22

Муниципальный архив администрации МО г. Сорск

Жидецкая Светлана Викторовна, специалист

Администрация МО г. Сорск, ул. Кирова,4, г. Сорск, 655511

8233

2-29-28

Архивный отдел

администрации МО г. Черногорск

Бакшис Наталья Петровна, зав. отделом

ул. Чапаева, 25,

г. Черногорск, 655150

8231

2-39-86

2-35-92

Приложение № 2

к административному регламенту № 1

БЛОК - СХЕМА

Общей структуры последовательности действий к Административному регламенту № 1 государственной услуги: «Организация приема и хранения документов архивного фонда Республики Хакасия, содержащих сведения о персональных данных граждан».

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ № 2

КОМИТЕТА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ ПО ОКАЗАНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ УСЛУГ ГРАЖДАНАМ, ОРГАНАМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯМ НА ОСНОВЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной услуги: «Оказание информационных услуг гражданам, органам государственной власти, местного самоуправления и организациям на основе документов Архивного фонда Республики Хакасия»

Административный регламент предоставления государственной услуги (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества информационных услуг и доступности архивов, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при организации предоставления государственной услуги, определяет сроки и последовательность действий специалистов Хаккомархива, его структурных подразделений, муниципальных архивов (архивных отделов) республики.

1.2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со ст. ст. 23,24,29,33 Конституции Российской Федерации, ст.ст. 20, 25 Конституции Республики Хакасия, ст.ст. 25, 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закона Республики Хакасия от 21.02.2006 № 03- ЗРХ «Об обращениях граждан в Республике Хакасия», п.п. 1.1., 2.1. «Положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия» с изменениями, утвержденными постановлениями Правительства Республики Хакасия от 14.09.2005 № 293, от 14.04.2006 № 98.

1.3. Государственная услуга предоставляется государственными граждан-скими служащими Комитета по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия, его структурными подразделениями (далее - Хаккомархива), муниципальными служащими (далее - специалисты).

1.4. В целях качественного удовлетворения запросов граждан, организаций в необходимой ретроспективной информации при предоставлении государственной услуги Хаккомархив, муниципальные архивы осуществляют взаимодействие с государственными органами Республики Хакасия, органами местного самоуправления, организациями (далее - организациями) и гражданами.

Процедура взаимодействия с организациями и гражданами по предоставлению информационных услуг определяется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Хакасия, Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Хакасия от 21.02.2006 № 03-ЗРХ «Об обращениях граждан в Республике Хакасия».

1.5. Прием граждан в г. Абакане ведут:

Комитет по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия - с 8-00 до 17-00, перерыв на обед с 12-00 до 13-00. Выходные дни: суббота, воскресенье.

Адрес: г. Абакан, ул. Ленина, 67, каб. 421.

Государственный архив Республики Хакасия - вторник, четверг с 8-00 до 12-00.

Иногородние граждане и представители органов государственной власти, местного самоуправления, других организаций принимаются с 8-00 до 17-00, перерыв на обед с 12-00 до 13-00. Выходные дни: суббота, воскресенье.

Адрес: г. Абакан, ул. Щетинкина, 32, 3 этаж.

Отдел документов новейшей истории Архивного фонда Республики Хакасия госархива принимает с 8-00 до 17-00, перерыв на обед с 12-00 до 13-00. Выходные дни: суббота, воскресенье.

Адрес: г. Абакан, ул. Ленина, 67, 6 этаж.

Часы работы читальных залов: ежедневно с 9 - 00 до 17-00, кроме субботы, воскресенья, перерыв на обед с 12-00 до 13 -00

Часы работы читальных залов: ежедневно с 9 - 00 до 17-00, кроме субботы, воскресенья, перерыв на обед с 12-00 до 13 -00

Прием в муниципальных архивах (архивных отделах) администраций муниципальных образований районов и городов республики (далее - муниципальные архивы) ведется с 8-00 до 16-00, перерыв на обед с 12-00 до 13-00. Выходные дни: суббота, воскресенье.

Почтовые адреса и №№ рабочих телефонов прилагаются (Приложение № 1).

2. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Порядок информирования о предоставлении государственной услуги.

2.1. Порядок информирования о предоставлении государственной услуги:

- при личном приеме - в рабочем кабинете;

- с использованием средств телефонной и электронной связи;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикаций в средствах массовой информации.

2.2. Сведения о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок и консультаций), Интернет-адресах, адресах электронной почты, о гра-фике (режиме) работы, о процедуре исполнения государственной услуги Хаккомархива и муниципальных архивов размещаются:

На информационных стендах в госархиве, муниципальных архивах, где размещается следующая информация:

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, со-держащих нормы, регулирующие деятельность архивов по предоставлению государственной услуги;

текст Административного регламента с приложениями (полная версия на Интернет-сайте, включая образцы документов, необходимых для получения информационной услуги);

выписка из «Номенклатуры платных услуг, предоставляемых архивом»;

рабочие телефоны архивов.

В архивах республики имеется Межархивный справочник документов по личному составу, переданных в архивы республики (электронный вариант).

Графики приема граждан находятся в доступных для посещения граждан местах (на дверях рабочих кабинетов, у входа внутри помещения);

Интернет - страница Комитета по делам архивов официального сайта Правительства Республики Хакасии;

- по электронной почте Хаккомархива и госархива или факсу Хаккомархива.

2.3. Справочные адреса и время приема юридических и физических лиц:

№№ телефонов:

Комитет по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия -

(39922) 299-210, 299-169;

Государственный архив Республики Хакасия - (39922) 22-46-06, 22-25-41;

Отдел документов новейшей истории Архивного фонда Республики Хакасия госархива - (39922) 22-24-09.

Адреса электронной почты:

Комитет по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия:

E-mail: arсhive@khakasnet. ru

Государственный архив Республики Хакасия:

E-mail: cgarh@khakasnet.ru

Адрес Интернета на официальном сайте Правительства Республики Хакасия:

http://www.rhlider.ru

Адреса муниципальных архивов прилагаются (Приложение № 1).

2.4. Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки:

- звонки принимаются руководителями и специалистами, которые непосред-ственно работают с посетителями архивов. Время ожидания разговора не может превышать 5- ти зуммеров.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересу-ющим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, принявшего телефонный звонок;

- должностные лица обязаны дать квалифицированную консультацию по сути запроса обратившегося юридического или физического лица, либо дать № телефона, где можно получить консультацию;

- время разговора не должно превышать 10 минут.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходи-мую информацию.

2.5. Требования к удобству и комфорту мест предоставления государственной услуги:

для исследователей - рабочее место в читальном зале;

для граждан - стол и стул для заполнения заявлений, диваны, стулья - для ожидающих в очереди.

2.6. Условия и сроки предоставления государственной услуги:

- для исследователей:

очереди нет

оформление документов - до 20 мин.

- для граждан:

при наличии очереди - до 40 мин.;

прием документов - до 20 мин.

получение документов в архиве - до 10 мин.

Исполнение письменных запросов организаций и граждан - до 1 месяца с момента получения запроса.

Выдача описей дел архивных фондов исследователю для работы в читальном зале - в день его обращения в архив.

Выдача архивных дел исследователю для работы в читальном зале - с момента получения заказа - до 2 дней.

2.7. Порядок получения консультаций о предоставлении государственной услуги.

Консультации по вопросам о предоставлении государственной услуги даются заведующими отделами или специалистами, согласно должностному регламенту.

Консультации предоставляются по следующим вопросам:

правовая база, на основании которой предоставляются информационные услуги;

оформление и заполнение необходимых документов;

допуск граждан к документам с грифом «Секретно» и конфиденциальной информации;

работа с описями дел и архивными делами;

правила работы читального зала.

2.8. Описание заявителей, которым оказываются информационные услуги. Заявителями являются:

граждане Российской Федерации; иностранные граждане и лица без гражданства; российские и иностранные юридические лица; международные организации;

от имени физических лиц заявления могут подавать родственники, представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности; от имени юридических лиц документы могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности; представители в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре;

от имени Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований могут действовать органы государственной власти, органы местного самоуправления в рамках компетенции, установленной актами, определяющими статус этих органов.

2.9. Перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

2.9.1. Для исполнения тематических запросов органов государственной власти и местного самоуправления, организаций республики, Российской Федерации и зарубежных государств:

письменный запрос с указанием названия организации, почтового адреса, темы, хронологических рамок запрашиваемой информации.

2.9.2. Для исследователей, работающих в читальном зале:

отношение от руководителей организаций с указанием названия организации, почтового адреса, темы, хронологических рамок темы исследования (произвольной формы)*;

заполненная анкета исследователя (образец прилагается).

* при работе с секретными документами, исследователю необходимо представить допуск к работе с секретными документами по установленной форме.

2.9.3. Для граждан, лично обратившимися в архивы с заявлениями (обращениями):

личное заявление (образцы прилагаются);

копия трудовой книжки за запрашиваемый период работы;

наличие удостоверения личности.

2.9 4. Для граждан, обратившихся в архивы с заявлениями (обращениями) от имени других граждан:

заявление от имени гражданина (образцы прилагаются);

копия трудовой книжки за запрашиваемый период работы;

доверенность от гражданина, от имени которого составлен запрос;

наличие удостоверения личности обратившегося.

2.9.5. Для граждан, направивших в архивы заявления (обращения) по почте, в том числе по электронной почте:

заявление от имени гражданина;

копия трудовой книжки за запрашиваемый период работы.

2.10. Конечный результат:

для работающих в читальном зале исследователей - получение необходимых архивных документов и их копий для исследований;

по запросам организаций и граждан - архивные справки, архивные копии, архивные выписки, информации.

2.11. Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:

при работе с документами с грифом «Секретно» - отсутствие допуска к работе с секретными документами;

отсутствие документов, удостоверяющих личность;

отсутствие доверенности на право получения конфиденциальной информации на стороннее лицо (по запросам граждан);

отсутствие документов по запрашиваемой теме.

2.12. Платные услуги предоставляются в соответствии с приказом Хаккомархива от 30.05.2005 № 06 «а» «Об утверждении Положения об информационных услугах Государственного архива Республики Хакасия».

Перечень платных информационных услуг структурных подразделений Хаккомархива, не возмещающих в полном размере расходы на услуги:

подготовка для организаций тематических обзоров, перечней документов, исторических справок, информации;

исполнение запросов генеалогического характера;

исполнение запросов о трудовом стаже и заработной плате свыше 60 (шестидесяти) месяцев;

выдача повторной архивной справки в случае её утраты, повреждения по вине гражданина;

исполнение социально - правового запроса в срочном порядке (в течение 1-5 дней с момента обращения по просьбе и с согласия гражданина).

запросы имущественного характера (отвод земельного участка, ввод дома в эксплуатацию, договоры дарения, купли- продажи и др.)

Перечень бесплатных и платных информационных услуг, условия их предоставления находятся на стенде, в помещениях госархива, его отдела документов новейшей истории Архивного фонда Республики Хакасия, муниципальных архивов.

2.13. Взаимодействие физических и юридических лиц с Хаккомархивом осуществляется по всем видам связи:

устно - по телефону или лично;

письменно - по факсу или почтовой, электронной связи, Интернету.

Взаимодействие физических и юридических лиц с муниципальными архивами осуществляется:

устно - лично и по телефону;

письменно - по факсу администрации, почтовой связи.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги:

- юридические факты, являющиеся основанием для начала действия:

устное или письменное обращение юридического или физического лица в Хаккомархив и муниципальные архивы по почтовой, электронной связи.

3.2. За предоставление государственной услуги отвечает должностное лицо, ответственное за использование архивных документов, согласно должностному регламенту.

3.3. Максимальный срок выполнения государственной услуги - 1 месяц, при необходимости уточняющих обстоятельств по содержанию обращений, срок может быть продлен до 2 месяцев.

3.4. Должностное лицо, исполняющее обращение юридического или физического лица, обязано, в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации», М., 2006, сообщить заявителю в письменной или устной форме в указанные выше сроки результат рассмотрения обращения.

3.5. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решения осуществляют заведующие отделами госархива. В случае обращения с жалобой на неправомерные действия или нарушение сроков исполнения - председатель комитета или его заместитель.

3.6. Способ фиксации результата выполнения действия по исполнению обращений - в госархиве - электронная регистрация в базе данных, по тематическим запросам - журнальная, в Хаккомархиве и отделе документов новейшей истории Архивного фонда Республики Хакасия, муниципальных архивах- журнальная.

3.7. Результат действия и порядок передачи результата.

Архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо направляется на имя заявителя или выдается лично, после регистрации результатов рассмотрения, при наличии документа, удостоверяющего личность (см. п. 3.1.1., 3.1.6.).

В случае необходимости уточнения поступившего запроса и при невозможности сделать звонок по телефону делается письменный запрос.

Консультации физическим и юридическим лицам по информационным услугам даются устно.

3.8. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления государственной услуги на основании административного регламента:

устное или письменное обращение по неисполнению каких - либо действий по нарушению административного регламента к руководителям комитета по телефонам:

Председатель комитета по делам архивов -

Цыбина Валентина Владимировна, тел. 29-92-10.

Заместитель председателя -

Сушкова Татьяна Адольфовна, тел. 22 - 46-06.

Заведующий отделом документов новейшей истории Архивного фонда Республики Хакасия госархива - Чебочакова Валентина Прокопьевна, тел. 22-24-09.

Заведующий отделом информатизации и использования Архивного фонда Республики Хакасия госархива - Мухтарова Нина Кирилловна, тел. 22- 25-41.

Приложение № 1

к административному регламенту № 2

СПИСОК

МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

Наименование

архива

ФИО

руководителя

Почтовый адрес

Телефон

1

2

3

4

Муниципальный архив администрации МО Алтайский район

Елизарьева Валентина Александровна, гл. специалист

Администрация МО Ал-

тайский район, ул. Советская, с. Белый яр. 655650

8241

9-11-09

Муниципальный архив администрации МО Аскизский район

Маковкина Татьяна Юрьевна, гл. специалист

Администрация МО Аскизский район, ул. Суворова, 2, с. Аскиз. 655700

8245

9-17-06

Муниципальный архив администрации МО Бейский район

Бородаева Любовь Алексеевна, гл. специалист

Администрация МО Бейский район, ул. Советов, с. Бея. 655770

8244

2-13-82

Муниципальный архив администрации МО Боградский район

Неустроева Надежда Николаевна, ведущий спец-лист

Администрация МО Боградский район, ул. Новая, 11а, с. Боград, 655340

8234

9-13-82

Муниципальный архив администрации МО Орджоникидзевский район

Шишкина Татьяна Федоровна, гл. специалист

Администрация МО Орджоникидзевский район,

ул. Кирова, 16, п. Копьево, 655250

8236

2-18-95

Муниципальный архив администрации МО Таштыпский район

Карамашева Светлана Ивановна, гл. специалист

Администрация МО Таштыпский район, ул. Ленина, 35, с. Таштып, 655740

8246

2-19-92

Муниципальный архив администрации МО У -Абаканский район

Герасименко Анна Алексеевна, гл. специалист

Администрация МО Усть-Абаканский район, ул. Рабочая, 9, п. У - Абакан, 655100

8232

9-18-63

Архивный отдел

администрации МО Ширинский район

Безъязыкова Гали- на Александровна, зав. отделом

Администрация МО Ширинский район, ул. Октябрьская, 75, п. Шира, 655200

8235

9-17-39

Муниципальный архив администрации МО г. Абаза

Бондаренко Лидия Егоровна, ведущий специалист

ул. Лазо, 3, г. Абаза, 655750

8247

2-36-48

Архивный отдел

администрации МО г. Саяногорск

Семенова Зоя Васильевна, заведующий отделом

Администрация МО г. Саяногорск, Советский микрорайон, 1, г. Саяногорск, 655600

8242

2-37-22

Муниципальный архив администрации МО г. Сорск

Жидецкая Светлана Викторовна, специалист

Администрация МО г. Сорск, ул. Кирова,4, г. Сорск, 655511

8233

2-29-28

Архивный отдел

администрации МО г. Черногорск

Бакшис Наталья Петровна, заведующий отделом

ул. Чапаева, 25,

г. Черногорск, 655150

8231

2-39-86

2-35-92

Приложение № 2

к административному регламенту № 2

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ, НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

Документы необходимые для работы в читальном зале:

1. Заявление исследователя или отношение организации в произвольной форме с указанием темы и крайних дат исследования;

2. Заполненной анкеты (приложение № 1 к Правилам работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации)

ОБРАЗЕЦ АНКЕТЫ:

Название государственного архива: Государственный архив Республики Хакасия

АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Фамилия Иванов

Имя Петр

Отчество Иванович

Место работы (учебы) и должность преподаватель Хакасского госуниверситета

Организация, направившая пользователя, ее адрес Хакасский госуниверситет

Образование высшее

Ученая степень, звание кандидат исторических наук

Тема и хронологические рамки исследования История развития промышленности в дореволюционной Хакасии ( 1823-1910 гг)

Место жительства г. Абакан, пр. Ленина, 32, кв. 8

Телефон (домашний) 22-42-34, (служебный) 29-34-41

Серия и № документа, удостоверяющего личность удостоверение ХГУ № 45

С Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации ознакомился (ась), обязуюсь их выполнять.

Дата_______________ ________________________ (Подпись)

Прием заявлений от граждан

При приеме граждан по социально - правовым вопросам гражданин заполняет заявление и прилагает копию трудовой книжки за период, необходимый для подтверждения факта работы или получения заработной платы или выделения земельного участка.

ОБРАЗЦЫ ЗАЯВЛЕНИЙ

Заместителю председателя

Сушковой Т.А.

от Петрова Олега Ивановича

(фамилий, имя, отчество полностью)

домашний адрес г. Абакан

ул. Кирова 132

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать копию решения горисполкома о выделении земельного участка под гараж, коттедж.

Укажите (номер, дату решения) Решение Абаканского горисполкома от 20.10.198, № 211

На чье имя выделялся участок Участок выделен на имя Петрова Олега Ивановича

Район участка 4 квартал.

29 сентября 2006 г. подпись

Зам. председателю Хаккомархива

Т.А.Сушковой

от Байкалова Василия Петровича

(фамилий, имя, отчество полностью)

Адрес: с. Арбаты, ул. Советская,141

Телефон 2-34-09

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать архивную справку о заработной плате за период

с марта 1983 года по февраль 1987 года

(указать месяц, год полностью)

Работал(а) Арбатский леспромхоз

(полное название организации, предприятия)

в качестве тракториста

(указать полностью профессию, специальность)

Справка необходима для начисления пенсии

20 сентября 2006 г. __________________________

(подпись)

Зам. председателю Хаккомархива

Т.А.Сушковой

от Лукуц Ольги Ивановны

(фамилия, имя отчество полностью)

Адрес: Абакан,

ул, Советская, 148 кв 89

Телефон 23-46-54

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать архивную справку о стаже (льготном стаже) за период

с 12 марта 1981 г. по 15 мая 1989 г.

(указать число, месяц, год полностью)

Работал(а) красильный цех Абаканской трикотажной фабрики

(полное название организации, предприятия)

в качестве красильщица

(указать полностью профессию, специальность)

Справка необходима для начисления пенсии

25 сентября 2006 г. ______________

(подпись)

Приложение № 3

к Административному регламенту № 2

БЛОК-СХЕМА №1

К административному регламенту № 2 предоставления государственной услуги «Оказание информационных услуг гражданам, органам государственной власти, местного самоуправления и организациям на основе документов архивного фонда Республики Хакасия», и краткое описание порядка предоставления государственной в части обращения граждан по социально - правовым вопросам