ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ



АДМИНИСТРАЦИЯ

КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

31.03.2020 №132-Р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

(в редакции распоряжения администрации от 01.02.2021 № 28-р)

В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого порядка организации делопроизводства и документооборота в Администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области и ее структурных подразделениях, в соответствии с требованиями ГОСТ Р7.0.97-2016 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов:

1.Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в Администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области и ее структурных подразделениях (далее - Инструкция).

2.Руководителям структурных подразделений Администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области обеспечить соблюдение инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.

3. Признать утратившим силу распоряжение Администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области от 14.07.2016 № 372 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области».

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заведующую организационно-правового отдела Некрасову С.В.

Глава местного самоуправления             

О.П.Шмелев

Утверждена

распоряжением Администрации

Ковернинского муниципального округа

Нижегородской области

От 31.03.2020 №132-р

Инструкция по делопроизводству

в Администрации Ковернинского муниципального округа

Нижегородской области и ее структурных подразделениях

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области и ее структурных подразделениях (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области и ее структурных подразделениях документов (далее- администрация округа), совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, документами на бумажном носителе, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).

1.4. Организация делопроизводства в администрации округа осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией.

1.5. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации округа осуществляется организационно-правовым отделом Администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в администрации округа возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

1.7. Сотрудники администрации округа несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся на исполнении или хранении документов.

1.8. О случае утраты документов ответственный за делопроизводство обязан немедленно доложить руководителю.

Информация, содержащаяся в документах администрации округа, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.9. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и др.), увольнении или переходе на работу в другое подразделение муниципальный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него служебные документы своему непосредственному руководителю или другому сотруднику, определенному руководителем.

II. ДОКУМЕНТАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации округа;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство, документационное обеспечение администрации- деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации округа ;

документ - официальный документ, созданный администрацией округа, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации округа;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации округа, с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина - направленное в администрацию округа или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в администрацию округа;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документооборот - документооборот с применением автоматизированной информационной системы;

электронный документ - документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронная копия документа (электронный образ документа) - копия документа, созданная в электронной форме;

электронная подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

III.СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

3.1. Общие требования

3.1.1. Документы администрации округа оформляются на бланках, соответствующих стандарту, на бумаге формата А4 (210х297 мм),А5 (210х148 мм) и А6 (105х148 мм)или в виде электронных документов.

На бумаге формата А3 могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы.

3.1.2. Каждый вид служебного документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие которых делает документ недействительным. Набор реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Требования к оформлению реквизитов служебных документов определяет ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

3.1.3. При подготовке документов применяется текстовый редактор WordforWindows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта TimesNewRoman размером № 14, для многостраничных документов (положения, инструкции и другие) № 12. Для оформления таблиц - до № 10.

3.1.4. Строки в многострочных реквизитах документа (кроме текста) печатаются через 1 межстрочный интервал (12 пт), отделяя реквизиты друг от друга 1 - 3 межстрочными интервалами (12 - 36 пт).

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документов", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования", "Подпись" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами (18 - 24 пт).

Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Через 2 интервала печатаются тексты документов для устного прочтения (доклады), а также тексты, подлежащие редактированию, телеграммы.

Строки реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" центрируются по отношению к самой длинной строке, а строки реквизита "Адресат" могут также выравниваться по левой границе рабочего поля.

Не допускается выравнивание текста по левой границе рабочего поля, а реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" - по правой границе.

3.1.5. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, в мм:

левое - 20;

правое - 10;

верхнее - 20;

нижнее - 20.

3.1.6. Документы на двух и более страницах нумеруются в центре верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания, на первом листе номер не ставится.

Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.

3.2. Бланки документов

3.2.1. Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов и должны иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

3.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).

Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него оформляются в соответствии с п. 3.1.5. настоящей Инструкции.

В администрации округа применяются следующие бланки (электронные шаблоны бланков):

- бланк письма (Администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области, структурных подразделений администрации округа);

-бланк конкретного вида документа (распоряжение, поручение, постановление, протокол Администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области; приказ, распоряжение, протокол структурных подразделений администрации округа).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два равнозначных варианта бланков - угловой и продольный.

3.2.3. Для ведения переписки между заместителями главы администрации округа, руководителями структурных подразделений администрации округа и главой местного самоуправления округа (по вопросам работы администрации округа) бланки документов не применяются, "внутренняя переписка" оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.

Подпись оформляется с указанием фамилии лица, подписавшего документ, без указания должности.

Для ведения переписки внутри структурного подразделения администрации округа бланки также не применяются, подпись оформляется с указанием фамилии и должности лица, подписавшего документ.

3.2.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется правовым актом (приказ, распоряжение). Соответствующие предложения о введении в обращение новых бланков вносятся руководителем организационно-правового отдела вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.3. Общие требования к оформлению документов

3.3.1. Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления, поручения и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями администрации округа в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе.

3.3.2. Реквизиты документов.

При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата, регистрационный номер документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

3.3.2.1. Герб муниципального округа Нижегородской области.

Герб Ковернинского округа помещают на бланках документов в соответствии с постановлением Земского собрания от 24.10.1997 №56 «Об утверждении Герба Ковернинского округа».

3.3.2.2. Наименование организации - автора документа.

Наименование организации (должностного лица) - автора документа приведено на бланках документов администрации округа, структурных подразделений администрации округа.Справочные данные об администрации округа указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес администрации округа, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, адрес официального сайта администрации округа.

3.3.2.3. Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением служебных писем, располагается под реквизитами автора документа.

Для каждого вида организационно-распорядительного документа администрации округа используется бланк конкретного вида документа, на котором воспроизведено наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ и др.). Реквизит печатается прописными буквами вразрядку центровано. При отсутствии на бланке наименования вида документа (общий бланк) реквизит печатается прописными буквами, может оформляться вразрядку (протокол, выписка из протокола, справка, акт и другие).

3.3.2.4. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документов указывается во всех документах, кроме служебных писем, а также докладных служебных записок и других внутренних справочно-информационных документах.

Место составления (издания) документов не указывается в том случае, если в наименовании автора документа (названии организации) присутствует указание на место ее нахождения.

3.3.2.5. Дата документа.

Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:

- дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов;

- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Дата записывается одним из двух способов:

- арабскими цифрами, разделенными точкой: 01.10.2018;

- словесно-цифровым способом 1 октября 2018 г.

В письмах, протоколах, в документах, содержащих сведения финансового характера, в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат.

Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа.

Дата документа проставляется службой ДОУ( сектором по ДО и КР, ответственным лицом структурного подразделения администрации округа) при регистрации документа.

3.3.2.6. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из его порядкового номера, который может дополняться буквенным префиксом и индексом по номенклатуре дел администрации округа.

Регистрация производится организационно-правовым отделом( ведущий специалист в информационной системе «Кодекс: Служебная корреспонденция».

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

3.3.2.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа в обязательном порядке указывается в письмах - ответах под датой и номером документа - ответа.

3.3.2.8. Адресат.

Реквизит "адресат" используется при оформлении служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу, физическому лицу (гражданину).

Наименование органа исполнительной власти, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При адресовании документа инициалы указываются после фамилии, между фамилией и инициалами ставится пробел, инициалы указываются без пробела, например:

Министерство транспорта

и автомобильных дорог

Нижегородской области

Саватееву П.Н.

Если в качестве адресата выступает руководитель органа исполнительной власти (организации), то наименование органа исполнительной власти (организации) входит в наименование должности адресата, например:

Министру спорта

Нижегородской области

Панову С.Ю.

Если документ отправляют нескольким однородным организациям, то их следует указать обобщенно, например:

Руководителям органов

местного самоуправления

Нижегородской области

(по списку)

При адресации документа должностному лицу органа исполнительной власти наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность, например: руководитель аппарата Правительства Нижегородской области - министр Правительства Нижегородской области.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

Исходящий документ (письмо) составляется не менее двух экземпляров (один экземпляр в дело, второй исполнителю для дальнейшего направления адресату).

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок его написания:

- наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Например:

Всероссийский

научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

Б.Черкасский пер., д.5

Москва, 103012

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, должностным лицам органов государственной власти Российской Федерации и в органы государственной власти Нижегородской области, должностным лицам органов государственной власти Нижегородской области, органам местного самоуправления Нижегородской области, а также при переписке внутри структурных подразделений.

В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.

Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается на расстоянии 120 мм от левого края листа бумаги и 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1 межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом.

3.3.2.9. Утверждение документа.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, нормативным правовым актом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Министр экономического развития и инвестиций Нижегородской области

_______________________________

(личная подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.0000

При утверждении документа нормативным правовым актом, распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования нормативного правового акта, распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением Администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области

от 16 марта 2018 г. № 15

3.3.2.10. Указания по исполнению документов.

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется в информационной системе «Кодекс: Служебная корреспонденция» и непосредственно на документе и содержит следующие реквизиты: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, регистрационный номер документа.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам - основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В этих случаях соисполнители направляют информацию основному исполнителю.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, срок исполнения в резолюции не указывается.

3.3.2.11. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - краткое содержание документа.

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк) и подготовленных на бумаге формата А5. Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа, быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):

- приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

- приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

- письмо (о чем?) о предоставлении информации.

В редких случаях заголовок может отвечать на вопрос "чего?" ("кого?"), например:

Должностной регламент главного бухгалтера

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева от границы левого поля. В постановлениях, распоряжениях, издаваемыхадминистрацией округа, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Для документов, оформленных на бумаге формата А4 заголовок обязателен.

Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.

3.3.2.12. Текст документа.

Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа.

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа, как правило, состоит из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.

При наличии в тексте документа ссылки на другие документы указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю").

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности администрации округа, ее структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "департамент считает возможным...");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы.

- заключительная этикетная фраза:

В конце текста перед подписью возможно употребление выражения, "С уважением" (слова пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них ставится).

С уважением, ...

3.3.2.13. Отметка о наличии приложения.

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

- если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

- если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 5 июня 2015 г. № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

- если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2);

- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение № 2

к распоряжению Администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области

от 15 апреля 2019 г. № 66-р

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример:

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением Администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области

от 18 апреля 2019 г. № 98

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Отметка о наличии приложения печатается через 1 одинарный дополнительный межстрочный интервал после текста документа.

3.3.2.14. Подпись.

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке соответствующего документа, кроме "внутренней переписки", и сокращенное - на документе, оформленном на бланке, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Глава местного самоуправления О.П.Шмелев

Право подписывать документы имеет глава местного самоуправления округа или руководитель уполномоченного структурного подразделения администрации округа, а также уполномоченные лица.

Право вести переписку по определенным вопросам может быть делегировано главой местного самоуправления округа другим должностным лицам.

Делегирование полномочий оформляется распоряжением (приказом) о распределении обязанностей или доверенностью на выполнение определенных действий от имени администрации округа.

Если право подписи предоставлено заместителям главы Администрации округа или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Не допускается переносить подпись на чистый (без текста) лист бумаги.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами.

Отзыв подписи осуществляет должностное лицо, подписавшее документ, в следующем порядке:

- с распорядительного документа соответствующим распорядительным документом;

- с письма, схемы, приложения, плана - служебным письмом.

Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, в соответствии с действующим законодательством.

Например:

Наименование

должности

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

Сертификат 1а111ааа000000000011

Владелец Николаев Николай Николаевич

Действителен с 01.12.2017 по 01.12.2021

Н.Н.Николаев

3.3.2.15. Гриф согласования.

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных администрацией округа, должностными лицами, а также на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами, структурными подразделениями, должностными лицами.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа;

Согласование документов может быть внешним и внутренним (виза).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование администрации округа), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек).

Например:

СОГЛАСОВАНО

Глава местного самоуправления

Администрации Ковернинского муниципального

округа Нижегородской области

(подпись). И.О.Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.

Например:

1 СОГЛАСОВАНО

Экспертно-проверочной

методической комиссией

комитета по делам архивов

Нижегородской области

(протокол от _________ № __)

2 СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

от _________ № __

Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа

Например:

Руководитель юридического отдела

Подпись И.О.Фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Например:

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

Подпись И.О.Фамилия

Дата

В документах на бумажном носителе, подлинники которых хранятся в администрации округа, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

Согласование исходящих документов осуществляется в СЭДО, после чего, при необходимости, к документу на бумажном носителе прикладывается распечатанный лист согласования.

В случае направления доклада в адрес главы местного самоуправления округа от подразделений администрации округа на документе обязательна виза (согласование) заместителя главы администрации округа, курирующего соответствующий блок; в случае отсутствия заместителя главы администрации округа проставляется виза (согласование) начальника отдела, сектора.

В случае направления доклада по конкретным вопросам (финансы, имущество, земля, кадры и т.д.) на документах проставляется виза (согласование) заместителя главы администрации, начальника управления финансов, курирующих данный блок.

Если заместитель главы администрации округа соответствующего блока не согласен с позицией, изложенной в документе, то он должен доложить главе администрации обе позиции по данному вопросу.

При наличии замечаний по документу визу (согласование) оформляют следующим образом: "Замечания прилагаются" или "С замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.

3.3.2.16. Печать.

На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику. Оттиск следует проставлять таким образом, чтобы личная подпись и оттиск были хорошо читаемы. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Гербовая печать может ставиться на подпись главы местного самоуправления, заместителей главы администрации, управляющего делами, начальников структурных подразделений администрации округа, заведующего архивным сектором администрации округа- на копиях документов, хранящихся в Архиве Ковернинского округа.

3.3.2.17. Отметка о заверении копии документа.

Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Отметка о заверении копии оформляется на обороте последнего листа документа и включает в себя указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать.

Заверительная надпись составляется по форме:

Верно

Ведущий специалист

организационно-правового отдела Личная подпись Расшифровка подписи

Дата заверения копии

Заверительная надпись на документах администрации округа удостоверяется печатью канцелярии администрации округа;

на документах структурных подразделений- печатью органа, в котором хранятся подлинники;

- для служебных документов - штампами (печатями) с наименованием структурных подразделений.

Заверять копии документов администрации округа вправе глава местного самоуправления, заместители главы администрации округа, управляющий делами, заведующий организационно-правовым отделом, ведущий специалист организационно-правового отдела администрации округа.

3.3.2.18. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе на документах оформляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя и номер его служебного телефона.

Данный реквизит печатается шрифтом меньшим, чем размер шрифта основного текста в две строки.

Например:

Иванов Иван Андреевич

+7(831) 433-45-68

3.3.2.19. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Например:

В дело № 01-18 за 2018 г.

Ведущий специалист организационно-правового отдела

Подпись Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

3.3.2.20. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа. Резолюция включает: инициалы исполнителя (исполнителей), фамилию, поручение по исполнению документа, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример -

И.О. Фамилия

Прошу подготовить предложения.

Подпись

Дата

3.3.2.21. Отметка о контроле документа.

Отметка о контроле документа может быть проставлена на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа, либо в информационной системе «Кодекс: Служебная корреспонденция» в регистрационной карточке документа путем заполнения соответствующих полей.

3.3.2.22. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в администрацию округа и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

3.3.2.23. Гриф ограничения доступа к документу.

Виды используемых грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах.

Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".

Отметка о конфиденциальности (гриф ограничения доступа к документу) на документах, содержащих информацию ограниченного распространения, имеет вид "Для служебного пользования". Гриф проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования".

IV. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ

ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Акты администрации округа

Проекты правовых актов администрации округа (постановления, распоряжения) оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке (приложения №№ 1, 2,).

Проект акта имеет следующие реквизиты:

наименование вида акта – распоряжение, постановление, приказ (структурного подразделения со статусом юридического лица администрации округа);

дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом, например: 15.05.2018; 15 мая 2018 г.;

номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера документа, например: № 143.

К порядковому номеру распоряжения администрации округа через дефис добавляется буква «р», например, № 153-р.

Дата и номер указа, распоряжения, постановления располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границам текстового поля документа.

2. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов (на расстоянии 2 одинарных межстрочных интервалов от реквизитов дата и номер), одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок постановления печатается с прописной буквы, центруется и выделяется полужирным шрифтом, заголовок распоряжения печатается с прописной буквы от левой границы текстового поля документа и не выделяется полужирным шрифтом.

Текст отделяется от заголовка двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается с использованием шрифта TimesNewRomanCyr размером 14 кеглей полуторным интервалом.

Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую - в постановлениях, распорядительную - в распоряжениях.

Преамбула в проектах постановлений завершается словами «Администрация Ковернинского муниципального округа Нижегородской областип о с т а н о в л я е т :», последнее слово печатается строчными буквами полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений), как правило, подразделяется на пункты, которые, нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка.

3. Подпись должностного лица (исполнителя) отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из должности («Глава местного самоуправления»), личной подписи (электронной подписи) и ее расшифровки (инициалы и фамилия главы местного самоуправления ). Слово «глава местного самоуправления» печатается от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия главы местного самоуправления печатаются на уровне слова «глава местного самоуправления» без пробелов между инициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

4. Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) оформляются с использованием шрифта TimesNewRomanCyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

5. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения.

Многострочные реквизиты «Гриф утверждения», «Приложение» со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.

Слова «УТВЕРЖДЕНО», «ОДОБРЕНО», «СОГЛАСОВАНО», «ПРИЛОЖЕНИЕ» отделяют от последующих строк реквизита полуторным межстрочным интервалом (остальные строки реквизита печатаются через одинарный интервал).

Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения после слова «ПРИЛОЖЕНИЕ» дается ссылка на постановление или распоряжение администрации округа.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к постановлению Администрации Ковернинского муниципального округа

Нижегородской области

от ___________ № ____

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области

от __________ № _____

Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование приложения выделяется полужирным шрифтом. (Положение, Перечень, Список и т.д.).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте сносок ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения). В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

6. Проекты актов оформляются в текстовом редакторе Microsoft Word (версия XP и последующие) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Оформление в иных текстовых редакторах не допускается.

При этом подготовка проектов актов (приложений к ним) может осуществляться в табличных редакторах с обязательной конвертацией перед их распечаткой на бумажный носитель в текстовый редактор MicrosoftWord.

4.2. Поручения

Поручения - распорядительные документы, которые оформляются на бланке поручений установленной формы. Поручения оформляются на основании протоколов совещания у главы местного самоуправления. В поручениях отражаются задания главы местного самоуправления участникам совещания. (Приложения № 4).

4.3. Оформление доверенности

Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий главы местного самоуправления округа на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу (Приложения № 5).

Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

Доверенность на представление интересов администрации округа оформляется в соответствии с требованиями действующего законодательства и должна содержать соответствующие реквизиты. Доверенность на представление интересов главы местного самоуправления округа или совершение каких-либо действий от имени главы местного самоуправления округа выдается от имени главы местного самоуправления округа.

Сведения, необходимые для указания в доверенности:

- идентификационный номер налогоплательщика;

- основной государственный регистрационный номер;

- дата государственной регистрации;

- наименование органа, осуществившего такую регистрацию;

- код причины постановки на учет;

- адрес (место нахождения) постоянно действующего исполнительного органа (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

- реквизиты документов, удостоверяющих личность представителя и представляемого;

- при отсутствии данных о месте жительства - место преимущественного пребывания представителя и представляемого;

- заголовок «ДОВЕРЕННОСТЬ»;

- дата выдачи и регистрационный номер;

- фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, передающего полномочия администрации округа, представляемого указанным должностным лицом, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует;

- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочиваемого лица;

- перечисление предоставляемых полномочий;

- срок действия доверенности;

- подпись главы местного самоуправления(лица, исполняющего его обязанности);

- гербовая печать.

4.4. Приказ

Приказ - форма правового акта, издаваемого структурными подразделениями со статусом юридического лица администрации округа (управлениями), который может содержать нормы права непосредственно или утверждать подзаконные нормативные правовые акты (инструкция, порядок, положение); а также оформлять решения вопросов организационно-распорядительного характера, установление, изменение или прекращение трудовых отношений.

Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом TimesNewRomanCyr размером от 12 до 14 кеглей (приложение № 30).

Приказ имеет следующие реквизиты:

- наименование органа исполнительной власти;

- наименование вида документа - приказ;

- дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом;

Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например:

15 июня 2018 г. № 21; 04.06.2018 № 44.

Приказы, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий органа исполнительной власти и других органов или организаций.

4.4.2. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано.

Например:

О командировании работников управления в ...

4.4.3. Текст приказа отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатается строчными буквами вразрядку от левой границы текстового поля.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Контроль за соблюдением сроков исполнения приказа осуществляет руководитель подразделения .

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на этот документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта может начинаться словами «Признать утратившим силу ...»; «пункт ...исключить»; «пункт ...изложить в следующей редакции «...»; «дополнить пункт абзацем следующего содержания «...».

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения ...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в списке рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи (электронной подписи) и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Приказы подписывает руководитель структурного подразделения , а в его отсутствие лицо, его замещающее.

4.4.4. При оформлении совместного приказа:

наименования управления администрации округа располагаются на одном уровне или в порядке подчиненности;

наименование вида документа - приказ, располагается центровано;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается центровано;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей управления располагаются ниже текста на одном уровне.

4.5. Положение, правила, инструкция, регламент

Положение - система правовых норм, детально регламентирующих правовой статус, организацию, порядок деятельности органов местного самоуправления, организаций и учреждений округа, а также определяющих основы их взаимоотношений с другими органами, организациями, учреждениями и гражданами.

Правила (порядок) - система правовых норм, определяющих поведение граждан, иных субъектов права в той или иной сфере общественных отношений, порядок организации какого-либо вида деятельности.

Инструкция - документ, которым регулируется порядок осуществления какой-либо деятельности.

Регламент - система правовых норм, определяющих порядок деятельности органа исполнительной власти.

Понятия "Положение", "Регламент", "Правила", "Инструкция" применяются в соответствии с Законом Нижегородской области от 10 февраля 2005 г. № 8-З "О нормативных правовых актах в Нижегородской области".

Положение, правила, инструкция, регламент применяются как акты, утверждаемые администрацией округа, и оформляются путем издания правового акта об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции и регламента соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов(Приложения № 6).

Положение (правила, инструкция, регламент) могут оформляться на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом TimesNewRomanCyr размером от 12 до 14 кеглей.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и др.

Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано.

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.6. Протокол

Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями администрации округа и другими организациями, на которые возложена их подготовка.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку. При необходимости согласования проекта протокола с участниками заседания или лицами, определенными на заседании в качестве исполнителей, допускается направление документа электронной почтой и получение виз с помощью факса.

Протоколы оформляются на общем бланке администрации округа (Приложения №№ 7,8,9).

Протокол имеет следующие реквизиты:

- герб Ковернинского муниципального округа Нижегородской области;

- наименование администрации округа;

- наименование вида документа (протокол) - слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом TimesNewRomanCyr размером 16 кеглей, центровано;

- дата заседания оформляется словесно-цифровым способом. В протоколе проставляется дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и через тире дата окончания заседания;

- номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера протокола. К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы оперативных совещаний, комиссий, советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

- место проведения заседания выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер»;

- гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению);

- заголовок - вид заседания, совещания и др. отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру; заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже;

- текст;

- подписи.

Подписи отделяются от текста тремя межстрочными интервалами и включают наименование «Председатель», «Секретарь», личные подписи (электронной подписи) и расшифровки подписей (инициалы и фамилии).

Протоколы могут быть полными (приложение 7) и содержать кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников; краткими (приложение 8) - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения. Может быть оформлена выписка из протокола (приложение 9). В стенограммах - весь ход заседания записывается дословно.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части полного протокола указываются председатель заседания (совещания), должность, инициалы и фамилия; секретарь заседания (совещания), должность, инициалы и фамилия; присутствующие на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии (в алфавитном порядке).

Слово «Председатель» печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; под ним - «Секретарь» с прописной буквы.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля через один межстрочный интервал после фамилии и инициалов председателя, в конце слова ставится двоеточие - «Присутствовали:». Затем 1-2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы (через одинарный межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Решили (прописными буквами).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Полный протокол подписывается председателем и секретарем.

Во вводной части краткого протокола указываются председатель заседания (совещания), его должность, инициалы и фамилия; присутствующие на заседании (совещании), инициалы и фамилии в алфавитном порядке.

Список присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой в скобках указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Краткий протокол подписывается председателем.

4.3. Протоколам присваиваются порядковые номера.

Оформленные протоколы заседаний, оперативных совещаний, разовых совещаний регистрируются в секторе по документообороту и кадровой работе управления делами.

Ведение и регистрация протоколов совещаний у руководителей управлений администрации округа осуществляется в управлениях администрации округа.

4.7. Служебная переписка

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан(Приложения №3).

Виды деловой переписки и их названия - служебное письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма.

Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по электронной почте и почтовой связью. В зависимости от содержания и назначения письма могут быть: инструктивными, гарантийными, информационными, методическими, благодарственными, поздравительными, рекламными, есть также письма-просьбы, письма-извещения, письма-приглашения и т.д.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. В зависимости от автора, характера содержания телеграммы могут быть составлены в виде поручений.

Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

4.7.1. Служебные письма.

Служебные письма, как вид документа, по назначению могут быть инициативными, ответными и сопроводительными.

Письма оформляются на специальных бланках - бланках письма (приложение 3) и печатаются шрифтом TimesNewRomanCyr размером 14 кеглей (образец оформления прилагается).

В администрации округа используются бланки для писем с угловым расположением реквизитов.

4.7.1.1. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

герб Ковернинского муниципального округа Нижегородской области;

наименование администрации округа;

справочные данные об администрации округа ;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

отметка о наличии приложения;

подпись;

отметка об исполнителе;

визы согласования документа;

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу служебного письма, являются:

- наименование организации (должностного лица) - автора документа,

- дата документа,

- регистрационный номер документа,

- ссылка на дату и регистрационный номер (при подготовке письма-ответа),

- адресат,

- текст,

- подпись,

- печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).

4.7.1.2. Порядок оформления служебных писем.

В администрации округа для оформления служебных писем используется бланк для писем с угловым расположением реквизитов.

Бланки писем используются строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов: «Адресат», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» и др. отделяются друг от друга межстрочными интервалами.

Заголовок письма должен кратко и точно отражать содержание текста письма и отвечать на вопрос «о чем». Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками писем с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал центровано.

4.7.1.3. Требования к текстам служебных писем.

Текст служебного письма, как правило, начинается с обращения к адресату. Принципами выбора формы обращения являются:

- общественная позиция адресата в соотношении с позицией автора письма;

- степень знакомства, характер отношений;

- официальность/неофициальность ситуации общения;

- этикетные разрешения, действующие согласно протоколам.

При печатании обращение выравнивается по центру и отделяется от текста письма одним полуторным интервалом.

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.

В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы.

Во второй части письма (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т.п.

Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (просим сообщить; направляем на рассмотрение);

- от третьего лица единственного числа (министерство считает возможным; министерство не возражает);

- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Служебное письмо должно быть корректным по форме. При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к адресату.

Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

Размер письма не должен превышать 5 машинописных страниц. Однако, несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, следует раскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку.

4.7.1.4. При оформлении совместного письма:

- наименования органов местного самоуправления, организаций располагаются на одном уровне или в порядке подчиненности;

- дата совместного письма - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центровано;

- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

- подписи руководителей органов местного самоуправления располагаются ниже текста на одном уровне или в порядке подчиненности.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении об администрации округа, в положениях о структурных подразделениях, в должностных регламентах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания документов при отсутствии должностных лиц.

4.7.2. Телеграммы.

Телеграммы оформляются на бланках установленной формы в 2-х экземплярах.

Телеграммы категории «ЛЮКС» и без категории подписываются главой местного самоуправленияокруга. Категория «ЛЮКС» указывается в верхнем правом углу, перед текстом под словом «Телеграмма».

Телеграммы имеют следующие реквизиты:

Адрес (Куда) (Кому)

Текст адреса печатается через одинарный межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:

Москва, ул.Короленко, 8

Или

Санкт-Петербург 15 «Восход»

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:

Елец Липецкой, Заволжье Нижегородской, Клин Московской

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом:

Правительству Забайкальского края

или

Правительству Вологодской области

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

«Губернатору Нижегородской области, фамилия, инициалы»

или ИВАНОВУ А.И.

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:

Главам администраций городских округов Нижегородской области

При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

Телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальных экземплярах реквизит «подпись» должен быть дополнен заверительной записью и печатью организации.

Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый ___________________________!

Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов.

Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Исходящий номер и дата печатаются 2 одинарными межстрочными интервалами ниже реквизита «Подпись» и состоят из порядкового номера и даты регистрации.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование органа исполнительной власти, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Согласование (виза). На втором экземпляре телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, либо прикладывается лист согласования в СЭДО, а также время сдачи телеграммы на отправку, контактный телефон исполнителя.

Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

ОБРАЗЕЦ ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к Инструкции

Герб

Ковернинского муниципального округа

Нижегородскойобласти

АДМИНИСТРАЦИЯ

КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

НИЖЕГОРОДСКОЙ  ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от_________________

№_____

О _______________________________________

____________________________________

____________________________________________

В соответствии с ________________________________, на основании __________________________________________, во исполнение ____________________________________________, в целях _______________, администрация Ковернинского муниципального округа

п о с т а н о в л я  е т:

1.

1.1.

1.2.

2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на ____________________________________________________________________.

Глава местного самоуправления                                                                                    О.П.Шмелев

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

к Инструкции

Герб

Ковернинского муниципального округа

Нижегородской области

АДМИНИСТРАЦИЯ

КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

         от_________________

№_____

О _____________________________

_______________________________

_______________________________

_______________________________

В соответствии с ________________________________, на основании __________________________________________, во исполнение ____________________________________________, в целях _______________  :

1.

1.1.

1.2.

2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения  возложить на ____________________________________________________________________.

Глава местного самоуправления                                                                                                  О.П.Шмелев

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

к Инструкции

Герб

Ковернинского муниципального округа

Нижегородской

области

АДМИНИСТРАЦИЯ

Ковернинского муниципального округа

Нижегородской области

Ул.Карла Маркса, д.4, р.п.Ковернино, 606570

тел. 883157 2-16-50,факс 883157 2-26-93

E-mail: official@adm.kvr.nnov.ru

от _______________  № _________

на  № _____________ от_____________

Глава местного самоуправления                                                                                    О.П.Шмелев             

Исполнитель

телефон

ПРИЛОЖЕНИЕ  4

К Инструкции

Утверждаю

Глава местного самоуправления

___________

«»  г.

Поручение

на  рабочем совещании

«_____» _____________ г.

Ответствен

ный исполнитель

Содержание поручения,

задания

Сроки исполнения

Информация о выполнении

Поручение получил (а):         ___________________         ________________

подпись                             расшифровка подписи

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

к Инструкции

Герб

Ковернинского муниципального округа

Нижегородской области

АДМИНИСТРАЦИЯ

КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ул.К.Маркса, д.4, р.п.Ковернино, Нижегородская область, 606570

Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь №___

р.п.Ковернино «___»___________2020 г.

Настоящей доверенностью администрация Ковернинского муниципального округа Нижегородской области в лице главы местного самоуправления___________________, действующего на основании___________________________________________, уполномочивает _________________________________________________________________

(должность, ФИО)

на______________________________________________________________

_________________________________________________________________.

( перечисление представляемых полномочий)

Доверенность выдана сроком на один год. 

Образец подписи ФИО ______________________удостоверяю.

(личная подпись)

Глава местного самоуправления  личная подпись О.П.Шмелев

                       гербовая печать

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

к Инструкции

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

Ковернинского муниципального округа

Нижегородской области

от "___" _________20__ г. № ___

ПОЛОЖЕНИЕ

о ___________________________________________________

1. ___________________________________________________________

2. ___________________________________________________________

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

к Инструкции

Герб

Ковернинского муниципального округа

Нижегородской области

П Р О Т О К О Л

совещания  _______________________________________

(наименование вопроса)

__________________                                      №   ________________

р.п.Ковернино

Председатель                            И.О.Фамилия

Секретарь                            И.О.Фамилия

Присутствовали:

Наименование должностей:               И.О. Фамилии (в алфавитном порядке)

Повестка дня:

I. Наименование вопроса

II. Наименование вопроса

I. СЛУШАЛИ:

Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже).

Изложение содержания доклада (в предложном падеже) - о чем?

ВЫСТУПИЛИ:

Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже).

Изложение содержания выступления (в предложном падеже) -о чем?

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Одобрить проект++++..

Начальнику управления+.. (И.О.Фамилия) администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области доработать+++

II.  СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Председатель                            И.О.Фамилия

Секретарь                            И.О.Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

к Инструкции

(форма краткого протокола)

Герб

Ковернинского муниципального округа

Нижегородской области

АДМИНИСТРАЦИЯ

КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

П Р О Т О К О Л

совещания ____________________________

(наименование вопроса)

_________________     №   ________________

р.п.Ковернино

Председатель                                                                                                                     И.О.Фамилия

Присутствовали:

Наименование должностей -                                                И.О. Фамилии (в алфавитном порядке)

I. О выполнении годового плана+++..

_________________________________________________________________

(Ф.И.О. выступивших при обсуждении вопроса)

1. Решение, принятое в ходе обсуждения данного вопроса

2.             

II. О введении мер по +++..

_________________________________________________________________

(Ф.И.О. выступивших при обсуждении вопроса)

1.

2.

Председатель                               И.О.Фамилия

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

к Инструкции

Герб

Ковернинскогомуниципального округа

Нижегородской области

АДМИНИСТРАЦИЯ

КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

В Ы П И С К А  И З  П Р О Т О К О Л А

__________________                        №   ________________

р.п.Ковернино

             

Заголовок

Председатель    - И.О.Фамилия

Секретарь         - И.О.Фамилия

Присутствовали:

Наименование должности           Инициалы и фамилии в алфавитном порядке

Повестка дня:

I. Наименование вопроса

I. СЛУШАЛИ:

Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже)

Изложение содержания доклада (в предложном падеже) - о чем?

ВЫСТУПИЛИ:

Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже)

Изложение содержания выступления (в предложном падеже) - о чем?

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Одобрить проект++++..

Начальнику управления +.. (И.О.Фамилия) совместно c управлением делами администрации Ковернинского муниципального округа Нижегородской области доработать+++

Председатель                            И.О.Фамилия

Секретарь                            И.О.Фамилия

Верно

Должность                                                        Подпись                                          И.О.Фамилия

Дата

Примечание:

Выписка направляется адресату только по затрагивающему его вопросу.

Выписка заверяется службой ДОУ органа, осуществляющего рассылку.

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

к Инструкции

Герб

Ковернинского муниципального округа

Нижегородской области

АДМИНИСТРАЦИЯ

КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_______________                               №_______________

р.п.Ковернино

на ___________год

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением администрации

Ковернинского муниципального округа Нижегородской области

от ____________№ ______

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения

Примечания

Название раздела

Должность лица,

составившего номенклатуру                  Подпись                             И.О.Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Заместитель главы администрации,

управляющий делами                                           Подпись

Дата

И.О.Фамилия

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ________ году в администрации Ковернинского муниципального округа

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой "ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого

СОГЛАСОВАНО

Заместитель главы администрации,

управляющий делами                                          

Подпись

Дата

И.О.Фамилия

Итоговые сведения переданы в архив

Должность лица,

передавшего сведения

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

к Инструкции

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

код органа МСУ ______

______________________________

Ф. № ___________________

______________________________

Оп. № __________________

______________________________

Д. № ___________________

(наименование архива)

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

(администрация Ковернинского муниципального округа (структурного подразделения)

ДЕЛО №________ ТОМ №______

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

(заголовок дела)

___________________________________________________________________

(дата)

На ______ листах

Хранить_________

Ф. № ____________

Оп. № ___________

Д. № ____________

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

к Инструкции

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______

В деле подшито и пронумеровано ____________________________ лист(ов) 

(цифрами и прописью)

в том числе литерные номера листов ___________________

пропущенные номера листов__________________________

+ листов внутренней описи _________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

№№ листов

1

2

__________________________________________________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

ПРИЛОЖЕНИЕ 13

к Инструкции

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ________________

№

пп

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера

листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ___________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 14

к Инструкции

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

хранения и по личному составу структурного подразделения

(наименование органа исполнительной власти)

(наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя структурного подразделения

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

ОПИСЬ №

__________________________________________________________________

№

пп

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Название раздела

В данную опись внесено _________________ дел с № _____________________

(цифрами и прописью)

по № _______________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

________________

Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Заместитель главы администрации, управляющий делами

Протокол ЭПК

Подпись

Расшифровка подписи

от________ № ________

Дата

Передал ________________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

и ___________________ регистрационно-контрольных картотек к документам

(цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника структурного подразделения

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Принял ___________________________ дел и 

(цифрами и прописью)

_____________________регистрационно-контрольных картотек к документам

(цифрами и прописью)

Наименование должности работника архива

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 15

к Инструкции

Герб

Ковернинчского муниципального округа

Нижегородской области

АДМИНИСТРАЦИЯ

КОВЕРНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА

НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

А К Т

_______________                               №_______________

р.п.Ковернино

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ

Глава местного самоуправления Ковернинского муниципального округа Нижегородской области

________________О.П.Шмелев

"___" ______________20___ г.

На основании_______________________________________________________    

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №___________________

(название фонда)

№

пп

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей (номенклатур) за годы

Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи

Количество дел (томов, частей)

Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого____________________________ дел за _______________________ годы

              (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личному составу

согласованы с ЭПМК ________________________________________________

(протокол от _______________ № ______________)

Должность лица, проводившего экспертизу ценности документов

Подпись

И.О.Фамилия

Дата

Документы в количестве _________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

весом __________________________ кг сданы в __________________________

                       (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______________________

№ _____________________

Должность работника администрации района, сдавшего документы

Подпись

И.О.Фамилия

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника сектора по делам архивов, внесшего изменения в учетные документы

Подпись

И.О.Фамилия

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 16

к Инструкции

Журнал

учета простых печатей и штампов

№№ п/п

Дата регистрации

От кого получены печати и штампы

Оттиск печати, штампа

ФИО получившего штамп, печать, наименование структурного подразделения

Расписка в получении, дата

Отметка о возврате или уничтожении

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8